RECEBIMENTO DE MATERIAIS E ENVIO DE NOTA FISCAL PARA PAGAMENTO: mudanças entre as edições
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<tr><td rowspan="2" valign="top">[[Arquivo:Ico-exclamação.JPG]]</td><td width="99%"><b>Para o encaminhamento do processo existem três hipóteses:</b></td></tr> | <tr><td rowspan="2" valign="top">[[Arquivo:Ico-exclamação.JPG]]</td><td width="99%"><b>Para o encaminhamento do processo existem três hipóteses:</b></td></tr> | ||
<tr><td | <tr><td>'''I''' - Pagamento total de um Empenho;<br>'''II''' - Pagamento parcial de um Empenho;<br>'''III''' - Pagamento com vários Empenhos. | ||
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Edição das 14h06min de 28 de janeiro de 2019
Esta seção do manual encontra-se em atualização. Caso precise de informações sobre este tópico, entrar em contato com caex@contato.ufsc.br (Dia 28/01/2019)
Neste tópico você encontrará as seguintes informações: |
Recebendo o Empenho; |
Recebendo o Material; |
Emitindo a Solicitação de Pagamento; |
Encaminhando o pagamento ao DCF; |
Observações Importantes. |
RECEBENDO O EMPENHO |
RECEBENDO O MATERIAL |
A entrega dos materiais pode ser efetivada em duas modalidades: REMESSA ÚNICA ou ENTREGA PARCELADA |
EMITINDO A SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO |
Emitindo a Solicitação de Pagamento | |
A emissão da Solicitação de Pagamento será feita no sistema SARF/MATL, acessado através do IdUFSC. | |
O acesso deve ser solicitado à SeTIC por meio do link http://setic.ufsc.br/permissoes/ | |
Acessar o MATL. Clicar em “Empenho”. Na sequência em “Ordens bancárias” e “Solicitação de Pagamento”. Abaixo, encontra-se a tela que deverá ser preenchida. | |
Certidão negativa Estadual e | |
Preencher os campos indicados abaixo: | |
1. Solicitação: Preencher com número da Solicitação de Empenho referente a aquisição. 2. Valor: Inserir o valor do Documento Fiscal. 3. Tipo: Tipo de Documento Fiscal (geralmente Nota Fiscal). 4. Documento: Número do Documento Fiscal. 5. Emissão: Data de emissão do Documento Fiscal. 6. Valor: Valor que se utiliza do empenho para cobrir as despesas referentes ao Documento Fiscal. 7. Ateste: Data em que foi atestado o Documento Fiscal. | |
Após clicar em “Gravar”, a Solicitação de Pagamento deverá ser impressa, assinada e carimbada. Caso a Solicitação de Pagamento seja parcial, imprimir duas vias, incluindo uma delas no processo físico do empenho total, em posse do requerente até a total utilização do saldo, e outra no novo processo físico cadastrado para o pagamento parcial. | |
Encaminhar o processo físico e sua versão no Solar para DCF/SEPLAN, verificando as situações indicadas abaixo. |
ENCAMINHANDO O PAGAMENTO AO DCF |
Para o encaminhamento do processo existem três hipóteses: | |
I - Pagamento total de um Empenho; II - Pagamento parcial de um Empenho; III - Pagamento com vários Empenhos. |
Em desenvolvimento
Os materiais de consumo geralmente são recebidos diretamente nas Unidades requerentes ou nos departamentos, ao passo que os materiais permanentes são entregues no Departamento de Gestão Patrimonial (DGP), quando o destino for o Campus de Florianópolis, ou, quando o destino for algum dos campus fora da sede, são entregues diretamente nestes locais.
A entrega dos materiais empenhados pode ser efetivada em duas modalidades: remessa única ou entrega parcelada.
REMESSA ÚNICA
É a modalidade mais utilizada. Nela, todos os produtos empenhados são entregues de uma única vez no local indicado pelo requerente. O DCOM é responsável por entrar em contato com o fornecedor e enviar os empenhos para que a entrega dos materiais seja efetuada. No ato da entrega, o responsável pelo recebimento deve verificar se o material está de acordo com as especificações do empenho (descrição, quantidade etc.).
Após verificação e recebimento da nota fiscal, o responsável deve atestar o documento fiscal, ou seja, carimbar atestando que o material foi entregue de acordo com as especificações e inserir data do recebimento, assinatura e carimbo. Com o processo de empenho em mãos, o responsável deve inserir nota fiscal atestada, paginá-la e encaminhá-la ao DCF para pagamento. Portanto, quando o material for recebido, imediatamente o documento fiscal em anexo ao processo de empenho deve ser tramitado ao DCF para pagamento.
ENTREGA PARCELADA
Nessa modalidade, os materiais são entregues conforme conveniência e necessidade do requerente. É utilizada quando há um planejamento de consumo de determinado material, mas não é conveniente receber tudo de uma única vez, em virtude de o produto ser perecível ou por não haver espaço físico disponível para o armazenamento (ex.: rações e materiais gráficos). Note-se, contudo, que a entrega poderá ser parcelada apenas se o empenho for estimativo, o que não ocorre nos casos de dispensa ou inexigibilidade de licitação, por exemplo.
Com base nisso, o requerente solicita normalmente o empenho do material, informando, no entanto, que a entrega será parcelada. Desta forma, o DCOM não envia o empenho para a empresa, sendo enviado diretamente ao requerente. Assim, o próprio requerente fica responsável por fazer contato com a empresa e solicitar apenas uma parte da quantia do material que foi empenhado, conforme sua necessidade.
Como o empenho não será pago todo de uma única vez, é imprescindível que o requerente faça uma solicitação de pagamento no Sistema de Empenhos e Materiais (MATL) para cada nota fiscal. Dessa forma, apenas uma parcela do empenho será paga, ou seja, apenas o material entregue correspondente à nota fiscal.
Assim, o procedimento resume-se da seguinte forma:
- O requerente efetua o pedido de emissão de solicitação de nota de empenho para determinada quantidade de material, informando no pedido que a entrega será realizada de forma parcelada (assim, o DCOM sabe que não deve enviar o empenho à empresa);
- A emissão da solicitação de nota de empenho é efetuada pelo DCOM, registrada pelo DCF e o processo de empenho é posteriormente enviado ao requerente, para que este realize contato com a empresa;
- Com o empenho em mãos, o requerente faz contato com a empresa e solicita uma parte do material empenhado;
- Após receber o material, atesta-se a nota fiscal e efetua-se uma Solicitação de Pagamento no MATL;
- A Solicitação de Pagamento e a nota fiscal devem constar em um processo físico distinto, o qual deve ser encaminhado ao DCF/PROPLAN para pagamento;
- Esse procedimento será repetido até que toda a quantia do material empenhado seja entregue.
Os procedimentos detalhados referentes ao pagamento de materiais recebidos em entrega parcelada estão disponíveis na página do Departamento de Contabilidade e Finanças da UFSC. Lá constam orientações referentes: à documentação necessária para o envio de notas fiscais para pagamento; à forma de emissão das solicitações de pagamentos; e à forma de encaminhamento dos processos no SPA.