SOLICITAÇÃO DE EMPENHO

ORIENTAÇÕES INICIAIS

Após da assinatura das Atas de Registro de Preços (ARP) e da inserção de seus dados no SIAFI, a vigência do Pregão SRP e outras informações poderão ser consultadas, conforme instruções da seção Consulta de Atas Vigentes e Saldo de Itens.

Quando um Pregão constar na planilha 'Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes' o empenho dos itens poderá ser solicitado pelas unidades requerentes.

O fluxo a seguir busca orientar o servidor quando da necessidade de solicitar um item, considerando as questões de vigência da ata e saldo de itens:

Orientações iniciais - Fluxo

• Verificar disponibilidade orçamentária:

Material de consumo: Acompanhamento contínuo do duodécimo por parte da Unidade através do MATL (Aba Centro de Custo -> Consulta Saldo de Cotas -> Cota: Divisão de Material -> Preencher Centro de Custo -> Consultar -> Ver coluna “Saldo) ou consulta direta à SO/SEPLAN.

Material permanente: Solicitar à SO/SEPLAN Nota de Dotação para compra de material permanente (há fluxo disponível no próprio pedido de AF). O número sequencial da Nota de Dotação deve ser informado no último despacho (no momento do encaminhamento “ao gestor de solicitações para emissão de empenho”).

CONSULTA DE ATAS VIGENTES E SALDO DE ITENS

Caso ainda não possua o nº do pregão ou do processo e do item que se pretende empenhar e tenha dificuldade em encontrar pela planilha indicada abaixo, sugerimos a consulta da listagem geral de itens licitados por ano.

Consulta de atas vigentes

A consulta das atas vigentes deve ser realizada através da planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes.

Planilha Atas Vigentes - SRP - Materiais de Consumo e Permanentes

Na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, na coluna “Pregão”, é possível encontrar o Relatório de Homologação do respectivo pregão. Este documento auxilia a encontrar os itens que estão disponíveis para aquisição e a verificar quais dos itens solicitados pelos setores no processo de origem acabaram cancelados (itens sem vencedor):

Exemplo de Relatório de Homologação

Consulta da listagem geral de itens licitados por ano

Não sendo possível encontrar o item desejado nos relatórios disponíveis na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, é possível realizar a busca no Sistema Solar, conforme orientações a seguir. Esta pesquisa retornará como resultado o saldo de itens em todas as Atas vigentes:

1. No Sistema Solar, selecione o módulo “Compras & Licitações”;

ATENÇÃO: É necessário possuir acesso ao módulo “Compras & Licitações” para consultar as informações abaixo. Se você não possui, peça acesso por meio da SeTIC.

Imagem: Módulo “Compras & Licitações”

2. Após, no menu “Consultas e Relatórios”, clique em “Saldo de R.P.”;

Imagem: Opção “Saldo de R.P.”

3. Na tela de consulta de saldo, informe apenas o ano de vigência a ser pesquisado e clique em “Consultar”.

ATENÇÃO: O ideal é pesquisar o ano vigente e o anterior, uma vez que as atas possuem 12 meses de vigência e podem haver atas vigentes do ano antecessor ao atual.

Você pode gerar um relatório em PDF ou XLS, entretanto, a busca é mais facilitada por meio do documento em PDF.

Imagem: Parâmetros de consulta

4. Após carregado o relatório, pressione no teclado do seu computador as teclas Ctrl + F e digite o item que você procura. No exemplo utilizamos o termo “tesoura”. Em seguida, clique em “Próximo”.

ATENÇÃO: Note que podem existir vários tipos de item para o mesmo termo, como por exemplo, tesoura de poda, cirúrgica, de escritório etc. Para tanto, cada vez que você clicar “Próximo” aparecerão mais itens, na medida em que estejam disponíveis dentre os itens vigentes daquele ano.

Imagem: Consulta ao PDF

Imagem: Consulta ao PDF

5. O último passo é verificar se o item está vigente (levando em consideração o prazo para pedidos de empenho) e se possui saldo. Para isso, basta verificar os dados que o próprio relatório já traz, incluindo o número do processo do pregão, o número do pregão (Nº Edital/Ofício) , o número da ata, o nome do fornecedor e o objeto do pregão.

Imagem: Verificação dos dados

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Consulta a saldo de itens de pregões compartilhados, ou não, entre Unidades

Tendo em mãos os dados do item que se pretende adquirir (Nº do Item e Pregão/Ano), a consulta do saldo do item deve ser realizada junto ao Sistema Solar. Não serão mais elaboradas as planilhas de controle de saldo, sendo, a partir de agora, todo o saldo dos pregões controlados diretamente pelo sistema.

ATENÇÃO: É necessário possuir acesso ao módulo “Compras & Licitações” para consultar as informações abaixo. Se não possui, deve-se pedir acesso por meio da SeTIC.

1. No Sistema Solar deve-se selecionar o módulo “Compras & Licitações” -> Pedido de AF -> Saldo AF:

Módulo "Compras e Licitações"

Menu "Pedido de AF" -> "Saldo AF"

2. Na tela de “Saldo AF”, orienta-se que a busca seja feita, no mínimo, com o parâmetro “Nº edital/ofício”, onde deve ser inserido o número e ano do pregão. Outros parâmetros de pesquisa podem ser inseridos, caso sejam de conhecimento/interesse do usuário.

Parâmetros de pesquisa no menu "Saldo AF"

Sobre o resultado da pesquisa de “Saldo AF”, tem-se como informações relevantes para a consulta de saldo:

• Campo SETOR: setor de origem que demandou o item no processo licitatório;
• Campo ITEM: Nº do item no processo licitatório;
• Campo DESCRIÇÃO: descrição resumida do item;
• Campo LICITADO: quantidade total licitada para o respectivo item;
• Campo SALDO TOTAL: quantidade do total licitado que ainda está disponível para aquisição;
• Campo QT. DEF. SETOR: refere-se a quantas unidades do total licitado daquele item (campo LICITADO) foi deferida para o setor (conforme campo SETOR)
• Campo SALDO SETOR: quantas unidades do total deferido para o setor ainda está disponível para aquisição.

No caso dos itens que aparecem mais de uma vez no relatório: esses itens são os chamados “itens compartilhados”.

Neste caso, no campo LICITADO e  SALDO TOTAL, a quantidade será a mesma para todos os setores que demandaram aquele item. Assim, o que cada setor deve observar, com maior cautela, são os campos “QT. DEF. SETOR” e, em especial, o campo “SALDO SETOR”, para então identificar quantas unidades estão disponíveis para solicitar.

No caso de itens que não aparecem no relatório, existem duas possibilidades:

- Todo o quantitativo licitado para o item já foi adquirido.

OU

- O item foi cancelado no momento do Pregão Eletrônico (ver anexo na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes):

Acesso ao Relatório de Homologação através da planilha de atas vigentes

Relatório de Homologação - Item cancelado

• Essa consulta também pode ser feita por meio do módulo "Pedidos" em Consultas e Relatórios -> Saldo AF.

AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF)

MANUAL EM ATUALIZAÇÃO!

Antes de iniciar a emissão de um pedido de Autorização de Fornecimento, necessário atentar-se para as situações apresentadas a seguir (as orientações completas de fluxo encontram-se na seção “Emissão de Pedido de AF”).

"CARONA INTERNA"

- Sendo o caso de carona interna (setor requerente não possui saldo e utilizará de outro setor):

• nos primeiros campos da AF será necessário informar o setor de origem do saldo. Assim que emitida a AF, esta será encaminhada para o setor informado, que deverá autorizar (ou não) o uso do saldo;
• ainda, sendo aplicável, necessário inserir e-mail de concordância do fornecedor para entrega em localidade distinta da prevista no Termo de Referência.

ITEM PERMANENTE

- Sendo o caso de pedido de item(ns) permanente(s):

• necessário inserir o Formulário de Tombamento;
• necessário tramitar a AF para a DGO/SEPLAN, para alocação dos recursos em Nota de Dotação (ND). Há, no fluxo da AF, a tarefa "Encaminhar ao DGO para realizar dotação orçamentária".

ITEM COM CONTRATO

- Caso o pedido seja de um item que exige contrato:

• necessário anexar Formulário de Indicação de Fiscais de Contratos Terceirizados: dúvidas sobre o preenchimento deste formulário devem ser tratadas diretamente com o Departamento de Projetos, Contratos e Convênios (DPC/PROAD).

O contrato é exigido quando há obrigações futuras por parte do fornecedor:

1. Prazo de Entrega superior a 30 dias corridos

2. Garantia estendida, superior a 12 meses

Para conferir se há contrato: consultar o processo licitatório no SOLAR, acessar a Pasta Digital e buscar peça intitulada Minuta de Contrato, verificando quais itens estão indicados neste documento.

ATENÇÃO!

- Em cada AF, deve constar apenas um único Pregão;

- O valor mínimo por item deve ser respeitado de acordo com o respectivo Termo de Referência, com exceção daqueles os quais o valor total registrado ou o saldo remanescente seja abaixo deste. Neste caso, deverá ser solicitada a quantidade total disponível do item;

- Em casos de pedidos encaminhados próximos ao vencimento da ata, é necessário encaminhar e-mail para caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação, sendo imprescindível o cumprimento do prazo geral de atendimento supracitado.

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Emissão de Pedido de AF

Para emitir o pedido de autorização de fornecimento (AF), necessário seguir os seguintes passos:

1. Acessar o Sistema Solar, módulo Pedidos -> Materiais -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Novo

Pedido de autorização de AF

2. Na próxima tela, será realizado o preenchimento da etapa 1 - Dados do pedido. Os principais dados dessa etapa são:

Setor origem: Este campo refere-se ao setor de origem do item (ou itens) que será pedido. Aparecerá automaticamente preenchido pelo sistema com o setor de lotação do servidor que está realizando o pedido, porém, caso o pedido seja um caso de CARONA INTERNA, o campo deve ser alterado para o setor que possui saldo do item;

Interessado: Requerente ou ordenador de despesas;

Categoria: 7 - Licitação (Somente para material);

Objeto: Informar centro requisitante e número/ano do Pregão;

Justificativa (Exemplos: Material para uso nas aulas de xxx; Material de expediente para uso na coordenadoria de apoio administrativo).

Preenchimento da Etapa 1 - Dados

Preenchidas esses campos, deve-se clicar em Salvar -> Próxima etapa.

3. Na Etapa 2 - Lotes/itens: Botão Adicionar para inclusão de Itens:

Etapa 2 - Lotes/Itens

4. Na tela para adicionar itens, somente aparecerão os itens que tem como requerente o setor informado no campo "Setor Origem" da etapa 1.

Para realizar a pesquisa do pregão/item, deve-se preencher os campos: Edital (PE000 + nº PE + Ano do PE) e Nº do Item, se preferir.

ATENÇÃO: Utilizar somente um pregão por AF.

Assim que os resultados aparecerem, basta selecionar o item (ou itens) desejado, e clicar em Selecionar.

Consulta de itens

5. Ainda na Etapa 2 - Lotes/itens, deve-se inserir o quantitativo dos itens. Após, Salvar -> Próxima Etapa

Preenchimento do campo "Quantidade pedida"

6. Etapa 3 – Entrega: Locais de entrega – Preencher imóvel e setor -> aplicar para todos

ATENÇÃO: Inserir um ÚNICO LOCAL DE ENTREGA COM O QUANTITATIVO TOTAL DE CADA ITEM. Tal ação é fundamental para evitar erros e inconsistências de importações do dados no sistema, que podem trazer prejuízos à aquisição.

Inserção do local de entrega

7. Etapa 4 – Concluir: Enviar e anotar o número do protocolo – esse número corresponde ao número da solicitação da AF.

8. Após emitido o pedido, deve-se atentar ao seguinte:

• Se o pedido emitido é um caso de CARONA INTERNA, ao clicar em enviar, a AF será encaminhada para o setor de origem do item (ou itens), conforme informado no campo Setor origem, na Etapa 1 - Dados. Nesse caso, o setor que está emitindo a AF precisa aguardar o Setor origem autorizar, ou não, o uso do saldo.
  • Se o pedido for negado ou forem solicitados ajustes, aparecerá na XXX. Nesta situação, deve-se seguir as orientações disponíveis em XXXX
  • Quando o pedido for autorizado, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Emitir AF.

• Se o pedido não é um caso de carona interna, ou seja, o item (ou itens) inserido no pedido é do próprio setor que está emitindo a AF, o pedido irá aparecer em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Emitir AF.

9. Estando o pedido no menu Emitir AF, deve-se clicar no pedido de realizar o seu recebimento.

9. Na pasta digital, deve-se anexar a documentação necessária, conforme casos específicos (carona interna, material permanente ou item com contrato).

Se não houver documento para ser anexado, pode-se passar diretamente para a próxima etapa.

10. Acessar aba "Emissão da AF" -> Itens: Botão "Gerar" -> Preencher Data -> Salvar -> Voltar (Repetir este passo para todos os fornecedores)

A Coluna AF deve estar validada para prosseguir com o encaminhamento

11. Nos casos de pedidos de material permanente ou determinados pedidos de material de consumo nos quais não será possível utilizar o duodécimo da Unidade, é necessário enviar o pedido pela tarefa do fluxo "Encaminhar ao DGO para realizar dotação orçamentária". No despacho, deve-se inserir as informações orçamentárias cabíveis ao pedido.

Após, o pedido retornará à fila "Emitir AF" e o requerente deve seguir conforme os próximos passos.

Caso seja pedido de material de consumo que utilizará como recurso o duodécimo da Unidade, desconsiderar esta etapa.

12. Com o pedido na fila Emitir AF, deve-se, na aba "Encaminhar"', selecionar a ação "Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho". O despacho deverá conter as seguintes informações:

• Centro de Custo
• Dados do recurso
  • Para material de consumo: informar que se trata de Cota da Unidade e nº da UGR;
  • Para material permanente ou casos específicos: nº sequencial da nota de dotação;
• Local de Entrega, informando o CEP
• Responsável pelo Recebimento, Telefone Completo (48 3721-RAMAL), e E-mail
• Se a entrega será parcelada ou total
• Finalidade do(s) item(ns) (de forma simplificada, para definição da natureza de despesa contábil do empenho, como por exemplo: para utilização em aula, para utilização em laboratório, material de expediente, entre outras)

Após o preenchimento do despacho, acionar o botão Encaminhar.

Dessa forma, o pedido chegará à CAEX pela tarefa "Solicitar emissão de empenho" e será analisado pela equipe. Após a emissão do empenho, enviaremos à Unidade pela tarefa "Compra realizada", informando o número da Solicitação de Nota de Empenho (SNE). Havendo necessidade de correção, o pedido será devolvido ao requerente pelo fluxo de compras e licitações, que deverá visualizá-lo na Fila de trabalho -> Compras e Licitações -> Emitir AF e efetuar os ajustes diretamente por lá.

Carona interna

Analisar pedido de carona interna (autorizar/reprovar/solicitar ajustes)

1. Quando um setor emitir uma AF de item (ou itens) que pertecem ao seu setor, o pedido aparecerá na guia "Fila de trabalho" -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF.

Autorização de uso de saldo

2. Ao clicar sobre o pedido, deve-se realizar o recebimento da AF e prosseguir para a análise.

3. Na guia Pasta Digital podem ser visualizadas as informações do pedido, para que então se possa decidir sobre a possibilidade de autorizar o uso do saldo:

Informações do pedido - Pasta digital

4. Feita a análise e tomada a decisão sobre a autorização, deve-se clicar na guia Encaminhar, e selecionar o fluxo conforme decisão:

Encaminhamento do pedido de autorização

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Ajustes em caso de Inconsistência na AF

Caso haja alguma inconsistência na emissão da AF, a CAEX/DCOM retornará o pedido à Unidade requerente por meio da Fila de trabalho -> Compras e Licitações -> Emitir AF. A devolução do pedido para revisão pode ser necessária em virtude de Documentação faltante/inconsistente, ou para Ajuste de Itens (alteração de quantidade ou exclusão/inclusão de item).

Documentação faltante/inconsistente

1. Quando forem solicitadas informações/esclarecimentos, como local de entrega, responsável pelo recebimento, número da nota de dotação etc., basta responder ao solicitado no texto do próprio despacho de devolução da AF à CAEX/DCOM (seguir os passos 8 e 12 da Emissão de Pedido de AF);

2. Se for solicitada correção/inclusão de quais documentos (peças do pedido), deve-se seguir os passos 8 e 9 da Emissão de Pedido de AF).

Ajuste de Itens

1. O pedido de empenho (AF) constará na fila "Emitir AF". Após recebê-la (seguir o passo 8 da Emissão de Pedido de AF), aparecerá a lista de fornecedores com os ícones de "lápis" ao lado de cada um (aba Emissão de AF). Será necessário clicar somente no "lápis" relacionado ao fornecedor do item a ser alterado.

2. Assim que clicar no "lápis", aparecerá a tela com os itens do respectivo fornecedor. Clicar em "Cancelar AF", em seguida "OK" e aparecerá mensagem dizendo que a operação fora realizada com sucesso.

3. Clicar na aba "Ajustar pedido" e, em seguida, "Itens". A partir de agora é possível alterar os quantitativos dos itens ou mesmo excluí-los do processo, bem como inserir novos itens (passos 3 a 5 da Emissão de Pedido de AF). Após ajustes, clicar em "Salvar". Em seguida, será necessário incluir novamente os locais de entrega, aba "Entrega" (seguir o passo 6 da Emissão de Pedido de AF).

ATENÇÃO: Reitera-se para que se mantenha um ÚNICO LOCAL DE ENTREGA COM O QUANTITATIVO TOTAL DE CADA ITEM. Tal ação é fundamental para evitar erros e inconsistências de importações do dados no sistema, que podem trazer prejuízos à aquisição.

4. Na aba "Emissão de AF" devemos fazer novamente o procedimento de Validação dos fornecedores (seguir o passo 10 da Emissão de Pedido de AF)

5. Na Pasta digital, atualizar e incluir novas documentações quando necessário (seguir o passo 9 da Emissão de Pedido de AF).

6. Encaminhar "ao gestor de solicitações para emissão de empenho" (seguir o passo 12 da Emissão de Pedido de AF). Para solicitar Nota de Dotação ao DGO, seguir os passos 11 e 12 da Emissão de Pedido de AF.

Em caso de AFs com mais de um fornecedor

• Todos os fornecedores com alguma pendência (como impedimento de licitar ou certidões vencidas): a AF será devolvida (fila "Emitir AF") com algumas das documentações necessárias para abertura de um Processo Administrativo anexadas como peça e deverá ser arquivada.

• Quando um ou mais dos fornecedores da AF não apresentar pendências, a compra será informada e prosseguirá para a Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> 'Compra Realizada', porém com uma observação nomeando as irregularidades. As Solicitações de Nota de Empenho relacionadas aos fornecedores irregulares serão excluídas e algumas das documentações necessárias para abertura de um Processo Administrativo serão anexadas como peça à AF.

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RESTOS A PAGAR E ACOMPANHAMENTO CONTÍNUO DAS SOLICITAÇÕES DE EMPENHO

Regras: http://dcom.proad.ufsc.br/restos-a-pagar/

Ofício Circular: OFÍCIO CIRCULAR 12/2023/DCOM/PROAD

Anexo do Ofício Circular com o passo a passo: ANEXO – ORIENTAÇÕES RPNP

(em construção)

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