Documentação e instrução processual de licitações: mudanças entre as edições

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{{oculto
=De quais itens preciso providenciar a documentação?=
|Como localizar os itens da minha unidade na Lista Final?
As Unidades requerentes deverão acessar as listas finais disponíveis na [https://compras.ufsc.br/calendario-de-compras/ página do Calendário de Compras] para encontrar:  
|Nas datas previstas no Calendário de Compras para essa fase do Cronograma de Atividades em cada Etapa, as Unidades requerentes deverão acessar as listas finais disponíveis na [https://compras.ufsc.br/calendario-de-compras/ página do calendário de compras] para encontrar:  
*os itens para os quais '''precisarão realizar pesquisa de preço''' e os processos SPA (iniciando com 23080) em que os pedidos com essas pesquisas serão juntados;
*os itens para os quais '''não precisarão realizar Pesquisa de Preço''' (se houver) e para os quais deverão encaminhar uma Solicitação Digital cadastrada no módulo SPA e os processos SPA (iniciando com 23080) em que essas SDs resultantes serão juntadas.
:*os itens para os quais '''precisarão realizar pesquisa de preço''' e os processos 23080 em que os pedidos com essas pesquisas serão ajuntados;


:*os itens para os quais '''não precisarão realizar Pesquisa de Preço''' (se houver) e para os quais deverão encaminhar uma Solicitação Digital cadastrada no módulo SPA e os processos 23080 em que esses SPAs resultantes serão ajuntados.</div>
{{download|planilha|link=https://docs.google.com/spreadsheets/d/15sNWFIR75Quqh7G9XCy5QcL8Em_od6nNH19GGj3KXwU/edit#gid{{=}}1200284868|texto=Utilize esta planilha para auxiliar a consulta dos itens da sua Unidade.}}
}}


{{oculto
=Documentação necessária=
|Como eu encaminho o pedido com os itens para os quais preciso realizar Pesquisa de Preço?
|Quando a Unidade localizar itens na[[FLUXO_PR%C3%89VIO_PARA_LICITA%C3%87%C3%95ES_SRP#Entendendo_a_Lista_Final| LISTA FINAL]] para os quais precisa realizar Pesquisa de preço, um pedido de compras será gerado pela CAPL/DCOM e encaminhado para a Fila de Trabalho '''Rever Pedido''' da Unidade responsável pela orçamentação destes itens.
 
É possível gerar uma pesquisa de preço '''automaticamente'''. Dentro do pedido gerado pelas importações das listas finais, na fila Rever Pedido, haverá um botão para a geração da pesquisa de preço, que resgatará todas as informações já inseridas no pedido.
 
[[Arquivo:Pedido1.png|centro|miniaturadaimagem|758x758px|Botão "Gerar pesquisa de preço" dentro do pedido de compras.]]
 
 
Ao clicar no botão, a pesquisa de preço gerada aparecerá dentro do mesmo pedido.
 
[[Arquivo:Pedido2.png|centro|miniaturadaimagem|762x762px|Pesquisa gerada automaticamente dentro do pedido de compras.]]Clicando no link gerado (ou na lupa, ao lado do número do pedido), será possível acessar a pesquisa para a inserção das fontes, preços e demais informações pertinentes.


Após a inserção das informações, basta gerar o mapa comparativo de preços (na aba "Resultado" da pesquisa"), fazer o download e anexar como uma peça ao pedido de compra.
==Documentos comuns a todos os processos licitatórios==


'''[[Pesquisa de preços|Clique aqui para ter mais informações sobre as Pesquisas de preço]]'''.
{| class="tabela tabela-primeira-coluna-destaque"
|-
! style="width: 15%"|Documento
! style="width: 40%"|Orientações
! style="width: 20%"|Quem deve fazer e como enviar?
! style="width: 25%"|Fundamentação
|-
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Estudos Técnicos Preliminares (ETP)
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{{download|doc|link=https://compras.ufsc.br/formularios/|texto=Rascunho e modelo com orientações}}
'''[[ESTUDOS TÉCNICOS PRELIMINARES (ETP)|Orientações gerais]]'''
|
{{red|'''Responsável pelos orçamentos'''}}: [[#Instrução processual|via Pedido]]


Os pedidos resultantes da Lista Final, após serem complementados com as pesquisas de preço e demais [[Fluxo_prévio_para_licitações_SRP#Quais_s.C3.A3o_os_documentos_que_devem_ser_elaborados_nessa_etapa.3F|'''documentos necessários''']], serão analisados pela equipe da CAPL e, uma vez aprovados, serão ajuntados aos processos de compra (23080) pertinentes, previamente criados na fase de [[FLUXO PRÉVIO PARA LICITAÇÕES SRP#Geração dos processos|'Geração dos processos']] e informados na [[FLUXO_PR%C3%89VIO_PARA_LICITA%C3%87%C3%95ES_SRP#Entendendo_a_Lista_Final| LISTA FINAL]]</div>
{{red|'''Demais Unidades'''}}: [[#Instrução processual|via SD]]
}}
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*IN SEGES 58/2022<ref name=In58>[https://www.gov.br/compras/pt-br/acesso-a-informacao/legislacao/instrucoes-normativas/instrucao-normativa-seges-no-58-de-8-de-agosto-de-2022 Instrução Normativa SEGES n. 58, de 8 de agosto de 2022]</ref>
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Ofício de Justificativa
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{{download|doc|link=https://compras.ufsc.br/formularios/|texto=Modelo com orientações}}
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{{red|'''Responsável pelos orçamentos'''}}: [[#Instrução processual|via Pedido]]


=Documentação necessária=
{{red|'''Demais Unidades'''}}: [[#Instrução processual|via SD]]
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*Lei n. 9.784/1999{{ref|Lei9784|[http://www.planalto.gov.br/Ccivil_03/leis/L9784.htm Lei n. 9.784, de 29 de janeiro de 1999] e suas alterações|[http://www.planalto.gov.br/Ccivil_03/leis/L9784.htm#art2 Art. 2º]}}
*ON SEGES n. 2/2016{{ref|ONSeges2|[https://www.gov.br/compras/pt-br/acesso-a-informacao/legislacao/orientacoes-normativas/orientacao-normativa-seges-no-2-de-06-de-junho-de-2016 Orientação Normativa SEGES n. 2, de 06 de junho de 2016] e suas alterações|[https://www.gov.br/compras/pt-br/acesso-a-informacao/legislacao/orientacoes-normativas/orientacao-normativa-seges-no-2-de-06-de-junho-de-2016#:~:text{{=}}Consta%20a%20solicita%C3%A7%C3%A3o Anexo I, item 2]}}
*Parecer n. 00655/2016/PFUFSC/PGF/AGU<ref name=Parecer655>Disponível no [https://solar.egestao.ufsc.br/cpav/visualizarDocumentosProcesso.do?processoPK=64753,23080,2016&itemAba=aba_pecas SPA, processo 23080.057098/2016-03], pp. 34-37, parágrafos 21-30</ref>
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Pesquisa de preços
|
'''[[Pesquisa de preços|Orientações gerais]]'''


Além do '''Estudo Técnico Preliminar (ETP)''', já elaborado anteriormente na fase de inserção das demandas nas Listas '''''por todas as Unidades que possuem demanda em um processo''''', há alguns documentos que devem compor os pedidos de compra na fase de Execução das Tarefas:
* Deve-se anexar ao pedido:
*'''[https://docs.google.com/document/d/1Tz-gvZun4h54NXtUpU5FMfkv2vaUkxTIEDyRb7E_muI/edit Ofício de Justificativa:]''' É o documento que auxilia o DCOM a consolidar a formalização das demandas das Unidades requerentes. Portanto, '''''cada Unidade que possui demanda em algum processo deve elaborar esse documento, independentemente se possui ou não tarefa de pesquisa de preços'''''. Apesar de o DCOM disponibilizar um modelo para facilitar a sua elaboração, o Ofício não é um formulário, e sim um documento que deve conter a justificativa para a demanda daquele processo e o alinhamento com o Planejamento de Contratações, por meio da informação dos números dos DFDs digitais referentes à demanda incluídos no Sistema de Planejamento e Gerenciamento de Contratações (PGC).
** [[Pesquisa de preços#Fontes para coleta de preços|Orçamentos e preços obtidos]]
*[https://docs.google.com/document/d/1_7GzrxNmmGB1c3AUcyfWjIBMbf2hDiUdQZ8k3kkfTKc/edit '''Relatório de Pesquisa de Preços:'''] Trata-se do documento que registra, em detalhes, os procedimentos adotados para a [https://compras.wiki.ufsc.br/index.php/Pesquisa_de_pre%C3%A7os Pesquisa de Preços] dos itens. '''''Apenas a Unidade que realiza pesquisa de preços elabora o Relatório''''', considerando '''''toda a demanda compartilhada das Unidades referente aos itens para os quais possui tarefa de orçamentação.''''' ''Deve constar <u>apenas um Relatório por Unidade requente por pedido*</u>'';
** [[Pesquisa_de_preços#abas_num=3/aba_nome=Como%20solicitar?|Troca de mensagens com fornecedores (se for o caso)]]
*'''Mapa Comparativo de Preços:''' É um documento gerado automaticamente pelo sistema Solar, na finalização de uma pesquisa de preços. Como seu nome sugere, o mapa serve para comparar os preços obtidos para cada item. No caso de itens cuja pesquisa obteve todos os orçamentos no Painel de Preços, o valor de referência relacionado à metodologia escolhida (média, mediana ou menor preço) deve ser inserida no pedido utilizando o CNPJ do Ministério da Economia: 00.394.460/0001-41. No caso de itens cuja pesquisa obteve orçamentos de fontes mistas, deve-se utilizar a planilha de cálculo para inserir os dados das empresas e seus respectivos valores; essa planilha deve ser inserida ao pedido, e o valor de referência relacionado à metodologia escolhida (média, mediana ou menor preço) deve ser inserida no mapa comparativo utilizando o CNPJ da UFSC: 83.899.526/0001-82. Para a geração do Mapa no sistema deve ser utilizado o critério “média dos valores”. '''''Também é um documento a ser verificado apenas por Unidades que possuem tarefa de orçamentação''''';
** [[Pesquisa de preços#Relatório de Pesquisa de Preços|Relatório de Pesquisa de Preços]]
*'''[https://docs.google.com/document/d/1S7QajwnYJSrNaVzQSHTsQ4TLNc4qdlPoDDdcqFdbYoM/edit?usp=sharing Formulário de Indicação da Equipe de Apoio:]''' Esse documento, '''''elaborado pelas Unidades que fazem orçamentação em um processo''''', serve para indicar membros que comporão a Equipe de Apoio do pregão. Essa equipe auxilia o pregoeiro na avaliação técnica das propostas enviadas pelas empresas concorrentes. Portanto, é importante que as indicações levem em consideração o conhecimento técnico dos membros com relação aos itens. ''Deve constar <u>apenas um Formulário por Unidade requente por pedido*</u>''.
***{{download|doc|link=https://compras.ufsc.br/formularios/|texto=Rascunho para a Nota Técnica para o Sistema de Pesquisa de Preços}}
*'''[https://docs.google.com/document/d/1i_NypxZAUh5wxdbl0me5w-8dLKtzc3ahq4y8Oy7D4Sg/edit Lista de Verificação (checklist):] Este formulário, '''''preenchido pelas Unidades que realizam pesquisa de preço''''', serve para que sejam verificados se todos os pontos obrigatórios referentes ao pedido de compras foram atendidos. Deve ser assinado pelo servidor responsável pelo seu preenchimento.''' ''Deve constar <u>apenas um checklist por Unidade requente por pedido*</u>'''''.'''</div>
** [[Pesquisa de preços#Mapa Comparativo de Preços|Mapa Comparativo de Preços]]
|
{{red|'''Responsável pelos orçamentos'''}}: [[#Instrução processual|via Pedido]]
|
* IN SEGES n. 65/2021{{ref|IN65|[https://www.gov.br/compras/pt-br/acesso-a-informacao/legislacao/instrucoes-normativas/instrucao-normativa-seges-me-no-65-de-7-de-julho-de-2021 Instrução Normativa SEGES n. 65, de 7 de julho de 2021.]}}
*{{novalei|[https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2021/lei/l14133.htm#art23%C2%A71 Art. 23, § 1º]}}
*Inclusão dos valores no Sistema SCL
|-
|
Indicação da Equipe de Apoio
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{{download|doc|link=https://compras.ufsc.br/formularios/|texto=Modelo para preenchimento}}


{{aviso|info|Estes procedimentos dizem respeito apenas aos '''pedidos para licitação por meio do [[COMPRAS PÚBLICAS#Sistema de Registro de Preços (SRP)|Sistema de Registro de Preços - SRP]]'''.  
A indicação dos membros que comporão a Equipe de Apoio do pregão, que auxilia o pregoeiro na avaliação técnica das propostas enviadas pelas empresas concorrentes, deve levar em consideração o conhecimento técnico dos membros com relação aos itens.
'''Clique [[FLUXO_PRÉVIO_PARA_LICITAÇÕES_SRP#Exce.C3.A7.C3.B5es_.C3.A0_regra|aqui]] para conhecer as [[FLUXO_PRÉVIO_PARA_LICITAÇÕES_SRP#Exce.C3.A7.C3.B5es_.C3.A0_regra|exceções''']].
|
{{red|'''Responsável pelos orçamentos'''}}: [[#Instrução processual|via Pedido]]
|
*{{novalei|[https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2021/lei/l14133.htm#art8§1 Art. 8º, §§ 1º e 3º]}}
* Decreto 11.246/2022{{ref|Decreto11246|[https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2022/Decreto/D11246.htm Decreto n. 11.246, de 27 de outubro de 2022]|[https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2022/Decreto/D11246.htm#art4 Art. 4ª] e [https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2022/Decreto/D11246.htm#art16 Art. 16]}}
*Ofício Circular n. 32/2023/PROAD{{ref|OfC32PROAD|[https://drive.google.com/file/d/1BAUKz-uxJPwLrkA-KdGqGBxfsYA97R8I Ofício Circular n. 32/2023/PROAD]|[https://drive.google.com/file/d/1BAUKz-uxJPwLrkA-KdGqGBxfsYA97R8I item 5]}}
|-
|
Lista de Verificação (checklist)
|
{{download|doc|link=https://compras.ufsc.br/formularios/|texto=Modelo para preenchimento}}
|
{{red|'''Responsável pelos orçamentos'''}}: [[#Instrução processual|via Pedido]]
|
*ON SEGES n. 2/2016{{ref|ONSeges2||[https://www.gov.br/compras/pt-br/acesso-a-informacao/legislacao/orientacoes-normativas/orientacao-normativa-seges-no-2-de-06-de-junho-de-2016#:~:text{{=}}listas%20de%20verifica%C3%A7%C3%A3o%20dever%C3%A3o%20ser%20juntadas Art. 2º, I]}}
*Parecer n. 00655/2016/PFUFSC/PGF/AGU<ref name=Parecer655 />
|}


[[Arquivo:Dedo apontando.png|30px]] Os demais casos deverão ser encaminhados conforme metodologias específicas já utilizadas, inclusive os pedidos para licitação por [[COMPRAS PÚBLICAS#Fornecimento imediato (Pronta-entrega)|Pregão Tradicional (Pronta Entrega)]].}}
==Documentos adicionais para situações excepcionais==


{{aviso|erro|Uma vez que os prazos definidos nortearão o encaminhamento dos processos consolidados de todas as Unidades da UFSC, <u>não haverá possibilidade de prorrogação</u>, sob pena de atrasar o processo como um todo. Caberá às Unidades a organização interna para consecução das atividades nos prazos, inclusive no que diz respeito a férias e eventuais afastamentos dos servidores responsáveis. Desta forma, caso ocorra atraso no atendimento de alguma das atividades, a demanda da Unidade <u>será recusada</u> automaticamente.}}
{| class="tabela tabela-primeira-coluna-destaque"
|-
! style="width: 15%"|Documento
! style="width: 40%"|Orientações
! style="width: 20%"|Quem deve fazer e como enviar?
! style="width: 25%"|Fundamentação
|-
|
Peculiaridades
|
{{download|doc|link=https://compras.ufsc.br/formularios/|texto=Modelo para preenchimento}}


<br />[[Arquivo:Avisoimportante.png|400px|center]]
*[[Peculiaridades|'''Orientações gerais''']] para quando houver:
**Personalização de itens
**Agrupamento em lotes
**Solicitação de amostra
**Fabricação sob medida
**Documentos para habilitação diferenciados
**Critérios de aceitação diferenciados
**Demais peculiaridades, como:
***Garantia diferenciada
***Prazo de entrega diferenciado
***Compartilhamento com outros órgãos
***Ampla concorrência ou ME/EPP, entre outros
|
{{destaque|alerta|Quando for o caso:}}


[[Arquivo:List.png|100px|left]]'''PLANEJE SUAS DEMANDAS:'''  
{{red|'''Responsável pelos orçamentos'''}}: [[#Instrução processual|via Pedido]]


Sempre que possível as [http://dcom.proad.ufsc.br/calendario-de-compras/ listas prévias serão disponibilizadas] no início do Calendário de Compras, para que as Unidades possam '''planejar antecipadamente os pedidos futuros''', ordenando suas demandas de materiais para informá-las nos prazos correspondentes a cada Etapa.
{{red|'''Demais Unidades'''}}: [[#Instrução processual|via SD]]
|
|-
|
Documento de Formalização da Demanda
|
{{download|doc|link=https://compras.ufsc.br/formularios/|texto=Modelo para preenchimento}}
|
Apenas para os [[Pregão Eletrônico|pregões pronta-entrega]]
|
*Lei n. 9.784/1999{{ref|Lei9784||[http://www.planalto.gov.br/Ccivil_03/leis/L9784.htm#art2 Art. 2º]}}
*ON SEGES n. 2/2016{{ref|ONSeges2||[https://www.gov.br/compras/pt-br/acesso-a-informacao/legislacao/orientacoes-normativas/orientacao-normativa-seges-no-2-de-06-de-junho-de-2016#:~:text{{=}}Consta%20a%20solicita%C3%A7%C3%A3o Anexo I, item 2]}}
*Parecer n. 00655/2016/PFUFSC/PGF/AGU{{ref|Parecer655}}
|-
|
Comprovante de disponibilidade do recurso
|
Nota de Dotação<ref>A Nota de Dotação, emitida pela [http://so.seplan.ufsc.br/como-encaminhar-solicitacoes-via-spa/ Superintendência de Orçamento/Seplan], apresenta informações sobre a liberação de recursos e identifica os valores disponíveis, a fonte de recursos, plano interno e Unidade Gestora Responsável.</ref>, Portaria da Liberação do Recurso (quando da PROPG), Documento de Programação da Disponibilidade Orçamentária ou documento similar que comprove a disponibilidade de recurso (se vinculado a entidades de fomento, como CAPES, FINEP, CNPq, FAPESC, etc.)
|
Apenas para os [[Pregão Eletrônico|pregões pronta-entrega]]
|
*{{novalei|[https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2021/lei/l14133.htm#art150 Art. 150]}}
*Lei n. 4.320/1964{{ref|lei4320|[http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L4320compilado.htm Lei n. 4.320, de 17 de março de 1964] e suas alterações|[https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L4320compilado.htm#art60:~:text{{=}}6.397%2C%20de%201976)-,Art.%2060,-.%20%C3%89%20vedada%20a Art. 60]}}
|}


=Instrução processual=
=Instrução processual=
 
{| class="tabela"
Após providenciar a documentação, o pedido deve ser instruído da seguinte forma:
|-
 
! style="width: 50%"|Responsáveis pelos orçamentos
<tabs>
! style="width: 50%"|Demais requerentes
<tab name="Responsáveis pelos orçamentos">
|-
Os requerentes que ficaram responsáveis pela orçamentação devem observar o seguinte:
|
 
Os requerentes que ficaram '''responsáveis pela orçamentação''' devem observar o seguinte:
* O Pedido Gerado pelo DCOM estará na fila '''“Rever Pedido”''' do '''Sistema de Compras e Licitações (SCL)'''
* O {{dica|{{red|Pedido}} gerado pelo DCOM|Tanto '''pedido''' quanto '''SD''' são nomenclaturas utilizadas para protocolos que reúnem os documentos necessários e que serão agrupadas ao processo de compra. Para fins de distinção, utilizamos os seguintes termos:<br />'''Pedido:''' trata-se do pedido gerado no módulo Sistema de Compras e Licitações (SCL), do sistema Solar para as Unidades requerentes que farão a orçamentação para alguns itens Estes protocolos possuem um fluxo predeterminado no sistema (filas de trabalho)<br />'''Solicitação Digital (SD):''' são as solicitações digitais registradas no módulo Processos Administrativos (SPA) do sistema Solar. A SD é gerada pelas Unidades que não possuem tarefa de orçamentação, mas que possuem demanda em determinado processo.}} estará na '''Fila de Trabalho''' em {{tecla|Compras e Licitações}}/{{tecla|Pedido de Compras}}/{{tecla|Rever Pedido}}.
 
*Localize o pedido na lista, clique e o receba
'''DOCUMENTOS NECESSÁRIOS'''
*Clique em {{tecla|OK}} para prosseguir
 
* Na aba {{tecla|Documentos}}, [[#Documentação necessária|anexe os seguintes documentos:]]
[https://compras.ufsc.br/formularios/ Modelos de formulários e checklists]
*# [[#Documentos comuns a todos os processos licitatórios|ETP Digital]] (gerado no {{comprasgov}})
# ETP Digital (gerado no Compras.gov.br)
*# [[#Documentos comuns a todos os processos licitatórios|Ofício de Justificativa]]
# Ofício de Justificativa (atualizado)
*# [[Pesquisa de preços]]:
# Orçamentos dos itens e documentos relacionados
*## [[Pesquisa de preços#Fontes para coleta de preços|Orçamentos e preços obtidos]]
# Mapa Comparativo de Preços (gerado na pesquisa de preços)
*## [[Pesquisa_de_preços#abas_num=3/aba_nome=Como%20solicitar?|Troca de mensagens com fornecedores (se for o caso)]]
# Relatório de Pesquisa de Preços (atualizado)
*## [[Pesquisa de preços#Relatório de Pesquisa de Preços|Relatório de Pesquisa de Preços]] (gerado no {{comprasgov}})
# Formulário de Equipe de Apoio (atualizado)
*## [[Pesquisa de preços#Mapa Comparativo de Preços|Mapa Comparativo de Preços]] (gerado no Sistema Solar)
# Checklist (atualizado)
*# [[#Documentos comuns a todos os processos licitatórios|Formulário de Equipe de Apoio]]
</tab>
*# [[#Documentos adicionais para situações excepcionais|Peculiaridades]] (se for o caso)
 
*# [[#Documentos comuns a todos os processos licitatórios|Checklist]]
<tab name="Demais requerentes">
*Na aba {{tecla|Encaminhar}} selecione a {{tecla|Ação}} '''Revisado'''
Os requerentes que NÃO são responsáveis pela orçamentação devem observar o seguinte:
*No campo {{tecla|Despacho}} informe '''Para triagem''' e clique em {{tecla|Encaminhar}}
 
|
* Criar uma '''Solicitação Digital (SD)''' via '''Sistema de Processos Administrativos (SPA)''' com os seguintes parâmetros:
Os requerentes que '''{{red|NÃO}} são responsáveis pela orçamentação''' devem observar o seguinte:
* {{destaque|alerta|'''Deve ser cadastrada uma SD para cada Processo, ainda que sejam do mesmo grupo de materiais'''}}
* Crie uma {{dica|Solicitação Digital ({{red|SD}})|Tanto '''pedido''' quanto '''SD''' são nomenclaturas utilizadas para protocolos que reúnem os documentos necessários e que serão agrupadas ao processo de compra. Para fins de distinção, utilizamos os seguintes termos:<br />'''Pedido:''' trata-se do pedido gerado no módulo Sistema de Compras e Licitações (SCL), do sistema Solar para as Unidades requerentes que farão a orçamentação para alguns itens Estes protocolos possuem um fluxo predeterminado no sistema (filas de trabalho)<br />'''Solicitação Digital (SD):''' são as solicitações digitais registradas no módulo Processos Administrativos (SPA) do sistema Solar. A SD é gerada pelas Unidades que não possuem tarefa de orçamentação, mas que possuem demanda em determinado processo.}} via '''Sistema de Processos Administrativos (SPA)''' com os seguintes parâmetros:
** '''Grupo de assunto:''' 64 - Compra
** '''Grupo de assunto:''' 64 - Compra
** '''Assunto:''' 206 - Compra
** '''Assunto:''' 206 - Compra
** '''Detalhamento:''' Preencher apenas com o texto no seguinte padrão: '''Documentação para processo 23080''' e completar o preenchimento com o número completo do processo ao qual a solicitação digital deverá ser juntada. Este número será informado na aba [[FLUXO_PR%C3%89VIO_PARA_LICITA%C3%87%C3%95ES_SRP#Entendendo_a_Lista_Final| LISTA FINAL]] de cada planilha.
** '''Detalhamento:''' Preencha apenas com o texto no seguinte padrão: '''Documentação para processo 23080''' e complete o preenchimento com o número completo do processo ao qual a solicitação digital deverá ser juntada. Este número será informado na aba [[Calendário de Compras#Inserção de demandas|"LISTA FINAL"]] de cada planilha.
 
* Anexar os documentos.
'''DOCUMENTOS NECESSÁRIOS'''
 
[https://compras.ufsc.br/formularios/ Modelos de formulários e checklists]
 
# ETP Digital (gerado no Compras.gov.br)
# Ofício de Justificativa (atualizado)
 
Encaminhar para CAPL/DCOM
</tab>
</tabs>
 
=Ajustes nos pedidos=
 
Após a análise do DCOM, os Pedidos de Compras [https://www.youtube.com/watch?v=s-F9YepPcp0&t=11254s podem ser devolvidos] aos requerentes para que ajustes sejam realizados.
 
'''O prazo para a devolução''' do pedido ou do processo com os ajustes solicitados é de '''05 dias úteis a partir do seu encaminhamento pelo DCOM''' e <u>não a partir do recebimento pelo requerente</u>.
 
<tabs>
 
<tab name="Pedidos e processos de licitação">
 
Os pedidos de licitação encaminhados ao DCOM via SCL/SOLAR são conferidos de modo a verificar a documentação obrigatória para a sua instrução e se atendem aos seguintes requisitos:
* itens solicitados na Etapa correta do Calendário de Compras e dentro dos prazos;
* pedidos separados por grupos e famílias, conforme instruções do Calendário;
* justificativa para pedidos encaminhados fora do prazo.
 
Caso contenha alguma inconsistência, o pedido de licitação é devolvido ao requerente para proceder com os ajustes de acordo com o despacho.
 
No [[FLUXO_PRÉVIO_PARA_LICITAÇÕES_SRP|fluxo prévio previsto pela metodologia de compras]], após a correta instrução do pedido pelos requerentes na fase [[FLUXO_PRÉVIO_PARA_LICITAÇÕES_SRP#Execu.C3.A7.C3.A3o_das_tarefas_conforme_divis.C3.A3o|'Execução das tarefas conforme divisão']] do Cronograma de cada Etapa do Calendário, o pedido será ajuntado ao processo de compras (23080.XXXXX/ANO-XX) criado pelo DCOM na fase [[FLUXO_PRÉVIO_PARA_LICITAÇÕES_SRP#Gera.C3.A7.C3.A3o_dos_processos|Geração dos Processos]] do mesmo Cronograma, sendo automaticamente tramitado para a fila 'Triagem'. Após todos os demais pedidos do processo serem ajuntados, o processo inteiro será tramitado para a fila 'Pesquisa de Preços'.
 
 
[[Arquivo:Dedo apontando.png|30px]]Antes do encaminhamento do processo de compras à CAEX para elaboração do [https://www.youtube.com/watch?v=uiyrQKX7H7U&t=2844s Termo de Referência], sempre que necessário a equipe da CAPL devolverá os pedidos aos requerentes para realização de ajustes de acordo com o despacho.
 
 
{{info|'''I M P O R T A N T E'''
 
Sempre que for necessário alterar os textos ou os valores da Pesquisa de Preços, será necessário [[PESQUISA_DE_PREÇOS#Como_editar_o_Mapa_Comparativo_de_Pre.C3.A7os_da_Pesquisa|corrigi-la para gerar e anexar um novo Mapa Comparativo de Preços ao pedido]] e também <u>realizar os mesmos ajustes no Pedido de Compras</u>.}}
 
 
[[Arquivo:Dedo apontando.png|30px]]Dúvidas sobre [[PESQUISA_DE_PREÇOS#Como_editar_o_Mapa_Comparativo_de_Pre.C3.A7os_da_Pesquisa|como corrigir a Pesquisa de Preços]] para gerar um Mapa Comparativo de Preços atualizado?  [[PESQUISA_DE_PREÇOS#Como_editar_o_Mapa_Comparativo_de_Pre.C3.A7os_da_Pesquisa|Clique aqui!!!]]
</tab>
 
<tab name="Ajustes solicitados pelo requerente">
 
Para a correta instrução dos pedidos de compra na [[FLUXO_PRÉVIO_PARA_LICITAÇÕES_SRP|metodologia de compras que prevê o fluxo prévio para licitações pelo Sistema de Registro de Preços (SRP)]], cada requerente precisa se planejar com antecedência de modo a conseguir determinar suas demandas para cada Etapa do Calendário de Preços e definir os detalhamentos dos itens que serão solicitados.
 
 
De posse dessas informações, na fase [[FLUXO_PRÉVIO_PARA_LICITAÇÕES_SRP#Inser.C3.A7.C3.A3o_das_demandas_nas_listas_fechadas_e_abertas_pelas_Unidades_requerentes|'Inserção das demandas nas listas fechadas e abertas pelas Unidades requerentes']] do Cronograma de cada Etapa do Calendário, os requerentes poderão consultar as listas fechadas de cada grupo/família e informar as quantidades dos itens que desejam licitar.
 
 
[[Arquivo:Dedo apontando.png|30px]]'''Se a lista fechada de um grupo/família não contemplar toda demanda setorial de materiais a licitar por SRP, os requerentes poderão informar esses outros itens em uma aba específica, chamada de ''lista aberta''''' e disponível na mesma [http://dcom.proad.ufsc.br/calendario-de-compras/ planilha ''online''] em aba individual, nomeada com a sigla de cada requerente no SOLAR.
 
 
Antes de informar os itens em sua lista aberta, a [[PROCEDIMENTOS_PRÁTICO-OPERACIONAIS#EQUIPE_DE_APOIO|Equipe de Apoio]] designada por cada requerente deve <u>'''obrigatoriamente'''</u> conferir se os itens estão com as informações técnicas corretas.
 
{{alerta|A T E N Ç Ã O:
*Ajustes (mudança de códigos, novos quantitativos, exclusões, etc.) solicitados a pedido do requerente nos itens das listas fechadas e abertas '''somente serão permitidos nos prazos que correspondam à fase [[FLUXO_PRÉVIO_PARA_LICITAÇÕES_SRP#Ci.C3.AAncia_e_aprova.C3.A7.C3.A3o_das_demandas_consolidadas|'Ciência e aprovação das demandas consolidadas']] do Cronograma de cada Etapa do Calendário'''.
*'''Ajustes nos documentos para aceitação e habilitação técnica; solicitações de amostra; prazos de entrega; garantias e obrigações da contratada:''' O requerente poderá solicitar estes ajustes somente até a etapa de elaboração do Termo de Referência.}}
 
</tab>
 
<tab name="Ajustes solicitados pelo DCOM">
 
Após o encaminhamento do pedido na fase [[FLUXO_PRÉVIO_PARA_LICITAÇÕES_SRP#Gera.C3.A7.C3.A3o_dos_processos|'Divisão das tarefas de orçamentação']] do Cronograma de cada Etapa do Calendário, cada requerente precisa '''acompanhar diariamente''' a sua Fila de Trabalho no Solar para verificar se ele não retornou para ajustes.
 
 
[[Arquivo:Alert.png|50px|]] '''FIQUE ATENTO:'''
 
*Os 05 dias úteis para devolução dos ajustes começam a contar a partir da data em que o pedido ou processo foi encaminhado ao requerente pela CAPL/DCOM.
 
* <u>Se for solicitado um ajuste no Pedido de Compras</u>, o pedido deve ser recebido pela Fila de Trabalho '''Rever Pedido''' e as alterações nos itens devem ser realizadas nesta Fila de Trabalho.
 
* <u>Se for solicitado um ajuste no Processo Licitatório</u>, o processo deve ser recebido pela Fila de Trabalho '''Rever Processo''' e as alterações nos itens devem ser realizadas nesta Fila de Trabalho.
 
* <u>Se for solicitado um ajuste na Pesquisa de Preços</u>, ela deve ser acessada pelo Módulo '''Compras & Licitações''', conforme instruções da seção [[PESQUISA_DE_PREÇOS#Como_editar_o_Mapa_Comparativo_de_Pre.C3.A7os_da_Pesquisa|Como corrigir a Pesquisa de Preço]].
 
* <u>Todas as alterações realizadas nos itens da Pesquisa de Preços e/ou no Mapa Comparativo</u> precisam ser obrigatoriamente realizadas '''de modo idêntico nos itens do Pedido de Compras e vice-versa'''.}}
 
 
[[Arquivo:Dedo apontando.png|40px]]'''[http://dcom.proad.ufsc.br/calendario-de-compras/ Acesse aqui o novo formato do Calendário de Compras do DCOM e confira os cronogramas de atividades por Etapa.]'''


</tab>
* [[#Documentação necessária|Anexe os documentos:]]
*# [[#Documentos comuns a todos os processos licitatórios|ETP Digital]] (gerado no {{comprasgov}})
*# [[#Documentos comuns a todos os processos licitatórios|Ofício de Justificativa]]
*# [[#Documentos adicionais para situações excepcionais|Peculiaridades]] (se for o caso)


</tabs>
* Clique no botão {{tecla|Encaminhar}} e preencha o seguinte:
**'''Motivo tramitação:''' 1 (Para Providências)
**'''Encaminhamento:''' Para análise
**'''Tarefa:''' Encaminhar para outro setor
**'''Setor:''' CAPL/DCOM
*Ao final, clique no botão {{tecla|Encaminhar}}
|}


=Perguntas frequentes=
{{aviso|alerta|Atenção: Deve-se inserir os {{red|documentos em ordem, nomeados de acordo com seu conteúdo}}.
 
{{oculto
|Qual a diferença entre Pedido e Solicitação Digital (SD)?
|Tanto pedido quanto SD são nomenclaturas utilizadas para protocolos que reúnem os documentos necessários e que serão agrupadas ao processo de compra. Para fins de distinção, utilizamos os seguintes termos:
*'''Pedido:''' trata-se do pedido gerado no módulo Sistema de Compras e Licitações (SCL), do sistema Solar. O pedido é gerado pelas Unidades requerentes que possuem tarefa de orçamentação para alguns itens (ou automaticamente, quando há a importação da lista final pelo sistema Solar). Essas solicitações digitais possuem um fluxo pré-determinado no sistema;
*'''Solicitação Digital (SD):''' são as solicitações digitais registradas no módulo Processos Administrativos do sistema Solar. A SD é gerada pelas Unidades que não possuem tarefa de orçamentação, mas que possuem demanda em determinado processo. É por meio das SDs que [https://compras.wiki.ufsc.br/index.php/Fluxo_pr%C3%A9vio_para_licita%C3%A7%C3%B5es_SRP#O_que_preciso_fazer_a_respeito_dos_itens_para_os_quais_n.C3.A3o_preciso_realizar_Pesquisa_de_Pre.C3.A7o.3F a Unidade encaminha à CAPL o seu Documento de Formalização da Demanda (DFD) e o Estudo Técnico Preliminar (ETP)], que também serão agrupados ao processo de compra.
}}


{{oculto
Processos recebidos com a documentação inserida de forma inadequada, como exemplificado na figura abaixo, {{red|serão devolvidos para adequação antes de qualquer análise}}.
|Quem consegue visualizar e editar o pedido de compra gerado pela CAPL/DCOM?
|Cada Unidade requerente que deseja inserir as suas demandas nas Listas Fechada e Aberta, deve ter um CPF de um servidor cadastrado com a CAPL para receber os pedidos de compra. Como só é possível cadastrar um único CPF por Unidade, é necessário que o servidor cadastrado permita o acesso à sua Fila de Trabalho para os demais servidores do setor que poderão auxiliar na realização da pesquisa de preços e encaminhamento do pedido de compra.  


{{aviso|alerta|'''ATENÇÃO''': Apenas pela Fila de Trabalho do servidor com o CPF cadastrado é que será possível visualizar o pedido de compra gerado pela CAPL.}}
[[Arquivo:CIE-Pecas.png|500px|thumb|center|link=|Anexação das peças]]}}


<u>Para permitir o acesso à Fila de Trabalho:</u>
=Prazos=
* Acessar o Solar, no módulo '''WFLOW''';
* Ir em Configurações > Permitir Acesso a minha Fila de Trabalho;
* Escolher o Sistema SCL - Sistema de Compras e Licitações;
* Clicar em 'Adicionar' e inserir o CPF ou o nome do servidor que terá a permissão e clicar em 'procurar';
* Assinalar o servidor e clicar em 'Selecionar' e depois 'Salvar'.


Considerando que:
* os processos licitatórios são compartilhados entre todas as Unidades;
* que a análise pelo DCOM é apenas um das etapas do processo licitatório (fase interna);
* que o processo ainda passa por outras instâncias (como PROAD, DPC, SEPLAN e Procuradoria Federal), e também pela fase externa (conduzida pelo DPL);
* que há dezenas de processos e milhares de itens sendo encaminhados anualmente, dentro do cronograma do Calendário de Compras;
* que o atraso em um processo pode prejudicar o andamento dos das outras Etapas;
* que o atraso do envio da documentação por uma Unidade pode comprometer o resultado de todo o processo, prejudicando todas as outras Unidades participantes;
* que parte da documentação enviada pelas Unidades que cumpriram os prazos tem vigência que pode expirar no caso de atraso no encaminhamento do processo,


<u>Para acessar a Fila de Trabalho de outro servidor:</u>
{{aviso|erro|os prazos dos cronogramas do Calendário de Compras '''não serão prorrogados''', evitando assim prejuízo institucional às outras Unidades participantes}}
* Acessar o Solar e, na barra lateral esquerda, no canto inferior da tela, clicar em '''Fila de Trabalho''';
* Clicar na seta ao lado do seu nome e escolher o nome do servidor do qual pretende acessar a Fila de Trabalho.


{{aviso|erro|As Unidades que não cumprirem os prazos definidos '''poderão ter sua demanda excluída''' do processo.}}


{{aviso|info|Ao permitir o acesso à sua Fila de Trabalho, o outro servidor poderá visualizar todos os pedidos e processos como se estivesse visualizando a sua própria Fila de Trabalho, conseguindo receber, editar e encaminhar quaisquer pedidos ou processos. Todas as tramitações serão realizadas em nome do servidor que estiver realizando o encaminhamento.
{{aviso|alerta|[[Procedimentos prévios à licitação#Acessos e responsáveis|Caberá às Unidades a organização interna para consecução das atividades nos prazos, inclusive no que diz respeito a férias e eventuais afastamentos dos servidores responsáveis.]]}}


{{red|'''DICA!'''}} Dar acesso à sua Fila de Trabalho para outros servidores evita que os processos fiquem parados enquanto você estiver de férias, pois qualquer outro servidor com permissão poderá tramitar tudo o que for necessário, sem precisar esperar pelo seu retorno às atividades!}}
=Ajustes=
}}


{{oculto
{{oculto
|O que são peculiaridades?
|indice===Ajustes solicitados pelo DCOM==
|Alguns itens possuem características específicas que demandam maior atenção, especialmente na elaboração do Termo de Referência e na aceitação e habilitação das propostas. Por isso, esses itens devem ser analisados com cautela e destacados em algumas etapas do processo. Os tipos mais comuns de peculiaridade são:
|Ajustes solicitados pelo DCOM
 
|Após a análise do DCOM, os Pedidos de Compras [https://www.youtube.com/watch?v{{=}}s-F9YepPcp0&t{{=}}11254s podem ser devolvidos] aos requerentes para que ajustes sejam realizados.
*'''''Agrupamento em lotes:''''' alguns itens são complementares ou obrigatoriamente precisam ser compatíveis para o pleno funcionamento. Verifique sempre se a indicação de agrupamento em lote é adequada [[PROCEDIMENTOS PARA A AQUISIÇÃO DE MATERIAIS#Agrupamento de itens em lotes|nesse tópico]];
 
*'''''Personalização de itens*:''''' determinados itens preveem personalização (como inserção de logotipos, siglas, cores etc). É imprescindível justificar (no documento [https://docs.google.com/document/d/10io2XqGn0GOB0A0bKwEkd4s_o66WQwoPCtvsO31QmBc/edit Itens com Peculiaridades]) os motivos pelos quais o item deve ser personalizado, uma vez que esses itens costumam ser mais onerosos do que itens comuns;
 
*'''''Pedido de amostra:''''' trata-se da necessidade de solicitar aos competidores amostras do material a ser adquirido. Pedidos de amostra devem ser solicitados e autorizados previamente pela Direção do DCOM. [[PROCEDIMENTOS PARA A AQUISIÇÃO DE MATERIAIS#Solicitação de amostra|Verifique mais informações aqui]];
 
*'''''Habilitação e critério de aceitação:''''' certos itens possuem critérios especiais de aceitação e habilitação da proposta, como a exigência de laudos, atendimento a normas técnicas entre outros;
*'''''Fabricação sob medida*:''''' alguns materiais (por exemplo, móveis sob medida) são exclusivos e precisam ser projetados especialmente para atender a demanda da Unidade requerente. Para estes itens, é necessária a elaboração de um projeto básico,
 
*'''''Demais peculiaridades:''''' certos itens necessitam de garantia ou prazo de entrega diferenciado, ou são compartilhados com outro órgão, ou então são de ampla concorrência ou ME/EPP (mediante justificativa técnica) etc. Estes são apenas alguns exemplos de peculiaridades não tão recorrentes, mas podem haver outras tantas, a depender do item.  <br />
 
Algumas das peculiaridades podem estar atreladas a uma '''fase específica do pregão''', especialmente no que diz respeito a documentações comprobatórias sobre as características técnicas do item ('''aceitação'''), sobre capacidade técnica e regularidade técnica, fiscal e legal do fornecedor ('''habilitação''') e determinadas exigências e obrigações da contratada ('''execução'''). Para saber mais sobre essas fases, leia o tópico '''[https://compras.wiki.ufsc.br/index.php?title=PROCEDIMENTOS_PARA_A_AQUISI%C3%87%C3%83O_DE_MATERIAIS#Documentos_pass.C3.ADveis_de_exig.C3.AAncia_aos_fornecedores_em_cada_etapa_da_licita.C3.A7.C3.A3o Documentos a serem exigidos em cada etapa da licitação]'''.
 
 
* Para tais itens, o pedido deve conter '''documentos adicionais anexados ao pedido'''.''
 
'''''Personalização:''' Documento com as informações acerca da personalização. Exemplo:'' ''caso seja uma camiseta personalizada com um logotipo, deve-se encaminhar junto ao item (no pedido) informações como o logotipo a ser utilizado, quais as dimensões a serem aplicadas e a localização na vestimenta;''
 
'''''Fabricação sob medida:''' Projeto básico. Exemplo:'' ''caso seja um móvel sob medida, é necessário um projeto contendo características mínimas que garantam tanto a qualidade quanto a correta orçamentação, tais como: dimensões totais, materiais que compõem o item, características gerais do item, critérios para instalação e demais informações que sejam importantes para garantir a qualidade do item e da precificação).''
 
 


'''IMPORTANTE:''' '''Todas as peculiaridades devem ser devidamente justificadas!'''
Por este motivo, é necessário {{destaque|alerta|'''acompanhar diariamente'''{{ref|PN467|[http://atasderegistrodeprecos.paginas.ufsc.br/files/2023/03/PN-467-2023-GR-Meios-de-Comunica%C3%A7%C3%A3o-Institucionais.pdf Portaria Normativa 467/2023/GR] - [https://secom.ufsc.br/2023/04/06/ufsc-normatiza-ferramentas-de-comunicacao-no-ambito-das-atividades-administrativas-institucionais/ Ferramentas institucionais de comunicação]|[https://boletimoficial.ufsc.br/2023/03/02/boletim-no-422023-02032023/#:~:text{{=}}Os%20servidores%20dever%C3%A3o%20realizar%20checagem%20di%C3%A1ria%20da%20fila%20de%20trabalho%20pessoal%20e%20do%20setor%20cadastradas%20no%20Sistema%20de%20Processos%20Administrativos Art. 7º]}} a sua Fila de Trabalho no Solar}} para verificar se o Pedido não retornou para ajustes:


Também devem ser devidamente sinalizadas no campo apropriado tanto na Lista Final
*'''Se foi solicitado um ajuste no {{red|Pedido de Compras}}''':
** receba o pedido na '''Fila de Trabalho''' {{tecla|Compras e Licitações}}/{{tecla|Pedido de Compras}}/{{tecla|Rever Pedido}}
** verifique na aba {{tecla|Pasta Digital}} o último despacho do DCOM
** ajuste o que for necessário nas abas correspondentes
** após {{red|'''todos'''}} os ajustes terem sido efetuados:
*** na aba {{tecla|Encaminhar}} selecione a {{tecla|Ação}} '''Revisado'''
*** no campo {{tecla|Despacho}} informe sobre o cumprimento do despacho e clique em {{tecla|Encaminhar}}


*'''Se foi solicitado um ajuste na {{red|Pesquisa de Preços}}''':
** ela deve ser acessada pelo Módulo {{tecla|Compras & Licitações}}, conforme orientações da seção [[Pesquisa de preços#abas_id=mapalicitacao/abas_num=6/aba_nome=Ajustes|Mapa Comparativo de Preços]]
** todas as alterações realizadas nos itens da Pesquisa de Preços e/ou no Mapa Comparativo precisam ser obrigatoriamente realizadas '''de modo idêntico nos itens do Pedido de Compras e vice-versa'''
** o servidor da CAPL responsável pela análise do processo enviará no despacho as orientações adicionais necessárias


Verifique se sua demanda possui algum(ns) item(ns) que possue(m) alguma peculiaridade. Caso haja, algumas ações são necessárias:
{{aviso|erro|
* Se o item com peculiaridade não está '''sinalizado na LISTA FINAL''' (coluna H), comunique a CAPL/DCOM através do e-mail capl@contato.ufsc.br;
* '''O prazo para a devolução''' do pedido ou do processo com os ajustes solicitados é de {{destaque|alerta|'''05 (cinco) dias úteis{{ref|Lei9784||[http://www.planalto.gov.br/Ccivil_03/leis/L9784.htm#art24 Art. 24]}} a partir do seu encaminhamento pelo DCOM'''}} e {{destaque|erro|'''não a partir do recebimento pelo requerente'''}}.
* Preencher obrigatoriamente o documento [https://docs.google.com/document/d/10io2XqGn0GOB0A0bKwEkd4s_o66WQwoPCtvsO31QmBc/edit Itens com peculiaridades] com os itens que possuem determinadas peculiaridades;
* A ideia é sempre buscar definir previamente o que torna tal item "peculiar" e quais exigências faremos constar no Termo de Referência.


Em caso de dúvidas, entre em contato com a CAPL/DCOM
*'''Ajustes nos documentos para aceitação e habilitação técnica, solicitações de amostra, prazos de entrega, garantias e obrigações da contratada''' somente poderão ser solicitados até a etapa de elaboração do Termo de Referência.


{{aviso|alerta|'''Caso, por algum motivo, a Unidade responsável originalmente pela orçamentação não cumpra a tarefa e/ou não encaminhe o pedido com os orçamentos dentro do prazo previsto no cronograma do Calendário, {{red|toda a sua demanda será excluída e a tarefa de orçamentação será redistribuída para outra Unidade requerente daquele(s) item(ns).}}'''}}
*'''NÃO É POSSÍVEL''' a alteração de itens, especificações e quantitativos, ou de desistência do item, fora do [https://compras.ufsc.br/calendario-de-compras/ cronograma do Calendário de Compras].}}  
}}
}}


{{oculto
{{oculto
|E se uma Unidade não enviar os pedidos e/ou SDs no prazo?
|indice===Solicitação de ajustes pela Unidade requerente==
|{{aviso|erro|<u>Caso alguma Unidade não envie a documentação necessária</u> ao andamento do processo dentro dos prazos estabelecidos, <u>toda a sua demanda será desconsiderada</u> do processo licitatório pertinente e as tarefas serão redistribuídas para outras Unidades solicitantes do mesmo material. Caso tenha sido a única Unidade a solicitar os materiais que não orçou, tais itens serão excluídos do pedido.}}
|Solicitação de ajustes pela Unidade requerente
 
|
Tais medidas são necessárias para que os processos licitatórios tenham fluidez e não haja problemas futuros, como o vencimento de orçamentos encaminhados dentro do prazo e morosidade na disponibilização das Atas de Registro de Preços para empenho, entre outros.
* Para enviar as seguintes solicitações de ajustes nos pedidos, utilize o [https://atendimento.ufsc.br/otrs/customer.pl?Action{{=}}NewTicketWizard;QueueID{{=}}477&ticket{{=}}ST-18203-c7-EQMpFMKdE9WWHlKMNSiboXEYsistemas.ufsc.br PAI - Portal de Atendimento Institucional]
** '''Alteração de detalhamento''' do item demandado
** '''Alteração de quantitativo''' demandado para o item
** '''Exclusão da demanda''' de determinado item da Unidade
** '''Prorrogação do prazo''' para execução da atividade ou do prazo informado pelo DCOM para ajustes
* {{destaque|alerta|As solicitações encaminhadas por {{red|e-mail}} serão {{red|recusadas}}}}
: [[Arquivo:PAI_-_Pedidos_de_compras_-_ajustes.png|link=https://atendimento.ufsc.br/otrs/customer.pl?Action{{=}}NewTicketWizard;QueueID{{=}}477&ticket{{=}}ST-18203-c7-EQMpFMKdE9WWHlKMNSiboXEYsistemas.ufsc.br]]
* A solicitação será analisada pelo servidor da CAPL responsável pela análise do processo e pela Coordenação
* Aguarde o retorno da solicitação e a consulte diretamente no PAI
}}
}}


{{oculto
{{referencias}}
|Como proceder no caso de soluções em TIC?
|{{aviso|info|Verifique todas as informações pertinentes às soluções em TIC, inclusive como proceder, na nossa [http://dcom.proad.ufsc.br/contratacao-ti/ '''página sobre Contratação de soluções de TIC'''].}}
 
Um ponto fundamental de diferença entre as aquisições de solução em TIC e as demais aquisições via SRP é a '''elaboração prévia, pela Equipe de Planejamento da Contratação, de alguns documentos próprios das soluções em TIC.''' 
 
[[Arquivo:Prototype.png|50px|]] Os modelos destes documentos, bem como alguns exemplos de preenchimento, constam na [http://dcom.proad.ufsc.br/contratacao-ti/ '''página sobre Contratação de soluções de TIC'''].
 
 
Estes documentos são elaborados previamente à fase de orçamentação. '''Cada documento é elaborado em um período próprio''', conforme explicado pelo [http://dcom.proad.ufsc.br/contratacao-ti/ '''fluxograma''' na página sobre Contratação de soluções de TIC.]
 
Portanto, '''sempre verifique previamente e com atenção''' quando e para onde cada documento deve ser tramitado em uma solicitação digital via SPA (veja na [http://dcom.proad.ufsc.br/contratacao-ti/ '''página sobre Contratação de soluções de TIC'''] como essas solicitações devem ser registradas).
 
Os documentos são elaborados e assinados pelos integrantes da Equipe de Planejamento da Contratação. Esta equipe sempre será formada por um integrante da área requisitante (Unidade requerente), um integrante da área de TI (SeTIC) e um integrante da área administrativa (PROAD). Alguns documentos também são assinados pelo ordenador de despesas da Unidade e pelo superintendente da SeTIC.
 
 
[[Arquivo:Alert.png|40px]]  As '''soluções em TIC''' também possuem detalhes específicos sobre a [[Pesquisa de preços|'''pesquisa de preços''']].
 
[[Arquivo:Desktop.png|30x30px|ligação=https://compras.wiki.ufsc.br/index.php%3Ftitle=Arquivo:Desktop.png|alt=]] '''Quem deve elaborar estes documentos?'''
* Todas as Unidades que possuem demanda, independentemente se possuem ou não tarefa de orçamentação, devem elaborar os três documentos mencionados acima.
 
[[Arquivo:Desktop.png|30x30px|ligação=https://compras.wiki.ufsc.br/index.php%3Ftitle=Arquivo:Desktop.png|alt=]] '''Como esses documentos são encaminhados?'''
 
Verifique como preceder na [http://dcom.proad.ufsc.br/contratacao-ti/ '''página sobre Contratação de soluções de TIC'''].
 
Estes documentos '''devem ser elaborados e finalizados, conforme o fluxograma''', '''antes do envio à CAPL/DCOM''' durante a etapa de envio das orçamentações ([http://dcom.proad.ufsc.br/contratacao-ti/ "Autuação e complementação do processo" no fluxograma]).
 
 
[[Arquivo:Desktop.png|30x30px|ligação=https://compras.wiki.ufsc.br/index.php%3Ftitle=Arquivo:Desktop.png|alt=]] '''Como e quando o restante da documentação referente às pesquisas de preço devem ser encaminhadas?'''
* Na etapa [http://dcom.proad.ufsc.br/contratacao-ti/ "Autuação e complementação do processo" do fluxograma], as Unidades devem encaminhar os pedidos e as solicitações digitais ao DCOM. Na prática:
** as '''Unidades <u>que possuem</u> tarefa de orçamentação''' devem encaminhar, nesta etapa, uma solicitação digital via SPA com a documentação das soluções em TIC '''e também''' um pedido (via SCL) contendo o restante da documentação (Relatório de Pesquisa de Preços, Mapa Comparativo de Preços, Orçamentos, Formulário de Equipe de Apoio e Checklist);
** as '''Unidades <u>que não possuem</u> tarefa de orçamentação''' precisam encaminhar, nesta etapa, uma solicitação digital via SPA com a documentação das soluções em TIC.
* Neste tipo de processo, o ETP Digital não é utilizado, sendo substituído pelo ETP próprio para estas aquisições
 
[[Arquivo:Desktop.png|30x30px|ligação=https://compras.wiki.ufsc.br/index.php%3Ftitle=Arquivo:Desktop.png|alt=]] '''Preciso elaborar o DFD?'''
 
Não. Neste tipo de aquisição, o Documento de Oficialização da Demanda (DOD) substitui o DFD, e também é assinado pelo ordenador de despesas.
 
{{aviso|info|Verifique todas as informações pertinentes às soluções em TIC na nossa [http://dcom.proad.ufsc.br/contratacao-ti/ '''página sobre Contratação de soluções de TIC'''].}}
 
}}

Edição atual tal como às 11h55min de 29 de abril de 2025

De quais itens preciso providenciar a documentação?

As Unidades requerentes deverão acessar as listas finais disponíveis na página do Calendário de Compras para encontrar:

  • os itens para os quais precisarão realizar pesquisa de preço e os processos SPA (iniciando com 23080) em que os pedidos com essas pesquisas serão juntados;
  • os itens para os quais não precisarão realizar Pesquisa de Preço (se houver) e para os quais deverão encaminhar uma Solicitação Digital cadastrada no módulo SPA e os processos SPA (iniciando com 23080) em que essas SDs resultantes serão juntadas.
Utilize esta planilha para auxiliar a consulta dos itens da sua Unidade.

Documentação necessária

Documentos comuns a todos os processos licitatórios

Documento Orientações Quem deve fazer e como enviar? Fundamentação

Estudos Técnicos Preliminares (ETP)

Rascunho e modelo com orientações

Orientações gerais

Responsável pelos orçamentos: via Pedido

Demais Unidades: via SD

  • IN SEGES 58/2022[1]

Ofício de Justificativa

Modelo com orientações

Responsável pelos orçamentos: via Pedido

Demais Unidades: via SD

Pesquisa de preços

Orientações gerais

Responsável pelos orçamentos: via Pedido

  • IN SEGES n. 65/2021[5]
  • Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021[6]Art. 23, § 1º
  • Inclusão dos valores no Sistema SCL

Indicação da Equipe de Apoio

Modelo para preenchimento

A indicação dos membros que comporão a Equipe de Apoio do pregão, que auxilia o pregoeiro na avaliação técnica das propostas enviadas pelas empresas concorrentes, deve levar em consideração o conhecimento técnico dos membros com relação aos itens.

Responsável pelos orçamentos: via Pedido

Lista de Verificação (checklist)

Modelo para preenchimento

Responsável pelos orçamentos: via Pedido

Documentos adicionais para situações excepcionais

Documento Orientações Quem deve fazer e como enviar? Fundamentação

Peculiaridades

Modelo para preenchimento
  • Orientações gerais para quando houver:
    • Personalização de itens
    • Agrupamento em lotes
    • Solicitação de amostra
    • Fabricação sob medida
    • Documentos para habilitação diferenciados
    • Critérios de aceitação diferenciados
    • Demais peculiaridades, como:
      • Garantia diferenciada
      • Prazo de entrega diferenciado
      • Compartilhamento com outros órgãos
      • Ampla concorrência ou ME/EPP, entre outros

Quando for o caso:

Responsável pelos orçamentos: via Pedido

Demais Unidades: via SD

Documento de Formalização da Demanda

Modelo para preenchimento

Apenas para os pregões pronta-entrega

Comprovante de disponibilidade do recurso

Nota de Dotação[9], Portaria da Liberação do Recurso (quando da PROPG), Documento de Programação da Disponibilidade Orçamentária ou documento similar que comprove a disponibilidade de recurso (se vinculado a entidades de fomento, como CAPES, FINEP, CNPq, FAPESC, etc.)

Apenas para os pregões pronta-entrega

Instrução processual

Responsáveis pelos orçamentos Demais requerentes

Os requerentes que ficaram responsáveis pela orçamentação devem observar o seguinte:

  • O Pedido gerado pelo DCOMTanto pedido quanto SD são nomenclaturas utilizadas para protocolos que reúnem os documentos necessários e que serão agrupadas ao processo de compra. Para fins de distinção, utilizamos os seguintes termos:
    Pedido: trata-se do pedido gerado no módulo Sistema de Compras e Licitações (SCL), do sistema Solar para as Unidades requerentes que farão a orçamentação para alguns itens Estes protocolos possuem um fluxo predeterminado no sistema (filas de trabalho)
    Solicitação Digital (SD): são as solicitações digitais registradas no módulo Processos Administrativos (SPA) do sistema Solar. A SD é gerada pelas Unidades que não possuem tarefa de orçamentação, mas que possuem demanda em determinado processo.     estará na Fila de Trabalho em Compras e Licitações/Pedido de Compras/Rever Pedido.
  • Localize o pedido na lista, clique e o receba
  • Clique em OK para prosseguir
  • Na aba Documentos, anexe os seguintes documentos:
    1. ETP Digital (gerado no Compras.gov.br.png)
    2. Ofício de Justificativa
    3. Pesquisa de preços:
      1. Orçamentos e preços obtidos
      2. Troca de mensagens com fornecedores (se for o caso)
      3. Relatório de Pesquisa de Preços (gerado no Compras.gov.br.png)
      4. Mapa Comparativo de Preços (gerado no Sistema Solar)
    4. Formulário de Equipe de Apoio
    5. Peculiaridades (se for o caso)
    6. Checklist
  • Na aba Encaminhar selecione a Ação Revisado
  • No campo Despacho informe Para triagem e clique em Encaminhar

Os requerentes que NÃO são responsáveis pela orçamentação devem observar o seguinte:

  • Deve ser cadastrada uma SD para cada Processo, ainda que sejam do mesmo grupo de materiais
  • Crie uma Solicitação Digital (SD)Tanto pedido quanto SD são nomenclaturas utilizadas para protocolos que reúnem os documentos necessários e que serão agrupadas ao processo de compra. Para fins de distinção, utilizamos os seguintes termos:
    Pedido: trata-se do pedido gerado no módulo Sistema de Compras e Licitações (SCL), do sistema Solar para as Unidades requerentes que farão a orçamentação para alguns itens Estes protocolos possuem um fluxo predeterminado no sistema (filas de trabalho)
    Solicitação Digital (SD): são as solicitações digitais registradas no módulo Processos Administrativos (SPA) do sistema Solar. A SD é gerada pelas Unidades que não possuem tarefa de orçamentação, mas que possuem demanda em determinado processo.     via Sistema de Processos Administrativos (SPA) com os seguintes parâmetros:
    • Grupo de assunto: 64 - Compra
    • Assunto: 206 - Compra
    • Detalhamento: Preencha apenas com o texto no seguinte padrão: Documentação para processo 23080 e complete o preenchimento com o número completo do processo ao qual a solicitação digital deverá ser juntada. Este número será informado na aba "LISTA FINAL" de cada planilha.
  • Clique no botão Encaminhar e preencha o seguinte:
    • Motivo tramitação: 1 (Para Providências)
    • Encaminhamento: Para análise
    • Tarefa: Encaminhar para outro setor
    • Setor: CAPL/DCOM
  • Ao final, clique no botão Encaminhar

Atenção: Deve-se inserir os documentos em ordem, nomeados de acordo com seu conteúdo.

Processos recebidos com a documentação inserida de forma inadequada, como exemplificado na figura abaixo, serão devolvidos para adequação antes de qualquer análise.

Anexação das peças

Prazos

Considerando que:

  • os processos licitatórios são compartilhados entre todas as Unidades;
  • que a análise pelo DCOM é apenas um das etapas do processo licitatório (fase interna);
  • que o processo ainda passa por outras instâncias (como PROAD, DPC, SEPLAN e Procuradoria Federal), e também pela fase externa (conduzida pelo DPL);
  • que há dezenas de processos e milhares de itens sendo encaminhados anualmente, dentro do cronograma do Calendário de Compras;
  • que o atraso em um processo pode prejudicar o andamento dos das outras Etapas;
  • que o atraso do envio da documentação por uma Unidade pode comprometer o resultado de todo o processo, prejudicando todas as outras Unidades participantes;
  • que parte da documentação enviada pelas Unidades que cumpriram os prazos tem vigência que pode expirar no caso de atraso no encaminhamento do processo,

os prazos dos cronogramas do Calendário de Compras não serão prorrogados, evitando assim prejuízo institucional às outras Unidades participantes

As Unidades que não cumprirem os prazos definidos poderão ter sua demanda excluída do processo.

Caberá às Unidades a organização interna para consecução das atividades nos prazos, inclusive no que diz respeito a férias e eventuais afastamentos dos servidores responsáveis.

Ajustes

Ajustes solicitados pelo DCOM

Ajustes solicitados pelo DCOM

Após a análise do DCOM, os Pedidos de Compras podem ser devolvidos aos requerentes para que ajustes sejam realizados.

Por este motivo, é necessário acompanhar diariamente[11]Art. 7º a sua Fila de Trabalho no Solar para verificar se o Pedido não retornou para ajustes:

  • Se foi solicitado um ajuste no Pedido de Compras:
    • receba o pedido na Fila de Trabalho Compras e Licitações/Pedido de Compras/Rever Pedido
    • verifique na aba Pasta Digital o último despacho do DCOM
    • ajuste o que for necessário nas abas correspondentes
    • após todos os ajustes terem sido efetuados:
      • na aba Encaminhar selecione a Ação Revisado
      • no campo Despacho informe sobre o cumprimento do despacho e clique em Encaminhar
  • Se foi solicitado um ajuste na Pesquisa de Preços:
    • ela deve ser acessada pelo Módulo Compras & Licitações, conforme orientações da seção Mapa Comparativo de Preços
    • todas as alterações realizadas nos itens da Pesquisa de Preços e/ou no Mapa Comparativo precisam ser obrigatoriamente realizadas de modo idêntico nos itens do Pedido de Compras e vice-versa
    • o servidor da CAPL responsável pela análise do processo enviará no despacho as orientações adicionais necessárias
  • O prazo para a devolução do pedido ou do processo com os ajustes solicitados é de 05 (cinco) dias úteis[2]Art. 24 a partir do seu encaminhamento pelo DCOM e não a partir do recebimento pelo requerente.
  • Ajustes nos documentos para aceitação e habilitação técnica, solicitações de amostra, prazos de entrega, garantias e obrigações da contratada somente poderão ser solicitados até a etapa de elaboração do Termo de Referência.

Solicitação de ajustes pela Unidade requerente

Solicitação de ajustes pela Unidade requerente

  • Para enviar as seguintes solicitações de ajustes nos pedidos, utilize o PAI - Portal de Atendimento Institucional
    • Alteração de detalhamento do item demandado
    • Alteração de quantitativo demandado para o item
    • Exclusão da demanda de determinado item da Unidade
    • Prorrogação do prazo para execução da atividade ou do prazo informado pelo DCOM para ajustes
  • As solicitações encaminhadas por e-mail serão recusadas
PAI - Pedidos de compras - ajustes.png
  • A solicitação será analisada pelo servidor da CAPL responsável pela análise do processo e pela Coordenação
  • Aguarde o retorno da solicitação e a consulte diretamente no PAI

Referências

  1. ↑ Instrução Normativa SEGES n. 58, de 8 de agosto de 2022
  2. ↑ a b c Lei n. 9.784, de 29 de janeiro de 1999 e suas alterações
  3. ↑ a b c Orientação Normativa SEGES n. 2, de 06 de junho de 2016 e suas alterações
  4. ↑ a b c Disponível no SPA, processo 23080.057098/2016-03, pp. 34-37, parágrafos 21-30
  5. ↑ Instrução Normativa SEGES n. 65, de 7 de julho de 2021.
  6. ↑ a b c Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021
  7. ↑ Decreto n. 11.246, de 27 de outubro de 2022
  8. ↑ Ofício Circular n. 32/2023/PROAD
  9. ↑ A Nota de Dotação, emitida pela Superintendência de Orçamento/Seplan, apresenta informações sobre a liberação de recursos e identifica os valores disponíveis, a fonte de recursos, plano interno e Unidade Gestora Responsável.
  10. ↑ Lei n. 4.320, de 17 de março de 1964 e suas alterações
  11. ↑ Portaria Normativa 467/2023/GR - Ferramentas institucionais de comunicação

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