NOVA METODOLOGIA DOS PEDIDOS (TESTE)

Divisão das tarefas de orçamentação

Confira onde esta fase acontece no fluxograma

Esta é uma fase interna do DCOM. Com base nas demandas informadas por cada Unidade requerente nas listas fechadas e abertas, o DCOM determinará as responsabilidades de cada uma delas em relação à orçamentação (Pesquisa de Preços) de todos os materiais a licitar, gerando os pedidos de compra para as Unidades responsáveis pela orçamentação destes itens.

Com a atual metodologia, em que as demandas semelhantes de todas as Unidades requerentes da UFSC são agrupadas, não há mais a necessidade de cada Unidade realizar o orçamento (pesquisa de preços) para cada item que pretende comprar. Desta forma, a divisão desta tarefa acaba gerando (na maioria dos casos) um menor número de trabalho a ser feito pelas Unidades requerentes. Assim, a CAPL/DCOM seleciona quais Unidades realizarão a tarefa de orçamentação de determinados itens, considerando toda a demanda da UFSC para estes itens (definida anteriormente na Lista Final, o que será visto a seguir).

O que acontece nessa fase?

Após a CAPL/DCOM distribuir a tarefa de orçamentação, as Unidades requerentes receberão um pedido de compra com os itens que ficarem responsáveis pela Pesquisa de Preços. Este pedido será gerado com o quantitativo total de cada item a licitar, conforme definido na LISTA FINAL. Os servidores das Unidades requerentes devem verificar os resultados da divisão das tarefas de orçamentação e consultar a Fila de Trabalho Rever Pedido para identificar as atividades que precisarão desenvolver e prazos a cumprir na fase de 'Execução das tarefas conforme divisão'.

IMPORTANTE! As Unidades requerentes realizarão a Pesquisa de preço para os itens aprovados de suas Listas Abertas, a menos que itens das LISTAS ABERTAS de mais de uma Unidade sejam agrupados (ver seção 'Ciência e aprovação das demandas consolidadas'). Nesse caso, a CAPL/DCOM designará apenas um requerente para orçamentar o item. De todo modo, como essa exceção é incomum, o DCOM recomenda que as Unidades iniciem a busca de orçamentos dos itens de suas LISTAS ABERTAS antes mesmo da fase de 'Divisão das tarefas de orçamentação, de modo a agilizar as pesquisas de preço sob sua responsabilidade'; Os itens da lista fechada comuns a mais de uma Unidade requerente serão distribuídos entre elas, sem repetição. Ou seja: cada item terá sua Pesquisa de preço realizada por uma única Unidade requerente, que deverá obrigatoriamente cotar o 'Quantitativo Total' do item, isto é, a soma de todo o quantitativo solicitado pelas Unidades requerentes, informado na LISTA FINAL. Para não sobrecarregar apenas alguns requerentes a CAPL/DCOM leva em consideração não apenas o quantitativo de cada item demandado, mas também a quantidade de processos em que as Unidades requerentes estão participando ativamente (com responsabilidade de orçamentação). Pode acontecer de algumas Unidades requerentes possuírem quantitativo superior às demais em várias planilhas online e se fosse levado em consideração apenas o quantitativo de cada demanda individual, algumas Unidades jamais precisariam realizar pesquisas de preço, enquanto outras teriam que realizar pesquisas em todos os processos. Por esta razão nem sempre quem solicitou o maior quantitativo será o responsável pela pesquisa de preços.

ATENÇÃO

• Não há mudanças na criação de uma pesquisa de preços. No entanto, a inserção dos itens na Pesquisa de Preços deve seguir a ordem dos itens no Pedido de Compra que foi recebido na Fila de Trabalho 'Rever Pedido'.

• A diferença é que nesta metodologia as Unidades requerentes não precisarão mais criar um pedido de compra, pois o pedido será gerado pela CAPL na fase de 'Divisão das tarefas de orçamentação' e encaminhado para a Unidade diretamente na Fila de Trabalho Rever Pedido, contendo apenas os itens em que a Unidade ficou responsável pela pesquisa de preços.

• Ao criar a Pesquisa de Preço, na fase de inserção dos Itens, o campo 'Assunto' deverá ser obrigatoriamente preenchido com o mesmo texto informado no campo 'Objeto' do Pedido de Compra. Pesquisas de preços que não forem criadas com esta identificação padrão correm o risco de não serem identificadas e não consideradas no processo licitatório!

• O Pedido de Compra gerado pela CAPL será encaminhado para a Fila de Trabalho do servidor que possuir o CPF cadastrado no DCOM como responsável pela sua Unidade para encaminhamento de pedidos de compra.

Quem consegue visualizar e editar o pedido de compra gerado pela CAPL/DCOM?

Cada Unidade requerente que deseja inserir as suas demandas nas Listas Fechada e Aberta, deve ter um CPF de um servidor cadastrado com a CAPL para receber os pedidos de compra. Como só é possível cadastrar um único CPF por Unidade, é necessário que o servidor cadastrado permita o acesso à sua Fila de Trabalho para os demais servidores do setor que poderão auxiliar na realização da pesquisa de preços e encaminhamento do pedido de compra.

ATENÇÃO: Apenas pela Fila de Trabalho do servidor com o CPF cadastrado é que será possível visualizar o pedido de compra gerado pela CAPL.

Para permitir o acesso à Fila de Trabalho:

• Acessar o Solar, no módulo WFLOW;
• Ir em Configurações => Permitir Acesso a minha Fila de Trabalho;
• Escolher o Sistema SCL - Sistema de Compras e Licitações;
• Clicar em 'Adicionar' e inserir o CPF ou o nome do servidor e clicar em 'procurar';
• Assinalar o servidor e clicar em 'Selecionar' e depois 'Salvar'.

Para acessar a Fila de Trabalho de outro servidor:

• Acessar o Solar e, na barra lateral esquerda, no canto inferior da tela, clicar em Fila de Trabalho;
• Clicar na seta ao lado do seu nome e escolher o nome do servidor do qual pretende acessar a Fila de Trabalho.

Ao permitir o acesso à sua Fila de Trabalho, o outro servidor poderá visualizar todos os pedidos e processos como se estivesse visualizando a sua própria Fila de Trabalho, conseguindo receber, editar e encaminhar quaisquer pedidos ou processos. Todas as tramitações serão realizadas em nome do servidor que estiver realizando o encaminhamento.

DICA! Dar acesso à sua Fila de Trabalho para outros servidores evita que os processos fiquem parados enquanto você estiver de férias, pois qualquer outro servidor com permissão poderá tramitar tudo o que for necessário, sem precisar esperar pelo seu retorno às atividades!

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Execução das tarefas conforme divisão

APÓS O ITEM 8.5 - Como localizar os itens da minha unidade na Lista Final?

Como eu encaminho o pedido com os itens para os quais preciso realizar Pesquisa de Preço?

Quando a Unidade localizar itens na LISTA FINAL para os quais precisa realizar Pesquisa de preço, deverá criar uma Pesquisa de preço no módulo 'Compras e Licitações' (SCL) e anexar o mapa comparativo de preços no pedido de compra gerado pela CAPL e encaminhado para a Fila de Trabalho Rever Pedido da Unidade responsável pela orçamentação dos itens.

Os pedidos resultantes da Lista Final, após serem complementados com as Pesquisas de Preço e demais documentos necessários, serão analisados pela equipe da CAPL e, uma vez aprovados, serão ajuntados aos processos de compra (23080) pertinentes, previamente criados na fase de 'Geração dos processos' e informados na LISTA FINAL.

ATENÇÃO: Ao criar a Pesquisa de Preço, na fase de inserção dos Itens, o campo 'Assunto' deverá ser obrigatoriamente preenchido com o texto padrão Aquisição para o processo 23080. (preencher com o número do processo informado no Pedido de Compra. Pesquisas que não forem criadas com esta identificação padrão correm o risco de não serem identificadas e não consideradas no processo licitatório!

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