RECEBIMENTO DE MATERIAIS E ENVIO DE NOTA FISCAL PARA PAGAMENTO

Esta seção do manual encontra-se em atualização. Caso precise de informações sobre este tópico, entrar em contato com caex@contato.ufsc.br (Dia 28/01/2019)

Neste tópico você encontrará as seguintes informações:

Recebendo o Empenho;

Recebendo o Material;

Emitindo a Solicitação de Pagamento;

Encaminhando o pagamento ao DCF;

Observações Importantes.

RECEBENDO O EMPENHO

Após solicitar a emissão de empenho por meio da Autorização de Fornecimento, você e fornecedor receberão um e-mail contendo o empenho digitalizado e informações adicionais. A partir deste momento, o item deverá ser entregue nos seguintes prazos:
	10 dias úteis para materiais de consumo e
	30 dias úteis para materiais permanentes.
	Você pode confirmar o prazo de entrega no Termo de Referência do processo. Geralmente os prazos correspondem aos indicados acima. Caso ocorra o descumprimento dos prazos indicados, verificar o tópico Processo Administrativo.
Além do e-mail, você receberá o processo físico do empenho e sua versão no Solar, caso o item se enquadre como material de consumo. Caso o item se enquadre como material permanente e a compra tenha origem no Campus Florianópolis, o Departamento de Gestão Patrimonial (DGP) receberá o processo físico do empenho, bem como a sua versão no Solar. Se a compra do material permanente tiver como origem os Campi de Araranguá, Blumenau, Curitibanos e/ou Joinville, o processo físico do empenho e sua versão no Solar serão recebidos diretamente nestes locais.

RECEBENDO O MATERIAL

Os materiais de consumo geralmente são recebidos diretamente nas unidades requerentes ou nos departamentos, ao passo que os materiais permanentes são entregues no Departamento de Gestão Patrimonial (DGP), quando o destino for o Campus de Florianópolis. Quando o destino for os Campi de Araranguá, Blumenau, Curitibanos e/ou Joinville, os itens serão entregues diretamente nestes locais.

Materiais de consumo: Conferir o material entregue, bem como o seu quantitativo, com as informações presentes na Solicitação de Nota de Empenho. Após, receber o material e o Documento Fiscal.

Materiais permanentes: Para compra de materiais permanentes com origem no Campus Florianópolis, o DGP fará a conferência, receberá o item, o Documento Fiscal e encaminhará o processo ao DCF para pagamento. Após registrar o patrimônio, o DPG fará contato com o requerente para a entrega. Quando o destino for os Campi de Araranguá, Blumenau, Curitibanos e/ou Joinville, os itens serão entregues nestes locais que, por sua vez, se responsabilizarão pelo registro do patrimônio..

A entrega dos materiais pode ser efetivada em duas modalidades: REMESSA ÚNICA ou ENTREGA PARCELADA

Remessa única

É a modalidade mais utilizada. Nela, todos os produtos empenhados são entregues de uma única vez no local indicado pelo requerente. No ato da entrega, o responsável pelo recebimento deve verificar se o material está de acordo com as especificações do empenho (descrição, quantidade etc.). Após verificação e recebimento do documento fiscal, o responsável deverá carimbar o documento com o “Atesto que Recebi”, inserir data, assinatura e carimbo. Com o processo de empenho em mãos, o responsável deve inserir o documento fiscal atestado, a Solicitação de Pagamento e encaminhá-lo ao DCF para pagamento.

Entrega parcelada

Essa modalidade é utilizada quando há um planejamento de consumo de determinado material, mas não é conveniente receber tudo de uma única vez, em virtude de o produto ser perecível ou por não haver espaço físico disponível para o armazenamento. Com base nisso, o requerente solicita normalmente o empenho do material, informando, no entanto, que a entrega será parcelada. O próprio requerente fica responsável por fazer contato com a empresa e solicitar apenas uma parte da quantia do material que foi empenhado, conforme sua necessidade. A cada entrega, o requerente deverá cadastrar novo processo físico no Solar, incluir a Solicitação de Pagamento, o documento fiscal, o SICAF do fornecedor, a certidão negativa estadual e municipal e encaminhar o processo físico, bem como sua versão no Solar, para DCF/SEPLAN.

Em desenvolvimento

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Os materiais de consumo geralmente são recebidos diretamente nas Unidades requerentes ou nos departamentos, ao passo que os materiais permanentes são entregues no Departamento de Gestão Patrimonial (DGP), quando o destino for o Campus de Florianópolis, ou, quando o destino for algum dos campus fora da sede, são entregues diretamente nestes locais.

A entrega dos materiais empenhados pode ser efetivada em duas modalidades: remessa única ou entrega parcelada.

REMESSA ÚNICA

É a modalidade mais utilizada. Nela, todos os produtos empenhados são entregues de uma única vez no local indicado pelo requerente. O DCOM é responsável por entrar em contato com o fornecedor e enviar os empenhos para que a entrega dos materiais seja efetuada. No ato da entrega, o responsável pelo recebimento deve verificar se o material está de acordo com as especificações do empenho (descrição, quantidade etc.).

Após verificação e recebimento da nota fiscal, o responsável deve atestar o documento fiscal, ou seja, carimbar atestando que o material foi entregue de acordo com as especificações e inserir data do recebimento, assinatura e carimbo. Com o processo de empenho em mãos, o responsável deve inserir nota fiscal atestada, paginá-la e encaminhá-la ao DCF para pagamento. Portanto, quando o material for recebido, imediatamente o documento fiscal em anexo ao processo de empenho deve ser tramitado ao DCF para pagamento.

ENTREGA PARCELADA

Nessa modalidade, os materiais são entregues conforme conveniência e necessidade do requerente. É utilizada quando há um planejamento de consumo de determinado material, mas não é conveniente receber tudo de uma única vez, em virtude de o produto ser perecível ou por não haver espaço físico disponível para o armazenamento (ex.: rações e materiais gráficos). Note-se, contudo, que a entrega poderá ser parcelada apenas se o empenho for estimativo, o que não ocorre nos casos de dispensa ou inexigibilidade de licitação, por exemplo.

Com base nisso, o requerente solicita normalmente o empenho do material, informando, no entanto, que a entrega será parcelada. Desta forma, o DCOM não envia o empenho para a empresa, sendo enviado diretamente ao requerente. Assim, o próprio requerente fica responsável por fazer contato com a empresa e solicitar apenas uma parte da quantia do material que foi empenhado, conforme sua necessidade.

Como o empenho não será pago todo de uma única vez, é imprescindível que o requerente faça uma solicitação de pagamento no Sistema de Empenhos e Materiais (MATL) para cada nota fiscal. Dessa forma, apenas uma parcela do empenho será paga, ou seja, apenas o material entregue correspondente à nota fiscal.

Assim, o procedimento resume-se da seguinte forma:

1. O requerente efetua o pedido de emissão de solicitação de nota de empenho para determinada quantidade de material, informando no pedido que a entrega será realizada de forma parcelada (assim, o DCOM sabe que não deve enviar o empenho à empresa);
2. A emissão da solicitação de nota de empenho é efetuada pelo DCOM, registrada pelo DCF e o processo de empenho é posteriormente enviado ao requerente, para que este realize contato com a empresa;
3. Com o empenho em mãos, o requerente faz contato com a empresa e solicita uma parte do material empenhado;
4. Após receber o material, atesta-se a nota fiscal e efetua-se uma Solicitação de Pagamento no MATL;
5. A Solicitação de Pagamento e a nota fiscal devem constar em um processo físico distinto, o qual deve ser encaminhado ao DCF/PROPLAN para pagamento;
6. Esse procedimento será repetido até que toda a quantia do material empenhado seja entregue.

Os procedimentos detalhados referentes ao pagamento de materiais recebidos em entrega parcelada estão disponíveis na página do Departamento de Contabilidade e Finanças da UFSC. Lá constam orientações referentes: à documentação necessária para o envio de notas fiscais para pagamento; à forma de emissão das solicitações de pagamentos; e à forma de encaminhamento dos processos no SPA.

É importante sempre ter a versão atualizada do MATL, disponível no página de Downloads ou de Aplicações da SETIC.