Termo de Referência

Requerente

• Pesquisa de Preço
• Pedido (7 Passos)
• Aprovação Chefia

DCOM

• Triagem
• Conferência do Mapa Comparativo de Preços
• Termo de Referência

DPC

• Elaboração da Minuta do Contrato (havendo obrigações futuras)

PROAD

• Aprovação do TR

SO

• Alocação de recursos (quando Pregão Tradicional)

DPL

• Início da fase externa (minuta do edital, portaria)

PF

• Parecer Jurídico

DPL

• Continuação fase externa (agendamento, publicação, certame)

PROAD

• Homologação

DCOM

• Elaboração Atas R.P. (quando SRP)
• Emissão da Solicitação de Nota de Empenho (quando Pregão Tradicional)
• Acompanhar Processo (quando SRP)

Definição

O Termo de Referência (TR) é a condensação de informações levantadas em torno de um dado objeto que – traduzido num documento – servirá de fonte para guiar a aquisição via processo licitatório. É elaborado na fase interna pelo setor requisitante em conjunto com a área de compras, preferencialmente por técnico com qualificação profissional pertinente às especificações do objeto. A Elaboração do Termo de Referência é obrigatória em processos licitatórios.

Finalidades do Termo de Referência

Consolidar as informações obtidas através de vários levantamentos; Orientar e direcionar o andamento do certame e a fase contratual; Fornecer informações que vão subsidiar as propostas dos fornecedores; Fornecer informações úteis à Comissão de licitações ou Pregoeiro.

Procedimentos

O que é passível de ajuste nesta etapa? o Ajustes nos documentos para aceitação e habilitação técnica; o Definição de solicitações de amostra; o Redefinição dos prazos de entrega; o Estabelecimento de garantias e obrigações da contratada. o Alteração do número do CATMAT. De acordo com o OFÍCIO CIRCULAR Nº 10/2020/DCOM/PROAD, nesta etapa NÃO são possíveis ajustes na especificação, quantidade, unidade de medida dos itens, inclusão de itens, e alterações nos orçamentos. Caso seja necessário o ajuste fora desta regra, o item em questão será excluído, de modo a não prejudicar o andamento do processo como um todo. O DCOM preparou um vídeo especial para auxiliar as Equipes de Apoio nesta etapa: https://www.youtube.com/watch?v=ThYCo0mZXJA

Observações importantes

Atenção aos prazos do Calendário de Compras e cumprimento dos prazos legais para eventuais ajustes; Atenção ao prazo estabelecido para a leitura do Termo de Referência para ajustes e para o “Ciente”; Todos os membros, considerando titulares e suplentes, devem responder ao e-mail enviado pela CAEX com o “Ciente”.

Equipe de Apoio

A equipe de apoio é um grupo de pessoas detentoras de conhecimento técnico sobre o objeto licitado, à qual cabe, dentre outras atribuições, auxiliar o pregoeiro em todas as fases do processo licitatório. Essa equipe tem papel fundamental de análise e sugestão, visando à aquisição de materiais de qualidade. Entretanto, cabe lembrar que ela não possui atribuições que importem em julgamento ou deliberação, sendo tais atos de responsabilidade exclusiva do pregoeiro. Nada impede, porém, que a seus membros se impute a responsabilidade de realizar o exame de propostas quanto aos aspectos formais, sugerindo a classificação ou a desclassificação, realizando a análise dos documentos à luz do que preceituar o edital e emitindo parecer destinado a subsidiar a decisão a ser adotada pelo pregoeiro.

Atribuições da Equipe de Apoio:

• O recebimento das propostas e lances; • A análise de sua aceitabilidade e sua classificação; • A habilitação e a adjudicação do objeto do certame ao licitante vencedor.

No Decreto nº 10.024, de 20 de setembro de 2019, art. 18, ressalta-se que “caberá à equipe de apoio auxiliar o pregoeiro nas etapas do processo licitatório”.

São atribuições da equipe de apoio:

• Acompanhar e analisar as especificações, detalhamentos, números CATMATs e quantitativos e de cada item constante no pedido de compra a ser enviado, bem como no seu Mapa Comparativo de Preços, inclusive no que diz respeito à correspondência dos valores estimados em relação àqueles efetivamente praticados no mercado e certificando-se quanto à manutenção de tal correspondência após eventuais ajustes realizados no processo;
• Analisar as especificações de cada item do edital, prezando pela inexistência de direcionamento a uma determinada marca e/ou fornecedor e retirando exigências desnecessárias que comprometam, restrinjam ou frustrem o caráter competitivo do certame;
• Manter suas informações de contato atualizadas e checar diariamente o e-mail institucional (@ufsc.br);
• Responder eventuais pedidos de esclarecimentos, impugnações e recursos dentro do prazo informado pelo pregoeiro;
• Comparecer à abertura da licitação, em data a ser combinada com o pregoeiro;
• Analisar as especificações do produto/material/serviço cotado pela empresa classificada em primeiro lugar, confrontando-as com todas as exigências solicitadas no Edital;
• Sendo o caso, receber amostras solicitadas, procedendo aos testes considerados necessários e emitindo parecer sobre sua aceitabilidade, ou encaminhando para laboratório/setor responsável/técnico qualificado;
• Sendo o caso, analisar documentos de habilitação técnica, decidindo pela conformidade, ou não, com o requerido no Edital.
• Preencher devidamente e assinar o formulário de Equipe de Apoio, a ser anexado ao pedido de compra;

Peculiaridades

Alguns itens possuem características específicas e demandam maior atenção das Equipes de Apoio. As peculiaridades são, de modo geral, personalização (como inserção de logotipos, siglas, cores etc.), agrupamento em lotes, solicitação de amostras ou de prova de conceito, diferentes prazos de entrega, requisitos de aceitação e habilitação, entre outros. As peculiaridades são definidas durante a fase de instrução processual em formulário específico. Assim, na fase de elaboração do Termo de Referência será necessária a conferência, quando for o caso.

Verifique aqui as orientações para cada tipo de peculiaridade.

A equipe de apoio normalmente é composta por servidores que tenham instruído a solicitação de compra, vinculados àquela Unidade e que tenham conhecimentos e capacidade de avaliação quanto ao material solicitado. A indicação de membros para compor a equipe deverá ser feita por meio do formulário de equipe de apoio. Nesse formulário, que pode ser obtido em <http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/>, deverão constar as seguintes informações: nome, lotação, CPF, SIAPE, ramal, e-mail e as devidas assinaturas dos membros.

Conforme Acórdão 4696/2018, membros de comissão de licitação não devem ser responsabilizados por sobrepreço ou superfaturamento decorrente de orçamento estimativo com preços acima de mercado, salvo se houver prova de que tenham participado da elaboração do orçamento