Documentação e instrução processual de licitações

De quais itens preciso providenciar a documentação?

As Unidades requerentes deverão acessar as listas finais disponíveis na página do Calendário de Compras para encontrar:

• os itens para os quais precisarão realizar pesquisa de preço e os processos 23080 em que os pedidos com essas pesquisas serão ajuntados;
• os itens para os quais não precisarão realizar Pesquisa de Preço (se houver) e para os quais deverão encaminhar uma Solicitação Digital cadastrada no módulo SPA e os processos 23080 em que esses SPAs resultantes serão ajuntados.

Utilize esta planilha para auxiliar a consulta dos itens da sua Unidade.

Documentação necessária

Documentos comuns a todos os processos licitatórios

Documento	Orientações	Quem deve fazer e como enviar?	Fundamentação
Estudos Técnicos Preliminares (ETP)	Orientações gerais Rascunho e modelo com orientações	Responsável pelos orçamentos: via Pedido Demais Unidades: via SD	IN SEGES 58/2022
Ofício de Justificativa	Modelo com orientações	Responsável pelos orçamentos: via Pedido Demais Unidades: via SD	Lei n. 9.784/1999Art. 2º ON SEGES n. 2/2016Anexo I, item 2 Parecer n. 00655/2016/PFUFSC/PGF/AGU
Orçamentos	Clique aqui para saber como consultar no Painel de Preços. Clique aqui para saber informações sobre orçamentos que não foram obtidos no Painel de Preços.	Responsável pelos orçamentos: via Pedido	IN SEGES n. 65/2021 Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021Art. 23, § 1º
Relatório de Pesquisa de Preços	Modelo com orientações Documentos auxiliares: Cálculo da média, mediana e menor preço Modelo de nota técnica para o Relatório do Sistema de Pesquisa de Preços	Responsável pelos orçamentos: via Pedido	IN SEGES n. 65/2021Art. 3º
Mapa Comparativo de Preços	Orientações gerais	Responsável pelos orçamentos: via Pedido	Inclusão dos valores no Sistema SCL
Indicação da Equipe de Apoio	A indicação dos membros que comporão a Equipe de Apoio do pregão, que auxilia o pregoeiro na avaliação técnica das propostas enviadas pelas empresas concorrentes, deve levar em consideração o conhecimento técnico dos membros com relação aos itens. Modelo para preenchimento	Responsável pelos orçamentos: via Pedido	Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021Art. 8º, §§ 1º e 3º Decreto 11.246/2022Art. 4ª e Art. 16 Ofício Circular n. 32/2023/PROADitem 5
Lista de Verificação (checklist)	Modelo para preenchimento	Responsável pelos orçamentos: via Pedido	ON SEGES n. 2/2016Art. 2º, I Parecer n. 00655/2016/PFUFSC/PGF/AGU

Documentos adicionais para situações excepcionais

Documento	Orientações	Quem deve fazer e como enviar?	Fundamentação
Peculiaridades	Alguns itens possuem características específicas que demandam maior atenção, especialmente na elaboração do Termo de Referência e na aceitação e habilitação das propostas. Por isso, esses itens devem ser analisados com cautela e destacados em algumas etapas do processo. Os tipos mais comuns de peculiaridade são: Agrupamento em lotes: alguns itens são complementares ou obrigatoriamente precisam ser compatíveis para o pleno funcionamento. Verifique sempre se a indicação de agrupamento em lote é adequada nesse tópico; Personalização de itens*: determinados itens preveem personalização (como inserção de logotipos, siglas, cores etc). É imprescindível justificar (no documento Itens com Peculiaridades) os motivos pelos quais o item deve ser personalizado, uma vez que esses itens costumam ser mais onerosos do que itens comuns; Pedido de amostra: trata-se da necessidade de solicitar aos competidores amostras do material a ser adquirido. Pedidos de amostra devem ser solicitados e autorizados previamente pela Direção do DCOM. Verifique mais informações aqui; Habilitação e critério de aceitação: certos itens possuem critérios especiais de aceitação e habilitação da proposta, como a exigência de laudos, atendimento a normas técnicas entre outros; Fabricação sob medida*: alguns materiais (por exemplo, móveis sob medida) são exclusivos e precisam ser projetados especialmente para atender a demanda da Unidade requerente. Para estes itens, é necessária a elaboração de um projeto básico, Demais peculiaridades: certos itens necessitam de garantia ou prazo de entrega diferenciado, ou são compartilhados com outro órgão, ou então são de ampla concorrência ou ME/EPP (mediante justificativa técnica) etc. Estes são apenas alguns exemplos de peculiaridades não tão recorrentes, mas podem haver outras tantas, a depender do item. Algumas das peculiaridades podem estar atreladas a uma fase específica do pregão, especialmente no que diz respeito a documentações comprobatórias sobre as características técnicas do item (aceitação), sobre capacidade técnica e regularidade técnica, fiscal e legal do fornecedor (habilitação) e determinadas exigências e obrigações da contratada (execução). Para saber mais sobre essas fases, leia o tópico Documentos a serem exigidos em cada etapa da licitação. Para tais itens, o pedido deve conter documentos adicionais anexados ao pedido. Personalização: Documento com as informações acerca da personalização. Exemplo: caso seja uma camiseta personalizada com um logotipo, deve-se encaminhar junto ao item (no pedido) informações como o logotipo a ser utilizado, quais as dimensões a serem aplicadas e a localização na vestimenta; Fabricação sob medida: Projeto básico. Exemplo: caso seja um móvel sob medida, é necessário um projeto contendo características mínimas que garantam tanto a qualidade quanto a correta orçamentação, tais como: dimensões totais, materiais que compõem o item, características gerais do item, critérios para instalação e demais informações que sejam importantes para garantir a qualidade do item e da precificação). IMPORTANTE: Todas as peculiaridades devem ser devidamente justificadas! Também devem ser devidamente sinalizadas no campo apropriado tanto na Lista Final Verifique se sua demanda possui algum(ns) item(ns) que possue(m) alguma peculiaridade. Caso haja, algumas ações são necessárias: Se o item com peculiaridade não está sinalizado na LISTA FINAL (coluna H), comunique a CAPL/DCOM através do e-mail capl@contato.ufsc.br; Preencher obrigatoriamente o documento Itens com peculiaridades com os itens que possuem determinadas peculiaridades; A ideia é sempre buscar definir previamente o que torna tal item "peculiar" e quais exigências faremos constar no Termo de Referência. Em caso de dúvidas, entre em contato com a CAPL/DCOM
Documento de Formalização da Demanda	Modelo para preenchimento: Modelo para preenchimento
Comprovante de disponibilidade do recurso	Nota de Dotação, Portaria da Liberação do Recurso (quando da PROPG), Documento de Programação da Disponibilidade Orçamentária ou documento similar que comprove a disponibilidade de recurso (se vinculado a entidades de fomento, como CAPES, FINEP, CNPq, FAPESC, etc.)		Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021Art. 150 Lei n. 4.320/1964Art. 60

Instrução processual

Tanto pedido quanto SD são nomenclaturas utilizadas para protocolos que reúnem os documentos necessários e que serão agrupadas ao processo de compra. Para fins de distinção, utilizamos os seguintes termos:

• Pedido: trata-se do pedido gerado no módulo Sistema de Compras e Licitações (SCL), do sistema Solar para as Unidades requerentes que farão a orçamentação para alguns itens Estes protocolos possuem um fluxo predeterminado no sistema (filas de trabalho)
• Solicitação Digital (SD): são as solicitações digitais registradas no módulo Processos Administrativos (SPA) do sistema Solar. A SD é gerada pelas Unidades que não possuem tarefa de orçamentação, mas que possuem demanda em determinado processo.

Atenção: Deve-se inserir um documento de cada vez, nomeado de acordo com seu conteúdo. Processos recebidos com a documentação inserida de forma inadequada, como exemplificado na figura abaixo, serão devolvidos para adequação antes de qualquer análise.

Anexação das peças

Responsáveis pelos orçamentos

Demais requerentes

Os requerentes que ficaram responsáveis pela orçamentação devem observar o seguinte: O Pedido Gerado pelo DCOM estará na fila de trabalho “Rever Pedido” do Sistema de Compras e Licitações (SCL) Anexar os documentos ETP Digital (gerado no Compras.gov.br) Ofício de Justificativa (atualizado) Orçamentos dos itens e documentos relacionados Mapa Comparativo de Preços (gerado na pesquisa de preços) Relatório de Pesquisa de Preços (atualizado) Formulário de Equipe de Apoio (atualizado) Checklist (atualizado) Na aba "Encaminhar"

Os requerentes que NÃO são responsáveis pela orçamentação devem observar o seguinte: Criar uma Solicitação Digital (SD) via Sistema de Processos Administrativos (SPA) com os seguintes parâmetros: Grupo de assunto: 64 - Compra Assunto: 206 - Compra Detalhamento: Preencher apenas com o texto no seguinte padrão: Documentação para processo 23080 e completar o preenchimento com o número completo do processo ao qual a solicitação digital deverá ser juntada. Este número será informado na aba LISTA FINAL de cada planilha. Anexar os documentos: ETP Digital (gerado no Compras.gov.br) Ofício de Justificativa (atualizado) Encaminhar para CAPL/DCOM

Como eu encaminho o pedido com os itens para os quais preciso realizar Pesquisa de Preço?

Quando a Unidade localizar itens na LISTA FINAL para os quais precisa realizar Pesquisa de preço, um pedido de compras será gerado pela CAPL/DCOM e encaminhado para a Fila de Trabalho Rever Pedido da Unidade responsável pela orçamentação destes itens.

É possível gerar uma pesquisa de preço automaticamente. Dentro do pedido gerado pelas importações das listas finais, na fila Rever Pedido, haverá um botão para a geração da pesquisa de preço, que resgatará todas as informações já inseridas no pedido.

Botão "Gerar pesquisa de preço" dentro do pedido de compras.

Ao clicar no botão, a pesquisa de preço gerada aparecerá dentro do mesmo pedido.

Pesquisa gerada automaticamente dentro do pedido de compras.

Clicando no link gerado (ou na lupa, ao lado do número do pedido), será possível acessar a pesquisa para a inserção das fontes, preços e demais informações pertinentes.

Após a inserção das informações, basta gerar o mapa comparativo de preços (na aba "Resultado" da pesquisa"), fazer o download e anexar como uma peça ao pedido de compra.

Clique aqui para ter mais informações sobre as Pesquisas de preço.

Os pedidos resultantes da Lista Final, após serem complementados com as pesquisas de preço e demais documentos necessários, serão analisados pela equipe da CAPL e, uma vez aprovados, serão ajuntados aos processos de compra (23080) pertinentes, previamente criados na fase de 'Geração dos processos' e informados na LISTA FINAL

Prazos

Considerando que:

• os processos licitatórios são compartilhados entre todas as Unidades;
• que a análise pelo DCOM é apenas um das etapas do processo licitatório (fase interna);
• que o processo ainda passa por outras instâncias (como PROAD, DPC, SEPLAN e Procuradoria Federal), e também pela fase externa (conduzida pelo DPL);
• que há dezenas de processos e milhares de itens sendo encaminhados anualmente, dentro do cronograma do Calendário de Compras;
• que o atraso em um processo pode prejudicar o andamento dos das outras Etapas;
• que o atraso do envio da documentação por uma Unidade pode comprometer o resultado de todo o processo, prejudicando todas as outras Unidades participantes;
• que parte da documentação enviada pelas Unidades que cumpriram os prazos tem vigência que pode expirar no caso de atraso no encaminhamento do processo,

os prazos dos cronogramas do Calendário de Compras não serão prorrogados, evitando assim prejuízo institucional às outras Unidades participantes

As Unidades que não cumprirem os prazos definidos poderão ter sua demanda excluída do processo.

Caberá às Unidades a organização interna para consecução das atividades nos prazos, inclusive no que diz respeito a férias e eventuais afastamentos dos servidores responsáveis.

Ajustes nos pedidos

Após a análise do DCOM, os Pedidos de Compras podem ser devolvidos aos requerentes para que ajustes sejam realizados.

O prazo para a devolução do pedido ou do processo com os ajustes solicitados é de 05 (cinco) dias úteis a partir do seu encaminhamento pelo DCOM e não a partir do recebimento pelo requerente.

Ajustes solicitados pelo DCOMAjustes solicitados pelo requerentePedidos e processos de licitação

Após o encaminhamento do pedido na fase 'Divisão das tarefas de orçamentação' do Cronograma de cada Etapa do Calendário, cada requerente precisa acompanhar diariamente a sua Fila de Trabalho no Solar para verificar se ele não retornou para ajustes.

FIQUE ATENTO:

• Se for solicitado um ajuste no Pedido de Compras, o pedido deve ser recebido pela Fila de Trabalho Rever Pedido e as alterações nos itens devem ser realizadas nesta Fila de Trabalho.

• Se for solicitado um ajuste no Processo Licitatório, o processo deve ser recebido pela Fila de Trabalho Rever Processo e as alterações nos itens devem ser realizadas nesta Fila de Trabalho.

• Se for solicitado um ajuste na Pesquisa de Preços, ela deve ser acessada pelo Módulo Compras & Licitações, conforme instruções da seção Como corrigir a Pesquisa de Preço.

• Todas as alterações realizadas nos itens da Pesquisa de Preços e/ou no Mapa Comparativo precisam ser obrigatoriamente realizadas de modo idêntico nos itens do Pedido de Compras e vice-versa.

Para a correta instrução dos pedidos de compra na metodologia de compras que prevê o fluxo prévio para licitações pelo Sistema de Registro de Preços (SRP), cada requerente precisa se planejar com antecedência de modo a conseguir determinar suas demandas para cada Etapa do Calendário de Preços e definir os detalhamentos dos itens que serão solicitados.

De posse dessas informações, na fase 'Inserção das demandas nas listas fechadas e abertas pelas Unidades requerentes' do Cronograma de cada Etapa do Calendário, os requerentes poderão consultar as listas fechadas de cada grupo/família e informar as quantidades dos itens que desejam licitar.

Se a lista fechada de um grupo/família não contemplar toda demanda setorial de materiais a licitar por SRP, os requerentes poderão informar esses outros itens em uma aba específica, chamada de lista aberta e disponível na mesma planilha online em aba individual, nomeada com a sigla de cada requerente no SOLAR.

Antes de informar os itens em sua lista aberta, a Equipe de Apoio designada por cada requerente deve obrigatoriamente conferir se os itens estão com as informações técnicas corretas.

A T E N Ç Ã O:

• Ajustes (mudança de códigos, novos quantitativos, exclusões, etc.) solicitados a pedido do requerente nos itens das listas fechadas e abertas somente serão permitidos nos prazos que correspondam à fase 'Ciência e aprovação das demandas consolidadas' do Cronograma de cada Etapa do Calendário.
• Ajustes nos documentos para aceitação e habilitação técnica; solicitações de amostra; prazos de entrega; garantias e obrigações da contratada: O requerente poderá solicitar estes ajustes somente até a etapa de elaboração do Termo de Referência.

Os pedidos de licitação encaminhados ao DCOM via SCL/SOLAR são conferidos de modo a verificar a documentação obrigatória para a sua instrução e se atendem aos seguintes requisitos:

• itens solicitados na Etapa correta do Calendário de Compras e dentro dos prazos;
• pedidos separados por grupos e famílias, conforme instruções do Calendário;
• justificativa para pedidos encaminhados fora do prazo.

Caso contenha alguma inconsistência, o pedido de licitação é devolvido ao requerente para proceder com os ajustes de acordo com o despacho.

No fluxo prévio previsto pela metodologia de compras, após a correta instrução do pedido pelos requerentes na fase 'Execução das tarefas conforme divisão' do Cronograma de cada Etapa do Calendário, o pedido será ajuntado ao processo de compras (23080.XXXXX/ANO-XX) criado pelo DCOM na fase Geração dos Processos do mesmo Cronograma, sendo automaticamente tramitado para a fila 'Triagem'. Após todos os demais pedidos do processo serem ajuntados, o processo inteiro será tramitado para a fila 'Pesquisa de Preços'.

Antes do encaminhamento do processo de compras à CAEX para elaboração do Termo de Referência, sempre que necessário a equipe da CAPL devolverá os pedidos aos requerentes para realização de ajustes de acordo com o despacho.

I M P O R T A N T E

Sempre que for necessário alterar os textos ou os valores da Pesquisa de Preços, será necessário corrigi-la para gerar e anexar um novo Mapa Comparativo de Preços ao pedido e também realizar os mesmos ajustes no Pedido de Compras.

Dúvidas sobre como corrigir a Pesquisa de Preços para gerar um Mapa Comparativo de Preços atualizado? Clique aqui!!!