Peculiaridades

Alguns itens possuem características específicas que demandam maior atenção, especialmente na elaboração do Termo de Referência e na aceitação e habilitação das propostas.

Por isso, esses itens devem ser analisados com cautela e destacados em algumas etapas do processo.

Verifique abaixo as orientações para cada tipo de peculiaridade:

Se o item com peculiaridade não estiver sinalizado na LISTA FINAL (coluna H), comunique a CAPL/DCOM através do e-mail capl@contato.ufsc.br

Personalização de itensAgrupamento em lotesSolicitação de amostraSob medida/Fora do padrãoDocumentos e critérios diferenciadosDemais peculiaridades

• Característica:
  • Determinados itens podem prever personalização (como inserção de logotipos, siglas, cores etc.).

• Justificativa:
  • Informe os motivos pelos quais o item deve ser personalizado, uma vez que esses itens costumam ser mais onerosos do que itens comuns
  • Demonstre que o item sem personalização não atende à necessidade da aquisição

• Procedimentos:
  • Preencha o documento Itens com peculiaridades
  • Relacione todos os itens deste processo que terão algum tipo de personalização
  • Acrescente as informações acerca da personalização
    • Exemplo: caso seja uma camiseta personalizada com um logotipo, deve-se encaminhar junto ao item (no pedido) informações como o logotipo a ser utilizado, quais as dimensões a serem aplicadas e a localização na vestimenta
  • Indique a página do pedido onde encontram-se as características para a personalização (arte, modelo, informações técnicas etc.)
  • Anexe o documento assinado no pedido/SD

• Característica:
  • Alguns itens são complementares ou obrigatoriamente precisam ser compatíveis para o atendimento da necessidade da Administração
  • Neste caso, é necessário o seu agrupamento em um lote
  • Assim, possibilitam que uma única empresa seja contratada, propiciando a padronização, interoperabilidade e compatibilidade, bem como o melhor gerenciamento dos contratos

• Justificativa:
  • Licitação em lotes ou grupos deve ser vista com cautela pelo agente público, porque pode afastar licitantes que não possam habilitar-se a fornecer a totalidade dos itens especificados nos lotes ou grupos, com prejuízo para a Administração
  • O agrupamento não pode inviabilizar a participação da maior gama possível de fornecedores
  • Demonstre a inviabilidade

• Procedimentos:
  • Preencha o documento Itens com peculiaridades
  • Relacione os itens, demonstrando a inviabilidade de se promover a adjudicação por item e evidenciando a vantagem técnica e econômica do agrupamento
  • Em caso positivo, anexar planilha informando número e descrição dos itens agrupados (para posteriores empenhos em lote)
  • E-mail de contato (que não seja de uso exclusivo de um único servidor do setor)
  • Anexe o documento assinado no pedido/SD

• Característica:
  • Trata-se da necessidade de solicitar ao licitante provisoriamente vencedor^{Art. 41, § único} amostras"...amostras, exame de conformidade e prova de conceito, entre outros testes de interesse da Administração..."^{Art. 17, § 3º} do material a ser adquirido^{Art. 17, § 3º}

• Justificativa:
  • A regra, em princípio, é não solicitar amostra
  • Esta solicitação restringe a competição^{Cap. 5.4.1.2} e gera morosidade e custos adicionais ao fornecedor e ao pregão
  • A solicitação de amostra não substitui o cuidado com a correta especificação do material, na qual os licitantes basearão suas propostas e à qual o fornecedor deverá obedecer no momento da entrega
  • A solicitação de amostra deve ser considerada justificada tecnicamente e será utilizada apenas quando não houver outros meios de comprovação de que o item a ser adquirido atende às necessidades da Administração^{Cap. 5.4.1.2}
  • Além da justificativa, é necessário também informar:
    • critérios objetivos para avaliação da amostra e a forma de avaliação
    • responsável pela avaliação/emissão do parecer e substituto formal, caso a amostra necessite de avaliação em período de ausência do titular
    • data e local onde será realizada a avaliação (deverá ser informado para que os fornecedores interessados possam comparecer)

• Procedimentos:
  • Pedidos de amostra devem ser solicitados previamente ao início da Etapa do Calendário ou do envio da documentação para análise
  • Encaminhe as justificativas e demais informações para o e-mail direcao.dcom@contato.ufsc.br
  • A solicitação será analisada pela Direção do DCOM, em conjunto com a CAPL e CAEX, e também com a Direção do DPL
  • Aguarde o retorno da solicitação para continuar o processo

• Característica:
  • Alguns materiais (por exemplo, móveis sob medida) são exclusivos e precisam ser projetados especialmente para atender a demanda da Unidade requerente

• Justificativa:
  • A aquisição de material não incluído nas listas padronizadas divulgadas pelo DCOM deve ser justificado
  • Processos de material não padronizado tendem a ser mais complexos e demorados, envolvendo etapas e documentação adicionais
  • Assim, deve ser justificado por que motivo o material padronizado não atende à necessidade da Unidade, informando os itens analisados.

• Procedimentos:
  • Antes do início da Etapa do Calendário ou do envio da documentação para análise, encaminhe as justificativas para o e-mail capl@contato.ufs.cbr
  • Caso aprovada a solicitação de inclusão do item, anexe ao pedido/SD:
    • e-mail de aprovação
    • projeto básico

    Exemplo: caso seja um móvel sob medida, é necessário um projeto contendo características mínimas que garantam tanto a qualidade quanto a correta orçamentação, tais como: dimensões totais, materiais que compõem o item, características gerais do item, critérios para instalação e demais informações que sejam importantes para garantir a qualidade do item e da precificação).

    A elaboração do projeto básico, incluindo os contatos com o setor ou profissional responsável e eventuais pagamentos, é responsabilidade da Unidade requerente

• Características:
  • Certos itens possuem critérios especiais de aceitação e habilitação da proposta e de execução do objeto, como a exigência de laudos, atendimento a normas técnicas entre outros

• Justificativa:
  • Deve-se avaliar a pertinência da exigência dos documentos ou obrigações
  • Cada exigência traz um impacto à etapa envolvida, um tempo a mais que será necessário para analisar a documentação, podendo atrasar o processo como um todo ou o procedimento de recebimento
  • Justifique se essa exigência realmente garantirá a qualidade do material
  • Justifique por que motivo a exigência não pode simplesmente constar na própria especificação
  • No caso de realmente haver justificativa para a exigência, o momento adequado é o da aceitação ou habilitação (durante o pregão), ou é mais pertinente que seja exigida durante a execução contratual, conforme as aquisições são realizadas
  • Exemplo:

  define-se que é necessário exigir a licença do caminhão frigorífico que transportará alimentos perecíveis. Esta licença possui validade e é específica para um determinado veículo e, se for exigida no momento do pregão, além de ser irrazoável, não haverá a necessária fiscalização durante as entregas. Assim, nada impede que seja apresentada a licença durante o pregão e sejam utilizados outros veículos não licenciados para as entregas, durante a execução. Neste caso, o correto seria exigir esta licença como obrigação da contratada (etapa de execução contratual), de forma que o fornecedor terá o compromisso de manter os veículos utilizados para o transporte devidamente licenciados durante a vigência do contrato.

• Documentação passível de exigência
  • A documentação a ser exigida deve ser relacionada com a etapa do processo, conforme abaixo:

Fase	O que acontece	Tipo de documentos	O que pode ser exigido	Exemplos
Aceitação	Nesta fase, o Pregoeiro, com o auxílio da Equipe de Apoio, analisa as propostas apresentadas pelas empresas concorrentes e aceita conforme o critério de julgamento definido no Edital (normalmente menor preço), desde que atendam tecnicamente a todos os pontos estabelecidos no Edital e no Termo de Referência.	Documentos referentes às características técnicas dos itens	Comprovações, laudos e certificados que comprovem o atendimento técnico da proposta ao exigido no Edital.	Certificados ABNT, INMETRO, CERFLOR, FSC, RENASEM, RECSEM, dentre outros Relatório Técnico do produto – RTPI Laudos de conformidade Licença de Operação Ambiental Indicação de eficiência energética Atendimento a ISO (mediante justificativa técnica) Documentação comprovando o Registro de Rótulo do produto junto ao DIPOA ou CIDASC Documentação comprovando o Título de Registro do SIF, SIE ou SISBI do fabricante Declaração de Visita Técnica
Habilitação	Uma vez aceita a proposta, o fornecedor deverá apresentar uma série de documentos exigidos em Edital, para averiguação pelo Pregoeiro. Caso a documentação esteja de acordo, o fornecedor com a melhor proposta é habilitado e o preço de sua proposta passa a ser o que comporá a futura Ata de Registro de Preços.	Documentos referentes à capacidade técnica e atendimento à legislação por parte do fornecedor	Certidões, declarações e demais documentos relativos à capacidade e regularidade técnica, fiscal e legal do fornecedor. Em regra, não deve haver exigências de habilitação além daquelas previstas em lei. Tal disposição, entretanto, não se aplica aos casos em que a exigência é inerente à comercialização do produto.	Atestado de capacidade técnica Declaração de Disponibilidade do fornecedor, que comprove que a licitante possui em seu quadro ou que contratará profissional Engenheiro Mecânico ou Técnico em Refrigeração e Ar Condicionado, para exercer a função de Responsável Técnico Demais documentações que serão exigidas pelo Departamento de Licitações (DPL/PROAD) por exigência legal e que versam sobre a regularidade fiscal, social e trabalhista do fornecedor
Execução	Após a finalização do pregão, o processo estará apto para emissão das notas de empenho, normalmente a partir da Ata de Registros de Preços (no caso de material). Inicia-se a execução contratual, com compromissos definidos tanto para a UFSC quanto para o fornecedor. Para que a execução da contratação seja considerada como concluída, o fornecedor deverá cumprir com todas as obrigações previstas no Edital, destacando-se aquelas dispostas no Termo de Referência (Anexo I).	Documentos e comprovações referentes às obrigações da contratada durante a fase de execução do contrato	Documentos comprobatórios e obrigações, conforme previsto no Anexo I do Edital. A conferência do cumprimento destas obrigações deve ser feita pela Unidade recebedora dos materiais e/ou pelo Fiscal do contrato.	Disposições sobre instalação, montagem, treinamento, assistência técnica e garantia Possuir equipamentos para facilitar o transporte e manuseio dos malotes no parque gráfico e no carregamento do caminhão (no caso dos cadernos de prova de vestibular e concurso) Licenças e certificados relativos a produtos químicos controlados Regras relativas a abastecimento de gases Exigências relativas a regime de comodato Procedimentos para Logística Reversa Licenças sanitárias para caminhões frigoríficos (no caso de entregas de alimentos perecíveis)

Certos itens necessitam de garantia ou prazo de entrega diferenciado, ou são compartilhados com outro órgão, ou então são de ampla concorrência ou ME/EPP (mediante justificativa técnica) etc. Estes são apenas alguns exemplos de peculiaridades não tão recorrentes, mas podem haver outras tantas, a depender do item.

Algumas das peculiaridades podem estar atreladas a uma fase específica do pregão, especialmente no que diz respeito a documentações comprobatórias sobre as características técnicas do item (aceitação), sobre capacidade técnica e regularidade técnica, fiscal e legal do fornecedor (habilitação) e determinadas exigências e obrigações da contratada (execução). Para saber mais sobre essas fases, leia o tópico Documentos a serem exigidos em cada etapa da licitação.