SOLICITAÇÃO DE EMPENHO: mudanças entre as edições

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{{info|'''[[CONSULTA E ACOMPANHAMENTO DE PEDIDOS E PROCESSOS|Clique aqui para saber como acompanhar um processo de compras.]]'''}}
==ORIENTAÇÕES INICIAIS==




==ORIENTAÇÕES INICIAIS E DOCUMENTAÇÃO==
Após da assinatura das Atas de Registro de Preços (ARP) e da inserção de seus dados no SIAFI, a vigência do Pregão SRP e outras informações poderão ser consultadas, conforme instruções da seção [[SOLICITAÇÃO_DE_EMPENHO#CONSULTA_DE_ATAS_VIGENTES_E_SALDO_DE_ITENS|Consulta de Atas Vigentes e Saldo de Itens]].


Quando um Pregão constar na planilha [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit#gid=1682132196&fvid=1938859887 'Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes'] o '''empenho dos itens poderá ser solicitado''' pelas unidades requerentes.


Ao considerarmos um processo licitatório pelo Sistema de Registro de Preços (SRP), após a elaboração do Termo de Referência, o encaminhamento dos cientes, o envio do processo à Pro-Reitoria de Administração (PROAD) e toda a fase externa, ocorrerá a homologação do certame na PROAD, indicando os fornecedores para os quais os respectivos itens envolvidos foram adjudicados. Mostra quem “venceu” a licitação, conforme itens e valores lá dispostos. Em seguida, no DCOM, haverá publicação do resultado no DOU, bem como confecção e encaminhamento das Atas de Registro de Preços aos “vencedores”. Quando os fornecedores retornarem as ARPs devidamente assinadas, a Direção do DCOM informará a vigência do Pregão no SIAFI e a, partir de então, o Pregão, a data de vigência, as ARPs e o relatório de homologação constarão no site do DCOM em “Atas – SRP – Materiais Permanentes” ou “Atas – SRP – Materiais de Consumo”.




[[Arquivo:Af001.png|900px]]
O fluxo a seguir busca orientar o servidor quando da necessidade de solicitar um item, considerando as questões de vigência da ata e saldo de itens:
[[Arquivo:Af002.png|900px]]
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[[Arquivo:Fluxo inicial - Manual AF.jpg|centro|miniaturadaimagem|1223x1223px|Orientações iniciais - Fluxo]]
{{info|:* '''Verificar disponibilidade orçamentária''':


{{alerta|''Nesse momento, será possível solicitar os itens que se deseja adquirir. Mas solicitar denovo? Já não indiquei minha demanda no início do processo? Não é o suficiente?''}}
'''Os recursos não devem mais ser alocados na UGR do DCOM. Devem estar disponíveis na UGR do setor requerente'''.


Importante recordar as hipóteses de utilização do sistema de registro de preços <ref>Art. 3º, Decreto 7.892/2013, disponível em http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2011-2014/2013/Decreto/D7892.htm</ref>, em suma, não haver como precisar quantitativos, aquisição parcelada e necessidade de contratações frequentes. Inclusive prescinde de comprovação orçamentária a instrução do processo licitação através de SRP <ref>Art. 16º, Decreto 7.892/2013, disponível em http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2011-2014/2013/Decreto/D7892.htm</ref>. Dessa forma, após conclusão do processo não haverá aquisição automática e será necessário motivar, conforme '''necessidade e disponibilidade orçamentária da Unidade''', pedido(s) para aquisição dos itens ao longo da vigência do Pregão (12 meses). Para consolidar o entendimento, portanto, necessário gravar que são '''dois momentos''': no primeiro é consolidada a demanda das Unidades; no segundo, somente a partir do momento em que as informações do Pregão estiverem disponíveis no site do DCOM, verifica-se o que será possível solicitar de fato (empenhar) de tudo aquilo que foi previsto e consolidado na demanda inicial, conforme necessidade da Unidade.
''Material de consumo: Acompanhamento contínuo do '''duodécimo''' por parte da Unidade através do MATL (Aba Centro de Custo -> Consulta Saldo de Cotas -> Cota: Divisão de Material -> Preencher Centro de Custo -> Consultar -> Ver coluna “Saldo) ou consulta direta à SO/SEPLAN.''


''Material permanente: Solicitar à SO/SEPLAN '''Nota de Dotação''' para compra de material permanente via Solicitação Digital.  O número '''sequencial''' da Nota de Dotação deve ser informado no último despacho (no momento do encaminhamento “ao gestor de solicitações para emissão de empenho”).''}}


{{alerta|''OK, então vamos lá! O que preciso ter em mãos antes de formalizar meu pedido de empenho?''}}  
==CONSULTA DE ATAS VIGENTES E SALDO DE ITENS==
{{Info|Caso ainda não possua o nº do pregão ou do processo e do item que se pretende empenhar e tenha dificuldade em encontrar pela planilha indicada abaixo, sugerimos a [[SOLICITAÇÃO_DE_EMPENHO#Consulta da listagem geral de itens licitados por ano|'''consulta da listagem geral de itens licitados por ano''']].}}


Inicialmente, atentar ao '''prazo máximo para encaminhamento''' dos pedidos de empenho ao DCOM. Anualmente o prazo estipulado é sempre na última sexta-feira do mês de setembro. Em seguida, '''verificar se o pregão está vigente''', bem como identificar os itens e quantitativos pretendidos. Necessário inclusive averiguar a questão orçamentária: se há '''recurso disponível para a aquisição'''. É imprescindível o '''acompanhamento por parte da Unidade dos seus orçamentos, saldos e duodécimos'''. Isso para evitar encaminhar pedidos de empenho sem liberação orçamentária, que serão devolvidos para correção. No caso de '''material de consumo''', solicita-se a '''indicação do Centro de Custo''' em formulário específico, assim como '''informação no despacho''' do pedido apontando se o recurso sairá do '''duodécimo da Unidade ou de determinada Nota de Dotação (ND)'''. No caso de '''material permanente''', a situação é a mesma, mas não cabe utilização de duodécimo, portanto é imprescindível encaminhar o pedido de empenho para o fluxo “liberação orçamentária” antes de “encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho”, porque é obrigatório haver ND, fornecida pela Superintendência de Orçamento (SO/SEPLAN) caso haja recurso disponível da Unidade. Não há necessidade de saber tecnicamente o que é ND, apenas que, nos casos de material permanente, será obrigatório constar o número da ND no despacho para o DCOM. '''Tudo ficará mais fácil de entender quando chegarmos no passo a passo da instrução do pedido.'''
=== Consulta de atas vigentes ===
Posteriormente, '''identificar se os itens solicitados são realmente do próprio requisitante, constando na demanda inicial da Unidade para composição dos quantitativos para a licitação'''.




{{alerta|''Como assim?''}}
A '''consulta das atas vigentes''' deve ser realizada através da planilha [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit#gid=1682132196 Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes].
[[Arquivo:Planilha Atas Vigentes - SRP - Materiais de Consumo e Permanente.png|centro|commoldura|Planilha Atas Vigentes - SRP - Materiais de Consumo e Permanentes]]
Na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, na coluna “Pregão”, é possível encontrar o Relatório de Homologação do respectivo pregão.
Este documento auxilia a encontrar os itens que estão disponíveis para aquisição e a verificar quais dos itens solicitados pelos setores no processo de origem acabaram cancelados (itens sem vencedor):
[[Arquivo:Relatório de Homologação.png|centro|miniaturadaimagem|677x677px|Exemplo de Relatório de Homologação]]


Digamos que sou do Campus Blumenau e na fase inicial da primeira etapa do Calendário de Compras preenchi a planilha fechada com 10 unidades para o item XYZ. Assim que o Pregão estiver disponível para empenho, se eu solicitar até 10 unidades do item XYZ significa que de fato os itens que pedi correspondem à demanda inicial indicada. Essa é a situação ideal e poupa o requerente de trabalhos adicionais, além de indicar planejamento e organização. Já na outra situação, continuando no mesmo exemplo, digamos que o Campus Curitibanos também tenha solicitado 10 unidades do item XYZ, poderá o Campus Blumenau solicitar 20 unidades para empenho? '''Somente caso houver autorização''' de Curitibanos, '''que pode ser por e-mail''', afinal eram somente 10 unidades para Blumenau. Outro exemplo, caso somente Joinville peça o item ABC e Araranguá tenha interesse, '''além da autorização''' de Joinville, será necessário '''autorização do fornecedor para entrega em localidade distinta do TR'''. Isso porque se o item é exclusivo de Joinville, o local de entrega deste será em Joinville. À luz do princípio de vinculação ao instrumento convocatório<ref>Art. 3º, Lei 8.666/1993, disponível em http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/L8666cons.htm</ref>, o fornecedor não é obrigado a entregar em qualquer outro local senão Joinville.
===Consulta da listagem geral de itens licitados por ano===
Não sendo possível encontrar o item desejado nos relatórios disponíveis na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, é possível realizar a busca no Sistema Solar, conforme orientações a seguir. Esta pesquisa retornará como resultado o saldo de itens em todas as Atas vigentes:


1. No Sistema Solar, selecione o módulo “Compras & Licitações”;


{{alerta|''Já que tenho que ficar atento às restrições de solicitar o empenho de itens de outras Unidades, como sei quem demandou o que inicialmente e em que quantidades?''}}
'''ATENÇÃO:''' É necessário possuir acesso ao módulo “Compras & Licitações” para consultar as informações abaixo. Se você não possui, peça acesso por meio da [http://setic.ufsc.br/permissoes/ SeTIC].


Basta consultar o processo no SOLAR, ir na pasta digital e procurar pelo último '''Relatório Resumo da Licitação'''. Lá constarão todos os itens e quantitativos por local de entrega, conforme demanda inicial das Unidades para instrução do processo. Outra forma possível, porém menos detalhada e mais superficial, é buscar na pasta digital pelo “Edital”, achar Anexo I (TR) e verificar item que versa sobre '''prorrogação do prazo de entrega'''.


[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 1.png|500px|center|thumb|Imagem: Módulo “Compras & Licitações”]]


[[Arquivo:Af009.png|900px]]
2. Após, no menu “Consultas e Relatórios”, clique em “Saldo de R.P.”;
[[Arquivo:Af010.png|900px]]
[[Arquivo:Af011.png|900px]]


[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 2.png|500px|center|thumb|Imagem: Opção “Saldo de R.P.”]]


{{alerta|''O ordenador de despesas da minha Unidade precisa ter ciência do pedido que encaminharei?''}}
3. Na tela de consulta de saldo, informe apenas o ano de vigência a ser pesquisado e clique em “Consultar”.


Certamente, inclusive deve constar sua assinatura no '''Formulário de Solicitação de Empenho de Material''', disponível no site do DCOM, seção Formulários. Esse documento obrigatório deve ser devidamente preenchido, assinado pelo ordenador e constar na pasta digital do pedido de empenho, independentemente da natureza do material ser consumo ou permanente. Caso houver dúvidas no preenchimento, constam orientações no próprio documento.
'''ATENÇÃO:''' O ideal é pesquisar o ano vigente e o anterior, uma vez que as atas possuem 12 meses de vigência e podem haver atas vigentes do ano antecessor ao atual.


Você pode gerar um relatório em PDF ou XLS, entretanto, a busca é mais facilitada por meio do documento em PDF.


[[Arquivo:Af022.png|900px]]
[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 3.png|700px|center|thumb|Imagem: Parâmetros de consulta]]


4. Após carregado o relatório, pressione no teclado do seu computador as teclas Ctrl + F e digite o item que você procura. No exemplo utilizamos o termo “tesoura”. Em seguida, clique em “Próximo”.


{{alerta|''Mais alguma coisa antes de começarmos a colocar os dados no sistema?''}}
'''ATENÇÃO:''' Note que podem existir vários tipos de item para o mesmo termo, como por exemplo, tesoura de poda, cirúrgica, de escritório etc. Para tanto, cada vez que você clicar “Próximo” aparecerão mais itens, na medida em que estejam disponíveis dentre os itens vigentes daquele ano.


Tem sim, apenas mais um detalhe. Caso o item solicitado exija contrato, solicita-se a '''inclusão do formulário de fiscais''' devidamente preenchido – a ser obtido no site do DPC (http://dpc.proad.ufsc.br), seção “Formulários” – na pasta digital do pedido de empenho. ''Contrato, como assim?'' Para identificar se o item exige contrato, é '''necessário consultar na pasta digital do processo licitatório por “Minuta de Contrato” e conferir os itens lá presentes'''. Caso não exista o referido documento, nenhum item exige contrato. Caso constar o documento e o item solicitado estiver contemplado na “Minuta de Contrato” significa que exige contrato e indica que será necessário incluir o formulário de fiscais no pedido. Seguindo assim, não tem erro. Contextualizando, a exigência de contrato no certame se faz necessária no caso de haver obrigações futuras, a exemplo de prazos de entrega superior a 30 (trinta) dias e garantia superior a 12 (doze) meses. Alguns certames vigentes ainda requerem contrato em virtude do valor total homologado dos itens exceder R$ 80.000,00, mas tal exigência não mais se aplica para os novos processos, conforme Acórdão 1234/2018/TCU.
[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 4.png|700px|center|thumb|Imagem: Consulta ao PDF]]
[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 5.png|700px|center|thumb|Consulta ao PDF]]


 
5. O último passo é verificar se o item está vigente (levando em consideração o prazo para pedidos de empenho) e se possui saldo. Para isso, basta verificar os dados que o próprio relatório já traz, incluindo o número do processo do pregão, '''o número do pregão (Nº Edital/Ofício)''' , o número da ata, o nome do fornecedor e o objeto do pregão.[[Arquivo:Consulta saldo de item Solar 6.png|700px|center|thumb|Verificação dos dados]]
[[Arquivo:Contratoo.PNG|900px]]


{{topo}}
{{topo}}


==PEDIDO DE AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO==
===Consulta a saldo de itens de pregões compartilhados, ou não, entre Unidades===




{{alerta|''Já verifiquei que estou dentro do prazo para encaminhamento, quero solicitar um item exclusivo de outra Unidade, pregão está vigente, tenho as autorizações da Unidade para empenho e do fornecedor para entrega, tenho recurso disponível, tenho o formulário de solicitação de material preenchido e assinado pelo ordenador de despesas e incluí o formulário de fiscais em virtude do item constar na minuta de contrato da pasta digital do processo licitatório.  
Tendo em mãos os dados do item que se pretende adquirir (Nº do Item e Pregão/Ano), a consulta do '''saldo do item''' deve ser realizada junto ao Sistema Solar. Não serão mais elaboradas as planilhas de controle de saldo, sendo, a partir de agora, todo o saldo dos pregões controlados diretamente pelo sistema.
Como formalizo o pedido de empenho?''}}


Para iniciar, acessar '''SOLAR -> Menu -> Pedidos -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Novo'''. Encaminhamentos diversos do citado não serão aceitos e processados.




[[Arquivo:Af012.png|900px]]
1. No Sistema Solar deve-se selecionar, em MENU, o módulo Pedidos -> Consultas e Relatórios -> Saldo AF:


(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:17.png|centro|miniaturadaimagem|525x525px]]
2. Na tela de “Saldo AF”, orienta-se que a busca seja feita, no mínimo, com o parâmetro “Nº edital/ofício”, onde deve ser inserido o número e ano do pregão. Outros parâmetros de pesquisa podem ser inseridos, caso sejam de conhecimento/interesse do usuário.
[[Arquivo:6.png|centro|miniaturadaimagem|1159x1159px|Parâmetros de pesquisa no menu "Saldo AF"]]


Em seguida, preenchimento obrigatório dos campos: “Interessado”, que pode ser o número SIAPE tanto do requerente quanto do ordenador de despesas; “Categoria”, sendo 4 para consumo e 5 permanente (assim que haver mudança de fluxo será número único, 7 para licitação); “Objeto”, que deve contemplar nº do Pregão e Ano, assim como Unidade demandantes, exemplo: “PE 344/2017 – CBS”; e, por fim, “Justificativa”. Clicar nos botões “Salvar” e “Próxima Etapa”.


Sobre o resultado da pesquisa de “Saldo AF”, tem-se como informações relevantes para a consulta de saldo:


[[Arquivo:Af013.png|900px]]
* Campo '''SETOR''': setor de origem que demandou o item no processo licitatório;
* Campo '''ITEM''': Nº do item no processo licitatório;
* Campo '''DESCRIÇÃO''': descrição resumida do item;
* Campo '''LICITADO''': quantidade '''total''' licitada para o respectivo item;
* Campo '''SALDO TOTAL''': quantidade do total licitado que ainda está disponível para aquisição;
* Campo '''QT. DEF. SETOR''': refere-se a quantas unidades do total licitado daquele item (campo LICITADO) foi deferida para o setor (conforme campo SETOR)
* Campo '''SALDO SETOR''': quantas unidades do total deferido para o setor ainda está disponível para aquisição.




Hora de '''incluir os itens pretendidos'''. Clicar em "Adicionar".
<u>No caso dos itens que aparecem mais de uma vez no relatório</u>: esses itens são os chamados “'''itens compartilhados'''”.  


Neste caso, no campo LICITADO e  SALDO TOTAL, a quantidade será a mesma para todos os setores que demandaram aquele item. Assim, o que cada setor deve observar, com maior cautela, são os campos “QT. DEF. SETOR” e, em especial, o campo “SALDO SETOR”, para então identificar quantas unidades estão disponíveis para solicitar.


[[Arquivo:Af014.png|900px]]


<u>No caso de itens que não aparecem no relatório</u>, existem duas possibilidades:


Aparecerá uma tabela com várias informações, mas as principais são a '''primeira coluna (Edital)''', que indica o número do Pregão; e a '''segunda (Item)''', com o número do item. Com base no levantamento prévio dos itens a serem adquiridos por parte das Unidades, os números dos itens e do Pregão deverão estar em mãos. Primeiro passo é consultar no campo Edital ao inserir o nº do Pregão, sob a seguinte formatação: PE000 + nº PE com três dígitos + Ano do PE. Exemplo: Pregão 123/2018. ''Como digitar?'' PE0001232018. Automaticamente o sistema o deixará assim: PE-000123/2018. Outro exemplo: Pregão 46/2018. ''Como digitar?'' PE0000462018. Automaticamente o sistema o deixará assim: PE-000123/2018. A partir daí, clicar em "Procurar" e surgirão os itens do referido Pregão que ainda tiverem saldo, inclusive há uma coluna específica indicando-o. Dessa forma, se o item pesquisado não constar dentre os itens do Pregão, é porque está sem saldo e portanto não poderá ser solicitado. '''Selecionar os itens pretendidos com (V) e clicar em "Selecionar"'''. Convém ressaltar que '''os resultados da busca não mostram ordem linear dos itens''', portanto haverá casos em que será necessário ir selecionando itens com (V) de página em página - abaixo dos resultados é possível navegar entre as páginas.
- Todo o quantitativo licitado para o item já foi adquirido.  


'''A busca pode ser combinada também'''. Novo exemplo, digamos que o requerente tenha interesse nos itens 1 e 2 do PE 46/2018. ''Como proceder?'' Inserir no campo Edital o termo PE0000462018 e no campo item o número 1. Trará como único resultado o item desejado. Selecionar o resultado com (V) e repetir o procedimento, mas trocando o campo item pelo número 2. Novamente teremos um único resultado; devemos selecioná-lo com (V) e clicar em "Selecionar".
OU


Atentar ao fato da necessidade de encaminhamento de um pedido de empenho (AF) por pregão. Isso significa que '''dentro do pedido não devem constar itens de Pregões diferentes, somente de um único PE'''.
- O item foi cancelado no momento do Pregão Eletrônico (ver anexo na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes):
[[Arquivo:Acesso relatório.png|centro|commoldura|Acesso ao Relatório de Homologação através da planilha de atas vigentes]]
[[Arquivo:Item cancelado.png|centro|commoldura|Relatório de Homologação - Item cancelado]]


==AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF) ==


[[Arquivo:Af015.png|900px]]
* Em caso de encaminhamento de AFs de Pregões a vencer, o prazo para envio do pedido de empenho pela Unidade é de 15 (quinze) dias úteis antes da expiração da vigência da ata (validade da ata). Ainda assim, não é garantido o atendimento, considerando que há vários fatores alheios ao DCOM que podem dificultar ou até mesmo inviabilizar a emissão do empenho. Nesses casos e nos demais cujo término da vigência encontra-se próximo, é imprescindível encaminhar e-mail à caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação.<br />
Antes de iniciar a emissão de um pedido de Autorização de Fornecimento, necessário atentar-se para as situações apresentadas a seguir (as orientações completas de fluxo encontram-se na seção “Emissão de Pedido de AF”).


'''"CARONA INTERNA"'''


Na próxima tela constarão os itens selecionados anteriormente, exatamente na sequência em que foram selecionados. Isso porque a coluna "itens" agora nos indica justamente isso, a ordem dos itens selecionados, do primeiro em diante, e não possui relação alguma com o número dos itens do Pregão - o que ocorria na coluna "itens" da tela anterior. Exemplo: foram selecionados os itens 20 e 30 do PE 46/2018. Quando visualizarmos a tela dos selecionados, constarão como itens 1 e 2. Objetivo é '''alertar as Unidades''' para que não haja confusão e erros na instrução do pedido. A partir daí, preenchem-se os '''quantitativos para cada item''', clica-se em "Salvar" e em "Próxima Etapa".
- Sendo o caso de carona interna (setor requerente não possui saldo e utilizará de outro setor):


* nos primeiros campos da AF será necessário informar o setor de origem do saldo. Assim que emitida a AF, esta será encaminhada para o setor informado, que deverá autorizar (ou não) o uso do saldo;
* ainda, sendo aplicável, necessário inserir '''e-mail de concordância do fornecedor''' para entrega em localidade distinta da prevista no Termo de Referência.


[[Arquivo:Af016.png|900px]]


'''ITEM PERMANENTE'''


Clicar em "Local de entrega" e procurar pelo local de entrega referente à Unidade requisitante. Exemplo, caso seja Joinville, buscar por "Joinville" ou "JVE", caso seja Centro Tecnológico, buscar por "Centro Tecnológico" ou "CTC". Selecionar as opções no botão "selecionar".
- Sendo o caso de pedido de item(ns) permanente(s):


* necessário inserir o '''[https://docs.google.com/document/d/1DdIf1Bn0wqMvDrrooRmL7m_GlzsafOc9I5oRUx5up9c/edit?usp=sharing Formulário de Tombamento];'''
* necessário informar o número da ND no despacho de encaminhamento da AF à CAEX (ND deve ser solicitada via Solicitação Digital, diretamente à SEPLAN).


[[Arquivo:Af017.png|900px]]


'''ITEM COM CONTRATO'''


Após, clicar em "Aplicar para Todos", "Salvar", "Próxima Etapa" e "Enviar". Necessário anotar o número em vermelho do pedido para acompanhamento do requerente e consultas posteriores no sistema.
- Caso o pedido seja de um item que exige contrato:


* necessário anexar '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Formulário de Indicação de Fiscais de Contratos Terceirizados]''': dúvidas sobre o preenchimento deste formulário devem ser tratadas diretamente com o '''Departamento de Projetos, Contratos e Convênios''' (DPC/PROAD).
{{info|O contrato é exigido quando há obrigações futuras por parte do fornecedor:


[[Arquivo:Af018.png|900px]]
1. Prazo de Entrega superior a 30 dias corridos


2. Garantia estendida, superior a 12 meses


'''Primeira parte do pedido foi feita. Agora vamos para a segunda.'''  
Para conferir se há contrato: consultar o '''processo licitatório'''  no SOLAR, acessar a '''Pasta Digital''' e buscar peça intitulada '''Minuta de Contrato''', verificando quais itens estão indicados neste documento. }}


Ir para a '''"Fila de trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de autorização de fornecimento -> Emitir AF"'''. Receber o pedido de empenho (AF) emitido e, em seguida, '''clicar nos botões em forma de lápis da coluna "Itens"'''.


'''PREGÕES DE TIC DO MINISTÉRIO DA ECONOMIA'''


[[Arquivo:Af019.png|900px]]
- Caso seja um pedido de item de pregão de TIC do ME, necessário anexar:


* OFB: Ver modelo neste [https://docs.google.com/document/d/1AmkRgvhKvEGLt5qCOql5_Ddld0ZuuqFBDpRfQNIXN8A/edit?usp=sharing link].
* Autorização da SETIC para empenho
* '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Formulário de Indicação de Fiscais de Contratos Terceirizados]'''
{{alertafundobranco|'''ATENÇÃO!'''


Clicar em '''"Gerar"''', preencher com o campo '''data''' com o termo '''//''', clicar em "Salvar" e "Voltar". Repetir com os demais fornecedores.
- Em cada  AF, deve constar apenas um único Pregão;


- O valor mínimo '''por item''' deve ser respeitado de acordo com o respectivo '''Termo de Referência''', com exceção daqueles os quais o valor total registrado ou o saldo remanescente seja abaixo deste. Neste caso, deverá ser solicitada a quantidade total disponível do item;


[[Arquivo:Af020.png|900px]]
- Em casos de pedidos encaminhados próximos ao vencimento da ata, é necessário encaminhar e-mail  para caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação, sendo imprescindível o cumprimento do prazo geral de atendimento supracitado.}}
 
{{topo}}
 
Assim que o campos da coluna "AF" estiverem com (V), '''será necessário clicar em "Pasta digital" e inserir os arquivos atinentes ao pedido''', conforme citado no início do presente manual.
 
Peça obrigatória é o '''formulário de solicitação de nota de empenho''', disponível no site do DCOM, seção "Formulários"; caso os itens pertencerem a outras Unidades e contemplarem locais de entrega distintos, devem constar a autorização da Unidade motivadora do PE, bem como autorização do fornecedor para entrega em localidade distinta da prevista no Termo de Referência (TR).
 
 
[[Arquivo:Apenasaplicavel.PNG|900px]]


===PASSO A PASSO PARA EMISSÃO DE AF===
Para emitir o pedido de <u>'''Autorização de Fornecimento (AF)'''</u>, necessário seguir os seguintes passos:


'''ATENÇÃO!'''
1. Acessar o Sistema Solar, em MENU -> módulo Pedidos -> Materiais -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> '''Novo'''


(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:12.png|centro|miniaturadaimagem|1035x1035px]]
2. Na próxima tela, será realizado o preenchimento da etapa '''1 - Dados''' do pedido. Os principais dados dessa etapa são:


* '''Setor origem:''' Este campo refere-se ao setor de origem <u>do item</u> (ou itens) que será pedido. Aparecerá automaticamente preenchido pelo sistema com o setor de lotação do servidor que está realizando o pedido, porém, caso o pedido seja um caso de CARONA INTERNA, o campo deve ser alterado para o setor que possui saldo do item;
{| class="wikitable"
|+
|Os usuários que não tiverem outros setores disponíveis em Setor origem, devem solicitar acesso em <nowiki>https://suporte.egestao.ufsc.br/autosservico/solicitar.xhtml</nowiki>
Observação:


{{info|Nos casos de '''pedidos de material permanente (regra)''' ou '''determinados pedidos de material de consumo nos quais não será possível utilizar o duodécimo da Unidade''', é necessário enviar o pedido pela tarefa do fluxo '''"Encaminhar ao DGO para realizar dotação orçamentária"'''. Após, o pedido retornará à fila "Emitir AF" e o requerente deve seguir conforme próximas telas.}}
Informar o CPF e vínculo


[[Arquivo:Dgoso.PNG|900px]]
Selecionar a opção INCLUIR SETOR-ORIGEM PARA PEDIDO DE AF e informar o setor que se deseja ter acesso.
|}
* '''Interessado''': Requerente ou ordenador de despesas;
* '''Categoria''':  7 - Licitação (Somente para material);
* '''Objeto''': Informar centro requisitante e número/ano do Pregão;
* '''Justificativa''' (Exemplos: Material para uso nas aulas de xxx; Material de expediente para uso na coordenadoria de apoio administrativo).
[[Arquivo:1 - dado.png|centro|miniaturadaimagem|883x883px|Preenchimento da Etapa 1 - Dados]]
Preenchidas esses campos, deve-se clicar em Salvar -> Próxima etapa.


[[Arquivo:A.PNG|900px]]
3. Na '''Etapa 2 - Lotes/itens''': Botão Adicionar para inclusão de Itens:
[[Arquivo:Adicionar.png|centro|miniaturadaimagem|827x827px|Etapa 2 - Lotes/Itens]]


4. Na tela para adicionar itens, somente aparecerão os itens que tem como requerente o setor informado no campo "Setor Origem" da etapa 1.


{{erro|Caso seja pedido de material de consumo que utilizará como recurso o duodécimo da Unidade, desconsiderar etapa anterior (envio ao DGO).}}
Para realizar a pesquisa do pregão/item, deve-se preencher os campos: Edital (PE000 + nº PE + Ano do PE) e Nº do Item, se preferir.  


'''ATENÇÃO''': Utilizar somente um pregão por AF.


Clicar em '''"Encaminhar"''', selecionar a ação '''"Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho"''' e '''incluir obrigatoriamente no despacho as seguintes informações''':
Assim que os resultados aparecerem, basta selecionar o item (ou itens) desejado, e clicar em Selecionar.
[[Arquivo:Pesquisa PE.png|centro|commoldura|Consulta de itens]]
5. Ainda na Etapa 2 - Lotes/itens, deve-se inserir o quantitativo dos itens. Após, Salvar -> Próxima Etapa
[[Arquivo:Quantidade.png|centro|miniaturadaimagem|998x998px|Preenchimento do campo "Quantidade pedida"]]


6. '''Etapa 3 – Entrega''': Locais de entrega – Preencher imóvel e setor -> aplicar para todos


'''- Local de Entrega;'''
'''ATENÇÃO:''' Inserir um '''ÚNICO LOCAL DE ENTREGA COM O QUANTITATIVO TOTAL DE CADA ITEM.''' Tal ação é fundamental para evitar erros e inconsistências de importações do dados no sistema, que podem trazer prejuízos à aquisição.
[[Arquivo:1.png|centro|miniaturadaimagem|908x908px]]
[[Arquivo:2.png|centro|miniaturadaimagem|747x747px]]
[[Arquivo:3.png|centro|miniaturadaimagem|894x894px]]
7. '''Etapa 4 – Concluir''': Enviar e anotar o número do protocolo – esse número corresponde ao número da solicitação da AF.[[Arquivo:Envio.png|centro|miniaturadaimagem|820x820px]]
[[Arquivo:SD.png|centro|miniaturadaimagem|824x824px|borda]]
8. Após emitido o pedido, deve-se atentar ao seguinte:


'''- Responsável pelo Recebimento;'''
* Se o pedido emitido é um caso de CARONA INTERNA, ao clicar em enviar, a AF será encaminhada para o setor de origem do item (ou itens), conforme informado no campo Setor origem, na Etapa 1 - Dados. Nesse caso, <u>o setor que está emitindo a AF precisa aguardar o Setor origem autorizar</u>, ou não, o uso do saldo, independentemente de se encontrar ou não na iminência do vencimento do Pregão.
** ''Se o pedido for negado ou forem solicitados ajustes, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Revisar AF. Nesta situação, deve-se seguir as orientações disponíveis em [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#Setor%20requerente%20-%20Revisar%20pedido%20de%20carona%20devolvido%20para%20ajuste|Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste]].''
** ''Quando o pedido for autorizado, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Emitir AF.''


'''- Telefone Completo (48 3721-RAMAL);'''
* Se o pedido não é um caso de carona interna, ou seja, o item (ou itens) inserido no pedido é do próprio setor que está emitindo a AF, o pedido irá aparecer em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF. Caso essa opção não apareça no perfil de quem está emitindo a AF, significa que essa pessoa não possui permissão para autorizar. Logo, o pedido aparecerá na fila de servidores com essa permissão (provavelmente a chefia superior).
9. Estando o pedido no menu Emitir AF, deve-se clicar no pedido de realizar o seu recebimento.
[[Arquivo:Emitir.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px]]
10. Na pasta digital, deve-se anexar a [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF)|documentação necessária]], conforme casos específicos (carona interna, material permanente ou item com contrato).


'''- E-mail;'''
Se não houver documento para ser anexado, pode-se passar diretamente para a próxima etapa.
[[Arquivo:Inserir .png|centro|miniaturadaimagem|504x504px]]


'''- Cota da Unidade (material de consumo) ou nº sequencial da nota de dotação (material permanente);'''
11. Acessar aba Emissão de AF -> Itens: botão Gerar -> preencher Data -> Salvar -> Voltar (Repetir este passo para todos os fornecedores):
[[Arquivo:Gerar .png|centro|miniaturadaimagem|829x829px|Acessar Itens]]
[[Arquivo:Emite af.png|centro|miniaturadaimagem|830x830px|Gerar, inserir data, salvar e voltar]]


'''- Demais observações.'''
{{ok|A Coluna AF deve estar validada para prosseguir com o encaminhamento|}}
[[Arquivo:AF valida.png|centro|miniaturadaimagem|862x862px|Coluna AF validadada para ambos fornecedores]]


12. Nos casos de pedidos de material permanente ou determinados pedidos de material de consumo nos quais não será possível utilizar o duodécimo da Unidade, é necessário abrir uma Solicitação Digital e encaminhar para  '''SO/SEPLAN para realizar dotação orçamentária'''. Após o recurso ser alocado informar o número do sequencial da nota de dotação no despacho da AF.


Acionar "Encaminhar" novamente para de fato enviar o pedido de empenho adiante.
{{alertapequeno|Caso seja pedido de material de '''consumo''' que utilizará como recurso o '''duodécimo''' da Unidade, desconsiderar esta etapa.}}


13. Com o pedido na fila Emitir AF, deve-se, na aba '''Encaminhar'', '''''selecionar a ação '''''"Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho". '''''O '''despacho''' deverá conter as seguintes informações:


[[Arquivo:Gestorsol.PNG|900px]]
* ''Centro de Custo''
* ''Dados do recurso''
** ''<u>Para material de consumo,</u> informar os seguintes dados orçamentários: '''<u>UGR, PTRES, Fonte e Atividade</u>''';''
** ''<u>Para material permanente ou casos específicos</u>: nº sequencial da nota de dotação;''
* ''Local de Entrega, informando o CEP''
* ''Responsável pelo Recebimento, Telefone Completo (48 3721-RAMAL), e E-mail''
* ''Se a entrega será '''parcelada ou total'''''
* '''''Finalidade do(s) item(ns)''' (de forma simplificada, para definição da natureza de despesa contábil do empenho, como por exemplo: para utilização em aula, para utilização em laboratório, material de expediente, entre outras)''


14. Após o preenchimento do despacho, acionar o botão Encaminhar.
[[Arquivo:Enviar CAEX.png|centro|miniaturadaimagem|896x896px]]


Dessa forma, o pedido chegará à CAEX pela tarefa "Solicitar emissão de empenho" e será analisado pela equipe. Caso estiver devidamente instruído, enviaremos à Unidade pela tarefa "Compra realizada". Havendo necessidade de correção, o pedido será devolvido ao requerente, que deverá visualizá-lo na tarefa "Emitir AF" e efetuar os ajustes diretamente por lá. Ressalta-se que '''a tramitação se dá por tarefas do fluxo (SCL), pré-definidas, sem relação com os processos recebidos e não recebidos do SPA.'''
{{ok|Dessa forma, o pedido chegará à CAEX pela tarefa "Solicitar emissão de empenho" e será analisado pela equipe. Após a emissão do empenho, enviaremos à Unidade pela tarefa "Compra realizada", informando o número da Solicitação de Nota de Empenho (SNE).  
*Fluxo para o caso de necessidade de ajustes encontra-se em desenvolvimento.}}




[[Arquivo:Af024.png|900px]]
=== AJUSTE DE AF ===
Nos casos em que a AF é devolvido pela CAEX para ajustes, nos casos em que for necessário excluir item ou alterar quantitativo:


{{topo}}
* quando a AF for devolvida ao requerente para ajustes, seguirá para Emitir AF, local em que a Unidade deve ir no ícone de editar (lápis) dos fornecedores e cancelar as AFs correspondentes. Depois, deve encaminhar o pedido para Revisar AF, e nessa tarefa do fluxo então, na aba Ajuste Itens, deverá ajustar os itens e os quantitativos, inclusive ajustando os locais de entrega e clicando em Salvar ao Final. Próximo passo é encaminhar a AF para Autorizar AF e, depois de autorizada (novamente) pelo setor origem, retornará a Emitir AF, onde o requerente então emite as AFs no lapizinho de cada fornecedor e encaminha à CAEX para empenho.


==AJUSTES EM CASO DE INCONSISTÊNCIAS NA AF==


=== PROCESSO DE EMPENHO ===
Com a SNE emitida, a CAEX será responsável por criar o processo de empenho inserindo a SNE e os demais documentos cabíveis.


{{alerta|''Acabei de receber o pedido de volta para ajustes. Como devo proceder?''}}
* Com relação as certidões que são encaminhadas em anexo ao processo de empenho, devem ser observadas os vencimentos de: Receita Federal e PGFN, FGTS, Trabalhista e Estadual.


Tudo depende do tipo de ajuste necessário.  
Tal processo será encaminhado ao setor requerente da respectiva SNE para que o '''ordenador de despesas da UGR''' informada no despacho da AF e usada no empenho realize a '''assinatura da SNE'''.


Caso estiver relacionado à '''documentação faltante ou inconsistente''', deve-se corrigi-la e providencia-la, inserindo-a na Pasta Digital do pedido. Lembrando que o pedido voltará para vocês na tarefa da fila de trabalho chamada Pedido de Autorização de Fornecimento -> "Emitir AF". É da tarefa "Emitir AF" que vocês nos encaminham o pedido para emissão de empenho. Após ajustes na Pasta Digital, portanto, o pedido deverá ser encaminhado pelo fluxo "Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho", e assim retornará à CAEX.
Com a SNE assinada, o setor requerente deve realizar o envio do processo de empenho ao setor SE/DCF, conforme orientações:
[[Arquivo:Envio DCF.png|centro|miniaturadaimagem|1155x1155px]]
{|
|Se o '''Pregão não estiver prestes a vencer E se nenhuma certidão estiver prestes vencer'''


Caso estiver relacionado aos '''itens propriamente ditos, selecionados pelo requerente no SCL''', os procedimentos são diferentes, afinal exigirá retificação dos itens e/ou dos quantitativos. Alguns exemplos que motivariam a devolução nesse sentido:
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher  a opção “1”:  Para providências OU só digitar a opção: 1


- Valor total do item não atingiu o mínimo de R$ 80,00. Solicita-se '''retificação dos quantitativos para atendimento da exigência (R$ 80,00) ou para aquisição do saldo total restante (podendo, nesse caso, ser inferior a R$ 80,00)''';
Encaminhamento: “Para registro de empenho.”


- O quantitativo do item solicitado (15 unidades) excede o limite do permitido à Unidade (10 unidades somente). Caso não for possível obter autorização de outras Unidades detentoras de parcelas do item, '''favor reduzir o quantitativo do item para 10 unidades''';
Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”


- Itens solicitados não condizem com os registrados no formulário assinado pelo Ordenador de Despesas. Se a inconsistência estiver no sistema e não no formulário, '''solicita-se retificação dos itens em conformidade com o documento assinado''';
Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se o '''Pregão estiver prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)


- Fornecedor do item 10 está com impedimento com a União e não poderá ser empenhado. Posteriormente será motivado abertura de processo administrativo para apuração. Favor '''excluí-lo do pedido''' e, em seguida, reencaminhar AF à CAEX.
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher  a opção “1”:  Para providências OU só digitar a opção: 1


Encaminhamento: URGENTE: PE vence em X/X/XXXX (preencher com a data do início do título da SNE). Para registro do empenho.


{{alerta|''Supondo que o processo foi devolvido portanto ao requerente para ajustes nos itens, como aparecerá na minha fila de trabalho?''}}
Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”


O pedido de empenho (AF) constará na fila '''"Emitir AF"'''. Após recebê-la, aparecerá lista de fornecedores com os ícones de "lápis" ao lado de cada um. '''Será necessário clicar somente no "lápis" relacionado ao fornecedor do item a ser alterado'''. Abaixo imagem que ilustra a situação.
Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se houver '''certidão prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher  a opção “1”:  Para providências OU só digitar a opção: 1


Encaminhamento: URGENTE: Certidão vence em X/X/XXXX (preencher com a data que está no título da SNE ao lado de “certidão vence”). Para registro do empenho.


[[Arquivo:Af019.png|900px]]
Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”


Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se constar '''CAPES-URGENTE ou URGENTE-CAPES''' no título da SNE ou o local que constar no título for PROPG.UFSC
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher  a opção “1”:  Para providências OU só digitar a opção: 1


Assim que '''clicar no "lápis"''', aparecerá a seguinte tela, com os itens do respectivo fornecedor. Clicar em '''"Cancelar AF"''', em seguida '''"OK"''' e aparecerá mensagem dizendo que a operação fora realizada com sucesso.
Encaminhamento: URGENTE: Limite para registro do empenho (recursos CAPES) é 21/11/2021. Para registro do empenho.


Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”


[[Arquivo:Cancelar AF2.PNG|900px]]
Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|}


[[Arquivo:Cancelar AF3.PNG|600px]]


[[Arquivo:Cancelar AF4.PNG|900px]]
O SE/DCF, após análise, fará o encaminhamento do processo de volta ao setor requerente.


* Se a SNE foi registrada pelo DCF, o setor requerente deve fazer o envio do processo à CAEX (fila DIG/CAEX) para notificação do fornecedor;
* Se o DCF identificou algum problema (por exemplo certidão vencida), cabe ao requerente realizar os ajustes e retornar o processo ao DCF para registro.
{{Info|O processo deve retornar à CAEX, na fila DIG/CAEX, ainda durante a vigência do pregão, para notificação ao fornecedor.}}


'''Próxima etapa:''' clicar na aba '''"Ajustar pedido" e, em seguida, "Itens"'''. A partir de agora é possível '''alterar os quantitativos''' dos itens ou mesmo '''exclui-los''' do processo, bem como '''inserir novos itens''' se assim for necessário. No exemplo em tela dobramos os quantitativos já existentes de 10 para 20 unidades, para todos os três itens envolvidos. Após ajustes, clicar em "Salvar". Em seguida, será '''necessário incluir novamente os locais de entrega''', aba '''"Entrega"''', da mesma forma que já é feito no início do pedido de empenho por parte do requerente. Assim que a coluna '''"Situação"''' estiver marcada com '''"V"''', devemos '''voltar à aba "Emissão de AF"'''.
== CARONA INTERNA ==


=== Setor origem - Analisar pedido de carona interna (autorizar/reprovar/solicitar ajustes) ===
1. Quando um setor emitir uma AF de item (ou itens) que pertecem ao seu setor, o pedido aparecerá na guia "Fila de trabalho" -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF.
[[Arquivo:Autorizar.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px|Autorização de uso de saldo]]
2. Ao clicar sobre o pedido, deve-se realizar o recebimento da AF e prosseguir para a análise.


[[Arquivo:Cancelar AF5.PNG|900px]]
3. Na guia Pasta Digital podem ser visualizadas as informações do pedido, para que então se possa decidir sobre a possibilidade de autorizar o uso do saldo:
[[Arquivo:Cancelar AF6.PNG|900px]]
[[Arquivo:Pasta digital.png|centro|miniaturadaimagem|774x774px|Informações do pedido - Pasta digital ]]
[[Arquivo:Cancelar AF7.PNG|900px]]
4. Feita a análise e tomada a decisão sobre a autorização, deve-se clicar na guia Encaminhar, e selecionar o fluxo conforme decisão:
[[Arquivo:Cancelar AF75.PNG|900px]]
[[Arquivo:Guia encaminhar.png|centro|miniaturadaimagem|775x775px|Encaminhamento do pedido de autorização]]


=== Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste ===
Se o setor origem do item devolver o pedido com o fluxo "Reprovar ou solicitar ajustes", ele aparecerá na tela Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de autorização de fornecimento -> Revisar AF:
[[Arquivo:13.png|centro|miniaturadaimagem|842x842px]]
Acessando o pedido, deve-se ir na guia Pasta Digital e conferir o despacho emitido pelo setor origem.


Na aba '''"Emissão de AF"''' devemos fazer o procedimento de clicar no '''"lápis" novamente''' e, na tela seguinte, selecionar '''"Gerar"''', preencher com o campo '''data''' com o termo '''//''', clicar em "Salvar" e "Voltar". Repetir com os demais fornecedores se aplicável.
Se o pedido foi devolvido pelo setor origem com negativa de uso do saldo, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Cancelar pedido AF'''.  


Se o setor origem solicitou algum ajuste no item (exclusão de item, redução de quantidade, ou outras situações) deve-se acessar a guia Ajuste Pedido e ajustar os dados conforme necessário (em Dados, Item ou Entrega):


[[Arquivo:Cancelar AF8.PNG|900px]]
[[Arquivo:14.png|centro|miniaturadaimagem|833x833px]]
[[Arquivo:Af020.png|900px]]
[[Arquivo:Cancelar AF9.PNG|900px]]


Atentar para que a coluna Situação esteja validada. Sem isso, o sistema não permitirá encaminhar a AF novamente.


Próximo passo consiste em ir na aba "Pasta Digital" para atualização e inclusão de novas documentações, se aplicável, quais sejam, Formulário de Solicitação de Empenho de Material, autorizações de Unidades, de fornecedores, dentre outros. Em seguida, realizar o encaminhamento pelo fluxo '''"ao gestor de solicitações para emissão de empenho"''', conforme já visto na instrução inicial do pedido de empenho (AF).
Realizados os ajustes, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Solicitar Autorização Novamente'''.
[[Arquivo:16.png|centro|miniaturadaimagem|985x985px]]
Ao encaminhar, o pedido retorna para o setor origem do item para nova análise.


 
Se aprovado, vai para a fila Emitir AF. Caso apresente novamente problemas, irá novamente para a fila Revisar AF.{{topo}}
[[Arquivo:Apenasaplicavel.PNG|900px]]
[[Arquivo:Gestorsol.PNG|900px]]
 
 
{{topo}}


==RESTOS A PAGAR E ACOMPANHAMENTO CONTÍNUO DAS SOLICITAÇÕES DE EMPENHO==
==RESTOS A PAGAR E ACOMPANHAMENTO CONTÍNUO DAS SOLICITAÇÕES DE EMPENHO==


'''Regras''': http://dcom.proad.ufsc.br/restos-a-pagar/




Abaixo '''regras''' relativas ao acompanhamento contínuo por parte das Unidades dos restos a pagar e empenhos do ano corrente:
'''Ofício Circular''': [https://arquivos.ufsc.br/f/6205af2a8e7044bc87fc/?dl=1 OFÍCIO CIRCULAR 12/2023/DCOM/PROAD]
 
 
1. Todos os restos a pagar referentes aos empenhos de materiais permanentes e de consumo '''serão anulados conforme prazos''' estabelecidos em http://dcom.proad.ufsc.br/restos-a-pagar/. Para tanto, solicita-se, até as datas-limite estipuladas:
 
    1.1. '''Tramitação física''': A devolução de todos os processos físicos que contêm os empenhos relacionados nas abas “RPNP 2017-anteriores” e “RPNP 2018” da '''planilha''' constante na seção "Restos a Pagar" do site do DCOM e '''que devem ser anulados''', acessível por meio do endereço http://dcom.proad.ufsc.br/restos-a-pagar/ e
 
    1.2. '''Tramitação digital''': Que o encaminhamento digital desses processos seja tramitado para CAEX/DCOM por meio da plataforma SOLAR, sob pena de responsabilização por eventual empecilho causado à realização das ordens superiores dessa Administração no cumprimento da lei, assim como por falta de zelo com os empenhos cuja guarda lhes foram confiadas.
 
 
2. '''Caso algum empenho não deva ser anulado''', a '''justificativa''' deverá ser informada por meio de '''ofício''' encaminhado via SPA à CAEX/DCOM, '''anteriormente ao fechamento do prazo''', para que seja solicitada a reinscrição das Notas de Empenho em Restos a Pagar Não Processados.
 
    2.1. A justificativa apresentada terá validade conforme disposto em http://dcom.proad.ufsc.br/restos-a-pagar/ e, assim que estiver prestes a expirar ou mediante iniciativa da Unidade, ensejará o cumprimento dos '''itens 1.1. e 1.2.''' e posterior anulação dos empenhos relacionados.
 
    2.2. Excepcionalmente, caso houver necessidade de '''prorrogação''', é possível repetir o procedimento constante no '''item 2, anteriormente ao fechamento do prazo''', prorrogando-se para o perídodo subsequente dentre os dispostos em http://dcom.proad.ufsc.br/restos-a-pagar/, sob nova e atualizada justificativa.
 
 
3. Com relação aos empenhos registrados no exercício corrente, caberá às Unidades o seu '''controle e acompanhamento contínuo''' conforme aba “Empenhos – Ano Corrente” da '''planilha''' constante na seção "Restos a Pagar" do site do DCOM, acessível por meio do endereço http://dcom.proad.ufsc.br/restos-a-pagar/.
 
    3.1. Os empenhos que extrapolarem o exercício corrente, caso não forem anulados, estarão automaticamente inscritos em Restos a Pagar Não Processados.
 
 
4. É de responsabilidade das Unidades o encaminhamento das solicitações de pagamento dos materiais que foram efetivamente recebidos, de modo que as informações constantes nos sistemas estejam atualizadas e evitando anulações inapropriadas, situações que trariam riscos e possíveis prejuízos à Universidade.
 
 
5. Na ocasião em que os empenhos constituírem objeto de '''processo administrativo''' contra fornecedores, caso não haja mais interesse da Unidade requisitante no recebimento e o fornecedor não tenha entregado os materiais, bem como desde que cumprido o disposto nos '''itens 4. e 4.1.''', não há impedimento em encaminhar os processos de empenho conforme '''itens 1.1. e 1.2.''' para anulação do saldo.
 
 
6. Caso expirem os prazos de encaminhamento dos empenhos para anulação à CAEX e não houver cumprimento dos '''itens 1.1. e 1.2.''', excepcionalmente as anulações serão feitas sem os processos digitais e/ou físicos originais, sendo de responsabilidade das Unidades quaisquer problemas ocasionados pelo não atendimento.


'''Anexo do Ofício Circular com o passo a passo''': [https://docs.google.com/presentation/d/11anLdlQylRWNXY5LEF0SugEC9Jcx_VzqWRVlHwxxRKQ/edit#slide=id.p ANEXO – ORIENTAÇÕES RPNP]


7. Objetiva-se um '''processo contínuo''', com encaminhamentos constantes por parte das Unidades, mediante acompanhamento dos empenhos emitidos para seus respectivos centros de custo. Dessa forma, a qualquer tempo, desde que '''dentro dos prazos-limite válidos de encaminhamento e justificativa''', é possível solicitar anulação conforme '''item 1''', sem necessariamente ter que aguardar o fim do prazo.


'''(em construção)<br />'''


{{topo}}
{{topo}}

Edição atual tal como às 14h08min de 4 de março de 2024

ORIENTAÇÕES INICIAIS

Após da assinatura das Atas de Registro de Preços (ARP) e da inserção de seus dados no SIAFI, a vigência do Pregão SRP e outras informações poderão ser consultadas, conforme instruções da seção Consulta de Atas Vigentes e Saldo de Itens.

Quando um Pregão constar na planilha 'Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes' o empenho dos itens poderá ser solicitado pelas unidades requerentes.


O fluxo a seguir busca orientar o servidor quando da necessidade de solicitar um item, considerando as questões de vigência da ata e saldo de itens:

Orientações iniciais - Fluxo

Info.png

  • Verificar disponibilidade orçamentária:

Os recursos não devem mais ser alocados na UGR do DCOM. Devem estar disponíveis na UGR do setor requerente.

Material de consumo: Acompanhamento contínuo do duodécimo por parte da Unidade através do MATL (Aba Centro de Custo -> Consulta Saldo de Cotas -> Cota: Divisão de Material -> Preencher Centro de Custo -> Consultar -> Ver coluna “Saldo) ou consulta direta à SO/SEPLAN.

Material permanente: Solicitar à SO/SEPLAN Nota de Dotação para compra de material permanente via Solicitação Digital. O número sequencial da Nota de Dotação deve ser informado no último despacho (no momento do encaminhamento “ao gestor de solicitações para emissão de empenho”).

CONSULTA DE ATAS VIGENTES E SALDO DE ITENS

Info.png

Caso ainda não possua o nº do pregão ou do processo e do item que se pretende empenhar e tenha dificuldade em encontrar pela planilha indicada abaixo, sugerimos a consulta da listagem geral de itens licitados por ano.

Consulta de atas vigentes

A consulta das atas vigentes deve ser realizada através da planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes.

Planilha Atas Vigentes - SRP - Materiais de Consumo e Permanentes

Na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, na coluna “Pregão”, é possível encontrar o Relatório de Homologação do respectivo pregão. Este documento auxilia a encontrar os itens que estão disponíveis para aquisição e a verificar quais dos itens solicitados pelos setores no processo de origem acabaram cancelados (itens sem vencedor):

Exemplo de Relatório de Homologação

Consulta da listagem geral de itens licitados por ano

Não sendo possível encontrar o item desejado nos relatórios disponíveis na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, é possível realizar a busca no Sistema Solar, conforme orientações a seguir. Esta pesquisa retornará como resultado o saldo de itens em todas as Atas vigentes:

1. No Sistema Solar, selecione o módulo “Compras & Licitações”;

ATENÇÃO: É necessário possuir acesso ao módulo “Compras & Licitações” para consultar as informações abaixo. Se você não possui, peça acesso por meio da SeTIC.


Imagem: Módulo “Compras & Licitações”

2. Após, no menu “Consultas e Relatórios”, clique em “Saldo de R.P.”;

Imagem: Opção “Saldo de R.P.”

3. Na tela de consulta de saldo, informe apenas o ano de vigência a ser pesquisado e clique em “Consultar”.

ATENÇÃO: O ideal é pesquisar o ano vigente e o anterior, uma vez que as atas possuem 12 meses de vigência e podem haver atas vigentes do ano antecessor ao atual.

Você pode gerar um relatório em PDF ou XLS, entretanto, a busca é mais facilitada por meio do documento em PDF.

Imagem: Parâmetros de consulta

4. Após carregado o relatório, pressione no teclado do seu computador as teclas Ctrl + F e digite o item que você procura. No exemplo utilizamos o termo “tesoura”. Em seguida, clique em “Próximo”.

ATENÇÃO: Note que podem existir vários tipos de item para o mesmo termo, como por exemplo, tesoura de poda, cirúrgica, de escritório etc. Para tanto, cada vez que você clicar “Próximo” aparecerão mais itens, na medida em que estejam disponíveis dentre os itens vigentes daquele ano.

Imagem: Consulta ao PDF
Consulta ao PDF

5. O último passo é verificar se o item está vigente (levando em consideração o prazo para pedidos de empenho) e se possui saldo. Para isso, basta verificar os dados que o próprio relatório já traz, incluindo o número do processo do pregão, o número do pregão (Nº Edital/Ofício) , o número da ata, o nome do fornecedor e o objeto do pregão.

Verificação dos dados
Topo.png Ir para o topo da página

Consulta a saldo de itens de pregões compartilhados, ou não, entre Unidades

Tendo em mãos os dados do item que se pretende adquirir (Nº do Item e Pregão/Ano), a consulta do saldo do item deve ser realizada junto ao Sistema Solar. Não serão mais elaboradas as planilhas de controle de saldo, sendo, a partir de agora, todo o saldo dos pregões controlados diretamente pelo sistema.


1. No Sistema Solar deve-se selecionar, em MENU, o módulo Pedidos -> Consultas e Relatórios -> Saldo AF:

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).

17.png

2. Na tela de “Saldo AF”, orienta-se que a busca seja feita, no mínimo, com o parâmetro “Nº edital/ofício”, onde deve ser inserido o número e ano do pregão. Outros parâmetros de pesquisa podem ser inseridos, caso sejam de conhecimento/interesse do usuário.

Parâmetros de pesquisa no menu "Saldo AF"


Sobre o resultado da pesquisa de “Saldo AF”, tem-se como informações relevantes para a consulta de saldo:

  • Campo SETOR: setor de origem que demandou o item no processo licitatório;
  • Campo ITEM: Nº do item no processo licitatório;
  • Campo DESCRIÇÃO: descrição resumida do item;
  • Campo LICITADO: quantidade total licitada para o respectivo item;
  • Campo SALDO TOTAL: quantidade do total licitado que ainda está disponível para aquisição;
  • Campo QT. DEF. SETOR: refere-se a quantas unidades do total licitado daquele item (campo LICITADO) foi deferida para o setor (conforme campo SETOR)
  • Campo SALDO SETOR: quantas unidades do total deferido para o setor ainda está disponível para aquisição.


No caso dos itens que aparecem mais de uma vez no relatório: esses itens são os chamados “itens compartilhados”.

Neste caso, no campo LICITADO e  SALDO TOTAL, a quantidade será a mesma para todos os setores que demandaram aquele item. Assim, o que cada setor deve observar, com maior cautela, são os campos “QT. DEF. SETOR” e, em especial, o campo “SALDO SETOR”, para então identificar quantas unidades estão disponíveis para solicitar.


No caso de itens que não aparecem no relatório, existem duas possibilidades:

- Todo o quantitativo licitado para o item já foi adquirido.

OU

- O item foi cancelado no momento do Pregão Eletrônico (ver anexo na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes):

Acesso ao Relatório de Homologação através da planilha de atas vigentes
Relatório de Homologação - Item cancelado

AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF)

  • Em caso de encaminhamento de AFs de Pregões a vencer, o prazo para envio do pedido de empenho pela Unidade é de 15 (quinze) dias úteis antes da expiração da vigência da ata (validade da ata). Ainda assim, não é garantido o atendimento, considerando que há vários fatores alheios ao DCOM que podem dificultar ou até mesmo inviabilizar a emissão do empenho. Nesses casos e nos demais cujo término da vigência encontra-se próximo, é imprescindível encaminhar e-mail à caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação.

Antes de iniciar a emissão de um pedido de Autorização de Fornecimento, necessário atentar-se para as situações apresentadas a seguir (as orientações completas de fluxo encontram-se na seção “Emissão de Pedido de AF”).

"CARONA INTERNA"

- Sendo o caso de carona interna (setor requerente não possui saldo e utilizará de outro setor):

  • nos primeiros campos da AF será necessário informar o setor de origem do saldo. Assim que emitida a AF, esta será encaminhada para o setor informado, que deverá autorizar (ou não) o uso do saldo;
  • ainda, sendo aplicável, necessário inserir e-mail de concordância do fornecedor para entrega em localidade distinta da prevista no Termo de Referência.


ITEM PERMANENTE

- Sendo o caso de pedido de item(ns) permanente(s):

  • necessário inserir o Formulário de Tombamento;
  • necessário informar o número da ND no despacho de encaminhamento da AF à CAEX (ND deve ser solicitada via Solicitação Digital, diretamente à SEPLAN).


ITEM COM CONTRATO

- Caso o pedido seja de um item que exige contrato:

Info.png

O contrato é exigido quando há obrigações futuras por parte do fornecedor:

1. Prazo de Entrega superior a 30 dias corridos

2. Garantia estendida, superior a 12 meses

Para conferir se há contrato: consultar o processo licitatório no SOLAR, acessar a Pasta Digital e buscar peça intitulada Minuta de Contrato, verificando quais itens estão indicados neste documento.


PREGÕES DE TIC DO MINISTÉRIO DA ECONOMIA

- Caso seja um pedido de item de pregão de TIC do ME, necessário anexar:

Ico-exclamação.JPG

ATENÇÃO!

- Em cada AF, deve constar apenas um único Pregão;

- O valor mínimo por item deve ser respeitado de acordo com o respectivo Termo de Referência, com exceção daqueles os quais o valor total registrado ou o saldo remanescente seja abaixo deste. Neste caso, deverá ser solicitada a quantidade total disponível do item;

- Em casos de pedidos encaminhados próximos ao vencimento da ata, é necessário encaminhar e-mail para caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação, sendo imprescindível o cumprimento do prazo geral de atendimento supracitado.

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PASSO A PASSO PARA EMISSÃO DE AF

Para emitir o pedido de Autorização de Fornecimento (AF), necessário seguir os seguintes passos:

1. Acessar o Sistema Solar, em MENU -> módulo Pedidos -> Materiais -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Novo

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).

12.png

2. Na próxima tela, será realizado o preenchimento da etapa 1 - Dados do pedido. Os principais dados dessa etapa são:

  • Setor origem: Este campo refere-se ao setor de origem do item (ou itens) que será pedido. Aparecerá automaticamente preenchido pelo sistema com o setor de lotação do servidor que está realizando o pedido, porém, caso o pedido seja um caso de CARONA INTERNA, o campo deve ser alterado para o setor que possui saldo do item;
Os usuários que não tiverem outros setores disponíveis em Setor origem, devem solicitar acesso em https://suporte.egestao.ufsc.br/autosservico/solicitar.xhtml

Observação:

Informar o CPF e vínculo

Selecionar a opção INCLUIR SETOR-ORIGEM PARA PEDIDO DE AF e informar o setor que se deseja ter acesso.

  • Interessado: Requerente ou ordenador de despesas;
  • Categoria: 7 - Licitação (Somente para material);
  • Objeto: Informar centro requisitante e número/ano do Pregão;
  • Justificativa (Exemplos: Material para uso nas aulas de xxx; Material de expediente para uso na coordenadoria de apoio administrativo).
Preenchimento da Etapa 1 - Dados

Preenchidas esses campos, deve-se clicar em Salvar -> Próxima etapa.

3. Na Etapa 2 - Lotes/itens: Botão Adicionar para inclusão de Itens:

Etapa 2 - Lotes/Itens

4. Na tela para adicionar itens, somente aparecerão os itens que tem como requerente o setor informado no campo "Setor Origem" da etapa 1.

Para realizar a pesquisa do pregão/item, deve-se preencher os campos: Edital (PE000 + nº PE + Ano do PE) e Nº do Item, se preferir.

ATENÇÃO: Utilizar somente um pregão por AF.

Assim que os resultados aparecerem, basta selecionar o item (ou itens) desejado, e clicar em Selecionar.

Consulta de itens

5. Ainda na Etapa 2 - Lotes/itens, deve-se inserir o quantitativo dos itens. Após, Salvar -> Próxima Etapa

Preenchimento do campo "Quantidade pedida"

6. Etapa 3 – Entrega: Locais de entrega – Preencher imóvel e setor -> aplicar para todos

ATENÇÃO: Inserir um ÚNICO LOCAL DE ENTREGA COM O QUANTITATIVO TOTAL DE CADA ITEM. Tal ação é fundamental para evitar erros e inconsistências de importações do dados no sistema, que podem trazer prejuízos à aquisição.

1.png
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7. Etapa 4 – Concluir: Enviar e anotar o número do protocolo – esse número corresponde ao número da solicitação da AF.

Envio.png
SD.png

8. Após emitido o pedido, deve-se atentar ao seguinte:

  • Se o pedido emitido é um caso de CARONA INTERNA, ao clicar em enviar, a AF será encaminhada para o setor de origem do item (ou itens), conforme informado no campo Setor origem, na Etapa 1 - Dados. Nesse caso, o setor que está emitindo a AF precisa aguardar o Setor origem autorizar, ou não, o uso do saldo, independentemente de se encontrar ou não na iminência do vencimento do Pregão.
    • Se o pedido for negado ou forem solicitados ajustes, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Revisar AF. Nesta situação, deve-se seguir as orientações disponíveis em Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste.
    • Quando o pedido for autorizado, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Emitir AF.
  • Se o pedido não é um caso de carona interna, ou seja, o item (ou itens) inserido no pedido é do próprio setor que está emitindo a AF, o pedido irá aparecer em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF. Caso essa opção não apareça no perfil de quem está emitindo a AF, significa que essa pessoa não possui permissão para autorizar. Logo, o pedido aparecerá na fila de servidores com essa permissão (provavelmente a chefia superior).

9. Estando o pedido no menu Emitir AF, deve-se clicar no pedido de realizar o seu recebimento.

Emitir.png

10. Na pasta digital, deve-se anexar a documentação necessária, conforme casos específicos (carona interna, material permanente ou item com contrato).

Se não houver documento para ser anexado, pode-se passar diretamente para a próxima etapa.

Inserir .png

11. Acessar aba Emissão de AF -> Itens: botão Gerar -> preencher Data -> Salvar -> Voltar (Repetir este passo para todos os fornecedores):

Acessar Itens
Gerar, inserir data, salvar e voltar

Ok.png

A Coluna AF deve estar validada para prosseguir com o encaminhamento

Coluna AF validadada para ambos fornecedores

12. Nos casos de pedidos de material permanente ou determinados pedidos de material de consumo nos quais não será possível utilizar o duodécimo da Unidade, é necessário abrir uma Solicitação Digital e encaminhar para SO/SEPLAN para realizar dotação orçamentária. Após o recurso ser alocado informar o número do sequencial da nota de dotação no despacho da AF.

Aviso.pngCaso seja pedido de material de consumo que utilizará como recurso o duodécimo da Unidade, desconsiderar esta etapa.

13. Com o pedido na fila Emitir AF, deve-se, na aba Encaminhar, selecionar a ação "Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho". O despacho deverá conter as seguintes informações:

  • Centro de Custo
  • Dados do recurso
    • Para material de consumo, informar os seguintes dados orçamentários: UGR, PTRES, Fonte e Atividade;
    • Para material permanente ou casos específicos: nº sequencial da nota de dotação;
  • Local de Entrega, informando o CEP
  • Responsável pelo Recebimento, Telefone Completo (48 3721-RAMAL), e E-mail
  • Se a entrega será parcelada ou total
  • Finalidade do(s) item(ns) (de forma simplificada, para definição da natureza de despesa contábil do empenho, como por exemplo: para utilização em aula, para utilização em laboratório, material de expediente, entre outras)

14. Após o preenchimento do despacho, acionar o botão Encaminhar.

Enviar CAEX.png

Ok.png

Dessa forma, o pedido chegará à CAEX pela tarefa "Solicitar emissão de empenho" e será analisado pela equipe. Após a emissão do empenho, enviaremos à Unidade pela tarefa "Compra realizada", informando o número da Solicitação de Nota de Empenho (SNE).

  • Fluxo para o caso de necessidade de ajustes encontra-se em desenvolvimento.


AJUSTE DE AF

Nos casos em que a AF é devolvido pela CAEX para ajustes, nos casos em que for necessário excluir item ou alterar quantitativo:

  • quando a AF for devolvida ao requerente para ajustes, seguirá para Emitir AF, local em que a Unidade deve ir no ícone de editar (lápis) dos fornecedores e cancelar as AFs correspondentes. Depois, deve encaminhar o pedido para Revisar AF, e nessa tarefa do fluxo então, na aba Ajuste Itens, deverá ajustar os itens e os quantitativos, inclusive ajustando os locais de entrega e clicando em Salvar ao Final. Próximo passo é encaminhar a AF para Autorizar AF e, depois de autorizada (novamente) pelo setor origem, retornará a Emitir AF, onde o requerente então emite as AFs no lapizinho de cada fornecedor e encaminha à CAEX para empenho.


PROCESSO DE EMPENHO

Com a SNE emitida, a CAEX será responsável por criar o processo de empenho inserindo a SNE e os demais documentos cabíveis.

  • Com relação as certidões que são encaminhadas em anexo ao processo de empenho, devem ser observadas os vencimentos de: Receita Federal e PGFN, FGTS, Trabalhista e Estadual.

Tal processo será encaminhado ao setor requerente da respectiva SNE para que o ordenador de despesas da UGR informada no despacho da AF e usada no empenho realize a assinatura da SNE.

Com a SNE assinada, o setor requerente deve realizar o envio do processo de empenho ao setor SE/DCF, conforme orientações:

Envio DCF.png
Se o Pregão não estiver prestes a vencer E se nenhuma certidão estiver prestes vencer

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher  a opção “1”:  Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: “Para registro de empenho.”

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF

Se o Pregão estiver prestes a vencer (constará no título do arquivo da SNE)

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher  a opção “1”:  Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: PE vence em X/X/XXXX (preencher com a data do início do título da SNE). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF

Se houver certidão prestes a vencer (constará no título do arquivo da SNE)

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher  a opção “1”:  Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Certidão vence em X/X/XXXX (preencher com a data que está no título da SNE ao lado de “certidão vence”). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF

Se constar CAPES-URGENTE ou URGENTE-CAPES no título da SNE ou o local que constar no título for PROPG.UFSC

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher  a opção “1”:  Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Limite para registro do empenho (recursos CAPES) é 21/11/2021. Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF


O SE/DCF, após análise, fará o encaminhamento do processo de volta ao setor requerente.

  • Se a SNE foi registrada pelo DCF, o setor requerente deve fazer o envio do processo à CAEX (fila DIG/CAEX) para notificação do fornecedor;
  • Se o DCF identificou algum problema (por exemplo certidão vencida), cabe ao requerente realizar os ajustes e retornar o processo ao DCF para registro.

Info.png

O processo deve retornar à CAEX, na fila DIG/CAEX, ainda durante a vigência do pregão, para notificação ao fornecedor.

CARONA INTERNA

Setor origem - Analisar pedido de carona interna (autorizar/reprovar/solicitar ajustes)

1. Quando um setor emitir uma AF de item (ou itens) que pertecem ao seu setor, o pedido aparecerá na guia "Fila de trabalho" -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF.

Autorização de uso de saldo

2. Ao clicar sobre o pedido, deve-se realizar o recebimento da AF e prosseguir para a análise.

3. Na guia Pasta Digital podem ser visualizadas as informações do pedido, para que então se possa decidir sobre a possibilidade de autorizar o uso do saldo:

Informações do pedido - Pasta digital

4. Feita a análise e tomada a decisão sobre a autorização, deve-se clicar na guia Encaminhar, e selecionar o fluxo conforme decisão:

Encaminhamento do pedido de autorização

Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste

Se o setor origem do item devolver o pedido com o fluxo "Reprovar ou solicitar ajustes", ele aparecerá na tela Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de autorização de fornecimento -> Revisar AF:

13.png

Acessando o pedido, deve-se ir na guia Pasta Digital e conferir o despacho emitido pelo setor origem.

Se o pedido foi devolvido pelo setor origem com negativa de uso do saldo, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo Cancelar pedido AF.

Se o setor origem solicitou algum ajuste no item (exclusão de item, redução de quantidade, ou outras situações) deve-se acessar a guia Ajuste Pedido e ajustar os dados conforme necessário (em Dados, Item ou Entrega):

14.png

Atentar para que a coluna Situação esteja validada. Sem isso, o sistema não permitirá encaminhar a AF novamente.

Realizados os ajustes, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo Solicitar Autorização Novamente.

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Ao encaminhar, o pedido retorna para o setor origem do item para nova análise.

Se aprovado, vai para a fila Emitir AF. Caso apresente novamente problemas, irá novamente para a fila Revisar AF.

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RESTOS A PAGAR E ACOMPANHAMENTO CONTÍNUO DAS SOLICITAÇÕES DE EMPENHO

Regras: http://dcom.proad.ufsc.br/restos-a-pagar/


Ofício Circular: OFÍCIO CIRCULAR 12/2023/DCOM/PROAD

Anexo do Ofício Circular com o passo a passo: ANEXO – ORIENTAÇÕES RPNP


(em construção)

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