No novo PGC é necessário elaborar um Documento de Formalização da Demanda (DFD), no momento da inserção das demandas no sistema, com algumas informações básicas, como:
Informações Gerais (Área Requisitante, Data prevista para a conclusão do processo e Descrição Sucinta do objeto);
Justificativa da necessidade (razões e fundamentos pelos quais a demanda deve ser atendida);
Materiais / Serviços (relação dos grupos de materiais a serem adquiridos para atendimento a esta demanda);
Responsáveis (servidores na Unidade responsáveis pela inserção da demanda);
Acompanhamento (servidores na Unidade responsáveis pela acompanhamento da demanda)
Não é mais necessária a inclusão de item a item das demandas (ainda que também seja possível). Agora, é possível incluir o valor estimado por grupo de materiais.
Assim, no campo Descrição sucinta do objeto, informe o número do grupo dos materiais, conforme o Catálogo de Materiais e o Calendário de Compras.
Para cadastramento ou revisão das demandas fora dos prazos determinados pela legislação, deverá ser efetuado o procedimento conforme as instruções do Manual do Sistema PGC e, no próprio sistema PGC, será solicitada a justificativa em campo próprio.
Após o cadastramento e encaminhamento à Unidade de Compras (UC), a demanda será avaliada e aprovada ou não pela Autoridade Competente.
Há também dois períodos de revisão (inclusão, exclusão ou redimensionamento de itens) durante o ano: entre 15 de setembro e 15 de novembro, e na quinzena posterior à publicação da LOA.[Legislação 1]
Racionalizar as contratações das unidades administrativas de sua competência, por meio da promoção de contratações centralizadas e compartilhadas, a fim de obter economia de escala, padronização de produtos e serviços e redução de custos processuais;
Garantir o alinhamento com o planejamento estratégico, o plano diretor de logística sustentável e outros instrumentos de governança existentes;
Subsidiar a elaboração das leis orçamentárias;
Evitar o fracionamento de despesas; e
Sinalizar intenções ao mercado fornecedor, de forma a aumentar o diálogo potencial com o mercado e incrementar a competitividade.