Introdução

Conforme o Decreto nº 10.947/2022^{[Legislação 1]}, o Plano de Contratações Anual (PCA) é um documento que consolida as demandas que o órgão ou a entidade planeja contratar no exercício subsequente ao de sua elaboração.

O PCA tem como objetivos:

Racionalizar as contratações das unidades administrativas de sua competência, por meio da promoção de contratações centralizadas e compartilhadas, a fim de obter economia de escala, padronização de produtos e serviços e redução de custos processuais;
Garantir o alinhamento com o planejamento estratégico, o plano diretor de logística sustentável e outros instrumentos de governança existentes;
Subsidiar a elaboração das leis orçamentárias;
Evitar o fracionamento de despesas; e
Sinalizar intenções ao mercado fornecedor, de forma a aumentar o diálogo potencial com o mercado e incrementar a competitividade.

Já o Sistema de Planejamento e Gerenciamento de Contratações (PGC) constitui a ferramenta informatizada integrante Siasg, disponibilizada pelo Ministério da Economia, para elaboração e acompanhamento do plano de contratações anual.^{[Legislação 1]}

Acesso ao sistema PGC

Para a inserção das informações no PGC da UFSC, é necessária a ativação do perfil PAC-REQUI do SIASG para o servidor responsável da Unidade requisitante, conforme instruções do Departamento de Projetos, Contratos e Convênios (DPC/PROAD) para atualização do perfil.

Clique aqui para acessar o sistema PGC

O acesso ao PGC a partir do exercício de 2023 é feito por meio da Área de Trabalho do Compras.gov.br

Ao acessar o sistema, deverá ser selecionado o Plano Anual do ano em que se pretende executar a compra, ou seja, o ano de execução.

Por exemplo, se se pretende realizar a aquisição no ano de 2024, deverá ser selecionada a opção do Plano Anual 2024, o qual será elaborado durante o ano de 2023.

Prazos

As Unidades deverão enviar as informações relativas ao PGC até o dia 1º de abril do ano de elaboração do Plano.

Ou seja, para as aquisições em 2024, o prazo se encerra em 01/04/2023.

A inclusão das demandas após este prazo, apesar de eventualmente possível, não tem garantia de aprovação ou inclusão na proposta orçamentária do Governo Federal.

Para que haja garantia de que a Secretaria de Orçamento Federal (SOF) considere as informações contidas no Plano para elaboração da proposta orçamentária a ser encaminhada ao Congresso Nacional, as Unidades deverão enviar as informações relativas ao PGC até o dia 1º de abril do ano de elaboração do Plano, impreterivelmente.

É importante destacar que deverão ser inseridos no sistema aqueles materiais que efetivamente se pretende comprar (com a emissão da nota de empenho) no ano de execução, ou seja, no ano posterior ao do preenchimento das informações no PGC).

No entanto, uma vez que há aberturas do PGC em outros períodos do ano para ajustes, é possível a inserção dos itens no sistema até o dia 15 de novembro do ano de elaboração do PCA (incluindo o tempo necessário à avaliação, aprovação e envio das informações ao ME) sem que haja, contudo, garantia de inclusão na proposta orçamentária a ser encaminhada ao Congresso Nacional pela SOF.

Após a inclusão dos itens no PGC pelas Unidades e posterior avaliação do DCOM (nos prazos definidos pelo Decreto nº 10.947/2022^{[Legislação 1]}), as informações para aprovação serão enviadas para a autoridade máxima da UFSC, que então enviará o Plano de Contratações Anual ao ME.

Orientações gerais para a UFSC

Área requisitante

As Áreas Requisitantes são baseadas nas Unidades principais da UFSC (na mesma lógica dos ordenadores de despesa).

Ou seja, setores como FIT/CCA irão inserir suas demandas como CCA e EEL/CTC como CTC, por exemplo.

Sendo necessária alguma identificação extra, esta poderá ser inserida no campo de “Descrição Sucinta”.

DFD Digital

ATENÇÃO: o DFD Digital NÃO É o mesmo documento que o DFD elaborado pela Unidade e inserido no processo de compras.

No novo PGC é necessário elaborar um Documento de Formalização da Demanda (DFD), no momento da inserção das demandas no sistema, com algumas informações básicas, como:

Informações Gerais (Área Requisitante, Data prevista para a conclusão do processo e Descrição Sucinta do objeto);
Justificativa da necessidade (razões e fundamentos pelos quais a demanda deve ser atendida);
Materiais / Serviços (relação dos grupos de materiais a serem adquiridos para atendimento a esta demanda);
Responsáveis (servidores na Unidade responsáveis pela inserção da demanda);
Acompanhamento (servidores na Unidade responsáveis pela acompanhamento da demanda)

Informação do grupo de materiais

Não é mais necessária a inclusão de item a item das demandas (ainda que também seja possível).

Agora, é possível incluir o valor estimado por grupo de materiais.

Assim, no campo Descrição sucinta do objeto, informe o número do grupo dos materiais, conforme o Catálogo de Materiais e o Calendário de Compras.

Exemplo: As demandas de material de refrigeração, no campo Descrição sucinta do objeto, devem iniciar OBRIGATORIAMENTE com "099.10 Materiais de refrigeração", podendo ser complementado com "para o setor X", "para atender as demandas de X do setor X" ou outras descrições.

DFDs Digitais que não obedecerem este formato serão devolvidos para ajuste.

Cadastro após o prazo

Conforme informado acima, o PCA possui um cronograma anual para cadastro dos itens. No entanto, em alguns casos pode ser necessário realizar ajustes no PCA durante a sua execução. Conforme o art. 16 do Decreto nº 10.947/2022, "durante o ano de sua execução, o plano de contratações anual poderá ser alterado, por meio de justificativa aprovada pela autoridade competente"^{[Legislação 1]}.

Na prática, os itens deverão ser cadastrados conforme as instruções do Manual do Sistema PGC e, no próprio sistema PGC, será solicitada a justificativa em campo próprio. Após o cadastramento e encaminhamento à Unidade de Compras (UC), o item será avaliado e aprovado ou não pela Autoridade Competente.