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Orientações adicionais às do DCF para geração de SNEs

2025-10-14T12:16:37Z

Guilherme.batista: /* Aquisição de itens de TIC - participante em pregão de outro órgão */

{{aviso|erro|As orientações desta seção são complementares às orientações do [http://dcf.proplan.ufsc.br/empenho-digital/ Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF)].

Caso sua dúvida sobre empenhos não esteja contemplada nesta página, [http://dcf.proplan.ufsc.br/empenho-digital/ verifique as orientações do DCF].}}

==Aquisição de itens de pregões UFSC==

'''Orientações gerais'''

Clique [https://www.youtube.com/watch?v=_JsxOpsQLws AQUI] para vídeo com as orientações detalhadas (passo a passo)

Clique [https://arquivos.ufsc.br/f/09d1b5d82f79454f866d/?dl=1 AQUI] para acesso ao material do vídeo acima

Para atendimento das AFs pela CAEX, necessário atentar aos prazos estabelecidos no Calendário de Envio de Autorizações de Fornecimento.

Fora dos períodos indicados no calendário, as unidades podem emitir suas AFs normalmente, porém, o atendimento deve ser realizado pela própria unidade. Ou seja, as SNEs devem ser emitidas pela própria unidade requerente, conforme orientações a seguir.

[[Arquivo:SNE - fluxograma.png|miniaturadaimagem|1500px|center|Fluxograma para emissão das SNEs]]

{{oculto
|Passo 1 - Criação da AF
|#Cadastrar pedido de Autorização de Fornecimento (AF) no Sistema SOLAR conforme as [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#Emissão de Autorização de Fornecimento (AF)|orientações do Manual]][[Arquivo:SICAF - Consulta.png|miniaturadaimagem|457px|Consulta ao SICAF]]
# Com a AF na fila "Autorizar AF" ou "Emitir AF", verificar o CNPJ dos fornecedores
# Acessar o SICAF em [https://www.gov.br/compras/pt-br/ Compras.gov.br]
# Emitir a certidão de '''Situação do Fornecedor''' e o '''Credenciamento (Níveis de Credenciamento - Nível I)''' de cada fornecedor
#* Observar se as Certidões estão vigentes (Federal, FGTS, Trabalhista e Estadual) e se o fornecedor não está com impedimento de licitar/contratar com União (caso conste, aparecerá da segunda página em diante)
#* Na dúvida se o fornecedor está em situação regular, verifique com o DCF o que é necessário para digitação do empenho
#* Em caso de inconsistências, emitir individualmente as certidões vencidas
#* [[Arquivo:SICAF - Relatório.png|miniaturadaimagem|457px|Exemplo de Relatório de Situação do Fornecedor|nenhum]]
# Caso algum fornecedor esteja com alguma certidão vencida ou impedimento:
#* Entre em contato com o fornecedor para que regularize a situação, se for considerado necessário
#* Caso o fornecedor com problemas seja o único da AF, arquive a AF
#* Se restarem outros fornecedores em situação regular, retorne a AF para ajuste, exclua os itens do fornecedor com problemas e dê andamento à AF normalmente

{{destaque|ok|SIGA PARA O PRÓXIMO PASSO - EMISSÃO DA SNE}}

{{aviso|alerta|Ao final de todo o processo, envie o Relatório de Notícia de Irregularidade conforme orientações do Manual, incluindo as certidões vencidas e o relatório do pedido de AF onde constam os itens que estavam sendo solicitados do fornecedor, para embasar abertura de Processo Administrativo de Responsabilização, por não manutenção das condições de habilitação.}}
}}

{{oculto
|Passo 2 - Emissão de SNE
|# Acesse o sistema MATL [[Arquivo:SNE - tela MATL.png|miniaturadaimagem|700px|Geração das SNEs no MATL]] (Orientamos manter o MATL sempre atualizado com as novas versões disponibilizadas pela SETIC, para fins de aproveitamento das melhorias frequentemente aplicadas).
#: Para instalar ou atualizar o aplicativo, acesse https://setic.ufsc.br/downloads/
#: Em caso de mensagem de erro relativo a autorização/permissão/acesso, abrir chamado junto à SeTIC para verificar o motivo
# Após, acessar o menu Centro de Custo -> Geração de empenhos por Processo
# Na janela que se abre, marcar a opção "AF?"
# Inserir o número da Solicitação Digital (SD) da AF gerada no campo "Processo" e clicar em "Buscar"
# No campo "Artigo", se o Pregão foi feito com base na Lei 14.133, de 2021, alterar dado de "Pregão" para "Lei 14.133/2021, art. 28, I"
# No campo “Complemento histórico”, inserir:
#* endereço completo de entrega com CEP
#: Obs.: Caso seja material permanente com entrega no DGP, o endereço para a entrega a ser informado é o seguinte:
#: Endereço de entrega para tombamento:
#: Departamento de Gestão Patrimonial (DGP)
#: Rua João Pio Duarte Silva, 241 - Córrego Grande, Florianópolis - SC - CEP: 88037-000
#: Email: dgp@contato.ufsc.br
#: Dia e horário de entrega: de segunda a sexta-feira (dias úteis), das 09:00 às 18:00 horas
#* responsáveis pelo recebimento
#* telefone e e-mail
#* finalidade/utilização do material (exigência do DCF)
# No campo “Observação” inserir:
#* número da AF
#* dados orçamentários (ND, Centro de Custo, PTRes, etc)
# No quadro intermediário, preencher os seguintes campos:
#* Centro de Custo: Número do Centro de Custo da Unidade
#* U. gestora: 153163
#* UGR: UGR DO SETOR
#* Fonte: VER COM SEPLAN
#* PTRES: VER COM SEPLAN
#* Atividade: VER COM SEPLAN
#* Enquadramento: Meta 12-GRADUAÇÃO-Elevar a taxa bruta de matrícula na educação superior
#* Etapa Ensino: Graduação
#* Categoria: Gestão Administrativa da Unidade ou da Subação
#* Unidade PI: Nome da unidade vinculada ao centro de custo
#* Tema: Não se Aplica
#* Obs.: dúvidas sobre dados orçamentários devem ser verificadas com a SEPLAN
# Após preencher os dados acima, clique no botão “Cálculo”
# Após surgirem as informações no quadro inferior, clicar em “Geração”
#: Dessa forma a Nota Solicitação de Empenho (SNE) será gerada e aparecerá na coluna “Solicitação”
# Na sequência, clicar no botão "Empenhos" e depois em "Imprimir Empenhos" para imprimir o PDF das SNEs
# Salve a SNE informando como nome do arquivo o número da SNE e o setor (202401234 - SETOR/CENTRO)

{{aviso|alerta|{{red|'''IMPORTANTE:'''}}

{{red|Após a emissão das SNEs, '''É OBRIGATÓRIO o encaminhamento da AF ao DCOM'''}}, utilizando a ação '''"Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho"''' na aba "Encaminhar", e no encaminhamento insira o despacho '''"SNEs ns. '''''INFORMAR O NÚMERO DAS SNES''''' emitidas. Segue para baixa de saldo."'''.}}

{{destaque|ok|SIGA PARA O PRÓXIMO PASSO - PROCESSO DE EMPENHO}}
}}

{{oculto
|Passo 3 - Cadastro do processo de empenho
|'''Cadastro do Processo Digital'''
* Em SOLAR → módulo do sistema: SPA → Cadastro de Processo Digital, preencher:
*# Grupo de Assunto: 111 - Solicitação de empenho
*# Assunto: 454 - Empenho
*# Número da SNE: na SNE emitida no MATL (ex.: 202102525)
*# Interessado na UFSC: CNPJ do fornecedor (consta na SNE emitida)

* Após concluir o cadastro, clicar em “Peças” e anexar:
*# SNE assinada pelo ordenador de despesas
*# Declaração SICAF do fornecedor (e certidões adicionais eventualmente emitidas)
*# Relatório de Credenciamento do fornecedor (emitido no SICAF, onde estão os e-mails a serem utilizados para notificação após o retorno do DCF)
*# Formulário de Tombamento (em caso de material permanente);
* Tramitar para SE/DCF com o despacho “Para digitação”.

{{destaque|ok|SIGA PARA O PRÓXIMO PASSO - NOTIFICAÇÃO AO FORNECEDOR}}

Observação:
Se o item solicitado tiver: valor superior ao valor da dispensa (conforme Lei nº 14/133, de 2021, e posteriores atualizações) E possuir obrigações futuras, há necessidade de elaboração de contrato.
Nesse caso, quando o processo retornar do DCF, sendo aquisição de item que demanda contrato, o setor requerente deve juntar ao processo [https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras], preenchido e assinado e encaminhar o processo ao DPC para elaboração do contrato, para somente após isso realizar a notificação ao fornecedor.
}}

==Aquisição de itens de TIC - participante em pregão de outro órgão==

Os pedidos de aquisição dos itens oriundos dos pregões do Ministério da Economia (SGD/ME) emitidos pelas unidades devem respeitar as orientações desta seção do manual.

'''Atenção:'''

Dúvidas sobre as especificações técnicas dos itens, peças processuais, saldos dos itens e maiores informações desses processos deverão ser dirimidas junto à SETIC;

Dúvidas sobre o preenchimento do Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos de Compras deverão ser dirimidas junto à CAEX/DCOM.
 

{{Oculto
|Passo 1 - Preparação dos documentos
|#Para a aquisição de itens de TIC, deve-se elaborar os seguintes documentos, que posteriormente serão juntados ao processo de empenho:
#* [https://docs.google.com/document/d/1AmkRgvhKvEGLt5qCOql5_Ddld0ZuuqFBDpRfQNIXN8A/edit Ordem de Fornecimento de Bens (OFB)] preenchida e assinada pelo Ordenador de Despesas;
#* Somente quando o valor total do empenho ou de ao menos algum item ultrapassar R$ 62.725,59: [https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos de Compras], preenchido e assinado;
#* Manifestação de autorização da SETIC referente à aquisição, podendo ser o pdf de um e-mail;
#* [https://docs.google.com/document/d/1DdIf1Bn0wqMvDrrooRmL7m_GlzsafOc9I5oRUx5up9c/edit Formulário de Tombamento] preenchido e assinado;
#* Declaração SICAF do fornecedor (e certidões adicionais eventualmente emitidas); e
#* Relatório de Credenciamento do fornecedor (emitido no SICAF, onde estão os e-mails a serem utilizados para notificação após o retorno do DCF).
}}

{{Oculto
|Passo 2 - Emissão de SNE
|Para realizar a emissão da SNE, necessário ter em mãos os seguintes dados:
*Nº da UGR solicitante e dados orçamentários completos (PTREs, Fonte, Atividade, etc.) - Para itens permanentes o recurso deve estar na natureza 449052. Caso a unidade não possua recurso nessa natureza, necessário solicitar transferência à SEPLAN;
*Indicação do nº do item, do Pregão e da Ata de Registro de Preços e os correspondentes valores unitários e totais;
Emitir a Solicitação de Nota de Empenho (SNE) conforme passo a passo descrito abaixo.

# Orientamos manter o MATL sempre atualizado com as novas versões disponibilizadas pela SETIC (https://setic.ufsc.br/downloads/), para fins de aproveitamento das melhorias frequentemente aplicadas.
# MATL -> Empenho -> Solicitação de Empenho
# Preencher: ''*os campos que não constam orientação de preenchimento devem ser mantidos em branco.'' 
'''Dados gerais'''
*Unidade gestora: 153163
*Evento: Empenho
[[Arquivo:Dados Gerais.png|700px]]
 

'''Dotação Orçamentária'''
*UGR: informar a UGR do setor
*PTRES: conforme Nota de Dotação
*Fonte recursos: conforme Nota de Dotação
*Natureza: 44905241
*Atividade: conforme Nota de Dotação
*Valor: na tela que abrir, informar Centro e valor total do(s) item(ns)
*Modalidade Empenho: Estimativo
[[Arquivo:Dotação Orçamentária.png|700px]]
 

'''Plano interno'''
*Enquadramento da Despesa (exceto NDI e CA): Meta 12-GRADUAÇÃO-Elevar a taxa bruta de matrícula na educação superior
*Nível/Etapa de Ensino (exceto NDI e CA): Graduação
*Categoria de Apropriação: Gestão Administrativa da Unidade ou da Subação
*Unidade: setor requerente
*Tema Público: Não se aplica
[[Arquivo:Plano Interno.png|700px]]
 
*Alterar o campo Almoxarifado para Compras Diretas
[[Arquivo:Plano Interno 2.png|700px]]
 

'''Dados da Contratação'''
*Fornecedor: informar o CNPJ no campo editável
*Processo Origem: preencher com o número do processo de licitação do órgão gerenciador (não é o processo da UFSC)
*Modalidade de Licitação: Pregão
*Base legal: se o pregão foi realizado com base na Lei nº 14.133/2021, deve alterar para Lei 14.133/2021, art. 28, I
*Número Licitação: número do Pregão (cuidado para não confundir número do pregão com o número da Ata de Registro de Preços)
*Origem do Material: ... (código 0)
*Histórico Padrão: Valor referente a aquisições de: (código 4)
*Complemento Histórico: preencher com o local de entrega do(s) item(ns)
*Observação: adaptar o seguinte texto modelo:

::''SD XXXXX/2024 – SETOR REQUERENTE''
::''Aquisição como órgão participante do Pregão 0X/202X da UASG XXXXXX''
::''Processo origem nº (preencher com o processo do órgão gerenciador) - Ata de Registro de Preço 0X/202X''
::''Processo UFSC nº 23080.0XXXXX/202X-XX''
::''Entrega Total''

[[Arquivo:Dados da Contratação.png|700px]]
 

'''Relação dos itens'''
''*se o sistema puxar informações de algum item, deve-se excluir as informações para preencher corretamente.''
#Clicar em: incluir linha
#*Item: preencher conforme Ata
#*Código: 1 (sempre)
#*Descrição: preencher conforme Ata
#*Unid: UN (sempre)
#*Quantidade: preencher conforme pedido
#*Valor: preencher conforme Ata
#Clicar em: Inserir (no topo da tela)
 
}}

{{Oculto
|Passo 3 - Cadastro do processo de empenho
|* Em SOLAR → módulo do sistema: SPA → Cadastro de Processo Digital, preencher:
*# Grupo de Assunto: 111 - Solicitação de empenho
*# Assunto: 454 - Empenho
*# Número da SNE: na SNE emitida no MATL (ex.: 202102525)
*# Interessado na UFSC: CNPJ do fornecedor (consta na SNE emitida)

*Com o processo criado, juntar como peças os documentos preparados anteriormente e:
*# Juntar à SNE ao processo e coletar a assinatura do Ordenador de Despesas na SNE;
*## '''ATENÇÃO (especificamente para os casos de TIC do ME)!'''
*### Caso o valor do empenho seja superior a R$ 62.725,59 (COM contrato): peça da SNE que constará no processo de empenho a ser encaminhado ao SE/DCF deverá ser nomeada com o termo “SNE Nº XXX - CONTRATO”, de modo que o SE/DCF identifique que aquela SNE resultará em um contrato posteriormente.
*### Caso o valor do empenho seja inferior a R$ 62.725,59 (SEM contrato): peça da SNE que constará no processo de empenho a ser encaminhado ao SE/DCF deverá ser nomeada com o termo “SNE Nº XXX”.
*# Enviar o processo ao DCF (observar que as certidões do SICAF devem estar vigentes no momento do envio do processo)

}}

Quando o processo retornar do DCF, sendo aquisição de item que demanda contrato (quando o valor total do empenho ou de ao menos algum item ultrapassar R$ 62.725,59), o setor requerente deve encaminhar o processo à CAEX/DCOM para elaboração do contrato;

Quando a CAEX/DCOM devolver o processo com o contrato, deve-se realizar a notificação de entrega ao fornecedor via e-mail (orientações gerais para notificação constam em "Passos Comuns - Notificação ao Fornecedor").

==Aquisição de itens por meio de adesão==

As instruções para a adesão à ata de registro de preços de outras instituições públicas federais estão disponíveis em [https://compras.wiki.ufsc.br/index.php/ADES%C3%83O_%C3%80_ATA_DE_REGISTRO_DE_PRE%C3%87OS ADESÃO À ATA DE REGISTRO DE PREÇOS].

Após todos os trâmites, conforme orientado no manual de adesão, o processo será encaminhado, pela CAEX, para a fila do requerente para emissão da SNE.

O processo será encaminhado para a fila ''Adesão de Registro de Preço -> Solicitar emissão de empenho'', e as instruções para a emissão da SNE são apresentadas a seguir.

{{Oculto
|Passo 1 - Emissão de SNE
|#MATL -> Empenho -> Solicitação de Empenho (Orientamos manter o MATL sempre atualizado com as novas versões disponibilizadas pela SETIC (https://setic.ufsc.br/downloads/), para fins de aproveitamento das melhorias frequentemente aplicadas).
#Preencher: ''*os campos que não constam orientação de preenchimento devem ser mantidos em branco.''

'''Dados gerais'''
*Unidade gestora: 153163
*Evento: Empenho
[[Arquivo:Imagem2.png|700px|semmoldura]]

'''Dotação Orçamentária'''
*UGR: informar a UGR do setor
*PTRES: conforme Nota de Dotação/duodécimo
*Fonte recursos: conforme Nota de Dotação/duodécimo
*Natureza: informar o código conforme classificação do item: se permanente, 449052 ou consumo, 339030. Caso já se tenha conhecimento do subelemento, informar o código completo. Caso ainda não saiba, buscar no menu *Catálogo Único -> Catálogo
*Atividade: conforme Nota de Dotação/duodécimo
*Valor: na tela que abrir, informar Centro de Custos e valor total do(s) item(ns)
*Modalidade Empenho: Estimativo
[[Arquivo:Imagem3.png|700px|semmoldura]]

'''Plano interno'''
*Enquadramento da Despesa (exceto NDI e CA): Meta 12-GRADUAÇÃO-Elevar a taxa bruta de matrícula na educação superior
*Nível/Etapa de Ensino (exceto NDI e CA): Graduação
*Categoria de Apropriação: Gestão Administrativa da Unidade ou da Subação
*Unidade: setor requerente
*Tema Público: Não se aplica
[[Arquivo:Imagem4.png|700px|semmoldura]]

*Alterar o campo Almoxarifado para Compras Diretas
[[Arquivo:Imagem5.png|700px|semmoldura]]

'''Dados da Contratação'''
*Fornecedor: informar o CNPJ no campo editável
*Processo Origem: preencher com o número do processo de licitação do órgão gerenciador (não é o processo da UFSC)
*Modalidade de Licitação: Pregão
*Base legal: se o pregão foi realizado com base na Lei nº 14.133/2021, deve alterar para Lei 14.133/2021, art. 28, I
*Número Licitação: número do Pregão do órgão gerenciador
*Origem do Material: ... (código 0)
*Histórico Padrão: Valor referente a aquisições de: (código 4)
*Complemento Histórico: preencher com o local de entrega do(s) item(ns)
*Observação: adaptar o seguinte texto modelo:

::''Adesão à Ata de Registro de Preços do Pregão XX/202X da UASG XXXXXX (dados do órgão de origem do pregão/item)''
::''Processo nº (da origem) para aquisição de (inserir nome do item)''
::''Processo 23080.0XXXXX/2024-XX (UFSC) – Setor/UFSC''
::''ND 20240XXXX ou Duodécimo''

[[Arquivo:Imagem6.png|700px|semmoldura]]

'''Relação dos itens''' ''*se o sistema puxar informações de algum item, deve-se excluir as informações para preencher corretamente.''
#Clicar em: incluir linha
#*Item: preencher conforme Ata
#*Código: 1 (sempre)
#*Descrição: preencher conforme Ata
#*Unid: UN (sempre)
#*Quantidade: preencher conforme pedido
#*Valor: preencher conforme Ata
#Clicar em: Inserir (no topo da tela)
}}

{{oculto
|Passo 2 - Cadastro do processo de empenho
|'''Cadastro do Processo Digital'''
* Em SOLAR → módulo do sistema: SPA → Cadastro de Processo Digital, preencher:
*# Grupo de Assunto: 111 - Solicitação de empenho
*# Assunto: 454 - Empenho
*# Número da SNE: na SNE emitida no MATL (ex.: 202102525)
*# Interessado na UFSC: CNPJ do fornecedor (consta na SNE emitida)

'''Envio ao DCF para digitação'''
* Após concluir o cadastro, clicar em “Peças” e anexar:
*# SNE assinada pelo ordenador de despesas
*# Declaração SICAF do fornecedor (e certidões adicionais eventualmente emitidas)
*# Relatório de Credenciamento do fornecedor (emitido no SICAF, onde estão os e-mails a serem utilizados para notificação após o retorno do DCF)
*# Formulário de Tombamento (em caso de material permanente);
* Tramitar para SE/DCF com o despacho “Para digitação”.
}}

Quando o processo retornar do DCF, sendo aquisição de item que demanda contrato, o setor requerente deve encaminhar o processo à CAEX/DCOM para elaboração do contrato;

Quando a CAEX/DCOM devolver o processo com o contrato, deve-se realizar a notificação de entrega ao fornecedor via e-mail (orientações gerais para notificação constam em "Passos Comuns - Notificação ao Fornecedor").

==Passos comuns==

{{oculto
|Retorno do DCF - Ajuste de subitem
|Nos processos de empenho enviados ao DCF e que retornam com solicitação de alteração do subitem, é possível que o próprio setor realize a alteração.
Para tal, deve-se:
# Acessar MATL -> guia ''Empenho'' -> ''Solicitação de Empenho'' -> buscar pela SNE que deve ser alterada;
# Com a SNE aberta, deve-se buscar, no final da página, a opção ''Almoxarifado'' -> alterar de '''SISTEMA SOLAR''' para '''COMPRAS DIRETAS''' -> clicar em ''Alterar'';
# Alterar o subitem (dois últimos dígitos do campo "Natureza" - apagar e digitar os dados informados pelo DCF) -> clicar em ''Alterar'' novamente.
# Imprimir novo PDF da SNE, solicitar assinatura do ordenador de despesas novamente e reencaminhar ao DCF.
}}

{{oculto
|Notificação ao fornecedor
|Após a digitação do empenho pelo DCF/SEPLAN, é necessário notificar o fornecedor para que providencie a entrega do material, da seguinte forma:
# Acessar o MATL - Aba Empenho → Solicitação de Empenho → Nº da Solicitação: digitar o número da SNE → Imprimir → Salvar em PDF;
# Anexar o arquivo salvo do MATL no e-mail;
# Caso seja empenho de itens do Pregão de TIC do qual a UFSC é Órgão participante, é necessário anexar também a OFB;
# Enviar a notificação (modelo ao final desta aba) para o(s) email(s) informado(s) no CREDENCIAMENTO SICAF, com cópia para os emails dos requerentes informados na SNE.
#: {{destaque|alerta|IMPORTANTE: habilite no e-mail o "Recibo de entrega" e/ou "Confirmação de leitura}}
# Salvar o PDF da confirmação e anexar no processo de empenho (essa confirmação poderá ser necessária caso precise abrir processo administrativo contra o fornecedor)
# Manter o processo do empenho na fila do setor até a entrega e pagamento
# Caso a entrega seja no DGP, encaminhar o processo do empenho para DIBA/DGP, para aguardar a entrega e tombamento
# Sendo processo de empenho de TIC (oriundos do ME), necessário encaminhar em anexo ao e-mail, além da SNE, a OFB (Ordem de Fornecimento de Bens). Caso a aquisição exija contrato, é preciso incluir o Contrato em anexo também.

{{oculto
|'''MODELO DE E-MAIL PARA NOTIFICAÇÃO'''
|
[[Arquivo:Exemplo - cabeçalho SNE - NE.png|thumb|400px|Onde localizar os números da Nota de empenho (NE) e da SNE]]
'''ASSUNTO DO E-MAIL: NOTIFICAÇÃO - Nota de Empenho 2023NEXXXXXX - Referente à SNE 2023XXXXXX'''
<hr>
'''CONTEÚDO DO E-MAIL (COPIE E COLE)'''

{{red|Solicitamos confirmação de recebimento.}}

Senhor(a) fornecedor(a),

Segue Solicitação de Nota de Empenho (SNE) para que se proceda com a entrega das mercadorias.
* '''PRAZO''': estabelecido no Termo de Referência do Edital do Pregão pertinente, contado a partir da entrega deste e-mail na caixa de entrada da Contratada, independentemente de confirmação de leitura, sob penalidades da lei.
* '''INFORMAÇÕES PARA ENTREGA''': constam no documento (SNE) anexo:
** lista dos materiais com quantidades
** valor da nota fiscal a ser gerada
** responsável pelo pedido/recebimento com dados para contato
** local de entrega
** número do pregão
** código da UASG
** CNPJ da UFSC
* '''DOCUMENTAÇÃO QUE DEVE ACOMPANHAR A ENTREGA''':
** Duas vias da Nota Fiscal
** Declaração (Optante pelo Simples), disponível em http://dcf.proplan.ufsc.br/files/2023/03/Declara%C3%A7%C3%A3o-de-Optante-pelo-Simples-Anexo-IV-IN-1234.12-2.doc preenchida e assinada com certificação ICP-Brasil ou Gov.BR e enviada ao responsável pelo recebimento, cujo e-mail consta na SNE, ou impressa e assinada a caneta/carimbo
** Declaração do SICAF (acompanhada das eventuais certidões individuais que estejam vencidas)
* '''DADOS PARA EMISSÃO DA NOTA FISCAL''':
** Universidade Federal de Santa Catarina - CNPJ: 83.899.526/0001-82
** Endereço: Rua Roberto Sampaio Gonzaga, S/N - Bairro: Trindade - Florianópolis/SC - CEP: 88040-900
** Observação: no caso de várias entregas referentes à mesma Nota de Empenho, devem ser emitidas Notas Fiscais separadas para cada uma das entregas.

'''ATENÇÃO'''
* Dúvidas, avisos sobre produtos, agendamento prévio obrigatório ou prorrogação de prazo de entrega deverão ser direcionados ao servidor responsável cujo nome, ramal e e-mail constam da Solicitação da Nota de Empenho (SNE), conforme Anexo I do Edital.
* Dúvidas sobre pagamentos devem ser direcionadas ao Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF) por meio dos contatos disponíveis em http://dcf.ufsc.br
* Dúvidas sobre alterações contratuais (troca de marca, cancelamento, reequilíbrio econômico-financeiro) devem ser direcionadas conforme instruções disponíveis em http://compras.ufsc.br/alteracoes-contratuais/
* É imprescidível que o fornecedor proceda com o faturamento dos itens e de suas quantidades para cada empenho específico aqui anexado, mesmo que diferentes empenhos estejam em um mesmo pedido de entrega.
* Outras dúvidas deverão ser direcionadas ao setor competente da UFSC, conforme disposto em Edital.

'''CONSULTA À NOTA DE EMPENHO '''
* Acesse o [[https://portaldatransparencia.gov.br/despesas/favorecido?paginacaoSimples=true&tamanhoPagina=&offset=&direcaoOrdenacao=asc&colunasSelecionadas=data%2CdocumentoResumido%2ClocalizadorGasto%2Cfase%2Cespecie%2Cfavorecido%2CufFavorecido%2Cvalor%2Cug%2Corgao%2CorgaoSuperior&documento=2018NE800000&orgaos=UG153163&ordenarPor=valor&direcao=desc Portal da Transparência]]
* Em “Filtro” -> “Documento”, informe o número completo da Nota de Empenho (NE) informado no título deste e-mail
* Clique em "Adicionar" e "Consultar".

Atenciosamente,}}
}}

Orientações adicionais às do DCF para geração de SNEs

2025-10-14T12:09:41Z

Guilherme.batista: /* Aquisição de itens de TIC - participante em pregão de outro órgão */

{{aviso|erro|As orientações desta seção são complementares às orientações do [http://dcf.proplan.ufsc.br/empenho-digital/ Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF)].

Caso sua dúvida sobre empenhos não esteja contemplada nesta página, [http://dcf.proplan.ufsc.br/empenho-digital/ verifique as orientações do DCF].}}

==Aquisição de itens de pregões UFSC==

'''Orientações gerais'''

Clique [https://www.youtube.com/watch?v=_JsxOpsQLws AQUI] para vídeo com as orientações detalhadas (passo a passo)

Clique [https://arquivos.ufsc.br/f/09d1b5d82f79454f866d/?dl=1 AQUI] para acesso ao material do vídeo acima

Para atendimento das AFs pela CAEX, necessário atentar aos prazos estabelecidos no Calendário de Envio de Autorizações de Fornecimento.

Fora dos períodos indicados no calendário, as unidades podem emitir suas AFs normalmente, porém, o atendimento deve ser realizado pela própria unidade. Ou seja, as SNEs devem ser emitidas pela própria unidade requerente, conforme orientações a seguir.

[[Arquivo:SNE - fluxograma.png|miniaturadaimagem|1500px|center|Fluxograma para emissão das SNEs]]

{{oculto
|Passo 1 - Criação da AF
|#Cadastrar pedido de Autorização de Fornecimento (AF) no Sistema SOLAR conforme as [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#Emissão de Autorização de Fornecimento (AF)|orientações do Manual]][[Arquivo:SICAF - Consulta.png|miniaturadaimagem|457px|Consulta ao SICAF]]
# Com a AF na fila "Autorizar AF" ou "Emitir AF", verificar o CNPJ dos fornecedores
# Acessar o SICAF em [https://www.gov.br/compras/pt-br/ Compras.gov.br]
# Emitir a certidão de '''Situação do Fornecedor''' e o '''Credenciamento (Níveis de Credenciamento - Nível I)''' de cada fornecedor
#* Observar se as Certidões estão vigentes (Federal, FGTS, Trabalhista e Estadual) e se o fornecedor não está com impedimento de licitar/contratar com União (caso conste, aparecerá da segunda página em diante)
#* Na dúvida se o fornecedor está em situação regular, verifique com o DCF o que é necessário para digitação do empenho
#* Em caso de inconsistências, emitir individualmente as certidões vencidas
#* [[Arquivo:SICAF - Relatório.png|miniaturadaimagem|457px|Exemplo de Relatório de Situação do Fornecedor|nenhum]]
# Caso algum fornecedor esteja com alguma certidão vencida ou impedimento:
#* Entre em contato com o fornecedor para que regularize a situação, se for considerado necessário
#* Caso o fornecedor com problemas seja o único da AF, arquive a AF
#* Se restarem outros fornecedores em situação regular, retorne a AF para ajuste, exclua os itens do fornecedor com problemas e dê andamento à AF normalmente

{{destaque|ok|SIGA PARA O PRÓXIMO PASSO - EMISSÃO DA SNE}}

{{aviso|alerta|Ao final de todo o processo, envie o Relatório de Notícia de Irregularidade conforme orientações do Manual, incluindo as certidões vencidas e o relatório do pedido de AF onde constam os itens que estavam sendo solicitados do fornecedor, para embasar abertura de Processo Administrativo de Responsabilização, por não manutenção das condições de habilitação.}}
}}

{{oculto
|Passo 2 - Emissão de SNE
|# Acesse o sistema MATL [[Arquivo:SNE - tela MATL.png|miniaturadaimagem|700px|Geração das SNEs no MATL]] (Orientamos manter o MATL sempre atualizado com as novas versões disponibilizadas pela SETIC, para fins de aproveitamento das melhorias frequentemente aplicadas).
#: Para instalar ou atualizar o aplicativo, acesse https://setic.ufsc.br/downloads/
#: Em caso de mensagem de erro relativo a autorização/permissão/acesso, abrir chamado junto à SeTIC para verificar o motivo
# Após, acessar o menu Centro de Custo -> Geração de empenhos por Processo
# Na janela que se abre, marcar a opção "AF?"
# Inserir o número da Solicitação Digital (SD) da AF gerada no campo "Processo" e clicar em "Buscar"
# No campo "Artigo", se o Pregão foi feito com base na Lei 14.133, de 2021, alterar dado de "Pregão" para "Lei 14.133/2021, art. 28, I"
# No campo “Complemento histórico”, inserir:
#* endereço completo de entrega com CEP
#: Obs.: Caso seja material permanente com entrega no DGP, o endereço para a entrega a ser informado é o seguinte:
#: Endereço de entrega para tombamento:
#: Departamento de Gestão Patrimonial (DGP)
#: Rua João Pio Duarte Silva, 241 - Córrego Grande, Florianópolis - SC - CEP: 88037-000
#: Email: dgp@contato.ufsc.br
#: Dia e horário de entrega: de segunda a sexta-feira (dias úteis), das 09:00 às 18:00 horas
#* responsáveis pelo recebimento
#* telefone e e-mail
#* finalidade/utilização do material (exigência do DCF)
# No campo “Observação” inserir:
#* número da AF
#* dados orçamentários (ND, Centro de Custo, PTRes, etc)
# No quadro intermediário, preencher os seguintes campos:
#* Centro de Custo: Número do Centro de Custo da Unidade
#* U. gestora: 153163
#* UGR: UGR DO SETOR
#* Fonte: VER COM SEPLAN
#* PTRES: VER COM SEPLAN
#* Atividade: VER COM SEPLAN
#* Enquadramento: Meta 12-GRADUAÇÃO-Elevar a taxa bruta de matrícula na educação superior
#* Etapa Ensino: Graduação
#* Categoria: Gestão Administrativa da Unidade ou da Subação
#* Unidade PI: Nome da unidade vinculada ao centro de custo
#* Tema: Não se Aplica
#* Obs.: dúvidas sobre dados orçamentários devem ser verificadas com a SEPLAN
# Após preencher os dados acima, clique no botão “Cálculo”
# Após surgirem as informações no quadro inferior, clicar em “Geração”
#: Dessa forma a Nota Solicitação de Empenho (SNE) será gerada e aparecerá na coluna “Solicitação”
# Na sequência, clicar no botão "Empenhos" e depois em "Imprimir Empenhos" para imprimir o PDF das SNEs
# Salve a SNE informando como nome do arquivo o número da SNE e o setor (202401234 - SETOR/CENTRO)

{{aviso|alerta|{{red|'''IMPORTANTE:'''}}

{{red|Após a emissão das SNEs, '''É OBRIGATÓRIO o encaminhamento da AF ao DCOM'''}}, utilizando a ação '''"Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho"''' na aba "Encaminhar", e no encaminhamento insira o despacho '''"SNEs ns. '''''INFORMAR O NÚMERO DAS SNES''''' emitidas. Segue para baixa de saldo."'''.}}

{{destaque|ok|SIGA PARA O PRÓXIMO PASSO - PROCESSO DE EMPENHO}}
}}

{{oculto
|Passo 3 - Cadastro do processo de empenho
|'''Cadastro do Processo Digital'''
* Em SOLAR → módulo do sistema: SPA → Cadastro de Processo Digital, preencher:
*# Grupo de Assunto: 111 - Solicitação de empenho
*# Assunto: 454 - Empenho
*# Número da SNE: na SNE emitida no MATL (ex.: 202102525)
*# Interessado na UFSC: CNPJ do fornecedor (consta na SNE emitida)

* Após concluir o cadastro, clicar em “Peças” e anexar:
*# SNE assinada pelo ordenador de despesas
*# Declaração SICAF do fornecedor (e certidões adicionais eventualmente emitidas)
*# Relatório de Credenciamento do fornecedor (emitido no SICAF, onde estão os e-mails a serem utilizados para notificação após o retorno do DCF)
*# Formulário de Tombamento (em caso de material permanente);
* Tramitar para SE/DCF com o despacho “Para digitação”.

{{destaque|ok|SIGA PARA O PRÓXIMO PASSO - NOTIFICAÇÃO AO FORNECEDOR}}

Observação:
Se o item solicitado tiver: valor superior ao valor da dispensa (conforme Lei nº 14/133, de 2021, e posteriores atualizações) E possuir obrigações futuras, há necessidade de elaboração de contrato.
Nesse caso, quando o processo retornar do DCF, sendo aquisição de item que demanda contrato, o setor requerente deve juntar ao processo [https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras], preenchido e assinado e encaminhar o processo ao DPC para elaboração do contrato, para somente após isso realizar a notificação ao fornecedor.
}}

==Aquisição de itens de TIC - participante em pregão de outro órgão==

Os pedidos de aquisição dos itens oriundos dos pregões do Ministério da Economia (SGD/ME) emitidos pelas unidades devem respeitar as orientações desta seção do manual.

'''Atenção:'''

Dúvidas sobre as especificações técnicas dos itens, peças processuais, saldos dos itens e maiores informações desses processos deverão ser dirimidas junto à SETIC;

Dúvidas sobre o preenchimento do Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos de Compras deverão ser dirimidas junto à CAEX/DCOM.
 

{{Oculto
|Passo 1 - Preparação dos documentos
|#Para a aquisição de itens de TIC, deve-se elaborar os seguintes documentos, que posteriormente serão juntados ao processo de empenho:
#* [https://docs.google.com/document/d/1AmkRgvhKvEGLt5qCOql5_Ddld0ZuuqFBDpRfQNIXN8A/edit Ordem de Fornecimento de Bens (OFB)] preenchida e assinada pelo Ordenador de Despesas;
#* Somente quando o valor total do empenho ou de ao menos algum item ultrapassar R$ 62.725,59: [https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos de Compras], preenchido e assinado;
#* Manifestação de autorização da SETIC referente à aquisição, podendo ser o pdf de um e-mail;
#* [https://docs.google.com/document/d/1DdIf1Bn0wqMvDrrooRmL7m_GlzsafOc9I5oRUx5up9c/edit Formulário de Tombamento] preenchido e assinado;
#* Declaração SICAF do fornecedor (e certidões adicionais eventualmente emitidas); e
#* Relatório de Credenciamento do fornecedor (emitido no SICAF, onde estão os e-mails a serem utilizados para notificação após o retorno do DCF).
}}

{{Oculto
|Passo 2 - Emissão de SNE
|Para realizar a emissão da SNE, necessário ter em mãos os seguintes dados:
*Nº da UGR solicitante e dados orçamentários completos (PTREs, Fonte, Atividade, etc.) - Para itens permanentes o recurso deve estar na natureza 449052. Caso a unidade não possua recurso nessa natureza, necessário solicitar transferência à SEPLAN;
*Indicação do nº do item, do Pregão e da Ata de Registro de Preços e os correspondentes valores unitários e totais;
Emitir a Solicitação de Nota de Empenho (SNE) conforme passo a passo descrito abaixo.

# Orientamos manter o MATL sempre atualizado com as novas versões disponibilizadas pela SETIC (https://setic.ufsc.br/downloads/), para fins de aproveitamento das melhorias frequentemente aplicadas.
# MATL -> Empenho -> Solicitação de Empenho
# Preencher: ''*os campos que não constam orientação de preenchimento devem ser mantidos em branco.'' 
'''Dados gerais'''
*Unidade gestora: 153163
*Evento: Empenho
[[Arquivo:Dados Gerais.png|700px]]
 

'''Dotação Orçamentária'''
*UGR: informar a UGR do setor
*PTRES: conforme Nota de Dotação
*Fonte recursos: conforme Nota de Dotação
*Natureza: 44905241
*Atividade: conforme Nota de Dotação
*Valor: na tela que abrir, informar Centro e valor total do(s) item(ns)
*Modalidade Empenho: Estimativo
[[Arquivo:Dotação Orçamentária.png|700px]]
 

'''Plano interno'''
*Enquadramento da Despesa (exceto NDI e CA): Meta 12-GRADUAÇÃO-Elevar a taxa bruta de matrícula na educação superior
*Nível/Etapa de Ensino (exceto NDI e CA): Graduação
*Categoria de Apropriação: Gestão Administrativa da Unidade ou da Subação
*Unidade: setor requerente
*Tema Público: Não se aplica
[[Arquivo:Plano Interno.png|700px]]
 
*Alterar o campo Almoxarifado para Compras Diretas
[[Arquivo:Plano Interno 2.png|700px]]
 

'''Dados da Contratação'''
*Fornecedor: informar o CNPJ no campo editável
*Processo Origem: preencher com o número do processo de licitação do órgão gerenciador (não é o processo da UFSC)
*Modalidade de Licitação: Pregão
*Base legal: se o pregão foi realizado com base na Lei nº 14.133/2021, deve alterar para Lei 14.133/2021, art. 28, I
*Número Licitação: número do Pregão (cuidado para não confundir número do pregão com o número da Ata de Registro de Preços)
*Origem do Material: ... (código 0)
*Histórico Padrão: Valor referente a aquisições de: (código 4)
*Complemento Histórico: preencher com o local de entrega do(s) item(ns)
*Observação: adaptar o seguinte texto modelo:

::''SD XXXXX/2024 – SETOR REQUERENTE''
::''Aquisição como órgão participante do Pregão 0X/202X da UASG XXXXXX''
::''Processo origem nº (preencher com o processo do órgão gerenciador) - Ata de Registro de Preço 0X/202X''
::''Processo UFSC nº 23080.0XXXXX/202X-XX''
::''Entrega Total''

[[Arquivo:Dados da Contratação.png|700px]]
 

'''Relação dos itens'''
''*se o sistema puxar informações de algum item, deve-se excluir as informações para preencher corretamente.''
#Clicar em: incluir linha
#*Item: preencher conforme Ata
#*Código: 1 (sempre)
#*Descrição: preencher conforme Ata
#*Unid: UN (sempre)
#*Quantidade: preencher conforme pedido
#*Valor: preencher conforme Ata
#Clicar em: Inserir (no topo da tela)
 
}}

{{Oculto
|Passo 3 - Cadastro do processo de empenho
|* Em SOLAR → módulo do sistema: SPA → Cadastro de Processo Digital, preencher:
*# Grupo de Assunto: 111 - Solicitação de empenho
*# Assunto: 454 - Empenho
*# Número da SNE: na SNE emitida no MATL (ex.: 202102525)
*# Interessado na UFSC: CNPJ do fornecedor (consta na SNE emitida)

*Com o processo criado, juntar como peças os documentos preparados anteriormente e:
*# Juntar à SNE ao processo e coletar a assinatura do Ordenador de Despesas na SNE;
Atenção (especificamente para os casos de TIC do ME)!
- Caso o valor do empenho seja superior a R$ 62.725,59 (COM contrato): peça da SNE que constará no processo de empenho a ser encaminhado ao SE/DCF deverá ser nomeada com o termo “SNE Nº XXX - CONTRATO”, de
modo que o SE/DCF identifique que aquela SNE resultará em um contrato
posteriormente.
- Caso o valor do empenho seja inferior a R$ 62.725,59 (SEM contrato): peça da SNE que constará no processo de empenho a ser encaminhado ao SE/DCF deverá ser nomeada com o termo “SNE Nº XXX”.
*# Enviar o processo ao DCF (observar que as certidões do SICAF devem estar vigentes no momento do envio do processo)
}}

Quando o processo retornar do DCF, sendo aquisição de item que demanda contrato (quando o valor total do empenho ou de ao menos algum item ultrapassar R$ 62.725,59), o setor requerente deve encaminhar o processo à CAEX/DCOM para elaboração do contrato;

Quando a CAEX/DCOM devolver o processo com o contrato, deve-se realizar a notificação de entrega ao fornecedor via e-mail (orientações gerais para notificação constam em "Passos Comuns - Notificação ao Fornecedor").

==Aquisição de itens por meio de adesão==

As instruções para a adesão à ata de registro de preços de outras instituições públicas federais estão disponíveis em [https://compras.wiki.ufsc.br/index.php/ADES%C3%83O_%C3%80_ATA_DE_REGISTRO_DE_PRE%C3%87OS ADESÃO À ATA DE REGISTRO DE PREÇOS].

Após todos os trâmites, conforme orientado no manual de adesão, o processo será encaminhado, pela CAEX, para a fila do requerente para emissão da SNE.

O processo será encaminhado para a fila ''Adesão de Registro de Preço -> Solicitar emissão de empenho'', e as instruções para a emissão da SNE são apresentadas a seguir.

{{Oculto
|Passo 1 - Emissão de SNE
|#MATL -> Empenho -> Solicitação de Empenho (Orientamos manter o MATL sempre atualizado com as novas versões disponibilizadas pela SETIC (https://setic.ufsc.br/downloads/), para fins de aproveitamento das melhorias frequentemente aplicadas).
#Preencher: ''*os campos que não constam orientação de preenchimento devem ser mantidos em branco.''

'''Dados gerais'''
*Unidade gestora: 153163
*Evento: Empenho
[[Arquivo:Imagem2.png|700px|semmoldura]]

'''Dotação Orçamentária'''
*UGR: informar a UGR do setor
*PTRES: conforme Nota de Dotação/duodécimo
*Fonte recursos: conforme Nota de Dotação/duodécimo
*Natureza: informar o código conforme classificação do item: se permanente, 449052 ou consumo, 339030. Caso já se tenha conhecimento do subelemento, informar o código completo. Caso ainda não saiba, buscar no menu *Catálogo Único -> Catálogo
*Atividade: conforme Nota de Dotação/duodécimo
*Valor: na tela que abrir, informar Centro de Custos e valor total do(s) item(ns)
*Modalidade Empenho: Estimativo
[[Arquivo:Imagem3.png|700px|semmoldura]]

'''Plano interno'''
*Enquadramento da Despesa (exceto NDI e CA): Meta 12-GRADUAÇÃO-Elevar a taxa bruta de matrícula na educação superior
*Nível/Etapa de Ensino (exceto NDI e CA): Graduação
*Categoria de Apropriação: Gestão Administrativa da Unidade ou da Subação
*Unidade: setor requerente
*Tema Público: Não se aplica
[[Arquivo:Imagem4.png|700px|semmoldura]]

*Alterar o campo Almoxarifado para Compras Diretas
[[Arquivo:Imagem5.png|700px|semmoldura]]

'''Dados da Contratação'''
*Fornecedor: informar o CNPJ no campo editável
*Processo Origem: preencher com o número do processo de licitação do órgão gerenciador (não é o processo da UFSC)
*Modalidade de Licitação: Pregão
*Base legal: se o pregão foi realizado com base na Lei nº 14.133/2021, deve alterar para Lei 14.133/2021, art. 28, I
*Número Licitação: número do Pregão do órgão gerenciador
*Origem do Material: ... (código 0)
*Histórico Padrão: Valor referente a aquisições de: (código 4)
*Complemento Histórico: preencher com o local de entrega do(s) item(ns)
*Observação: adaptar o seguinte texto modelo:

::''Adesão à Ata de Registro de Preços do Pregão XX/202X da UASG XXXXXX (dados do órgão de origem do pregão/item)''
::''Processo nº (da origem) para aquisição de (inserir nome do item)''
::''Processo 23080.0XXXXX/2024-XX (UFSC) – Setor/UFSC''
::''ND 20240XXXX ou Duodécimo''

[[Arquivo:Imagem6.png|700px|semmoldura]]

'''Relação dos itens''' ''*se o sistema puxar informações de algum item, deve-se excluir as informações para preencher corretamente.''
#Clicar em: incluir linha
#*Item: preencher conforme Ata
#*Código: 1 (sempre)
#*Descrição: preencher conforme Ata
#*Unid: UN (sempre)
#*Quantidade: preencher conforme pedido
#*Valor: preencher conforme Ata
#Clicar em: Inserir (no topo da tela)
}}

{{oculto
|Passo 2 - Cadastro do processo de empenho
|'''Cadastro do Processo Digital'''
* Em SOLAR → módulo do sistema: SPA → Cadastro de Processo Digital, preencher:
*# Grupo de Assunto: 111 - Solicitação de empenho
*# Assunto: 454 - Empenho
*# Número da SNE: na SNE emitida no MATL (ex.: 202102525)
*# Interessado na UFSC: CNPJ do fornecedor (consta na SNE emitida)

'''Envio ao DCF para digitação'''
* Após concluir o cadastro, clicar em “Peças” e anexar:
*# SNE assinada pelo ordenador de despesas
*# Declaração SICAF do fornecedor (e certidões adicionais eventualmente emitidas)
*# Relatório de Credenciamento do fornecedor (emitido no SICAF, onde estão os e-mails a serem utilizados para notificação após o retorno do DCF)
*# Formulário de Tombamento (em caso de material permanente);
* Tramitar para SE/DCF com o despacho “Para digitação”.
}}

Quando o processo retornar do DCF, sendo aquisição de item que demanda contrato, o setor requerente deve encaminhar o processo à CAEX/DCOM para elaboração do contrato;

Quando a CAEX/DCOM devolver o processo com o contrato, deve-se realizar a notificação de entrega ao fornecedor via e-mail (orientações gerais para notificação constam em "Passos Comuns - Notificação ao Fornecedor").

==Passos comuns==

{{oculto
|Retorno do DCF - Ajuste de subitem
|Nos processos de empenho enviados ao DCF e que retornam com solicitação de alteração do subitem, é possível que o próprio setor realize a alteração.
Para tal, deve-se:
# Acessar MATL -> guia ''Empenho'' -> ''Solicitação de Empenho'' -> buscar pela SNE que deve ser alterada;
# Com a SNE aberta, deve-se buscar, no final da página, a opção ''Almoxarifado'' -> alterar de '''SISTEMA SOLAR''' para '''COMPRAS DIRETAS''' -> clicar em ''Alterar'';
# Alterar o subitem (dois últimos dígitos do campo "Natureza" - apagar e digitar os dados informados pelo DCF) -> clicar em ''Alterar'' novamente.
# Imprimir novo PDF da SNE, solicitar assinatura do ordenador de despesas novamente e reencaminhar ao DCF.
}}

{{oculto
|Notificação ao fornecedor
|Após a digitação do empenho pelo DCF/SEPLAN, é necessário notificar o fornecedor para que providencie a entrega do material, da seguinte forma:
# Acessar o MATL - Aba Empenho → Solicitação de Empenho → Nº da Solicitação: digitar o número da SNE → Imprimir → Salvar em PDF;
# Anexar o arquivo salvo do MATL no e-mail;
# Caso seja empenho de itens do Pregão de TIC do qual a UFSC é Órgão participante, é necessário anexar também a OFB;
# Enviar a notificação (modelo ao final desta aba) para o(s) email(s) informado(s) no CREDENCIAMENTO SICAF, com cópia para os emails dos requerentes informados na SNE.
#: {{destaque|alerta|IMPORTANTE: habilite no e-mail o "Recibo de entrega" e/ou "Confirmação de leitura}}
# Salvar o PDF da confirmação e anexar no processo de empenho (essa confirmação poderá ser necessária caso precise abrir processo administrativo contra o fornecedor)
# Manter o processo do empenho na fila do setor até a entrega e pagamento
# Caso a entrega seja no DGP, encaminhar o processo do empenho para DIBA/DGP, para aguardar a entrega e tombamento
# Sendo processo de empenho de TIC (oriundos do ME), necessário encaminhar em anexo ao e-mail, além da SNE, a OFB (Ordem de Fornecimento de Bens). Caso a aquisição exija contrato, é preciso incluir o Contrato em anexo também.

{{oculto
|'''MODELO DE E-MAIL PARA NOTIFICAÇÃO'''
|
[[Arquivo:Exemplo - cabeçalho SNE - NE.png|thumb|400px|Onde localizar os números da Nota de empenho (NE) e da SNE]]
'''ASSUNTO DO E-MAIL: NOTIFICAÇÃO - Nota de Empenho 2023NEXXXXXX - Referente à SNE 2023XXXXXX'''
<hr>
'''CONTEÚDO DO E-MAIL (COPIE E COLE)'''

{{red|Solicitamos confirmação de recebimento.}}

Senhor(a) fornecedor(a),

Segue Solicitação de Nota de Empenho (SNE) para que se proceda com a entrega das mercadorias.
* '''PRAZO''': estabelecido no Termo de Referência do Edital do Pregão pertinente, contado a partir da entrega deste e-mail na caixa de entrada da Contratada, independentemente de confirmação de leitura, sob penalidades da lei.
* '''INFORMAÇÕES PARA ENTREGA''': constam no documento (SNE) anexo:
** lista dos materiais com quantidades
** valor da nota fiscal a ser gerada
** responsável pelo pedido/recebimento com dados para contato
** local de entrega
** número do pregão
** código da UASG
** CNPJ da UFSC
* '''DOCUMENTAÇÃO QUE DEVE ACOMPANHAR A ENTREGA''':
** Duas vias da Nota Fiscal
** Declaração (Optante pelo Simples), disponível em http://dcf.proplan.ufsc.br/files/2023/03/Declara%C3%A7%C3%A3o-de-Optante-pelo-Simples-Anexo-IV-IN-1234.12-2.doc preenchida e assinada com certificação ICP-Brasil ou Gov.BR e enviada ao responsável pelo recebimento, cujo e-mail consta na SNE, ou impressa e assinada a caneta/carimbo
** Declaração do SICAF (acompanhada das eventuais certidões individuais que estejam vencidas)
* '''DADOS PARA EMISSÃO DA NOTA FISCAL''':
** Universidade Federal de Santa Catarina - CNPJ: 83.899.526/0001-82
** Endereço: Rua Roberto Sampaio Gonzaga, S/N - Bairro: Trindade - Florianópolis/SC - CEP: 88040-900
** Observação: no caso de várias entregas referentes à mesma Nota de Empenho, devem ser emitidas Notas Fiscais separadas para cada uma das entregas.

'''ATENÇÃO'''
* Dúvidas, avisos sobre produtos, agendamento prévio obrigatório ou prorrogação de prazo de entrega deverão ser direcionados ao servidor responsável cujo nome, ramal e e-mail constam da Solicitação da Nota de Empenho (SNE), conforme Anexo I do Edital.
* Dúvidas sobre pagamentos devem ser direcionadas ao Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF) por meio dos contatos disponíveis em http://dcf.ufsc.br
* Dúvidas sobre alterações contratuais (troca de marca, cancelamento, reequilíbrio econômico-financeiro) devem ser direcionadas conforme instruções disponíveis em http://compras.ufsc.br/alteracoes-contratuais/
* É imprescidível que o fornecedor proceda com o faturamento dos itens e de suas quantidades para cada empenho específico aqui anexado, mesmo que diferentes empenhos estejam em um mesmo pedido de entrega.
* Outras dúvidas deverão ser direcionadas ao setor competente da UFSC, conforme disposto em Edital.

'''CONSULTA À NOTA DE EMPENHO '''
* Acesse o [[https://portaldatransparencia.gov.br/despesas/favorecido?paginacaoSimples=true&tamanhoPagina=&offset=&direcaoOrdenacao=asc&colunasSelecionadas=data%2CdocumentoResumido%2ClocalizadorGasto%2Cfase%2Cespecie%2Cfavorecido%2CufFavorecido%2Cvalor%2Cug%2Corgao%2CorgaoSuperior&documento=2018NE800000&orgaos=UG153163&ordenarPor=valor&direcao=desc Portal da Transparência]]
* Em “Filtro” -> “Documento”, informe o número completo da Nota de Empenho (NE) informado no título deste e-mail
* Clique em "Adicionar" e "Consultar".

Atenciosamente,}}
}}

Autorização de Fornecimento

2025-09-09T16:14:32Z

Guilherme.batista:

{{relacionados|
*[[Pregão Eletrônico]]
*[[Procedimentos prévios à licitação]]
*[[Pesquisa de preços]]
*[[PROCEDIMENTOS_PARA_A_AQUISIÇÃO_DE_MATERIAIS#Termo_de_Referência|Termo de Referência]]
*[[Ata de Registro de Preços]]
#[[Autorização de Fornecimento]]
}}
<tabs>
<tab name="Orientações gerais">
Antes de iniciar a emissão de um pedido de Autorização de Fornecimento, necessário atentar-se para as situações apresentadas a seguir e nas abas ao lado:

* Em cada AF, deve constar apenas um único Pregão;
* O valor mínimo '''por item''' deve ser respeitado de acordo com o respectivo '''Termo de Referência''', com exceção daqueles os quais o valor total registrado ou o saldo remanescente seja abaixo deste. Neste caso, deverá ser solicitada a quantidade total disponível do item;
* Em caso de encaminhamento de AFs de Pregões a vencer, o prazo para envio do pedido de empenho pela Unidade é de 15 (quinze) dias úteis antes da expiração da vigência da ata (validade da ata). Ainda assim, não é garantido o atendimento, considerando que há vários fatores alheios ao DCOM que podem dificultar ou até mesmo inviabilizar a emissão do empenho. Nesses casos e nos demais cujo término da vigência encontra-se próximo, é imprescindível encaminhar e-mail à caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação.
</tab>

<tab name="Recursos orçamentários">
{{aviso|alerta|'''Os recursos não devem mais ser alocados na UGR do DCOM, mas sim devem estar disponíveis na UGR do setor requerente'''.

''Material de consumo: Acompanhamento contínuo do '''duodécimo''' por parte da Unidade através do MATL (Aba Centro de Custo -> Consulta Saldo de Cotas -> Cota: Divisão de Material -> Preencher Centro de Custo -> Consultar -> Ver coluna “Saldo) ou consulta direta à SO/SEPLAN.''

''Material permanente: Solicitar à SO/SEPLAN '''Nota de Dotação''' para compra de material permanente via Solicitação Digital. O número '''sequencial''' da Nota de Dotação deve ser informado no último despacho (no momento do encaminhamento “ao gestor de solicitações para emissão de empenho”).''}}
</tab>

<tab name="Carona interna">
Sendo o caso de carona interna (setor requerente não possui saldo e utilizará de outro setor):

* nos primeiros campos da AF será necessário informar o setor de origem do saldo. Assim que emitida a AF, esta será encaminhada para o setor informado, que deverá autorizar (ou não) o uso do saldo;
* ainda, sendo aplicável, necessário inserir '''e-mail de concordância do fornecedor''' para entrega em localidade distinta da prevista no Termo de Referência (antes, verificar no TR/Edital se já não está prevista entrega para sua localidade).
</tab>

<tab name="Item permanente">
Sendo o caso de pedido de item(ns) permanente(s):

* necessário inserir o '''[https://docs.google.com/document/d/1DdIf1Bn0wqMvDrrooRmL7m_GlzsafOc9I5oRUx5up9c/edit?usp=sharing Formulário de Tombamento];'''
* necessário informar o número da ND no despacho de encaminhamento da AF à CAEX (ND deve ser solicitada via Solicitação Digital, diretamente à SEPLAN).
</tab>

<tab name="Item com contrato">
Caso o pedido seja de um item que exige contrato:

* necessário anexar '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Formulário de Indicação de Fiscais de Contratos Terceirizados]''': dúvidas sobre o preenchimento deste formulário devem ser tratadas diretamente com o '''Departamento de Projetos, Contratos e Convênios''' (DPC/PROAD).

{{aviso|info|O contrato é exigido quando há obrigações futuras por parte do fornecedor:
# Prazo de Entrega superior a 30 dias corridos
# Garantia estendida, superior a 12 meses}}

Para conferir se há contrato: consultar o '''processo licitatório''' no SOLAR, acessar a '''Pasta Digital''' e buscar peça intitulada '''Minuta de Contrato''', verificando quais itens estão indicados neste documento.
</tab>

<tab name="Pregões de TIC - Ministério da Economia (SGD/ME)">
Conforme disposições do Calendário de Envio de Autorizações de Fornecimento feitas pelas Unidades, encaminhado por e-mail e ChatUFSC às Unidades, empenhos de material que envolvam itens de TIC, oriundos do Ministério da Economia (SGD/ME) e que não seguem o rito da AF, serão processados de forma autônoma pelas Unidades requisitantes, desvinculados dos prazos do Calendário, com base nas orientações no Manual de Compras (Seção ‘Orientações adicionais às do DCF para geração de SNEs: https://compras.wiki.ufsc.br/index.php/Orienta%C3%A7%C3%B5es_adicionais_%C3%A0s_do_DCF_para_gera%C3%A7%C3%A3o_de_SNEs ’ > Subseção – Aquisição de itens de TIC – participante em pregão de outro órgão).

</tab>
</tabs>

==Emissão de Autorização de Fornecimento (AF)==
Para emitir o pedido de '''Autorização de Fornecimento (AF)''', necessário seguir os seguintes passos:

1. Acessar o Sistema Solar, em MENU -> módulo Pedidos -> Materiais -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> '''Novo'''

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:12.png|centro|miniaturadaimagem|1035x1035px]]
2. Na próxima tela, será realizado o preenchimento da etapa '''1 - Dados''' do pedido. Os principais dados dessa etapa são:

* '''Setor origem:''' Este campo refere-se ao setor de origem do item (ou itens) que será pedido. Aparecerá automaticamente preenchido pelo sistema com o setor de lotação do servidor que está realizando o pedido, porém, caso o pedido seja um caso de CARONA INTERNA, o campo deve ser alterado para o setor que possui saldo do item;
{| class="wikitable"
|+
|Os usuários que não tiverem outros setores disponíveis em Setor origem, devem solicitar acesso em <nowiki>https://suporte.egestao.ufsc.br/autosservico/solicitar.xhtml</nowiki>
Observação:

Informar o CPF e vínculo

Selecionar a opção INCLUIR SETOR-ORIGEM PARA PEDIDO DE AF e informar o setor que se deseja ter acesso.
|}
* '''Interessado''': Requerente ou ordenador de despesas;
* '''Categoria''': 7 - Licitação (Somente para material);
* '''Objeto''': Informar centro requisitante e número/ano do Pregão;
* '''Justificativa''' (Exemplos: Material para uso nas aulas de xxx; Material de expediente para uso na coordenadoria de apoio administrativo).
[[Arquivo:1 - dado.png|centro|miniaturadaimagem|883x883px|Preenchimento da Etapa 1 - Dados]]
Preenchidas esses campos, deve-se clicar em Salvar -> Próxima etapa.

3. Na '''Etapa 2 - Lotes/itens''': Botão Adicionar para inclusão de Itens:
[[Arquivo:Adicionar.png|centro|miniaturadaimagem|827x827px|Etapa 2 - Lotes/Itens]]

4. Na tela para adicionar itens, somente aparecerão os itens que tem como requerente o setor informado no campo "Setor Origem" da etapa 1.

Para realizar a pesquisa do pregão/item, deve-se preencher os campos: Edital (PE000 + nº PE + Ano do PE) e Nº do Item, se preferir.

'''ATENÇÃO''': Utilizar somente um pregão por AF.

Assim que os resultados aparecerem, basta selecionar o item (ou itens) desejado, e clicar em Selecionar.
[[Arquivo:Pesquisa PE.png|centro|commoldura|Consulta de itens]]
5. Ainda na Etapa 2 - Lotes/itens, deve-se inserir o quantitativo dos itens. Após, Salvar -> Próxima Etapa
[[Arquivo:Quantidade.png|centro|miniaturadaimagem|998x998px|Preenchimento do campo "Quantidade pedida"]]

6. '''Etapa 3 – Entrega''': Locais de entrega – Preencher imóvel e setor -> aplicar para todos

'''ATENÇÃO:''' Inserir um '''ÚNICO LOCAL DE ENTREGA COM O QUANTITATIVO TOTAL DE CADA ITEM.''' Tal ação é fundamental para evitar erros e inconsistências de importações do dados no sistema, que podem trazer prejuízos à aquisição.
[[Arquivo:1.png|centro|miniaturadaimagem|908x908px]]
[[Arquivo:2.png|centro|miniaturadaimagem|747x747px]]
[[Arquivo:3.png|centro|miniaturadaimagem|894x894px]]
7. '''Etapa 4 – Concluir''': Enviar e anotar o número do protocolo – esse número corresponde ao número da solicitação da AF.[[Arquivo:Envio.png|centro|miniaturadaimagem|820x820px]]
[[Arquivo:SD.png|centro|miniaturadaimagem|824x824px|borda]]
8. Após emitido o pedido, deve-se atentar ao seguinte:

* Se o pedido emitido é um caso de CARONA INTERNA, ao clicar em enviar, a AF será encaminhada para o setor de origem do item (ou itens), conforme informado no campo Setor origem, na Etapa 1 - Dados. Nesse caso, o setor que está emitindo a AF precisa aguardar o Setor origem autorizar, ou não, o uso do saldo, independentemente de se encontrar ou não na iminência do vencimento do Pregão.
** ''Se o pedido for negado ou forem solicitados ajustes, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Revisar AF. Nesta situação, deve-se seguir as orientações disponíveis em [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#Setor%20requerente%20-%20Revisar%20pedido%20de%20carona%20devolvido%20para%20ajuste|Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste]].''
** ''Quando o pedido for autorizado, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Emitir AF.''

* Se o pedido não é um caso de carona interna, ou seja, o item (ou itens) inserido no pedido é do próprio setor que está emitindo a AF, o pedido irá aparecer em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF. Caso essa opção não apareça no perfil de quem está emitindo a AF, significa que essa pessoa não possui permissão para autorizar. Logo, o pedido aparecerá na fila de servidores com essa permissão (provavelmente a chefia superior).
9. Estando o pedido no menu Emitir AF, deve-se clicar no pedido de realizar o seu recebimento.
[[Arquivo:Emitir.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px]]

10. Na pasta digital, deve-se anexar a documentação necessária, conforme as instruções para cada caso específico: '''Carona interna''', '''Item permanente''' ou '''Item com contrato'''.
Para ler as instruções de cada caso específico, basta acessar a aba pertinente no topo da página (ao lado das Orientações gerais).
[[Arquivo:Abas AFs.png|centro|miniaturadaimagem|829x829px|Acessar Itens]]
Se não houver documento para ser anexado, pode-se passar diretamente para a próxima etapa.
[[Arquivo:Inserir .png|centro|miniaturadaimagem404x404px]]

11. Acessar aba Emissão de AF -> Itens: botão Gerar -> preencher Data -> Salvar -> Voltar (Repetir este passo para todos os fornecedores):
[[Arquivo:Gerar .png|centro|miniaturadaimagem|829x829px|Acessar Itens]]
[[Arquivo:Emite af.png|centro|miniaturadaimagem|830x830px|Gerar, inserir data, salvar e voltar]]

{{aviso|ok|A Coluna AF deve estar validada para prosseguir com o encaminhamento|}}
[[Arquivo:AF valida.png|centro|miniaturadaimagem|862x862px|Coluna AF validadada para ambos fornecedores]]

12. Nos casos de pedidos de material permanente ou determinados pedidos de material de consumo nos quais não será possível utilizar o duodécimo da Unidade, é necessário abrir uma Solicitação Digital e encaminhar para '''SO/SEPLAN para realizar dotação orçamentária'''. Após o recurso ser alocado informar o número do sequencial da nota de dotação no despacho da AF.

{{destaque|alerta|Caso seja pedido de material de '''consumo''' que utilizará como recurso o '''duodécimo''' da Unidade, desconsiderar esta etapa.}}

13. Com o pedido na fila Emitir AF, deve-se, na aba '''Encaminhar'', '''''selecionar a ação '''''"Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho". '''''O '''despacho''' deverá conter as seguintes informações:

* '''''Centro de Custo''''' E ''Dados do recurso:''
** ''Para material de consumo, informar os seguintes dados orçamentários: '''UGR, PTRES, Fonte e Atividade''';''
** ''Para material permanente ou casos específicos: nº sequencial da nota de dotação;''

* ''Local de Entrega, informando o CEP''
* ''Responsável pelo Recebimento, Telefone Completo (48 3721-RAMAL), e E-mail''
* ''Se a entrega será '''parcelada ou total'''''
* '''''Finalidade do(s) item(ns)''' (de forma simplificada, para definição da natureza de despesa contábil do empenho, como por exemplo: para utilização em aula, para utilização em laboratório, material de expediente, entre outras)''

14. Após o preenchimento do despacho, acionar o botão Encaminhar.
[[Arquivo:Enviar CAEX.png|centro|miniaturadaimagem|896x896px]]

{{aviso|ok|Dessa forma, o pedido chegará à CAEX pela tarefa "Solicitar emissão de empenho" e será analisado pela equipe. Após a emissão do empenho, enviaremos à Unidade pela tarefa "Compra realizada", informando o número da Solicitação de Nota de Empenho (SNE).
*Fluxo para o caso de necessidade de ajustes encontra-se em desenvolvimento.}}

==Ajuste de Autorização de Fornecimento==
Nos casos em que a AF é devolvido pela CAEX para ajustes, nos casos em que for necessário excluir item ou alterar quantitativo:

* Quando a AF for devolvida ao requerente para ajustes, seguirá para '''Emitir AF''' (guia Emissão de AF), local em que a Unidade deve ir no ícone de editar (lápis) dos fornecedores e cancelar as AFs correspondentes (caso seja apenas um fornecedor, é necessário clicar no botão Cancelar AF).
* Depois, deve encaminhar o pedido via fluxo "Ajustar AF". Com isso, a AF vai para a fila '''Revisar AF''' onde, na aba Ajuste Itens, deverá ajustar os itens e os quantitativos, inclusive ajustando os locais de entrega e clicando em Salvar ao final.
* Próximo passo é encaminhar a AF para Autorizar AF;
* Depois de autorizada (novamente) pelo setor origem, retornará a Emitir AF, onde o requerente então emite as AFs no lapizinho de cada fornecedor e encaminha à CAEX para empenho.

== Carona interna ==

<tabs>
<tab name="Setor detentor do saldo">
Analisar pedido de carona interna (autorizar/reprovar/solicitar ajustes)

1. Quando um setor emitir uma AF de item (ou itens) que pertece ao seu setor, o pedido aparecerá na guia "Fila de trabalho" -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF.
[[Arquivo:Autorizar.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px|Autorização de uso de saldo]]
2. Ao clicar sobre o pedido, deve-se realizar o recebimento da AF e prosseguir para a análise.

3. Na guia Pasta Digital podem ser visualizadas as informações do pedido, para que então se possa decidir sobre a possibilidade de autorizar o uso do saldo:
[[Arquivo:Pasta digital.png|centro|miniaturadaimagem|774x774px|Informações do pedido - Pasta digital ]]
4. Feita a análise e tomada a decisão sobre a autorização, deve-se clicar na guia Encaminhar, e selecionar o fluxo conforme decisão:
[[Arquivo:Guia encaminhar.png|centro|miniaturadaimagem|775x775px|Encaminhamento do pedido de autorização]]
</tab>

<tab name="Setor requerente">
Revisar pedido de carona devolvido para ajuste

Se o setor origem do item devolver o pedido com o fluxo "Reprovar ou solicitar ajustes", ele aparecerá na tela Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de autorização de fornecimento -> Revisar AF:
[[Arquivo:13.png|centro|miniaturadaimagem|842x842px]]
Acessando o pedido, deve-se ir na guia Pasta Digital e conferir o despacho emitido pelo setor origem.

Se o pedido foi devolvido pelo setor origem com negativa de uso do saldo, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Cancelar pedido AF'''.

Se o setor origem solicitou algum ajuste no item (exclusão de item, redução de quantidade, ou outras situações) deve-se acessar a guia Ajuste Pedido e ajustar os dados conforme necessário (em Dados, Item ou Entrega):

[[Arquivo:14.png|centro|miniaturadaimagem|833x833px]]

Atentar para que a coluna Situação esteja validada. Sem isso, o sistema não permitirá encaminhar a AF novamente.

Realizados os ajustes, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Solicitar Autorização Novamente'''.
[[Arquivo:16.png|centro|miniaturadaimagem|985x985px]]
Ao encaminhar, o pedido retorna para o setor origem do item para nova análise.

Se aprovado, vai para a fila Emitir AF. Caso apresente novamente problemas, irá novamente para a fila Revisar AF.
</tab>
</tabs>

==Processo de empenho==
Com a SNE emitida, a CAEX será responsável por criar o processo de empenho inserindo a SNE e os demais documentos cabíveis.

* Com relação as certidões que são encaminhadas em anexo ao processo de empenho, devem ser observadas os vencimentos de: Receita Federal e PGFN, FGTS, Trabalhista e Estadual.

Tal processo será encaminhado ao setor requerente da respectiva SNE para que o '''ordenador de despesas da UGR''' informada no despacho da AF e usada no empenho realize a '''assinatura da SNE'''.

Com a SNE assinada, o setor requerente deve realizar o envio do processo de empenho ao setor SE/DCF, conforme orientações:
[[Arquivo:Envio DCF.png|centro|miniaturadaimagem|1155x1155px]]
{|
|Se o '''Pregão não estiver prestes a vencer E se nenhuma certidão estiver prestes vencer'''

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: “Para registro de empenho.”

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se o '''Pregão estiver prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: PE vence em X/X/XXXX (preencher com a data do início do título da SNE). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se houver '''certidão prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Certidão vence em X/X/XXXX (preencher com a data que está no título da SNE ao lado de “certidão vence”). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se constar '''CAPES-URGENTE ou URGENTE-CAPES''' no título da SNE ou o local que constar no título for PROPG.UFSC
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Limite para registro do empenho (recursos CAPES) é 21/11/2021. Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|}

O SE/DCF, após análise, fará o encaminhamento do processo de volta ao setor requerente.

* Se a SNE foi registrada pelo DCF, o setor requerente deve fazer o envio do processo à CAEX (fila DIG/CAEX) para notificação do fornecedor;
* Se o DCF identificou algum problema (por exemplo certidão vencida), cabe ao requerente realizar os ajustes e retornar o processo ao DCF para registro.
{{aviso|info|O processo deve retornar à CAEX, na fila DIG/CAEX, ainda durante a vigência do pregão, para notificação ao fornecedor.}}

Orientações adicionais às do DCF para geração de SNEs

2025-07-17T12:41:04Z

Guilherme.batista: /* Passos comuns */

{{aviso|erro|As orientações desta seção são complementares às orientações do [http://dcf.proplan.ufsc.br/empenho-digital/ Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF)].

Caso sua dúvida sobre empenhos não esteja contemplada nesta página, [http://dcf.proplan.ufsc.br/empenho-digital/ verifique as orientações do DCF].}}

==Aquisição de itens de pregões UFSC==

'''Orientações gerais'''

Clique [https://www.youtube.com/watch?v=_JsxOpsQLws AQUI] para vídeo com as orientações detalhadas (passo a passo)

Clique [https://arquivos.ufsc.br/f/09d1b5d82f79454f866d/?dl=1 AQUI] para acesso ao material do vídeo acima

Para atendimento das AFs pela CAEX, necessário atentar aos prazos estabelecidos no Calendário de Envio de Autorizações de Fornecimento.

Fora dos períodos indicados no calendário, as unidades podem emitir suas AFs normalmente, porém, o atendimento deve ser realizado pela própria unidade. Ou seja, as SNEs devem ser emitidas pela própria unidade requerente, conforme orientações a seguir.

[[Arquivo:SNE - fluxograma.png|miniaturadaimagem|1500px|center|Fluxograma para emissão das SNEs]]

{{oculto
|Passo 1 - Criação da AF
|#Cadastrar pedido de Autorização de Fornecimento (AF) no Sistema SOLAR conforme as [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#Emissão de Autorização de Fornecimento (AF)|orientações do Manual]][[Arquivo:SICAF - Consulta.png|miniaturadaimagem|457px|Consulta ao SICAF]]
# Com a AF na fila "Autorizar AF" ou "Emitir AF", verificar o CNPJ dos fornecedores
# Acessar o SICAF em [https://www.gov.br/compras/pt-br/ Compras.gov.br]
# Emitir a certidão de '''Situação do Fornecedor''' e o '''Credenciamento (Níveis de Credenciamento - Nível I)''' de cada fornecedor
#* Observar se as Certidões estão vigentes (Federal, FGTS, Trabalhista e Estadual) e se o fornecedor não está com impedimento de licitar/contratar com União (caso conste, aparecerá da segunda página em diante)
#* Na dúvida se o fornecedor está em situação regular, verifique com o DCF o que é necessário para digitação do empenho
#* Em caso de inconsistências, emitir individualmente as certidões vencidas
#* [[Arquivo:SICAF - Relatório.png|miniaturadaimagem|457px|Exemplo de Relatório de Situação do Fornecedor|nenhum]]
# Caso algum fornecedor esteja com alguma certidão vencida ou impedimento:
#* Entre em contato com o fornecedor para que regularize a situação, se for considerado necessário
#* Caso o fornecedor com problemas seja o único da AF, arquive a AF
#* Se restarem outros fornecedores em situação regular, retorne a AF para ajuste, exclua os itens do fornecedor com problemas e dê andamento à AF normalmente

{{destaque|ok|SIGA PARA O PRÓXIMO PASSO - EMISSÃO DA SNE}}

{{aviso|alerta|Ao final de todo o processo, envie o Relatório de Notícia de Irregularidade conforme orientações do Manual, incluindo as certidões vencidas e o relatório do pedido de AF onde constam os itens que estavam sendo solicitados do fornecedor, para embasar abertura de Processo Administrativo de Responsabilização, por não manutenção das condições de habilitação.}}
}}

{{oculto
|Passo 2 - Emissão de SNE
|# Acesse o sistema MATL [[Arquivo:SNE - tela MATL.png|miniaturadaimagem|700px|Geração das SNEs no MATL]] (Orientamos manter o MATL sempre atualizado com as novas versões disponibilizadas pela SETIC, para fins de aproveitamento das melhorias frequentemente aplicadas).
#: Para instalar ou atualizar o aplicativo, acesse https://setic.ufsc.br/downloads/
#: Em caso de mensagem de erro relativo a autorização/permissão/acesso, abrir chamado junto à SeTIC para verificar o motivo
# Após, acessar o menu Centro de Custo -> Geração de empenhos por Processo
# Na janela que se abre, marcar a opção "AF?"
# Inserir o número da Solicitação Digital (SD) da AF gerada no campo "Processo" e clicar em "Buscar"
# No campo "Artigo", se o Pregão foi feito com base na Lei 14.133, de 2021, alterar dado de "Pregão" para "Lei 14.133/2021, art. 28, I"
# No campo “Complemento histórico”, inserir:
#* endereço completo de entrega com CEP
#: Obs.: Caso seja material permanente com entrega no DGP, o endereço para a entrega a ser informado é o seguinte:
#: Endereço de entrega para tombamento:
#: Departamento de Gestão Patrimonial (DGP)
#: Rua João Pio Duarte Silva, 241 - Córrego Grande, Florianópolis - SC - CEP: 88037-000
#: Email: dgp@contato.ufsc.br
#: Dia e horário de entrega: de segunda a sexta-feira (dias úteis), das 09:00 às 18:00 horas
#* responsáveis pelo recebimento
#* telefone e e-mail
#* finalidade/utilização do material (exigência do DCF)
# No campo “Observação” inserir:
#* número da AF
#* dados orçamentários (ND, Centro de Custo, PTRes, etc)
# No quadro intermediário, preencher os seguintes campos:
#* Centro de Custo: Número do Centro de Custo da Unidade
#* U. gestora: 153163
#* UGR: UGR DO SETOR
#* Fonte: VER COM SEPLAN
#* PTRES: VER COM SEPLAN
#* Atividade: VER COM SEPLAN
#* Enquadramento: Meta 12-GRADUAÇÃO-Elevar a taxa bruta de matrícula na educação superior
#* Etapa Ensino: Graduação
#* Categoria: Gestão Administrativa da Unidade ou da Subação
#* Unidade PI: Nome da unidade vinculada ao centro de custo
#* Tema: Não se Aplica
#* Obs.: dúvidas sobre dados orçamentários devem ser verificadas com a SEPLAN
# Após preencher os dados acima, clique no botão “Cálculo”
# Após surgirem as informações no quadro inferior, clicar em “Geração”
#: Dessa forma a Nota Solicitação de Empenho (SNE) será gerada e aparecerá na coluna “Solicitação”
# Na sequência, clicar no botão "Empenhos" e depois em "Imprimir Empenhos" para imprimir o PDF das SNEs
# Salve a SNE informando como nome do arquivo o número da SNE e o setor (202401234 - SETOR/CENTRO)

{{aviso|alerta|{{red|'''IMPORTANTE:'''}}

{{red|Após a emissão das SNEs, '''É OBRIGATÓRIO o encaminhamento da AF ao DCOM'''}}, utilizando a ação '''"Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho"''' na aba "Encaminhar", e no encaminhamento insira o despacho '''"SNEs ns. '''''INFORMAR O NÚMERO DAS SNES''''' emitidas. Segue para baixa de saldo."'''.}}

{{destaque|ok|SIGA PARA O PRÓXIMO PASSO - PROCESSO DE EMPENHO}}
}}

{{oculto
|Passo 3 - Cadastro do processo de empenho
|'''Cadastro do Processo Digital'''
* Em SOLAR → módulo do sistema: SPA → Cadastro de Processo Digital, preencher:
*# Grupo de Assunto: 111 - Solicitação de empenho
*# Assunto: 454 - Empenho
*# Número da SNE: na SNE emitida no MATL (ex.: 202102525)
*# Interessado na UFSC: CNPJ do fornecedor (consta na SNE emitida)

* Após concluir o cadastro, clicar em “Peças” e anexar:
*# SNE assinada pelo ordenador de despesas
*# Declaração SICAF do fornecedor (e certidões adicionais eventualmente emitidas)
*# Relatório de Credenciamento do fornecedor (emitido no SICAF, onde estão os e-mails a serem utilizados para notificação após o retorno do DCF)
*# Formulário de Tombamento (em caso de material permanente);
* Tramitar para SE/DCF com o despacho “Para digitação”.

{{destaque|ok|SIGA PARA O PRÓXIMO PASSO - NOTIFICAÇÃO AO FORNECEDOR}}

Observação:
Se o item solicitado tiver: valor superior ao valor da dispensa (conforme Lei nº 14/133, de 2021, e posteriores atualizações) E possuir obrigações futuras, há necessidade de elaboração de contrato.
Nesse caso, quando o processo retornar do DCF, sendo aquisição de item que demanda contrato, o setor requerente deve juntar ao processo [https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras], preenchido e assinado e encaminhar o processo ao DPC para elaboração do contrato, para somente após isso realizar a notificação ao fornecedor.
}}

==Aquisição de itens de TIC - participante em pregão de outro órgão==

Os pedidos de aquisição dos itens oriundos dos pregões do Ministério da Economia (SGD/ME) emitidos pelas unidades devem respeitar as orientações desta seção do manual.

'''Atenção:'''

Dúvidas sobre as especificações técnicas dos itens, peças processuais, saldos dos itens e maiores informações desses processos deverão ser dirimidas junto à SETIC;

Dúvidas sobre o preenchimento do Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos de Compras deverão ser dirimidas junto à CAEX/DCOM.
 

{{Oculto
|Passo 1 - Preparação dos documentos
|#Para a aquisição de itens de TIC, deve-se elaborar os seguintes documentos, que posteriormente serão juntados ao processo de empenho:
#* [https://docs.google.com/document/d/1AmkRgvhKvEGLt5qCOql5_Ddld0ZuuqFBDpRfQNIXN8A/edit Ordem de Fornecimento de Bens (OFB)] preenchida e assinada pelo Ordenador de Despesas;
#* Somente quando o valor total do empenho ou de ao menos algum item ultrapassar R$ 62.725,59: [https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos de Compras], preenchido e assinado;
#* Manifestação de autorização da SETIC referente à aquisição, podendo ser o pdf de um e-mail;
#* [https://docs.google.com/document/d/1DdIf1Bn0wqMvDrrooRmL7m_GlzsafOc9I5oRUx5up9c/edit Formulário de Tombamento] preenchido e assinado;
#* Declaração SICAF do fornecedor (e certidões adicionais eventualmente emitidas); e
#* Relatório de Credenciamento do fornecedor (emitido no SICAF, onde estão os e-mails a serem utilizados para notificação após o retorno do DCF).
}}

{{Oculto
|Passo 2 - Emissão de SNE
|Para realizar a emissão da SNE, necessário ter em mãos os seguintes dados:
*Nº da UGR solicitante e dados orçamentários completos (PTREs, Fonte, Atividade, etc.) - Para itens permanentes o recurso deve estar na natureza 449052. Caso a unidade não possua recurso nessa natureza, necessário solicitar transferência à SEPLAN;
*Indicação do nº do item, do Pregão e da Ata de Registro de Preços e os correspondentes valores unitários e totais;
Emitir a Solicitação de Nota de Empenho (SNE) conforme passo a passo descrito abaixo.

# Orientamos manter o MATL sempre atualizado com as novas versões disponibilizadas pela SETIC (https://setic.ufsc.br/downloads/), para fins de aproveitamento das melhorias frequentemente aplicadas.
# MATL -> Empenho -> Solicitação de Empenho
# Preencher: ''*os campos que não constam orientação de preenchimento devem ser mantidos em branco.'' 
'''Dados gerais'''
*Unidade gestora: 153163
*Evento: Empenho
[[Arquivo:Dados Gerais.png|700px]]
 

'''Dotação Orçamentária'''
*UGR: informar a UGR do setor
*PTRES: conforme Nota de Dotação
*Fonte recursos: conforme Nota de Dotação
*Natureza: 44905241
*Atividade: conforme Nota de Dotação
*Valor: na tela que abrir, informar Centro e valor total do(s) item(ns)
*Modalidade Empenho: Estimativo
[[Arquivo:Dotação Orçamentária.png|700px]]
 

'''Plano interno'''
*Enquadramento da Despesa (exceto NDI e CA): Meta 12-GRADUAÇÃO-Elevar a taxa bruta de matrícula na educação superior
*Nível/Etapa de Ensino (exceto NDI e CA): Graduação
*Categoria de Apropriação: Gestão Administrativa da Unidade ou da Subação
*Unidade: setor requerente
*Tema Público: Não se aplica
[[Arquivo:Plano Interno.png|700px]]
 
*Alterar o campo Almoxarifado para Compras Diretas
[[Arquivo:Plano Interno 2.png|700px]]
 

'''Dados da Contratação'''
*Fornecedor: informar o CNPJ no campo editável
*Processo Origem: preencher com o número do processo de licitação do órgão gerenciador (não é o processo da UFSC)
*Modalidade de Licitação: Pregão
*Base legal: se o pregão foi realizado com base na Lei nº 14.133/2021, deve alterar para Lei 14.133/2021, art. 28, I
*Número Licitação: número do Pregão (cuidado para não confundir número do pregão com o número da Ata de Registro de Preços)
*Origem do Material: ... (código 0)
*Histórico Padrão: Valor referente a aquisições de: (código 4)
*Complemento Histórico: preencher com o local de entrega do(s) item(ns)
*Observação: adaptar o seguinte texto modelo:

::''SD XXXXX/2024 – SETOR REQUERENTE''
::''Aquisição como órgão participante do Pregão 0X/202X da UASG XXXXXX''
::''Processo origem nº (preencher com o processo do órgão gerenciador) - Ata de Registro de Preço 0X/202X''
::''Processo UFSC nº 23080.0XXXXX/202X-XX''
::''Entrega Total''

[[Arquivo:Dados da Contratação.png|700px]]
 

'''Relação dos itens'''
''*se o sistema puxar informações de algum item, deve-se excluir as informações para preencher corretamente.''
#Clicar em: incluir linha
#*Item: preencher conforme Ata
#*Código: 1 (sempre)
#*Descrição: preencher conforme Ata
#*Unid: UN (sempre)
#*Quantidade: preencher conforme pedido
#*Valor: preencher conforme Ata
#Clicar em: Inserir (no topo da tela)
 
}}

{{Oculto
|Passo 3 - Cadastro do processo de empenho
|* Em SOLAR → módulo do sistema: SPA → Cadastro de Processo Digital, preencher:
*# Grupo de Assunto: 111 - Solicitação de empenho
*# Assunto: 454 - Empenho
*# Número da SNE: na SNE emitida no MATL (ex.: 202102525)
*# Interessado na UFSC: CNPJ do fornecedor (consta na SNE emitida)

*Com o processo criado, juntar como peças os documentos preparados anteriormente e:
*# Juntar à SNE ao processo e coletar a assinatura do Ordenador de Despesas na SNE;
*# Enviar o processo ao DCF (observar que as certidões do SICAF devem estar vigentes no momento do envio do processo)
}}

Quando o processo retornar do DCF, sendo aquisição de item que demanda contrato (quando o valor total do empenho ou de ao menos algum item ultrapassar R$ 62.725,59), o setor requerente deve encaminhar o processo à CAEX/DCOM para elaboração do contrato;

Quando a CAEX/DCOM devolver o processo com o contrato, deve-se realizar a notificação de entrega ao fornecedor via e-mail (orientações gerais para notificação constam em "Passos Comuns - Notificação ao Fornecedor").

==Aquisição de itens por meio de adesão==

As instruções para a adesão à ata de registro de preços de outras instituições públicas federais estão disponíveis em [https://compras.wiki.ufsc.br/index.php/ADES%C3%83O_%C3%80_ATA_DE_REGISTRO_DE_PRE%C3%87OS ADESÃO À ATA DE REGISTRO DE PREÇOS].

Após todos os trâmites, conforme orientado no manual de adesão, o processo será encaminhado, pela CAEX, para a fila do requerente para emissão da SNE.

O processo será encaminhado para a fila ''Adesão de Registro de Preço -> Solicitar emissão de empenho'', e as instruções para a emissão da SNE são apresentadas a seguir.

{{Oculto
|Passo 1 - Emissão de SNE
|#MATL -> Empenho -> Solicitação de Empenho (Orientamos manter o MATL sempre atualizado com as novas versões disponibilizadas pela SETIC (https://setic.ufsc.br/downloads/), para fins de aproveitamento das melhorias frequentemente aplicadas).
#Preencher: ''*os campos que não constam orientação de preenchimento devem ser mantidos em branco.''

'''Dados gerais'''
*Unidade gestora: 153163
*Evento: Empenho
[[Arquivo:Imagem2.png|700px|semmoldura]]

'''Dotação Orçamentária'''
*UGR: informar a UGR do setor
*PTRES: conforme Nota de Dotação/duodécimo
*Fonte recursos: conforme Nota de Dotação/duodécimo
*Natureza: informar o código conforme classificação do item: se permanente, 449052 ou consumo, 339030. Caso já se tenha conhecimento do subelemento, informar o código completo. Caso ainda não saiba, buscar no menu *Catálogo Único -> Catálogo
*Atividade: conforme Nota de Dotação/duodécimo
*Valor: na tela que abrir, informar Centro de Custos e valor total do(s) item(ns)
*Modalidade Empenho: Estimativo
[[Arquivo:Imagem3.png|700px|semmoldura]]

'''Plano interno'''
*Enquadramento da Despesa (exceto NDI e CA): Meta 12-GRADUAÇÃO-Elevar a taxa bruta de matrícula na educação superior
*Nível/Etapa de Ensino (exceto NDI e CA): Graduação
*Categoria de Apropriação: Gestão Administrativa da Unidade ou da Subação
*Unidade: setor requerente
*Tema Público: Não se aplica
[[Arquivo:Imagem4.png|700px|semmoldura]]

*Alterar o campo Almoxarifado para Compras Diretas
[[Arquivo:Imagem5.png|700px|semmoldura]]

'''Dados da Contratação'''
*Fornecedor: informar o CNPJ no campo editável
*Processo Origem: preencher com o número do processo de licitação do órgão gerenciador (não é o processo da UFSC)
*Modalidade de Licitação: Pregão
*Base legal: se o pregão foi realizado com base na Lei nº 14.133/2021, deve alterar para Lei 14.133/2021, art. 28, I
*Número Licitação: número do Pregão do órgão gerenciador
*Origem do Material: ... (código 0)
*Histórico Padrão: Valor referente a aquisições de: (código 4)
*Complemento Histórico: preencher com o local de entrega do(s) item(ns)
*Observação: adaptar o seguinte texto modelo:

::''Adesão à Ata de Registro de Preços do Pregão XX/202X da UASG XXXXXX (dados do órgão de origem do pregão/item)''
::''Processo nº (da origem) para aquisição de (inserir nome do item)''
::''Processo 23080.0XXXXX/2024-XX (UFSC) – Setor/UFSC''
::''ND 20240XXXX ou Duodécimo''

[[Arquivo:Imagem6.png|700px|semmoldura]]

'''Relação dos itens''' ''*se o sistema puxar informações de algum item, deve-se excluir as informações para preencher corretamente.''
#Clicar em: incluir linha
#*Item: preencher conforme Ata
#*Código: 1 (sempre)
#*Descrição: preencher conforme Ata
#*Unid: UN (sempre)
#*Quantidade: preencher conforme pedido
#*Valor: preencher conforme Ata
#Clicar em: Inserir (no topo da tela)
}}

{{oculto
|Passo 2 - Cadastro do processo de empenho
|'''Cadastro do Processo Digital'''
* Em SOLAR → módulo do sistema: SPA → Cadastro de Processo Digital, preencher:
*# Grupo de Assunto: 111 - Solicitação de empenho
*# Assunto: 454 - Empenho
*# Número da SNE: na SNE emitida no MATL (ex.: 202102525)
*# Interessado na UFSC: CNPJ do fornecedor (consta na SNE emitida)

'''Envio ao DCF para digitação'''
* Após concluir o cadastro, clicar em “Peças” e anexar:
*# SNE assinada pelo ordenador de despesas
*# Declaração SICAF do fornecedor (e certidões adicionais eventualmente emitidas)
*# Relatório de Credenciamento do fornecedor (emitido no SICAF, onde estão os e-mails a serem utilizados para notificação após o retorno do DCF)
*# Formulário de Tombamento (em caso de material permanente);
* Tramitar para SE/DCF com o despacho “Para digitação”.
}}

Quando o processo retornar do DCF, sendo aquisição de item que demanda contrato, o setor requerente deve encaminhar o processo à CAEX/DCOM para elaboração do contrato;

Quando a CAEX/DCOM devolver o processo com o contrato, deve-se realizar a notificação de entrega ao fornecedor via e-mail (orientações gerais para notificação constam em "Passos Comuns - Notificação ao Fornecedor").

==Passos comuns==

{{oculto
|Retorno do DCF - Ajuste de subitem
|Nos processos de empenho enviados ao DCF e que retornam com solicitação de alteração do subitem, é possível que o próprio setor realize a alteração.
Para tal, deve-se:
# Acessar MATL -> guia ''Empenho'' -> ''Solicitação de Empenho'' -> buscar pela SNE que deve ser alterada;
# Com a SNE aberta, deve-se buscar, no final da página, a opção ''Almoxarifado'' -> alterar de '''SISTEMA SOLAR''' para '''COMPRAS DIRETAS''' -> clicar em ''Alterar'';
# Alterar o subitem (dois últimos dígitos do campo "Natureza" - apagar e digitar os dados informados pelo DCF) -> clicar em ''Alterar'' novamente.
# Imprimir novo PDF da SNE, solicitar assinatura do ordenador de despesas novamente e reencaminhar ao DCF.
}}

{{oculto
|Notificação ao fornecedor
|Após a digitação do empenho pelo DCF/SEPLAN, é necessário notificar o fornecedor para que providencie a entrega do material, da seguinte forma:
# Acessar o MATL - Aba Empenho → Solicitação de Empenho → Nº da Solicitação: digitar o número da SNE → Imprimir → Salvar em PDF;
# Anexar o arquivo salvo do MATL no e-mail;
# Enviar a notificação (modelo ao final desta aba) para o(s) email(s) informado(s) no CREDENCIAMENTO SICAF, com cópia para os emails dos requerentes informados na SNE.
#: {{destaque|alerta|IMPORTANTE: habilite no e-mail o "Recibo de entrega" e/ou "Confirmação de leitura}}
# Salvar o PDF da confirmação e anexar no processo de empenho (essa confirmação poderá ser necessária caso precise abrir processo administrativo contra o fornecedor)
# Manter o processo do empenho na fila do setor até a entrega e pagamento
# Caso a entrega seja no DGP, encaminhar o processo do empenho para DIBA/DGP, para aguardar a entrega e tombamento
# Sendo processo de empenho de TIC (oriundos do ME), necessário encaminhar em anexo ao e-mail, além da SNE, a OFB (Ordem de Fornecimento de Bens). Caso a aquisição exija contrato, é preciso incluir o Contrato em anexo também.

{{oculto
|'''MODELO DE E-MAIL PARA NOTIFICAÇÃO'''
|
[[Arquivo:Exemplo - cabeçalho SNE - NE.png|thumb|400px|Onde localizar os números da Nota de empenho (NE) e da SNE]]
'''ASSUNTO DO E-MAIL: NOTIFICAÇÃO - Nota de Empenho 2023NEXXXXXX - Referente à SNE 2023XXXXXX'''
<hr>
'''CONTEÚDO DO E-MAIL (COPIE E COLE)'''

{{red|Solicitamos confirmação de recebimento.}}

Senhor(a) fornecedor(a),

Segue Solicitação de Nota de Empenho (SNE) para que se proceda com a entrega das mercadorias.
* '''PRAZO''': estabelecido no Termo de Referência do Edital do Pregão pertinente, contado a partir da entrega deste e-mail na caixa de entrada da Contratada, independentemente de confirmação de leitura, sob penalidades da lei.
* '''INFORMAÇÕES PARA ENTREGA''': constam no documento (SNE) anexo:
** lista dos materiais com quantidades
** valor da nota fiscal a ser gerada
** responsável pelo pedido/recebimento com dados para contato
** local de entrega
** número do pregão
** código da UASG
** CNPJ da UFSC
* '''DOCUMENTAÇÃO QUE DEVE ACOMPANHAR A ENTREGA''':
** Duas vias da Nota Fiscal
** Declaração (Optante pelo Simples), disponível em http://dcf.proplan.ufsc.br/files/2023/03/Declara%C3%A7%C3%A3o-de-Optante-pelo-Simples-Anexo-IV-IN-1234.12-2.doc preenchida e assinada com certificação ICP-Brasil ou Gov.BR e enviada ao responsável pelo recebimento, cujo e-mail consta na SNE, ou impressa e assinada a caneta/carimbo
** Declaração do SICAF (acompanhada das eventuais certidões individuais que estejam vencidas)
* '''DADOS PARA EMISSÃO DA NOTA FISCAL''':
** Universidade Federal de Santa Catarina - CNPJ: 83.899.526/0001-82
** Endereço: Rua Roberto Sampaio Gonzaga, S/N - Bairro: Trindade - Florianópolis/SC - CEP: 88040-900
** Observação: no caso de várias entregas referentes à mesma Nota de Empenho, devem ser emitidas Notas Fiscais separadas para cada uma das entregas.

'''ATENÇÃO'''
* Dúvidas, avisos sobre produtos, agendamento prévio obrigatório ou prorrogação de prazo de entrega deverão ser direcionados ao servidor responsável cujo nome, ramal e e-mail constam da Solicitação da Nota de Empenho (SNE), conforme Anexo I do Edital.
* Dúvidas sobre pagamentos devem ser direcionadas ao Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF) por meio dos contatos disponíveis em http://dcf.ufsc.br
* Dúvidas sobre alterações contratuais (troca de marca, cancelamento, reequilíbrio econômico-financeiro) devem ser direcionadas conforme instruções disponíveis em http://compras.ufsc.br/alteracoes-contratuais/
* É imprescidível que o fornecedor proceda com o faturamento dos itens e de suas quantidades para cada empenho específico aqui anexado, mesmo que diferentes empenhos estejam em um mesmo pedido de entrega.
* Outras dúvidas deverão ser direcionadas ao setor competente da UFSC, conforme disposto em Edital.

'''CONSULTA À NOTA DE EMPENHO '''
* Acesse o [[https://portaldatransparencia.gov.br/despesas/favorecido?paginacaoSimples=true&tamanhoPagina=&offset=&direcaoOrdenacao=asc&colunasSelecionadas=data%2CdocumentoResumido%2ClocalizadorGasto%2Cfase%2Cespecie%2Cfavorecido%2CufFavorecido%2Cvalor%2Cug%2Corgao%2CorgaoSuperior&documento=2018NE800000&orgaos=UG153163&ordenarPor=valor&direcao=desc Portal da Transparência]]
* Em “Filtro” -> “Documento”, informe o número completo da Nota de Empenho (NE) informado no título deste e-mail
* Clique em "Adicionar" e "Consultar".

Atenciosamente,}}
}}

Orientações adicionais às do DCF para geração de SNEs

2025-06-25T16:12:32Z

Guilherme.batista: /* Aquisição de itens de TIC - participante em pregão de outro órgão */

{{aviso|erro|As orientações desta seção são complementares às orientações do [http://dcf.proplan.ufsc.br/empenho-digital/ Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF)].

Caso sua dúvida sobre empenhos não esteja contemplada nesta página, [http://dcf.proplan.ufsc.br/empenho-digital/ verifique as orientações do DCF].}}

==Aquisição de itens de pregões UFSC==

'''Orientações gerais'''

Clique [https://www.youtube.com/watch?v=_JsxOpsQLws AQUI] para vídeo com as orientações detalhadas (passo a passo)

Clique [https://arquivos.ufsc.br/f/09d1b5d82f79454f866d/?dl=1 AQUI] para acesso ao material do vídeo acima

Para atendimento das AFs pela CAEX, necessário atentar aos prazos estabelecidos no Calendário de Envio de Autorizações de Fornecimento.

Fora dos períodos indicados no calendário, as unidades podem emitir suas AFs normalmente, porém, o atendimento deve ser realizado pela própria unidade. Ou seja, as SNEs devem ser emitidas pela própria unidade requerente, conforme orientações a seguir.

[[Arquivo:SNE - fluxograma.png|miniaturadaimagem|1500px|center|Fluxograma para emissão das SNEs]]

{{oculto
|Passo 1 - Criação da AF
|#Cadastrar pedido de Autorização de Fornecimento (AF) no Sistema SOLAR conforme as [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#Emissão de Autorização de Fornecimento (AF)|orientações do Manual]][[Arquivo:SICAF - Consulta.png|miniaturadaimagem|457px|Consulta ao SICAF]]
# Com a AF na fila "Autorizar AF" ou "Emitir AF", verificar o CNPJ dos fornecedores
# Acessar o SICAF em [https://www.gov.br/compras/pt-br/ Compras.gov.br]
# Emitir a certidão de '''Situação do Fornecedor''' e o '''Credenciamento (Níveis de Credenciamento - Nível I)''' de cada fornecedor
#* Observar se as Certidões estão vigentes (Federal, FGTS, Trabalhista e Estadual) e se o fornecedor não está com impedimento de licitar/contratar com União (caso conste, aparecerá da segunda página em diante)
#* Na dúvida se o fornecedor está em situação regular, verifique com o DCF o que é necessário para digitação do empenho
#* Em caso de inconsistências, emitir individualmente as certidões vencidas
#* [[Arquivo:SICAF - Relatório.png|miniaturadaimagem|457px|Exemplo de Relatório de Situação do Fornecedor|nenhum]]
# Caso algum fornecedor esteja com alguma certidão vencida ou impedimento:
#* Entre em contato com o fornecedor para que regularize a situação, se for considerado necessário
#* Caso o fornecedor com problemas seja o único da AF, arquive a AF
#* Se restarem outros fornecedores em situação regular, retorne a AF para ajuste, exclua os itens do fornecedor com problemas e dê andamento à AF normalmente

{{destaque|ok|SIGA PARA O PRÓXIMO PASSO - EMISSÃO DA SNE}}

{{aviso|alerta|Ao final de todo o processo, envie o Relatório de Notícia de Irregularidade conforme orientações do Manual, incluindo as certidões vencidas e o relatório do pedido de AF onde constam os itens que estavam sendo solicitados do fornecedor, para embasar abertura de Processo Administrativo de Responsabilização, por não manutenção das condições de habilitação.}}
}}

{{oculto
|Passo 2 - Emissão de SNE
|# Acesse o sistema MATL [[Arquivo:SNE - tela MATL.png|miniaturadaimagem|700px|Geração das SNEs no MATL]]
#: Para instalar ou atualizar o aplicativo, acesse https://setic.ufsc.br/downloads/
#: Em caso de mensagem de erro relativo a autorização/permissão/acesso, abrir chamado junto à SeTIC para verificar o motivo
# Após, acessar o menu Centro de Custo -> Geração de empenhos por Processo
# Na janela que se abre, marcar a opção "AF?"
# Inserir o número da Solicitação Digital (SD) da AF gerada no campo "Processo" e clicar em "Buscar"
# No campo “Complemento histórico”, inserir:
#* endereço completo de entrega com CEP
#: Obs.: Caso seja material permanente com entrega no DGP, o endereço para a entrega a ser informado é o seguinte:
#: Endereço de entrega para tombamento:
#: Departamento de Gestão Patrimonial (DGP)
#: Rua João Pio Duarte Silva, 241 - Córrego Grande, Florianópolis - SC - CEP: 88037-000
#: Email: dgp@contato.ufsc.br
#: Dia e horário de entrega: de segunda a sexta-feira (dias úteis), das 09:00 às 18:00 horas
#* responsáveis pelo recebimento
#* telefone e e-mail
#* finalidade/utilização do material (exigência do DCF)
# No campo “Observação” inserir:
#* número da AF
#* dados orçamentários (ND, Centro de Custo, PTRes, etc)
# No quadro intermediário, preencher os seguintes campos:
#* Centro de Custo: Número do Centro de Custo da Unidade
#* U. gestora: 153163
#* UGR: UGR DO SETOR
#* Fonte: VER COM SEPLAN
#* PTRES: VER COM SEPLAN
#* Atividade: VER COM SEPLAN
#* Enquadramento: Meta 12-GRADUAÇÃO-Elevar a taxa bruta de matrícula na educação superior
#* Etapa Ensino: Graduação
#* Categoria: Gestão Administrativa da Unidade ou da Subação
#* Unidade PI: Nome da unidade vinculada ao centro de custo
#* Tema: Não se Aplica
#* Obs.: dúvidas sobre dados orçamentários devem ser verificadas com a SEPLAN
# Após preencher os dados acima, clique no botão “Cálculo”
# Após surgirem as informações no quadro inferior, clicar em “Geração”
#: Dessa forma a Nota Solicitação de Empenho (SNE) será gerada e aparecerá na coluna “Solicitação”
# Na sequência, clicar no botão "Empenhos" e depois em "Imprimir Empenhos" para imprimir o PDF das SNEs
# Salve a SNE informando como nome do arquivo o número da SNE e o setor (202401234 - SETOR/CENTRO)

{{aviso|alerta|{{red|'''IMPORTANTE:'''}}

{{red|Após a emissão das SNEs, '''É OBRIGATÓRIO o encaminhamento da AF ao DCOM'''}}, utilizando a ação '''"Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho"''' na aba "Encaminhar", e no encaminhamento insira o despacho '''"SNEs ns. '''''INFORMAR O NÚMERO DAS SNES''''' emitidas. Segue para baixa de saldo."'''.}}

{{destaque|ok|SIGA PARA O PRÓXIMO PASSO - PROCESSO DE EMPENHO}}
}}

{{oculto
|Passo 3 - Cadastro do processo de empenho
|'''Cadastro do Processo Digital'''
* Em SOLAR → módulo do sistema: SPA → Cadastro de Processo Digital, preencher:
*# Grupo de Assunto: 111 - Solicitação de empenho
*# Assunto: 454 - Empenho
*# Número da SNE: na SNE emitida no MATL (ex.: 202102525)
*# Interessado na UFSC: CNPJ do fornecedor (consta na SNE emitida)

* Após concluir o cadastro, clicar em “Peças” e anexar:
*# SNE assinada pelo ordenador de despesas
*# Declaração SICAF do fornecedor (e certidões adicionais eventualmente emitidas)
*# Relatório de Credenciamento do fornecedor (emitido no SICAF, onde estão os e-mails a serem utilizados para notificação após o retorno do DCF)
*# Formulário de Tombamento (em caso de material permanente);
* Tramitar para SE/DCF com o despacho “Para digitação”.

{{destaque|ok|SIGA PARA O PRÓXIMO PASSO - NOTIFICAÇÃO AO FORNECEDOR}}

Observação:
Se o item solicitado tiver: valor superior ao valor da dispensa (conforme Lei nº 14/133, de 2021, e posteriores atualizações) E possuir obrigações futuras, há necessidade de elaboração de contrato.
Nesse caso, quando o processo retornar do DCF, sendo aquisição de item que demanda contrato, o setor requerente deve juntar ao processo [https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras], preenchido e assinado e encaminhar o processo ao DPC para elaboração do contrato, para somente após isso realizar a notificação ao fornecedor.
}}

==Aquisição de itens de TIC - participante em pregão de outro órgão==

Os pedidos de aquisição dos itens oriundos dos pregões do Ministério da Economia (SGD/ME) emitidos pelas unidades devem respeitar as orientações desta seção do manual.

'''Atenção:'''

Dúvidas sobre as especificações técnicas dos itens, peças processuais, saldos dos itens e maiores informações desses processos deverão ser dirimidas junto à SETIC;

Dúvidas sobre o preenchimento do Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos de Compras deverão ser dirimidas junto à CAEX/DCOM.
 

{{Oculto
|Passo 1 - Preparação dos documentos
|#Para a aquisição de itens de TIC, deve-se elaborar os seguintes documentos, que posteriormente serão juntados ao processo de empenho:
#* [https://docs.google.com/document/d/1AmkRgvhKvEGLt5qCOql5_Ddld0ZuuqFBDpRfQNIXN8A/edit Ordem de Fornecimento de Bens (OFB)] preenchida e assinada pelo Ordenador de Despesas;
#* Somente quando o valor total do empenho ou de ao menos algum item ultrapassar R$ 62.725,59: [https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos de Compras], preenchido e assinado;
#* Manifestação de autorização da SETIC referente à aquisição, podendo ser o pdf de um e-mail;
#* [https://docs.google.com/document/d/1DdIf1Bn0wqMvDrrooRmL7m_GlzsafOc9I5oRUx5up9c/edit Formulário de Tombamento] preenchido e assinado;
#* Declaração SICAF do fornecedor (e certidões adicionais eventualmente emitidas); e
#* Relatório de Credenciamento do fornecedor (emitido no SICAF, onde estão os e-mails a serem utilizados para notificação após o retorno do DCF).
}}

{{Oculto
|Passo 2 - Emissão de SNE
|Para realizar a emissão da SNE, necessário ter em mãos os seguintes dados:
*Nº da UGR solicitante e dados orçamentários completos (PTREs, Fonte, Atividade, etc.) - Para itens permanentes o recurso deve estar na natureza 449052. Caso a unidade não possua recurso nessa natureza, necessário solicitar transferência à SEPLAN;
*Indicação do nº do item, do Pregão e da Ata de Registro de Preços e os correspondentes valores unitários e totais;
Emitir a Solicitação de Nota de Empenho (SNE) conforme passo a passo descrito abaixo.

# MATL -> Empenho -> Solicitação de Empenho
# Preencher: ''*os campos que não constam orientação de preenchimento devem ser mantidos em branco.'' 
'''Dados gerais'''
*Unidade gestora: 153163
*Evento: Empenho
[[Arquivo:Dados Gerais.png|700px]]
 

'''Dotação Orçamentária'''
*UGR: informar a UGR do setor
*PTRES: conforme Nota de Dotação
*Fonte recursos: conforme Nota de Dotação
*Natureza: 44905241
*Atividade: conforme Nota de Dotação
*Valor: na tela que abrir, informar Centro e valor total do(s) item(ns)
*Modalidade Empenho: Estimativo
[[Arquivo:Dotação Orçamentária.png|700px]]
 

'''Plano interno'''
*Enquadramento da Despesa (exceto NDI e CA): Meta 12-GRADUAÇÃO-Elevar a taxa bruta de matrícula na educação superior
*Nível/Etapa de Ensino (exceto NDI e CA): Graduação
*Categoria de Apropriação: Gestão Administrativa da Unidade ou da Subação
*Unidade: setor requerente
*Tema Público: Não se aplica
[[Arquivo:Plano Interno.png|700px]]
 
*Alterar o campo Almoxarifado para Compras Diretas
[[Arquivo:Plano Interno 2.png|700px]]
 

'''Dados da Contratação'''
*Fornecedor: informar o CNPJ no campo editável
*Processo Origem: preencher com o número do processo de licitação do órgão gerenciador (não é o processo da UFSC)
*Modalidade de Licitação: Pregão
*Base legal: se o pregão foi realizado com base na Lei nº 14.133/2021, deve alterar para Lei 14.133/2021, art. 28, I
*Número Licitação: número do Pregão (cuidado para não confundir número do pregão com o número da Ata de Registro de Preços)
*Origem do Material: ... (código 0)
*Histórico Padrão: Valor referente a aquisições de: (código 4)
*Complemento Histórico: preencher com o local de entrega do(s) item(ns)
*Observação: adaptar o seguinte texto modelo:

::''SD XXXXX/2024 – SETOR REQUERENTE''
::''Aquisição como órgão participante do Pregão 0X/202X da UASG XXXXXX''
::''Processo origem nº (preencher com o processo do órgão gerenciador) - Ata de Registro de Preço 0X/202X''
::''Processo UFSC nº 23080.0XXXXX/202X-XX''
::''Entrega Total''

[[Arquivo:Dados da Contratação.png|700px]]
 

'''Relação dos itens'''
''*se o sistema puxar informações de algum item, deve-se excluir as informações para preencher corretamente.''
#Clicar em: incluir linha
#*Item: preencher conforme Ata
#*Código: 1 (sempre)
#*Descrição: preencher conforme Ata
#*Unid: UN (sempre)
#*Quantidade: preencher conforme pedido
#*Valor: preencher conforme Ata
#Clicar em: Inserir (no topo da tela)
 
}}

{{Oculto
|Passo 3 - Cadastro do processo de empenho
|* Em SOLAR → módulo do sistema: SPA → Cadastro de Processo Digital, preencher:
*# Grupo de Assunto: 111 - Solicitação de empenho
*# Assunto: 454 - Empenho
*# Número da SNE: na SNE emitida no MATL (ex.: 202102525)
*# Interessado na UFSC: CNPJ do fornecedor (consta na SNE emitida)

*Com o processo criado, juntar como peças os documentos preparados anteriormente e:
*# Juntar à SNE ao processo e coletar a assinatura do Ordenador de Despesas na SNE;
*# Enviar o processo ao DCF (observar que as certidões do SICAF devem estar vigentes no momento do envio do processo)
}}

Quando o processo retornar do DCF, sendo aquisição de item que demanda contrato (quando o valor total do empenho ou de ao menos algum item ultrapassar R$ 62.725,59), o setor requerente deve encaminhar o processo à CAEX/DCOM para elaboração do contrato;

Quando a CAEX/DCOM devolver o processo com o contrato, deve-se realizar a notificação de entrega ao fornecedor via e-mail (orientações gerais para notificação constam em "Passos Comuns - Notificação ao Fornecedor").

==Aquisição de itens por meio de adesão==

As instruções para a adesão à ata de registro de preços de outras instituições públicas federais estão disponíveis em [https://compras.wiki.ufsc.br/index.php/ADES%C3%83O_%C3%80_ATA_DE_REGISTRO_DE_PRE%C3%87OS ADESÃO À ATA DE REGISTRO DE PREÇOS].

Após todos os trâmites, conforme orientado no manual de adesão, o processo será encaminhado, pela CAEX, para a fila do requerente para emissão da SNE.

O processo será encaminhado para a fila ''Adesão de Registro de Preço -> Solicitar emissão de empenho'', e as instruções para a emissão da SNE são apresentadas a seguir.

{{Oculto
|Passo 1 - Emissão de SNE
|#MATL -> Empenho -> Solicitação de Empenho
#Preencher: ''*os campos que não constam orientação de preenchimento devem ser mantidos em branco.''

'''Dados gerais'''
*Unidade gestora: 153163
*Evento: Empenho
[[Arquivo:Imagem2.png|700px|semmoldura]]

'''Dotação Orçamentária'''
*UGR: informar a UGR do setor
*PTRES: conforme Nota de Dotação/duodécimo
*Fonte recursos: conforme Nota de Dotação/duodécimo
*Natureza: informar o código conforme classificação do item: se permanente, 449052 ou consumo, 339030. Caso já se tenha conhecimento do subelemento, informar o código completo. Caso ainda não saiba, buscar no menu *Catálogo Único -> Catálogo
*Atividade: conforme Nota de Dotação/duodécimo
*Valor: na tela que abrir, informar Centro de Custos e valor total do(s) item(ns)
*Modalidade Empenho: Estimativo
[[Arquivo:Imagem3.png|700px|semmoldura]]

'''Plano interno'''
*Enquadramento da Despesa (exceto NDI e CA): Meta 12-GRADUAÇÃO-Elevar a taxa bruta de matrícula na educação superior
*Nível/Etapa de Ensino (exceto NDI e CA): Graduação
*Categoria de Apropriação: Gestão Administrativa da Unidade ou da Subação
*Unidade: setor requerente
*Tema Público: Não se aplica
[[Arquivo:Imagem4.png|700px|semmoldura]]

*Alterar o campo Almoxarifado para Compras Diretas
[[Arquivo:Imagem5.png|700px|semmoldura]]

'''Dados da Contratação'''
*Fornecedor: informar o CNPJ no campo editável
*Processo Origem: preencher com o número do processo de licitação do órgão gerenciador (não é o processo da UFSC)
*Modalidade de Licitação: Pregão
*Base legal: se o pregão foi realizado com base na Lei nº 14.133/2021, deve alterar para Lei 14.133/2021, art. 28, I
*Número Licitação: número do Pregão do órgão gerenciador
*Origem do Material: ... (código 0)
*Histórico Padrão: Valor referente a aquisições de: (código 4)
*Complemento Histórico: preencher com o local de entrega do(s) item(ns)
*Observação: adaptar o seguinte texto modelo:

::''Adesão à Ata de Registro de Preços do Pregão XX/202X da UASG XXXXXX (dados do órgão de origem do pregão/item)''
::''Processo nº (da origem) para aquisição de (inserir nome do item)''
::''Processo 23080.0XXXXX/2024-XX (UFSC) – Setor/UFSC''
::''ND 20240XXXX ou Duodécimo''

[[Arquivo:Imagem6.png|700px|semmoldura]]

'''Relação dos itens''' ''*se o sistema puxar informações de algum item, deve-se excluir as informações para preencher corretamente.''
#Clicar em: incluir linha
#*Item: preencher conforme Ata
#*Código: 1 (sempre)
#*Descrição: preencher conforme Ata
#*Unid: UN (sempre)
#*Quantidade: preencher conforme pedido
#*Valor: preencher conforme Ata
#Clicar em: Inserir (no topo da tela)
}}

{{oculto
|Passo 2 - Cadastro do processo de empenho
|'''Cadastro do Processo Digital'''
* Em SOLAR → módulo do sistema: SPA → Cadastro de Processo Digital, preencher:
*# Grupo de Assunto: 111 - Solicitação de empenho
*# Assunto: 454 - Empenho
*# Número da SNE: na SNE emitida no MATL (ex.: 202102525)
*# Interessado na UFSC: CNPJ do fornecedor (consta na SNE emitida)

'''Envio ao DCF para digitação'''
* Após concluir o cadastro, clicar em “Peças” e anexar:
*# SNE assinada pelo ordenador de despesas
*# Declaração SICAF do fornecedor (e certidões adicionais eventualmente emitidas)
*# Relatório de Credenciamento do fornecedor (emitido no SICAF, onde estão os e-mails a serem utilizados para notificação após o retorno do DCF)
*# Formulário de Tombamento (em caso de material permanente);
* Tramitar para SE/DCF com o despacho “Para digitação”.
}}

Quando o processo retornar do DCF, sendo aquisição de item que demanda contrato, o setor requerente deve encaminhar o processo à CAEX/DCOM para elaboração do contrato;

Quando a CAEX/DCOM devolver o processo com o contrato, deve-se realizar a notificação de entrega ao fornecedor via e-mail (orientações gerais para notificação constam em "Passos Comuns - Notificação ao Fornecedor").

==Passos comuns==

{{oculto
|Retorno do DCF - Ajuste de subitem
|Nos processos de empenho enviados ao DCF e que retornam com solicitação de alteração do subitem, é possível que o próprio setor realize a alteração.
Para tal, deve-se:
# Acessar MATL -> guia ''Empenho'' -> ''Solicitação de Empenho'' -> buscar pela SNE que deve ser alterada;
# Com a SNE aberta, deve-se buscar, no final da página, a opção ''Almoxarifado'' -> alterar de '''SISTEMA SOLAR''' para '''COMPRAS DIRETAS''' -> clicar em ''Alterar'';
# Alterar o subitem (dois últimos dígitos do campo "Natureza" - apagar e digitar os dados informados pelo DCF) -> clicar em ''Alterar'' novamente.
# Imprimir novo PDF da SNE, solicitar assinatura do ordenador de despesas novamente e reencaminhar ao DCF.
}}

{{oculto
|Notificação ao fornecedor
|Após a digitação do empenho pelo DCF/SEPLAN, é necessário notificar o fornecedor para que providencie a entrega do material, da seguinte forma:
# Acessar o MATL - Aba Empenho → Solicitação de Empenho → Nº da Solicitação: digitar o número da SNE → Imprimir → Salvar em PDF;
# Anexar o arquivo salvo do MATL no e-mail;
# Enviar a notificação (modelo ao final desta aba) para o(s) email(s) informado(s) no CREDENCIAMENTO SICAF, com cópia para os emails dos requerentes informados na SNE.
#: {{destaque|alerta|IMPORTANTE: habilite no e-mail o "Recibo de entrega" e/ou "Confirmação de leitura}}
# Salvar o PDF da confirmação e anexar no processo de empenho (essa confirmação poderá ser necessária caso precise abrir processo administrativo contra o fornecedor)
# Manter o processo do empenho na fila do setor até a entrega e pagamento
# Caso a entrega seja no DGP, encaminhar o processo do empenho para DIBA/DGP, para aguardar a entrega e tombamento
# Sendo processo de empenho de TIC, com contrato, necessário encaminhar em anexo ao e-mail, além da SNE: OFB e Contrato.

{{oculto
|'''MODELO DE E-MAIL PARA NOTIFICAÇÃO'''
|
[[Arquivo:Exemplo - cabeçalho SNE - NE.png|thumb|400px|Onde localizar os números da Nota de empenho (NE) e da SNE]]
'''ASSUNTO DO E-MAIL: NOTIFICAÇÃO - Nota de Empenho 2023NEXXXXXX - Referente à SNE 2023XXXXXX'''
<hr>
'''CONTEÚDO DO E-MAIL (COPIE E COLE)'''

{{red|Solicitamos confirmação de recebimento.}}

Senhor(a) fornecedor(a),

Segue Solicitação de Nota de Empenho (SNE) para que se proceda com a entrega das mercadorias.
* '''PRAZO''': estabelecido no Termo de Referência do Edital do Pregão pertinente, contado a partir da entrega deste e-mail na caixa de entrada da Contratada, independentemente de confirmação de leitura, sob penalidades da lei.
* '''INFORMAÇÕES PARA ENTREGA''': constam no documento (SNE) anexo:
** lista dos materiais com quantidades
** valor da nota fiscal a ser gerada
** responsável pelo pedido/recebimento com dados para contato
** local de entrega
** número do pregão
** código da UASG
** CNPJ da UFSC
* '''DOCUMENTAÇÃO QUE DEVE ACOMPANHAR A ENTREGA''':
** Duas vias da Nota Fiscal
** Declaração (Optante pelo Simples), disponível em http://dcf.proplan.ufsc.br/files/2023/03/Declara%C3%A7%C3%A3o-de-Optante-pelo-Simples-Anexo-IV-IN-1234.12-2.doc preenchida e assinada com certificação ICP-Brasil ou Gov.BR e enviada ao responsável pelo recebimento, cujo e-mail consta na SNE, ou impressa e assinada a caneta/carimbo
** Declaração do SICAF (acompanhada das eventuais certidões individuais que estejam vencidas)
* '''DADOS PARA EMISSÃO DA NOTA FISCAL''':
** Universidade Federal de Santa Catarina - CNPJ: 83.899.526/0001-82
** Endereço: Rua Roberto Sampaio Gonzaga, S/N - Bairro: Trindade - Florianópolis/SC - CEP: 88040-900
** Observação: no caso de várias entregas referentes à mesma Nota de Empenho, devem ser emitidas Notas Fiscais separadas para cada uma das entregas.

'''ATENÇÃO'''
* Dúvidas, avisos sobre produtos, agendamento prévio obrigatório ou prorrogação de prazo de entrega deverão ser direcionados ao servidor responsável cujo nome, ramal e e-mail constam da Solicitação da Nota de Empenho (SNE), conforme Anexo I do Edital.
* Dúvidas sobre pagamentos devem ser direcionadas ao Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF) por meio dos contatos disponíveis em http://dcf.ufsc.br
* Dúvidas sobre alterações contratuais (troca de marca, cancelamento, reequilíbrio econômico-financeiro) devem ser direcionadas conforme instruções disponíveis em http://compras.ufsc.br/alteracoes-contratuais/
* É imprescidível que o fornecedor proceda com o faturamento dos itens e de suas quantidades para cada empenho específico aqui anexado, mesmo que diferentes empenhos estejam em um mesmo pedido de entrega.
* Outras dúvidas deverão ser direcionadas ao setor competente da UFSC, conforme disposto em Edital.

'''CONSULTA À NOTA DE EMPENHO '''
* Acesse o [[https://portaldatransparencia.gov.br/despesas/favorecido?paginacaoSimples=true&tamanhoPagina=&offset=&direcaoOrdenacao=asc&colunasSelecionadas=data%2CdocumentoResumido%2ClocalizadorGasto%2Cfase%2Cespecie%2Cfavorecido%2CufFavorecido%2Cvalor%2Cug%2Corgao%2CorgaoSuperior&documento=2018NE800000&orgaos=UG153163&ordenarPor=valor&direcao=desc Portal da Transparência]]
* Em “Filtro” -> “Documento”, informe o número completo da Nota de Empenho (NE) informado no título deste e-mail
* Clique em "Adicionar" e "Consultar".

Atenciosamente,}}
}}

Orientações adicionais às do DCF para geração de SNEs

2025-06-25T16:09:35Z

Guilherme.batista: /* Aquisição de itens de TIC - participante em pregão de outro órgão */

{{aviso|erro|As orientações desta seção são complementares às orientações do [http://dcf.proplan.ufsc.br/empenho-digital/ Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF)].

Caso sua dúvida sobre empenhos não esteja contemplada nesta página, [http://dcf.proplan.ufsc.br/empenho-digital/ verifique as orientações do DCF].}}

==Aquisição de itens de pregões UFSC==

'''Orientações gerais'''

Clique [https://www.youtube.com/watch?v=_JsxOpsQLws AQUI] para vídeo com as orientações detalhadas (passo a passo)

Clique [https://arquivos.ufsc.br/f/09d1b5d82f79454f866d/?dl=1 AQUI] para acesso ao material do vídeo acima

Para atendimento das AFs pela CAEX, necessário atentar aos prazos estabelecidos no Calendário de Envio de Autorizações de Fornecimento.

Fora dos períodos indicados no calendário, as unidades podem emitir suas AFs normalmente, porém, o atendimento deve ser realizado pela própria unidade. Ou seja, as SNEs devem ser emitidas pela própria unidade requerente, conforme orientações a seguir.

[[Arquivo:SNE - fluxograma.png|miniaturadaimagem|1500px|center|Fluxograma para emissão das SNEs]]

{{oculto
|Passo 1 - Criação da AF
|#Cadastrar pedido de Autorização de Fornecimento (AF) no Sistema SOLAR conforme as [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#Emissão de Autorização de Fornecimento (AF)|orientações do Manual]][[Arquivo:SICAF - Consulta.png|miniaturadaimagem|457px|Consulta ao SICAF]]
# Com a AF na fila "Autorizar AF" ou "Emitir AF", verificar o CNPJ dos fornecedores
# Acessar o SICAF em [https://www.gov.br/compras/pt-br/ Compras.gov.br]
# Emitir a certidão de '''Situação do Fornecedor''' e o '''Credenciamento (Níveis de Credenciamento - Nível I)''' de cada fornecedor
#* Observar se as Certidões estão vigentes (Federal, FGTS, Trabalhista e Estadual) e se o fornecedor não está com impedimento de licitar/contratar com União (caso conste, aparecerá da segunda página em diante)
#* Na dúvida se o fornecedor está em situação regular, verifique com o DCF o que é necessário para digitação do empenho
#* Em caso de inconsistências, emitir individualmente as certidões vencidas
#* [[Arquivo:SICAF - Relatório.png|miniaturadaimagem|457px|Exemplo de Relatório de Situação do Fornecedor|nenhum]]
# Caso algum fornecedor esteja com alguma certidão vencida ou impedimento:
#* Entre em contato com o fornecedor para que regularize a situação, se for considerado necessário
#* Caso o fornecedor com problemas seja o único da AF, arquive a AF
#* Se restarem outros fornecedores em situação regular, retorne a AF para ajuste, exclua os itens do fornecedor com problemas e dê andamento à AF normalmente

{{destaque|ok|SIGA PARA O PRÓXIMO PASSO - EMISSÃO DA SNE}}

{{aviso|alerta|Ao final de todo o processo, envie o Relatório de Notícia de Irregularidade conforme orientações do Manual, incluindo as certidões vencidas e o relatório do pedido de AF onde constam os itens que estavam sendo solicitados do fornecedor, para embasar abertura de Processo Administrativo de Responsabilização, por não manutenção das condições de habilitação.}}
}}

{{oculto
|Passo 2 - Emissão de SNE
|# Acesse o sistema MATL [[Arquivo:SNE - tela MATL.png|miniaturadaimagem|700px|Geração das SNEs no MATL]]
#: Para instalar ou atualizar o aplicativo, acesse https://setic.ufsc.br/downloads/
#: Em caso de mensagem de erro relativo a autorização/permissão/acesso, abrir chamado junto à SeTIC para verificar o motivo
# Após, acessar o menu Centro de Custo -> Geração de empenhos por Processo
# Na janela que se abre, marcar a opção "AF?"
# Inserir o número da Solicitação Digital (SD) da AF gerada no campo "Processo" e clicar em "Buscar"
# No campo “Complemento histórico”, inserir:
#* endereço completo de entrega com CEP
#: Obs.: Caso seja material permanente com entrega no DGP, o endereço para a entrega a ser informado é o seguinte:
#: Endereço de entrega para tombamento:
#: Departamento de Gestão Patrimonial (DGP)
#: Rua João Pio Duarte Silva, 241 - Córrego Grande, Florianópolis - SC - CEP: 88037-000
#: Email: dgp@contato.ufsc.br
#: Dia e horário de entrega: de segunda a sexta-feira (dias úteis), das 09:00 às 18:00 horas
#* responsáveis pelo recebimento
#* telefone e e-mail
#* finalidade/utilização do material (exigência do DCF)
# No campo “Observação” inserir:
#* número da AF
#* dados orçamentários (ND, Centro de Custo, PTRes, etc)
# No quadro intermediário, preencher os seguintes campos:
#* Centro de Custo: Número do Centro de Custo da Unidade
#* U. gestora: 153163
#* UGR: UGR DO SETOR
#* Fonte: VER COM SEPLAN
#* PTRES: VER COM SEPLAN
#* Atividade: VER COM SEPLAN
#* Enquadramento: Meta 12-GRADUAÇÃO-Elevar a taxa bruta de matrícula na educação superior
#* Etapa Ensino: Graduação
#* Categoria: Gestão Administrativa da Unidade ou da Subação
#* Unidade PI: Nome da unidade vinculada ao centro de custo
#* Tema: Não se Aplica
#* Obs.: dúvidas sobre dados orçamentários devem ser verificadas com a SEPLAN
# Após preencher os dados acima, clique no botão “Cálculo”
# Após surgirem as informações no quadro inferior, clicar em “Geração”
#: Dessa forma a Nota Solicitação de Empenho (SNE) será gerada e aparecerá na coluna “Solicitação”
# Na sequência, clicar no botão "Empenhos" e depois em "Imprimir Empenhos" para imprimir o PDF das SNEs
# Salve a SNE informando como nome do arquivo o número da SNE e o setor (202401234 - SETOR/CENTRO)

{{aviso|alerta|{{red|'''IMPORTANTE:'''}}

{{red|Após a emissão das SNEs, '''É OBRIGATÓRIO o encaminhamento da AF ao DCOM'''}}, utilizando a ação '''"Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho"''' na aba "Encaminhar", e no encaminhamento insira o despacho '''"SNEs ns. '''''INFORMAR O NÚMERO DAS SNES''''' emitidas. Segue para baixa de saldo."'''.}}

{{destaque|ok|SIGA PARA O PRÓXIMO PASSO - PROCESSO DE EMPENHO}}
}}

{{oculto
|Passo 3 - Cadastro do processo de empenho
|'''Cadastro do Processo Digital'''
* Em SOLAR → módulo do sistema: SPA → Cadastro de Processo Digital, preencher:
*# Grupo de Assunto: 111 - Solicitação de empenho
*# Assunto: 454 - Empenho
*# Número da SNE: na SNE emitida no MATL (ex.: 202102525)
*# Interessado na UFSC: CNPJ do fornecedor (consta na SNE emitida)

* Após concluir o cadastro, clicar em “Peças” e anexar:
*# SNE assinada pelo ordenador de despesas
*# Declaração SICAF do fornecedor (e certidões adicionais eventualmente emitidas)
*# Relatório de Credenciamento do fornecedor (emitido no SICAF, onde estão os e-mails a serem utilizados para notificação após o retorno do DCF)
*# Formulário de Tombamento (em caso de material permanente);
* Tramitar para SE/DCF com o despacho “Para digitação”.

{{destaque|ok|SIGA PARA O PRÓXIMO PASSO - NOTIFICAÇÃO AO FORNECEDOR}}

Observação:
Se o item solicitado tiver: valor superior ao valor da dispensa (conforme Lei nº 14/133, de 2021, e posteriores atualizações) E possuir obrigações futuras, há necessidade de elaboração de contrato.
Nesse caso, quando o processo retornar do DCF, sendo aquisição de item que demanda contrato, o setor requerente deve juntar ao processo [https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras], preenchido e assinado e encaminhar o processo ao DPC para elaboração do contrato, para somente após isso realizar a notificação ao fornecedor.
}}

==Aquisição de itens de TIC - participante em pregão de outro órgão==

Os pedidos de aquisição dos itens oriundos dos pregões do Ministério da Economia (SGD/ME) emitidos pelas unidades devem respeitar as orientações desta seção do manual.

'''Atenção:'''

Dúvidas sobre as especificações técnicas dos itens, peças processuais, saldos dos itens e maiores informações desses processos deverão ser dirimidas junto à SETIC;

Dúvidas sobre o preenchimento do Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos de Compras deverão ser dirimidas junto à CAEX/DCOM.
 

{{Oculto
|Passo 1 - Preparação dos documentos
|#Para a aquisição de itens de TIC, deve-se elaborar os seguintes documentos, que posteriormente serão juntados ao processo de empenho:
#* [https://docs.google.com/document/d/1AmkRgvhKvEGLt5qCOql5_Ddld0ZuuqFBDpRfQNIXN8A/edit Ordem de Fornecimento de Bens (OFB)] preenchida e assinada pelo Ordenador de Despesas;
#* Somente quando o valor total de ao menos algum item ultrapassar R$ 62.725,59: [https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos de Compras], preenchido e assinado;
#* Manifestação de autorização da SETIC referente à aquisição, podendo ser o pdf de um e-mail;
#* [https://docs.google.com/document/d/1DdIf1Bn0wqMvDrrooRmL7m_GlzsafOc9I5oRUx5up9c/edit Formulário de Tombamento] preenchido e assinado;
#* Declaração SICAF do fornecedor (e certidões adicionais eventualmente emitidas); e
#* Relatório de Credenciamento do fornecedor (emitido no SICAF, onde estão os e-mails a serem utilizados para notificação após o retorno do DCF).
}}

{{Oculto
|Passo 2 - Emissão de SNE
|Para realizar a emissão da SNE, necessário ter em mãos os seguintes dados:
*Nº da UGR solicitante e dados orçamentários completos (PTREs, Fonte, Atividade, etc.) - Para itens permanentes o recurso deve estar na natureza 449052. Caso a unidade não possua recurso nessa natureza, necessário solicitar transferência à SEPLAN;
*Indicação do nº do item, do Pregão e da Ata de Registro de Preços e os correspondentes valores unitários e totais;
Emitir a Solicitação de Nota de Empenho (SNE) conforme passo a passo descrito abaixo.

# MATL -> Empenho -> Solicitação de Empenho
# Preencher: ''*os campos que não constam orientação de preenchimento devem ser mantidos em branco.'' 
'''Dados gerais'''
*Unidade gestora: 153163
*Evento: Empenho
[[Arquivo:Dados Gerais.png|700px]]
 

'''Dotação Orçamentária'''
*UGR: informar a UGR do setor
*PTRES: conforme Nota de Dotação
*Fonte recursos: conforme Nota de Dotação
*Natureza: 44905241
*Atividade: conforme Nota de Dotação
*Valor: na tela que abrir, informar Centro e valor total do(s) item(ns)
*Modalidade Empenho: Estimativo
[[Arquivo:Dotação Orçamentária.png|700px]]
 

'''Plano interno'''
*Enquadramento da Despesa (exceto NDI e CA): Meta 12-GRADUAÇÃO-Elevar a taxa bruta de matrícula na educação superior
*Nível/Etapa de Ensino (exceto NDI e CA): Graduação
*Categoria de Apropriação: Gestão Administrativa da Unidade ou da Subação
*Unidade: setor requerente
*Tema Público: Não se aplica
[[Arquivo:Plano Interno.png|700px]]
 
*Alterar o campo Almoxarifado para Compras Diretas
[[Arquivo:Plano Interno 2.png|700px]]
 

'''Dados da Contratação'''
*Fornecedor: informar o CNPJ no campo editável
*Processo Origem: preencher com o número do processo de licitação do órgão gerenciador (não é o processo da UFSC)
*Modalidade de Licitação: Pregão
*Base legal: se o pregão foi realizado com base na Lei nº 14.133/2021, deve alterar para Lei 14.133/2021, art. 28, I
*Número Licitação: número do Pregão (cuidado para não confundir número do pregão com o número da Ata de Registro de Preços)
*Origem do Material: ... (código 0)
*Histórico Padrão: Valor referente a aquisições de: (código 4)
*Complemento Histórico: preencher com o local de entrega do(s) item(ns)
*Observação: adaptar o seguinte texto modelo:

::''SD XXXXX/2024 – SETOR REQUERENTE''
::''Aquisição como órgão participante do Pregão 0X/202X da UASG XXXXXX''
::''Processo origem nº (preencher com o processo do órgão gerenciador) - Ata de Registro de Preço 0X/202X''
::''Processo UFSC nº 23080.0XXXXX/202X-XX''
::''Entrega Total''

[[Arquivo:Dados da Contratação.png|700px]]
 

'''Relação dos itens'''
''*se o sistema puxar informações de algum item, deve-se excluir as informações para preencher corretamente.''
#Clicar em: incluir linha
#*Item: preencher conforme Ata
#*Código: 1 (sempre)
#*Descrição: preencher conforme Ata
#*Unid: UN (sempre)
#*Quantidade: preencher conforme pedido
#*Valor: preencher conforme Ata
#Clicar em: Inserir (no topo da tela)
 
}}

{{Oculto
|Passo 3 - Cadastro do processo de empenho
|* Em SOLAR → módulo do sistema: SPA → Cadastro de Processo Digital, preencher:
*# Grupo de Assunto: 111 - Solicitação de empenho
*# Assunto: 454 - Empenho
*# Número da SNE: na SNE emitida no MATL (ex.: 202102525)
*# Interessado na UFSC: CNPJ do fornecedor (consta na SNE emitida)

*Com o processo criado, juntar como peças os documentos preparados anteriormente e:
*# Juntar à SNE ao processo e coletar a assinatura do Ordenador de Despesas na SNE;
*# Enviar o processo ao DCF (observar que as certidões do SICAF devem estar vigentes no momento do envio do processo)
}}

Quando o processo retornar do DCF, sendo aquisição de item que demanda contrato (quando o valor total de ao menos algum item ultrapassar R$ 62.725,59), o setor requerente deve encaminhar o processo à CAEX/DCOM para elaboração do contrato;

Quando a CAEX/DCOM devolver o processo com o contrato, deve-se realizar a notificação de entrega ao fornecedor via e-mail (orientações gerais para notificação constam em "Passos Comuns - Notificação ao Fornecedor").

==Aquisição de itens por meio de adesão==

As instruções para a adesão à ata de registro de preços de outras instituições públicas federais estão disponíveis em [https://compras.wiki.ufsc.br/index.php/ADES%C3%83O_%C3%80_ATA_DE_REGISTRO_DE_PRE%C3%87OS ADESÃO À ATA DE REGISTRO DE PREÇOS].

Após todos os trâmites, conforme orientado no manual de adesão, o processo será encaminhado, pela CAEX, para a fila do requerente para emissão da SNE.

O processo será encaminhado para a fila ''Adesão de Registro de Preço -> Solicitar emissão de empenho'', e as instruções para a emissão da SNE são apresentadas a seguir.

{{Oculto
|Passo 1 - Emissão de SNE
|#MATL -> Empenho -> Solicitação de Empenho
#Preencher: ''*os campos que não constam orientação de preenchimento devem ser mantidos em branco.''

'''Dados gerais'''
*Unidade gestora: 153163
*Evento: Empenho
[[Arquivo:Imagem2.png|700px|semmoldura]]

'''Dotação Orçamentária'''
*UGR: informar a UGR do setor
*PTRES: conforme Nota de Dotação/duodécimo
*Fonte recursos: conforme Nota de Dotação/duodécimo
*Natureza: informar o código conforme classificação do item: se permanente, 449052 ou consumo, 339030. Caso já se tenha conhecimento do subelemento, informar o código completo. Caso ainda não saiba, buscar no menu *Catálogo Único -> Catálogo
*Atividade: conforme Nota de Dotação/duodécimo
*Valor: na tela que abrir, informar Centro de Custos e valor total do(s) item(ns)
*Modalidade Empenho: Estimativo
[[Arquivo:Imagem3.png|700px|semmoldura]]

'''Plano interno'''
*Enquadramento da Despesa (exceto NDI e CA): Meta 12-GRADUAÇÃO-Elevar a taxa bruta de matrícula na educação superior
*Nível/Etapa de Ensino (exceto NDI e CA): Graduação
*Categoria de Apropriação: Gestão Administrativa da Unidade ou da Subação
*Unidade: setor requerente
*Tema Público: Não se aplica
[[Arquivo:Imagem4.png|700px|semmoldura]]

*Alterar o campo Almoxarifado para Compras Diretas
[[Arquivo:Imagem5.png|700px|semmoldura]]

'''Dados da Contratação'''
*Fornecedor: informar o CNPJ no campo editável
*Processo Origem: preencher com o número do processo de licitação do órgão gerenciador (não é o processo da UFSC)
*Modalidade de Licitação: Pregão
*Base legal: se o pregão foi realizado com base na Lei nº 14.133/2021, deve alterar para Lei 14.133/2021, art. 28, I
*Número Licitação: número do Pregão do órgão gerenciador
*Origem do Material: ... (código 0)
*Histórico Padrão: Valor referente a aquisições de: (código 4)
*Complemento Histórico: preencher com o local de entrega do(s) item(ns)
*Observação: adaptar o seguinte texto modelo:

::''Adesão à Ata de Registro de Preços do Pregão XX/202X da UASG XXXXXX (dados do órgão de origem do pregão/item)''
::''Processo nº (da origem) para aquisição de (inserir nome do item)''
::''Processo 23080.0XXXXX/2024-XX (UFSC) – Setor/UFSC''
::''ND 20240XXXX ou Duodécimo''

[[Arquivo:Imagem6.png|700px|semmoldura]]

'''Relação dos itens''' ''*se o sistema puxar informações de algum item, deve-se excluir as informações para preencher corretamente.''
#Clicar em: incluir linha
#*Item: preencher conforme Ata
#*Código: 1 (sempre)
#*Descrição: preencher conforme Ata
#*Unid: UN (sempre)
#*Quantidade: preencher conforme pedido
#*Valor: preencher conforme Ata
#Clicar em: Inserir (no topo da tela)
}}

{{oculto
|Passo 2 - Cadastro do processo de empenho
|'''Cadastro do Processo Digital'''
* Em SOLAR → módulo do sistema: SPA → Cadastro de Processo Digital, preencher:
*# Grupo de Assunto: 111 - Solicitação de empenho
*# Assunto: 454 - Empenho
*# Número da SNE: na SNE emitida no MATL (ex.: 202102525)
*# Interessado na UFSC: CNPJ do fornecedor (consta na SNE emitida)

'''Envio ao DCF para digitação'''
* Após concluir o cadastro, clicar em “Peças” e anexar:
*# SNE assinada pelo ordenador de despesas
*# Declaração SICAF do fornecedor (e certidões adicionais eventualmente emitidas)
*# Relatório de Credenciamento do fornecedor (emitido no SICAF, onde estão os e-mails a serem utilizados para notificação após o retorno do DCF)
*# Formulário de Tombamento (em caso de material permanente);
* Tramitar para SE/DCF com o despacho “Para digitação”.
}}

Quando o processo retornar do DCF, sendo aquisição de item que demanda contrato, o setor requerente deve encaminhar o processo à CAEX/DCOM para elaboração do contrato;

Quando a CAEX/DCOM devolver o processo com o contrato, deve-se realizar a notificação de entrega ao fornecedor via e-mail (orientações gerais para notificação constam em "Passos Comuns - Notificação ao Fornecedor").

==Passos comuns==

{{oculto
|Retorno do DCF - Ajuste de subitem
|Nos processos de empenho enviados ao DCF e que retornam com solicitação de alteração do subitem, é possível que o próprio setor realize a alteração.
Para tal, deve-se:
# Acessar MATL -> guia ''Empenho'' -> ''Solicitação de Empenho'' -> buscar pela SNE que deve ser alterada;
# Com a SNE aberta, deve-se buscar, no final da página, a opção ''Almoxarifado'' -> alterar de '''SISTEMA SOLAR''' para '''COMPRAS DIRETAS''' -> clicar em ''Alterar'';
# Alterar o subitem (dois últimos dígitos do campo "Natureza" - apagar e digitar os dados informados pelo DCF) -> clicar em ''Alterar'' novamente.
# Imprimir novo PDF da SNE, solicitar assinatura do ordenador de despesas novamente e reencaminhar ao DCF.
}}

{{oculto
|Notificação ao fornecedor
|Após a digitação do empenho pelo DCF/SEPLAN, é necessário notificar o fornecedor para que providencie a entrega do material, da seguinte forma:
# Acessar o MATL - Aba Empenho → Solicitação de Empenho → Nº da Solicitação: digitar o número da SNE → Imprimir → Salvar em PDF;
# Anexar o arquivo salvo do MATL no e-mail;
# Enviar a notificação (modelo ao final desta aba) para o(s) email(s) informado(s) no CREDENCIAMENTO SICAF, com cópia para os emails dos requerentes informados na SNE.
#: {{destaque|alerta|IMPORTANTE: habilite no e-mail o "Recibo de entrega" e/ou "Confirmação de leitura}}
# Salvar o PDF da confirmação e anexar no processo de empenho (essa confirmação poderá ser necessária caso precise abrir processo administrativo contra o fornecedor)
# Manter o processo do empenho na fila do setor até a entrega e pagamento
# Caso a entrega seja no DGP, encaminhar o processo do empenho para DIBA/DGP, para aguardar a entrega e tombamento
# Sendo processo de empenho de TIC, com contrato, necessário encaminhar em anexo ao e-mail, além da SNE: OFB e Contrato.

{{oculto
|'''MODELO DE E-MAIL PARA NOTIFICAÇÃO'''
|
[[Arquivo:Exemplo - cabeçalho SNE - NE.png|thumb|400px|Onde localizar os números da Nota de empenho (NE) e da SNE]]
'''ASSUNTO DO E-MAIL: NOTIFICAÇÃO - Nota de Empenho 2023NEXXXXXX - Referente à SNE 2023XXXXXX'''
<hr>
'''CONTEÚDO DO E-MAIL (COPIE E COLE)'''

{{red|Solicitamos confirmação de recebimento.}}

Senhor(a) fornecedor(a),

Segue Solicitação de Nota de Empenho (SNE) para que se proceda com a entrega das mercadorias.
* '''PRAZO''': estabelecido no Termo de Referência do Edital do Pregão pertinente, contado a partir da entrega deste e-mail na caixa de entrada da Contratada, independentemente de confirmação de leitura, sob penalidades da lei.
* '''INFORMAÇÕES PARA ENTREGA''': constam no documento (SNE) anexo:
** lista dos materiais com quantidades
** valor da nota fiscal a ser gerada
** responsável pelo pedido/recebimento com dados para contato
** local de entrega
** número do pregão
** código da UASG
** CNPJ da UFSC
* '''DOCUMENTAÇÃO QUE DEVE ACOMPANHAR A ENTREGA''':
** Duas vias da Nota Fiscal
** Declaração (Optante pelo Simples), disponível em http://dcf.proplan.ufsc.br/files/2023/03/Declara%C3%A7%C3%A3o-de-Optante-pelo-Simples-Anexo-IV-IN-1234.12-2.doc preenchida e assinada com certificação ICP-Brasil ou Gov.BR e enviada ao responsável pelo recebimento, cujo e-mail consta na SNE, ou impressa e assinada a caneta/carimbo
** Declaração do SICAF (acompanhada das eventuais certidões individuais que estejam vencidas)
* '''DADOS PARA EMISSÃO DA NOTA FISCAL''':
** Universidade Federal de Santa Catarina - CNPJ: 83.899.526/0001-82
** Endereço: Rua Roberto Sampaio Gonzaga, S/N - Bairro: Trindade - Florianópolis/SC - CEP: 88040-900
** Observação: no caso de várias entregas referentes à mesma Nota de Empenho, devem ser emitidas Notas Fiscais separadas para cada uma das entregas.

'''ATENÇÃO'''
* Dúvidas, avisos sobre produtos, agendamento prévio obrigatório ou prorrogação de prazo de entrega deverão ser direcionados ao servidor responsável cujo nome, ramal e e-mail constam da Solicitação da Nota de Empenho (SNE), conforme Anexo I do Edital.
* Dúvidas sobre pagamentos devem ser direcionadas ao Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF) por meio dos contatos disponíveis em http://dcf.ufsc.br
* Dúvidas sobre alterações contratuais (troca de marca, cancelamento, reequilíbrio econômico-financeiro) devem ser direcionadas conforme instruções disponíveis em http://compras.ufsc.br/alteracoes-contratuais/
* É imprescidível que o fornecedor proceda com o faturamento dos itens e de suas quantidades para cada empenho específico aqui anexado, mesmo que diferentes empenhos estejam em um mesmo pedido de entrega.
* Outras dúvidas deverão ser direcionadas ao setor competente da UFSC, conforme disposto em Edital.

'''CONSULTA À NOTA DE EMPENHO '''
* Acesse o [[https://portaldatransparencia.gov.br/despesas/favorecido?paginacaoSimples=true&tamanhoPagina=&offset=&direcaoOrdenacao=asc&colunasSelecionadas=data%2CdocumentoResumido%2ClocalizadorGasto%2Cfase%2Cespecie%2Cfavorecido%2CufFavorecido%2Cvalor%2Cug%2Corgao%2CorgaoSuperior&documento=2018NE800000&orgaos=UG153163&ordenarPor=valor&direcao=desc Portal da Transparência]]
* Em “Filtro” -> “Documento”, informe o número completo da Nota de Empenho (NE) informado no título deste e-mail
* Clique em "Adicionar" e "Consultar".

Atenciosamente,}}
}}

Orientações adicionais às do DCF para geração de SNEs

2025-06-25T15:56:01Z

Guilherme.batista: /* Aquisição de itens de TIC - participante em pregão de outro órgão */

{{aviso|erro|As orientações desta seção são complementares às orientações do [http://dcf.proplan.ufsc.br/empenho-digital/ Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF)].

Caso sua dúvida sobre empenhos não esteja contemplada nesta página, [http://dcf.proplan.ufsc.br/empenho-digital/ verifique as orientações do DCF].}}

==Aquisição de itens de pregões UFSC==

'''Orientações gerais'''

Clique [https://www.youtube.com/watch?v=_JsxOpsQLws AQUI] para vídeo com as orientações detalhadas (passo a passo)

Clique [https://arquivos.ufsc.br/f/09d1b5d82f79454f866d/?dl=1 AQUI] para acesso ao material do vídeo acima

Para atendimento das AFs pela CAEX, necessário atentar aos prazos estabelecidos no Calendário de Envio de Autorizações de Fornecimento.

Fora dos períodos indicados no calendário, as unidades podem emitir suas AFs normalmente, porém, o atendimento deve ser realizado pela própria unidade. Ou seja, as SNEs devem ser emitidas pela própria unidade requerente, conforme orientações a seguir.

[[Arquivo:SNE - fluxograma.png|miniaturadaimagem|1500px|center|Fluxograma para emissão das SNEs]]

{{oculto
|Passo 1 - Criação da AF
|#Cadastrar pedido de Autorização de Fornecimento (AF) no Sistema SOLAR conforme as [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#Emissão de Autorização de Fornecimento (AF)|orientações do Manual]][[Arquivo:SICAF - Consulta.png|miniaturadaimagem|457px|Consulta ao SICAF]]
# Com a AF na fila "Autorizar AF" ou "Emitir AF", verificar o CNPJ dos fornecedores
# Acessar o SICAF em [https://www.gov.br/compras/pt-br/ Compras.gov.br]
# Emitir a certidão de '''Situação do Fornecedor''' e o '''Credenciamento (Níveis de Credenciamento - Nível I)''' de cada fornecedor
#* Observar se as Certidões estão vigentes (Federal, FGTS, Trabalhista e Estadual) e se o fornecedor não está com impedimento de licitar/contratar com União (caso conste, aparecerá da segunda página em diante)
#* Na dúvida se o fornecedor está em situação regular, verifique com o DCF o que é necessário para digitação do empenho
#* Em caso de inconsistências, emitir individualmente as certidões vencidas
#* [[Arquivo:SICAF - Relatório.png|miniaturadaimagem|457px|Exemplo de Relatório de Situação do Fornecedor|nenhum]]
# Caso algum fornecedor esteja com alguma certidão vencida ou impedimento:
#* Entre em contato com o fornecedor para que regularize a situação, se for considerado necessário
#* Caso o fornecedor com problemas seja o único da AF, arquive a AF
#* Se restarem outros fornecedores em situação regular, retorne a AF para ajuste, exclua os itens do fornecedor com problemas e dê andamento à AF normalmente

{{destaque|ok|SIGA PARA O PRÓXIMO PASSO - EMISSÃO DA SNE}}

{{aviso|alerta|Ao final de todo o processo, envie o Relatório de Notícia de Irregularidade conforme orientações do Manual, incluindo as certidões vencidas e o relatório do pedido de AF onde constam os itens que estavam sendo solicitados do fornecedor, para embasar abertura de Processo Administrativo de Responsabilização, por não manutenção das condições de habilitação.}}
}}

{{oculto
|Passo 2 - Emissão de SNE
|# Acesse o sistema MATL [[Arquivo:SNE - tela MATL.png|miniaturadaimagem|700px|Geração das SNEs no MATL]]
#: Para instalar ou atualizar o aplicativo, acesse https://setic.ufsc.br/downloads/
#: Em caso de mensagem de erro relativo a autorização/permissão/acesso, abrir chamado junto à SeTIC para verificar o motivo
# Após, acessar o menu Centro de Custo -> Geração de empenhos por Processo
# Na janela que se abre, marcar a opção "AF?"
# Inserir o número da Solicitação Digital (SD) da AF gerada no campo "Processo" e clicar em "Buscar"
# No campo “Complemento histórico”, inserir:
#* endereço completo de entrega com CEP
#: Obs.: Caso seja material permanente com entrega no DGP, o endereço para a entrega a ser informado é o seguinte:
#: Endereço de entrega para tombamento:
#: Departamento de Gestão Patrimonial (DGP)
#: Rua João Pio Duarte Silva, 241 - Córrego Grande, Florianópolis - SC - CEP: 88037-000
#: Email: dgp@contato.ufsc.br
#: Dia e horário de entrega: de segunda a sexta-feira (dias úteis), das 09:00 às 18:00 horas
#* responsáveis pelo recebimento
#* telefone e e-mail
#* finalidade/utilização do material (exigência do DCF)
# No campo “Observação” inserir:
#* número da AF
#* dados orçamentários (ND, Centro de Custo, PTRes, etc)
# No quadro intermediário, preencher os seguintes campos:
#* Centro de Custo: Número do Centro de Custo da Unidade
#* U. gestora: 153163
#* UGR: UGR DO SETOR
#* Fonte: VER COM SEPLAN
#* PTRES: VER COM SEPLAN
#* Atividade: VER COM SEPLAN
#* Enquadramento: Meta 12-GRADUAÇÃO-Elevar a taxa bruta de matrícula na educação superior
#* Etapa Ensino: Graduação
#* Categoria: Gestão Administrativa da Unidade ou da Subação
#* Unidade PI: Nome da unidade vinculada ao centro de custo
#* Tema: Não se Aplica
#* Obs.: dúvidas sobre dados orçamentários devem ser verificadas com a SEPLAN
# Após preencher os dados acima, clique no botão “Cálculo”
# Após surgirem as informações no quadro inferior, clicar em “Geração”
#: Dessa forma a Nota Solicitação de Empenho (SNE) será gerada e aparecerá na coluna “Solicitação”
# Na sequência, clicar no botão "Empenhos" e depois em "Imprimir Empenhos" para imprimir o PDF das SNEs
# Salve a SNE informando como nome do arquivo o número da SNE e o setor (202401234 - SETOR/CENTRO)

{{aviso|alerta|{{red|'''IMPORTANTE:'''}}

{{red|Após a emissão das SNEs, '''É OBRIGATÓRIO o encaminhamento da AF ao DCOM'''}}, utilizando a ação '''"Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho"''' na aba "Encaminhar", e no encaminhamento insira o despacho '''"SNEs ns. '''''INFORMAR O NÚMERO DAS SNES''''' emitidas. Segue para baixa de saldo."'''.}}

{{destaque|ok|SIGA PARA O PRÓXIMO PASSO - PROCESSO DE EMPENHO}}
}}

{{oculto
|Passo 3 - Cadastro do processo de empenho
|'''Cadastro do Processo Digital'''
* Em SOLAR → módulo do sistema: SPA → Cadastro de Processo Digital, preencher:
*# Grupo de Assunto: 111 - Solicitação de empenho
*# Assunto: 454 - Empenho
*# Número da SNE: na SNE emitida no MATL (ex.: 202102525)
*# Interessado na UFSC: CNPJ do fornecedor (consta na SNE emitida)

* Após concluir o cadastro, clicar em “Peças” e anexar:
*# SNE assinada pelo ordenador de despesas
*# Declaração SICAF do fornecedor (e certidões adicionais eventualmente emitidas)
*# Relatório de Credenciamento do fornecedor (emitido no SICAF, onde estão os e-mails a serem utilizados para notificação após o retorno do DCF)
*# Formulário de Tombamento (em caso de material permanente);
* Tramitar para SE/DCF com o despacho “Para digitação”.

{{destaque|ok|SIGA PARA O PRÓXIMO PASSO - NOTIFICAÇÃO AO FORNECEDOR}}

Observação:
Se o item solicitado tiver: valor superior ao valor da dispensa (conforme Lei nº 14/133, de 2021, e posteriores atualizações) E possuir obrigações futuras, há necessidade de elaboração de contrato.
Nesse caso, quando o processo retornar do DCF, sendo aquisição de item que demanda contrato, o setor requerente deve juntar ao processo [https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras], preenchido e assinado e encaminhar o processo ao DPC para elaboração do contrato, para somente após isso realizar a notificação ao fornecedor.
}}

==Aquisição de itens de TIC - participante em pregão de outro órgão==

Os pedidos de aquisição dos itens oriundos dos pregões do Ministério da Economia (SGD/ME) emitidos pelas unidades devem respeitar as orientações desta seção do manual.

'''Atenção:'''

Dúvidas sobre as especificações técnicas dos itens, peças processuais, saldos dos itens e maiores informações desses processos deverão ser dirimidas junto à SETIC;

Dúvidas sobre o preenchimento do Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos de Compras deverão ser dirimidas junto à CAEX/DCOM.
 

{{Oculto
|Passo 1 - Preparação dos documentos
|#Para a aquisição de itens de TIC, deve-se elaborar os seguintes documentos, que posteriormente serão juntados ao processo de empenho:
#* [https://docs.google.com/document/d/1AmkRgvhKvEGLt5qCOql5_Ddld0ZuuqFBDpRfQNIXN8A/edit Ordem de Fornecimento de Bens (OFB)] preenchida e assinada pelo Ordenador de Despesas;
#* Somente quando o valor total de ao menos algum item ultrapassar R$ 62.725,59: [https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos de Compras], preenchido e assinado;
#* Manifestação de autorização da SETIC referente à aquisição, podendo ser o pdf de um e-mail;
#* [https://docs.google.com/document/d/1DdIf1Bn0wqMvDrrooRmL7m_GlzsafOc9I5oRUx5up9c/edit Formulário de Tombamento] preenchido e assinado;
#* Declaração SICAF do fornecedor (e certidões adicionais eventualmente emitidas); e
#* Relatório de Credenciamento do fornecedor (emitido no SICAF, onde estão os e-mails a serem utilizados para notificação após o retorno do DCF).
}}

{{Oculto
|Passo 2 - Emissão de SNE
|Para realizar a emissão da SNE, necessário ter em mãos os seguintes dados:
*Nº da UGR solicitante e dados orçamentários completos (PTREs, Fonte, Atividade, etc.) - Para itens permanentes o recurso deve estar na natureza 449052. Caso a unidade não possua recurso nessa natureza, necessário solicitar transferência à SEPLAN;
*Indicação do nº do item, do Pregão e da Ata de Registro de Preços e os correspondentes valores unitários e totais;
Emitir a Solicitação de Nota de Empenho (SNE) conforme passo a passo descrito abaixo.

# MATL -> Empenho -> Solicitação de Empenho
# Preencher: ''*os campos que não constam orientação de preenchimento devem ser mantidos em branco.'' 
'''Dados gerais'''
*Unidade gestora: 153163
*Evento: Empenho
[[Arquivo:Dados Gerais.png|700px]]
 

'''Dotação Orçamentária'''
*UGR: informar a UGR do setor
*PTRES: conforme Nota de Dotação
*Fonte recursos: conforme Nota de Dotação
*Natureza: 44905241
*Atividade: conforme Nota de Dotação
*Valor: na tela que abrir, informar Centro e valor total do(s) item(ns)
*Modalidade Empenho: Estimativo
[[Arquivo:Dotação Orçamentária.png|700px]]
 

'''Plano interno'''
*Enquadramento da Despesa (exceto NDI e CA): Meta 12-GRADUAÇÃO-Elevar a taxa bruta de matrícula na educação superior
*Nível/Etapa de Ensino (exceto NDI e CA): Graduação
*Categoria de Apropriação: Gestão Administrativa da Unidade ou da Subação
*Unidade: setor requerente
*Tema Público: Não se aplica
[[Arquivo:Plano Interno.png|700px]]
 
*Alterar o campo Almoxarifado para Compras Diretas
[[Arquivo:Plano Interno 2.png|700px]]
 

'''Dados da Contratação'''
*Fornecedor: informar o CNPJ no campo editável
*Processo Origem: preencher com o número do processo de licitação do órgão gerenciador (não é o processo da UFSC)
*Modalidade de Licitação: Pregão
*Base legal: se o pregão foi realizado com base na Lei nº 14.133/2021, deve alterar para Lei 14.133/2021, art. 28, I
*Número Licitação: número do Pregão (cuidado para não confundir número do pregão com o número da Ata de Registro de Preços)
*Origem do Material: ... (código 0)
*Histórico Padrão: Valor referente a aquisições de: (código 4)
*Complemento Histórico: preencher com o local de entrega do(s) item(ns)
*Observação: adaptar o seguinte texto modelo:

::''SD XXXXX/2024 – SETOR REQUERENTE''
::''Aquisição como órgão participante do Pregão 0X/202X da UASG XXXXXX''
::''Processo origem nº (preencher com o processo do órgão gerenciador) - Ata de Registro de Preço 0X/202X''
::''Processo UFSC nº 23080.0XXXXX/202X-XX''
::''Entrega Total''

[[Arquivo:Dados da Contratação.png|700px]]
 

'''Relação dos itens'''
''*se o sistema puxar informações de algum item, deve-se excluir as informações para preencher corretamente.''
#Clicar em: incluir linha
#*Item: preencher conforme Ata
#*Código: 1 (sempre)
#*Descrição: preencher conforme Ata
#*Unid: UN (sempre)
#*Quantidade: preencher conforme pedido
#*Valor: preencher conforme Ata
#Clicar em: Inserir (no topo da tela)
 
}}

{{Oculto
|Passo 3 - Cadastro do processo de empenho
|* Em SOLAR → módulo do sistema: SPA → Cadastro de Processo Digital, preencher:
*# Grupo de Assunto: 111 - Solicitação de empenho
*# Assunto: 454 - Empenho
*# Número da SNE: na SNE emitida no MATL (ex.: 202102525)
*# Interessado na UFSC: CNPJ do fornecedor (consta na SNE emitida)

*Com o processo criado, juntar como peças os documentos preparados anteriormente e:
*# Juntar à SNE ao processo e coletar a assinatura do Ordenador de Despesas na SNE;
*# Enviar o processo ao DCF (observar que as certidões do SICAF devem estar vigentes no momento do envio do processo)
}}

Quando o processo retornar do DCF, sendo aquisição de item que demanda contrato (quando o valor total de ao menos algum item ultrapassar R$ 62.725,59), o setor requerente deve encaminhar o processo à CAEX/DCOM para elaboração do contrato;

Quando a CAEX/DCOM devolver o processo com o contrato, deve-se realizar a notificação de entrega ao fornecedor via e-mail (orientações gerais para notificação constam em "Passos Comuns - Notificação ao Fornecedor").

==Aquisição de itens por meio de adesão==

As instruções para a adesão à ata de registro de preços de outras instituições públicas federais estão disponíveis em [https://compras.wiki.ufsc.br/index.php/ADES%C3%83O_%C3%80_ATA_DE_REGISTRO_DE_PRE%C3%87OS ADESÃO À ATA DE REGISTRO DE PREÇOS].

Após todos os trâmites, conforme orientado no manual de adesão, o processo será encaminhado, pela CAEX, para a fila do requerente para emissão da SNE.

O processo será encaminhado para a fila ''Adesão de Registro de Preço -> Solicitar emissão de empenho'', e as instruções para a emissão da SNE são apresentadas a seguir.

{{Oculto
|Passo 1 - Emissão de SNE
|#MATL -> Empenho -> Solicitação de Empenho
#Preencher: ''*os campos que não constam orientação de preenchimento devem ser mantidos em branco.''

'''Dados gerais'''
*Unidade gestora: 153163
*Evento: Empenho
[[Arquivo:Imagem2.png|700px|semmoldura]]

'''Dotação Orçamentária'''
*UGR: informar a UGR do setor
*PTRES: conforme Nota de Dotação/duodécimo
*Fonte recursos: conforme Nota de Dotação/duodécimo
*Natureza: informar o código conforme classificação do item: se permanente, 449052 ou consumo, 339030. Caso já se tenha conhecimento do subelemento, informar o código completo. Caso ainda não saiba, buscar no menu *Catálogo Único -> Catálogo
*Atividade: conforme Nota de Dotação/duodécimo
*Valor: na tela que abrir, informar Centro de Custos e valor total do(s) item(ns)
*Modalidade Empenho: Estimativo
[[Arquivo:Imagem3.png|700px|semmoldura]]

'''Plano interno'''
*Enquadramento da Despesa (exceto NDI e CA): Meta 12-GRADUAÇÃO-Elevar a taxa bruta de matrícula na educação superior
*Nível/Etapa de Ensino (exceto NDI e CA): Graduação
*Categoria de Apropriação: Gestão Administrativa da Unidade ou da Subação
*Unidade: setor requerente
*Tema Público: Não se aplica
[[Arquivo:Imagem4.png|700px|semmoldura]]

*Alterar o campo Almoxarifado para Compras Diretas
[[Arquivo:Imagem5.png|700px|semmoldura]]

'''Dados da Contratação'''
*Fornecedor: informar o CNPJ no campo editável
*Processo Origem: preencher com o número do processo de licitação do órgão gerenciador (não é o processo da UFSC)
*Modalidade de Licitação: Pregão
*Base legal: se o pregão foi realizado com base na Lei nº 14.133/2021, deve alterar para Lei 14.133/2021, art. 28, I
*Número Licitação: número do Pregão do órgão gerenciador
*Origem do Material: ... (código 0)
*Histórico Padrão: Valor referente a aquisições de: (código 4)
*Complemento Histórico: preencher com o local de entrega do(s) item(ns)
*Observação: adaptar o seguinte texto modelo:

::''Adesão à Ata de Registro de Preços do Pregão XX/202X da UASG XXXXXX (dados do órgão de origem do pregão/item)''
::''Processo nº (da origem) para aquisição de (inserir nome do item)''
::''Processo 23080.0XXXXX/2024-XX (UFSC) – Setor/UFSC''
::''ND 20240XXXX ou Duodécimo''

[[Arquivo:Imagem6.png|700px|semmoldura]]

'''Relação dos itens''' ''*se o sistema puxar informações de algum item, deve-se excluir as informações para preencher corretamente.''
#Clicar em: incluir linha
#*Item: preencher conforme Ata
#*Código: 1 (sempre)
#*Descrição: preencher conforme Ata
#*Unid: UN (sempre)
#*Quantidade: preencher conforme pedido
#*Valor: preencher conforme Ata
#Clicar em: Inserir (no topo da tela)
}}

{{oculto
|Passo 2 - Cadastro do processo de empenho
|'''Cadastro do Processo Digital'''
* Em SOLAR → módulo do sistema: SPA → Cadastro de Processo Digital, preencher:
*# Grupo de Assunto: 111 - Solicitação de empenho
*# Assunto: 454 - Empenho
*# Número da SNE: na SNE emitida no MATL (ex.: 202102525)
*# Interessado na UFSC: CNPJ do fornecedor (consta na SNE emitida)

'''Envio ao DCF para digitação'''
* Após concluir o cadastro, clicar em “Peças” e anexar:
*# SNE assinada pelo ordenador de despesas
*# Declaração SICAF do fornecedor (e certidões adicionais eventualmente emitidas)
*# Relatório de Credenciamento do fornecedor (emitido no SICAF, onde estão os e-mails a serem utilizados para notificação após o retorno do DCF)
*# Formulário de Tombamento (em caso de material permanente);
* Tramitar para SE/DCF com o despacho “Para digitação”.
}}

Quando o processo retornar do DCF, sendo aquisição de item que demanda contrato, o setor requerente deve encaminhar o processo à CAEX/DCOM para elaboração do contrato;

Quando a CAEX/DCOM devolver o processo com o contrato, deve-se realizar a notificação de entrega ao fornecedor via e-mail (orientações gerais para notificação constam em "Passos Comununs - Notificação ao Fornecedor").

==Passos comuns==

{{oculto
|Retorno do DCF - Ajuste de subitem
|Nos processos de empenho enviados ao DCF e que retornam com solicitação de alteração do subitem, é possível que o próprio setor realize a alteração.
Para tal, deve-se:
# Acessar MATL -> guia ''Empenho'' -> ''Solicitação de Empenho'' -> buscar pela SNE que deve ser alterada;
# Com a SNE aberta, deve-se buscar, no final da página, a opção ''Almoxarifado'' -> alterar de '''SISTEMA SOLAR''' para '''COMPRAS DIRETAS''' -> clicar em ''Alterar'';
# Alterar o subitem (dois últimos dígitos do campo "Natureza" - apagar e digitar os dados informados pelo DCF) -> clicar em ''Alterar'' novamente.
# Imprimir novo PDF da SNE, solicitar assinatura do ordenador de despesas novamente e reencaminhar ao DCF.
}}

{{oculto
|Notificação ao fornecedor
|Após a digitação do empenho pelo DCF/SEPLAN, é necessário notificar o fornecedor para que providencie a entrega do material, da seguinte forma:
# Acessar o MATL - Aba Empenho → Solicitação de Empenho → Nº da Solicitação: digitar o número da SNE → Imprimir → Salvar em PDF;
# Anexar o arquivo salvo do MATL no e-mail;
# Enviar a notificação (modelo ao final desta aba) para o(s) email(s) informado(s) no CREDENCIAMENTO SICAF, com cópia para os emails dos requerentes informados na SNE.
#: {{destaque|alerta|IMPORTANTE: habilite no e-mail o "Recibo de entrega" e/ou "Confirmação de leitura}}
# Salvar o PDF da confirmação e anexar no processo de empenho (essa confirmação poderá ser necessária caso precise abrir processo administrativo contra o fornecedor)
# Manter o processo do empenho na fila do setor até a entrega e pagamento
# Caso a entrega seja no DGP, encaminhar o processo do empenho para DIBA/DGP, para aguardar a entrega e tombamento
# Sendo processo de empenho de TIC, com contrato, necessário encaminhar em anexo ao e-mail, além da SNE: OFB e Contrato.

{{oculto
|'''MODELO DE E-MAIL PARA NOTIFICAÇÃO'''
|
[[Arquivo:Exemplo - cabeçalho SNE - NE.png|thumb|400px|Onde localizar os números da Nota de empenho (NE) e da SNE]]
'''ASSUNTO DO E-MAIL: NOTIFICAÇÃO - Nota de Empenho 2023NEXXXXXX - Referente à SNE 2023XXXXXX'''
<hr>
'''CONTEÚDO DO E-MAIL (COPIE E COLE)'''

{{red|Solicitamos confirmação de recebimento.}}

Senhor(a) fornecedor(a),

Segue Solicitação de Nota de Empenho (SNE) para que se proceda com a entrega das mercadorias.
* '''PRAZO''': estabelecido no Termo de Referência do Edital do Pregão pertinente, contado a partir da entrega deste e-mail na caixa de entrada da Contratada, independentemente de confirmação de leitura, sob penalidades da lei.
* '''INFORMAÇÕES PARA ENTREGA''': constam no documento (SNE) anexo:
** lista dos materiais com quantidades
** valor da nota fiscal a ser gerada
** responsável pelo pedido/recebimento com dados para contato
** local de entrega
** número do pregão
** código da UASG
** CNPJ da UFSC
* '''DOCUMENTAÇÃO QUE DEVE ACOMPANHAR A ENTREGA''':
** Duas vias da Nota Fiscal
** Declaração (Optante pelo Simples), disponível em http://dcf.proplan.ufsc.br/files/2023/03/Declara%C3%A7%C3%A3o-de-Optante-pelo-Simples-Anexo-IV-IN-1234.12-2.doc preenchida e assinada com certificação ICP-Brasil ou Gov.BR e enviada ao responsável pelo recebimento, cujo e-mail consta na SNE, ou impressa e assinada a caneta/carimbo
** Declaração do SICAF (acompanhada das eventuais certidões individuais que estejam vencidas)
* '''DADOS PARA EMISSÃO DA NOTA FISCAL''':
** Universidade Federal de Santa Catarina - CNPJ: 83.899.526/0001-82
** Endereço: Rua Roberto Sampaio Gonzaga, S/N - Bairro: Trindade - Florianópolis/SC - CEP: 88040-900
** Observação: no caso de várias entregas referentes à mesma Nota de Empenho, devem ser emitidas Notas Fiscais separadas para cada uma das entregas.

'''ATENÇÃO'''
* Dúvidas, avisos sobre produtos, agendamento prévio obrigatório ou prorrogação de prazo de entrega deverão ser direcionados ao servidor responsável cujo nome, ramal e e-mail constam da Solicitação da Nota de Empenho (SNE), conforme Anexo I do Edital.
* Dúvidas sobre pagamentos devem ser direcionadas ao Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF) por meio dos contatos disponíveis em http://dcf.ufsc.br
* Dúvidas sobre alterações contratuais (troca de marca, cancelamento, reequilíbrio econômico-financeiro) devem ser direcionadas conforme instruções disponíveis em http://compras.ufsc.br/alteracoes-contratuais/
* É imprescidível que o fornecedor proceda com o faturamento dos itens e de suas quantidades para cada empenho específico aqui anexado, mesmo que diferentes empenhos estejam em um mesmo pedido de entrega.
* Outras dúvidas deverão ser direcionadas ao setor competente da UFSC, conforme disposto em Edital.

'''CONSULTA À NOTA DE EMPENHO '''
* Acesse o [[https://portaldatransparencia.gov.br/despesas/favorecido?paginacaoSimples=true&tamanhoPagina=&offset=&direcaoOrdenacao=asc&colunasSelecionadas=data%2CdocumentoResumido%2ClocalizadorGasto%2Cfase%2Cespecie%2Cfavorecido%2CufFavorecido%2Cvalor%2Cug%2Corgao%2CorgaoSuperior&documento=2018NE800000&orgaos=UG153163&ordenarPor=valor&direcao=desc Portal da Transparência]]
* Em “Filtro” -> “Documento”, informe o número completo da Nota de Empenho (NE) informado no título deste e-mail
* Clique em "Adicionar" e "Consultar".

Atenciosamente,}}
}}

Orientações adicionais às do DCF para geração de SNEs

2025-06-25T15:24:42Z

Guilherme.batista: /* Aquisição de itens de TIC - participante em pregão de outro órgão */

{{aviso|erro|As orientações desta seção são complementares às orientações do [http://dcf.proplan.ufsc.br/empenho-digital/ Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF)].

Caso sua dúvida sobre empenhos não esteja contemplada nesta página, [http://dcf.proplan.ufsc.br/empenho-digital/ verifique as orientações do DCF].}}

==Aquisição de itens de pregões UFSC==

'''Orientações gerais'''

Clique [https://www.youtube.com/watch?v=_JsxOpsQLws AQUI] para vídeo com as orientações detalhadas (passo a passo)

Clique [https://arquivos.ufsc.br/f/09d1b5d82f79454f866d/?dl=1 AQUI] para acesso ao material do vídeo acima

Para atendimento das AFs pela CAEX, necessário atentar aos prazos estabelecidos no Calendário de Envio de Autorizações de Fornecimento.

Fora dos períodos indicados no calendário, as unidades podem emitir suas AFs normalmente, porém, o atendimento deve ser realizado pela própria unidade. Ou seja, as SNEs devem ser emitidas pela própria unidade requerente, conforme orientações a seguir.

[[Arquivo:SNE - fluxograma.png|miniaturadaimagem|1500px|center|Fluxograma para emissão das SNEs]]

{{oculto
|Passo 1 - Criação da AF
|#Cadastrar pedido de Autorização de Fornecimento (AF) no Sistema SOLAR conforme as [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#Emissão de Autorização de Fornecimento (AF)|orientações do Manual]][[Arquivo:SICAF - Consulta.png|miniaturadaimagem|457px|Consulta ao SICAF]]
# Com a AF na fila "Autorizar AF" ou "Emitir AF", verificar o CNPJ dos fornecedores
# Acessar o SICAF em [https://www.gov.br/compras/pt-br/ Compras.gov.br]
# Emitir a certidão de '''Situação do Fornecedor''' e o '''Credenciamento (Níveis de Credenciamento - Nível I)''' de cada fornecedor
#* Observar se as Certidões estão vigentes (Federal, FGTS, Trabalhista e Estadual) e se o fornecedor não está com impedimento de licitar/contratar com União (caso conste, aparecerá da segunda página em diante)
#* Na dúvida se o fornecedor está em situação regular, verifique com o DCF o que é necessário para digitação do empenho
#* Em caso de inconsistências, emitir individualmente as certidões vencidas
#* [[Arquivo:SICAF - Relatório.png|miniaturadaimagem|457px|Exemplo de Relatório de Situação do Fornecedor|nenhum]]
# Caso algum fornecedor esteja com alguma certidão vencida ou impedimento:
#* Entre em contato com o fornecedor para que regularize a situação, se for considerado necessário
#* Caso o fornecedor com problemas seja o único da AF, arquive a AF
#* Se restarem outros fornecedores em situação regular, retorne a AF para ajuste, exclua os itens do fornecedor com problemas e dê andamento à AF normalmente

{{destaque|ok|SIGA PARA O PRÓXIMO PASSO - EMISSÃO DA SNE}}

{{aviso|alerta|Ao final de todo o processo, envie o Relatório de Notícia de Irregularidade conforme orientações do Manual, incluindo as certidões vencidas e o relatório do pedido de AF onde constam os itens que estavam sendo solicitados do fornecedor, para embasar abertura de Processo Administrativo de Responsabilização, por não manutenção das condições de habilitação.}}
}}

{{oculto
|Passo 2 - Emissão de SNE
|# Acesse o sistema MATL [[Arquivo:SNE - tela MATL.png|miniaturadaimagem|700px|Geração das SNEs no MATL]]
#: Para instalar ou atualizar o aplicativo, acesse https://setic.ufsc.br/downloads/
#: Em caso de mensagem de erro relativo a autorização/permissão/acesso, abrir chamado junto à SeTIC para verificar o motivo
# Após, acessar o menu Centro de Custo -> Geração de empenhos por Processo
# Na janela que se abre, marcar a opção "AF?"
# Inserir o número da Solicitação Digital (SD) da AF gerada no campo "Processo" e clicar em "Buscar"
# No campo “Complemento histórico”, inserir:
#* endereço completo de entrega com CEP
#: Obs.: Caso seja material permanente com entrega no DGP, o endereço para a entrega a ser informado é o seguinte:
#: Endereço de entrega para tombamento:
#: Departamento de Gestão Patrimonial (DGP)
#: Rua João Pio Duarte Silva, 241 - Córrego Grande, Florianópolis - SC - CEP: 88037-000
#: Email: dgp@contato.ufsc.br
#: Dia e horário de entrega: de segunda a sexta-feira (dias úteis), das 09:00 às 18:00 horas
#* responsáveis pelo recebimento
#* telefone e e-mail
#* finalidade/utilização do material (exigência do DCF)
# No campo “Observação” inserir:
#* número da AF
#* dados orçamentários (ND, Centro de Custo, PTRes, etc)
# No quadro intermediário, preencher os seguintes campos:
#* Centro de Custo: Número do Centro de Custo da Unidade
#* U. gestora: 153163
#* UGR: UGR DO SETOR
#* Fonte: VER COM SEPLAN
#* PTRES: VER COM SEPLAN
#* Atividade: VER COM SEPLAN
#* Enquadramento: Meta 12-GRADUAÇÃO-Elevar a taxa bruta de matrícula na educação superior
#* Etapa Ensino: Graduação
#* Categoria: Gestão Administrativa da Unidade ou da Subação
#* Unidade PI: Nome da unidade vinculada ao centro de custo
#* Tema: Não se Aplica
#* Obs.: dúvidas sobre dados orçamentários devem ser verificadas com a SEPLAN
# Após preencher os dados acima, clique no botão “Cálculo”
# Após surgirem as informações no quadro inferior, clicar em “Geração”
#: Dessa forma a Nota Solicitação de Empenho (SNE) será gerada e aparecerá na coluna “Solicitação”
# Na sequência, clicar no botão "Empenhos" e depois em "Imprimir Empenhos" para imprimir o PDF das SNEs
# Salve a SNE informando como nome do arquivo o número da SNE e o setor (202401234 - SETOR/CENTRO)

{{aviso|alerta|{{red|'''IMPORTANTE:'''}}

{{red|Após a emissão das SNEs, '''É OBRIGATÓRIO o encaminhamento da AF ao DCOM'''}}, utilizando a ação '''"Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho"''' na aba "Encaminhar", e no encaminhamento insira o despacho '''"SNEs ns. '''''INFORMAR O NÚMERO DAS SNES''''' emitidas. Segue para baixa de saldo."'''.}}

{{destaque|ok|SIGA PARA O PRÓXIMO PASSO - PROCESSO DE EMPENHO}}
}}

{{oculto
|Passo 3 - Cadastro do processo de empenho
|'''Cadastro do Processo Digital'''
* Em SOLAR → módulo do sistema: SPA → Cadastro de Processo Digital, preencher:
*# Grupo de Assunto: 111 - Solicitação de empenho
*# Assunto: 454 - Empenho
*# Número da SNE: na SNE emitida no MATL (ex.: 202102525)
*# Interessado na UFSC: CNPJ do fornecedor (consta na SNE emitida)

* Após concluir o cadastro, clicar em “Peças” e anexar:
*# SNE assinada pelo ordenador de despesas
*# Declaração SICAF do fornecedor (e certidões adicionais eventualmente emitidas)
*# Relatório de Credenciamento do fornecedor (emitido no SICAF, onde estão os e-mails a serem utilizados para notificação após o retorno do DCF)
*# Formulário de Tombamento (em caso de material permanente);
* Tramitar para SE/DCF com o despacho “Para digitação”.

{{destaque|ok|SIGA PARA O PRÓXIMO PASSO - NOTIFICAÇÃO AO FORNECEDOR}}

Observação:
Se o item solicitado tiver: valor superior ao valor da dispensa (conforme Lei nº 14/133, de 2021, e posteriores atualizações) E possuir obrigações futuras, há necessidade de elaboração de contrato.
Nesse caso, quando o processo retornar do DCF, sendo aquisição de item que demanda contrato, o setor requerente deve juntar ao processo [https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras], preenchido e assinado e encaminhar o processo ao DPC para elaboração do contrato, para somente após isso realizar a notificação ao fornecedor.
}}

==Aquisição de itens de TIC - participante em pregão de outro órgão==

Os pedidos de aquisição dos itens oriundos dos pregões do Ministério da Economia (SGD/ME) emitidos pelas unidades devem respeitar as orientações desta seção do manual.

'''Atenção:'''

Dúvidas sobre as especificações técnicas dos itens, peças processuais, saldos dos itens e maiores informações desses processos deverão ser dirimidas junto à SETIC;

Dúvidas sobre o preenchimento do Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos de Compras deverão ser dirimidas junto à CAEX/DCOM.
 

{{Oculto
|Passo 1 - Preparação dos documentos
|#Para a aquisição de itens de TIC, deve-se elaborar os seguintes documentos, que posteriormente serão juntados ao processo de empenho:
#* [https://docs.google.com/document/d/1AmkRgvhKvEGLt5qCOql5_Ddld0ZuuqFBDpRfQNIXN8A/edit Ordem de Fornecimento de Bens (OFB)] preenchida e assinada pelo Ordenador de Despesas;
#* Somente se o valor total da aquisição for superior à R$ 62.725,59: [https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos de Compras], preenchido e assinado;
#* Manifestação de autorização da SETIC referente à aquisição, podendo ser o pdf de um e-mail;
#* [https://docs.google.com/document/d/1DdIf1Bn0wqMvDrrooRmL7m_GlzsafOc9I5oRUx5up9c/edit Formulário de Tombamento] preenchido e assinado;
#* Declaração SICAF do fornecedor (e certidões adicionais eventualmente emitidas); e
#* Relatório de Credenciamento do fornecedor (emitido no SICAF, onde estão os e-mails a serem utilizados para notificação após o retorno do DCF).
}}

{{Oculto
|Passo 2 - Emissão de SNE
|Para realizar a emissão da SNE, necessário ter em mãos os seguintes dados:
*Nº da UGR solicitante e dados orçamentários completos (PTREs, Fonte, Atividade, etc.) - Para itens permanentes o recurso deve estar na natureza 449052. Caso a unidade não possua recurso nessa natureza, necessário solicitar transferência à SEPLAN;
*Indicação do nº do item, do Pregão e da Ata de Registro de Preços e os correspondentes valores unitários e totais;
Emitir a Solicitação de Nota de Empenho (SNE) conforme passo a passo descrito abaixo.

# MATL -> Empenho -> Solicitação de Empenho
# Preencher: ''*os campos que não constam orientação de preenchimento devem ser mantidos em branco.'' 
'''Dados gerais'''
*Unidade gestora: 153163
*Evento: Empenho
[[Arquivo:Dados Gerais.png|700px]]
 

'''Dotação Orçamentária'''
*UGR: informar a UGR do setor
*PTRES: conforme Nota de Dotação
*Fonte recursos: conforme Nota de Dotação
*Natureza: 44905241
*Atividade: conforme Nota de Dotação
*Valor: na tela que abrir, informar Centro e valor total do(s) item(ns)
*Modalidade Empenho: Estimativo
[[Arquivo:Dotação Orçamentária.png|700px]]
 

'''Plano interno'''
*Enquadramento da Despesa (exceto NDI e CA): Meta 12-GRADUAÇÃO-Elevar a taxa bruta de matrícula na educação superior
*Nível/Etapa de Ensino (exceto NDI e CA): Graduação
*Categoria de Apropriação: Gestão Administrativa da Unidade ou da Subação
*Unidade: setor requerente
*Tema Público: Não se aplica
[[Arquivo:Plano Interno.png|700px]]
 
*Alterar o campo Almoxarifado para Compras Diretas
[[Arquivo:Plano Interno 2.png|700px]]
 

'''Dados da Contratação'''
*Fornecedor: informar o CNPJ no campo editável
*Processo Origem: preencher com o número do processo de licitação do órgão gerenciador (não é o processo da UFSC)
*Modalidade de Licitação: Pregão
*Base legal: se o pregão foi realizado com base na Lei nº 14.133/2021, deve alterar para Lei 14.133/2021, art. 28, I
*Número Licitação: número do Pregão (cuidado para não confundir número do pregão com o número da Ata de Registro de Preços)
*Origem do Material: ... (código 0)
*Histórico Padrão: Valor referente a aquisições de: (código 4)
*Complemento Histórico: preencher com o local de entrega do(s) item(ns)
*Observação: adaptar o seguinte texto modelo:

::''SD XXXXX/2024 – SETOR REQUERENTE''
::''Aquisição como órgão participante do Pregão 0X/202X da UASG XXXXXX''
::''Processo origem nº (preencher com o processo do órgão gerenciador) - Ata de Registro de Preço 0X/202X''
::''Processo UFSC nº 23080.0XXXXX/202X-XX''
::''Entrega Total''

[[Arquivo:Dados da Contratação.png|700px]]
 

'''Relação dos itens'''
''*se o sistema puxar informações de algum item, deve-se excluir as informações para preencher corretamente.''
#Clicar em: incluir linha
#*Item: preencher conforme Ata
#*Código: 1 (sempre)
#*Descrição: preencher conforme Ata
#*Unid: UN (sempre)
#*Quantidade: preencher conforme pedido
#*Valor: preencher conforme Ata
#Clicar em: Inserir (no topo da tela)
 
}}

{{Oculto
|Passo 3 - Cadastro do processo de empenho
|* Em SOLAR → módulo do sistema: SPA → Cadastro de Processo Digital, preencher:
*# Grupo de Assunto: 111 - Solicitação de empenho
*# Assunto: 454 - Empenho
*# Número da SNE: na SNE emitida no MATL (ex.: 202102525)
*# Interessado na UFSC: CNPJ do fornecedor (consta na SNE emitida)

*Com o processo criado, juntar como peças os documentos preparados anteriormente e:
*# Juntar à SNE ao processo e coletar a assinatura do Ordenador de Despesas na SNE;
*# Enviar o processo ao DCF (observar que as certidões do SICAF devem estar vigentes no momento do envio do processo)
}}

Quando o processo retornar do DCF, sendo aquisição de item que demanda contrato *(quando o valor total de ao menos algum item ultrapassar R$ 62.725,59)*, o setor requerente deve encaminhar o processo à CAEX/DCOM para elaboração do contrato;

Quando o DPC devolver o processo com o contrato, deve-se realizar a notificação de entrega ao fornecedor via e-mail (orientações gerais para notificação constam em "Passos Comuns - Notificação ao Fornecedor").

==Aquisição de itens por meio de adesão==

As instruções para a adesão à ata de registro de preços de outras instituições públicas federais estão disponíveis em [https://compras.wiki.ufsc.br/index.php/ADES%C3%83O_%C3%80_ATA_DE_REGISTRO_DE_PRE%C3%87OS ADESÃO À ATA DE REGISTRO DE PREÇOS].

Após todos os trâmites, conforme orientado no manual de adesão, o processo será encaminhado, pela CAEX, para a fila do requerente para emissão da SNE.

O processo será encaminhado para a fila ''Adesão de Registro de Preço -> Solicitar emissão de empenho'', e as instruções para a emissão da SNE são apresentadas a seguir.

{{Oculto
|Passo 1 - Emissão de SNE
|#MATL -> Empenho -> Solicitação de Empenho
#Preencher: ''*os campos que não constam orientação de preenchimento devem ser mantidos em branco.''

'''Dados gerais'''
*Unidade gestora: 153163
*Evento: Empenho
[[Arquivo:Imagem2.png|700px|semmoldura]]

'''Dotação Orçamentária'''
*UGR: informar a UGR do setor
*PTRES: conforme Nota de Dotação/duodécimo
*Fonte recursos: conforme Nota de Dotação/duodécimo
*Natureza: informar o código conforme classificação do item: se permanente, 449052 ou consumo, 339030. Caso já se tenha conhecimento do subelemento, informar o código completo. Caso ainda não saiba, buscar no menu *Catálogo Único -> Catálogo
*Atividade: conforme Nota de Dotação/duodécimo
*Valor: na tela que abrir, informar Centro de Custos e valor total do(s) item(ns)
*Modalidade Empenho: Estimativo
[[Arquivo:Imagem3.png|700px|semmoldura]]

'''Plano interno'''
*Enquadramento da Despesa (exceto NDI e CA): Meta 12-GRADUAÇÃO-Elevar a taxa bruta de matrícula na educação superior
*Nível/Etapa de Ensino (exceto NDI e CA): Graduação
*Categoria de Apropriação: Gestão Administrativa da Unidade ou da Subação
*Unidade: setor requerente
*Tema Público: Não se aplica
[[Arquivo:Imagem4.png|700px|semmoldura]]

*Alterar o campo Almoxarifado para Compras Diretas
[[Arquivo:Imagem5.png|700px|semmoldura]]

'''Dados da Contratação'''
*Fornecedor: informar o CNPJ no campo editável
*Processo Origem: preencher com o número do processo de licitação do órgão gerenciador (não é o processo da UFSC)
*Modalidade de Licitação: Pregão
*Base legal: se o pregão foi realizado com base na Lei nº 14.133/2021, deve alterar para Lei 14.133/2021, art. 28, I
*Número Licitação: número do Pregão do órgão gerenciador
*Origem do Material: ... (código 0)
*Histórico Padrão: Valor referente a aquisições de: (código 4)
*Complemento Histórico: preencher com o local de entrega do(s) item(ns)
*Observação: adaptar o seguinte texto modelo:

::''Adesão à Ata de Registro de Preços do Pregão XX/202X da UASG XXXXXX (dados do órgão de origem do pregão/item)''
::''Processo nº (da origem) para aquisição de (inserir nome do item)''
::''Processo 23080.0XXXXX/2024-XX (UFSC) – Setor/UFSC''
::''ND 20240XXXX ou Duodécimo''

[[Arquivo:Imagem6.png|700px|semmoldura]]

'''Relação dos itens''' ''*se o sistema puxar informações de algum item, deve-se excluir as informações para preencher corretamente.''
#Clicar em: incluir linha
#*Item: preencher conforme Ata
#*Código: 1 (sempre)
#*Descrição: preencher conforme Ata
#*Unid: UN (sempre)
#*Quantidade: preencher conforme pedido
#*Valor: preencher conforme Ata
#Clicar em: Inserir (no topo da tela)
}}

{{oculto
|Passo 2 - Cadastro do processo de empenho
|'''Cadastro do Processo Digital'''
* Em SOLAR → módulo do sistema: SPA → Cadastro de Processo Digital, preencher:
*# Grupo de Assunto: 111 - Solicitação de empenho
*# Assunto: 454 - Empenho
*# Número da SNE: na SNE emitida no MATL (ex.: 202102525)
*# Interessado na UFSC: CNPJ do fornecedor (consta na SNE emitida)

'''Envio ao DCF para digitação'''
* Após concluir o cadastro, clicar em “Peças” e anexar:
*# SNE assinada pelo ordenador de despesas
*# Declaração SICAF do fornecedor (e certidões adicionais eventualmente emitidas)
*# Relatório de Credenciamento do fornecedor (emitido no SICAF, onde estão os e-mails a serem utilizados para notificação após o retorno do DCF)
*# Formulário de Tombamento (em caso de material permanente);
* Tramitar para SE/DCF com o despacho “Para digitação”.
}}

Quando o processo retornar do DCF, sendo aquisição de item que demanda contrato, o setor requerente deve encaminhar o processo ao DPC para elaboração do contrato;

Quando o DPC devolver o processo com o contrato, deve-se realizar a notificação de entrega ao fornecedor via e-mail (orientações gerais para notificação constam em "Passos Comununs - Notificação ao Fornecedor").

==Passos comuns==

{{oculto
|Retorno do DCF - Ajuste de subitem
|Nos processos de empenho enviados ao DCF e que retornam com solicitação de alteração do subitem, é possível que o próprio setor realize a alteração.
Para tal, deve-se:
# Acessar MATL -> guia ''Empenho'' -> ''Solicitação de Empenho'' -> buscar pela SNE que deve ser alterada;
# Com a SNE aberta, deve-se buscar, no final da página, a opção ''Almoxarifado'' -> alterar de '''SISTEMA SOLAR''' para '''COMPRAS DIRETAS''' -> clicar em ''Alterar'';
# Alterar o subitem (dois últimos dígitos do campo "Natureza" - apagar e digitar os dados informados pelo DCF) -> clicar em ''Alterar'' novamente.
# Imprimir novo PDF da SNE, solicitar assinatura do ordenador de despesas novamente e reencaminhar ao DCF.
}}

{{oculto
|Notificação ao fornecedor
|Após a digitação do empenho pelo DCF/SEPLAN, é necessário notificar o fornecedor para que providencie a entrega do material, da seguinte forma:
# Acessar o MATL - Aba Empenho → Solicitação de Empenho → Nº da Solicitação: digitar o número da SNE → Imprimir → Salvar em PDF;
# Anexar o arquivo salvo do MATL no e-mail;
# Enviar a notificação (modelo ao final desta aba) para o(s) email(s) informado(s) no CREDENCIAMENTO SICAF, com cópia para os emails dos requerentes informados na SNE.
#: {{destaque|alerta|IMPORTANTE: habilite no e-mail o "Recibo de entrega" e/ou "Confirmação de leitura}}
# Salvar o PDF da confirmação e anexar no processo de empenho (essa confirmação poderá ser necessária caso precise abrir processo administrativo contra o fornecedor)
# Manter o processo do empenho na fila do setor até a entrega e pagamento
# Caso a entrega seja no DGP, encaminhar o processo do empenho para DIBA/DGP, para aguardar a entrega e tombamento
# Sendo processo de empenho de TIC, com contrato, necessário encaminhar em anexo ao e-mail, além da SNE: OFB e Contrato.

{{oculto
|'''MODELO DE E-MAIL PARA NOTIFICAÇÃO'''
|
[[Arquivo:Exemplo - cabeçalho SNE - NE.png|thumb|400px|Onde localizar os números da Nota de empenho (NE) e da SNE]]
'''ASSUNTO DO E-MAIL: NOTIFICAÇÃO - Nota de Empenho 2023NEXXXXXX - Referente à SNE 2023XXXXXX'''
<hr>
'''CONTEÚDO DO E-MAIL (COPIE E COLE)'''

{{red|Solicitamos confirmação de recebimento.}}

Senhor(a) fornecedor(a),

Segue Solicitação de Nota de Empenho (SNE) para que se proceda com a entrega das mercadorias.
* '''PRAZO''': estabelecido no Termo de Referência do Edital do Pregão pertinente, contado a partir da entrega deste e-mail na caixa de entrada da Contratada, independentemente de confirmação de leitura, sob penalidades da lei.
* '''INFORMAÇÕES PARA ENTREGA''': constam no documento (SNE) anexo:
** lista dos materiais com quantidades
** valor da nota fiscal a ser gerada
** responsável pelo pedido/recebimento com dados para contato
** local de entrega
** número do pregão
** código da UASG
** CNPJ da UFSC
* '''DOCUMENTAÇÃO QUE DEVE ACOMPANHAR A ENTREGA''':
** Duas vias da Nota Fiscal
** Declaração (Optante pelo Simples), disponível em http://dcf.proplan.ufsc.br/files/2023/03/Declara%C3%A7%C3%A3o-de-Optante-pelo-Simples-Anexo-IV-IN-1234.12-2.doc preenchida e assinada com certificação ICP-Brasil ou Gov.BR e enviada ao responsável pelo recebimento, cujo e-mail consta na SNE, ou impressa e assinada a caneta/carimbo
** Declaração do SICAF (acompanhada das eventuais certidões individuais que estejam vencidas)
* '''DADOS PARA EMISSÃO DA NOTA FISCAL''':
** Universidade Federal de Santa Catarina - CNPJ: 83.899.526/0001-82
** Endereço: Rua Roberto Sampaio Gonzaga, S/N - Bairro: Trindade - Florianópolis/SC - CEP: 88040-900
** Observação: no caso de várias entregas referentes à mesma Nota de Empenho, devem ser emitidas Notas Fiscais separadas para cada uma das entregas.

'''ATENÇÃO'''
* Dúvidas, avisos sobre produtos, agendamento prévio obrigatório ou prorrogação de prazo de entrega deverão ser direcionados ao servidor responsável cujo nome, ramal e e-mail constam da Solicitação da Nota de Empenho (SNE), conforme Anexo I do Edital.
* Dúvidas sobre pagamentos devem ser direcionadas ao Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF) por meio dos contatos disponíveis em http://dcf.ufsc.br
* Dúvidas sobre alterações contratuais (troca de marca, cancelamento, reequilíbrio econômico-financeiro) devem ser direcionadas conforme instruções disponíveis em http://compras.ufsc.br/alteracoes-contratuais/
* É imprescidível que o fornecedor proceda com o faturamento dos itens e de suas quantidades para cada empenho específico aqui anexado, mesmo que diferentes empenhos estejam em um mesmo pedido de entrega.
* Outras dúvidas deverão ser direcionadas ao setor competente da UFSC, conforme disposto em Edital.

'''CONSULTA À NOTA DE EMPENHO '''
* Acesse o [[https://portaldatransparencia.gov.br/despesas/favorecido?paginacaoSimples=true&tamanhoPagina=&offset=&direcaoOrdenacao=asc&colunasSelecionadas=data%2CdocumentoResumido%2ClocalizadorGasto%2Cfase%2Cespecie%2Cfavorecido%2CufFavorecido%2Cvalor%2Cug%2Corgao%2CorgaoSuperior&documento=2018NE800000&orgaos=UG153163&ordenarPor=valor&direcao=desc Portal da Transparência]]
* Em “Filtro” -> “Documento”, informe o número completo da Nota de Empenho (NE) informado no título deste e-mail
* Clique em "Adicionar" e "Consultar".

Atenciosamente,}}
}}

Orientações adicionais às do DCF para geração de SNEs

2025-04-01T12:38:28Z

Guilherme.batista: /* Passos comuns */

{{aviso|erro|As orientações desta seção são complementares às orientações do [http://dcf.proplan.ufsc.br/empenho-digital/ Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF)].

Caso sua dúvida sobre empenhos não esteja contemplada nesta página, [http://dcf.proplan.ufsc.br/empenho-digital/ verifique as orientações do DCF].}}

==Aquisição de itens de pregões UFSC==

'''Orientações gerais'''

Clique [https://www.youtube.com/watch?v=_JsxOpsQLws AQUI] para vídeo com as orientações detalhadas (passo a passo)

Clique [https://arquivos.ufsc.br/f/09d1b5d82f79454f866d/?dl=1 AQUI] para acesso ao material do vídeo acima

As Unidades podem aproveitar o prazo máximo da SEPLAN do encerramento do exercício (em 2024 será 12/nov), bastando, neste caso, optar por emitir suas próprias SNEs, conforme o fluxograma abaixo e as abas ao lado.

Para as Unidades que desejem notificar diretamente o fornecedor para agilizar a entrega, basta seguir o Passo 4 após a digitação do empenho pelo DCF.

[[Arquivo:SNE - fluxograma.png|miniaturadaimagem|1500px|center|Fluxograma para emissão das SNEs]]

{{oculto
|Passo 1 - Criação da AF
|#Cadastrar pedido de Autorização de Fornecimento (AF) no Sistema SOLAR conforme as [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#Emissão de Autorização de Fornecimento (AF)|orientações do Manual]][[Arquivo:SICAF - Consulta.png|miniaturadaimagem|457px|Consulta ao SICAF]]
# Com a AF na fila "Autorizar AF" ou "Emitir AF", verificar o CNPJ dos fornecedores
# Acessar o SICAF em [https://www.gov.br/compras/pt-br/ Compras.gov.br]
# Emitir a certidão de '''Situação do Fornecedor''' e o '''Credenciamento (Níveis de Credenciamento - Nível I)''' de cada fornecedor
#* Observar se as Certidões estão vigentes (Federal, FGTS, Trabalhista e Estadual) e se o fornecedor não está com impedimento de licitar/contratar com União (caso conste, aparecerá da segunda página em diante)
#* Na dúvida se o fornecedor está em situação regular, verifique com o DCF o que é necessário para digitação do empenho
#* Em caso de inconsistências, emitir individualmente as certidões vencidas
#* [[Arquivo:SICAF - Relatório.png|miniaturadaimagem|457px|Exemplo de Relatório de Situação do Fornecedor|nenhum]]
# Caso algum fornecedor esteja com alguma certidão vencida ou impedimento:
#* Entre em contato com o fornecedor para que regularize a situação, se for considerado necessário
#* Caso o fornecedor com problemas seja o único da AF, arquive a AF
#* Se restarem outros fornecedores em situação regular, retorne a AF para ajuste, exclua os itens do fornecedor com problemas e dê andamento à AF normalmente

{{destaque|ok|SIGA PARA O PRÓXIMO PASSO - EMISSÃO DA SNE}}

{{aviso|alerta|Ao final de todo o processo, envie o Relatório de Notícia de Irregularidade conforme orientações do Manual, incluindo as certidões vencidas e o relatório do pedido de AF onde constam os itens que estavam sendo solicitados do fornecedor, para embasar abertura de Processo Administrativo de Responsabilização, por não manutenção das condições de habilitação.}}
}}

{{oculto
|Passo 2 - Emissão de SNE
|# Acesse o sistema MATL [[Arquivo:SNE - tela MATL.png|miniaturadaimagem|700px|Geração das SNEs no MATL]]
#: Para instalar ou atualizar o aplicativo, acesse https://setic.ufsc.br/downloads/
#: Em caso de mensagem de erro relativo a autorização/permissão/acesso, abrir chamado junto à SeTIC para verificar o motivo
# Após, acessar o menu Centro de Custo -> Geração de empenhos por Processo
# Na janela que se abre, marcar a opção "AF?"
# Inserir o número da Solicitação Digital (SD) da AF gerada no campo "Processo" e clicar em "Buscar"
# No campo “Complemento histórico”, inserir:
#* endereço completo de entrega com CEP
#: Obs.: Caso seja material permanente com entrega no DGP, o endereço para a entrega a ser informado é o seguinte:
#: Endereço de entrega para tombamento:
#: Departamento de Gestão Patrimonial (DGP)
#: Rua João Pio Duarte Silva, 241 - Córrego Grande, Florianópolis - SC - CEP: 88037-000
#: Email: dgp@contato.ufsc.br
#: Dia e horário de entrega: de segunda a sexta-feira (dias úteis), das 09:00 às 18:00 horas
#* responsáveis pelo recebimento
#* telefone e e-mail
#* finalidade/utilização do material (exigência do DCF)
# No campo “Observação” inserir:
#* número da AF
#* dados orçamentários (ND, Centro de Custo, PTRes, etc)
# No quadro intermediário, preencher os seguintes campos:
#* Centro de Custo: Número do Centro de Custo da Unidade
#* U. gestora: 153163
#* UGR: UGR DO SETOR
#* Fonte: VER COM SEPLAN
#* PTRES: VER COM SEPLAN
#* Atividade: VER COM SEPLAN
#* Enquadramento: Meta 12-GRADUAÇÃO-Elevar a taxa bruta de matrícula na educação superior
#* Etapa Ensino: Graduação
#* Categoria: Gestão Administrativa da Unidade ou da Subação
#* Unidade PI: Nome da unidade vinculada ao centro de custo
#* Tema: Não se Aplica
#* Obs.: dúvidas sobre dados orçamentários devem ser verificadas com a SEPLAN
# Após preencher os dados acima, clique no botão “Cálculo”
# Após surgirem as informações no quadro inferior, clicar em “Geração”
#: Dessa forma a Nota Solicitação de Empenho (SNE) será gerada e aparecerá na coluna “Solicitação”
# Na sequência, clicar no botão "Empenhos" e depois em "Imprimir Empenhos" para imprimir o PDF das SNEs
# Salve a SNE informando como nome do arquivo o número da SNE e o setor (202401234 - SETOR/CENTRO)

{{aviso|alerta|{{red|'''IMPORTANTE:'''}}

{{red|Após a emissão das SNEs, '''É OBRIGATÓRIO o encaminhamento da AF ao DCOM'''}}, utilizando a ação '''"Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho"''' na aba "Encaminhar", e no encaminhamento insira o despacho '''"SNEs ns. '''''INFORMAR O NÚMERO DAS SNES''''' emitidas. Segue para baixa de saldo."'''.}}

{{destaque|ok|SIGA PARA O PRÓXIMO PASSO - PROCESSO DE EMPENHO}}
}}

{{oculto
|Passo 3 - Cadastro do processo de empenho
|'''Cadastro do Processo Digital'''
* Em SOLAR → módulo do sistema: SPA → Cadastro de Processo Digital, preencher:
*# Grupo de Assunto: 111 - Solicitação de empenho
*# Assunto: 454 - Empenho
*# Número da SNE: na SNE emitida no MATL (ex.: 202102525)
*# Interessado na UFSC: CNPJ do fornecedor (consta na SNE emitida)

* Após concluir o cadastro, clicar em “Peças” e anexar:
*# SNE assinada pelo ordenador de despesas
*# Declaração SICAF do fornecedor (e certidões adicionais eventualmente emitidas)
*# Relatório de Credenciamento do fornecedor (emitido no SICAF, onde estão os e-mails a serem utilizados para notificação após o retorno do DCF)
*# Formulário de Tombamento (em caso de material permanente);
* Tramitar para SE/DCF com o despacho “Para digitação”.

{{destaque|ok|SIGA PARA O PRÓXIMO PASSO - NOTIFICAÇÃO AO FORNECEDOR}}
}}

==Aquisição de itens de TIC - participante em pregão de outro órgão==

Os pedidos de aquisição dos itens oriundos dos pregões do Ministério da Economia (SGD/ME) emitidos pelas unidades devem respeitar as orientações desta seção do manual.

'''Atenção:'''

Dúvidas sobre as especificações técnicas dos itens, peças processuais, saldos dos itens e maiores informações desses processos deverão ser dirimidas junto à SETIC;
Dúvidas sobre o preenchimento do Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras deverão ser dirimidas junto ao DPC.
 

{{Oculto
|Passo 1 - Preparação dos documentos
|#Para a aquisição de itens de TIC, deve-se elaborar os seguintes documentos, que posteriormente serão juntados ao processo de empenho:
#*A [https://docs.google.com/document/d/1AmkRgvhKvEGLt5qCOql5_Ddld0ZuuqFBDpRfQNIXN8A/edit Ordem de Fornecimento de Bens (OFB)] preenchida e assinada pelo Ordenador de Despesas;
#*O [https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras], preenchido e assinado;
#* Manifestação de autorização da SETIC referente à aquisição, podendo ser o pdf de um e-mail;
#* [https://docs.google.com/document/d/1DdIf1Bn0wqMvDrrooRmL7m_GlzsafOc9I5oRUx5up9c/edit Formulário de Tombamento] preenchido e assinado;
#* Declaração SICAF do fornecedor (e certidões adicionais eventualmente emitidas); e
#* Relatório de Credenciamento do fornecedor (emitido no SICAF, onde estão os e-mails a serem utilizados para notificação após o retorno do DCF).
}}

{{Oculto
|Passo 2 - Emissão de SNE
|Para realizar a emissão da SNE, necessário ter em mãos os seguintes dados:
*Nº da UGR solicitante e dados orçamentários completos (PTREs, Fonte, Atividade, etc.) - Para itens permanentes o recurso deve estar na natureza 449052. Caso a unidade não possua recurso nessa natureza, necessário solicitar transferência à SEPLAN;
*Indicação do nº do item, do Pregão e da Ata de Registro de Preços e os correspondentes valores unitários e totais;
Emitir a Solicitação de Nota de Empenho (SNE) conforme passo a passo descrito abaixo.

# MATL -> Empenho -> Solicitação de Empenho
# Preencher: ''*os campos que não constam orientação de preenchimento devem ser mantidos em branco.'' 
'''Dados gerais'''
*Unidade gestora: 153163
*Evento: Empenho
[[Arquivo:Dados Gerais.png|700px]]
 

'''Dotação Orçamentária'''
*UGR: informar a UGR do setor
*PTRES: conforme Nota de Dotação
*Fonte recursos: conforme Nota de Dotação
*Natureza: 44905241
*Atividade: conforme Nota de Dotação
*Valor: na tela que abrir, informar Centro e valor total do(s) item(ns)
*Modalidade Empenho: Estimativo
[[Arquivo:Dotação Orçamentária.png|700px]]
 

'''Plano interno'''
*Enquadramento da Despesa (exceto NDI e CA): Meta 12-GRADUAÇÃO-Elevar a taxa bruta de matrícula na educação superior
*Nível/Etapa de Ensino (exceto NDI e CA): Graduação
*Categoria de Apropriação: Gestão Administrativa da Unidade ou da Subação
*Unidade: setor requerente
*Tema Público: Não se aplica
[[Arquivo:Plano Interno.png|700px]]
 
*Alterar o campo Almoxarifado para Compras Diretas
[[Arquivo:Plano Interno 2.png|700px]]
 

'''Dados da Contratação'''
*Fornecedor: informar o CNPJ no campo editável
*Processo Origem: preencher com o número do processo de licitação do órgão gerenciador (não é o processo da UFSC)
*Modalidade de Licitação: Pregão
*Base legal: se o pregão foi realizado com base na Lei nº 14.133/2021, deve alterar para Lei 14.133/2021, art. 28, I
*Número Licitação: número do Pregão (cuidado para não confundir número do pregão com o número da Ata de Registro de Preços)
*Origem do Material: ... (código 0)
*Histórico Padrão: Valor referente a aquisições de: (código 4)
*Complemento Histórico: preencher com o local de entrega do(s) item(ns)
*Observação: adaptar o seguinte texto modelo:

::''SD XXXXX/2024 – SETOR REQUERENTE''
::''Aquisição como órgão participante do Pregão 0X/202X da UASG XXXXXX''
::''Processo origem nº (preencher com o processo do órgão gerenciador) - Ata de Registro de Preço 0X/202X''
::''Processo UFSC nº 23080.0XXXXX/202X-XX''
::''Entrega Total''

[[Arquivo:Dados da Contratação.png|700px]]
 

'''Relação dos itens'''
''*se o sistema puxar informações de algum item, deve-se excluir as informações para preencher corretamente.''
#Clicar em: incluir linha
#*Item: preencher conforme Ata
#*Código: 1 (sempre)
#*Descrição: preencher conforme Ata
#*Unid: UN (sempre)
#*Quantidade: preencher conforme pedido
#*Valor: preencher conforme Ata
#Clicar em: Inserir (no topo da tela)
 
}}

{{Oculto
|Passo 3 - Cadastro do processo de empenho
|* Em SOLAR → módulo do sistema: SPA → Cadastro de Processo Digital, preencher:
*# Grupo de Assunto: 111 - Solicitação de empenho
*# Assunto: 454 - Empenho
*# Número da SNE: na SNE emitida no MATL (ex.: 202102525)
*# Interessado na UFSC: CNPJ do fornecedor (consta na SNE emitida)

*Com o processo criado, juntar como peças os documentos preparados anteriormente e:
*# Juntar à SNE ao processo e coletar a assinatura do Ordenador de Despesas na SNE;
*# Enviar o processo ao DCF (observar que as certidões do SICAF devem estar vigentes no momento do envio do processo)
}}

Quando o processo retornar do DCF, sendo aquisição de item que demanda contrato, o setor requerente deve encaminhar o processo ao DPC para elaboração do contrato;

Quando o DPC devolver o processo com o contrato, deve-se realizar a notificação de entrega ao fornecedor via e-mail (orientações gerais para notificação constam em "Passos Comuns - Notificação ao Fornecedor").

==Aquisição de itens por meio de adesão==

As instruções para a adesão à ata de registro de preços de outras instituições públicas federais estão disponíveis em [https://compras.wiki.ufsc.br/index.php/ADES%C3%83O_%C3%80_ATA_DE_REGISTRO_DE_PRE%C3%87OS ADESÃO À ATA DE REGISTRO DE PREÇOS].

Após todos os trâmites, conforme orientado no manual de adesão, o processo será encaminhado, pela CAEX, para a fila do requerente para emissão da SNE.

O processo será encaminhado para a fila ''Adesão de Registro de Preço -> Solicitar emissão de empenho'', e as instruções para a emissão da SNE são apresentadas a seguir.

{{Oculto
|Passo 1 - Emissão de SNE
|#MATL -> Empenho -> Solicitação de Empenho
#Preencher: ''*os campos que não constam orientação de preenchimento devem ser mantidos em branco.''

'''Dados gerais'''
*Unidade gestora: 153163
*Evento: Empenho
[[Arquivo:Imagem2.png|700px|semmoldura]]

'''Dotação Orçamentária'''
*UGR: informar a UGR do setor
*PTRES: conforme Nota de Dotação/duodécimo
*Fonte recursos: conforme Nota de Dotação/duodécimo
*Natureza: informar o código conforme classificação do item: se permanente, 449052 ou consumo, 339030. Caso já se tenha conhecimento do subelemento, informar o código completo. Caso ainda não saiba, buscar no menu *Catálogo Único -> Catálogo
*Atividade: conforme Nota de Dotação/duodécimo
*Valor: na tela que abrir, informar Centro de Custos e valor total do(s) item(ns)
*Modalidade Empenho: Estimativo
[[Arquivo:Imagem3.png|700px|semmoldura]]

'''Plano interno'''
*Enquadramento da Despesa (exceto NDI e CA): Meta 12-GRADUAÇÃO-Elevar a taxa bruta de matrícula na educação superior
*Nível/Etapa de Ensino (exceto NDI e CA): Graduação
*Categoria de Apropriação: Gestão Administrativa da Unidade ou da Subação
*Unidade: setor requerente
*Tema Público: Não se aplica
[[Arquivo:Imagem4.png|700px|semmoldura]]

*Alterar o campo Almoxarifado para Compras Diretas
[[Arquivo:Imagem5.png|700px|semmoldura]]

'''Dados da Contratação'''
*Fornecedor: informar o CNPJ no campo editável
*Processo Origem: preencher com o número do processo de licitação do órgão gerenciador (não é o processo da UFSC)
*Modalidade de Licitação: Pregão
*Base legal: se o pregão foi realizado com base na Lei nº 14.133/2021, deve alterar para Lei 14.133/2021, art. 28, I
*Número Licitação: número do Pregão do órgão gerenciador
*Origem do Material: ... (código 0)
*Histórico Padrão: Valor referente a aquisições de: (código 4)
*Complemento Histórico: preencher com o local de entrega do(s) item(ns)
*Observação: adaptar o seguinte texto modelo:

::''Adesão à Ata de Registro de Preços do Pregão XX/202X da UASG XXXXXX (dados do órgão de origem do pregão/item)''
::''Processo nº (da origem) para aquisição de (inserir nome do item)''
::''Processo 23080.0XXXXX/2024-XX (UFSC) – Setor/UFSC''
::''ND 20240XXXX ou Duodécimo''

[[Arquivo:Imagem6.png|700px|semmoldura]]

'''Relação dos itens''' ''*se o sistema puxar informações de algum item, deve-se excluir as informações para preencher corretamente.''
#Clicar em: incluir linha
#*Item: preencher conforme Ata
#*Código: 1 (sempre)
#*Descrição: preencher conforme Ata
#*Unid: UN (sempre)
#*Quantidade: preencher conforme pedido
#*Valor: preencher conforme Ata
#Clicar em: Inserir (no topo da tela)
}}

{{oculto
|Passo 2 - Cadastro do processo de empenho
|'''Cadastro do Processo Digital'''
* Em SOLAR → módulo do sistema: SPA → Cadastro de Processo Digital, preencher:
*# Grupo de Assunto: 111 - Solicitação de empenho
*# Assunto: 454 - Empenho
*# Número da SNE: na SNE emitida no MATL (ex.: 202102525)
*# Interessado na UFSC: CNPJ do fornecedor (consta na SNE emitida)

'''Envio ao DCF para digitação'''
* Após concluir o cadastro, clicar em “Peças” e anexar:
*# SNE assinada pelo ordenador de despesas
*# Declaração SICAF do fornecedor (e certidões adicionais eventualmente emitidas)
*# Relatório de Credenciamento do fornecedor (emitido no SICAF, onde estão os e-mails a serem utilizados para notificação após o retorno do DCF)
*# Formulário de Tombamento (em caso de material permanente);
* Tramitar para SE/DCF com o despacho “Para digitação”.
}}

Quando o processo retornar do DCF, sendo aquisição de item que demanda contrato, o setor requerente deve encaminhar o processo ao DPC para elaboração do contrato;

Quando o DPC devolver o processo com o contrato, deve-se realizar a notificação de entrega ao fornecedor via e-mail (orientações gerais para notificação constam em "Passos Comununs - Notificação ao Fornecedor").

==Passos comuns==

{{oculto
|Retorno do DCF - Ajuste de subitem
|Nos processos de empenho enviados ao DCF e que retornam com solicitação de alteração do subitem, é possível que o próprio setor realize a alteração.
Para tal, deve-se:
# Acessar MATL -> guia ''Empenho'' -> ''Solicitação de Empenho'' -> buscar pela SNE que deve ser alterada;
# Com a SNE aberta, deve-se buscar, no final da página, a opção ''Almoxarifado'' -> alterar de '''SISTEMA SOLAR''' para '''COMPRAS DIRETAS''' -> clicar em ''Alterar'';
# Alterar o subitem (dois últimos dígitos do campo "Natureza" - apagar e digitar os dados informados pelo DCF) -> clicar em ''Alterar'' novamente.
# Imprimir novo PDF da SNE, solicitar assinatura do ordenador de despesas novamente e reencaminhar ao DCF.
}}

{{oculto
|Notificação ao fornecedor
|Após a digitação do empenho pelo DCF/SEPLAN, é necessário notificar o fornecedor para que providencie a entrega do material, da seguinte forma:
# Acessar o MATL - Aba Empenho → Solicitação de Empenho → Nº da Solicitação: digitar o número da SNE → Imprimir → Salvar em PDF;
# Anexar o arquivo salvo do MATL no e-mail;
# Enviar a notificação (modelo ao final desta aba) para o(s) email(s) informado(s) no CREDENCIAMENTO SICAF, com cópia para os emails dos requerentes informados na SNE.
#: {{destaque|alerta|IMPORTANTE: habilite no e-mail o "Recibo de entrega" e/ou "Confirmação de leitura}}
# Salvar o PDF da confirmação e anexar no processo de empenho (essa confirmação poderá ser necessária caso precise abrir processo administrativo contra o fornecedor)
# Manter o processo do empenho na fila do setor até a entrega e pagamento
# Caso a entrega seja no DGP, encaminhar o processo do empenho para DIBA/DGP, para aguardar a entrega e tombamento
# Sendo processo de empenho de TIC, com contrato, necessário encaminhar em anexo ao e-mail, além da SNE: OFB e Contrato.

{{oculto
|'''MODELO DE E-MAIL PARA NOTIFICAÇÃO'''
|
[[Arquivo:Exemplo - cabeçalho SNE - NE.png|thumb|400px|Onde localizar os números da Nota de empenho (NE) e da SNE]]
'''ASSUNTO DO E-MAIL: NOTIFICAÇÃO - Nota de Empenho 2023NEXXXXXX - Referente à SNE 2023XXXXXX'''
<hr>
'''CONTEÚDO DO E-MAIL (COPIE E COLE)'''

{{red|Solicitamos confirmação de recebimento.}}

Senhor(a) fornecedor(a),

Segue Solicitação de Nota de Empenho (SNE) para que se proceda com a entrega das mercadorias.
* '''PRAZO''': estabelecido no Termo de Referência do Edital do Pregão pertinente, contado a partir da entrega deste e-mail na caixa de entrada da Contratada, independentemente de confirmação de leitura, sob penalidades da lei.
* '''INFORMAÇÕES PARA ENTREGA''': constam no documento (SNE) anexo:
** lista dos materiais com quantidades
** valor da nota fiscal a ser gerada
** responsável pelo pedido/recebimento com dados para contato
** local de entrega
** número do pregão
** código da UASG
** CNPJ da UFSC
* '''DOCUMENTAÇÃO QUE DEVE ACOMPANHAR A ENTREGA''':
** Duas vias da Nota Fiscal
** Declaração (Optante pelo Simples), disponível em http://dcf.proplan.ufsc.br/files/2023/03/Declara%C3%A7%C3%A3o-de-Optante-pelo-Simples-Anexo-IV-IN-1234.12-2.doc preenchida e assinada com certificação ICP-Brasil ou Gov.BR e enviada ao responsável pelo recebimento, cujo e-mail consta na SNE, ou impressa e assinada a caneta/carimbo
** Declaração do SICAF (acompanhada das eventuais certidões individuais que estejam vencidas)
* '''DADOS PARA EMISSÃO DA NOTA FISCAL''':
** Universidade Federal de Santa Catarina - CNPJ: 83.899.526/0001-82
** Endereço: Rua Roberto Sampaio Gonzaga, S/N - Bairro: Trindade - Florianópolis/SC - CEP: 88040-900
** Observação: no caso de várias entregas referentes à mesma Nota de Empenho, devem ser emitidas Notas Fiscais separadas para cada uma das entregas.

'''ATENÇÃO'''
* Dúvidas, avisos sobre produtos, agendamento prévio obrigatório ou prorrogação de prazo de entrega deverão ser direcionados ao servidor responsável cujo nome, ramal e e-mail constam da Solicitação da Nota de Empenho (SNE), conforme Anexo I do Edital.
* Dúvidas sobre pagamentos devem ser direcionadas ao Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF) por meio dos contatos disponíveis em http://dcf.ufsc.br
* Dúvidas sobre alterações contratuais (troca de marca, cancelamento, reequilíbrio econômico-financeiro) devem ser direcionadas conforme instruções disponíveis em http://compras.ufsc.br/alteracoes-contratuais/
* É imprescidível que o fornecedor proceda com o faturamento dos itens e de suas quantidades para cada empenho específico aqui anexado, mesmo que diferentes empenhos estejam em um mesmo pedido de entrega.
* Outras dúvidas deverão ser direcionadas ao setor competente da UFSC, conforme disposto em Edital.

'''CONSULTA À NOTA DE EMPENHO '''
* Acesse o [[https://portaldatransparencia.gov.br/despesas/favorecido?paginacaoSimples=true&tamanhoPagina=&offset=&direcaoOrdenacao=asc&colunasSelecionadas=data%2CdocumentoResumido%2ClocalizadorGasto%2Cfase%2Cespecie%2Cfavorecido%2CufFavorecido%2Cvalor%2Cug%2Corgao%2CorgaoSuperior&documento=2018NE800000&orgaos=UG153163&ordenarPor=valor&direcao=desc Portal da Transparência]]
* Em “Filtro” -> “Documento”, informe o número completo da Nota de Empenho (NE) informado no título deste e-mail
* Clique em "Adicionar" e "Consultar".

Atenciosamente,}}
}}

Autorização de Fornecimento

2024-11-07T11:30:10Z

Guilherme.batista: /* Alternativas às Unidades */

<tabs>
<tab name="Orientações gerais">
Antes de iniciar a emissão de um pedido de Autorização de Fornecimento, necessário atentar-se para as situações apresentadas a seguir e nas abas ao lado:

* Em cada AF, deve constar apenas um único Pregão;
* O valor mínimo '''por item''' deve ser respeitado de acordo com o respectivo '''Termo de Referência''', com exceção daqueles os quais o valor total registrado ou o saldo remanescente seja abaixo deste. Neste caso, deverá ser solicitada a quantidade total disponível do item;
* Em caso de encaminhamento de AFs de Pregões a vencer, o prazo para envio do pedido de empenho pela Unidade é de 15 (quinze) dias úteis antes da expiração da vigência da ata (validade da ata). Ainda assim, não é garantido o atendimento, considerando que há vários fatores alheios ao DCOM que podem dificultar ou até mesmo inviabilizar a emissão do empenho. Nesses casos e nos demais cujo término da vigência encontra-se próximo, é imprescindível encaminhar e-mail à caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação.
</tab>

<tab name="Recursos orçamentários">
{{aviso|alerta|'''Os recursos não devem mais ser alocados na UGR do DCOM, mas sim devem estar disponíveis na UGR do setor requerente'''.

''Material de consumo: Acompanhamento contínuo do '''duodécimo''' por parte da Unidade através do MATL (Aba Centro de Custo -> Consulta Saldo de Cotas -> Cota: Divisão de Material -> Preencher Centro de Custo -> Consultar -> Ver coluna “Saldo) ou consulta direta à SO/SEPLAN.''

''Material permanente: Solicitar à SO/SEPLAN '''Nota de Dotação''' para compra de material permanente via Solicitação Digital. O número '''sequencial''' da Nota de Dotação deve ser informado no último despacho (no momento do encaminhamento “ao gestor de solicitações para emissão de empenho”).''}}
</tab>

<tab name="Carona interna">
Sendo o caso de carona interna (setor requerente não possui saldo e utilizará de outro setor):

* nos primeiros campos da AF será necessário informar o setor de origem do saldo. Assim que emitida a AF, esta será encaminhada para o setor informado, que deverá autorizar (ou não) o uso do saldo;
* ainda, sendo aplicável, necessário inserir '''e-mail de concordância do fornecedor''' para entrega em localidade distinta da prevista no Termo de Referência (antes, verificar no TR/Edital se já não está prevista entrega para sua localidade).
</tab>

<tab name="Item permanente">
Sendo o caso de pedido de item(ns) permanente(s):

* necessário inserir o '''[https://docs.google.com/document/d/1DdIf1Bn0wqMvDrrooRmL7m_GlzsafOc9I5oRUx5up9c/edit?usp=sharing Formulário de Tombamento];'''
* necessário informar o número da ND no despacho de encaminhamento da AF à CAEX (ND deve ser solicitada via Solicitação Digital, diretamente à SEPLAN).
</tab>

<tab name="Item com contrato">
Caso o pedido seja de um item que exige contrato:

* necessário anexar '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Formulário de Indicação de Fiscais de Contratos Terceirizados]''': dúvidas sobre o preenchimento deste formulário devem ser tratadas diretamente com o '''Departamento de Projetos, Contratos e Convênios''' (DPC/PROAD).

{{aviso|info|O contrato é exigido quando há obrigações futuras por parte do fornecedor:
# Prazo de Entrega superior a 30 dias corridos
# Garantia estendida, superior a 12 meses}}

Para conferir se há contrato: consultar o '''processo licitatório''' no SOLAR, acessar a '''Pasta Digital''' e buscar peça intitulada '''Minuta de Contrato''', verificando quais itens estão indicados neste documento.
</tab>

<tab name="Pregões de TIC - Ministério da Economia (SGD/ME)">
Os pedidos de aquisição dos itens oriundos dos pregões do Ministério da Economia (SGD/ME) '''NÃO''' deverão ser encaminhados por AF, mas por Solicitação Digital (SD) à CAEX/DCOM, respeitando o seguinte fluxo:

# Localizar o item na '''[https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit?gid=1682132196#gid=1682132196&fvid=1938859887 Planilha de Vigência]''' no site do DCOM (buscar pelo termo "SGD/ME")
# Criar uma Solicitação Digital (SD) no Solar, que deverá ser encaminhada à CAEX/DCOM, contendo:
#* A [https://docs.google.com/document/d/1AmkRgvhKvEGLt5qCOql5_Ddld0ZuuqFBDpRfQNIXN8A/edit '''Ordem de Fornecimento de Bens (OFB''')] preenchida e assinada pelo Ordenador de Despesas;
#* O '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras]''', preenchido e assinado;
#* Manifestação de autorização da SETIC referente à aquisição, podendo ser o pdf de um e-mail;
#* Despacho contendo: Nº da UGR solicitante e dados orçamentários completos (PTREs, Fonte, Atividade, etc.); Indicação do nº do item, do Pregão e da Ata de Registro de Preços e os correspondentes valores unitários e totais; Demais informações que constariam em um despacho de pedido de AF; e
#* [https://docs.google.com/document/d/1DdIf1Bn0wqMvDrrooRmL7m_GlzsafOc9I5oRUx5up9c/edit '''Formulário de Tombamento'''] preenchido e assinado.
# O DCOM receberá a SD e criará um Processo Digital de Empenho, a ser encaminhado à Unidade requerente para assinatura do Ordenador de Despesas na Solicitação de Nota de Empenho (SNE);
# O Requerente enviará o Processo Digital de Empenho ao DCF, com a SNE assinada pelo Ordenador de Despesas;
# O DCF fará o registro da Nota de Empenho (NE) e encaminhará o Processo Digital de Empenho ao DCOM;
# O DCOM encaminhará o processo ao DPC para elaboração do Contrato;
# O DPC devolverá o processo com o Contrato assinado ao DCOM;
# O DCOM fará a notificação de entrega ao Fornecedor e encaminhará o Processo Digital de Empenho e a SD ao requerente para acompanhamento da aquisição.

'''ATENÇÃO:'''

* Dúvidas sobre as especificações técnicas dos itens, peças processuais, saldos dos itens e maiores informações desses processos deverão ser dirimidas junto à SETIC;
* Dúvidas sobre o preenchimento do Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras deverão ser dirimidas junto ao DPC;
* Cabe à CAEX apenas a operacionalização dos empenhos atinentes a esses processos.
</tab>
</tabs>

==Emissão de Autorização de Fornecimento (AF)==
Para emitir o pedido de '''Autorização de Fornecimento (AF)''', necessário seguir os seguintes passos:

1. Acessar o Sistema Solar, em MENU -> módulo Pedidos -> Materiais -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> '''Novo'''

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:12.png|centro|miniaturadaimagem|1035x1035px]]
2. Na próxima tela, será realizado o preenchimento da etapa '''1 - Dados''' do pedido. Os principais dados dessa etapa são:

* '''Setor origem:''' Este campo refere-se ao setor de origem do item (ou itens) que será pedido. Aparecerá automaticamente preenchido pelo sistema com o setor de lotação do servidor que está realizando o pedido, porém, caso o pedido seja um caso de CARONA INTERNA, o campo deve ser alterado para o setor que possui saldo do item;
{| class="wikitable"
|+
|Os usuários que não tiverem outros setores disponíveis em Setor origem, devem solicitar acesso em <nowiki>https://suporte.egestao.ufsc.br/autosservico/solicitar.xhtml</nowiki>
Observação:

Informar o CPF e vínculo

Selecionar a opção INCLUIR SETOR-ORIGEM PARA PEDIDO DE AF e informar o setor que se deseja ter acesso.
|}
* '''Interessado''': Requerente ou ordenador de despesas;
* '''Categoria''': 7 - Licitação (Somente para material);
* '''Objeto''': Informar centro requisitante e número/ano do Pregão;
* '''Justificativa''' (Exemplos: Material para uso nas aulas de xxx; Material de expediente para uso na coordenadoria de apoio administrativo).
[[Arquivo:1 - dado.png|centro|miniaturadaimagem|883x883px|Preenchimento da Etapa 1 - Dados]]
Preenchidas esses campos, deve-se clicar em Salvar -> Próxima etapa.

3. Na '''Etapa 2 - Lotes/itens''': Botão Adicionar para inclusão de Itens:
[[Arquivo:Adicionar.png|centro|miniaturadaimagem|827x827px|Etapa 2 - Lotes/Itens]]

4. Na tela para adicionar itens, somente aparecerão os itens que tem como requerente o setor informado no campo "Setor Origem" da etapa 1.

Para realizar a pesquisa do pregão/item, deve-se preencher os campos: Edital (PE000 + nº PE + Ano do PE) e Nº do Item, se preferir.

'''ATENÇÃO''': Utilizar somente um pregão por AF.

Assim que os resultados aparecerem, basta selecionar o item (ou itens) desejado, e clicar em Selecionar.
[[Arquivo:Pesquisa PE.png|centro|commoldura|Consulta de itens]]
5. Ainda na Etapa 2 - Lotes/itens, deve-se inserir o quantitativo dos itens. Após, Salvar -> Próxima Etapa
[[Arquivo:Quantidade.png|centro|miniaturadaimagem|998x998px|Preenchimento do campo "Quantidade pedida"]]

6. '''Etapa 3 – Entrega''': Locais de entrega – Preencher imóvel e setor -> aplicar para todos

'''ATENÇÃO:''' Inserir um '''ÚNICO LOCAL DE ENTREGA COM O QUANTITATIVO TOTAL DE CADA ITEM.''' Tal ação é fundamental para evitar erros e inconsistências de importações do dados no sistema, que podem trazer prejuízos à aquisição.
[[Arquivo:1.png|centro|miniaturadaimagem|908x908px]]
[[Arquivo:2.png|centro|miniaturadaimagem|747x747px]]
[[Arquivo:3.png|centro|miniaturadaimagem|894x894px]]
7. '''Etapa 4 – Concluir''': Enviar e anotar o número do protocolo – esse número corresponde ao número da solicitação da AF.[[Arquivo:Envio.png|centro|miniaturadaimagem|820x820px]]
[[Arquivo:SD.png|centro|miniaturadaimagem|824x824px|borda]]
8. Após emitido o pedido, deve-se atentar ao seguinte:

* Se o pedido emitido é um caso de CARONA INTERNA, ao clicar em enviar, a AF será encaminhada para o setor de origem do item (ou itens), conforme informado no campo Setor origem, na Etapa 1 - Dados. Nesse caso, o setor que está emitindo a AF precisa aguardar o Setor origem autorizar, ou não, o uso do saldo, independentemente de se encontrar ou não na iminência do vencimento do Pregão.
** ''Se o pedido for negado ou forem solicitados ajustes, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Revisar AF. Nesta situação, deve-se seguir as orientações disponíveis em [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#Setor%20requerente%20-%20Revisar%20pedido%20de%20carona%20devolvido%20para%20ajuste|Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste]].''
** ''Quando o pedido for autorizado, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Emitir AF.''

* Se o pedido não é um caso de carona interna, ou seja, o item (ou itens) inserido no pedido é do próprio setor que está emitindo a AF, o pedido irá aparecer em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF. Caso essa opção não apareça no perfil de quem está emitindo a AF, significa que essa pessoa não possui permissão para autorizar. Logo, o pedido aparecerá na fila de servidores com essa permissão (provavelmente a chefia superior).
9. Estando o pedido no menu Emitir AF, deve-se clicar no pedido de realizar o seu recebimento.
[[Arquivo:Emitir.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px]]

10. Na pasta digital, deve-se anexar a documentação necessária, conforme as instruções para cada caso específico: '''Carona interna''', '''Item permanente''' ou '''Item com contrato'''.
Para ler as instruções de cada caso específico, basta acessar a aba pertinente no topo da página (ao lado das Orientações gerais).
[[Arquivo:Abas AFs.png|centro|miniaturadaimagem|829x829px|Acessar Itens]]
Se não houver documento para ser anexado, pode-se passar diretamente para a próxima etapa.
[[Arquivo:Inserir .png|centro|miniaturadaimagem404x404px]]

11. Acessar aba Emissão de AF -> Itens: botão Gerar -> preencher Data -> Salvar -> Voltar (Repetir este passo para todos os fornecedores):
[[Arquivo:Gerar .png|centro|miniaturadaimagem|829x829px|Acessar Itens]]
[[Arquivo:Emite af.png|centro|miniaturadaimagem|830x830px|Gerar, inserir data, salvar e voltar]]

{{aviso|ok|A Coluna AF deve estar validada para prosseguir com o encaminhamento|}}
[[Arquivo:AF valida.png|centro|miniaturadaimagem|862x862px|Coluna AF validadada para ambos fornecedores]]

12. Nos casos de pedidos de material permanente ou determinados pedidos de material de consumo nos quais não será possível utilizar o duodécimo da Unidade, é necessário abrir uma Solicitação Digital e encaminhar para '''SO/SEPLAN para realizar dotação orçamentária'''. Após o recurso ser alocado informar o número do sequencial da nota de dotação no despacho da AF.

{{alertapequeno|Caso seja pedido de material de '''consumo''' que utilizará como recurso o '''duodécimo''' da Unidade, desconsiderar esta etapa.}}

13. Com o pedido na fila Emitir AF, deve-se, na aba '''Encaminhar'', '''''selecionar a ação '''''"Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho". '''''O '''despacho''' deverá conter as seguintes informações:

* '''''Centro de Custo''''' E ''Dados do recurso:''
** ''Para material de consumo, informar os seguintes dados orçamentários: '''UGR, PTRES, Fonte e Atividade''';''
** ''Para material permanente ou casos específicos: nº sequencial da nota de dotação;''

* ''Local de Entrega, informando o CEP''
* ''Responsável pelo Recebimento, Telefone Completo (48 3721-RAMAL), e E-mail''
* ''Se a entrega será '''parcelada ou total'''''
* '''''Finalidade do(s) item(ns)''' (de forma simplificada, para definição da natureza de despesa contábil do empenho, como por exemplo: para utilização em aula, para utilização em laboratório, material de expediente, entre outras)''

14. Após o preenchimento do despacho, acionar o botão Encaminhar.
[[Arquivo:Enviar CAEX.png|centro|miniaturadaimagem|896x896px]]

{{aviso|ok|Dessa forma, o pedido chegará à CAEX pela tarefa "Solicitar emissão de empenho" e será analisado pela equipe. Após a emissão do empenho, enviaremos à Unidade pela tarefa "Compra realizada", informando o número da Solicitação de Nota de Empenho (SNE).
*Fluxo para o caso de necessidade de ajustes encontra-se em desenvolvimento.}}

==Ajuste de Autorização de Fornecimento==
Nos casos em que a AF é devolvido pela CAEX para ajustes, nos casos em que for necessário excluir item ou alterar quantitativo:

* Quando a AF for devolvida ao requerente para ajustes, seguirá para '''Emitir AF''' (guia Emissão de AF), local em que a Unidade deve ir no ícone de editar (lápis) dos fornecedores e cancelar as AFs correspondentes (caso seja apenas um fornecedor, é necessário clicar no botão Cancelar AF).
* Depois, deve encaminhar o pedido via fluxo "Ajustar AF". Com isso, a AF vai para a fila '''Revisar AF''' onde, na aba Ajuste Itens, deverá ajustar os itens e os quantitativos, inclusive ajustando os locais de entrega e clicando em Salvar ao final.
* Próximo passo é encaminhar a AF para Autorizar AF;
* Depois de autorizada (novamente) pelo setor origem, retornará a Emitir AF, onde o requerente então emite as AFs no lapizinho de cada fornecedor e encaminha à CAEX para empenho.

== Carona interna ==

<tabs>
<tab name="Setor detentor do saldo">
Analisar pedido de carona interna (autorizar/reprovar/solicitar ajustes)

1. Quando um setor emitir uma AF de item (ou itens) que pertece ao seu setor, o pedido aparecerá na guia "Fila de trabalho" -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF.
[[Arquivo:Autorizar.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px|Autorização de uso de saldo]]
2. Ao clicar sobre o pedido, deve-se realizar o recebimento da AF e prosseguir para a análise.

3. Na guia Pasta Digital podem ser visualizadas as informações do pedido, para que então se possa decidir sobre a possibilidade de autorizar o uso do saldo:
[[Arquivo:Pasta digital.png|centro|miniaturadaimagem|774x774px|Informações do pedido - Pasta digital ]]
4. Feita a análise e tomada a decisão sobre a autorização, deve-se clicar na guia Encaminhar, e selecionar o fluxo conforme decisão:
[[Arquivo:Guia encaminhar.png|centro|miniaturadaimagem|775x775px|Encaminhamento do pedido de autorização]]
</tab>

<tab name="Setor requerente">
Revisar pedido de carona devolvido para ajuste

Se o setor origem do item devolver o pedido com o fluxo "Reprovar ou solicitar ajustes", ele aparecerá na tela Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de autorização de fornecimento -> Revisar AF:
[[Arquivo:13.png|centro|miniaturadaimagem|842x842px]]
Acessando o pedido, deve-se ir na guia Pasta Digital e conferir o despacho emitido pelo setor origem.

Se o pedido foi devolvido pelo setor origem com negativa de uso do saldo, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Cancelar pedido AF'''.

Se o setor origem solicitou algum ajuste no item (exclusão de item, redução de quantidade, ou outras situações) deve-se acessar a guia Ajuste Pedido e ajustar os dados conforme necessário (em Dados, Item ou Entrega):

[[Arquivo:14.png|centro|miniaturadaimagem|833x833px]]

Atentar para que a coluna Situação esteja validada. Sem isso, o sistema não permitirá encaminhar a AF novamente.

Realizados os ajustes, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Solicitar Autorização Novamente'''.
[[Arquivo:16.png|centro|miniaturadaimagem|985x985px]]
Ao encaminhar, o pedido retorna para o setor origem do item para nova análise.

Se aprovado, vai para a fila Emitir AF. Caso apresente novamente problemas, irá novamente para a fila Revisar AF.
</tab>
</tabs>

{{topo}}
==Processo de empenho==
Com a SNE emitida, a CAEX será responsável por criar o processo de empenho inserindo a SNE e os demais documentos cabíveis.

* Com relação as certidões que são encaminhadas em anexo ao processo de empenho, devem ser observadas os vencimentos de: Receita Federal e PGFN, FGTS, Trabalhista e Estadual.

Tal processo será encaminhado ao setor requerente da respectiva SNE para que o '''ordenador de despesas da UGR''' informada no despacho da AF e usada no empenho realize a '''assinatura da SNE'''.

Com a SNE assinada, o setor requerente deve realizar o envio do processo de empenho ao setor SE/DCF, conforme orientações:
[[Arquivo:Envio DCF.png|centro|miniaturadaimagem|1155x1155px]]
{|
|Se o '''Pregão não estiver prestes a vencer E se nenhuma certidão estiver prestes vencer'''

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: “Para registro de empenho.”

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se o '''Pregão estiver prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: PE vence em X/X/XXXX (preencher com a data do início do título da SNE). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se houver '''certidão prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Certidão vence em X/X/XXXX (preencher com a data que está no título da SNE ao lado de “certidão vence”). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se constar '''CAPES-URGENTE ou URGENTE-CAPES''' no título da SNE ou o local que constar no título for PROPG.UFSC
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Limite para registro do empenho (recursos CAPES) é 21/11/2021. Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|}

O SE/DCF, após análise, fará o encaminhamento do processo de volta ao setor requerente.

* Se a SNE foi registrada pelo DCF, o setor requerente deve fazer o envio do processo à CAEX (fila DIG/CAEX) para notificação do fornecedor;
* Se o DCF identificou algum problema (por exemplo certidão vencida), cabe ao requerente realizar os ajustes e retornar o processo ao DCF para registro.
{{aviso|info|O processo deve retornar à CAEX, na fila DIG/CAEX, ainda durante a vigência do pregão, para notificação ao fornecedor.}}

==Alternativas às Unidades==
<tabs>

<tab name="Alternativa às unidades - Empenho de TIC">

Os pedidos de aquisição dos itens oriundos dos pregões do Ministério da Economia (SGD/ME) emitidos pelas unidades devem respeitar o seguinte fluxo:

# Localizar o item na [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit?gid=1682132196#gid=1682132196&fvid=1938859887 Planilha de Vigência] no site do DCOM (buscar pelo termo "SGD/ME");
# Criar um Processo Digital de Empenho no Solar, que deverá conter: (orientações para criação constam na Guia "Passo 3 - Criação de Processos" - Cadastro do Processo Digital)
#* A [https://docs.google.com/document/d/1AmkRgvhKvEGLt5qCOql5_Ddld0ZuuqFBDpRfQNIXN8A/edit Ordem de Fornecimento de Bens (OFB)] preenchida e assinada pelo Ordenador de Despesas;
#* O [https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras], preenchido e assinado;
#* Manifestação de autorização da SETIC referente à aquisição, podendo ser o pdf de um e-mail; e
#* [https://docs.google.com/document/d/1DdIf1Bn0wqMvDrrooRmL7m_GlzsafOc9I5oRUx5up9c/edit Formulário de Tombamento] preenchido e assinado.
#* Ter em mãos os seguintes dados:
#**Nº da UGR solicitante e dados orçamentários completos (PTREs, Fonte, Atividade, etc.) - Para itens permanentes o recurso deve estar na natureza 449052. Caso a unidade não possua recurso nessa natureza, necessário solicitar transferência à SEPLAN;
#**Indicação do nº do item, do Pregão e da Ata de Registro de Preços e os correspondentes valores unitários e totais;
# Emitir a Solicitação de Nota de Empenho (SNE) conforme passo a passo descrito abaixo;
# Com a SNE emitida, juntar ao processo e coletar a assinatura do Ordenador de Despesas na SNE;
# Enviar o Processo Digital de Empenho ao DCF.
# Quando o processo retornar do DCF, o setor requerente encaminhar o processo ao DPC para elaboração do Contrato;
# Quando o DPC devolver o processo com o contrato, deve-se realizar a notificação de entrega ao Fornecedor via e-mail, que deve conter em regra o empenho, a OFB e o contrato em anexo. (orientações gerais para notificação constam na Guia "Passo 4 - Notificação ao Fornecedor").

'''ATENÇÃO:'''

Dúvidas sobre as especificações técnicas dos itens, peças processuais, saldos dos itens e maiores informações desses processos deverão ser dirimidas junto à SETIC;
Dúvidas sobre o preenchimento do Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras deverão ser dirimidas junto ao DPC.
 

{{destaque|ok|Passo a passo para emissão da SNE no MATL:}}

# MATL -> Empenho -> Solicitação de Empenho
# Preencher: ''*os campos que não constam orientação de preenchimento devem ser mantidos em branco.'' 
'''Dados gerais'''
*Unidade gestora: 153163
*Evento: Empenho
[[Arquivo:Dados Gerais.png|700px]]
 

'''Dotação Orçamentária'''
*UGR: informar a UGR do setor
*PTRES: conforme Nota de Dotação
*Fonte recursos: conforme Nota de Dotação
*Natureza: 44905241
*Atividade: conforme Nota de Dotação
*Valor: na tela que abrir, informar Centro e valor total do(s) item(ns)
*Modalidade Empenho: Estimativo
[[Arquivo:Dotação Orçamentária.png|700px]]
 

'''Plano interno'''
*Enquadramento da Despesa (exceto NDI e CA): Meta 12-GRADUAÇÃO-Elevar a taxa bruta de matrícula na educação superior
*Nível/Etapa de Ensino (exceto NDI e CA): Graduação
*Categoria de Apropriação: Gestão Administrativa da Unidade ou da Subação
*Unidade: setor requerente
*Tema Público: Não se aplica
[[Arquivo:Plano Interno.png|700px]]
 
*Alterar o campo Almoxarifado para Compras Diretas
[[Arquivo:Plano Interno 2.png|700px]]
 

'''Dados da Contratação'''
*Fornecedor: informar o CNPJ no campo editável
*Processo Origem: preencher com o número do processo de licitação do órgão gerenciador (não é o processo da UFSC)
*Modalidade de Licitação: Pregão
*Base legal: se o pregão foi realizado com base na Lei nº 14.133/2021, deve alterar para Lei 14.133/2021, art. 28, I
*Número Licitação: número do Pregão
*Origem do Material: ... (código 0)
*Histórico Padrão: Valor referente a aquisições de: (código 4)
*Complemento Histórico: preencher com o local de entrega do(s) item(ns)
*Observação: adaptar o seguinte texto modelo:

::''SD XXXXX/2024 – SETOR REQUERENTE''
::''Aquisição como órgão participante do Pregão 0X/202X da UASG XXXXXX''
::''Processo origem nº (preencher com o processo do órgão gerenciador) - Ata de Registro de Preço 0X/202X''
::''Processo UFSC nº 23080.0XXXXX/202X-XX''
::''Entrega Total''

[[Arquivo:Dados da Contratação.png|700px]]
 

'''Relação dos itens'''
''*se o sistema puxar informações de algum item, deve-se excluir as informações para preencher corretamente.''
#Clicar em: incluir linha
#*Item: preencher conforme Ata
#*Código: 1 (sempre)
#*Descrição: preencher conforme Ata
#*Unid: UN (sempre)
#*Quantidade: preencher conforme pedido
#*Valor: preencher conforme Ata
#Clicar em: Inserir (no topo da tela)
 
Com a SNE criada, retornar às orientações iniciais para tramitar o processo.
</tab>

<tab name="Orientações gerais - PREGÕES UFSC">
Clique [https://www.youtube.com/watch?v=_JsxOpsQLws AQUI] para vídeo com as orientações detalhadas (passo a passo)

Clique [https://arquivos.ufsc.br/f/09d1b5d82f79454f866d/?dl=1 AQUI] para acesso ao material do vídeo acima

As Unidades podem aproveitar o prazo máximo da SEPLAN do encerramento do exercício (em 2024 será 12/nov), bastando, neste caso, optar por emitir suas próprias SNEs, conforme o fluxograma abaixo e as abas ao lado.

Para as Unidades que desejem notificar diretamente o fornecedor para agilizar a entrega, basta seguir o Passo 4 após a digitação do empenho pelo DCF.

[[Arquivo:SNE - fluxograma.png|miniaturadaimagem|1500px|center|Fluxograma para emissão das SNEs]]
</tab>

<tab name="Passo 1 - Criação da AF">
[[Arquivo:SICAF - Consulta.png|miniaturadaimagem|457px|Consulta ao SICAF]]
# Cadastrar pedido de Autorização de Fornecimento (AF) no Sistema SOLAR conforme as [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#Emissão de Autorização de Fornecimento (AF)|orientações do Manual]]
# Com a AF na fila "Autorizar AF" ou "Emitir AF", verificar o CNPJ dos fornecedores
# Acessar o SICAF em [https://www.gov.br/compras/pt-br/ Compras.gov.br]
# Emitir a certidão de '''Situação do Fornecedor''' e o '''Credenciamento (Níveis de Credenciamento - Nível I)''' de cada fornecedor
#* Observar se as Certidões estão vigentes (Federal, FGTS, Trabalhista e Estadual) e se o fornecedor não está com impedimento de licitar/contratar com União (caso conste, aparecerá da segunda página em diante)
#* Na dúvida se o fornecedor está em situação regular, verifique com o DCF o que é necessário para digitação do empenho
#* Em caso de inconsistências, emitir individualmente as certidões vencidas
#* [[Arquivo:SICAF - Relatório.png|miniaturadaimagem|457px|Exemplo de Relatório de Situação do Fornecedor|nenhum]]
# Caso algum fornecedor esteja com alguma certidão vencida ou impedimento:
#* Entre em contato com o fornecedor para que regularize a situação, se for considerado necessário
#* Caso o fornecedor com problemas seja o único da AF, arquive a AF
#* Se restarem outros fornecedores em situação regular, retorne a AF para ajuste, exclua os itens do fornecedor com problemas e dê andamento à AF normalmente

{{destaque|ok|SIGA PARA O PRÓXIMO PASSO - EMISSÃO DA SNE}}

{{aviso|alerta|Ao final de todo o processo, envie o Relatório de Notícia de Irregularidade conforme orientações do Manual, incluindo as certidões vencidas e o relatório do pedido de AF onde constam os itens que estavam sendo solicitados do fornecedor, para embasar abertura de Processo Administrativo de Responsabilização, por não manutenção das condições de habilitação.}}
</tab>

<tab name="Passo 2 - Emissão da SNE">
[[Arquivo:SNE - tela MATL.png|miniaturadaimagem|700px|Geração das SNEs no MATL]]
# Acesse o sistema MATL
#: Para instalar ou atualizar o aplicativo, acesse https://setic.ufsc.br/downloads/
#: Em caso de mensagem de erro relativo a autorização/permissão/acesso, abrir chamado junto à SeTIC para verificar o motivo
# Após, acessar o menu Centro de Custo -> Geração de empenhos por Processo
# Na janela que se abre, marcar a opção "AF?"
# Inserir o número da Solicitação Digital (SD) da AF gerada no campo "Processo" e clicar em "Buscar"
# No campo “Complemento histórico”, inserir:
#* endereço completo de entrega com CEP
#: Obs.: Caso seja material permanente com entrega no DGP, o endereço para a entrega a ser informado é o seguinte:
#: Endereço de entrega para tombamento:
#: Departamento de Gestão Patrimonial (DGP)
#: Rua João Pio Duarte Silva, 241 - Córrego Grande, Florianópolis - SC - CEP: 88037-000
#: Email: dgp@contato.ufsc.br
#: Dia e horário de entrega: de segunda a sexta-feira (dias úteis), das 09:00 às 18:00 horas
#* responsáveis pelo recebimento
#* telefone e e-mail
#* finalidade/utilização do material (exigência do DCF)
# No campo “Observação” inserir:
#* número da AF
#* dados orçamentários (ND, Centro de Custo, PTRes, etc)
# No quadro intermediário, preencher os seguintes campos:
#* Centro de Custo: Número do Centro de Custo da Unidade
#* U. gestora: 153163
#* UGR: UGR DO SETOR
#* Fonte: VER COM SEPLAN
#* PTRES: VER COM SEPLAN
#* Atividade: VER COM SEPLAN
#* Enquadramento: Meta 12-GRADUAÇÃO-Elevar a taxa bruta de matrícula na educação superior
#* Etapa Ensino: Graduação
#* Categoria: Gestão Administrativa da Unidade ou da Subação
#* Unidade PI: Nome da unidade vinculada ao centro de custo
#* Tema: Não se Aplica
#* Obs.: dúvidas sobre dados orçamentários devem ser verificadas com a SEPLAN
# Após preencher os dados acima, clique no botão “Cálculo”
# Após surgirem as informações no quadro inferior, clicar em “Geração”
#: Dessa forma a Nota Solicitação de Empenho (SNE) será gerada e aparecerá na coluna “Solicitação”
# Na sequência, clicar no botão "Empenhos" e depois em "Imprimir Empenhos" para imprimir o PDF das SNEs
# Salve a SNE informando como nome do arquivo o número da SNE e o setor (202401234 - SETOR/CENTRO)

{{aviso|alerta|{{red|'''IMPORTANTE:'''}}

{{red|Após a emissão das SNEs, '''É OBRIGATÓRIO o encaminhamento da AF ao DCOM'''}}, utilizando a ação '''"Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho"''' na aba "Encaminhar", e no encaminhamento insira o despacho '''"SNEs ns. '''''INFORMAR O NÚMERO DAS SNES''''' emitidas. Segue para baixa de saldo."'''.}}

{{destaque|ok|SIGA PARA O PRÓXIMO PASSO - PROCESSO DE EMPENHO}}
</tab>

<tab name="Passo 3 - Processo de empenho">
'''Cadastro do Processo Digital'''
* Em SOLAR → módulo do sistema: SPA → Cadastro de Processo Digital, preencher:
*# Grupo de Assunto: 111 - Solicitação de empenho
*# Assunto: 454 - Empenho
*# Número da SNE: na SNE emitida no MATL (ex.: 202102525)
*# Interessado na UFSC: CNPJ do fornecedor (consta na SNE emitida)

'''Envio ao DCF para digitação'''
* Após concluir o cadastro, clicar em “Peças” e anexar:
*# SNE assinada pelo ordenador de despesas
*# Declaração SICAF do fornecedor (e certidões adicionais eventualmente emitidas)
*# Relatório de Credenciamento do fornecedor (emitido no SICAF, onde estão os e-mails a serem utilizados para notificação após o retorno do DCF)
*# Formulário de Tombamento (em caso de material permanente);
* Tramitar para SE/DCF com o despacho “Para digitação”.

{{destaque|ok|SIGA PARA O PRÓXIMO PASSO - NOTIFICAÇÃO AO FORNECEDOR}}
</tab>

<tab name="Retorno do DCF - Ajuste de subitem">
Nos processos de empenho enviados ao DCF e que retornam com solicitação de alteração do subitem, é possível que o próprio setor realize a alteração.
Para tal, deve-se:
# Acessar MATL -> guia ''Empenho'' -> ''Solicitação de Empenho'' -> buscar pela SNE que deve ser alterada;
# Com a SNE aberta, deve-se buscar, no final da página, a opção ''Almoxarifado'' -> alterar de '''SISTEMA SOLAR''' para '''COMPRAS DIRETAS''' -> clicar em ''Alterar'';
# Alterar o subitem (dois últimos dígitos do campo "Natureza" - apagar e digitar os dados informados pelo DCF) -> clicar em ''Alterar'' novamente.
# Imprimir novo PDF da SNE, solicitar assinatura do ordenador de despesas novamente e reencaminhar ao DCF.
</tab>

<tab name="Passo 4 - Notificação ao fornecedor">
Após a digitação do empenho pelo DCF/SEPLAN, é necessário notificar o fornecedor para que providencie a entrega do material, da seguinte forma:
# Acessar o MATL - Aba Empenho → Solicitação de Empenho → Nº da Solicitação: digitar o número da SNE → Imprimir → Salvar em PDF;
# Anexar o arquivo salvo do MATL no e-mail;
# Enviar a notificação (modelo ao final desta aba) para o(s) email(s) informado(s) no CREDENCIAMENTO SICAF, com cópia para os emails dos requerentes informados na SNE.
#: {{alertapequeno|IMPORTANTE: habilite no e-mail o "Recibo de entrega" e/ou "Confirmação de leitura}}
# Salvar o PDF da confirmação e anexar no processo de empenho (essa confirmação poderá ser necessária caso precise abrir processo administrativo contra o fornecedor)
# Manter o processo do empenho na fila do setor até a entrega e pagamento
# Caso a entrega seja no DGP, encaminhar o processo do empenho para DIBA/DGP, para aguardar a entrega e tombamento
{{oculto
|'''MODELO DE E-MAIL PARA NOTIFICAÇÃO'''
|
[[Arquivo:Exemplo - cabeçalho SNE - NE.png|thumb|400px|Onde localizar os números da Nota de empenho (NE) e da SNE]]
'''ASSUNTO DO E-MAIL: NOTIFICAÇÃO - Nota de Empenho 2023NEXXXXXX - Referente à SNE 2023XXXXXX'''
<hr>
'''CONTEÚDO DO E-MAIL (COPIE E COLE)'''

{{red|Solicitamos confirmação de recebimento.}}

Senhor(a) fornecedor(a),

Segue Solicitação de Nota de Empenho (SNE) para que se proceda com a entrega das mercadorias.
* '''PRAZO''': estabelecido no Termo de Referência do Edital do Pregão pertinente, contado a partir da entrega deste e-mail na caixa de entrada da Contratada, independentemente de confirmação de leitura, sob penalidades da lei.
* '''INFORMAÇÕES PARA ENTREGA''': constam no documento (SNE) anexo:
** lista dos materiais com quantidades
** valor da nota fiscal a ser gerada
** responsável pelo pedido/recebimento com dados para contato
** local de entrega
** número do pregão
** código da UASG
** CNPJ da UFSC
* '''DOCUMENTAÇÃO QUE DEVE ACOMPANHAR A ENTREGA''':
** Duas vias da Nota Fiscal
** Declaração (Optante pelo Simples), disponível em http://dcf.proplan.ufsc.br/files/2023/03/Declara%C3%A7%C3%A3o-de-Optante-pelo-Simples-Anexo-IV-IN-1234.12-2.doc preenchida e assinada com certificação ICP-Brasil ou Gov.BR e enviada ao responsável pelo recebimento, cujo e-mail consta na SNE, ou impressa e assinada a caneta/carimbo
** Declaração do SICAF (acompanhada das eventuais certidões individuais que estejam vencidas)
* '''DADOS PARA EMISSÃO DA NOTA FISCAL''':
** Universidade Federal de Santa Catarina - CNPJ: 83.899.526/0001-82
** Endereço: Rua Roberto Sampaio Gonzaga, S/N - Bairro: Trindade - Florianópolis/SC - CEP: 88040-900
** Observação: no caso de várias entregas referentes à mesma Nota de Empenho, devem ser emitidas Notas Fiscais separadas para cada uma das entregas.

'''ATENÇÃO'''
* Dúvidas, avisos sobre produtos, agendamento prévio obrigatório ou prorrogação de prazo de entrega deverão ser direcionados ao servidor responsável cujo nome, ramal e e-mail constam da Solicitação da Nota de Empenho (SNE), conforme Anexo I do Edital.
* Dúvidas sobre pagamentos devem ser direcionadas ao Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF) por meio dos contatos disponíveis em http://dcf.ufsc.br
* Dúvidas sobre alterações contratuais (troca de marca, cancelamento, reequilíbrio econômico-financeiro) devem ser direcionadas conforme instruções disponíveis em http://compras.ufsc.br/alteracoes-contratuais/
* Outras dúvidas deverão ser direcionadas ao setor competente da UFSC, conforme disposto em Edital.

'''CONSULTA À NOTA DE EMPENHO '''
* Acesse o [[https://portaldatransparencia.gov.br/despesas/favorecido?paginacaoSimples=true&tamanhoPagina=&offset=&direcaoOrdenacao=asc&colunasSelecionadas=data%2CdocumentoResumido%2ClocalizadorGasto%2Cfase%2Cespecie%2Cfavorecido%2CufFavorecido%2Cvalor%2Cug%2Corgao%2CorgaoSuperior&documento=2018NE800000&orgaos=UG153163&ordenarPor=valor&direcao=desc Portal da Transparência]]
* Em “Filtro” -> “Documento”, informe o número completo da Nota de Empenho (NE) informado no título deste e-mail
* Clique em "Adicionar" e "Consultar".

Atenciosamente,}}
</tab>

</tabs>

Autorização de Fornecimento

2024-10-08T15:36:21Z

Guilherme.batista: /* Alternativas às Unidades */

<tabs>
<tab name="Orientações gerais">
Antes de iniciar a emissão de um pedido de Autorização de Fornecimento, necessário atentar-se para as situações apresentadas a seguir e nas abas ao lado:

* Em cada AF, deve constar apenas um único Pregão;
* O valor mínimo '''por item''' deve ser respeitado de acordo com o respectivo '''Termo de Referência''', com exceção daqueles os quais o valor total registrado ou o saldo remanescente seja abaixo deste. Neste caso, deverá ser solicitada a quantidade total disponível do item;
* Em caso de encaminhamento de AFs de Pregões a vencer, o prazo para envio do pedido de empenho pela Unidade é de 15 (quinze) dias úteis antes da expiração da vigência da ata (validade da ata). Ainda assim, não é garantido o atendimento, considerando que há vários fatores alheios ao DCOM que podem dificultar ou até mesmo inviabilizar a emissão do empenho. Nesses casos e nos demais cujo término da vigência encontra-se próximo, é imprescindível encaminhar e-mail à caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação.
</tab>

<tab name="Recursos orçamentários">
{{aviso|alerta|'''Os recursos não devem mais ser alocados na UGR do DCOM, mas sim devem estar disponíveis na UGR do setor requerente'''.

''Material de consumo: Acompanhamento contínuo do '''duodécimo''' por parte da Unidade através do MATL (Aba Centro de Custo -> Consulta Saldo de Cotas -> Cota: Divisão de Material -> Preencher Centro de Custo -> Consultar -> Ver coluna “Saldo) ou consulta direta à SO/SEPLAN.''

''Material permanente: Solicitar à SO/SEPLAN '''Nota de Dotação''' para compra de material permanente via Solicitação Digital. O número '''sequencial''' da Nota de Dotação deve ser informado no último despacho (no momento do encaminhamento “ao gestor de solicitações para emissão de empenho”).''}}
</tab>

<tab name="Carona interna">
Sendo o caso de carona interna (setor requerente não possui saldo e utilizará de outro setor):

* nos primeiros campos da AF será necessário informar o setor de origem do saldo. Assim que emitida a AF, esta será encaminhada para o setor informado, que deverá autorizar (ou não) o uso do saldo;
* ainda, sendo aplicável, necessário inserir '''e-mail de concordância do fornecedor''' para entrega em localidade distinta da prevista no Termo de Referência (antes, verificar no TR/Edital se já não está prevista entrega para sua localidade).
</tab>

<tab name="Item permanente">
Sendo o caso de pedido de item(ns) permanente(s):

* necessário inserir o '''[https://docs.google.com/document/d/1DdIf1Bn0wqMvDrrooRmL7m_GlzsafOc9I5oRUx5up9c/edit?usp=sharing Formulário de Tombamento];'''
* necessário informar o número da ND no despacho de encaminhamento da AF à CAEX (ND deve ser solicitada via Solicitação Digital, diretamente à SEPLAN).
</tab>

<tab name="Item com contrato">
Caso o pedido seja de um item que exige contrato:

* necessário anexar '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Formulário de Indicação de Fiscais de Contratos Terceirizados]''': dúvidas sobre o preenchimento deste formulário devem ser tratadas diretamente com o '''Departamento de Projetos, Contratos e Convênios''' (DPC/PROAD).

{{aviso|info|O contrato é exigido quando há obrigações futuras por parte do fornecedor:
# Prazo de Entrega superior a 30 dias corridos
# Garantia estendida, superior a 12 meses}}

Para conferir se há contrato: consultar o '''processo licitatório''' no SOLAR, acessar a '''Pasta Digital''' e buscar peça intitulada '''Minuta de Contrato''', verificando quais itens estão indicados neste documento.
</tab>

<tab name="Pregões de TIC - Ministério da Economia (SGD/ME)">
Os pedidos de aquisição dos itens oriundos dos pregões do Ministério da Economia (SGD/ME) '''NÃO''' deverão ser encaminhados por AF, mas por Solicitação Digital (SD) à CAEX/DCOM, respeitando o seguinte fluxo:

# Localizar o item na '''[https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit?gid=1682132196#gid=1682132196&fvid=1938859887 Planilha de Vigência]''' no site do DCOM (buscar pelo termo "SGD/ME")
# Criar uma Solicitação Digital (SD) no Solar, que deverá ser encaminhada à CAEX/DCOM, contendo:
#* A [https://docs.google.com/document/d/1AmkRgvhKvEGLt5qCOql5_Ddld0ZuuqFBDpRfQNIXN8A/edit '''Ordem de Fornecimento de Bens (OFB''')] preenchida e assinada pelo Ordenador de Despesas;
#* O '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras]''', preenchido e assinado;
#* Manifestação de autorização da SETIC referente à aquisição, podendo ser o pdf de um e-mail;
#* Despacho contendo: Nº da UGR solicitante e dados orçamentários completos (PTREs, Fonte, Atividade, etc.); Indicação do nº do item, do Pregão e da Ata de Registro de Preços e os correspondentes valores unitários e totais; Demais informações que constariam em um despacho de pedido de AF; e
#* [https://docs.google.com/document/d/1DdIf1Bn0wqMvDrrooRmL7m_GlzsafOc9I5oRUx5up9c/edit '''Formulário de Tombamento'''] preenchido e assinado.
# O DCOM receberá a SD e criará um Processo Digital de Empenho, a ser encaminhado à Unidade requerente para assinatura do Ordenador de Despesas na Solicitação de Nota de Empenho (SNE)
# O Requerente enviará o Processo Digital de Empenho ao DCF, com a SNE assinada pelo Ordenador de Despesas
# O DCF fará o registro da Nota de Empenho (NE) e encaminhará o Processo Digital de Empenho ao DCOM
# O DCOM incluirá a Nota de Empenho (NE) digitada no SIAFI na SD e a encaminhará ao DPC para elaboração do Contrato
# O DPC devolverá a SD com o Contrato assinado ao DCOM
# O DCOM fará a notificação de entrega ao Fornecedor e encaminhará o Processo Digital de Empenho e a SD ao requerente para acompanhamento da aquisição

'''ATENÇÃO:'''

* Dúvidas sobre as especificações técnicas dos itens, peças processuais, saldos dos itens e maiores informações desses processos deverão ser dirimidas junto à SETIC;
* Dúvidas sobre o preenchimento do Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras deverão ser dirimidas junto ao DPC;
* Cabe à CAEX apenas a operacionalização dos empenhos atinentes a esses processos.
</tab>
</tabs>

==Emissão de Autorização de Fornecimento (AF)==
Para emitir o pedido de '''Autorização de Fornecimento (AF)''', necessário seguir os seguintes passos:

1. Acessar o Sistema Solar, em MENU -> módulo Pedidos -> Materiais -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> '''Novo'''

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:12.png|centro|miniaturadaimagem|1035x1035px]]
2. Na próxima tela, será realizado o preenchimento da etapa '''1 - Dados''' do pedido. Os principais dados dessa etapa são:

* '''Setor origem:''' Este campo refere-se ao setor de origem do item (ou itens) que será pedido. Aparecerá automaticamente preenchido pelo sistema com o setor de lotação do servidor que está realizando o pedido, porém, caso o pedido seja um caso de CARONA INTERNA, o campo deve ser alterado para o setor que possui saldo do item;
{| class="wikitable"
|+
|Os usuários que não tiverem outros setores disponíveis em Setor origem, devem solicitar acesso em <nowiki>https://suporte.egestao.ufsc.br/autosservico/solicitar.xhtml</nowiki>
Observação:

Informar o CPF e vínculo

Selecionar a opção INCLUIR SETOR-ORIGEM PARA PEDIDO DE AF e informar o setor que se deseja ter acesso.
|}
* '''Interessado''': Requerente ou ordenador de despesas;
* '''Categoria''': 7 - Licitação (Somente para material);
* '''Objeto''': Informar centro requisitante e número/ano do Pregão;
* '''Justificativa''' (Exemplos: Material para uso nas aulas de xxx; Material de expediente para uso na coordenadoria de apoio administrativo).
[[Arquivo:1 - dado.png|centro|miniaturadaimagem|883x883px|Preenchimento da Etapa 1 - Dados]]
Preenchidas esses campos, deve-se clicar em Salvar -> Próxima etapa.

3. Na '''Etapa 2 - Lotes/itens''': Botão Adicionar para inclusão de Itens:
[[Arquivo:Adicionar.png|centro|miniaturadaimagem|827x827px|Etapa 2 - Lotes/Itens]]

4. Na tela para adicionar itens, somente aparecerão os itens que tem como requerente o setor informado no campo "Setor Origem" da etapa 1.

Para realizar a pesquisa do pregão/item, deve-se preencher os campos: Edital (PE000 + nº PE + Ano do PE) e Nº do Item, se preferir.

'''ATENÇÃO''': Utilizar somente um pregão por AF.

Assim que os resultados aparecerem, basta selecionar o item (ou itens) desejado, e clicar em Selecionar.
[[Arquivo:Pesquisa PE.png|centro|commoldura|Consulta de itens]]
5. Ainda na Etapa 2 - Lotes/itens, deve-se inserir o quantitativo dos itens. Após, Salvar -> Próxima Etapa
[[Arquivo:Quantidade.png|centro|miniaturadaimagem|998x998px|Preenchimento do campo "Quantidade pedida"]]

6. '''Etapa 3 – Entrega''': Locais de entrega – Preencher imóvel e setor -> aplicar para todos

'''ATENÇÃO:''' Inserir um '''ÚNICO LOCAL DE ENTREGA COM O QUANTITATIVO TOTAL DE CADA ITEM.''' Tal ação é fundamental para evitar erros e inconsistências de importações do dados no sistema, que podem trazer prejuízos à aquisição.
[[Arquivo:1.png|centro|miniaturadaimagem|908x908px]]
[[Arquivo:2.png|centro|miniaturadaimagem|747x747px]]
[[Arquivo:3.png|centro|miniaturadaimagem|894x894px]]
7. '''Etapa 4 – Concluir''': Enviar e anotar o número do protocolo – esse número corresponde ao número da solicitação da AF.[[Arquivo:Envio.png|centro|miniaturadaimagem|820x820px]]
[[Arquivo:SD.png|centro|miniaturadaimagem|824x824px|borda]]
8. Após emitido o pedido, deve-se atentar ao seguinte:

* Se o pedido emitido é um caso de CARONA INTERNA, ao clicar em enviar, a AF será encaminhada para o setor de origem do item (ou itens), conforme informado no campo Setor origem, na Etapa 1 - Dados. Nesse caso, o setor que está emitindo a AF precisa aguardar o Setor origem autorizar, ou não, o uso do saldo, independentemente de se encontrar ou não na iminência do vencimento do Pregão.
** ''Se o pedido for negado ou forem solicitados ajustes, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Revisar AF. Nesta situação, deve-se seguir as orientações disponíveis em [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#Setor%20requerente%20-%20Revisar%20pedido%20de%20carona%20devolvido%20para%20ajuste|Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste]].''
** ''Quando o pedido for autorizado, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Emitir AF.''

* Se o pedido não é um caso de carona interna, ou seja, o item (ou itens) inserido no pedido é do próprio setor que está emitindo a AF, o pedido irá aparecer em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF. Caso essa opção não apareça no perfil de quem está emitindo a AF, significa que essa pessoa não possui permissão para autorizar. Logo, o pedido aparecerá na fila de servidores com essa permissão (provavelmente a chefia superior).
9. Estando o pedido no menu Emitir AF, deve-se clicar no pedido de realizar o seu recebimento.
[[Arquivo:Emitir.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px]]

10. Na pasta digital, deve-se anexar a documentação necessária, conforme as instruções para cada caso específico: '''Carona interna''', '''Item permanente''' ou '''Item com contrato'''.
Para ler as instruções de cada caso específico, basta acessar a aba pertinente no topo da página (ao lado das Orientações gerais).
[[Arquivo:Abas AFs.png|centro|miniaturadaimagem|829x829px|Acessar Itens]]
Se não houver documento para ser anexado, pode-se passar diretamente para a próxima etapa.
[[Arquivo:Inserir .png|centro|miniaturadaimagem404x404px]]

11. Acessar aba Emissão de AF -> Itens: botão Gerar -> preencher Data -> Salvar -> Voltar (Repetir este passo para todos os fornecedores):
[[Arquivo:Gerar .png|centro|miniaturadaimagem|829x829px|Acessar Itens]]
[[Arquivo:Emite af.png|centro|miniaturadaimagem|830x830px|Gerar, inserir data, salvar e voltar]]

{{aviso|ok|A Coluna AF deve estar validada para prosseguir com o encaminhamento|}}
[[Arquivo:AF valida.png|centro|miniaturadaimagem|862x862px|Coluna AF validadada para ambos fornecedores]]

12. Nos casos de pedidos de material permanente ou determinados pedidos de material de consumo nos quais não será possível utilizar o duodécimo da Unidade, é necessário abrir uma Solicitação Digital e encaminhar para '''SO/SEPLAN para realizar dotação orçamentária'''. Após o recurso ser alocado informar o número do sequencial da nota de dotação no despacho da AF.

{{alertapequeno|Caso seja pedido de material de '''consumo''' que utilizará como recurso o '''duodécimo''' da Unidade, desconsiderar esta etapa.}}

13. Com o pedido na fila Emitir AF, deve-se, na aba '''Encaminhar'', '''''selecionar a ação '''''"Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho". '''''O '''despacho''' deverá conter as seguintes informações:

* '''''Centro de Custo''''' E ''Dados do recurso:''
** ''Para material de consumo, informar os seguintes dados orçamentários: '''UGR, PTRES, Fonte e Atividade''';''
** ''Para material permanente ou casos específicos: nº sequencial da nota de dotação;''

* ''Local de Entrega, informando o CEP''
* ''Responsável pelo Recebimento, Telefone Completo (48 3721-RAMAL), e E-mail''
* ''Se a entrega será '''parcelada ou total'''''
* '''''Finalidade do(s) item(ns)''' (de forma simplificada, para definição da natureza de despesa contábil do empenho, como por exemplo: para utilização em aula, para utilização em laboratório, material de expediente, entre outras)''

14. Após o preenchimento do despacho, acionar o botão Encaminhar.
[[Arquivo:Enviar CAEX.png|centro|miniaturadaimagem|896x896px]]

{{aviso|ok|Dessa forma, o pedido chegará à CAEX pela tarefa "Solicitar emissão de empenho" e será analisado pela equipe. Após a emissão do empenho, enviaremos à Unidade pela tarefa "Compra realizada", informando o número da Solicitação de Nota de Empenho (SNE).
*Fluxo para o caso de necessidade de ajustes encontra-se em desenvolvimento.}}

==Ajuste de Autorização de Fornecimento==
Nos casos em que a AF é devolvido pela CAEX para ajustes, nos casos em que for necessário excluir item ou alterar quantitativo:

* Quando a AF for devolvida ao requerente para ajustes, seguirá para '''Emitir AF''' (guia Emissão de AF), local em que a Unidade deve ir no ícone de editar (lápis) dos fornecedores e cancelar as AFs correspondentes (caso seja apenas um fornecedor, é necessário clicar no botão Cancelar AF).
* Depois, deve encaminhar o pedido via fluxo "Ajustar AF". Com isso, a AF vai para a fila '''Revisar AF''' onde, na aba Ajuste Itens, deverá ajustar os itens e os quantitativos, inclusive ajustando os locais de entrega e clicando em Salvar ao final.
* Próximo passo é encaminhar a AF para Autorizar AF;
* Depois de autorizada (novamente) pelo setor origem, retornará a Emitir AF, onde o requerente então emite as AFs no lapizinho de cada fornecedor e encaminha à CAEX para empenho.

== Carona interna ==

<tabs>
<tab name="Setor detentor do saldo">
Analisar pedido de carona interna (autorizar/reprovar/solicitar ajustes)

1. Quando um setor emitir uma AF de item (ou itens) que pertece ao seu setor, o pedido aparecerá na guia "Fila de trabalho" -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF.
[[Arquivo:Autorizar.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px|Autorização de uso de saldo]]
2. Ao clicar sobre o pedido, deve-se realizar o recebimento da AF e prosseguir para a análise.

3. Na guia Pasta Digital podem ser visualizadas as informações do pedido, para que então se possa decidir sobre a possibilidade de autorizar o uso do saldo:
[[Arquivo:Pasta digital.png|centro|miniaturadaimagem|774x774px|Informações do pedido - Pasta digital ]]
4. Feita a análise e tomada a decisão sobre a autorização, deve-se clicar na guia Encaminhar, e selecionar o fluxo conforme decisão:
[[Arquivo:Guia encaminhar.png|centro|miniaturadaimagem|775x775px|Encaminhamento do pedido de autorização]]
</tab>

<tab name="Setor requerente">
Revisar pedido de carona devolvido para ajuste

Se o setor origem do item devolver o pedido com o fluxo "Reprovar ou solicitar ajustes", ele aparecerá na tela Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de autorização de fornecimento -> Revisar AF:
[[Arquivo:13.png|centro|miniaturadaimagem|842x842px]]
Acessando o pedido, deve-se ir na guia Pasta Digital e conferir o despacho emitido pelo setor origem.

Se o pedido foi devolvido pelo setor origem com negativa de uso do saldo, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Cancelar pedido AF'''.

Se o setor origem solicitou algum ajuste no item (exclusão de item, redução de quantidade, ou outras situações) deve-se acessar a guia Ajuste Pedido e ajustar os dados conforme necessário (em Dados, Item ou Entrega):

[[Arquivo:14.png|centro|miniaturadaimagem|833x833px]]

Atentar para que a coluna Situação esteja validada. Sem isso, o sistema não permitirá encaminhar a AF novamente.

Realizados os ajustes, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Solicitar Autorização Novamente'''.
[[Arquivo:16.png|centro|miniaturadaimagem|985x985px]]
Ao encaminhar, o pedido retorna para o setor origem do item para nova análise.

Se aprovado, vai para a fila Emitir AF. Caso apresente novamente problemas, irá novamente para a fila Revisar AF.
</tab>
</tabs>

{{topo}}
==Processo de empenho==
Com a SNE emitida, a CAEX será responsável por criar o processo de empenho inserindo a SNE e os demais documentos cabíveis.

* Com relação as certidões que são encaminhadas em anexo ao processo de empenho, devem ser observadas os vencimentos de: Receita Federal e PGFN, FGTS, Trabalhista e Estadual.

Tal processo será encaminhado ao setor requerente da respectiva SNE para que o '''ordenador de despesas da UGR''' informada no despacho da AF e usada no empenho realize a '''assinatura da SNE'''.

Com a SNE assinada, o setor requerente deve realizar o envio do processo de empenho ao setor SE/DCF, conforme orientações:
[[Arquivo:Envio DCF.png|centro|miniaturadaimagem|1155x1155px]]
{|
|Se o '''Pregão não estiver prestes a vencer E se nenhuma certidão estiver prestes vencer'''

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: “Para registro de empenho.”

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se o '''Pregão estiver prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: PE vence em X/X/XXXX (preencher com a data do início do título da SNE). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se houver '''certidão prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Certidão vence em X/X/XXXX (preencher com a data que está no título da SNE ao lado de “certidão vence”). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se constar '''CAPES-URGENTE ou URGENTE-CAPES''' no título da SNE ou o local que constar no título for PROPG.UFSC
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Limite para registro do empenho (recursos CAPES) é 21/11/2021. Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|}

O SE/DCF, após análise, fará o encaminhamento do processo de volta ao setor requerente.

* Se a SNE foi registrada pelo DCF, o setor requerente deve fazer o envio do processo à CAEX (fila DIG/CAEX) para notificação do fornecedor;
* Se o DCF identificou algum problema (por exemplo certidão vencida), cabe ao requerente realizar os ajustes e retornar o processo ao DCF para registro.
{{aviso|info|O processo deve retornar à CAEX, na fila DIG/CAEX, ainda durante a vigência do pregão, para notificação ao fornecedor.}}

==Alternativas às Unidades==
<tabs>

<tab name="Alternativa às unidades - Empenho de TIC">

MANUAL EM CONSTRUÇÃO - Não utilizar ainda

Os pedidos de aquisição dos itens oriundos dos pregões do Ministério da Economia (SGD/ME) emitidos pelas unidades devem respeitar o seguinte fluxo:

# Localizar o item na [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit?gid=1682132196#gid=1682132196&fvid=1938859887 Planilha de Vigência] no site do DCOM (buscar pelo termo "SGD/ME");
# Criar um Processo Digital de Empenho no Solar, que deverá conter: (orientações para criação constam na Guia "Passo 3 - Criação de Processos")
#* A [https://docs.google.com/document/d/1AmkRgvhKvEGLt5qCOql5_Ddld0ZuuqFBDpRfQNIXN8A/edit Ordem de Fornecimento de Bens (OFB)] preenchida e assinada pelo Ordenador de Despesas;
#* O [https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras], preenchido e assinado;
#* Manifestação de autorização da SETIC referente à aquisição, podendo ser o pdf de um e-mail; e
#* [https://docs.google.com/document/d/1DdIf1Bn0wqMvDrrooRmL7m_GlzsafOc9I5oRUx5up9c/edit Formulário de Tombamento] preenchido e assinado.
#* Ter em mãos os seguintes dados:
#**Nº da UGR solicitante e dados orçamentários completos (PTREs, Fonte, Atividade, etc.);
#**Indicação do nº do item, do Pregão e da Ata de Registro de Preços e os correspondentes valores unitários e totais;
# Emitir a Solicitação de Nota de Empenho (SNE) conforme passo a passo descrito abaixo;
# Com a SNE emitida, juntar ao processo e coletar a assinatura do Ordenador de Despesas na SNE;
# Enviar o Processo Digital de Empenho ao DCF.
# Quando o processo retornar do DCF, o setor requerente encaminhar o processo ao DPC para elaboração do Contrato;
# Quando o DPC devolver o processo com o contrato, deve-se realizar a notificação de entrega ao Fornecedor. (orientações para notificação constam na Guia "Passo 4 - Notificação ao Fornecedor").

'''ATENÇÃO:'''

Dúvidas sobre as especificações técnicas dos itens, peças processuais, saldos dos itens e maiores informações desses processos deverão ser dirimidas junto à SETIC;
Dúvidas sobre o preenchimento do Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras deverão ser dirimidas junto ao DPC.
 

{{destaque|ok|Passo a passo para emissão da SNE no MATL:}}

# MATL -> Empenho -> Solicitação de Empenho
# Preencher: ''*os campos que não constam orientação de preenchimento devem ser mantidos em branco.'' 
'''Dados gerais'''
*Unidade gestora: 153163
*Evento: Empenho
[[Arquivo:Dados Gerais.png|700px]]
 

'''Dotação Orçamentária'''
*UGR: informar a UGR do setor
*PTRES: conforme Nota de Dotação
*Fonte recursos: conforme Nota de Dotação
*Natureza: 44905241
*Atividade: conforme Nota de Dotação
*Valor: na tela que abrir, informar Centro e valor total do(s) item(ns)
*Modalidade Empenho: Estimativo
[[Arquivo:Dotação Orçamentária.png|700px]]
 

'''Plano interno'''
*Enquadramento da Despesa (exceto NDI e CA): Meta 12-GRADUAÇÃO-Elevar a taxa bruta de matrícula na educação superior
*Nível/Etapa de Ensino (exceto NDI e CA): Graduação
*Categoria de Apropriação: Gestão Administrativa da Unidade ou da Subação
*Unidade: setor requerente
*Tema Público: Não se aplica
[[Arquivo:Plano Interno.png|700px]]
 
*Alterar o campo Almoxarifado para Compras Diretas
[[Arquivo:Plano Interno 2.png|700px]]
 

'''Dados da Contratação'''
*Fornecedor: informar o CNPJ no campo editável
*Processo Origem: preencher com o número do processo de licitação do órgão gerenciador (não é o processo da UFSC)
*Modalidade de Licitação: Pregão
*Base legal: se o pregão foi realizado com base na Lei nº 14.133/2021, deve alterar para Lei 14.133/2021, art. 28, I
*Número Licitação: número do Pregão
*Origem do Material: ... (código 0)
*Histórico Padrão: Valor referente a aquisições de: (código 4)
*Complemento Histórico: preencher com o local de entrega do(s) item(ns)
*Observação: adaptar o seguinte texto modelo:

::''SD XXXXX/2024 – SETOR REQUERENTE''
::''Aquisição como órgão participante do Pregão 0X/202X da UASG XXXXXX''
::''Processo origem nº (preencher com o processo do órgão gerenciador) - Ata de Registro de Preço 0X/202X''
::''Processo UFSC nº 23080.0XXXXX/202X-XX''
::''Entrega Total''

[[Arquivo:Dados da Contratação.png|700px]]
 

'''Relação dos itens'''
''*se o sistema puxar informações de algum item, deve-se excluir as informações para preencher corretamente.''
#Clicar em: incluir linha
#*Item: preencher conforme Ata
#*Código: 1 (sempre)
#*Descrição: preencher conforme Ata
#*Unid: UN (sempre)
#*Quantidade: preencher conforme pedido
#*Valor: preencher conforme Ata
#Clicar em: Inserir (no topo da tela)
 
Com a SNE criada, retornar às orientações iniciais para tramitar o processo.
</tab>

<tab name="Orientações gerais - PREGÕES UFSC">
Clique [https://www.youtube.com/watch?v=_JsxOpsQLws AQUI] para vídeo com as orientações detalhadas (passo a passo)

Clique [https://arquivos.ufsc.br/f/09d1b5d82f79454f866d/?dl=1 AQUI] para acesso ao material do vídeo acima

As Unidades podem aproveitar o prazo máximo da SEPLAN do encerramento do exercício (em 2024 será 12/nov), bastando, neste caso, optar por emitir suas próprias SNEs, conforme o fluxograma abaixo e as abas ao lado.

Para as Unidades que desejem notificar diretamente o fornecedor para agilizar a entrega, basta seguir o Passo 4 após a digitação do empenho pelo DCF.

[[Arquivo:SNE - fluxograma.png|miniaturadaimagem|1500px|center|Fluxograma para emissão das SNEs]]
</tab>

<tab name="Passo 1 - Criação da AF">
[[Arquivo:SICAF - Consulta.png|miniaturadaimagem|457px|Consulta ao SICAF]]
# Cadastrar pedido de Autorização de Fornecimento (AF) no Sistema SOLAR conforme as [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#Emissão de Autorização de Fornecimento (AF)|orientações do Manual]]
# Com a AF na fila "Autorizar AF" ou "Emitir AF", verificar o CNPJ dos fornecedores
# Acessar o SICAF em [https://www.gov.br/compras/pt-br/ Compras.gov.br]
# Emitir a certidão de '''Situação do Fornecedor''' e o '''Credenciamento (Níveis de Credenciamento - Nível I)''' de cada fornecedor
#* Observar se as Certidões estão vigentes (Federal, FGTS, Trabalhista e Estadual) e se o fornecedor não está com impedimento de licitar/contratar com União (caso conste, aparecerá da segunda página em diante)
#* Na dúvida se o fornecedor está em situação regular, verifique com o DCF o que é necessário para digitação do empenho
#* Em caso de inconsistências, emitir individualmente as certidões vencidas
#* [[Arquivo:SICAF - Relatório.png|miniaturadaimagem|457px|Exemplo de Relatório de Situação do Fornecedor|nenhum]]
# Caso algum fornecedor esteja com alguma certidão vencida ou impedimento:
#* Entre em contato com o fornecedor para que regularize a situação, se for considerado necessário
#* Caso o fornecedor com problemas seja o único da AF, arquive a AF
#* Se restarem outros fornecedores em situação regular, retorne a AF para ajuste, exclua os itens do fornecedor com problemas e dê andamento à AF normalmente

{{destaque|ok|SIGA PARA O PRÓXIMO PASSO - EMISSÃO DA SNE}}

{{aviso|alerta|Ao final de todo o processo, envie o Relatório de Notícia de Irregularidade conforme orientações do Manual, incluindo as certidões vencidas e o relatório do pedido de AF onde constam os itens que estavam sendo solicitados do fornecedor, para embasar abertura de Processo Administrativo de Responsabilização, por não manutenção das condições de habilitação.}}
</tab>

<tab name="Passo 2 - Emissão da SNE">
[[Arquivo:SNE - tela MATL.png|miniaturadaimagem|700px|Geração das SNEs no MATL]]
# Acesse o sistema MATL
#: Para instalar ou atualizar o aplicativo, acesse https://setic.ufsc.br/downloads/
#: Em caso de mensagem de erro relativo a autorização/permissão/acesso, abrir chamado junto à SeTIC para verificar o motivo
# Após, acessar o menu Centro de Custo -> Geração de empenhos por Processo
# Na janela que se abre, marcar a opção "AF?"
# Inserir o número da Solicitação Digital (SD) da AF gerada no campo "Processo" e clicar em "Buscar"
# No campo “Complemento histórico”, inserir:
#* endereço completo de entrega com CEP
#: Obs.: Caso seja material permanente com entrega no DGP, o endereço para a entrega a ser informado é o seguinte:
#: Endereço de entrega para tombamento:
#: Departamento de Gestão Patrimonial (DGP)
#: Rua João Pio Duarte Silva, 241 - Córrego Grande, Florianópolis - SC - CEP: 88037-000
#: Email: dgp@contato.ufsc.br
#: Dia e horário de entrega: de segunda a sexta-feira (dias úteis), das 09:00 às 18:00 horas
#* responsáveis pelo recebimento
#* telefone e e-mail
#* finalidade/utilização do material (exigência do DCF)
# No campo “Observação” inserir:
#* número da AF
#* dados orçamentários (ND, Centro de Custo, PTRes, etc)
# No quadro intermediário, preencher os seguintes campos:
#* Centro de Custo: Número do Centro de Custo da Unidade
#* U. gestora: 153163
#* UGR: UGR DO SETOR
#* Fonte: VER COM SEPLAN
#* PTRES: VER COM SEPLAN
#* Atividade: VER COM SEPLAN
#* Enquadramento: Meta 12-GRADUAÇÃO-Elevar a taxa bruta de matrícula na educação superior
#* Etapa Ensino: Graduação
#* Categoria: Gestão Administrativa da Unidade ou da Subação
#* Unidade PI: Nome da unidade vinculada ao centro de custo
#* Tema: Não se Aplica
#* Obs.: dúvidas sobre dados orçamentários devem ser verificadas com a SEPLAN
# Após preencher os dados acima, clique no botão “Cálculo”
# Após surgirem as informações no quadro inferior, clicar em “Geração”
#: Dessa forma a Nota Solicitação de Empenho (SNE) será gerada e aparecerá na coluna “Solicitação”
# Na sequência, clicar no botão "Empenhos" e depois em "Imprimir Empenhos" para imprimir o PDF das SNEs
# Salve a SNE informando como nome do arquivo o número da SNE e o setor (202401234 - SETOR/CENTRO)

{{aviso|alerta|{{red|'''IMPORTANTE:'''}}

{{red|Após a emissão das SNEs, '''É OBRIGATÓRIO o encaminhamento da AF ao DCOM'''}}, utilizando a ação '''"Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho"''' na aba "Encaminhar", e no encaminhamento insira o despacho '''"SNEs ns. '''''INFORMAR O NÚMERO DAS SNES''''' emitidas. Segue para baixa de saldo."'''.}}

{{destaque|ok|SIGA PARA O PRÓXIMO PASSO - PROCESSO DE EMPENHO}}
</tab>

<tab name="Passo 3 - Processo de empenho">
'''Cadastro do Processo Digital'''
* Em SOLAR → módulo do sistema: SPA → Cadastro de Processo Digital, preencher:
*# Grupo de Assunto: 111 - Solicitação de empenho
*# Assunto: 454 - Empenho
*# Número da SNE: na SNE emitida no MATL (ex.: 202102525)
*# Interessado na UFSC: CNPJ do fornecedor (consta na SNE emitida)

'''Envio ao DCF para digitação'''
* Após concluir o cadastro, clicar em “Peças” e anexar:
*# SNE assinada pelo ordenador de despesas
*# Declaração SICAF do fornecedor (e certidões adicionais eventualmente emitidas)
*# Relatório de Credenciamento do fornecedor (emitido no SICAF, onde estão os e-mails a serem utilizados para notificação após o retorno do DCF)
*# Formulário de Tombamento (em caso de material permanente);
* Tramitar para SE/DCF com o despacho “Para digitação”.

{{destaque|ok|SIGA PARA O PRÓXIMO PASSO - NOTIFICAÇÃO AO FORNECEDOR}}
</tab>

<tab name="Retorno do DCF - Ajuste de subitem">
Nos processos de empenho enviados ao DCF e que retornam com solicitação de alteração do subitem, é possível que o próprio setor realize a alteração.
Para tal, deve-se:
# Acessar MATL -> guia ''Empenho'' -> ''Solicitação de Empenho'' -> buscar pela SNE que deve ser alterada;
# Com a SNE aberta, deve-se buscar, no final da página, a opção ''Almoxarifado'' -> alterar de '''SISTEMA SOLAR''' para '''COMPRAS DIRETAS''' -> clicar em ''Alterar'';
# Alterar o subitem conforme solicitado pelo DCF -> clicar em ''Alterar'' novamente.
# Imprimir novo PDF da SNE, solicitar assinatura do ordenador de despesas novamente e reencaminhar ao DCF.
</tab>

<tab name="Passo 4 - Notificação ao fornecedor">
Após a digitação do empenho pelo DCF/SEPLAN, é necessário notificar o fornecedor para que providencie a entrega do material, da seguinte forma:
# Acessar o MATL - Aba Empenho → Solicitação de Empenho → Nº da Solicitação: digitar o número da SNE → Imprimir → Salvar em PDF;
# Anexar o arquivo salvo do MATL no e-mail;
# Enviar a notificação (modelo ao final desta aba) para o(s) email(s) informado(s) no CREDENCIAMENTO SICAF, com cópia para os emails dos requerentes informados na SNE.
#: {{alertapequeno|IMPORTANTE: habilite no e-mail o "Recibo de entrega" e/ou "Confirmação de leitura}}
# Salvar o PDF da confirmação e anexar no processo de empenho (essa confirmação poderá ser necessária caso precise abrir processo administrativo contra o fornecedor)
# Manter o processo do empenho na fila do setor até a entrega e pagamento
# Caso a entrega seja no DGP, encaminhar o processo do empenho para DIBA/DGP, para aguardar a entrega e tombamento
{{oculto
|'''MODELO DE E-MAIL PARA NOTIFICAÇÃO'''
|
[[Arquivo:Exemplo - cabeçalho SNE - NE.png|thumb|400px|Onde localizar os números da Nota de empenho (NE) e da SNE]]
'''ASSUNTO DO E-MAIL: NOTIFICAÇÃO - Nota de Empenho 2023NEXXXXXX - Referente à SNE 2023XXXXXX'''
<hr>
'''CONTEÚDO DO E-MAIL (COPIE E COLE)'''

{{red|Solicitamos confirmação de recebimento.}}

Senhor(a) fornecedor(a),

Segue Solicitação de Nota de Empenho (SNE) para que se proceda com a entrega das mercadorias.
* '''PRAZO''': estabelecido no Termo de Referência do Edital do Pregão pertinente, contado a partir da entrega deste e-mail na caixa de entrada da Contratada, independentemente de confirmação de leitura, sob penalidades da lei.
* '''INFORMAÇÕES PARA ENTREGA''': constam no documento (SNE) anexo:
** lista dos materiais com quantidades
** valor da nota fiscal a ser gerada
** responsável pelo pedido/recebimento com dados para contato
** local de entrega
** número do pregão
** código da UASG
** CNPJ da UFSC
* '''DOCUMENTAÇÃO QUE DEVE ACOMPANHAR A ENTREGA''':
** Duas vias da Nota Fiscal
** Declaração (Optante pelo Simples), disponível em http://dcf.proplan.ufsc.br/files/2023/03/Declara%C3%A7%C3%A3o-de-Optante-pelo-Simples-Anexo-IV-IN-1234.12-2.doc preenchida e assinada com certificação ICP-Brasil ou Gov.BR e enviada ao responsável pelo recebimento, cujo e-mail consta na SNE, ou impressa e assinada a caneta/carimbo
** Declaração do SICAF (acompanhada das eventuais certidões individuais que estejam vencidas)
* '''DADOS PARA EMISSÃO DA NOTA FISCAL''':
** Universidade Federal de Santa Catarina - CNPJ: 83.899.526/0001-82
** Endereço: Rua Roberto Sampaio Gonzaga, S/N - Bairro: Trindade - Florianópolis/SC - CEP: 88040-900
** Observação: no caso de várias entregas referentes à mesma Nota de Empenho, devem ser emitidas Notas Fiscais separadas para cada uma das entregas.

'''ATENÇÃO'''
* Dúvidas, avisos sobre produtos, agendamento prévio obrigatório ou prorrogação de prazo de entrega deverão ser direcionados ao servidor responsável cujo nome, ramal e e-mail constam da Solicitação da Nota de Empenho (SNE), conforme Anexo I do Edital.
* Dúvidas sobre pagamentos devem ser direcionadas ao Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF) por meio dos contatos disponíveis em http://dcf.ufsc.br
* Dúvidas sobre alterações contratuais (troca de marca, cancelamento, reequilíbrio econômico-financeiro) devem ser direcionadas conforme instruções disponíveis em http://compras.ufsc.br/alteracoes-contratuais/
* Outras dúvidas deverão ser direcionadas ao setor competente da UFSC, conforme disposto em Edital.

'''CONSULTA À NOTA DE EMPENHO '''
* Acesse o [[https://portaldatransparencia.gov.br/despesas/favorecido?paginacaoSimples=true&tamanhoPagina=&offset=&direcaoOrdenacao=asc&colunasSelecionadas=data%2CdocumentoResumido%2ClocalizadorGasto%2Cfase%2Cespecie%2Cfavorecido%2CufFavorecido%2Cvalor%2Cug%2Corgao%2CorgaoSuperior&documento=2018NE800000&orgaos=UG153163&ordenarPor=valor&direcao=desc Portal da Transparência]]
* Em “Filtro” -> “Documento”, informe o número completo da Nota de Empenho (NE) informado no título deste e-mail
* Clique em "Adicionar" e "Consultar".

Atenciosamente,}}
</tab>

</tabs>

Autorização de Fornecimento

2024-10-08T15:28:42Z

Guilherme.batista: /* Alternativas às Unidades */

<tabs>
<tab name="Orientações gerais">
Antes de iniciar a emissão de um pedido de Autorização de Fornecimento, necessário atentar-se para as situações apresentadas a seguir e nas abas ao lado:

* Em cada AF, deve constar apenas um único Pregão;
* O valor mínimo '''por item''' deve ser respeitado de acordo com o respectivo '''Termo de Referência''', com exceção daqueles os quais o valor total registrado ou o saldo remanescente seja abaixo deste. Neste caso, deverá ser solicitada a quantidade total disponível do item;
* Em caso de encaminhamento de AFs de Pregões a vencer, o prazo para envio do pedido de empenho pela Unidade é de 15 (quinze) dias úteis antes da expiração da vigência da ata (validade da ata). Ainda assim, não é garantido o atendimento, considerando que há vários fatores alheios ao DCOM que podem dificultar ou até mesmo inviabilizar a emissão do empenho. Nesses casos e nos demais cujo término da vigência encontra-se próximo, é imprescindível encaminhar e-mail à caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação.
</tab>

<tab name="Recursos orçamentários">
{{aviso|alerta|'''Os recursos não devem mais ser alocados na UGR do DCOM, mas sim devem estar disponíveis na UGR do setor requerente'''.

''Material de consumo: Acompanhamento contínuo do '''duodécimo''' por parte da Unidade através do MATL (Aba Centro de Custo -> Consulta Saldo de Cotas -> Cota: Divisão de Material -> Preencher Centro de Custo -> Consultar -> Ver coluna “Saldo) ou consulta direta à SO/SEPLAN.''

''Material permanente: Solicitar à SO/SEPLAN '''Nota de Dotação''' para compra de material permanente via Solicitação Digital. O número '''sequencial''' da Nota de Dotação deve ser informado no último despacho (no momento do encaminhamento “ao gestor de solicitações para emissão de empenho”).''}}
</tab>

<tab name="Carona interna">
Sendo o caso de carona interna (setor requerente não possui saldo e utilizará de outro setor):

* nos primeiros campos da AF será necessário informar o setor de origem do saldo. Assim que emitida a AF, esta será encaminhada para o setor informado, que deverá autorizar (ou não) o uso do saldo;
* ainda, sendo aplicável, necessário inserir '''e-mail de concordância do fornecedor''' para entrega em localidade distinta da prevista no Termo de Referência (antes, verificar no TR/Edital se já não está prevista entrega para sua localidade).
</tab>

<tab name="Item permanente">
Sendo o caso de pedido de item(ns) permanente(s):

* necessário inserir o '''[https://docs.google.com/document/d/1DdIf1Bn0wqMvDrrooRmL7m_GlzsafOc9I5oRUx5up9c/edit?usp=sharing Formulário de Tombamento];'''
* necessário informar o número da ND no despacho de encaminhamento da AF à CAEX (ND deve ser solicitada via Solicitação Digital, diretamente à SEPLAN).
</tab>

<tab name="Item com contrato">
Caso o pedido seja de um item que exige contrato:

* necessário anexar '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Formulário de Indicação de Fiscais de Contratos Terceirizados]''': dúvidas sobre o preenchimento deste formulário devem ser tratadas diretamente com o '''Departamento de Projetos, Contratos e Convênios''' (DPC/PROAD).

{{aviso|info|O contrato é exigido quando há obrigações futuras por parte do fornecedor:
# Prazo de Entrega superior a 30 dias corridos
# Garantia estendida, superior a 12 meses}}

Para conferir se há contrato: consultar o '''processo licitatório''' no SOLAR, acessar a '''Pasta Digital''' e buscar peça intitulada '''Minuta de Contrato''', verificando quais itens estão indicados neste documento.
</tab>

<tab name="Pregões de TIC - Ministério da Economia (SGD/ME)">
Os pedidos de aquisição dos itens oriundos dos pregões do Ministério da Economia (SGD/ME) '''NÃO''' deverão ser encaminhados por AF, mas por Solicitação Digital (SD) à CAEX/DCOM, respeitando o seguinte fluxo:

# Localizar o item na '''[https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit?gid=1682132196#gid=1682132196&fvid=1938859887 Planilha de Vigência]''' no site do DCOM (buscar pelo termo "SGD/ME")
# Criar uma Solicitação Digital (SD) no Solar, que deverá ser encaminhada à CAEX/DCOM, contendo:
#* A [https://docs.google.com/document/d/1AmkRgvhKvEGLt5qCOql5_Ddld0ZuuqFBDpRfQNIXN8A/edit '''Ordem de Fornecimento de Bens (OFB''')] preenchida e assinada pelo Ordenador de Despesas;
#* O '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras]''', preenchido e assinado;
#* Manifestação de autorização da SETIC referente à aquisição, podendo ser o pdf de um e-mail;
#* Despacho contendo: Nº da UGR solicitante e dados orçamentários completos (PTREs, Fonte, Atividade, etc.); Indicação do nº do item, do Pregão e da Ata de Registro de Preços e os correspondentes valores unitários e totais; Demais informações que constariam em um despacho de pedido de AF; e
#* [https://docs.google.com/document/d/1DdIf1Bn0wqMvDrrooRmL7m_GlzsafOc9I5oRUx5up9c/edit '''Formulário de Tombamento'''] preenchido e assinado.
# O DCOM receberá a SD e criará um Processo Digital de Empenho, a ser encaminhado à Unidade requerente para assinatura do Ordenador de Despesas na Solicitação de Nota de Empenho (SNE)
# O Requerente enviará o Processo Digital de Empenho ao DCF, com a SNE assinada pelo Ordenador de Despesas
# O DCF fará o registro da Nota de Empenho (NE) e encaminhará o Processo Digital de Empenho ao DCOM
# O DCOM incluirá a Nota de Empenho (NE) digitada no SIAFI na SD e a encaminhará ao DPC para elaboração do Contrato
# O DPC devolverá a SD com o Contrato assinado ao DCOM
# O DCOM fará a notificação de entrega ao Fornecedor e encaminhará o Processo Digital de Empenho e a SD ao requerente para acompanhamento da aquisição

'''ATENÇÃO:'''

* Dúvidas sobre as especificações técnicas dos itens, peças processuais, saldos dos itens e maiores informações desses processos deverão ser dirimidas junto à SETIC;
* Dúvidas sobre o preenchimento do Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras deverão ser dirimidas junto ao DPC;
* Cabe à CAEX apenas a operacionalização dos empenhos atinentes a esses processos.
</tab>
</tabs>

==Emissão de Autorização de Fornecimento (AF)==
Para emitir o pedido de '''Autorização de Fornecimento (AF)''', necessário seguir os seguintes passos:

1. Acessar o Sistema Solar, em MENU -> módulo Pedidos -> Materiais -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> '''Novo'''

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:12.png|centro|miniaturadaimagem|1035x1035px]]
2. Na próxima tela, será realizado o preenchimento da etapa '''1 - Dados''' do pedido. Os principais dados dessa etapa são:

* '''Setor origem:''' Este campo refere-se ao setor de origem do item (ou itens) que será pedido. Aparecerá automaticamente preenchido pelo sistema com o setor de lotação do servidor que está realizando o pedido, porém, caso o pedido seja um caso de CARONA INTERNA, o campo deve ser alterado para o setor que possui saldo do item;
{| class="wikitable"
|+
|Os usuários que não tiverem outros setores disponíveis em Setor origem, devem solicitar acesso em <nowiki>https://suporte.egestao.ufsc.br/autosservico/solicitar.xhtml</nowiki>
Observação:

Informar o CPF e vínculo

Selecionar a opção INCLUIR SETOR-ORIGEM PARA PEDIDO DE AF e informar o setor que se deseja ter acesso.
|}
* '''Interessado''': Requerente ou ordenador de despesas;
* '''Categoria''': 7 - Licitação (Somente para material);
* '''Objeto''': Informar centro requisitante e número/ano do Pregão;
* '''Justificativa''' (Exemplos: Material para uso nas aulas de xxx; Material de expediente para uso na coordenadoria de apoio administrativo).
[[Arquivo:1 - dado.png|centro|miniaturadaimagem|883x883px|Preenchimento da Etapa 1 - Dados]]
Preenchidas esses campos, deve-se clicar em Salvar -> Próxima etapa.

3. Na '''Etapa 2 - Lotes/itens''': Botão Adicionar para inclusão de Itens:
[[Arquivo:Adicionar.png|centro|miniaturadaimagem|827x827px|Etapa 2 - Lotes/Itens]]

4. Na tela para adicionar itens, somente aparecerão os itens que tem como requerente o setor informado no campo "Setor Origem" da etapa 1.

Para realizar a pesquisa do pregão/item, deve-se preencher os campos: Edital (PE000 + nº PE + Ano do PE) e Nº do Item, se preferir.

'''ATENÇÃO''': Utilizar somente um pregão por AF.

Assim que os resultados aparecerem, basta selecionar o item (ou itens) desejado, e clicar em Selecionar.
[[Arquivo:Pesquisa PE.png|centro|commoldura|Consulta de itens]]
5. Ainda na Etapa 2 - Lotes/itens, deve-se inserir o quantitativo dos itens. Após, Salvar -> Próxima Etapa
[[Arquivo:Quantidade.png|centro|miniaturadaimagem|998x998px|Preenchimento do campo "Quantidade pedida"]]

6. '''Etapa 3 – Entrega''': Locais de entrega – Preencher imóvel e setor -> aplicar para todos

'''ATENÇÃO:''' Inserir um '''ÚNICO LOCAL DE ENTREGA COM O QUANTITATIVO TOTAL DE CADA ITEM.''' Tal ação é fundamental para evitar erros e inconsistências de importações do dados no sistema, que podem trazer prejuízos à aquisição.
[[Arquivo:1.png|centro|miniaturadaimagem|908x908px]]
[[Arquivo:2.png|centro|miniaturadaimagem|747x747px]]
[[Arquivo:3.png|centro|miniaturadaimagem|894x894px]]
7. '''Etapa 4 – Concluir''': Enviar e anotar o número do protocolo – esse número corresponde ao número da solicitação da AF.[[Arquivo:Envio.png|centro|miniaturadaimagem|820x820px]]
[[Arquivo:SD.png|centro|miniaturadaimagem|824x824px|borda]]
8. Após emitido o pedido, deve-se atentar ao seguinte:

* Se o pedido emitido é um caso de CARONA INTERNA, ao clicar em enviar, a AF será encaminhada para o setor de origem do item (ou itens), conforme informado no campo Setor origem, na Etapa 1 - Dados. Nesse caso, o setor que está emitindo a AF precisa aguardar o Setor origem autorizar, ou não, o uso do saldo, independentemente de se encontrar ou não na iminência do vencimento do Pregão.
** ''Se o pedido for negado ou forem solicitados ajustes, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Revisar AF. Nesta situação, deve-se seguir as orientações disponíveis em [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#Setor%20requerente%20-%20Revisar%20pedido%20de%20carona%20devolvido%20para%20ajuste|Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste]].''
** ''Quando o pedido for autorizado, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Emitir AF.''

* Se o pedido não é um caso de carona interna, ou seja, o item (ou itens) inserido no pedido é do próprio setor que está emitindo a AF, o pedido irá aparecer em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF. Caso essa opção não apareça no perfil de quem está emitindo a AF, significa que essa pessoa não possui permissão para autorizar. Logo, o pedido aparecerá na fila de servidores com essa permissão (provavelmente a chefia superior).
9. Estando o pedido no menu Emitir AF, deve-se clicar no pedido de realizar o seu recebimento.
[[Arquivo:Emitir.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px]]

10. Na pasta digital, deve-se anexar a documentação necessária, conforme as instruções para cada caso específico: '''Carona interna''', '''Item permanente''' ou '''Item com contrato'''.
Para ler as instruções de cada caso específico, basta acessar a aba pertinente no topo da página (ao lado das Orientações gerais).
[[Arquivo:Abas AFs.png|centro|miniaturadaimagem|829x829px|Acessar Itens]]
Se não houver documento para ser anexado, pode-se passar diretamente para a próxima etapa.
[[Arquivo:Inserir .png|centro|miniaturadaimagem404x404px]]

11. Acessar aba Emissão de AF -> Itens: botão Gerar -> preencher Data -> Salvar -> Voltar (Repetir este passo para todos os fornecedores):
[[Arquivo:Gerar .png|centro|miniaturadaimagem|829x829px|Acessar Itens]]
[[Arquivo:Emite af.png|centro|miniaturadaimagem|830x830px|Gerar, inserir data, salvar e voltar]]

{{aviso|ok|A Coluna AF deve estar validada para prosseguir com o encaminhamento|}}
[[Arquivo:AF valida.png|centro|miniaturadaimagem|862x862px|Coluna AF validadada para ambos fornecedores]]

12. Nos casos de pedidos de material permanente ou determinados pedidos de material de consumo nos quais não será possível utilizar o duodécimo da Unidade, é necessário abrir uma Solicitação Digital e encaminhar para '''SO/SEPLAN para realizar dotação orçamentária'''. Após o recurso ser alocado informar o número do sequencial da nota de dotação no despacho da AF.

{{alertapequeno|Caso seja pedido de material de '''consumo''' que utilizará como recurso o '''duodécimo''' da Unidade, desconsiderar esta etapa.}}

13. Com o pedido na fila Emitir AF, deve-se, na aba '''Encaminhar'', '''''selecionar a ação '''''"Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho". '''''O '''despacho''' deverá conter as seguintes informações:

* '''''Centro de Custo''''' E ''Dados do recurso:''
** ''Para material de consumo, informar os seguintes dados orçamentários: '''UGR, PTRES, Fonte e Atividade''';''
** ''Para material permanente ou casos específicos: nº sequencial da nota de dotação;''

* ''Local de Entrega, informando o CEP''
* ''Responsável pelo Recebimento, Telefone Completo (48 3721-RAMAL), e E-mail''
* ''Se a entrega será '''parcelada ou total'''''
* '''''Finalidade do(s) item(ns)''' (de forma simplificada, para definição da natureza de despesa contábil do empenho, como por exemplo: para utilização em aula, para utilização em laboratório, material de expediente, entre outras)''

14. Após o preenchimento do despacho, acionar o botão Encaminhar.
[[Arquivo:Enviar CAEX.png|centro|miniaturadaimagem|896x896px]]

{{aviso|ok|Dessa forma, o pedido chegará à CAEX pela tarefa "Solicitar emissão de empenho" e será analisado pela equipe. Após a emissão do empenho, enviaremos à Unidade pela tarefa "Compra realizada", informando o número da Solicitação de Nota de Empenho (SNE).
*Fluxo para o caso de necessidade de ajustes encontra-se em desenvolvimento.}}

==Ajuste de Autorização de Fornecimento==
Nos casos em que a AF é devolvido pela CAEX para ajustes, nos casos em que for necessário excluir item ou alterar quantitativo:

* Quando a AF for devolvida ao requerente para ajustes, seguirá para '''Emitir AF''' (guia Emissão de AF), local em que a Unidade deve ir no ícone de editar (lápis) dos fornecedores e cancelar as AFs correspondentes (caso seja apenas um fornecedor, é necessário clicar no botão Cancelar AF).
* Depois, deve encaminhar o pedido via fluxo "Ajustar AF". Com isso, a AF vai para a fila '''Revisar AF''' onde, na aba Ajuste Itens, deverá ajustar os itens e os quantitativos, inclusive ajustando os locais de entrega e clicando em Salvar ao final.
* Próximo passo é encaminhar a AF para Autorizar AF;
* Depois de autorizada (novamente) pelo setor origem, retornará a Emitir AF, onde o requerente então emite as AFs no lapizinho de cada fornecedor e encaminha à CAEX para empenho.

== Carona interna ==

<tabs>
<tab name="Setor detentor do saldo">
Analisar pedido de carona interna (autorizar/reprovar/solicitar ajustes)

1. Quando um setor emitir uma AF de item (ou itens) que pertece ao seu setor, o pedido aparecerá na guia "Fila de trabalho" -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF.
[[Arquivo:Autorizar.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px|Autorização de uso de saldo]]
2. Ao clicar sobre o pedido, deve-se realizar o recebimento da AF e prosseguir para a análise.

3. Na guia Pasta Digital podem ser visualizadas as informações do pedido, para que então se possa decidir sobre a possibilidade de autorizar o uso do saldo:
[[Arquivo:Pasta digital.png|centro|miniaturadaimagem|774x774px|Informações do pedido - Pasta digital ]]
4. Feita a análise e tomada a decisão sobre a autorização, deve-se clicar na guia Encaminhar, e selecionar o fluxo conforme decisão:
[[Arquivo:Guia encaminhar.png|centro|miniaturadaimagem|775x775px|Encaminhamento do pedido de autorização]]
</tab>

<tab name="Setor requerente">
Revisar pedido de carona devolvido para ajuste

Se o setor origem do item devolver o pedido com o fluxo "Reprovar ou solicitar ajustes", ele aparecerá na tela Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de autorização de fornecimento -> Revisar AF:
[[Arquivo:13.png|centro|miniaturadaimagem|842x842px]]
Acessando o pedido, deve-se ir na guia Pasta Digital e conferir o despacho emitido pelo setor origem.

Se o pedido foi devolvido pelo setor origem com negativa de uso do saldo, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Cancelar pedido AF'''.

Se o setor origem solicitou algum ajuste no item (exclusão de item, redução de quantidade, ou outras situações) deve-se acessar a guia Ajuste Pedido e ajustar os dados conforme necessário (em Dados, Item ou Entrega):

[[Arquivo:14.png|centro|miniaturadaimagem|833x833px]]

Atentar para que a coluna Situação esteja validada. Sem isso, o sistema não permitirá encaminhar a AF novamente.

Realizados os ajustes, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Solicitar Autorização Novamente'''.
[[Arquivo:16.png|centro|miniaturadaimagem|985x985px]]
Ao encaminhar, o pedido retorna para o setor origem do item para nova análise.

Se aprovado, vai para a fila Emitir AF. Caso apresente novamente problemas, irá novamente para a fila Revisar AF.
</tab>
</tabs>

{{topo}}
==Processo de empenho==
Com a SNE emitida, a CAEX será responsável por criar o processo de empenho inserindo a SNE e os demais documentos cabíveis.

* Com relação as certidões que são encaminhadas em anexo ao processo de empenho, devem ser observadas os vencimentos de: Receita Federal e PGFN, FGTS, Trabalhista e Estadual.

Tal processo será encaminhado ao setor requerente da respectiva SNE para que o '''ordenador de despesas da UGR''' informada no despacho da AF e usada no empenho realize a '''assinatura da SNE'''.

Com a SNE assinada, o setor requerente deve realizar o envio do processo de empenho ao setor SE/DCF, conforme orientações:
[[Arquivo:Envio DCF.png|centro|miniaturadaimagem|1155x1155px]]
{|
|Se o '''Pregão não estiver prestes a vencer E se nenhuma certidão estiver prestes vencer'''

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: “Para registro de empenho.”

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se o '''Pregão estiver prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: PE vence em X/X/XXXX (preencher com a data do início do título da SNE). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se houver '''certidão prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Certidão vence em X/X/XXXX (preencher com a data que está no título da SNE ao lado de “certidão vence”). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se constar '''CAPES-URGENTE ou URGENTE-CAPES''' no título da SNE ou o local que constar no título for PROPG.UFSC
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Limite para registro do empenho (recursos CAPES) é 21/11/2021. Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|}

O SE/DCF, após análise, fará o encaminhamento do processo de volta ao setor requerente.

* Se a SNE foi registrada pelo DCF, o setor requerente deve fazer o envio do processo à CAEX (fila DIG/CAEX) para notificação do fornecedor;
* Se o DCF identificou algum problema (por exemplo certidão vencida), cabe ao requerente realizar os ajustes e retornar o processo ao DCF para registro.
{{aviso|info|O processo deve retornar à CAEX, na fila DIG/CAEX, ainda durante a vigência do pregão, para notificação ao fornecedor.}}

==Alternativas às Unidades==
<tabs>

<tab name="Alternativa às unidades - Empenho de TIC">

MANUAL EM CONSTRUÇÃO - Não utilizar ainda

Os pedidos de aquisição dos itens oriundos dos pregões do Ministério da Economia (SGD/ME) emitidos pelas unidades devem respeitar o seguinte fluxo:

# Localizar o item na [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit?gid=1682132196#gid=1682132196&fvid=1938859887 Planilha de Vigência] no site do DCOM (buscar pelo termo "SGD/ME");
# Criar um Processo Digital de Empenho no Solar, que deverá conter: (orientações para criação constam na Guia "Passo 3 - Criação de Processos")
#* A [https://docs.google.com/document/d/1AmkRgvhKvEGLt5qCOql5_Ddld0ZuuqFBDpRfQNIXN8A/edit Ordem de Fornecimento de Bens (OFB)] preenchida e assinada pelo Ordenador de Despesas;
#* O [https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras], preenchido e assinado;
#* Manifestação de autorização da SETIC referente à aquisição, podendo ser o pdf de um e-mail; e
#* [https://docs.google.com/document/d/1DdIf1Bn0wqMvDrrooRmL7m_GlzsafOc9I5oRUx5up9c/edit Formulário de Tombamento] preenchido e assinado.
#* Ter em mãos os seguintes dados:
#**Nº da UGR solicitante e dados orçamentários completos (PTREs, Fonte, Atividade, etc.);
#**Indicação do nº do item, do Pregão e da Ata de Registro de Preços e os correspondentes valores unitários e totais;
# Emitir a Solicitação de Nota de Empenho (SNE) conforme passo a passo descrito abaixo;
# Com a SNE emitida, juntar ao processo e coletar a assinatura do Ordenador de Despesas na SNE;
# Enviar o Processo Digital de Empenho ao DCF.
# Quando o processo retornar do DCF, o setor requerente encaminhar o processo ao DPC para elaboração do Contrato;
# Quando o DPC devolver o processo com o contrato, deve-se realizar a notificação de entrega ao Fornecedor. (orientações para notificação constam na Guia "Passo 4 - Notificação ao Fornecedor").

'''ATENÇÃO:'''

Dúvidas sobre as especificações técnicas dos itens, peças processuais, saldos dos itens e maiores informações desses processos deverão ser dirimidas junto à SETIC;
Dúvidas sobre o preenchimento do Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras deverão ser dirimidas junto ao DPC.
 

{{destaque|ok|Passo a passo para emissão da SNE no MATL:}}

# MATL -> Empenho -> Solicitação de Empenho
# Preencher: ''*os campos que não constam orientação de preenchimento devem ser mantidos em branco.'' 
'''Dados gerais'''
*Unidade gestora: 153163
*Evento: Empenho
[[Arquivo:Dados Gerais.png|700px]]
 

'''Dotação Orçamentária'''
*UGR: informar a UGR do setor
*PTRES: conforme Nota de Dotação
*Fonte recursos: conforme Nota de Dotação
*Natureza: 44905241
*Atividade: conforme Nota de Dotação
*Valor: na tela que abrir, informar Centro e valor total do(s) item(ns)
*Modalidade Empenho: Estimativo
[[Arquivo:Dotação Orçamentária.png|700px]]
 

'''Plano interno'''
*Enquadramento da Despesa (exceto NDI e CA): Meta 12-GRADUAÇÃO-Elevar a taxa bruta de matrícula na educação superior
*Nível/Etapa de Ensino (exceto NDI e CA): Graduação
*Categoria de Apropriação: Gestão Administrativa da Unidade ou da Subação
*Unidade: setor requerente
*Tema Público: Não se aplica
[[Arquivo:Plano Interno.png|700px]]
 
*Alterar o campo Almoxarifado para Compras Diretas
[[Arquivo:Plano Interno 2.png|700px]]
 

'''Dados da Contratação'''
*Fornecedor: informar o CNPJ no campo editável
*Processo Origem: preencher com o número do processo de licitação do órgão gerenciador (não é o processo da UFSC)
*Modalidade de Licitação: Pregão
*Base legal: se o pregão foi realizado com base na Lei nº 14.133/2021, deve alterar para Lei 14.133/2021, art. 28, I
*Número Licitação: número do Pregão
*Origem do Material: ... (código 0)
*Histórico Padrão: Valor referente a aquisições de: (código 4)
*Complemento Histórico: preencher com o local de entrega do(s) item(ns)
*Observação: adaptar o seguinte texto modelo:

::''SD XXXXX/2024 – SETOR REQUERENTE''
::''Aquisição como órgão participante do Pregão 0X/202X da UASG XXXXXX''
::''Processo origem nº (preencher com o processo do órgão gerenciador) - Ata de Registro de Preço 0X/202X''
::''Processo UFSC nº 23080.0XXXXX/202X-XX''
::''Entrega Total''

[[Arquivo:Dados da Contratação.png|700px]]
 

'''Relação dos itens'''
''*se o sistema puxar informações de algum item, deve-se excluir as informações para preencher corretamente.''
#Clicar em: incluir linha
#*Item: preencher conforme Ata
#*Código: 1 (sempre)
#*Descrição: preencher conforme Ata
#*Unid: UN (sempre)
#*Quantidade: preencher conforme pedido
#*Valor: preencher conforme Ata
#Clicar em: Inserir (no topo da tela)
 
Com a SNE criada, retornar às orientações iniciais para tramitar o processo.
</tab>

<tab name="Orientações gerais - PREGÕES UFSC">
Clique [https://www.youtube.com/watch?v=_JsxOpsQLws AQUI] para vídeo com as orientações detalhadas (passo a passo)

Clique [https://www.youtube.com/watch?v=_JsxOpsQLws AQUI] para acesso ao material do vídeo acima

As Unidades podem aproveitar o prazo máximo da SEPLAN do encerramento do exercício (em 2024 será 12/nov), bastando, neste caso, optar por emitir suas próprias SNEs, conforme o fluxograma abaixo e as abas ao lado.

Para as Unidades que desejem notificar diretamente o fornecedor para agilizar a entrega, basta seguir o Passo 4 após a digitação do empenho pelo DCF.

[[Arquivo:SNE - fluxograma.png|miniaturadaimagem|1500px|center|Fluxograma para emissão das SNEs]]
</tab>

<tab name="Passo 1 - Criação da AF">
[[Arquivo:SICAF - Consulta.png|miniaturadaimagem|457px|Consulta ao SICAF]]
# Cadastrar pedido de Autorização de Fornecimento (AF) no Sistema SOLAR conforme as [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#Emissão de Autorização de Fornecimento (AF)|orientações do Manual]]
# Com a AF na fila "Autorizar AF" ou "Emitir AF", verificar o CNPJ dos fornecedores
# Acessar o SICAF em [https://www.gov.br/compras/pt-br/ Compras.gov.br]
# Emitir a certidão de '''Situação do Fornecedor''' e o '''Credenciamento (Níveis de Credenciamento - Nível I)''' de cada fornecedor
#* Observar se as Certidões estão vigentes (Federal, FGTS, Trabalhista e Estadual) e se o fornecedor não está com impedimento de licitar/contratar com União (caso conste, aparecerá da segunda página em diante)
#* Na dúvida se o fornecedor está em situação regular, verifique com o DCF o que é necessário para digitação do empenho
#* Em caso de inconsistências, emitir individualmente as certidões vencidas
#* [[Arquivo:SICAF - Relatório.png|miniaturadaimagem|457px|Exemplo de Relatório de Situação do Fornecedor|nenhum]]
# Caso algum fornecedor esteja com alguma certidão vencida ou impedimento:
#* Entre em contato com o fornecedor para que regularize a situação, se for considerado necessário
#* Caso o fornecedor com problemas seja o único da AF, arquive a AF
#* Se restarem outros fornecedores em situação regular, retorne a AF para ajuste, exclua os itens do fornecedor com problemas e dê andamento à AF normalmente

{{destaque|ok|SIGA PARA O PRÓXIMO PASSO - EMISSÃO DA SNE}}

{{aviso|alerta|Ao final de todo o processo, envie o Relatório de Notícia de Irregularidade conforme orientações do Manual, incluindo as certidões vencidas e o relatório do pedido de AF onde constam os itens que estavam sendo solicitados do fornecedor, para embasar abertura de Processo Administrativo de Responsabilização, por não manutenção das condições de habilitação.}}
</tab>

<tab name="Passo 2 - Emissão da SNE">
[[Arquivo:SNE - tela MATL.png|miniaturadaimagem|700px|Geração das SNEs no MATL]]
# Acesse o sistema MATL
#: Para instalar ou atualizar o aplicativo, acesse https://setic.ufsc.br/downloads/
#: Em caso de mensagem de erro relativo a autorização/permissão/acesso, abrir chamado junto à SeTIC para verificar o motivo
# Após, acessar o menu Centro de Custo -> Geração de empenhos por Processo
# Na janela que se abre, marcar a opção "AF?"
# Inserir o número da Solicitação Digital (SD) da AF gerada no campo "Processo" e clicar em "Buscar"
# No campo “Complemento histórico”, inserir:
#* endereço completo de entrega com CEP
#: Obs.: Caso seja material permanente com entrega no DGP, o endereço para a entrega a ser informado é o seguinte:
#: Endereço de entrega para tombamento:
#: Departamento de Gestão Patrimonial (DGP)
#: Rua João Pio Duarte Silva, 241 - Córrego Grande, Florianópolis - SC - CEP: 88037-000
#: Email: dgp@contato.ufsc.br
#: Dia e horário de entrega: de segunda a sexta-feira (dias úteis), das 09:00 às 18:00 horas
#* responsáveis pelo recebimento
#* telefone e e-mail
#* finalidade/utilização do material (exigência do DCF)
# No campo “Observação” inserir:
#* número da AF
#* dados orçamentários (ND, Centro de Custo, PTRes, etc)
# No quadro intermediário, preencher os seguintes campos:
#* Centro de Custo: Número do Centro de Custo da Unidade
#* U. gestora: 153163
#* UGR: UGR DO SETOR
#* Fonte: VER COM SEPLAN
#* PTRES: VER COM SEPLAN
#* Atividade: VER COM SEPLAN
#* Enquadramento: Meta 12-GRADUAÇÃO-Elevar a taxa bruta de matrícula na educação superior
#* Etapa Ensino: Graduação
#* Categoria: Gestão Administrativa da Unidade ou da Subação
#* Unidade PI: Nome da unidade vinculada ao centro de custo
#* Tema: Não se Aplica
#* Obs.: dúvidas sobre dados orçamentários devem ser verificadas com a SEPLAN
# Após preencher os dados acima, clique no botão “Cálculo”
# Após surgirem as informações no quadro inferior, clicar em “Geração”
#: Dessa forma a Nota Solicitação de Empenho (SNE) será gerada e aparecerá na coluna “Solicitação”
# Na sequência, clicar no botão "Empenhos" e depois em "Imprimir Empenhos" para imprimir o PDF das SNEs
# Salve a SNE informando como nome do arquivo o número da SNE e o setor (202401234 - SETOR/CENTRO)

{{aviso|alerta|{{red|'''IMPORTANTE:'''}}

{{red|Após a emissão das SNEs, '''É OBRIGATÓRIO o encaminhamento da AF ao DCOM'''}}, utilizando a ação '''"Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho"''' na aba "Encaminhar", e no encaminhamento insira o despacho '''"SNEs ns. '''''INFORMAR O NÚMERO DAS SNES''''' emitidas. Segue para baixa de saldo."'''.}}

{{destaque|ok|SIGA PARA O PRÓXIMO PASSO - PROCESSO DE EMPENHO}}
</tab>

<tab name="Passo 3 - Processo de empenho">
'''Cadastro do Processo Digital'''
* Em SOLAR → módulo do sistema: SPA → Cadastro de Processo Digital, preencher:
*# Grupo de Assunto: 111 - Solicitação de empenho
*# Assunto: 454 - Empenho
*# Número da SNE: na SNE emitida no MATL (ex.: 202102525)
*# Interessado na UFSC: CNPJ do fornecedor (consta na SNE emitida)

'''Envio ao DCF para digitação'''
* Após concluir o cadastro, clicar em “Peças” e anexar:
*# SNE assinada pelo ordenador de despesas
*# Declaração SICAF do fornecedor (e certidões adicionais eventualmente emitidas)
*# Relatório de Credenciamento do fornecedor (emitido no SICAF, onde estão os e-mails a serem utilizados para notificação após o retorno do DCF)
*# Formulário de Tombamento (em caso de material permanente);
* Tramitar para SE/DCF com o despacho “Para digitação”.

{{destaque|ok|SIGA PARA O PRÓXIMO PASSO - NOTIFICAÇÃO AO FORNECEDOR}}
</tab>

<tab name="Retorno do DCF - Ajuste de subitem">
Nos processos de empenho enviados ao DCF e que retornam com solicitação de alteração do subitem, é possível que o próprio setor realize a alteração.
Para tal, deve-se:
# Acessar MATL -> guia ''Empenho'' -> ''Solicitação de Empenho'' -> buscar pela SNE que deve ser alterada;
# Com a SNE aberta, deve-se buscar, no final da página, a opção ''Almoxarifado'' -> alterar de '''SISTEMA SOLAR''' para '''COMPRAS DIRETAS''' -> clicar em ''Alterar'';
# Alterar o subitem conforme solicitado pelo DCF -> clicar em ''Alterar'' novamente.
# Imprimir novo PDF da SNE, solicitar assinatura do ordenador de despesas novamente e reencaminhar ao DCF.
</tab>

<tab name="Passo 4 - Notificação ao fornecedor">
Após a digitação do empenho pelo DCF/SEPLAN, é necessário notificar o fornecedor para que providencie a entrega do material, da seguinte forma:
# Acessar o MATL - Aba Empenho → Solicitação de Empenho → Nº da Solicitação: digitar o número da SNE → Imprimir → Salvar em PDF;
# Anexar o arquivo salvo do MATL no e-mail;
# Enviar a notificação (modelo ao final desta aba) para o(s) email(s) informado(s) no CREDENCIAMENTO SICAF, com cópia para os emails dos requerentes informados na SNE.
#: {{alertapequeno|IMPORTANTE: habilite no e-mail o "Recibo de entrega" e/ou "Confirmação de leitura}}
# Salvar o PDF da confirmação e anexar no processo de empenho (essa confirmação poderá ser necessária caso precise abrir processo administrativo contra o fornecedor)
# Manter o processo do empenho na fila do setor até a entrega e pagamento
# Caso a entrega seja no DGP, encaminhar o processo do empenho para DIBA/DGP, para aguardar a entrega e tombamento
{{oculto
|'''MODELO DE E-MAIL PARA NOTIFICAÇÃO'''
|
[[Arquivo:Exemplo - cabeçalho SNE - NE.png|thumb|400px|Onde localizar os números da Nota de empenho (NE) e da SNE]]
'''ASSUNTO DO E-MAIL: NOTIFICAÇÃO - Nota de Empenho 2023NEXXXXXX - Referente à SNE 2023XXXXXX'''
<hr>
'''CONTEÚDO DO E-MAIL (COPIE E COLE)'''

{{red|Solicitamos confirmação de recebimento.}}

Senhor(a) fornecedor(a),

Segue Solicitação de Nota de Empenho (SNE) para que se proceda com a entrega das mercadorias.
* '''PRAZO''': estabelecido no Termo de Referência do Edital do Pregão pertinente, contado a partir da entrega deste e-mail na caixa de entrada da Contratada, independentemente de confirmação de leitura, sob penalidades da lei.
* '''INFORMAÇÕES PARA ENTREGA''': constam no documento (SNE) anexo:
** lista dos materiais com quantidades
** valor da nota fiscal a ser gerada
** responsável pelo pedido/recebimento com dados para contato
** local de entrega
** número do pregão
** código da UASG
** CNPJ da UFSC
* '''DOCUMENTAÇÃO QUE DEVE ACOMPANHAR A ENTREGA''':
** Duas vias da Nota Fiscal
** Declaração (Optante pelo Simples), disponível em http://dcf.proplan.ufsc.br/files/2023/03/Declara%C3%A7%C3%A3o-de-Optante-pelo-Simples-Anexo-IV-IN-1234.12-2.doc preenchida e assinada com certificação ICP-Brasil ou Gov.BR e enviada ao responsável pelo recebimento, cujo e-mail consta na SNE, ou impressa e assinada a caneta/carimbo
** Declaração do SICAF (acompanhada das eventuais certidões individuais que estejam vencidas)
* '''DADOS PARA EMISSÃO DA NOTA FISCAL''':
** Universidade Federal de Santa Catarina - CNPJ: 83.899.526/0001-82
** Endereço: Rua Roberto Sampaio Gonzaga, S/N - Bairro: Trindade - Florianópolis/SC - CEP: 88040-900
** Observação: no caso de várias entregas referentes à mesma Nota de Empenho, devem ser emitidas Notas Fiscais separadas para cada uma das entregas.

'''ATENÇÃO'''
* Dúvidas, avisos sobre produtos, agendamento prévio obrigatório ou prorrogação de prazo de entrega deverão ser direcionados ao servidor responsável cujo nome, ramal e e-mail constam da Solicitação da Nota de Empenho (SNE), conforme Anexo I do Edital.
* Dúvidas sobre pagamentos devem ser direcionadas ao Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF) por meio dos contatos disponíveis em http://dcf.ufsc.br
* Dúvidas sobre alterações contratuais (troca de marca, cancelamento, reequilíbrio econômico-financeiro) devem ser direcionadas conforme instruções disponíveis em http://compras.ufsc.br/alteracoes-contratuais/
* Outras dúvidas deverão ser direcionadas ao setor competente da UFSC, conforme disposto em Edital.

'''CONSULTA À NOTA DE EMPENHO '''
* Acesse o [[https://portaldatransparencia.gov.br/despesas/favorecido?paginacaoSimples=true&tamanhoPagina=&offset=&direcaoOrdenacao=asc&colunasSelecionadas=data%2CdocumentoResumido%2ClocalizadorGasto%2Cfase%2Cespecie%2Cfavorecido%2CufFavorecido%2Cvalor%2Cug%2Corgao%2CorgaoSuperior&documento=2018NE800000&orgaos=UG153163&ordenarPor=valor&direcao=desc Portal da Transparência]]
* Em “Filtro” -> “Documento”, informe o número completo da Nota de Empenho (NE) informado no título deste e-mail
* Clique em "Adicionar" e "Consultar".

Atenciosamente,}}
</tab>

</tabs>

Autorização de Fornecimento

2024-10-08T15:24:56Z

Guilherme.batista: /* Alternativas às Unidades */

<tabs>
<tab name="Orientações gerais">
Antes de iniciar a emissão de um pedido de Autorização de Fornecimento, necessário atentar-se para as situações apresentadas a seguir e nas abas ao lado:

* Em cada AF, deve constar apenas um único Pregão;
* O valor mínimo '''por item''' deve ser respeitado de acordo com o respectivo '''Termo de Referência''', com exceção daqueles os quais o valor total registrado ou o saldo remanescente seja abaixo deste. Neste caso, deverá ser solicitada a quantidade total disponível do item;
* Em caso de encaminhamento de AFs de Pregões a vencer, o prazo para envio do pedido de empenho pela Unidade é de 15 (quinze) dias úteis antes da expiração da vigência da ata (validade da ata). Ainda assim, não é garantido o atendimento, considerando que há vários fatores alheios ao DCOM que podem dificultar ou até mesmo inviabilizar a emissão do empenho. Nesses casos e nos demais cujo término da vigência encontra-se próximo, é imprescindível encaminhar e-mail à caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação.
</tab>

<tab name="Recursos orçamentários">
{{aviso|alerta|'''Os recursos não devem mais ser alocados na UGR do DCOM, mas sim devem estar disponíveis na UGR do setor requerente'''.

''Material de consumo: Acompanhamento contínuo do '''duodécimo''' por parte da Unidade através do MATL (Aba Centro de Custo -> Consulta Saldo de Cotas -> Cota: Divisão de Material -> Preencher Centro de Custo -> Consultar -> Ver coluna “Saldo) ou consulta direta à SO/SEPLAN.''

''Material permanente: Solicitar à SO/SEPLAN '''Nota de Dotação''' para compra de material permanente via Solicitação Digital. O número '''sequencial''' da Nota de Dotação deve ser informado no último despacho (no momento do encaminhamento “ao gestor de solicitações para emissão de empenho”).''}}
</tab>

<tab name="Carona interna">
Sendo o caso de carona interna (setor requerente não possui saldo e utilizará de outro setor):

* nos primeiros campos da AF será necessário informar o setor de origem do saldo. Assim que emitida a AF, esta será encaminhada para o setor informado, que deverá autorizar (ou não) o uso do saldo;
* ainda, sendo aplicável, necessário inserir '''e-mail de concordância do fornecedor''' para entrega em localidade distinta da prevista no Termo de Referência (antes, verificar no TR/Edital se já não está prevista entrega para sua localidade).
</tab>

<tab name="Item permanente">
Sendo o caso de pedido de item(ns) permanente(s):

* necessário inserir o '''[https://docs.google.com/document/d/1DdIf1Bn0wqMvDrrooRmL7m_GlzsafOc9I5oRUx5up9c/edit?usp=sharing Formulário de Tombamento];'''
* necessário informar o número da ND no despacho de encaminhamento da AF à CAEX (ND deve ser solicitada via Solicitação Digital, diretamente à SEPLAN).
</tab>

<tab name="Item com contrato">
Caso o pedido seja de um item que exige contrato:

* necessário anexar '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Formulário de Indicação de Fiscais de Contratos Terceirizados]''': dúvidas sobre o preenchimento deste formulário devem ser tratadas diretamente com o '''Departamento de Projetos, Contratos e Convênios''' (DPC/PROAD).

{{aviso|info|O contrato é exigido quando há obrigações futuras por parte do fornecedor:
# Prazo de Entrega superior a 30 dias corridos
# Garantia estendida, superior a 12 meses}}

Para conferir se há contrato: consultar o '''processo licitatório''' no SOLAR, acessar a '''Pasta Digital''' e buscar peça intitulada '''Minuta de Contrato''', verificando quais itens estão indicados neste documento.
</tab>

<tab name="Pregões de TIC - Ministério da Economia (SGD/ME)">
Os pedidos de aquisição dos itens oriundos dos pregões do Ministério da Economia (SGD/ME) '''NÃO''' deverão ser encaminhados por AF, mas por Solicitação Digital (SD) à CAEX/DCOM, respeitando o seguinte fluxo:

# Localizar o item na '''[https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit?gid=1682132196#gid=1682132196&fvid=1938859887 Planilha de Vigência]''' no site do DCOM (buscar pelo termo "SGD/ME")
# Criar uma Solicitação Digital (SD) no Solar, que deverá ser encaminhada à CAEX/DCOM, contendo:
#* A [https://docs.google.com/document/d/1AmkRgvhKvEGLt5qCOql5_Ddld0ZuuqFBDpRfQNIXN8A/edit '''Ordem de Fornecimento de Bens (OFB''')] preenchida e assinada pelo Ordenador de Despesas;
#* O '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras]''', preenchido e assinado;
#* Manifestação de autorização da SETIC referente à aquisição, podendo ser o pdf de um e-mail;
#* Despacho contendo: Nº da UGR solicitante e dados orçamentários completos (PTREs, Fonte, Atividade, etc.); Indicação do nº do item, do Pregão e da Ata de Registro de Preços e os correspondentes valores unitários e totais; Demais informações que constariam em um despacho de pedido de AF; e
#* [https://docs.google.com/document/d/1DdIf1Bn0wqMvDrrooRmL7m_GlzsafOc9I5oRUx5up9c/edit '''Formulário de Tombamento'''] preenchido e assinado.
# O DCOM receberá a SD e criará um Processo Digital de Empenho, a ser encaminhado à Unidade requerente para assinatura do Ordenador de Despesas na Solicitação de Nota de Empenho (SNE)
# O Requerente enviará o Processo Digital de Empenho ao DCF, com a SNE assinada pelo Ordenador de Despesas
# O DCF fará o registro da Nota de Empenho (NE) e encaminhará o Processo Digital de Empenho ao DCOM
# O DCOM incluirá a Nota de Empenho (NE) digitada no SIAFI na SD e a encaminhará ao DPC para elaboração do Contrato
# O DPC devolverá a SD com o Contrato assinado ao DCOM
# O DCOM fará a notificação de entrega ao Fornecedor e encaminhará o Processo Digital de Empenho e a SD ao requerente para acompanhamento da aquisição

'''ATENÇÃO:'''

* Dúvidas sobre as especificações técnicas dos itens, peças processuais, saldos dos itens e maiores informações desses processos deverão ser dirimidas junto à SETIC;
* Dúvidas sobre o preenchimento do Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras deverão ser dirimidas junto ao DPC;
* Cabe à CAEX apenas a operacionalização dos empenhos atinentes a esses processos.
</tab>
</tabs>

==Emissão de Autorização de Fornecimento (AF)==
Para emitir o pedido de '''Autorização de Fornecimento (AF)''', necessário seguir os seguintes passos:

1. Acessar o Sistema Solar, em MENU -> módulo Pedidos -> Materiais -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> '''Novo'''

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:12.png|centro|miniaturadaimagem|1035x1035px]]
2. Na próxima tela, será realizado o preenchimento da etapa '''1 - Dados''' do pedido. Os principais dados dessa etapa são:

* '''Setor origem:''' Este campo refere-se ao setor de origem do item (ou itens) que será pedido. Aparecerá automaticamente preenchido pelo sistema com o setor de lotação do servidor que está realizando o pedido, porém, caso o pedido seja um caso de CARONA INTERNA, o campo deve ser alterado para o setor que possui saldo do item;
{| class="wikitable"
|+
|Os usuários que não tiverem outros setores disponíveis em Setor origem, devem solicitar acesso em <nowiki>https://suporte.egestao.ufsc.br/autosservico/solicitar.xhtml</nowiki>
Observação:

Informar o CPF e vínculo

Selecionar a opção INCLUIR SETOR-ORIGEM PARA PEDIDO DE AF e informar o setor que se deseja ter acesso.
|}
* '''Interessado''': Requerente ou ordenador de despesas;
* '''Categoria''': 7 - Licitação (Somente para material);
* '''Objeto''': Informar centro requisitante e número/ano do Pregão;
* '''Justificativa''' (Exemplos: Material para uso nas aulas de xxx; Material de expediente para uso na coordenadoria de apoio administrativo).
[[Arquivo:1 - dado.png|centro|miniaturadaimagem|883x883px|Preenchimento da Etapa 1 - Dados]]
Preenchidas esses campos, deve-se clicar em Salvar -> Próxima etapa.

3. Na '''Etapa 2 - Lotes/itens''': Botão Adicionar para inclusão de Itens:
[[Arquivo:Adicionar.png|centro|miniaturadaimagem|827x827px|Etapa 2 - Lotes/Itens]]

4. Na tela para adicionar itens, somente aparecerão os itens que tem como requerente o setor informado no campo "Setor Origem" da etapa 1.

Para realizar a pesquisa do pregão/item, deve-se preencher os campos: Edital (PE000 + nº PE + Ano do PE) e Nº do Item, se preferir.

'''ATENÇÃO''': Utilizar somente um pregão por AF.

Assim que os resultados aparecerem, basta selecionar o item (ou itens) desejado, e clicar em Selecionar.
[[Arquivo:Pesquisa PE.png|centro|commoldura|Consulta de itens]]
5. Ainda na Etapa 2 - Lotes/itens, deve-se inserir o quantitativo dos itens. Após, Salvar -> Próxima Etapa
[[Arquivo:Quantidade.png|centro|miniaturadaimagem|998x998px|Preenchimento do campo "Quantidade pedida"]]

6. '''Etapa 3 – Entrega''': Locais de entrega – Preencher imóvel e setor -> aplicar para todos

'''ATENÇÃO:''' Inserir um '''ÚNICO LOCAL DE ENTREGA COM O QUANTITATIVO TOTAL DE CADA ITEM.''' Tal ação é fundamental para evitar erros e inconsistências de importações do dados no sistema, que podem trazer prejuízos à aquisição.
[[Arquivo:1.png|centro|miniaturadaimagem|908x908px]]
[[Arquivo:2.png|centro|miniaturadaimagem|747x747px]]
[[Arquivo:3.png|centro|miniaturadaimagem|894x894px]]
7. '''Etapa 4 – Concluir''': Enviar e anotar o número do protocolo – esse número corresponde ao número da solicitação da AF.[[Arquivo:Envio.png|centro|miniaturadaimagem|820x820px]]
[[Arquivo:SD.png|centro|miniaturadaimagem|824x824px|borda]]
8. Após emitido o pedido, deve-se atentar ao seguinte:

* Se o pedido emitido é um caso de CARONA INTERNA, ao clicar em enviar, a AF será encaminhada para o setor de origem do item (ou itens), conforme informado no campo Setor origem, na Etapa 1 - Dados. Nesse caso, o setor que está emitindo a AF precisa aguardar o Setor origem autorizar, ou não, o uso do saldo, independentemente de se encontrar ou não na iminência do vencimento do Pregão.
** ''Se o pedido for negado ou forem solicitados ajustes, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Revisar AF. Nesta situação, deve-se seguir as orientações disponíveis em [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#Setor%20requerente%20-%20Revisar%20pedido%20de%20carona%20devolvido%20para%20ajuste|Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste]].''
** ''Quando o pedido for autorizado, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Emitir AF.''

* Se o pedido não é um caso de carona interna, ou seja, o item (ou itens) inserido no pedido é do próprio setor que está emitindo a AF, o pedido irá aparecer em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF. Caso essa opção não apareça no perfil de quem está emitindo a AF, significa que essa pessoa não possui permissão para autorizar. Logo, o pedido aparecerá na fila de servidores com essa permissão (provavelmente a chefia superior).
9. Estando o pedido no menu Emitir AF, deve-se clicar no pedido de realizar o seu recebimento.
[[Arquivo:Emitir.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px]]

10. Na pasta digital, deve-se anexar a documentação necessária, conforme as instruções para cada caso específico: '''Carona interna''', '''Item permanente''' ou '''Item com contrato'''.
Para ler as instruções de cada caso específico, basta acessar a aba pertinente no topo da página (ao lado das Orientações gerais).
[[Arquivo:Abas AFs.png|centro|miniaturadaimagem|829x829px|Acessar Itens]]
Se não houver documento para ser anexado, pode-se passar diretamente para a próxima etapa.
[[Arquivo:Inserir .png|centro|miniaturadaimagem404x404px]]

11. Acessar aba Emissão de AF -> Itens: botão Gerar -> preencher Data -> Salvar -> Voltar (Repetir este passo para todos os fornecedores):
[[Arquivo:Gerar .png|centro|miniaturadaimagem|829x829px|Acessar Itens]]
[[Arquivo:Emite af.png|centro|miniaturadaimagem|830x830px|Gerar, inserir data, salvar e voltar]]

{{aviso|ok|A Coluna AF deve estar validada para prosseguir com o encaminhamento|}}
[[Arquivo:AF valida.png|centro|miniaturadaimagem|862x862px|Coluna AF validadada para ambos fornecedores]]

12. Nos casos de pedidos de material permanente ou determinados pedidos de material de consumo nos quais não será possível utilizar o duodécimo da Unidade, é necessário abrir uma Solicitação Digital e encaminhar para '''SO/SEPLAN para realizar dotação orçamentária'''. Após o recurso ser alocado informar o número do sequencial da nota de dotação no despacho da AF.

{{alertapequeno|Caso seja pedido de material de '''consumo''' que utilizará como recurso o '''duodécimo''' da Unidade, desconsiderar esta etapa.}}

13. Com o pedido na fila Emitir AF, deve-se, na aba '''Encaminhar'', '''''selecionar a ação '''''"Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho". '''''O '''despacho''' deverá conter as seguintes informações:

* '''''Centro de Custo''''' E ''Dados do recurso:''
** ''Para material de consumo, informar os seguintes dados orçamentários: '''UGR, PTRES, Fonte e Atividade''';''
** ''Para material permanente ou casos específicos: nº sequencial da nota de dotação;''

* ''Local de Entrega, informando o CEP''
* ''Responsável pelo Recebimento, Telefone Completo (48 3721-RAMAL), e E-mail''
* ''Se a entrega será '''parcelada ou total'''''
* '''''Finalidade do(s) item(ns)''' (de forma simplificada, para definição da natureza de despesa contábil do empenho, como por exemplo: para utilização em aula, para utilização em laboratório, material de expediente, entre outras)''

14. Após o preenchimento do despacho, acionar o botão Encaminhar.
[[Arquivo:Enviar CAEX.png|centro|miniaturadaimagem|896x896px]]

{{aviso|ok|Dessa forma, o pedido chegará à CAEX pela tarefa "Solicitar emissão de empenho" e será analisado pela equipe. Após a emissão do empenho, enviaremos à Unidade pela tarefa "Compra realizada", informando o número da Solicitação de Nota de Empenho (SNE).
*Fluxo para o caso de necessidade de ajustes encontra-se em desenvolvimento.}}

==Ajuste de Autorização de Fornecimento==
Nos casos em que a AF é devolvido pela CAEX para ajustes, nos casos em que for necessário excluir item ou alterar quantitativo:

* Quando a AF for devolvida ao requerente para ajustes, seguirá para '''Emitir AF''' (guia Emissão de AF), local em que a Unidade deve ir no ícone de editar (lápis) dos fornecedores e cancelar as AFs correspondentes (caso seja apenas um fornecedor, é necessário clicar no botão Cancelar AF).
* Depois, deve encaminhar o pedido via fluxo "Ajustar AF". Com isso, a AF vai para a fila '''Revisar AF''' onde, na aba Ajuste Itens, deverá ajustar os itens e os quantitativos, inclusive ajustando os locais de entrega e clicando em Salvar ao final.
* Próximo passo é encaminhar a AF para Autorizar AF;
* Depois de autorizada (novamente) pelo setor origem, retornará a Emitir AF, onde o requerente então emite as AFs no lapizinho de cada fornecedor e encaminha à CAEX para empenho.

== Carona interna ==

<tabs>
<tab name="Setor detentor do saldo">
Analisar pedido de carona interna (autorizar/reprovar/solicitar ajustes)

1. Quando um setor emitir uma AF de item (ou itens) que pertece ao seu setor, o pedido aparecerá na guia "Fila de trabalho" -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF.
[[Arquivo:Autorizar.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px|Autorização de uso de saldo]]
2. Ao clicar sobre o pedido, deve-se realizar o recebimento da AF e prosseguir para a análise.

3. Na guia Pasta Digital podem ser visualizadas as informações do pedido, para que então se possa decidir sobre a possibilidade de autorizar o uso do saldo:
[[Arquivo:Pasta digital.png|centro|miniaturadaimagem|774x774px|Informações do pedido - Pasta digital ]]
4. Feita a análise e tomada a decisão sobre a autorização, deve-se clicar na guia Encaminhar, e selecionar o fluxo conforme decisão:
[[Arquivo:Guia encaminhar.png|centro|miniaturadaimagem|775x775px|Encaminhamento do pedido de autorização]]
</tab>

<tab name="Setor requerente">
Revisar pedido de carona devolvido para ajuste

Se o setor origem do item devolver o pedido com o fluxo "Reprovar ou solicitar ajustes", ele aparecerá na tela Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de autorização de fornecimento -> Revisar AF:
[[Arquivo:13.png|centro|miniaturadaimagem|842x842px]]
Acessando o pedido, deve-se ir na guia Pasta Digital e conferir o despacho emitido pelo setor origem.

Se o pedido foi devolvido pelo setor origem com negativa de uso do saldo, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Cancelar pedido AF'''.

Se o setor origem solicitou algum ajuste no item (exclusão de item, redução de quantidade, ou outras situações) deve-se acessar a guia Ajuste Pedido e ajustar os dados conforme necessário (em Dados, Item ou Entrega):

[[Arquivo:14.png|centro|miniaturadaimagem|833x833px]]

Atentar para que a coluna Situação esteja validada. Sem isso, o sistema não permitirá encaminhar a AF novamente.

Realizados os ajustes, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Solicitar Autorização Novamente'''.
[[Arquivo:16.png|centro|miniaturadaimagem|985x985px]]
Ao encaminhar, o pedido retorna para o setor origem do item para nova análise.

Se aprovado, vai para a fila Emitir AF. Caso apresente novamente problemas, irá novamente para a fila Revisar AF.
</tab>
</tabs>

{{topo}}
==Processo de empenho==
Com a SNE emitida, a CAEX será responsável por criar o processo de empenho inserindo a SNE e os demais documentos cabíveis.

* Com relação as certidões que são encaminhadas em anexo ao processo de empenho, devem ser observadas os vencimentos de: Receita Federal e PGFN, FGTS, Trabalhista e Estadual.

Tal processo será encaminhado ao setor requerente da respectiva SNE para que o '''ordenador de despesas da UGR''' informada no despacho da AF e usada no empenho realize a '''assinatura da SNE'''.

Com a SNE assinada, o setor requerente deve realizar o envio do processo de empenho ao setor SE/DCF, conforme orientações:
[[Arquivo:Envio DCF.png|centro|miniaturadaimagem|1155x1155px]]
{|
|Se o '''Pregão não estiver prestes a vencer E se nenhuma certidão estiver prestes vencer'''

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: “Para registro de empenho.”

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se o '''Pregão estiver prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: PE vence em X/X/XXXX (preencher com a data do início do título da SNE). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se houver '''certidão prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Certidão vence em X/X/XXXX (preencher com a data que está no título da SNE ao lado de “certidão vence”). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se constar '''CAPES-URGENTE ou URGENTE-CAPES''' no título da SNE ou o local que constar no título for PROPG.UFSC
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Limite para registro do empenho (recursos CAPES) é 21/11/2021. Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|}

O SE/DCF, após análise, fará o encaminhamento do processo de volta ao setor requerente.

* Se a SNE foi registrada pelo DCF, o setor requerente deve fazer o envio do processo à CAEX (fila DIG/CAEX) para notificação do fornecedor;
* Se o DCF identificou algum problema (por exemplo certidão vencida), cabe ao requerente realizar os ajustes e retornar o processo ao DCF para registro.
{{aviso|info|O processo deve retornar à CAEX, na fila DIG/CAEX, ainda durante a vigência do pregão, para notificação ao fornecedor.}}

==Alternativas às Unidades==
<tabs>

<tab name="Alternativa às unidades - Empenho de TIC">

MANUAL EM CONSTRUÇÃO - Não utilizar ainda

Os pedidos de aquisição dos itens oriundos dos pregões do Ministério da Economia (SGD/ME) emitidos pelas unidades devem respeitar o seguinte fluxo:

# Localizar o item na [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit?gid=1682132196#gid=1682132196&fvid=1938859887 Planilha de Vigência] no site do DCOM (buscar pelo termo "SGD/ME");
# Criar um Processo Digital de Empenho no Solar, que deverá conter: (orientações para criação constam na Guia "Passo 3 - Criação de Processos")
#* A [https://docs.google.com/document/d/1AmkRgvhKvEGLt5qCOql5_Ddld0ZuuqFBDpRfQNIXN8A/edit Ordem de Fornecimento de Bens (OFB)] preenchida e assinada pelo Ordenador de Despesas;
#* O [https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras], preenchido e assinado;
#* Manifestação de autorização da SETIC referente à aquisição, podendo ser o pdf de um e-mail; e
#* [https://docs.google.com/document/d/1DdIf1Bn0wqMvDrrooRmL7m_GlzsafOc9I5oRUx5up9c/edit Formulário de Tombamento] preenchido e assinado.
#* Ter em mãos os seguintes dados:
#**Nº da UGR solicitante e dados orçamentários completos (PTREs, Fonte, Atividade, etc.);
#**Indicação do nº do item, do Pregão e da Ata de Registro de Preços e os correspondentes valores unitários e totais;
# Emitir a Solicitação de Nota de Empenho (SNE) conforme passo a passo descrito abaixo;
# Com a SNE emitida, juntar ao processo e coletar a assinatura do Ordenador de Despesas na SNE;
# Enviar o Processo Digital de Empenho ao DCF.
# Quando o processo retornar do DCF, o setor requerente encaminhar o processo ao DPC para elaboração do Contrato;
# Quando o DPC devolver o processo com o contrato, deve-se realizar a notificação de entrega ao Fornecedor. (orientações para notificação constam na Guia "Passo 4 - Notificação ao Fornecedor").

'''ATENÇÃO:'''

Dúvidas sobre as especificações técnicas dos itens, peças processuais, saldos dos itens e maiores informações desses processos deverão ser dirimidas junto à SETIC;
Dúvidas sobre o preenchimento do Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras deverão ser dirimidas junto ao DPC.
 

{{destaque|ok|Passo a passo para emissão da SNE no MATL:}}

# MATL -> Empenho -> Solicitação de Empenho
# Preencher: ''*os campos que não constam orientação de preenchimento devem ser mantidos em branco.'' 
'''Dados gerais'''
*Unidade gestora: 153163
*Evento: Empenho
[[Arquivo:Dados Gerais.png|700px]]
 

'''Dotação Orçamentária'''
*UGR: informar a UGR do setor
*PTRES: conforme Nota de Dotação
*Fonte recursos: conforme Nota de Dotação
*Natureza: 44905241
*Atividade: conforme Nota de Dotação
*Valor: na tela que abrir, informar Centro e valor total do(s) item(ns)
*Modalidade Empenho: Estimativo
[[Arquivo:Dotação Orçamentária.png|700px]]
 

'''Plano interno'''
*Enquadramento da Despesa (exceto NDI e CA): Meta 12-GRADUAÇÃO-Elevar a taxa bruta de matrícula na educação superior
*Nível/Etapa de Ensino (exceto NDI e CA): Graduação
*Categoria de Apropriação: Gestão Administrativa da Unidade ou da Subação
*Unidade: setor requerente
*Tema Público: Não se aplica
[[Arquivo:Plano Interno.png|700px]]
 
*Alterar o campo Almoxarifado para Compras Diretas
[[Arquivo:Plano Interno 2.png|700px]]
 

'''Dados da Contratação'''
*Fornecedor: informar o CNPJ no campo editável
*Processo Origem: preencher com o número do processo de licitação do órgão gerenciador (não é o processo da UFSC)
*Modalidade de Licitação: Pregão
*Base legal: se o pregão foi realizado com base na Lei nº 14.133/2021, deve alterar para Lei 14.133/2021, art. 28, I
*Número Licitação: número do Pregão
*Origem do Material: ... (código 0)
*Histórico Padrão: Valor referente a aquisições de: (código 4)
*Complemento Histórico: preencher com o local de entrega do(s) item(ns)
*Observação: adaptar o seguinte texto modelo:

::''SD XXXXX/2024 – SETOR REQUERENTE''
::''Aquisição como órgão participante do Pregão 0X/202X da UASG XXXXXX''
::''Processo origem nº (preencher com o processo do órgão gerenciador) - Ata de Registro de Preço 0X/202X''
::''Processo UFSC nº 23080.0XXXXX/202X-XX''
::''Entrega Total''

[[Arquivo:Dados da Contratação.png|700px]]
 

'''Relação dos itens'''
''*se o sistema puxar informações de algum item, deve-se excluir as informações para preencher corretamente.''
#Clicar em: incluir linha
#*Item: preencher conforme Ata
#*Código: 1 (sempre)
#*Descrição: preencher conforme Ata
#*Unid: UN (sempre)
#*Quantidade: preencher conforme pedido
#*Valor: preencher conforme Ata
#Clicar em: Inserir (no topo da tela)
 
Com a SNE criada, retornar às orientações iniciais para tramitar o processo.
</tab>

<tab name="Orientações gerais - PREGÕES UFSC">
Clique [https://www.youtube.com/watch?v=_JsxOpsQLws AQUI] para vídeo com as orientações detalhadas (passo a passo)
Clique [https://www.youtube.com/watch?v=_JsxOpsQLws AQUI] para acesso ao material do vídeo acima

As Unidades podem aproveitar o prazo máximo da SEPLAN do encerramento do exercício (em 2024 será 12/nov), bastando, neste caso, optar por emitir suas próprias SNEs, conforme o fluxograma abaixo e as abas ao lado.

Para as Unidades que desejem notificar diretamente o fornecedor para agilizar a entrega, basta seguir o Passo 4 após a digitação do empenho pelo DCF.

[[Arquivo:SNE - fluxograma.png|miniaturadaimagem|1500px|center|Fluxograma para emissão das SNEs]]
</tab>

<tab name="Passo 1 - Criação da AF">
[[Arquivo:SICAF - Consulta.png|miniaturadaimagem|457px|Consulta ao SICAF]]
# Cadastrar pedido de Autorização de Fornecimento (AF) no Sistema SOLAR conforme as [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#Emissão de Autorização de Fornecimento (AF)|orientações do Manual]]
# Com a AF na fila "Autorizar AF" ou "Emitir AF", verificar o CNPJ dos fornecedores
# Acessar o SICAF em [https://www.gov.br/compras/pt-br/ Compras.gov.br]
# Emitir a certidão de '''Situação do Fornecedor''' e o '''Credenciamento (Níveis de Credenciamento - Nível I)''' de cada fornecedor
#* Observar se as Certidões estão vigentes (Federal, FGTS, Trabalhista e Estadual) e se o fornecedor não está com impedimento de licitar/contratar com União (caso conste, aparecerá da segunda página em diante)
#* Na dúvida se o fornecedor está em situação regular, verifique com o DCF o que é necessário para digitação do empenho
#* Em caso de inconsistências, emitir individualmente as certidões vencidas
#* [[Arquivo:SICAF - Relatório.png|miniaturadaimagem|457px|Exemplo de Relatório de Situação do Fornecedor|nenhum]]
# Caso algum fornecedor esteja com alguma certidão vencida ou impedimento:
#* Entre em contato com o fornecedor para que regularize a situação, se for considerado necessário
#* Caso o fornecedor com problemas seja o único da AF, arquive a AF
#* Se restarem outros fornecedores em situação regular, retorne a AF para ajuste, exclua os itens do fornecedor com problemas e dê andamento à AF normalmente

{{destaque|ok|SIGA PARA O PRÓXIMO PASSO - EMISSÃO DA SNE}}

{{aviso|alerta|Ao final de todo o processo, envie o Relatório de Notícia de Irregularidade conforme orientações do Manual, incluindo as certidões vencidas e o relatório do pedido de AF onde constam os itens que estavam sendo solicitados do fornecedor, para embasar abertura de Processo Administrativo de Responsabilização, por não manutenção das condições de habilitação.}}
</tab>

<tab name="Passo 2 - Emissão da SNE">
[[Arquivo:SNE - tela MATL.png|miniaturadaimagem|700px|Geração das SNEs no MATL]]
# Acesse o sistema MATL
#: Para instalar ou atualizar o aplicativo, acesse https://setic.ufsc.br/downloads/
#: Em caso de mensagem de erro relativo a autorização/permissão/acesso, abrir chamado junto à SeTIC para verificar o motivo
# Após, acessar o menu Centro de Custo -> Geração de empenhos por Processo
# Na janela que se abre, marcar a opção "AF?"
# Inserir o número da Solicitação Digital (SD) da AF gerada no campo "Processo" e clicar em "Buscar"
# No campo “Complemento histórico”, inserir:
#* endereço completo de entrega com CEP
#: Obs.: Caso seja material permanente com entrega no DGP, o endereço para a entrega a ser informado é o seguinte:
#: Endereço de entrega para tombamento:
#: Departamento de Gestão Patrimonial (DGP)
#: Rua João Pio Duarte Silva, 241 - Córrego Grande, Florianópolis - SC - CEP: 88037-000
#: Email: dgp@contato.ufsc.br
#: Dia e horário de entrega: de segunda a sexta-feira (dias úteis), das 09:00 às 18:00 horas
#* responsáveis pelo recebimento
#* telefone e e-mail
#* finalidade/utilização do material (exigência do DCF)
# No campo “Observação” inserir:
#* número da AF
#* dados orçamentários (ND, Centro de Custo, PTRes, etc)
# No quadro intermediário, preencher os seguintes campos:
#* Centro de Custo: Número do Centro de Custo da Unidade
#* U. gestora: 153163
#* UGR: UGR DO SETOR
#* Fonte: VER COM SEPLAN
#* PTRES: VER COM SEPLAN
#* Atividade: VER COM SEPLAN
#* Enquadramento: Meta 12-GRADUAÇÃO-Elevar a taxa bruta de matrícula na educação superior
#* Etapa Ensino: Graduação
#* Categoria: Gestão Administrativa da Unidade ou da Subação
#* Unidade PI: Nome da unidade vinculada ao centro de custo
#* Tema: Não se Aplica
#* Obs.: dúvidas sobre dados orçamentários devem ser verificadas com a SEPLAN
# Após preencher os dados acima, clique no botão “Cálculo”
# Após surgirem as informações no quadro inferior, clicar em “Geração”
#: Dessa forma a Nota Solicitação de Empenho (SNE) será gerada e aparecerá na coluna “Solicitação”
# Na sequência, clicar no botão "Empenhos" e depois em "Imprimir Empenhos" para imprimir o PDF das SNEs
# Salve a SNE informando como nome do arquivo o número da SNE e o setor (202401234 - SETOR/CENTRO)

{{aviso|alerta|{{red|'''IMPORTANTE:'''}}

{{red|Após a emissão das SNEs, '''É OBRIGATÓRIO o encaminhamento da AF ao DCOM'''}}, utilizando a ação '''"Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho"''' na aba "Encaminhar", e no encaminhamento insira o despacho '''"SNEs ns. '''''INFORMAR O NÚMERO DAS SNES''''' emitidas. Segue para baixa de saldo."'''.}}

{{destaque|ok|SIGA PARA O PRÓXIMO PASSO - PROCESSO DE EMPENHO}}
</tab>

<tab name="Passo 3 - Processo de empenho">
'''Cadastro do Processo Digital'''
* Em SOLAR → módulo do sistema: SPA → Cadastro de Processo Digital, preencher:
*# Grupo de Assunto: 111 - Solicitação de empenho
*# Assunto: 454 - Empenho
*# Número da SNE: na SNE emitida no MATL (ex.: 202102525)
*# Interessado na UFSC: CNPJ do fornecedor (consta na SNE emitida)

'''Envio ao DCF para digitação'''
* Após concluir o cadastro, clicar em “Peças” e anexar:
*# SNE assinada pelo ordenador de despesas
*# Declaração SICAF do fornecedor (e certidões adicionais eventualmente emitidas)
*# Relatório de Credenciamento do fornecedor (emitido no SICAF, onde estão os e-mails a serem utilizados para notificação após o retorno do DCF)
*# Formulário de Tombamento (em caso de material permanente);
* Tramitar para SE/DCF com o despacho “Para digitação”.

{{destaque|ok|SIGA PARA O PRÓXIMO PASSO - NOTIFICAÇÃO AO FORNECEDOR}}
</tab>

<tab name="Retorno do DCF - Ajuste de subitem">
Nos processos de empenho enviados ao DCF e que retornam com solicitação de alteração do subitem, é possível que o próprio setor realize a alteração.
Para tal, deve-se:
# Acessar MATL -> guia ''Empenho'' -> ''Solicitação de Empenho'' -> buscar pela SNE que deve ser alterada;
# Com a SNE aberta, deve-se buscar, no final da página, a opção ''Almoxarifado'' -> alterar de '''SISTEMA SOLAR''' para '''COMPRAS DIRETAS''' -> clicar em ''Alterar'';
# Alterar o subitem conforme solicitado pelo DCF -> clicar em ''Alterar'' novamente.
# Imprimir novo PDF da SNE, solicitar assinatura do ordenador de despesas novamente e reencaminhar ao DCF.
</tab>

<tab name="Passo 4 - Notificação ao fornecedor">
Após a digitação do empenho pelo DCF/SEPLAN, é necessário notificar o fornecedor para que providencie a entrega do material, da seguinte forma:
# Acessar o MATL - Aba Empenho → Solicitação de Empenho → Nº da Solicitação: digitar o número da SNE → Imprimir → Salvar em PDF;
# Anexar o arquivo salvo do MATL no e-mail;
# Enviar a notificação (modelo ao final desta aba) para o(s) email(s) informado(s) no CREDENCIAMENTO SICAF, com cópia para os emails dos requerentes informados na SNE.
#: {{alertapequeno|IMPORTANTE: habilite no e-mail o "Recibo de entrega" e/ou "Confirmação de leitura}}
# Salvar o PDF da confirmação e anexar no processo de empenho (essa confirmação poderá ser necessária caso precise abrir processo administrativo contra o fornecedor)
# Manter o processo do empenho na fila do setor até a entrega e pagamento
# Caso a entrega seja no DGP, encaminhar o processo do empenho para DIBA/DGP, para aguardar a entrega e tombamento
{{oculto
|'''MODELO DE E-MAIL PARA NOTIFICAÇÃO'''
|
[[Arquivo:Exemplo - cabeçalho SNE - NE.png|thumb|400px|Onde localizar os números da Nota de empenho (NE) e da SNE]]
'''ASSUNTO DO E-MAIL: NOTIFICAÇÃO - Nota de Empenho 2023NEXXXXXX - Referente à SNE 2023XXXXXX'''
<hr>
'''CONTEÚDO DO E-MAIL (COPIE E COLE)'''

{{red|Solicitamos confirmação de recebimento.}}

Senhor(a) fornecedor(a),

Segue Solicitação de Nota de Empenho (SNE) para que se proceda com a entrega das mercadorias.
* '''PRAZO''': estabelecido no Termo de Referência do Edital do Pregão pertinente, contado a partir da entrega deste e-mail na caixa de entrada da Contratada, independentemente de confirmação de leitura, sob penalidades da lei.
* '''INFORMAÇÕES PARA ENTREGA''': constam no documento (SNE) anexo:
** lista dos materiais com quantidades
** valor da nota fiscal a ser gerada
** responsável pelo pedido/recebimento com dados para contato
** local de entrega
** número do pregão
** código da UASG
** CNPJ da UFSC
* '''DOCUMENTAÇÃO QUE DEVE ACOMPANHAR A ENTREGA''':
** Duas vias da Nota Fiscal
** Declaração (Optante pelo Simples), disponível em http://dcf.proplan.ufsc.br/files/2023/03/Declara%C3%A7%C3%A3o-de-Optante-pelo-Simples-Anexo-IV-IN-1234.12-2.doc preenchida e assinada com certificação ICP-Brasil ou Gov.BR e enviada ao responsável pelo recebimento, cujo e-mail consta na SNE, ou impressa e assinada a caneta/carimbo
** Declaração do SICAF (acompanhada das eventuais certidões individuais que estejam vencidas)
* '''DADOS PARA EMISSÃO DA NOTA FISCAL''':
** Universidade Federal de Santa Catarina - CNPJ: 83.899.526/0001-82
** Endereço: Rua Roberto Sampaio Gonzaga, S/N - Bairro: Trindade - Florianópolis/SC - CEP: 88040-900
** Observação: no caso de várias entregas referentes à mesma Nota de Empenho, devem ser emitidas Notas Fiscais separadas para cada uma das entregas.

'''ATENÇÃO'''
* Dúvidas, avisos sobre produtos, agendamento prévio obrigatório ou prorrogação de prazo de entrega deverão ser direcionados ao servidor responsável cujo nome, ramal e e-mail constam da Solicitação da Nota de Empenho (SNE), conforme Anexo I do Edital.
* Dúvidas sobre pagamentos devem ser direcionadas ao Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF) por meio dos contatos disponíveis em http://dcf.ufsc.br
* Dúvidas sobre alterações contratuais (troca de marca, cancelamento, reequilíbrio econômico-financeiro) devem ser direcionadas conforme instruções disponíveis em http://compras.ufsc.br/alteracoes-contratuais/
* Outras dúvidas deverão ser direcionadas ao setor competente da UFSC, conforme disposto em Edital.

'''CONSULTA À NOTA DE EMPENHO '''
* Acesse o [[https://portaldatransparencia.gov.br/despesas/favorecido?paginacaoSimples=true&tamanhoPagina=&offset=&direcaoOrdenacao=asc&colunasSelecionadas=data%2CdocumentoResumido%2ClocalizadorGasto%2Cfase%2Cespecie%2Cfavorecido%2CufFavorecido%2Cvalor%2Cug%2Corgao%2CorgaoSuperior&documento=2018NE800000&orgaos=UG153163&ordenarPor=valor&direcao=desc Portal da Transparência]]
* Em “Filtro” -> “Documento”, informe o número completo da Nota de Empenho (NE) informado no título deste e-mail
* Clique em "Adicionar" e "Consultar".

Atenciosamente,}}
</tab>

</tabs>

Autorização de Fornecimento

2024-09-12T13:17:14Z

Guilherme.batista: /* Emissão de Autorização de Fornecimento (AF) */

<tabs>
<tab name="Orientações gerais">
Antes de iniciar a emissão de um pedido de Autorização de Fornecimento, necessário atentar-se para as situações apresentadas a seguir e nas abas ao lado:

* Em cada AF, deve constar apenas um único Pregão;
* O valor mínimo '''por item''' deve ser respeitado de acordo com o respectivo '''Termo de Referência''', com exceção daqueles os quais o valor total registrado ou o saldo remanescente seja abaixo deste. Neste caso, deverá ser solicitada a quantidade total disponível do item;
* Em caso de encaminhamento de AFs de Pregões a vencer, o prazo para envio do pedido de empenho pela Unidade é de 15 (quinze) dias úteis antes da expiração da vigência da ata (validade da ata). Ainda assim, não é garantido o atendimento, considerando que há vários fatores alheios ao DCOM que podem dificultar ou até mesmo inviabilizar a emissão do empenho. Nesses casos e nos demais cujo término da vigência encontra-se próximo, é imprescindível encaminhar e-mail à caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação.
</tab>

<tab name="Recursos orçamentários">
{{aviso|alerta|'''Os recursos não devem mais ser alocados na UGR do DCOM, mas sim devem estar disponíveis na UGR do setor requerente'''.

''Material de consumo: Acompanhamento contínuo do '''duodécimo''' por parte da Unidade através do MATL (Aba Centro de Custo -> Consulta Saldo de Cotas -> Cota: Divisão de Material -> Preencher Centro de Custo -> Consultar -> Ver coluna “Saldo) ou consulta direta à SO/SEPLAN.''

''Material permanente: Solicitar à SO/SEPLAN '''Nota de Dotação''' para compra de material permanente via Solicitação Digital. O número '''sequencial''' da Nota de Dotação deve ser informado no último despacho (no momento do encaminhamento “ao gestor de solicitações para emissão de empenho”).''}}
</tab>

<tab name="Carona interna">
Sendo o caso de carona interna (setor requerente não possui saldo e utilizará de outro setor):

* nos primeiros campos da AF será necessário informar o setor de origem do saldo. Assim que emitida a AF, esta será encaminhada para o setor informado, que deverá autorizar (ou não) o uso do saldo;
* ainda, sendo aplicável, necessário inserir '''e-mail de concordância do fornecedor''' para entrega em localidade distinta da prevista no Termo de Referência (antes, verificar no TR/Edital se já não está prevista entrega para sua localidade).
</tab>

<tab name="Item permanente">
Sendo o caso de pedido de item(ns) permanente(s):

* necessário inserir o '''[https://docs.google.com/document/d/1DdIf1Bn0wqMvDrrooRmL7m_GlzsafOc9I5oRUx5up9c/edit?usp=sharing Formulário de Tombamento];'''
* necessário informar o número da ND no despacho de encaminhamento da AF à CAEX (ND deve ser solicitada via Solicitação Digital, diretamente à SEPLAN).
</tab>

<tab name="Item com contrato">
Caso o pedido seja de um item que exige contrato:

* necessário anexar '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Formulário de Indicação de Fiscais de Contratos Terceirizados]''': dúvidas sobre o preenchimento deste formulário devem ser tratadas diretamente com o '''Departamento de Projetos, Contratos e Convênios''' (DPC/PROAD).

{{aviso|info|O contrato é exigido quando há obrigações futuras por parte do fornecedor:
# Prazo de Entrega superior a 30 dias corridos
# Garantia estendida, superior a 12 meses}}

Para conferir se há contrato: consultar o '''processo licitatório''' no SOLAR, acessar a '''Pasta Digital''' e buscar peça intitulada '''Minuta de Contrato''', verificando quais itens estão indicados neste documento.
</tab>

<tab name="Pregões de TIC - Ministério da Economia (SGD/ME)">
Os pedidos de aquisição dos itens oriundos dos pregões do Ministério da Economia (SGD/ME) '''NÃO''' deverão ser encaminhados por AF, mas por Solicitação Digital (SD) à CAEX/DCOM, respeitando o seguinte fluxo:

# Localizar o item na '''[https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit?gid=1682132196#gid=1682132196&fvid=1938859887 Planilha de Vigência]''' no site do DCOM (buscar pelo termo "SGD/ME")
# Criar uma Solicitação Digital (SD) no Solar, que deverá ser encaminhada à CAEX/DCOM, contendo:
#* A [https://docs.google.com/document/d/1AmkRgvhKvEGLt5qCOql5_Ddld0ZuuqFBDpRfQNIXN8A/edit '''Ordem de Fornecimento de Bens (OFB''')] preenchida e assinada pelo Ordenador de Despesas;
#* O '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras]''', preenchido e assinado;
#* Manifestação de autorização da SETIC referente à aquisição, podendo ser o pdf de um e-mail;
#* Despacho contendo: Nº da UGR solicitante e dados orçamentários completos (PTREs, Fonte, Atividade, etc.); Indicação do nº do item, do Pregão e da Ata de Registro de Preços e os correspondentes valores unitários e totais; Demais informações que constariam em um despacho de pedido de AF; e
#* [https://docs.google.com/document/d/1DdIf1Bn0wqMvDrrooRmL7m_GlzsafOc9I5oRUx5up9c/edit '''Formulário de Tombamento'''] preenchido e assinado.
# O DCOM receberá a SD e criará um Processo Digital de Empenho, a ser encaminhado à Unidade requerente para assinatura do Ordenador de Despesas na Solicitação de Nota de Empenho (SNE)
# O Requerente enviará o Processo Digital de Empenho ao DCF, com a SNE assinada pelo Ordenador de Despesas
# O DCF fará o registro da Nota de Empenho (NE) e encaminhará o Processo Digital de Empenho ao DCOM
# O DCOM incluirá a Nota de Empenho (NE) digitada no SIAFI na SD e a encaminhará ao DPC para elaboração do Contrato
# O DPC devolverá a SD com o Contrato assinado ao DCOM
# O DCOM fará a notificação de entrega ao Fornecedor e encaminhará o Processo Digital de Empenho e a SD ao requerente para acompanhamento da aquisição

'''ATENÇÂO:'''

* Dúvidas sobre as especificações técnicas dos itens, peças processuais, saldos dos itens e maiores informações desses processos deverão ser dirimidas junto à SETIC;
* Dúvidas sobre o preenchimento do Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras deverão ser dirimidas junto ao DPC;
* Cabe à CAEX apenas a operacionalização dos empenhos atinentes a esses processos.
</tab>
</tabs>

==Emissão de Autorização de Fornecimento (AF)==
Para emitir o pedido de '''Autorização de Fornecimento (AF)''', necessário seguir os seguintes passos:

1. Acessar o Sistema Solar, em MENU -> módulo Pedidos -> Materiais -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> '''Novo'''

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:12.png|centro|miniaturadaimagem|1035x1035px]]
2. Na próxima tela, será realizado o preenchimento da etapa '''1 - Dados''' do pedido. Os principais dados dessa etapa são:

* '''Setor origem:''' Este campo refere-se ao setor de origem do item (ou itens) que será pedido. Aparecerá automaticamente preenchido pelo sistema com o setor de lotação do servidor que está realizando o pedido, porém, caso o pedido seja um caso de CARONA INTERNA, o campo deve ser alterado para o setor que possui saldo do item;
{| class="wikitable"
|+
|Os usuários que não tiverem outros setores disponíveis em Setor origem, devem solicitar acesso em <nowiki>https://suporte.egestao.ufsc.br/autosservico/solicitar.xhtml</nowiki>
Observação:

Informar o CPF e vínculo

Selecionar a opção INCLUIR SETOR-ORIGEM PARA PEDIDO DE AF e informar o setor que se deseja ter acesso.
|}
* '''Interessado''': Requerente ou ordenador de despesas;
* '''Categoria''': 7 - Licitação (Somente para material);
* '''Objeto''': Informar centro requisitante e número/ano do Pregão;
* '''Justificativa''' (Exemplos: Material para uso nas aulas de xxx; Material de expediente para uso na coordenadoria de apoio administrativo).
[[Arquivo:1 - dado.png|centro|miniaturadaimagem|883x883px|Preenchimento da Etapa 1 - Dados]]
Preenchidas esses campos, deve-se clicar em Salvar -> Próxima etapa.

3. Na '''Etapa 2 - Lotes/itens''': Botão Adicionar para inclusão de Itens:
[[Arquivo:Adicionar.png|centro|miniaturadaimagem|827x827px|Etapa 2 - Lotes/Itens]]

4. Na tela para adicionar itens, somente aparecerão os itens que tem como requerente o setor informado no campo "Setor Origem" da etapa 1.

Para realizar a pesquisa do pregão/item, deve-se preencher os campos: Edital (PE000 + nº PE + Ano do PE) e Nº do Item, se preferir.

'''ATENÇÃO''': Utilizar somente um pregão por AF.

Assim que os resultados aparecerem, basta selecionar o item (ou itens) desejado, e clicar em Selecionar.
[[Arquivo:Pesquisa PE.png|centro|commoldura|Consulta de itens]]
5. Ainda na Etapa 2 - Lotes/itens, deve-se inserir o quantitativo dos itens. Após, Salvar -> Próxima Etapa
[[Arquivo:Quantidade.png|centro|miniaturadaimagem|998x998px|Preenchimento do campo "Quantidade pedida"]]

6. '''Etapa 3 – Entrega''': Locais de entrega – Preencher imóvel e setor -> aplicar para todos

'''ATENÇÃO:''' Inserir um '''ÚNICO LOCAL DE ENTREGA COM O QUANTITATIVO TOTAL DE CADA ITEM.''' Tal ação é fundamental para evitar erros e inconsistências de importações do dados no sistema, que podem trazer prejuízos à aquisição.
[[Arquivo:1.png|centro|miniaturadaimagem|908x908px]]
[[Arquivo:2.png|centro|miniaturadaimagem|747x747px]]
[[Arquivo:3.png|centro|miniaturadaimagem|894x894px]]
7. '''Etapa 4 – Concluir''': Enviar e anotar o número do protocolo – esse número corresponde ao número da solicitação da AF.[[Arquivo:Envio.png|centro|miniaturadaimagem|820x820px]]
[[Arquivo:SD.png|centro|miniaturadaimagem|824x824px|borda]]
8. Após emitido o pedido, deve-se atentar ao seguinte:

* Se o pedido emitido é um caso de CARONA INTERNA, ao clicar em enviar, a AF será encaminhada para o setor de origem do item (ou itens), conforme informado no campo Setor origem, na Etapa 1 - Dados. Nesse caso, o setor que está emitindo a AF precisa aguardar o Setor origem autorizar, ou não, o uso do saldo, independentemente de se encontrar ou não na iminência do vencimento do Pregão.
** ''Se o pedido for negado ou forem solicitados ajustes, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Revisar AF. Nesta situação, deve-se seguir as orientações disponíveis em [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#Setor%20requerente%20-%20Revisar%20pedido%20de%20carona%20devolvido%20para%20ajuste|Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste]].''
** ''Quando o pedido for autorizado, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Emitir AF.''

* Se o pedido não é um caso de carona interna, ou seja, o item (ou itens) inserido no pedido é do próprio setor que está emitindo a AF, o pedido irá aparecer em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF. Caso essa opção não apareça no perfil de quem está emitindo a AF, significa que essa pessoa não possui permissão para autorizar. Logo, o pedido aparecerá na fila de servidores com essa permissão (provavelmente a chefia superior).
9. Estando o pedido no menu Emitir AF, deve-se clicar no pedido de realizar o seu recebimento.
[[Arquivo:Emitir.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px]]
10. Na pasta digital, deve-se anexar a [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF)|documentação necessária]] ('''conferir informações nas abas''' '''que aparecerão'''), conforme casos específicos (carona interna, material permanente ou item com contrato).

Se não houver documento para ser anexado, pode-se passar diretamente para a próxima etapa.
[[Arquivo:Inserir .png|centro|miniaturadaimagem|504x504px]]

11. Acessar aba Emissão de AF -> Itens: botão Gerar -> preencher Data -> Salvar -> Voltar (Repetir este passo para todos os fornecedores):
[[Arquivo:Gerar .png|centro|miniaturadaimagem|829x829px|Acessar Itens]]
[[Arquivo:Emite af.png|centro|miniaturadaimagem|830x830px|Gerar, inserir data, salvar e voltar]]

{{aviso|ok|A Coluna AF deve estar validada para prosseguir com o encaminhamento|}}
[[Arquivo:AF valida.png|centro|miniaturadaimagem|862x862px|Coluna AF validadada para ambos fornecedores]]

12. Nos casos de pedidos de material permanente ou determinados pedidos de material de consumo nos quais não será possível utilizar o duodécimo da Unidade, é necessário abrir uma Solicitação Digital e encaminhar para '''SO/SEPLAN para realizar dotação orçamentária'''. Após o recurso ser alocado informar o número do sequencial da nota de dotação no despacho da AF.

{{alertapequeno|Caso seja pedido de material de '''consumo''' que utilizará como recurso o '''duodécimo''' da Unidade, desconsiderar esta etapa.}}

13. Com o pedido na fila Emitir AF, deve-se, na aba '''Encaminhar'', '''''selecionar a ação '''''"Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho". '''''O '''despacho''' deverá conter as seguintes informações:

* '''''Centro de Custo''''' E ''Dados do recurso:''
** ''Para material de consumo, informar os seguintes dados orçamentários: '''UGR, PTRES, Fonte e Atividade''';''
** ''Para material permanente ou casos específicos: nº sequencial da nota de dotação;''

* ''Local de Entrega, informando o CEP''
* ''Responsável pelo Recebimento, Telefone Completo (48 3721-RAMAL), e E-mail''
* ''Se a entrega será '''parcelada ou total'''''
* '''''Finalidade do(s) item(ns)''' (de forma simplificada, para definição da natureza de despesa contábil do empenho, como por exemplo: para utilização em aula, para utilização em laboratório, material de expediente, entre outras)''

14. Após o preenchimento do despacho, acionar o botão Encaminhar.
[[Arquivo:Enviar CAEX.png|centro|miniaturadaimagem|896x896px]]

{{aviso|ok|Dessa forma, o pedido chegará à CAEX pela tarefa "Solicitar emissão de empenho" e será analisado pela equipe. Após a emissão do empenho, enviaremos à Unidade pela tarefa "Compra realizada", informando o número da Solicitação de Nota de Empenho (SNE).
*Fluxo para o caso de necessidade de ajustes encontra-se em desenvolvimento.}}

==Ajuste de Autorização de Fornecimento==
Nos casos em que a AF é devolvido pela CAEX para ajustes, nos casos em que for necessário excluir item ou alterar quantitativo:

* Quando a AF for devolvida ao requerente para ajustes, seguirá para '''Emitir AF''' (guia Emissão de AF), local em que a Unidade deve ir no ícone de editar (lápis) dos fornecedores e cancelar as AFs correspondentes (caso seja apenas um fornecedor, é necessário clicar no botão Cancelar AF).
* Depois, deve encaminhar o pedido via fluxo "Ajustar AF". Com isso, a AF vai para a fila '''Revisar AF''' onde, na aba Ajuste Itens, deverá ajustar os itens e os quantitativos, inclusive ajustando os locais de entrega e clicando em Salvar ao final.
* Próximo passo é encaminhar a AF para Autorizar AF;
* Depois de autorizada (novamente) pelo setor origem, retornará a Emitir AF, onde o requerente então emite as AFs no lapizinho de cada fornecedor e encaminha à CAEX para empenho.

== Carona interna ==

<tabs>
<tab name="Setor detentor do saldo">
Analisar pedido de carona interna (autorizar/reprovar/solicitar ajustes)

1. Quando um setor emitir uma AF de item (ou itens) que pertece ao seu setor, o pedido aparecerá na guia "Fila de trabalho" -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF.
[[Arquivo:Autorizar.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px|Autorização de uso de saldo]]
2. Ao clicar sobre o pedido, deve-se realizar o recebimento da AF e prosseguir para a análise.

3. Na guia Pasta Digital podem ser visualizadas as informações do pedido, para que então se possa decidir sobre a possibilidade de autorizar o uso do saldo:
[[Arquivo:Pasta digital.png|centro|miniaturadaimagem|774x774px|Informações do pedido - Pasta digital ]]
4. Feita a análise e tomada a decisão sobre a autorização, deve-se clicar na guia Encaminhar, e selecionar o fluxo conforme decisão:
[[Arquivo:Guia encaminhar.png|centro|miniaturadaimagem|775x775px|Encaminhamento do pedido de autorização]]
</tab>

<tab name="Setor requerente">
Revisar pedido de carona devolvido para ajuste

Se o setor origem do item devolver o pedido com o fluxo "Reprovar ou solicitar ajustes", ele aparecerá na tela Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de autorização de fornecimento -> Revisar AF:
[[Arquivo:13.png|centro|miniaturadaimagem|842x842px]]
Acessando o pedido, deve-se ir na guia Pasta Digital e conferir o despacho emitido pelo setor origem.

Se o pedido foi devolvido pelo setor origem com negativa de uso do saldo, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Cancelar pedido AF'''.

Se o setor origem solicitou algum ajuste no item (exclusão de item, redução de quantidade, ou outras situações) deve-se acessar a guia Ajuste Pedido e ajustar os dados conforme necessário (em Dados, Item ou Entrega):

[[Arquivo:14.png|centro|miniaturadaimagem|833x833px]]

Atentar para que a coluna Situação esteja validada. Sem isso, o sistema não permitirá encaminhar a AF novamente.

Realizados os ajustes, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Solicitar Autorização Novamente'''.
[[Arquivo:16.png|centro|miniaturadaimagem|985x985px]]
Ao encaminhar, o pedido retorna para o setor origem do item para nova análise.

Se aprovado, vai para a fila Emitir AF. Caso apresente novamente problemas, irá novamente para a fila Revisar AF.
</tab>
</tabs>

{{topo}}
==Processo de empenho==
Com a SNE emitida, a CAEX será responsável por criar o processo de empenho inserindo a SNE e os demais documentos cabíveis.

* Com relação as certidões que são encaminhadas em anexo ao processo de empenho, devem ser observadas os vencimentos de: Receita Federal e PGFN, FGTS, Trabalhista e Estadual.

Tal processo será encaminhado ao setor requerente da respectiva SNE para que o '''ordenador de despesas da UGR''' informada no despacho da AF e usada no empenho realize a '''assinatura da SNE'''.

Com a SNE assinada, o setor requerente deve realizar o envio do processo de empenho ao setor SE/DCF, conforme orientações:
[[Arquivo:Envio DCF.png|centro|miniaturadaimagem|1155x1155px]]
{|
|Se o '''Pregão não estiver prestes a vencer E se nenhuma certidão estiver prestes vencer'''

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: “Para registro de empenho.”

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se o '''Pregão estiver prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: PE vence em X/X/XXXX (preencher com a data do início do título da SNE). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se houver '''certidão prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Certidão vence em X/X/XXXX (preencher com a data que está no título da SNE ao lado de “certidão vence”). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se constar '''CAPES-URGENTE ou URGENTE-CAPES''' no título da SNE ou o local que constar no título for PROPG.UFSC
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Limite para registro do empenho (recursos CAPES) é 21/11/2021. Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|}

O SE/DCF, após análise, fará o encaminhamento do processo de volta ao setor requerente.

* Se a SNE foi registrada pelo DCF, o setor requerente deve fazer o envio do processo à CAEX (fila DIG/CAEX) para notificação do fornecedor;
* Se o DCF identificou algum problema (por exemplo certidão vencida), cabe ao requerente realizar os ajustes e retornar o processo ao DCF para registro.
{{aviso|info|O processo deve retornar à CAEX, na fila DIG/CAEX, ainda durante a vigência do pregão, para notificação ao fornecedor.}}

==Alternativas às Unidades==
<tabs>

<tab name="Orientações gerais">
As Unidades podem aproveitar o prazo máximo da SEPLAN do encerramento do exercício (em 2024 será 12/nov), bastando, neste caso, optar por emitir suas próprias SNEs, conforme o fluxograma abaixo e as abas ao lado.

Para as Unidades que desejem notificar diretamente o fornecedor para agilizar a entrega, basta seguir o Passo 4 após a digitação do empenho pelo DCF.

[[Arquivo:SNE - fluxograma.png|miniaturadaimagem|1500px|center|Fluxograma para emissão das SNEs]]
</tab>

<tab name="Passo 1 - Criação da AF">
[[Arquivo:SICAF - Consulta.png|miniaturadaimagem|457px|Consulta ao SICAF]]
# Cadastrar pedido de Autorização de Fornecimento (AF) no Sistema SOLAR conforme as [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#Emissão de Autorização de Fornecimento (AF)|orientações do Manual]]
# Com a AF na fila "Autorizar AF" ou "Emitir AF", verificar o CNPJ dos fornecedores
# Acessar o SICAF em [https://www.gov.br/compras/pt-br/ Compras.gov.br]
# Emitir a certidão de '''Situação do Fornecedor''' e o '''Credenciamento (Níveis de Credenciamento - Nível I)''' de cada fornecedor
#* Observar se as Certidões estão vigentes (Federal, FGTS, Trabalhista e Estadual) e se o fornecedor não está com impedimento de licitar/contratar com União (caso conste, aparecerá da segunda página em diante)
#* Na dúvida se o fornecedor está em situação regular, verifique com o DCF o que é necessário para digitação do empenho
#* Em caso de inconsistências, emitir individualmente as certidões vencidas
#* [[Arquivo:SICAF - Relatório.png|miniaturadaimagem|457px|Exemplo de Relatório de Situação do Fornecedor|nenhum]]
# Caso algum fornecedor esteja com alguma certidão vencida ou impedimento:
#* Entre em contato com o fornecedor para que regularize a situação, se for considerado necessário
#* Caso o fornecedor com problemas seja o único da AF, arquive a AF
#* Se restarem outros fornecedores em situação regular, retorne a AF para ajuste, exclua os itens do fornecedor com problemas e dê andamento à AF normalmente

{{destaque|ok|SIGA PARA O PRÓXIMO PASSO - EMISSÃO DA SNE}}

{{aviso|alerta|Ao final de todo o processo, envie o Relatório de Notícia de Irregularidade conforme orientações do Manual, incluindo as certidões vencidas e o relatório do pedido de AF onde constam os itens que estavam sendo solicitados do fornecedor, para embasar abertura de Processo Administrativo de Responsabilização, por não manutenção das condições de habilitação.}}
</tab>

<tab name="Passo 2 - Emissão da SNE">
[[Arquivo:SNE - tela MATL.png|miniaturadaimagem|700px|Geração das SNEs no MATL]]
# Acesse o sistema MATL
#: Para instalar ou atualizar o aplicativo, acesse https://setic.ufsc.br/downloads/
#: Em caso de mensagem de erro relativo a autorização/permissão/acesso, abrir chamado junto à SeTIC para verificar o motivo
# Após, acessar o menu Centro de Custo -> Geração de empenhos por Processo
# Na janela que se abre, marcar a opção "AF?"
# Inserir o número da Solicitação Digital (SD) da AF gerada no campo "Processo" e clicar em "Buscar"
# No campo “Complemento histórico”, inserir:
#* endereço completo de entrega com CEP
#: Obs.: Caso seja material permanente com entrega no DGP, o endereço para a entrega a ser informado é o seguinte:
#: Endereço de entrega para tombamento:
#: Departamento de Gestão Patrimonial (DGP)
#: Rua João Pio Duarte Silva, 241 - Córrego Grande, Florianópolis - SC - CEP: 88037-000
#: Email: dgp@contato.ufsc.br
#: Dia e horário de entrega: de segunda a sexta-feira (dias úteis), das 09:00 às 18:00 horas
#* responsáveis pelo recebimento
#* telefone e e-mail
#* finalidade/utilização do material (exigência do DCF)
# No campo “Observação” inserir:
#* número da AF
#* dados orçamentários (ND, Centro de Custo, PTRes, etc)
# No quadro intermediário, preencher os seguintes campos:
#* Centro de Custo: Número do Centro de Custo da Unidade
#* U. gestora: 153163
#* UGR: UGR DO SETOR
#* Fonte: VER COM SEPLAN
#* PTRES: VER COM SEPLAN
#* Atividade: VER COM SEPLAN
#* Enquadramento: Meta 12-GRADUAÇÃO-Elevar a taxa bruta de matrícula na educação superior
#* Etapa Ensino: Graduação
#* Categoria: Gestão Administrativa da Unidade ou da Subação
#* Unidade PI: Nome da unidade vinculada ao centro de custo
#* Tema: Não se Aplica
#* Obs.: dúvidas sobre dados orçamentários devem ser verificadas com a SEPLAN
# Após preencher os dados acima, clique no botão “Cálculo”
# Após surgirem as informações no quadro inferior, clicar em “Geração”
#: Dessa forma a Nota Solicitação de Empenho (SNE) será gerada e aparecerá na coluna “Solicitação”
# Na sequência, clicar no botão "Empenhos" e depois em "Imprimir Empenhos" para imprimir o PDF das SNEs
# Salve a SNE informando como nome do arquivo o número da SNE e o setor (202401234 - SETOR/CENTRO)

{{aviso|alerta|{{red|'''IMPORTANTE:'''}}

{{red|Após a emissão das SNEs, '''É OBRIGATÓRIO o encaminhamento da AF ao DCOM'''}}, utilizando a ação '''"Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho"''' na aba "Encaminhar", e no encaminhamento insira o despacho '''"SNEs ns. '''''INFORMAR O NÚMERO DAS SNES''''' emitidas. Segue para baixa de saldo."'''.}}

{{destaque|ok|SIGA PARA O PRÓXIMO PASSO - PROCESSO DE EMPENHO}}
</tab>

<tab name="Passo 3 - Processo de empenho">
'''Cadastro do Processo Digital'''
* Em SOLAR → módulo do sistema: SPA → Cadastro de Processo Digital, preencher:
*# Grupo de Assunto: 111 - Solicitação de empenho
*# Assunto: 454 - Empenho
*# Número da SNE: na SNE emitida no MATL (ex.: 202102525)
*# Interessado na UFSC: CNPJ do fornecedor (consta na SNE emitida)

'''Envio ao DCF para digitação'''
* Após concluir o cadastro, clicar em “Peças” e anexar:
*# SNE assinada pelo ordenador de despesas
*# Declaração SICAF do fornecedor (e certidões adicionais eventualmente emitidas)
*# Relatório de Credenciamento do fornecedor (emitido no SICAF, onde estão os e-mails a serem utilizados para notificação após o retorno do DCF)
*# Formulário de Tombamento (em caso de material permanente);
* Tramitar para SE/DCF com o despacho “Para digitação”.

{{destaque|ok|SIGA PARA O PRÓXIMO PASSO - NOTIFICAÇÃO AO FORNECEDOR}}
</tab>

<tab name="Passo 4 - Notificação ao fornecedor">
Após a digitação do empenho pelo DCF/SEPLAN, é necessário notificar o fornecedor para que providencie a entrega do material, da seguinte forma:
# Acessar o MATL - Aba Empenho → Solicitação de Empenho → Nº da Solicitação: digitar o número da SNE → Imprimir → Salvar em PDF;
# Anexar o arquivo salvo do MATL no e-mail;
# Enviar a notificação (modelo ao final desta aba) para o(s) email(s) informado(s) no CREDENCIAMENTO SICAF, com cópia para os emails dos requerentes informados na SNE.
#: {{alertapequeno|IMPORTANTE: habilite no e-mail o "Recibo de entrega" e/ou "Confirmação de leitura}}
# Salvar o PDF da confirmação e anexar no processo de empenho (essa confirmação poderá ser necessária caso precise abrir processo administrativo contra o fornecedor)
# Manter o processo do empenho na fila do setor até a entrega e pagamento
# Caso a entrega seja no DGP, encaminhar o processo do empenho para DIBA/DGP, para aguardar a entrega e tombamento
{{oculto
|'''MODELO DE E-MAIL PARA NOTIFICAÇÃO'''
|
[[Arquivo:Exemplo - cabeçalho SNE - NE.png|thumb|400px|Onde localizar os números da Nota de empenho (NE) e da SNE]]
'''ASSUNTO DO E-MAIL: NOTIFICAÇÃO - Nota de Empenho 2023NEXXXXXX - Referente à SNE 2023XXXXXX'''
<hr>
'''CONTEÚDO DO E-MAIL (COPIE E COLE)'''

{{red|Solicitamos confirmação de recebimento.}}

Senhor(a) fornecedor(a),

Segue Solicitação de Nota de Empenho (SNE) para que se proceda com a entrega das mercadorias.
* '''PRAZO''': estabelecido no Termo de Referência do Edital do Pregão pertinente, contado a partir da entrega deste e-mail na caixa de entrada da Contratada, independentemente de confirmação de leitura, sob penalidades da lei.
* '''INFORMAÇÕES PARA ENTREGA''': constam no documento (SNE) anexo:
** lista dos materiais com quantidades
** valor da nota fiscal a ser gerada
** responsável pelo pedido/recebimento com dados para contato
** local de entrega
** número do pregão
** código da UASG
** CNPJ da UFSC
* '''DOCUMENTAÇÃO QUE DEVE ACOMPANHAR A ENTREGA''':
** Duas vias da Nota Fiscal
** Declaração (Optante pelo Simples), disponível em http://dcf.proplan.ufsc.br/files/2023/03/Declara%C3%A7%C3%A3o-de-Optante-pelo-Simples-Anexo-IV-IN-1234.12-2.doc preenchida e assinada com certificação ICP-Brasil ou Gov.BR e enviada ao responsável pelo recebimento, cujo e-mail consta na SNE, ou impressa e assinada a caneta/carimbo
** Declaração do SICAF (acompanhada das eventuais certidões individuais que estejam vencidas)
* '''DADOS PARA EMISSÃO DA NOTA FISCAL''':
** Universidade Federal de Santa Catarina - CNPJ: 83.899.526/0001-82
** Endereço: Rua Roberto Sampaio Gonzaga, S/N - Bairro: Trindade - Florianópolis/SC - CEP: 88040-900
** Observação: no caso de várias entregas referentes à mesma Nota de Empenho, devem ser emitidas Notas Fiscais separadas para cada uma das entregas.

'''ATENÇÃO'''
* Dúvidas, avisos sobre produtos, agendamento prévio obrigatório ou prorrogação de prazo de entrega deverão ser direcionados ao servidor responsável cujo nome, ramal e e-mail constam da Solicitação da Nota de Empenho (SNE), conforme Anexo I do Edital.
* Dúvidas sobre pagamentos devem ser direcionadas ao Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF) por meio dos contatos disponíveis em http://dcf.ufsc.br
* Dúvidas sobre alterações contratuais (troca de marca, cancelamento, reequilíbrio econômico-financeiro) devem ser direcionadas conforme instruções disponíveis em http://compras.ufsc.br/alteracoes-contratuais/
* Outras dúvidas deverão ser direcionadas ao setor competente da UFSC, conforme disposto em Edital.

'''CONSULTA À NOTA DE EMPENHO '''
* Acesse o [[https://portaldatransparencia.gov.br/despesas/favorecido?paginacaoSimples=true&tamanhoPagina=&offset=&direcaoOrdenacao=asc&colunasSelecionadas=data%2CdocumentoResumido%2ClocalizadorGasto%2Cfase%2Cespecie%2Cfavorecido%2CufFavorecido%2Cvalor%2Cug%2Corgao%2CorgaoSuperior&documento=2018NE800000&orgaos=UG153163&ordenarPor=valor&direcao=desc Portal da Transparência]]
* Em “Filtro” -> “Documento”, informe o número completo da Nota de Empenho (NE) informado no título deste e-mail
* Clique em "Adicionar" e "Consultar".

Atenciosamente,}}
</tab>
</tabs>

Autorização de Fornecimento

2024-07-29T15:33:02Z

Guilherme.batista: /* RESTOS A PAGAR E ACOMPANHAMENTO CONTÍNUO DAS SOLICITAÇÕES DE EMPENHO */

==ORIENTAÇÕES INICIAIS==

Após da assinatura das Atas de Registro de Preços (ARP) e da inserção de seus dados no SIAFI, a vigência do Pregão SRP e outras informações poderão ser consultadas, conforme instruções da seção [[SOLICITAÇÃO_DE_EMPENHO#CONSULTA_DE_ATAS_VIGENTES_E_SALDO_DE_ITENS|Consulta de Atas Vigentes e Saldo de Itens]].

Quando um Pregão constar na planilha [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit#gid=1682132196&fvid=1938859887 'Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes'] o '''empenho dos itens poderá ser solicitado''' pelas unidades requerentes.

O fluxo a seguir busca orientar o servidor quando da necessidade de solicitar um item, considerando as questões de vigência da ata e saldo de itens:

[[Arquivo:Fluxo inicial - Manual AF.jpg|centro|miniaturadaimagem|1223x1223px|Orientações iniciais - Fluxo]]
{{info|:* '''Verificar disponibilidade orçamentária''':

'''Os recursos não devem mais ser alocados na UGR do DCOM. Devem estar disponíveis na UGR do setor requerente'''.

''Material de consumo: Acompanhamento contínuo do '''duodécimo''' por parte da Unidade através do MATL (Aba Centro de Custo -> Consulta Saldo de Cotas -> Cota: Divisão de Material -> Preencher Centro de Custo -> Consultar -> Ver coluna “Saldo) ou consulta direta à SO/SEPLAN.''

''Material permanente: Solicitar à SO/SEPLAN '''Nota de Dotação''' para compra de material permanente via Solicitação Digital. O número '''sequencial''' da Nota de Dotação deve ser informado no último despacho (no momento do encaminhamento “ao gestor de solicitações para emissão de empenho”).''}}

==CONSULTA DE ATAS VIGENTES E SALDO DE ITENS==
{{Info|Caso ainda não possua o nº do pregão ou do processo e do item que se pretende empenhar e tenha dificuldade em encontrar pela planilha indicada abaixo, sugerimos a [[SOLICITAÇÃO_DE_EMPENHO#Consulta da listagem geral de itens licitados por ano|'''consulta da listagem geral de itens licitados por ano''']].}}

=== Consulta de atas vigentes ===

A '''consulta das atas vigentes''' deve ser realizada através da planilha [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit#gid=1682132196 Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes].
[[Arquivo:Planilha Atas Vigentes - SRP - Materiais de Consumo e Permanente.png|centro|commoldura|Planilha Atas Vigentes - SRP - Materiais de Consumo e Permanentes]]
Na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, na coluna “Pregão”, é possível encontrar o Relatório de Homologação do respectivo pregão.
Este documento auxilia a encontrar os itens que estão disponíveis para aquisição e a verificar quais dos itens solicitados pelos setores no processo de origem acabaram cancelados (itens sem vencedor):
[[Arquivo:Relatório de Homologação.png|centro|miniaturadaimagem|677x677px|Exemplo de Relatório de Homologação]]

===Consulta da listagem geral de itens licitados por ano===
Não sendo possível encontrar o item desejado nos relatórios disponíveis na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, é possível realizar a busca no Sistema Solar, conforme orientações a seguir. Esta pesquisa retornará como resultado o saldo de itens em todas as Atas vigentes:

1. No Sistema Solar, selecione o módulo “Compras & Licitações”;

'''ATENÇÃO:''' É necessário possuir acesso ao módulo “Compras & Licitações” para consultar as informações abaixo. Se você não possui, peça acesso por meio da [http://setic.ufsc.br/permissoes/ SeTIC].

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 1.png|500px|center|thumb|Imagem: Módulo “Compras & Licitações”]]

2. Após, no menu “Consultas e Relatórios”, clique em “Saldo de R.P.”;

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 2.png|500px|center|thumb|Imagem: Opção “Saldo de R.P.”]]

3. Na tela de consulta de saldo, informe apenas o ano de vigência a ser pesquisado e clique em “Consultar”.

'''ATENÇÃO:''' O ideal é pesquisar o ano vigente e o anterior, uma vez que as atas possuem 12 meses de vigência e podem haver atas vigentes do ano antecessor ao atual.

Você pode gerar um relatório em PDF ou XLS, entretanto, a busca é mais facilitada por meio do documento em PDF.

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 3.png|700px|center|thumb|Imagem: Parâmetros de consulta]]

4. Após carregado o relatório, pressione no teclado do seu computador as teclas Ctrl + F e digite o item que você procura. No exemplo utilizamos o termo “tesoura”. Em seguida, clique em “Próximo”.

'''ATENÇÃO:''' Note que podem existir vários tipos de item para o mesmo termo, como por exemplo, tesoura de poda, cirúrgica, de escritório etc. Para tanto, cada vez que você clicar “Próximo” aparecerão mais itens, na medida em que estejam disponíveis dentre os itens vigentes daquele ano.

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 4.png|700px|center|thumb|Imagem: Consulta ao PDF]]
[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 5.png|700px|center|thumb|Consulta ao PDF]]

5. O último passo é verificar se o item está vigente (levando em consideração o prazo para pedidos de empenho) e se possui saldo. Para isso, basta verificar os dados que o próprio relatório já traz, incluindo o número do processo do pregão, '''o número do pregão (Nº Edital/Ofício)''' , o número da ata, o nome do fornecedor e o objeto do pregão.[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 6.png|700px|center|thumb|Verificação dos dados]]

{{topo}}

===Consulta a saldo de itens de pregões compartilhados, ou não, entre Unidades===

Tendo em mãos os dados do item que se pretende adquirir (Nº do Item e Pregão/Ano), a consulta do '''saldo do item''' deve ser realizada junto ao Sistema Solar. Não serão mais elaboradas as planilhas de controle de saldo, sendo, a partir de agora, todo o saldo dos pregões controlados diretamente pelo sistema.

1. No Sistema Solar deve-se selecionar, em MENU, o módulo Pedidos -> Consultas e Relatórios -> Saldo AF:

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:17.png|centro|miniaturadaimagem|525x525px]]
2. Na tela de “Saldo AF”, orienta-se que a busca seja feita, no mínimo, com o parâmetro “Nº edital/ofício”, onde deve ser inserido o número e ano do pregão. Outros parâmetros de pesquisa podem ser inseridos, caso sejam de conhecimento/interesse do usuário.
[[Arquivo:6.png|centro|miniaturadaimagem|1159x1159px|Parâmetros de pesquisa no menu "Saldo AF"]]

Sobre o resultado da pesquisa de “Saldo AF”, tem-se como informações relevantes para a consulta de saldo:

* Campo '''SETOR''': setor de origem que demandou o item no processo licitatório;
* Campo '''ITEM''': Nº do item no processo licitatório;
* Campo '''DESCRIÇÃO''': descrição resumida do item;
* Campo '''LICITADO''': quantidade '''total''' licitada para o respectivo item;
* Campo '''SALDO TOTAL''': quantidade do total licitado que ainda está disponível para aquisição;
* Campo '''QT. DEF. SETOR''': refere-se a quantas unidades do total licitado daquele item (campo LICITADO) foi deferida para o setor (conforme campo SETOR)
* Campo '''SALDO SETOR''': quantas unidades do total deferido para o setor ainda está disponível para aquisição.

No caso dos itens que aparecem mais de uma vez no relatório: esses itens são os chamados “'''itens compartilhados'''”.

Neste caso, no campo LICITADO e SALDO TOTAL, a quantidade será a mesma para todos os setores que demandaram aquele item. Assim, o que cada setor deve observar, com maior cautela, são os campos “QT. DEF. SETOR” e, em especial, o campo “SALDO SETOR”, para então identificar quantas unidades estão disponíveis para solicitar.

No caso de itens que não aparecem no relatório, existem duas possibilidades:

- Todo o quantitativo licitado para o item já foi adquirido.

OU

- O item foi cancelado no momento do Pregão Eletrônico (ver anexo na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes):
[[Arquivo:Acesso relatório.png|centro|commoldura|Acesso ao Relatório de Homologação através da planilha de atas vigentes]]
[[Arquivo:Item cancelado.png|centro|commoldura|Relatório de Homologação - Item cancelado]]

==AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF) ==

* Em caso de encaminhamento de AFs de Pregões a vencer, o prazo para envio do pedido de empenho pela Unidade é de 15 (quinze) dias úteis antes da expiração da vigência da ata (validade da ata). Ainda assim, não é garantido o atendimento, considerando que há vários fatores alheios ao DCOM que podem dificultar ou até mesmo inviabilizar a emissão do empenho. Nesses casos e nos demais cujo término da vigência encontra-se próximo, é imprescindível encaminhar e-mail à caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação. 
Antes de iniciar a emissão de um pedido de Autorização de Fornecimento, necessário atentar-se para as situações apresentadas a seguir (as orientações completas de fluxo encontram-se na seção “Emissão de Pedido de AF”).

'''"CARONA INTERNA"'''

- Sendo o caso de carona interna (setor requerente não possui saldo e utilizará de outro setor):

* nos primeiros campos da AF será necessário informar o setor de origem do saldo. Assim que emitida a AF, esta será encaminhada para o setor informado, que deverá autorizar (ou não) o uso do saldo;
* ainda, sendo aplicável, necessário inserir '''e-mail de concordância do fornecedor''' para entrega em localidade distinta da prevista no Termo de Referência (antes, verificar no TR/Edital se já não está prevista entrega para sua localidade).

'''ITEM PERMANENTE'''

- Sendo o caso de pedido de item(ns) permanente(s):

* necessário inserir o '''[https://docs.google.com/document/d/1DdIf1Bn0wqMvDrrooRmL7m_GlzsafOc9I5oRUx5up9c/edit?usp=sharing Formulário de Tombamento];'''
* necessário informar o número da ND no despacho de encaminhamento da AF à CAEX (ND deve ser solicitada via Solicitação Digital, diretamente à SEPLAN).

'''ITEM COM CONTRATO'''

- Caso o pedido seja de um item que exige contrato:

* necessário anexar '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Formulário de Indicação de Fiscais de Contratos Terceirizados]''': dúvidas sobre o preenchimento deste formulário devem ser tratadas diretamente com o '''Departamento de Projetos, Contratos e Convênios''' (DPC/PROAD).
{{info|O contrato é exigido quando há obrigações futuras por parte do fornecedor:

1. Prazo de Entrega superior a 30 dias corridos

2. Garantia estendida, superior a 12 meses

Para conferir se há contrato: consultar o '''processo licitatório''' no SOLAR, acessar a '''Pasta Digital''' e buscar peça intitulada '''Minuta de Contrato''', verificando quais itens estão indicados neste documento. }}{{alertafundobranco|'''ATENÇÃO!'''

- Em cada AF, deve constar apenas um único Pregão;

- O valor mínimo '''por item''' deve ser respeitado de acordo com o respectivo '''Termo de Referência''', com exceção daqueles os quais o valor total registrado ou o saldo remanescente seja abaixo deste. Neste caso, deverá ser solicitada a quantidade total disponível do item;

- Em casos de pedidos encaminhados próximos ao vencimento da ata, é necessário encaminhar e-mail para caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação, sendo imprescindível o cumprimento do prazo geral de atendimento supracitado.}}

=== PREGÕES DE TIC DO MINISTÉRIO DA ECONOMIA (SGD/ME) ===

.

Os pedidos de aquisição dos itens oriundos dos pregões do Ministério da Economia (SGD/ME) '''NÃO''' deverão ser encaminhados por AF, mas por Solicitação Digital (SD) à CAEX/DCOM, respeitando o seguinte fluxo:

.

'''1)''' Localizar o item na '''[https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit?gid=1682132196#gid=1682132196 Planilha de Vigência]''' no site do DCOM (buscar pelo termo "SGD/ME")

'''2)''' Criar uma Solicitação Digital (SD) no Solar, que deverá ser encaminhada à CAEX/DCOM, contendo:

..... '''a)''' A [https://docs.google.com/document/d/1AmkRgvhKvEGLt5qCOql5_Ddld0ZuuqFBDpRfQNIXN8A/edit '''Ordem de Fornecimento de Bens (OFB''')] preenchida e assinada pelo Ordenador de Despesas;

..... '''b)''' O '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras]''', preenchido e assinado;

..... '''c)''' Manifestação de autorização da SETIC referente à aquisição, podendo ser o pdf de um e-mail;

..... '''d)''' Despacho contendo: Nº da UGR solicitante e dados orçamentários completos (PTREs, Fonte, Atividade, etc.); Indicação do nº do item, do Pregão e da Ata de Registro de Preços e os correspondentes valores unitários e totais; Demais informações que constariam em um despacho de pedido de AF.

'''3)''' O DCOM receberá a SD e criará um Processo Digital de Empenho, a ser encaminhado à Unidade requerente para assinatura do Ordenador de Despesas na Solicitação de Nota de Empenho (SNE)

'''4)''' O Requerente enviará o Processo Digital de Empenho ao DCF, com a SNE assinada pelo Ordenador de Despesas

'''5)''' O DCF fará o registro da Nota de Empenho (NE) e encaminhará o Processo Digital de Empenho ao DCOM

'''6)''' O DCOM incluirá a Nota de Empenho (NE) digitada no SIAFI na SD e a encaminhará ao DPC para elaboração do Contrato

'''7)''' O DPC devolverá a SD com o Contrato assinado ao DCOM

'''8)''' O DCOM fará a notificação de entrega ao Fornecedor e encaminhará o Processo Digital de Empenho e a SD ao requerente para acompanhamento da aquisição

'''ATENÇÂO:'''

- Dúvidas sobre as especificações técnicas dos itens, peças processuais, saldos dos itens e maiores informações desses processos deverão ser dirimidas junto à SETIC;

- Dúvidas sobre o preenchimento do Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras deverão ser dirimidas junto ao DPC;

- Cabe à CAEX apenas a operacionalização dos empenhos atinentes a esses processos.

.

{{topo}}

===PASSO A PASSO PARA EMISSÃO DE AF===
Para emitir o pedido de '''Autorização de Fornecimento (AF)''', necessário seguir os seguintes passos:

1. Acessar o Sistema Solar, em MENU -> módulo Pedidos -> Materiais -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> '''Novo'''

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:12.png|centro|miniaturadaimagem|1035x1035px]]
2. Na próxima tela, será realizado o preenchimento da etapa '''1 - Dados''' do pedido. Os principais dados dessa etapa são:

* '''Setor origem:''' Este campo refere-se ao setor de origem do item (ou itens) que será pedido. Aparecerá automaticamente preenchido pelo sistema com o setor de lotação do servidor que está realizando o pedido, porém, caso o pedido seja um caso de CARONA INTERNA, o campo deve ser alterado para o setor que possui saldo do item;
{| class="wikitable"
|+
|Os usuários que não tiverem outros setores disponíveis em Setor origem, devem solicitar acesso em <nowiki>https://suporte.egestao.ufsc.br/autosservico/solicitar.xhtml</nowiki>
Observação:

Informar o CPF e vínculo

Selecionar a opção INCLUIR SETOR-ORIGEM PARA PEDIDO DE AF e informar o setor que se deseja ter acesso.
|}
* '''Interessado''': Requerente ou ordenador de despesas;
* '''Categoria''': 7 - Licitação (Somente para material);
* '''Objeto''': Informar centro requisitante e número/ano do Pregão;
* '''Justificativa''' (Exemplos: Material para uso nas aulas de xxx; Material de expediente para uso na coordenadoria de apoio administrativo).
[[Arquivo:1 - dado.png|centro|miniaturadaimagem|883x883px|Preenchimento da Etapa 1 - Dados]]
Preenchidas esses campos, deve-se clicar em Salvar -> Próxima etapa.

3. Na '''Etapa 2 - Lotes/itens''': Botão Adicionar para inclusão de Itens:
[[Arquivo:Adicionar.png|centro|miniaturadaimagem|827x827px|Etapa 2 - Lotes/Itens]]

4. Na tela para adicionar itens, somente aparecerão os itens que tem como requerente o setor informado no campo "Setor Origem" da etapa 1.

Para realizar a pesquisa do pregão/item, deve-se preencher os campos: Edital (PE000 + nº PE + Ano do PE) e Nº do Item, se preferir.

'''ATENÇÃO''': Utilizar somente um pregão por AF.

Assim que os resultados aparecerem, basta selecionar o item (ou itens) desejado, e clicar em Selecionar.
[[Arquivo:Pesquisa PE.png|centro|commoldura|Consulta de itens]]
5. Ainda na Etapa 2 - Lotes/itens, deve-se inserir o quantitativo dos itens. Após, Salvar -> Próxima Etapa
[[Arquivo:Quantidade.png|centro|miniaturadaimagem|998x998px|Preenchimento do campo "Quantidade pedida"]]

6. '''Etapa 3 – Entrega''': Locais de entrega – Preencher imóvel e setor -> aplicar para todos

'''ATENÇÃO:''' Inserir um '''ÚNICO LOCAL DE ENTREGA COM O QUANTITATIVO TOTAL DE CADA ITEM.''' Tal ação é fundamental para evitar erros e inconsistências de importações do dados no sistema, que podem trazer prejuízos à aquisição.
[[Arquivo:1.png|centro|miniaturadaimagem|908x908px]]
[[Arquivo:2.png|centro|miniaturadaimagem|747x747px]]
[[Arquivo:3.png|centro|miniaturadaimagem|894x894px]]
7. '''Etapa 4 – Concluir''': Enviar e anotar o número do protocolo – esse número corresponde ao número da solicitação da AF.[[Arquivo:Envio.png|centro|miniaturadaimagem|820x820px]]
[[Arquivo:SD.png|centro|miniaturadaimagem|824x824px|borda]]
8. Após emitido o pedido, deve-se atentar ao seguinte:

* Se o pedido emitido é um caso de CARONA INTERNA, ao clicar em enviar, a AF será encaminhada para o setor de origem do item (ou itens), conforme informado no campo Setor origem, na Etapa 1 - Dados. Nesse caso, o setor que está emitindo a AF precisa aguardar o Setor origem autorizar, ou não, o uso do saldo, independentemente de se encontrar ou não na iminência do vencimento do Pregão.
** ''Se o pedido for negado ou forem solicitados ajustes, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Revisar AF. Nesta situação, deve-se seguir as orientações disponíveis em [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#Setor%20requerente%20-%20Revisar%20pedido%20de%20carona%20devolvido%20para%20ajuste|Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste]].''
** ''Quando o pedido for autorizado, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Emitir AF.''

* Se o pedido não é um caso de carona interna, ou seja, o item (ou itens) inserido no pedido é do próprio setor que está emitindo a AF, o pedido irá aparecer em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF. Caso essa opção não apareça no perfil de quem está emitindo a AF, significa que essa pessoa não possui permissão para autorizar. Logo, o pedido aparecerá na fila de servidores com essa permissão (provavelmente a chefia superior).
9. Estando o pedido no menu Emitir AF, deve-se clicar no pedido de realizar o seu recebimento.
[[Arquivo:Emitir.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px]]
10. Na pasta digital, deve-se anexar a [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF)|documentação necessária]], conforme casos específicos (carona interna, material permanente ou item com contrato).

Se não houver documento para ser anexado, pode-se passar diretamente para a próxima etapa.
[[Arquivo:Inserir .png|centro|miniaturadaimagem|504x504px]]

11. Acessar aba Emissão de AF -> Itens: botão Gerar -> preencher Data -> Salvar -> Voltar (Repetir este passo para todos os fornecedores):
[[Arquivo:Gerar .png|centro|miniaturadaimagem|829x829px|Acessar Itens]]
[[Arquivo:Emite af.png|centro|miniaturadaimagem|830x830px|Gerar, inserir data, salvar e voltar]]

{{ok|A Coluna AF deve estar validada para prosseguir com o encaminhamento|}}
[[Arquivo:AF valida.png|centro|miniaturadaimagem|862x862px|Coluna AF validadada para ambos fornecedores]]

12. Nos casos de pedidos de material permanente ou determinados pedidos de material de consumo nos quais não será possível utilizar o duodécimo da Unidade, é necessário abrir uma Solicitação Digital e encaminhar para '''SO/SEPLAN para realizar dotação orçamentária'''. Após o recurso ser alocado informar o número do sequencial da nota de dotação no despacho da AF.

{{alertapequeno|Caso seja pedido de material de '''consumo''' que utilizará como recurso o '''duodécimo''' da Unidade, desconsiderar esta etapa.}}

13. Com o pedido na fila Emitir AF, deve-se, na aba '''Encaminhar'', '''''selecionar a ação '''''"Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho". '''''O '''despacho''' deverá conter as seguintes informações:

* '''''Centro de Custo''''' E ''Dados do recurso:''
** ''Para material de consumo, informar os seguintes dados orçamentários: '''UGR, PTRES, Fonte e Atividade''';''
** ''Para material permanente ou casos específicos: nº sequencial da nota de dotação;''

* ''Local de Entrega, informando o CEP''
* ''Responsável pelo Recebimento, Telefone Completo (48 3721-RAMAL), e E-mail''
* ''Se a entrega será '''parcelada ou total'''''
* '''''Finalidade do(s) item(ns)''' (de forma simplificada, para definição da natureza de despesa contábil do empenho, como por exemplo: para utilização em aula, para utilização em laboratório, material de expediente, entre outras)''

14. Após o preenchimento do despacho, acionar o botão Encaminhar.
[[Arquivo:Enviar CAEX.png|centro|miniaturadaimagem|896x896px]]

{{ok|Dessa forma, o pedido chegará à CAEX pela tarefa "Solicitar emissão de empenho" e será analisado pela equipe. Após a emissão do empenho, enviaremos à Unidade pela tarefa "Compra realizada", informando o número da Solicitação de Nota de Empenho (SNE).
*Fluxo para o caso de necessidade de ajustes encontra-se em desenvolvimento.}}

=== AJUSTE DE AF ===
Nos casos em que a AF é devolvido pela CAEX para ajustes, nos casos em que for necessário excluir item ou alterar quantitativo:

* quando a AF for devolvida ao requerente para ajustes, seguirá para Emitir AF, local em que a Unidade deve ir no ícone de editar (lápis) dos fornecedores e cancelar as AFs correspondentes. Depois, deve encaminhar o pedido para Revisar AF, e nessa tarefa do fluxo então, na aba Ajuste Itens, deverá ajustar os itens e os quantitativos, inclusive ajustando os locais de entrega e clicando em Salvar ao Final. Próximo passo é encaminhar a AF para Autorizar AF e, depois de autorizada (novamente) pelo setor origem, retornará a Emitir AF, onde o requerente então emite as AFs no lapizinho de cada fornecedor e encaminha à CAEX para empenho.

=== PROCESSO DE EMPENHO ===
Com a SNE emitida, a CAEX será responsável por criar o processo de empenho inserindo a SNE e os demais documentos cabíveis.

* Com relação as certidões que são encaminhadas em anexo ao processo de empenho, devem ser observadas os vencimentos de: Receita Federal e PGFN, FGTS, Trabalhista e Estadual.

Tal processo será encaminhado ao setor requerente da respectiva SNE para que o '''ordenador de despesas da UGR''' informada no despacho da AF e usada no empenho realize a '''assinatura da SNE'''.

Com a SNE assinada, o setor requerente deve realizar o envio do processo de empenho ao setor SE/DCF, conforme orientações:
[[Arquivo:Envio DCF.png|centro|miniaturadaimagem|1155x1155px]]
{|
|Se o '''Pregão não estiver prestes a vencer E se nenhuma certidão estiver prestes vencer'''

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: “Para registro de empenho.”

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se o '''Pregão estiver prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: PE vence em X/X/XXXX (preencher com a data do início do título da SNE). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se houver '''certidão prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Certidão vence em X/X/XXXX (preencher com a data que está no título da SNE ao lado de “certidão vence”). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se constar '''CAPES-URGENTE ou URGENTE-CAPES''' no título da SNE ou o local que constar no título for PROPG.UFSC
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Limite para registro do empenho (recursos CAPES) é 21/11/2021. Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|}

O SE/DCF, após análise, fará o encaminhamento do processo de volta ao setor requerente.

* Se a SNE foi registrada pelo DCF, o setor requerente deve fazer o envio do processo à CAEX (fila DIG/CAEX) para notificação do fornecedor;
* Se o DCF identificou algum problema (por exemplo certidão vencida), cabe ao requerente realizar os ajustes e retornar o processo ao DCF para registro.
{{Info|O processo deve retornar à CAEX, na fila DIG/CAEX, ainda durante a vigência do pregão, para notificação ao fornecedor.}}

== CARONA INTERNA ==

=== Setor origem - Analisar pedido de carona interna (autorizar/reprovar/solicitar ajustes) ===
1. Quando um setor emitir uma AF de item (ou itens) que pertece ao seu setor, o pedido aparecerá na guia "Fila de trabalho" -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF.
[[Arquivo:Autorizar.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px|Autorização de uso de saldo]]
2. Ao clicar sobre o pedido, deve-se realizar o recebimento da AF e prosseguir para a análise.

3. Na guia Pasta Digital podem ser visualizadas as informações do pedido, para que então se possa decidir sobre a possibilidade de autorizar o uso do saldo:
[[Arquivo:Pasta digital.png|centro|miniaturadaimagem|774x774px|Informações do pedido - Pasta digital ]]
4. Feita a análise e tomada a decisão sobre a autorização, deve-se clicar na guia Encaminhar, e selecionar o fluxo conforme decisão:
[[Arquivo:Guia encaminhar.png|centro|miniaturadaimagem|775x775px|Encaminhamento do pedido de autorização]]

=== Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste ===
Se o setor origem do item devolver o pedido com o fluxo "Reprovar ou solicitar ajustes", ele aparecerá na tela Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de autorização de fornecimento -> Revisar AF:
[[Arquivo:13.png|centro|miniaturadaimagem|842x842px]]
Acessando o pedido, deve-se ir na guia Pasta Digital e conferir o despacho emitido pelo setor origem.

Se o pedido foi devolvido pelo setor origem com negativa de uso do saldo, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Cancelar pedido AF'''.

Se o setor origem solicitou algum ajuste no item (exclusão de item, redução de quantidade, ou outras situações) deve-se acessar a guia Ajuste Pedido e ajustar os dados conforme necessário (em Dados, Item ou Entrega):

[[Arquivo:14.png|centro|miniaturadaimagem|833x833px]]

Atentar para que a coluna Situação esteja validada. Sem isso, o sistema não permitirá encaminhar a AF novamente.

Realizados os ajustes, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Solicitar Autorização Novamente'''.
[[Arquivo:16.png|centro|miniaturadaimagem|985x985px]]
Ao encaminhar, o pedido retorna para o setor origem do item para nova análise.

Se aprovado, vai para a fila Emitir AF. Caso apresente novamente problemas, irá novamente para a fila Revisar AF.{{topo}}

==RESTOS A PAGAR E ACOMPANHAMENTO CONTÍNUO DAS SOLICITAÇÕES DE EMPENHO==

'''ANULAÇÕES DE EMPENHOS EMITIDOS A PARTIR DE JANEIRO DE 2024'''

Para empenhos emitidos '''a partir de janeiro de 2024''' os procedimentos de anulação deverão ser tratados '''diretamente com o DCF'''. Maiores informações em: http://dcf.proplan.ufsc.br/empenho-digital/

'''ANULAÇÕES DE RESTOS A PAGAR DE EXERCÍCIOS ANTERIORES (2023, 2022, 2021 e 2020)'''

Para consultar empenhos que '''ainda possuem saldo de exercícios anteriores (de 2023 para trás), emitidos pela UGR do DCOM''', bem como '''solicitar a anulação''' destes se for o caso, em consonância com o [https://arquivos.ufsc.br/f/6ac27ce792f74dbd9698/ Ofício Circular nº 7/2024/DCF/SEPLAN] e o [https://arquivos.ufsc.br/f/5a93f8cc02cb4d38bd66/ Ofício Circular nº 4/2024/DCOM/PROAD] , seguem orientações abaixo.

'''Primeiro passo''' é entrar no '''MATL''', clicar em '''Empenho''' e, em seguida, '''Indicação'''.

[[Arquivo:1tela.png|centro|commoldura]]

Agora é preciso preencher:

# a UGR do DCOM (153773),
# o número do centro de custo da Unidade
# o ano do exercício que se deseja buscar (opções: somente 2023 ou anteriores até 2020)
# '''Clicando''' por fim em '''"4"''' '''Empenhos com Saldo''' para prosseguir.

É imprescindível efetuar a consulta por ano, gerando uma consulta com o ano de 2023, outra com o de 2022 e assim sucessivamente até o ano de 2020.

[[Arquivo:Tela 2.png|centro|commoldura]]

Aparecerá no resultado uma '''lista de empenhos com saldo da Unidade'''.

* Para os empenhos '''a serem anulados''', deve-se '''manter os campos “Manter” e “Base Legal” em branco''' e preservá-los ali na relação apresentada.
* Para os empenhos que '''não deverão ser anulados''', é preciso '''excluí-los''' ao selecionar a(s) linha(s) a ser(em) excluída(s) e depois clicar em “Exclui linha”.
[[Arquivo:Tela 3.png|centro|commoldura]]

Depois de ajustada a lista '''deixando-a somente com os empenhos a serem anulados''', pode-se clicar em '''1) “Fechar” e 2) “Gravar”.'''

[[Arquivo:Tela 4.png|centro|commoldura]]

Agora foram '''geradas as anulações''' e precisamos clicar em '''“Documento”'''.

[[Arquivo:Tela 5.png|centro|commoldura]]

Clicando em '''"Documento"''', abrirá a tela abaixo, e em seguida é preciso clicar no '''ícone da Impressora''' para que o documento seja '''salvo em pdf'''.

[[Arquivo:Tela 6.png|centro|commoldura]]

Após salvar o documento em pdf, deve-se:

# '''Buscar no SPA''' o '''processo de empenho de origem de cada anulação'''.
#* Se foram três anulações geradas, por exemplo, é preciso buscar os três processos de empenho de origem de cada uma (e efetuar os procedimentos abaixo para cada um deles).
# '''Inserir como peça''' de cada processo de empenho '''o''' '''relatório''' gerado acima;
# Coletar '''assinatura do Ordenador de Despesas''' no referido '''relatório''';
# '''Tramitar cada processo''' de empenho no SPA '''à CAEX/DCOM''' com o despacho: “Para anulação de empenho, conforme relatório em anexo”.

'''ATENÇÃO!'''

'''O número do processo de empenho de cada anulação está na mesma tela utilizada para se gerar o documento''', no campo “Processo” '''(conforme seta “1” da imagem abaixo)'''.

Caso esse campo estiver em branco, é necessário clicar sobre o que constar no campo “Solic. NE” '''(conforme seta “2” da imagem abaixo)''', que então o MATL abrirá uma tela com os dados completos da SNE, incluindo o número do processo de empenho correspondente.

[[Arquivo:Tela 8.png|centro|commoldura]]

''' '''

{{topo}}

Autorização de Fornecimento

2024-07-29T15:28:43Z

Guilherme.batista: /* RESTOS A PAGAR E ACOMPANHAMENTO CONTÍNUO DAS SOLICITAÇÕES DE EMPENHO */

==ORIENTAÇÕES INICIAIS==

Após da assinatura das Atas de Registro de Preços (ARP) e da inserção de seus dados no SIAFI, a vigência do Pregão SRP e outras informações poderão ser consultadas, conforme instruções da seção [[SOLICITAÇÃO_DE_EMPENHO#CONSULTA_DE_ATAS_VIGENTES_E_SALDO_DE_ITENS|Consulta de Atas Vigentes e Saldo de Itens]].

Quando um Pregão constar na planilha [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit#gid=1682132196&fvid=1938859887 'Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes'] o '''empenho dos itens poderá ser solicitado''' pelas unidades requerentes.

O fluxo a seguir busca orientar o servidor quando da necessidade de solicitar um item, considerando as questões de vigência da ata e saldo de itens:

[[Arquivo:Fluxo inicial - Manual AF.jpg|centro|miniaturadaimagem|1223x1223px|Orientações iniciais - Fluxo]]
{{info|:* '''Verificar disponibilidade orçamentária''':

'''Os recursos não devem mais ser alocados na UGR do DCOM. Devem estar disponíveis na UGR do setor requerente'''.

''Material de consumo: Acompanhamento contínuo do '''duodécimo''' por parte da Unidade através do MATL (Aba Centro de Custo -> Consulta Saldo de Cotas -> Cota: Divisão de Material -> Preencher Centro de Custo -> Consultar -> Ver coluna “Saldo) ou consulta direta à SO/SEPLAN.''

''Material permanente: Solicitar à SO/SEPLAN '''Nota de Dotação''' para compra de material permanente via Solicitação Digital. O número '''sequencial''' da Nota de Dotação deve ser informado no último despacho (no momento do encaminhamento “ao gestor de solicitações para emissão de empenho”).''}}

==CONSULTA DE ATAS VIGENTES E SALDO DE ITENS==
{{Info|Caso ainda não possua o nº do pregão ou do processo e do item que se pretende empenhar e tenha dificuldade em encontrar pela planilha indicada abaixo, sugerimos a [[SOLICITAÇÃO_DE_EMPENHO#Consulta da listagem geral de itens licitados por ano|'''consulta da listagem geral de itens licitados por ano''']].}}

=== Consulta de atas vigentes ===

A '''consulta das atas vigentes''' deve ser realizada através da planilha [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit#gid=1682132196 Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes].
[[Arquivo:Planilha Atas Vigentes - SRP - Materiais de Consumo e Permanente.png|centro|commoldura|Planilha Atas Vigentes - SRP - Materiais de Consumo e Permanentes]]
Na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, na coluna “Pregão”, é possível encontrar o Relatório de Homologação do respectivo pregão.
Este documento auxilia a encontrar os itens que estão disponíveis para aquisição e a verificar quais dos itens solicitados pelos setores no processo de origem acabaram cancelados (itens sem vencedor):
[[Arquivo:Relatório de Homologação.png|centro|miniaturadaimagem|677x677px|Exemplo de Relatório de Homologação]]

===Consulta da listagem geral de itens licitados por ano===
Não sendo possível encontrar o item desejado nos relatórios disponíveis na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, é possível realizar a busca no Sistema Solar, conforme orientações a seguir. Esta pesquisa retornará como resultado o saldo de itens em todas as Atas vigentes:

1. No Sistema Solar, selecione o módulo “Compras & Licitações”;

'''ATENÇÃO:''' É necessário possuir acesso ao módulo “Compras & Licitações” para consultar as informações abaixo. Se você não possui, peça acesso por meio da [http://setic.ufsc.br/permissoes/ SeTIC].

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 1.png|500px|center|thumb|Imagem: Módulo “Compras & Licitações”]]

2. Após, no menu “Consultas e Relatórios”, clique em “Saldo de R.P.”;

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 2.png|500px|center|thumb|Imagem: Opção “Saldo de R.P.”]]

3. Na tela de consulta de saldo, informe apenas o ano de vigência a ser pesquisado e clique em “Consultar”.

'''ATENÇÃO:''' O ideal é pesquisar o ano vigente e o anterior, uma vez que as atas possuem 12 meses de vigência e podem haver atas vigentes do ano antecessor ao atual.

Você pode gerar um relatório em PDF ou XLS, entretanto, a busca é mais facilitada por meio do documento em PDF.

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 3.png|700px|center|thumb|Imagem: Parâmetros de consulta]]

4. Após carregado o relatório, pressione no teclado do seu computador as teclas Ctrl + F e digite o item que você procura. No exemplo utilizamos o termo “tesoura”. Em seguida, clique em “Próximo”.

'''ATENÇÃO:''' Note que podem existir vários tipos de item para o mesmo termo, como por exemplo, tesoura de poda, cirúrgica, de escritório etc. Para tanto, cada vez que você clicar “Próximo” aparecerão mais itens, na medida em que estejam disponíveis dentre os itens vigentes daquele ano.

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 4.png|700px|center|thumb|Imagem: Consulta ao PDF]]
[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 5.png|700px|center|thumb|Consulta ao PDF]]

5. O último passo é verificar se o item está vigente (levando em consideração o prazo para pedidos de empenho) e se possui saldo. Para isso, basta verificar os dados que o próprio relatório já traz, incluindo o número do processo do pregão, '''o número do pregão (Nº Edital/Ofício)''' , o número da ata, o nome do fornecedor e o objeto do pregão.[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 6.png|700px|center|thumb|Verificação dos dados]]

{{topo}}

===Consulta a saldo de itens de pregões compartilhados, ou não, entre Unidades===

Tendo em mãos os dados do item que se pretende adquirir (Nº do Item e Pregão/Ano), a consulta do '''saldo do item''' deve ser realizada junto ao Sistema Solar. Não serão mais elaboradas as planilhas de controle de saldo, sendo, a partir de agora, todo o saldo dos pregões controlados diretamente pelo sistema.

1. No Sistema Solar deve-se selecionar, em MENU, o módulo Pedidos -> Consultas e Relatórios -> Saldo AF:

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:17.png|centro|miniaturadaimagem|525x525px]]
2. Na tela de “Saldo AF”, orienta-se que a busca seja feita, no mínimo, com o parâmetro “Nº edital/ofício”, onde deve ser inserido o número e ano do pregão. Outros parâmetros de pesquisa podem ser inseridos, caso sejam de conhecimento/interesse do usuário.
[[Arquivo:6.png|centro|miniaturadaimagem|1159x1159px|Parâmetros de pesquisa no menu "Saldo AF"]]

Sobre o resultado da pesquisa de “Saldo AF”, tem-se como informações relevantes para a consulta de saldo:

* Campo '''SETOR''': setor de origem que demandou o item no processo licitatório;
* Campo '''ITEM''': Nº do item no processo licitatório;
* Campo '''DESCRIÇÃO''': descrição resumida do item;
* Campo '''LICITADO''': quantidade '''total''' licitada para o respectivo item;
* Campo '''SALDO TOTAL''': quantidade do total licitado que ainda está disponível para aquisição;
* Campo '''QT. DEF. SETOR''': refere-se a quantas unidades do total licitado daquele item (campo LICITADO) foi deferida para o setor (conforme campo SETOR)
* Campo '''SALDO SETOR''': quantas unidades do total deferido para o setor ainda está disponível para aquisição.

No caso dos itens que aparecem mais de uma vez no relatório: esses itens são os chamados “'''itens compartilhados'''”.

Neste caso, no campo LICITADO e SALDO TOTAL, a quantidade será a mesma para todos os setores que demandaram aquele item. Assim, o que cada setor deve observar, com maior cautela, são os campos “QT. DEF. SETOR” e, em especial, o campo “SALDO SETOR”, para então identificar quantas unidades estão disponíveis para solicitar.

No caso de itens que não aparecem no relatório, existem duas possibilidades:

- Todo o quantitativo licitado para o item já foi adquirido.

OU

- O item foi cancelado no momento do Pregão Eletrônico (ver anexo na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes):
[[Arquivo:Acesso relatório.png|centro|commoldura|Acesso ao Relatório de Homologação através da planilha de atas vigentes]]
[[Arquivo:Item cancelado.png|centro|commoldura|Relatório de Homologação - Item cancelado]]

==AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF) ==

* Em caso de encaminhamento de AFs de Pregões a vencer, o prazo para envio do pedido de empenho pela Unidade é de 15 (quinze) dias úteis antes da expiração da vigência da ata (validade da ata). Ainda assim, não é garantido o atendimento, considerando que há vários fatores alheios ao DCOM que podem dificultar ou até mesmo inviabilizar a emissão do empenho. Nesses casos e nos demais cujo término da vigência encontra-se próximo, é imprescindível encaminhar e-mail à caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação. 
Antes de iniciar a emissão de um pedido de Autorização de Fornecimento, necessário atentar-se para as situações apresentadas a seguir (as orientações completas de fluxo encontram-se na seção “Emissão de Pedido de AF”).

'''"CARONA INTERNA"'''

- Sendo o caso de carona interna (setor requerente não possui saldo e utilizará de outro setor):

* nos primeiros campos da AF será necessário informar o setor de origem do saldo. Assim que emitida a AF, esta será encaminhada para o setor informado, que deverá autorizar (ou não) o uso do saldo;
* ainda, sendo aplicável, necessário inserir '''e-mail de concordância do fornecedor''' para entrega em localidade distinta da prevista no Termo de Referência (antes, verificar no TR/Edital se já não está prevista entrega para sua localidade).

'''ITEM PERMANENTE'''

- Sendo o caso de pedido de item(ns) permanente(s):

* necessário inserir o '''[https://docs.google.com/document/d/1DdIf1Bn0wqMvDrrooRmL7m_GlzsafOc9I5oRUx5up9c/edit?usp=sharing Formulário de Tombamento];'''
* necessário informar o número da ND no despacho de encaminhamento da AF à CAEX (ND deve ser solicitada via Solicitação Digital, diretamente à SEPLAN).

'''ITEM COM CONTRATO'''

- Caso o pedido seja de um item que exige contrato:

* necessário anexar '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Formulário de Indicação de Fiscais de Contratos Terceirizados]''': dúvidas sobre o preenchimento deste formulário devem ser tratadas diretamente com o '''Departamento de Projetos, Contratos e Convênios''' (DPC/PROAD).
{{info|O contrato é exigido quando há obrigações futuras por parte do fornecedor:

1. Prazo de Entrega superior a 30 dias corridos

2. Garantia estendida, superior a 12 meses

Para conferir se há contrato: consultar o '''processo licitatório''' no SOLAR, acessar a '''Pasta Digital''' e buscar peça intitulada '''Minuta de Contrato''', verificando quais itens estão indicados neste documento. }}{{alertafundobranco|'''ATENÇÃO!'''

- Em cada AF, deve constar apenas um único Pregão;

- O valor mínimo '''por item''' deve ser respeitado de acordo com o respectivo '''Termo de Referência''', com exceção daqueles os quais o valor total registrado ou o saldo remanescente seja abaixo deste. Neste caso, deverá ser solicitada a quantidade total disponível do item;

- Em casos de pedidos encaminhados próximos ao vencimento da ata, é necessário encaminhar e-mail para caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação, sendo imprescindível o cumprimento do prazo geral de atendimento supracitado.}}

=== PREGÕES DE TIC DO MINISTÉRIO DA ECONOMIA (SGD/ME) ===

.

Os pedidos de aquisição dos itens oriundos dos pregões do Ministério da Economia (SGD/ME) '''NÃO''' deverão ser encaminhados por AF, mas por Solicitação Digital (SD) à CAEX/DCOM, respeitando o seguinte fluxo:

.

'''1)''' Localizar o item na '''[https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit?gid=1682132196#gid=1682132196 Planilha de Vigência]''' no site do DCOM (buscar pelo termo "SGD/ME")

'''2)''' Criar uma Solicitação Digital (SD) no Solar, que deverá ser encaminhada à CAEX/DCOM, contendo:

..... '''a)''' A [https://docs.google.com/document/d/1AmkRgvhKvEGLt5qCOql5_Ddld0ZuuqFBDpRfQNIXN8A/edit '''Ordem de Fornecimento de Bens (OFB''')] preenchida e assinada pelo Ordenador de Despesas;

..... '''b)''' O '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras]''', preenchido e assinado;

..... '''c)''' Manifestação de autorização da SETIC referente à aquisição, podendo ser o pdf de um e-mail;

..... '''d)''' Despacho contendo: Nº da UGR solicitante e dados orçamentários completos (PTREs, Fonte, Atividade, etc.); Indicação do nº do item, do Pregão e da Ata de Registro de Preços e os correspondentes valores unitários e totais; Demais informações que constariam em um despacho de pedido de AF.

'''3)''' O DCOM receberá a SD e criará um Processo Digital de Empenho, a ser encaminhado à Unidade requerente para assinatura do Ordenador de Despesas na Solicitação de Nota de Empenho (SNE)

'''4)''' O Requerente enviará o Processo Digital de Empenho ao DCF, com a SNE assinada pelo Ordenador de Despesas

'''5)''' O DCF fará o registro da Nota de Empenho (NE) e encaminhará o Processo Digital de Empenho ao DCOM

'''6)''' O DCOM incluirá a Nota de Empenho (NE) digitada no SIAFI na SD e a encaminhará ao DPC para elaboração do Contrato

'''7)''' O DPC devolverá a SD com o Contrato assinado ao DCOM

'''8)''' O DCOM fará a notificação de entrega ao Fornecedor e encaminhará o Processo Digital de Empenho e a SD ao requerente para acompanhamento da aquisição

'''ATENÇÂO:'''

- Dúvidas sobre as especificações técnicas dos itens, peças processuais, saldos dos itens e maiores informações desses processos deverão ser dirimidas junto à SETIC;

- Dúvidas sobre o preenchimento do Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras deverão ser dirimidas junto ao DPC;

- Cabe à CAEX apenas a operacionalização dos empenhos atinentes a esses processos.

.

{{topo}}

===PASSO A PASSO PARA EMISSÃO DE AF===
Para emitir o pedido de '''Autorização de Fornecimento (AF)''', necessário seguir os seguintes passos:

1. Acessar o Sistema Solar, em MENU -> módulo Pedidos -> Materiais -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> '''Novo'''

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:12.png|centro|miniaturadaimagem|1035x1035px]]
2. Na próxima tela, será realizado o preenchimento da etapa '''1 - Dados''' do pedido. Os principais dados dessa etapa são:

* '''Setor origem:''' Este campo refere-se ao setor de origem do item (ou itens) que será pedido. Aparecerá automaticamente preenchido pelo sistema com o setor de lotação do servidor que está realizando o pedido, porém, caso o pedido seja um caso de CARONA INTERNA, o campo deve ser alterado para o setor que possui saldo do item;
{| class="wikitable"
|+
|Os usuários que não tiverem outros setores disponíveis em Setor origem, devem solicitar acesso em <nowiki>https://suporte.egestao.ufsc.br/autosservico/solicitar.xhtml</nowiki>
Observação:

Informar o CPF e vínculo

Selecionar a opção INCLUIR SETOR-ORIGEM PARA PEDIDO DE AF e informar o setor que se deseja ter acesso.
|}
* '''Interessado''': Requerente ou ordenador de despesas;
* '''Categoria''': 7 - Licitação (Somente para material);
* '''Objeto''': Informar centro requisitante e número/ano do Pregão;
* '''Justificativa''' (Exemplos: Material para uso nas aulas de xxx; Material de expediente para uso na coordenadoria de apoio administrativo).
[[Arquivo:1 - dado.png|centro|miniaturadaimagem|883x883px|Preenchimento da Etapa 1 - Dados]]
Preenchidas esses campos, deve-se clicar em Salvar -> Próxima etapa.

3. Na '''Etapa 2 - Lotes/itens''': Botão Adicionar para inclusão de Itens:
[[Arquivo:Adicionar.png|centro|miniaturadaimagem|827x827px|Etapa 2 - Lotes/Itens]]

4. Na tela para adicionar itens, somente aparecerão os itens que tem como requerente o setor informado no campo "Setor Origem" da etapa 1.

Para realizar a pesquisa do pregão/item, deve-se preencher os campos: Edital (PE000 + nº PE + Ano do PE) e Nº do Item, se preferir.

'''ATENÇÃO''': Utilizar somente um pregão por AF.

Assim que os resultados aparecerem, basta selecionar o item (ou itens) desejado, e clicar em Selecionar.
[[Arquivo:Pesquisa PE.png|centro|commoldura|Consulta de itens]]
5. Ainda na Etapa 2 - Lotes/itens, deve-se inserir o quantitativo dos itens. Após, Salvar -> Próxima Etapa
[[Arquivo:Quantidade.png|centro|miniaturadaimagem|998x998px|Preenchimento do campo "Quantidade pedida"]]

6. '''Etapa 3 – Entrega''': Locais de entrega – Preencher imóvel e setor -> aplicar para todos

'''ATENÇÃO:''' Inserir um '''ÚNICO LOCAL DE ENTREGA COM O QUANTITATIVO TOTAL DE CADA ITEM.''' Tal ação é fundamental para evitar erros e inconsistências de importações do dados no sistema, que podem trazer prejuízos à aquisição.
[[Arquivo:1.png|centro|miniaturadaimagem|908x908px]]
[[Arquivo:2.png|centro|miniaturadaimagem|747x747px]]
[[Arquivo:3.png|centro|miniaturadaimagem|894x894px]]
7. '''Etapa 4 – Concluir''': Enviar e anotar o número do protocolo – esse número corresponde ao número da solicitação da AF.[[Arquivo:Envio.png|centro|miniaturadaimagem|820x820px]]
[[Arquivo:SD.png|centro|miniaturadaimagem|824x824px|borda]]
8. Após emitido o pedido, deve-se atentar ao seguinte:

* Se o pedido emitido é um caso de CARONA INTERNA, ao clicar em enviar, a AF será encaminhada para o setor de origem do item (ou itens), conforme informado no campo Setor origem, na Etapa 1 - Dados. Nesse caso, o setor que está emitindo a AF precisa aguardar o Setor origem autorizar, ou não, o uso do saldo, independentemente de se encontrar ou não na iminência do vencimento do Pregão.
** ''Se o pedido for negado ou forem solicitados ajustes, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Revisar AF. Nesta situação, deve-se seguir as orientações disponíveis em [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#Setor%20requerente%20-%20Revisar%20pedido%20de%20carona%20devolvido%20para%20ajuste|Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste]].''
** ''Quando o pedido for autorizado, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Emitir AF.''

* Se o pedido não é um caso de carona interna, ou seja, o item (ou itens) inserido no pedido é do próprio setor que está emitindo a AF, o pedido irá aparecer em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF. Caso essa opção não apareça no perfil de quem está emitindo a AF, significa que essa pessoa não possui permissão para autorizar. Logo, o pedido aparecerá na fila de servidores com essa permissão (provavelmente a chefia superior).
9. Estando o pedido no menu Emitir AF, deve-se clicar no pedido de realizar o seu recebimento.
[[Arquivo:Emitir.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px]]
10. Na pasta digital, deve-se anexar a [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF)|documentação necessária]], conforme casos específicos (carona interna, material permanente ou item com contrato).

Se não houver documento para ser anexado, pode-se passar diretamente para a próxima etapa.
[[Arquivo:Inserir .png|centro|miniaturadaimagem|504x504px]]

11. Acessar aba Emissão de AF -> Itens: botão Gerar -> preencher Data -> Salvar -> Voltar (Repetir este passo para todos os fornecedores):
[[Arquivo:Gerar .png|centro|miniaturadaimagem|829x829px|Acessar Itens]]
[[Arquivo:Emite af.png|centro|miniaturadaimagem|830x830px|Gerar, inserir data, salvar e voltar]]

{{ok|A Coluna AF deve estar validada para prosseguir com o encaminhamento|}}
[[Arquivo:AF valida.png|centro|miniaturadaimagem|862x862px|Coluna AF validadada para ambos fornecedores]]

12. Nos casos de pedidos de material permanente ou determinados pedidos de material de consumo nos quais não será possível utilizar o duodécimo da Unidade, é necessário abrir uma Solicitação Digital e encaminhar para '''SO/SEPLAN para realizar dotação orçamentária'''. Após o recurso ser alocado informar o número do sequencial da nota de dotação no despacho da AF.

{{alertapequeno|Caso seja pedido de material de '''consumo''' que utilizará como recurso o '''duodécimo''' da Unidade, desconsiderar esta etapa.}}

13. Com o pedido na fila Emitir AF, deve-se, na aba '''Encaminhar'', '''''selecionar a ação '''''"Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho". '''''O '''despacho''' deverá conter as seguintes informações:

* '''''Centro de Custo''''' E ''Dados do recurso:''
** ''Para material de consumo, informar os seguintes dados orçamentários: '''UGR, PTRES, Fonte e Atividade''';''
** ''Para material permanente ou casos específicos: nº sequencial da nota de dotação;''

* ''Local de Entrega, informando o CEP''
* ''Responsável pelo Recebimento, Telefone Completo (48 3721-RAMAL), e E-mail''
* ''Se a entrega será '''parcelada ou total'''''
* '''''Finalidade do(s) item(ns)''' (de forma simplificada, para definição da natureza de despesa contábil do empenho, como por exemplo: para utilização em aula, para utilização em laboratório, material de expediente, entre outras)''

14. Após o preenchimento do despacho, acionar o botão Encaminhar.
[[Arquivo:Enviar CAEX.png|centro|miniaturadaimagem|896x896px]]

{{ok|Dessa forma, o pedido chegará à CAEX pela tarefa "Solicitar emissão de empenho" e será analisado pela equipe. Após a emissão do empenho, enviaremos à Unidade pela tarefa "Compra realizada", informando o número da Solicitação de Nota de Empenho (SNE).
*Fluxo para o caso de necessidade de ajustes encontra-se em desenvolvimento.}}

=== AJUSTE DE AF ===
Nos casos em que a AF é devolvido pela CAEX para ajustes, nos casos em que for necessário excluir item ou alterar quantitativo:

* quando a AF for devolvida ao requerente para ajustes, seguirá para Emitir AF, local em que a Unidade deve ir no ícone de editar (lápis) dos fornecedores e cancelar as AFs correspondentes. Depois, deve encaminhar o pedido para Revisar AF, e nessa tarefa do fluxo então, na aba Ajuste Itens, deverá ajustar os itens e os quantitativos, inclusive ajustando os locais de entrega e clicando em Salvar ao Final. Próximo passo é encaminhar a AF para Autorizar AF e, depois de autorizada (novamente) pelo setor origem, retornará a Emitir AF, onde o requerente então emite as AFs no lapizinho de cada fornecedor e encaminha à CAEX para empenho.

=== PROCESSO DE EMPENHO ===
Com a SNE emitida, a CAEX será responsável por criar o processo de empenho inserindo a SNE e os demais documentos cabíveis.

* Com relação as certidões que são encaminhadas em anexo ao processo de empenho, devem ser observadas os vencimentos de: Receita Federal e PGFN, FGTS, Trabalhista e Estadual.

Tal processo será encaminhado ao setor requerente da respectiva SNE para que o '''ordenador de despesas da UGR''' informada no despacho da AF e usada no empenho realize a '''assinatura da SNE'''.

Com a SNE assinada, o setor requerente deve realizar o envio do processo de empenho ao setor SE/DCF, conforme orientações:
[[Arquivo:Envio DCF.png|centro|miniaturadaimagem|1155x1155px]]
{|
|Se o '''Pregão não estiver prestes a vencer E se nenhuma certidão estiver prestes vencer'''

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: “Para registro de empenho.”

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se o '''Pregão estiver prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: PE vence em X/X/XXXX (preencher com a data do início do título da SNE). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se houver '''certidão prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Certidão vence em X/X/XXXX (preencher com a data que está no título da SNE ao lado de “certidão vence”). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se constar '''CAPES-URGENTE ou URGENTE-CAPES''' no título da SNE ou o local que constar no título for PROPG.UFSC
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Limite para registro do empenho (recursos CAPES) é 21/11/2021. Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|}

O SE/DCF, após análise, fará o encaminhamento do processo de volta ao setor requerente.

* Se a SNE foi registrada pelo DCF, o setor requerente deve fazer o envio do processo à CAEX (fila DIG/CAEX) para notificação do fornecedor;
* Se o DCF identificou algum problema (por exemplo certidão vencida), cabe ao requerente realizar os ajustes e retornar o processo ao DCF para registro.
{{Info|O processo deve retornar à CAEX, na fila DIG/CAEX, ainda durante a vigência do pregão, para notificação ao fornecedor.}}

== CARONA INTERNA ==

=== Setor origem - Analisar pedido de carona interna (autorizar/reprovar/solicitar ajustes) ===
1. Quando um setor emitir uma AF de item (ou itens) que pertece ao seu setor, o pedido aparecerá na guia "Fila de trabalho" -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF.
[[Arquivo:Autorizar.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px|Autorização de uso de saldo]]
2. Ao clicar sobre o pedido, deve-se realizar o recebimento da AF e prosseguir para a análise.

3. Na guia Pasta Digital podem ser visualizadas as informações do pedido, para que então se possa decidir sobre a possibilidade de autorizar o uso do saldo:
[[Arquivo:Pasta digital.png|centro|miniaturadaimagem|774x774px|Informações do pedido - Pasta digital ]]
4. Feita a análise e tomada a decisão sobre a autorização, deve-se clicar na guia Encaminhar, e selecionar o fluxo conforme decisão:
[[Arquivo:Guia encaminhar.png|centro|miniaturadaimagem|775x775px|Encaminhamento do pedido de autorização]]

=== Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste ===
Se o setor origem do item devolver o pedido com o fluxo "Reprovar ou solicitar ajustes", ele aparecerá na tela Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de autorização de fornecimento -> Revisar AF:
[[Arquivo:13.png|centro|miniaturadaimagem|842x842px]]
Acessando o pedido, deve-se ir na guia Pasta Digital e conferir o despacho emitido pelo setor origem.

Se o pedido foi devolvido pelo setor origem com negativa de uso do saldo, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Cancelar pedido AF'''.

Se o setor origem solicitou algum ajuste no item (exclusão de item, redução de quantidade, ou outras situações) deve-se acessar a guia Ajuste Pedido e ajustar os dados conforme necessário (em Dados, Item ou Entrega):

[[Arquivo:14.png|centro|miniaturadaimagem|833x833px]]

Atentar para que a coluna Situação esteja validada. Sem isso, o sistema não permitirá encaminhar a AF novamente.

Realizados os ajustes, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Solicitar Autorização Novamente'''.
[[Arquivo:16.png|centro|miniaturadaimagem|985x985px]]
Ao encaminhar, o pedido retorna para o setor origem do item para nova análise.

Se aprovado, vai para a fila Emitir AF. Caso apresente novamente problemas, irá novamente para a fila Revisar AF.{{topo}}

==RESTOS A PAGAR E ACOMPANHAMENTO CONTÍNUO DAS SOLICITAÇÕES DE EMPENHO==

'''ANULAÇÕES DE EMPENHOS EMITIDOS A PARTIR DE JANEIRO DE 2024'''

Para empenhos emitidos '''a partir de janeiro de 2024''' os procedimentos de anulação deverão ser tratados '''diretamente com o DCF'''. Maiores informações em: http://dcf.proplan.ufsc.br/empenho-digital/

'''ANULAÇÕES DE RESTOS A PAGAR DE EXERCÍCIOS ANTERIORES (2023, 2022, 2021 e 2020)'''

Para consultar empenhos que ainda possuem saldo de exercícios anteriores (de 2023 para trás), emitidos pela UGR do DCOM, bem como solicitar a anulação destes se for o caso, em consonância com o [https://arquivos.ufsc.br/f/6ac27ce792f74dbd9698/ Ofício Circular nº 7/2024/DCF/SEPLAN] e o [https://arquivos.ufsc.br/f/5a93f8cc02cb4d38bd66/ Ofício Circular nº 4/2024/DCOM/PROAD] , seguem orientações abaixo.

'''Primeiro passo''' é entrar no '''MATL''', clicar em '''Empenho''' e, em seguida, '''Indicação'''.

[[Arquivo:1tela.png|centro|commoldura]]

Agora é preciso preencher:

# a UGR do DCOM (153773),
# o número do centro de custo da Unidade
# o ano do exercício que se deseja buscar (opções: somente 2023 ou anteriores até 2020)
# '''Clicando''' por fim em '''"4"''' '''Empenhos com Saldo''' para prosseguir.

É imprescindível efetuar a consulta por ano, gerando uma consulta com o ano de 2023, outra com o de 2022 e assim sucessivamente até o ano de 2020.

[[Arquivo:Tela 2.png|centro|commoldura]]

Aparecerá no resultado uma '''lista de empenhos com saldo da Unidade'''.

* Para os empenhos '''a serem anulados''', deve-se '''manter os campos “Manter” e “Base Legal” em branco''' e preservá-los ali na relação apresentada.
* Para os empenhos que '''não deverão ser anulados''', é preciso '''excluí-los''' ao selecionar a(s) linha(s) a ser(em) excluída(s) e depois clicar em “Exclui linha”.
[[Arquivo:Tela 3.png|centro|commoldura]]

Depois de ajustada a lista '''deixando-a somente com os empenhos a serem anulados''', pode-se clicar em '''1) “Fechar” e 2) “Gravar”.'''

[[Arquivo:Tela 4.png|centro|commoldura]]

Agora foram '''geradas as anulações''' e precisamos clicar em '''“Documento”'''.

[[Arquivo:Tela 5.png|centro|commoldura]]

Clicando em '''"Documento"''', abrirá a tela abaixo, e em seguida é preciso clicar no '''ícone da Impressora''' para que o documento seja '''salvo em pdf'''.

[[Arquivo:Tela 6.png|centro|commoldura]]

Após salvar o documento em pdf, deve-se:

# '''Buscar no SPA''' o '''processo de empenho de origem de cada anulação'''.
#* Se foram três anulações geradas, por exemplo, é preciso buscar os três processos de empenho de origem de cada uma (e efetuar os procedimentos abaixo para cada um deles).
# '''Inserir como peça''' de cada processo de empenho '''o''' '''relatório''' gerado acima;
# Coletar '''assinatura do Ordenador de Despesas''' no referido '''relatório''';
# '''Tramitar cada processo''' de empenho no SPA '''à CAEX/DCOM''' com o despacho: “Para anulação de empenho, conforme relatório em anexo”.

'''ATENÇÃO!'''

'''O número do processo de empenho de cada anulação está na mesma tela utilizada para se gerar o documento''', no campo “Processo” '''(conforme seta “1” da imagem abaixo)'''.

Caso esse campo estiver em branco, é necessário clicar sobre o que constar no campo “Solic. NE” '''(conforme seta “2” da imagem abaixo)''', que então o MATL abrirá uma tela com os dados completos da SNE, incluindo o número do processo de empenho correspondente.

[[Arquivo:Tela 8.png|centro|commoldura]]

''' '''

{{topo}}

Autorização de Fornecimento

2024-07-29T15:27:34Z

Guilherme.batista: /* RESTOS A PAGAR E ACOMPANHAMENTO CONTÍNUO DAS SOLICITAÇÕES DE EMPENHO */

==ORIENTAÇÕES INICIAIS==

Após da assinatura das Atas de Registro de Preços (ARP) e da inserção de seus dados no SIAFI, a vigência do Pregão SRP e outras informações poderão ser consultadas, conforme instruções da seção [[SOLICITAÇÃO_DE_EMPENHO#CONSULTA_DE_ATAS_VIGENTES_E_SALDO_DE_ITENS|Consulta de Atas Vigentes e Saldo de Itens]].

Quando um Pregão constar na planilha [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit#gid=1682132196&fvid=1938859887 'Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes'] o '''empenho dos itens poderá ser solicitado''' pelas unidades requerentes.

O fluxo a seguir busca orientar o servidor quando da necessidade de solicitar um item, considerando as questões de vigência da ata e saldo de itens:

[[Arquivo:Fluxo inicial - Manual AF.jpg|centro|miniaturadaimagem|1223x1223px|Orientações iniciais - Fluxo]]
{{info|:* '''Verificar disponibilidade orçamentária''':

'''Os recursos não devem mais ser alocados na UGR do DCOM. Devem estar disponíveis na UGR do setor requerente'''.

''Material de consumo: Acompanhamento contínuo do '''duodécimo''' por parte da Unidade através do MATL (Aba Centro de Custo -> Consulta Saldo de Cotas -> Cota: Divisão de Material -> Preencher Centro de Custo -> Consultar -> Ver coluna “Saldo) ou consulta direta à SO/SEPLAN.''

''Material permanente: Solicitar à SO/SEPLAN '''Nota de Dotação''' para compra de material permanente via Solicitação Digital. O número '''sequencial''' da Nota de Dotação deve ser informado no último despacho (no momento do encaminhamento “ao gestor de solicitações para emissão de empenho”).''}}

==CONSULTA DE ATAS VIGENTES E SALDO DE ITENS==
{{Info|Caso ainda não possua o nº do pregão ou do processo e do item que se pretende empenhar e tenha dificuldade em encontrar pela planilha indicada abaixo, sugerimos a [[SOLICITAÇÃO_DE_EMPENHO#Consulta da listagem geral de itens licitados por ano|'''consulta da listagem geral de itens licitados por ano''']].}}

=== Consulta de atas vigentes ===

A '''consulta das atas vigentes''' deve ser realizada através da planilha [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit#gid=1682132196 Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes].
[[Arquivo:Planilha Atas Vigentes - SRP - Materiais de Consumo e Permanente.png|centro|commoldura|Planilha Atas Vigentes - SRP - Materiais de Consumo e Permanentes]]
Na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, na coluna “Pregão”, é possível encontrar o Relatório de Homologação do respectivo pregão.
Este documento auxilia a encontrar os itens que estão disponíveis para aquisição e a verificar quais dos itens solicitados pelos setores no processo de origem acabaram cancelados (itens sem vencedor):
[[Arquivo:Relatório de Homologação.png|centro|miniaturadaimagem|677x677px|Exemplo de Relatório de Homologação]]

===Consulta da listagem geral de itens licitados por ano===
Não sendo possível encontrar o item desejado nos relatórios disponíveis na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, é possível realizar a busca no Sistema Solar, conforme orientações a seguir. Esta pesquisa retornará como resultado o saldo de itens em todas as Atas vigentes:

1. No Sistema Solar, selecione o módulo “Compras & Licitações”;

'''ATENÇÃO:''' É necessário possuir acesso ao módulo “Compras & Licitações” para consultar as informações abaixo. Se você não possui, peça acesso por meio da [http://setic.ufsc.br/permissoes/ SeTIC].

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 1.png|500px|center|thumb|Imagem: Módulo “Compras & Licitações”]]

2. Após, no menu “Consultas e Relatórios”, clique em “Saldo de R.P.”;

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 2.png|500px|center|thumb|Imagem: Opção “Saldo de R.P.”]]

3. Na tela de consulta de saldo, informe apenas o ano de vigência a ser pesquisado e clique em “Consultar”.

'''ATENÇÃO:''' O ideal é pesquisar o ano vigente e o anterior, uma vez que as atas possuem 12 meses de vigência e podem haver atas vigentes do ano antecessor ao atual.

Você pode gerar um relatório em PDF ou XLS, entretanto, a busca é mais facilitada por meio do documento em PDF.

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 3.png|700px|center|thumb|Imagem: Parâmetros de consulta]]

4. Após carregado o relatório, pressione no teclado do seu computador as teclas Ctrl + F e digite o item que você procura. No exemplo utilizamos o termo “tesoura”. Em seguida, clique em “Próximo”.

'''ATENÇÃO:''' Note que podem existir vários tipos de item para o mesmo termo, como por exemplo, tesoura de poda, cirúrgica, de escritório etc. Para tanto, cada vez que você clicar “Próximo” aparecerão mais itens, na medida em que estejam disponíveis dentre os itens vigentes daquele ano.

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 4.png|700px|center|thumb|Imagem: Consulta ao PDF]]
[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 5.png|700px|center|thumb|Consulta ao PDF]]

5. O último passo é verificar se o item está vigente (levando em consideração o prazo para pedidos de empenho) e se possui saldo. Para isso, basta verificar os dados que o próprio relatório já traz, incluindo o número do processo do pregão, '''o número do pregão (Nº Edital/Ofício)''' , o número da ata, o nome do fornecedor e o objeto do pregão.[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 6.png|700px|center|thumb|Verificação dos dados]]

{{topo}}

===Consulta a saldo de itens de pregões compartilhados, ou não, entre Unidades===

Tendo em mãos os dados do item que se pretende adquirir (Nº do Item e Pregão/Ano), a consulta do '''saldo do item''' deve ser realizada junto ao Sistema Solar. Não serão mais elaboradas as planilhas de controle de saldo, sendo, a partir de agora, todo o saldo dos pregões controlados diretamente pelo sistema.

1. No Sistema Solar deve-se selecionar, em MENU, o módulo Pedidos -> Consultas e Relatórios -> Saldo AF:

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:17.png|centro|miniaturadaimagem|525x525px]]
2. Na tela de “Saldo AF”, orienta-se que a busca seja feita, no mínimo, com o parâmetro “Nº edital/ofício”, onde deve ser inserido o número e ano do pregão. Outros parâmetros de pesquisa podem ser inseridos, caso sejam de conhecimento/interesse do usuário.
[[Arquivo:6.png|centro|miniaturadaimagem|1159x1159px|Parâmetros de pesquisa no menu "Saldo AF"]]

Sobre o resultado da pesquisa de “Saldo AF”, tem-se como informações relevantes para a consulta de saldo:

* Campo '''SETOR''': setor de origem que demandou o item no processo licitatório;
* Campo '''ITEM''': Nº do item no processo licitatório;
* Campo '''DESCRIÇÃO''': descrição resumida do item;
* Campo '''LICITADO''': quantidade '''total''' licitada para o respectivo item;
* Campo '''SALDO TOTAL''': quantidade do total licitado que ainda está disponível para aquisição;
* Campo '''QT. DEF. SETOR''': refere-se a quantas unidades do total licitado daquele item (campo LICITADO) foi deferida para o setor (conforme campo SETOR)
* Campo '''SALDO SETOR''': quantas unidades do total deferido para o setor ainda está disponível para aquisição.

No caso dos itens que aparecem mais de uma vez no relatório: esses itens são os chamados “'''itens compartilhados'''”.

Neste caso, no campo LICITADO e SALDO TOTAL, a quantidade será a mesma para todos os setores que demandaram aquele item. Assim, o que cada setor deve observar, com maior cautela, são os campos “QT. DEF. SETOR” e, em especial, o campo “SALDO SETOR”, para então identificar quantas unidades estão disponíveis para solicitar.

No caso de itens que não aparecem no relatório, existem duas possibilidades:

- Todo o quantitativo licitado para o item já foi adquirido.

OU

- O item foi cancelado no momento do Pregão Eletrônico (ver anexo na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes):
[[Arquivo:Acesso relatório.png|centro|commoldura|Acesso ao Relatório de Homologação através da planilha de atas vigentes]]
[[Arquivo:Item cancelado.png|centro|commoldura|Relatório de Homologação - Item cancelado]]

==AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF) ==

* Em caso de encaminhamento de AFs de Pregões a vencer, o prazo para envio do pedido de empenho pela Unidade é de 15 (quinze) dias úteis antes da expiração da vigência da ata (validade da ata). Ainda assim, não é garantido o atendimento, considerando que há vários fatores alheios ao DCOM que podem dificultar ou até mesmo inviabilizar a emissão do empenho. Nesses casos e nos demais cujo término da vigência encontra-se próximo, é imprescindível encaminhar e-mail à caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação. 
Antes de iniciar a emissão de um pedido de Autorização de Fornecimento, necessário atentar-se para as situações apresentadas a seguir (as orientações completas de fluxo encontram-se na seção “Emissão de Pedido de AF”).

'''"CARONA INTERNA"'''

- Sendo o caso de carona interna (setor requerente não possui saldo e utilizará de outro setor):

* nos primeiros campos da AF será necessário informar o setor de origem do saldo. Assim que emitida a AF, esta será encaminhada para o setor informado, que deverá autorizar (ou não) o uso do saldo;
* ainda, sendo aplicável, necessário inserir '''e-mail de concordância do fornecedor''' para entrega em localidade distinta da prevista no Termo de Referência (antes, verificar no TR/Edital se já não está prevista entrega para sua localidade).

'''ITEM PERMANENTE'''

- Sendo o caso de pedido de item(ns) permanente(s):

* necessário inserir o '''[https://docs.google.com/document/d/1DdIf1Bn0wqMvDrrooRmL7m_GlzsafOc9I5oRUx5up9c/edit?usp=sharing Formulário de Tombamento];'''
* necessário informar o número da ND no despacho de encaminhamento da AF à CAEX (ND deve ser solicitada via Solicitação Digital, diretamente à SEPLAN).

'''ITEM COM CONTRATO'''

- Caso o pedido seja de um item que exige contrato:

* necessário anexar '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Formulário de Indicação de Fiscais de Contratos Terceirizados]''': dúvidas sobre o preenchimento deste formulário devem ser tratadas diretamente com o '''Departamento de Projetos, Contratos e Convênios''' (DPC/PROAD).
{{info|O contrato é exigido quando há obrigações futuras por parte do fornecedor:

1. Prazo de Entrega superior a 30 dias corridos

2. Garantia estendida, superior a 12 meses

Para conferir se há contrato: consultar o '''processo licitatório''' no SOLAR, acessar a '''Pasta Digital''' e buscar peça intitulada '''Minuta de Contrato''', verificando quais itens estão indicados neste documento. }}{{alertafundobranco|'''ATENÇÃO!'''

- Em cada AF, deve constar apenas um único Pregão;

- O valor mínimo '''por item''' deve ser respeitado de acordo com o respectivo '''Termo de Referência''', com exceção daqueles os quais o valor total registrado ou o saldo remanescente seja abaixo deste. Neste caso, deverá ser solicitada a quantidade total disponível do item;

- Em casos de pedidos encaminhados próximos ao vencimento da ata, é necessário encaminhar e-mail para caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação, sendo imprescindível o cumprimento do prazo geral de atendimento supracitado.}}

=== PREGÕES DE TIC DO MINISTÉRIO DA ECONOMIA (SGD/ME) ===

.

Os pedidos de aquisição dos itens oriundos dos pregões do Ministério da Economia (SGD/ME) '''NÃO''' deverão ser encaminhados por AF, mas por Solicitação Digital (SD) à CAEX/DCOM, respeitando o seguinte fluxo:

.

'''1)''' Localizar o item na '''[https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit?gid=1682132196#gid=1682132196 Planilha de Vigência]''' no site do DCOM (buscar pelo termo "SGD/ME")

'''2)''' Criar uma Solicitação Digital (SD) no Solar, que deverá ser encaminhada à CAEX/DCOM, contendo:

..... '''a)''' A [https://docs.google.com/document/d/1AmkRgvhKvEGLt5qCOql5_Ddld0ZuuqFBDpRfQNIXN8A/edit '''Ordem de Fornecimento de Bens (OFB''')] preenchida e assinada pelo Ordenador de Despesas;

..... '''b)''' O '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras]''', preenchido e assinado;

..... '''c)''' Manifestação de autorização da SETIC referente à aquisição, podendo ser o pdf de um e-mail;

..... '''d)''' Despacho contendo: Nº da UGR solicitante e dados orçamentários completos (PTREs, Fonte, Atividade, etc.); Indicação do nº do item, do Pregão e da Ata de Registro de Preços e os correspondentes valores unitários e totais; Demais informações que constariam em um despacho de pedido de AF.

'''3)''' O DCOM receberá a SD e criará um Processo Digital de Empenho, a ser encaminhado à Unidade requerente para assinatura do Ordenador de Despesas na Solicitação de Nota de Empenho (SNE)

'''4)''' O Requerente enviará o Processo Digital de Empenho ao DCF, com a SNE assinada pelo Ordenador de Despesas

'''5)''' O DCF fará o registro da Nota de Empenho (NE) e encaminhará o Processo Digital de Empenho ao DCOM

'''6)''' O DCOM incluirá a Nota de Empenho (NE) digitada no SIAFI na SD e a encaminhará ao DPC para elaboração do Contrato

'''7)''' O DPC devolverá a SD com o Contrato assinado ao DCOM

'''8)''' O DCOM fará a notificação de entrega ao Fornecedor e encaminhará o Processo Digital de Empenho e a SD ao requerente para acompanhamento da aquisição

'''ATENÇÂO:'''

- Dúvidas sobre as especificações técnicas dos itens, peças processuais, saldos dos itens e maiores informações desses processos deverão ser dirimidas junto à SETIC;

- Dúvidas sobre o preenchimento do Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras deverão ser dirimidas junto ao DPC;

- Cabe à CAEX apenas a operacionalização dos empenhos atinentes a esses processos.

.

{{topo}}

===PASSO A PASSO PARA EMISSÃO DE AF===
Para emitir o pedido de '''Autorização de Fornecimento (AF)''', necessário seguir os seguintes passos:

1. Acessar o Sistema Solar, em MENU -> módulo Pedidos -> Materiais -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> '''Novo'''

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:12.png|centro|miniaturadaimagem|1035x1035px]]
2. Na próxima tela, será realizado o preenchimento da etapa '''1 - Dados''' do pedido. Os principais dados dessa etapa são:

* '''Setor origem:''' Este campo refere-se ao setor de origem do item (ou itens) que será pedido. Aparecerá automaticamente preenchido pelo sistema com o setor de lotação do servidor que está realizando o pedido, porém, caso o pedido seja um caso de CARONA INTERNA, o campo deve ser alterado para o setor que possui saldo do item;
{| class="wikitable"
|+
|Os usuários que não tiverem outros setores disponíveis em Setor origem, devem solicitar acesso em <nowiki>https://suporte.egestao.ufsc.br/autosservico/solicitar.xhtml</nowiki>
Observação:

Informar o CPF e vínculo

Selecionar a opção INCLUIR SETOR-ORIGEM PARA PEDIDO DE AF e informar o setor que se deseja ter acesso.
|}
* '''Interessado''': Requerente ou ordenador de despesas;
* '''Categoria''': 7 - Licitação (Somente para material);
* '''Objeto''': Informar centro requisitante e número/ano do Pregão;
* '''Justificativa''' (Exemplos: Material para uso nas aulas de xxx; Material de expediente para uso na coordenadoria de apoio administrativo).
[[Arquivo:1 - dado.png|centro|miniaturadaimagem|883x883px|Preenchimento da Etapa 1 - Dados]]
Preenchidas esses campos, deve-se clicar em Salvar -> Próxima etapa.

3. Na '''Etapa 2 - Lotes/itens''': Botão Adicionar para inclusão de Itens:
[[Arquivo:Adicionar.png|centro|miniaturadaimagem|827x827px|Etapa 2 - Lotes/Itens]]

4. Na tela para adicionar itens, somente aparecerão os itens que tem como requerente o setor informado no campo "Setor Origem" da etapa 1.

Para realizar a pesquisa do pregão/item, deve-se preencher os campos: Edital (PE000 + nº PE + Ano do PE) e Nº do Item, se preferir.

'''ATENÇÃO''': Utilizar somente um pregão por AF.

Assim que os resultados aparecerem, basta selecionar o item (ou itens) desejado, e clicar em Selecionar.
[[Arquivo:Pesquisa PE.png|centro|commoldura|Consulta de itens]]
5. Ainda na Etapa 2 - Lotes/itens, deve-se inserir o quantitativo dos itens. Após, Salvar -> Próxima Etapa
[[Arquivo:Quantidade.png|centro|miniaturadaimagem|998x998px|Preenchimento do campo "Quantidade pedida"]]

6. '''Etapa 3 – Entrega''': Locais de entrega – Preencher imóvel e setor -> aplicar para todos

'''ATENÇÃO:''' Inserir um '''ÚNICO LOCAL DE ENTREGA COM O QUANTITATIVO TOTAL DE CADA ITEM.''' Tal ação é fundamental para evitar erros e inconsistências de importações do dados no sistema, que podem trazer prejuízos à aquisição.
[[Arquivo:1.png|centro|miniaturadaimagem|908x908px]]
[[Arquivo:2.png|centro|miniaturadaimagem|747x747px]]
[[Arquivo:3.png|centro|miniaturadaimagem|894x894px]]
7. '''Etapa 4 – Concluir''': Enviar e anotar o número do protocolo – esse número corresponde ao número da solicitação da AF.[[Arquivo:Envio.png|centro|miniaturadaimagem|820x820px]]
[[Arquivo:SD.png|centro|miniaturadaimagem|824x824px|borda]]
8. Após emitido o pedido, deve-se atentar ao seguinte:

* Se o pedido emitido é um caso de CARONA INTERNA, ao clicar em enviar, a AF será encaminhada para o setor de origem do item (ou itens), conforme informado no campo Setor origem, na Etapa 1 - Dados. Nesse caso, o setor que está emitindo a AF precisa aguardar o Setor origem autorizar, ou não, o uso do saldo, independentemente de se encontrar ou não na iminência do vencimento do Pregão.
** ''Se o pedido for negado ou forem solicitados ajustes, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Revisar AF. Nesta situação, deve-se seguir as orientações disponíveis em [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#Setor%20requerente%20-%20Revisar%20pedido%20de%20carona%20devolvido%20para%20ajuste|Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste]].''
** ''Quando o pedido for autorizado, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Emitir AF.''

* Se o pedido não é um caso de carona interna, ou seja, o item (ou itens) inserido no pedido é do próprio setor que está emitindo a AF, o pedido irá aparecer em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF. Caso essa opção não apareça no perfil de quem está emitindo a AF, significa que essa pessoa não possui permissão para autorizar. Logo, o pedido aparecerá na fila de servidores com essa permissão (provavelmente a chefia superior).
9. Estando o pedido no menu Emitir AF, deve-se clicar no pedido de realizar o seu recebimento.
[[Arquivo:Emitir.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px]]
10. Na pasta digital, deve-se anexar a [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF)|documentação necessária]], conforme casos específicos (carona interna, material permanente ou item com contrato).

Se não houver documento para ser anexado, pode-se passar diretamente para a próxima etapa.
[[Arquivo:Inserir .png|centro|miniaturadaimagem|504x504px]]

11. Acessar aba Emissão de AF -> Itens: botão Gerar -> preencher Data -> Salvar -> Voltar (Repetir este passo para todos os fornecedores):
[[Arquivo:Gerar .png|centro|miniaturadaimagem|829x829px|Acessar Itens]]
[[Arquivo:Emite af.png|centro|miniaturadaimagem|830x830px|Gerar, inserir data, salvar e voltar]]

{{ok|A Coluna AF deve estar validada para prosseguir com o encaminhamento|}}
[[Arquivo:AF valida.png|centro|miniaturadaimagem|862x862px|Coluna AF validadada para ambos fornecedores]]

12. Nos casos de pedidos de material permanente ou determinados pedidos de material de consumo nos quais não será possível utilizar o duodécimo da Unidade, é necessário abrir uma Solicitação Digital e encaminhar para '''SO/SEPLAN para realizar dotação orçamentária'''. Após o recurso ser alocado informar o número do sequencial da nota de dotação no despacho da AF.

{{alertapequeno|Caso seja pedido de material de '''consumo''' que utilizará como recurso o '''duodécimo''' da Unidade, desconsiderar esta etapa.}}

13. Com o pedido na fila Emitir AF, deve-se, na aba '''Encaminhar'', '''''selecionar a ação '''''"Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho". '''''O '''despacho''' deverá conter as seguintes informações:

* '''''Centro de Custo''''' E ''Dados do recurso:''
** ''Para material de consumo, informar os seguintes dados orçamentários: '''UGR, PTRES, Fonte e Atividade''';''
** ''Para material permanente ou casos específicos: nº sequencial da nota de dotação;''

* ''Local de Entrega, informando o CEP''
* ''Responsável pelo Recebimento, Telefone Completo (48 3721-RAMAL), e E-mail''
* ''Se a entrega será '''parcelada ou total'''''
* '''''Finalidade do(s) item(ns)''' (de forma simplificada, para definição da natureza de despesa contábil do empenho, como por exemplo: para utilização em aula, para utilização em laboratório, material de expediente, entre outras)''

14. Após o preenchimento do despacho, acionar o botão Encaminhar.
[[Arquivo:Enviar CAEX.png|centro|miniaturadaimagem|896x896px]]

{{ok|Dessa forma, o pedido chegará à CAEX pela tarefa "Solicitar emissão de empenho" e será analisado pela equipe. Após a emissão do empenho, enviaremos à Unidade pela tarefa "Compra realizada", informando o número da Solicitação de Nota de Empenho (SNE).
*Fluxo para o caso de necessidade de ajustes encontra-se em desenvolvimento.}}

=== AJUSTE DE AF ===
Nos casos em que a AF é devolvido pela CAEX para ajustes, nos casos em que for necessário excluir item ou alterar quantitativo:

* quando a AF for devolvida ao requerente para ajustes, seguirá para Emitir AF, local em que a Unidade deve ir no ícone de editar (lápis) dos fornecedores e cancelar as AFs correspondentes. Depois, deve encaminhar o pedido para Revisar AF, e nessa tarefa do fluxo então, na aba Ajuste Itens, deverá ajustar os itens e os quantitativos, inclusive ajustando os locais de entrega e clicando em Salvar ao Final. Próximo passo é encaminhar a AF para Autorizar AF e, depois de autorizada (novamente) pelo setor origem, retornará a Emitir AF, onde o requerente então emite as AFs no lapizinho de cada fornecedor e encaminha à CAEX para empenho.

=== PROCESSO DE EMPENHO ===
Com a SNE emitida, a CAEX será responsável por criar o processo de empenho inserindo a SNE e os demais documentos cabíveis.

* Com relação as certidões que são encaminhadas em anexo ao processo de empenho, devem ser observadas os vencimentos de: Receita Federal e PGFN, FGTS, Trabalhista e Estadual.

Tal processo será encaminhado ao setor requerente da respectiva SNE para que o '''ordenador de despesas da UGR''' informada no despacho da AF e usada no empenho realize a '''assinatura da SNE'''.

Com a SNE assinada, o setor requerente deve realizar o envio do processo de empenho ao setor SE/DCF, conforme orientações:
[[Arquivo:Envio DCF.png|centro|miniaturadaimagem|1155x1155px]]
{|
|Se o '''Pregão não estiver prestes a vencer E se nenhuma certidão estiver prestes vencer'''

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: “Para registro de empenho.”

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se o '''Pregão estiver prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: PE vence em X/X/XXXX (preencher com a data do início do título da SNE). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se houver '''certidão prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Certidão vence em X/X/XXXX (preencher com a data que está no título da SNE ao lado de “certidão vence”). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se constar '''CAPES-URGENTE ou URGENTE-CAPES''' no título da SNE ou o local que constar no título for PROPG.UFSC
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Limite para registro do empenho (recursos CAPES) é 21/11/2021. Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|}

O SE/DCF, após análise, fará o encaminhamento do processo de volta ao setor requerente.

* Se a SNE foi registrada pelo DCF, o setor requerente deve fazer o envio do processo à CAEX (fila DIG/CAEX) para notificação do fornecedor;
* Se o DCF identificou algum problema (por exemplo certidão vencida), cabe ao requerente realizar os ajustes e retornar o processo ao DCF para registro.
{{Info|O processo deve retornar à CAEX, na fila DIG/CAEX, ainda durante a vigência do pregão, para notificação ao fornecedor.}}

== CARONA INTERNA ==

=== Setor origem - Analisar pedido de carona interna (autorizar/reprovar/solicitar ajustes) ===
1. Quando um setor emitir uma AF de item (ou itens) que pertece ao seu setor, o pedido aparecerá na guia "Fila de trabalho" -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF.
[[Arquivo:Autorizar.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px|Autorização de uso de saldo]]
2. Ao clicar sobre o pedido, deve-se realizar o recebimento da AF e prosseguir para a análise.

3. Na guia Pasta Digital podem ser visualizadas as informações do pedido, para que então se possa decidir sobre a possibilidade de autorizar o uso do saldo:
[[Arquivo:Pasta digital.png|centro|miniaturadaimagem|774x774px|Informações do pedido - Pasta digital ]]
4. Feita a análise e tomada a decisão sobre a autorização, deve-se clicar na guia Encaminhar, e selecionar o fluxo conforme decisão:
[[Arquivo:Guia encaminhar.png|centro|miniaturadaimagem|775x775px|Encaminhamento do pedido de autorização]]

=== Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste ===
Se o setor origem do item devolver o pedido com o fluxo "Reprovar ou solicitar ajustes", ele aparecerá na tela Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de autorização de fornecimento -> Revisar AF:
[[Arquivo:13.png|centro|miniaturadaimagem|842x842px]]
Acessando o pedido, deve-se ir na guia Pasta Digital e conferir o despacho emitido pelo setor origem.

Se o pedido foi devolvido pelo setor origem com negativa de uso do saldo, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Cancelar pedido AF'''.

Se o setor origem solicitou algum ajuste no item (exclusão de item, redução de quantidade, ou outras situações) deve-se acessar a guia Ajuste Pedido e ajustar os dados conforme necessário (em Dados, Item ou Entrega):

[[Arquivo:14.png|centro|miniaturadaimagem|833x833px]]

Atentar para que a coluna Situação esteja validada. Sem isso, o sistema não permitirá encaminhar a AF novamente.

Realizados os ajustes, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Solicitar Autorização Novamente'''.
[[Arquivo:16.png|centro|miniaturadaimagem|985x985px]]
Ao encaminhar, o pedido retorna para o setor origem do item para nova análise.

Se aprovado, vai para a fila Emitir AF. Caso apresente novamente problemas, irá novamente para a fila Revisar AF.{{topo}}

==RESTOS A PAGAR E ACOMPANHAMENTO CONTÍNUO DAS SOLICITAÇÕES DE EMPENHO==

'''ANULAÇÕES DE EMPENHOS EMITIDOS A PARTIR DE JANEIRO DE 2024'''

Para empenhos emitidos '''a partir de janeiro de 2024''' os procedimentos de anulação deverão ser tratados '''diretamente com o DCF'''. Maiores informações em: http://dcf.proplan.ufsc.br/empenho-digital/

'''ANULAÇÕES DE RESTOS A PAGAR DE EXERCÍCIOS ANTERIORES (2023, 2022, 2021 e 2020)'''

Para consultar empenhos que ainda possuem saldo de exercícios anteriores (de 2023 para trás), emitidos pela UGR do DCOM, bem como solicitar a anulação destes se for o caso, em consonância com o [https://arquivos.ufsc.br/f/6ac27ce792f74dbd9698/ Ofício Circular nº 7/2024/DCF/SEPLAN] e o [https://arquivos.ufsc.br/f/5a93f8cc02cb4d38bd66/ Ofício Circular nº 4/2024/DCOM/PROAD] , seguem orientações abaixo.

'''Primeiro passo''' é entrar no '''MATL''', clicar em '''Empenho''' e, em seguida, '''Indicação'''.

[[Arquivo:1tela.png|centro|commoldura]]

Agora é preciso preencher:

# a UGR do DCOM (153773),
# o número do centro de custo da Unidade
# o ano do exercício que se deseja buscar (opções: somente 2023 ou anteriores até 2020)
# '''Clicando''' por fim em '''"4"''' '''Empenhos com Saldo''' para prosseguir.

É imprescindível efetuar a consulta por ano, gerando uma consulta com o ano de 2023, outra com o de 2022 e assim sucessivamente até o ano de 2020.

[[Arquivo:Tela 2.png|centro|commoldura]]

Aparecerá no resultado uma '''lista de empenhos com saldo da Unidade'''.

* Para os empenhos '''a serem anulados''', deve-se '''manter os campos “Manter” e “Base Legal” em branco''' e preservá-los ali na relação apresentada.
* Para os empenhos que '''não deverão ser anulados''', é preciso '''excluí-los''' ao selecionar a(s) linha(s) a ser(em) excluída(s) e depois clicar em “Exclui linha”.
[[Arquivo:Tela 3.png|centro|commoldura]]

Depois de ajustada a lista '''deixando-a somente com os empenhos a serem anulados''', pode-se clicar em '''1) “Fechar” e 2) “Gravar”.'''

[[Arquivo:Tela 4.png|centro|commoldura]]

Agora foram '''geradas as anulações''' e precisamos clicar em '''“Documento”'''.

[[Arquivo:Tela 5.png|centro|commoldura]]

Clicando em '''"Documento"''', abrirá a tela abaixo, e em seguida é preciso clicar no '''ícone da Impressora''' para que o documento seja '''salvo em pdf'''.

[[Arquivo:Tela 6.png|centro|commoldura]]

Após salvar o documento em pdf, deve-se:

# Buscar no SPA o processo de empenho de origem de cada anulação.
#* Se foram três anulações geradas, por exemplo, é preciso buscar os três processos de empenho de origem de cada uma (e efetuar os procedimentos abaixo para cada um deles).
# Inserir como peça de cada processo de empenho o relatório gerado acima;
# Coletar assinatura do Ordenador de Despesas no referido relatório;
# Tramitar cada processo de empenho no SPA à CAEX/DCOM com o despacho: “Para anulação de empenho, conforme relatório em anexo”.

'''ATENÇÃO!'''

'''O número do processo de empenho de cada anulação está na mesma tela utilizada para se gerar o documento''', no campo “Processo” '''(conforme seta “1” da imagem abaixo)'''.

Caso esse campo estiver em branco, é necessário clicar sobre o que constar no campo “Solic. NE” '''(conforme seta “2” da imagem abaixo)''', que então o MATL abrirá uma tela com os dados completos da SNE, incluindo o número do processo de empenho correspondente.

[[Arquivo:Tela 8.png|centro|commoldura]]

''' '''

{{topo}}

Autorização de Fornecimento

2024-07-29T15:24:53Z

Guilherme.batista: /* RESTOS A PAGAR E ACOMPANHAMENTO CONTÍNUO DAS SOLICITAÇÕES DE EMPENHO */

==ORIENTAÇÕES INICIAIS==

Após da assinatura das Atas de Registro de Preços (ARP) e da inserção de seus dados no SIAFI, a vigência do Pregão SRP e outras informações poderão ser consultadas, conforme instruções da seção [[SOLICITAÇÃO_DE_EMPENHO#CONSULTA_DE_ATAS_VIGENTES_E_SALDO_DE_ITENS|Consulta de Atas Vigentes e Saldo de Itens]].

Quando um Pregão constar na planilha [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit#gid=1682132196&fvid=1938859887 'Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes'] o '''empenho dos itens poderá ser solicitado''' pelas unidades requerentes.

O fluxo a seguir busca orientar o servidor quando da necessidade de solicitar um item, considerando as questões de vigência da ata e saldo de itens:

[[Arquivo:Fluxo inicial - Manual AF.jpg|centro|miniaturadaimagem|1223x1223px|Orientações iniciais - Fluxo]]
{{info|:* '''Verificar disponibilidade orçamentária''':

'''Os recursos não devem mais ser alocados na UGR do DCOM. Devem estar disponíveis na UGR do setor requerente'''.

''Material de consumo: Acompanhamento contínuo do '''duodécimo''' por parte da Unidade através do MATL (Aba Centro de Custo -> Consulta Saldo de Cotas -> Cota: Divisão de Material -> Preencher Centro de Custo -> Consultar -> Ver coluna “Saldo) ou consulta direta à SO/SEPLAN.''

''Material permanente: Solicitar à SO/SEPLAN '''Nota de Dotação''' para compra de material permanente via Solicitação Digital. O número '''sequencial''' da Nota de Dotação deve ser informado no último despacho (no momento do encaminhamento “ao gestor de solicitações para emissão de empenho”).''}}

==CONSULTA DE ATAS VIGENTES E SALDO DE ITENS==
{{Info|Caso ainda não possua o nº do pregão ou do processo e do item que se pretende empenhar e tenha dificuldade em encontrar pela planilha indicada abaixo, sugerimos a [[SOLICITAÇÃO_DE_EMPENHO#Consulta da listagem geral de itens licitados por ano|'''consulta da listagem geral de itens licitados por ano''']].}}

=== Consulta de atas vigentes ===

A '''consulta das atas vigentes''' deve ser realizada através da planilha [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit#gid=1682132196 Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes].
[[Arquivo:Planilha Atas Vigentes - SRP - Materiais de Consumo e Permanente.png|centro|commoldura|Planilha Atas Vigentes - SRP - Materiais de Consumo e Permanentes]]
Na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, na coluna “Pregão”, é possível encontrar o Relatório de Homologação do respectivo pregão.
Este documento auxilia a encontrar os itens que estão disponíveis para aquisição e a verificar quais dos itens solicitados pelos setores no processo de origem acabaram cancelados (itens sem vencedor):
[[Arquivo:Relatório de Homologação.png|centro|miniaturadaimagem|677x677px|Exemplo de Relatório de Homologação]]

===Consulta da listagem geral de itens licitados por ano===
Não sendo possível encontrar o item desejado nos relatórios disponíveis na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, é possível realizar a busca no Sistema Solar, conforme orientações a seguir. Esta pesquisa retornará como resultado o saldo de itens em todas as Atas vigentes:

1. No Sistema Solar, selecione o módulo “Compras & Licitações”;

'''ATENÇÃO:''' É necessário possuir acesso ao módulo “Compras & Licitações” para consultar as informações abaixo. Se você não possui, peça acesso por meio da [http://setic.ufsc.br/permissoes/ SeTIC].

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 1.png|500px|center|thumb|Imagem: Módulo “Compras & Licitações”]]

2. Após, no menu “Consultas e Relatórios”, clique em “Saldo de R.P.”;

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 2.png|500px|center|thumb|Imagem: Opção “Saldo de R.P.”]]

3. Na tela de consulta de saldo, informe apenas o ano de vigência a ser pesquisado e clique em “Consultar”.

'''ATENÇÃO:''' O ideal é pesquisar o ano vigente e o anterior, uma vez que as atas possuem 12 meses de vigência e podem haver atas vigentes do ano antecessor ao atual.

Você pode gerar um relatório em PDF ou XLS, entretanto, a busca é mais facilitada por meio do documento em PDF.

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 3.png|700px|center|thumb|Imagem: Parâmetros de consulta]]

4. Após carregado o relatório, pressione no teclado do seu computador as teclas Ctrl + F e digite o item que você procura. No exemplo utilizamos o termo “tesoura”. Em seguida, clique em “Próximo”.

'''ATENÇÃO:''' Note que podem existir vários tipos de item para o mesmo termo, como por exemplo, tesoura de poda, cirúrgica, de escritório etc. Para tanto, cada vez que você clicar “Próximo” aparecerão mais itens, na medida em que estejam disponíveis dentre os itens vigentes daquele ano.

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 4.png|700px|center|thumb|Imagem: Consulta ao PDF]]
[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 5.png|700px|center|thumb|Consulta ao PDF]]

5. O último passo é verificar se o item está vigente (levando em consideração o prazo para pedidos de empenho) e se possui saldo. Para isso, basta verificar os dados que o próprio relatório já traz, incluindo o número do processo do pregão, '''o número do pregão (Nº Edital/Ofício)''' , o número da ata, o nome do fornecedor e o objeto do pregão.[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 6.png|700px|center|thumb|Verificação dos dados]]

{{topo}}

===Consulta a saldo de itens de pregões compartilhados, ou não, entre Unidades===

Tendo em mãos os dados do item que se pretende adquirir (Nº do Item e Pregão/Ano), a consulta do '''saldo do item''' deve ser realizada junto ao Sistema Solar. Não serão mais elaboradas as planilhas de controle de saldo, sendo, a partir de agora, todo o saldo dos pregões controlados diretamente pelo sistema.

1. No Sistema Solar deve-se selecionar, em MENU, o módulo Pedidos -> Consultas e Relatórios -> Saldo AF:

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:17.png|centro|miniaturadaimagem|525x525px]]
2. Na tela de “Saldo AF”, orienta-se que a busca seja feita, no mínimo, com o parâmetro “Nº edital/ofício”, onde deve ser inserido o número e ano do pregão. Outros parâmetros de pesquisa podem ser inseridos, caso sejam de conhecimento/interesse do usuário.
[[Arquivo:6.png|centro|miniaturadaimagem|1159x1159px|Parâmetros de pesquisa no menu "Saldo AF"]]

Sobre o resultado da pesquisa de “Saldo AF”, tem-se como informações relevantes para a consulta de saldo:

* Campo '''SETOR''': setor de origem que demandou o item no processo licitatório;
* Campo '''ITEM''': Nº do item no processo licitatório;
* Campo '''DESCRIÇÃO''': descrição resumida do item;
* Campo '''LICITADO''': quantidade '''total''' licitada para o respectivo item;
* Campo '''SALDO TOTAL''': quantidade do total licitado que ainda está disponível para aquisição;
* Campo '''QT. DEF. SETOR''': refere-se a quantas unidades do total licitado daquele item (campo LICITADO) foi deferida para o setor (conforme campo SETOR)
* Campo '''SALDO SETOR''': quantas unidades do total deferido para o setor ainda está disponível para aquisição.

No caso dos itens que aparecem mais de uma vez no relatório: esses itens são os chamados “'''itens compartilhados'''”.

Neste caso, no campo LICITADO e SALDO TOTAL, a quantidade será a mesma para todos os setores que demandaram aquele item. Assim, o que cada setor deve observar, com maior cautela, são os campos “QT. DEF. SETOR” e, em especial, o campo “SALDO SETOR”, para então identificar quantas unidades estão disponíveis para solicitar.

No caso de itens que não aparecem no relatório, existem duas possibilidades:

- Todo o quantitativo licitado para o item já foi adquirido.

OU

- O item foi cancelado no momento do Pregão Eletrônico (ver anexo na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes):
[[Arquivo:Acesso relatório.png|centro|commoldura|Acesso ao Relatório de Homologação através da planilha de atas vigentes]]
[[Arquivo:Item cancelado.png|centro|commoldura|Relatório de Homologação - Item cancelado]]

==AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF) ==

* Em caso de encaminhamento de AFs de Pregões a vencer, o prazo para envio do pedido de empenho pela Unidade é de 15 (quinze) dias úteis antes da expiração da vigência da ata (validade da ata). Ainda assim, não é garantido o atendimento, considerando que há vários fatores alheios ao DCOM que podem dificultar ou até mesmo inviabilizar a emissão do empenho. Nesses casos e nos demais cujo término da vigência encontra-se próximo, é imprescindível encaminhar e-mail à caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação. 
Antes de iniciar a emissão de um pedido de Autorização de Fornecimento, necessário atentar-se para as situações apresentadas a seguir (as orientações completas de fluxo encontram-se na seção “Emissão de Pedido de AF”).

'''"CARONA INTERNA"'''

- Sendo o caso de carona interna (setor requerente não possui saldo e utilizará de outro setor):

* nos primeiros campos da AF será necessário informar o setor de origem do saldo. Assim que emitida a AF, esta será encaminhada para o setor informado, que deverá autorizar (ou não) o uso do saldo;
* ainda, sendo aplicável, necessário inserir '''e-mail de concordância do fornecedor''' para entrega em localidade distinta da prevista no Termo de Referência (antes, verificar no TR/Edital se já não está prevista entrega para sua localidade).

'''ITEM PERMANENTE'''

- Sendo o caso de pedido de item(ns) permanente(s):

* necessário inserir o '''[https://docs.google.com/document/d/1DdIf1Bn0wqMvDrrooRmL7m_GlzsafOc9I5oRUx5up9c/edit?usp=sharing Formulário de Tombamento];'''
* necessário informar o número da ND no despacho de encaminhamento da AF à CAEX (ND deve ser solicitada via Solicitação Digital, diretamente à SEPLAN).

'''ITEM COM CONTRATO'''

- Caso o pedido seja de um item que exige contrato:

* necessário anexar '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Formulário de Indicação de Fiscais de Contratos Terceirizados]''': dúvidas sobre o preenchimento deste formulário devem ser tratadas diretamente com o '''Departamento de Projetos, Contratos e Convênios''' (DPC/PROAD).
{{info|O contrato é exigido quando há obrigações futuras por parte do fornecedor:

1. Prazo de Entrega superior a 30 dias corridos

2. Garantia estendida, superior a 12 meses

Para conferir se há contrato: consultar o '''processo licitatório''' no SOLAR, acessar a '''Pasta Digital''' e buscar peça intitulada '''Minuta de Contrato''', verificando quais itens estão indicados neste documento. }}{{alertafundobranco|'''ATENÇÃO!'''

- Em cada AF, deve constar apenas um único Pregão;

- O valor mínimo '''por item''' deve ser respeitado de acordo com o respectivo '''Termo de Referência''', com exceção daqueles os quais o valor total registrado ou o saldo remanescente seja abaixo deste. Neste caso, deverá ser solicitada a quantidade total disponível do item;

- Em casos de pedidos encaminhados próximos ao vencimento da ata, é necessário encaminhar e-mail para caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação, sendo imprescindível o cumprimento do prazo geral de atendimento supracitado.}}

=== PREGÕES DE TIC DO MINISTÉRIO DA ECONOMIA (SGD/ME) ===

.

Os pedidos de aquisição dos itens oriundos dos pregões do Ministério da Economia (SGD/ME) '''NÃO''' deverão ser encaminhados por AF, mas por Solicitação Digital (SD) à CAEX/DCOM, respeitando o seguinte fluxo:

.

'''1)''' Localizar o item na '''[https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit?gid=1682132196#gid=1682132196 Planilha de Vigência]''' no site do DCOM (buscar pelo termo "SGD/ME")

'''2)''' Criar uma Solicitação Digital (SD) no Solar, que deverá ser encaminhada à CAEX/DCOM, contendo:

..... '''a)''' A [https://docs.google.com/document/d/1AmkRgvhKvEGLt5qCOql5_Ddld0ZuuqFBDpRfQNIXN8A/edit '''Ordem de Fornecimento de Bens (OFB''')] preenchida e assinada pelo Ordenador de Despesas;

..... '''b)''' O '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras]''', preenchido e assinado;

..... '''c)''' Manifestação de autorização da SETIC referente à aquisição, podendo ser o pdf de um e-mail;

..... '''d)''' Despacho contendo: Nº da UGR solicitante e dados orçamentários completos (PTREs, Fonte, Atividade, etc.); Indicação do nº do item, do Pregão e da Ata de Registro de Preços e os correspondentes valores unitários e totais; Demais informações que constariam em um despacho de pedido de AF.

'''3)''' O DCOM receberá a SD e criará um Processo Digital de Empenho, a ser encaminhado à Unidade requerente para assinatura do Ordenador de Despesas na Solicitação de Nota de Empenho (SNE)

'''4)''' O Requerente enviará o Processo Digital de Empenho ao DCF, com a SNE assinada pelo Ordenador de Despesas

'''5)''' O DCF fará o registro da Nota de Empenho (NE) e encaminhará o Processo Digital de Empenho ao DCOM

'''6)''' O DCOM incluirá a Nota de Empenho (NE) digitada no SIAFI na SD e a encaminhará ao DPC para elaboração do Contrato

'''7)''' O DPC devolverá a SD com o Contrato assinado ao DCOM

'''8)''' O DCOM fará a notificação de entrega ao Fornecedor e encaminhará o Processo Digital de Empenho e a SD ao requerente para acompanhamento da aquisição

'''ATENÇÂO:'''

- Dúvidas sobre as especificações técnicas dos itens, peças processuais, saldos dos itens e maiores informações desses processos deverão ser dirimidas junto à SETIC;

- Dúvidas sobre o preenchimento do Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras deverão ser dirimidas junto ao DPC;

- Cabe à CAEX apenas a operacionalização dos empenhos atinentes a esses processos.

.

{{topo}}

===PASSO A PASSO PARA EMISSÃO DE AF===
Para emitir o pedido de '''Autorização de Fornecimento (AF)''', necessário seguir os seguintes passos:

1. Acessar o Sistema Solar, em MENU -> módulo Pedidos -> Materiais -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> '''Novo'''

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:12.png|centro|miniaturadaimagem|1035x1035px]]
2. Na próxima tela, será realizado o preenchimento da etapa '''1 - Dados''' do pedido. Os principais dados dessa etapa são:

* '''Setor origem:''' Este campo refere-se ao setor de origem do item (ou itens) que será pedido. Aparecerá automaticamente preenchido pelo sistema com o setor de lotação do servidor que está realizando o pedido, porém, caso o pedido seja um caso de CARONA INTERNA, o campo deve ser alterado para o setor que possui saldo do item;
{| class="wikitable"
|+
|Os usuários que não tiverem outros setores disponíveis em Setor origem, devem solicitar acesso em <nowiki>https://suporte.egestao.ufsc.br/autosservico/solicitar.xhtml</nowiki>
Observação:

Informar o CPF e vínculo

Selecionar a opção INCLUIR SETOR-ORIGEM PARA PEDIDO DE AF e informar o setor que se deseja ter acesso.
|}
* '''Interessado''': Requerente ou ordenador de despesas;
* '''Categoria''': 7 - Licitação (Somente para material);
* '''Objeto''': Informar centro requisitante e número/ano do Pregão;
* '''Justificativa''' (Exemplos: Material para uso nas aulas de xxx; Material de expediente para uso na coordenadoria de apoio administrativo).
[[Arquivo:1 - dado.png|centro|miniaturadaimagem|883x883px|Preenchimento da Etapa 1 - Dados]]
Preenchidas esses campos, deve-se clicar em Salvar -> Próxima etapa.

3. Na '''Etapa 2 - Lotes/itens''': Botão Adicionar para inclusão de Itens:
[[Arquivo:Adicionar.png|centro|miniaturadaimagem|827x827px|Etapa 2 - Lotes/Itens]]

4. Na tela para adicionar itens, somente aparecerão os itens que tem como requerente o setor informado no campo "Setor Origem" da etapa 1.

Para realizar a pesquisa do pregão/item, deve-se preencher os campos: Edital (PE000 + nº PE + Ano do PE) e Nº do Item, se preferir.

'''ATENÇÃO''': Utilizar somente um pregão por AF.

Assim que os resultados aparecerem, basta selecionar o item (ou itens) desejado, e clicar em Selecionar.
[[Arquivo:Pesquisa PE.png|centro|commoldura|Consulta de itens]]
5. Ainda na Etapa 2 - Lotes/itens, deve-se inserir o quantitativo dos itens. Após, Salvar -> Próxima Etapa
[[Arquivo:Quantidade.png|centro|miniaturadaimagem|998x998px|Preenchimento do campo "Quantidade pedida"]]

6. '''Etapa 3 – Entrega''': Locais de entrega – Preencher imóvel e setor -> aplicar para todos

'''ATENÇÃO:''' Inserir um '''ÚNICO LOCAL DE ENTREGA COM O QUANTITATIVO TOTAL DE CADA ITEM.''' Tal ação é fundamental para evitar erros e inconsistências de importações do dados no sistema, que podem trazer prejuízos à aquisição.
[[Arquivo:1.png|centro|miniaturadaimagem|908x908px]]
[[Arquivo:2.png|centro|miniaturadaimagem|747x747px]]
[[Arquivo:3.png|centro|miniaturadaimagem|894x894px]]
7. '''Etapa 4 – Concluir''': Enviar e anotar o número do protocolo – esse número corresponde ao número da solicitação da AF.[[Arquivo:Envio.png|centro|miniaturadaimagem|820x820px]]
[[Arquivo:SD.png|centro|miniaturadaimagem|824x824px|borda]]
8. Após emitido o pedido, deve-se atentar ao seguinte:

* Se o pedido emitido é um caso de CARONA INTERNA, ao clicar em enviar, a AF será encaminhada para o setor de origem do item (ou itens), conforme informado no campo Setor origem, na Etapa 1 - Dados. Nesse caso, o setor que está emitindo a AF precisa aguardar o Setor origem autorizar, ou não, o uso do saldo, independentemente de se encontrar ou não na iminência do vencimento do Pregão.
** ''Se o pedido for negado ou forem solicitados ajustes, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Revisar AF. Nesta situação, deve-se seguir as orientações disponíveis em [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#Setor%20requerente%20-%20Revisar%20pedido%20de%20carona%20devolvido%20para%20ajuste|Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste]].''
** ''Quando o pedido for autorizado, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Emitir AF.''

* Se o pedido não é um caso de carona interna, ou seja, o item (ou itens) inserido no pedido é do próprio setor que está emitindo a AF, o pedido irá aparecer em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF. Caso essa opção não apareça no perfil de quem está emitindo a AF, significa que essa pessoa não possui permissão para autorizar. Logo, o pedido aparecerá na fila de servidores com essa permissão (provavelmente a chefia superior).
9. Estando o pedido no menu Emitir AF, deve-se clicar no pedido de realizar o seu recebimento.
[[Arquivo:Emitir.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px]]
10. Na pasta digital, deve-se anexar a [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF)|documentação necessária]], conforme casos específicos (carona interna, material permanente ou item com contrato).

Se não houver documento para ser anexado, pode-se passar diretamente para a próxima etapa.
[[Arquivo:Inserir .png|centro|miniaturadaimagem|504x504px]]

11. Acessar aba Emissão de AF -> Itens: botão Gerar -> preencher Data -> Salvar -> Voltar (Repetir este passo para todos os fornecedores):
[[Arquivo:Gerar .png|centro|miniaturadaimagem|829x829px|Acessar Itens]]
[[Arquivo:Emite af.png|centro|miniaturadaimagem|830x830px|Gerar, inserir data, salvar e voltar]]

{{ok|A Coluna AF deve estar validada para prosseguir com o encaminhamento|}}
[[Arquivo:AF valida.png|centro|miniaturadaimagem|862x862px|Coluna AF validadada para ambos fornecedores]]

12. Nos casos de pedidos de material permanente ou determinados pedidos de material de consumo nos quais não será possível utilizar o duodécimo da Unidade, é necessário abrir uma Solicitação Digital e encaminhar para '''SO/SEPLAN para realizar dotação orçamentária'''. Após o recurso ser alocado informar o número do sequencial da nota de dotação no despacho da AF.

{{alertapequeno|Caso seja pedido de material de '''consumo''' que utilizará como recurso o '''duodécimo''' da Unidade, desconsiderar esta etapa.}}

13. Com o pedido na fila Emitir AF, deve-se, na aba '''Encaminhar'', '''''selecionar a ação '''''"Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho". '''''O '''despacho''' deverá conter as seguintes informações:

* '''''Centro de Custo''''' E ''Dados do recurso:''
** ''Para material de consumo, informar os seguintes dados orçamentários: '''UGR, PTRES, Fonte e Atividade''';''
** ''Para material permanente ou casos específicos: nº sequencial da nota de dotação;''

* ''Local de Entrega, informando o CEP''
* ''Responsável pelo Recebimento, Telefone Completo (48 3721-RAMAL), e E-mail''
* ''Se a entrega será '''parcelada ou total'''''
* '''''Finalidade do(s) item(ns)''' (de forma simplificada, para definição da natureza de despesa contábil do empenho, como por exemplo: para utilização em aula, para utilização em laboratório, material de expediente, entre outras)''

14. Após o preenchimento do despacho, acionar o botão Encaminhar.
[[Arquivo:Enviar CAEX.png|centro|miniaturadaimagem|896x896px]]

{{ok|Dessa forma, o pedido chegará à CAEX pela tarefa "Solicitar emissão de empenho" e será analisado pela equipe. Após a emissão do empenho, enviaremos à Unidade pela tarefa "Compra realizada", informando o número da Solicitação de Nota de Empenho (SNE).
*Fluxo para o caso de necessidade de ajustes encontra-se em desenvolvimento.}}

=== AJUSTE DE AF ===
Nos casos em que a AF é devolvido pela CAEX para ajustes, nos casos em que for necessário excluir item ou alterar quantitativo:

* quando a AF for devolvida ao requerente para ajustes, seguirá para Emitir AF, local em que a Unidade deve ir no ícone de editar (lápis) dos fornecedores e cancelar as AFs correspondentes. Depois, deve encaminhar o pedido para Revisar AF, e nessa tarefa do fluxo então, na aba Ajuste Itens, deverá ajustar os itens e os quantitativos, inclusive ajustando os locais de entrega e clicando em Salvar ao Final. Próximo passo é encaminhar a AF para Autorizar AF e, depois de autorizada (novamente) pelo setor origem, retornará a Emitir AF, onde o requerente então emite as AFs no lapizinho de cada fornecedor e encaminha à CAEX para empenho.

=== PROCESSO DE EMPENHO ===
Com a SNE emitida, a CAEX será responsável por criar o processo de empenho inserindo a SNE e os demais documentos cabíveis.

* Com relação as certidões que são encaminhadas em anexo ao processo de empenho, devem ser observadas os vencimentos de: Receita Federal e PGFN, FGTS, Trabalhista e Estadual.

Tal processo será encaminhado ao setor requerente da respectiva SNE para que o '''ordenador de despesas da UGR''' informada no despacho da AF e usada no empenho realize a '''assinatura da SNE'''.

Com a SNE assinada, o setor requerente deve realizar o envio do processo de empenho ao setor SE/DCF, conforme orientações:
[[Arquivo:Envio DCF.png|centro|miniaturadaimagem|1155x1155px]]
{|
|Se o '''Pregão não estiver prestes a vencer E se nenhuma certidão estiver prestes vencer'''

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: “Para registro de empenho.”

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se o '''Pregão estiver prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: PE vence em X/X/XXXX (preencher com a data do início do título da SNE). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se houver '''certidão prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Certidão vence em X/X/XXXX (preencher com a data que está no título da SNE ao lado de “certidão vence”). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se constar '''CAPES-URGENTE ou URGENTE-CAPES''' no título da SNE ou o local que constar no título for PROPG.UFSC
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Limite para registro do empenho (recursos CAPES) é 21/11/2021. Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|}

O SE/DCF, após análise, fará o encaminhamento do processo de volta ao setor requerente.

* Se a SNE foi registrada pelo DCF, o setor requerente deve fazer o envio do processo à CAEX (fila DIG/CAEX) para notificação do fornecedor;
* Se o DCF identificou algum problema (por exemplo certidão vencida), cabe ao requerente realizar os ajustes e retornar o processo ao DCF para registro.
{{Info|O processo deve retornar à CAEX, na fila DIG/CAEX, ainda durante a vigência do pregão, para notificação ao fornecedor.}}

== CARONA INTERNA ==

=== Setor origem - Analisar pedido de carona interna (autorizar/reprovar/solicitar ajustes) ===
1. Quando um setor emitir uma AF de item (ou itens) que pertece ao seu setor, o pedido aparecerá na guia "Fila de trabalho" -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF.
[[Arquivo:Autorizar.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px|Autorização de uso de saldo]]
2. Ao clicar sobre o pedido, deve-se realizar o recebimento da AF e prosseguir para a análise.

3. Na guia Pasta Digital podem ser visualizadas as informações do pedido, para que então se possa decidir sobre a possibilidade de autorizar o uso do saldo:
[[Arquivo:Pasta digital.png|centro|miniaturadaimagem|774x774px|Informações do pedido - Pasta digital ]]
4. Feita a análise e tomada a decisão sobre a autorização, deve-se clicar na guia Encaminhar, e selecionar o fluxo conforme decisão:
[[Arquivo:Guia encaminhar.png|centro|miniaturadaimagem|775x775px|Encaminhamento do pedido de autorização]]

=== Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste ===
Se o setor origem do item devolver o pedido com o fluxo "Reprovar ou solicitar ajustes", ele aparecerá na tela Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de autorização de fornecimento -> Revisar AF:
[[Arquivo:13.png|centro|miniaturadaimagem|842x842px]]
Acessando o pedido, deve-se ir na guia Pasta Digital e conferir o despacho emitido pelo setor origem.

Se o pedido foi devolvido pelo setor origem com negativa de uso do saldo, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Cancelar pedido AF'''.

Se o setor origem solicitou algum ajuste no item (exclusão de item, redução de quantidade, ou outras situações) deve-se acessar a guia Ajuste Pedido e ajustar os dados conforme necessário (em Dados, Item ou Entrega):

[[Arquivo:14.png|centro|miniaturadaimagem|833x833px]]

Atentar para que a coluna Situação esteja validada. Sem isso, o sistema não permitirá encaminhar a AF novamente.

Realizados os ajustes, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Solicitar Autorização Novamente'''.
[[Arquivo:16.png|centro|miniaturadaimagem|985x985px]]
Ao encaminhar, o pedido retorna para o setor origem do item para nova análise.

Se aprovado, vai para a fila Emitir AF. Caso apresente novamente problemas, irá novamente para a fila Revisar AF.{{topo}}

==RESTOS A PAGAR E ACOMPANHAMENTO CONTÍNUO DAS SOLICITAÇÕES DE EMPENHO==

'''ANULAÇÕES DE EMPENHOS EMITIDOS A PARTIR DE JANEIRO DE 2024'''

Para empenhos emitidos '''a partir de janeiro de 2024''' os procedimentos de anulação deverão ser tratados '''diretamente com o DCF'''. Maiores informações em: http://dcf.proplan.ufsc.br/empenho-digital/

'''ANULAÇÕES DE RESTOS A PAGAR DE EXERCÍCIOS ANTERIORES (2023, 2022, 2021 e 2020)'''

Para consultar empenhos que ainda possuem saldo de exercícios anteriores (de 2023 para trás), emitidos pela UGR do DCOM, bem como solicitar a anulação destes se for o caso, em consonância com o [https://arquivos.ufsc.br/f/6ac27ce792f74dbd9698/ Ofício Circular nº 7/2024/DCF/SEPLAN] e o [https://arquivos.ufsc.br/f/5a93f8cc02cb4d38bd66/ Ofício Circular nº 4/2024/DCOM/PROAD] , seguem orientações abaixo.

'''Primeiro passo''' é entrar no '''MATL''', clicar em '''Empenho''' e, em seguida, '''Indicação'''.

[[Arquivo:1tela.png|centro|commoldura]]

Agora é preciso preencher:

# a UGR do DCOM (153773),
# o número do centro de custo da Unidade
# o ano do exercício que se deseja buscar (opções: somente 2023 ou anteriores até 2020)
# '''Clicando''' por fim em '''"4"''' '''Empenhos com Saldo''' para prosseguir.

É imprescindível efetuar a consulta por ano, gerando uma consulta com o ano de 2023, outra com o de 2022 e assim sucessivamente até o ano de 2020.

[[Arquivo:Tela 2.png|centro|commoldura]]

Aparecerá no resultado uma '''lista de empenhos com saldo da Unidade'''.

* Para os empenhos '''a serem anulados''', deve-se '''manter os campos “Manter” e “Base Legal” em branco''' e preservá-los ali na relação apresentada.
* Para os empenhos que '''não deverão ser anulados''', é preciso '''excluí-los''' ao selecionar a(s) linha(s) a ser(em) excluída(s) e depois clicar em “Exclui linha”.
[[Arquivo:Tela 3.png|centro|commoldura]]

Depois de ajustada a lista '''deixando-a somente com os empenhos a serem anulados''', pode-se clicar em '''1) “Fechar” e 2) “Gravar”.'''

[[Arquivo:Tela 4.png|centro|commoldura]]

Agora foram '''geradas as anulações''' e precisamos clicar em '''“Documento”'''.

[[Arquivo:Tela 5.png|centro|commoldura]]

Clicando em '''"Documento"''', abrirá a tela abaixo, e em seguida é preciso clicar no '''ícone da Impressora''' para que o documento seja '''salvo em pdf'''.

[[Arquivo:Tela 6.png|centro|commoldura]]

Após salvar o documento em pdf, deve-se:

# Buscar no SPA o processo de empenho de origem de cada anulação.
#* Se foram três anulações geradas, por exemplo, é preciso buscar os três processos de empenho de origem de cada uma (e efetuar os procedimentos abaixo para cada um deles).
# Inserir como peça de cada processo de empenho o relatório gerado acima;
# Coletar assinatura do Ordenador de Despesas no referido relatório;
# Tramitar cada processo de empenho no SPA à CAEX/DCOM com o despacho: “Para anulação de empenho, conforme relatório em anexo”.

'''ATENÇÃO!'''

'''O número do processo de empenho de cada anulação está na mesma tela utilizada para se gerar o documento''', no campo “Processo” '''(conforme seta “1” da imagem abaixo)'''.

Caso esse campo estiver em branco, é necessário clicar sobre o que constar no campo “Solic. NE” '''(conforme seta “2” da imagem abaixo)''', que então o MATL abrirá uma tela com os dados completos da SNE, incluindo o número do processo de empenho correspondente.

[[Arquivo:Tela 8.png|centro|commoldura]]

''' '''

{{topo}}

Arquivo:Tela 8.png

2024-07-29T15:24:00Z

Guilherme.batista:

tela 8 - anulação

Arquivo:Tela 6.png

2024-07-29T15:22:00Z

Guilherme.batista:

tela 6 - empenho

Arquivo:Tela 5.png

2024-07-29T15:21:16Z

Guilherme.batista:

tela 5 - anulação

Arquivo:Tela 4.png

2024-07-29T15:20:17Z

Guilherme.batista:

Tela 4 - anulação

Arquivo:Tela 3.png

2024-07-29T15:19:12Z

Guilherme.batista:

TELA 3 - anulação

Autorização de Fornecimento

2024-07-29T15:17:57Z

Guilherme.batista: /* RESTOS A PAGAR E ACOMPANHAMENTO CONTÍNUO DAS SOLICITAÇÕES DE EMPENHO */

==ORIENTAÇÕES INICIAIS==

Após da assinatura das Atas de Registro de Preços (ARP) e da inserção de seus dados no SIAFI, a vigência do Pregão SRP e outras informações poderão ser consultadas, conforme instruções da seção [[SOLICITAÇÃO_DE_EMPENHO#CONSULTA_DE_ATAS_VIGENTES_E_SALDO_DE_ITENS|Consulta de Atas Vigentes e Saldo de Itens]].

Quando um Pregão constar na planilha [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit#gid=1682132196&fvid=1938859887 'Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes'] o '''empenho dos itens poderá ser solicitado''' pelas unidades requerentes.

O fluxo a seguir busca orientar o servidor quando da necessidade de solicitar um item, considerando as questões de vigência da ata e saldo de itens:

[[Arquivo:Fluxo inicial - Manual AF.jpg|centro|miniaturadaimagem|1223x1223px|Orientações iniciais - Fluxo]]
{{info|:* '''Verificar disponibilidade orçamentária''':

'''Os recursos não devem mais ser alocados na UGR do DCOM. Devem estar disponíveis na UGR do setor requerente'''.

''Material de consumo: Acompanhamento contínuo do '''duodécimo''' por parte da Unidade através do MATL (Aba Centro de Custo -> Consulta Saldo de Cotas -> Cota: Divisão de Material -> Preencher Centro de Custo -> Consultar -> Ver coluna “Saldo) ou consulta direta à SO/SEPLAN.''

''Material permanente: Solicitar à SO/SEPLAN '''Nota de Dotação''' para compra de material permanente via Solicitação Digital. O número '''sequencial''' da Nota de Dotação deve ser informado no último despacho (no momento do encaminhamento “ao gestor de solicitações para emissão de empenho”).''}}

==CONSULTA DE ATAS VIGENTES E SALDO DE ITENS==
{{Info|Caso ainda não possua o nº do pregão ou do processo e do item que se pretende empenhar e tenha dificuldade em encontrar pela planilha indicada abaixo, sugerimos a [[SOLICITAÇÃO_DE_EMPENHO#Consulta da listagem geral de itens licitados por ano|'''consulta da listagem geral de itens licitados por ano''']].}}

=== Consulta de atas vigentes ===

A '''consulta das atas vigentes''' deve ser realizada através da planilha [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit#gid=1682132196 Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes].
[[Arquivo:Planilha Atas Vigentes - SRP - Materiais de Consumo e Permanente.png|centro|commoldura|Planilha Atas Vigentes - SRP - Materiais de Consumo e Permanentes]]
Na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, na coluna “Pregão”, é possível encontrar o Relatório de Homologação do respectivo pregão.
Este documento auxilia a encontrar os itens que estão disponíveis para aquisição e a verificar quais dos itens solicitados pelos setores no processo de origem acabaram cancelados (itens sem vencedor):
[[Arquivo:Relatório de Homologação.png|centro|miniaturadaimagem|677x677px|Exemplo de Relatório de Homologação]]

===Consulta da listagem geral de itens licitados por ano===
Não sendo possível encontrar o item desejado nos relatórios disponíveis na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, é possível realizar a busca no Sistema Solar, conforme orientações a seguir. Esta pesquisa retornará como resultado o saldo de itens em todas as Atas vigentes:

1. No Sistema Solar, selecione o módulo “Compras & Licitações”;

'''ATENÇÃO:''' É necessário possuir acesso ao módulo “Compras & Licitações” para consultar as informações abaixo. Se você não possui, peça acesso por meio da [http://setic.ufsc.br/permissoes/ SeTIC].

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 1.png|500px|center|thumb|Imagem: Módulo “Compras & Licitações”]]

2. Após, no menu “Consultas e Relatórios”, clique em “Saldo de R.P.”;

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 2.png|500px|center|thumb|Imagem: Opção “Saldo de R.P.”]]

3. Na tela de consulta de saldo, informe apenas o ano de vigência a ser pesquisado e clique em “Consultar”.

'''ATENÇÃO:''' O ideal é pesquisar o ano vigente e o anterior, uma vez que as atas possuem 12 meses de vigência e podem haver atas vigentes do ano antecessor ao atual.

Você pode gerar um relatório em PDF ou XLS, entretanto, a busca é mais facilitada por meio do documento em PDF.

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 3.png|700px|center|thumb|Imagem: Parâmetros de consulta]]

4. Após carregado o relatório, pressione no teclado do seu computador as teclas Ctrl + F e digite o item que você procura. No exemplo utilizamos o termo “tesoura”. Em seguida, clique em “Próximo”.

'''ATENÇÃO:''' Note que podem existir vários tipos de item para o mesmo termo, como por exemplo, tesoura de poda, cirúrgica, de escritório etc. Para tanto, cada vez que você clicar “Próximo” aparecerão mais itens, na medida em que estejam disponíveis dentre os itens vigentes daquele ano.

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 4.png|700px|center|thumb|Imagem: Consulta ao PDF]]
[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 5.png|700px|center|thumb|Consulta ao PDF]]

5. O último passo é verificar se o item está vigente (levando em consideração o prazo para pedidos de empenho) e se possui saldo. Para isso, basta verificar os dados que o próprio relatório já traz, incluindo o número do processo do pregão, '''o número do pregão (Nº Edital/Ofício)''' , o número da ata, o nome do fornecedor e o objeto do pregão.[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 6.png|700px|center|thumb|Verificação dos dados]]

{{topo}}

===Consulta a saldo de itens de pregões compartilhados, ou não, entre Unidades===

Tendo em mãos os dados do item que se pretende adquirir (Nº do Item e Pregão/Ano), a consulta do '''saldo do item''' deve ser realizada junto ao Sistema Solar. Não serão mais elaboradas as planilhas de controle de saldo, sendo, a partir de agora, todo o saldo dos pregões controlados diretamente pelo sistema.

1. No Sistema Solar deve-se selecionar, em MENU, o módulo Pedidos -> Consultas e Relatórios -> Saldo AF:

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:17.png|centro|miniaturadaimagem|525x525px]]
2. Na tela de “Saldo AF”, orienta-se que a busca seja feita, no mínimo, com o parâmetro “Nº edital/ofício”, onde deve ser inserido o número e ano do pregão. Outros parâmetros de pesquisa podem ser inseridos, caso sejam de conhecimento/interesse do usuário.
[[Arquivo:6.png|centro|miniaturadaimagem|1159x1159px|Parâmetros de pesquisa no menu "Saldo AF"]]

Sobre o resultado da pesquisa de “Saldo AF”, tem-se como informações relevantes para a consulta de saldo:

* Campo '''SETOR''': setor de origem que demandou o item no processo licitatório;
* Campo '''ITEM''': Nº do item no processo licitatório;
* Campo '''DESCRIÇÃO''': descrição resumida do item;
* Campo '''LICITADO''': quantidade '''total''' licitada para o respectivo item;
* Campo '''SALDO TOTAL''': quantidade do total licitado que ainda está disponível para aquisição;
* Campo '''QT. DEF. SETOR''': refere-se a quantas unidades do total licitado daquele item (campo LICITADO) foi deferida para o setor (conforme campo SETOR)
* Campo '''SALDO SETOR''': quantas unidades do total deferido para o setor ainda está disponível para aquisição.

No caso dos itens que aparecem mais de uma vez no relatório: esses itens são os chamados “'''itens compartilhados'''”.

Neste caso, no campo LICITADO e SALDO TOTAL, a quantidade será a mesma para todos os setores que demandaram aquele item. Assim, o que cada setor deve observar, com maior cautela, são os campos “QT. DEF. SETOR” e, em especial, o campo “SALDO SETOR”, para então identificar quantas unidades estão disponíveis para solicitar.

No caso de itens que não aparecem no relatório, existem duas possibilidades:

- Todo o quantitativo licitado para o item já foi adquirido.

OU

- O item foi cancelado no momento do Pregão Eletrônico (ver anexo na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes):
[[Arquivo:Acesso relatório.png|centro|commoldura|Acesso ao Relatório de Homologação através da planilha de atas vigentes]]
[[Arquivo:Item cancelado.png|centro|commoldura|Relatório de Homologação - Item cancelado]]

==AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF) ==

* Em caso de encaminhamento de AFs de Pregões a vencer, o prazo para envio do pedido de empenho pela Unidade é de 15 (quinze) dias úteis antes da expiração da vigência da ata (validade da ata). Ainda assim, não é garantido o atendimento, considerando que há vários fatores alheios ao DCOM que podem dificultar ou até mesmo inviabilizar a emissão do empenho. Nesses casos e nos demais cujo término da vigência encontra-se próximo, é imprescindível encaminhar e-mail à caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação. 
Antes de iniciar a emissão de um pedido de Autorização de Fornecimento, necessário atentar-se para as situações apresentadas a seguir (as orientações completas de fluxo encontram-se na seção “Emissão de Pedido de AF”).

'''"CARONA INTERNA"'''

- Sendo o caso de carona interna (setor requerente não possui saldo e utilizará de outro setor):

* nos primeiros campos da AF será necessário informar o setor de origem do saldo. Assim que emitida a AF, esta será encaminhada para o setor informado, que deverá autorizar (ou não) o uso do saldo;
* ainda, sendo aplicável, necessário inserir '''e-mail de concordância do fornecedor''' para entrega em localidade distinta da prevista no Termo de Referência (antes, verificar no TR/Edital se já não está prevista entrega para sua localidade).

'''ITEM PERMANENTE'''

- Sendo o caso de pedido de item(ns) permanente(s):

* necessário inserir o '''[https://docs.google.com/document/d/1DdIf1Bn0wqMvDrrooRmL7m_GlzsafOc9I5oRUx5up9c/edit?usp=sharing Formulário de Tombamento];'''
* necessário informar o número da ND no despacho de encaminhamento da AF à CAEX (ND deve ser solicitada via Solicitação Digital, diretamente à SEPLAN).

'''ITEM COM CONTRATO'''

- Caso o pedido seja de um item que exige contrato:

* necessário anexar '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Formulário de Indicação de Fiscais de Contratos Terceirizados]''': dúvidas sobre o preenchimento deste formulário devem ser tratadas diretamente com o '''Departamento de Projetos, Contratos e Convênios''' (DPC/PROAD).
{{info|O contrato é exigido quando há obrigações futuras por parte do fornecedor:

1. Prazo de Entrega superior a 30 dias corridos

2. Garantia estendida, superior a 12 meses

Para conferir se há contrato: consultar o '''processo licitatório''' no SOLAR, acessar a '''Pasta Digital''' e buscar peça intitulada '''Minuta de Contrato''', verificando quais itens estão indicados neste documento. }}{{alertafundobranco|'''ATENÇÃO!'''

- Em cada AF, deve constar apenas um único Pregão;

- O valor mínimo '''por item''' deve ser respeitado de acordo com o respectivo '''Termo de Referência''', com exceção daqueles os quais o valor total registrado ou o saldo remanescente seja abaixo deste. Neste caso, deverá ser solicitada a quantidade total disponível do item;

- Em casos de pedidos encaminhados próximos ao vencimento da ata, é necessário encaminhar e-mail para caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação, sendo imprescindível o cumprimento do prazo geral de atendimento supracitado.}}

=== PREGÕES DE TIC DO MINISTÉRIO DA ECONOMIA (SGD/ME) ===

.

Os pedidos de aquisição dos itens oriundos dos pregões do Ministério da Economia (SGD/ME) '''NÃO''' deverão ser encaminhados por AF, mas por Solicitação Digital (SD) à CAEX/DCOM, respeitando o seguinte fluxo:

.

'''1)''' Localizar o item na '''[https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit?gid=1682132196#gid=1682132196 Planilha de Vigência]''' no site do DCOM (buscar pelo termo "SGD/ME")

'''2)''' Criar uma Solicitação Digital (SD) no Solar, que deverá ser encaminhada à CAEX/DCOM, contendo:

..... '''a)''' A [https://docs.google.com/document/d/1AmkRgvhKvEGLt5qCOql5_Ddld0ZuuqFBDpRfQNIXN8A/edit '''Ordem de Fornecimento de Bens (OFB''')] preenchida e assinada pelo Ordenador de Despesas;

..... '''b)''' O '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras]''', preenchido e assinado;

..... '''c)''' Manifestação de autorização da SETIC referente à aquisição, podendo ser o pdf de um e-mail;

..... '''d)''' Despacho contendo: Nº da UGR solicitante e dados orçamentários completos (PTREs, Fonte, Atividade, etc.); Indicação do nº do item, do Pregão e da Ata de Registro de Preços e os correspondentes valores unitários e totais; Demais informações que constariam em um despacho de pedido de AF.

'''3)''' O DCOM receberá a SD e criará um Processo Digital de Empenho, a ser encaminhado à Unidade requerente para assinatura do Ordenador de Despesas na Solicitação de Nota de Empenho (SNE)

'''4)''' O Requerente enviará o Processo Digital de Empenho ao DCF, com a SNE assinada pelo Ordenador de Despesas

'''5)''' O DCF fará o registro da Nota de Empenho (NE) e encaminhará o Processo Digital de Empenho ao DCOM

'''6)''' O DCOM incluirá a Nota de Empenho (NE) digitada no SIAFI na SD e a encaminhará ao DPC para elaboração do Contrato

'''7)''' O DPC devolverá a SD com o Contrato assinado ao DCOM

'''8)''' O DCOM fará a notificação de entrega ao Fornecedor e encaminhará o Processo Digital de Empenho e a SD ao requerente para acompanhamento da aquisição

'''ATENÇÂO:'''

- Dúvidas sobre as especificações técnicas dos itens, peças processuais, saldos dos itens e maiores informações desses processos deverão ser dirimidas junto à SETIC;

- Dúvidas sobre o preenchimento do Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras deverão ser dirimidas junto ao DPC;

- Cabe à CAEX apenas a operacionalização dos empenhos atinentes a esses processos.

.

{{topo}}

===PASSO A PASSO PARA EMISSÃO DE AF===
Para emitir o pedido de '''Autorização de Fornecimento (AF)''', necessário seguir os seguintes passos:

1. Acessar o Sistema Solar, em MENU -> módulo Pedidos -> Materiais -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> '''Novo'''

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:12.png|centro|miniaturadaimagem|1035x1035px]]
2. Na próxima tela, será realizado o preenchimento da etapa '''1 - Dados''' do pedido. Os principais dados dessa etapa são:

* '''Setor origem:''' Este campo refere-se ao setor de origem do item (ou itens) que será pedido. Aparecerá automaticamente preenchido pelo sistema com o setor de lotação do servidor que está realizando o pedido, porém, caso o pedido seja um caso de CARONA INTERNA, o campo deve ser alterado para o setor que possui saldo do item;
{| class="wikitable"
|+
|Os usuários que não tiverem outros setores disponíveis em Setor origem, devem solicitar acesso em <nowiki>https://suporte.egestao.ufsc.br/autosservico/solicitar.xhtml</nowiki>
Observação:

Informar o CPF e vínculo

Selecionar a opção INCLUIR SETOR-ORIGEM PARA PEDIDO DE AF e informar o setor que se deseja ter acesso.
|}
* '''Interessado''': Requerente ou ordenador de despesas;
* '''Categoria''': 7 - Licitação (Somente para material);
* '''Objeto''': Informar centro requisitante e número/ano do Pregão;
* '''Justificativa''' (Exemplos: Material para uso nas aulas de xxx; Material de expediente para uso na coordenadoria de apoio administrativo).
[[Arquivo:1 - dado.png|centro|miniaturadaimagem|883x883px|Preenchimento da Etapa 1 - Dados]]
Preenchidas esses campos, deve-se clicar em Salvar -> Próxima etapa.

3. Na '''Etapa 2 - Lotes/itens''': Botão Adicionar para inclusão de Itens:
[[Arquivo:Adicionar.png|centro|miniaturadaimagem|827x827px|Etapa 2 - Lotes/Itens]]

4. Na tela para adicionar itens, somente aparecerão os itens que tem como requerente o setor informado no campo "Setor Origem" da etapa 1.

Para realizar a pesquisa do pregão/item, deve-se preencher os campos: Edital (PE000 + nº PE + Ano do PE) e Nº do Item, se preferir.

'''ATENÇÃO''': Utilizar somente um pregão por AF.

Assim que os resultados aparecerem, basta selecionar o item (ou itens) desejado, e clicar em Selecionar.
[[Arquivo:Pesquisa PE.png|centro|commoldura|Consulta de itens]]
5. Ainda na Etapa 2 - Lotes/itens, deve-se inserir o quantitativo dos itens. Após, Salvar -> Próxima Etapa
[[Arquivo:Quantidade.png|centro|miniaturadaimagem|998x998px|Preenchimento do campo "Quantidade pedida"]]

6. '''Etapa 3 – Entrega''': Locais de entrega – Preencher imóvel e setor -> aplicar para todos

'''ATENÇÃO:''' Inserir um '''ÚNICO LOCAL DE ENTREGA COM O QUANTITATIVO TOTAL DE CADA ITEM.''' Tal ação é fundamental para evitar erros e inconsistências de importações do dados no sistema, que podem trazer prejuízos à aquisição.
[[Arquivo:1.png|centro|miniaturadaimagem|908x908px]]
[[Arquivo:2.png|centro|miniaturadaimagem|747x747px]]
[[Arquivo:3.png|centro|miniaturadaimagem|894x894px]]
7. '''Etapa 4 – Concluir''': Enviar e anotar o número do protocolo – esse número corresponde ao número da solicitação da AF.[[Arquivo:Envio.png|centro|miniaturadaimagem|820x820px]]
[[Arquivo:SD.png|centro|miniaturadaimagem|824x824px|borda]]
8. Após emitido o pedido, deve-se atentar ao seguinte:

* Se o pedido emitido é um caso de CARONA INTERNA, ao clicar em enviar, a AF será encaminhada para o setor de origem do item (ou itens), conforme informado no campo Setor origem, na Etapa 1 - Dados. Nesse caso, o setor que está emitindo a AF precisa aguardar o Setor origem autorizar, ou não, o uso do saldo, independentemente de se encontrar ou não na iminência do vencimento do Pregão.
** ''Se o pedido for negado ou forem solicitados ajustes, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Revisar AF. Nesta situação, deve-se seguir as orientações disponíveis em [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#Setor%20requerente%20-%20Revisar%20pedido%20de%20carona%20devolvido%20para%20ajuste|Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste]].''
** ''Quando o pedido for autorizado, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Emitir AF.''

* Se o pedido não é um caso de carona interna, ou seja, o item (ou itens) inserido no pedido é do próprio setor que está emitindo a AF, o pedido irá aparecer em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF. Caso essa opção não apareça no perfil de quem está emitindo a AF, significa que essa pessoa não possui permissão para autorizar. Logo, o pedido aparecerá na fila de servidores com essa permissão (provavelmente a chefia superior).
9. Estando o pedido no menu Emitir AF, deve-se clicar no pedido de realizar o seu recebimento.
[[Arquivo:Emitir.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px]]
10. Na pasta digital, deve-se anexar a [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF)|documentação necessária]], conforme casos específicos (carona interna, material permanente ou item com contrato).

Se não houver documento para ser anexado, pode-se passar diretamente para a próxima etapa.
[[Arquivo:Inserir .png|centro|miniaturadaimagem|504x504px]]

11. Acessar aba Emissão de AF -> Itens: botão Gerar -> preencher Data -> Salvar -> Voltar (Repetir este passo para todos os fornecedores):
[[Arquivo:Gerar .png|centro|miniaturadaimagem|829x829px|Acessar Itens]]
[[Arquivo:Emite af.png|centro|miniaturadaimagem|830x830px|Gerar, inserir data, salvar e voltar]]

{{ok|A Coluna AF deve estar validada para prosseguir com o encaminhamento|}}
[[Arquivo:AF valida.png|centro|miniaturadaimagem|862x862px|Coluna AF validadada para ambos fornecedores]]

12. Nos casos de pedidos de material permanente ou determinados pedidos de material de consumo nos quais não será possível utilizar o duodécimo da Unidade, é necessário abrir uma Solicitação Digital e encaminhar para '''SO/SEPLAN para realizar dotação orçamentária'''. Após o recurso ser alocado informar o número do sequencial da nota de dotação no despacho da AF.

{{alertapequeno|Caso seja pedido de material de '''consumo''' que utilizará como recurso o '''duodécimo''' da Unidade, desconsiderar esta etapa.}}

13. Com o pedido na fila Emitir AF, deve-se, na aba '''Encaminhar'', '''''selecionar a ação '''''"Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho". '''''O '''despacho''' deverá conter as seguintes informações:

* '''''Centro de Custo''''' E ''Dados do recurso:''
** ''Para material de consumo, informar os seguintes dados orçamentários: '''UGR, PTRES, Fonte e Atividade''';''
** ''Para material permanente ou casos específicos: nº sequencial da nota de dotação;''

* ''Local de Entrega, informando o CEP''
* ''Responsável pelo Recebimento, Telefone Completo (48 3721-RAMAL), e E-mail''
* ''Se a entrega será '''parcelada ou total'''''
* '''''Finalidade do(s) item(ns)''' (de forma simplificada, para definição da natureza de despesa contábil do empenho, como por exemplo: para utilização em aula, para utilização em laboratório, material de expediente, entre outras)''

14. Após o preenchimento do despacho, acionar o botão Encaminhar.
[[Arquivo:Enviar CAEX.png|centro|miniaturadaimagem|896x896px]]

{{ok|Dessa forma, o pedido chegará à CAEX pela tarefa "Solicitar emissão de empenho" e será analisado pela equipe. Após a emissão do empenho, enviaremos à Unidade pela tarefa "Compra realizada", informando o número da Solicitação de Nota de Empenho (SNE).
*Fluxo para o caso de necessidade de ajustes encontra-se em desenvolvimento.}}

=== AJUSTE DE AF ===
Nos casos em que a AF é devolvido pela CAEX para ajustes, nos casos em que for necessário excluir item ou alterar quantitativo:

* quando a AF for devolvida ao requerente para ajustes, seguirá para Emitir AF, local em que a Unidade deve ir no ícone de editar (lápis) dos fornecedores e cancelar as AFs correspondentes. Depois, deve encaminhar o pedido para Revisar AF, e nessa tarefa do fluxo então, na aba Ajuste Itens, deverá ajustar os itens e os quantitativos, inclusive ajustando os locais de entrega e clicando em Salvar ao Final. Próximo passo é encaminhar a AF para Autorizar AF e, depois de autorizada (novamente) pelo setor origem, retornará a Emitir AF, onde o requerente então emite as AFs no lapizinho de cada fornecedor e encaminha à CAEX para empenho.

=== PROCESSO DE EMPENHO ===
Com a SNE emitida, a CAEX será responsável por criar o processo de empenho inserindo a SNE e os demais documentos cabíveis.

* Com relação as certidões que são encaminhadas em anexo ao processo de empenho, devem ser observadas os vencimentos de: Receita Federal e PGFN, FGTS, Trabalhista e Estadual.

Tal processo será encaminhado ao setor requerente da respectiva SNE para que o '''ordenador de despesas da UGR''' informada no despacho da AF e usada no empenho realize a '''assinatura da SNE'''.

Com a SNE assinada, o setor requerente deve realizar o envio do processo de empenho ao setor SE/DCF, conforme orientações:
[[Arquivo:Envio DCF.png|centro|miniaturadaimagem|1155x1155px]]
{|
|Se o '''Pregão não estiver prestes a vencer E se nenhuma certidão estiver prestes vencer'''

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: “Para registro de empenho.”

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se o '''Pregão estiver prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: PE vence em X/X/XXXX (preencher com a data do início do título da SNE). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se houver '''certidão prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Certidão vence em X/X/XXXX (preencher com a data que está no título da SNE ao lado de “certidão vence”). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se constar '''CAPES-URGENTE ou URGENTE-CAPES''' no título da SNE ou o local que constar no título for PROPG.UFSC
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Limite para registro do empenho (recursos CAPES) é 21/11/2021. Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|}

O SE/DCF, após análise, fará o encaminhamento do processo de volta ao setor requerente.

* Se a SNE foi registrada pelo DCF, o setor requerente deve fazer o envio do processo à CAEX (fila DIG/CAEX) para notificação do fornecedor;
* Se o DCF identificou algum problema (por exemplo certidão vencida), cabe ao requerente realizar os ajustes e retornar o processo ao DCF para registro.
{{Info|O processo deve retornar à CAEX, na fila DIG/CAEX, ainda durante a vigência do pregão, para notificação ao fornecedor.}}

== CARONA INTERNA ==

=== Setor origem - Analisar pedido de carona interna (autorizar/reprovar/solicitar ajustes) ===
1. Quando um setor emitir uma AF de item (ou itens) que pertece ao seu setor, o pedido aparecerá na guia "Fila de trabalho" -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF.
[[Arquivo:Autorizar.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px|Autorização de uso de saldo]]
2. Ao clicar sobre o pedido, deve-se realizar o recebimento da AF e prosseguir para a análise.

3. Na guia Pasta Digital podem ser visualizadas as informações do pedido, para que então se possa decidir sobre a possibilidade de autorizar o uso do saldo:
[[Arquivo:Pasta digital.png|centro|miniaturadaimagem|774x774px|Informações do pedido - Pasta digital ]]
4. Feita a análise e tomada a decisão sobre a autorização, deve-se clicar na guia Encaminhar, e selecionar o fluxo conforme decisão:
[[Arquivo:Guia encaminhar.png|centro|miniaturadaimagem|775x775px|Encaminhamento do pedido de autorização]]

=== Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste ===
Se o setor origem do item devolver o pedido com o fluxo "Reprovar ou solicitar ajustes", ele aparecerá na tela Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de autorização de fornecimento -> Revisar AF:
[[Arquivo:13.png|centro|miniaturadaimagem|842x842px]]
Acessando o pedido, deve-se ir na guia Pasta Digital e conferir o despacho emitido pelo setor origem.

Se o pedido foi devolvido pelo setor origem com negativa de uso do saldo, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Cancelar pedido AF'''.

Se o setor origem solicitou algum ajuste no item (exclusão de item, redução de quantidade, ou outras situações) deve-se acessar a guia Ajuste Pedido e ajustar os dados conforme necessário (em Dados, Item ou Entrega):

[[Arquivo:14.png|centro|miniaturadaimagem|833x833px]]

Atentar para que a coluna Situação esteja validada. Sem isso, o sistema não permitirá encaminhar a AF novamente.

Realizados os ajustes, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Solicitar Autorização Novamente'''.
[[Arquivo:16.png|centro|miniaturadaimagem|985x985px]]
Ao encaminhar, o pedido retorna para o setor origem do item para nova análise.

Se aprovado, vai para a fila Emitir AF. Caso apresente novamente problemas, irá novamente para a fila Revisar AF.{{topo}}

==RESTOS A PAGAR E ACOMPANHAMENTO CONTÍNUO DAS SOLICITAÇÕES DE EMPENHO==

'''Anexo do Ofício Circular com o passo a passo''': [https://docs.google.com/presentation/d/11anLdlQylRWNXY5LEF0SugEC9Jcx_VzqWRVlHwxxRKQ/edit#slide=id.p ANEXO – ORIENTAÇÕES RPNP]

'''ANULAÇÕES DE EMPENHOS EMITIDOS A PARTIR DE JANEIRO DE 2024'''

Para empenhos emitidos '''a partir de janeiro de 2024''' os procedimentos de anulação deverão ser tratados '''diretamente com o DCF'''. Maiores informações em: http://dcf.proplan.ufsc.br/empenho-digital/

'''ANULAÇÕES DE RESTOS A PAGAR DE EXERCÍCIOS ANTERIORES (2023, 2022, 2021 e 2020)'''

Para consultar empenhos que ainda possuem saldo de exercícios anteriores (de 2023 para trás), emitidos pela UGR do DCOM, bem como solicitar a anulação destes se for o caso, em consonância com o [https://arquivos.ufsc.br/f/6ac27ce792f74dbd9698/ Ofício Circular nº 7/2024/DCF/SEPLAN] e o [https://arquivos.ufsc.br/f/5a93f8cc02cb4d38bd66/ Ofício Circular nº 4/2024/DCOM/PROAD] , seguem orientações abaixo.

Primeiro passo é entrar no MATL, clicar em Empenho e, em seguida, Indicação.
[[Arquivo:1tela.png|centro|commoldura]]

Agora é preciso preencher:

# a UGR do DCOM (153773),
# o número do centro de custo da Unidade
# o ano do exercício que se deseja buscar (opções: somente 2023 ou anteriores até 2020)
# '''Clicando''' por fim em '''"4"''' '''Empenhos com Saldo''' para prosseguir.

É imprescindível efetuar a consulta por ano, gerando uma consulta com o ano de 2023, outra com o de 2022 e assim sucessivamente até o ano de 2020.

[[Arquivo:Tela 2.png|centro|commoldura]]

Aparecerá no resultado uma '''lista de empenhos com saldo da Unidade'''.

* Para os empenhos '''a serem anulados''', deve-se '''manter os campos “Manter” e “Base Legal” em branco''' e preservá-los ali na relação apresentada.
* Para os empenhos que '''não deverão ser anulados''', é preciso '''excluí-los''' ao selecionar a(s) linha(s) a ser(em) excluída(s) e depois clicar em “Exclui linha”.

Depois de ajustada a lista '''deixando-a somente com os empenhos a serem anulados''', pode-se clicar em '''1) “Fechar” e 2) “Gravar”.'''

Agora foram '''geradas as anulações''' e precisamos clicar em '''“Documento”'''.

Clicando em '''"Documento"''', abrirá a tela abaixo, e em seguida é preciso clicar no '''ícone da Impressora''' para que o documento seja '''salvo em pdf'''.

Após salvar o documento em pdf, deve-se:

# Buscar no SPA o processo de empenho de origem de cada anulação.
#* Se foram três anulações geradas, por exemplo, é preciso buscar os três processos de empenho de origem de cada uma (e efetuar os procedimentos abaixo para cada um deles).
# Inserir como peça de cada processo de empenho o relatório gerado acima;
# Coletar assinatura do Ordenador de Despesas no referido relatório;
# Tramitar cada processo de empenho no SPA à CAEX/DCOM com o despacho: “Para anulação de empenho, conforme relatório em anexo”.

'''ATENÇÃO!'''

'''O número do processo de empenho de cada anulação está na mesma tela utilizada para se gerar o documento''', no campo “Processo” '''(conforme seta “1” da imagem abaixo)'''.

Caso esse campo estiver em branco, é necessário clicar sobre o que constar no campo “Solic. NE” '''(conforme seta “2” da imagem abaixo)''', que então o MATL abrirá uma tela com os dados completos da SNE, incluindo o número do processo de empenho correspondente.

'''(em construção) '''

{{topo}}

Autorização de Fornecimento

2024-07-29T14:57:00Z

Guilherme.batista: /* RESTOS A PAGAR E ACOMPANHAMENTO CONTÍNUO DAS SOLICITAÇÕES DE EMPENHO */

==ORIENTAÇÕES INICIAIS==

Após da assinatura das Atas de Registro de Preços (ARP) e da inserção de seus dados no SIAFI, a vigência do Pregão SRP e outras informações poderão ser consultadas, conforme instruções da seção [[SOLICITAÇÃO_DE_EMPENHO#CONSULTA_DE_ATAS_VIGENTES_E_SALDO_DE_ITENS|Consulta de Atas Vigentes e Saldo de Itens]].

Quando um Pregão constar na planilha [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit#gid=1682132196&fvid=1938859887 'Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes'] o '''empenho dos itens poderá ser solicitado''' pelas unidades requerentes.

O fluxo a seguir busca orientar o servidor quando da necessidade de solicitar um item, considerando as questões de vigência da ata e saldo de itens:

[[Arquivo:Fluxo inicial - Manual AF.jpg|centro|miniaturadaimagem|1223x1223px|Orientações iniciais - Fluxo]]
{{info|:* '''Verificar disponibilidade orçamentária''':

'''Os recursos não devem mais ser alocados na UGR do DCOM. Devem estar disponíveis na UGR do setor requerente'''.

''Material de consumo: Acompanhamento contínuo do '''duodécimo''' por parte da Unidade através do MATL (Aba Centro de Custo -> Consulta Saldo de Cotas -> Cota: Divisão de Material -> Preencher Centro de Custo -> Consultar -> Ver coluna “Saldo) ou consulta direta à SO/SEPLAN.''

''Material permanente: Solicitar à SO/SEPLAN '''Nota de Dotação''' para compra de material permanente via Solicitação Digital. O número '''sequencial''' da Nota de Dotação deve ser informado no último despacho (no momento do encaminhamento “ao gestor de solicitações para emissão de empenho”).''}}

==CONSULTA DE ATAS VIGENTES E SALDO DE ITENS==
{{Info|Caso ainda não possua o nº do pregão ou do processo e do item que se pretende empenhar e tenha dificuldade em encontrar pela planilha indicada abaixo, sugerimos a [[SOLICITAÇÃO_DE_EMPENHO#Consulta da listagem geral de itens licitados por ano|'''consulta da listagem geral de itens licitados por ano''']].}}

=== Consulta de atas vigentes ===

A '''consulta das atas vigentes''' deve ser realizada através da planilha [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit#gid=1682132196 Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes].
[[Arquivo:Planilha Atas Vigentes - SRP - Materiais de Consumo e Permanente.png|centro|commoldura|Planilha Atas Vigentes - SRP - Materiais de Consumo e Permanentes]]
Na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, na coluna “Pregão”, é possível encontrar o Relatório de Homologação do respectivo pregão.
Este documento auxilia a encontrar os itens que estão disponíveis para aquisição e a verificar quais dos itens solicitados pelos setores no processo de origem acabaram cancelados (itens sem vencedor):
[[Arquivo:Relatório de Homologação.png|centro|miniaturadaimagem|677x677px|Exemplo de Relatório de Homologação]]

===Consulta da listagem geral de itens licitados por ano===
Não sendo possível encontrar o item desejado nos relatórios disponíveis na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, é possível realizar a busca no Sistema Solar, conforme orientações a seguir. Esta pesquisa retornará como resultado o saldo de itens em todas as Atas vigentes:

1. No Sistema Solar, selecione o módulo “Compras & Licitações”;

'''ATENÇÃO:''' É necessário possuir acesso ao módulo “Compras & Licitações” para consultar as informações abaixo. Se você não possui, peça acesso por meio da [http://setic.ufsc.br/permissoes/ SeTIC].

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 1.png|500px|center|thumb|Imagem: Módulo “Compras & Licitações”]]

2. Após, no menu “Consultas e Relatórios”, clique em “Saldo de R.P.”;

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 2.png|500px|center|thumb|Imagem: Opção “Saldo de R.P.”]]

3. Na tela de consulta de saldo, informe apenas o ano de vigência a ser pesquisado e clique em “Consultar”.

'''ATENÇÃO:''' O ideal é pesquisar o ano vigente e o anterior, uma vez que as atas possuem 12 meses de vigência e podem haver atas vigentes do ano antecessor ao atual.

Você pode gerar um relatório em PDF ou XLS, entretanto, a busca é mais facilitada por meio do documento em PDF.

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 3.png|700px|center|thumb|Imagem: Parâmetros de consulta]]

4. Após carregado o relatório, pressione no teclado do seu computador as teclas Ctrl + F e digite o item que você procura. No exemplo utilizamos o termo “tesoura”. Em seguida, clique em “Próximo”.

'''ATENÇÃO:''' Note que podem existir vários tipos de item para o mesmo termo, como por exemplo, tesoura de poda, cirúrgica, de escritório etc. Para tanto, cada vez que você clicar “Próximo” aparecerão mais itens, na medida em que estejam disponíveis dentre os itens vigentes daquele ano.

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 4.png|700px|center|thumb|Imagem: Consulta ao PDF]]
[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 5.png|700px|center|thumb|Consulta ao PDF]]

5. O último passo é verificar se o item está vigente (levando em consideração o prazo para pedidos de empenho) e se possui saldo. Para isso, basta verificar os dados que o próprio relatório já traz, incluindo o número do processo do pregão, '''o número do pregão (Nº Edital/Ofício)''' , o número da ata, o nome do fornecedor e o objeto do pregão.[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 6.png|700px|center|thumb|Verificação dos dados]]

{{topo}}

===Consulta a saldo de itens de pregões compartilhados, ou não, entre Unidades===

Tendo em mãos os dados do item que se pretende adquirir (Nº do Item e Pregão/Ano), a consulta do '''saldo do item''' deve ser realizada junto ao Sistema Solar. Não serão mais elaboradas as planilhas de controle de saldo, sendo, a partir de agora, todo o saldo dos pregões controlados diretamente pelo sistema.

1. No Sistema Solar deve-se selecionar, em MENU, o módulo Pedidos -> Consultas e Relatórios -> Saldo AF:

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:17.png|centro|miniaturadaimagem|525x525px]]
2. Na tela de “Saldo AF”, orienta-se que a busca seja feita, no mínimo, com o parâmetro “Nº edital/ofício”, onde deve ser inserido o número e ano do pregão. Outros parâmetros de pesquisa podem ser inseridos, caso sejam de conhecimento/interesse do usuário.
[[Arquivo:6.png|centro|miniaturadaimagem|1159x1159px|Parâmetros de pesquisa no menu "Saldo AF"]]

Sobre o resultado da pesquisa de “Saldo AF”, tem-se como informações relevantes para a consulta de saldo:

* Campo '''SETOR''': setor de origem que demandou o item no processo licitatório;
* Campo '''ITEM''': Nº do item no processo licitatório;
* Campo '''DESCRIÇÃO''': descrição resumida do item;
* Campo '''LICITADO''': quantidade '''total''' licitada para o respectivo item;
* Campo '''SALDO TOTAL''': quantidade do total licitado que ainda está disponível para aquisição;
* Campo '''QT. DEF. SETOR''': refere-se a quantas unidades do total licitado daquele item (campo LICITADO) foi deferida para o setor (conforme campo SETOR)
* Campo '''SALDO SETOR''': quantas unidades do total deferido para o setor ainda está disponível para aquisição.

No caso dos itens que aparecem mais de uma vez no relatório: esses itens são os chamados “'''itens compartilhados'''”.

Neste caso, no campo LICITADO e SALDO TOTAL, a quantidade será a mesma para todos os setores que demandaram aquele item. Assim, o que cada setor deve observar, com maior cautela, são os campos “QT. DEF. SETOR” e, em especial, o campo “SALDO SETOR”, para então identificar quantas unidades estão disponíveis para solicitar.

No caso de itens que não aparecem no relatório, existem duas possibilidades:

- Todo o quantitativo licitado para o item já foi adquirido.

OU

- O item foi cancelado no momento do Pregão Eletrônico (ver anexo na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes):
[[Arquivo:Acesso relatório.png|centro|commoldura|Acesso ao Relatório de Homologação através da planilha de atas vigentes]]
[[Arquivo:Item cancelado.png|centro|commoldura|Relatório de Homologação - Item cancelado]]

==AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF) ==

* Em caso de encaminhamento de AFs de Pregões a vencer, o prazo para envio do pedido de empenho pela Unidade é de 15 (quinze) dias úteis antes da expiração da vigência da ata (validade da ata). Ainda assim, não é garantido o atendimento, considerando que há vários fatores alheios ao DCOM que podem dificultar ou até mesmo inviabilizar a emissão do empenho. Nesses casos e nos demais cujo término da vigência encontra-se próximo, é imprescindível encaminhar e-mail à caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação. 
Antes de iniciar a emissão de um pedido de Autorização de Fornecimento, necessário atentar-se para as situações apresentadas a seguir (as orientações completas de fluxo encontram-se na seção “Emissão de Pedido de AF”).

'''"CARONA INTERNA"'''

- Sendo o caso de carona interna (setor requerente não possui saldo e utilizará de outro setor):

* nos primeiros campos da AF será necessário informar o setor de origem do saldo. Assim que emitida a AF, esta será encaminhada para o setor informado, que deverá autorizar (ou não) o uso do saldo;
* ainda, sendo aplicável, necessário inserir '''e-mail de concordância do fornecedor''' para entrega em localidade distinta da prevista no Termo de Referência (antes, verificar no TR/Edital se já não está prevista entrega para sua localidade).

'''ITEM PERMANENTE'''

- Sendo o caso de pedido de item(ns) permanente(s):

* necessário inserir o '''[https://docs.google.com/document/d/1DdIf1Bn0wqMvDrrooRmL7m_GlzsafOc9I5oRUx5up9c/edit?usp=sharing Formulário de Tombamento];'''
* necessário informar o número da ND no despacho de encaminhamento da AF à CAEX (ND deve ser solicitada via Solicitação Digital, diretamente à SEPLAN).

'''ITEM COM CONTRATO'''

- Caso o pedido seja de um item que exige contrato:

* necessário anexar '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Formulário de Indicação de Fiscais de Contratos Terceirizados]''': dúvidas sobre o preenchimento deste formulário devem ser tratadas diretamente com o '''Departamento de Projetos, Contratos e Convênios''' (DPC/PROAD).
{{info|O contrato é exigido quando há obrigações futuras por parte do fornecedor:

1. Prazo de Entrega superior a 30 dias corridos

2. Garantia estendida, superior a 12 meses

Para conferir se há contrato: consultar o '''processo licitatório''' no SOLAR, acessar a '''Pasta Digital''' e buscar peça intitulada '''Minuta de Contrato''', verificando quais itens estão indicados neste documento. }}{{alertafundobranco|'''ATENÇÃO!'''

- Em cada AF, deve constar apenas um único Pregão;

- O valor mínimo '''por item''' deve ser respeitado de acordo com o respectivo '''Termo de Referência''', com exceção daqueles os quais o valor total registrado ou o saldo remanescente seja abaixo deste. Neste caso, deverá ser solicitada a quantidade total disponível do item;

- Em casos de pedidos encaminhados próximos ao vencimento da ata, é necessário encaminhar e-mail para caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação, sendo imprescindível o cumprimento do prazo geral de atendimento supracitado.}}

=== PREGÕES DE TIC DO MINISTÉRIO DA ECONOMIA (SGD/ME) ===

.

Os pedidos de aquisição dos itens oriundos dos pregões do Ministério da Economia (SGD/ME) '''NÃO''' deverão ser encaminhados por AF, mas por Solicitação Digital (SD) à CAEX/DCOM, respeitando o seguinte fluxo:

.

'''1)''' Localizar o item na '''[https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit?gid=1682132196#gid=1682132196 Planilha de Vigência]''' no site do DCOM (buscar pelo termo "SGD/ME")

'''2)''' Criar uma Solicitação Digital (SD) no Solar, que deverá ser encaminhada à CAEX/DCOM, contendo:

..... '''a)''' A [https://docs.google.com/document/d/1AmkRgvhKvEGLt5qCOql5_Ddld0ZuuqFBDpRfQNIXN8A/edit '''Ordem de Fornecimento de Bens (OFB''')] preenchida e assinada pelo Ordenador de Despesas;

..... '''b)''' O '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras]''', preenchido e assinado;

..... '''c)''' Manifestação de autorização da SETIC referente à aquisição, podendo ser o pdf de um e-mail;

..... '''d)''' Despacho contendo: Nº da UGR solicitante e dados orçamentários completos (PTREs, Fonte, Atividade, etc.); Indicação do nº do item, do Pregão e da Ata de Registro de Preços e os correspondentes valores unitários e totais; Demais informações que constariam em um despacho de pedido de AF.

'''3)''' O DCOM receberá a SD e criará um Processo Digital de Empenho, a ser encaminhado à Unidade requerente para assinatura do Ordenador de Despesas na Solicitação de Nota de Empenho (SNE)

'''4)''' O Requerente enviará o Processo Digital de Empenho ao DCF, com a SNE assinada pelo Ordenador de Despesas

'''5)''' O DCF fará o registro da Nota de Empenho (NE) e encaminhará o Processo Digital de Empenho ao DCOM

'''6)''' O DCOM incluirá a Nota de Empenho (NE) digitada no SIAFI na SD e a encaminhará ao DPC para elaboração do Contrato

'''7)''' O DPC devolverá a SD com o Contrato assinado ao DCOM

'''8)''' O DCOM fará a notificação de entrega ao Fornecedor e encaminhará o Processo Digital de Empenho e a SD ao requerente para acompanhamento da aquisição

'''ATENÇÂO:'''

- Dúvidas sobre as especificações técnicas dos itens, peças processuais, saldos dos itens e maiores informações desses processos deverão ser dirimidas junto à SETIC;

- Dúvidas sobre o preenchimento do Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras deverão ser dirimidas junto ao DPC;

- Cabe à CAEX apenas a operacionalização dos empenhos atinentes a esses processos.

.

{{topo}}

===PASSO A PASSO PARA EMISSÃO DE AF===
Para emitir o pedido de '''Autorização de Fornecimento (AF)''', necessário seguir os seguintes passos:

1. Acessar o Sistema Solar, em MENU -> módulo Pedidos -> Materiais -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> '''Novo'''

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:12.png|centro|miniaturadaimagem|1035x1035px]]
2. Na próxima tela, será realizado o preenchimento da etapa '''1 - Dados''' do pedido. Os principais dados dessa etapa são:

* '''Setor origem:''' Este campo refere-se ao setor de origem do item (ou itens) que será pedido. Aparecerá automaticamente preenchido pelo sistema com o setor de lotação do servidor que está realizando o pedido, porém, caso o pedido seja um caso de CARONA INTERNA, o campo deve ser alterado para o setor que possui saldo do item;
{| class="wikitable"
|+
|Os usuários que não tiverem outros setores disponíveis em Setor origem, devem solicitar acesso em <nowiki>https://suporte.egestao.ufsc.br/autosservico/solicitar.xhtml</nowiki>
Observação:

Informar o CPF e vínculo

Selecionar a opção INCLUIR SETOR-ORIGEM PARA PEDIDO DE AF e informar o setor que se deseja ter acesso.
|}
* '''Interessado''': Requerente ou ordenador de despesas;
* '''Categoria''': 7 - Licitação (Somente para material);
* '''Objeto''': Informar centro requisitante e número/ano do Pregão;
* '''Justificativa''' (Exemplos: Material para uso nas aulas de xxx; Material de expediente para uso na coordenadoria de apoio administrativo).
[[Arquivo:1 - dado.png|centro|miniaturadaimagem|883x883px|Preenchimento da Etapa 1 - Dados]]
Preenchidas esses campos, deve-se clicar em Salvar -> Próxima etapa.

3. Na '''Etapa 2 - Lotes/itens''': Botão Adicionar para inclusão de Itens:
[[Arquivo:Adicionar.png|centro|miniaturadaimagem|827x827px|Etapa 2 - Lotes/Itens]]

4. Na tela para adicionar itens, somente aparecerão os itens que tem como requerente o setor informado no campo "Setor Origem" da etapa 1.

Para realizar a pesquisa do pregão/item, deve-se preencher os campos: Edital (PE000 + nº PE + Ano do PE) e Nº do Item, se preferir.

'''ATENÇÃO''': Utilizar somente um pregão por AF.

Assim que os resultados aparecerem, basta selecionar o item (ou itens) desejado, e clicar em Selecionar.
[[Arquivo:Pesquisa PE.png|centro|commoldura|Consulta de itens]]
5. Ainda na Etapa 2 - Lotes/itens, deve-se inserir o quantitativo dos itens. Após, Salvar -> Próxima Etapa
[[Arquivo:Quantidade.png|centro|miniaturadaimagem|998x998px|Preenchimento do campo "Quantidade pedida"]]

6. '''Etapa 3 – Entrega''': Locais de entrega – Preencher imóvel e setor -> aplicar para todos

'''ATENÇÃO:''' Inserir um '''ÚNICO LOCAL DE ENTREGA COM O QUANTITATIVO TOTAL DE CADA ITEM.''' Tal ação é fundamental para evitar erros e inconsistências de importações do dados no sistema, que podem trazer prejuízos à aquisição.
[[Arquivo:1.png|centro|miniaturadaimagem|908x908px]]
[[Arquivo:2.png|centro|miniaturadaimagem|747x747px]]
[[Arquivo:3.png|centro|miniaturadaimagem|894x894px]]
7. '''Etapa 4 – Concluir''': Enviar e anotar o número do protocolo – esse número corresponde ao número da solicitação da AF.[[Arquivo:Envio.png|centro|miniaturadaimagem|820x820px]]
[[Arquivo:SD.png|centro|miniaturadaimagem|824x824px|borda]]
8. Após emitido o pedido, deve-se atentar ao seguinte:

* Se o pedido emitido é um caso de CARONA INTERNA, ao clicar em enviar, a AF será encaminhada para o setor de origem do item (ou itens), conforme informado no campo Setor origem, na Etapa 1 - Dados. Nesse caso, o setor que está emitindo a AF precisa aguardar o Setor origem autorizar, ou não, o uso do saldo, independentemente de se encontrar ou não na iminência do vencimento do Pregão.
** ''Se o pedido for negado ou forem solicitados ajustes, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Revisar AF. Nesta situação, deve-se seguir as orientações disponíveis em [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#Setor%20requerente%20-%20Revisar%20pedido%20de%20carona%20devolvido%20para%20ajuste|Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste]].''
** ''Quando o pedido for autorizado, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Emitir AF.''

* Se o pedido não é um caso de carona interna, ou seja, o item (ou itens) inserido no pedido é do próprio setor que está emitindo a AF, o pedido irá aparecer em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF. Caso essa opção não apareça no perfil de quem está emitindo a AF, significa que essa pessoa não possui permissão para autorizar. Logo, o pedido aparecerá na fila de servidores com essa permissão (provavelmente a chefia superior).
9. Estando o pedido no menu Emitir AF, deve-se clicar no pedido de realizar o seu recebimento.
[[Arquivo:Emitir.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px]]
10. Na pasta digital, deve-se anexar a [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF)|documentação necessária]], conforme casos específicos (carona interna, material permanente ou item com contrato).

Se não houver documento para ser anexado, pode-se passar diretamente para a próxima etapa.
[[Arquivo:Inserir .png|centro|miniaturadaimagem|504x504px]]

11. Acessar aba Emissão de AF -> Itens: botão Gerar -> preencher Data -> Salvar -> Voltar (Repetir este passo para todos os fornecedores):
[[Arquivo:Gerar .png|centro|miniaturadaimagem|829x829px|Acessar Itens]]
[[Arquivo:Emite af.png|centro|miniaturadaimagem|830x830px|Gerar, inserir data, salvar e voltar]]

{{ok|A Coluna AF deve estar validada para prosseguir com o encaminhamento|}}
[[Arquivo:AF valida.png|centro|miniaturadaimagem|862x862px|Coluna AF validadada para ambos fornecedores]]

12. Nos casos de pedidos de material permanente ou determinados pedidos de material de consumo nos quais não será possível utilizar o duodécimo da Unidade, é necessário abrir uma Solicitação Digital e encaminhar para '''SO/SEPLAN para realizar dotação orçamentária'''. Após o recurso ser alocado informar o número do sequencial da nota de dotação no despacho da AF.

{{alertapequeno|Caso seja pedido de material de '''consumo''' que utilizará como recurso o '''duodécimo''' da Unidade, desconsiderar esta etapa.}}

13. Com o pedido na fila Emitir AF, deve-se, na aba '''Encaminhar'', '''''selecionar a ação '''''"Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho". '''''O '''despacho''' deverá conter as seguintes informações:

* '''''Centro de Custo''''' E ''Dados do recurso:''
** ''Para material de consumo, informar os seguintes dados orçamentários: '''UGR, PTRES, Fonte e Atividade''';''
** ''Para material permanente ou casos específicos: nº sequencial da nota de dotação;''

* ''Local de Entrega, informando o CEP''
* ''Responsável pelo Recebimento, Telefone Completo (48 3721-RAMAL), e E-mail''
* ''Se a entrega será '''parcelada ou total'''''
* '''''Finalidade do(s) item(ns)''' (de forma simplificada, para definição da natureza de despesa contábil do empenho, como por exemplo: para utilização em aula, para utilização em laboratório, material de expediente, entre outras)''

14. Após o preenchimento do despacho, acionar o botão Encaminhar.
[[Arquivo:Enviar CAEX.png|centro|miniaturadaimagem|896x896px]]

{{ok|Dessa forma, o pedido chegará à CAEX pela tarefa "Solicitar emissão de empenho" e será analisado pela equipe. Após a emissão do empenho, enviaremos à Unidade pela tarefa "Compra realizada", informando o número da Solicitação de Nota de Empenho (SNE).
*Fluxo para o caso de necessidade de ajustes encontra-se em desenvolvimento.}}

=== AJUSTE DE AF ===
Nos casos em que a AF é devolvido pela CAEX para ajustes, nos casos em que for necessário excluir item ou alterar quantitativo:

* quando a AF for devolvida ao requerente para ajustes, seguirá para Emitir AF, local em que a Unidade deve ir no ícone de editar (lápis) dos fornecedores e cancelar as AFs correspondentes. Depois, deve encaminhar o pedido para Revisar AF, e nessa tarefa do fluxo então, na aba Ajuste Itens, deverá ajustar os itens e os quantitativos, inclusive ajustando os locais de entrega e clicando em Salvar ao Final. Próximo passo é encaminhar a AF para Autorizar AF e, depois de autorizada (novamente) pelo setor origem, retornará a Emitir AF, onde o requerente então emite as AFs no lapizinho de cada fornecedor e encaminha à CAEX para empenho.

=== PROCESSO DE EMPENHO ===
Com a SNE emitida, a CAEX será responsável por criar o processo de empenho inserindo a SNE e os demais documentos cabíveis.

* Com relação as certidões que são encaminhadas em anexo ao processo de empenho, devem ser observadas os vencimentos de: Receita Federal e PGFN, FGTS, Trabalhista e Estadual.

Tal processo será encaminhado ao setor requerente da respectiva SNE para que o '''ordenador de despesas da UGR''' informada no despacho da AF e usada no empenho realize a '''assinatura da SNE'''.

Com a SNE assinada, o setor requerente deve realizar o envio do processo de empenho ao setor SE/DCF, conforme orientações:
[[Arquivo:Envio DCF.png|centro|miniaturadaimagem|1155x1155px]]
{|
|Se o '''Pregão não estiver prestes a vencer E se nenhuma certidão estiver prestes vencer'''

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: “Para registro de empenho.”

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se o '''Pregão estiver prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: PE vence em X/X/XXXX (preencher com a data do início do título da SNE). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se houver '''certidão prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Certidão vence em X/X/XXXX (preencher com a data que está no título da SNE ao lado de “certidão vence”). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se constar '''CAPES-URGENTE ou URGENTE-CAPES''' no título da SNE ou o local que constar no título for PROPG.UFSC
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Limite para registro do empenho (recursos CAPES) é 21/11/2021. Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|}

O SE/DCF, após análise, fará o encaminhamento do processo de volta ao setor requerente.

* Se a SNE foi registrada pelo DCF, o setor requerente deve fazer o envio do processo à CAEX (fila DIG/CAEX) para notificação do fornecedor;
* Se o DCF identificou algum problema (por exemplo certidão vencida), cabe ao requerente realizar os ajustes e retornar o processo ao DCF para registro.
{{Info|O processo deve retornar à CAEX, na fila DIG/CAEX, ainda durante a vigência do pregão, para notificação ao fornecedor.}}

== CARONA INTERNA ==

=== Setor origem - Analisar pedido de carona interna (autorizar/reprovar/solicitar ajustes) ===
1. Quando um setor emitir uma AF de item (ou itens) que pertece ao seu setor, o pedido aparecerá na guia "Fila de trabalho" -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF.
[[Arquivo:Autorizar.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px|Autorização de uso de saldo]]
2. Ao clicar sobre o pedido, deve-se realizar o recebimento da AF e prosseguir para a análise.

3. Na guia Pasta Digital podem ser visualizadas as informações do pedido, para que então se possa decidir sobre a possibilidade de autorizar o uso do saldo:
[[Arquivo:Pasta digital.png|centro|miniaturadaimagem|774x774px|Informações do pedido - Pasta digital ]]
4. Feita a análise e tomada a decisão sobre a autorização, deve-se clicar na guia Encaminhar, e selecionar o fluxo conforme decisão:
[[Arquivo:Guia encaminhar.png|centro|miniaturadaimagem|775x775px|Encaminhamento do pedido de autorização]]

=== Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste ===
Se o setor origem do item devolver o pedido com o fluxo "Reprovar ou solicitar ajustes", ele aparecerá na tela Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de autorização de fornecimento -> Revisar AF:
[[Arquivo:13.png|centro|miniaturadaimagem|842x842px]]
Acessando o pedido, deve-se ir na guia Pasta Digital e conferir o despacho emitido pelo setor origem.

Se o pedido foi devolvido pelo setor origem com negativa de uso do saldo, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Cancelar pedido AF'''.

Se o setor origem solicitou algum ajuste no item (exclusão de item, redução de quantidade, ou outras situações) deve-se acessar a guia Ajuste Pedido e ajustar os dados conforme necessário (em Dados, Item ou Entrega):

[[Arquivo:14.png|centro|miniaturadaimagem|833x833px]]

Atentar para que a coluna Situação esteja validada. Sem isso, o sistema não permitirá encaminhar a AF novamente.

Realizados os ajustes, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Solicitar Autorização Novamente'''.
[[Arquivo:16.png|centro|miniaturadaimagem|985x985px]]
Ao encaminhar, o pedido retorna para o setor origem do item para nova análise.

Se aprovado, vai para a fila Emitir AF. Caso apresente novamente problemas, irá novamente para a fila Revisar AF.{{topo}}

==RESTOS A PAGAR E ACOMPANHAMENTO CONTÍNUO DAS SOLICITAÇÕES DE EMPENHO==

'''Anexo do Ofício Circular com o passo a passo''': [https://docs.google.com/presentation/d/11anLdlQylRWNXY5LEF0SugEC9Jcx_VzqWRVlHwxxRKQ/edit#slide=id.p ANEXO – ORIENTAÇÕES RPNP]

'''ANULAÇÕES DE EMPENHOS EMITIDOS A PARTIR DE JANEIRO DE 2024'''

Para empenhos emitidos a partir de janeiro de 2024 os procedimentos de anulação deverão ser tratados diretamente com o DCF. Maiores informações em: http://dcf.proplan.ufsc.br/empenho-digital/

'''ANULAÇÕES DE RESTOS A PAGAR DE EXERCÍCIOS ANTERIORES (2023, 2022, 2021 e 2020)'''

Para consultar empenhos que ainda possuem saldo de exercícios anteriores (de 2023 para trás), emitidos pela UGR do DCOM, bem como solicitar a anulação destes se for o caso, em consonância com o Ofício Circular nº 7/2024/DCF/SEPLAN, seguem orientações abaixo.

Primeiro passo é entrar no MATL, clicar em Empenho e, em seguida, Indicação.
[[Arquivo:1tela.png|centro|commoldura]]

Agora é preciso preencher:

'''1)''' a UGR do DCOM (153773),

'''2)''' o número do centro de custo da Unidade

'''3)''' o ano do exercício que se deseja buscar (opções: somente 2023 ou anteriores até 2020)

'''Clicando''' por fim em '''4)''' Empenhos com Saldo para prosseguir.

É imprescindível efetuar a consulta por ano, gerando uma consulta com o ano de 2023, outra com o de 2022 e assim sucessivamente até o ano de 2020.

[[Arquivo:Tela 2.png|centro|commoldura]]

'''(em construção) '''

{{topo}}

Autorização de Fornecimento

2024-07-29T14:56:16Z

Guilherme.batista: /* RESTOS A PAGAR E ACOMPANHAMENTO CONTÍNUO DAS SOLICITAÇÕES DE EMPENHO */

==ORIENTAÇÕES INICIAIS==

Após da assinatura das Atas de Registro de Preços (ARP) e da inserção de seus dados no SIAFI, a vigência do Pregão SRP e outras informações poderão ser consultadas, conforme instruções da seção [[SOLICITAÇÃO_DE_EMPENHO#CONSULTA_DE_ATAS_VIGENTES_E_SALDO_DE_ITENS|Consulta de Atas Vigentes e Saldo de Itens]].

Quando um Pregão constar na planilha [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit#gid=1682132196&fvid=1938859887 'Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes'] o '''empenho dos itens poderá ser solicitado''' pelas unidades requerentes.

O fluxo a seguir busca orientar o servidor quando da necessidade de solicitar um item, considerando as questões de vigência da ata e saldo de itens:

[[Arquivo:Fluxo inicial - Manual AF.jpg|centro|miniaturadaimagem|1223x1223px|Orientações iniciais - Fluxo]]
{{info|:* '''Verificar disponibilidade orçamentária''':

'''Os recursos não devem mais ser alocados na UGR do DCOM. Devem estar disponíveis na UGR do setor requerente'''.

''Material de consumo: Acompanhamento contínuo do '''duodécimo''' por parte da Unidade através do MATL (Aba Centro de Custo -> Consulta Saldo de Cotas -> Cota: Divisão de Material -> Preencher Centro de Custo -> Consultar -> Ver coluna “Saldo) ou consulta direta à SO/SEPLAN.''

''Material permanente: Solicitar à SO/SEPLAN '''Nota de Dotação''' para compra de material permanente via Solicitação Digital. O número '''sequencial''' da Nota de Dotação deve ser informado no último despacho (no momento do encaminhamento “ao gestor de solicitações para emissão de empenho”).''}}

==CONSULTA DE ATAS VIGENTES E SALDO DE ITENS==
{{Info|Caso ainda não possua o nº do pregão ou do processo e do item que se pretende empenhar e tenha dificuldade em encontrar pela planilha indicada abaixo, sugerimos a [[SOLICITAÇÃO_DE_EMPENHO#Consulta da listagem geral de itens licitados por ano|'''consulta da listagem geral de itens licitados por ano''']].}}

=== Consulta de atas vigentes ===

A '''consulta das atas vigentes''' deve ser realizada através da planilha [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit#gid=1682132196 Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes].
[[Arquivo:Planilha Atas Vigentes - SRP - Materiais de Consumo e Permanente.png|centro|commoldura|Planilha Atas Vigentes - SRP - Materiais de Consumo e Permanentes]]
Na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, na coluna “Pregão”, é possível encontrar o Relatório de Homologação do respectivo pregão.
Este documento auxilia a encontrar os itens que estão disponíveis para aquisição e a verificar quais dos itens solicitados pelos setores no processo de origem acabaram cancelados (itens sem vencedor):
[[Arquivo:Relatório de Homologação.png|centro|miniaturadaimagem|677x677px|Exemplo de Relatório de Homologação]]

===Consulta da listagem geral de itens licitados por ano===
Não sendo possível encontrar o item desejado nos relatórios disponíveis na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, é possível realizar a busca no Sistema Solar, conforme orientações a seguir. Esta pesquisa retornará como resultado o saldo de itens em todas as Atas vigentes:

1. No Sistema Solar, selecione o módulo “Compras & Licitações”;

'''ATENÇÃO:''' É necessário possuir acesso ao módulo “Compras & Licitações” para consultar as informações abaixo. Se você não possui, peça acesso por meio da [http://setic.ufsc.br/permissoes/ SeTIC].

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 1.png|500px|center|thumb|Imagem: Módulo “Compras & Licitações”]]

2. Após, no menu “Consultas e Relatórios”, clique em “Saldo de R.P.”;

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 2.png|500px|center|thumb|Imagem: Opção “Saldo de R.P.”]]

3. Na tela de consulta de saldo, informe apenas o ano de vigência a ser pesquisado e clique em “Consultar”.

'''ATENÇÃO:''' O ideal é pesquisar o ano vigente e o anterior, uma vez que as atas possuem 12 meses de vigência e podem haver atas vigentes do ano antecessor ao atual.

Você pode gerar um relatório em PDF ou XLS, entretanto, a busca é mais facilitada por meio do documento em PDF.

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 3.png|700px|center|thumb|Imagem: Parâmetros de consulta]]

4. Após carregado o relatório, pressione no teclado do seu computador as teclas Ctrl + F e digite o item que você procura. No exemplo utilizamos o termo “tesoura”. Em seguida, clique em “Próximo”.

'''ATENÇÃO:''' Note que podem existir vários tipos de item para o mesmo termo, como por exemplo, tesoura de poda, cirúrgica, de escritório etc. Para tanto, cada vez que você clicar “Próximo” aparecerão mais itens, na medida em que estejam disponíveis dentre os itens vigentes daquele ano.

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 4.png|700px|center|thumb|Imagem: Consulta ao PDF]]
[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 5.png|700px|center|thumb|Consulta ao PDF]]

5. O último passo é verificar se o item está vigente (levando em consideração o prazo para pedidos de empenho) e se possui saldo. Para isso, basta verificar os dados que o próprio relatório já traz, incluindo o número do processo do pregão, '''o número do pregão (Nº Edital/Ofício)''' , o número da ata, o nome do fornecedor e o objeto do pregão.[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 6.png|700px|center|thumb|Verificação dos dados]]

{{topo}}

===Consulta a saldo de itens de pregões compartilhados, ou não, entre Unidades===

Tendo em mãos os dados do item que se pretende adquirir (Nº do Item e Pregão/Ano), a consulta do '''saldo do item''' deve ser realizada junto ao Sistema Solar. Não serão mais elaboradas as planilhas de controle de saldo, sendo, a partir de agora, todo o saldo dos pregões controlados diretamente pelo sistema.

1. No Sistema Solar deve-se selecionar, em MENU, o módulo Pedidos -> Consultas e Relatórios -> Saldo AF:

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:17.png|centro|miniaturadaimagem|525x525px]]
2. Na tela de “Saldo AF”, orienta-se que a busca seja feita, no mínimo, com o parâmetro “Nº edital/ofício”, onde deve ser inserido o número e ano do pregão. Outros parâmetros de pesquisa podem ser inseridos, caso sejam de conhecimento/interesse do usuário.
[[Arquivo:6.png|centro|miniaturadaimagem|1159x1159px|Parâmetros de pesquisa no menu "Saldo AF"]]

Sobre o resultado da pesquisa de “Saldo AF”, tem-se como informações relevantes para a consulta de saldo:

* Campo '''SETOR''': setor de origem que demandou o item no processo licitatório;
* Campo '''ITEM''': Nº do item no processo licitatório;
* Campo '''DESCRIÇÃO''': descrição resumida do item;
* Campo '''LICITADO''': quantidade '''total''' licitada para o respectivo item;
* Campo '''SALDO TOTAL''': quantidade do total licitado que ainda está disponível para aquisição;
* Campo '''QT. DEF. SETOR''': refere-se a quantas unidades do total licitado daquele item (campo LICITADO) foi deferida para o setor (conforme campo SETOR)
* Campo '''SALDO SETOR''': quantas unidades do total deferido para o setor ainda está disponível para aquisição.

No caso dos itens que aparecem mais de uma vez no relatório: esses itens são os chamados “'''itens compartilhados'''”.

Neste caso, no campo LICITADO e SALDO TOTAL, a quantidade será a mesma para todos os setores que demandaram aquele item. Assim, o que cada setor deve observar, com maior cautela, são os campos “QT. DEF. SETOR” e, em especial, o campo “SALDO SETOR”, para então identificar quantas unidades estão disponíveis para solicitar.

No caso de itens que não aparecem no relatório, existem duas possibilidades:

- Todo o quantitativo licitado para o item já foi adquirido.

OU

- O item foi cancelado no momento do Pregão Eletrônico (ver anexo na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes):
[[Arquivo:Acesso relatório.png|centro|commoldura|Acesso ao Relatório de Homologação através da planilha de atas vigentes]]
[[Arquivo:Item cancelado.png|centro|commoldura|Relatório de Homologação - Item cancelado]]

==AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF) ==

* Em caso de encaminhamento de AFs de Pregões a vencer, o prazo para envio do pedido de empenho pela Unidade é de 15 (quinze) dias úteis antes da expiração da vigência da ata (validade da ata). Ainda assim, não é garantido o atendimento, considerando que há vários fatores alheios ao DCOM que podem dificultar ou até mesmo inviabilizar a emissão do empenho. Nesses casos e nos demais cujo término da vigência encontra-se próximo, é imprescindível encaminhar e-mail à caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação. 
Antes de iniciar a emissão de um pedido de Autorização de Fornecimento, necessário atentar-se para as situações apresentadas a seguir (as orientações completas de fluxo encontram-se na seção “Emissão de Pedido de AF”).

'''"CARONA INTERNA"'''

- Sendo o caso de carona interna (setor requerente não possui saldo e utilizará de outro setor):

* nos primeiros campos da AF será necessário informar o setor de origem do saldo. Assim que emitida a AF, esta será encaminhada para o setor informado, que deverá autorizar (ou não) o uso do saldo;
* ainda, sendo aplicável, necessário inserir '''e-mail de concordância do fornecedor''' para entrega em localidade distinta da prevista no Termo de Referência (antes, verificar no TR/Edital se já não está prevista entrega para sua localidade).

'''ITEM PERMANENTE'''

- Sendo o caso de pedido de item(ns) permanente(s):

* necessário inserir o '''[https://docs.google.com/document/d/1DdIf1Bn0wqMvDrrooRmL7m_GlzsafOc9I5oRUx5up9c/edit?usp=sharing Formulário de Tombamento];'''
* necessário informar o número da ND no despacho de encaminhamento da AF à CAEX (ND deve ser solicitada via Solicitação Digital, diretamente à SEPLAN).

'''ITEM COM CONTRATO'''

- Caso o pedido seja de um item que exige contrato:

* necessário anexar '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Formulário de Indicação de Fiscais de Contratos Terceirizados]''': dúvidas sobre o preenchimento deste formulário devem ser tratadas diretamente com o '''Departamento de Projetos, Contratos e Convênios''' (DPC/PROAD).
{{info|O contrato é exigido quando há obrigações futuras por parte do fornecedor:

1. Prazo de Entrega superior a 30 dias corridos

2. Garantia estendida, superior a 12 meses

Para conferir se há contrato: consultar o '''processo licitatório''' no SOLAR, acessar a '''Pasta Digital''' e buscar peça intitulada '''Minuta de Contrato''', verificando quais itens estão indicados neste documento. }}{{alertafundobranco|'''ATENÇÃO!'''

- Em cada AF, deve constar apenas um único Pregão;

- O valor mínimo '''por item''' deve ser respeitado de acordo com o respectivo '''Termo de Referência''', com exceção daqueles os quais o valor total registrado ou o saldo remanescente seja abaixo deste. Neste caso, deverá ser solicitada a quantidade total disponível do item;

- Em casos de pedidos encaminhados próximos ao vencimento da ata, é necessário encaminhar e-mail para caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação, sendo imprescindível o cumprimento do prazo geral de atendimento supracitado.}}

=== PREGÕES DE TIC DO MINISTÉRIO DA ECONOMIA (SGD/ME) ===

.

Os pedidos de aquisição dos itens oriundos dos pregões do Ministério da Economia (SGD/ME) '''NÃO''' deverão ser encaminhados por AF, mas por Solicitação Digital (SD) à CAEX/DCOM, respeitando o seguinte fluxo:

.

'''1)''' Localizar o item na '''[https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit?gid=1682132196#gid=1682132196 Planilha de Vigência]''' no site do DCOM (buscar pelo termo "SGD/ME")

'''2)''' Criar uma Solicitação Digital (SD) no Solar, que deverá ser encaminhada à CAEX/DCOM, contendo:

..... '''a)''' A [https://docs.google.com/document/d/1AmkRgvhKvEGLt5qCOql5_Ddld0ZuuqFBDpRfQNIXN8A/edit '''Ordem de Fornecimento de Bens (OFB''')] preenchida e assinada pelo Ordenador de Despesas;

..... '''b)''' O '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras]''', preenchido e assinado;

..... '''c)''' Manifestação de autorização da SETIC referente à aquisição, podendo ser o pdf de um e-mail;

..... '''d)''' Despacho contendo: Nº da UGR solicitante e dados orçamentários completos (PTREs, Fonte, Atividade, etc.); Indicação do nº do item, do Pregão e da Ata de Registro de Preços e os correspondentes valores unitários e totais; Demais informações que constariam em um despacho de pedido de AF.

'''3)''' O DCOM receberá a SD e criará um Processo Digital de Empenho, a ser encaminhado à Unidade requerente para assinatura do Ordenador de Despesas na Solicitação de Nota de Empenho (SNE)

'''4)''' O Requerente enviará o Processo Digital de Empenho ao DCF, com a SNE assinada pelo Ordenador de Despesas

'''5)''' O DCF fará o registro da Nota de Empenho (NE) e encaminhará o Processo Digital de Empenho ao DCOM

'''6)''' O DCOM incluirá a Nota de Empenho (NE) digitada no SIAFI na SD e a encaminhará ao DPC para elaboração do Contrato

'''7)''' O DPC devolverá a SD com o Contrato assinado ao DCOM

'''8)''' O DCOM fará a notificação de entrega ao Fornecedor e encaminhará o Processo Digital de Empenho e a SD ao requerente para acompanhamento da aquisição

'''ATENÇÂO:'''

- Dúvidas sobre as especificações técnicas dos itens, peças processuais, saldos dos itens e maiores informações desses processos deverão ser dirimidas junto à SETIC;

- Dúvidas sobre o preenchimento do Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras deverão ser dirimidas junto ao DPC;

- Cabe à CAEX apenas a operacionalização dos empenhos atinentes a esses processos.

.

{{topo}}

===PASSO A PASSO PARA EMISSÃO DE AF===
Para emitir o pedido de '''Autorização de Fornecimento (AF)''', necessário seguir os seguintes passos:

1. Acessar o Sistema Solar, em MENU -> módulo Pedidos -> Materiais -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> '''Novo'''

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:12.png|centro|miniaturadaimagem|1035x1035px]]
2. Na próxima tela, será realizado o preenchimento da etapa '''1 - Dados''' do pedido. Os principais dados dessa etapa são:

* '''Setor origem:''' Este campo refere-se ao setor de origem do item (ou itens) que será pedido. Aparecerá automaticamente preenchido pelo sistema com o setor de lotação do servidor que está realizando o pedido, porém, caso o pedido seja um caso de CARONA INTERNA, o campo deve ser alterado para o setor que possui saldo do item;
{| class="wikitable"
|+
|Os usuários que não tiverem outros setores disponíveis em Setor origem, devem solicitar acesso em <nowiki>https://suporte.egestao.ufsc.br/autosservico/solicitar.xhtml</nowiki>
Observação:

Informar o CPF e vínculo

Selecionar a opção INCLUIR SETOR-ORIGEM PARA PEDIDO DE AF e informar o setor que se deseja ter acesso.
|}
* '''Interessado''': Requerente ou ordenador de despesas;
* '''Categoria''': 7 - Licitação (Somente para material);
* '''Objeto''': Informar centro requisitante e número/ano do Pregão;
* '''Justificativa''' (Exemplos: Material para uso nas aulas de xxx; Material de expediente para uso na coordenadoria de apoio administrativo).
[[Arquivo:1 - dado.png|centro|miniaturadaimagem|883x883px|Preenchimento da Etapa 1 - Dados]]
Preenchidas esses campos, deve-se clicar em Salvar -> Próxima etapa.

3. Na '''Etapa 2 - Lotes/itens''': Botão Adicionar para inclusão de Itens:
[[Arquivo:Adicionar.png|centro|miniaturadaimagem|827x827px|Etapa 2 - Lotes/Itens]]

4. Na tela para adicionar itens, somente aparecerão os itens que tem como requerente o setor informado no campo "Setor Origem" da etapa 1.

Para realizar a pesquisa do pregão/item, deve-se preencher os campos: Edital (PE000 + nº PE + Ano do PE) e Nº do Item, se preferir.

'''ATENÇÃO''': Utilizar somente um pregão por AF.

Assim que os resultados aparecerem, basta selecionar o item (ou itens) desejado, e clicar em Selecionar.
[[Arquivo:Pesquisa PE.png|centro|commoldura|Consulta de itens]]
5. Ainda na Etapa 2 - Lotes/itens, deve-se inserir o quantitativo dos itens. Após, Salvar -> Próxima Etapa
[[Arquivo:Quantidade.png|centro|miniaturadaimagem|998x998px|Preenchimento do campo "Quantidade pedida"]]

6. '''Etapa 3 – Entrega''': Locais de entrega – Preencher imóvel e setor -> aplicar para todos

'''ATENÇÃO:''' Inserir um '''ÚNICO LOCAL DE ENTREGA COM O QUANTITATIVO TOTAL DE CADA ITEM.''' Tal ação é fundamental para evitar erros e inconsistências de importações do dados no sistema, que podem trazer prejuízos à aquisição.
[[Arquivo:1.png|centro|miniaturadaimagem|908x908px]]
[[Arquivo:2.png|centro|miniaturadaimagem|747x747px]]
[[Arquivo:3.png|centro|miniaturadaimagem|894x894px]]
7. '''Etapa 4 – Concluir''': Enviar e anotar o número do protocolo – esse número corresponde ao número da solicitação da AF.[[Arquivo:Envio.png|centro|miniaturadaimagem|820x820px]]
[[Arquivo:SD.png|centro|miniaturadaimagem|824x824px|borda]]
8. Após emitido o pedido, deve-se atentar ao seguinte:

* Se o pedido emitido é um caso de CARONA INTERNA, ao clicar em enviar, a AF será encaminhada para o setor de origem do item (ou itens), conforme informado no campo Setor origem, na Etapa 1 - Dados. Nesse caso, o setor que está emitindo a AF precisa aguardar o Setor origem autorizar, ou não, o uso do saldo, independentemente de se encontrar ou não na iminência do vencimento do Pregão.
** ''Se o pedido for negado ou forem solicitados ajustes, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Revisar AF. Nesta situação, deve-se seguir as orientações disponíveis em [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#Setor%20requerente%20-%20Revisar%20pedido%20de%20carona%20devolvido%20para%20ajuste|Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste]].''
** ''Quando o pedido for autorizado, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Emitir AF.''

* Se o pedido não é um caso de carona interna, ou seja, o item (ou itens) inserido no pedido é do próprio setor que está emitindo a AF, o pedido irá aparecer em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF. Caso essa opção não apareça no perfil de quem está emitindo a AF, significa que essa pessoa não possui permissão para autorizar. Logo, o pedido aparecerá na fila de servidores com essa permissão (provavelmente a chefia superior).
9. Estando o pedido no menu Emitir AF, deve-se clicar no pedido de realizar o seu recebimento.
[[Arquivo:Emitir.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px]]
10. Na pasta digital, deve-se anexar a [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF)|documentação necessária]], conforme casos específicos (carona interna, material permanente ou item com contrato).

Se não houver documento para ser anexado, pode-se passar diretamente para a próxima etapa.
[[Arquivo:Inserir .png|centro|miniaturadaimagem|504x504px]]

11. Acessar aba Emissão de AF -> Itens: botão Gerar -> preencher Data -> Salvar -> Voltar (Repetir este passo para todos os fornecedores):
[[Arquivo:Gerar .png|centro|miniaturadaimagem|829x829px|Acessar Itens]]
[[Arquivo:Emite af.png|centro|miniaturadaimagem|830x830px|Gerar, inserir data, salvar e voltar]]

{{ok|A Coluna AF deve estar validada para prosseguir com o encaminhamento|}}
[[Arquivo:AF valida.png|centro|miniaturadaimagem|862x862px|Coluna AF validadada para ambos fornecedores]]

12. Nos casos de pedidos de material permanente ou determinados pedidos de material de consumo nos quais não será possível utilizar o duodécimo da Unidade, é necessário abrir uma Solicitação Digital e encaminhar para '''SO/SEPLAN para realizar dotação orçamentária'''. Após o recurso ser alocado informar o número do sequencial da nota de dotação no despacho da AF.

{{alertapequeno|Caso seja pedido de material de '''consumo''' que utilizará como recurso o '''duodécimo''' da Unidade, desconsiderar esta etapa.}}

13. Com o pedido na fila Emitir AF, deve-se, na aba '''Encaminhar'', '''''selecionar a ação '''''"Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho". '''''O '''despacho''' deverá conter as seguintes informações:

* '''''Centro de Custo''''' E ''Dados do recurso:''
** ''Para material de consumo, informar os seguintes dados orçamentários: '''UGR, PTRES, Fonte e Atividade''';''
** ''Para material permanente ou casos específicos: nº sequencial da nota de dotação;''

* ''Local de Entrega, informando o CEP''
* ''Responsável pelo Recebimento, Telefone Completo (48 3721-RAMAL), e E-mail''
* ''Se a entrega será '''parcelada ou total'''''
* '''''Finalidade do(s) item(ns)''' (de forma simplificada, para definição da natureza de despesa contábil do empenho, como por exemplo: para utilização em aula, para utilização em laboratório, material de expediente, entre outras)''

14. Após o preenchimento do despacho, acionar o botão Encaminhar.
[[Arquivo:Enviar CAEX.png|centro|miniaturadaimagem|896x896px]]

{{ok|Dessa forma, o pedido chegará à CAEX pela tarefa "Solicitar emissão de empenho" e será analisado pela equipe. Após a emissão do empenho, enviaremos à Unidade pela tarefa "Compra realizada", informando o número da Solicitação de Nota de Empenho (SNE).
*Fluxo para o caso de necessidade de ajustes encontra-se em desenvolvimento.}}

=== AJUSTE DE AF ===
Nos casos em que a AF é devolvido pela CAEX para ajustes, nos casos em que for necessário excluir item ou alterar quantitativo:

* quando a AF for devolvida ao requerente para ajustes, seguirá para Emitir AF, local em que a Unidade deve ir no ícone de editar (lápis) dos fornecedores e cancelar as AFs correspondentes. Depois, deve encaminhar o pedido para Revisar AF, e nessa tarefa do fluxo então, na aba Ajuste Itens, deverá ajustar os itens e os quantitativos, inclusive ajustando os locais de entrega e clicando em Salvar ao Final. Próximo passo é encaminhar a AF para Autorizar AF e, depois de autorizada (novamente) pelo setor origem, retornará a Emitir AF, onde o requerente então emite as AFs no lapizinho de cada fornecedor e encaminha à CAEX para empenho.

=== PROCESSO DE EMPENHO ===
Com a SNE emitida, a CAEX será responsável por criar o processo de empenho inserindo a SNE e os demais documentos cabíveis.

* Com relação as certidões que são encaminhadas em anexo ao processo de empenho, devem ser observadas os vencimentos de: Receita Federal e PGFN, FGTS, Trabalhista e Estadual.

Tal processo será encaminhado ao setor requerente da respectiva SNE para que o '''ordenador de despesas da UGR''' informada no despacho da AF e usada no empenho realize a '''assinatura da SNE'''.

Com a SNE assinada, o setor requerente deve realizar o envio do processo de empenho ao setor SE/DCF, conforme orientações:
[[Arquivo:Envio DCF.png|centro|miniaturadaimagem|1155x1155px]]
{|
|Se o '''Pregão não estiver prestes a vencer E se nenhuma certidão estiver prestes vencer'''

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: “Para registro de empenho.”

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se o '''Pregão estiver prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: PE vence em X/X/XXXX (preencher com a data do início do título da SNE). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se houver '''certidão prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Certidão vence em X/X/XXXX (preencher com a data que está no título da SNE ao lado de “certidão vence”). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se constar '''CAPES-URGENTE ou URGENTE-CAPES''' no título da SNE ou o local que constar no título for PROPG.UFSC
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Limite para registro do empenho (recursos CAPES) é 21/11/2021. Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|}

O SE/DCF, após análise, fará o encaminhamento do processo de volta ao setor requerente.

* Se a SNE foi registrada pelo DCF, o setor requerente deve fazer o envio do processo à CAEX (fila DIG/CAEX) para notificação do fornecedor;
* Se o DCF identificou algum problema (por exemplo certidão vencida), cabe ao requerente realizar os ajustes e retornar o processo ao DCF para registro.
{{Info|O processo deve retornar à CAEX, na fila DIG/CAEX, ainda durante a vigência do pregão, para notificação ao fornecedor.}}

== CARONA INTERNA ==

=== Setor origem - Analisar pedido de carona interna (autorizar/reprovar/solicitar ajustes) ===
1. Quando um setor emitir uma AF de item (ou itens) que pertece ao seu setor, o pedido aparecerá na guia "Fila de trabalho" -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF.
[[Arquivo:Autorizar.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px|Autorização de uso de saldo]]
2. Ao clicar sobre o pedido, deve-se realizar o recebimento da AF e prosseguir para a análise.

3. Na guia Pasta Digital podem ser visualizadas as informações do pedido, para que então se possa decidir sobre a possibilidade de autorizar o uso do saldo:
[[Arquivo:Pasta digital.png|centro|miniaturadaimagem|774x774px|Informações do pedido - Pasta digital ]]
4. Feita a análise e tomada a decisão sobre a autorização, deve-se clicar na guia Encaminhar, e selecionar o fluxo conforme decisão:
[[Arquivo:Guia encaminhar.png|centro|miniaturadaimagem|775x775px|Encaminhamento do pedido de autorização]]

=== Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste ===
Se o setor origem do item devolver o pedido com o fluxo "Reprovar ou solicitar ajustes", ele aparecerá na tela Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de autorização de fornecimento -> Revisar AF:
[[Arquivo:13.png|centro|miniaturadaimagem|842x842px]]
Acessando o pedido, deve-se ir na guia Pasta Digital e conferir o despacho emitido pelo setor origem.

Se o pedido foi devolvido pelo setor origem com negativa de uso do saldo, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Cancelar pedido AF'''.

Se o setor origem solicitou algum ajuste no item (exclusão de item, redução de quantidade, ou outras situações) deve-se acessar a guia Ajuste Pedido e ajustar os dados conforme necessário (em Dados, Item ou Entrega):

[[Arquivo:14.png|centro|miniaturadaimagem|833x833px]]

Atentar para que a coluna Situação esteja validada. Sem isso, o sistema não permitirá encaminhar a AF novamente.

Realizados os ajustes, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Solicitar Autorização Novamente'''.
[[Arquivo:16.png|centro|miniaturadaimagem|985x985px]]
Ao encaminhar, o pedido retorna para o setor origem do item para nova análise.

Se aprovado, vai para a fila Emitir AF. Caso apresente novamente problemas, irá novamente para a fila Revisar AF.{{topo}}

==RESTOS A PAGAR E ACOMPANHAMENTO CONTÍNUO DAS SOLICITAÇÕES DE EMPENHO==

'''Anexo do Ofício Circular com o passo a passo''': [https://docs.google.com/presentation/d/11anLdlQylRWNXY5LEF0SugEC9Jcx_VzqWRVlHwxxRKQ/edit#slide=id.p ANEXO – ORIENTAÇÕES RPNP]

'''ANULAÇÕES DE EMPENHOS EMITIDOS A PARTIR DE JANEIRO DE 2024'''

Para empenhos emitidos a partir de janeiro de 2024 os procedimentos de anulação deverão ser tratados diretamente com o DCF http://dcf.proplan.ufsc.br/empenho-digital/

'''ANULAÇÕES DE RESTOS A PAGAR DE EXERCÍCIOS ANTERIORES (2023, 2022, 2021 e 2020)'''

Para consultar empenhos que ainda possuem saldo de exercícios anteriores (de 2023 para trás), emitidos pela UGR do DCOM, bem como solicitar a anulação destes se for o caso, em consonância com o Ofício Circular nº 7/2024/DCF/SEPLAN, seguem orientações abaixo.

Primeiro passo é entrar no MATL, clicar em Empenho e, em seguida, Indicação.
[[Arquivo:1tela.png|centro|commoldura]]

Agora é preciso preencher:

'''1)''' a UGR do DCOM (153773),

'''2)''' o número do centro de custo da Unidade

'''3)''' o ano do exercício que se deseja buscar (opções: somente 2023 ou anteriores até 2020)

'''Clicando''' por fim em '''4)''' Empenhos com Saldo para prosseguir.

É imprescindível efetuar a consulta por ano, gerando uma consulta com o ano de 2023, outra com o de 2022 e assim sucessivamente até o ano de 2020.

[[Arquivo:Tela 2.png|centro|commoldura]]

'''(em construção) '''

{{topo}}

Autorização de Fornecimento

2024-07-29T14:55:49Z

Guilherme.batista: /* Setor origem - Analisar pedido de carona interna (autorizar/reprovar/solicitar ajustes) */

==ORIENTAÇÕES INICIAIS==

Após da assinatura das Atas de Registro de Preços (ARP) e da inserção de seus dados no SIAFI, a vigência do Pregão SRP e outras informações poderão ser consultadas, conforme instruções da seção [[SOLICITAÇÃO_DE_EMPENHO#CONSULTA_DE_ATAS_VIGENTES_E_SALDO_DE_ITENS|Consulta de Atas Vigentes e Saldo de Itens]].

Quando um Pregão constar na planilha [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit#gid=1682132196&fvid=1938859887 'Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes'] o '''empenho dos itens poderá ser solicitado''' pelas unidades requerentes.

O fluxo a seguir busca orientar o servidor quando da necessidade de solicitar um item, considerando as questões de vigência da ata e saldo de itens:

[[Arquivo:Fluxo inicial - Manual AF.jpg|centro|miniaturadaimagem|1223x1223px|Orientações iniciais - Fluxo]]
{{info|:* '''Verificar disponibilidade orçamentária''':

'''Os recursos não devem mais ser alocados na UGR do DCOM. Devem estar disponíveis na UGR do setor requerente'''.

''Material de consumo: Acompanhamento contínuo do '''duodécimo''' por parte da Unidade através do MATL (Aba Centro de Custo -> Consulta Saldo de Cotas -> Cota: Divisão de Material -> Preencher Centro de Custo -> Consultar -> Ver coluna “Saldo) ou consulta direta à SO/SEPLAN.''

''Material permanente: Solicitar à SO/SEPLAN '''Nota de Dotação''' para compra de material permanente via Solicitação Digital. O número '''sequencial''' da Nota de Dotação deve ser informado no último despacho (no momento do encaminhamento “ao gestor de solicitações para emissão de empenho”).''}}

==CONSULTA DE ATAS VIGENTES E SALDO DE ITENS==
{{Info|Caso ainda não possua o nº do pregão ou do processo e do item que se pretende empenhar e tenha dificuldade em encontrar pela planilha indicada abaixo, sugerimos a [[SOLICITAÇÃO_DE_EMPENHO#Consulta da listagem geral de itens licitados por ano|'''consulta da listagem geral de itens licitados por ano''']].}}

=== Consulta de atas vigentes ===

A '''consulta das atas vigentes''' deve ser realizada através da planilha [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit#gid=1682132196 Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes].
[[Arquivo:Planilha Atas Vigentes - SRP - Materiais de Consumo e Permanente.png|centro|commoldura|Planilha Atas Vigentes - SRP - Materiais de Consumo e Permanentes]]
Na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, na coluna “Pregão”, é possível encontrar o Relatório de Homologação do respectivo pregão.
Este documento auxilia a encontrar os itens que estão disponíveis para aquisição e a verificar quais dos itens solicitados pelos setores no processo de origem acabaram cancelados (itens sem vencedor):
[[Arquivo:Relatório de Homologação.png|centro|miniaturadaimagem|677x677px|Exemplo de Relatório de Homologação]]

===Consulta da listagem geral de itens licitados por ano===
Não sendo possível encontrar o item desejado nos relatórios disponíveis na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, é possível realizar a busca no Sistema Solar, conforme orientações a seguir. Esta pesquisa retornará como resultado o saldo de itens em todas as Atas vigentes:

1. No Sistema Solar, selecione o módulo “Compras & Licitações”;

'''ATENÇÃO:''' É necessário possuir acesso ao módulo “Compras & Licitações” para consultar as informações abaixo. Se você não possui, peça acesso por meio da [http://setic.ufsc.br/permissoes/ SeTIC].

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 1.png|500px|center|thumb|Imagem: Módulo “Compras & Licitações”]]

2. Após, no menu “Consultas e Relatórios”, clique em “Saldo de R.P.”;

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 2.png|500px|center|thumb|Imagem: Opção “Saldo de R.P.”]]

3. Na tela de consulta de saldo, informe apenas o ano de vigência a ser pesquisado e clique em “Consultar”.

'''ATENÇÃO:''' O ideal é pesquisar o ano vigente e o anterior, uma vez que as atas possuem 12 meses de vigência e podem haver atas vigentes do ano antecessor ao atual.

Você pode gerar um relatório em PDF ou XLS, entretanto, a busca é mais facilitada por meio do documento em PDF.

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 3.png|700px|center|thumb|Imagem: Parâmetros de consulta]]

4. Após carregado o relatório, pressione no teclado do seu computador as teclas Ctrl + F e digite o item que você procura. No exemplo utilizamos o termo “tesoura”. Em seguida, clique em “Próximo”.

'''ATENÇÃO:''' Note que podem existir vários tipos de item para o mesmo termo, como por exemplo, tesoura de poda, cirúrgica, de escritório etc. Para tanto, cada vez que você clicar “Próximo” aparecerão mais itens, na medida em que estejam disponíveis dentre os itens vigentes daquele ano.

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 4.png|700px|center|thumb|Imagem: Consulta ao PDF]]
[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 5.png|700px|center|thumb|Consulta ao PDF]]

5. O último passo é verificar se o item está vigente (levando em consideração o prazo para pedidos de empenho) e se possui saldo. Para isso, basta verificar os dados que o próprio relatório já traz, incluindo o número do processo do pregão, '''o número do pregão (Nº Edital/Ofício)''' , o número da ata, o nome do fornecedor e o objeto do pregão.[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 6.png|700px|center|thumb|Verificação dos dados]]

{{topo}}

===Consulta a saldo de itens de pregões compartilhados, ou não, entre Unidades===

Tendo em mãos os dados do item que se pretende adquirir (Nº do Item e Pregão/Ano), a consulta do '''saldo do item''' deve ser realizada junto ao Sistema Solar. Não serão mais elaboradas as planilhas de controle de saldo, sendo, a partir de agora, todo o saldo dos pregões controlados diretamente pelo sistema.

1. No Sistema Solar deve-se selecionar, em MENU, o módulo Pedidos -> Consultas e Relatórios -> Saldo AF:

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:17.png|centro|miniaturadaimagem|525x525px]]
2. Na tela de “Saldo AF”, orienta-se que a busca seja feita, no mínimo, com o parâmetro “Nº edital/ofício”, onde deve ser inserido o número e ano do pregão. Outros parâmetros de pesquisa podem ser inseridos, caso sejam de conhecimento/interesse do usuário.
[[Arquivo:6.png|centro|miniaturadaimagem|1159x1159px|Parâmetros de pesquisa no menu "Saldo AF"]]

Sobre o resultado da pesquisa de “Saldo AF”, tem-se como informações relevantes para a consulta de saldo:

* Campo '''SETOR''': setor de origem que demandou o item no processo licitatório;
* Campo '''ITEM''': Nº do item no processo licitatório;
* Campo '''DESCRIÇÃO''': descrição resumida do item;
* Campo '''LICITADO''': quantidade '''total''' licitada para o respectivo item;
* Campo '''SALDO TOTAL''': quantidade do total licitado que ainda está disponível para aquisição;
* Campo '''QT. DEF. SETOR''': refere-se a quantas unidades do total licitado daquele item (campo LICITADO) foi deferida para o setor (conforme campo SETOR)
* Campo '''SALDO SETOR''': quantas unidades do total deferido para o setor ainda está disponível para aquisição.

No caso dos itens que aparecem mais de uma vez no relatório: esses itens são os chamados “'''itens compartilhados'''”.

Neste caso, no campo LICITADO e SALDO TOTAL, a quantidade será a mesma para todos os setores que demandaram aquele item. Assim, o que cada setor deve observar, com maior cautela, são os campos “QT. DEF. SETOR” e, em especial, o campo “SALDO SETOR”, para então identificar quantas unidades estão disponíveis para solicitar.

No caso de itens que não aparecem no relatório, existem duas possibilidades:

- Todo o quantitativo licitado para o item já foi adquirido.

OU

- O item foi cancelado no momento do Pregão Eletrônico (ver anexo na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes):
[[Arquivo:Acesso relatório.png|centro|commoldura|Acesso ao Relatório de Homologação através da planilha de atas vigentes]]
[[Arquivo:Item cancelado.png|centro|commoldura|Relatório de Homologação - Item cancelado]]

==AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF) ==

* Em caso de encaminhamento de AFs de Pregões a vencer, o prazo para envio do pedido de empenho pela Unidade é de 15 (quinze) dias úteis antes da expiração da vigência da ata (validade da ata). Ainda assim, não é garantido o atendimento, considerando que há vários fatores alheios ao DCOM que podem dificultar ou até mesmo inviabilizar a emissão do empenho. Nesses casos e nos demais cujo término da vigência encontra-se próximo, é imprescindível encaminhar e-mail à caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação. 
Antes de iniciar a emissão de um pedido de Autorização de Fornecimento, necessário atentar-se para as situações apresentadas a seguir (as orientações completas de fluxo encontram-se na seção “Emissão de Pedido de AF”).

'''"CARONA INTERNA"'''

- Sendo o caso de carona interna (setor requerente não possui saldo e utilizará de outro setor):

* nos primeiros campos da AF será necessário informar o setor de origem do saldo. Assim que emitida a AF, esta será encaminhada para o setor informado, que deverá autorizar (ou não) o uso do saldo;
* ainda, sendo aplicável, necessário inserir '''e-mail de concordância do fornecedor''' para entrega em localidade distinta da prevista no Termo de Referência (antes, verificar no TR/Edital se já não está prevista entrega para sua localidade).

'''ITEM PERMANENTE'''

- Sendo o caso de pedido de item(ns) permanente(s):

* necessário inserir o '''[https://docs.google.com/document/d/1DdIf1Bn0wqMvDrrooRmL7m_GlzsafOc9I5oRUx5up9c/edit?usp=sharing Formulário de Tombamento];'''
* necessário informar o número da ND no despacho de encaminhamento da AF à CAEX (ND deve ser solicitada via Solicitação Digital, diretamente à SEPLAN).

'''ITEM COM CONTRATO'''

- Caso o pedido seja de um item que exige contrato:

* necessário anexar '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Formulário de Indicação de Fiscais de Contratos Terceirizados]''': dúvidas sobre o preenchimento deste formulário devem ser tratadas diretamente com o '''Departamento de Projetos, Contratos e Convênios''' (DPC/PROAD).
{{info|O contrato é exigido quando há obrigações futuras por parte do fornecedor:

1. Prazo de Entrega superior a 30 dias corridos

2. Garantia estendida, superior a 12 meses

Para conferir se há contrato: consultar o '''processo licitatório''' no SOLAR, acessar a '''Pasta Digital''' e buscar peça intitulada '''Minuta de Contrato''', verificando quais itens estão indicados neste documento. }}{{alertafundobranco|'''ATENÇÃO!'''

- Em cada AF, deve constar apenas um único Pregão;

- O valor mínimo '''por item''' deve ser respeitado de acordo com o respectivo '''Termo de Referência''', com exceção daqueles os quais o valor total registrado ou o saldo remanescente seja abaixo deste. Neste caso, deverá ser solicitada a quantidade total disponível do item;

- Em casos de pedidos encaminhados próximos ao vencimento da ata, é necessário encaminhar e-mail para caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação, sendo imprescindível o cumprimento do prazo geral de atendimento supracitado.}}

=== PREGÕES DE TIC DO MINISTÉRIO DA ECONOMIA (SGD/ME) ===

.

Os pedidos de aquisição dos itens oriundos dos pregões do Ministério da Economia (SGD/ME) '''NÃO''' deverão ser encaminhados por AF, mas por Solicitação Digital (SD) à CAEX/DCOM, respeitando o seguinte fluxo:

.

'''1)''' Localizar o item na '''[https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit?gid=1682132196#gid=1682132196 Planilha de Vigência]''' no site do DCOM (buscar pelo termo "SGD/ME")

'''2)''' Criar uma Solicitação Digital (SD) no Solar, que deverá ser encaminhada à CAEX/DCOM, contendo:

..... '''a)''' A [https://docs.google.com/document/d/1AmkRgvhKvEGLt5qCOql5_Ddld0ZuuqFBDpRfQNIXN8A/edit '''Ordem de Fornecimento de Bens (OFB''')] preenchida e assinada pelo Ordenador de Despesas;

..... '''b)''' O '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras]''', preenchido e assinado;

..... '''c)''' Manifestação de autorização da SETIC referente à aquisição, podendo ser o pdf de um e-mail;

..... '''d)''' Despacho contendo: Nº da UGR solicitante e dados orçamentários completos (PTREs, Fonte, Atividade, etc.); Indicação do nº do item, do Pregão e da Ata de Registro de Preços e os correspondentes valores unitários e totais; Demais informações que constariam em um despacho de pedido de AF.

'''3)''' O DCOM receberá a SD e criará um Processo Digital de Empenho, a ser encaminhado à Unidade requerente para assinatura do Ordenador de Despesas na Solicitação de Nota de Empenho (SNE)

'''4)''' O Requerente enviará o Processo Digital de Empenho ao DCF, com a SNE assinada pelo Ordenador de Despesas

'''5)''' O DCF fará o registro da Nota de Empenho (NE) e encaminhará o Processo Digital de Empenho ao DCOM

'''6)''' O DCOM incluirá a Nota de Empenho (NE) digitada no SIAFI na SD e a encaminhará ao DPC para elaboração do Contrato

'''7)''' O DPC devolverá a SD com o Contrato assinado ao DCOM

'''8)''' O DCOM fará a notificação de entrega ao Fornecedor e encaminhará o Processo Digital de Empenho e a SD ao requerente para acompanhamento da aquisição

'''ATENÇÂO:'''

- Dúvidas sobre as especificações técnicas dos itens, peças processuais, saldos dos itens e maiores informações desses processos deverão ser dirimidas junto à SETIC;

- Dúvidas sobre o preenchimento do Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras deverão ser dirimidas junto ao DPC;

- Cabe à CAEX apenas a operacionalização dos empenhos atinentes a esses processos.

.

{{topo}}

===PASSO A PASSO PARA EMISSÃO DE AF===
Para emitir o pedido de '''Autorização de Fornecimento (AF)''', necessário seguir os seguintes passos:

1. Acessar o Sistema Solar, em MENU -> módulo Pedidos -> Materiais -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> '''Novo'''

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:12.png|centro|miniaturadaimagem|1035x1035px]]
2. Na próxima tela, será realizado o preenchimento da etapa '''1 - Dados''' do pedido. Os principais dados dessa etapa são:

* '''Setor origem:''' Este campo refere-se ao setor de origem do item (ou itens) que será pedido. Aparecerá automaticamente preenchido pelo sistema com o setor de lotação do servidor que está realizando o pedido, porém, caso o pedido seja um caso de CARONA INTERNA, o campo deve ser alterado para o setor que possui saldo do item;
{| class="wikitable"
|+
|Os usuários que não tiverem outros setores disponíveis em Setor origem, devem solicitar acesso em <nowiki>https://suporte.egestao.ufsc.br/autosservico/solicitar.xhtml</nowiki>
Observação:

Informar o CPF e vínculo

Selecionar a opção INCLUIR SETOR-ORIGEM PARA PEDIDO DE AF e informar o setor que se deseja ter acesso.
|}
* '''Interessado''': Requerente ou ordenador de despesas;
* '''Categoria''': 7 - Licitação (Somente para material);
* '''Objeto''': Informar centro requisitante e número/ano do Pregão;
* '''Justificativa''' (Exemplos: Material para uso nas aulas de xxx; Material de expediente para uso na coordenadoria de apoio administrativo).
[[Arquivo:1 - dado.png|centro|miniaturadaimagem|883x883px|Preenchimento da Etapa 1 - Dados]]
Preenchidas esses campos, deve-se clicar em Salvar -> Próxima etapa.

3. Na '''Etapa 2 - Lotes/itens''': Botão Adicionar para inclusão de Itens:
[[Arquivo:Adicionar.png|centro|miniaturadaimagem|827x827px|Etapa 2 - Lotes/Itens]]

4. Na tela para adicionar itens, somente aparecerão os itens que tem como requerente o setor informado no campo "Setor Origem" da etapa 1.

Para realizar a pesquisa do pregão/item, deve-se preencher os campos: Edital (PE000 + nº PE + Ano do PE) e Nº do Item, se preferir.

'''ATENÇÃO''': Utilizar somente um pregão por AF.

Assim que os resultados aparecerem, basta selecionar o item (ou itens) desejado, e clicar em Selecionar.
[[Arquivo:Pesquisa PE.png|centro|commoldura|Consulta de itens]]
5. Ainda na Etapa 2 - Lotes/itens, deve-se inserir o quantitativo dos itens. Após, Salvar -> Próxima Etapa
[[Arquivo:Quantidade.png|centro|miniaturadaimagem|998x998px|Preenchimento do campo "Quantidade pedida"]]

6. '''Etapa 3 – Entrega''': Locais de entrega – Preencher imóvel e setor -> aplicar para todos

'''ATENÇÃO:''' Inserir um '''ÚNICO LOCAL DE ENTREGA COM O QUANTITATIVO TOTAL DE CADA ITEM.''' Tal ação é fundamental para evitar erros e inconsistências de importações do dados no sistema, que podem trazer prejuízos à aquisição.
[[Arquivo:1.png|centro|miniaturadaimagem|908x908px]]
[[Arquivo:2.png|centro|miniaturadaimagem|747x747px]]
[[Arquivo:3.png|centro|miniaturadaimagem|894x894px]]
7. '''Etapa 4 – Concluir''': Enviar e anotar o número do protocolo – esse número corresponde ao número da solicitação da AF.[[Arquivo:Envio.png|centro|miniaturadaimagem|820x820px]]
[[Arquivo:SD.png|centro|miniaturadaimagem|824x824px|borda]]
8. Após emitido o pedido, deve-se atentar ao seguinte:

* Se o pedido emitido é um caso de CARONA INTERNA, ao clicar em enviar, a AF será encaminhada para o setor de origem do item (ou itens), conforme informado no campo Setor origem, na Etapa 1 - Dados. Nesse caso, o setor que está emitindo a AF precisa aguardar o Setor origem autorizar, ou não, o uso do saldo, independentemente de se encontrar ou não na iminência do vencimento do Pregão.
** ''Se o pedido for negado ou forem solicitados ajustes, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Revisar AF. Nesta situação, deve-se seguir as orientações disponíveis em [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#Setor%20requerente%20-%20Revisar%20pedido%20de%20carona%20devolvido%20para%20ajuste|Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste]].''
** ''Quando o pedido for autorizado, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Emitir AF.''

* Se o pedido não é um caso de carona interna, ou seja, o item (ou itens) inserido no pedido é do próprio setor que está emitindo a AF, o pedido irá aparecer em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF. Caso essa opção não apareça no perfil de quem está emitindo a AF, significa que essa pessoa não possui permissão para autorizar. Logo, o pedido aparecerá na fila de servidores com essa permissão (provavelmente a chefia superior).
9. Estando o pedido no menu Emitir AF, deve-se clicar no pedido de realizar o seu recebimento.
[[Arquivo:Emitir.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px]]
10. Na pasta digital, deve-se anexar a [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF)|documentação necessária]], conforme casos específicos (carona interna, material permanente ou item com contrato).

Se não houver documento para ser anexado, pode-se passar diretamente para a próxima etapa.
[[Arquivo:Inserir .png|centro|miniaturadaimagem|504x504px]]

11. Acessar aba Emissão de AF -> Itens: botão Gerar -> preencher Data -> Salvar -> Voltar (Repetir este passo para todos os fornecedores):
[[Arquivo:Gerar .png|centro|miniaturadaimagem|829x829px|Acessar Itens]]
[[Arquivo:Emite af.png|centro|miniaturadaimagem|830x830px|Gerar, inserir data, salvar e voltar]]

{{ok|A Coluna AF deve estar validada para prosseguir com o encaminhamento|}}
[[Arquivo:AF valida.png|centro|miniaturadaimagem|862x862px|Coluna AF validadada para ambos fornecedores]]

12. Nos casos de pedidos de material permanente ou determinados pedidos de material de consumo nos quais não será possível utilizar o duodécimo da Unidade, é necessário abrir uma Solicitação Digital e encaminhar para '''SO/SEPLAN para realizar dotação orçamentária'''. Após o recurso ser alocado informar o número do sequencial da nota de dotação no despacho da AF.

{{alertapequeno|Caso seja pedido de material de '''consumo''' que utilizará como recurso o '''duodécimo''' da Unidade, desconsiderar esta etapa.}}

13. Com o pedido na fila Emitir AF, deve-se, na aba '''Encaminhar'', '''''selecionar a ação '''''"Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho". '''''O '''despacho''' deverá conter as seguintes informações:

* '''''Centro de Custo''''' E ''Dados do recurso:''
** ''Para material de consumo, informar os seguintes dados orçamentários: '''UGR, PTRES, Fonte e Atividade''';''
** ''Para material permanente ou casos específicos: nº sequencial da nota de dotação;''

* ''Local de Entrega, informando o CEP''
* ''Responsável pelo Recebimento, Telefone Completo (48 3721-RAMAL), e E-mail''
* ''Se a entrega será '''parcelada ou total'''''
* '''''Finalidade do(s) item(ns)''' (de forma simplificada, para definição da natureza de despesa contábil do empenho, como por exemplo: para utilização em aula, para utilização em laboratório, material de expediente, entre outras)''

14. Após o preenchimento do despacho, acionar o botão Encaminhar.
[[Arquivo:Enviar CAEX.png|centro|miniaturadaimagem|896x896px]]

{{ok|Dessa forma, o pedido chegará à CAEX pela tarefa "Solicitar emissão de empenho" e será analisado pela equipe. Após a emissão do empenho, enviaremos à Unidade pela tarefa "Compra realizada", informando o número da Solicitação de Nota de Empenho (SNE).
*Fluxo para o caso de necessidade de ajustes encontra-se em desenvolvimento.}}

=== AJUSTE DE AF ===
Nos casos em que a AF é devolvido pela CAEX para ajustes, nos casos em que for necessário excluir item ou alterar quantitativo:

* quando a AF for devolvida ao requerente para ajustes, seguirá para Emitir AF, local em que a Unidade deve ir no ícone de editar (lápis) dos fornecedores e cancelar as AFs correspondentes. Depois, deve encaminhar o pedido para Revisar AF, e nessa tarefa do fluxo então, na aba Ajuste Itens, deverá ajustar os itens e os quantitativos, inclusive ajustando os locais de entrega e clicando em Salvar ao Final. Próximo passo é encaminhar a AF para Autorizar AF e, depois de autorizada (novamente) pelo setor origem, retornará a Emitir AF, onde o requerente então emite as AFs no lapizinho de cada fornecedor e encaminha à CAEX para empenho.

=== PROCESSO DE EMPENHO ===
Com a SNE emitida, a CAEX será responsável por criar o processo de empenho inserindo a SNE e os demais documentos cabíveis.

* Com relação as certidões que são encaminhadas em anexo ao processo de empenho, devem ser observadas os vencimentos de: Receita Federal e PGFN, FGTS, Trabalhista e Estadual.

Tal processo será encaminhado ao setor requerente da respectiva SNE para que o '''ordenador de despesas da UGR''' informada no despacho da AF e usada no empenho realize a '''assinatura da SNE'''.

Com a SNE assinada, o setor requerente deve realizar o envio do processo de empenho ao setor SE/DCF, conforme orientações:
[[Arquivo:Envio DCF.png|centro|miniaturadaimagem|1155x1155px]]
{|
|Se o '''Pregão não estiver prestes a vencer E se nenhuma certidão estiver prestes vencer'''

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: “Para registro de empenho.”

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se o '''Pregão estiver prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: PE vence em X/X/XXXX (preencher com a data do início do título da SNE). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se houver '''certidão prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Certidão vence em X/X/XXXX (preencher com a data que está no título da SNE ao lado de “certidão vence”). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se constar '''CAPES-URGENTE ou URGENTE-CAPES''' no título da SNE ou o local que constar no título for PROPG.UFSC
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Limite para registro do empenho (recursos CAPES) é 21/11/2021. Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|}

O SE/DCF, após análise, fará o encaminhamento do processo de volta ao setor requerente.

* Se a SNE foi registrada pelo DCF, o setor requerente deve fazer o envio do processo à CAEX (fila DIG/CAEX) para notificação do fornecedor;
* Se o DCF identificou algum problema (por exemplo certidão vencida), cabe ao requerente realizar os ajustes e retornar o processo ao DCF para registro.
{{Info|O processo deve retornar à CAEX, na fila DIG/CAEX, ainda durante a vigência do pregão, para notificação ao fornecedor.}}

== CARONA INTERNA ==

=== Setor origem - Analisar pedido de carona interna (autorizar/reprovar/solicitar ajustes) ===
1. Quando um setor emitir uma AF de item (ou itens) que pertece ao seu setor, o pedido aparecerá na guia "Fila de trabalho" -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF.
[[Arquivo:Autorizar.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px|Autorização de uso de saldo]]
2. Ao clicar sobre o pedido, deve-se realizar o recebimento da AF e prosseguir para a análise.

3. Na guia Pasta Digital podem ser visualizadas as informações do pedido, para que então se possa decidir sobre a possibilidade de autorizar o uso do saldo:
[[Arquivo:Pasta digital.png|centro|miniaturadaimagem|774x774px|Informações do pedido - Pasta digital ]]
4. Feita a análise e tomada a decisão sobre a autorização, deve-se clicar na guia Encaminhar, e selecionar o fluxo conforme decisão:
[[Arquivo:Guia encaminhar.png|centro|miniaturadaimagem|775x775px|Encaminhamento do pedido de autorização]]

=== Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste ===
Se o setor origem do item devolver o pedido com o fluxo "Reprovar ou solicitar ajustes", ele aparecerá na tela Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de autorização de fornecimento -> Revisar AF:
[[Arquivo:13.png|centro|miniaturadaimagem|842x842px]]
Acessando o pedido, deve-se ir na guia Pasta Digital e conferir o despacho emitido pelo setor origem.

Se o pedido foi devolvido pelo setor origem com negativa de uso do saldo, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Cancelar pedido AF'''.

Se o setor origem solicitou algum ajuste no item (exclusão de item, redução de quantidade, ou outras situações) deve-se acessar a guia Ajuste Pedido e ajustar os dados conforme necessário (em Dados, Item ou Entrega):

[[Arquivo:14.png|centro|miniaturadaimagem|833x833px]]

Atentar para que a coluna Situação esteja validada. Sem isso, o sistema não permitirá encaminhar a AF novamente.

Realizados os ajustes, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Solicitar Autorização Novamente'''.
[[Arquivo:16.png|centro|miniaturadaimagem|985x985px]]
Ao encaminhar, o pedido retorna para o setor origem do item para nova análise.

Se aprovado, vai para a fila Emitir AF. Caso apresente novamente problemas, irá novamente para a fila Revisar AF.{{topo}}

==RESTOS A PAGAR E ACOMPANHAMENTO CONTÍNUO DAS SOLICITAÇÕES DE EMPENHO==

'''Anexo do Ofício Circular com o passo a passo''': [https://docs.google.com/presentation/d/11anLdlQylRWNXY5LEF0SugEC9Jcx_VzqWRVlHwxxRKQ/edit#slide=id.p ANEXO – ORIENTAÇÕES RPNP]

'''ANULAÇÕES DE EMPENHOS EMITIDOS A PARTIR DE JANEIRO DE 2024'''

Para empenhos emitidos a partir de janeiro de 2024 os procedimentos de anulação deverão ser tratados diretamente com o DCF http://dcf.proplan.ufsc.br/empenho-digital/

'''ANULAÇÕES DE RESTOS A PAGAR DE EXERCÍCIOS ANTERIORES (2023, 2022, 2021 e 2020)'''

Para consultar empenhos que ainda possuem saldo de exercícios anteriores (de 2023 para trás), emitidos pela UGR do DCOM, bem como solicitar a anulação destes se for o caso, em consonância com o Ofício Circular nº 7/2024/DCF/SEPLAN, seguem orientações abaixo.

Primeiro passo é entrar no MATL, clicar em Empenho e, em seguida, Indicação.
[[Arquivo:1tela.png|centro|commoldura]]

Agora é preciso preencher:

'''1)''' a UGR do DCOM (153773),

'''2)''' o número do centro de custo da Unidade

'''3)''' o ano do exercício que se deseja buscar (opções: somente 2023 ou anteriores até 2020)

'''Clicando''' por fim em '''4)''' Empenhos com Saldo para prosseguir.

É imprescindível efetuar a consulta por ano, gerando uma consulta com o ano de 2023, outra com o de 2022 e assim sucessivamente até o ano de 2020.

[[Arquivo:Tela 2.png|centro|commoldura]]

'''(em construção) '''

{{topo}}

Arquivo:Tela 2.png

2024-07-29T14:49:41Z

Guilherme.batista:

tela 2 - anulação

Autorização de Fornecimento

2024-07-29T14:45:47Z

Guilherme.batista: /* Setor origem - Analisar pedido de carona interna (autorizar/reprovar/solicitar ajustes) */

==ORIENTAÇÕES INICIAIS==

Após da assinatura das Atas de Registro de Preços (ARP) e da inserção de seus dados no SIAFI, a vigência do Pregão SRP e outras informações poderão ser consultadas, conforme instruções da seção [[SOLICITAÇÃO_DE_EMPENHO#CONSULTA_DE_ATAS_VIGENTES_E_SALDO_DE_ITENS|Consulta de Atas Vigentes e Saldo de Itens]].

Quando um Pregão constar na planilha [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit#gid=1682132196&fvid=1938859887 'Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes'] o '''empenho dos itens poderá ser solicitado''' pelas unidades requerentes.

O fluxo a seguir busca orientar o servidor quando da necessidade de solicitar um item, considerando as questões de vigência da ata e saldo de itens:

[[Arquivo:Fluxo inicial - Manual AF.jpg|centro|miniaturadaimagem|1223x1223px|Orientações iniciais - Fluxo]]
{{info|:* '''Verificar disponibilidade orçamentária''':

'''Os recursos não devem mais ser alocados na UGR do DCOM. Devem estar disponíveis na UGR do setor requerente'''.

''Material de consumo: Acompanhamento contínuo do '''duodécimo''' por parte da Unidade através do MATL (Aba Centro de Custo -> Consulta Saldo de Cotas -> Cota: Divisão de Material -> Preencher Centro de Custo -> Consultar -> Ver coluna “Saldo) ou consulta direta à SO/SEPLAN.''

''Material permanente: Solicitar à SO/SEPLAN '''Nota de Dotação''' para compra de material permanente via Solicitação Digital. O número '''sequencial''' da Nota de Dotação deve ser informado no último despacho (no momento do encaminhamento “ao gestor de solicitações para emissão de empenho”).''}}

==CONSULTA DE ATAS VIGENTES E SALDO DE ITENS==
{{Info|Caso ainda não possua o nº do pregão ou do processo e do item que se pretende empenhar e tenha dificuldade em encontrar pela planilha indicada abaixo, sugerimos a [[SOLICITAÇÃO_DE_EMPENHO#Consulta da listagem geral de itens licitados por ano|'''consulta da listagem geral de itens licitados por ano''']].}}

=== Consulta de atas vigentes ===

A '''consulta das atas vigentes''' deve ser realizada através da planilha [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit#gid=1682132196 Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes].
[[Arquivo:Planilha Atas Vigentes - SRP - Materiais de Consumo e Permanente.png|centro|commoldura|Planilha Atas Vigentes - SRP - Materiais de Consumo e Permanentes]]
Na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, na coluna “Pregão”, é possível encontrar o Relatório de Homologação do respectivo pregão.
Este documento auxilia a encontrar os itens que estão disponíveis para aquisição e a verificar quais dos itens solicitados pelos setores no processo de origem acabaram cancelados (itens sem vencedor):
[[Arquivo:Relatório de Homologação.png|centro|miniaturadaimagem|677x677px|Exemplo de Relatório de Homologação]]

===Consulta da listagem geral de itens licitados por ano===
Não sendo possível encontrar o item desejado nos relatórios disponíveis na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, é possível realizar a busca no Sistema Solar, conforme orientações a seguir. Esta pesquisa retornará como resultado o saldo de itens em todas as Atas vigentes:

1. No Sistema Solar, selecione o módulo “Compras & Licitações”;

'''ATENÇÃO:''' É necessário possuir acesso ao módulo “Compras & Licitações” para consultar as informações abaixo. Se você não possui, peça acesso por meio da [http://setic.ufsc.br/permissoes/ SeTIC].

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 1.png|500px|center|thumb|Imagem: Módulo “Compras & Licitações”]]

2. Após, no menu “Consultas e Relatórios”, clique em “Saldo de R.P.”;

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 2.png|500px|center|thumb|Imagem: Opção “Saldo de R.P.”]]

3. Na tela de consulta de saldo, informe apenas o ano de vigência a ser pesquisado e clique em “Consultar”.

'''ATENÇÃO:''' O ideal é pesquisar o ano vigente e o anterior, uma vez que as atas possuem 12 meses de vigência e podem haver atas vigentes do ano antecessor ao atual.

Você pode gerar um relatório em PDF ou XLS, entretanto, a busca é mais facilitada por meio do documento em PDF.

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 3.png|700px|center|thumb|Imagem: Parâmetros de consulta]]

4. Após carregado o relatório, pressione no teclado do seu computador as teclas Ctrl + F e digite o item que você procura. No exemplo utilizamos o termo “tesoura”. Em seguida, clique em “Próximo”.

'''ATENÇÃO:''' Note que podem existir vários tipos de item para o mesmo termo, como por exemplo, tesoura de poda, cirúrgica, de escritório etc. Para tanto, cada vez que você clicar “Próximo” aparecerão mais itens, na medida em que estejam disponíveis dentre os itens vigentes daquele ano.

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 4.png|700px|center|thumb|Imagem: Consulta ao PDF]]
[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 5.png|700px|center|thumb|Consulta ao PDF]]

5. O último passo é verificar se o item está vigente (levando em consideração o prazo para pedidos de empenho) e se possui saldo. Para isso, basta verificar os dados que o próprio relatório já traz, incluindo o número do processo do pregão, '''o número do pregão (Nº Edital/Ofício)''' , o número da ata, o nome do fornecedor e o objeto do pregão.[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 6.png|700px|center|thumb|Verificação dos dados]]

{{topo}}

===Consulta a saldo de itens de pregões compartilhados, ou não, entre Unidades===

Tendo em mãos os dados do item que se pretende adquirir (Nº do Item e Pregão/Ano), a consulta do '''saldo do item''' deve ser realizada junto ao Sistema Solar. Não serão mais elaboradas as planilhas de controle de saldo, sendo, a partir de agora, todo o saldo dos pregões controlados diretamente pelo sistema.

1. No Sistema Solar deve-se selecionar, em MENU, o módulo Pedidos -> Consultas e Relatórios -> Saldo AF:

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:17.png|centro|miniaturadaimagem|525x525px]]
2. Na tela de “Saldo AF”, orienta-se que a busca seja feita, no mínimo, com o parâmetro “Nº edital/ofício”, onde deve ser inserido o número e ano do pregão. Outros parâmetros de pesquisa podem ser inseridos, caso sejam de conhecimento/interesse do usuário.
[[Arquivo:6.png|centro|miniaturadaimagem|1159x1159px|Parâmetros de pesquisa no menu "Saldo AF"]]

Sobre o resultado da pesquisa de “Saldo AF”, tem-se como informações relevantes para a consulta de saldo:

* Campo '''SETOR''': setor de origem que demandou o item no processo licitatório;
* Campo '''ITEM''': Nº do item no processo licitatório;
* Campo '''DESCRIÇÃO''': descrição resumida do item;
* Campo '''LICITADO''': quantidade '''total''' licitada para o respectivo item;
* Campo '''SALDO TOTAL''': quantidade do total licitado que ainda está disponível para aquisição;
* Campo '''QT. DEF. SETOR''': refere-se a quantas unidades do total licitado daquele item (campo LICITADO) foi deferida para o setor (conforme campo SETOR)
* Campo '''SALDO SETOR''': quantas unidades do total deferido para o setor ainda está disponível para aquisição.

No caso dos itens que aparecem mais de uma vez no relatório: esses itens são os chamados “'''itens compartilhados'''”.

Neste caso, no campo LICITADO e SALDO TOTAL, a quantidade será a mesma para todos os setores que demandaram aquele item. Assim, o que cada setor deve observar, com maior cautela, são os campos “QT. DEF. SETOR” e, em especial, o campo “SALDO SETOR”, para então identificar quantas unidades estão disponíveis para solicitar.

No caso de itens que não aparecem no relatório, existem duas possibilidades:

- Todo o quantitativo licitado para o item já foi adquirido.

OU

- O item foi cancelado no momento do Pregão Eletrônico (ver anexo na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes):
[[Arquivo:Acesso relatório.png|centro|commoldura|Acesso ao Relatório de Homologação através da planilha de atas vigentes]]
[[Arquivo:Item cancelado.png|centro|commoldura|Relatório de Homologação - Item cancelado]]

==AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF) ==

* Em caso de encaminhamento de AFs de Pregões a vencer, o prazo para envio do pedido de empenho pela Unidade é de 15 (quinze) dias úteis antes da expiração da vigência da ata (validade da ata). Ainda assim, não é garantido o atendimento, considerando que há vários fatores alheios ao DCOM que podem dificultar ou até mesmo inviabilizar a emissão do empenho. Nesses casos e nos demais cujo término da vigência encontra-se próximo, é imprescindível encaminhar e-mail à caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação. 
Antes de iniciar a emissão de um pedido de Autorização de Fornecimento, necessário atentar-se para as situações apresentadas a seguir (as orientações completas de fluxo encontram-se na seção “Emissão de Pedido de AF”).

'''"CARONA INTERNA"'''

- Sendo o caso de carona interna (setor requerente não possui saldo e utilizará de outro setor):

* nos primeiros campos da AF será necessário informar o setor de origem do saldo. Assim que emitida a AF, esta será encaminhada para o setor informado, que deverá autorizar (ou não) o uso do saldo;
* ainda, sendo aplicável, necessário inserir '''e-mail de concordância do fornecedor''' para entrega em localidade distinta da prevista no Termo de Referência (antes, verificar no TR/Edital se já não está prevista entrega para sua localidade).

'''ITEM PERMANENTE'''

- Sendo o caso de pedido de item(ns) permanente(s):

* necessário inserir o '''[https://docs.google.com/document/d/1DdIf1Bn0wqMvDrrooRmL7m_GlzsafOc9I5oRUx5up9c/edit?usp=sharing Formulário de Tombamento];'''
* necessário informar o número da ND no despacho de encaminhamento da AF à CAEX (ND deve ser solicitada via Solicitação Digital, diretamente à SEPLAN).

'''ITEM COM CONTRATO'''

- Caso o pedido seja de um item que exige contrato:

* necessário anexar '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Formulário de Indicação de Fiscais de Contratos Terceirizados]''': dúvidas sobre o preenchimento deste formulário devem ser tratadas diretamente com o '''Departamento de Projetos, Contratos e Convênios''' (DPC/PROAD).
{{info|O contrato é exigido quando há obrigações futuras por parte do fornecedor:

1. Prazo de Entrega superior a 30 dias corridos

2. Garantia estendida, superior a 12 meses

Para conferir se há contrato: consultar o '''processo licitatório''' no SOLAR, acessar a '''Pasta Digital''' e buscar peça intitulada '''Minuta de Contrato''', verificando quais itens estão indicados neste documento. }}{{alertafundobranco|'''ATENÇÃO!'''

- Em cada AF, deve constar apenas um único Pregão;

- O valor mínimo '''por item''' deve ser respeitado de acordo com o respectivo '''Termo de Referência''', com exceção daqueles os quais o valor total registrado ou o saldo remanescente seja abaixo deste. Neste caso, deverá ser solicitada a quantidade total disponível do item;

- Em casos de pedidos encaminhados próximos ao vencimento da ata, é necessário encaminhar e-mail para caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação, sendo imprescindível o cumprimento do prazo geral de atendimento supracitado.}}

=== PREGÕES DE TIC DO MINISTÉRIO DA ECONOMIA (SGD/ME) ===

.

Os pedidos de aquisição dos itens oriundos dos pregões do Ministério da Economia (SGD/ME) '''NÃO''' deverão ser encaminhados por AF, mas por Solicitação Digital (SD) à CAEX/DCOM, respeitando o seguinte fluxo:

.

'''1)''' Localizar o item na '''[https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit?gid=1682132196#gid=1682132196 Planilha de Vigência]''' no site do DCOM (buscar pelo termo "SGD/ME")

'''2)''' Criar uma Solicitação Digital (SD) no Solar, que deverá ser encaminhada à CAEX/DCOM, contendo:

..... '''a)''' A [https://docs.google.com/document/d/1AmkRgvhKvEGLt5qCOql5_Ddld0ZuuqFBDpRfQNIXN8A/edit '''Ordem de Fornecimento de Bens (OFB''')] preenchida e assinada pelo Ordenador de Despesas;

..... '''b)''' O '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras]''', preenchido e assinado;

..... '''c)''' Manifestação de autorização da SETIC referente à aquisição, podendo ser o pdf de um e-mail;

..... '''d)''' Despacho contendo: Nº da UGR solicitante e dados orçamentários completos (PTREs, Fonte, Atividade, etc.); Indicação do nº do item, do Pregão e da Ata de Registro de Preços e os correspondentes valores unitários e totais; Demais informações que constariam em um despacho de pedido de AF.

'''3)''' O DCOM receberá a SD e criará um Processo Digital de Empenho, a ser encaminhado à Unidade requerente para assinatura do Ordenador de Despesas na Solicitação de Nota de Empenho (SNE)

'''4)''' O Requerente enviará o Processo Digital de Empenho ao DCF, com a SNE assinada pelo Ordenador de Despesas

'''5)''' O DCF fará o registro da Nota de Empenho (NE) e encaminhará o Processo Digital de Empenho ao DCOM

'''6)''' O DCOM incluirá a Nota de Empenho (NE) digitada no SIAFI na SD e a encaminhará ao DPC para elaboração do Contrato

'''7)''' O DPC devolverá a SD com o Contrato assinado ao DCOM

'''8)''' O DCOM fará a notificação de entrega ao Fornecedor e encaminhará o Processo Digital de Empenho e a SD ao requerente para acompanhamento da aquisição

'''ATENÇÂO:'''

- Dúvidas sobre as especificações técnicas dos itens, peças processuais, saldos dos itens e maiores informações desses processos deverão ser dirimidas junto à SETIC;

- Dúvidas sobre o preenchimento do Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras deverão ser dirimidas junto ao DPC;

- Cabe à CAEX apenas a operacionalização dos empenhos atinentes a esses processos.

.

{{topo}}

===PASSO A PASSO PARA EMISSÃO DE AF===
Para emitir o pedido de '''Autorização de Fornecimento (AF)''', necessário seguir os seguintes passos:

1. Acessar o Sistema Solar, em MENU -> módulo Pedidos -> Materiais -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> '''Novo'''

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:12.png|centro|miniaturadaimagem|1035x1035px]]
2. Na próxima tela, será realizado o preenchimento da etapa '''1 - Dados''' do pedido. Os principais dados dessa etapa são:

* '''Setor origem:''' Este campo refere-se ao setor de origem do item (ou itens) que será pedido. Aparecerá automaticamente preenchido pelo sistema com o setor de lotação do servidor que está realizando o pedido, porém, caso o pedido seja um caso de CARONA INTERNA, o campo deve ser alterado para o setor que possui saldo do item;
{| class="wikitable"
|+
|Os usuários que não tiverem outros setores disponíveis em Setor origem, devem solicitar acesso em <nowiki>https://suporte.egestao.ufsc.br/autosservico/solicitar.xhtml</nowiki>
Observação:

Informar o CPF e vínculo

Selecionar a opção INCLUIR SETOR-ORIGEM PARA PEDIDO DE AF e informar o setor que se deseja ter acesso.
|}
* '''Interessado''': Requerente ou ordenador de despesas;
* '''Categoria''': 7 - Licitação (Somente para material);
* '''Objeto''': Informar centro requisitante e número/ano do Pregão;
* '''Justificativa''' (Exemplos: Material para uso nas aulas de xxx; Material de expediente para uso na coordenadoria de apoio administrativo).
[[Arquivo:1 - dado.png|centro|miniaturadaimagem|883x883px|Preenchimento da Etapa 1 - Dados]]
Preenchidas esses campos, deve-se clicar em Salvar -> Próxima etapa.

3. Na '''Etapa 2 - Lotes/itens''': Botão Adicionar para inclusão de Itens:
[[Arquivo:Adicionar.png|centro|miniaturadaimagem|827x827px|Etapa 2 - Lotes/Itens]]

4. Na tela para adicionar itens, somente aparecerão os itens que tem como requerente o setor informado no campo "Setor Origem" da etapa 1.

Para realizar a pesquisa do pregão/item, deve-se preencher os campos: Edital (PE000 + nº PE + Ano do PE) e Nº do Item, se preferir.

'''ATENÇÃO''': Utilizar somente um pregão por AF.

Assim que os resultados aparecerem, basta selecionar o item (ou itens) desejado, e clicar em Selecionar.
[[Arquivo:Pesquisa PE.png|centro|commoldura|Consulta de itens]]
5. Ainda na Etapa 2 - Lotes/itens, deve-se inserir o quantitativo dos itens. Após, Salvar -> Próxima Etapa
[[Arquivo:Quantidade.png|centro|miniaturadaimagem|998x998px|Preenchimento do campo "Quantidade pedida"]]

6. '''Etapa 3 – Entrega''': Locais de entrega – Preencher imóvel e setor -> aplicar para todos

'''ATENÇÃO:''' Inserir um '''ÚNICO LOCAL DE ENTREGA COM O QUANTITATIVO TOTAL DE CADA ITEM.''' Tal ação é fundamental para evitar erros e inconsistências de importações do dados no sistema, que podem trazer prejuízos à aquisição.
[[Arquivo:1.png|centro|miniaturadaimagem|908x908px]]
[[Arquivo:2.png|centro|miniaturadaimagem|747x747px]]
[[Arquivo:3.png|centro|miniaturadaimagem|894x894px]]
7. '''Etapa 4 – Concluir''': Enviar e anotar o número do protocolo – esse número corresponde ao número da solicitação da AF.[[Arquivo:Envio.png|centro|miniaturadaimagem|820x820px]]
[[Arquivo:SD.png|centro|miniaturadaimagem|824x824px|borda]]
8. Após emitido o pedido, deve-se atentar ao seguinte:

* Se o pedido emitido é um caso de CARONA INTERNA, ao clicar em enviar, a AF será encaminhada para o setor de origem do item (ou itens), conforme informado no campo Setor origem, na Etapa 1 - Dados. Nesse caso, o setor que está emitindo a AF precisa aguardar o Setor origem autorizar, ou não, o uso do saldo, independentemente de se encontrar ou não na iminência do vencimento do Pregão.
** ''Se o pedido for negado ou forem solicitados ajustes, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Revisar AF. Nesta situação, deve-se seguir as orientações disponíveis em [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#Setor%20requerente%20-%20Revisar%20pedido%20de%20carona%20devolvido%20para%20ajuste|Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste]].''
** ''Quando o pedido for autorizado, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Emitir AF.''

* Se o pedido não é um caso de carona interna, ou seja, o item (ou itens) inserido no pedido é do próprio setor que está emitindo a AF, o pedido irá aparecer em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF. Caso essa opção não apareça no perfil de quem está emitindo a AF, significa que essa pessoa não possui permissão para autorizar. Logo, o pedido aparecerá na fila de servidores com essa permissão (provavelmente a chefia superior).
9. Estando o pedido no menu Emitir AF, deve-se clicar no pedido de realizar o seu recebimento.
[[Arquivo:Emitir.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px]]
10. Na pasta digital, deve-se anexar a [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF)|documentação necessária]], conforme casos específicos (carona interna, material permanente ou item com contrato).

Se não houver documento para ser anexado, pode-se passar diretamente para a próxima etapa.
[[Arquivo:Inserir .png|centro|miniaturadaimagem|504x504px]]

11. Acessar aba Emissão de AF -> Itens: botão Gerar -> preencher Data -> Salvar -> Voltar (Repetir este passo para todos os fornecedores):
[[Arquivo:Gerar .png|centro|miniaturadaimagem|829x829px|Acessar Itens]]
[[Arquivo:Emite af.png|centro|miniaturadaimagem|830x830px|Gerar, inserir data, salvar e voltar]]

{{ok|A Coluna AF deve estar validada para prosseguir com o encaminhamento|}}
[[Arquivo:AF valida.png|centro|miniaturadaimagem|862x862px|Coluna AF validadada para ambos fornecedores]]

12. Nos casos de pedidos de material permanente ou determinados pedidos de material de consumo nos quais não será possível utilizar o duodécimo da Unidade, é necessário abrir uma Solicitação Digital e encaminhar para '''SO/SEPLAN para realizar dotação orçamentária'''. Após o recurso ser alocado informar o número do sequencial da nota de dotação no despacho da AF.

{{alertapequeno|Caso seja pedido de material de '''consumo''' que utilizará como recurso o '''duodécimo''' da Unidade, desconsiderar esta etapa.}}

13. Com o pedido na fila Emitir AF, deve-se, na aba '''Encaminhar'', '''''selecionar a ação '''''"Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho". '''''O '''despacho''' deverá conter as seguintes informações:

* '''''Centro de Custo''''' E ''Dados do recurso:''
** ''Para material de consumo, informar os seguintes dados orçamentários: '''UGR, PTRES, Fonte e Atividade''';''
** ''Para material permanente ou casos específicos: nº sequencial da nota de dotação;''

* ''Local de Entrega, informando o CEP''
* ''Responsável pelo Recebimento, Telefone Completo (48 3721-RAMAL), e E-mail''
* ''Se a entrega será '''parcelada ou total'''''
* '''''Finalidade do(s) item(ns)''' (de forma simplificada, para definição da natureza de despesa contábil do empenho, como por exemplo: para utilização em aula, para utilização em laboratório, material de expediente, entre outras)''

14. Após o preenchimento do despacho, acionar o botão Encaminhar.
[[Arquivo:Enviar CAEX.png|centro|miniaturadaimagem|896x896px]]

{{ok|Dessa forma, o pedido chegará à CAEX pela tarefa "Solicitar emissão de empenho" e será analisado pela equipe. Após a emissão do empenho, enviaremos à Unidade pela tarefa "Compra realizada", informando o número da Solicitação de Nota de Empenho (SNE).
*Fluxo para o caso de necessidade de ajustes encontra-se em desenvolvimento.}}

=== AJUSTE DE AF ===
Nos casos em que a AF é devolvido pela CAEX para ajustes, nos casos em que for necessário excluir item ou alterar quantitativo:

* quando a AF for devolvida ao requerente para ajustes, seguirá para Emitir AF, local em que a Unidade deve ir no ícone de editar (lápis) dos fornecedores e cancelar as AFs correspondentes. Depois, deve encaminhar o pedido para Revisar AF, e nessa tarefa do fluxo então, na aba Ajuste Itens, deverá ajustar os itens e os quantitativos, inclusive ajustando os locais de entrega e clicando em Salvar ao Final. Próximo passo é encaminhar a AF para Autorizar AF e, depois de autorizada (novamente) pelo setor origem, retornará a Emitir AF, onde o requerente então emite as AFs no lapizinho de cada fornecedor e encaminha à CAEX para empenho.

=== PROCESSO DE EMPENHO ===
Com a SNE emitida, a CAEX será responsável por criar o processo de empenho inserindo a SNE e os demais documentos cabíveis.

* Com relação as certidões que são encaminhadas em anexo ao processo de empenho, devem ser observadas os vencimentos de: Receita Federal e PGFN, FGTS, Trabalhista e Estadual.

Tal processo será encaminhado ao setor requerente da respectiva SNE para que o '''ordenador de despesas da UGR''' informada no despacho da AF e usada no empenho realize a '''assinatura da SNE'''.

Com a SNE assinada, o setor requerente deve realizar o envio do processo de empenho ao setor SE/DCF, conforme orientações:
[[Arquivo:Envio DCF.png|centro|miniaturadaimagem|1155x1155px]]
{|
|Se o '''Pregão não estiver prestes a vencer E se nenhuma certidão estiver prestes vencer'''

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: “Para registro de empenho.”

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se o '''Pregão estiver prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: PE vence em X/X/XXXX (preencher com a data do início do título da SNE). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se houver '''certidão prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Certidão vence em X/X/XXXX (preencher com a data que está no título da SNE ao lado de “certidão vence”). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se constar '''CAPES-URGENTE ou URGENTE-CAPES''' no título da SNE ou o local que constar no título for PROPG.UFSC
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Limite para registro do empenho (recursos CAPES) é 21/11/2021. Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|}

O SE/DCF, após análise, fará o encaminhamento do processo de volta ao setor requerente.

* Se a SNE foi registrada pelo DCF, o setor requerente deve fazer o envio do processo à CAEX (fila DIG/CAEX) para notificação do fornecedor;
* Se o DCF identificou algum problema (por exemplo certidão vencida), cabe ao requerente realizar os ajustes e retornar o processo ao DCF para registro.
{{Info|O processo deve retornar à CAEX, na fila DIG/CAEX, ainda durante a vigência do pregão, para notificação ao fornecedor.}}

== CARONA INTERNA ==

=== Setor origem - Analisar pedido de carona interna (autorizar/reprovar/solicitar ajustes) ===
1. Quando um setor emitir uma AF de item (ou itens) que pertece ao seu setor, o pedido aparecerá na guia "Fila de trabalho" -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF.
[[Arquivo:Autorizar.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px|Autorização de uso de saldo]]
2. Ao clicar sobre o pedido, deve-se realizar o recebimento da AF e prosseguir para a análise.

3. Na guia Pasta Digital podem ser visualizadas as informações do pedido, para que então se possa decidir sobre a possibilidade de autorizar o uso do saldo:
[[Arquivo:Pasta digital.png|centro|miniaturadaimagem|774x774px|Informações do pedido - Pasta digital ]]
4. Feita a análise e tomada a decisão sobre a autorização, deve-se clicar na guia Encaminhar, e selecionar o fluxo conforme decisão:
[[Arquivo:Guia encaminhar.png|centro|miniaturadaimagem|775x775px|Encaminhamento do pedido de autorização]]

=== Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste ===
Se o setor origem do item devolver o pedido com o fluxo "Reprovar ou solicitar ajustes", ele aparecerá na tela Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de autorização de fornecimento -> Revisar AF:
[[Arquivo:13.png|centro|miniaturadaimagem|842x842px]]
Acessando o pedido, deve-se ir na guia Pasta Digital e conferir o despacho emitido pelo setor origem.

Se o pedido foi devolvido pelo setor origem com negativa de uso do saldo, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Cancelar pedido AF'''.

Se o setor origem solicitou algum ajuste no item (exclusão de item, redução de quantidade, ou outras situações) deve-se acessar a guia Ajuste Pedido e ajustar os dados conforme necessário (em Dados, Item ou Entrega):

[[Arquivo:14.png|centro|miniaturadaimagem|833x833px]]

Atentar para que a coluna Situação esteja validada. Sem isso, o sistema não permitirá encaminhar a AF novamente.

Realizados os ajustes, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Solicitar Autorização Novamente'''.
[[Arquivo:16.png|centro|miniaturadaimagem|985x985px]]
Ao encaminhar, o pedido retorna para o setor origem do item para nova análise.

Se aprovado, vai para a fila Emitir AF. Caso apresente novamente problemas, irá novamente para a fila Revisar AF.{{topo}}

==RESTOS A PAGAR E ACOMPANHAMENTO CONTÍNUO DAS SOLICITAÇÕES DE EMPENHO==

'''Regras''': http://dcom.proad.ufsc.br/restos-a-pagar/

'''Ofício Circular''': [https://arquivos.ufsc.br/f/6205af2a8e7044bc87fc/?dl=1 OFÍCIO CIRCULAR 12/2023/DCOM/PROAD]

'''Anexo do Ofício Circular com o passo a passo''': [https://docs.google.com/presentation/d/11anLdlQylRWNXY5LEF0SugEC9Jcx_VzqWRVlHwxxRKQ/edit#slide=id.p ANEXO – ORIENTAÇÕES RPNP]

'''ANULAÇÕES DE RESTOS A PAGAR DE EXERCÍCIOS ANTERIORES'''

Para consultar empenhos que ainda possuem saldo de exercícios anteriores (de 2023 para trás), emitidos pela UGR do DCOM, bem como solicitar a anulação destes se for o caso, em consonância com o Ofício Circular nº 7/2024/DCF/SEPLAN, seguem orientações abaixo.

Primeiro passo é entrar no MATL, clicar em Empenho e, em seguida, Indicação.
[[Arquivo:1tela.png|miniaturadaimagem]]

'''(em construção) '''

{{topo}}

Autorização de Fornecimento

2024-07-29T14:44:57Z

Guilherme.batista: /* RESTOS A PAGAR E ACOMPANHAMENTO CONTÍNUO DAS SOLICITAÇÕES DE EMPENHO */

==ORIENTAÇÕES INICIAIS==

Após da assinatura das Atas de Registro de Preços (ARP) e da inserção de seus dados no SIAFI, a vigência do Pregão SRP e outras informações poderão ser consultadas, conforme instruções da seção [[SOLICITAÇÃO_DE_EMPENHO#CONSULTA_DE_ATAS_VIGENTES_E_SALDO_DE_ITENS|Consulta de Atas Vigentes e Saldo de Itens]].

Quando um Pregão constar na planilha [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit#gid=1682132196&fvid=1938859887 'Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes'] o '''empenho dos itens poderá ser solicitado''' pelas unidades requerentes.

O fluxo a seguir busca orientar o servidor quando da necessidade de solicitar um item, considerando as questões de vigência da ata e saldo de itens:

[[Arquivo:Fluxo inicial - Manual AF.jpg|centro|miniaturadaimagem|1223x1223px|Orientações iniciais - Fluxo]]
{{info|:* '''Verificar disponibilidade orçamentária''':

'''Os recursos não devem mais ser alocados na UGR do DCOM. Devem estar disponíveis na UGR do setor requerente'''.

''Material de consumo: Acompanhamento contínuo do '''duodécimo''' por parte da Unidade através do MATL (Aba Centro de Custo -> Consulta Saldo de Cotas -> Cota: Divisão de Material -> Preencher Centro de Custo -> Consultar -> Ver coluna “Saldo) ou consulta direta à SO/SEPLAN.''

''Material permanente: Solicitar à SO/SEPLAN '''Nota de Dotação''' para compra de material permanente via Solicitação Digital. O número '''sequencial''' da Nota de Dotação deve ser informado no último despacho (no momento do encaminhamento “ao gestor de solicitações para emissão de empenho”).''}}

==CONSULTA DE ATAS VIGENTES E SALDO DE ITENS==
{{Info|Caso ainda não possua o nº do pregão ou do processo e do item que se pretende empenhar e tenha dificuldade em encontrar pela planilha indicada abaixo, sugerimos a [[SOLICITAÇÃO_DE_EMPENHO#Consulta da listagem geral de itens licitados por ano|'''consulta da listagem geral de itens licitados por ano''']].}}

=== Consulta de atas vigentes ===

A '''consulta das atas vigentes''' deve ser realizada através da planilha [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit#gid=1682132196 Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes].
[[Arquivo:Planilha Atas Vigentes - SRP - Materiais de Consumo e Permanente.png|centro|commoldura|Planilha Atas Vigentes - SRP - Materiais de Consumo e Permanentes]]
Na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, na coluna “Pregão”, é possível encontrar o Relatório de Homologação do respectivo pregão.
Este documento auxilia a encontrar os itens que estão disponíveis para aquisição e a verificar quais dos itens solicitados pelos setores no processo de origem acabaram cancelados (itens sem vencedor):
[[Arquivo:Relatório de Homologação.png|centro|miniaturadaimagem|677x677px|Exemplo de Relatório de Homologação]]

===Consulta da listagem geral de itens licitados por ano===
Não sendo possível encontrar o item desejado nos relatórios disponíveis na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, é possível realizar a busca no Sistema Solar, conforme orientações a seguir. Esta pesquisa retornará como resultado o saldo de itens em todas as Atas vigentes:

1. No Sistema Solar, selecione o módulo “Compras & Licitações”;

'''ATENÇÃO:''' É necessário possuir acesso ao módulo “Compras & Licitações” para consultar as informações abaixo. Se você não possui, peça acesso por meio da [http://setic.ufsc.br/permissoes/ SeTIC].

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 1.png|500px|center|thumb|Imagem: Módulo “Compras & Licitações”]]

2. Após, no menu “Consultas e Relatórios”, clique em “Saldo de R.P.”;

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 2.png|500px|center|thumb|Imagem: Opção “Saldo de R.P.”]]

3. Na tela de consulta de saldo, informe apenas o ano de vigência a ser pesquisado e clique em “Consultar”.

'''ATENÇÃO:''' O ideal é pesquisar o ano vigente e o anterior, uma vez que as atas possuem 12 meses de vigência e podem haver atas vigentes do ano antecessor ao atual.

Você pode gerar um relatório em PDF ou XLS, entretanto, a busca é mais facilitada por meio do documento em PDF.

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 3.png|700px|center|thumb|Imagem: Parâmetros de consulta]]

4. Após carregado o relatório, pressione no teclado do seu computador as teclas Ctrl + F e digite o item que você procura. No exemplo utilizamos o termo “tesoura”. Em seguida, clique em “Próximo”.

'''ATENÇÃO:''' Note que podem existir vários tipos de item para o mesmo termo, como por exemplo, tesoura de poda, cirúrgica, de escritório etc. Para tanto, cada vez que você clicar “Próximo” aparecerão mais itens, na medida em que estejam disponíveis dentre os itens vigentes daquele ano.

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 4.png|700px|center|thumb|Imagem: Consulta ao PDF]]
[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 5.png|700px|center|thumb|Consulta ao PDF]]

5. O último passo é verificar se o item está vigente (levando em consideração o prazo para pedidos de empenho) e se possui saldo. Para isso, basta verificar os dados que o próprio relatório já traz, incluindo o número do processo do pregão, '''o número do pregão (Nº Edital/Ofício)''' , o número da ata, o nome do fornecedor e o objeto do pregão.[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 6.png|700px|center|thumb|Verificação dos dados]]

{{topo}}

===Consulta a saldo de itens de pregões compartilhados, ou não, entre Unidades===

Tendo em mãos os dados do item que se pretende adquirir (Nº do Item e Pregão/Ano), a consulta do '''saldo do item''' deve ser realizada junto ao Sistema Solar. Não serão mais elaboradas as planilhas de controle de saldo, sendo, a partir de agora, todo o saldo dos pregões controlados diretamente pelo sistema.

1. No Sistema Solar deve-se selecionar, em MENU, o módulo Pedidos -> Consultas e Relatórios -> Saldo AF:

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:17.png|centro|miniaturadaimagem|525x525px]]
2. Na tela de “Saldo AF”, orienta-se que a busca seja feita, no mínimo, com o parâmetro “Nº edital/ofício”, onde deve ser inserido o número e ano do pregão. Outros parâmetros de pesquisa podem ser inseridos, caso sejam de conhecimento/interesse do usuário.
[[Arquivo:6.png|centro|miniaturadaimagem|1159x1159px|Parâmetros de pesquisa no menu "Saldo AF"]]

Sobre o resultado da pesquisa de “Saldo AF”, tem-se como informações relevantes para a consulta de saldo:

* Campo '''SETOR''': setor de origem que demandou o item no processo licitatório;
* Campo '''ITEM''': Nº do item no processo licitatório;
* Campo '''DESCRIÇÃO''': descrição resumida do item;
* Campo '''LICITADO''': quantidade '''total''' licitada para o respectivo item;
* Campo '''SALDO TOTAL''': quantidade do total licitado que ainda está disponível para aquisição;
* Campo '''QT. DEF. SETOR''': refere-se a quantas unidades do total licitado daquele item (campo LICITADO) foi deferida para o setor (conforme campo SETOR)
* Campo '''SALDO SETOR''': quantas unidades do total deferido para o setor ainda está disponível para aquisição.

No caso dos itens que aparecem mais de uma vez no relatório: esses itens são os chamados “'''itens compartilhados'''”.

Neste caso, no campo LICITADO e SALDO TOTAL, a quantidade será a mesma para todos os setores que demandaram aquele item. Assim, o que cada setor deve observar, com maior cautela, são os campos “QT. DEF. SETOR” e, em especial, o campo “SALDO SETOR”, para então identificar quantas unidades estão disponíveis para solicitar.

No caso de itens que não aparecem no relatório, existem duas possibilidades:

- Todo o quantitativo licitado para o item já foi adquirido.

OU

- O item foi cancelado no momento do Pregão Eletrônico (ver anexo na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes):
[[Arquivo:Acesso relatório.png|centro|commoldura|Acesso ao Relatório de Homologação através da planilha de atas vigentes]]
[[Arquivo:Item cancelado.png|centro|commoldura|Relatório de Homologação - Item cancelado]]

==AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF) ==

* Em caso de encaminhamento de AFs de Pregões a vencer, o prazo para envio do pedido de empenho pela Unidade é de 15 (quinze) dias úteis antes da expiração da vigência da ata (validade da ata). Ainda assim, não é garantido o atendimento, considerando que há vários fatores alheios ao DCOM que podem dificultar ou até mesmo inviabilizar a emissão do empenho. Nesses casos e nos demais cujo término da vigência encontra-se próximo, é imprescindível encaminhar e-mail à caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação. 
Antes de iniciar a emissão de um pedido de Autorização de Fornecimento, necessário atentar-se para as situações apresentadas a seguir (as orientações completas de fluxo encontram-se na seção “Emissão de Pedido de AF”).

'''"CARONA INTERNA"'''

- Sendo o caso de carona interna (setor requerente não possui saldo e utilizará de outro setor):

* nos primeiros campos da AF será necessário informar o setor de origem do saldo. Assim que emitida a AF, esta será encaminhada para o setor informado, que deverá autorizar (ou não) o uso do saldo;
* ainda, sendo aplicável, necessário inserir '''e-mail de concordância do fornecedor''' para entrega em localidade distinta da prevista no Termo de Referência (antes, verificar no TR/Edital se já não está prevista entrega para sua localidade).

'''ITEM PERMANENTE'''

- Sendo o caso de pedido de item(ns) permanente(s):

* necessário inserir o '''[https://docs.google.com/document/d/1DdIf1Bn0wqMvDrrooRmL7m_GlzsafOc9I5oRUx5up9c/edit?usp=sharing Formulário de Tombamento];'''
* necessário informar o número da ND no despacho de encaminhamento da AF à CAEX (ND deve ser solicitada via Solicitação Digital, diretamente à SEPLAN).

'''ITEM COM CONTRATO'''

- Caso o pedido seja de um item que exige contrato:

* necessário anexar '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Formulário de Indicação de Fiscais de Contratos Terceirizados]''': dúvidas sobre o preenchimento deste formulário devem ser tratadas diretamente com o '''Departamento de Projetos, Contratos e Convênios''' (DPC/PROAD).
{{info|O contrato é exigido quando há obrigações futuras por parte do fornecedor:

1. Prazo de Entrega superior a 30 dias corridos

2. Garantia estendida, superior a 12 meses

Para conferir se há contrato: consultar o '''processo licitatório''' no SOLAR, acessar a '''Pasta Digital''' e buscar peça intitulada '''Minuta de Contrato''', verificando quais itens estão indicados neste documento. }}{{alertafundobranco|'''ATENÇÃO!'''

- Em cada AF, deve constar apenas um único Pregão;

- O valor mínimo '''por item''' deve ser respeitado de acordo com o respectivo '''Termo de Referência''', com exceção daqueles os quais o valor total registrado ou o saldo remanescente seja abaixo deste. Neste caso, deverá ser solicitada a quantidade total disponível do item;

- Em casos de pedidos encaminhados próximos ao vencimento da ata, é necessário encaminhar e-mail para caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação, sendo imprescindível o cumprimento do prazo geral de atendimento supracitado.}}

=== PREGÕES DE TIC DO MINISTÉRIO DA ECONOMIA (SGD/ME) ===

.

Os pedidos de aquisição dos itens oriundos dos pregões do Ministério da Economia (SGD/ME) '''NÃO''' deverão ser encaminhados por AF, mas por Solicitação Digital (SD) à CAEX/DCOM, respeitando o seguinte fluxo:

.

'''1)''' Localizar o item na '''[https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit?gid=1682132196#gid=1682132196 Planilha de Vigência]''' no site do DCOM (buscar pelo termo "SGD/ME")

'''2)''' Criar uma Solicitação Digital (SD) no Solar, que deverá ser encaminhada à CAEX/DCOM, contendo:

..... '''a)''' A [https://docs.google.com/document/d/1AmkRgvhKvEGLt5qCOql5_Ddld0ZuuqFBDpRfQNIXN8A/edit '''Ordem de Fornecimento de Bens (OFB''')] preenchida e assinada pelo Ordenador de Despesas;

..... '''b)''' O '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras]''', preenchido e assinado;

..... '''c)''' Manifestação de autorização da SETIC referente à aquisição, podendo ser o pdf de um e-mail;

..... '''d)''' Despacho contendo: Nº da UGR solicitante e dados orçamentários completos (PTREs, Fonte, Atividade, etc.); Indicação do nº do item, do Pregão e da Ata de Registro de Preços e os correspondentes valores unitários e totais; Demais informações que constariam em um despacho de pedido de AF.

'''3)''' O DCOM receberá a SD e criará um Processo Digital de Empenho, a ser encaminhado à Unidade requerente para assinatura do Ordenador de Despesas na Solicitação de Nota de Empenho (SNE)

'''4)''' O Requerente enviará o Processo Digital de Empenho ao DCF, com a SNE assinada pelo Ordenador de Despesas

'''5)''' O DCF fará o registro da Nota de Empenho (NE) e encaminhará o Processo Digital de Empenho ao DCOM

'''6)''' O DCOM incluirá a Nota de Empenho (NE) digitada no SIAFI na SD e a encaminhará ao DPC para elaboração do Contrato

'''7)''' O DPC devolverá a SD com o Contrato assinado ao DCOM

'''8)''' O DCOM fará a notificação de entrega ao Fornecedor e encaminhará o Processo Digital de Empenho e a SD ao requerente para acompanhamento da aquisição

'''ATENÇÂO:'''

- Dúvidas sobre as especificações técnicas dos itens, peças processuais, saldos dos itens e maiores informações desses processos deverão ser dirimidas junto à SETIC;

- Dúvidas sobre o preenchimento do Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras deverão ser dirimidas junto ao DPC;

- Cabe à CAEX apenas a operacionalização dos empenhos atinentes a esses processos.

.

{{topo}}

===PASSO A PASSO PARA EMISSÃO DE AF===
Para emitir o pedido de '''Autorização de Fornecimento (AF)''', necessário seguir os seguintes passos:

1. Acessar o Sistema Solar, em MENU -> módulo Pedidos -> Materiais -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> '''Novo'''

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:12.png|centro|miniaturadaimagem|1035x1035px]]
2. Na próxima tela, será realizado o preenchimento da etapa '''1 - Dados''' do pedido. Os principais dados dessa etapa são:

* '''Setor origem:''' Este campo refere-se ao setor de origem do item (ou itens) que será pedido. Aparecerá automaticamente preenchido pelo sistema com o setor de lotação do servidor que está realizando o pedido, porém, caso o pedido seja um caso de CARONA INTERNA, o campo deve ser alterado para o setor que possui saldo do item;
{| class="wikitable"
|+
|Os usuários que não tiverem outros setores disponíveis em Setor origem, devem solicitar acesso em <nowiki>https://suporte.egestao.ufsc.br/autosservico/solicitar.xhtml</nowiki>
Observação:

Informar o CPF e vínculo

Selecionar a opção INCLUIR SETOR-ORIGEM PARA PEDIDO DE AF e informar o setor que se deseja ter acesso.
|}
* '''Interessado''': Requerente ou ordenador de despesas;
* '''Categoria''': 7 - Licitação (Somente para material);
* '''Objeto''': Informar centro requisitante e número/ano do Pregão;
* '''Justificativa''' (Exemplos: Material para uso nas aulas de xxx; Material de expediente para uso na coordenadoria de apoio administrativo).
[[Arquivo:1 - dado.png|centro|miniaturadaimagem|883x883px|Preenchimento da Etapa 1 - Dados]]
Preenchidas esses campos, deve-se clicar em Salvar -> Próxima etapa.

3. Na '''Etapa 2 - Lotes/itens''': Botão Adicionar para inclusão de Itens:
[[Arquivo:Adicionar.png|centro|miniaturadaimagem|827x827px|Etapa 2 - Lotes/Itens]]

4. Na tela para adicionar itens, somente aparecerão os itens que tem como requerente o setor informado no campo "Setor Origem" da etapa 1.

Para realizar a pesquisa do pregão/item, deve-se preencher os campos: Edital (PE000 + nº PE + Ano do PE) e Nº do Item, se preferir.

'''ATENÇÃO''': Utilizar somente um pregão por AF.

Assim que os resultados aparecerem, basta selecionar o item (ou itens) desejado, e clicar em Selecionar.
[[Arquivo:Pesquisa PE.png|centro|commoldura|Consulta de itens]]
5. Ainda na Etapa 2 - Lotes/itens, deve-se inserir o quantitativo dos itens. Após, Salvar -> Próxima Etapa
[[Arquivo:Quantidade.png|centro|miniaturadaimagem|998x998px|Preenchimento do campo "Quantidade pedida"]]

6. '''Etapa 3 – Entrega''': Locais de entrega – Preencher imóvel e setor -> aplicar para todos

'''ATENÇÃO:''' Inserir um '''ÚNICO LOCAL DE ENTREGA COM O QUANTITATIVO TOTAL DE CADA ITEM.''' Tal ação é fundamental para evitar erros e inconsistências de importações do dados no sistema, que podem trazer prejuízos à aquisição.
[[Arquivo:1.png|centro|miniaturadaimagem|908x908px]]
[[Arquivo:2.png|centro|miniaturadaimagem|747x747px]]
[[Arquivo:3.png|centro|miniaturadaimagem|894x894px]]
7. '''Etapa 4 – Concluir''': Enviar e anotar o número do protocolo – esse número corresponde ao número da solicitação da AF.[[Arquivo:Envio.png|centro|miniaturadaimagem|820x820px]]
[[Arquivo:SD.png|centro|miniaturadaimagem|824x824px|borda]]
8. Após emitido o pedido, deve-se atentar ao seguinte:

* Se o pedido emitido é um caso de CARONA INTERNA, ao clicar em enviar, a AF será encaminhada para o setor de origem do item (ou itens), conforme informado no campo Setor origem, na Etapa 1 - Dados. Nesse caso, o setor que está emitindo a AF precisa aguardar o Setor origem autorizar, ou não, o uso do saldo, independentemente de se encontrar ou não na iminência do vencimento do Pregão.
** ''Se o pedido for negado ou forem solicitados ajustes, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Revisar AF. Nesta situação, deve-se seguir as orientações disponíveis em [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#Setor%20requerente%20-%20Revisar%20pedido%20de%20carona%20devolvido%20para%20ajuste|Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste]].''
** ''Quando o pedido for autorizado, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Emitir AF.''

* Se o pedido não é um caso de carona interna, ou seja, o item (ou itens) inserido no pedido é do próprio setor que está emitindo a AF, o pedido irá aparecer em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF. Caso essa opção não apareça no perfil de quem está emitindo a AF, significa que essa pessoa não possui permissão para autorizar. Logo, o pedido aparecerá na fila de servidores com essa permissão (provavelmente a chefia superior).
9. Estando o pedido no menu Emitir AF, deve-se clicar no pedido de realizar o seu recebimento.
[[Arquivo:Emitir.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px]]
10. Na pasta digital, deve-se anexar a [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF)|documentação necessária]], conforme casos específicos (carona interna, material permanente ou item com contrato).

Se não houver documento para ser anexado, pode-se passar diretamente para a próxima etapa.
[[Arquivo:Inserir .png|centro|miniaturadaimagem|504x504px]]

11. Acessar aba Emissão de AF -> Itens: botão Gerar -> preencher Data -> Salvar -> Voltar (Repetir este passo para todos os fornecedores):
[[Arquivo:Gerar .png|centro|miniaturadaimagem|829x829px|Acessar Itens]]
[[Arquivo:Emite af.png|centro|miniaturadaimagem|830x830px|Gerar, inserir data, salvar e voltar]]

{{ok|A Coluna AF deve estar validada para prosseguir com o encaminhamento|}}
[[Arquivo:AF valida.png|centro|miniaturadaimagem|862x862px|Coluna AF validadada para ambos fornecedores]]

12. Nos casos de pedidos de material permanente ou determinados pedidos de material de consumo nos quais não será possível utilizar o duodécimo da Unidade, é necessário abrir uma Solicitação Digital e encaminhar para '''SO/SEPLAN para realizar dotação orçamentária'''. Após o recurso ser alocado informar o número do sequencial da nota de dotação no despacho da AF.

{{alertapequeno|Caso seja pedido de material de '''consumo''' que utilizará como recurso o '''duodécimo''' da Unidade, desconsiderar esta etapa.}}

13. Com o pedido na fila Emitir AF, deve-se, na aba '''Encaminhar'', '''''selecionar a ação '''''"Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho". '''''O '''despacho''' deverá conter as seguintes informações:

* '''''Centro de Custo''''' E ''Dados do recurso:''
** ''Para material de consumo, informar os seguintes dados orçamentários: '''UGR, PTRES, Fonte e Atividade''';''
** ''Para material permanente ou casos específicos: nº sequencial da nota de dotação;''

* ''Local de Entrega, informando o CEP''
* ''Responsável pelo Recebimento, Telefone Completo (48 3721-RAMAL), e E-mail''
* ''Se a entrega será '''parcelada ou total'''''
* '''''Finalidade do(s) item(ns)''' (de forma simplificada, para definição da natureza de despesa contábil do empenho, como por exemplo: para utilização em aula, para utilização em laboratório, material de expediente, entre outras)''

14. Após o preenchimento do despacho, acionar o botão Encaminhar.
[[Arquivo:Enviar CAEX.png|centro|miniaturadaimagem|896x896px]]

{{ok|Dessa forma, o pedido chegará à CAEX pela tarefa "Solicitar emissão de empenho" e será analisado pela equipe. Após a emissão do empenho, enviaremos à Unidade pela tarefa "Compra realizada", informando o número da Solicitação de Nota de Empenho (SNE).
*Fluxo para o caso de necessidade de ajustes encontra-se em desenvolvimento.}}

=== AJUSTE DE AF ===
Nos casos em que a AF é devolvido pela CAEX para ajustes, nos casos em que for necessário excluir item ou alterar quantitativo:

* quando a AF for devolvida ao requerente para ajustes, seguirá para Emitir AF, local em que a Unidade deve ir no ícone de editar (lápis) dos fornecedores e cancelar as AFs correspondentes. Depois, deve encaminhar o pedido para Revisar AF, e nessa tarefa do fluxo então, na aba Ajuste Itens, deverá ajustar os itens e os quantitativos, inclusive ajustando os locais de entrega e clicando em Salvar ao Final. Próximo passo é encaminhar a AF para Autorizar AF e, depois de autorizada (novamente) pelo setor origem, retornará a Emitir AF, onde o requerente então emite as AFs no lapizinho de cada fornecedor e encaminha à CAEX para empenho.

=== PROCESSO DE EMPENHO ===
Com a SNE emitida, a CAEX será responsável por criar o processo de empenho inserindo a SNE e os demais documentos cabíveis.

* Com relação as certidões que são encaminhadas em anexo ao processo de empenho, devem ser observadas os vencimentos de: Receita Federal e PGFN, FGTS, Trabalhista e Estadual.

Tal processo será encaminhado ao setor requerente da respectiva SNE para que o '''ordenador de despesas da UGR''' informada no despacho da AF e usada no empenho realize a '''assinatura da SNE'''.

Com a SNE assinada, o setor requerente deve realizar o envio do processo de empenho ao setor SE/DCF, conforme orientações:
[[Arquivo:Envio DCF.png|centro|miniaturadaimagem|1155x1155px]]
{|
|Se o '''Pregão não estiver prestes a vencer E se nenhuma certidão estiver prestes vencer'''

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: “Para registro de empenho.”

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se o '''Pregão estiver prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: PE vence em X/X/XXXX (preencher com a data do início do título da SNE). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se houver '''certidão prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Certidão vence em X/X/XXXX (preencher com a data que está no título da SNE ao lado de “certidão vence”). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se constar '''CAPES-URGENTE ou URGENTE-CAPES''' no título da SNE ou o local que constar no título for PROPG.UFSC
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Limite para registro do empenho (recursos CAPES) é 21/11/2021. Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|}

O SE/DCF, após análise, fará o encaminhamento do processo de volta ao setor requerente.

* Se a SNE foi registrada pelo DCF, o setor requerente deve fazer o envio do processo à CAEX (fila DIG/CAEX) para notificação do fornecedor;
* Se o DCF identificou algum problema (por exemplo certidão vencida), cabe ao requerente realizar os ajustes e retornar o processo ao DCF para registro.
{{Info|O processo deve retornar à CAEX, na fila DIG/CAEX, ainda durante a vigência do pregão, para notificação ao fornecedor.}}

== CARONA INTERNA ==

=== Setor origem - Analisar pedido de carona interna (autorizar/reprovar/solicitar ajustes) ===
1. Quando um setor emitir uma AF de item (ou itens) que pertece ao seu setor, o pedido aparecerá na guia "Fila de trabalho" -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF.
[[Arquivo:Autorizar.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px|Autorização de uso de saldo]]
2. Ao clicar sobre o pedido, deve-se realizar o recebimento da AF e prosseguir para a análise.

3. Na guia Pasta Digital podem ser visualizadas as informações do pedido, para que então se possa decidir sobre a possibilidade de autorizar o uso do saldo:
[[Arquivo:Pasta digital.png|centro|miniaturadaimagem|774x774px|Informações do pedido - Pasta digital ]]
4. Feita a análise e tomada a decisão sobre a autorização, deve-se clicar na guia Encaminhar, e selecionar o fluxo conforme decisão:
[[Arquivo:Guia encaminhar.png|centro|miniaturadaimagem|775x775px|Encaminhamento do pedido de autorização]]

=== Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste ===
Se o setor origem do item devolver o pedido com o fluxo "Reprovar ou solicitar ajustes", ele aparecerá na tela Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de autorização de fornecimento -> Revisar AF:
[[Arquivo:13.png|centro|miniaturadaimagem|842x842px]]
Acessando o pedido, deve-se ir na guia Pasta Digital e conferir o despacho emitido pelo setor origem.

Se o pedido foi devolvido pelo setor origem com negativa de uso do saldo, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Cancelar pedido AF'''.

Se o setor origem solicitou algum ajuste no item (exclusão de item, redução de quantidade, ou outras situações) deve-se acessar a guia Ajuste Pedido e ajustar os dados conforme necessário (em Dados, Item ou Entrega):

[[Arquivo:14.png|centro|miniaturadaimagem|833x833px]]

Atentar para que a coluna Situação esteja validada. Sem isso, o sistema não permitirá encaminhar a AF novamente.

Realizados os ajustes, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Solicitar Autorização Novamente'''.
[[Arquivo:16.png|centro|miniaturadaimagem|985x985px]]
Ao encaminhar, o pedido retorna para o setor origem do item para nova análise.

Se aprovado, vai para a fila Emitir AF. Caso apresente novamente problemas, irá novamente para a fila Revisar AF.{{topo}}

==RESTOS A PAGAR E ACOMPANHAMENTO CONTÍNUO DAS SOLICITAÇÕES DE EMPENHO==

'''Regras''': http://dcom.proad.ufsc.br/restos-a-pagar/

'''Ofício Circular''': [https://arquivos.ufsc.br/f/6205af2a8e7044bc87fc/?dl=1 OFÍCIO CIRCULAR 12/2023/DCOM/PROAD]

'''Anexo do Ofício Circular com o passo a passo''': [https://docs.google.com/presentation/d/11anLdlQylRWNXY5LEF0SugEC9Jcx_VzqWRVlHwxxRKQ/edit#slide=id.p ANEXO – ORIENTAÇÕES RPNP]

'''ANULAÇÕES DE RESTOS A PAGAR DE EXERCÍCIOS ANTERIORES'''

Para consultar empenhos que ainda possuem saldo de exercícios anteriores (de 2023 para trás), emitidos pela UGR do DCOM, bem como solicitar a anulação destes se for o caso, em consonância com o Ofício Circular nº 7/2024/DCF/SEPLAN, seguem orientações abaixo.

Primeiro passo é entrar no MATL, clicar em Empenho e, em seguida, Indicação.

https://compras.wiki.ufsc.br/images/d/d3/1tela.png

'''(em construção) '''

{{topo}}

Arquivo:1tela.png

2024-07-29T14:42:20Z

Guilherme.batista:

Tela 1 - Anulação

Autorização de Fornecimento

2024-07-26T15:59:38Z

Guilherme.batista: /* PREGÕES DE TIC DO MINISTÉRIO DA ECONOMIA (SGD/ME) */

==ORIENTAÇÕES INICIAIS==

Após da assinatura das Atas de Registro de Preços (ARP) e da inserção de seus dados no SIAFI, a vigência do Pregão SRP e outras informações poderão ser consultadas, conforme instruções da seção [[SOLICITAÇÃO_DE_EMPENHO#CONSULTA_DE_ATAS_VIGENTES_E_SALDO_DE_ITENS|Consulta de Atas Vigentes e Saldo de Itens]].

Quando um Pregão constar na planilha [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit#gid=1682132196&fvid=1938859887 'Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes'] o '''empenho dos itens poderá ser solicitado''' pelas unidades requerentes.

O fluxo a seguir busca orientar o servidor quando da necessidade de solicitar um item, considerando as questões de vigência da ata e saldo de itens:

[[Arquivo:Fluxo inicial - Manual AF.jpg|centro|miniaturadaimagem|1223x1223px|Orientações iniciais - Fluxo]]
{{info|:* '''Verificar disponibilidade orçamentária''':

'''Os recursos não devem mais ser alocados na UGR do DCOM. Devem estar disponíveis na UGR do setor requerente'''.

''Material de consumo: Acompanhamento contínuo do '''duodécimo''' por parte da Unidade através do MATL (Aba Centro de Custo -> Consulta Saldo de Cotas -> Cota: Divisão de Material -> Preencher Centro de Custo -> Consultar -> Ver coluna “Saldo) ou consulta direta à SO/SEPLAN.''

''Material permanente: Solicitar à SO/SEPLAN '''Nota de Dotação''' para compra de material permanente via Solicitação Digital. O número '''sequencial''' da Nota de Dotação deve ser informado no último despacho (no momento do encaminhamento “ao gestor de solicitações para emissão de empenho”).''}}

==CONSULTA DE ATAS VIGENTES E SALDO DE ITENS==
{{Info|Caso ainda não possua o nº do pregão ou do processo e do item que se pretende empenhar e tenha dificuldade em encontrar pela planilha indicada abaixo, sugerimos a [[SOLICITAÇÃO_DE_EMPENHO#Consulta da listagem geral de itens licitados por ano|'''consulta da listagem geral de itens licitados por ano''']].}}

=== Consulta de atas vigentes ===

A '''consulta das atas vigentes''' deve ser realizada através da planilha [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit#gid=1682132196 Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes].
[[Arquivo:Planilha Atas Vigentes - SRP - Materiais de Consumo e Permanente.png|centro|commoldura|Planilha Atas Vigentes - SRP - Materiais de Consumo e Permanentes]]
Na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, na coluna “Pregão”, é possível encontrar o Relatório de Homologação do respectivo pregão.
Este documento auxilia a encontrar os itens que estão disponíveis para aquisição e a verificar quais dos itens solicitados pelos setores no processo de origem acabaram cancelados (itens sem vencedor):
[[Arquivo:Relatório de Homologação.png|centro|miniaturadaimagem|677x677px|Exemplo de Relatório de Homologação]]

===Consulta da listagem geral de itens licitados por ano===
Não sendo possível encontrar o item desejado nos relatórios disponíveis na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, é possível realizar a busca no Sistema Solar, conforme orientações a seguir. Esta pesquisa retornará como resultado o saldo de itens em todas as Atas vigentes:

1. No Sistema Solar, selecione o módulo “Compras & Licitações”;

'''ATENÇÃO:''' É necessário possuir acesso ao módulo “Compras & Licitações” para consultar as informações abaixo. Se você não possui, peça acesso por meio da [http://setic.ufsc.br/permissoes/ SeTIC].

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 1.png|500px|center|thumb|Imagem: Módulo “Compras & Licitações”]]

2. Após, no menu “Consultas e Relatórios”, clique em “Saldo de R.P.”;

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 2.png|500px|center|thumb|Imagem: Opção “Saldo de R.P.”]]

3. Na tela de consulta de saldo, informe apenas o ano de vigência a ser pesquisado e clique em “Consultar”.

'''ATENÇÃO:''' O ideal é pesquisar o ano vigente e o anterior, uma vez que as atas possuem 12 meses de vigência e podem haver atas vigentes do ano antecessor ao atual.

Você pode gerar um relatório em PDF ou XLS, entretanto, a busca é mais facilitada por meio do documento em PDF.

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 3.png|700px|center|thumb|Imagem: Parâmetros de consulta]]

4. Após carregado o relatório, pressione no teclado do seu computador as teclas Ctrl + F e digite o item que você procura. No exemplo utilizamos o termo “tesoura”. Em seguida, clique em “Próximo”.

'''ATENÇÃO:''' Note que podem existir vários tipos de item para o mesmo termo, como por exemplo, tesoura de poda, cirúrgica, de escritório etc. Para tanto, cada vez que você clicar “Próximo” aparecerão mais itens, na medida em que estejam disponíveis dentre os itens vigentes daquele ano.

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 4.png|700px|center|thumb|Imagem: Consulta ao PDF]]
[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 5.png|700px|center|thumb|Consulta ao PDF]]

5. O último passo é verificar se o item está vigente (levando em consideração o prazo para pedidos de empenho) e se possui saldo. Para isso, basta verificar os dados que o próprio relatório já traz, incluindo o número do processo do pregão, '''o número do pregão (Nº Edital/Ofício)''' , o número da ata, o nome do fornecedor e o objeto do pregão.[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 6.png|700px|center|thumb|Verificação dos dados]]

{{topo}}

===Consulta a saldo de itens de pregões compartilhados, ou não, entre Unidades===

Tendo em mãos os dados do item que se pretende adquirir (Nº do Item e Pregão/Ano), a consulta do '''saldo do item''' deve ser realizada junto ao Sistema Solar. Não serão mais elaboradas as planilhas de controle de saldo, sendo, a partir de agora, todo o saldo dos pregões controlados diretamente pelo sistema.

1. No Sistema Solar deve-se selecionar, em MENU, o módulo Pedidos -> Consultas e Relatórios -> Saldo AF:

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:17.png|centro|miniaturadaimagem|525x525px]]
2. Na tela de “Saldo AF”, orienta-se que a busca seja feita, no mínimo, com o parâmetro “Nº edital/ofício”, onde deve ser inserido o número e ano do pregão. Outros parâmetros de pesquisa podem ser inseridos, caso sejam de conhecimento/interesse do usuário.
[[Arquivo:6.png|centro|miniaturadaimagem|1159x1159px|Parâmetros de pesquisa no menu "Saldo AF"]]

Sobre o resultado da pesquisa de “Saldo AF”, tem-se como informações relevantes para a consulta de saldo:

* Campo '''SETOR''': setor de origem que demandou o item no processo licitatório;
* Campo '''ITEM''': Nº do item no processo licitatório;
* Campo '''DESCRIÇÃO''': descrição resumida do item;
* Campo '''LICITADO''': quantidade '''total''' licitada para o respectivo item;
* Campo '''SALDO TOTAL''': quantidade do total licitado que ainda está disponível para aquisição;
* Campo '''QT. DEF. SETOR''': refere-se a quantas unidades do total licitado daquele item (campo LICITADO) foi deferida para o setor (conforme campo SETOR)
* Campo '''SALDO SETOR''': quantas unidades do total deferido para o setor ainda está disponível para aquisição.

No caso dos itens que aparecem mais de uma vez no relatório: esses itens são os chamados “'''itens compartilhados'''”.

Neste caso, no campo LICITADO e SALDO TOTAL, a quantidade será a mesma para todos os setores que demandaram aquele item. Assim, o que cada setor deve observar, com maior cautela, são os campos “QT. DEF. SETOR” e, em especial, o campo “SALDO SETOR”, para então identificar quantas unidades estão disponíveis para solicitar.

No caso de itens que não aparecem no relatório, existem duas possibilidades:

- Todo o quantitativo licitado para o item já foi adquirido.

OU

- O item foi cancelado no momento do Pregão Eletrônico (ver anexo na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes):
[[Arquivo:Acesso relatório.png|centro|commoldura|Acesso ao Relatório de Homologação através da planilha de atas vigentes]]
[[Arquivo:Item cancelado.png|centro|commoldura|Relatório de Homologação - Item cancelado]]

==AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF) ==

* Em caso de encaminhamento de AFs de Pregões a vencer, o prazo para envio do pedido de empenho pela Unidade é de 15 (quinze) dias úteis antes da expiração da vigência da ata (validade da ata). Ainda assim, não é garantido o atendimento, considerando que há vários fatores alheios ao DCOM que podem dificultar ou até mesmo inviabilizar a emissão do empenho. Nesses casos e nos demais cujo término da vigência encontra-se próximo, é imprescindível encaminhar e-mail à caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação. 
Antes de iniciar a emissão de um pedido de Autorização de Fornecimento, necessário atentar-se para as situações apresentadas a seguir (as orientações completas de fluxo encontram-se na seção “Emissão de Pedido de AF”).

'''"CARONA INTERNA"'''

- Sendo o caso de carona interna (setor requerente não possui saldo e utilizará de outro setor):

* nos primeiros campos da AF será necessário informar o setor de origem do saldo. Assim que emitida a AF, esta será encaminhada para o setor informado, que deverá autorizar (ou não) o uso do saldo;
* ainda, sendo aplicável, necessário inserir '''e-mail de concordância do fornecedor''' para entrega em localidade distinta da prevista no Termo de Referência (antes, verificar no TR/Edital se já não está prevista entrega para sua localidade).

'''ITEM PERMANENTE'''

- Sendo o caso de pedido de item(ns) permanente(s):

* necessário inserir o '''[https://docs.google.com/document/d/1DdIf1Bn0wqMvDrrooRmL7m_GlzsafOc9I5oRUx5up9c/edit?usp=sharing Formulário de Tombamento];'''
* necessário informar o número da ND no despacho de encaminhamento da AF à CAEX (ND deve ser solicitada via Solicitação Digital, diretamente à SEPLAN).

'''ITEM COM CONTRATO'''

- Caso o pedido seja de um item que exige contrato:

* necessário anexar '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Formulário de Indicação de Fiscais de Contratos Terceirizados]''': dúvidas sobre o preenchimento deste formulário devem ser tratadas diretamente com o '''Departamento de Projetos, Contratos e Convênios''' (DPC/PROAD).
{{info|O contrato é exigido quando há obrigações futuras por parte do fornecedor:

1. Prazo de Entrega superior a 30 dias corridos

2. Garantia estendida, superior a 12 meses

Para conferir se há contrato: consultar o '''processo licitatório''' no SOLAR, acessar a '''Pasta Digital''' e buscar peça intitulada '''Minuta de Contrato''', verificando quais itens estão indicados neste documento. }}

=== PREGÕES DE TIC DO MINISTÉRIO DA ECONOMIA (SGD/ME) ===
'''- Os processos e informações dos pregões do ME (que contém SGD/ME no campo "Itens compartilhados/observações") e seus os itens relacionados podem ser visualizados conforme link de atas vigentes , disponível em''' [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#Consulta de atas vigentes]]. '''Dúvidas sobre as especificações técnicas dos itens, peças processuais, saldos dos itens e maiores informações''' desses processos deverão ser dirimidas junto à '''SETIC''';

- '''Cabe à CAEX apenas a operacionalização dos empenhos atinentes a esses processos''', conforme orientações a seguir:

Pedidos desses itens '''não deverão ser encaminhados por AF''', mas por '''Solicitação Digital (SD) à CAEX/DCOM''', sendo necessário anexar:

* '''OFB''': Ver modelo neste [https://docs.google.com/document/d/1AmkRgvhKvEGLt5qCOql5_Ddld0ZuuqFBDpRfQNIXN8A/edit?usp=sharing link] (orientações para preenchimento estão dispostas no próprio documento)
* '''Autorização da SETIC''' para empenho (sendo suficiente o pdf de troca de e-mails junto à SETIC que contemple eventual autorização)
* '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Formulário de Indicação de Fiscais de Contratos Terceirizados]''' (no campo Nº do Contrato ou Processo é necessário incluir o número da solicitação digital (SD) do pedido no SOLAR);
* '''Nº da UGR''' Solicitante e '''dados orçamentários''' completos (PTREs, Fonte, Atividade, etc.)
* Indicar '''nº do item, do Pregão e da Ata de Registro de Preços''' e os '''correspondentes valores unitários e totais'''
* No '''despacho''' do pedido as '''mesmas informações que constariam em um despacho de pedido de AF'''.
{{alertafundobranco|'''ATENÇÃO!'''

- Em cada AF, deve constar apenas um único Pregão;

- O valor mínimo '''por item''' deve ser respeitado de acordo com o respectivo '''Termo de Referência''', com exceção daqueles os quais o valor total registrado ou o saldo remanescente seja abaixo deste. Neste caso, deverá ser solicitada a quantidade total disponível do item;

- Em casos de pedidos encaminhados próximos ao vencimento da ata, é necessário encaminhar e-mail para caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação, sendo imprescindível o cumprimento do prazo geral de atendimento supracitado.}}
{{topo}}

===PASSO A PASSO PARA EMISSÃO DE AF===
Para emitir o pedido de '''Autorização de Fornecimento (AF)''', necessário seguir os seguintes passos:

1. Acessar o Sistema Solar, em MENU -> módulo Pedidos -> Materiais -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> '''Novo'''

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:12.png|centro|miniaturadaimagem|1035x1035px]]
2. Na próxima tela, será realizado o preenchimento da etapa '''1 - Dados''' do pedido. Os principais dados dessa etapa são:

* '''Setor origem:''' Este campo refere-se ao setor de origem do item (ou itens) que será pedido. Aparecerá automaticamente preenchido pelo sistema com o setor de lotação do servidor que está realizando o pedido, porém, caso o pedido seja um caso de CARONA INTERNA, o campo deve ser alterado para o setor que possui saldo do item;
{| class="wikitable"
|+
|Os usuários que não tiverem outros setores disponíveis em Setor origem, devem solicitar acesso em <nowiki>https://suporte.egestao.ufsc.br/autosservico/solicitar.xhtml</nowiki>
Observação:

Informar o CPF e vínculo

Selecionar a opção INCLUIR SETOR-ORIGEM PARA PEDIDO DE AF e informar o setor que se deseja ter acesso.
|}
* '''Interessado''': Requerente ou ordenador de despesas;
* '''Categoria''': 7 - Licitação (Somente para material);
* '''Objeto''': Informar centro requisitante e número/ano do Pregão;
* '''Justificativa''' (Exemplos: Material para uso nas aulas de xxx; Material de expediente para uso na coordenadoria de apoio administrativo).
[[Arquivo:1 - dado.png|centro|miniaturadaimagem|883x883px|Preenchimento da Etapa 1 - Dados]]
Preenchidas esses campos, deve-se clicar em Salvar -> Próxima etapa.

3. Na '''Etapa 2 - Lotes/itens''': Botão Adicionar para inclusão de Itens:
[[Arquivo:Adicionar.png|centro|miniaturadaimagem|827x827px|Etapa 2 - Lotes/Itens]]

4. Na tela para adicionar itens, somente aparecerão os itens que tem como requerente o setor informado no campo "Setor Origem" da etapa 1.

Para realizar a pesquisa do pregão/item, deve-se preencher os campos: Edital (PE000 + nº PE + Ano do PE) e Nº do Item, se preferir.

'''ATENÇÃO''': Utilizar somente um pregão por AF.

Assim que os resultados aparecerem, basta selecionar o item (ou itens) desejado, e clicar em Selecionar.
[[Arquivo:Pesquisa PE.png|centro|commoldura|Consulta de itens]]
5. Ainda na Etapa 2 - Lotes/itens, deve-se inserir o quantitativo dos itens. Após, Salvar -> Próxima Etapa
[[Arquivo:Quantidade.png|centro|miniaturadaimagem|998x998px|Preenchimento do campo "Quantidade pedida"]]

6. '''Etapa 3 – Entrega''': Locais de entrega – Preencher imóvel e setor -> aplicar para todos

'''ATENÇÃO:''' Inserir um '''ÚNICO LOCAL DE ENTREGA COM O QUANTITATIVO TOTAL DE CADA ITEM.''' Tal ação é fundamental para evitar erros e inconsistências de importações do dados no sistema, que podem trazer prejuízos à aquisição.
[[Arquivo:1.png|centro|miniaturadaimagem|908x908px]]
[[Arquivo:2.png|centro|miniaturadaimagem|747x747px]]
[[Arquivo:3.png|centro|miniaturadaimagem|894x894px]]
7. '''Etapa 4 – Concluir''': Enviar e anotar o número do protocolo – esse número corresponde ao número da solicitação da AF.[[Arquivo:Envio.png|centro|miniaturadaimagem|820x820px]]
[[Arquivo:SD.png|centro|miniaturadaimagem|824x824px|borda]]
8. Após emitido o pedido, deve-se atentar ao seguinte:

* Se o pedido emitido é um caso de CARONA INTERNA, ao clicar em enviar, a AF será encaminhada para o setor de origem do item (ou itens), conforme informado no campo Setor origem, na Etapa 1 - Dados. Nesse caso, o setor que está emitindo a AF precisa aguardar o Setor origem autorizar, ou não, o uso do saldo, independentemente de se encontrar ou não na iminência do vencimento do Pregão.
** ''Se o pedido for negado ou forem solicitados ajustes, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Revisar AF. Nesta situação, deve-se seguir as orientações disponíveis em [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#Setor%20requerente%20-%20Revisar%20pedido%20de%20carona%20devolvido%20para%20ajuste|Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste]].''
** ''Quando o pedido for autorizado, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Emitir AF.''

* Se o pedido não é um caso de carona interna, ou seja, o item (ou itens) inserido no pedido é do próprio setor que está emitindo a AF, o pedido irá aparecer em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF. Caso essa opção não apareça no perfil de quem está emitindo a AF, significa que essa pessoa não possui permissão para autorizar. Logo, o pedido aparecerá na fila de servidores com essa permissão (provavelmente a chefia superior).
9. Estando o pedido no menu Emitir AF, deve-se clicar no pedido de realizar o seu recebimento.
[[Arquivo:Emitir.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px]]
10. Na pasta digital, deve-se anexar a [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF)|documentação necessária]], conforme casos específicos (carona interna, material permanente ou item com contrato).

Se não houver documento para ser anexado, pode-se passar diretamente para a próxima etapa.
[[Arquivo:Inserir .png|centro|miniaturadaimagem|504x504px]]

11. Acessar aba Emissão de AF -> Itens: botão Gerar -> preencher Data -> Salvar -> Voltar (Repetir este passo para todos os fornecedores):
[[Arquivo:Gerar .png|centro|miniaturadaimagem|829x829px|Acessar Itens]]
[[Arquivo:Emite af.png|centro|miniaturadaimagem|830x830px|Gerar, inserir data, salvar e voltar]]

{{ok|A Coluna AF deve estar validada para prosseguir com o encaminhamento|}}
[[Arquivo:AF valida.png|centro|miniaturadaimagem|862x862px|Coluna AF validadada para ambos fornecedores]]

12. Nos casos de pedidos de material permanente ou determinados pedidos de material de consumo nos quais não será possível utilizar o duodécimo da Unidade, é necessário abrir uma Solicitação Digital e encaminhar para '''SO/SEPLAN para realizar dotação orçamentária'''. Após o recurso ser alocado informar o número do sequencial da nota de dotação no despacho da AF.

{{alertapequeno|Caso seja pedido de material de '''consumo''' que utilizará como recurso o '''duodécimo''' da Unidade, desconsiderar esta etapa.}}

13. Com o pedido na fila Emitir AF, deve-se, na aba '''Encaminhar'', '''''selecionar a ação '''''"Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho". '''''O '''despacho''' deverá conter as seguintes informações:

* ''Centro de Custo''
* ''Dados do recurso''
** ''Para material de consumo, informar os seguintes dados orçamentários: '''UGR, PTRES, Fonte e Atividade''';''
** ''Para material permanente ou casos específicos: nº sequencial da nota de dotação;''
* ''Local de Entrega, informando o CEP''
* ''Responsável pelo Recebimento, Telefone Completo (48 3721-RAMAL), e E-mail''
* ''Se a entrega será '''parcelada ou total'''''
* '''''Finalidade do(s) item(ns)''' (de forma simplificada, para definição da natureza de despesa contábil do empenho, como por exemplo: para utilização em aula, para utilização em laboratório, material de expediente, entre outras)''

14. Após o preenchimento do despacho, acionar o botão Encaminhar.
[[Arquivo:Enviar CAEX.png|centro|miniaturadaimagem|896x896px]]

{{ok|Dessa forma, o pedido chegará à CAEX pela tarefa "Solicitar emissão de empenho" e será analisado pela equipe. Após a emissão do empenho, enviaremos à Unidade pela tarefa "Compra realizada", informando o número da Solicitação de Nota de Empenho (SNE).
*Fluxo para o caso de necessidade de ajustes encontra-se em desenvolvimento.}}

=== AJUSTE DE AF ===
Nos casos em que a AF é devolvido pela CAEX para ajustes, nos casos em que for necessário excluir item ou alterar quantitativo:

* quando a AF for devolvida ao requerente para ajustes, seguirá para Emitir AF, local em que a Unidade deve ir no ícone de editar (lápis) dos fornecedores e cancelar as AFs correspondentes. Depois, deve encaminhar o pedido para Revisar AF, e nessa tarefa do fluxo então, na aba Ajuste Itens, deverá ajustar os itens e os quantitativos, inclusive ajustando os locais de entrega e clicando em Salvar ao Final. Próximo passo é encaminhar a AF para Autorizar AF e, depois de autorizada (novamente) pelo setor origem, retornará a Emitir AF, onde o requerente então emite as AFs no lapizinho de cada fornecedor e encaminha à CAEX para empenho.

=== PROCESSO DE EMPENHO ===
Com a SNE emitida, a CAEX será responsável por criar o processo de empenho inserindo a SNE e os demais documentos cabíveis.

* Com relação as certidões que são encaminhadas em anexo ao processo de empenho, devem ser observadas os vencimentos de: Receita Federal e PGFN, FGTS, Trabalhista e Estadual.

Tal processo será encaminhado ao setor requerente da respectiva SNE para que o '''ordenador de despesas da UGR''' informada no despacho da AF e usada no empenho realize a '''assinatura da SNE'''.

Com a SNE assinada, o setor requerente deve realizar o envio do processo de empenho ao setor SE/DCF, conforme orientações:
[[Arquivo:Envio DCF.png|centro|miniaturadaimagem|1155x1155px]]
{|
|Se o '''Pregão não estiver prestes a vencer E se nenhuma certidão estiver prestes vencer'''

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: “Para registro de empenho.”

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se o '''Pregão estiver prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: PE vence em X/X/XXXX (preencher com a data do início do título da SNE). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se houver '''certidão prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Certidão vence em X/X/XXXX (preencher com a data que está no título da SNE ao lado de “certidão vence”). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se constar '''CAPES-URGENTE ou URGENTE-CAPES''' no título da SNE ou o local que constar no título for PROPG.UFSC
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Limite para registro do empenho (recursos CAPES) é 21/11/2021. Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|}

O SE/DCF, após análise, fará o encaminhamento do processo de volta ao setor requerente.

* Se a SNE foi registrada pelo DCF, o setor requerente deve fazer o envio do processo à CAEX (fila DIG/CAEX) para notificação do fornecedor;
* Se o DCF identificou algum problema (por exemplo certidão vencida), cabe ao requerente realizar os ajustes e retornar o processo ao DCF para registro.
{{Info|O processo deve retornar à CAEX, na fila DIG/CAEX, ainda durante a vigência do pregão, para notificação ao fornecedor.}}

== CARONA INTERNA ==

=== Setor origem - Analisar pedido de carona interna (autorizar/reprovar/solicitar ajustes) ===
1. Quando um setor emitir uma AF de item (ou itens) que pertece ao seu setor, o pedido aparecerá na guia "Fila de trabalho" -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF.
[[Arquivo:Autorizar.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px|Autorização de uso de saldo]]
2. Ao clicar sobre o pedido, deve-se realizar o recebimento da AF e prosseguir para a análise.

3. Na guia Pasta Digital podem ser visualizadas as informações do pedido, para que então se possa decidir sobre a possibilidade de autorizar o uso do saldo:
[[Arquivo:Pasta digital.png|centro|miniaturadaimagem|774x774px|Informações do pedido - Pasta digital ]]
4. Feita a análise e tomada a decisão sobre a autorização, deve-se clicar na guia Encaminhar, e selecionar o fluxo conforme decisão:
[[Arquivo:Guia encaminhar.png|centro|miniaturadaimagem|775x775px|Encaminhamento do pedido de autorização]]

=== Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste ===
Se o setor origem do item devolver o pedido com o fluxo "Reprovar ou solicitar ajustes", ele aparecerá na tela Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de autorização de fornecimento -> Revisar AF:
[[Arquivo:13.png|centro|miniaturadaimagem|842x842px]]
Acessando o pedido, deve-se ir na guia Pasta Digital e conferir o despacho emitido pelo setor origem.

Se o pedido foi devolvido pelo setor origem com negativa de uso do saldo, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Cancelar pedido AF'''.

Se o setor origem solicitou algum ajuste no item (exclusão de item, redução de quantidade, ou outras situações) deve-se acessar a guia Ajuste Pedido e ajustar os dados conforme necessário (em Dados, Item ou Entrega):

[[Arquivo:14.png|centro|miniaturadaimagem|833x833px]]

Atentar para que a coluna Situação esteja validada. Sem isso, o sistema não permitirá encaminhar a AF novamente.

Realizados os ajustes, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Solicitar Autorização Novamente'''.
[[Arquivo:16.png|centro|miniaturadaimagem|985x985px]]
Ao encaminhar, o pedido retorna para o setor origem do item para nova análise.

Se aprovado, vai para a fila Emitir AF. Caso apresente novamente problemas, irá novamente para a fila Revisar AF.{{topo}}

==RESTOS A PAGAR E ACOMPANHAMENTO CONTÍNUO DAS SOLICITAÇÕES DE EMPENHO==

'''Regras''': http://dcom.proad.ufsc.br/restos-a-pagar/

'''Ofício Circular''': [https://arquivos.ufsc.br/f/6205af2a8e7044bc87fc/?dl=1 OFÍCIO CIRCULAR 12/2023/DCOM/PROAD]

'''Anexo do Ofício Circular com o passo a passo''': [https://docs.google.com/presentation/d/11anLdlQylRWNXY5LEF0SugEC9Jcx_VzqWRVlHwxxRKQ/edit#slide=id.p ANEXO – ORIENTAÇÕES RPNP]

'''(em construção) '''

{{topo}}

Autorização de Fornecimento

2024-07-26T15:57:34Z

Guilherme.batista: /* PREGÕES DE TIC DO MINISTÉRIO DA ECONOMIA (SGD/ME) */

==ORIENTAÇÕES INICIAIS==

Após da assinatura das Atas de Registro de Preços (ARP) e da inserção de seus dados no SIAFI, a vigência do Pregão SRP e outras informações poderão ser consultadas, conforme instruções da seção [[SOLICITAÇÃO_DE_EMPENHO#CONSULTA_DE_ATAS_VIGENTES_E_SALDO_DE_ITENS|Consulta de Atas Vigentes e Saldo de Itens]].

Quando um Pregão constar na planilha [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit#gid=1682132196&fvid=1938859887 'Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes'] o '''empenho dos itens poderá ser solicitado''' pelas unidades requerentes.

O fluxo a seguir busca orientar o servidor quando da necessidade de solicitar um item, considerando as questões de vigência da ata e saldo de itens:

[[Arquivo:Fluxo inicial - Manual AF.jpg|centro|miniaturadaimagem|1223x1223px|Orientações iniciais - Fluxo]]
{{info|:* '''Verificar disponibilidade orçamentária''':

'''Os recursos não devem mais ser alocados na UGR do DCOM. Devem estar disponíveis na UGR do setor requerente'''.

''Material de consumo: Acompanhamento contínuo do '''duodécimo''' por parte da Unidade através do MATL (Aba Centro de Custo -> Consulta Saldo de Cotas -> Cota: Divisão de Material -> Preencher Centro de Custo -> Consultar -> Ver coluna “Saldo) ou consulta direta à SO/SEPLAN.''

''Material permanente: Solicitar à SO/SEPLAN '''Nota de Dotação''' para compra de material permanente via Solicitação Digital. O número '''sequencial''' da Nota de Dotação deve ser informado no último despacho (no momento do encaminhamento “ao gestor de solicitações para emissão de empenho”).''}}

==CONSULTA DE ATAS VIGENTES E SALDO DE ITENS==
{{Info|Caso ainda não possua o nº do pregão ou do processo e do item que se pretende empenhar e tenha dificuldade em encontrar pela planilha indicada abaixo, sugerimos a [[SOLICITAÇÃO_DE_EMPENHO#Consulta da listagem geral de itens licitados por ano|'''consulta da listagem geral de itens licitados por ano''']].}}

=== Consulta de atas vigentes ===

A '''consulta das atas vigentes''' deve ser realizada através da planilha [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit#gid=1682132196 Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes].
[[Arquivo:Planilha Atas Vigentes - SRP - Materiais de Consumo e Permanente.png|centro|commoldura|Planilha Atas Vigentes - SRP - Materiais de Consumo e Permanentes]]
Na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, na coluna “Pregão”, é possível encontrar o Relatório de Homologação do respectivo pregão.
Este documento auxilia a encontrar os itens que estão disponíveis para aquisição e a verificar quais dos itens solicitados pelos setores no processo de origem acabaram cancelados (itens sem vencedor):
[[Arquivo:Relatório de Homologação.png|centro|miniaturadaimagem|677x677px|Exemplo de Relatório de Homologação]]

===Consulta da listagem geral de itens licitados por ano===
Não sendo possível encontrar o item desejado nos relatórios disponíveis na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, é possível realizar a busca no Sistema Solar, conforme orientações a seguir. Esta pesquisa retornará como resultado o saldo de itens em todas as Atas vigentes:

1. No Sistema Solar, selecione o módulo “Compras & Licitações”;

'''ATENÇÃO:''' É necessário possuir acesso ao módulo “Compras & Licitações” para consultar as informações abaixo. Se você não possui, peça acesso por meio da [http://setic.ufsc.br/permissoes/ SeTIC].

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 1.png|500px|center|thumb|Imagem: Módulo “Compras & Licitações”]]

2. Após, no menu “Consultas e Relatórios”, clique em “Saldo de R.P.”;

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 2.png|500px|center|thumb|Imagem: Opção “Saldo de R.P.”]]

3. Na tela de consulta de saldo, informe apenas o ano de vigência a ser pesquisado e clique em “Consultar”.

'''ATENÇÃO:''' O ideal é pesquisar o ano vigente e o anterior, uma vez que as atas possuem 12 meses de vigência e podem haver atas vigentes do ano antecessor ao atual.

Você pode gerar um relatório em PDF ou XLS, entretanto, a busca é mais facilitada por meio do documento em PDF.

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 3.png|700px|center|thumb|Imagem: Parâmetros de consulta]]

4. Após carregado o relatório, pressione no teclado do seu computador as teclas Ctrl + F e digite o item que você procura. No exemplo utilizamos o termo “tesoura”. Em seguida, clique em “Próximo”.

'''ATENÇÃO:''' Note que podem existir vários tipos de item para o mesmo termo, como por exemplo, tesoura de poda, cirúrgica, de escritório etc. Para tanto, cada vez que você clicar “Próximo” aparecerão mais itens, na medida em que estejam disponíveis dentre os itens vigentes daquele ano.

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 4.png|700px|center|thumb|Imagem: Consulta ao PDF]]
[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 5.png|700px|center|thumb|Consulta ao PDF]]

5. O último passo é verificar se o item está vigente (levando em consideração o prazo para pedidos de empenho) e se possui saldo. Para isso, basta verificar os dados que o próprio relatório já traz, incluindo o número do processo do pregão, '''o número do pregão (Nº Edital/Ofício)''' , o número da ata, o nome do fornecedor e o objeto do pregão.[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 6.png|700px|center|thumb|Verificação dos dados]]

{{topo}}

===Consulta a saldo de itens de pregões compartilhados, ou não, entre Unidades===

Tendo em mãos os dados do item que se pretende adquirir (Nº do Item e Pregão/Ano), a consulta do '''saldo do item''' deve ser realizada junto ao Sistema Solar. Não serão mais elaboradas as planilhas de controle de saldo, sendo, a partir de agora, todo o saldo dos pregões controlados diretamente pelo sistema.

1. No Sistema Solar deve-se selecionar, em MENU, o módulo Pedidos -> Consultas e Relatórios -> Saldo AF:

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:17.png|centro|miniaturadaimagem|525x525px]]
2. Na tela de “Saldo AF”, orienta-se que a busca seja feita, no mínimo, com o parâmetro “Nº edital/ofício”, onde deve ser inserido o número e ano do pregão. Outros parâmetros de pesquisa podem ser inseridos, caso sejam de conhecimento/interesse do usuário.
[[Arquivo:6.png|centro|miniaturadaimagem|1159x1159px|Parâmetros de pesquisa no menu "Saldo AF"]]

Sobre o resultado da pesquisa de “Saldo AF”, tem-se como informações relevantes para a consulta de saldo:

* Campo '''SETOR''': setor de origem que demandou o item no processo licitatório;
* Campo '''ITEM''': Nº do item no processo licitatório;
* Campo '''DESCRIÇÃO''': descrição resumida do item;
* Campo '''LICITADO''': quantidade '''total''' licitada para o respectivo item;
* Campo '''SALDO TOTAL''': quantidade do total licitado que ainda está disponível para aquisição;
* Campo '''QT. DEF. SETOR''': refere-se a quantas unidades do total licitado daquele item (campo LICITADO) foi deferida para o setor (conforme campo SETOR)
* Campo '''SALDO SETOR''': quantas unidades do total deferido para o setor ainda está disponível para aquisição.

No caso dos itens que aparecem mais de uma vez no relatório: esses itens são os chamados “'''itens compartilhados'''”.

Neste caso, no campo LICITADO e SALDO TOTAL, a quantidade será a mesma para todos os setores que demandaram aquele item. Assim, o que cada setor deve observar, com maior cautela, são os campos “QT. DEF. SETOR” e, em especial, o campo “SALDO SETOR”, para então identificar quantas unidades estão disponíveis para solicitar.

No caso de itens que não aparecem no relatório, existem duas possibilidades:

- Todo o quantitativo licitado para o item já foi adquirido.

OU

- O item foi cancelado no momento do Pregão Eletrônico (ver anexo na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes):
[[Arquivo:Acesso relatório.png|centro|commoldura|Acesso ao Relatório de Homologação através da planilha de atas vigentes]]
[[Arquivo:Item cancelado.png|centro|commoldura|Relatório de Homologação - Item cancelado]]

==AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF) ==

* Em caso de encaminhamento de AFs de Pregões a vencer, o prazo para envio do pedido de empenho pela Unidade é de 15 (quinze) dias úteis antes da expiração da vigência da ata (validade da ata). Ainda assim, não é garantido o atendimento, considerando que há vários fatores alheios ao DCOM que podem dificultar ou até mesmo inviabilizar a emissão do empenho. Nesses casos e nos demais cujo término da vigência encontra-se próximo, é imprescindível encaminhar e-mail à caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação. 
Antes de iniciar a emissão de um pedido de Autorização de Fornecimento, necessário atentar-se para as situações apresentadas a seguir (as orientações completas de fluxo encontram-se na seção “Emissão de Pedido de AF”).

'''"CARONA INTERNA"'''

- Sendo o caso de carona interna (setor requerente não possui saldo e utilizará de outro setor):

* nos primeiros campos da AF será necessário informar o setor de origem do saldo. Assim que emitida a AF, esta será encaminhada para o setor informado, que deverá autorizar (ou não) o uso do saldo;
* ainda, sendo aplicável, necessário inserir '''e-mail de concordância do fornecedor''' para entrega em localidade distinta da prevista no Termo de Referência (antes, verificar no TR/Edital se já não está prevista entrega para sua localidade).

'''ITEM PERMANENTE'''

- Sendo o caso de pedido de item(ns) permanente(s):

* necessário inserir o '''[https://docs.google.com/document/d/1DdIf1Bn0wqMvDrrooRmL7m_GlzsafOc9I5oRUx5up9c/edit?usp=sharing Formulário de Tombamento];'''
* necessário informar o número da ND no despacho de encaminhamento da AF à CAEX (ND deve ser solicitada via Solicitação Digital, diretamente à SEPLAN).

'''ITEM COM CONTRATO'''

- Caso o pedido seja de um item que exige contrato:

* necessário anexar '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Formulário de Indicação de Fiscais de Contratos Terceirizados]''': dúvidas sobre o preenchimento deste formulário devem ser tratadas diretamente com o '''Departamento de Projetos, Contratos e Convênios''' (DPC/PROAD).
{{info|O contrato é exigido quando há obrigações futuras por parte do fornecedor:

1. Prazo de Entrega superior a 30 dias corridos

2. Garantia estendida, superior a 12 meses

Para conferir se há contrato: consultar o '''processo licitatório''' no SOLAR, acessar a '''Pasta Digital''' e buscar peça intitulada '''Minuta de Contrato''', verificando quais itens estão indicados neste documento. }}

=== PREGÕES DE TIC DO MINISTÉRIO DA ECONOMIA (SGD/ME) ===
'''- Os processos e informações dos pregões do ME (que contém SGD/ME no campo "Itens compartilhados/observações") e seus os itens relacionados podem ser visualizados conforme link de atas vigentes , disponível em''' [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#Consulta de atas vigentes]]. '''Dúvidas sobre as especificações técnicas dos itens, peças processuais, saldos dos itens e maiores informações''' desses processos deverão ser dirimidas junto à '''SETIC''';

- '''Cabe à CAEX apenas a operacionalização dos empenhos atinentes a esses processos''', conforme orientações a seguir:

Pedidos desses itens '''não deverão ser encaminhados por AF''', mas por '''Solicitação Digital (SD) à CAEX/DCOM''', sendo necessário anexar:

* '''OFB''': Ver modelo neste [https://docs.google.com/document/d/1AmkRgvhKvEGLt5qCOql5_Ddld0ZuuqFBDpRfQNIXN8A/edit?usp=sharing link] (orientações para preenchimento estão dispostas no próprio documento)
* '''Autorização da SETIC''' para empenho
* '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Formulário de Indicação de Fiscais de Contratos Terceirizados]''' (no campo Nº do Contrato ou Processo é necessário incluir o número da solicitação digital (SD) do pedido no SOLAR);
* '''Nº da UGR''' Solicitante e '''dados orçamentários''' completos (PTREs, Fonte, Atividade, etc.)
* Indicar '''nº do item, do Pregão e da Ata de Registro de Preços''' e os '''correspondentes valores unitários e totais'''
* No '''despacho''' do pedido as '''mesmas informações que constariam em um despacho de pedido de AF'''.
{{alertafundobranco|'''ATENÇÃO!'''

- Em cada AF, deve constar apenas um único Pregão;

- O valor mínimo '''por item''' deve ser respeitado de acordo com o respectivo '''Termo de Referência''', com exceção daqueles os quais o valor total registrado ou o saldo remanescente seja abaixo deste. Neste caso, deverá ser solicitada a quantidade total disponível do item;

- Em casos de pedidos encaminhados próximos ao vencimento da ata, é necessário encaminhar e-mail para caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação, sendo imprescindível o cumprimento do prazo geral de atendimento supracitado.}}
{{topo}}

===PASSO A PASSO PARA EMISSÃO DE AF===
Para emitir o pedido de '''Autorização de Fornecimento (AF)''', necessário seguir os seguintes passos:

1. Acessar o Sistema Solar, em MENU -> módulo Pedidos -> Materiais -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> '''Novo'''

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:12.png|centro|miniaturadaimagem|1035x1035px]]
2. Na próxima tela, será realizado o preenchimento da etapa '''1 - Dados''' do pedido. Os principais dados dessa etapa são:

* '''Setor origem:''' Este campo refere-se ao setor de origem do item (ou itens) que será pedido. Aparecerá automaticamente preenchido pelo sistema com o setor de lotação do servidor que está realizando o pedido, porém, caso o pedido seja um caso de CARONA INTERNA, o campo deve ser alterado para o setor que possui saldo do item;
{| class="wikitable"
|+
|Os usuários que não tiverem outros setores disponíveis em Setor origem, devem solicitar acesso em <nowiki>https://suporte.egestao.ufsc.br/autosservico/solicitar.xhtml</nowiki>
Observação:

Informar o CPF e vínculo

Selecionar a opção INCLUIR SETOR-ORIGEM PARA PEDIDO DE AF e informar o setor que se deseja ter acesso.
|}
* '''Interessado''': Requerente ou ordenador de despesas;
* '''Categoria''': 7 - Licitação (Somente para material);
* '''Objeto''': Informar centro requisitante e número/ano do Pregão;
* '''Justificativa''' (Exemplos: Material para uso nas aulas de xxx; Material de expediente para uso na coordenadoria de apoio administrativo).
[[Arquivo:1 - dado.png|centro|miniaturadaimagem|883x883px|Preenchimento da Etapa 1 - Dados]]
Preenchidas esses campos, deve-se clicar em Salvar -> Próxima etapa.

3. Na '''Etapa 2 - Lotes/itens''': Botão Adicionar para inclusão de Itens:
[[Arquivo:Adicionar.png|centro|miniaturadaimagem|827x827px|Etapa 2 - Lotes/Itens]]

4. Na tela para adicionar itens, somente aparecerão os itens que tem como requerente o setor informado no campo "Setor Origem" da etapa 1.

Para realizar a pesquisa do pregão/item, deve-se preencher os campos: Edital (PE000 + nº PE + Ano do PE) e Nº do Item, se preferir.

'''ATENÇÃO''': Utilizar somente um pregão por AF.

Assim que os resultados aparecerem, basta selecionar o item (ou itens) desejado, e clicar em Selecionar.
[[Arquivo:Pesquisa PE.png|centro|commoldura|Consulta de itens]]
5. Ainda na Etapa 2 - Lotes/itens, deve-se inserir o quantitativo dos itens. Após, Salvar -> Próxima Etapa
[[Arquivo:Quantidade.png|centro|miniaturadaimagem|998x998px|Preenchimento do campo "Quantidade pedida"]]

6. '''Etapa 3 – Entrega''': Locais de entrega – Preencher imóvel e setor -> aplicar para todos

'''ATENÇÃO:''' Inserir um '''ÚNICO LOCAL DE ENTREGA COM O QUANTITATIVO TOTAL DE CADA ITEM.''' Tal ação é fundamental para evitar erros e inconsistências de importações do dados no sistema, que podem trazer prejuízos à aquisição.
[[Arquivo:1.png|centro|miniaturadaimagem|908x908px]]
[[Arquivo:2.png|centro|miniaturadaimagem|747x747px]]
[[Arquivo:3.png|centro|miniaturadaimagem|894x894px]]
7. '''Etapa 4 – Concluir''': Enviar e anotar o número do protocolo – esse número corresponde ao número da solicitação da AF.[[Arquivo:Envio.png|centro|miniaturadaimagem|820x820px]]
[[Arquivo:SD.png|centro|miniaturadaimagem|824x824px|borda]]
8. Após emitido o pedido, deve-se atentar ao seguinte:

* Se o pedido emitido é um caso de CARONA INTERNA, ao clicar em enviar, a AF será encaminhada para o setor de origem do item (ou itens), conforme informado no campo Setor origem, na Etapa 1 - Dados. Nesse caso, o setor que está emitindo a AF precisa aguardar o Setor origem autorizar, ou não, o uso do saldo, independentemente de se encontrar ou não na iminência do vencimento do Pregão.
** ''Se o pedido for negado ou forem solicitados ajustes, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Revisar AF. Nesta situação, deve-se seguir as orientações disponíveis em [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#Setor%20requerente%20-%20Revisar%20pedido%20de%20carona%20devolvido%20para%20ajuste|Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste]].''
** ''Quando o pedido for autorizado, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Emitir AF.''

* Se o pedido não é um caso de carona interna, ou seja, o item (ou itens) inserido no pedido é do próprio setor que está emitindo a AF, o pedido irá aparecer em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF. Caso essa opção não apareça no perfil de quem está emitindo a AF, significa que essa pessoa não possui permissão para autorizar. Logo, o pedido aparecerá na fila de servidores com essa permissão (provavelmente a chefia superior).
9. Estando o pedido no menu Emitir AF, deve-se clicar no pedido de realizar o seu recebimento.
[[Arquivo:Emitir.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px]]
10. Na pasta digital, deve-se anexar a [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF)|documentação necessária]], conforme casos específicos (carona interna, material permanente ou item com contrato).

Se não houver documento para ser anexado, pode-se passar diretamente para a próxima etapa.
[[Arquivo:Inserir .png|centro|miniaturadaimagem|504x504px]]

11. Acessar aba Emissão de AF -> Itens: botão Gerar -> preencher Data -> Salvar -> Voltar (Repetir este passo para todos os fornecedores):
[[Arquivo:Gerar .png|centro|miniaturadaimagem|829x829px|Acessar Itens]]
[[Arquivo:Emite af.png|centro|miniaturadaimagem|830x830px|Gerar, inserir data, salvar e voltar]]

{{ok|A Coluna AF deve estar validada para prosseguir com o encaminhamento|}}
[[Arquivo:AF valida.png|centro|miniaturadaimagem|862x862px|Coluna AF validadada para ambos fornecedores]]

12. Nos casos de pedidos de material permanente ou determinados pedidos de material de consumo nos quais não será possível utilizar o duodécimo da Unidade, é necessário abrir uma Solicitação Digital e encaminhar para '''SO/SEPLAN para realizar dotação orçamentária'''. Após o recurso ser alocado informar o número do sequencial da nota de dotação no despacho da AF.

{{alertapequeno|Caso seja pedido de material de '''consumo''' que utilizará como recurso o '''duodécimo''' da Unidade, desconsiderar esta etapa.}}

13. Com o pedido na fila Emitir AF, deve-se, na aba '''Encaminhar'', '''''selecionar a ação '''''"Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho". '''''O '''despacho''' deverá conter as seguintes informações:

* ''Centro de Custo''
* ''Dados do recurso''
** ''Para material de consumo, informar os seguintes dados orçamentários: '''UGR, PTRES, Fonte e Atividade''';''
** ''Para material permanente ou casos específicos: nº sequencial da nota de dotação;''
* ''Local de Entrega, informando o CEP''
* ''Responsável pelo Recebimento, Telefone Completo (48 3721-RAMAL), e E-mail''
* ''Se a entrega será '''parcelada ou total'''''
* '''''Finalidade do(s) item(ns)''' (de forma simplificada, para definição da natureza de despesa contábil do empenho, como por exemplo: para utilização em aula, para utilização em laboratório, material de expediente, entre outras)''

14. Após o preenchimento do despacho, acionar o botão Encaminhar.
[[Arquivo:Enviar CAEX.png|centro|miniaturadaimagem|896x896px]]

{{ok|Dessa forma, o pedido chegará à CAEX pela tarefa "Solicitar emissão de empenho" e será analisado pela equipe. Após a emissão do empenho, enviaremos à Unidade pela tarefa "Compra realizada", informando o número da Solicitação de Nota de Empenho (SNE).
*Fluxo para o caso de necessidade de ajustes encontra-se em desenvolvimento.}}

=== AJUSTE DE AF ===
Nos casos em que a AF é devolvido pela CAEX para ajustes, nos casos em que for necessário excluir item ou alterar quantitativo:

* quando a AF for devolvida ao requerente para ajustes, seguirá para Emitir AF, local em que a Unidade deve ir no ícone de editar (lápis) dos fornecedores e cancelar as AFs correspondentes. Depois, deve encaminhar o pedido para Revisar AF, e nessa tarefa do fluxo então, na aba Ajuste Itens, deverá ajustar os itens e os quantitativos, inclusive ajustando os locais de entrega e clicando em Salvar ao Final. Próximo passo é encaminhar a AF para Autorizar AF e, depois de autorizada (novamente) pelo setor origem, retornará a Emitir AF, onde o requerente então emite as AFs no lapizinho de cada fornecedor e encaminha à CAEX para empenho.

=== PROCESSO DE EMPENHO ===
Com a SNE emitida, a CAEX será responsável por criar o processo de empenho inserindo a SNE e os demais documentos cabíveis.

* Com relação as certidões que são encaminhadas em anexo ao processo de empenho, devem ser observadas os vencimentos de: Receita Federal e PGFN, FGTS, Trabalhista e Estadual.

Tal processo será encaminhado ao setor requerente da respectiva SNE para que o '''ordenador de despesas da UGR''' informada no despacho da AF e usada no empenho realize a '''assinatura da SNE'''.

Com a SNE assinada, o setor requerente deve realizar o envio do processo de empenho ao setor SE/DCF, conforme orientações:
[[Arquivo:Envio DCF.png|centro|miniaturadaimagem|1155x1155px]]
{|
|Se o '''Pregão não estiver prestes a vencer E se nenhuma certidão estiver prestes vencer'''

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: “Para registro de empenho.”

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se o '''Pregão estiver prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: PE vence em X/X/XXXX (preencher com a data do início do título da SNE). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se houver '''certidão prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Certidão vence em X/X/XXXX (preencher com a data que está no título da SNE ao lado de “certidão vence”). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se constar '''CAPES-URGENTE ou URGENTE-CAPES''' no título da SNE ou o local que constar no título for PROPG.UFSC
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Limite para registro do empenho (recursos CAPES) é 21/11/2021. Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|}

O SE/DCF, após análise, fará o encaminhamento do processo de volta ao setor requerente.

* Se a SNE foi registrada pelo DCF, o setor requerente deve fazer o envio do processo à CAEX (fila DIG/CAEX) para notificação do fornecedor;
* Se o DCF identificou algum problema (por exemplo certidão vencida), cabe ao requerente realizar os ajustes e retornar o processo ao DCF para registro.
{{Info|O processo deve retornar à CAEX, na fila DIG/CAEX, ainda durante a vigência do pregão, para notificação ao fornecedor.}}

== CARONA INTERNA ==

=== Setor origem - Analisar pedido de carona interna (autorizar/reprovar/solicitar ajustes) ===
1. Quando um setor emitir uma AF de item (ou itens) que pertece ao seu setor, o pedido aparecerá na guia "Fila de trabalho" -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF.
[[Arquivo:Autorizar.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px|Autorização de uso de saldo]]
2. Ao clicar sobre o pedido, deve-se realizar o recebimento da AF e prosseguir para a análise.

3. Na guia Pasta Digital podem ser visualizadas as informações do pedido, para que então se possa decidir sobre a possibilidade de autorizar o uso do saldo:
[[Arquivo:Pasta digital.png|centro|miniaturadaimagem|774x774px|Informações do pedido - Pasta digital ]]
4. Feita a análise e tomada a decisão sobre a autorização, deve-se clicar na guia Encaminhar, e selecionar o fluxo conforme decisão:
[[Arquivo:Guia encaminhar.png|centro|miniaturadaimagem|775x775px|Encaminhamento do pedido de autorização]]

=== Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste ===
Se o setor origem do item devolver o pedido com o fluxo "Reprovar ou solicitar ajustes", ele aparecerá na tela Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de autorização de fornecimento -> Revisar AF:
[[Arquivo:13.png|centro|miniaturadaimagem|842x842px]]
Acessando o pedido, deve-se ir na guia Pasta Digital e conferir o despacho emitido pelo setor origem.

Se o pedido foi devolvido pelo setor origem com negativa de uso do saldo, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Cancelar pedido AF'''.

Se o setor origem solicitou algum ajuste no item (exclusão de item, redução de quantidade, ou outras situações) deve-se acessar a guia Ajuste Pedido e ajustar os dados conforme necessário (em Dados, Item ou Entrega):

[[Arquivo:14.png|centro|miniaturadaimagem|833x833px]]

Atentar para que a coluna Situação esteja validada. Sem isso, o sistema não permitirá encaminhar a AF novamente.

Realizados os ajustes, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Solicitar Autorização Novamente'''.
[[Arquivo:16.png|centro|miniaturadaimagem|985x985px]]
Ao encaminhar, o pedido retorna para o setor origem do item para nova análise.

Se aprovado, vai para a fila Emitir AF. Caso apresente novamente problemas, irá novamente para a fila Revisar AF.{{topo}}

==RESTOS A PAGAR E ACOMPANHAMENTO CONTÍNUO DAS SOLICITAÇÕES DE EMPENHO==

'''Regras''': http://dcom.proad.ufsc.br/restos-a-pagar/

'''Ofício Circular''': [https://arquivos.ufsc.br/f/6205af2a8e7044bc87fc/?dl=1 OFÍCIO CIRCULAR 12/2023/DCOM/PROAD]

'''Anexo do Ofício Circular com o passo a passo''': [https://docs.google.com/presentation/d/11anLdlQylRWNXY5LEF0SugEC9Jcx_VzqWRVlHwxxRKQ/edit#slide=id.p ANEXO – ORIENTAÇÕES RPNP]

'''(em construção) '''

{{topo}}

Autorização de Fornecimento

2024-07-26T15:56:29Z

Guilherme.batista: /* PREGÕES DE TIC DO MINISTÉRIO DA ECONOMIA (SGD/ME) */

==ORIENTAÇÕES INICIAIS==

Após da assinatura das Atas de Registro de Preços (ARP) e da inserção de seus dados no SIAFI, a vigência do Pregão SRP e outras informações poderão ser consultadas, conforme instruções da seção [[SOLICITAÇÃO_DE_EMPENHO#CONSULTA_DE_ATAS_VIGENTES_E_SALDO_DE_ITENS|Consulta de Atas Vigentes e Saldo de Itens]].

Quando um Pregão constar na planilha [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit#gid=1682132196&fvid=1938859887 'Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes'] o '''empenho dos itens poderá ser solicitado''' pelas unidades requerentes.

O fluxo a seguir busca orientar o servidor quando da necessidade de solicitar um item, considerando as questões de vigência da ata e saldo de itens:

[[Arquivo:Fluxo inicial - Manual AF.jpg|centro|miniaturadaimagem|1223x1223px|Orientações iniciais - Fluxo]]
{{info|:* '''Verificar disponibilidade orçamentária''':

'''Os recursos não devem mais ser alocados na UGR do DCOM. Devem estar disponíveis na UGR do setor requerente'''.

''Material de consumo: Acompanhamento contínuo do '''duodécimo''' por parte da Unidade através do MATL (Aba Centro de Custo -> Consulta Saldo de Cotas -> Cota: Divisão de Material -> Preencher Centro de Custo -> Consultar -> Ver coluna “Saldo) ou consulta direta à SO/SEPLAN.''

''Material permanente: Solicitar à SO/SEPLAN '''Nota de Dotação''' para compra de material permanente via Solicitação Digital. O número '''sequencial''' da Nota de Dotação deve ser informado no último despacho (no momento do encaminhamento “ao gestor de solicitações para emissão de empenho”).''}}

==CONSULTA DE ATAS VIGENTES E SALDO DE ITENS==
{{Info|Caso ainda não possua o nº do pregão ou do processo e do item que se pretende empenhar e tenha dificuldade em encontrar pela planilha indicada abaixo, sugerimos a [[SOLICITAÇÃO_DE_EMPENHO#Consulta da listagem geral de itens licitados por ano|'''consulta da listagem geral de itens licitados por ano''']].}}

=== Consulta de atas vigentes ===

A '''consulta das atas vigentes''' deve ser realizada através da planilha [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit#gid=1682132196 Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes].
[[Arquivo:Planilha Atas Vigentes - SRP - Materiais de Consumo e Permanente.png|centro|commoldura|Planilha Atas Vigentes - SRP - Materiais de Consumo e Permanentes]]
Na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, na coluna “Pregão”, é possível encontrar o Relatório de Homologação do respectivo pregão.
Este documento auxilia a encontrar os itens que estão disponíveis para aquisição e a verificar quais dos itens solicitados pelos setores no processo de origem acabaram cancelados (itens sem vencedor):
[[Arquivo:Relatório de Homologação.png|centro|miniaturadaimagem|677x677px|Exemplo de Relatório de Homologação]]

===Consulta da listagem geral de itens licitados por ano===
Não sendo possível encontrar o item desejado nos relatórios disponíveis na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, é possível realizar a busca no Sistema Solar, conforme orientações a seguir. Esta pesquisa retornará como resultado o saldo de itens em todas as Atas vigentes:

1. No Sistema Solar, selecione o módulo “Compras & Licitações”;

'''ATENÇÃO:''' É necessário possuir acesso ao módulo “Compras & Licitações” para consultar as informações abaixo. Se você não possui, peça acesso por meio da [http://setic.ufsc.br/permissoes/ SeTIC].

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 1.png|500px|center|thumb|Imagem: Módulo “Compras & Licitações”]]

2. Após, no menu “Consultas e Relatórios”, clique em “Saldo de R.P.”;

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 2.png|500px|center|thumb|Imagem: Opção “Saldo de R.P.”]]

3. Na tela de consulta de saldo, informe apenas o ano de vigência a ser pesquisado e clique em “Consultar”.

'''ATENÇÃO:''' O ideal é pesquisar o ano vigente e o anterior, uma vez que as atas possuem 12 meses de vigência e podem haver atas vigentes do ano antecessor ao atual.

Você pode gerar um relatório em PDF ou XLS, entretanto, a busca é mais facilitada por meio do documento em PDF.

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 3.png|700px|center|thumb|Imagem: Parâmetros de consulta]]

4. Após carregado o relatório, pressione no teclado do seu computador as teclas Ctrl + F e digite o item que você procura. No exemplo utilizamos o termo “tesoura”. Em seguida, clique em “Próximo”.

'''ATENÇÃO:''' Note que podem existir vários tipos de item para o mesmo termo, como por exemplo, tesoura de poda, cirúrgica, de escritório etc. Para tanto, cada vez que você clicar “Próximo” aparecerão mais itens, na medida em que estejam disponíveis dentre os itens vigentes daquele ano.

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 4.png|700px|center|thumb|Imagem: Consulta ao PDF]]
[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 5.png|700px|center|thumb|Consulta ao PDF]]

5. O último passo é verificar se o item está vigente (levando em consideração o prazo para pedidos de empenho) e se possui saldo. Para isso, basta verificar os dados que o próprio relatório já traz, incluindo o número do processo do pregão, '''o número do pregão (Nº Edital/Ofício)''' , o número da ata, o nome do fornecedor e o objeto do pregão.[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 6.png|700px|center|thumb|Verificação dos dados]]

{{topo}}

===Consulta a saldo de itens de pregões compartilhados, ou não, entre Unidades===

Tendo em mãos os dados do item que se pretende adquirir (Nº do Item e Pregão/Ano), a consulta do '''saldo do item''' deve ser realizada junto ao Sistema Solar. Não serão mais elaboradas as planilhas de controle de saldo, sendo, a partir de agora, todo o saldo dos pregões controlados diretamente pelo sistema.

1. No Sistema Solar deve-se selecionar, em MENU, o módulo Pedidos -> Consultas e Relatórios -> Saldo AF:

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:17.png|centro|miniaturadaimagem|525x525px]]
2. Na tela de “Saldo AF”, orienta-se que a busca seja feita, no mínimo, com o parâmetro “Nº edital/ofício”, onde deve ser inserido o número e ano do pregão. Outros parâmetros de pesquisa podem ser inseridos, caso sejam de conhecimento/interesse do usuário.
[[Arquivo:6.png|centro|miniaturadaimagem|1159x1159px|Parâmetros de pesquisa no menu "Saldo AF"]]

Sobre o resultado da pesquisa de “Saldo AF”, tem-se como informações relevantes para a consulta de saldo:

* Campo '''SETOR''': setor de origem que demandou o item no processo licitatório;
* Campo '''ITEM''': Nº do item no processo licitatório;
* Campo '''DESCRIÇÃO''': descrição resumida do item;
* Campo '''LICITADO''': quantidade '''total''' licitada para o respectivo item;
* Campo '''SALDO TOTAL''': quantidade do total licitado que ainda está disponível para aquisição;
* Campo '''QT. DEF. SETOR''': refere-se a quantas unidades do total licitado daquele item (campo LICITADO) foi deferida para o setor (conforme campo SETOR)
* Campo '''SALDO SETOR''': quantas unidades do total deferido para o setor ainda está disponível para aquisição.

No caso dos itens que aparecem mais de uma vez no relatório: esses itens são os chamados “'''itens compartilhados'''”.

Neste caso, no campo LICITADO e SALDO TOTAL, a quantidade será a mesma para todos os setores que demandaram aquele item. Assim, o que cada setor deve observar, com maior cautela, são os campos “QT. DEF. SETOR” e, em especial, o campo “SALDO SETOR”, para então identificar quantas unidades estão disponíveis para solicitar.

No caso de itens que não aparecem no relatório, existem duas possibilidades:

- Todo o quantitativo licitado para o item já foi adquirido.

OU

- O item foi cancelado no momento do Pregão Eletrônico (ver anexo na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes):
[[Arquivo:Acesso relatório.png|centro|commoldura|Acesso ao Relatório de Homologação através da planilha de atas vigentes]]
[[Arquivo:Item cancelado.png|centro|commoldura|Relatório de Homologação - Item cancelado]]

==AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF) ==

* Em caso de encaminhamento de AFs de Pregões a vencer, o prazo para envio do pedido de empenho pela Unidade é de 15 (quinze) dias úteis antes da expiração da vigência da ata (validade da ata). Ainda assim, não é garantido o atendimento, considerando que há vários fatores alheios ao DCOM que podem dificultar ou até mesmo inviabilizar a emissão do empenho. Nesses casos e nos demais cujo término da vigência encontra-se próximo, é imprescindível encaminhar e-mail à caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação. 
Antes de iniciar a emissão de um pedido de Autorização de Fornecimento, necessário atentar-se para as situações apresentadas a seguir (as orientações completas de fluxo encontram-se na seção “Emissão de Pedido de AF”).

'''"CARONA INTERNA"'''

- Sendo o caso de carona interna (setor requerente não possui saldo e utilizará de outro setor):

* nos primeiros campos da AF será necessário informar o setor de origem do saldo. Assim que emitida a AF, esta será encaminhada para o setor informado, que deverá autorizar (ou não) o uso do saldo;
* ainda, sendo aplicável, necessário inserir '''e-mail de concordância do fornecedor''' para entrega em localidade distinta da prevista no Termo de Referência (antes, verificar no TR/Edital se já não está prevista entrega para sua localidade).

'''ITEM PERMANENTE'''

- Sendo o caso de pedido de item(ns) permanente(s):

* necessário inserir o '''[https://docs.google.com/document/d/1DdIf1Bn0wqMvDrrooRmL7m_GlzsafOc9I5oRUx5up9c/edit?usp=sharing Formulário de Tombamento];'''
* necessário informar o número da ND no despacho de encaminhamento da AF à CAEX (ND deve ser solicitada via Solicitação Digital, diretamente à SEPLAN).

'''ITEM COM CONTRATO'''

- Caso o pedido seja de um item que exige contrato:

* necessário anexar '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Formulário de Indicação de Fiscais de Contratos Terceirizados]''': dúvidas sobre o preenchimento deste formulário devem ser tratadas diretamente com o '''Departamento de Projetos, Contratos e Convênios''' (DPC/PROAD).
{{info|O contrato é exigido quando há obrigações futuras por parte do fornecedor:

1. Prazo de Entrega superior a 30 dias corridos

2. Garantia estendida, superior a 12 meses

Para conferir se há contrato: consultar o '''processo licitatório''' no SOLAR, acessar a '''Pasta Digital''' e buscar peça intitulada '''Minuta de Contrato''', verificando quais itens estão indicados neste documento. }}

=== PREGÕES DE TIC DO MINISTÉRIO DA ECONOMIA (SGD/ME) ===
'''- Os processos e informações dos pregões do ME (que contém SGD/ME no campo "Itens compartilhados/observações") e seus os itens relacionados podem ser visualizados conforme link de atas vigentes , disponível em''' [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#Consulta de atas vigentes]]. '''Dúvidas sobre as especificações técnicas dos itens, peças processuais, saldos dos itens e maiores informações''' desses processos deverão ser dirimidas junto à '''SETIC''';

- '''Cabe à CAEX apenas a operacionalização dos empenhos atinentes a esses processos''', conforme orientações a seguir:

Pedidos desses itens '''não deverão ser encaminhados por AF''', mas por '''Solicitação Digital (SD) à CAEX/DCOM''', sendo necessário anexar:

* '''OFB''': Ver modelo neste [https://docs.google.com/document/d/1AmkRgvhKvEGLt5qCOql5_Ddld0ZuuqFBDpRfQNIXN8A/edit?usp=sharing link].
* '''Autorização da SETIC''' para empenho
* '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Formulário de Indicação de Fiscais de Contratos Terceirizados]''' (no campo Nº do Contrato ou Processo é necessário incluir o número da solicitação digital (SD) do pedido no SOLAR);
* '''Nº da UGR''' Solicitante e '''dados orçamentários''' completos (PTREs, Fonte, Atividade, etc.)
* Indicar '''nº do item, do Pregão e da Ata de Registro de Preços''' e os '''correspondentes valores unitários e totais'''
* No '''despacho''' do pedido as '''mesmas informações que constariam em um despacho de pedido de AF'''.
{{alertafundobranco|'''ATENÇÃO!'''

- Em cada AF, deve constar apenas um único Pregão;

- O valor mínimo '''por item''' deve ser respeitado de acordo com o respectivo '''Termo de Referência''', com exceção daqueles os quais o valor total registrado ou o saldo remanescente seja abaixo deste. Neste caso, deverá ser solicitada a quantidade total disponível do item;

- Em casos de pedidos encaminhados próximos ao vencimento da ata, é necessário encaminhar e-mail para caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação, sendo imprescindível o cumprimento do prazo geral de atendimento supracitado.}}
{{topo}}

===PASSO A PASSO PARA EMISSÃO DE AF===
Para emitir o pedido de '''Autorização de Fornecimento (AF)''', necessário seguir os seguintes passos:

1. Acessar o Sistema Solar, em MENU -> módulo Pedidos -> Materiais -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> '''Novo'''

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:12.png|centro|miniaturadaimagem|1035x1035px]]
2. Na próxima tela, será realizado o preenchimento da etapa '''1 - Dados''' do pedido. Os principais dados dessa etapa são:

* '''Setor origem:''' Este campo refere-se ao setor de origem do item (ou itens) que será pedido. Aparecerá automaticamente preenchido pelo sistema com o setor de lotação do servidor que está realizando o pedido, porém, caso o pedido seja um caso de CARONA INTERNA, o campo deve ser alterado para o setor que possui saldo do item;
{| class="wikitable"
|+
|Os usuários que não tiverem outros setores disponíveis em Setor origem, devem solicitar acesso em <nowiki>https://suporte.egestao.ufsc.br/autosservico/solicitar.xhtml</nowiki>
Observação:

Informar o CPF e vínculo

Selecionar a opção INCLUIR SETOR-ORIGEM PARA PEDIDO DE AF e informar o setor que se deseja ter acesso.
|}
* '''Interessado''': Requerente ou ordenador de despesas;
* '''Categoria''': 7 - Licitação (Somente para material);
* '''Objeto''': Informar centro requisitante e número/ano do Pregão;
* '''Justificativa''' (Exemplos: Material para uso nas aulas de xxx; Material de expediente para uso na coordenadoria de apoio administrativo).
[[Arquivo:1 - dado.png|centro|miniaturadaimagem|883x883px|Preenchimento da Etapa 1 - Dados]]
Preenchidas esses campos, deve-se clicar em Salvar -> Próxima etapa.

3. Na '''Etapa 2 - Lotes/itens''': Botão Adicionar para inclusão de Itens:
[[Arquivo:Adicionar.png|centro|miniaturadaimagem|827x827px|Etapa 2 - Lotes/Itens]]

4. Na tela para adicionar itens, somente aparecerão os itens que tem como requerente o setor informado no campo "Setor Origem" da etapa 1.

Para realizar a pesquisa do pregão/item, deve-se preencher os campos: Edital (PE000 + nº PE + Ano do PE) e Nº do Item, se preferir.

'''ATENÇÃO''': Utilizar somente um pregão por AF.

Assim que os resultados aparecerem, basta selecionar o item (ou itens) desejado, e clicar em Selecionar.
[[Arquivo:Pesquisa PE.png|centro|commoldura|Consulta de itens]]
5. Ainda na Etapa 2 - Lotes/itens, deve-se inserir o quantitativo dos itens. Após, Salvar -> Próxima Etapa
[[Arquivo:Quantidade.png|centro|miniaturadaimagem|998x998px|Preenchimento do campo "Quantidade pedida"]]

6. '''Etapa 3 – Entrega''': Locais de entrega – Preencher imóvel e setor -> aplicar para todos

'''ATENÇÃO:''' Inserir um '''ÚNICO LOCAL DE ENTREGA COM O QUANTITATIVO TOTAL DE CADA ITEM.''' Tal ação é fundamental para evitar erros e inconsistências de importações do dados no sistema, que podem trazer prejuízos à aquisição.
[[Arquivo:1.png|centro|miniaturadaimagem|908x908px]]
[[Arquivo:2.png|centro|miniaturadaimagem|747x747px]]
[[Arquivo:3.png|centro|miniaturadaimagem|894x894px]]
7. '''Etapa 4 – Concluir''': Enviar e anotar o número do protocolo – esse número corresponde ao número da solicitação da AF.[[Arquivo:Envio.png|centro|miniaturadaimagem|820x820px]]
[[Arquivo:SD.png|centro|miniaturadaimagem|824x824px|borda]]
8. Após emitido o pedido, deve-se atentar ao seguinte:

* Se o pedido emitido é um caso de CARONA INTERNA, ao clicar em enviar, a AF será encaminhada para o setor de origem do item (ou itens), conforme informado no campo Setor origem, na Etapa 1 - Dados. Nesse caso, o setor que está emitindo a AF precisa aguardar o Setor origem autorizar, ou não, o uso do saldo, independentemente de se encontrar ou não na iminência do vencimento do Pregão.
** ''Se o pedido for negado ou forem solicitados ajustes, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Revisar AF. Nesta situação, deve-se seguir as orientações disponíveis em [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#Setor%20requerente%20-%20Revisar%20pedido%20de%20carona%20devolvido%20para%20ajuste|Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste]].''
** ''Quando o pedido for autorizado, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Emitir AF.''

* Se o pedido não é um caso de carona interna, ou seja, o item (ou itens) inserido no pedido é do próprio setor que está emitindo a AF, o pedido irá aparecer em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF. Caso essa opção não apareça no perfil de quem está emitindo a AF, significa que essa pessoa não possui permissão para autorizar. Logo, o pedido aparecerá na fila de servidores com essa permissão (provavelmente a chefia superior).
9. Estando o pedido no menu Emitir AF, deve-se clicar no pedido de realizar o seu recebimento.
[[Arquivo:Emitir.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px]]
10. Na pasta digital, deve-se anexar a [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF)|documentação necessária]], conforme casos específicos (carona interna, material permanente ou item com contrato).

Se não houver documento para ser anexado, pode-se passar diretamente para a próxima etapa.
[[Arquivo:Inserir .png|centro|miniaturadaimagem|504x504px]]

11. Acessar aba Emissão de AF -> Itens: botão Gerar -> preencher Data -> Salvar -> Voltar (Repetir este passo para todos os fornecedores):
[[Arquivo:Gerar .png|centro|miniaturadaimagem|829x829px|Acessar Itens]]
[[Arquivo:Emite af.png|centro|miniaturadaimagem|830x830px|Gerar, inserir data, salvar e voltar]]

{{ok|A Coluna AF deve estar validada para prosseguir com o encaminhamento|}}
[[Arquivo:AF valida.png|centro|miniaturadaimagem|862x862px|Coluna AF validadada para ambos fornecedores]]

12. Nos casos de pedidos de material permanente ou determinados pedidos de material de consumo nos quais não será possível utilizar o duodécimo da Unidade, é necessário abrir uma Solicitação Digital e encaminhar para '''SO/SEPLAN para realizar dotação orçamentária'''. Após o recurso ser alocado informar o número do sequencial da nota de dotação no despacho da AF.

{{alertapequeno|Caso seja pedido de material de '''consumo''' que utilizará como recurso o '''duodécimo''' da Unidade, desconsiderar esta etapa.}}

13. Com o pedido na fila Emitir AF, deve-se, na aba '''Encaminhar'', '''''selecionar a ação '''''"Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho". '''''O '''despacho''' deverá conter as seguintes informações:

* ''Centro de Custo''
* ''Dados do recurso''
** ''Para material de consumo, informar os seguintes dados orçamentários: '''UGR, PTRES, Fonte e Atividade''';''
** ''Para material permanente ou casos específicos: nº sequencial da nota de dotação;''
* ''Local de Entrega, informando o CEP''
* ''Responsável pelo Recebimento, Telefone Completo (48 3721-RAMAL), e E-mail''
* ''Se a entrega será '''parcelada ou total'''''
* '''''Finalidade do(s) item(ns)''' (de forma simplificada, para definição da natureza de despesa contábil do empenho, como por exemplo: para utilização em aula, para utilização em laboratório, material de expediente, entre outras)''

14. Após o preenchimento do despacho, acionar o botão Encaminhar.
[[Arquivo:Enviar CAEX.png|centro|miniaturadaimagem|896x896px]]

{{ok|Dessa forma, o pedido chegará à CAEX pela tarefa "Solicitar emissão de empenho" e será analisado pela equipe. Após a emissão do empenho, enviaremos à Unidade pela tarefa "Compra realizada", informando o número da Solicitação de Nota de Empenho (SNE).
*Fluxo para o caso de necessidade de ajustes encontra-se em desenvolvimento.}}

=== AJUSTE DE AF ===
Nos casos em que a AF é devolvido pela CAEX para ajustes, nos casos em que for necessário excluir item ou alterar quantitativo:

* quando a AF for devolvida ao requerente para ajustes, seguirá para Emitir AF, local em que a Unidade deve ir no ícone de editar (lápis) dos fornecedores e cancelar as AFs correspondentes. Depois, deve encaminhar o pedido para Revisar AF, e nessa tarefa do fluxo então, na aba Ajuste Itens, deverá ajustar os itens e os quantitativos, inclusive ajustando os locais de entrega e clicando em Salvar ao Final. Próximo passo é encaminhar a AF para Autorizar AF e, depois de autorizada (novamente) pelo setor origem, retornará a Emitir AF, onde o requerente então emite as AFs no lapizinho de cada fornecedor e encaminha à CAEX para empenho.

=== PROCESSO DE EMPENHO ===
Com a SNE emitida, a CAEX será responsável por criar o processo de empenho inserindo a SNE e os demais documentos cabíveis.

* Com relação as certidões que são encaminhadas em anexo ao processo de empenho, devem ser observadas os vencimentos de: Receita Federal e PGFN, FGTS, Trabalhista e Estadual.

Tal processo será encaminhado ao setor requerente da respectiva SNE para que o '''ordenador de despesas da UGR''' informada no despacho da AF e usada no empenho realize a '''assinatura da SNE'''.

Com a SNE assinada, o setor requerente deve realizar o envio do processo de empenho ao setor SE/DCF, conforme orientações:
[[Arquivo:Envio DCF.png|centro|miniaturadaimagem|1155x1155px]]
{|
|Se o '''Pregão não estiver prestes a vencer E se nenhuma certidão estiver prestes vencer'''

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: “Para registro de empenho.”

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se o '''Pregão estiver prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: PE vence em X/X/XXXX (preencher com a data do início do título da SNE). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se houver '''certidão prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Certidão vence em X/X/XXXX (preencher com a data que está no título da SNE ao lado de “certidão vence”). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se constar '''CAPES-URGENTE ou URGENTE-CAPES''' no título da SNE ou o local que constar no título for PROPG.UFSC
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Limite para registro do empenho (recursos CAPES) é 21/11/2021. Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|}

O SE/DCF, após análise, fará o encaminhamento do processo de volta ao setor requerente.

* Se a SNE foi registrada pelo DCF, o setor requerente deve fazer o envio do processo à CAEX (fila DIG/CAEX) para notificação do fornecedor;
* Se o DCF identificou algum problema (por exemplo certidão vencida), cabe ao requerente realizar os ajustes e retornar o processo ao DCF para registro.
{{Info|O processo deve retornar à CAEX, na fila DIG/CAEX, ainda durante a vigência do pregão, para notificação ao fornecedor.}}

== CARONA INTERNA ==

=== Setor origem - Analisar pedido de carona interna (autorizar/reprovar/solicitar ajustes) ===
1. Quando um setor emitir uma AF de item (ou itens) que pertece ao seu setor, o pedido aparecerá na guia "Fila de trabalho" -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF.
[[Arquivo:Autorizar.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px|Autorização de uso de saldo]]
2. Ao clicar sobre o pedido, deve-se realizar o recebimento da AF e prosseguir para a análise.

3. Na guia Pasta Digital podem ser visualizadas as informações do pedido, para que então se possa decidir sobre a possibilidade de autorizar o uso do saldo:
[[Arquivo:Pasta digital.png|centro|miniaturadaimagem|774x774px|Informações do pedido - Pasta digital ]]
4. Feita a análise e tomada a decisão sobre a autorização, deve-se clicar na guia Encaminhar, e selecionar o fluxo conforme decisão:
[[Arquivo:Guia encaminhar.png|centro|miniaturadaimagem|775x775px|Encaminhamento do pedido de autorização]]

=== Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste ===
Se o setor origem do item devolver o pedido com o fluxo "Reprovar ou solicitar ajustes", ele aparecerá na tela Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de autorização de fornecimento -> Revisar AF:
[[Arquivo:13.png|centro|miniaturadaimagem|842x842px]]
Acessando o pedido, deve-se ir na guia Pasta Digital e conferir o despacho emitido pelo setor origem.

Se o pedido foi devolvido pelo setor origem com negativa de uso do saldo, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Cancelar pedido AF'''.

Se o setor origem solicitou algum ajuste no item (exclusão de item, redução de quantidade, ou outras situações) deve-se acessar a guia Ajuste Pedido e ajustar os dados conforme necessário (em Dados, Item ou Entrega):

[[Arquivo:14.png|centro|miniaturadaimagem|833x833px]]

Atentar para que a coluna Situação esteja validada. Sem isso, o sistema não permitirá encaminhar a AF novamente.

Realizados os ajustes, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Solicitar Autorização Novamente'''.
[[Arquivo:16.png|centro|miniaturadaimagem|985x985px]]
Ao encaminhar, o pedido retorna para o setor origem do item para nova análise.

Se aprovado, vai para a fila Emitir AF. Caso apresente novamente problemas, irá novamente para a fila Revisar AF.{{topo}}

==RESTOS A PAGAR E ACOMPANHAMENTO CONTÍNUO DAS SOLICITAÇÕES DE EMPENHO==

'''Regras''': http://dcom.proad.ufsc.br/restos-a-pagar/

'''Ofício Circular''': [https://arquivos.ufsc.br/f/6205af2a8e7044bc87fc/?dl=1 OFÍCIO CIRCULAR 12/2023/DCOM/PROAD]

'''Anexo do Ofício Circular com o passo a passo''': [https://docs.google.com/presentation/d/11anLdlQylRWNXY5LEF0SugEC9Jcx_VzqWRVlHwxxRKQ/edit#slide=id.p ANEXO – ORIENTAÇÕES RPNP]

'''(em construção) '''

{{topo}}

Autorização de Fornecimento

2024-07-17T16:31:02Z

Guilherme.batista: /* AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF) */

==ORIENTAÇÕES INICIAIS==

Após da assinatura das Atas de Registro de Preços (ARP) e da inserção de seus dados no SIAFI, a vigência do Pregão SRP e outras informações poderão ser consultadas, conforme instruções da seção [[SOLICITAÇÃO_DE_EMPENHO#CONSULTA_DE_ATAS_VIGENTES_E_SALDO_DE_ITENS|Consulta de Atas Vigentes e Saldo de Itens]].

Quando um Pregão constar na planilha [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit#gid=1682132196&fvid=1938859887 'Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes'] o '''empenho dos itens poderá ser solicitado''' pelas unidades requerentes.

O fluxo a seguir busca orientar o servidor quando da necessidade de solicitar um item, considerando as questões de vigência da ata e saldo de itens:

[[Arquivo:Fluxo inicial - Manual AF.jpg|centro|miniaturadaimagem|1223x1223px|Orientações iniciais - Fluxo]]
{{info|:* '''Verificar disponibilidade orçamentária''':

'''Os recursos não devem mais ser alocados na UGR do DCOM. Devem estar disponíveis na UGR do setor requerente'''.

''Material de consumo: Acompanhamento contínuo do '''duodécimo''' por parte da Unidade através do MATL (Aba Centro de Custo -> Consulta Saldo de Cotas -> Cota: Divisão de Material -> Preencher Centro de Custo -> Consultar -> Ver coluna “Saldo) ou consulta direta à SO/SEPLAN.''

''Material permanente: Solicitar à SO/SEPLAN '''Nota de Dotação''' para compra de material permanente via Solicitação Digital. O número '''sequencial''' da Nota de Dotação deve ser informado no último despacho (no momento do encaminhamento “ao gestor de solicitações para emissão de empenho”).''}}

==CONSULTA DE ATAS VIGENTES E SALDO DE ITENS==
{{Info|Caso ainda não possua o nº do pregão ou do processo e do item que se pretende empenhar e tenha dificuldade em encontrar pela planilha indicada abaixo, sugerimos a [[SOLICITAÇÃO_DE_EMPENHO#Consulta da listagem geral de itens licitados por ano|'''consulta da listagem geral de itens licitados por ano''']].}}

=== Consulta de atas vigentes ===

A '''consulta das atas vigentes''' deve ser realizada através da planilha [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit#gid=1682132196 Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes].
[[Arquivo:Planilha Atas Vigentes - SRP - Materiais de Consumo e Permanente.png|centro|commoldura|Planilha Atas Vigentes - SRP - Materiais de Consumo e Permanentes]]
Na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, na coluna “Pregão”, é possível encontrar o Relatório de Homologação do respectivo pregão.
Este documento auxilia a encontrar os itens que estão disponíveis para aquisição e a verificar quais dos itens solicitados pelos setores no processo de origem acabaram cancelados (itens sem vencedor):
[[Arquivo:Relatório de Homologação.png|centro|miniaturadaimagem|677x677px|Exemplo de Relatório de Homologação]]

===Consulta da listagem geral de itens licitados por ano===
Não sendo possível encontrar o item desejado nos relatórios disponíveis na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, é possível realizar a busca no Sistema Solar, conforme orientações a seguir. Esta pesquisa retornará como resultado o saldo de itens em todas as Atas vigentes:

1. No Sistema Solar, selecione o módulo “Compras & Licitações”;

'''ATENÇÃO:''' É necessário possuir acesso ao módulo “Compras & Licitações” para consultar as informações abaixo. Se você não possui, peça acesso por meio da [http://setic.ufsc.br/permissoes/ SeTIC].

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 1.png|500px|center|thumb|Imagem: Módulo “Compras & Licitações”]]

2. Após, no menu “Consultas e Relatórios”, clique em “Saldo de R.P.”;

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 2.png|500px|center|thumb|Imagem: Opção “Saldo de R.P.”]]

3. Na tela de consulta de saldo, informe apenas o ano de vigência a ser pesquisado e clique em “Consultar”.

'''ATENÇÃO:''' O ideal é pesquisar o ano vigente e o anterior, uma vez que as atas possuem 12 meses de vigência e podem haver atas vigentes do ano antecessor ao atual.

Você pode gerar um relatório em PDF ou XLS, entretanto, a busca é mais facilitada por meio do documento em PDF.

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 3.png|700px|center|thumb|Imagem: Parâmetros de consulta]]

4. Após carregado o relatório, pressione no teclado do seu computador as teclas Ctrl + F e digite o item que você procura. No exemplo utilizamos o termo “tesoura”. Em seguida, clique em “Próximo”.

'''ATENÇÃO:''' Note que podem existir vários tipos de item para o mesmo termo, como por exemplo, tesoura de poda, cirúrgica, de escritório etc. Para tanto, cada vez que você clicar “Próximo” aparecerão mais itens, na medida em que estejam disponíveis dentre os itens vigentes daquele ano.

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 4.png|700px|center|thumb|Imagem: Consulta ao PDF]]
[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 5.png|700px|center|thumb|Consulta ao PDF]]

5. O último passo é verificar se o item está vigente (levando em consideração o prazo para pedidos de empenho) e se possui saldo. Para isso, basta verificar os dados que o próprio relatório já traz, incluindo o número do processo do pregão, '''o número do pregão (Nº Edital/Ofício)''' , o número da ata, o nome do fornecedor e o objeto do pregão.[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 6.png|700px|center|thumb|Verificação dos dados]]

{{topo}}

===Consulta a saldo de itens de pregões compartilhados, ou não, entre Unidades===

Tendo em mãos os dados do item que se pretende adquirir (Nº do Item e Pregão/Ano), a consulta do '''saldo do item''' deve ser realizada junto ao Sistema Solar. Não serão mais elaboradas as planilhas de controle de saldo, sendo, a partir de agora, todo o saldo dos pregões controlados diretamente pelo sistema.

1. No Sistema Solar deve-se selecionar, em MENU, o módulo Pedidos -> Consultas e Relatórios -> Saldo AF:

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:17.png|centro|miniaturadaimagem|525x525px]]
2. Na tela de “Saldo AF”, orienta-se que a busca seja feita, no mínimo, com o parâmetro “Nº edital/ofício”, onde deve ser inserido o número e ano do pregão. Outros parâmetros de pesquisa podem ser inseridos, caso sejam de conhecimento/interesse do usuário.
[[Arquivo:6.png|centro|miniaturadaimagem|1159x1159px|Parâmetros de pesquisa no menu "Saldo AF"]]

Sobre o resultado da pesquisa de “Saldo AF”, tem-se como informações relevantes para a consulta de saldo:

* Campo '''SETOR''': setor de origem que demandou o item no processo licitatório;
* Campo '''ITEM''': Nº do item no processo licitatório;
* Campo '''DESCRIÇÃO''': descrição resumida do item;
* Campo '''LICITADO''': quantidade '''total''' licitada para o respectivo item;
* Campo '''SALDO TOTAL''': quantidade do total licitado que ainda está disponível para aquisição;
* Campo '''QT. DEF. SETOR''': refere-se a quantas unidades do total licitado daquele item (campo LICITADO) foi deferida para o setor (conforme campo SETOR)
* Campo '''SALDO SETOR''': quantas unidades do total deferido para o setor ainda está disponível para aquisição.

No caso dos itens que aparecem mais de uma vez no relatório: esses itens são os chamados “'''itens compartilhados'''”.

Neste caso, no campo LICITADO e SALDO TOTAL, a quantidade será a mesma para todos os setores que demandaram aquele item. Assim, o que cada setor deve observar, com maior cautela, são os campos “QT. DEF. SETOR” e, em especial, o campo “SALDO SETOR”, para então identificar quantas unidades estão disponíveis para solicitar.

No caso de itens que não aparecem no relatório, existem duas possibilidades:

- Todo o quantitativo licitado para o item já foi adquirido.

OU

- O item foi cancelado no momento do Pregão Eletrônico (ver anexo na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes):
[[Arquivo:Acesso relatório.png|centro|commoldura|Acesso ao Relatório de Homologação através da planilha de atas vigentes]]
[[Arquivo:Item cancelado.png|centro|commoldura|Relatório de Homologação - Item cancelado]]

==AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF) ==

* Em caso de encaminhamento de AFs de Pregões a vencer, o prazo para envio do pedido de empenho pela Unidade é de 15 (quinze) dias úteis antes da expiração da vigência da ata (validade da ata). Ainda assim, não é garantido o atendimento, considerando que há vários fatores alheios ao DCOM que podem dificultar ou até mesmo inviabilizar a emissão do empenho. Nesses casos e nos demais cujo término da vigência encontra-se próximo, é imprescindível encaminhar e-mail à caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação. 
Antes de iniciar a emissão de um pedido de Autorização de Fornecimento, necessário atentar-se para as situações apresentadas a seguir (as orientações completas de fluxo encontram-se na seção “Emissão de Pedido de AF”).

'''"CARONA INTERNA"'''

- Sendo o caso de carona interna (setor requerente não possui saldo e utilizará de outro setor):

* nos primeiros campos da AF será necessário informar o setor de origem do saldo. Assim que emitida a AF, esta será encaminhada para o setor informado, que deverá autorizar (ou não) o uso do saldo;
* ainda, sendo aplicável, necessário inserir '''e-mail de concordância do fornecedor''' para entrega em localidade distinta da prevista no Termo de Referência (antes, verificar no TR/Edital se já não está prevista entrega para sua localidade).

'''ITEM PERMANENTE'''

- Sendo o caso de pedido de item(ns) permanente(s):

* necessário inserir o '''[https://docs.google.com/document/d/1DdIf1Bn0wqMvDrrooRmL7m_GlzsafOc9I5oRUx5up9c/edit?usp=sharing Formulário de Tombamento];'''
* necessário informar o número da ND no despacho de encaminhamento da AF à CAEX (ND deve ser solicitada via Solicitação Digital, diretamente à SEPLAN).

'''ITEM COM CONTRATO'''

- Caso o pedido seja de um item que exige contrato:

* necessário anexar '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Formulário de Indicação de Fiscais de Contratos Terceirizados]''': dúvidas sobre o preenchimento deste formulário devem ser tratadas diretamente com o '''Departamento de Projetos, Contratos e Convênios''' (DPC/PROAD).
{{info|O contrato é exigido quando há obrigações futuras por parte do fornecedor:

1. Prazo de Entrega superior a 30 dias corridos

2. Garantia estendida, superior a 12 meses

Para conferir se há contrato: consultar o '''processo licitatório''' no SOLAR, acessar a '''Pasta Digital''' e buscar peça intitulada '''Minuta de Contrato''', verificando quais itens estão indicados neste documento. }}

'''PREGÕES DE TIC DO MINISTÉRIO DA ECONOMIA (SGD/ME)'''

'''- Os processos e informações dos pregões do ME (que contém SGD/ME no campo "Itens compartilhados/observações") e seus os itens relacionados podem ser visualizados conforme link de atas vigentes , disponível em''' [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#Consulta de atas vigentes]]. '''Dúvidas sobre as especificações técnicas dos itens, peças processuais, saldos dos itens e maiores informações''' desses processos deverão ser dirimidas junto à '''SETIC''';

- '''Cabe à CAEX apenas a operacionalização dos empenhos atinentes a esses processos''', conforme orientações a seguir:

Pedidos desses itens '''não deverão ser encaminhados por AF''', mas por '''Solicitação Digital (SD) à CAEX/DCOM''', sendo necessário anexar:

* '''OFB''': Ver modelo neste [https://docs.google.com/document/d/1AmkRgvhKvEGLt5qCOql5_Ddld0ZuuqFBDpRfQNIXN8A/edit?usp=sharing link].
* '''Autorização da SETIC''' para empenho
* '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Formulário de Indicação de Fiscais de Contratos Terceirizados]'''
* '''Nº da UGR''' Solicitante e '''dados orçamentários''' completos (PTREs, Fonte, Atividade, etc.)
* Indicar '''nº do item, do Pregão e da Ata de Registro de Preços''' e os '''correspondentes valores unitários e totais'''
* No '''despacho''' do pedido as '''mesmas informações que constariam em um despacho de pedido de AF'''.
{{alertafundobranco|'''ATENÇÃO!'''

- Em cada AF, deve constar apenas um único Pregão;

- O valor mínimo '''por item''' deve ser respeitado de acordo com o respectivo '''Termo de Referência''', com exceção daqueles os quais o valor total registrado ou o saldo remanescente seja abaixo deste. Neste caso, deverá ser solicitada a quantidade total disponível do item;

- Em casos de pedidos encaminhados próximos ao vencimento da ata, é necessário encaminhar e-mail para caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação, sendo imprescindível o cumprimento do prazo geral de atendimento supracitado.}}
{{topo}}

===PASSO A PASSO PARA EMISSÃO DE AF===
Para emitir o pedido de '''Autorização de Fornecimento (AF)''', necessário seguir os seguintes passos:

1. Acessar o Sistema Solar, em MENU -> módulo Pedidos -> Materiais -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> '''Novo'''

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:12.png|centro|miniaturadaimagem|1035x1035px]]
2. Na próxima tela, será realizado o preenchimento da etapa '''1 - Dados''' do pedido. Os principais dados dessa etapa são:

* '''Setor origem:''' Este campo refere-se ao setor de origem do item (ou itens) que será pedido. Aparecerá automaticamente preenchido pelo sistema com o setor de lotação do servidor que está realizando o pedido, porém, caso o pedido seja um caso de CARONA INTERNA, o campo deve ser alterado para o setor que possui saldo do item;
{| class="wikitable"
|+
|Os usuários que não tiverem outros setores disponíveis em Setor origem, devem solicitar acesso em <nowiki>https://suporte.egestao.ufsc.br/autosservico/solicitar.xhtml</nowiki>
Observação:

Informar o CPF e vínculo

Selecionar a opção INCLUIR SETOR-ORIGEM PARA PEDIDO DE AF e informar o setor que se deseja ter acesso.
|}
* '''Interessado''': Requerente ou ordenador de despesas;
* '''Categoria''': 7 - Licitação (Somente para material);
* '''Objeto''': Informar centro requisitante e número/ano do Pregão;
* '''Justificativa''' (Exemplos: Material para uso nas aulas de xxx; Material de expediente para uso na coordenadoria de apoio administrativo).
[[Arquivo:1 - dado.png|centro|miniaturadaimagem|883x883px|Preenchimento da Etapa 1 - Dados]]
Preenchidas esses campos, deve-se clicar em Salvar -> Próxima etapa.

3. Na '''Etapa 2 - Lotes/itens''': Botão Adicionar para inclusão de Itens:
[[Arquivo:Adicionar.png|centro|miniaturadaimagem|827x827px|Etapa 2 - Lotes/Itens]]

4. Na tela para adicionar itens, somente aparecerão os itens que tem como requerente o setor informado no campo "Setor Origem" da etapa 1.

Para realizar a pesquisa do pregão/item, deve-se preencher os campos: Edital (PE000 + nº PE + Ano do PE) e Nº do Item, se preferir.

'''ATENÇÃO''': Utilizar somente um pregão por AF.

Assim que os resultados aparecerem, basta selecionar o item (ou itens) desejado, e clicar em Selecionar.
[[Arquivo:Pesquisa PE.png|centro|commoldura|Consulta de itens]]
5. Ainda na Etapa 2 - Lotes/itens, deve-se inserir o quantitativo dos itens. Após, Salvar -> Próxima Etapa
[[Arquivo:Quantidade.png|centro|miniaturadaimagem|998x998px|Preenchimento do campo "Quantidade pedida"]]

6. '''Etapa 3 – Entrega''': Locais de entrega – Preencher imóvel e setor -> aplicar para todos

'''ATENÇÃO:''' Inserir um '''ÚNICO LOCAL DE ENTREGA COM O QUANTITATIVO TOTAL DE CADA ITEM.''' Tal ação é fundamental para evitar erros e inconsistências de importações do dados no sistema, que podem trazer prejuízos à aquisição.
[[Arquivo:1.png|centro|miniaturadaimagem|908x908px]]
[[Arquivo:2.png|centro|miniaturadaimagem|747x747px]]
[[Arquivo:3.png|centro|miniaturadaimagem|894x894px]]
7. '''Etapa 4 – Concluir''': Enviar e anotar o número do protocolo – esse número corresponde ao número da solicitação da AF.[[Arquivo:Envio.png|centro|miniaturadaimagem|820x820px]]
[[Arquivo:SD.png|centro|miniaturadaimagem|824x824px|borda]]
8. Após emitido o pedido, deve-se atentar ao seguinte:

* Se o pedido emitido é um caso de CARONA INTERNA, ao clicar em enviar, a AF será encaminhada para o setor de origem do item (ou itens), conforme informado no campo Setor origem, na Etapa 1 - Dados. Nesse caso, o setor que está emitindo a AF precisa aguardar o Setor origem autorizar, ou não, o uso do saldo, independentemente de se encontrar ou não na iminência do vencimento do Pregão.
** ''Se o pedido for negado ou forem solicitados ajustes, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Revisar AF. Nesta situação, deve-se seguir as orientações disponíveis em [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#Setor%20requerente%20-%20Revisar%20pedido%20de%20carona%20devolvido%20para%20ajuste|Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste]].''
** ''Quando o pedido for autorizado, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Emitir AF.''

* Se o pedido não é um caso de carona interna, ou seja, o item (ou itens) inserido no pedido é do próprio setor que está emitindo a AF, o pedido irá aparecer em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF. Caso essa opção não apareça no perfil de quem está emitindo a AF, significa que essa pessoa não possui permissão para autorizar. Logo, o pedido aparecerá na fila de servidores com essa permissão (provavelmente a chefia superior).
9. Estando o pedido no menu Emitir AF, deve-se clicar no pedido de realizar o seu recebimento.
[[Arquivo:Emitir.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px]]
10. Na pasta digital, deve-se anexar a [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF)|documentação necessária]], conforme casos específicos (carona interna, material permanente ou item com contrato).

Se não houver documento para ser anexado, pode-se passar diretamente para a próxima etapa.
[[Arquivo:Inserir .png|centro|miniaturadaimagem|504x504px]]

11. Acessar aba Emissão de AF -> Itens: botão Gerar -> preencher Data -> Salvar -> Voltar (Repetir este passo para todos os fornecedores):
[[Arquivo:Gerar .png|centro|miniaturadaimagem|829x829px|Acessar Itens]]
[[Arquivo:Emite af.png|centro|miniaturadaimagem|830x830px|Gerar, inserir data, salvar e voltar]]

{{ok|A Coluna AF deve estar validada para prosseguir com o encaminhamento|}}
[[Arquivo:AF valida.png|centro|miniaturadaimagem|862x862px|Coluna AF validadada para ambos fornecedores]]

12. Nos casos de pedidos de material permanente ou determinados pedidos de material de consumo nos quais não será possível utilizar o duodécimo da Unidade, é necessário abrir uma Solicitação Digital e encaminhar para '''SO/SEPLAN para realizar dotação orçamentária'''. Após o recurso ser alocado informar o número do sequencial da nota de dotação no despacho da AF.

{{alertapequeno|Caso seja pedido de material de '''consumo''' que utilizará como recurso o '''duodécimo''' da Unidade, desconsiderar esta etapa.}}

13. Com o pedido na fila Emitir AF, deve-se, na aba '''Encaminhar'', '''''selecionar a ação '''''"Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho". '''''O '''despacho''' deverá conter as seguintes informações:

* ''Centro de Custo''
* ''Dados do recurso''
** ''Para material de consumo, informar os seguintes dados orçamentários: '''UGR, PTRES, Fonte e Atividade''';''
** ''Para material permanente ou casos específicos: nº sequencial da nota de dotação;''
* ''Local de Entrega, informando o CEP''
* ''Responsável pelo Recebimento, Telefone Completo (48 3721-RAMAL), e E-mail''
* ''Se a entrega será '''parcelada ou total'''''
* '''''Finalidade do(s) item(ns)''' (de forma simplificada, para definição da natureza de despesa contábil do empenho, como por exemplo: para utilização em aula, para utilização em laboratório, material de expediente, entre outras)''

14. Após o preenchimento do despacho, acionar o botão Encaminhar.
[[Arquivo:Enviar CAEX.png|centro|miniaturadaimagem|896x896px]]

{{ok|Dessa forma, o pedido chegará à CAEX pela tarefa "Solicitar emissão de empenho" e será analisado pela equipe. Após a emissão do empenho, enviaremos à Unidade pela tarefa "Compra realizada", informando o número da Solicitação de Nota de Empenho (SNE).
*Fluxo para o caso de necessidade de ajustes encontra-se em desenvolvimento.}}

=== AJUSTE DE AF ===
Nos casos em que a AF é devolvido pela CAEX para ajustes, nos casos em que for necessário excluir item ou alterar quantitativo:

* quando a AF for devolvida ao requerente para ajustes, seguirá para Emitir AF, local em que a Unidade deve ir no ícone de editar (lápis) dos fornecedores e cancelar as AFs correspondentes. Depois, deve encaminhar o pedido para Revisar AF, e nessa tarefa do fluxo então, na aba Ajuste Itens, deverá ajustar os itens e os quantitativos, inclusive ajustando os locais de entrega e clicando em Salvar ao Final. Próximo passo é encaminhar a AF para Autorizar AF e, depois de autorizada (novamente) pelo setor origem, retornará a Emitir AF, onde o requerente então emite as AFs no lapizinho de cada fornecedor e encaminha à CAEX para empenho.

=== PROCESSO DE EMPENHO ===
Com a SNE emitida, a CAEX será responsável por criar o processo de empenho inserindo a SNE e os demais documentos cabíveis.

* Com relação as certidões que são encaminhadas em anexo ao processo de empenho, devem ser observadas os vencimentos de: Receita Federal e PGFN, FGTS, Trabalhista e Estadual.

Tal processo será encaminhado ao setor requerente da respectiva SNE para que o '''ordenador de despesas da UGR''' informada no despacho da AF e usada no empenho realize a '''assinatura da SNE'''.

Com a SNE assinada, o setor requerente deve realizar o envio do processo de empenho ao setor SE/DCF, conforme orientações:
[[Arquivo:Envio DCF.png|centro|miniaturadaimagem|1155x1155px]]
{|
|Se o '''Pregão não estiver prestes a vencer E se nenhuma certidão estiver prestes vencer'''

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: “Para registro de empenho.”

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se o '''Pregão estiver prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: PE vence em X/X/XXXX (preencher com a data do início do título da SNE). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se houver '''certidão prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Certidão vence em X/X/XXXX (preencher com a data que está no título da SNE ao lado de “certidão vence”). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se constar '''CAPES-URGENTE ou URGENTE-CAPES''' no título da SNE ou o local que constar no título for PROPG.UFSC
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Limite para registro do empenho (recursos CAPES) é 21/11/2021. Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|}

O SE/DCF, após análise, fará o encaminhamento do processo de volta ao setor requerente.

* Se a SNE foi registrada pelo DCF, o setor requerente deve fazer o envio do processo à CAEX (fila DIG/CAEX) para notificação do fornecedor;
* Se o DCF identificou algum problema (por exemplo certidão vencida), cabe ao requerente realizar os ajustes e retornar o processo ao DCF para registro.
{{Info|O processo deve retornar à CAEX, na fila DIG/CAEX, ainda durante a vigência do pregão, para notificação ao fornecedor.}}

== CARONA INTERNA ==

=== Setor origem - Analisar pedido de carona interna (autorizar/reprovar/solicitar ajustes) ===
1. Quando um setor emitir uma AF de item (ou itens) que pertece ao seu setor, o pedido aparecerá na guia "Fila de trabalho" -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF.
[[Arquivo:Autorizar.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px|Autorização de uso de saldo]]
2. Ao clicar sobre o pedido, deve-se realizar o recebimento da AF e prosseguir para a análise.

3. Na guia Pasta Digital podem ser visualizadas as informações do pedido, para que então se possa decidir sobre a possibilidade de autorizar o uso do saldo:
[[Arquivo:Pasta digital.png|centro|miniaturadaimagem|774x774px|Informações do pedido - Pasta digital ]]
4. Feita a análise e tomada a decisão sobre a autorização, deve-se clicar na guia Encaminhar, e selecionar o fluxo conforme decisão:
[[Arquivo:Guia encaminhar.png|centro|miniaturadaimagem|775x775px|Encaminhamento do pedido de autorização]]

=== Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste ===
Se o setor origem do item devolver o pedido com o fluxo "Reprovar ou solicitar ajustes", ele aparecerá na tela Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de autorização de fornecimento -> Revisar AF:
[[Arquivo:13.png|centro|miniaturadaimagem|842x842px]]
Acessando o pedido, deve-se ir na guia Pasta Digital e conferir o despacho emitido pelo setor origem.

Se o pedido foi devolvido pelo setor origem com negativa de uso do saldo, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Cancelar pedido AF'''.

Se o setor origem solicitou algum ajuste no item (exclusão de item, redução de quantidade, ou outras situações) deve-se acessar a guia Ajuste Pedido e ajustar os dados conforme necessário (em Dados, Item ou Entrega):

[[Arquivo:14.png|centro|miniaturadaimagem|833x833px]]

Atentar para que a coluna Situação esteja validada. Sem isso, o sistema não permitirá encaminhar a AF novamente.

Realizados os ajustes, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Solicitar Autorização Novamente'''.
[[Arquivo:16.png|centro|miniaturadaimagem|985x985px]]
Ao encaminhar, o pedido retorna para o setor origem do item para nova análise.

Se aprovado, vai para a fila Emitir AF. Caso apresente novamente problemas, irá novamente para a fila Revisar AF.{{topo}}

==RESTOS A PAGAR E ACOMPANHAMENTO CONTÍNUO DAS SOLICITAÇÕES DE EMPENHO==

'''Regras''': http://dcom.proad.ufsc.br/restos-a-pagar/

'''Ofício Circular''': [https://arquivos.ufsc.br/f/6205af2a8e7044bc87fc/?dl=1 OFÍCIO CIRCULAR 12/2023/DCOM/PROAD]

'''Anexo do Ofício Circular com o passo a passo''': [https://docs.google.com/presentation/d/11anLdlQylRWNXY5LEF0SugEC9Jcx_VzqWRVlHwxxRKQ/edit#slide=id.p ANEXO – ORIENTAÇÕES RPNP]

'''(em construção) '''

{{topo}}

Autorização de Fornecimento

2024-07-17T15:52:13Z

Guilherme.batista: /* AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF) */

==ORIENTAÇÕES INICIAIS==

Após da assinatura das Atas de Registro de Preços (ARP) e da inserção de seus dados no SIAFI, a vigência do Pregão SRP e outras informações poderão ser consultadas, conforme instruções da seção [[SOLICITAÇÃO_DE_EMPENHO#CONSULTA_DE_ATAS_VIGENTES_E_SALDO_DE_ITENS|Consulta de Atas Vigentes e Saldo de Itens]].

Quando um Pregão constar na planilha [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit#gid=1682132196&fvid=1938859887 'Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes'] o '''empenho dos itens poderá ser solicitado''' pelas unidades requerentes.

O fluxo a seguir busca orientar o servidor quando da necessidade de solicitar um item, considerando as questões de vigência da ata e saldo de itens:

[[Arquivo:Fluxo inicial - Manual AF.jpg|centro|miniaturadaimagem|1223x1223px|Orientações iniciais - Fluxo]]
{{info|:* '''Verificar disponibilidade orçamentária''':

'''Os recursos não devem mais ser alocados na UGR do DCOM. Devem estar disponíveis na UGR do setor requerente'''.

''Material de consumo: Acompanhamento contínuo do '''duodécimo''' por parte da Unidade através do MATL (Aba Centro de Custo -> Consulta Saldo de Cotas -> Cota: Divisão de Material -> Preencher Centro de Custo -> Consultar -> Ver coluna “Saldo) ou consulta direta à SO/SEPLAN.''

''Material permanente: Solicitar à SO/SEPLAN '''Nota de Dotação''' para compra de material permanente via Solicitação Digital. O número '''sequencial''' da Nota de Dotação deve ser informado no último despacho (no momento do encaminhamento “ao gestor de solicitações para emissão de empenho”).''}}

==CONSULTA DE ATAS VIGENTES E SALDO DE ITENS==
{{Info|Caso ainda não possua o nº do pregão ou do processo e do item que se pretende empenhar e tenha dificuldade em encontrar pela planilha indicada abaixo, sugerimos a [[SOLICITAÇÃO_DE_EMPENHO#Consulta da listagem geral de itens licitados por ano|'''consulta da listagem geral de itens licitados por ano''']].}}

=== Consulta de atas vigentes ===

A '''consulta das atas vigentes''' deve ser realizada através da planilha [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit#gid=1682132196 Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes].
[[Arquivo:Planilha Atas Vigentes - SRP - Materiais de Consumo e Permanente.png|centro|commoldura|Planilha Atas Vigentes - SRP - Materiais de Consumo e Permanentes]]
Na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, na coluna “Pregão”, é possível encontrar o Relatório de Homologação do respectivo pregão.
Este documento auxilia a encontrar os itens que estão disponíveis para aquisição e a verificar quais dos itens solicitados pelos setores no processo de origem acabaram cancelados (itens sem vencedor):
[[Arquivo:Relatório de Homologação.png|centro|miniaturadaimagem|677x677px|Exemplo de Relatório de Homologação]]

===Consulta da listagem geral de itens licitados por ano===
Não sendo possível encontrar o item desejado nos relatórios disponíveis na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, é possível realizar a busca no Sistema Solar, conforme orientações a seguir. Esta pesquisa retornará como resultado o saldo de itens em todas as Atas vigentes:

1. No Sistema Solar, selecione o módulo “Compras & Licitações”;

'''ATENÇÃO:''' É necessário possuir acesso ao módulo “Compras & Licitações” para consultar as informações abaixo. Se você não possui, peça acesso por meio da [http://setic.ufsc.br/permissoes/ SeTIC].

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 1.png|500px|center|thumb|Imagem: Módulo “Compras & Licitações”]]

2. Após, no menu “Consultas e Relatórios”, clique em “Saldo de R.P.”;

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 2.png|500px|center|thumb|Imagem: Opção “Saldo de R.P.”]]

3. Na tela de consulta de saldo, informe apenas o ano de vigência a ser pesquisado e clique em “Consultar”.

'''ATENÇÃO:''' O ideal é pesquisar o ano vigente e o anterior, uma vez que as atas possuem 12 meses de vigência e podem haver atas vigentes do ano antecessor ao atual.

Você pode gerar um relatório em PDF ou XLS, entretanto, a busca é mais facilitada por meio do documento em PDF.

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 3.png|700px|center|thumb|Imagem: Parâmetros de consulta]]

4. Após carregado o relatório, pressione no teclado do seu computador as teclas Ctrl + F e digite o item que você procura. No exemplo utilizamos o termo “tesoura”. Em seguida, clique em “Próximo”.

'''ATENÇÃO:''' Note que podem existir vários tipos de item para o mesmo termo, como por exemplo, tesoura de poda, cirúrgica, de escritório etc. Para tanto, cada vez que você clicar “Próximo” aparecerão mais itens, na medida em que estejam disponíveis dentre os itens vigentes daquele ano.

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 4.png|700px|center|thumb|Imagem: Consulta ao PDF]]
[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 5.png|700px|center|thumb|Consulta ao PDF]]

5. O último passo é verificar se o item está vigente (levando em consideração o prazo para pedidos de empenho) e se possui saldo. Para isso, basta verificar os dados que o próprio relatório já traz, incluindo o número do processo do pregão, '''o número do pregão (Nº Edital/Ofício)''' , o número da ata, o nome do fornecedor e o objeto do pregão.[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 6.png|700px|center|thumb|Verificação dos dados]]

{{topo}}

===Consulta a saldo de itens de pregões compartilhados, ou não, entre Unidades===

Tendo em mãos os dados do item que se pretende adquirir (Nº do Item e Pregão/Ano), a consulta do '''saldo do item''' deve ser realizada junto ao Sistema Solar. Não serão mais elaboradas as planilhas de controle de saldo, sendo, a partir de agora, todo o saldo dos pregões controlados diretamente pelo sistema.

1. No Sistema Solar deve-se selecionar, em MENU, o módulo Pedidos -> Consultas e Relatórios -> Saldo AF:

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:17.png|centro|miniaturadaimagem|525x525px]]
2. Na tela de “Saldo AF”, orienta-se que a busca seja feita, no mínimo, com o parâmetro “Nº edital/ofício”, onde deve ser inserido o número e ano do pregão. Outros parâmetros de pesquisa podem ser inseridos, caso sejam de conhecimento/interesse do usuário.
[[Arquivo:6.png|centro|miniaturadaimagem|1159x1159px|Parâmetros de pesquisa no menu "Saldo AF"]]

Sobre o resultado da pesquisa de “Saldo AF”, tem-se como informações relevantes para a consulta de saldo:

* Campo '''SETOR''': setor de origem que demandou o item no processo licitatório;
* Campo '''ITEM''': Nº do item no processo licitatório;
* Campo '''DESCRIÇÃO''': descrição resumida do item;
* Campo '''LICITADO''': quantidade '''total''' licitada para o respectivo item;
* Campo '''SALDO TOTAL''': quantidade do total licitado que ainda está disponível para aquisição;
* Campo '''QT. DEF. SETOR''': refere-se a quantas unidades do total licitado daquele item (campo LICITADO) foi deferida para o setor (conforme campo SETOR)
* Campo '''SALDO SETOR''': quantas unidades do total deferido para o setor ainda está disponível para aquisição.

No caso dos itens que aparecem mais de uma vez no relatório: esses itens são os chamados “'''itens compartilhados'''”.

Neste caso, no campo LICITADO e SALDO TOTAL, a quantidade será a mesma para todos os setores que demandaram aquele item. Assim, o que cada setor deve observar, com maior cautela, são os campos “QT. DEF. SETOR” e, em especial, o campo “SALDO SETOR”, para então identificar quantas unidades estão disponíveis para solicitar.

No caso de itens que não aparecem no relatório, existem duas possibilidades:

- Todo o quantitativo licitado para o item já foi adquirido.

OU

- O item foi cancelado no momento do Pregão Eletrônico (ver anexo na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes):
[[Arquivo:Acesso relatório.png|centro|commoldura|Acesso ao Relatório de Homologação através da planilha de atas vigentes]]
[[Arquivo:Item cancelado.png|centro|commoldura|Relatório de Homologação - Item cancelado]]

==AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF) ==

* Em caso de encaminhamento de AFs de Pregões a vencer, o prazo para envio do pedido de empenho pela Unidade é de 15 (quinze) dias úteis antes da expiração da vigência da ata (validade da ata). Ainda assim, não é garantido o atendimento, considerando que há vários fatores alheios ao DCOM que podem dificultar ou até mesmo inviabilizar a emissão do empenho. Nesses casos e nos demais cujo término da vigência encontra-se próximo, é imprescindível encaminhar e-mail à caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação. 
Antes de iniciar a emissão de um pedido de Autorização de Fornecimento, necessário atentar-se para as situações apresentadas a seguir (as orientações completas de fluxo encontram-se na seção “Emissão de Pedido de AF”).

'''"CARONA INTERNA"'''

- Sendo o caso de carona interna (setor requerente não possui saldo e utilizará de outro setor):

* nos primeiros campos da AF será necessário informar o setor de origem do saldo. Assim que emitida a AF, esta será encaminhada para o setor informado, que deverá autorizar (ou não) o uso do saldo;
* ainda, sendo aplicável, necessário inserir '''e-mail de concordância do fornecedor''' para entrega em localidade distinta da prevista no Termo de Referência (antes, verificar no TR/Edital se já não está prevista entrega para sua localidade).

'''ITEM PERMANENTE'''

- Sendo o caso de pedido de item(ns) permanente(s):

* necessário inserir o '''[https://docs.google.com/document/d/1DdIf1Bn0wqMvDrrooRmL7m_GlzsafOc9I5oRUx5up9c/edit?usp=sharing Formulário de Tombamento];'''
* necessário informar o número da ND no despacho de encaminhamento da AF à CAEX (ND deve ser solicitada via Solicitação Digital, diretamente à SEPLAN).

'''ITEM COM CONTRATO'''

- Caso o pedido seja de um item que exige contrato:

* necessário anexar '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Formulário de Indicação de Fiscais de Contratos Terceirizados]''': dúvidas sobre o preenchimento deste formulário devem ser tratadas diretamente com o '''Departamento de Projetos, Contratos e Convênios''' (DPC/PROAD).
{{info|O contrato é exigido quando há obrigações futuras por parte do fornecedor:

1. Prazo de Entrega superior a 30 dias corridos

2. Garantia estendida, superior a 12 meses

Para conferir se há contrato: consultar o '''processo licitatório''' no SOLAR, acessar a '''Pasta Digital''' e buscar peça intitulada '''Minuta de Contrato''', verificando quais itens estão indicados neste documento. }}

'''PREGÕES DE TIC DO MINISTÉRIO DA ECONOMIA (SGD/ME)'''

'''- Os pregões (que contém SGD/ME no campo "Objeto") e os itens relacionados podem ser visualizados conforme link de atas vigentes , disponível em''' [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#Consulta de atas vigentes]]

- Pedidos desses itens '''não deverão ser encaminhados por AF''', mas por '''Solicitação Digital (SD) à CAEX/DCOM''', sendo necessário anexar:

* '''OFB''': Ver modelo neste [https://docs.google.com/document/d/1AmkRgvhKvEGLt5qCOql5_Ddld0ZuuqFBDpRfQNIXN8A/edit?usp=sharing link].
* '''Autorização da SETIC''' para empenho
* '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Formulário de Indicação de Fiscais de Contratos Terceirizados]'''
* '''Nº da UGR''' Solicitante e '''dados orçamentários''' completos (PTREs, Fonte, Atividade, etc.)
* Indicar '''nº do item, do Pregão e da Ata de Registro de Preços''' e os '''correspondentes valores unitários e totais'''
* No despacho do pedido as mesmas informações que constariam em um despacho de pedido de AF.
{{alertafundobranco|'''ATENÇÃO!'''

- Em cada AF, deve constar apenas um único Pregão;

- O valor mínimo '''por item''' deve ser respeitado de acordo com o respectivo '''Termo de Referência''', com exceção daqueles os quais o valor total registrado ou o saldo remanescente seja abaixo deste. Neste caso, deverá ser solicitada a quantidade total disponível do item;

- Em casos de pedidos encaminhados próximos ao vencimento da ata, é necessário encaminhar e-mail para caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação, sendo imprescindível o cumprimento do prazo geral de atendimento supracitado.}}
{{topo}}

===PASSO A PASSO PARA EMISSÃO DE AF===
Para emitir o pedido de '''Autorização de Fornecimento (AF)''', necessário seguir os seguintes passos:

1. Acessar o Sistema Solar, em MENU -> módulo Pedidos -> Materiais -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> '''Novo'''

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:12.png|centro|miniaturadaimagem|1035x1035px]]
2. Na próxima tela, será realizado o preenchimento da etapa '''1 - Dados''' do pedido. Os principais dados dessa etapa são:

* '''Setor origem:''' Este campo refere-se ao setor de origem do item (ou itens) que será pedido. Aparecerá automaticamente preenchido pelo sistema com o setor de lotação do servidor que está realizando o pedido, porém, caso o pedido seja um caso de CARONA INTERNA, o campo deve ser alterado para o setor que possui saldo do item;
{| class="wikitable"
|+
|Os usuários que não tiverem outros setores disponíveis em Setor origem, devem solicitar acesso em <nowiki>https://suporte.egestao.ufsc.br/autosservico/solicitar.xhtml</nowiki>
Observação:

Informar o CPF e vínculo

Selecionar a opção INCLUIR SETOR-ORIGEM PARA PEDIDO DE AF e informar o setor que se deseja ter acesso.
|}
* '''Interessado''': Requerente ou ordenador de despesas;
* '''Categoria''': 7 - Licitação (Somente para material);
* '''Objeto''': Informar centro requisitante e número/ano do Pregão;
* '''Justificativa''' (Exemplos: Material para uso nas aulas de xxx; Material de expediente para uso na coordenadoria de apoio administrativo).
[[Arquivo:1 - dado.png|centro|miniaturadaimagem|883x883px|Preenchimento da Etapa 1 - Dados]]
Preenchidas esses campos, deve-se clicar em Salvar -> Próxima etapa.

3. Na '''Etapa 2 - Lotes/itens''': Botão Adicionar para inclusão de Itens:
[[Arquivo:Adicionar.png|centro|miniaturadaimagem|827x827px|Etapa 2 - Lotes/Itens]]

4. Na tela para adicionar itens, somente aparecerão os itens que tem como requerente o setor informado no campo "Setor Origem" da etapa 1.

Para realizar a pesquisa do pregão/item, deve-se preencher os campos: Edital (PE000 + nº PE + Ano do PE) e Nº do Item, se preferir.

'''ATENÇÃO''': Utilizar somente um pregão por AF.

Assim que os resultados aparecerem, basta selecionar o item (ou itens) desejado, e clicar em Selecionar.
[[Arquivo:Pesquisa PE.png|centro|commoldura|Consulta de itens]]
5. Ainda na Etapa 2 - Lotes/itens, deve-se inserir o quantitativo dos itens. Após, Salvar -> Próxima Etapa
[[Arquivo:Quantidade.png|centro|miniaturadaimagem|998x998px|Preenchimento do campo "Quantidade pedida"]]

6. '''Etapa 3 – Entrega''': Locais de entrega – Preencher imóvel e setor -> aplicar para todos

'''ATENÇÃO:''' Inserir um '''ÚNICO LOCAL DE ENTREGA COM O QUANTITATIVO TOTAL DE CADA ITEM.''' Tal ação é fundamental para evitar erros e inconsistências de importações do dados no sistema, que podem trazer prejuízos à aquisição.
[[Arquivo:1.png|centro|miniaturadaimagem|908x908px]]
[[Arquivo:2.png|centro|miniaturadaimagem|747x747px]]
[[Arquivo:3.png|centro|miniaturadaimagem|894x894px]]
7. '''Etapa 4 – Concluir''': Enviar e anotar o número do protocolo – esse número corresponde ao número da solicitação da AF.[[Arquivo:Envio.png|centro|miniaturadaimagem|820x820px]]
[[Arquivo:SD.png|centro|miniaturadaimagem|824x824px|borda]]
8. Após emitido o pedido, deve-se atentar ao seguinte:

* Se o pedido emitido é um caso de CARONA INTERNA, ao clicar em enviar, a AF será encaminhada para o setor de origem do item (ou itens), conforme informado no campo Setor origem, na Etapa 1 - Dados. Nesse caso, o setor que está emitindo a AF precisa aguardar o Setor origem autorizar, ou não, o uso do saldo, independentemente de se encontrar ou não na iminência do vencimento do Pregão.
** ''Se o pedido for negado ou forem solicitados ajustes, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Revisar AF. Nesta situação, deve-se seguir as orientações disponíveis em [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#Setor%20requerente%20-%20Revisar%20pedido%20de%20carona%20devolvido%20para%20ajuste|Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste]].''
** ''Quando o pedido for autorizado, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Emitir AF.''

* Se o pedido não é um caso de carona interna, ou seja, o item (ou itens) inserido no pedido é do próprio setor que está emitindo a AF, o pedido irá aparecer em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF. Caso essa opção não apareça no perfil de quem está emitindo a AF, significa que essa pessoa não possui permissão para autorizar. Logo, o pedido aparecerá na fila de servidores com essa permissão (provavelmente a chefia superior).
9. Estando o pedido no menu Emitir AF, deve-se clicar no pedido de realizar o seu recebimento.
[[Arquivo:Emitir.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px]]
10. Na pasta digital, deve-se anexar a [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF)|documentação necessária]], conforme casos específicos (carona interna, material permanente ou item com contrato).

Se não houver documento para ser anexado, pode-se passar diretamente para a próxima etapa.
[[Arquivo:Inserir .png|centro|miniaturadaimagem|504x504px]]

11. Acessar aba Emissão de AF -> Itens: botão Gerar -> preencher Data -> Salvar -> Voltar (Repetir este passo para todos os fornecedores):
[[Arquivo:Gerar .png|centro|miniaturadaimagem|829x829px|Acessar Itens]]
[[Arquivo:Emite af.png|centro|miniaturadaimagem|830x830px|Gerar, inserir data, salvar e voltar]]

{{ok|A Coluna AF deve estar validada para prosseguir com o encaminhamento|}}
[[Arquivo:AF valida.png|centro|miniaturadaimagem|862x862px|Coluna AF validadada para ambos fornecedores]]

12. Nos casos de pedidos de material permanente ou determinados pedidos de material de consumo nos quais não será possível utilizar o duodécimo da Unidade, é necessário abrir uma Solicitação Digital e encaminhar para '''SO/SEPLAN para realizar dotação orçamentária'''. Após o recurso ser alocado informar o número do sequencial da nota de dotação no despacho da AF.

{{alertapequeno|Caso seja pedido de material de '''consumo''' que utilizará como recurso o '''duodécimo''' da Unidade, desconsiderar esta etapa.}}

13. Com o pedido na fila Emitir AF, deve-se, na aba '''Encaminhar'', '''''selecionar a ação '''''"Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho". '''''O '''despacho''' deverá conter as seguintes informações:

* ''Centro de Custo''
* ''Dados do recurso''
** ''Para material de consumo, informar os seguintes dados orçamentários: '''UGR, PTRES, Fonte e Atividade''';''
** ''Para material permanente ou casos específicos: nº sequencial da nota de dotação;''
* ''Local de Entrega, informando o CEP''
* ''Responsável pelo Recebimento, Telefone Completo (48 3721-RAMAL), e E-mail''
* ''Se a entrega será '''parcelada ou total'''''
* '''''Finalidade do(s) item(ns)''' (de forma simplificada, para definição da natureza de despesa contábil do empenho, como por exemplo: para utilização em aula, para utilização em laboratório, material de expediente, entre outras)''

14. Após o preenchimento do despacho, acionar o botão Encaminhar.
[[Arquivo:Enviar CAEX.png|centro|miniaturadaimagem|896x896px]]

{{ok|Dessa forma, o pedido chegará à CAEX pela tarefa "Solicitar emissão de empenho" e será analisado pela equipe. Após a emissão do empenho, enviaremos à Unidade pela tarefa "Compra realizada", informando o número da Solicitação de Nota de Empenho (SNE).
*Fluxo para o caso de necessidade de ajustes encontra-se em desenvolvimento.}}

=== AJUSTE DE AF ===
Nos casos em que a AF é devolvido pela CAEX para ajustes, nos casos em que for necessário excluir item ou alterar quantitativo:

* quando a AF for devolvida ao requerente para ajustes, seguirá para Emitir AF, local em que a Unidade deve ir no ícone de editar (lápis) dos fornecedores e cancelar as AFs correspondentes. Depois, deve encaminhar o pedido para Revisar AF, e nessa tarefa do fluxo então, na aba Ajuste Itens, deverá ajustar os itens e os quantitativos, inclusive ajustando os locais de entrega e clicando em Salvar ao Final. Próximo passo é encaminhar a AF para Autorizar AF e, depois de autorizada (novamente) pelo setor origem, retornará a Emitir AF, onde o requerente então emite as AFs no lapizinho de cada fornecedor e encaminha à CAEX para empenho.

=== PROCESSO DE EMPENHO ===
Com a SNE emitida, a CAEX será responsável por criar o processo de empenho inserindo a SNE e os demais documentos cabíveis.

* Com relação as certidões que são encaminhadas em anexo ao processo de empenho, devem ser observadas os vencimentos de: Receita Federal e PGFN, FGTS, Trabalhista e Estadual.

Tal processo será encaminhado ao setor requerente da respectiva SNE para que o '''ordenador de despesas da UGR''' informada no despacho da AF e usada no empenho realize a '''assinatura da SNE'''.

Com a SNE assinada, o setor requerente deve realizar o envio do processo de empenho ao setor SE/DCF, conforme orientações:
[[Arquivo:Envio DCF.png|centro|miniaturadaimagem|1155x1155px]]
{|
|Se o '''Pregão não estiver prestes a vencer E se nenhuma certidão estiver prestes vencer'''

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: “Para registro de empenho.”

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se o '''Pregão estiver prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: PE vence em X/X/XXXX (preencher com a data do início do título da SNE). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se houver '''certidão prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Certidão vence em X/X/XXXX (preencher com a data que está no título da SNE ao lado de “certidão vence”). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se constar '''CAPES-URGENTE ou URGENTE-CAPES''' no título da SNE ou o local que constar no título for PROPG.UFSC
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Limite para registro do empenho (recursos CAPES) é 21/11/2021. Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|}

O SE/DCF, após análise, fará o encaminhamento do processo de volta ao setor requerente.

* Se a SNE foi registrada pelo DCF, o setor requerente deve fazer o envio do processo à CAEX (fila DIG/CAEX) para notificação do fornecedor;
* Se o DCF identificou algum problema (por exemplo certidão vencida), cabe ao requerente realizar os ajustes e retornar o processo ao DCF para registro.
{{Info|O processo deve retornar à CAEX, na fila DIG/CAEX, ainda durante a vigência do pregão, para notificação ao fornecedor.}}

== CARONA INTERNA ==

=== Setor origem - Analisar pedido de carona interna (autorizar/reprovar/solicitar ajustes) ===
1. Quando um setor emitir uma AF de item (ou itens) que pertece ao seu setor, o pedido aparecerá na guia "Fila de trabalho" -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF.
[[Arquivo:Autorizar.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px|Autorização de uso de saldo]]
2. Ao clicar sobre o pedido, deve-se realizar o recebimento da AF e prosseguir para a análise.

3. Na guia Pasta Digital podem ser visualizadas as informações do pedido, para que então se possa decidir sobre a possibilidade de autorizar o uso do saldo:
[[Arquivo:Pasta digital.png|centro|miniaturadaimagem|774x774px|Informações do pedido - Pasta digital ]]
4. Feita a análise e tomada a decisão sobre a autorização, deve-se clicar na guia Encaminhar, e selecionar o fluxo conforme decisão:
[[Arquivo:Guia encaminhar.png|centro|miniaturadaimagem|775x775px|Encaminhamento do pedido de autorização]]

=== Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste ===
Se o setor origem do item devolver o pedido com o fluxo "Reprovar ou solicitar ajustes", ele aparecerá na tela Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de autorização de fornecimento -> Revisar AF:
[[Arquivo:13.png|centro|miniaturadaimagem|842x842px]]
Acessando o pedido, deve-se ir na guia Pasta Digital e conferir o despacho emitido pelo setor origem.

Se o pedido foi devolvido pelo setor origem com negativa de uso do saldo, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Cancelar pedido AF'''.

Se o setor origem solicitou algum ajuste no item (exclusão de item, redução de quantidade, ou outras situações) deve-se acessar a guia Ajuste Pedido e ajustar os dados conforme necessário (em Dados, Item ou Entrega):

[[Arquivo:14.png|centro|miniaturadaimagem|833x833px]]

Atentar para que a coluna Situação esteja validada. Sem isso, o sistema não permitirá encaminhar a AF novamente.

Realizados os ajustes, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Solicitar Autorização Novamente'''.
[[Arquivo:16.png|centro|miniaturadaimagem|985x985px]]
Ao encaminhar, o pedido retorna para o setor origem do item para nova análise.

Se aprovado, vai para a fila Emitir AF. Caso apresente novamente problemas, irá novamente para a fila Revisar AF.{{topo}}

==RESTOS A PAGAR E ACOMPANHAMENTO CONTÍNUO DAS SOLICITAÇÕES DE EMPENHO==

'''Regras''': http://dcom.proad.ufsc.br/restos-a-pagar/

'''Ofício Circular''': [https://arquivos.ufsc.br/f/6205af2a8e7044bc87fc/?dl=1 OFÍCIO CIRCULAR 12/2023/DCOM/PROAD]

'''Anexo do Ofício Circular com o passo a passo''': [https://docs.google.com/presentation/d/11anLdlQylRWNXY5LEF0SugEC9Jcx_VzqWRVlHwxxRKQ/edit#slide=id.p ANEXO – ORIENTAÇÕES RPNP]

'''(em construção) '''

{{topo}}

Autorização de Fornecimento

2024-07-17T15:47:30Z

Guilherme.batista: /* AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF) */

==ORIENTAÇÕES INICIAIS==

Após da assinatura das Atas de Registro de Preços (ARP) e da inserção de seus dados no SIAFI, a vigência do Pregão SRP e outras informações poderão ser consultadas, conforme instruções da seção [[SOLICITAÇÃO_DE_EMPENHO#CONSULTA_DE_ATAS_VIGENTES_E_SALDO_DE_ITENS|Consulta de Atas Vigentes e Saldo de Itens]].

Quando um Pregão constar na planilha [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit#gid=1682132196&fvid=1938859887 'Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes'] o '''empenho dos itens poderá ser solicitado''' pelas unidades requerentes.

O fluxo a seguir busca orientar o servidor quando da necessidade de solicitar um item, considerando as questões de vigência da ata e saldo de itens:

[[Arquivo:Fluxo inicial - Manual AF.jpg|centro|miniaturadaimagem|1223x1223px|Orientações iniciais - Fluxo]]
{{info|:* '''Verificar disponibilidade orçamentária''':

'''Os recursos não devem mais ser alocados na UGR do DCOM. Devem estar disponíveis na UGR do setor requerente'''.

''Material de consumo: Acompanhamento contínuo do '''duodécimo''' por parte da Unidade através do MATL (Aba Centro de Custo -> Consulta Saldo de Cotas -> Cota: Divisão de Material -> Preencher Centro de Custo -> Consultar -> Ver coluna “Saldo) ou consulta direta à SO/SEPLAN.''

''Material permanente: Solicitar à SO/SEPLAN '''Nota de Dotação''' para compra de material permanente via Solicitação Digital. O número '''sequencial''' da Nota de Dotação deve ser informado no último despacho (no momento do encaminhamento “ao gestor de solicitações para emissão de empenho”).''}}

==CONSULTA DE ATAS VIGENTES E SALDO DE ITENS==
{{Info|Caso ainda não possua o nº do pregão ou do processo e do item que se pretende empenhar e tenha dificuldade em encontrar pela planilha indicada abaixo, sugerimos a [[SOLICITAÇÃO_DE_EMPENHO#Consulta da listagem geral de itens licitados por ano|'''consulta da listagem geral de itens licitados por ano''']].}}

=== Consulta de atas vigentes ===

A '''consulta das atas vigentes''' deve ser realizada através da planilha [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit#gid=1682132196 Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes].
[[Arquivo:Planilha Atas Vigentes - SRP - Materiais de Consumo e Permanente.png|centro|commoldura|Planilha Atas Vigentes - SRP - Materiais de Consumo e Permanentes]]
Na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, na coluna “Pregão”, é possível encontrar o Relatório de Homologação do respectivo pregão.
Este documento auxilia a encontrar os itens que estão disponíveis para aquisição e a verificar quais dos itens solicitados pelos setores no processo de origem acabaram cancelados (itens sem vencedor):
[[Arquivo:Relatório de Homologação.png|centro|miniaturadaimagem|677x677px|Exemplo de Relatório de Homologação]]

===Consulta da listagem geral de itens licitados por ano===
Não sendo possível encontrar o item desejado nos relatórios disponíveis na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, é possível realizar a busca no Sistema Solar, conforme orientações a seguir. Esta pesquisa retornará como resultado o saldo de itens em todas as Atas vigentes:

1. No Sistema Solar, selecione o módulo “Compras & Licitações”;

'''ATENÇÃO:''' É necessário possuir acesso ao módulo “Compras & Licitações” para consultar as informações abaixo. Se você não possui, peça acesso por meio da [http://setic.ufsc.br/permissoes/ SeTIC].

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 1.png|500px|center|thumb|Imagem: Módulo “Compras & Licitações”]]

2. Após, no menu “Consultas e Relatórios”, clique em “Saldo de R.P.”;

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 2.png|500px|center|thumb|Imagem: Opção “Saldo de R.P.”]]

3. Na tela de consulta de saldo, informe apenas o ano de vigência a ser pesquisado e clique em “Consultar”.

'''ATENÇÃO:''' O ideal é pesquisar o ano vigente e o anterior, uma vez que as atas possuem 12 meses de vigência e podem haver atas vigentes do ano antecessor ao atual.

Você pode gerar um relatório em PDF ou XLS, entretanto, a busca é mais facilitada por meio do documento em PDF.

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 3.png|700px|center|thumb|Imagem: Parâmetros de consulta]]

4. Após carregado o relatório, pressione no teclado do seu computador as teclas Ctrl + F e digite o item que você procura. No exemplo utilizamos o termo “tesoura”. Em seguida, clique em “Próximo”.

'''ATENÇÃO:''' Note que podem existir vários tipos de item para o mesmo termo, como por exemplo, tesoura de poda, cirúrgica, de escritório etc. Para tanto, cada vez que você clicar “Próximo” aparecerão mais itens, na medida em que estejam disponíveis dentre os itens vigentes daquele ano.

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 4.png|700px|center|thumb|Imagem: Consulta ao PDF]]
[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 5.png|700px|center|thumb|Consulta ao PDF]]

5. O último passo é verificar se o item está vigente (levando em consideração o prazo para pedidos de empenho) e se possui saldo. Para isso, basta verificar os dados que o próprio relatório já traz, incluindo o número do processo do pregão, '''o número do pregão (Nº Edital/Ofício)''' , o número da ata, o nome do fornecedor e o objeto do pregão.[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 6.png|700px|center|thumb|Verificação dos dados]]

{{topo}}

===Consulta a saldo de itens de pregões compartilhados, ou não, entre Unidades===

Tendo em mãos os dados do item que se pretende adquirir (Nº do Item e Pregão/Ano), a consulta do '''saldo do item''' deve ser realizada junto ao Sistema Solar. Não serão mais elaboradas as planilhas de controle de saldo, sendo, a partir de agora, todo o saldo dos pregões controlados diretamente pelo sistema.

1. No Sistema Solar deve-se selecionar, em MENU, o módulo Pedidos -> Consultas e Relatórios -> Saldo AF:

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:17.png|centro|miniaturadaimagem|525x525px]]
2. Na tela de “Saldo AF”, orienta-se que a busca seja feita, no mínimo, com o parâmetro “Nº edital/ofício”, onde deve ser inserido o número e ano do pregão. Outros parâmetros de pesquisa podem ser inseridos, caso sejam de conhecimento/interesse do usuário.
[[Arquivo:6.png|centro|miniaturadaimagem|1159x1159px|Parâmetros de pesquisa no menu "Saldo AF"]]

Sobre o resultado da pesquisa de “Saldo AF”, tem-se como informações relevantes para a consulta de saldo:

* Campo '''SETOR''': setor de origem que demandou o item no processo licitatório;
* Campo '''ITEM''': Nº do item no processo licitatório;
* Campo '''DESCRIÇÃO''': descrição resumida do item;
* Campo '''LICITADO''': quantidade '''total''' licitada para o respectivo item;
* Campo '''SALDO TOTAL''': quantidade do total licitado que ainda está disponível para aquisição;
* Campo '''QT. DEF. SETOR''': refere-se a quantas unidades do total licitado daquele item (campo LICITADO) foi deferida para o setor (conforme campo SETOR)
* Campo '''SALDO SETOR''': quantas unidades do total deferido para o setor ainda está disponível para aquisição.

No caso dos itens que aparecem mais de uma vez no relatório: esses itens são os chamados “'''itens compartilhados'''”.

Neste caso, no campo LICITADO e SALDO TOTAL, a quantidade será a mesma para todos os setores que demandaram aquele item. Assim, o que cada setor deve observar, com maior cautela, são os campos “QT. DEF. SETOR” e, em especial, o campo “SALDO SETOR”, para então identificar quantas unidades estão disponíveis para solicitar.

No caso de itens que não aparecem no relatório, existem duas possibilidades:

- Todo o quantitativo licitado para o item já foi adquirido.

OU

- O item foi cancelado no momento do Pregão Eletrônico (ver anexo na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes):
[[Arquivo:Acesso relatório.png|centro|commoldura|Acesso ao Relatório de Homologação através da planilha de atas vigentes]]
[[Arquivo:Item cancelado.png|centro|commoldura|Relatório de Homologação - Item cancelado]]

==AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF) ==

* Em caso de encaminhamento de AFs de Pregões a vencer, o prazo para envio do pedido de empenho pela Unidade é de 15 (quinze) dias úteis antes da expiração da vigência da ata (validade da ata). Ainda assim, não é garantido o atendimento, considerando que há vários fatores alheios ao DCOM que podem dificultar ou até mesmo inviabilizar a emissão do empenho. Nesses casos e nos demais cujo término da vigência encontra-se próximo, é imprescindível encaminhar e-mail à caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação. 
Antes de iniciar a emissão de um pedido de Autorização de Fornecimento, necessário atentar-se para as situações apresentadas a seguir (as orientações completas de fluxo encontram-se na seção “Emissão de Pedido de AF”).

'''"CARONA INTERNA"'''

- Sendo o caso de carona interna (setor requerente não possui saldo e utilizará de outro setor):

* nos primeiros campos da AF será necessário informar o setor de origem do saldo. Assim que emitida a AF, esta será encaminhada para o setor informado, que deverá autorizar (ou não) o uso do saldo;
* ainda, sendo aplicável, necessário inserir '''e-mail de concordância do fornecedor''' para entrega em localidade distinta da prevista no Termo de Referência (antes, verificar no TR/Edital se já não está prevista entrega para sua localidade).

'''ITEM PERMANENTE'''

- Sendo o caso de pedido de item(ns) permanente(s):

* necessário inserir o '''[https://docs.google.com/document/d/1DdIf1Bn0wqMvDrrooRmL7m_GlzsafOc9I5oRUx5up9c/edit?usp=sharing Formulário de Tombamento];'''
* necessário informar o número da ND no despacho de encaminhamento da AF à CAEX (ND deve ser solicitada via Solicitação Digital, diretamente à SEPLAN).

'''ITEM COM CONTRATO'''

- Caso o pedido seja de um item que exige contrato:

* necessário anexar '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Formulário de Indicação de Fiscais de Contratos Terceirizados]''': dúvidas sobre o preenchimento deste formulário devem ser tratadas diretamente com o '''Departamento de Projetos, Contratos e Convênios''' (DPC/PROAD).
{{info|O contrato é exigido quando há obrigações futuras por parte do fornecedor:

1. Prazo de Entrega superior a 30 dias corridos

2. Garantia estendida, superior a 12 meses

Para conferir se há contrato: consultar o '''processo licitatório''' no SOLAR, acessar a '''Pasta Digital''' e buscar peça intitulada '''Minuta de Contrato''', verificando quais itens estão indicados neste documento. }}

'''PREGÕES DE TIC DO MINISTÉRIO DA ECONOMIA (cujos pregões e itens relacionados podem ser visualizados conforme link de atas vigentes, disponível em''' [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#Consulta de atas vigentes]])

- Caso seja um pedido de item de pregão de TIC do ME, '''não deverá ser encaminhado por AF''', mas por '''Solicitação Digital (SD) à CAEX/DCOM''', sendo necessário anexar:

* '''OFB''': Ver modelo neste [https://docs.google.com/document/d/1AmkRgvhKvEGLt5qCOql5_Ddld0ZuuqFBDpRfQNIXN8A/edit?usp=sharing link].
* '''Autorização da SETIC''' para empenho
* '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Formulário de Indicação de Fiscais de Contratos Terceirizados]'''
* '''Nº da UGR''' Solicitante e '''dados orçamentários''' completos (PTREs, Fonte, Atividade, etc.)
* Indicar '''nº do item, do Pregão e da Ata de Registro de Preços''' e os '''correspondentes valores unitários e totais'''
* No despacho do pedido as mesmas informações que constariam em um despacho de pedido de AF.
{{alertafundobranco|'''ATENÇÃO!'''

- Em cada AF, deve constar apenas um único Pregão;

- O valor mínimo '''por item''' deve ser respeitado de acordo com o respectivo '''Termo de Referência''', com exceção daqueles os quais o valor total registrado ou o saldo remanescente seja abaixo deste. Neste caso, deverá ser solicitada a quantidade total disponível do item;

- Em casos de pedidos encaminhados próximos ao vencimento da ata, é necessário encaminhar e-mail para caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação, sendo imprescindível o cumprimento do prazo geral de atendimento supracitado.}}
{{topo}}

===PASSO A PASSO PARA EMISSÃO DE AF===
Para emitir o pedido de '''Autorização de Fornecimento (AF)''', necessário seguir os seguintes passos:

1. Acessar o Sistema Solar, em MENU -> módulo Pedidos -> Materiais -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> '''Novo'''

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:12.png|centro|miniaturadaimagem|1035x1035px]]
2. Na próxima tela, será realizado o preenchimento da etapa '''1 - Dados''' do pedido. Os principais dados dessa etapa são:

* '''Setor origem:''' Este campo refere-se ao setor de origem do item (ou itens) que será pedido. Aparecerá automaticamente preenchido pelo sistema com o setor de lotação do servidor que está realizando o pedido, porém, caso o pedido seja um caso de CARONA INTERNA, o campo deve ser alterado para o setor que possui saldo do item;
{| class="wikitable"
|+
|Os usuários que não tiverem outros setores disponíveis em Setor origem, devem solicitar acesso em <nowiki>https://suporte.egestao.ufsc.br/autosservico/solicitar.xhtml</nowiki>
Observação:

Informar o CPF e vínculo

Selecionar a opção INCLUIR SETOR-ORIGEM PARA PEDIDO DE AF e informar o setor que se deseja ter acesso.
|}
* '''Interessado''': Requerente ou ordenador de despesas;
* '''Categoria''': 7 - Licitação (Somente para material);
* '''Objeto''': Informar centro requisitante e número/ano do Pregão;
* '''Justificativa''' (Exemplos: Material para uso nas aulas de xxx; Material de expediente para uso na coordenadoria de apoio administrativo).
[[Arquivo:1 - dado.png|centro|miniaturadaimagem|883x883px|Preenchimento da Etapa 1 - Dados]]
Preenchidas esses campos, deve-se clicar em Salvar -> Próxima etapa.

3. Na '''Etapa 2 - Lotes/itens''': Botão Adicionar para inclusão de Itens:
[[Arquivo:Adicionar.png|centro|miniaturadaimagem|827x827px|Etapa 2 - Lotes/Itens]]

4. Na tela para adicionar itens, somente aparecerão os itens que tem como requerente o setor informado no campo "Setor Origem" da etapa 1.

Para realizar a pesquisa do pregão/item, deve-se preencher os campos: Edital (PE000 + nº PE + Ano do PE) e Nº do Item, se preferir.

'''ATENÇÃO''': Utilizar somente um pregão por AF.

Assim que os resultados aparecerem, basta selecionar o item (ou itens) desejado, e clicar em Selecionar.
[[Arquivo:Pesquisa PE.png|centro|commoldura|Consulta de itens]]
5. Ainda na Etapa 2 - Lotes/itens, deve-se inserir o quantitativo dos itens. Após, Salvar -> Próxima Etapa
[[Arquivo:Quantidade.png|centro|miniaturadaimagem|998x998px|Preenchimento do campo "Quantidade pedida"]]

6. '''Etapa 3 – Entrega''': Locais de entrega – Preencher imóvel e setor -> aplicar para todos

'''ATENÇÃO:''' Inserir um '''ÚNICO LOCAL DE ENTREGA COM O QUANTITATIVO TOTAL DE CADA ITEM.''' Tal ação é fundamental para evitar erros e inconsistências de importações do dados no sistema, que podem trazer prejuízos à aquisição.
[[Arquivo:1.png|centro|miniaturadaimagem|908x908px]]
[[Arquivo:2.png|centro|miniaturadaimagem|747x747px]]
[[Arquivo:3.png|centro|miniaturadaimagem|894x894px]]
7. '''Etapa 4 – Concluir''': Enviar e anotar o número do protocolo – esse número corresponde ao número da solicitação da AF.[[Arquivo:Envio.png|centro|miniaturadaimagem|820x820px]]
[[Arquivo:SD.png|centro|miniaturadaimagem|824x824px|borda]]
8. Após emitido o pedido, deve-se atentar ao seguinte:

* Se o pedido emitido é um caso de CARONA INTERNA, ao clicar em enviar, a AF será encaminhada para o setor de origem do item (ou itens), conforme informado no campo Setor origem, na Etapa 1 - Dados. Nesse caso, o setor que está emitindo a AF precisa aguardar o Setor origem autorizar, ou não, o uso do saldo, independentemente de se encontrar ou não na iminência do vencimento do Pregão.
** ''Se o pedido for negado ou forem solicitados ajustes, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Revisar AF. Nesta situação, deve-se seguir as orientações disponíveis em [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#Setor%20requerente%20-%20Revisar%20pedido%20de%20carona%20devolvido%20para%20ajuste|Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste]].''
** ''Quando o pedido for autorizado, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Emitir AF.''

* Se o pedido não é um caso de carona interna, ou seja, o item (ou itens) inserido no pedido é do próprio setor que está emitindo a AF, o pedido irá aparecer em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF. Caso essa opção não apareça no perfil de quem está emitindo a AF, significa que essa pessoa não possui permissão para autorizar. Logo, o pedido aparecerá na fila de servidores com essa permissão (provavelmente a chefia superior).
9. Estando o pedido no menu Emitir AF, deve-se clicar no pedido de realizar o seu recebimento.
[[Arquivo:Emitir.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px]]
10. Na pasta digital, deve-se anexar a [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF)|documentação necessária]], conforme casos específicos (carona interna, material permanente ou item com contrato).

Se não houver documento para ser anexado, pode-se passar diretamente para a próxima etapa.
[[Arquivo:Inserir .png|centro|miniaturadaimagem|504x504px]]

11. Acessar aba Emissão de AF -> Itens: botão Gerar -> preencher Data -> Salvar -> Voltar (Repetir este passo para todos os fornecedores):
[[Arquivo:Gerar .png|centro|miniaturadaimagem|829x829px|Acessar Itens]]
[[Arquivo:Emite af.png|centro|miniaturadaimagem|830x830px|Gerar, inserir data, salvar e voltar]]

{{ok|A Coluna AF deve estar validada para prosseguir com o encaminhamento|}}
[[Arquivo:AF valida.png|centro|miniaturadaimagem|862x862px|Coluna AF validadada para ambos fornecedores]]

12. Nos casos de pedidos de material permanente ou determinados pedidos de material de consumo nos quais não será possível utilizar o duodécimo da Unidade, é necessário abrir uma Solicitação Digital e encaminhar para '''SO/SEPLAN para realizar dotação orçamentária'''. Após o recurso ser alocado informar o número do sequencial da nota de dotação no despacho da AF.

{{alertapequeno|Caso seja pedido de material de '''consumo''' que utilizará como recurso o '''duodécimo''' da Unidade, desconsiderar esta etapa.}}

13. Com o pedido na fila Emitir AF, deve-se, na aba '''Encaminhar'', '''''selecionar a ação '''''"Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho". '''''O '''despacho''' deverá conter as seguintes informações:

* ''Centro de Custo''
* ''Dados do recurso''
** ''Para material de consumo, informar os seguintes dados orçamentários: '''UGR, PTRES, Fonte e Atividade''';''
** ''Para material permanente ou casos específicos: nº sequencial da nota de dotação;''
* ''Local de Entrega, informando o CEP''
* ''Responsável pelo Recebimento, Telefone Completo (48 3721-RAMAL), e E-mail''
* ''Se a entrega será '''parcelada ou total'''''
* '''''Finalidade do(s) item(ns)''' (de forma simplificada, para definição da natureza de despesa contábil do empenho, como por exemplo: para utilização em aula, para utilização em laboratório, material de expediente, entre outras)''

14. Após o preenchimento do despacho, acionar o botão Encaminhar.
[[Arquivo:Enviar CAEX.png|centro|miniaturadaimagem|896x896px]]

{{ok|Dessa forma, o pedido chegará à CAEX pela tarefa "Solicitar emissão de empenho" e será analisado pela equipe. Após a emissão do empenho, enviaremos à Unidade pela tarefa "Compra realizada", informando o número da Solicitação de Nota de Empenho (SNE).
*Fluxo para o caso de necessidade de ajustes encontra-se em desenvolvimento.}}

=== AJUSTE DE AF ===
Nos casos em que a AF é devolvido pela CAEX para ajustes, nos casos em que for necessário excluir item ou alterar quantitativo:

* quando a AF for devolvida ao requerente para ajustes, seguirá para Emitir AF, local em que a Unidade deve ir no ícone de editar (lápis) dos fornecedores e cancelar as AFs correspondentes. Depois, deve encaminhar o pedido para Revisar AF, e nessa tarefa do fluxo então, na aba Ajuste Itens, deverá ajustar os itens e os quantitativos, inclusive ajustando os locais de entrega e clicando em Salvar ao Final. Próximo passo é encaminhar a AF para Autorizar AF e, depois de autorizada (novamente) pelo setor origem, retornará a Emitir AF, onde o requerente então emite as AFs no lapizinho de cada fornecedor e encaminha à CAEX para empenho.

=== PROCESSO DE EMPENHO ===
Com a SNE emitida, a CAEX será responsável por criar o processo de empenho inserindo a SNE e os demais documentos cabíveis.

* Com relação as certidões que são encaminhadas em anexo ao processo de empenho, devem ser observadas os vencimentos de: Receita Federal e PGFN, FGTS, Trabalhista e Estadual.

Tal processo será encaminhado ao setor requerente da respectiva SNE para que o '''ordenador de despesas da UGR''' informada no despacho da AF e usada no empenho realize a '''assinatura da SNE'''.

Com a SNE assinada, o setor requerente deve realizar o envio do processo de empenho ao setor SE/DCF, conforme orientações:
[[Arquivo:Envio DCF.png|centro|miniaturadaimagem|1155x1155px]]
{|
|Se o '''Pregão não estiver prestes a vencer E se nenhuma certidão estiver prestes vencer'''

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: “Para registro de empenho.”

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se o '''Pregão estiver prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: PE vence em X/X/XXXX (preencher com a data do início do título da SNE). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se houver '''certidão prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Certidão vence em X/X/XXXX (preencher com a data que está no título da SNE ao lado de “certidão vence”). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se constar '''CAPES-URGENTE ou URGENTE-CAPES''' no título da SNE ou o local que constar no título for PROPG.UFSC
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Limite para registro do empenho (recursos CAPES) é 21/11/2021. Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|}

O SE/DCF, após análise, fará o encaminhamento do processo de volta ao setor requerente.

* Se a SNE foi registrada pelo DCF, o setor requerente deve fazer o envio do processo à CAEX (fila DIG/CAEX) para notificação do fornecedor;
* Se o DCF identificou algum problema (por exemplo certidão vencida), cabe ao requerente realizar os ajustes e retornar o processo ao DCF para registro.
{{Info|O processo deve retornar à CAEX, na fila DIG/CAEX, ainda durante a vigência do pregão, para notificação ao fornecedor.}}

== CARONA INTERNA ==

=== Setor origem - Analisar pedido de carona interna (autorizar/reprovar/solicitar ajustes) ===
1. Quando um setor emitir uma AF de item (ou itens) que pertece ao seu setor, o pedido aparecerá na guia "Fila de trabalho" -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF.
[[Arquivo:Autorizar.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px|Autorização de uso de saldo]]
2. Ao clicar sobre o pedido, deve-se realizar o recebimento da AF e prosseguir para a análise.

3. Na guia Pasta Digital podem ser visualizadas as informações do pedido, para que então se possa decidir sobre a possibilidade de autorizar o uso do saldo:
[[Arquivo:Pasta digital.png|centro|miniaturadaimagem|774x774px|Informações do pedido - Pasta digital ]]
4. Feita a análise e tomada a decisão sobre a autorização, deve-se clicar na guia Encaminhar, e selecionar o fluxo conforme decisão:
[[Arquivo:Guia encaminhar.png|centro|miniaturadaimagem|775x775px|Encaminhamento do pedido de autorização]]

=== Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste ===
Se o setor origem do item devolver o pedido com o fluxo "Reprovar ou solicitar ajustes", ele aparecerá na tela Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de autorização de fornecimento -> Revisar AF:
[[Arquivo:13.png|centro|miniaturadaimagem|842x842px]]
Acessando o pedido, deve-se ir na guia Pasta Digital e conferir o despacho emitido pelo setor origem.

Se o pedido foi devolvido pelo setor origem com negativa de uso do saldo, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Cancelar pedido AF'''.

Se o setor origem solicitou algum ajuste no item (exclusão de item, redução de quantidade, ou outras situações) deve-se acessar a guia Ajuste Pedido e ajustar os dados conforme necessário (em Dados, Item ou Entrega):

[[Arquivo:14.png|centro|miniaturadaimagem|833x833px]]

Atentar para que a coluna Situação esteja validada. Sem isso, o sistema não permitirá encaminhar a AF novamente.

Realizados os ajustes, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Solicitar Autorização Novamente'''.
[[Arquivo:16.png|centro|miniaturadaimagem|985x985px]]
Ao encaminhar, o pedido retorna para o setor origem do item para nova análise.

Se aprovado, vai para a fila Emitir AF. Caso apresente novamente problemas, irá novamente para a fila Revisar AF.{{topo}}

==RESTOS A PAGAR E ACOMPANHAMENTO CONTÍNUO DAS SOLICITAÇÕES DE EMPENHO==

'''Regras''': http://dcom.proad.ufsc.br/restos-a-pagar/

'''Ofício Circular''': [https://arquivos.ufsc.br/f/6205af2a8e7044bc87fc/?dl=1 OFÍCIO CIRCULAR 12/2023/DCOM/PROAD]

'''Anexo do Ofício Circular com o passo a passo''': [https://docs.google.com/presentation/d/11anLdlQylRWNXY5LEF0SugEC9Jcx_VzqWRVlHwxxRKQ/edit#slide=id.p ANEXO – ORIENTAÇÕES RPNP]

'''(em construção) '''

{{topo}}

Autorização de Fornecimento

2024-07-08T17:27:30Z

Guilherme.batista: /* AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF) */

==ORIENTAÇÕES INICIAIS==

Após da assinatura das Atas de Registro de Preços (ARP) e da inserção de seus dados no SIAFI, a vigência do Pregão SRP e outras informações poderão ser consultadas, conforme instruções da seção [[SOLICITAÇÃO_DE_EMPENHO#CONSULTA_DE_ATAS_VIGENTES_E_SALDO_DE_ITENS|Consulta de Atas Vigentes e Saldo de Itens]].

Quando um Pregão constar na planilha [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit#gid=1682132196&fvid=1938859887 'Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes'] o '''empenho dos itens poderá ser solicitado''' pelas unidades requerentes.

O fluxo a seguir busca orientar o servidor quando da necessidade de solicitar um item, considerando as questões de vigência da ata e saldo de itens:

[[Arquivo:Fluxo inicial - Manual AF.jpg|centro|miniaturadaimagem|1223x1223px|Orientações iniciais - Fluxo]]
{{info|:* '''Verificar disponibilidade orçamentária''':

'''Os recursos não devem mais ser alocados na UGR do DCOM. Devem estar disponíveis na UGR do setor requerente'''.

''Material de consumo: Acompanhamento contínuo do '''duodécimo''' por parte da Unidade através do MATL (Aba Centro de Custo -> Consulta Saldo de Cotas -> Cota: Divisão de Material -> Preencher Centro de Custo -> Consultar -> Ver coluna “Saldo) ou consulta direta à SO/SEPLAN.''

''Material permanente: Solicitar à SO/SEPLAN '''Nota de Dotação''' para compra de material permanente via Solicitação Digital. O número '''sequencial''' da Nota de Dotação deve ser informado no último despacho (no momento do encaminhamento “ao gestor de solicitações para emissão de empenho”).''}}

==CONSULTA DE ATAS VIGENTES E SALDO DE ITENS==
{{Info|Caso ainda não possua o nº do pregão ou do processo e do item que se pretende empenhar e tenha dificuldade em encontrar pela planilha indicada abaixo, sugerimos a [[SOLICITAÇÃO_DE_EMPENHO#Consulta da listagem geral de itens licitados por ano|'''consulta da listagem geral de itens licitados por ano''']].}}

=== Consulta de atas vigentes ===

A '''consulta das atas vigentes''' deve ser realizada através da planilha [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit#gid=1682132196 Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes].
[[Arquivo:Planilha Atas Vigentes - SRP - Materiais de Consumo e Permanente.png|centro|commoldura|Planilha Atas Vigentes - SRP - Materiais de Consumo e Permanentes]]
Na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, na coluna “Pregão”, é possível encontrar o Relatório de Homologação do respectivo pregão.
Este documento auxilia a encontrar os itens que estão disponíveis para aquisição e a verificar quais dos itens solicitados pelos setores no processo de origem acabaram cancelados (itens sem vencedor):
[[Arquivo:Relatório de Homologação.png|centro|miniaturadaimagem|677x677px|Exemplo de Relatório de Homologação]]

===Consulta da listagem geral de itens licitados por ano===
Não sendo possível encontrar o item desejado nos relatórios disponíveis na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, é possível realizar a busca no Sistema Solar, conforme orientações a seguir. Esta pesquisa retornará como resultado o saldo de itens em todas as Atas vigentes:

1. No Sistema Solar, selecione o módulo “Compras & Licitações”;

'''ATENÇÃO:''' É necessário possuir acesso ao módulo “Compras & Licitações” para consultar as informações abaixo. Se você não possui, peça acesso por meio da [http://setic.ufsc.br/permissoes/ SeTIC].

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 1.png|500px|center|thumb|Imagem: Módulo “Compras & Licitações”]]

2. Após, no menu “Consultas e Relatórios”, clique em “Saldo de R.P.”;

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 2.png|500px|center|thumb|Imagem: Opção “Saldo de R.P.”]]

3. Na tela de consulta de saldo, informe apenas o ano de vigência a ser pesquisado e clique em “Consultar”.

'''ATENÇÃO:''' O ideal é pesquisar o ano vigente e o anterior, uma vez que as atas possuem 12 meses de vigência e podem haver atas vigentes do ano antecessor ao atual.

Você pode gerar um relatório em PDF ou XLS, entretanto, a busca é mais facilitada por meio do documento em PDF.

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 3.png|700px|center|thumb|Imagem: Parâmetros de consulta]]

4. Após carregado o relatório, pressione no teclado do seu computador as teclas Ctrl + F e digite o item que você procura. No exemplo utilizamos o termo “tesoura”. Em seguida, clique em “Próximo”.

'''ATENÇÃO:''' Note que podem existir vários tipos de item para o mesmo termo, como por exemplo, tesoura de poda, cirúrgica, de escritório etc. Para tanto, cada vez que você clicar “Próximo” aparecerão mais itens, na medida em que estejam disponíveis dentre os itens vigentes daquele ano.

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 4.png|700px|center|thumb|Imagem: Consulta ao PDF]]
[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 5.png|700px|center|thumb|Consulta ao PDF]]

5. O último passo é verificar se o item está vigente (levando em consideração o prazo para pedidos de empenho) e se possui saldo. Para isso, basta verificar os dados que o próprio relatório já traz, incluindo o número do processo do pregão, '''o número do pregão (Nº Edital/Ofício)''' , o número da ata, o nome do fornecedor e o objeto do pregão.[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 6.png|700px|center|thumb|Verificação dos dados]]

{{topo}}

===Consulta a saldo de itens de pregões compartilhados, ou não, entre Unidades===

Tendo em mãos os dados do item que se pretende adquirir (Nº do Item e Pregão/Ano), a consulta do '''saldo do item''' deve ser realizada junto ao Sistema Solar. Não serão mais elaboradas as planilhas de controle de saldo, sendo, a partir de agora, todo o saldo dos pregões controlados diretamente pelo sistema.

1. No Sistema Solar deve-se selecionar, em MENU, o módulo Pedidos -> Consultas e Relatórios -> Saldo AF:

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:17.png|centro|miniaturadaimagem|525x525px]]
2. Na tela de “Saldo AF”, orienta-se que a busca seja feita, no mínimo, com o parâmetro “Nº edital/ofício”, onde deve ser inserido o número e ano do pregão. Outros parâmetros de pesquisa podem ser inseridos, caso sejam de conhecimento/interesse do usuário.
[[Arquivo:6.png|centro|miniaturadaimagem|1159x1159px|Parâmetros de pesquisa no menu "Saldo AF"]]

Sobre o resultado da pesquisa de “Saldo AF”, tem-se como informações relevantes para a consulta de saldo:

* Campo '''SETOR''': setor de origem que demandou o item no processo licitatório;
* Campo '''ITEM''': Nº do item no processo licitatório;
* Campo '''DESCRIÇÃO''': descrição resumida do item;
* Campo '''LICITADO''': quantidade '''total''' licitada para o respectivo item;
* Campo '''SALDO TOTAL''': quantidade do total licitado que ainda está disponível para aquisição;
* Campo '''QT. DEF. SETOR''': refere-se a quantas unidades do total licitado daquele item (campo LICITADO) foi deferida para o setor (conforme campo SETOR)
* Campo '''SALDO SETOR''': quantas unidades do total deferido para o setor ainda está disponível para aquisição.

No caso dos itens que aparecem mais de uma vez no relatório: esses itens são os chamados “'''itens compartilhados'''”.

Neste caso, no campo LICITADO e SALDO TOTAL, a quantidade será a mesma para todos os setores que demandaram aquele item. Assim, o que cada setor deve observar, com maior cautela, são os campos “QT. DEF. SETOR” e, em especial, o campo “SALDO SETOR”, para então identificar quantas unidades estão disponíveis para solicitar.

No caso de itens que não aparecem no relatório, existem duas possibilidades:

- Todo o quantitativo licitado para o item já foi adquirido.

OU

- O item foi cancelado no momento do Pregão Eletrônico (ver anexo na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes):
[[Arquivo:Acesso relatório.png|centro|commoldura|Acesso ao Relatório de Homologação através da planilha de atas vigentes]]
[[Arquivo:Item cancelado.png|centro|commoldura|Relatório de Homologação - Item cancelado]]

==AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF) ==

* Em caso de encaminhamento de AFs de Pregões a vencer, o prazo para envio do pedido de empenho pela Unidade é de 15 (quinze) dias úteis antes da expiração da vigência da ata (validade da ata). Ainda assim, não é garantido o atendimento, considerando que há vários fatores alheios ao DCOM que podem dificultar ou até mesmo inviabilizar a emissão do empenho. Nesses casos e nos demais cujo término da vigência encontra-se próximo, é imprescindível encaminhar e-mail à caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação. 
Antes de iniciar a emissão de um pedido de Autorização de Fornecimento, necessário atentar-se para as situações apresentadas a seguir (as orientações completas de fluxo encontram-se na seção “Emissão de Pedido de AF”).

'''"CARONA INTERNA"'''

- Sendo o caso de carona interna (setor requerente não possui saldo e utilizará de outro setor):

* nos primeiros campos da AF será necessário informar o setor de origem do saldo. Assim que emitida a AF, esta será encaminhada para o setor informado, que deverá autorizar (ou não) o uso do saldo;
* ainda, sendo aplicável, necessário inserir '''e-mail de concordância do fornecedor''' para entrega em localidade distinta da prevista no Termo de Referência (antes, verificar no TR/Edital se já não está prevista entrega para sua localidade).

'''ITEM PERMANENTE'''

- Sendo o caso de pedido de item(ns) permanente(s):

* necessário inserir o '''[https://docs.google.com/document/d/1DdIf1Bn0wqMvDrrooRmL7m_GlzsafOc9I5oRUx5up9c/edit?usp=sharing Formulário de Tombamento];'''
* necessário informar o número da ND no despacho de encaminhamento da AF à CAEX (ND deve ser solicitada via Solicitação Digital, diretamente à SEPLAN).

'''ITEM COM CONTRATO'''

- Caso o pedido seja de um item que exige contrato:

* necessário anexar '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Formulário de Indicação de Fiscais de Contratos Terceirizados]''': dúvidas sobre o preenchimento deste formulário devem ser tratadas diretamente com o '''Departamento de Projetos, Contratos e Convênios''' (DPC/PROAD).
{{info|O contrato é exigido quando há obrigações futuras por parte do fornecedor:

1. Prazo de Entrega superior a 30 dias corridos

2. Garantia estendida, superior a 12 meses

Para conferir se há contrato: consultar o '''processo licitatório''' no SOLAR, acessar a '''Pasta Digital''' e buscar peça intitulada '''Minuta de Contrato''', verificando quais itens estão indicados neste documento. }}

'''PREGÕES DE TIC DO MINISTÉRIO DA ECONOMIA'''

- Caso seja um pedido de item de pregão de TIC do ME, '''não deverá ser encaminhado por AF''', mas por '''Solicitação Digital (SD) à CAEX/DCOM''', sendo necessário anexar:

* '''OFB''': Ver modelo neste [https://docs.google.com/document/d/1AmkRgvhKvEGLt5qCOql5_Ddld0ZuuqFBDpRfQNIXN8A/edit?usp=sharing link].
* '''Autorização da SETIC''' para empenho
* '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Formulário de Indicação de Fiscais de Contratos Terceirizados]'''
* '''Nº da UGR''' Solicitante e '''dados orçamentários''' completos (PTREs, Fonte, Atividade, etc.)
* Indicar '''nº do item, do Pregão e da Ata de Registro de Preços''' e os '''correspondentes valores unitários e totais'''
* No despacho do pedido as mesmas informações que constariam em um despacho de pedido de AF.
{{alertafundobranco|'''ATENÇÃO!'''

- Em cada AF, deve constar apenas um único Pregão;

- O valor mínimo '''por item''' deve ser respeitado de acordo com o respectivo '''Termo de Referência''', com exceção daqueles os quais o valor total registrado ou o saldo remanescente seja abaixo deste. Neste caso, deverá ser solicitada a quantidade total disponível do item;

- Em casos de pedidos encaminhados próximos ao vencimento da ata, é necessário encaminhar e-mail para caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação, sendo imprescindível o cumprimento do prazo geral de atendimento supracitado.}}
{{topo}}

===PASSO A PASSO PARA EMISSÃO DE AF===
Para emitir o pedido de '''Autorização de Fornecimento (AF)''', necessário seguir os seguintes passos:

1. Acessar o Sistema Solar, em MENU -> módulo Pedidos -> Materiais -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> '''Novo'''

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:12.png|centro|miniaturadaimagem|1035x1035px]]
2. Na próxima tela, será realizado o preenchimento da etapa '''1 - Dados''' do pedido. Os principais dados dessa etapa são:

* '''Setor origem:''' Este campo refere-se ao setor de origem do item (ou itens) que será pedido. Aparecerá automaticamente preenchido pelo sistema com o setor de lotação do servidor que está realizando o pedido, porém, caso o pedido seja um caso de CARONA INTERNA, o campo deve ser alterado para o setor que possui saldo do item;
{| class="wikitable"
|+
|Os usuários que não tiverem outros setores disponíveis em Setor origem, devem solicitar acesso em <nowiki>https://suporte.egestao.ufsc.br/autosservico/solicitar.xhtml</nowiki>
Observação:

Informar o CPF e vínculo

Selecionar a opção INCLUIR SETOR-ORIGEM PARA PEDIDO DE AF e informar o setor que se deseja ter acesso.
|}
* '''Interessado''': Requerente ou ordenador de despesas;
* '''Categoria''': 7 - Licitação (Somente para material);
* '''Objeto''': Informar centro requisitante e número/ano do Pregão;
* '''Justificativa''' (Exemplos: Material para uso nas aulas de xxx; Material de expediente para uso na coordenadoria de apoio administrativo).
[[Arquivo:1 - dado.png|centro|miniaturadaimagem|883x883px|Preenchimento da Etapa 1 - Dados]]
Preenchidas esses campos, deve-se clicar em Salvar -> Próxima etapa.

3. Na '''Etapa 2 - Lotes/itens''': Botão Adicionar para inclusão de Itens:
[[Arquivo:Adicionar.png|centro|miniaturadaimagem|827x827px|Etapa 2 - Lotes/Itens]]

4. Na tela para adicionar itens, somente aparecerão os itens que tem como requerente o setor informado no campo "Setor Origem" da etapa 1.

Para realizar a pesquisa do pregão/item, deve-se preencher os campos: Edital (PE000 + nº PE + Ano do PE) e Nº do Item, se preferir.

'''ATENÇÃO''': Utilizar somente um pregão por AF.

Assim que os resultados aparecerem, basta selecionar o item (ou itens) desejado, e clicar em Selecionar.
[[Arquivo:Pesquisa PE.png|centro|commoldura|Consulta de itens]]
5. Ainda na Etapa 2 - Lotes/itens, deve-se inserir o quantitativo dos itens. Após, Salvar -> Próxima Etapa
[[Arquivo:Quantidade.png|centro|miniaturadaimagem|998x998px|Preenchimento do campo "Quantidade pedida"]]

6. '''Etapa 3 – Entrega''': Locais de entrega – Preencher imóvel e setor -> aplicar para todos

'''ATENÇÃO:''' Inserir um '''ÚNICO LOCAL DE ENTREGA COM O QUANTITATIVO TOTAL DE CADA ITEM.''' Tal ação é fundamental para evitar erros e inconsistências de importações do dados no sistema, que podem trazer prejuízos à aquisição.
[[Arquivo:1.png|centro|miniaturadaimagem|908x908px]]
[[Arquivo:2.png|centro|miniaturadaimagem|747x747px]]
[[Arquivo:3.png|centro|miniaturadaimagem|894x894px]]
7. '''Etapa 4 – Concluir''': Enviar e anotar o número do protocolo – esse número corresponde ao número da solicitação da AF.[[Arquivo:Envio.png|centro|miniaturadaimagem|820x820px]]
[[Arquivo:SD.png|centro|miniaturadaimagem|824x824px|borda]]
8. Após emitido o pedido, deve-se atentar ao seguinte:

* Se o pedido emitido é um caso de CARONA INTERNA, ao clicar em enviar, a AF será encaminhada para o setor de origem do item (ou itens), conforme informado no campo Setor origem, na Etapa 1 - Dados. Nesse caso, o setor que está emitindo a AF precisa aguardar o Setor origem autorizar, ou não, o uso do saldo, independentemente de se encontrar ou não na iminência do vencimento do Pregão.
** ''Se o pedido for negado ou forem solicitados ajustes, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Revisar AF. Nesta situação, deve-se seguir as orientações disponíveis em [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#Setor%20requerente%20-%20Revisar%20pedido%20de%20carona%20devolvido%20para%20ajuste|Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste]].''
** ''Quando o pedido for autorizado, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Emitir AF.''

* Se o pedido não é um caso de carona interna, ou seja, o item (ou itens) inserido no pedido é do próprio setor que está emitindo a AF, o pedido irá aparecer em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF. Caso essa opção não apareça no perfil de quem está emitindo a AF, significa que essa pessoa não possui permissão para autorizar. Logo, o pedido aparecerá na fila de servidores com essa permissão (provavelmente a chefia superior).
9. Estando o pedido no menu Emitir AF, deve-se clicar no pedido de realizar o seu recebimento.
[[Arquivo:Emitir.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px]]
10. Na pasta digital, deve-se anexar a [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF)|documentação necessária]], conforme casos específicos (carona interna, material permanente ou item com contrato).

Se não houver documento para ser anexado, pode-se passar diretamente para a próxima etapa.
[[Arquivo:Inserir .png|centro|miniaturadaimagem|504x504px]]

11. Acessar aba Emissão de AF -> Itens: botão Gerar -> preencher Data -> Salvar -> Voltar (Repetir este passo para todos os fornecedores):
[[Arquivo:Gerar .png|centro|miniaturadaimagem|829x829px|Acessar Itens]]
[[Arquivo:Emite af.png|centro|miniaturadaimagem|830x830px|Gerar, inserir data, salvar e voltar]]

{{ok|A Coluna AF deve estar validada para prosseguir com o encaminhamento|}}
[[Arquivo:AF valida.png|centro|miniaturadaimagem|862x862px|Coluna AF validadada para ambos fornecedores]]

12. Nos casos de pedidos de material permanente ou determinados pedidos de material de consumo nos quais não será possível utilizar o duodécimo da Unidade, é necessário abrir uma Solicitação Digital e encaminhar para '''SO/SEPLAN para realizar dotação orçamentária'''. Após o recurso ser alocado informar o número do sequencial da nota de dotação no despacho da AF.

{{alertapequeno|Caso seja pedido de material de '''consumo''' que utilizará como recurso o '''duodécimo''' da Unidade, desconsiderar esta etapa.}}

13. Com o pedido na fila Emitir AF, deve-se, na aba '''Encaminhar'', '''''selecionar a ação '''''"Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho". '''''O '''despacho''' deverá conter as seguintes informações:

* ''Centro de Custo''
* ''Dados do recurso''
** ''Para material de consumo, informar os seguintes dados orçamentários: '''UGR, PTRES, Fonte e Atividade''';''
** ''Para material permanente ou casos específicos: nº sequencial da nota de dotação;''
* ''Local de Entrega, informando o CEP''
* ''Responsável pelo Recebimento, Telefone Completo (48 3721-RAMAL), e E-mail''
* ''Se a entrega será '''parcelada ou total'''''
* '''''Finalidade do(s) item(ns)''' (de forma simplificada, para definição da natureza de despesa contábil do empenho, como por exemplo: para utilização em aula, para utilização em laboratório, material de expediente, entre outras)''

14. Após o preenchimento do despacho, acionar o botão Encaminhar.
[[Arquivo:Enviar CAEX.png|centro|miniaturadaimagem|896x896px]]

{{ok|Dessa forma, o pedido chegará à CAEX pela tarefa "Solicitar emissão de empenho" e será analisado pela equipe. Após a emissão do empenho, enviaremos à Unidade pela tarefa "Compra realizada", informando o número da Solicitação de Nota de Empenho (SNE).
*Fluxo para o caso de necessidade de ajustes encontra-se em desenvolvimento.}}

=== AJUSTE DE AF ===
Nos casos em que a AF é devolvido pela CAEX para ajustes, nos casos em que for necessário excluir item ou alterar quantitativo:

* quando a AF for devolvida ao requerente para ajustes, seguirá para Emitir AF, local em que a Unidade deve ir no ícone de editar (lápis) dos fornecedores e cancelar as AFs correspondentes. Depois, deve encaminhar o pedido para Revisar AF, e nessa tarefa do fluxo então, na aba Ajuste Itens, deverá ajustar os itens e os quantitativos, inclusive ajustando os locais de entrega e clicando em Salvar ao Final. Próximo passo é encaminhar a AF para Autorizar AF e, depois de autorizada (novamente) pelo setor origem, retornará a Emitir AF, onde o requerente então emite as AFs no lapizinho de cada fornecedor e encaminha à CAEX para empenho.

=== PROCESSO DE EMPENHO ===
Com a SNE emitida, a CAEX será responsável por criar o processo de empenho inserindo a SNE e os demais documentos cabíveis.

* Com relação as certidões que são encaminhadas em anexo ao processo de empenho, devem ser observadas os vencimentos de: Receita Federal e PGFN, FGTS, Trabalhista e Estadual.

Tal processo será encaminhado ao setor requerente da respectiva SNE para que o '''ordenador de despesas da UGR''' informada no despacho da AF e usada no empenho realize a '''assinatura da SNE'''.

Com a SNE assinada, o setor requerente deve realizar o envio do processo de empenho ao setor SE/DCF, conforme orientações:
[[Arquivo:Envio DCF.png|centro|miniaturadaimagem|1155x1155px]]
{|
|Se o '''Pregão não estiver prestes a vencer E se nenhuma certidão estiver prestes vencer'''

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: “Para registro de empenho.”

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se o '''Pregão estiver prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: PE vence em X/X/XXXX (preencher com a data do início do título da SNE). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se houver '''certidão prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Certidão vence em X/X/XXXX (preencher com a data que está no título da SNE ao lado de “certidão vence”). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se constar '''CAPES-URGENTE ou URGENTE-CAPES''' no título da SNE ou o local que constar no título for PROPG.UFSC
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Limite para registro do empenho (recursos CAPES) é 21/11/2021. Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|}

O SE/DCF, após análise, fará o encaminhamento do processo de volta ao setor requerente.

* Se a SNE foi registrada pelo DCF, o setor requerente deve fazer o envio do processo à CAEX (fila DIG/CAEX) para notificação do fornecedor;
* Se o DCF identificou algum problema (por exemplo certidão vencida), cabe ao requerente realizar os ajustes e retornar o processo ao DCF para registro.
{{Info|O processo deve retornar à CAEX, na fila DIG/CAEX, ainda durante a vigência do pregão, para notificação ao fornecedor.}}

== CARONA INTERNA ==

=== Setor origem - Analisar pedido de carona interna (autorizar/reprovar/solicitar ajustes) ===
1. Quando um setor emitir uma AF de item (ou itens) que pertece ao seu setor, o pedido aparecerá na guia "Fila de trabalho" -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF.
[[Arquivo:Autorizar.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px|Autorização de uso de saldo]]
2. Ao clicar sobre o pedido, deve-se realizar o recebimento da AF e prosseguir para a análise.

3. Na guia Pasta Digital podem ser visualizadas as informações do pedido, para que então se possa decidir sobre a possibilidade de autorizar o uso do saldo:
[[Arquivo:Pasta digital.png|centro|miniaturadaimagem|774x774px|Informações do pedido - Pasta digital ]]
4. Feita a análise e tomada a decisão sobre a autorização, deve-se clicar na guia Encaminhar, e selecionar o fluxo conforme decisão:
[[Arquivo:Guia encaminhar.png|centro|miniaturadaimagem|775x775px|Encaminhamento do pedido de autorização]]

=== Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste ===
Se o setor origem do item devolver o pedido com o fluxo "Reprovar ou solicitar ajustes", ele aparecerá na tela Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de autorização de fornecimento -> Revisar AF:
[[Arquivo:13.png|centro|miniaturadaimagem|842x842px]]
Acessando o pedido, deve-se ir na guia Pasta Digital e conferir o despacho emitido pelo setor origem.

Se o pedido foi devolvido pelo setor origem com negativa de uso do saldo, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Cancelar pedido AF'''.

Se o setor origem solicitou algum ajuste no item (exclusão de item, redução de quantidade, ou outras situações) deve-se acessar a guia Ajuste Pedido e ajustar os dados conforme necessário (em Dados, Item ou Entrega):

[[Arquivo:14.png|centro|miniaturadaimagem|833x833px]]

Atentar para que a coluna Situação esteja validada. Sem isso, o sistema não permitirá encaminhar a AF novamente.

Realizados os ajustes, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Solicitar Autorização Novamente'''.
[[Arquivo:16.png|centro|miniaturadaimagem|985x985px]]
Ao encaminhar, o pedido retorna para o setor origem do item para nova análise.

Se aprovado, vai para a fila Emitir AF. Caso apresente novamente problemas, irá novamente para a fila Revisar AF.{{topo}}

==RESTOS A PAGAR E ACOMPANHAMENTO CONTÍNUO DAS SOLICITAÇÕES DE EMPENHO==

'''Regras''': http://dcom.proad.ufsc.br/restos-a-pagar/

'''Ofício Circular''': [https://arquivos.ufsc.br/f/6205af2a8e7044bc87fc/?dl=1 OFÍCIO CIRCULAR 12/2023/DCOM/PROAD]

'''Anexo do Ofício Circular com o passo a passo''': [https://docs.google.com/presentation/d/11anLdlQylRWNXY5LEF0SugEC9Jcx_VzqWRVlHwxxRKQ/edit#slide=id.p ANEXO – ORIENTAÇÕES RPNP]

'''(em construção) '''

{{topo}}

Autorização de Fornecimento

2024-07-08T12:44:47Z

Guilherme.batista: /* Consulta a saldo de itens de pregões compartilhados, ou não, entre Unidades */

==ORIENTAÇÕES INICIAIS==

Após da assinatura das Atas de Registro de Preços (ARP) e da inserção de seus dados no SIAFI, a vigência do Pregão SRP e outras informações poderão ser consultadas, conforme instruções da seção [[SOLICITAÇÃO_DE_EMPENHO#CONSULTA_DE_ATAS_VIGENTES_E_SALDO_DE_ITENS|Consulta de Atas Vigentes e Saldo de Itens]].

Quando um Pregão constar na planilha [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit#gid=1682132196&fvid=1938859887 'Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes'] o '''empenho dos itens poderá ser solicitado''' pelas unidades requerentes.

O fluxo a seguir busca orientar o servidor quando da necessidade de solicitar um item, considerando as questões de vigência da ata e saldo de itens:

[[Arquivo:Fluxo inicial - Manual AF.jpg|centro|miniaturadaimagem|1223x1223px|Orientações iniciais - Fluxo]]
{{info|:* '''Verificar disponibilidade orçamentária''':

'''Os recursos não devem mais ser alocados na UGR do DCOM. Devem estar disponíveis na UGR do setor requerente'''.

''Material de consumo: Acompanhamento contínuo do '''duodécimo''' por parte da Unidade através do MATL (Aba Centro de Custo -> Consulta Saldo de Cotas -> Cota: Divisão de Material -> Preencher Centro de Custo -> Consultar -> Ver coluna “Saldo) ou consulta direta à SO/SEPLAN.''

''Material permanente: Solicitar à SO/SEPLAN '''Nota de Dotação''' para compra de material permanente via Solicitação Digital. O número '''sequencial''' da Nota de Dotação deve ser informado no último despacho (no momento do encaminhamento “ao gestor de solicitações para emissão de empenho”).''}}

==CONSULTA DE ATAS VIGENTES E SALDO DE ITENS==
{{Info|Caso ainda não possua o nº do pregão ou do processo e do item que se pretende empenhar e tenha dificuldade em encontrar pela planilha indicada abaixo, sugerimos a [[SOLICITAÇÃO_DE_EMPENHO#Consulta da listagem geral de itens licitados por ano|'''consulta da listagem geral de itens licitados por ano''']].}}

=== Consulta de atas vigentes ===

A '''consulta das atas vigentes''' deve ser realizada através da planilha [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit#gid=1682132196 Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes].
[[Arquivo:Planilha Atas Vigentes - SRP - Materiais de Consumo e Permanente.png|centro|commoldura|Planilha Atas Vigentes - SRP - Materiais de Consumo e Permanentes]]
Na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, na coluna “Pregão”, é possível encontrar o Relatório de Homologação do respectivo pregão.
Este documento auxilia a encontrar os itens que estão disponíveis para aquisição e a verificar quais dos itens solicitados pelos setores no processo de origem acabaram cancelados (itens sem vencedor):
[[Arquivo:Relatório de Homologação.png|centro|miniaturadaimagem|677x677px|Exemplo de Relatório de Homologação]]

===Consulta da listagem geral de itens licitados por ano===
Não sendo possível encontrar o item desejado nos relatórios disponíveis na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, é possível realizar a busca no Sistema Solar, conforme orientações a seguir. Esta pesquisa retornará como resultado o saldo de itens em todas as Atas vigentes:

1. No Sistema Solar, selecione o módulo “Compras & Licitações”;

'''ATENÇÃO:''' É necessário possuir acesso ao módulo “Compras & Licitações” para consultar as informações abaixo. Se você não possui, peça acesso por meio da [http://setic.ufsc.br/permissoes/ SeTIC].

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 1.png|500px|center|thumb|Imagem: Módulo “Compras & Licitações”]]

2. Após, no menu “Consultas e Relatórios”, clique em “Saldo de R.P.”;

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 2.png|500px|center|thumb|Imagem: Opção “Saldo de R.P.”]]

3. Na tela de consulta de saldo, informe apenas o ano de vigência a ser pesquisado e clique em “Consultar”.

'''ATENÇÃO:''' O ideal é pesquisar o ano vigente e o anterior, uma vez que as atas possuem 12 meses de vigência e podem haver atas vigentes do ano antecessor ao atual.

Você pode gerar um relatório em PDF ou XLS, entretanto, a busca é mais facilitada por meio do documento em PDF.

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 3.png|700px|center|thumb|Imagem: Parâmetros de consulta]]

4. Após carregado o relatório, pressione no teclado do seu computador as teclas Ctrl + F e digite o item que você procura. No exemplo utilizamos o termo “tesoura”. Em seguida, clique em “Próximo”.

'''ATENÇÃO:''' Note que podem existir vários tipos de item para o mesmo termo, como por exemplo, tesoura de poda, cirúrgica, de escritório etc. Para tanto, cada vez que você clicar “Próximo” aparecerão mais itens, na medida em que estejam disponíveis dentre os itens vigentes daquele ano.

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 4.png|700px|center|thumb|Imagem: Consulta ao PDF]]
[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 5.png|700px|center|thumb|Consulta ao PDF]]

5. O último passo é verificar se o item está vigente (levando em consideração o prazo para pedidos de empenho) e se possui saldo. Para isso, basta verificar os dados que o próprio relatório já traz, incluindo o número do processo do pregão, '''o número do pregão (Nº Edital/Ofício)''' , o número da ata, o nome do fornecedor e o objeto do pregão.[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 6.png|700px|center|thumb|Verificação dos dados]]

{{topo}}

===Consulta a saldo de itens de pregões compartilhados, ou não, entre Unidades===

Tendo em mãos os dados do item que se pretende adquirir (Nº do Item e Pregão/Ano), a consulta do '''saldo do item''' deve ser realizada junto ao Sistema Solar. Não serão mais elaboradas as planilhas de controle de saldo, sendo, a partir de agora, todo o saldo dos pregões controlados diretamente pelo sistema.

1. No Sistema Solar deve-se selecionar, em MENU, o módulo Pedidos -> Consultas e Relatórios -> Saldo AF:

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:17.png|centro|miniaturadaimagem|525x525px]]
2. Na tela de “Saldo AF”, orienta-se que a busca seja feita, no mínimo, com o parâmetro “Nº edital/ofício”, onde deve ser inserido o número e ano do pregão. Outros parâmetros de pesquisa podem ser inseridos, caso sejam de conhecimento/interesse do usuário.
[[Arquivo:6.png|centro|miniaturadaimagem|1159x1159px|Parâmetros de pesquisa no menu "Saldo AF"]]

Sobre o resultado da pesquisa de “Saldo AF”, tem-se como informações relevantes para a consulta de saldo:

* Campo '''SETOR''': setor de origem que demandou o item no processo licitatório;
* Campo '''ITEM''': Nº do item no processo licitatório;
* Campo '''DESCRIÇÃO''': descrição resumida do item;
* Campo '''LICITADO''': quantidade '''total''' licitada para o respectivo item;
* Campo '''SALDO TOTAL''': quantidade do total licitado que ainda está disponível para aquisição;
* Campo '''QT. DEF. SETOR''': refere-se a quantas unidades do total licitado daquele item (campo LICITADO) foi deferida para o setor (conforme campo SETOR)
* Campo '''SALDO SETOR''': quantas unidades do total deferido para o setor ainda está disponível para aquisição.

No caso dos itens que aparecem mais de uma vez no relatório: esses itens são os chamados “'''itens compartilhados'''”.

Neste caso, no campo LICITADO e SALDO TOTAL, a quantidade será a mesma para todos os setores que demandaram aquele item. Assim, o que cada setor deve observar, com maior cautela, são os campos “QT. DEF. SETOR” e, em especial, o campo “SALDO SETOR”, para então identificar quantas unidades estão disponíveis para solicitar.

No caso de itens que não aparecem no relatório, existem duas possibilidades:

- Todo o quantitativo licitado para o item já foi adquirido.

OU

- O item foi cancelado no momento do Pregão Eletrônico (ver anexo na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes):
[[Arquivo:Acesso relatório.png|centro|commoldura|Acesso ao Relatório de Homologação através da planilha de atas vigentes]]
[[Arquivo:Item cancelado.png|centro|commoldura|Relatório de Homologação - Item cancelado]]

==AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF) ==

* Em caso de encaminhamento de AFs de Pregões a vencer, o prazo para envio do pedido de empenho pela Unidade é de 15 (quinze) dias úteis antes da expiração da vigência da ata (validade da ata). Ainda assim, não é garantido o atendimento, considerando que há vários fatores alheios ao DCOM que podem dificultar ou até mesmo inviabilizar a emissão do empenho. Nesses casos e nos demais cujo término da vigência encontra-se próximo, é imprescindível encaminhar e-mail à caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação. 
Antes de iniciar a emissão de um pedido de Autorização de Fornecimento, necessário atentar-se para as situações apresentadas a seguir (as orientações completas de fluxo encontram-se na seção “Emissão de Pedido de AF”).

'''"CARONA INTERNA"'''

- Sendo o caso de carona interna (setor requerente não possui saldo e utilizará de outro setor):

* nos primeiros campos da AF será necessário informar o setor de origem do saldo. Assim que emitida a AF, esta será encaminhada para o setor informado, que deverá autorizar (ou não) o uso do saldo;
* ainda, sendo aplicável, necessário inserir '''e-mail de concordância do fornecedor''' para entrega em localidade distinta da prevista no Termo de Referência.

'''ITEM PERMANENTE'''

- Sendo o caso de pedido de item(ns) permanente(s):

* necessário inserir o '''[https://docs.google.com/document/d/1DdIf1Bn0wqMvDrrooRmL7m_GlzsafOc9I5oRUx5up9c/edit?usp=sharing Formulário de Tombamento];'''
* necessário informar o número da ND no despacho de encaminhamento da AF à CAEX (ND deve ser solicitada via Solicitação Digital, diretamente à SEPLAN).

'''ITEM COM CONTRATO'''

- Caso o pedido seja de um item que exige contrato:

* necessário anexar '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Formulário de Indicação de Fiscais de Contratos Terceirizados]''': dúvidas sobre o preenchimento deste formulário devem ser tratadas diretamente com o '''Departamento de Projetos, Contratos e Convênios''' (DPC/PROAD).
{{info|O contrato é exigido quando há obrigações futuras por parte do fornecedor:

1. Prazo de Entrega superior a 30 dias corridos

2. Garantia estendida, superior a 12 meses

Para conferir se há contrato: consultar o '''processo licitatório''' no SOLAR, acessar a '''Pasta Digital''' e buscar peça intitulada '''Minuta de Contrato''', verificando quais itens estão indicados neste documento. }}

'''PREGÕES DE TIC DO MINISTÉRIO DA ECONOMIA'''

- Caso seja um pedido de item de pregão de TIC do ME, '''não deverá ser encaminhado por AF''', mas por '''Solicitação Digital (SD) à CAEX/DCOM''', sendo necessário anexar:

* '''OFB''': Ver modelo neste [https://docs.google.com/document/d/1AmkRgvhKvEGLt5qCOql5_Ddld0ZuuqFBDpRfQNIXN8A/edit?usp=sharing link].
* '''Autorização da SETIC''' para empenho
* '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Formulário de Indicação de Fiscais de Contratos Terceirizados]'''
* '''Nº da UGR''' Solicitante e '''dados orçamentários''' completos (PTREs, Fonte, Atividade, etc.)
* No despacho do pedido as mesmas informações que constariam em um despacho de pedido de AF.
{{alertafundobranco|'''ATENÇÃO!'''

- Em cada AF, deve constar apenas um único Pregão;

- O valor mínimo '''por item''' deve ser respeitado de acordo com o respectivo '''Termo de Referência''', com exceção daqueles os quais o valor total registrado ou o saldo remanescente seja abaixo deste. Neste caso, deverá ser solicitada a quantidade total disponível do item;

- Em casos de pedidos encaminhados próximos ao vencimento da ata, é necessário encaminhar e-mail para caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação, sendo imprescindível o cumprimento do prazo geral de atendimento supracitado.}}
{{topo}}

===PASSO A PASSO PARA EMISSÃO DE AF===
Para emitir o pedido de '''Autorização de Fornecimento (AF)''', necessário seguir os seguintes passos:

1. Acessar o Sistema Solar, em MENU -> módulo Pedidos -> Materiais -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> '''Novo'''

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:12.png|centro|miniaturadaimagem|1035x1035px]]
2. Na próxima tela, será realizado o preenchimento da etapa '''1 - Dados''' do pedido. Os principais dados dessa etapa são:

* '''Setor origem:''' Este campo refere-se ao setor de origem do item (ou itens) que será pedido. Aparecerá automaticamente preenchido pelo sistema com o setor de lotação do servidor que está realizando o pedido, porém, caso o pedido seja um caso de CARONA INTERNA, o campo deve ser alterado para o setor que possui saldo do item;
{| class="wikitable"
|+
|Os usuários que não tiverem outros setores disponíveis em Setor origem, devem solicitar acesso em <nowiki>https://suporte.egestao.ufsc.br/autosservico/solicitar.xhtml</nowiki>
Observação:

Informar o CPF e vínculo

Selecionar a opção INCLUIR SETOR-ORIGEM PARA PEDIDO DE AF e informar o setor que se deseja ter acesso.
|}
* '''Interessado''': Requerente ou ordenador de despesas;
* '''Categoria''': 7 - Licitação (Somente para material);
* '''Objeto''': Informar centro requisitante e número/ano do Pregão;
* '''Justificativa''' (Exemplos: Material para uso nas aulas de xxx; Material de expediente para uso na coordenadoria de apoio administrativo).
[[Arquivo:1 - dado.png|centro|miniaturadaimagem|883x883px|Preenchimento da Etapa 1 - Dados]]
Preenchidas esses campos, deve-se clicar em Salvar -> Próxima etapa.

3. Na '''Etapa 2 - Lotes/itens''': Botão Adicionar para inclusão de Itens:
[[Arquivo:Adicionar.png|centro|miniaturadaimagem|827x827px|Etapa 2 - Lotes/Itens]]

4. Na tela para adicionar itens, somente aparecerão os itens que tem como requerente o setor informado no campo "Setor Origem" da etapa 1.

Para realizar a pesquisa do pregão/item, deve-se preencher os campos: Edital (PE000 + nº PE + Ano do PE) e Nº do Item, se preferir.

'''ATENÇÃO''': Utilizar somente um pregão por AF.

Assim que os resultados aparecerem, basta selecionar o item (ou itens) desejado, e clicar em Selecionar.
[[Arquivo:Pesquisa PE.png|centro|commoldura|Consulta de itens]]
5. Ainda na Etapa 2 - Lotes/itens, deve-se inserir o quantitativo dos itens. Após, Salvar -> Próxima Etapa
[[Arquivo:Quantidade.png|centro|miniaturadaimagem|998x998px|Preenchimento do campo "Quantidade pedida"]]

6. '''Etapa 3 – Entrega''': Locais de entrega – Preencher imóvel e setor -> aplicar para todos

'''ATENÇÃO:''' Inserir um '''ÚNICO LOCAL DE ENTREGA COM O QUANTITATIVO TOTAL DE CADA ITEM.''' Tal ação é fundamental para evitar erros e inconsistências de importações do dados no sistema, que podem trazer prejuízos à aquisição.
[[Arquivo:1.png|centro|miniaturadaimagem|908x908px]]
[[Arquivo:2.png|centro|miniaturadaimagem|747x747px]]
[[Arquivo:3.png|centro|miniaturadaimagem|894x894px]]
7. '''Etapa 4 – Concluir''': Enviar e anotar o número do protocolo – esse número corresponde ao número da solicitação da AF.[[Arquivo:Envio.png|centro|miniaturadaimagem|820x820px]]
[[Arquivo:SD.png|centro|miniaturadaimagem|824x824px|borda]]
8. Após emitido o pedido, deve-se atentar ao seguinte:

* Se o pedido emitido é um caso de CARONA INTERNA, ao clicar em enviar, a AF será encaminhada para o setor de origem do item (ou itens), conforme informado no campo Setor origem, na Etapa 1 - Dados. Nesse caso, o setor que está emitindo a AF precisa aguardar o Setor origem autorizar, ou não, o uso do saldo, independentemente de se encontrar ou não na iminência do vencimento do Pregão.
** ''Se o pedido for negado ou forem solicitados ajustes, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Revisar AF. Nesta situação, deve-se seguir as orientações disponíveis em [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#Setor%20requerente%20-%20Revisar%20pedido%20de%20carona%20devolvido%20para%20ajuste|Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste]].''
** ''Quando o pedido for autorizado, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Emitir AF.''

* Se o pedido não é um caso de carona interna, ou seja, o item (ou itens) inserido no pedido é do próprio setor que está emitindo a AF, o pedido irá aparecer em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF. Caso essa opção não apareça no perfil de quem está emitindo a AF, significa que essa pessoa não possui permissão para autorizar. Logo, o pedido aparecerá na fila de servidores com essa permissão (provavelmente a chefia superior).
9. Estando o pedido no menu Emitir AF, deve-se clicar no pedido de realizar o seu recebimento.
[[Arquivo:Emitir.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px]]
10. Na pasta digital, deve-se anexar a [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF)|documentação necessária]], conforme casos específicos (carona interna, material permanente ou item com contrato).

Se não houver documento para ser anexado, pode-se passar diretamente para a próxima etapa.
[[Arquivo:Inserir .png|centro|miniaturadaimagem|504x504px]]

11. Acessar aba Emissão de AF -> Itens: botão Gerar -> preencher Data -> Salvar -> Voltar (Repetir este passo para todos os fornecedores):
[[Arquivo:Gerar .png|centro|miniaturadaimagem|829x829px|Acessar Itens]]
[[Arquivo:Emite af.png|centro|miniaturadaimagem|830x830px|Gerar, inserir data, salvar e voltar]]

{{ok|A Coluna AF deve estar validada para prosseguir com o encaminhamento|}}
[[Arquivo:AF valida.png|centro|miniaturadaimagem|862x862px|Coluna AF validadada para ambos fornecedores]]

12. Nos casos de pedidos de material permanente ou determinados pedidos de material de consumo nos quais não será possível utilizar o duodécimo da Unidade, é necessário abrir uma Solicitação Digital e encaminhar para '''SO/SEPLAN para realizar dotação orçamentária'''. Após o recurso ser alocado informar o número do sequencial da nota de dotação no despacho da AF.

{{alertapequeno|Caso seja pedido de material de '''consumo''' que utilizará como recurso o '''duodécimo''' da Unidade, desconsiderar esta etapa.}}

13. Com o pedido na fila Emitir AF, deve-se, na aba '''Encaminhar'', '''''selecionar a ação '''''"Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho". '''''O '''despacho''' deverá conter as seguintes informações:

* ''Centro de Custo''
* ''Dados do recurso''
** ''Para material de consumo, informar os seguintes dados orçamentários: '''UGR, PTRES, Fonte e Atividade''';''
** ''Para material permanente ou casos específicos: nº sequencial da nota de dotação;''
* ''Local de Entrega, informando o CEP''
* ''Responsável pelo Recebimento, Telefone Completo (48 3721-RAMAL), e E-mail''
* ''Se a entrega será '''parcelada ou total'''''
* '''''Finalidade do(s) item(ns)''' (de forma simplificada, para definição da natureza de despesa contábil do empenho, como por exemplo: para utilização em aula, para utilização em laboratório, material de expediente, entre outras)''

14. Após o preenchimento do despacho, acionar o botão Encaminhar.
[[Arquivo:Enviar CAEX.png|centro|miniaturadaimagem|896x896px]]

{{ok|Dessa forma, o pedido chegará à CAEX pela tarefa "Solicitar emissão de empenho" e será analisado pela equipe. Após a emissão do empenho, enviaremos à Unidade pela tarefa "Compra realizada", informando o número da Solicitação de Nota de Empenho (SNE).
*Fluxo para o caso de necessidade de ajustes encontra-se em desenvolvimento.}}

=== AJUSTE DE AF ===
Nos casos em que a AF é devolvido pela CAEX para ajustes, nos casos em que for necessário excluir item ou alterar quantitativo:

* quando a AF for devolvida ao requerente para ajustes, seguirá para Emitir AF, local em que a Unidade deve ir no ícone de editar (lápis) dos fornecedores e cancelar as AFs correspondentes. Depois, deve encaminhar o pedido para Revisar AF, e nessa tarefa do fluxo então, na aba Ajuste Itens, deverá ajustar os itens e os quantitativos, inclusive ajustando os locais de entrega e clicando em Salvar ao Final. Próximo passo é encaminhar a AF para Autorizar AF e, depois de autorizada (novamente) pelo setor origem, retornará a Emitir AF, onde o requerente então emite as AFs no lapizinho de cada fornecedor e encaminha à CAEX para empenho.

=== PROCESSO DE EMPENHO ===
Com a SNE emitida, a CAEX será responsável por criar o processo de empenho inserindo a SNE e os demais documentos cabíveis.

* Com relação as certidões que são encaminhadas em anexo ao processo de empenho, devem ser observadas os vencimentos de: Receita Federal e PGFN, FGTS, Trabalhista e Estadual.

Tal processo será encaminhado ao setor requerente da respectiva SNE para que o '''ordenador de despesas da UGR''' informada no despacho da AF e usada no empenho realize a '''assinatura da SNE'''.

Com a SNE assinada, o setor requerente deve realizar o envio do processo de empenho ao setor SE/DCF, conforme orientações:
[[Arquivo:Envio DCF.png|centro|miniaturadaimagem|1155x1155px]]
{|
|Se o '''Pregão não estiver prestes a vencer E se nenhuma certidão estiver prestes vencer'''

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: “Para registro de empenho.”

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se o '''Pregão estiver prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: PE vence em X/X/XXXX (preencher com a data do início do título da SNE). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se houver '''certidão prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Certidão vence em X/X/XXXX (preencher com a data que está no título da SNE ao lado de “certidão vence”). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se constar '''CAPES-URGENTE ou URGENTE-CAPES''' no título da SNE ou o local que constar no título for PROPG.UFSC
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Limite para registro do empenho (recursos CAPES) é 21/11/2021. Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|}

O SE/DCF, após análise, fará o encaminhamento do processo de volta ao setor requerente.

* Se a SNE foi registrada pelo DCF, o setor requerente deve fazer o envio do processo à CAEX (fila DIG/CAEX) para notificação do fornecedor;
* Se o DCF identificou algum problema (por exemplo certidão vencida), cabe ao requerente realizar os ajustes e retornar o processo ao DCF para registro.
{{Info|O processo deve retornar à CAEX, na fila DIG/CAEX, ainda durante a vigência do pregão, para notificação ao fornecedor.}}

== CARONA INTERNA ==

=== Setor origem - Analisar pedido de carona interna (autorizar/reprovar/solicitar ajustes) ===
1. Quando um setor emitir uma AF de item (ou itens) que pertece ao seu setor, o pedido aparecerá na guia "Fila de trabalho" -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF.
[[Arquivo:Autorizar.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px|Autorização de uso de saldo]]
2. Ao clicar sobre o pedido, deve-se realizar o recebimento da AF e prosseguir para a análise.

3. Na guia Pasta Digital podem ser visualizadas as informações do pedido, para que então se possa decidir sobre a possibilidade de autorizar o uso do saldo:
[[Arquivo:Pasta digital.png|centro|miniaturadaimagem|774x774px|Informações do pedido - Pasta digital ]]
4. Feita a análise e tomada a decisão sobre a autorização, deve-se clicar na guia Encaminhar, e selecionar o fluxo conforme decisão:
[[Arquivo:Guia encaminhar.png|centro|miniaturadaimagem|775x775px|Encaminhamento do pedido de autorização]]

=== Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste ===
Se o setor origem do item devolver o pedido com o fluxo "Reprovar ou solicitar ajustes", ele aparecerá na tela Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de autorização de fornecimento -> Revisar AF:
[[Arquivo:13.png|centro|miniaturadaimagem|842x842px]]
Acessando o pedido, deve-se ir na guia Pasta Digital e conferir o despacho emitido pelo setor origem.

Se o pedido foi devolvido pelo setor origem com negativa de uso do saldo, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Cancelar pedido AF'''.

Se o setor origem solicitou algum ajuste no item (exclusão de item, redução de quantidade, ou outras situações) deve-se acessar a guia Ajuste Pedido e ajustar os dados conforme necessário (em Dados, Item ou Entrega):

[[Arquivo:14.png|centro|miniaturadaimagem|833x833px]]

Atentar para que a coluna Situação esteja validada. Sem isso, o sistema não permitirá encaminhar a AF novamente.

Realizados os ajustes, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Solicitar Autorização Novamente'''.
[[Arquivo:16.png|centro|miniaturadaimagem|985x985px]]
Ao encaminhar, o pedido retorna para o setor origem do item para nova análise.

Se aprovado, vai para a fila Emitir AF. Caso apresente novamente problemas, irá novamente para a fila Revisar AF.{{topo}}

==RESTOS A PAGAR E ACOMPANHAMENTO CONTÍNUO DAS SOLICITAÇÕES DE EMPENHO==

'''Regras''': http://dcom.proad.ufsc.br/restos-a-pagar/

'''Ofício Circular''': [https://arquivos.ufsc.br/f/6205af2a8e7044bc87fc/?dl=1 OFÍCIO CIRCULAR 12/2023/DCOM/PROAD]

'''Anexo do Ofício Circular com o passo a passo''': [https://docs.google.com/presentation/d/11anLdlQylRWNXY5LEF0SugEC9Jcx_VzqWRVlHwxxRKQ/edit#slide=id.p ANEXO – ORIENTAÇÕES RPNP]

'''(em construção) '''

{{topo}}

Autorização de Fornecimento

2024-02-16T16:05:26Z

Guilherme.batista: /* AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF) */

==ORIENTAÇÕES INICIAIS==

Após da assinatura das Atas de Registro de Preços (ARP) e da inserção de seus dados no SIAFI, a vigência do Pregão SRP e outras informações poderão ser consultadas, conforme instruções da seção [[SOLICITAÇÃO_DE_EMPENHO#CONSULTA_DE_ATAS_VIGENTES_E_SALDO_DE_ITENS|Consulta de Atas Vigentes e Saldo de Itens]].

Quando um Pregão constar na planilha [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit#gid=1682132196&fvid=1938859887 'Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes'] o '''empenho dos itens poderá ser solicitado''' pelas unidades requerentes.

O fluxo a seguir busca orientar o servidor quando da necessidade de solicitar um item, considerando as questões de vigência da ata e saldo de itens:

[[Arquivo:Fluxo inicial - Manual AF.jpg|centro|miniaturadaimagem|1223x1223px|Orientações iniciais - Fluxo]]
{{info|:* '''Verificar disponibilidade orçamentária''':

'''Os recursos não devem mais ser alocados na UGR do DCOM. Devem estar disponíveis na UGR do setor requerente'''.

''Material de consumo: Acompanhamento contínuo do '''duodécimo''' por parte da Unidade através do MATL (Aba Centro de Custo -> Consulta Saldo de Cotas -> Cota: Divisão de Material -> Preencher Centro de Custo -> Consultar -> Ver coluna “Saldo) ou consulta direta à SO/SEPLAN.''

''Material permanente: Solicitar à SO/SEPLAN '''Nota de Dotação''' para compra de material permanente (há fluxo disponível no próprio pedido de AF). O número '''sequencial''' da Nota de Dotação deve ser informado no último despacho (no momento do encaminhamento “ao gestor de solicitações para emissão de empenho”).''}}

==CONSULTA DE ATAS VIGENTES E SALDO DE ITENS==
{{Info|Caso ainda não possua o nº do pregão ou do processo e do item que se pretende empenhar e tenha dificuldade em encontrar pela planilha indicada abaixo, sugerimos a [[SOLICITAÇÃO_DE_EMPENHO#Consulta da listagem geral de itens licitados por ano|'''consulta da listagem geral de itens licitados por ano''']].}}

=== Consulta de atas vigentes ===

A '''consulta das atas vigentes''' deve ser realizada através da planilha [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit#gid=1682132196 Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes].
[[Arquivo:Planilha Atas Vigentes - SRP - Materiais de Consumo e Permanente.png|centro|commoldura|Planilha Atas Vigentes - SRP - Materiais de Consumo e Permanentes]]
Na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, na coluna “Pregão”, é possível encontrar o Relatório de Homologação do respectivo pregão.
Este documento auxilia a encontrar os itens que estão disponíveis para aquisição e a verificar quais dos itens solicitados pelos setores no processo de origem acabaram cancelados (itens sem vencedor):
[[Arquivo:Relatório de Homologação.png|centro|miniaturadaimagem|677x677px|Exemplo de Relatório de Homologação]]

===Consulta da listagem geral de itens licitados por ano===
Não sendo possível encontrar o item desejado nos relatórios disponíveis na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, é possível realizar a busca no Sistema Solar, conforme orientações a seguir. Esta pesquisa retornará como resultado o saldo de itens em todas as Atas vigentes:

1. No Sistema Solar, selecione o módulo “Compras & Licitações”;

'''ATENÇÃO:''' É necessário possuir acesso ao módulo “Compras & Licitações” para consultar as informações abaixo. Se você não possui, peça acesso por meio da [http://setic.ufsc.br/permissoes/ SeTIC].

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 1.png|500px|center|thumb|Imagem: Módulo “Compras & Licitações”]]

2. Após, no menu “Consultas e Relatórios”, clique em “Saldo de R.P.”;

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 2.png|500px|center|thumb|Imagem: Opção “Saldo de R.P.”]]

3. Na tela de consulta de saldo, informe apenas o ano de vigência a ser pesquisado e clique em “Consultar”.

'''ATENÇÃO:''' O ideal é pesquisar o ano vigente e o anterior, uma vez que as atas possuem 12 meses de vigência e podem haver atas vigentes do ano antecessor ao atual.

Você pode gerar um relatório em PDF ou XLS, entretanto, a busca é mais facilitada por meio do documento em PDF.

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 3.png|700px|center|thumb|Imagem: Parâmetros de consulta]]

4. Após carregado o relatório, pressione no teclado do seu computador as teclas Ctrl + F e digite o item que você procura. No exemplo utilizamos o termo “tesoura”. Em seguida, clique em “Próximo”.

'''ATENÇÃO:''' Note que podem existir vários tipos de item para o mesmo termo, como por exemplo, tesoura de poda, cirúrgica, de escritório etc. Para tanto, cada vez que você clicar “Próximo” aparecerão mais itens, na medida em que estejam disponíveis dentre os itens vigentes daquele ano.

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 4.png|700px|center|thumb|Imagem: Consulta ao PDF]]
[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 5.png|700px|center|thumb|Consulta ao PDF]]

5. O último passo é verificar se o item está vigente (levando em consideração o prazo para pedidos de empenho) e se possui saldo. Para isso, basta verificar os dados que o próprio relatório já traz, incluindo o número do processo do pregão, '''o número do pregão (Nº Edital/Ofício)''' , o número da ata, o nome do fornecedor e o objeto do pregão.[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 6.png|700px|center|thumb|Verificação dos dados]]

{{topo}}

===Consulta a saldo de itens de pregões compartilhados, ou não, entre Unidades===

Tendo em mãos os dados do item que se pretende adquirir (Nº do Item e Pregão/Ano), a consulta do '''saldo do item''' deve ser realizada junto ao Sistema Solar. Não serão mais elaboradas as planilhas de controle de saldo, sendo, a partir de agora, todo o saldo dos pregões controlados diretamente pelo sistema.

1. No Sistema Solar deve-se selecionar, em MENU, o módulo Pedidos -> Consultas e Relatórios -> Saldo AF:

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:17.png|centro|miniaturadaimagem|525x525px]]
2. Na tela de “Saldo AF”, orienta-se que a busca seja feita, no mínimo, com o parâmetro “Nº edital/ofício”, onde deve ser inserido o número e ano do pregão. Outros parâmetros de pesquisa podem ser inseridos, caso sejam de conhecimento/interesse do usuário.
[[Arquivo:6.png|centro|miniaturadaimagem|1159x1159px|Parâmetros de pesquisa no menu "Saldo AF"]]

Sobre o resultado da pesquisa de “Saldo AF”, tem-se como informações relevantes para a consulta de saldo:

* Campo '''SETOR''': setor de origem que demandou o item no processo licitatório;
* Campo '''ITEM''': Nº do item no processo licitatório;
* Campo '''DESCRIÇÃO''': descrição resumida do item;
* Campo '''LICITADO''': quantidade '''total''' licitada para o respectivo item;
* Campo '''SALDO TOTAL''': quantidade do total licitado que ainda está disponível para aquisição;
* Campo '''QT. DEF. SETOR''': refere-se a quantas unidades do total licitado daquele item (campo LICITADO) foi deferida para o setor (conforme campo SETOR)
* Campo '''SALDO SETOR''': quantas unidades do total deferido para o setor ainda está disponível para aquisição.

No caso dos itens que aparecem mais de uma vez no relatório: esses itens são os chamados “'''itens compartilhados'''”.

Neste caso, no campo LICITADO e SALDO TOTAL, a quantidade será a mesma para todos os setores que demandaram aquele item. Assim, o que cada setor deve observar, com maior cautela, são os campos “QT. DEF. SETOR” e, em especial, o campo “SALDO SETOR”, para então identificar quantas unidades estão disponíveis para solicitar.

No caso de itens que não aparecem no relatório, existem duas possibilidades:

- Todo o quantitativo licitado para o item já foi adquirido.

OU

- O item foi cancelado no momento do Pregão Eletrônico (ver anexo na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes):
[[Arquivo:Acesso relatório.png|centro|commoldura|Acesso ao Relatório de Homologação através da planilha de atas vigentes]]
[[Arquivo:Item cancelado.png|centro|commoldura|Relatório de Homologação - Item cancelado]]

==AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF) ==

* Em caso de encaminhamento de AFs de Pregões a vencer, o prazo para envio do pedido de empenho pela Unidade é de 15 (quinze) dias úteis antes da expiração da vigência da ata (validade da ata). Ainda assim, não é garantido o atendimento, considerando que há vários fatores alheios ao DCOM que podem dificultar ou até mesmo inviabilizar a emissão do empenho. Nesses casos e nos demais cujo término da vigência encontra-se próximo, é imprescindível encaminhar e-mail à caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação. 

Antes de iniciar a emissão de um pedido de Autorização de Fornecimento, necessário atentar-se para as situações apresentadas a seguir (as orientações completas de fluxo encontram-se na seção “Emissão de Pedido de AF”).

'''"CARONA INTERNA"'''

- Sendo o caso de carona interna (setor requerente não possui saldo e utilizará de outro setor):

* nos primeiros campos da AF será necessário informar o setor de origem do saldo. Assim que emitida a AF, esta será encaminhada para o setor informado, que deverá autorizar (ou não) o uso do saldo;
* ainda, sendo aplicável, necessário inserir '''e-mail de concordância do fornecedor''' para entrega em localidade distinta da prevista no Termo de Referência.

'''ITEM PERMANENTE'''

- Sendo o caso de pedido de item(ns) permanente(s):

* necessário inserir o '''[https://docs.google.com/document/d/1DdIf1Bn0wqMvDrrooRmL7m_GlzsafOc9I5oRUx5up9c/edit?usp=sharing Formulário de Tombamento];'''
* necessário tramitar a AF para a DGO/SEPLAN, para alocação dos recursos em Nota de Dotação (ND). Há, no fluxo da AF, a tarefa "Encaminhar ao DGO para realizar dotação orçamentária".

'''ITEM COM CONTRATO'''

- Caso o pedido seja de um item que exige contrato:

* necessário anexar '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Formulário de Indicação de Fiscais de Contratos Terceirizados]''': dúvidas sobre o preenchimento deste formulário devem ser tratadas diretamente com o '''Departamento de Projetos, Contratos e Convênios''' (DPC/PROAD).
{{info|O contrato é exigido quando há obrigações futuras por parte do fornecedor:

1. Prazo de Entrega superior a 30 dias corridos

2. Garantia estendida, superior a 12 meses

Para conferir se há contrato: consultar o '''processo licitatório''' no SOLAR, acessar a '''Pasta Digital''' e buscar peça intitulada '''Minuta de Contrato''', verificando quais itens estão indicados neste documento. }}

'''PREGÕES DE TIC DO MINISTÉRIO DA ECONOMIA'''

- Caso seja um pedido de item de pregão de TIC do ME, necessário anexar:

* OFB: Ver modelo neste [https://docs.google.com/document/d/1AmkRgvhKvEGLt5qCOql5_Ddld0ZuuqFBDpRfQNIXN8A/edit?usp=sharing link].
* Autorização da SETIC para empenho
* '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Formulário de Indicação de Fiscais de Contratos Terceirizados]'''
{{alertafundobranco|'''ATENÇÃO!'''

- Em cada AF, deve constar apenas um único Pregão;

- O valor mínimo '''por item''' deve ser respeitado de acordo com o respectivo '''Termo de Referência''', com exceção daqueles os quais o valor total registrado ou o saldo remanescente seja abaixo deste. Neste caso, deverá ser solicitada a quantidade total disponível do item;

- Em casos de pedidos encaminhados próximos ao vencimento da ata, é necessário encaminhar e-mail para caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação, sendo imprescindível o cumprimento do prazo geral de atendimento supracitado.}}

=== Fluxo para emitir pedido de AF ===
O fluxo a seguir demonstra, de forma concisa, o caminho a ser realizado para a emissão de pedido de Autorização de Fornecimento
[[Arquivo:11.png|centro|miniaturadaimagem|1252x1252px]]Todas as instruções das principais etapas do fluxo constam nas seções a seguir.{{topo}}

===Passo a passo para emissão de pedido de AF===
Para emitir o pedido de '''Autorização de Fornecimento (AF)''', necessário seguir os seguintes passos:

1. Acessar o Sistema Solar, em MENU -> módulo Pedidos -> Materiais -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> '''Novo'''

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:12.png|centro|miniaturadaimagem|1035x1035px]]
2. Na próxima tela, será realizado o preenchimento da etapa '''1 - Dados''' do pedido. Os principais dados dessa etapa são:

* '''Setor origem:''' Este campo refere-se ao setor de origem do item (ou itens) que será pedido. Aparecerá automaticamente preenchido pelo sistema com o setor de lotação do servidor que está realizando o pedido, porém, caso o pedido seja um caso de CARONA INTERNA, o campo deve ser alterado para o setor que possui saldo do item;
{| class="wikitable"
|+
|Os usuários que não tiverem outros setores disponíveis em Setor origem, devem solicitar acesso em <nowiki>https://suporte.egestao.ufsc.br/autosservico/solicitar.xhtml</nowiki>
Observação:

Informar o CPF e vínculo

Selecionar a opção INCLUIR SETOR-ORIGEM PARA PEDIDO DE AF e informar o setor que se deseja ter acesso.
|}
* '''Interessado''': Requerente ou ordenador de despesas;
* '''Categoria''': 7 - Licitação (Somente para material);
* '''Objeto''': Informar centro requisitante e número/ano do Pregão;
* '''Justificativa''' (Exemplos: Material para uso nas aulas de xxx; Material de expediente para uso na coordenadoria de apoio administrativo).
[[Arquivo:1 - dado.png|centro|miniaturadaimagem|883x883px|Preenchimento da Etapa 1 - Dados]]
Preenchidas esses campos, deve-se clicar em Salvar -> Próxima etapa.

3. Na '''Etapa 2 - Lotes/itens''': Botão Adicionar para inclusão de Itens:
[[Arquivo:Adicionar.png|centro|miniaturadaimagem|827x827px|Etapa 2 - Lotes/Itens]]

4. Na tela para adicionar itens, somente aparecerão os itens que tem como requerente o setor informado no campo "Setor Origem" da etapa 1.

Para realizar a pesquisa do pregão/item, deve-se preencher os campos: Edital (PE000 + nº PE + Ano do PE) e Nº do Item, se preferir.

'''ATENÇÃO''': Utilizar somente um pregão por AF.

Assim que os resultados aparecerem, basta selecionar o item (ou itens) desejado, e clicar em Selecionar.
[[Arquivo:Pesquisa PE.png|centro|commoldura|Consulta de itens]]
5. Ainda na Etapa 2 - Lotes/itens, deve-se inserir o quantitativo dos itens. Após, Salvar -> Próxima Etapa
[[Arquivo:Quantidade.png|centro|miniaturadaimagem|998x998px|Preenchimento do campo "Quantidade pedida"]]

6. '''Etapa 3 – Entrega''': Locais de entrega – Preencher imóvel e setor -> aplicar para todos

'''ATENÇÃO:''' Inserir um '''ÚNICO LOCAL DE ENTREGA COM O QUANTITATIVO TOTAL DE CADA ITEM.''' Tal ação é fundamental para evitar erros e inconsistências de importações do dados no sistema, que podem trazer prejuízos à aquisição.
[[Arquivo:1.png|centro|miniaturadaimagem|908x908px]]
[[Arquivo:2.png|centro|miniaturadaimagem|747x747px]]
[[Arquivo:3.png|centro|miniaturadaimagem|894x894px]]
7. '''Etapa 4 – Concluir''': Enviar e anotar o número do protocolo – esse número corresponde ao número da solicitação da AF.[[Arquivo:Envio.png|centro|miniaturadaimagem|820x820px]]
[[Arquivo:SD.png|centro|miniaturadaimagem|824x824px|borda]]
8. Após emitido o pedido, deve-se atentar ao seguinte:

* Se o pedido emitido é um caso de CARONA INTERNA, ao clicar em enviar, a AF será encaminhada para o setor de origem do item (ou itens), conforme informado no campo Setor origem, na Etapa 1 - Dados. Nesse caso, o setor que está emitindo a AF precisa aguardar o Setor origem autorizar, ou não, o uso do saldo, independentemente de se encontrar ou não na iminência do vencimento do Pregão.
** ''Se o pedido for negado ou forem solicitados ajustes, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Revisar AF. Nesta situação, deve-se seguir as orientações disponíveis em [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#Setor%20requerente%20-%20Revisar%20pedido%20de%20carona%20devolvido%20para%20ajuste|Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste]].''
** ''Quando o pedido for autorizado, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Emitir AF.''

* Se o pedido não é um caso de carona interna, ou seja, o item (ou itens) inserido no pedido é do próprio setor que está emitindo a AF, o pedido irá aparecer em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF. Caso essa opção não apareça no perfil de quem está emitindo a AF, significa que essa pessoa não possui permissão para autorizar. Logo, o pedido aparecerá na fila de servidores com essa permissão (provavelmente a chefia superior).
9. Estando o pedido no menu Emitir AF, deve-se clicar no pedido de realizar o seu recebimento.
[[Arquivo:Emitir.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px]]
10. Na pasta digital, deve-se anexar a [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF)|documentação necessária]], conforme casos específicos (carona interna, material permanente ou item com contrato).

Se não houver documento para ser anexado, pode-se passar diretamente para a próxima etapa.
[[Arquivo:Inserir .png|centro|miniaturadaimagem|504x504px]]

11. Acessar aba Emissão de AF -> Itens: botão Gerar -> preencher Data -> Salvar -> Voltar (Repetir este passo para todos os fornecedores):
[[Arquivo:Gerar .png|centro|miniaturadaimagem|829x829px|Acessar Itens]]
[[Arquivo:Emite af.png|centro|miniaturadaimagem|830x830px|Gerar, inserir data, salvar e voltar]]

{{ok|A Coluna AF deve estar validada para prosseguir com o encaminhamento|}}
[[Arquivo:AF valida.png|centro|miniaturadaimagem|862x862px|Coluna AF validadada para ambos fornecedores]]

12. Nos casos de pedidos de material permanente ou determinados pedidos de material de consumo nos quais não será possível utilizar o duodécimo da Unidade, é necessário enviar o pedido pela tarefa do fluxo '''"Encaminhar ao DGO para realizar dotação orçamentária"'''. No despacho, deve-se inserir as informações orçamentárias cabíveis ao pedido.

Após, o pedido retornará à fila "Emitir AF" e o requerente deve seguir conforme os próximos passos.

{{alertapequeno|Caso seja pedido de material de '''consumo''' que utilizará como recurso o '''duodécimo''' da Unidade, desconsiderar esta etapa.}}
[[Arquivo:DGO.png|centro|miniaturadaimagem|863x863px]]

13. Com o pedido na fila Emitir AF, deve-se, na aba '''Encaminhar'', '''''selecionar a ação '''''"Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho". '''''O '''despacho''' deverá conter as seguintes informações:

* ''Centro de Custo''
* ''Dados do recurso''
** ''Para material de consumo, informar os seguintes dados orçamentários: '''UGR, PTRES, Fonte e Atividade''';''
** ''Para material permanente ou casos específicos: nº sequencial da nota de dotação;''
* ''Local de Entrega, informando o CEP''
* ''Responsável pelo Recebimento, Telefone Completo (48 3721-RAMAL), e E-mail''
* ''Se a entrega será '''parcelada ou total'''''
* '''''Finalidade do(s) item(ns)''' (de forma simplificada, para definição da natureza de despesa contábil do empenho, como por exemplo: para utilização em aula, para utilização em laboratório, material de expediente, entre outras)''

14. Após o preenchimento do despacho, acionar o botão Encaminhar.
[[Arquivo:Enviar CAEX.png|centro|miniaturadaimagem|896x896px]]

{{ok|Dessa forma, o pedido chegará à CAEX pela tarefa "Solicitar emissão de empenho" e será analisado pela equipe. Após a emissão do empenho, enviaremos à Unidade pela tarefa "Compra realizada", informando o número da Solicitação de Nota de Empenho (SNE).
*Fluxo para o caso de necessidade de ajustes encontra-se em desenvolvimento.}}

=== Processo de empenho ===
Com a SNE emitida, a CAEX será responsável por criar o processo de empenho inserindo a SNE e os demais documentos cabíveis.

* Com relação as certidões que são encaminhadas em anexo ao processo de empenho, devem ser observadas os vencimentos de: Receita Federal e PGFN, FGTS, Trabalhista e Estadual.

Tal processo será encaminhado ao setor requerente da respectiva SNE para que o '''ordenador de despesas da UGR''' informada no despacho da AF e usada no empenho realize a '''assinatura da SNE'''.

Com a SNE assinada, o setor requerente deve realizar o envio do processo de empenho ao setor SE/DCF, conforme orientações:
[[Arquivo:Envio DCF.png|centro|miniaturadaimagem|1155x1155px]]
{|
|Se o '''Pregão não estiver prestes a vencer E se nenhuma certidão estiver prestes vencer'''

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: “Para registro de empenho.”

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se o '''Pregão estiver prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: PE vence em X/X/XXXX (preencher com a data do início do título da SNE). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se houver '''certidão prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Certidão vence em X/X/XXXX (preencher com a data que está no título da SNE ao lado de “certidão vence”). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se constar '''CAPES-URGENTE ou URGENTE-CAPES''' no título da SNE ou o local que constar no título for PROPG.UFSC
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Limite para registro do empenho (recursos CAPES) é 21/11/2021. Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|}

O SE/DCF, após análise, fará o encaminhamento do processo de volta ao setor requerente.

* Se a SNE foi registrada pelo DCF, o setor requerente deve fazer o envio do processo à CAEX (fila DIG/CAEX) para notificação do fornecedor;
* Se o DCF identificou algum problema (por exemplo certidão vencida), cabe ao requerente realizar os ajustes e retornar o processo ao DCF para registro.
{{Info|O processo deve retornar à CAEX, na fila DIG/CAEX, ainda durante a vigência do pregão, para notificação ao fornecedor.}}

== CARONA INTERNA ==

=== Setor origem - Analisar pedido de carona interna (autorizar/reprovar/solicitar ajustes) ===
1. Quando um setor emitir uma AF de item (ou itens) que pertecem ao seu setor, o pedido aparecerá na guia "Fila de trabalho" -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF.
[[Arquivo:Autorizar.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px|Autorização de uso de saldo]]
2. Ao clicar sobre o pedido, deve-se realizar o recebimento da AF e prosseguir para a análise.

3. Na guia Pasta Digital podem ser visualizadas as informações do pedido, para que então se possa decidir sobre a possibilidade de autorizar o uso do saldo:
[[Arquivo:Pasta digital.png|centro|miniaturadaimagem|774x774px|Informações do pedido - Pasta digital ]]
4. Feita a análise e tomada a decisão sobre a autorização, deve-se clicar na guia Encaminhar, e selecionar o fluxo conforme decisão:
[[Arquivo:Guia encaminhar.png|centro|miniaturadaimagem|775x775px|Encaminhamento do pedido de autorização]]

=== Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste ===
Se o setor origem do item devolver o pedido com o fluxo "Reprovar ou solicitar ajustes", ele aparecerá na tela Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de autorização de fornecimento -> Revisar AF:
[[Arquivo:13.png|centro|miniaturadaimagem|842x842px]]
Acessando o pedido, deve-se ir na guia Pasta Digital e conferir o despacho emitido pelo setor origem.

Se o pedido foi devolvido pelo setor origem com negativa de uso do saldo, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Cancelar pedido AF'''.

Se o setor origem solicitou algum ajuste no item (exclusão de item, redução de quantidade, ou outras situações) deve-se acessar a guia Ajuste Pedido e ajustar os dados conforme necessário (em Dados, Item ou Entrega):

[[Arquivo:14.png|centro|miniaturadaimagem|833x833px]]

Atentar para que a coluna Situação esteja validada. Sem isso, o sistema não permitirá encaminhar a AF novamente.

Realizados os ajustes, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Solicitar Autorização Novamente'''.
[[Arquivo:16.png|centro|miniaturadaimagem|985x985px]]
Ao encaminhar, o pedido retorna para o setor origem do item para nova análise.

Se aprovado, vai para a fila Emitir AF. Caso apresente novamente problemas, irá novamente para a fila Revisar AF.
{{topo}}

{{topo}}

==RESTOS A PAGAR E ACOMPANHAMENTO CONTÍNUO DAS SOLICITAÇÕES DE EMPENHO==

'''Regras''': http://dcom.proad.ufsc.br/restos-a-pagar/

'''Ofício Circular''': [https://arquivos.ufsc.br/f/6205af2a8e7044bc87fc/?dl=1 OFÍCIO CIRCULAR 12/2023/DCOM/PROAD]

'''Anexo do Ofício Circular com o passo a passo''': [https://docs.google.com/presentation/d/11anLdlQylRWNXY5LEF0SugEC9Jcx_VzqWRVlHwxxRKQ/edit#slide=id.p ANEXO – ORIENTAÇÕES RPNP]

'''(em construção) '''

{{topo}}

Autorização de Fornecimento

2024-02-16T16:05:14Z

Guilherme.batista: /* AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF) */

==ORIENTAÇÕES INICIAIS==

Após da assinatura das Atas de Registro de Preços (ARP) e da inserção de seus dados no SIAFI, a vigência do Pregão SRP e outras informações poderão ser consultadas, conforme instruções da seção [[SOLICITAÇÃO_DE_EMPENHO#CONSULTA_DE_ATAS_VIGENTES_E_SALDO_DE_ITENS|Consulta de Atas Vigentes e Saldo de Itens]].

Quando um Pregão constar na planilha [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit#gid=1682132196&fvid=1938859887 'Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes'] o '''empenho dos itens poderá ser solicitado''' pelas unidades requerentes.

O fluxo a seguir busca orientar o servidor quando da necessidade de solicitar um item, considerando as questões de vigência da ata e saldo de itens:

[[Arquivo:Fluxo inicial - Manual AF.jpg|centro|miniaturadaimagem|1223x1223px|Orientações iniciais - Fluxo]]
{{info|:* '''Verificar disponibilidade orçamentária''':

'''Os recursos não devem mais ser alocados na UGR do DCOM. Devem estar disponíveis na UGR do setor requerente'''.

''Material de consumo: Acompanhamento contínuo do '''duodécimo''' por parte da Unidade através do MATL (Aba Centro de Custo -> Consulta Saldo de Cotas -> Cota: Divisão de Material -> Preencher Centro de Custo -> Consultar -> Ver coluna “Saldo) ou consulta direta à SO/SEPLAN.''

''Material permanente: Solicitar à SO/SEPLAN '''Nota de Dotação''' para compra de material permanente (há fluxo disponível no próprio pedido de AF). O número '''sequencial''' da Nota de Dotação deve ser informado no último despacho (no momento do encaminhamento “ao gestor de solicitações para emissão de empenho”).''}}

==CONSULTA DE ATAS VIGENTES E SALDO DE ITENS==
{{Info|Caso ainda não possua o nº do pregão ou do processo e do item que se pretende empenhar e tenha dificuldade em encontrar pela planilha indicada abaixo, sugerimos a [[SOLICITAÇÃO_DE_EMPENHO#Consulta da listagem geral de itens licitados por ano|'''consulta da listagem geral de itens licitados por ano''']].}}

=== Consulta de atas vigentes ===

A '''consulta das atas vigentes''' deve ser realizada através da planilha [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit#gid=1682132196 Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes].
[[Arquivo:Planilha Atas Vigentes - SRP - Materiais de Consumo e Permanente.png|centro|commoldura|Planilha Atas Vigentes - SRP - Materiais de Consumo e Permanentes]]
Na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, na coluna “Pregão”, é possível encontrar o Relatório de Homologação do respectivo pregão.
Este documento auxilia a encontrar os itens que estão disponíveis para aquisição e a verificar quais dos itens solicitados pelos setores no processo de origem acabaram cancelados (itens sem vencedor):
[[Arquivo:Relatório de Homologação.png|centro|miniaturadaimagem|677x677px|Exemplo de Relatório de Homologação]]

===Consulta da listagem geral de itens licitados por ano===
Não sendo possível encontrar o item desejado nos relatórios disponíveis na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, é possível realizar a busca no Sistema Solar, conforme orientações a seguir. Esta pesquisa retornará como resultado o saldo de itens em todas as Atas vigentes:

1. No Sistema Solar, selecione o módulo “Compras & Licitações”;

'''ATENÇÃO:''' É necessário possuir acesso ao módulo “Compras & Licitações” para consultar as informações abaixo. Se você não possui, peça acesso por meio da [http://setic.ufsc.br/permissoes/ SeTIC].

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 1.png|500px|center|thumb|Imagem: Módulo “Compras & Licitações”]]

2. Após, no menu “Consultas e Relatórios”, clique em “Saldo de R.P.”;

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 2.png|500px|center|thumb|Imagem: Opção “Saldo de R.P.”]]

3. Na tela de consulta de saldo, informe apenas o ano de vigência a ser pesquisado e clique em “Consultar”.

'''ATENÇÃO:''' O ideal é pesquisar o ano vigente e o anterior, uma vez que as atas possuem 12 meses de vigência e podem haver atas vigentes do ano antecessor ao atual.

Você pode gerar um relatório em PDF ou XLS, entretanto, a busca é mais facilitada por meio do documento em PDF.

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 3.png|700px|center|thumb|Imagem: Parâmetros de consulta]]

4. Após carregado o relatório, pressione no teclado do seu computador as teclas Ctrl + F e digite o item que você procura. No exemplo utilizamos o termo “tesoura”. Em seguida, clique em “Próximo”.

'''ATENÇÃO:''' Note que podem existir vários tipos de item para o mesmo termo, como por exemplo, tesoura de poda, cirúrgica, de escritório etc. Para tanto, cada vez que você clicar “Próximo” aparecerão mais itens, na medida em que estejam disponíveis dentre os itens vigentes daquele ano.

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 4.png|700px|center|thumb|Imagem: Consulta ao PDF]]
[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 5.png|700px|center|thumb|Consulta ao PDF]]

5. O último passo é verificar se o item está vigente (levando em consideração o prazo para pedidos de empenho) e se possui saldo. Para isso, basta verificar os dados que o próprio relatório já traz, incluindo o número do processo do pregão, '''o número do pregão (Nº Edital/Ofício)''' , o número da ata, o nome do fornecedor e o objeto do pregão.[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 6.png|700px|center|thumb|Verificação dos dados]]

{{topo}}

===Consulta a saldo de itens de pregões compartilhados, ou não, entre Unidades===

Tendo em mãos os dados do item que se pretende adquirir (Nº do Item e Pregão/Ano), a consulta do '''saldo do item''' deve ser realizada junto ao Sistema Solar. Não serão mais elaboradas as planilhas de controle de saldo, sendo, a partir de agora, todo o saldo dos pregões controlados diretamente pelo sistema.

1. No Sistema Solar deve-se selecionar, em MENU, o módulo Pedidos -> Consultas e Relatórios -> Saldo AF:

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:17.png|centro|miniaturadaimagem|525x525px]]
2. Na tela de “Saldo AF”, orienta-se que a busca seja feita, no mínimo, com o parâmetro “Nº edital/ofício”, onde deve ser inserido o número e ano do pregão. Outros parâmetros de pesquisa podem ser inseridos, caso sejam de conhecimento/interesse do usuário.
[[Arquivo:6.png|centro|miniaturadaimagem|1159x1159px|Parâmetros de pesquisa no menu "Saldo AF"]]

Sobre o resultado da pesquisa de “Saldo AF”, tem-se como informações relevantes para a consulta de saldo:

* Campo '''SETOR''': setor de origem que demandou o item no processo licitatório;
* Campo '''ITEM''': Nº do item no processo licitatório;
* Campo '''DESCRIÇÃO''': descrição resumida do item;
* Campo '''LICITADO''': quantidade '''total''' licitada para o respectivo item;
* Campo '''SALDO TOTAL''': quantidade do total licitado que ainda está disponível para aquisição;
* Campo '''QT. DEF. SETOR''': refere-se a quantas unidades do total licitado daquele item (campo LICITADO) foi deferida para o setor (conforme campo SETOR)
* Campo '''SALDO SETOR''': quantas unidades do total deferido para o setor ainda está disponível para aquisição.

No caso dos itens que aparecem mais de uma vez no relatório: esses itens são os chamados “'''itens compartilhados'''”.

Neste caso, no campo LICITADO e SALDO TOTAL, a quantidade será a mesma para todos os setores que demandaram aquele item. Assim, o que cada setor deve observar, com maior cautela, são os campos “QT. DEF. SETOR” e, em especial, o campo “SALDO SETOR”, para então identificar quantas unidades estão disponíveis para solicitar.

No caso de itens que não aparecem no relatório, existem duas possibilidades:

- Todo o quantitativo licitado para o item já foi adquirido.

OU

- O item foi cancelado no momento do Pregão Eletrônico (ver anexo na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes):
[[Arquivo:Acesso relatório.png|centro|commoldura|Acesso ao Relatório de Homologação através da planilha de atas vigentes]]
[[Arquivo:Item cancelado.png|centro|commoldura|Relatório de Homologação - Item cancelado]]

==AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF) ==

* Em caso de encaminhamento de AFs de Pregões a vencer, o prazo para envio do pedido de empenho pela Unidade é de 15 (quinze) dias úteis antes da expiração da vigência da ata (validade da ata). Ainda assim, não é garantido o atendimento, considerando que há vários fatores alheios ao DCOM que podem dificultar ou até mesmo inviabilizar a emissão do empenho. Nesses casos e nos demais cujo término da vigência encontra-se próximo, é imprescindível encaminhar e-mail à caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação. 

Antes de iniciar a emissão de um pedido de Autorização de Fornecimento, necessário atentar-se para as situações apresentadas a seguir (as orientações completas de fluxo encontram-se na seção “Emissão de Pedido de AF”).

'''"CARONA INTERNA"'''

- Sendo o caso de carona interna (setor requerente não possui saldo e utilizará de outro setor):

* nos primeiros campos da AF será necessário informar o setor de origem do saldo. Assim que emitida a AF, esta será encaminhada para o setor informado, que deverá autorizar (ou não) o uso do saldo;
* ainda, sendo aplicável, necessário inserir '''e-mail de concordância do fornecedor''' para entrega em localidade distinta da prevista no Termo de Referência.

'''ITEM PERMANENTE'''

- Sendo o caso de pedido de item(ns) permanente(s):

* necessário inserir o '''[https://docs.google.com/document/d/1DdIf1Bn0wqMvDrrooRmL7m_GlzsafOc9I5oRUx5up9c/edit?usp=sharing Formulário de Tombamento];'''
* necessário tramitar a AF para a DGO/SEPLAN, para alocação dos recursos em Nota de Dotação (ND). Há, no fluxo da AF, a tarefa "Encaminhar ao DGO para realizar dotação orçamentária".

'''ITEM COM CONTRATO'''

- Caso o pedido seja de um item que exige contrato:

* necessário anexar '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Formulário de Indicação de Fiscais de Contratos Terceirizados]''': dúvidas sobre o preenchimento deste formulário devem ser tratadas diretamente com o '''Departamento de Projetos, Contratos e Convênios''' (DPC/PROAD).
{{info|O contrato é exigido quando há obrigações futuras por parte do fornecedor:

1. Prazo de Entrega superior a 30 dias corridos

2. Garantia estendida, superior a 12 meses

Para conferir se há contrato: consultar o '''processo licitatório''' no SOLAR, acessar a '''Pasta Digital''' e buscar peça intitulada '''Minuta de Contrato''', verificando quais itens estão indicados neste documento. }}

'''PREGÕES DE TIC DO MINISTÉRIO DA ECONOMIA'''

- Caso seja um pedido de item de pregão de TIC do ME, necessário anexar:

* OFB: Ver modelo neste [https://docs.google.com/document/d/1AmkRgvhKvEGLt5qCOql5_Ddld0ZuuqFBDpRfQNIXN8A/edit?usp=sharing link].
* Autorização da SETIC para empenho
* '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Formulário de Indicação de Fiscais de Contratos Terceirizados]'''
{{alertafundobranco|'''ATENÇÃO!'''

- Em cada AF, deve constar apenas um único Pregão;

- O valor mínimo '''por item''' deve ser respeitado de acordo com o respectivo '''Termo de Referência''', com exceção daqueles os quais o valor total registrado ou o saldo remanescente seja abaixo deste. Neste caso, deverá ser solicitada a quantidade total disponível do item;

- Em casos de pedidos encaminhados próximos ao vencimento da ata, é necessário encaminhar e-mail para caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação, sendo imprescindível o cumprimento do prazo geral de atendimento supracitado.}}

=== Fluxo para emitir pedido de AF ===
O fluxo a seguir demonstra, de forma concisa, o caminho a ser realizado para a emissão de pedido de Autorização de Fornecimento
[[Arquivo:11.png|centro|miniaturadaimagem|1252x1252px]]Todas as instruções das principais etapas do fluxo constam nas seções a seguir.{{topo}}

===Passo a passo para emissão de pedido de AF===
Para emitir o pedido de '''Autorização de Fornecimento (AF)''', necessário seguir os seguintes passos:

1. Acessar o Sistema Solar, em MENU -> módulo Pedidos -> Materiais -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> '''Novo'''

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:12.png|centro|miniaturadaimagem|1035x1035px]]
2. Na próxima tela, será realizado o preenchimento da etapa '''1 - Dados''' do pedido. Os principais dados dessa etapa são:

* '''Setor origem:''' Este campo refere-se ao setor de origem do item (ou itens) que será pedido. Aparecerá automaticamente preenchido pelo sistema com o setor de lotação do servidor que está realizando o pedido, porém, caso o pedido seja um caso de CARONA INTERNA, o campo deve ser alterado para o setor que possui saldo do item;
{| class="wikitable"
|+
|Os usuários que não tiverem outros setores disponíveis em Setor origem, devem solicitar acesso em <nowiki>https://suporte.egestao.ufsc.br/autosservico/solicitar.xhtml</nowiki>
Observação:

Informar o CPF e vínculo

Selecionar a opção INCLUIR SETOR-ORIGEM PARA PEDIDO DE AF e informar o setor que se deseja ter acesso.
|}
* '''Interessado''': Requerente ou ordenador de despesas;
* '''Categoria''': 7 - Licitação (Somente para material);
* '''Objeto''': Informar centro requisitante e número/ano do Pregão;
* '''Justificativa''' (Exemplos: Material para uso nas aulas de xxx; Material de expediente para uso na coordenadoria de apoio administrativo).
[[Arquivo:1 - dado.png|centro|miniaturadaimagem|883x883px|Preenchimento da Etapa 1 - Dados]]
Preenchidas esses campos, deve-se clicar em Salvar -> Próxima etapa.

3. Na '''Etapa 2 - Lotes/itens''': Botão Adicionar para inclusão de Itens:
[[Arquivo:Adicionar.png|centro|miniaturadaimagem|827x827px|Etapa 2 - Lotes/Itens]]

4. Na tela para adicionar itens, somente aparecerão os itens que tem como requerente o setor informado no campo "Setor Origem" da etapa 1.

Para realizar a pesquisa do pregão/item, deve-se preencher os campos: Edital (PE000 + nº PE + Ano do PE) e Nº do Item, se preferir.

'''ATENÇÃO''': Utilizar somente um pregão por AF.

Assim que os resultados aparecerem, basta selecionar o item (ou itens) desejado, e clicar em Selecionar.
[[Arquivo:Pesquisa PE.png|centro|commoldura|Consulta de itens]]
5. Ainda na Etapa 2 - Lotes/itens, deve-se inserir o quantitativo dos itens. Após, Salvar -> Próxima Etapa
[[Arquivo:Quantidade.png|centro|miniaturadaimagem|998x998px|Preenchimento do campo "Quantidade pedida"]]

6. '''Etapa 3 – Entrega''': Locais de entrega – Preencher imóvel e setor -> aplicar para todos

'''ATENÇÃO:''' Inserir um '''ÚNICO LOCAL DE ENTREGA COM O QUANTITATIVO TOTAL DE CADA ITEM.''' Tal ação é fundamental para evitar erros e inconsistências de importações do dados no sistema, que podem trazer prejuízos à aquisição.
[[Arquivo:1.png|centro|miniaturadaimagem|908x908px]]
[[Arquivo:2.png|centro|miniaturadaimagem|747x747px]]
[[Arquivo:3.png|centro|miniaturadaimagem|894x894px]]
7. '''Etapa 4 – Concluir''': Enviar e anotar o número do protocolo – esse número corresponde ao número da solicitação da AF.[[Arquivo:Envio.png|centro|miniaturadaimagem|820x820px]]
[[Arquivo:SD.png|centro|miniaturadaimagem|824x824px|borda]]
8. Após emitido o pedido, deve-se atentar ao seguinte:

* Se o pedido emitido é um caso de CARONA INTERNA, ao clicar em enviar, a AF será encaminhada para o setor de origem do item (ou itens), conforme informado no campo Setor origem, na Etapa 1 - Dados. Nesse caso, o setor que está emitindo a AF precisa aguardar o Setor origem autorizar, ou não, o uso do saldo, independentemente de se encontrar ou não na iminência do vencimento do Pregão.
** ''Se o pedido for negado ou forem solicitados ajustes, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Revisar AF. Nesta situação, deve-se seguir as orientações disponíveis em [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#Setor%20requerente%20-%20Revisar%20pedido%20de%20carona%20devolvido%20para%20ajuste|Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste]].''
** ''Quando o pedido for autorizado, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Emitir AF.''

* Se o pedido não é um caso de carona interna, ou seja, o item (ou itens) inserido no pedido é do próprio setor que está emitindo a AF, o pedido irá aparecer em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF. Caso essa opção não apareça no perfil de quem está emitindo a AF, significa que essa pessoa não possui permissão para autorizar. Logo, o pedido aparecerá na fila de servidores com essa permissão (provavelmente a chefia superior).
9. Estando o pedido no menu Emitir AF, deve-se clicar no pedido de realizar o seu recebimento.
[[Arquivo:Emitir.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px]]
10. Na pasta digital, deve-se anexar a [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF)|documentação necessária]], conforme casos específicos (carona interna, material permanente ou item com contrato).

Se não houver documento para ser anexado, pode-se passar diretamente para a próxima etapa.
[[Arquivo:Inserir .png|centro|miniaturadaimagem|504x504px]]

11. Acessar aba Emissão de AF -> Itens: botão Gerar -> preencher Data -> Salvar -> Voltar (Repetir este passo para todos os fornecedores):
[[Arquivo:Gerar .png|centro|miniaturadaimagem|829x829px|Acessar Itens]]
[[Arquivo:Emite af.png|centro|miniaturadaimagem|830x830px|Gerar, inserir data, salvar e voltar]]

{{ok|A Coluna AF deve estar validada para prosseguir com o encaminhamento|}}
[[Arquivo:AF valida.png|centro|miniaturadaimagem|862x862px|Coluna AF validadada para ambos fornecedores]]

12. Nos casos de pedidos de material permanente ou determinados pedidos de material de consumo nos quais não será possível utilizar o duodécimo da Unidade, é necessário enviar o pedido pela tarefa do fluxo '''"Encaminhar ao DGO para realizar dotação orçamentária"'''. No despacho, deve-se inserir as informações orçamentárias cabíveis ao pedido.

Após, o pedido retornará à fila "Emitir AF" e o requerente deve seguir conforme os próximos passos.

{{alertapequeno|Caso seja pedido de material de '''consumo''' que utilizará como recurso o '''duodécimo''' da Unidade, desconsiderar esta etapa.}}
[[Arquivo:DGO.png|centro|miniaturadaimagem|863x863px]]

13. Com o pedido na fila Emitir AF, deve-se, na aba '''Encaminhar'', '''''selecionar a ação '''''"Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho". '''''O '''despacho''' deverá conter as seguintes informações:

* ''Centro de Custo''
* ''Dados do recurso''
** ''Para material de consumo, informar os seguintes dados orçamentários: '''UGR, PTRES, Fonte e Atividade''';''
** ''Para material permanente ou casos específicos: nº sequencial da nota de dotação;''
* ''Local de Entrega, informando o CEP''
* ''Responsável pelo Recebimento, Telefone Completo (48 3721-RAMAL), e E-mail''
* ''Se a entrega será '''parcelada ou total'''''
* '''''Finalidade do(s) item(ns)''' (de forma simplificada, para definição da natureza de despesa contábil do empenho, como por exemplo: para utilização em aula, para utilização em laboratório, material de expediente, entre outras)''

14. Após o preenchimento do despacho, acionar o botão Encaminhar.
[[Arquivo:Enviar CAEX.png|centro|miniaturadaimagem|896x896px]]

{{ok|Dessa forma, o pedido chegará à CAEX pela tarefa "Solicitar emissão de empenho" e será analisado pela equipe. Após a emissão do empenho, enviaremos à Unidade pela tarefa "Compra realizada", informando o número da Solicitação de Nota de Empenho (SNE).
*Fluxo para o caso de necessidade de ajustes encontra-se em desenvolvimento.}}

=== Processo de empenho ===
Com a SNE emitida, a CAEX será responsável por criar o processo de empenho inserindo a SNE e os demais documentos cabíveis.

* Com relação as certidões que são encaminhadas em anexo ao processo de empenho, devem ser observadas os vencimentos de: Receita Federal e PGFN, FGTS, Trabalhista e Estadual.

Tal processo será encaminhado ao setor requerente da respectiva SNE para que o '''ordenador de despesas da UGR''' informada no despacho da AF e usada no empenho realize a '''assinatura da SNE'''.

Com a SNE assinada, o setor requerente deve realizar o envio do processo de empenho ao setor SE/DCF, conforme orientações:
[[Arquivo:Envio DCF.png|centro|miniaturadaimagem|1155x1155px]]
{|
|Se o '''Pregão não estiver prestes a vencer E se nenhuma certidão estiver prestes vencer'''

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: “Para registro de empenho.”

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se o '''Pregão estiver prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: PE vence em X/X/XXXX (preencher com a data do início do título da SNE). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se houver '''certidão prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Certidão vence em X/X/XXXX (preencher com a data que está no título da SNE ao lado de “certidão vence”). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se constar '''CAPES-URGENTE ou URGENTE-CAPES''' no título da SNE ou o local que constar no título for PROPG.UFSC
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Limite para registro do empenho (recursos CAPES) é 21/11/2021. Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|}

O SE/DCF, após análise, fará o encaminhamento do processo de volta ao setor requerente.

* Se a SNE foi registrada pelo DCF, o setor requerente deve fazer o envio do processo à CAEX (fila DIG/CAEX) para notificação do fornecedor;
* Se o DCF identificou algum problema (por exemplo certidão vencida), cabe ao requerente realizar os ajustes e retornar o processo ao DCF para registro.
{{Info|O processo deve retornar à CAEX, na fila DIG/CAEX, ainda durante a vigência do pregão, para notificação ao fornecedor.}}

== CARONA INTERNA ==

=== Setor origem - Analisar pedido de carona interna (autorizar/reprovar/solicitar ajustes) ===
1. Quando um setor emitir uma AF de item (ou itens) que pertecem ao seu setor, o pedido aparecerá na guia "Fila de trabalho" -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF.
[[Arquivo:Autorizar.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px|Autorização de uso de saldo]]
2. Ao clicar sobre o pedido, deve-se realizar o recebimento da AF e prosseguir para a análise.

3. Na guia Pasta Digital podem ser visualizadas as informações do pedido, para que então se possa decidir sobre a possibilidade de autorizar o uso do saldo:
[[Arquivo:Pasta digital.png|centro|miniaturadaimagem|774x774px|Informações do pedido - Pasta digital ]]
4. Feita a análise e tomada a decisão sobre a autorização, deve-se clicar na guia Encaminhar, e selecionar o fluxo conforme decisão:
[[Arquivo:Guia encaminhar.png|centro|miniaturadaimagem|775x775px|Encaminhamento do pedido de autorização]]

=== Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste ===
Se o setor origem do item devolver o pedido com o fluxo "Reprovar ou solicitar ajustes", ele aparecerá na tela Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de autorização de fornecimento -> Revisar AF:
[[Arquivo:13.png|centro|miniaturadaimagem|842x842px]]
Acessando o pedido, deve-se ir na guia Pasta Digital e conferir o despacho emitido pelo setor origem.

Se o pedido foi devolvido pelo setor origem com negativa de uso do saldo, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Cancelar pedido AF'''.

Se o setor origem solicitou algum ajuste no item (exclusão de item, redução de quantidade, ou outras situações) deve-se acessar a guia Ajuste Pedido e ajustar os dados conforme necessário (em Dados, Item ou Entrega):

[[Arquivo:14.png|centro|miniaturadaimagem|833x833px]]

Atentar para que a coluna Situação esteja validada. Sem isso, o sistema não permitirá encaminhar a AF novamente.

Realizados os ajustes, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Solicitar Autorização Novamente'''.
[[Arquivo:16.png|centro|miniaturadaimagem|985x985px]]
Ao encaminhar, o pedido retorna para o setor origem do item para nova análise.

Se aprovado, vai para a fila Emitir AF. Caso apresente novamente problemas, irá novamente para a fila Revisar AF.
{{topo}}

{{topo}}

==RESTOS A PAGAR E ACOMPANHAMENTO CONTÍNUO DAS SOLICITAÇÕES DE EMPENHO==

'''Regras''': http://dcom.proad.ufsc.br/restos-a-pagar/

'''Ofício Circular''': [https://arquivos.ufsc.br/f/6205af2a8e7044bc87fc/?dl=1 OFÍCIO CIRCULAR 12/2023/DCOM/PROAD]

'''Anexo do Ofício Circular com o passo a passo''': [https://docs.google.com/presentation/d/11anLdlQylRWNXY5LEF0SugEC9Jcx_VzqWRVlHwxxRKQ/edit#slide=id.p ANEXO – ORIENTAÇÕES RPNP]

'''(em construção) '''

{{topo}}

Autorização de Fornecimento

2024-02-16T16:02:48Z

Guilherme.batista: /* Fluxo para emitir pedido de AF */

==ORIENTAÇÕES INICIAIS==

Após da assinatura das Atas de Registro de Preços (ARP) e da inserção de seus dados no SIAFI, a vigência do Pregão SRP e outras informações poderão ser consultadas, conforme instruções da seção [[SOLICITAÇÃO_DE_EMPENHO#CONSULTA_DE_ATAS_VIGENTES_E_SALDO_DE_ITENS|Consulta de Atas Vigentes e Saldo de Itens]].

Quando um Pregão constar na planilha [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit#gid=1682132196&fvid=1938859887 'Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes'] o '''empenho dos itens poderá ser solicitado''' pelas unidades requerentes.

O fluxo a seguir busca orientar o servidor quando da necessidade de solicitar um item, considerando as questões de vigência da ata e saldo de itens:

[[Arquivo:Fluxo inicial - Manual AF.jpg|centro|miniaturadaimagem|1223x1223px|Orientações iniciais - Fluxo]]
{{info|:* '''Verificar disponibilidade orçamentária''':

'''Os recursos não devem mais ser alocados na UGR do DCOM. Devem estar disponíveis na UGR do setor requerente'''.

''Material de consumo: Acompanhamento contínuo do '''duodécimo''' por parte da Unidade através do MATL (Aba Centro de Custo -> Consulta Saldo de Cotas -> Cota: Divisão de Material -> Preencher Centro de Custo -> Consultar -> Ver coluna “Saldo) ou consulta direta à SO/SEPLAN.''

''Material permanente: Solicitar à SO/SEPLAN '''Nota de Dotação''' para compra de material permanente (há fluxo disponível no próprio pedido de AF). O número '''sequencial''' da Nota de Dotação deve ser informado no último despacho (no momento do encaminhamento “ao gestor de solicitações para emissão de empenho”).''}}

==CONSULTA DE ATAS VIGENTES E SALDO DE ITENS==
{{Info|Caso ainda não possua o nº do pregão ou do processo e do item que se pretende empenhar e tenha dificuldade em encontrar pela planilha indicada abaixo, sugerimos a [[SOLICITAÇÃO_DE_EMPENHO#Consulta da listagem geral de itens licitados por ano|'''consulta da listagem geral de itens licitados por ano''']].}}

=== Consulta de atas vigentes ===

A '''consulta das atas vigentes''' deve ser realizada através da planilha [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit#gid=1682132196 Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes].
[[Arquivo:Planilha Atas Vigentes - SRP - Materiais de Consumo e Permanente.png|centro|commoldura|Planilha Atas Vigentes - SRP - Materiais de Consumo e Permanentes]]
Na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, na coluna “Pregão”, é possível encontrar o Relatório de Homologação do respectivo pregão.
Este documento auxilia a encontrar os itens que estão disponíveis para aquisição e a verificar quais dos itens solicitados pelos setores no processo de origem acabaram cancelados (itens sem vencedor):
[[Arquivo:Relatório de Homologação.png|centro|miniaturadaimagem|677x677px|Exemplo de Relatório de Homologação]]

===Consulta da listagem geral de itens licitados por ano===
Não sendo possível encontrar o item desejado nos relatórios disponíveis na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, é possível realizar a busca no Sistema Solar, conforme orientações a seguir. Esta pesquisa retornará como resultado o saldo de itens em todas as Atas vigentes:

1. No Sistema Solar, selecione o módulo “Compras & Licitações”;

'''ATENÇÃO:''' É necessário possuir acesso ao módulo “Compras & Licitações” para consultar as informações abaixo. Se você não possui, peça acesso por meio da [http://setic.ufsc.br/permissoes/ SeTIC].

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 1.png|500px|center|thumb|Imagem: Módulo “Compras & Licitações”]]

2. Após, no menu “Consultas e Relatórios”, clique em “Saldo de R.P.”;

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 2.png|500px|center|thumb|Imagem: Opção “Saldo de R.P.”]]

3. Na tela de consulta de saldo, informe apenas o ano de vigência a ser pesquisado e clique em “Consultar”.

'''ATENÇÃO:''' O ideal é pesquisar o ano vigente e o anterior, uma vez que as atas possuem 12 meses de vigência e podem haver atas vigentes do ano antecessor ao atual.

Você pode gerar um relatório em PDF ou XLS, entretanto, a busca é mais facilitada por meio do documento em PDF.

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 3.png|700px|center|thumb|Imagem: Parâmetros de consulta]]

4. Após carregado o relatório, pressione no teclado do seu computador as teclas Ctrl + F e digite o item que você procura. No exemplo utilizamos o termo “tesoura”. Em seguida, clique em “Próximo”.

'''ATENÇÃO:''' Note que podem existir vários tipos de item para o mesmo termo, como por exemplo, tesoura de poda, cirúrgica, de escritório etc. Para tanto, cada vez que você clicar “Próximo” aparecerão mais itens, na medida em que estejam disponíveis dentre os itens vigentes daquele ano.

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 4.png|700px|center|thumb|Imagem: Consulta ao PDF]]
[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 5.png|700px|center|thumb|Consulta ao PDF]]

5. O último passo é verificar se o item está vigente (levando em consideração o prazo para pedidos de empenho) e se possui saldo. Para isso, basta verificar os dados que o próprio relatório já traz, incluindo o número do processo do pregão, '''o número do pregão (Nº Edital/Ofício)''' , o número da ata, o nome do fornecedor e o objeto do pregão.[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 6.png|700px|center|thumb|Verificação dos dados]]

{{topo}}

===Consulta a saldo de itens de pregões compartilhados, ou não, entre Unidades===

Tendo em mãos os dados do item que se pretende adquirir (Nº do Item e Pregão/Ano), a consulta do '''saldo do item''' deve ser realizada junto ao Sistema Solar. Não serão mais elaboradas as planilhas de controle de saldo, sendo, a partir de agora, todo o saldo dos pregões controlados diretamente pelo sistema.

1. No Sistema Solar deve-se selecionar, em MENU, o módulo Pedidos -> Consultas e Relatórios -> Saldo AF:

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:17.png|centro|miniaturadaimagem|525x525px]]
2. Na tela de “Saldo AF”, orienta-se que a busca seja feita, no mínimo, com o parâmetro “Nº edital/ofício”, onde deve ser inserido o número e ano do pregão. Outros parâmetros de pesquisa podem ser inseridos, caso sejam de conhecimento/interesse do usuário.
[[Arquivo:6.png|centro|miniaturadaimagem|1159x1159px|Parâmetros de pesquisa no menu "Saldo AF"]]

Sobre o resultado da pesquisa de “Saldo AF”, tem-se como informações relevantes para a consulta de saldo:

* Campo '''SETOR''': setor de origem que demandou o item no processo licitatório;
* Campo '''ITEM''': Nº do item no processo licitatório;
* Campo '''DESCRIÇÃO''': descrição resumida do item;
* Campo '''LICITADO''': quantidade '''total''' licitada para o respectivo item;
* Campo '''SALDO TOTAL''': quantidade do total licitado que ainda está disponível para aquisição;
* Campo '''QT. DEF. SETOR''': refere-se a quantas unidades do total licitado daquele item (campo LICITADO) foi deferida para o setor (conforme campo SETOR)
* Campo '''SALDO SETOR''': quantas unidades do total deferido para o setor ainda está disponível para aquisição.

No caso dos itens que aparecem mais de uma vez no relatório: esses itens são os chamados “'''itens compartilhados'''”.

Neste caso, no campo LICITADO e SALDO TOTAL, a quantidade será a mesma para todos os setores que demandaram aquele item. Assim, o que cada setor deve observar, com maior cautela, são os campos “QT. DEF. SETOR” e, em especial, o campo “SALDO SETOR”, para então identificar quantas unidades estão disponíveis para solicitar.

No caso de itens que não aparecem no relatório, existem duas possibilidades:

- Todo o quantitativo licitado para o item já foi adquirido.

OU

- O item foi cancelado no momento do Pregão Eletrônico (ver anexo na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes):
[[Arquivo:Acesso relatório.png|centro|commoldura|Acesso ao Relatório de Homologação através da planilha de atas vigentes]]
[[Arquivo:Item cancelado.png|centro|commoldura|Relatório de Homologação - Item cancelado]]

==AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF) ==

Antes de iniciar a emissão de um pedido de Autorização de Fornecimento, necessário atentar-se para as situações apresentadas a seguir (as orientações completas de fluxo encontram-se na seção “Emissão de Pedido de AF”).

'''"CARONA INTERNA"'''

- Sendo o caso de carona interna (setor requerente não possui saldo e utilizará de outro setor):

* nos primeiros campos da AF será necessário informar o setor de origem do saldo. Assim que emitida a AF, esta será encaminhada para o setor informado, que deverá autorizar (ou não) o uso do saldo;
* ainda, sendo aplicável, necessário inserir '''e-mail de concordância do fornecedor''' para entrega em localidade distinta da prevista no Termo de Referência.

'''ITEM PERMANENTE'''

- Sendo o caso de pedido de item(ns) permanente(s):

* necessário inserir o '''[https://docs.google.com/document/d/1DdIf1Bn0wqMvDrrooRmL7m_GlzsafOc9I5oRUx5up9c/edit?usp=sharing Formulário de Tombamento];'''
* necessário tramitar a AF para a DGO/SEPLAN, para alocação dos recursos em Nota de Dotação (ND). Há, no fluxo da AF, a tarefa "Encaminhar ao DGO para realizar dotação orçamentária".

'''ITEM COM CONTRATO'''

- Caso o pedido seja de um item que exige contrato:

* necessário anexar '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Formulário de Indicação de Fiscais de Contratos Terceirizados]''': dúvidas sobre o preenchimento deste formulário devem ser tratadas diretamente com o '''Departamento de Projetos, Contratos e Convênios''' (DPC/PROAD).
{{info|O contrato é exigido quando há obrigações futuras por parte do fornecedor:

1. Prazo de Entrega superior a 30 dias corridos

2. Garantia estendida, superior a 12 meses

Para conferir se há contrato: consultar o '''processo licitatório''' no SOLAR, acessar a '''Pasta Digital''' e buscar peça intitulada '''Minuta de Contrato''', verificando quais itens estão indicados neste documento. }}

'''PREGÕES DE TIC DO MINISTÉRIO DA ECONOMIA'''

- Caso seja um pedido de item de pregão de TIC do ME, necessário anexar:

* OFB: Ver modelo neste [https://docs.google.com/document/d/1AmkRgvhKvEGLt5qCOql5_Ddld0ZuuqFBDpRfQNIXN8A/edit?usp=sharing link].
* Autorização da SETIC para empenho
* '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Formulário de Indicação de Fiscais de Contratos Terceirizados]'''
{{alertafundobranco|'''ATENÇÃO!'''

- Em cada AF, deve constar apenas um único Pregão;

- O valor mínimo '''por item''' deve ser respeitado de acordo com o respectivo '''Termo de Referência''', com exceção daqueles os quais o valor total registrado ou o saldo remanescente seja abaixo deste. Neste caso, deverá ser solicitada a quantidade total disponível do item;

- Em casos de pedidos encaminhados próximos ao vencimento da ata, é necessário encaminhar e-mail para caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação, sendo imprescindível o cumprimento do prazo geral de atendimento supracitado.}}

=== Fluxo para emitir pedido de AF ===
O fluxo a seguir demonstra, de forma concisa, o caminho a ser realizado para a emissão de pedido de Autorização de Fornecimento
[[Arquivo:11.png|centro|miniaturadaimagem|1252x1252px]]Todas as instruções das principais etapas do fluxo constam nas seções a seguir.{{topo}}

===Passo a passo para emissão de pedido de AF===
Para emitir o pedido de '''Autorização de Fornecimento (AF)''', necessário seguir os seguintes passos:

1. Acessar o Sistema Solar, em MENU -> módulo Pedidos -> Materiais -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> '''Novo'''

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:12.png|centro|miniaturadaimagem|1035x1035px]]
2. Na próxima tela, será realizado o preenchimento da etapa '''1 - Dados''' do pedido. Os principais dados dessa etapa são:

* '''Setor origem:''' Este campo refere-se ao setor de origem do item (ou itens) que será pedido. Aparecerá automaticamente preenchido pelo sistema com o setor de lotação do servidor que está realizando o pedido, porém, caso o pedido seja um caso de CARONA INTERNA, o campo deve ser alterado para o setor que possui saldo do item;
{| class="wikitable"
|+
|Os usuários que não tiverem outros setores disponíveis em Setor origem, devem solicitar acesso em <nowiki>https://suporte.egestao.ufsc.br/autosservico/solicitar.xhtml</nowiki>
Observação:

Informar o CPF e vínculo

Selecionar a opção INCLUIR SETOR-ORIGEM PARA PEDIDO DE AF e informar o setor que se deseja ter acesso.
|}
* '''Interessado''': Requerente ou ordenador de despesas;
* '''Categoria''': 7 - Licitação (Somente para material);
* '''Objeto''': Informar centro requisitante e número/ano do Pregão;
* '''Justificativa''' (Exemplos: Material para uso nas aulas de xxx; Material de expediente para uso na coordenadoria de apoio administrativo).
[[Arquivo:1 - dado.png|centro|miniaturadaimagem|883x883px|Preenchimento da Etapa 1 - Dados]]
Preenchidas esses campos, deve-se clicar em Salvar -> Próxima etapa.

3. Na '''Etapa 2 - Lotes/itens''': Botão Adicionar para inclusão de Itens:
[[Arquivo:Adicionar.png|centro|miniaturadaimagem|827x827px|Etapa 2 - Lotes/Itens]]

4. Na tela para adicionar itens, somente aparecerão os itens que tem como requerente o setor informado no campo "Setor Origem" da etapa 1.

Para realizar a pesquisa do pregão/item, deve-se preencher os campos: Edital (PE000 + nº PE + Ano do PE) e Nº do Item, se preferir.

'''ATENÇÃO''': Utilizar somente um pregão por AF.

Assim que os resultados aparecerem, basta selecionar o item (ou itens) desejado, e clicar em Selecionar.
[[Arquivo:Pesquisa PE.png|centro|commoldura|Consulta de itens]]
5. Ainda na Etapa 2 - Lotes/itens, deve-se inserir o quantitativo dos itens. Após, Salvar -> Próxima Etapa
[[Arquivo:Quantidade.png|centro|miniaturadaimagem|998x998px|Preenchimento do campo "Quantidade pedida"]]

6. '''Etapa 3 – Entrega''': Locais de entrega – Preencher imóvel e setor -> aplicar para todos

'''ATENÇÃO:''' Inserir um '''ÚNICO LOCAL DE ENTREGA COM O QUANTITATIVO TOTAL DE CADA ITEM.''' Tal ação é fundamental para evitar erros e inconsistências de importações do dados no sistema, que podem trazer prejuízos à aquisição.
[[Arquivo:1.png|centro|miniaturadaimagem|908x908px]]
[[Arquivo:2.png|centro|miniaturadaimagem|747x747px]]
[[Arquivo:3.png|centro|miniaturadaimagem|894x894px]]
7. '''Etapa 4 – Concluir''': Enviar e anotar o número do protocolo – esse número corresponde ao número da solicitação da AF.[[Arquivo:Envio.png|centro|miniaturadaimagem|820x820px]]
[[Arquivo:SD.png|centro|miniaturadaimagem|824x824px|borda]]
8. Após emitido o pedido, deve-se atentar ao seguinte:

* Se o pedido emitido é um caso de CARONA INTERNA, ao clicar em enviar, a AF será encaminhada para o setor de origem do item (ou itens), conforme informado no campo Setor origem, na Etapa 1 - Dados. Nesse caso, o setor que está emitindo a AF precisa aguardar o Setor origem autorizar, ou não, o uso do saldo, independentemente de se encontrar ou não na iminência do vencimento do Pregão.
** ''Se o pedido for negado ou forem solicitados ajustes, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Revisar AF. Nesta situação, deve-se seguir as orientações disponíveis em [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#Setor%20requerente%20-%20Revisar%20pedido%20de%20carona%20devolvido%20para%20ajuste|Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste]].''
** ''Quando o pedido for autorizado, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Emitir AF.''

* Se o pedido não é um caso de carona interna, ou seja, o item (ou itens) inserido no pedido é do próprio setor que está emitindo a AF, o pedido irá aparecer em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF. Caso essa opção não apareça no perfil de quem está emitindo a AF, significa que essa pessoa não possui permissão para autorizar. Logo, o pedido aparecerá na fila de servidores com essa permissão (provavelmente a chefia superior).
9. Estando o pedido no menu Emitir AF, deve-se clicar no pedido de realizar o seu recebimento.
[[Arquivo:Emitir.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px]]
10. Na pasta digital, deve-se anexar a [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF)|documentação necessária]], conforme casos específicos (carona interna, material permanente ou item com contrato).

Se não houver documento para ser anexado, pode-se passar diretamente para a próxima etapa.
[[Arquivo:Inserir .png|centro|miniaturadaimagem|504x504px]]

11. Acessar aba Emissão de AF -> Itens: botão Gerar -> preencher Data -> Salvar -> Voltar (Repetir este passo para todos os fornecedores):
[[Arquivo:Gerar .png|centro|miniaturadaimagem|829x829px|Acessar Itens]]
[[Arquivo:Emite af.png|centro|miniaturadaimagem|830x830px|Gerar, inserir data, salvar e voltar]]

{{ok|A Coluna AF deve estar validada para prosseguir com o encaminhamento|}}
[[Arquivo:AF valida.png|centro|miniaturadaimagem|862x862px|Coluna AF validadada para ambos fornecedores]]

12. Nos casos de pedidos de material permanente ou determinados pedidos de material de consumo nos quais não será possível utilizar o duodécimo da Unidade, é necessário enviar o pedido pela tarefa do fluxo '''"Encaminhar ao DGO para realizar dotação orçamentária"'''. No despacho, deve-se inserir as informações orçamentárias cabíveis ao pedido.

Após, o pedido retornará à fila "Emitir AF" e o requerente deve seguir conforme os próximos passos.

{{alertapequeno|Caso seja pedido de material de '''consumo''' que utilizará como recurso o '''duodécimo''' da Unidade, desconsiderar esta etapa.}}
[[Arquivo:DGO.png|centro|miniaturadaimagem|863x863px]]

13. Com o pedido na fila Emitir AF, deve-se, na aba '''Encaminhar'', '''''selecionar a ação '''''"Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho". '''''O '''despacho''' deverá conter as seguintes informações:

* ''Centro de Custo''
* ''Dados do recurso''
** ''Para material de consumo, informar os seguintes dados orçamentários: '''UGR, PTRES, Fonte e Atividade''';''
** ''Para material permanente ou casos específicos: nº sequencial da nota de dotação;''
* ''Local de Entrega, informando o CEP''
* ''Responsável pelo Recebimento, Telefone Completo (48 3721-RAMAL), e E-mail''
* ''Se a entrega será '''parcelada ou total'''''
* '''''Finalidade do(s) item(ns)''' (de forma simplificada, para definição da natureza de despesa contábil do empenho, como por exemplo: para utilização em aula, para utilização em laboratório, material de expediente, entre outras)''

14. Após o preenchimento do despacho, acionar o botão Encaminhar.
[[Arquivo:Enviar CAEX.png|centro|miniaturadaimagem|896x896px]]

{{ok|Dessa forma, o pedido chegará à CAEX pela tarefa "Solicitar emissão de empenho" e será analisado pela equipe. Após a emissão do empenho, enviaremos à Unidade pela tarefa "Compra realizada", informando o número da Solicitação de Nota de Empenho (SNE).
*Fluxo para o caso de necessidade de ajustes encontra-se em desenvolvimento.}}

=== Processo de empenho ===
Com a SNE emitida, a CAEX será responsável por criar o processo de empenho inserindo a SNE e os demais documentos cabíveis.

* Com relação as certidões que são encaminhadas em anexo ao processo de empenho, devem ser observadas os vencimentos de: Receita Federal e PGFN, FGTS, Trabalhista e Estadual.

Tal processo será encaminhado ao setor requerente da respectiva SNE para que o '''ordenador de despesas da UGR''' informada no despacho da AF e usada no empenho realize a '''assinatura da SNE'''.

Com a SNE assinada, o setor requerente deve realizar o envio do processo de empenho ao setor SE/DCF, conforme orientações:
[[Arquivo:Envio DCF.png|centro|miniaturadaimagem|1155x1155px]]
{|
|Se o '''Pregão não estiver prestes a vencer E se nenhuma certidão estiver prestes vencer'''

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: “Para registro de empenho.”

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se o '''Pregão estiver prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: PE vence em X/X/XXXX (preencher com a data do início do título da SNE). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se houver '''certidão prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Certidão vence em X/X/XXXX (preencher com a data que está no título da SNE ao lado de “certidão vence”). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se constar '''CAPES-URGENTE ou URGENTE-CAPES''' no título da SNE ou o local que constar no título for PROPG.UFSC
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Limite para registro do empenho (recursos CAPES) é 21/11/2021. Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|}

O SE/DCF, após análise, fará o encaminhamento do processo de volta ao setor requerente.

* Se a SNE foi registrada pelo DCF, o setor requerente deve fazer o envio do processo à CAEX (fila DIG/CAEX) para notificação do fornecedor;
* Se o DCF identificou algum problema (por exemplo certidão vencida), cabe ao requerente realizar os ajustes e retornar o processo ao DCF para registro.
{{Info|O processo deve retornar à CAEX, na fila DIG/CAEX, ainda durante a vigência do pregão, para notificação ao fornecedor.}}

== CARONA INTERNA ==

=== Setor origem - Analisar pedido de carona interna (autorizar/reprovar/solicitar ajustes) ===
1. Quando um setor emitir uma AF de item (ou itens) que pertecem ao seu setor, o pedido aparecerá na guia "Fila de trabalho" -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF.
[[Arquivo:Autorizar.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px|Autorização de uso de saldo]]
2. Ao clicar sobre o pedido, deve-se realizar o recebimento da AF e prosseguir para a análise.

3. Na guia Pasta Digital podem ser visualizadas as informações do pedido, para que então se possa decidir sobre a possibilidade de autorizar o uso do saldo:
[[Arquivo:Pasta digital.png|centro|miniaturadaimagem|774x774px|Informações do pedido - Pasta digital ]]
4. Feita a análise e tomada a decisão sobre a autorização, deve-se clicar na guia Encaminhar, e selecionar o fluxo conforme decisão:
[[Arquivo:Guia encaminhar.png|centro|miniaturadaimagem|775x775px|Encaminhamento do pedido de autorização]]

=== Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste ===
Se o setor origem do item devolver o pedido com o fluxo "Reprovar ou solicitar ajustes", ele aparecerá na tela Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de autorização de fornecimento -> Revisar AF:
[[Arquivo:13.png|centro|miniaturadaimagem|842x842px]]
Acessando o pedido, deve-se ir na guia Pasta Digital e conferir o despacho emitido pelo setor origem.

Se o pedido foi devolvido pelo setor origem com negativa de uso do saldo, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Cancelar pedido AF'''.

Se o setor origem solicitou algum ajuste no item (exclusão de item, redução de quantidade, ou outras situações) deve-se acessar a guia Ajuste Pedido e ajustar os dados conforme necessário (em Dados, Item ou Entrega):

[[Arquivo:14.png|centro|miniaturadaimagem|833x833px]]

Atentar para que a coluna Situação esteja validada. Sem isso, o sistema não permitirá encaminhar a AF novamente.

Realizados os ajustes, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Solicitar Autorização Novamente'''.
[[Arquivo:16.png|centro|miniaturadaimagem|985x985px]]
Ao encaminhar, o pedido retorna para o setor origem do item para nova análise.

Se aprovado, vai para a fila Emitir AF. Caso apresente novamente problemas, irá novamente para a fila Revisar AF.
{{topo}}

{{topo}}

==RESTOS A PAGAR E ACOMPANHAMENTO CONTÍNUO DAS SOLICITAÇÕES DE EMPENHO==

'''Regras''': http://dcom.proad.ufsc.br/restos-a-pagar/

'''Ofício Circular''': [https://arquivos.ufsc.br/f/6205af2a8e7044bc87fc/?dl=1 OFÍCIO CIRCULAR 12/2023/DCOM/PROAD]

'''Anexo do Ofício Circular com o passo a passo''': [https://docs.google.com/presentation/d/11anLdlQylRWNXY5LEF0SugEC9Jcx_VzqWRVlHwxxRKQ/edit#slide=id.p ANEXO – ORIENTAÇÕES RPNP]

'''(em construção) '''

{{topo}}

Autorização de Fornecimento

2024-02-16T16:00:04Z

Guilherme.batista: /* AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF) */

==ORIENTAÇÕES INICIAIS==

Após da assinatura das Atas de Registro de Preços (ARP) e da inserção de seus dados no SIAFI, a vigência do Pregão SRP e outras informações poderão ser consultadas, conforme instruções da seção [[SOLICITAÇÃO_DE_EMPENHO#CONSULTA_DE_ATAS_VIGENTES_E_SALDO_DE_ITENS|Consulta de Atas Vigentes e Saldo de Itens]].

Quando um Pregão constar na planilha [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit#gid=1682132196&fvid=1938859887 'Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes'] o '''empenho dos itens poderá ser solicitado''' pelas unidades requerentes.

O fluxo a seguir busca orientar o servidor quando da necessidade de solicitar um item, considerando as questões de vigência da ata e saldo de itens:

[[Arquivo:Fluxo inicial - Manual AF.jpg|centro|miniaturadaimagem|1223x1223px|Orientações iniciais - Fluxo]]
{{info|:* '''Verificar disponibilidade orçamentária''':

'''Os recursos não devem mais ser alocados na UGR do DCOM. Devem estar disponíveis na UGR do setor requerente'''.

''Material de consumo: Acompanhamento contínuo do '''duodécimo''' por parte da Unidade através do MATL (Aba Centro de Custo -> Consulta Saldo de Cotas -> Cota: Divisão de Material -> Preencher Centro de Custo -> Consultar -> Ver coluna “Saldo) ou consulta direta à SO/SEPLAN.''

''Material permanente: Solicitar à SO/SEPLAN '''Nota de Dotação''' para compra de material permanente (há fluxo disponível no próprio pedido de AF). O número '''sequencial''' da Nota de Dotação deve ser informado no último despacho (no momento do encaminhamento “ao gestor de solicitações para emissão de empenho”).''}}

==CONSULTA DE ATAS VIGENTES E SALDO DE ITENS==
{{Info|Caso ainda não possua o nº do pregão ou do processo e do item que se pretende empenhar e tenha dificuldade em encontrar pela planilha indicada abaixo, sugerimos a [[SOLICITAÇÃO_DE_EMPENHO#Consulta da listagem geral de itens licitados por ano|'''consulta da listagem geral de itens licitados por ano''']].}}

=== Consulta de atas vigentes ===

A '''consulta das atas vigentes''' deve ser realizada através da planilha [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit#gid=1682132196 Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes].
[[Arquivo:Planilha Atas Vigentes - SRP - Materiais de Consumo e Permanente.png|centro|commoldura|Planilha Atas Vigentes - SRP - Materiais de Consumo e Permanentes]]
Na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, na coluna “Pregão”, é possível encontrar o Relatório de Homologação do respectivo pregão.
Este documento auxilia a encontrar os itens que estão disponíveis para aquisição e a verificar quais dos itens solicitados pelos setores no processo de origem acabaram cancelados (itens sem vencedor):
[[Arquivo:Relatório de Homologação.png|centro|miniaturadaimagem|677x677px|Exemplo de Relatório de Homologação]]

===Consulta da listagem geral de itens licitados por ano===
Não sendo possível encontrar o item desejado nos relatórios disponíveis na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, é possível realizar a busca no Sistema Solar, conforme orientações a seguir. Esta pesquisa retornará como resultado o saldo de itens em todas as Atas vigentes:

1. No Sistema Solar, selecione o módulo “Compras & Licitações”;

'''ATENÇÃO:''' É necessário possuir acesso ao módulo “Compras & Licitações” para consultar as informações abaixo. Se você não possui, peça acesso por meio da [http://setic.ufsc.br/permissoes/ SeTIC].

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 1.png|500px|center|thumb|Imagem: Módulo “Compras & Licitações”]]

2. Após, no menu “Consultas e Relatórios”, clique em “Saldo de R.P.”;

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 2.png|500px|center|thumb|Imagem: Opção “Saldo de R.P.”]]

3. Na tela de consulta de saldo, informe apenas o ano de vigência a ser pesquisado e clique em “Consultar”.

'''ATENÇÃO:''' O ideal é pesquisar o ano vigente e o anterior, uma vez que as atas possuem 12 meses de vigência e podem haver atas vigentes do ano antecessor ao atual.

Você pode gerar um relatório em PDF ou XLS, entretanto, a busca é mais facilitada por meio do documento em PDF.

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 3.png|700px|center|thumb|Imagem: Parâmetros de consulta]]

4. Após carregado o relatório, pressione no teclado do seu computador as teclas Ctrl + F e digite o item que você procura. No exemplo utilizamos o termo “tesoura”. Em seguida, clique em “Próximo”.

'''ATENÇÃO:''' Note que podem existir vários tipos de item para o mesmo termo, como por exemplo, tesoura de poda, cirúrgica, de escritório etc. Para tanto, cada vez que você clicar “Próximo” aparecerão mais itens, na medida em que estejam disponíveis dentre os itens vigentes daquele ano.

[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 4.png|700px|center|thumb|Imagem: Consulta ao PDF]]
[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 5.png|700px|center|thumb|Consulta ao PDF]]

5. O último passo é verificar se o item está vigente (levando em consideração o prazo para pedidos de empenho) e se possui saldo. Para isso, basta verificar os dados que o próprio relatório já traz, incluindo o número do processo do pregão, '''o número do pregão (Nº Edital/Ofício)''' , o número da ata, o nome do fornecedor e o objeto do pregão.[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 6.png|700px|center|thumb|Verificação dos dados]]

{{topo}}

===Consulta a saldo de itens de pregões compartilhados, ou não, entre Unidades===

Tendo em mãos os dados do item que se pretende adquirir (Nº do Item e Pregão/Ano), a consulta do '''saldo do item''' deve ser realizada junto ao Sistema Solar. Não serão mais elaboradas as planilhas de controle de saldo, sendo, a partir de agora, todo o saldo dos pregões controlados diretamente pelo sistema.

1. No Sistema Solar deve-se selecionar, em MENU, o módulo Pedidos -> Consultas e Relatórios -> Saldo AF:

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:17.png|centro|miniaturadaimagem|525x525px]]
2. Na tela de “Saldo AF”, orienta-se que a busca seja feita, no mínimo, com o parâmetro “Nº edital/ofício”, onde deve ser inserido o número e ano do pregão. Outros parâmetros de pesquisa podem ser inseridos, caso sejam de conhecimento/interesse do usuário.
[[Arquivo:6.png|centro|miniaturadaimagem|1159x1159px|Parâmetros de pesquisa no menu "Saldo AF"]]

Sobre o resultado da pesquisa de “Saldo AF”, tem-se como informações relevantes para a consulta de saldo:

* Campo '''SETOR''': setor de origem que demandou o item no processo licitatório;
* Campo '''ITEM''': Nº do item no processo licitatório;
* Campo '''DESCRIÇÃO''': descrição resumida do item;
* Campo '''LICITADO''': quantidade '''total''' licitada para o respectivo item;
* Campo '''SALDO TOTAL''': quantidade do total licitado que ainda está disponível para aquisição;
* Campo '''QT. DEF. SETOR''': refere-se a quantas unidades do total licitado daquele item (campo LICITADO) foi deferida para o setor (conforme campo SETOR)
* Campo '''SALDO SETOR''': quantas unidades do total deferido para o setor ainda está disponível para aquisição.

No caso dos itens que aparecem mais de uma vez no relatório: esses itens são os chamados “'''itens compartilhados'''”.

Neste caso, no campo LICITADO e SALDO TOTAL, a quantidade será a mesma para todos os setores que demandaram aquele item. Assim, o que cada setor deve observar, com maior cautela, são os campos “QT. DEF. SETOR” e, em especial, o campo “SALDO SETOR”, para então identificar quantas unidades estão disponíveis para solicitar.

No caso de itens que não aparecem no relatório, existem duas possibilidades:

- Todo o quantitativo licitado para o item já foi adquirido.

OU

- O item foi cancelado no momento do Pregão Eletrônico (ver anexo na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes):
[[Arquivo:Acesso relatório.png|centro|commoldura|Acesso ao Relatório de Homologação através da planilha de atas vigentes]]
[[Arquivo:Item cancelado.png|centro|commoldura|Relatório de Homologação - Item cancelado]]

==AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF) ==

Antes de iniciar a emissão de um pedido de Autorização de Fornecimento, necessário atentar-se para as situações apresentadas a seguir (as orientações completas de fluxo encontram-se na seção “Emissão de Pedido de AF”).

'''"CARONA INTERNA"'''

- Sendo o caso de carona interna (setor requerente não possui saldo e utilizará de outro setor):

* nos primeiros campos da AF será necessário informar o setor de origem do saldo. Assim que emitida a AF, esta será encaminhada para o setor informado, que deverá autorizar (ou não) o uso do saldo;
* ainda, sendo aplicável, necessário inserir '''e-mail de concordância do fornecedor''' para entrega em localidade distinta da prevista no Termo de Referência.

'''ITEM PERMANENTE'''

- Sendo o caso de pedido de item(ns) permanente(s):

* necessário inserir o '''[https://docs.google.com/document/d/1DdIf1Bn0wqMvDrrooRmL7m_GlzsafOc9I5oRUx5up9c/edit?usp=sharing Formulário de Tombamento];'''
* necessário tramitar a AF para a DGO/SEPLAN, para alocação dos recursos em Nota de Dotação (ND). Há, no fluxo da AF, a tarefa "Encaminhar ao DGO para realizar dotação orçamentária".

'''ITEM COM CONTRATO'''

- Caso o pedido seja de um item que exige contrato:

* necessário anexar '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Formulário de Indicação de Fiscais de Contratos Terceirizados]''': dúvidas sobre o preenchimento deste formulário devem ser tratadas diretamente com o '''Departamento de Projetos, Contratos e Convênios''' (DPC/PROAD).
{{info|O contrato é exigido quando há obrigações futuras por parte do fornecedor:

1. Prazo de Entrega superior a 30 dias corridos

2. Garantia estendida, superior a 12 meses

Para conferir se há contrato: consultar o '''processo licitatório''' no SOLAR, acessar a '''Pasta Digital''' e buscar peça intitulada '''Minuta de Contrato''', verificando quais itens estão indicados neste documento. }}

'''PREGÕES DE TIC DO MINISTÉRIO DA ECONOMIA'''

- Caso seja um pedido de item de pregão de TIC do ME, necessário anexar:

* OFB: Ver modelo neste [https://docs.google.com/document/d/1AmkRgvhKvEGLt5qCOql5_Ddld0ZuuqFBDpRfQNIXN8A/edit?usp=sharing link].
* Autorização da SETIC para empenho
* '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Formulário de Indicação de Fiscais de Contratos Terceirizados]'''
{{alertafundobranco|'''ATENÇÃO!'''

- Em cada AF, deve constar apenas um único Pregão;

- O valor mínimo '''por item''' deve ser respeitado de acordo com o respectivo '''Termo de Referência''', com exceção daqueles os quais o valor total registrado ou o saldo remanescente seja abaixo deste. Neste caso, deverá ser solicitada a quantidade total disponível do item;

- Em casos de pedidos encaminhados próximos ao vencimento da ata, é necessário encaminhar e-mail para caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação, sendo imprescindível o cumprimento do prazo geral de atendimento supracitado.}}

=== Fluxo para emitir pedido de AF ===
O fluxo a seguir demonstra, de forma concisa, o caminho a ser realizado para a emissão de pedido de Autorização de Fornecimento
[[Arquivo:11.png|centro|miniaturadaimagem|1252x1252px]]Todas as instruções das principais etapas do fluxo constam nas seções a seguir.{{topo}}

===Passo a passo para emissão de pedido de AF===
Para emitir o pedido de '''Autorização de Fornecimento (AF)''', necessário seguir os seguintes passos:

1. Acessar o Sistema Solar, em MENU -> módulo Pedidos -> Materiais -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> '''Novo'''

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:12.png|centro|miniaturadaimagem|1035x1035px]]
2. Na próxima tela, será realizado o preenchimento da etapa '''1 - Dados''' do pedido. Os principais dados dessa etapa são:

* '''Setor origem:''' Este campo refere-se ao setor de origem do item (ou itens) que será pedido. Aparecerá automaticamente preenchido pelo sistema com o setor de lotação do servidor que está realizando o pedido, porém, caso o pedido seja um caso de CARONA INTERNA, o campo deve ser alterado para o setor que possui saldo do item;
{| class="wikitable"
|+
|Os usuários que não tiverem outros setores disponíveis em Setor origem, devem solicitar acesso em <nowiki>https://suporte.egestao.ufsc.br/autosservico/solicitar.xhtml</nowiki>
Observação:

Informar o CPF e vínculo

Selecionar a opção INCLUIR SETOR-ORIGEM PARA PEDIDO DE AF e informar o setor que se deseja ter acesso.
|}
* '''Interessado''': Requerente ou ordenador de despesas;
* '''Categoria''': 7 - Licitação (Somente para material);
* '''Objeto''': Informar centro requisitante e número/ano do Pregão;
* '''Justificativa''' (Exemplos: Material para uso nas aulas de xxx; Material de expediente para uso na coordenadoria de apoio administrativo).
[[Arquivo:1 - dado.png|centro|miniaturadaimagem|883x883px|Preenchimento da Etapa 1 - Dados]]
Preenchidas esses campos, deve-se clicar em Salvar -> Próxima etapa.

3. Na '''Etapa 2 - Lotes/itens''': Botão Adicionar para inclusão de Itens:
[[Arquivo:Adicionar.png|centro|miniaturadaimagem|827x827px|Etapa 2 - Lotes/Itens]]

4. Na tela para adicionar itens, somente aparecerão os itens que tem como requerente o setor informado no campo "Setor Origem" da etapa 1.

Para realizar a pesquisa do pregão/item, deve-se preencher os campos: Edital (PE000 + nº PE + Ano do PE) e Nº do Item, se preferir.

'''ATENÇÃO''': Utilizar somente um pregão por AF.

Assim que os resultados aparecerem, basta selecionar o item (ou itens) desejado, e clicar em Selecionar.
[[Arquivo:Pesquisa PE.png|centro|commoldura|Consulta de itens]]
5. Ainda na Etapa 2 - Lotes/itens, deve-se inserir o quantitativo dos itens. Após, Salvar -> Próxima Etapa
[[Arquivo:Quantidade.png|centro|miniaturadaimagem|998x998px|Preenchimento do campo "Quantidade pedida"]]

6. '''Etapa 3 – Entrega''': Locais de entrega – Preencher imóvel e setor -> aplicar para todos

'''ATENÇÃO:''' Inserir um '''ÚNICO LOCAL DE ENTREGA COM O QUANTITATIVO TOTAL DE CADA ITEM.''' Tal ação é fundamental para evitar erros e inconsistências de importações do dados no sistema, que podem trazer prejuízos à aquisição.
[[Arquivo:1.png|centro|miniaturadaimagem|908x908px]]
[[Arquivo:2.png|centro|miniaturadaimagem|747x747px]]
[[Arquivo:3.png|centro|miniaturadaimagem|894x894px]]
7. '''Etapa 4 – Concluir''': Enviar e anotar o número do protocolo – esse número corresponde ao número da solicitação da AF.[[Arquivo:Envio.png|centro|miniaturadaimagem|820x820px]]
[[Arquivo:SD.png|centro|miniaturadaimagem|824x824px|borda]]
8. Após emitido o pedido, deve-se atentar ao seguinte:

* Se o pedido emitido é um caso de CARONA INTERNA, ao clicar em enviar, a AF será encaminhada para o setor de origem do item (ou itens), conforme informado no campo Setor origem, na Etapa 1 - Dados. Nesse caso, o setor que está emitindo a AF precisa aguardar o Setor origem autorizar, ou não, o uso do saldo.
** ''Se o pedido for negado ou forem solicitados ajustes, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Revisar AF. Nesta situação, deve-se seguir as orientações disponíveis em [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#Setor%20requerente%20-%20Revisar%20pedido%20de%20carona%20devolvido%20para%20ajuste|Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste]].''
** ''Quando o pedido for autorizado, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Emitir AF.''

* Se o pedido não é um caso de carona interna, ou seja, o item (ou itens) inserido no pedido é do próprio setor que está emitindo a AF, o pedido irá aparecer em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF. Caso essa opção não apareça no perfil de quem está emitindo a AF, significa que essa pessoa não possui permissão para autorizar. Logo, o pedido aparecerá na fila de servidores com essa permissão (provavelmente a chefia superior).
9. Estando o pedido no menu Emitir AF, deve-se clicar no pedido de realizar o seu recebimento.
[[Arquivo:Emitir.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px]]
10. Na pasta digital, deve-se anexar a [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF)|documentação necessária]], conforme casos específicos (carona interna, material permanente ou item com contrato).

Se não houver documento para ser anexado, pode-se passar diretamente para a próxima etapa.
[[Arquivo:Inserir .png|centro|miniaturadaimagem|504x504px]]

11. Acessar aba Emissão de AF -> Itens: botão Gerar -> preencher Data -> Salvar -> Voltar (Repetir este passo para todos os fornecedores):
[[Arquivo:Gerar .png|centro|miniaturadaimagem|829x829px|Acessar Itens]]
[[Arquivo:Emite af.png|centro|miniaturadaimagem|830x830px|Gerar, inserir data, salvar e voltar]]

{{ok|A Coluna AF deve estar validada para prosseguir com o encaminhamento|}}
[[Arquivo:AF valida.png|centro|miniaturadaimagem|862x862px|Coluna AF validadada para ambos fornecedores]]

12. Nos casos de pedidos de material permanente ou determinados pedidos de material de consumo nos quais não será possível utilizar o duodécimo da Unidade, é necessário enviar o pedido pela tarefa do fluxo '''"Encaminhar ao DGO para realizar dotação orçamentária"'''. No despacho, deve-se inserir as informações orçamentárias cabíveis ao pedido.

Após, o pedido retornará à fila "Emitir AF" e o requerente deve seguir conforme os próximos passos.

{{alertapequeno|Caso seja pedido de material de '''consumo''' que utilizará como recurso o '''duodécimo''' da Unidade, desconsiderar esta etapa.}}
[[Arquivo:DGO.png|centro|miniaturadaimagem|863x863px]]

13. Com o pedido na fila Emitir AF, deve-se, na aba '''Encaminhar'', '''''selecionar a ação '''''"Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho". '''''O '''despacho''' deverá conter as seguintes informações:

* ''Centro de Custo''
* ''Dados do recurso''
** ''Para material de consumo, informar os seguintes dados orçamentários: '''UGR, PTRES, Fonte e Atividade''';''
** ''Para material permanente ou casos específicos: nº sequencial da nota de dotação;''
* ''Local de Entrega, informando o CEP''
* ''Responsável pelo Recebimento, Telefone Completo (48 3721-RAMAL), e E-mail''
* ''Se a entrega será '''parcelada ou total'''''
* '''''Finalidade do(s) item(ns)''' (de forma simplificada, para definição da natureza de despesa contábil do empenho, como por exemplo: para utilização em aula, para utilização em laboratório, material de expediente, entre outras)''

14. Após o preenchimento do despacho, acionar o botão Encaminhar.
[[Arquivo:Enviar CAEX.png|centro|miniaturadaimagem|896x896px]]

{{ok|Dessa forma, o pedido chegará à CAEX pela tarefa "Solicitar emissão de empenho" e será analisado pela equipe. Após a emissão do empenho, enviaremos à Unidade pela tarefa "Compra realizada", informando o número da Solicitação de Nota de Empenho (SNE).
*Fluxo para o caso de necessidade de ajustes encontra-se em desenvolvimento.}}

=== Processo de empenho ===
Com a SNE emitida, a CAEX será responsável por criar o processo de empenho inserindo a SNE e os demais documentos cabíveis.

* Com relação as certidões que são encaminhadas em anexo ao processo de empenho, devem ser observadas os vencimentos de: Receita Federal e PGFN, FGTS, Trabalhista e Estadual.

Tal processo será encaminhado ao setor requerente da respectiva SNE para que o '''ordenador de despesas da UGR''' informada no despacho da AF e usada no empenho realize a '''assinatura da SNE'''.

Com a SNE assinada, o setor requerente deve realizar o envio do processo de empenho ao setor SE/DCF, conforme orientações:
[[Arquivo:Envio DCF.png|centro|miniaturadaimagem|1155x1155px]]
{|
|Se o '''Pregão não estiver prestes a vencer E se nenhuma certidão estiver prestes vencer'''

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: “Para registro de empenho.”

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se o '''Pregão estiver prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: PE vence em X/X/XXXX (preencher com a data do início do título da SNE). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se houver '''certidão prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Certidão vence em X/X/XXXX (preencher com a data que está no título da SNE ao lado de “certidão vence”). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se constar '''CAPES-URGENTE ou URGENTE-CAPES''' no título da SNE ou o local que constar no título for PROPG.UFSC
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Limite para registro do empenho (recursos CAPES) é 21/11/2021. Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|}

O SE/DCF, após análise, fará o encaminhamento do processo de volta ao setor requerente.

* Se a SNE foi registrada pelo DCF, o setor requerente deve fazer o envio do processo à CAEX (fila DIG/CAEX) para notificação do fornecedor;
* Se o DCF identificou algum problema (por exemplo certidão vencida), cabe ao requerente realizar os ajustes e retornar o processo ao DCF para registro.
{{Info|O processo deve retornar à CAEX, na fila DIG/CAEX, ainda durante a vigência do pregão, para notificação ao fornecedor.}}

== CARONA INTERNA ==

=== Setor origem - Analisar pedido de carona interna (autorizar/reprovar/solicitar ajustes) ===
1. Quando um setor emitir uma AF de item (ou itens) que pertecem ao seu setor, o pedido aparecerá na guia "Fila de trabalho" -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF.
[[Arquivo:Autorizar.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px|Autorização de uso de saldo]]
2. Ao clicar sobre o pedido, deve-se realizar o recebimento da AF e prosseguir para a análise.

3. Na guia Pasta Digital podem ser visualizadas as informações do pedido, para que então se possa decidir sobre a possibilidade de autorizar o uso do saldo:
[[Arquivo:Pasta digital.png|centro|miniaturadaimagem|774x774px|Informações do pedido - Pasta digital ]]
4. Feita a análise e tomada a decisão sobre a autorização, deve-se clicar na guia Encaminhar, e selecionar o fluxo conforme decisão:
[[Arquivo:Guia encaminhar.png|centro|miniaturadaimagem|775x775px|Encaminhamento do pedido de autorização]]

=== Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste ===
Se o setor origem do item devolver o pedido com o fluxo "Reprovar ou solicitar ajustes", ele aparecerá na tela Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de autorização de fornecimento -> Revisar AF:
[[Arquivo:13.png|centro|miniaturadaimagem|842x842px]]
Acessando o pedido, deve-se ir na guia Pasta Digital e conferir o despacho emitido pelo setor origem.

Se o pedido foi devolvido pelo setor origem com negativa de uso do saldo, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Cancelar pedido AF'''.

Se o setor origem solicitou algum ajuste no item (exclusão de item, redução de quantidade, ou outras situações) deve-se acessar a guia Ajuste Pedido e ajustar os dados conforme necessário (em Dados, Item ou Entrega):

[[Arquivo:14.png|centro|miniaturadaimagem|833x833px]]

Atentar para que a coluna Situação esteja validada. Sem isso, o sistema não permitirá encaminhar a AF novamente.

Realizados os ajustes, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Solicitar Autorização Novamente'''.
[[Arquivo:16.png|centro|miniaturadaimagem|985x985px]]
Ao encaminhar, o pedido retorna para o setor origem do item para nova análise.

Se aprovado, vai para a fila Emitir AF. Caso apresente novamente problemas, irá novamente para a fila Revisar AF.
{{topo}}

{{topo}}

==RESTOS A PAGAR E ACOMPANHAMENTO CONTÍNUO DAS SOLICITAÇÕES DE EMPENHO==

'''Regras''': http://dcom.proad.ufsc.br/restos-a-pagar/

'''Ofício Circular''': [https://arquivos.ufsc.br/f/6205af2a8e7044bc87fc/?dl=1 OFÍCIO CIRCULAR 12/2023/DCOM/PROAD]

'''Anexo do Ofício Circular com o passo a passo''': [https://docs.google.com/presentation/d/11anLdlQylRWNXY5LEF0SugEC9Jcx_VzqWRVlHwxxRKQ/edit#slide=id.p ANEXO – ORIENTAÇÕES RPNP]

'''(em construção) '''

{{topo}}

Ajustes para controle de saldo de pregões

2023-08-16T15:55:52Z

Guilherme.batista:

Para que seja possível a '''automatização dos saldos dos Pregões de material da UFSC no sistema SOLAR/SCL''', é necessário que o setor origem do solicitante do pedido de autorização de fornecimento (AF) seja equivalente ao do pedido de licitação.

Dessa forma, caso não tenha conseguido criar o pedido de empenho via AF por não haver saldo no setor origem indicado, é porque '''somente os setores origem abaixo listados que possuem saldo em pregões vigentes e/ou estão em consonância com os setores origem dos pedidos de licitação'''.

Para conseguir emitir a AF devidamente, é necessário solicitar acesso a determinado setor-origem permitido da lista abaixo, por meio de '''chamado à SETIC:'''

'''1)''' https://setic.ufsc.br/permissoes/

'''2)''' [https://otrs.setic.ufsc.br/otrs/customer.pl?Action=NewTicketWizard;ServiceID=120 Troca ou inclusão de Setor]

'''3)''' Em "Necessidade", escolher: "'''Necessito INCLUIR SETOR-ORIGEM PARA PEDIDO DE AF no meu acesso'''";

'''4)''' Preencher os dados e enviar;

'''5)''' Aguardar a manifestação da '''Chefia Imediata''' e do(a) '''responsável pelo setor origem solicitado;'''

'''6)''' Após deferimento, chegará um e-mail da SETIC dizendo que o chamado foi atendido;

'''7)''' A partir daí é possível emitir o pedido de AF com o setor origem "novo".
{| class="wikitable"
|'''Setores-Origem Permitidos'''
|-
|ADM/RU
|-
|AQI/CCA
|-
|ARQ/CTC
|-
|BIC/PROAD
|-
|BNU/UFSC
|-
|BU/GR/UFSC
|-
|CA/CED
|-
|CAA/CED
|-
|CAA/DE e DE/SECARTE
|-
|CAC/DCOM/PROAD
|-
|CAL/CCA
|-
|CARC/PROAD
|-
|CBS/UFSC
|-
|CCA
|-
|CCB
|-
|CCJ
|-
|CCS
|-
|CEU/PRAE
|-
|CFH
|-
|CFM
|-
|CGA/GR
|-
|CL/JOI
|-
|COM/ARA
|-
|COPERVE/PROGRAD
|-
|CSE
|-
|CTC
|-
|DAS/CTC
|-
|DCF/SEPLAN
|-
|DCOM/PROAD
|-
|DFO/PU
|-
|DIR/CDS
|-
|DPL/PROAD
|-
|DZDR/CCA
|-
|ECV/CTC
|-
|EDUFSC/GR
|-
|EEL/CTC
|-
|EGC/CTC
|-
|EMC/CTC
|-
|ENR/CCA
|-
|ENS/CTC
|-
|EPS/CTC
|-
|EQA/CTC
|-
|FER/CCA
|-
|FIT/CCA
|-
|GR/UFSC
|-
|INE/CTC
|-
|IU/PROAD
|-
|MU/GR
|-
|NDI/CED
|-
|PRAE/UFSC
|-
|PROAD/UFSC
|-
|PRODEGESP/UFSC
|-
|PROEX/UFSC
|-
|PROGRAD/UFSC
|-
|PROPESQ/UFSC
|-
|PROPG/UFSC
|-
|PU/SEOMA
|-
|PU/UFSC
|-
|SAAD/UFSC
|-
|SEAD/UFSC
|-
|SEC/CCE
|-
|SECARTE/UFSC
|-
|SECOM/UFSC
|-
|SETIC/SEPLAN
|-
|SINOVA/UFSC
|-
|SINTER/UFSC
|-
|DESEG/SSI
|}

Ajustes para controle de saldo de pregões

2023-07-11T11:13:05Z

Guilherme.batista:

Ajustes para controle de saldo de pregões

2023-07-11T11:10:45Z

Guilherme.batista:

Para que seja possível a '''automatização dos saldos dos Pregões de material da UFSC no sistema SOLAR/SCL''', é necessário que o setor origem do solicitante do pedido de autorização de fornecimento (AF) seja equivalente ao do pedido de licitação.

Dessa forma, caso não tenha conseguido criar o pedido de empenho via AF por não haver saldo no setor origem indicado, é porque '''somente os setores origem abaixo listados que possuem saldo em pregões vigentes e/ou estão em consonância com os setores origem dos pedidos de licitação'''.

Para conseguir emitir a AF devidamente, é necessário solicitar acesso a determinado setor-origem permitido da lista abaixo, por meio de '''chamado à SETIC:'''

'''1)''' https://setic.ufsc.br/permissoes/

'''2)''' [https://otrs.setic.ufsc.br/otrs/customer.pl?Action=NewTicketWizard;ServiceID=120 Troca ou inclusão de Setor]

'''3)''' Em "Necessidade", escolher: "'''Necessito INCLUIR SETOR-ORIGEM PARA PEDIDO DE AF no meu acesso'''";

'''4)''' Preencher os dados e enviar;

'''5)''' Aguardar a manifestação da '''Chefia Imediata''' e do(a) '''responsável pelo setor origem solicitado;'''

'''6)''' Após deferimento, chegará um e-mail da SETIC dizendo que o chamado foi atendido;

7) A partir daí é possível emitir o pedido de AF com o setor origem "novo".
{| class="wikitable"
|'''Setores-Origem Permitidos'''
|-
|ADM/RU
|-
|AQI/CCA
|-
|ARQ/CTC
|-
|BIC/PROAD
|-
|BNU/UFSC
|-
|BU/GR/UFSC
|-
|CA/CED
|-
|CAA/CED
|-
|CAA/DE e DE/SECARTE
|-
|CAC/DCOM/PROAD
|-
|CAL/CCA
|-
|CARC/PROAD
|-
|CBS/UFSC
|-
|CCA
|-
|CCB
|-
|CCJ
|-
|CCS
|-
|CEU/PRAE
|-
|CFH
|-
|CFM
|-
|CGA/GR
|-
|CL/JOI
|-
|COM/ARA
|-
|COPERVE/PROGRAD
|-
|CSE
|-
|CTC
|-
|DAS/CTC
|-
|DCF/SEPLAN
|-
|DCOM/PROAD
|-
|DFO/PU
|-
|DIR/CDS
|-
|DPL/PROAD
|-
|DZDR/CCA
|-
|ECV/CTC
|-
|EDUFSC/GR
|-
|EEL/CTC
|-
|EGC/CTC
|-
|EMC/CTC
|-
|ENR/CCA
|-
|ENS/CTC
|-
|EPS/CTC
|-
|EQA/CTC
|-
|FER/CCA
|-
|FIT/CCA
|-
|GR/UFSC
|-
|INE/CTC
|-
|IU/PROAD
|-
|MU/GR
|-
|NDI/CED
|-
|PRAE/UFSC
|-
|PROAD/UFSC
|-
|PRODEGESP/UFSC
|-
|PROEX/UFSC
|-
|PROGRAD/UFSC
|-
|PROPESQ/UFSC
|-
|PROPG/UFSC
|-
|PU/SEOMA
|-
|PU/UFSC
|-
|SAAD/UFSC
|-
|SEAD/UFSC
|-
|SEC/CCE
|-
|SECARTE/UFSC
|-
|SECOM/UFSC
|-
|SETIC/SEPLAN
|-
|SINOVA/UFSC
|-
|SINTER/UFSC
|-
|DESEG/SSI
|-
|UFSC GERAL
|}

Ajustes para controle de saldo de pregões

2023-07-11T10:57:48Z

Guilherme.batista:

Para que seja possível a '''automatização dos saldos dos Pregões de material da UFSC no sistema SOLAR/SCL''', é necessário que o setor origem do solicitante do pedido de autorização de fornecimento (AF) seja equivalente ao do pedido de licitação.

Dessa forma, caso não tenha conseguido criar o pedido de empenho via AF por não haver saldo no setor origem indicado, é porque '''somente os setores origem abaixo listados que possuem saldo em pregões vigentes e/ou estão em consonância com os setores origem dos pedidos de licitação'''.

Para conseguir emitir a AF devidamente, é necessário solicitar acesso a determinado setor-origem permitido da lista abaixo, por meio de '''chamado à SETIC:'''

1) https://setic.ufsc.br/permissoes/

2) [https://otrs.setic.ufsc.br/otrs/customer.pl?Action=NewTicketWizard;ServiceID=120 Troca ou inclusão de Setor]

3) Preencher os dados, enviar e aguardar o atendimento
{| class="wikitable"
|'''Setores-Origem Permitidos'''
|-
|ADM/RU
|-
|AQI/CCA
|-
|ARQ/CTC
|-
|BIC/PROAD
|-
|BNU/UFSC
|-
|BU/GR/UFSC
|-
|CA/CED
|-
|CAA/CED
|-
|CAA/DE e DE/SECARTE
|-
|CAC/DCOM/PROAD
|-
|CAL/CCA
|-
|CARC/PROAD
|-
|CBS/UFSC
|-
|CCA
|-
|CCB
|-
|CCJ
|-
|CCS
|-
|CEU/PRAE
|-
|CFH
|-
|CFM
|-
|CGA/GR
|-
|CL/JOI
|-
|COM/ARA
|-
|COPERVE/PROGRAD
|-
|CSE
|-
|CTC
|-
|DAS/CTC
|-
|DCF/SEPLAN
|-
|DCOM/PROAD
|-
|DFO/PU
|-
|DIR/CDS
|-
|DPL/PROAD
|-
|DZDR/CCA
|-
|ECV/CTC
|-
|EDUFSC/GR
|-
|EEL/CTC
|-
|EGC/CTC
|-
|EMC/CTC
|-
|ENR/CCA
|-
|ENS/CTC
|-
|EPS/CTC
|-
|EQA/CTC
|-
|FER/CCA
|-
|FIT/CCA
|-
|GR/UFSC
|-
|INE/CTC
|-
|IU/PROAD
|-
|MU/GR
|-
|NDI/CED
|-
|PRAE/UFSC
|-
|PROAD/UFSC
|-
|PRODEGESP/UFSC
|-
|PROEX/UFSC
|-
|PROGRAD/UFSC
|-
|PROPESQ/UFSC
|-
|PROPG/UFSC
|-
|PU/SEOMA
|-
|PU/UFSC
|-
|SAAD/UFSC
|-
|SEAD/UFSC
|-
|SEC/CCE
|-
|SECARTE/UFSC
|-
|SECOM/UFSC
|-
|SETIC/SEPLAN
|-
|SINOVA/UFSC
|-
|SINTER/UFSC
|-
|DESEG/SSI
|-
|UFSC GERAL
|}

Ajustes para controle de saldo de pregões

2023-07-11T10:41:28Z

Guilherme.batista:

Para que seja possível a '''automatização dos saldos dos Pregões de material da UFSC no sistema SOLAR/SCL''', é necessário que o setor origem do solicitante do pedido de autorização de fornecimento (AF) seja equivalente ao do pedido de licitação.

Dessa forma, caso não tenha conseguido criar o pedido de empenho via AF por não haver saldo no setor origem indicado, é porque '''somente os setores origem abaixo listados que possuem saldo em pregões vigentes e/ou estão em consonância com os setores origem dos pedidos de licitação'''.

Para conseguir emitir a AF devidamente, é necessário solicitar acesso a determinado setor-origem permitido da lista abaixo, por meio de '''chamado à SETIC:'''

1) https://setic.ufsc.br/permissoes/

2) [https://otrs.setic.ufsc.br/otrs/customer.pl?Action=NewTicketWizard;ServiceID=120 Troca ou inclusão de Setor]

3) Preencher os dados, enviar e aguardar o atendimento
{| class="wikitable"
|'''Setores-Origem Permitidos'''
|-
|ADM/RU
|-
|AQI/CCA
|-
|ARQ/CTC
|-
|BIC/PROAD
|-
|BNU/UFSC
|-
|BU/GR/UFSC
|-
|CA/CED
|-
|CAA/CED
|-
|CAA/DE e DE/SECARTE
|-
|CAC/DCOM/PROAD
|-
|CAL/CCA
|-
|CARC/PROAD
|-
|CBS/UFSC
|-
|CCA
|-
|CCB
|-
|CCJ
|-
|CCS
|-
|CEU/PRAE
|-
|CFH
|-
|CFM
|-
|CGA/GR
|-
|CL/JOI
|-
|COM/ARA
|-
|COPERVE/PROGRAD
|-
|CSE
|-
|CTC
|-
|DAS/CTC
|-
|DCF/SEPLAN
|-
|DCOM/PROAD
|-
|DFO/PU
|-
|DIR/CDS
|-
|DPL/PROAD
|-
|DZDR/CCA
|-
|ECV/CTC
|-
|EDUFSC/GR
|-
|EEL/CTC
|-
|EGC/CTC
|-
|EMC/CTC
|-
|ENR/CCA
|-
|ENS/CTC
|-
|EPS/CTC
|-
|EQA/CTC
|-
|FER/CCA
|-
|FIT/CCA
|-
|GR/UFSC
|-
|INE/CTC
|-
|IU/PROAD
|-
|MU/GR
|-
|NDI/CED
|-
|PRAE/UFSC
|-
|PROAD/UFSC
|-
|PRODEGESP/UFSC
|-
|PROEX/UFSC
|-
|PROGRAD/UFSC
|-
|PROPESQ/UFSC
|-
|PROPG/UFSC
|-
|PU/SEOMA
|-
|PU/UFSC
|-
|SAAD/UFSC
|-
|SEAD/UFSC
|-
|SEC/CCE
|-
|SECARTE/UFSC
|-
|SECOM/UFSC
|-
|SETIC/SEPLAN
|-
|SINOVA/UFSC
|-
|SINTER/UFSC
|-
|SSI/DESEG
|-
|UFSC GERAL
|}

Ajustes para controle de saldo de pregões

2023-07-11T10:37:38Z

Guilherme.batista:

Ajustes para controle de saldo de pregões

2023-07-11T10:26:01Z

Guilherme.batista:

{| class="wikitable"
|'''Setores-Origem Permitidos'''
|-
|ADM/RU
|-
|AQI/CCA
|-
|ARQ/CTC
|-
|BIC/PROAD
|-
|BNU/UFSC
|-
|BU/GR/UFSC
|-
|CA/CED
|-
|CAA/CED
|-
|CAA/DE e DE/SECARTE
|-
|CAC/DCOM/PROAD
|-
|CAL/CCA
|-
|CARC/PROAD
|-
|CBS/UFSC
|-
|CCA
|-
|CCB
|-
|CCJ
|-
|CCS
|-
|CEU/PRAE
|-
|CFH
|-
|CFM
|-
|CGA/GR
|-
|CL/JOI
|-
|COM/ARA
|-
|COPERVE/PROGRAD
|-
|CSE
|-
|CTC
|-
|DAS/CTC
|-
|DCF/SEPLAN
|-
|DCOM/PROAD
|-
|DFO/PU
|-
|DIR/CDS
|-
|DPL/PROAD
|-
|DZDR/CCA
|-
|ECV/CTC
|-
|EDUFSC/GR
|-
|EEL/CTC
|-
|EGC/CTC
|-
|EMC/CTC
|-
|ENR/CCA
|-
|ENS/CTC
|-
|EPS/CTC
|-
|EQA/CTC
|-
|FER/CCA
|-
|FIT/CCA
|-
|GR/UFSC
|-
|INE/CTC
|-
|IU/PROAD
|-
|MU/GR
|-
|NDI/CED
|-
|PRAE/UFSC
|-
|PROAD/UFSC
|-
|PRODEGESP/UFSC
|-
|PROEX/UFSC
|-
|PROGRAD/UFSC
|-
|PROPESQ/UFSC
|-
|PROPG/UFSC
|-
|PU/SEOMA
|-
|PU/UFSC
|-
|SAAD/UFSC
|-
|SEAD/UFSC
|-
|SEC/CCE
|-
|SECARTE/UFSC
|-
|SECOM/UFSC
|-
|SETIC/SEPLAN
|-
|SINOVA/UFSC
|-
|SINTER/UFSC
|-
|SSI/DESEG
|-
|UFSC GERAL
|}