Documentação e instrução processual de licitações: mudanças entre as edições
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Os pedidos resultantes da Lista Final, após serem complementados com as pesquisas de preço e demais [[Fluxo_prévio_para_licitações_SRP#Quais_s.C3.A3o_os_documentos_que_devem_ser_elaborados_nessa_etapa.3F|'''documentos necessários''']], serão analisados pela equipe da CAPL e, uma vez aprovados, serão ajuntados aos processos de compra (23080) pertinentes, previamente criados na fase de [[FLUXO PRÉVIO PARA LICITAÇÕES SRP#Geração dos processos|'Geração dos processos']] e informados na [[FLUXO_PR%C3%89VIO_PARA_LICITA%C3%87%C3%95ES_SRP#Entendendo_a_Lista_Final| LISTA FINAL]]</div> | Os pedidos resultantes da Lista Final, após serem complementados com as pesquisas de preço e demais [[Fluxo_prévio_para_licitações_SRP#Quais_s.C3.A3o_os_documentos_que_devem_ser_elaborados_nessa_etapa.3F|'''documentos necessários''']], serão analisados pela equipe da CAPL e, uma vez aprovados, serão ajuntados aos processos de compra (23080) pertinentes, previamente criados na fase de [[FLUXO PRÉVIO PARA LICITAÇÕES SRP#Geração dos processos|'Geração dos processos']] e informados na [[FLUXO_PR%C3%89VIO_PARA_LICITA%C3%87%C3%95ES_SRP#Entendendo_a_Lista_Final| LISTA FINAL]]</div> | ||
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Edição das 10h47min de 5 de dezembro de 2024
Documentação necessária
Instrução processual
Após providenciar a documentação, o pedido deve ser instruído da seguinte forma:
Os requerentes que ficaram responsáveis pela orçamentação devem observar o seguinte:
- O Pedido Gerado pelo DCOM estará na fila “Rever Pedido” do Sistema de Compras e Licitações (SCL)
DOCUMENTOS NECESSÁRIOS
Modelos de formulários e checklists
- ETP Digital (gerado no Compras.gov.br)
- Ofício de Justificativa (atualizado)
- Orçamentos dos itens e documentos relacionados
- Mapa Comparativo de Preços (gerado na pesquisa de preços)
- Relatório de Pesquisa de Preços (atualizado)
- Formulário de Equipe de Apoio (atualizado)
- Checklist (atualizado)
Os requerentes que NÃO são responsáveis pela orçamentação devem observar o seguinte:
- Criar uma Solicitação Digital (SD) via Sistema de Processos Administrativos (SPA) com os seguintes parâmetros:
- Grupo de assunto: 64 - Compra
- Assunto: 206 - Compra
- Detalhamento: Preencher apenas com o texto no seguinte padrão: Documentação para processo 23080 e completar o preenchimento com o número completo do processo ao qual a solicitação digital deverá ser juntada. Este número será informado na aba LISTA FINAL de cada planilha.
- Anexar os documentos.
DOCUMENTOS NECESSÁRIOS
Modelos de formulários e checklists
- ETP Digital (gerado no Compras.gov.br)
- Ofício de Justificativa (atualizado)
Encaminhar para CAPL/DCOM
Ajustes nos pedidos
Após a análise do DCOM, os Pedidos de Compras podem ser devolvidos aos requerentes para que ajustes sejam realizados.
O prazo para a devolução do pedido ou do processo com os ajustes solicitados é de 05 dias úteis a partir do seu encaminhamento pelo DCOM e não a partir do recebimento pelo requerente.
Os pedidos de licitação encaminhados ao DCOM via SCL/SOLAR são conferidos de modo a verificar a documentação obrigatória para a sua instrução e se atendem aos seguintes requisitos:
- itens solicitados na Etapa correta do Calendário de Compras e dentro dos prazos;
- pedidos separados por grupos e famílias, conforme instruções do Calendário;
- justificativa para pedidos encaminhados fora do prazo.
Caso contenha alguma inconsistência, o pedido de licitação é devolvido ao requerente para proceder com os ajustes de acordo com o despacho.
No fluxo prévio previsto pela metodologia de compras, após a correta instrução do pedido pelos requerentes na fase 'Execução das tarefas conforme divisão' do Cronograma de cada Etapa do Calendário, o pedido será ajuntado ao processo de compras (23080.XXXXX/ANO-XX) criado pelo DCOM na fase Geração dos Processos do mesmo Cronograma, sendo automaticamente tramitado para a fila 'Triagem'. Após todos os demais pedidos do processo serem ajuntados, o processo inteiro será tramitado para a fila 'Pesquisa de Preços'.
Antes do encaminhamento do processo de compras à CAEX para elaboração do Termo de Referência, sempre que necessário a equipe da CAPL devolverá os pedidos aos requerentes para realização de ajustes de acordo com o despacho.
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Para a correta instrução dos pedidos de compra na metodologia de compras que prevê o fluxo prévio para licitações pelo Sistema de Registro de Preços (SRP), cada requerente precisa se planejar com antecedência de modo a conseguir determinar suas demandas para cada Etapa do Calendário de Preços e definir os detalhamentos dos itens que serão solicitados.
De posse dessas informações, na fase 'Inserção das demandas nas listas fechadas e abertas pelas Unidades requerentes' do Cronograma de cada Etapa do Calendário, os requerentes poderão consultar as listas fechadas de cada grupo/família e informar as quantidades dos itens que desejam licitar.
Se a lista fechada de um grupo/família não contemplar toda demanda setorial de materiais a licitar por SRP, os requerentes poderão informar esses outros itens em uma aba específica, chamada de lista aberta e disponível na mesma planilha online em aba individual, nomeada com a sigla de cada requerente no SOLAR.
Antes de informar os itens em sua lista aberta, a Equipe de Apoio designada por cada requerente deve obrigatoriamente conferir se os itens estão com as informações técnicas corretas.
Após o encaminhamento do pedido na fase 'Divisão das tarefas de orçamentação' do Cronograma de cada Etapa do Calendário, cada requerente precisa acompanhar diariamente a sua Fila de Trabalho no Solar para verificar se ele não retornou para ajustes.
FIQUE ATENTO:
- Os 05 dias úteis para devolução dos ajustes começam a contar a partir da data em que o pedido ou processo foi encaminhado ao requerente pela CAPL/DCOM.
- Se for solicitado um ajuste no Pedido de Compras, o pedido deve ser recebido pela Fila de Trabalho Rever Pedido e as alterações nos itens devem ser realizadas nesta Fila de Trabalho.
- Se for solicitado um ajuste no Processo Licitatório, o processo deve ser recebido pela Fila de Trabalho Rever Processo e as alterações nos itens devem ser realizadas nesta Fila de Trabalho.
- Se for solicitado um ajuste na Pesquisa de Preços, ela deve ser acessada pelo Módulo Compras & Licitações, conforme instruções da seção Como corrigir a Pesquisa de Preço.
- Todas as alterações realizadas nos itens da Pesquisa de Preços e/ou no Mapa Comparativo precisam ser obrigatoriamente realizadas de modo idêntico nos itens do Pedido de Compras e vice-versa.}}
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre Pedido e Solicitação Digital (SD)?
Tanto pedido quanto SD são nomenclaturas utilizadas para protocolos que reúnem os documentos necessários e que serão agrupadas ao processo de compra. Para fins de distinção, utilizamos os seguintes termos:
- Pedido: trata-se do pedido gerado no módulo Sistema de Compras e Licitações (SCL), do sistema Solar. O pedido é gerado pelas Unidades requerentes que possuem tarefa de orçamentação para alguns itens (ou automaticamente, quando há a importação da lista final pelo sistema Solar). Essas solicitações digitais possuem um fluxo pré-determinado no sistema;
- Solicitação Digital (SD): são as solicitações digitais registradas no módulo Processos Administrativos do sistema Solar. A SD é gerada pelas Unidades que não possuem tarefa de orçamentação, mas que possuem demanda em determinado processo. É por meio das SDs que a Unidade encaminha à CAPL o seu Documento de Formalização da Demanda (DFD) e o Estudo Técnico Preliminar (ETP), que também serão agrupados ao processo de compra.
Como localizar os itens da minha unidade na Lista Final?
Nas datas previstas no Calendário de Compras para essa fase do Cronograma de Atividades em cada Etapa, as Unidades requerentes deverão acessar as listas finais disponíveis na página do calendário de compras para encontrar:
- os itens para os quais precisarão realizar pesquisa de preço e os processos 23080 em que os pedidos com essas pesquisas serão ajuntados;
- os itens para os quais não precisarão realizar Pesquisa de Preço (se houver) e para os quais deverão encaminhar uma Solicitação Digital cadastrada no módulo SPA e os processos 23080 em que esses SPAs resultantes serão ajuntados.
Como eu encaminho o pedido com os itens para os quais preciso realizar Pesquisa de Preço?
Quando a Unidade localizar itens na LISTA FINAL para os quais precisa realizar Pesquisa de preço, um pedido de compras será gerado pela CAPL/DCOM e encaminhado para a Fila de Trabalho Rever Pedido da Unidade responsável pela orçamentação destes itens.
É possível gerar uma pesquisa de preço automaticamente. Dentro do pedido gerado pelas importações das listas finais, na fila Rever Pedido, haverá um botão para a geração da pesquisa de preço, que resgatará todas as informações já inseridas no pedido.
Ao clicar no botão, a pesquisa de preço gerada aparecerá dentro do mesmo pedido.
Após a inserção das informações, basta gerar o mapa comparativo de preços (na aba "Resultado" da pesquisa"), fazer o download e anexar como uma peça ao pedido de compra.
Clique aqui para ter mais informações sobre as Pesquisas de preço.
Os pedidos resultantes da Lista Final, após serem complementados com as pesquisas de preço e demais documentos necessários, serão analisados pela equipe da CAPL e, uma vez aprovados, serão ajuntados aos processos de compra (23080) pertinentes, previamente criados na fase de 'Geração dos processos' e informados na LISTA FINALQuem consegue visualizar e editar o pedido de compra gerado pela CAPL/DCOM?
Cada Unidade requerente que deseja inserir as suas demandas nas Listas Fechada e Aberta, deve ter um CPF de um servidor cadastrado com a CAPL para receber os pedidos de compra. Como só é possível cadastrar um único CPF por Unidade, é necessário que o servidor cadastrado permita o acesso à sua Fila de Trabalho para os demais servidores do setor que poderão auxiliar na realização da pesquisa de preços e encaminhamento do pedido de compra.
ATENÇÃO: Apenas pela Fila de Trabalho do servidor com o CPF cadastrado é que será possível visualizar o pedido de compra gerado pela CAPL.
Para permitir o acesso à Fila de Trabalho:
- Acessar o Solar, no módulo WFLOW;
- Ir em Configurações > Permitir Acesso a minha Fila de Trabalho;
- Escolher o Sistema SCL - Sistema de Compras e Licitações;
- Clicar em 'Adicionar' e inserir o CPF ou o nome do servidor que terá a permissão e clicar em 'procurar';
- Assinalar o servidor e clicar em 'Selecionar' e depois 'Salvar'.
Para acessar a Fila de Trabalho de outro servidor:
- Acessar o Solar e, na barra lateral esquerda, no canto inferior da tela, clicar em Fila de Trabalho;
- Clicar na seta ao lado do seu nome e escolher o nome do servidor do qual pretende acessar a Fila de Trabalho.
Ao permitir o acesso à sua Fila de Trabalho, o outro servidor poderá visualizar todos os pedidos e processos como se estivesse visualizando a sua própria Fila de Trabalho, conseguindo receber, editar e encaminhar quaisquer pedidos ou processos. Todas as tramitações serão realizadas em nome do servidor que estiver realizando o encaminhamento.
DICA! Dar acesso à sua Fila de Trabalho para outros servidores evita que os processos fiquem parados enquanto você estiver de férias, pois qualquer outro servidor com permissão poderá tramitar tudo o que for necessário, sem precisar esperar pelo seu retorno às atividades!
O que são peculiaridades?
TEXTO OCULTO
E se uma Unidade não enviar os pedidos e/ou SDs no prazo?
Caso alguma Unidade não envie a documentação necessária ao andamento do processo dentro dos prazos estabelecidos, toda a sua demanda será desconsiderada do processo licitatório pertinente e as tarefas serão redistribuídas para outras Unidades solicitantes do mesmo material. Caso tenha sido a única Unidade a solicitar os materiais que não orçou, tais itens serão excluídos do pedido.
Tais medidas são necessárias para que os processos licitatórios tenham fluidez e não haja problemas futuros, como o vencimento de orçamentos encaminhados dentro do prazo e morosidade na disponibilização das Atas de Registro de Preços para empenho, entre outros.
Como proceder no caso de soluções em TIC?
Verifique todas as informações pertinentes às soluções em TIC, inclusive como proceder, na nossa página sobre Contratação de soluções de TIC.
Um ponto fundamental de diferença entre as aquisições de solução em TIC e as demais aquisições via SRP é a elaboração prévia, pela Equipe de Planejamento da Contratação, de alguns documentos próprios das soluções em TIC.
Os modelos destes documentos, bem como alguns exemplos de preenchimento, constam na página sobre Contratação de soluções de TIC.
Estes documentos são elaborados previamente à fase de orçamentação. Cada documento é elaborado em um período próprio, conforme explicado pelo fluxograma na página sobre Contratação de soluções de TIC.
Portanto, sempre verifique previamente e com atenção quando e para onde cada documento deve ser tramitado em uma solicitação digital via SPA (veja na página sobre Contratação de soluções de TIC como essas solicitações devem ser registradas).
Os documentos são elaborados e assinados pelos integrantes da Equipe de Planejamento da Contratação. Esta equipe sempre será formada por um integrante da área requisitante (Unidade requerente), um integrante da área de TI (SeTIC) e um integrante da área administrativa (PROAD). Alguns documentos também são assinados pelo ordenador de despesas da Unidade e pelo superintendente da SeTIC.
As soluções em TIC também possuem detalhes específicos sobre a pesquisa de preços.
Quem deve elaborar estes documentos?
- Todas as Unidades que possuem demanda, independentemente se possuem ou não tarefa de orçamentação, devem elaborar os três documentos mencionados acima.
Como esses documentos são encaminhados?
Verifique como preceder na página sobre Contratação de soluções de TIC.
Estes documentos devem ser elaborados e finalizados, conforme o fluxograma, antes do envio à CAPL/DCOM durante a etapa de envio das orçamentações ("Autuação e complementação do processo" no fluxograma).
Como e quando o restante da documentação referente às pesquisas de preço devem ser encaminhadas?
- Na etapa "Autuação e complementação do processo" do fluxograma, as Unidades devem encaminhar os pedidos e as solicitações digitais ao DCOM. Na prática:
- as Unidades que possuem tarefa de orçamentação devem encaminhar, nesta etapa, uma solicitação digital via SPA com a documentação das soluções em TIC e também um pedido (via SCL) contendo o restante da documentação (Relatório de Pesquisa de Preços, Mapa Comparativo de Preços, Orçamentos, Formulário de Equipe de Apoio e Checklist);
- as Unidades que não possuem tarefa de orçamentação precisam encaminhar, nesta etapa, uma solicitação digital via SPA com a documentação das soluções em TIC.
- Neste tipo de processo, o ETP Digital não é utilizado, sendo substituído pelo ETP próprio para estas aquisições
Preciso elaborar o DFD?
Não. Neste tipo de aquisição, o Documento de Oficialização da Demanda (DOD) substitui o DFD, e também é assinado pelo ordenador de despesas.
Verifique todas as informações pertinentes às soluções em TIC na nossa página sobre Contratação de soluções de TIC.