Documentação e instrução processual de licitações: mudanças entre as edições

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*os itens para os quais '''não precisarão realizar Pesquisa de Preço''' (se houver) e para os quais deverão encaminhar uma Solicitação Digital cadastrada no módulo SPA e os processos SPA (iniciando com 23080) em que essas SDs resultantes serão juntadas.
*os itens para os quais '''não precisarão realizar Pesquisa de Preço''' (se houver) e para os quais deverão encaminhar uma Solicitação Digital cadastrada no módulo SPA e os processos SPA (iniciando com 23080) em que essas SDs resultantes serão juntadas.


{{destaque|alerta|Utilize [https://docs.google.com/spreadsheets/d/15sNWFIR75Quqh7G9XCy5QcL8Em_od6nNH19GGj3KXwU/edit#gid{{=}}1200284868 esta planilha] para auxiliar a consulta dos itens da sua Unidade.}}
{{download|planilha|link=https://docs.google.com/spreadsheets/d/15sNWFIR75Quqh7G9XCy5QcL8Em_od6nNH19GGj3KXwU/edit#gid{{=}}1200284868|texto=Utilize esta planilha para auxiliar a consulta dos itens da sua Unidade.}}


=Documentação necessária=
=Documentação necessária=
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! style="width: 25%"|Fundamentação
! style="width: 25%"|Fundamentação
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| Estudos Técnicos Preliminares (ETP)
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| [[ESTUDOS TÉCNICOS PRELIMINARES (ETP)|Orientações gerais]]
Estudos Técnicos Preliminares (ETP)
 
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{{download|link=https://docs.google.com/document/d/1WVC1SBLdjcFfGFssqxnZvSC0EUbFBjYWSPfQw__3Zm8/edit?usp=sharing|texto=Rascunho e modelo com orientações}}
{{download|doc|link=https://compras.ufsc.br/formularios/|texto=Rascunho e modelo com orientações}}
'''[[ESTUDOS TÉCNICOS PRELIMINARES (ETP)|Orientações gerais]]'''
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{{red|'''Responsável pelos orçamentos'''}}: [[#Instrução processual|via Pedido]]
{{red|'''Responsável pelos orçamentos'''}}: [[#Instrução processual|via Pedido]]
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*IN SEGES 58/2022<ref name=In58>[https://www.gov.br/compras/pt-br/acesso-a-informacao/legislacao/instrucoes-normativas/instrucao-normativa-seges-no-58-de-8-de-agosto-de-2022 Instrução Normativa SEGES n. 58, de 8 de agosto de 2022]</ref>
*IN SEGES 58/2022<ref name=In58>[https://www.gov.br/compras/pt-br/acesso-a-informacao/legislacao/instrucoes-normativas/instrucao-normativa-seges-no-58-de-8-de-agosto-de-2022 Instrução Normativa SEGES n. 58, de 8 de agosto de 2022]</ref>
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|Ofício de Justificativa
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|{{download|link=https://docs.google.com/document/d/1Tz-gvZun4h54NXtUpU5FMfkv2vaUkxTIEDyRb7E_muI/edit|texto=Modelo com orientações}}
Ofício de Justificativa
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{{download|doc|link=https://compras.ufsc.br/formularios/|texto=Modelo com orientações}}
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{{red|'''Responsável pelos orçamentos'''}}: [[#Instrução processual|via Pedido]]
{{red|'''Responsável pelos orçamentos'''}}: [[#Instrução processual|via Pedido]]
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*Parecer n. 00655/2016/PFUFSC/PGF/AGU<ref name=Parecer655>Disponível no [https://solar.egestao.ufsc.br/cpav/visualizarDocumentosProcesso.do?processoPK=64753,23080,2016&itemAba=aba_pecas SPA, processo 23080.057098/2016-03], pp. 34-37, parágrafos 21-30</ref>
*Parecer n. 00655/2016/PFUFSC/PGF/AGU<ref name=Parecer655>Disponível no [https://solar.egestao.ufsc.br/cpav/visualizarDocumentosProcesso.do?processoPK=64753,23080,2016&itemAba=aba_pecas SPA, processo 23080.057098/2016-03], pp. 34-37, parágrafos 21-30</ref>
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|Orçamentos
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Pesquisa de preços
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'''[[Pesquisa de preços|Orientações gerais]]'''
'''[[Pesquisa de preços|Orientações gerais]]'''


* Deve-se anexar ao pedido (conforme o caso):
* Deve-se anexar ao pedido:
** Orçamentos obtidos
** [[Pesquisa de preços#Fontes para coleta de preços|Orçamentos e preços obtidos]]
** Troca de mensagens com fornecedores
** [[Pesquisa_de_preços#abas_num=3/aba_nome=Como%20solicitar?|Troca de mensagens com fornecedores (se for o caso)]]
** Relatórios do Módulo de Pesquisa de Preços
** [[Pesquisa de preços#Relatório de Pesquisa de Preços|Relatório de Pesquisa de Preços]]
***{{download|doc|link=https://compras.ufsc.br/formularios/|texto=Rascunho para a Nota Técnica para o Sistema de Pesquisa de Preços}}
** [[Pesquisa de preços#Mapa Comparativo de Preços|Mapa Comparativo de Preços]]
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{{red|'''Responsável pelos orçamentos'''}}: [[#Instrução processual|via Pedido]]
{{red|'''Responsável pelos orçamentos'''}}: [[#Instrução processual|via Pedido]]
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* IN SEGES n. 65/2021{{ref|IN65|[https://www.gov.br/compras/pt-br/acesso-a-informacao/legislacao/instrucoes-normativas/instrucao-normativa-seges-me-no-65-de-7-de-julho-de-2021 Instrução Normativa SEGES n. 65, de 7 de julho de 2021.]}}
* IN SEGES n. 65/2021{{ref|IN65|[https://www.gov.br/compras/pt-br/acesso-a-informacao/legislacao/instrucoes-normativas/instrucao-normativa-seges-me-no-65-de-7-de-julho-de-2021 Instrução Normativa SEGES n. 65, de 7 de julho de 2021.]}}
*{{novalei|[https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2021/lei/l14133.htm#art23%C2%A71 Art. 23, § 1º]}}
*{{novalei|[https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2021/lei/l14133.htm#art23%C2%A71 Art. 23, § 1º]}}
*Inclusão dos valores no Sistema SCL
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|Relatório de Pesquisa de Preços
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{{download|link=https://docs.google.com/document/d/1X2xb5l6RjmzGx8GIH1QxPtkSr0wPWe2TmipItrIWabI/edit?tab=t.0|texto=Modelo com orientações}}
Indicação da Equipe de Apoio
 
Documentos auxiliares:
 
{{download|link=https://docs.google.com/spreadsheets/d/1VEpoQn0hNdZ4k4Q8OcG6hAyLT8mNZ9lYBECMmTXseCw/edit?usp=sharing|texto=Cálculo da média, mediana e menor preço}}
{{download|link=https://docs.google.com/document/d/1K1mwxCHKNDpysP5je55tB52KUZiaXNJTVbaIjTQ8jWc/edit|texto=Modelo de nota técnica para o Relatório do Sistema de Pesquisa de Preços}}
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{{red|'''Responsável pelos orçamentos'''}}: [[#Instrução processual|via Pedido]]
{{download|doc|link=https://compras.ufsc.br/formularios/|texto=Modelo para preenchimento}}  
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*IN SEGES n. 65/2021{{ref|IN65||[https://www.gov.br/compras/pt-br/acesso-a-informacao/legislacao/instrucoes-normativas/instrucao-normativa-seges-me-no-65-de-7-de-julho-de-2021#:~:text{{=}}materializada%20em%20documento Art. 3º]}}
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|Mapa Comparativo de Preços
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'''[[Pesquisa de preços#Mapa Comparativo de Preços|Orientações gerais]]'''


* Deve-se incluir o Mapa Comparativo de Preços gerado após a inserção dos valores obtidos no Sistema Solar
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{{red|'''Responsável pelos orçamentos'''}}: [[#Instrução processual|via Pedido]]
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*Inclusão dos valores no Sistema SCL
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|Indicação da Equipe de Apoio
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A indicação dos membros que comporão a Equipe de Apoio do pregão, que auxilia o pregoeiro na avaliação técnica das propostas enviadas pelas empresas concorrentes, deve levar em consideração o conhecimento técnico dos membros com relação aos itens.  
A indicação dos membros que comporão a Equipe de Apoio do pregão, que auxilia o pregoeiro na avaliação técnica das propostas enviadas pelas empresas concorrentes, deve levar em consideração o conhecimento técnico dos membros com relação aos itens.  
{{download|link=https://docs.google.com/document/d/1fG9RxwokEfKw_dnTR3_fUTYkR3RoI5WBQy7SPUUZTZY/edit?tab=t.0|texto=Modelo para preenchimento}}
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{{red|'''Responsável pelos orçamentos'''}}: [[#Instrução processual|via Pedido]]
{{red|'''Responsável pelos orçamentos'''}}: [[#Instrução processual|via Pedido]]
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*Ofício Circular n. 32/2023/PROAD{{ref|OfC32PROAD|[https://drive.google.com/file/d/1BAUKz-uxJPwLrkA-KdGqGBxfsYA97R8I Ofício Circular n. 32/2023/PROAD]|[https://drive.google.com/file/d/1BAUKz-uxJPwLrkA-KdGqGBxfsYA97R8I item 5]}}
*Ofício Circular n. 32/2023/PROAD{{ref|OfC32PROAD|[https://drive.google.com/file/d/1BAUKz-uxJPwLrkA-KdGqGBxfsYA97R8I Ofício Circular n. 32/2023/PROAD]|[https://drive.google.com/file/d/1BAUKz-uxJPwLrkA-KdGqGBxfsYA97R8I item 5]}}
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|Lista de Verificação (checklist)
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{{download|link=https://docs.google.com/document/d/1s8vtHMwQdZvwx6tApXFrTgEqdbDivInDV2xFwX3bLzc/edit?tab=t.0|texto=Modelo para preenchimento}}  
Lista de Verificação (checklist)
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{{download|doc|link=https://compras.ufsc.br/formularios/|texto=Modelo para preenchimento}}  
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{{red|'''Responsável pelos orçamentos'''}}: [[#Instrução processual|via Pedido]]
{{red|'''Responsável pelos orçamentos'''}}: [[#Instrução processual|via Pedido]]
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! style="width: 15%"|Documento
! style="width: 15%"|Documento
! style="width: 45%"|Orientações
! style="width: 40%"|Orientações
! style="width: 15%"|Quem deve fazer e como enviar?
! style="width: 20%"|Quem deve fazer e como enviar?
! style="width: 25%"|Fundamentação
! style="width: 25%"|Fundamentação
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|Peculiaridades
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|Alguns itens possuem características específicas que demandam maior atenção, especialmente na elaboração do Termo de Referência e na aceitação e habilitação das propostas. Por isso, esses itens devem ser analisados com cautela e destacados em algumas etapas do processo. Os tipos mais comuns de peculiaridade são:
Peculiaridades
|
{{download|doc|link=https://compras.ufsc.br/formularios/|texto=Modelo para preenchimento}}


*'''''Agrupamento em lotes:''''' alguns itens são complementares ou obrigatoriamente precisam ser compatíveis para o pleno funcionamento. Verifique sempre se a indicação de agrupamento em lote é adequada [[PROCEDIMENTOS PARA A AQUISIÇÃO DE MATERIAIS#Agrupamento de itens em lotes|nesse tópico]];
*[[Peculiaridades|'''Orientações gerais''']] para quando houver:
**Personalização de itens
**Agrupamento em lotes
**Solicitação de amostra
**Fabricação sob medida
**Documentos para habilitação diferenciados
**Critérios de aceitação diferenciados
**Demais peculiaridades, como:
***Garantia diferenciada
***Prazo de entrega diferenciado
***Compartilhamento com outros órgãos
***Ampla concorrência ou ME/EPP, entre outros
|
{{destaque|alerta|Quando for o caso:}}


*'''''Personalização de itens*:''''' determinados itens preveem personalização (como inserção de logotipos, siglas, cores etc). É imprescindível justificar (no documento [https://docs.google.com/document/d/10io2XqGn0GOB0A0bKwEkd4s_o66WQwoPCtvsO31QmBc/edit Itens com Peculiaridades]) os motivos pelos quais o item deve ser personalizado, uma vez que esses itens costumam ser mais onerosos do que itens comuns;
{{red|'''Responsável pelos orçamentos'''}}: [[#Instrução processual|via Pedido]]


*'''''Pedido de amostra:''''' trata-se da necessidade de solicitar aos competidores amostras do material a ser adquirido. Pedidos de amostra devem ser solicitados e autorizados previamente pela Direção do DCOM. [[PROCEDIMENTOS PARA A AQUISIÇÃO DE MATERIAIS#Solicitação de amostra|Verifique mais informações aqui]];
{{red|'''Demais Unidades'''}}: [[#Instrução processual|via SD]]
 
*'''''Habilitação e critério de aceitação:''''' certos itens possuem critérios especiais de aceitação e habilitação da proposta, como a exigência de laudos, atendimento a normas técnicas entre outros;
*'''''Fabricação sob medida*:''''' alguns materiais (por exemplo, móveis sob medida) são exclusivos e precisam ser projetados especialmente para atender a demanda da Unidade requerente. Para estes itens, é necessária a elaboração de um projeto básico,
 
*'''''Demais peculiaridades:''''' certos itens necessitam de garantia ou prazo de entrega diferenciado, ou são compartilhados com outro órgão, ou então são de ampla concorrência ou ME/EPP (mediante justificativa técnica) etc. Estes são apenas alguns exemplos de peculiaridades não tão recorrentes, mas podem haver outras tantas, a depender do item.  <br />
 
Algumas das peculiaridades podem estar atreladas a uma '''fase específica do pregão''', especialmente no que diz respeito a documentações comprobatórias sobre as características técnicas do item ('''aceitação'''), sobre capacidade técnica e regularidade técnica, fiscal e legal do fornecedor ('''habilitação''') e determinadas exigências e obrigações da contratada ('''execução'''). Para saber mais sobre essas fases, leia o tópico '''[https://compras.wiki.ufsc.br/index.php?title=PROCEDIMENTOS_PARA_A_AQUISI%C3%87%C3%83O_DE_MATERIAIS#Documentos_pass.C3.ADveis_de_exig.C3.AAncia_aos_fornecedores_em_cada_etapa_da_licita.C3.A7.C3.A3o Documentos a serem exigidos em cada etapa da licitação]'''.
 
 
* Para tais itens, o pedido deve conter '''documentos adicionais anexados ao pedido'''.''
 
'''''Personalização:''' Documento com as informações acerca da personalização. Exemplo:'' ''caso seja uma camiseta personalizada com um logotipo, deve-se encaminhar junto ao item (no pedido) informações como o logotipo a ser utilizado, quais as dimensões a serem aplicadas e a localização na vestimenta;''
 
'''''Fabricação sob medida:''' Projeto básico. Exemplo:'' ''caso seja um móvel sob medida, é necessário um projeto contendo características mínimas que garantam tanto a qualidade quanto a correta orçamentação, tais como: dimensões totais, materiais que compõem o item, características gerais do item, critérios para instalação e demais informações que sejam importantes para garantir a qualidade do item e da precificação).''
 
 
 
'''IMPORTANTE:''' '''Todas as peculiaridades devem ser devidamente justificadas!'''
 
Também devem ser devidamente sinalizadas no campo apropriado tanto na Lista Final
 
 
Verifique se sua demanda possui algum(ns) item(ns) que possue(m) alguma peculiaridade. Caso haja, algumas ações são necessárias:
* Se o item com peculiaridade não está '''sinalizado na LISTA FINAL''' (coluna H), comunique a CAPL/DCOM através do e-mail capl@contato.ufsc.br;
* Preencher obrigatoriamente o documento [https://docs.google.com/document/d/10io2XqGn0GOB0A0bKwEkd4s_o66WQwoPCtvsO31QmBc/edit Itens com peculiaridades] com os itens que possuem determinadas peculiaridades;
* A ideia é sempre buscar definir previamente o que torna tal item "peculiar" e quais exigências faremos constar no Termo de Referência.
 
Em caso de dúvidas, entre em contato com a CAPL/DCOM
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| Documento de Formalização da Demanda
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| Modelo para preenchimento:
Documento de Formalização da Demanda
 
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{{download|link=https://docs.google.com/document/d/1e5exGuvGLXGkHHo37N1YzBn3TKUHZHj3v_rvAzwuts4/edit?usp=sharing|texto=Modelo para preenchimento}}
{{download|doc|link=https://compras.ufsc.br/formularios/|texto=Modelo para preenchimento}}
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Apenas para os [[Pregão Eletrônico|pregões pronta-entrega]]
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*Lei n. 9.784/1999{{ref|Lei9784||[http://www.planalto.gov.br/Ccivil_03/leis/L9784.htm#art2 Art. 2º]}}
*ON SEGES n. 2/2016{{ref|ONSeges2||[https://www.gov.br/compras/pt-br/acesso-a-informacao/legislacao/orientacoes-normativas/orientacao-normativa-seges-no-2-de-06-de-junho-de-2016#:~:text{{=}}Consta%20a%20solicita%C3%A7%C3%A3o Anexo I, item 2]}}
*Parecer n. 00655/2016/PFUFSC/PGF/AGU{{ref|Parecer655}}
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| Comprovante de disponibilidade do recurso
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| Nota de Dotação<ref>A Nota de Dotação, emitida pelo [http://dgo.proplan.ufsc.br/ Departamento de Gestão Orçamentária], apresenta informações sobre a liberação de recursos e identifica os valores disponíveis, a fonte de recursos, plano interno e Unidade Gestora Responsável.</ref>, Portaria da Liberação do Recurso (quando da PROPG), Documento de Programação da Disponibilidade Orçamentária ou documento similar que comprove a disponibilidade de recurso (se vinculado a entidades de fomento, como CAPES, FINEP, CNPq, FAPESC, etc.)
Comprovante de disponibilidade do recurso
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Nota de Dotação<ref>A Nota de Dotação, emitida pela [http://so.seplan.ufsc.br/como-encaminhar-solicitacoes-via-spa/ Superintendência de Orçamento/Seplan], apresenta informações sobre a liberação de recursos e identifica os valores disponíveis, a fonte de recursos, plano interno e Unidade Gestora Responsável.</ref>, Portaria da Liberação do Recurso (quando da PROPG), Documento de Programação da Disponibilidade Orçamentária ou documento similar que comprove a disponibilidade de recurso (se vinculado a entidades de fomento, como CAPES, FINEP, CNPq, FAPESC, etc.)
|  
Apenas para os [[Pregão Eletrônico|pregões pronta-entrega]]
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*{{novalei|[https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2021/lei/l14133.htm#art150 Art. 150]}}
*{{novalei|[https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2021/lei/l14133.htm#art150 Art. 150]}}
Linha 163: Linha 141:


=Instrução processual=
=Instrução processual=
{{aviso|info|Tanto pedido quanto SD são nomenclaturas utilizadas para protocolos que reúnem os documentos necessários e que serão agrupadas ao processo de compra. Para fins de distinção, utilizamos os seguintes termos:
*'''Pedido:''' trata-se do pedido gerado no módulo Sistema de Compras e Licitações (SCL), do sistema Solar para as Unidades requerentes que farão a orçamentação para alguns itens Estes protocolos possuem um fluxo predeterminado no sistema (filas de trabalho)
*'''Solicitação Digital (SD):''' são as solicitações digitais registradas no módulo Processos Administrativos (SPA) do sistema Solar. A SD é gerada pelas Unidades que não possuem tarefa de orçamentação, mas que possuem demanda em determinado processo.}}
{{aviso|alerta|Atenção: Deve-se inserir {{red|um documento de cada vez, nomeado de acordo com seu conteúdo}}. Processos recebidos com a documentação inserida de forma inadequada, como exemplificado na figura abaixo, serão devolvidos para adequação antes de qualquer análise.
[[Arquivo:CIE-Pecas.png|500px|thumb|center|link=|Anexação das peças]]}}
{| class="tabela"  
{| class="tabela"  
|-  
|-  
Linha 177: Linha 146:
! style="width: 50%"|Demais requerentes
! style="width: 50%"|Demais requerentes
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|-
|Os requerentes que ficaram responsáveis pela orçamentação devem observar o seguinte:
|
* O Pedido Gerado pelo DCOM estará na fila de trabalho '''“Rever Pedido”''' do '''Sistema de Compras e Licitações (SCL)'''
Os requerentes que ficaram '''responsáveis pela orçamentação''' devem observar o seguinte:
* [[#Documentação necessária|Anexar os documentos]]
* O {{dica|{{red|Pedido}} gerado pelo DCOM|Tanto '''pedido''' quanto '''SD''' são nomenclaturas utilizadas para protocolos que reúnem os documentos necessários e que serão agrupadas ao processo de compra. Para fins de distinção, utilizamos os seguintes termos:<br />'''Pedido:''' trata-se do pedido gerado no módulo Sistema de Compras e Licitações (SCL), do sistema Solar para as Unidades requerentes que farão a orçamentação para alguns itens Estes protocolos possuem um fluxo predeterminado no sistema (filas de trabalho)<br />'''Solicitação Digital (SD):''' são as solicitações digitais registradas no módulo Processos Administrativos (SPA) do sistema Solar. A SD é gerada pelas Unidades que não possuem tarefa de orçamentação, mas que possuem demanda em determinado processo.}} estará na '''Fila de Trabalho''' em {{tecla|Compras e Licitações}}/{{tecla|Pedido de Compras}}/{{tecla|Rever Pedido}}.
*# ETP Digital (gerado no Compras.gov.br)
*Localize o pedido na lista, clique e o receba
*# Ofício de Justificativa (atualizado)
*Clique em {{tecla|OK}} para prosseguir
*# Orçamentos dos itens e documentos relacionados
* Na aba {{tecla|Documentos}}, [[#Documentação necessária|anexe os seguintes documentos:]]
*# Mapa Comparativo de Preços (gerado na pesquisa de preços)
*# [[#Documentos comuns a todos os processos licitatórios|ETP Digital]] (gerado no {{comprasgov}})
*# Relatório de Pesquisa de Preços (atualizado)
*# [[#Documentos comuns a todos os processos licitatórios|Ofício de Justificativa]]
*# Formulário de Equipe de Apoio (atualizado)
*# [[Pesquisa de preços]]:
*# Checklist (atualizado)
*## [[Pesquisa de preços#Fontes para coleta de preços|Orçamentos e preços obtidos]]
*Na aba "Encaminhar"
*## [[Pesquisa_de_preços#abas_num=3/aba_nome=Como%20solicitar?|Troca de mensagens com fornecedores (se for o caso)]]
|Os requerentes que NÃO são responsáveis pela orçamentação devem observar o seguinte:
*## [[Pesquisa de preços#Relatório de Pesquisa de Preços|Relatório de Pesquisa de Preços]] (gerado no {{comprasgov}})
* Criar uma '''Solicitação Digital (SD)''' via '''Sistema de Processos Administrativos (SPA)''' com os seguintes parâmetros:
*## [[Pesquisa de preços#Mapa Comparativo de Preços|Mapa Comparativo de Preços]] (gerado no Sistema Solar)
*# [[#Documentos comuns a todos os processos licitatórios|Formulário de Equipe de Apoio]]
*# [[#Documentos adicionais para situações excepcionais|Peculiaridades]] (se for o caso)
*# [[#Documentos comuns a todos os processos licitatórios|Checklist]]
*Na aba {{tecla|Encaminhar}} selecione a {{tecla|Ação}} '''Revisado'''
*No campo {{tecla|Despacho}} informe '''Para triagem''' e clique em {{tecla|Encaminhar}}
|
Os requerentes que '''{{red|NÃO}} são responsáveis pela orçamentação''' devem observar o seguinte:
* {{destaque|alerta|'''Deve ser cadastrada uma SD para cada Processo, ainda que sejam do mesmo grupo de materiais'''}}
* Crie uma {{dica|Solicitação Digital ({{red|SD}})|Tanto '''pedido''' quanto '''SD''' são nomenclaturas utilizadas para protocolos que reúnem os documentos necessários e que serão agrupadas ao processo de compra. Para fins de distinção, utilizamos os seguintes termos:<br />'''Pedido:''' trata-se do pedido gerado no módulo Sistema de Compras e Licitações (SCL), do sistema Solar para as Unidades requerentes que farão a orçamentação para alguns itens Estes protocolos possuem um fluxo predeterminado no sistema (filas de trabalho)<br />'''Solicitação Digital (SD):''' são as solicitações digitais registradas no módulo Processos Administrativos (SPA) do sistema Solar. A SD é gerada pelas Unidades que não possuem tarefa de orçamentação, mas que possuem demanda em determinado processo.}} via '''Sistema de Processos Administrativos (SPA)''' com os seguintes parâmetros:
** '''Grupo de assunto:''' 64 - Compra
** '''Grupo de assunto:''' 64 - Compra
** '''Assunto:''' 206 - Compra
** '''Assunto:''' 206 - Compra
** '''Detalhamento:''' Preencher apenas com o texto no seguinte padrão: '''Documentação para processo 23080''' e completar o preenchimento com o número completo do processo ao qual a solicitação digital deverá ser juntada. Este número será informado na aba [[FLUXO_PR%C3%89VIO_PARA_LICITA%C3%87%C3%95ES_SRP#Entendendo_a_Lista_Final| LISTA FINAL]] de cada planilha.
** '''Detalhamento:''' Preencha apenas com o texto no seguinte padrão: '''Documentação para processo 23080''' e complete o preenchimento com o número completo do processo ao qual a solicitação digital deverá ser juntada. Este número será informado na aba [[Calendário de Compras#Inserção de demandas|"LISTA FINAL"]] de cada planilha.


* [[#Documentação necessária|Anexar os documentos:]]
* [[#Documentação necessária|Anexe os documentos:]]
*# ETP Digital (gerado no Compras.gov.br)
*# [[#Documentos comuns a todos os processos licitatórios|ETP Digital]] (gerado no {{comprasgov}})
*# Ofício de Justificativa (atualizado)
*# [[#Documentos comuns a todos os processos licitatórios|Ofício de Justificativa]]
*# [[#Documentos adicionais para situações excepcionais|Peculiaridades]] (se for o caso)


* Encaminhar para CAPL/DCOM
* Clique no botão {{tecla|Encaminhar}} e preencha o seguinte:
**'''Motivo tramitação:''' 1 (Para Providências)
**'''Encaminhamento:''' Para análise
**'''Tarefa:''' Encaminhar para outro setor
**'''Setor:''' CAPL/DCOM
*Ao final, clique no botão {{tecla|Encaminhar}}
|}
|}


{{oculto
{{aviso|alerta|Atenção: Deve-se inserir os {{red|documentos em ordem, nomeados de acordo com seu conteúdo}}.  
|Como eu encaminho o pedido com os itens para os quais preciso realizar Pesquisa de Preço?
|Quando a Unidade localizar itens na[[FLUXO_PR%C3%89VIO_PARA_LICITA%C3%87%C3%95ES_SRP#Entendendo_a_Lista_Final| LISTA FINAL]] para os quais precisa realizar Pesquisa de preço, um pedido de compras será gerado pela CAPL/DCOM e encaminhado para a Fila de Trabalho '''Rever Pedido''' da Unidade responsável pela orçamentação destes itens.


É possível gerar uma pesquisa de preço '''automaticamente'''. Dentro do pedido gerado pelas importações das listas finais, na fila Rever Pedido, haverá um botão para a geração da pesquisa de preço, que resgatará todas as informações já inseridas no pedido.
Processos recebidos com a documentação inserida de forma inadequada, como exemplificado na figura abaixo, {{red|serão devolvidos para adequação antes de qualquer análise}}.


[[Arquivo:Pedido1.png|centro|miniaturadaimagem|758x758px|Botão "Gerar pesquisa de preço" dentro do pedido de compras.]]
[[Arquivo:CIE-Pecas.png|500px|thumb|center|link=|Anexação das peças]]}}
 
 
Ao clicar no botão, a pesquisa de preço gerada aparecerá dentro do mesmo pedido.
 
[[Arquivo:Pedido2.png|centro|miniaturadaimagem|762x762px|Pesquisa gerada automaticamente dentro do pedido de compras.]]Clicando no link gerado (ou na lupa, ao lado do número do pedido), será possível acessar a pesquisa para a inserção das fontes, preços e demais informações pertinentes.
 
Após a inserção das informações, basta gerar o mapa comparativo de preços (na aba "Resultado" da pesquisa"), fazer o download e anexar como uma peça ao pedido de compra.
 
'''[[Pesquisa de preços|Clique aqui para ter mais informações sobre as Pesquisas de preço]]'''.
 
Os pedidos resultantes da Lista Final, após serem complementados com as pesquisas de preço e demais [[Fluxo_prévio_para_licitações_SRP#Quais_s.C3.A3o_os_documentos_que_devem_ser_elaborados_nessa_etapa.3F|'''documentos necessários''']], serão analisados pela equipe da CAPL e, uma vez aprovados, serão ajuntados aos processos de compra (23080) pertinentes, previamente criados na fase de [[FLUXO PRÉVIO PARA LICITAÇÕES SRP#Geração dos processos|'Geração dos processos']] e informados na [[FLUXO_PR%C3%89VIO_PARA_LICITA%C3%87%C3%95ES_SRP#Entendendo_a_Lista_Final| LISTA FINAL]]</div>
}}


=Prazos=
=Prazos=
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{{aviso|alerta|[[Procedimentos prévios à licitação#Acessos e responsáveis|Caberá às Unidades a organização interna para consecução das atividades nos prazos, inclusive no que diz respeito a férias e eventuais afastamentos dos servidores responsáveis.]]}}
{{aviso|alerta|[[Procedimentos prévios à licitação#Acessos e responsáveis|Caberá às Unidades a organização interna para consecução das atividades nos prazos, inclusive no que diz respeito a férias e eventuais afastamentos dos servidores responsáveis.]]}}


=Ajustes nos pedidos=
=Ajustes=


Após a análise do DCOM, os Pedidos de Compras [https://www.youtube.com/watch?v=s-F9YepPcp0&t=11254s podem ser devolvidos] aos requerentes para que ajustes sejam realizados.
{{oculto
|indice===Ajustes solicitados pelo DCOM==
|Ajustes solicitados pelo DCOM
|Após a análise do DCOM, os Pedidos de Compras [https://www.youtube.com/watch?v{{=}}s-F9YepPcp0&t{{=}}11254s podem ser devolvidos] aos requerentes para que ajustes sejam realizados.


Por este motivo, é necessário {{destaque|alerta|'''acompanhar diariamente''' a sua Fila de Trabalho no Solar}} para verificar se o Pedido não retornou para ajustes.
Por este motivo, é necessário {{destaque|alerta|'''acompanhar diariamente'''{{ref|PN467|[http://atasderegistrodeprecos.paginas.ufsc.br/files/2023/03/PN-467-2023-GR-Meios-de-Comunica%C3%A7%C3%A3o-Institucionais.pdf Portaria Normativa 467/2023/GR] - [https://secom.ufsc.br/2023/04/06/ufsc-normatiza-ferramentas-de-comunicacao-no-ambito-das-atividades-administrativas-institucionais/ Ferramentas institucionais de comunicação]|[https://boletimoficial.ufsc.br/2023/03/02/boletim-no-422023-02032023/#:~:text{{=}}Os%20servidores%20dever%C3%A3o%20realizar%20checagem%20di%C3%A1ria%20da%20fila%20de%20trabalho%20pessoal%20e%20do%20setor%20cadastradas%20no%20Sistema%20de%20Processos%20Administrativos Art. 7º]}} a sua Fila de Trabalho no Solar}} para verificar se o Pedido não retornou para ajustes:


'''O prazo para a devolução''' do pedido ou do processo com os ajustes solicitados é de {{destaque|alerta|'''05 (cinco) dias úteis{{ref|Lei9784||[http://www.planalto.gov.br/Ccivil_03/leis/L9784.htm#art24 Art. 24]}} a partir do seu encaminhamento pelo DCOM'''}} e {{destaque|erro|'''não a partir do recebimento pelo requerente'''}}.
*'''Se foi solicitado um ajuste no {{red|Pedido de Compras}}''':
** receba o pedido na '''Fila de Trabalho''' {{tecla|Compras e Licitações}}/{{tecla|Pedido de Compras}}/{{tecla|Rever Pedido}}
** verifique na aba {{tecla|Pasta Digital}} o último despacho do DCOM
** ajuste o que for necessário nas abas correspondentes
** após {{red|'''todos'''}} os ajustes terem sido efetuados:
*** na aba {{tecla|Encaminhar}} selecione a {{tecla|Ação}} '''Revisado'''
*** no campo {{tecla|Despacho}} informe sobre o cumprimento do despacho e clique em {{tecla|Encaminhar}}  


{{aviso|alerta|'''FIQUE ATENTO:'''
*'''Se foi solicitado um ajuste na {{red|Pesquisa de Preços}}''':
** ela deve ser acessada pelo Módulo {{tecla|Compras & Licitações}}, conforme orientações da seção [[Pesquisa de preços#abas_id=mapalicitacao/abas_num=6/aba_nome=Ajustes|Mapa Comparativo de Preços]]
** todas as alterações realizadas nos itens da Pesquisa de Preços e/ou no Mapa Comparativo precisam ser obrigatoriamente realizadas '''de modo idêntico nos itens do Pedido de Compras e vice-versa'''
** o servidor da CAPL responsável pela análise do processo enviará no despacho as orientações adicionais necessárias


* '''Se for solicitado um ajuste no Pedido de Compras''', o pedido deve ser recebido pela Fila de Trabalho '''Rever Pedido''' e as alterações nos itens devem ser realizadas nesta Fila de Trabalho.
{{aviso|erro|
* '''Se for solicitado um ajuste no Processo Licitatório''', o processo deve ser recebido pela Fila de Trabalho '''Rever Processo''' e as alterações nos itens devem ser realizadas nesta Fila de Trabalho.
* '''O prazo para a devolução''' do pedido ou do processo com os ajustes solicitados é de {{destaque|alerta|'''05 (cinco) dias úteis{{ref|Lei9784||[http://www.planalto.gov.br/Ccivil_03/leis/L9784.htm#art24 Art. 24]}} a partir do seu encaminhamento pelo DCOM'''}} e {{destaque|erro|'''não a partir do recebimento pelo requerente'''}}.
* '''Se for solicitado um ajuste na Pesquisa de Preços''', ela deve ser acessada pelo Módulo '''Compras & Licitações''', conforme instruções da seção [[PESQUISA_DE_PREÇOS#Como_editar_o_Mapa_Comparativo_de_Pre.C3.A7os_da_Pesquisa|Como corrigir a Pesquisa de Preço]].
* Todas as alterações realizadas nos itens da Pesquisa de Preços e/ou no Mapa Comparativo</u> precisam ser obrigatoriamente realizadas '''de modo idêntico nos itens do Pedido de Compras e vice-versa'''.
}}  


{{aviso|alerta|A T E N Ç Ã O:
*'''Ajustes nos documentos para aceitação e habilitação técnica, solicitações de amostra, prazos de entrega, garantias e obrigações da contratada''' somente poderão ser solicitados até a etapa de elaboração do Termo de Referência.
*'''Ajustes nos documentos para aceitação e habilitação técnica; solicitações de amostra; prazos de entrega; garantias e obrigações da contratada:''' O requerente poderá solicitar estes ajustes somente até a etapa de elaboração do Termo de Referência.}}


{{aviso|erro|'''NÃO É POSSÍVEL''' a alteração de itens, especificações e quantitativos, ou de desistência do item, fora do [https://compras.ufsc.br/calendario-de-compras/ cronograma do Calendário de Compras].}}  
*'''NÃO É POSSÍVEL''' a alteração de itens, especificações e quantitativos, ou de desistência do item, fora do [https://compras.ufsc.br/calendario-de-compras/ cronograma do Calendário de Compras].}}
}}
 
{{oculto
|indice===Solicitação de ajustes pela Unidade requerente==
|Solicitação de ajustes pela Unidade requerente
|
* Para enviar as seguintes solicitações de ajustes nos pedidos, utilize o [https://atendimento.ufsc.br/otrs/customer.pl?Action{{=}}NewTicketWizard;QueueID{{=}}477&ticket{{=}}ST-18203-c7-EQMpFMKdE9WWHlKMNSiboXEYsistemas.ufsc.br PAI - Portal de Atendimento Institucional]
** '''Alteração de detalhamento''' do item demandado
** '''Alteração de quantitativo''' demandado para o item
** '''Exclusão da demanda''' de determinado item da Unidade
** '''Prorrogação do prazo''' para execução da atividade ou do prazo informado pelo DCOM para ajustes
* {{destaque|alerta|As solicitações encaminhadas por {{red|e-mail}} serão {{red|recusadas}}}}
: [[Arquivo:PAI_-_Pedidos_de_compras_-_ajustes.png|link=https://atendimento.ufsc.br/otrs/customer.pl?Action{{=}}NewTicketWizard;QueueID{{=}}477&ticket{{=}}ST-18203-c7-EQMpFMKdE9WWHlKMNSiboXEYsistemas.ufsc.br]]
* A solicitação será analisada pelo servidor da CAPL responsável pela análise do processo e pela Coordenação
* Aguarde o retorno da solicitação e a consulte diretamente no PAI
}}


{{referencias}}
{{referencias}}

Edição atual tal como às 11h55min de 29 de abril de 2025

De quais itens preciso providenciar a documentação?

As Unidades requerentes deverão acessar as listas finais disponíveis na página do Calendário de Compras para encontrar:

  • os itens para os quais precisarão realizar pesquisa de preço e os processos SPA (iniciando com 23080) em que os pedidos com essas pesquisas serão juntados;
  • os itens para os quais não precisarão realizar Pesquisa de Preço (se houver) e para os quais deverão encaminhar uma Solicitação Digital cadastrada no módulo SPA e os processos SPA (iniciando com 23080) em que essas SDs resultantes serão juntadas.
Utilize esta planilha para auxiliar a consulta dos itens da sua Unidade.

Documentação necessária

Documentos comuns a todos os processos licitatórios

Documento Orientações Quem deve fazer e como enviar? Fundamentação

Estudos Técnicos Preliminares (ETP)

Rascunho e modelo com orientações

Orientações gerais

Responsável pelos orçamentos: via Pedido

Demais Unidades: via SD

  • IN SEGES 58/2022[1]

Ofício de Justificativa

Modelo com orientações

Responsável pelos orçamentos: via Pedido

Demais Unidades: via SD

Pesquisa de preços

Orientações gerais

Responsável pelos orçamentos: via Pedido

  • IN SEGES n. 65/2021[5]
  • Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021[6]Art. 23, § 1º
  • Inclusão dos valores no Sistema SCL

Indicação da Equipe de Apoio

Modelo para preenchimento

A indicação dos membros que comporão a Equipe de Apoio do pregão, que auxilia o pregoeiro na avaliação técnica das propostas enviadas pelas empresas concorrentes, deve levar em consideração o conhecimento técnico dos membros com relação aos itens.

Responsável pelos orçamentos: via Pedido

Lista de Verificação (checklist)

Modelo para preenchimento

Responsável pelos orçamentos: via Pedido

Documentos adicionais para situações excepcionais

Documento Orientações Quem deve fazer e como enviar? Fundamentação

Peculiaridades

Modelo para preenchimento
  • Orientações gerais para quando houver:
    • Personalização de itens
    • Agrupamento em lotes
    • Solicitação de amostra
    • Fabricação sob medida
    • Documentos para habilitação diferenciados
    • Critérios de aceitação diferenciados
    • Demais peculiaridades, como:
      • Garantia diferenciada
      • Prazo de entrega diferenciado
      • Compartilhamento com outros órgãos
      • Ampla concorrência ou ME/EPP, entre outros

Quando for o caso:

Responsável pelos orçamentos: via Pedido

Demais Unidades: via SD

Documento de Formalização da Demanda

Modelo para preenchimento

Apenas para os pregões pronta-entrega

Comprovante de disponibilidade do recurso

Nota de Dotação[9], Portaria da Liberação do Recurso (quando da PROPG), Documento de Programação da Disponibilidade Orçamentária ou documento similar que comprove a disponibilidade de recurso (se vinculado a entidades de fomento, como CAPES, FINEP, CNPq, FAPESC, etc.)

Apenas para os pregões pronta-entrega

Instrução processual

Responsáveis pelos orçamentos Demais requerentes

Os requerentes que ficaram responsáveis pela orçamentação devem observar o seguinte:

  • O Pedido gerado pelo DCOMTanto pedido quanto SD são nomenclaturas utilizadas para protocolos que reúnem os documentos necessários e que serão agrupadas ao processo de compra. Para fins de distinção, utilizamos os seguintes termos:
    Pedido: trata-se do pedido gerado no módulo Sistema de Compras e Licitações (SCL), do sistema Solar para as Unidades requerentes que farão a orçamentação para alguns itens Estes protocolos possuem um fluxo predeterminado no sistema (filas de trabalho)
    Solicitação Digital (SD): são as solicitações digitais registradas no módulo Processos Administrativos (SPA) do sistema Solar. A SD é gerada pelas Unidades que não possuem tarefa de orçamentação, mas que possuem demanda em determinado processo.     estará na Fila de Trabalho em Compras e Licitações/Pedido de Compras/Rever Pedido.
  • Localize o pedido na lista, clique e o receba
  • Clique em OK para prosseguir
  • Na aba Documentos, anexe os seguintes documentos:
    1. ETP Digital (gerado no Compras.gov.br.png)
    2. Ofício de Justificativa
    3. Pesquisa de preços:
      1. Orçamentos e preços obtidos
      2. Troca de mensagens com fornecedores (se for o caso)
      3. Relatório de Pesquisa de Preços (gerado no Compras.gov.br.png)
      4. Mapa Comparativo de Preços (gerado no Sistema Solar)
    4. Formulário de Equipe de Apoio
    5. Peculiaridades (se for o caso)
    6. Checklist
  • Na aba Encaminhar selecione a Ação Revisado
  • No campo Despacho informe Para triagem e clique em Encaminhar

Os requerentes que NÃO são responsáveis pela orçamentação devem observar o seguinte:

  • Deve ser cadastrada uma SD para cada Processo, ainda que sejam do mesmo grupo de materiais
  • Crie uma Solicitação Digital (SD)Tanto pedido quanto SD são nomenclaturas utilizadas para protocolos que reúnem os documentos necessários e que serão agrupadas ao processo de compra. Para fins de distinção, utilizamos os seguintes termos:
    Pedido: trata-se do pedido gerado no módulo Sistema de Compras e Licitações (SCL), do sistema Solar para as Unidades requerentes que farão a orçamentação para alguns itens Estes protocolos possuem um fluxo predeterminado no sistema (filas de trabalho)
    Solicitação Digital (SD): são as solicitações digitais registradas no módulo Processos Administrativos (SPA) do sistema Solar. A SD é gerada pelas Unidades que não possuem tarefa de orçamentação, mas que possuem demanda em determinado processo.     via Sistema de Processos Administrativos (SPA) com os seguintes parâmetros:
    • Grupo de assunto: 64 - Compra
    • Assunto: 206 - Compra
    • Detalhamento: Preencha apenas com o texto no seguinte padrão: Documentação para processo 23080 e complete o preenchimento com o número completo do processo ao qual a solicitação digital deverá ser juntada. Este número será informado na aba "LISTA FINAL" de cada planilha.
  • Clique no botão Encaminhar e preencha o seguinte:
    • Motivo tramitação: 1 (Para Providências)
    • Encaminhamento: Para análise
    • Tarefa: Encaminhar para outro setor
    • Setor: CAPL/DCOM
  • Ao final, clique no botão Encaminhar

Atenção: Deve-se inserir os documentos em ordem, nomeados de acordo com seu conteúdo.

Processos recebidos com a documentação inserida de forma inadequada, como exemplificado na figura abaixo, serão devolvidos para adequação antes de qualquer análise.

Anexação das peças

Prazos

Considerando que:

  • os processos licitatórios são compartilhados entre todas as Unidades;
  • que a análise pelo DCOM é apenas um das etapas do processo licitatório (fase interna);
  • que o processo ainda passa por outras instâncias (como PROAD, DPC, SEPLAN e Procuradoria Federal), e também pela fase externa (conduzida pelo DPL);
  • que há dezenas de processos e milhares de itens sendo encaminhados anualmente, dentro do cronograma do Calendário de Compras;
  • que o atraso em um processo pode prejudicar o andamento dos das outras Etapas;
  • que o atraso do envio da documentação por uma Unidade pode comprometer o resultado de todo o processo, prejudicando todas as outras Unidades participantes;
  • que parte da documentação enviada pelas Unidades que cumpriram os prazos tem vigência que pode expirar no caso de atraso no encaminhamento do processo,

os prazos dos cronogramas do Calendário de Compras não serão prorrogados, evitando assim prejuízo institucional às outras Unidades participantes

As Unidades que não cumprirem os prazos definidos poderão ter sua demanda excluída do processo.

Caberá às Unidades a organização interna para consecução das atividades nos prazos, inclusive no que diz respeito a férias e eventuais afastamentos dos servidores responsáveis.

Ajustes

Ajustes solicitados pelo DCOM

Ajustes solicitados pelo DCOM

Após a análise do DCOM, os Pedidos de Compras podem ser devolvidos aos requerentes para que ajustes sejam realizados.

Por este motivo, é necessário acompanhar diariamente[11]Art. 7º a sua Fila de Trabalho no Solar para verificar se o Pedido não retornou para ajustes:

  • Se foi solicitado um ajuste no Pedido de Compras:
    • receba o pedido na Fila de Trabalho Compras e Licitações/Pedido de Compras/Rever Pedido
    • verifique na aba Pasta Digital o último despacho do DCOM
    • ajuste o que for necessário nas abas correspondentes
    • após todos os ajustes terem sido efetuados:
      • na aba Encaminhar selecione a Ação Revisado
      • no campo Despacho informe sobre o cumprimento do despacho e clique em Encaminhar
  • Se foi solicitado um ajuste na Pesquisa de Preços:
    • ela deve ser acessada pelo Módulo Compras & Licitações, conforme orientações da seção Mapa Comparativo de Preços
    • todas as alterações realizadas nos itens da Pesquisa de Preços e/ou no Mapa Comparativo precisam ser obrigatoriamente realizadas de modo idêntico nos itens do Pedido de Compras e vice-versa
    • o servidor da CAPL responsável pela análise do processo enviará no despacho as orientações adicionais necessárias
  • O prazo para a devolução do pedido ou do processo com os ajustes solicitados é de 05 (cinco) dias úteis[2]Art. 24 a partir do seu encaminhamento pelo DCOM e não a partir do recebimento pelo requerente.
  • Ajustes nos documentos para aceitação e habilitação técnica, solicitações de amostra, prazos de entrega, garantias e obrigações da contratada somente poderão ser solicitados até a etapa de elaboração do Termo de Referência.

Solicitação de ajustes pela Unidade requerente

Solicitação de ajustes pela Unidade requerente

  • Para enviar as seguintes solicitações de ajustes nos pedidos, utilize o PAI - Portal de Atendimento Institucional
    • Alteração de detalhamento do item demandado
    • Alteração de quantitativo demandado para o item
    • Exclusão da demanda de determinado item da Unidade
    • Prorrogação do prazo para execução da atividade ou do prazo informado pelo DCOM para ajustes
  • As solicitações encaminhadas por e-mail serão recusadas
PAI - Pedidos de compras - ajustes.png
  • A solicitação será analisada pelo servidor da CAPL responsável pela análise do processo e pela Coordenação
  • Aguarde o retorno da solicitação e a consulte diretamente no PAI

Referências

  1. ↑ Instrução Normativa SEGES n. 58, de 8 de agosto de 2022
  2. ↑ a b c Lei n. 9.784, de 29 de janeiro de 1999 e suas alterações
  3. ↑ a b c Orientação Normativa SEGES n. 2, de 06 de junho de 2016 e suas alterações
  4. ↑ a b c Disponível no SPA, processo 23080.057098/2016-03, pp. 34-37, parágrafos 21-30
  5. ↑ Instrução Normativa SEGES n. 65, de 7 de julho de 2021.
  6. ↑ a b c Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021
  7. ↑ Decreto n. 11.246, de 27 de outubro de 2022
  8. ↑ Ofício Circular n. 32/2023/PROAD
  9. ↑ A Nota de Dotação, emitida pela Superintendência de Orçamento/Seplan, apresenta informações sobre a liberação de recursos e identifica os valores disponíveis, a fonte de recursos, plano interno e Unidade Gestora Responsável.
  10. ↑ Lei n. 4.320, de 17 de março de 1964 e suas alterações
  11. ↑ Portaria Normativa 467/2023/GR - Ferramentas institucionais de comunicação

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