Fluxo prévio para licitações SRP
TEXTO INTRODUTÓRIO EXPLICANDO
- Exigências nova IN que a UFSC precisa atender
- Necessidade de uma nova sistemática dos pedidos
- O que muda para os requerentes
- Benefícios para os requerentes
Definição das listas fechadas de itens
Esta é uma fase interna da nova sistemática de compras da UFSC, realizada pelo Departamento de Compras.
Com base nos pedidos solicitados pelas Unidades requerentes no último ano, o DCOM criará planilhas chamadas de listas fechadas.
Cada lista fechada conterá os itens de uma das famílias de materiais pertinentes a cada Etapa do Calendário de Compras.
A especificação e detalhamento desses itens serão padronizados e não poderão ser editados pelas Unidades requerentes, que apenas informarão as quantidades desejadas de cada item na planilha correspondente. Porém, na Etapa "Aprovação das especificações" as Unidades poderão solicitar ao DCOM correções cabíveis nos textos, mediante justificativa e a serem subjugadas à análise.
Cada família de itens terá sua própria lista fechada.
Exemplo:
Etapa 1
- Lista fechada para a família 099.07 - MATERIAIS ELÉTRICOS
- Lista fechada para a família 099.08 - MATERIAIS HIDRÁULICOS
etc.
Etapa 2
- Lista fechada para a família 099.19 - MATERIAIS DE ACONDICIONAMENTO E EMBALAGENS
- Lista fechada para a família 099.23 - MATERIAIS DE CAMA, MESA E BANHO
- Lista fechada para a família 077.04 - APARELHOS DE MEDIÇÃO
etc.
E assim sucessivamente em cada uma das seis Etapas do Calendário de Compras.
INSERIR FIGURA DA LISTA FECHADA
Aprovação das especificações pelas Unidades requerentes
As unidades requerentes realizarão a conferência da lista fechada para verificar se as suas demandas foram atendidas ou se precisarão incluir na lista aberta algum item que ainda não foi contemplado pela lista do DCOM.
Neste momento todas as Unidades requerentes já devem estar com a relação de toda a demanda correspondente a etapa do Calendário de Compras vigente, para apenas conferir se a sua demanda será inserida na lista fechada ou na lista aberta.
Planilhas online com as listas fechadas serão disponibilizadas para as Unidades incluírem suas demandas (quantidades) para cada item que necessitarem licitar.
Aprovação das especificações Inserção das demandas nas planilhas
Nas datas previstas no Calendários de Compras para a fase da "Consolidação das demandas solicitadas", as demandas que não estiverem atendidas pelos itens nas listas fechadas deverão ser inseridas pelas Unidades em sua lista aberta específica (e editável apenas por cada setor requerente).
Em sua lista aberta, cada Unidade requerente deverá obrigatoriamente justificar cada item solicitado e seu detalhamento. Ou seja, as Unidades deverão fundamentar os motivos pelos quais (qual será o uso? por que tamanhos/quantidades/materiais específicos são necessários?) é imprescindível licitar itens com determinadas características, não previstas na lista fechada do código correspondente (veja exemplos no tópico Consolidação das demandas solicitadas).
INSERIR FIGURA DE UMA (OU MAIS) LISTA ABERTA
Inserção das demandas nas planilhas pelas Unidades requerentes
Neste período a planilha estará aberta para que as Unidades requerentes incluam as suas demandas, tanto na lista fechada, quanto na lista aberta.
Cada Unidade requerente terá acesso para edição apenas na sua Coluna correspondente na lista fechada e na sua lista aberta, evitando que informações sejam inseridas equivocadamente por outra Unidade.
Consolidação das demandas solicitadas
É o momento em que o DCOM analisa a demanda recebida, verificando as justificativas dos itens inseridos na lista aberta de cada Unidade requerente. Os itens que tiverem a justificativa recusada terão os seus quantitativos repassados para o item correspondente na lista fechada.
Os itens de todas as listas abertas serão analisados pelo DCOM, que verificará a possibilidade de:
- aceitar itens das listas abertas (mesmo que sejam totalmente diferentes dos relacionados na lista aberta);
- consolidar itens de listas abertas de Unidades distintas;
- transferir itens das listas abertas para a lista fechada;
- recusar um pedido de item, pois a demanda pode ser atendida por algum item da lista fechada.
A análise dos itens informados na lista aberta levará em conta suas especificações e as justificativas, buscando comprovar se a finalidade/utilização do item será ou não a mesma, o que, caso não seja, poderá justificar a compra de dois ou mais itens com características semelhantes.
Situação 1 - A lista fechada para a família 077.12 prevê o item 077.12.292339 - LIQUIDIFICADOR Especificação: LIQUIDIFICADOR Detalhamento: LIQUIDIFICADOR COM JARRA DE PLÁSTICO RESISTENTE - DE 1,5 A 2L - 220V - POTÊNCIA ENTRE 400W E 600W Unidade: UN
Mas uma Unidade requerente não solicita esse item na lista fechada e inclui em sua lista aberta 077.12.292339 - LIQUIDIFICADOR Especificação: LIQUIDIFICADOR Detalhamento: LIQUIDIFICADOR COM JARRA E ALÇA DE VIDRO - DE 1,5 A 2L - 220V - POTÊNCIA 800W Unidade: UN
Ou seja, deverá justificar as razões pelas quais o item da lista fechada (liquidificador com jarra plástica, com potência entre 400 a 600W) não atende às necessidades do setor, o que poderá ser acatado ou não pelo DCOM. Caso não seja acatada, a demanda poderá ser informada na lista fechada, ou retirada do pedido da Unidade.
Situação 2 - Na lista fechada da família 099.08 há o item
099.08.070859 - MANGUEIRA HIDRÁULICA
Especificação: MANGUEIRA HIDRÁULICA
Detalhamento: MANGUEIRA PLÁSTICA CRISTAL TRANSPARENTE 3/4", ROLO COM 50 METROS.
Unidade: RL
Mas uma 'Unidade Y' não solicita esse item na lista fechada e inclui em sua lista aberta 099.08.070859 - MANGUEIRA HIDRÁULICA Especificação: MANGUEIRA HIDRÁULICA Detalhamento: MANGUEIRA PLÁSTICA 3/4". ROLO DE 30M. Unidade: RL Justificativa: O material será utilizado para rega na Fazenda Experimental da Ressacada.
O DCOM avaliará, então, se é pertinente licitar os dois tipos de mangueira, ou se o requerente deverá registrar sua demanda na lista fechada, já que, conforme o exemplo, a necessidade de uma mangueira com 30 metros para a finalidade informada na Justificativa, também é atendida pelo mesmo material de 50m.}}
Situação 3 - Na lista fechada da família 099.08 há o item
099.08.070859 - MANGUEIRA HIDRÁULICA
Especificação: MANGUEIRA HIDRÁULICA
Detalhamento: MANGUEIRA PLÁSTICA CRISTAL TRANSPARENTE 3/4", ROLO COM 50 METROS.
Unidade: RL
Vamos imaginar que uma outra 'Unidade Z' preencha sua lista aberta com o item 099.08.070859 - MANGUEIRA HIDRÁULICA Especificação: MANGUEIRA HIDRÁULICA Detalhamento: MANGUEIRA PLÁSTICA CRISTAL TRANSPARENTE 1.1/4". ROLO DE 50M. Unidade: RL Justificativa: Alimentação dos tanques de peixes do Laboratório XYZ, que só aceita o diâmetro de 1" a 1.1/4".
Assim, a demanda da lista aberta da Unidade Y seria negada e o quantitativo necessário deveria ser informado na lista fechada. Entretanto, a demanda da lista aberta da Unidade Z seria aceita, pois trata-se realmente de outro material, sem possibilidade de consolidação, já que a mangueira da lista fechada, com 3/4" não caberá nos tanques de peixe citados na justificativa da lista aberta da Unidade Z.
REFORÇANDO
- A lista fechada não permite modificações na especificação e/ou detalhamento do item.
- A lista aberta será analisada e a sua demanda passará pela aprovação do DCOM, que vai analisar a justificativa item a item e decidir se vai aceitar itens com especificações diferentes das já disponibilizadas na lista fechada.
Ciência e aprovação das demandas consolidadas
As Unidades requerentes tomam ciência dos itens que tiveram as suas especificações rejeitadas e a demanda incluída na lista de itens padronizados (lista fechada).
É o momento para a Unidade requerente questionar se não concordar com o item que foi padronizado pelo DCOM.
Criação dos pedidos-mãe no sistema
O pedido-mãe de cada processo licitatório será criado pelo DCOM e inserido no SCL, a partir do agrupamento dos itens da lista fechada e das listas abertas, procurando evitar que itens semelhantes sejam encaminhados em processos licitatórios distintos.
Divisão das tarefas de orçamentação
Com base no quantitativo solicitado por cada Unidade requerente para um mesmo item, o DCOM determinará as responsabilidades de cada um com relação a orçamentação.
Execução das tarefas conforme divisão
É o momento para cada Unidade requerente buscar os orçamentos pelo qual ficou responsável e os demais documentos para a instrução do pedido de compra. Nesta fase não é mais possível nenhuma alteração nos itens por parte da Unidade requerente.