Como usar Excel para ajudar com as planilhas

As planilhas online possuem muitas abas e colunas, como nenhuma delas pode ser retirada da ordem, deletada e novas não podem ser adicionadas, a CAPL sugere que os servidores responsáveis pelas compras utilizem o EXCEL para auxiliá-los nas fases do Cronograma de Atividades previsto no Fluxo prévio para cada Etapa do Calendário de Compras do DCOM.

É possível salvar as planilhas online em EXCEL para trabalhar suas informações. Confira as sugestões da CAPL:

1. Acesse a planilha online que deseja salvar em EXCEL;
2. Clique em
   • 'Arquivo',
   • 'Fazer download como' e
   • 'Microsoft Excel'

Arquivo >Fazer download como > Microsoft Excel.

Todas as abas da planilha online são baixadas e você pode escolher em qual delas deseja trabalhar, conforme a fase do Cronograma de Atividades em que você estiver trabalhando.

Uma vez salvas em EXCEL, você pode aplicar filtros para localizar as informações mais facilmente.

Exemplo

Como usar a planilha em Excel na fase de ciência e aprovação das demandas?

• Abra a planilha que você salvou em EXCEL;
• Na aba LISTA DE ANÁLISE, oculte as colunas anteriores à coluna 'Código do item': selecione as colunas, clique com o botão direito e escolha 'ocultar'.

Imagem 1: Como ocultar colunas

A planilha ficará assim:

Imagem 2: Planilha com colunas ocultadas

Selecione a linha que contém a nomenclatura das colunas (na figura, a linha 9) e depois clique em 'Dados' e 'Filtro'. Na extremidade direita das colunas da linha selecionada, é possível verificar o sinal de que o filtro foi aplicado.

Imagem 3: Aplicação de filtros

Agora basta habilitar os filtros conforme desejar localizar as informações!

Vamos simular uma busca pelos itens APROVADOS na análise do DCOM para determinada Unidade requerente.

Na coluna 'Resultado', abra o filtro e selecione a opção a desejar. A opção a escolher é 'SIM', pois queremos verificar apenas os itens aprovados.

Imagem 4: Habilitação de filtros

Como estamos pesquisando itens da lista FECHADA, é preciso conferir a COLUNA da Unidade requerente. Como exemplo, vamos utilizar a FAZENDA RESSACADA (FER/CCA).

Repita as instruções da 'Imagem 1: Como ocultar colunas' e oculte todas as colunas (u>das unidades anteriores à desejada. No exemplo, foram ocultadas as colunas da unidade 'AQI/CCA' até a unidade 'EQA/CTC' para que a coluna da unidade 'FAZENDA RESSACADA' ficasse próxima às colunas referentes aos itens e análises.

Repita as instruções da 'Imagem 4: Aplicação de filtros', agora na coluna da Unidade desejada e exclua os resultados zerados (0 e Vazio), de modo a visualizar apenas as linhas com algum quantitativo informado pela FER/CCA.

Imagem 5: Resultado da aplicação de filtros

A Imagem 5 nos mostra o resultado da aplicação do filtro SIM. Ou seja, apenas os itens da FAZENDA RESSACADA aprovados na fase de Consolidação das demandas solicitadas.

Para saber quais desses itens APROVADOS são provenientes da LISTA ABERTA da FAZENDA RESSACADA, basta repetir as instruções da 'Imagem 4: Aplicação de filtros', agora na coluna 'Requerente', deixando apenas a unidade desejada. Neste caso, FER/CCA.

Imagem 5: Resultado da aplicação do filtro 'Requerente'

Para ir retirando os filtros, basta repetir as instruções da 'Imagem 4: Aplicação de filtros' e escolher 'Selecionar Tudo'.