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Edição das 10h06min de 29 de janeiro de 2019
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Neste tópico você encontrará as seguintes informações: |
Recebendo o Empenho; |
Recebendo o Material; |
Emitindo a Solicitação de Pagamento; |
Encaminhando o pagamento ao DCF; |
Observações Importantes. |
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Após solicitar a emissão de empenho por meio da Autorização de Fornecimento, você e fornecedor receberão um e-mail contendo o empenho digitalizado e informações adicionais. A partir deste momento, o item deverá ser entregue nos seguintes prazos: |
| 10 dias úteis para materiais de consumo e |
| 30 dias úteis para materiais permanentes. |
| Você pode confirmar o prazo de entrega no Termo de Referência do processo. Geralmente os prazos correspondem aos indicados acima.
Caso ocorra o descumprimento dos prazos indicados, verificar o tópico Processo Administrativo. |
Além do e-mail, você receberá o processo físico do empenho e sua versão no Solar, caso o item se enquadre como material de consumo. Caso o item se enquadre como material permanente e a compra tenha origem no Campus Florianópolis, o Departamento de Gestão Patrimonial (DGP) receberá o processo físico do empenho, bem como a sua versão no Solar. Se a compra do material permanente tiver como origem os Campi de Araranguá, Blumenau, Curitibanos e/ou Joinville, o processo físico do empenho e sua versão no Solar serão recebidos diretamente nestes locais. |
Os materiais de consumo geralmente são recebidos diretamente nas unidades requerentes ou nos departamentos, ao passo que os materiais permanentes são entregues no Departamento de Gestão Patrimonial (DGP), quando o destino for o Campus de Florianópolis. Quando o destino for os Campi de Araranguá, Blumenau, Curitibanos e/ou Joinville, os itens serão entregues diretamente nestes locais. |
Materiais de consumo: Conferir o material entregue, bem como o seu quantitativo, com as informações presentes na Solicitação de Nota de Empenho. Após, receber o material e o Documento Fiscal. |
Materiais permanentes: Para compra de materiais permanentes com origem no Campus Florianópolis, o DGP fará a conferência, receberá o item, o Documento Fiscal e encaminhará o processo ao DCF para pagamento. Após registrar o patrimônio, o DPG fará contato com o requerente para a entrega. Quando o destino for os Campi de Araranguá, Blumenau, Curitibanos e/ou Joinville, os itens serão entregues nestes locais que, por sua vez, se responsabilizarão pelo registro do patrimônio.. |
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A entrega dos materiais pode ser efetivada em duas modalidades: REMESSA ÚNICA ou ENTREGA PARCELADA |
Remessa única |
É a modalidade mais utilizada. Nela, todos os produtos empenhados são entregues de uma única vez no local indicado pelo requerente. No ato da entrega, o responsável pelo recebimento deve verificar se o material está de acordo com as especificações do empenho (descrição, quantidade etc.). Após verificação e recebimento do documento fiscal, o responsável deverá carimbar o documento com o “Atesto que Recebi”, inserir data, assinatura e carimbo. Com o processo de empenho em mãos, o responsável deve inserir o documento fiscal atestado, a Solicitação de Pagamento e encaminhá-lo ao DCF para pagamento.
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Entrega parcelada |
Essa modalidade é utilizada quando há um planejamento de consumo de determinado material, mas não é conveniente receber tudo de uma única vez, em virtude de o produto ser perecível ou por não haver espaço físico disponível para o armazenamento. Com base nisso, o requerente solicita normalmente o empenho do material, informando, no entanto, que a entrega será parcelada. O próprio requerente fica responsável por fazer contato com a empresa e solicitar apenas uma parte da quantia do material que foi empenhado, conforme sua necessidade. A cada entrega, o requerente deverá cadastrar novo processo físico no Solar, incluir a Solicitação de Pagamento, o documento fiscal, o SICAF do fornecedor, a certidão negativa estadual e municipal e encaminhar o processo físico, bem como sua versão no Solar, para DCF/SEPLAN. | |
EMITINDO A SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO | |
| Documentos obrigatórios para cadastro do processo físico |
Solicitação de pagamento; |
Documento fiscal; |
Certidão emitida pelo SICAF. Caso não possua acesso ao SICAF, providenciar: Certidão Negativa FGTS, Certidão Negativa Trabalhista e Certidão Conjunta de Débitos Relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União; |
Certidão negativa Estadual e |
Certidão negativa Municipal. | |
| Emitindo a Solicitação de Pagamento |
A emissão da Solicitação de Pagamento será feita no sistema SARF/MATL, acessado através do IdUFSC. |
O acesso deve ser solicitado à SeTIC por meio do link http://setic.ufsc.br/permissoes/ |
Acessar o MATL. Clicar em “Empenho”. Na sequência em “Ordens bancárias” e “Solicitação de Pagamento”. Abaixo, encontra-se a tela que deverá ser preenchida. |
Certidão negativa Estadual e |
Preencher os campos indicados abaixo: |
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1. Solicitação: Preencher com número da Solicitação de Empenho referente a aquisição. 2. Valor: Inserir o valor do Documento Fiscal. 3. Tipo: Tipo de Documento Fiscal (geralmente Nota Fiscal). 4. Documento: Número do Documento Fiscal. 5. Emissão: Data de emissão do Documento Fiscal. 6. Valor: Valor que se utiliza do empenho para cobrir as despesas referentes ao Documento Fiscal. 7. Ateste: Data em que foi atestado o Documento Fiscal.
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Após clicar em “Gravar”, a Solicitação de Pagamento deverá ser impressa, assinada e carimbada. Caso a Solicitação de Pagamento seja parcial, imprimir duas vias, incluindo uma delas no processo físico do empenho total, em posse do requerente até a total utilização do saldo, e outra no novo processo físico cadastrado para o pagamento parcial. |
Encaminhar o processo físico e sua versão no Solar para DCF/SEPLAN, verificando as situações indicadas abaixo. | |
ENCAMINHANDO O PAGAMENTO AO DCF | |
| Para o encaminhamento do processo existem três hipóteses: |
I - Pagamento total de um Empenho; II - Pagamento parcial de um Empenho; III - Pagamento com vários Empenhos.
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Caso I - Pagamento total de um Empenho: A Solicitação de Pagamento e os documentos exigidos devem ser anexados no próprio processo físico de origem e enviados ao setor DCF/SEPLAN. A versão no Solar também deve ser enviada ao DCF/SEPLAN, contendo em suas peças: solicitação de pagamento, SICAF do fornecedor, certidão negativa estadual, certidão negativa municipal e documento fiscal digitalizados. | |
Casos II e III - Pagamento parcial de um Empenho e Pagamento com vários Empenhos: Deve ser aberto um novo processo físico e anexados neste a Solicitação de Pagamento e os documentos exigidos. Enviar para DCF/SEPLAN. Os processos de empenho devem permanecer no setor solicitante até seu saldo findar para depois serem encaminhados ao DCF para arquivamento. | |
| Ao cadastrar novo processo físico no Solar, inserir no código do assunto o número 1248. O campo “Nº Solic. Pagamento” abrirá automaticamente. Neste campo, digitar o número da Solicitação de Pagamento criada anteriormente no MATL. O campo abaixo será preenchido automaticamente. |
| Os Programas de Pós-graduação deverão consultar a PROPG sobre os procedimentos necessários para encaminhar o pagamento ao DCF. Nunca retenha o Documento Fiscal. Sem ele, o DCF não pode realizar o pagamento ao fornecedor. | |