Como usar Excel para ajudar com as planilhas

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As planilhas online possuem muitas abas e colunas. Como nenhuma delas pode ser retirada da ordem, deletada e novas não podem ser adicionadas, a CAPL sugere que os servidores responsáveis pelas compras utilizem o EXCEL para auxiliá-los nas fases do Cronograma de Atividades previsto no Fluxo prévio para cada Etapa do Calendário de Compras do DCOM.

Como usar o Excel para auxiliar o preenchimento das planilhas

É possível salvar as planilhas online em EXCEL para trabalhar suas informações. Confira as sugestões da CAPL:

1. Acesse a planilha online que deseja salvar em EXCEL;
2. Clique em
   • 'Arquivo',
   • 'Fazer o download' e
   • 'Microsoft Excel'

Arquivo > Fazer o download > Microsoft Excel.

Todas as abas da planilha online são baixadas e você pode escolher em qual delas deseja trabalhar, conforme a fase do Cronograma de Atividades em que você estiver trabalhando.

Uma vez salvas em EXCEL, você pode aplicar filtros para localizar as informações mais facilmente.

Fase de 'Inserção das demandas nas listas fechadas e abertas pelas Unidades requerentes'

Como usar a planilha em Excel na fase de inserção das demandas nas listas fechadas e abertas pelas Unidades requerentes?

• Abra a planilha que você salvou em EXCEL;

• Para facilitar a visualização, sugerimos que algumas colunas iniciais sejam ocultadas ('Item comp.', 'Item excl.', 'Dem. excl.' e 'Pecul.');

• Na aba LISTA FECHADA, oculte as colunas das Unidades requerentes que iniciam após a coluna 'Detalhamento (especificação complementar)' e a coluna da Unidade desejada: selecione as colunas, clique com o botão direito e escolha 'ocultar', conforme as instruções da Imagem 1: Como ocultar colunas.

Seguindo com o exemplo de trabalhar com a unidade FAZENDA RESSACADA, após ocultar as colunas de outras unidades anteriores a da Fazenda, a lista fechada ficará assim:

Imagem 6: Lista fechada

ATENÇÃO: Não é permitido alterar a ordem de colunas e abas nas planilhas online, então recomenda-se a utilização do EXCEL como apoio para lançar as demandas.

Fase de 'Ciência e aprovação das demandas consolidadas'

Como usar a planilha em Excel na fase de ciência e aprovação das demandas?

• Abra a planilha que você salvou em EXCEL;
• Na aba LISTA DE ANÁLISE, oculte as colunas anteriores à coluna 'Código do item' ('Qtd. total', 'Qtd. fechada', 'Qtde. aberta'): selecione as colunas, clique com o botão direito e escolha 'ocultar'.

Imagem 1: Como ocultar colunas

• Da mesma forma, oculte também as colunas 'Valor unitário' e 'Valor total'.

A planilha ficará assim:

Imagem 2: Planilha com colunas ocultadas

• Selecione a linha que contém a nomenclatura das colunas (na figura, a linha 9) e depois clique em 'Dados' e 'Filtro'.

Na extremidade direita das colunas da linha selecionada, é possível verificar o sinal de que o filtro foi aplicado.

Imagem 3: Aplicação de filtros

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Agora basta habilitar os filtros conforme desejar localizar as informações!

Vamos simular uma busca pelos itens marcados como SIM na análise do DCOM para determinada Unidade requerente.

• Na coluna 'Resultado', abra o filtro e selecione a opção a desejar. A opção a escolher é 'SIM', pois queremos verificar apenas os itens com esse resultado de análise.

Imagem 4: Habilitação de filtros

Para consultar a demanda de uma Unidade requerente, é preciso focar em sua COLUNA. Como exemplo de Unidade requente, vamos utilizar a FAZENDA RESSACADA (FER/CCA).

• Repita as instruções da 'Imagem 1: Como ocultar colunas' e oculte todas as colunas das unidades anteriores à desejada. No exemplo, foram ocultadas as colunas da unidade 'AQI/CCA' até a unidade 'EQA/CTC' para que a coluna da unidade 'FAZENDA RESSACADA' ficasse próxima às colunas referentes aos itens e análises.

• Repita as instruções da 'Imagem 4: Aplicação de filtros', agora na coluna da Unidade desejada e exclua as linhas zeradas (valores do filtro: '0' e 'Vazio'), de modo a visualizar apenas as linhas com algum quantitativo informado pela FER/CCA.

Imagem 5: Resultado da aplicação de filtros

A Imagem 5 nos mostra o resultado da aplicação do filtro SIM. Ou seja, apenas os itens da FAZENDA RESSACADA que foram classificados como SIM na fase de Consolidação das demandas solicitadas.

Para saber quais desses itens são provenientes da LISTA ABERTA da FAZENDA RESSACADA, basta repetir as instruções da 'Imagem 4: Aplicação de filtros', agora na coluna 'Requerente', deixando apenas a unidade desejada. Neste caso, FER/CCA.

Imagem 5: Resultado da aplicação do filtro 'Requerente'

Para ir retirando os filtros, basta repetir as instruções da 'Imagem 4: Aplicação de filtros' e escolher 'Selecionar Tudo'.

Fase de 'Execução das tarefas conforme divisão'

Como usar a planilha em Excel na fase de execução das tarefas conforme divisão?

Para saber para quais itens uma Unidade requerente deverá criar Pesquisa de preço:

• Abra a planilha que você salvou em EXCEL;
• Na aba LISTA FINAL;
• Aplique filtros na linha que contém a nomenclatura das colunas (conforme instruções prévias e Imagem 3);
• Na coluna 'Responsável pela pesquisa', selecione apenas a sua Unidade.

Imagem 7: Filtro para localizar apenas os itens para os quais sua Unidade deverá criar Pesquisas de preço

• Após a aplicação do filtro será possível saber quais itens é preciso orçar e a quais 'processos 23080' os futuros pedidos serão ajuntados.

Imagem 8: Itens para os quais determinada Unidade deverá criar Pesquisas de preço

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Em nosso exemplo de buscar os itens da Unidade requerente ARQ/CTC, por meio da Imagem 8 vemos que será preciso encaminhar criar duas Pesquisas de preço distintas, para que dois pedidos sejam gerados. Um para ser ajuntado ao processo 23080.021233/2019-17 e outro para ser ajuntado ao processo 23080.021178/2019-65.

Ou seja, o pedido a ser ajuntado ao processo 23080.021233/2019-17 terá apenas os itens 'Chapa de compensando...' e 'Madeira construção'. Por sua vez, o pedido a ser ajuntado ao processo 23080.021178/2019-65 terá apenas os itens 'Gancho metálico...' e 'Lixa', ambos orçados para o quantitativo informado na coluna 'Total', que agrupa as demandas de todas as demais Unidades requerentes que solicitaram esses itens.

Para saber para quais itens uma Unidade requerente não precisará criar Pesquisa de preço:

• Abra a planilha que você salvou em EXCEL;
• Na aba LISTA FINAL;
• Ative a opção de filtros na linha que contém a nomenclatura das colunas (conforme instruções prévias e Imagem 3);
• Não aplique o filtro nas demais colunas;
• Na coluna da Unidade, selecione todos os itens que possuem demanda, exceto as células vazias, conforme a figura a seguir:

Imagem 9: Aplique o filtro apenas na coluna da sua Unidade requerente

• O resultado após aplicação do filtro mostrará todos os itens da Unidade requerente em questão. No nosso exemplo, é possível verificar que a unidade AQI/CCA informou demanda de onze itens e que para quatro deles deverá apenas enviar documentação e não realizará pesquisa de preços (destaque me vermelho e verde). Note que há demandas para dois processo, o que significa que haverá a necessidade de elaboração de um Ofício de Justificativa para cada processo, incluindo as demandas da Unidade incluídas em cada processo.

No exemplo abaixo, AQI/CCA possui tarefa de orçamentação para os dois processos. Entretanto, veja aqui como proceder caso uma Unidade possua demanda mas não possua tarefa de orçamentação.

Imagem 10: Itens para os quais não será preciso criar Pesquisas de preço