SOLICITAÇÃO DE EMPENHO

ORIENTAÇÕES INICIAIS E DOCUMENTAÇÃO

Ao considerarmos um processo licitatório SRP, após a elaboração do Termo de Referência, o encaminhamento dos cientes, o envio do processo à PROAD e toda a fase externa, ocorrerá a homologação do certame na PROAD, indicando os fornecedores para os quais os respectivos itens envolvidos foram adjudicados. Mostra quem “venceu” a licitação, conforme itens e valores lá dispostos. Em seguida, no DCOM, haverá publicação do resultado no DOU, bem como confecção e encaminhamento das Atas de Registro de Preços aos “vencedores”. Quando os fornecedores retornarem as ARPs devidamente assinadas, a Direção do DCOM informará a vigência do Pregão no SIAFI e a, partir de então, o Pregão, a data de vigência, as ARPs e o relatório de homologação constarão no site do DCOM em “Atas – SRP – Materiais Permanentes” ou “Atas – SRP – Materiais de Consumo”.

Nesse momento, será possível solicitar os itens que se deseja adquirir. Mas solicitar denovo? Já não indiquei minha demanda no início do processo? Não é o suficiente?

Importante recordar as hipóteses de utilização do sistema de registro de preços, art. 3 do D7892, em suma, não haver como precisar quantitativos, aquisição parcelada e necessidade de contratações frequentes. Inclusive prescinde de comprovação orçamentária a instrução do processo licitação através de SRP, com amparo no art. 16 do D7892. Dessa forma, após conclusão do processo não haverá aquisição automática e será necessário motivar, conforme necessidade e disponibilidade orçamentária da Unidade, pedido(s) para aquisição dos itens ao longo da vigência do Pregão (12 meses). Para consolidar o entendimento, portanto, necessário gravar que são dois momentos: no primeiro é consolidada a demanda das Unidades; no segundo, somente a partir do momento em que as informações do Pregão estiverem disponíveis no site do DCOM, verifica-se o que será possível solicitar de fato (empenhar) de tudo aquilo que foi previsto e consolidado na demanda inicial, conforme necessidade da Unidade.

OK, então vamos lá! O que preciso ter em mãos antes de formalizar meu pedido de empenho?

Inicialmente, atentar ao prazo máximo de 27/09/2019 para encaminhamento dos pedidos de empenho ao DCOM. Anualmente o prazo estipulado é sempre na última sexta-feira do mês de setembro. Em seguida, verificar se o pregão está vigente, bem como identificar os itens e quantitativos pretendidos. Necessário inclusive averiguar a questão orçamentária: se há recurso disponível para a aquisição. É imprescindível o acompanhamento por parte da Unidade dos seus orçamentos, saldos e duodécimos. Isso para evitar encaminhar pedidos de empenho sem liberação orçamentária, que serão devolvidos para correção. No caso de material de consumo, solicita-se a indicação do Centro de Custo em formulário específico, assim como informação no despacho do pedido apontando se o recurso sairá do duodécimo da Unidade ou de determinada Nota de Dotação (ND). No caso de material permanente, a situação é a mesma, mas não cabe utilização de duodécimo, portanto é imprescindível encaminhar o pedido de empenho para o fluxo “liberação orçamentária” antes de “encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho”, porque é obrigatório haver ND, fornecida pela Superintendência de Orçamento (SO/SEPLAN) caso haja recurso disponível da Unidade. Não há necessidade de saber tecnicamente o que é ND, apenas que, nos casos de material permanente, será obrigatório constar o número da ND no despacho para o DCOM. Tudo ficará mais fácil de entender quando chegarmos no passo a passo da instrução do pedido. Posteriormente, identificar se os itens solicitados são realmente do próprio requisitante, constando na demanda inicial da Unidade para composição dos quantitativos para a licitação. Como assim? Digamos que sou do Campus Blumenau e na fase inicial da primeira etapa do Calendário de Compras preenchi a planilha fechada com 10 unidades para o item XYZ. Assim que o Pregão estiver disponível para empenho, se eu solicitar até 10 unidades do item XYZ significa que de fato os itens que pedi correspondem à demanda inicial indicada. Essa é a situação ideal e poupa o requerente de trabalhos adicionais, além de indicar planejamento e organização. Já na outra situação, continuando no mesmo exemplo, digamos que o Campus Curitibanos também tenha solicitado 10 unidades do item XYZ, poderá o Campus Blumenau solicitar 20 unidades para empenho? Somente caso houver autorização de Curitibanos, que pode ser por e-mail, afinal eram somente 10 unidades para Blumenau. Outro exemplo, caso somente Joinville peça o item ABC e Araranguá tenha interesse, além da autorização de Joinville, será necessário autorização do fornecedor para entrega em localidade distinta do TR. Isso porque se o item é exclusivo de Joinville, o local de entrega deste será em Joinville. À luz do princípio de vinculação ao instrumento convocatório (L8666), o fornecedor não é obrigado a entregar em qualquer outro local senão Joinville.

Já que tenho que ficar atento às restrições de solicitar o empenho de itens de outras Unidades, como sei quem demandou o que inicialmente e em que quantidades?

Basta consultar o processo no SOLAR, ir na pasta digital e procurar pelo último Relatório Resumo da Licitação. Lá constarão todos os itens e quantitativos por local de entrega, conforme demanda inicial das Unidades para instrução do processo. Outra forma possível, porém menos detalhada e mais superficial, é buscar na pasta digital pelo “Edital”, achar Anexo I (TR) e verificar item que versa sobre prorrogação do prazo de entrega.

O ordenador de despesas da minha Unidade precisa ter ciência do pedido que encaminharei?

Certamente, inclusive deve constar sua assinatura no Formulário de Solicitação de Empenho de Material, disponível no site do DCOM, seção Formulários. Esse documento obrigatório deve ser devidamente preenchido, assinado pelo ordenador e constar na pasta digital do pedido de empenho, independentemente da natureza do material ser consumo ou permanente. Caso houver dúvidas no preenchimento, constam orientações no próprio documento.

Mais alguma coisa antes de começarmos a colocar os dados no sistema?

Tem sim, apenas mais um detalhe. Caso o item solicitado exija contrato, solicita-se a inclusão do formulário de fiscais devidamente preenchido – a ser obtido no site do DPC (http://dpc.proad.ufsc.br), seção “Formulários” – na pasta digital do pedido de empenho. Contrato, como assim? Para identificar se o item exige contrato, é necessário consultar na pasta digital do processo licitatório por “Minuta de Contrato” e conferir os itens lá presentes. Caso não exista o referido documento, nenhum item exige contrato. Caso constar o documento e o item solicitado estiver contemplado na “Minuta de Contrato” significa que exige contrato e indica que será necessário incluir o formulário de fiscais no pedido. Seguindo assim, não tem erro. Contextualizando, a exigência de contrato no certame se faz necessária no caso de haver obrigações futuras, a exemplo de prazos de entrega superior a 30 (trinta) dias e garantia superior a 12 (doze) meses. Alguns certames vigentes ainda requerem contrato em virtude do valor total homologado dos itens exceder R$ 80.000,00, mas tal exigência não mais se aplica para os novos processos, conforme Acórdão 1234/2018/TCU.

CONSOLIDAÇÃO DO PEDIDO DE EMPENHO

Já verifiquei que estou dentro do prazo de 27/09, quero solicitar um item exclusivo de outra Unidade, pregão está vigente, tenho as autorizações da Unidade para empenho e do fornecedor para entrega, tenho recurso disponível, tenho o formulário de solicitação de material preenchido e assinado pelo ordenador de despesas e incluí o formulário de fiscais em virtude do item constar na minuta de contrato da pasta digital do processo licitatório. Como formalizo o pedido de empenho?

Para iniciar, acessar SOLAR -> Menu -> Pedidos -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Novo. Encaminhamentos diversos do citado não serão aceitos e processados.

Em seguida, preenchimento obrigatório dos campos: “Interessado”, que pode ser o número SIAPE tanto do requerente quanto do ordenador de despesas; “Categoria”, sendo 4 para consumo e 5 permanente (assim que haver mudança de fluxo será número único, 7 para licitação); “Objeto”, que deve contemplar nº do Pregão e Ano, assim como Unidade demandantes, exemplo: “PE 344/2017 – CBS”; e, por fim, “Justificativa”. Clicar nos botões “Salvar” e “Próxima Etapa”.