RECEBIMENTO DE MATERIAIS E ENVIO DE NOTA FISCAL PARA PAGAMENTO
Os materiais de consumo geralmente são recebidos diretamente nos departamentos, ao passo que os materiais permanentes são entregues no Departamento de Gestão Patrimonial (DGP).
A entrega dos materiais empenhados pode ser efetivada em duas modalidades: remessa única e entrega parcelada.
REMESSA ÚNICA
É a modalidade mais utilizada. Nela, todos os produtos empenhados são entregues uma única vez no local indicado pelo requerente. O DCOM é responsável por entrar em contato com o fornecedor e enviar os empenhos para que a entrega dos materiais seja efetuada. No ato da entrega, o responsável pelo recebimento deve verificar se o material está de acordo com as especificações do empenho (descrição, quantidade etc.).
Após verificação e recebimento da nota fiscal, o responsável deve atestar o documento fiscal, ou seja, carimbar atestando que o material foi entregue de acordo com as especificações e inserir data do recebimento, assinatura e carimbo. Com o processo de empenho em mãos, o responsável deve inserir nota fiscal atestada, paginá-la e encaminhá-la ao DCF para pagamento. Portanto, quando o material for recebido, imediatamente o documento fiscal em anexo ao processo de empenho deve ser tramitado ao DCF para pagamento.
ENTREGA PARCELADA
Nessa modalidade, os materiais são entregues conforme conveniência e necessidade do requerente. É utilizada quando há um planejamento de consumo de determinado material, mas não é conveniente receber tudo de uma única vez, em virtude de o produto ser perecível ou por não haver espaço físico disponível para o armazenamento (ex.: rações e materiais gráficos). Note-se, contudo, que a entrega poderá ser parcelada apenas se o empenho for estimativo.
Com base nisso, o requerente solicita o empenho do material. No entanto, em vez de o DCOM enviar o empenho para a empresa, ele é enviado diretamente ao requerente. Assim, o próprio requerente é o responsável por fazer contato com a empresa e solicitar apenas uma parte da quantia do material que foi empenhado, conforme sua necessidade.
Como o empenho não será pago todo de uma única vez, é imprescindível que o requerente faça uma solicitação de pagamento no Sistema de Empenhos e Materiais (MATL) para cada nota fiscal. Dessa forma, apenas uma parcela do empenho será paga, ou seja, apenas o material entregue correspondente à nota fiscal. Esse procedimento é detalhado abaixo:
a) O requerente efetua o pedido de emissão de solicitação de nota de empenho para determinada quantidade de material, informando no pedido que a entrega será realizada de forma parcelada (assim, o DCOM sabe que não deve enviar o empenho à empresa); b) A emissão de solicitação de ND é efetuada pelo DCOM e o processo de empenho é posteriormente enviado ao requerente, para que este realize contato com a empresa; c) Com o empenho em mãos, o requerente faz contato com a empresa e solicita uma parte do material empenhado (isso pode ser feito através de Autorização de Fornecimento); d) Após receber o material, atesta-se a nota fiscal e efetua-se uma Solicitação de Pagamento no MATL; e) A Solicitação de Pagamento e a nota fiscal devem constar em um processo físico distinto, o qual deve ser encaminhado ao DCF/PROPLAN para pagamento; f) Esse procedimento será repetido até que toda a quantia do material empenhado seja entregue.
Os procedimentos detalhados referentes ao pagamento de materiais recebidos em entrega parcelada estão disponíveis na página do Departamento de Contabilidade e Finanças da UFSC, na seção “Orientações”, subseção “Procedimentos para pagamento”. Lá constam orientações referentes: à documentação necessária para o envio de notas fiscais para pagamento; à forma de emissão das solicitações de pagamentos; e à forma de encaminhamento dos processos no SPA.
