ALTERAÇÕES CONTRATUAIS
Ainda que a Ata de Registro de Preços seja um compromisso de manutenção de preço fixado pelo período de doze meses, o artigo 65 da lei 8.666/93 garante que os contratos poderão sofrer alterações, desde que devidamente justificados, quando houver concordância entre as partes [1]. Estas alterações geralmente são demandadas em casos em que o preço de mercado do produto adjudicado sofreu grande alteração durante o período de fornecimento, assim como acontecimentos econômicos não previstos que causem forte impacto no preço do produto, o que ensejariam um realinhamento de preços com os praticados no mercado ou até mesmo o cancelamento do compromisso justificável pela ausência do fornecimento e fabricação do produto pela marca ganhadora no momento do certame. A revisão de contrato também pode ser solicitada quando o fornecedor alega ter sofrido perdas ou prejudicado por fatos imprevisíveis ou previsíveis, porém de consequências incalculáveis, retardando ou impedindo a execução do ajustado. Todos os casos acima possibilitam um pedido de Reequilíbrio Econômico-Financeiro do contrato, Substituição da Marca ou Modelo adjudicados ou o Cancelamento do compromisso de fornecer de-terminado item ou uma Ata de Registro de Preços completa.
Contudo, para que a Administração possa analisar devidamente cada caso e ter condições de deliberar contra ou a favor do pedido, é necessário que o fornecedor protocole devidamente sua solicitação por meio de processos determinados que tratam de alterações contratuais, como Reequilíbrio Econômico-Financeiro, Cancelamento de Item ou ARP e Substituição de Marca.
REEQUILÍBRIO ECONÔMICO-FINANCEIRO
Quando os preços do mercado sofrem grandes alterações com relação ao valor adjudicado ao fornecedor, o mesmo poderá solicitar um Reequilíbrio Econômico do contrato (também conhecido como realinhamento, repactuação ou reajuste de preços), a fim de ajustá-lo de acordo com os preços praticados e corrigindo uma possível discrepância monetária.
Os textos dos editais de pregão na modalidade de Sistema de Registro de Preços (SRP) praticados atualmente na UFSC preveem os casos de necessidade de reequilíbrio econômico-financeiro:
Os preços são fixos e irreajustáveis, exceto nos casos previstos no Decreto nº 7.892/13:
a) Os preços registrados poderão ser revistos em decorrência de eventual redução dos preços praticados no mercado ou de fato que eleve o custo dos serviços ou bens registrados, cabendo ao órgão gerenciador promover as negociações junto aos for-necedores, observadas as disposições contidas na alínea “d” do inciso II do caput do art. 65 da Lei nº 8.666/93;
b) Quando o preço registrado tornar-se superior ao preço praticado no mercado por motivo superveniente, o órgão gerenciador convocará os fornecedores para negociarem a redução dos preços aos valores praticados pelo mercado
Procedimento para solicitação de Reequilíbrio Econômico-Financeiro
Se enquadrando nesta possibilidade, o fornecedor deverá encaminhar as seguintes documentações:
Toda a documentação deverá ser encaminhada ao Setor de Apoio Administrativo do DCOM somente pelo endereço eletrônico saa.dcom@contato.ufsc.br , (não serão aceitas cópias físicas, a não ser que sejam expressamente solicitadas).
O processo somente será registrado após o envio de todas as documentações. A confirmação de abertura do processo será dada pela resposta do SAA/DCOM informando o número do processo registrado, bem como a cópia para ciência do setor requerente da aquisição dos material(is) em questão).
1) Recebidas as documentações, o Setor de Apoio Administrativo do DCOM autuará um processo digital no SPA, anexará as peças enviadas, bem como a cópia de empenhos e da ARP assinada pelo fornecedor, e encaminha-rá para análise prévia da Direção do DCOM. Em seguida encaminhará também correspondência eletrônica ao principal requerente (motivador) do pregão, in-formando o número do processo, para ciência e acompanhamento.
2) A Direção do DCOM, quando julgar pertinente, encaminhará o processo à PROAD, que analisará as documentações e alegações do fornecedor juntamente à CPRC/PROAD (Comissão Permanente de Repactuação de Contratos).
3) Após decorrerem as análises, a PROAD poderá solicitar maiores informações e documentações comprobatórias dos fatos ao fornecedor por intermédio do Setor de Apoio Administrativo do DCOM. Caso não seja necessário, a PROAD poderá tomar uma das três decisões a seguir:
a) Liberar o fornecedor do compromisso de fornecer;
b) Ajustar os preços conforme a solicitação;
c) Manter o compromisso de fornecer com as condições originais.
4) O processo volta à Direção do DCOM, que solicita ao SAA que seja feita a notificação ao fornecedor notificando-o da decisão tomada pela Administração. O SAA copiará na correspondência eletrônica de notificação o servidor ou setor requerente (motivador) do pregão para ciência.
4.1) Caso haja a liberação do compromisso de fornecer, o Setor de Apoio Administrativo do DCOM notificará o fornecedor, abrirá um chamado junto à Superintendência de Governança Eletrônica e Tecnologia da Informação e Comunicação (SeTIC) solicitando o bloqueio do(s) item(ns) junto ao Sistema de Compras e Licitações (SCL), a fim de evitar a emissão de novos empenhos.
4.2) Quando houver o ajuste dos preços, o Setor de Apoio Administrativo do DCOM notificará o fornecedor, abrirá um chamado junto à SeTIC solicitando o ajuste do preço, editará uma nova versão da Ata de Registro de Preços e enviará ao fornecedor, que deverá assiná-la e devolvê-la ao DCOM. Assim que retornar, a ARP será digitalizada e anexada ao processo do pregão.
5) Finalmente, caso haja a manutenção do compromisso de fornecer com as condições originais, o Setor de Apoio Administrativo do DCOM apenas notificará o fornecedor sobre a decisão. O fornecedor terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para se manifestar em relação ao indeferimento do pedido, sob pena de arquivamento do processo.
A seguir pode ser verificado um resumo do fluxo do processo.
A Administração, em sua análise, parte da premissa de que a proposta ofertada pelo fornecedor no momento do certame (em caso de compras por meio do Sistema de Registro de Preços) terá seu preço registrado em Ata, com vigência de 12 (doze) meses. Isto é, deve-se levar em consideração eventos corriqueiros e que possam afetar diretamente a precificação do(s) item(ns), como oscilações de mercado, flutuações cambiais e sazonalidade dos itens, entre outros. Ademais, eventos que sejam imprevisíveis devem ser comprovadamente relacionados à precificação do(s) item(ns) para que sejam considerados razoáveis para análise do processo.
Com base no entendimento da Instrução Normativa nº 001/2016, do TSE[2], a Administração da UFSC entende que a obrigação do fornecimento por parte do contratado não é suspensa durante o período de análise do processo de reequilíbrio econômico-financeiro. Portanto, o fornecedor deverá ser mantido normalmente.
A informação da data de emissão do pedido por parte do fornecedor é de suma importância para a abertura do processo, pois impacta no critério de tem-pestividade. A decisão tomada pela Administração com relação à revisão dos contratos possui efeito ex nunc, ou seja, não retroagem à data anterior ao pedido formalizado, sendo aplicáveis as eventuais correções contratuais somente a partir da emissão do pedido.
CANCELAMENTO DE ITEM OU ARP
Com base nas mesmas prerrogativas apresentadas nos tópicos sobre Reequilíbrio Econômico-Financeiro, há a possibilidade de o fornecedor solicitar o cancelamento do compromisso de fornecer um ou demais itens adjudicados, bem como de toda a Ata de Registro de Preços, principalmente em casos em que eventuais reequilíbrios econômico-financeiros e substituição de marca/modelo não podem ser consideradas alternativas viáveis.
Procedimento para solicitação de Cancelamento de Item ou ARP
Para esta solicitação, o fornecedor deverá encaminhar as seguintes documentações:
Toda a documentação deverá ser encaminhada ao Setor de Apoio Administrativo do DCOM somente pelo endereço eletrônico saa.dcom@contato.ufsc.br , (não serão aceitas cópias físicas, a não ser que sejam expressamente solicitadas).
O processo somente será registrado após o envio de todas as documentações. A confirmação de abertura do processo será dada pela resposta do SAA/DCOM informando o número do processo registrado, bem como a cópia para ciência do setor requerente da aquisição dos material(is) em questão).
1) Recebidas as documentações, o Setor de Apoio Administrativo do DCOM autuará um processo digital no SPA, anexará as peças enviadas, bem como a cópia de empenhos e da ARP assinada pelo fornecedor, e encaminhará para análise prévia da Direção do DCOM. Em seguida encami-nhará correspondência eletrônica ao principal requerente (motivador) do pregão, informando o número do processo, para ciência e acompanhamento.
2) A Direção do DCOM, quando julgar pertinente, encaminhará o processo à PROAD, que analisará as documentações e alegações do fornecedor juntamente à CPRC/PROAD (Comissão Permanente de Repactuação de Contratos).
3) Após decorrerem as análises, a PROAD poderá solicitar maiores informações e documentações comprobatórias dos fatos ao fornecedor por inter-médio do Setor de Apoio Administrativo do DCOM. Caso não seja necessário, a PROAD poderá tomar uma das três decisões a seguir:
a) Liberar o fornecedor do compromisso de fornecer;
b) Sugerir o ajuste dos preços originais;
c) Manter o compromisso de fornecer com as condições originais.
A seguir pode ser verificado um resumo do fluxo do processo.
4) O processo volta à Direção do DCOM, que solicitará ao Setor de Apoio Administrativo que seja feita a notificação ao fornecedor sobre a decisão toma-da pela Administração. O SAA copiará na correspondência eletrônica de notificação o servidor ou setor requerente (motivador) do pregão para ciência.
4.1) Caso haja a liberação do compromisso de fornecer, o Setor de Apoio Administrativo do DCOM notificará o fornecedor, abrirá um chamado junto à SeTIC solicitando o bloqueio do(s) item(ns) junto ao SCL, a fim de evitar a emissão de novos empenhos.
4.2) Quando houver o aceite da sugestão de reequilíbrio econômico-financeiro, o Setor de Apoio Administrativo do DCOM instruirá o fornecedor a ensejar um novo processo conforme as orientações específicas apresentadas anteriormente neste Manual.
5) Finalmente, caso haja a manutenção do compromisso de fornecer com as condições originais, o Setor de Apoio Administrativo do DCOM apenas noti-ficará o fornecedor sobre a decisão. O fornecedor terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para se manifestar em relação ao indeferimento do pedido, sob pena de arquivamento do processo.
Na maioria das vezes é mais interessante para a Administração a manutenção do fornecimento, uma vez que eventuais cancelamentos podem impactar direta e profundamente nas atividades de diversos setores da Universidade.
A Administração sempre sugere que seja solicitada a substituição de marca/modelo ao invés do cancelamento do item/ARP, uma vez que desta maneira há mais chances de o compromisso assumido ser honrado e a expectativa de aquisição por parte da Universidade ser atingida, não causando maiores impactos nas atividades do órgão.
SUBSTITUIÇÃO DE MARCA OU MODELO
No momento do certame, ou seja, da negociação entre a Administração e os fornecedores durante o processo do pregão, as propostas enviadas de-vem apresentar a indicação do fabricante, marca e modelo do item cotado, sendo que a ausência destas informações pode acarretar na desclassificação do licitante. Contudo, em determinadas situações, o fornecedor poderá solicitar a substituição da marca adjudicada, alegando problemas no fornecimento e fabricação do produto pela marca ganhadora no momento do certame, ou até mesmo a descontinuidade da oferta do produto pela marca indicada.
Para esta solicitação, o fornecedor deverá encaminhar as seguintes documentações:
Toda a documentação deverá ser encaminhada ao Setor de Apoio Administrativo do DCOM somente pelo endereço eletrônico saa.dcom@contato.ufsc.br , (não serão aceitas cópias físicas, a não ser que sejam expressamente solicitadas).
A substituição da marca ofertada poderá acontecer, desde que determinados requisitos sejam observados:
1) Ao pedir a substituição de marca, o contratado deve comprovar fato superveniente não imputável a ele, que inviabilizou o fornecimento da marca anteriormente cotada (ex.: descontinuidade do produto pelo fabricante);
- Para atender a este requisito, o fornecedor deverá enviar documentação comprobatória (carta do fabricante ou documento similar) que informe acerca da descontinuidade ou indisponibilidade temporária ou permanente do item no mercado.
2) Além disso, a nova marca ofertada deve ser de qualidade igual ou superior à inicialmente cotada [3], de forma a atender todos os requisitos que foram solicitados no Edital;
- Para atender a este requisito, o fornecedor deverá encaminhar documento que mencione as especificações técnicas da nova marca/modelo, a fim de ser possível a análise da equipe de apoio do pregão acerca do atendimento da nova marca/modelo aos requisitos exigidos no Edital.
3) Ademais, o fornecedor deverá comprovar a 'vantajosidade econômica [4] [5] [6] (o produto oferecido deverá ter valor igual ou superior ao preço registrado na ARP).
- Para a comprovação da vantajosidade econômica, é necessário apresentar no mínimo 3 (três) orçamentos que comprovem que o preço de mercado do produto sugerido é igual ou superior ao registrado na Ata de Registro de Preços.
Sem a devida comprovação dos 3 (três) requisitos acima, não será possível o deferimento da substituição de marca ou modelo.
Procedimento para solicitação de Substituição de Marca ou Modelo
Recebidas as documentações, o Setor de Apoio Administrativo do DCOM autuará um processo digital no SPA, anexará as peças enviadas, bem como a cópia de empenhos e da ARP assinada pelo fornecedor, e encaminha-rá para análise prévia da Direção do DCOM. Em seguida encaminhará corres-pondência eletrônica ao principal requerente (motivador) do pregão, informando o número do processo, para ciência e acompanhamento. A Direção do DCOM, após a análise prévia, encaminhará o processo à Equipe de Apoio que atuou no processo do pregão, para que esta também analise a solicitação do fornecedor e faça a emissão do Parecer Técnico acatando ou recusando a nova marca ou modelo sugeridos, devidamente justificado. Quando julgar pertinente, a Direção do DCOM também poderá enca-minhar o processo à Coordenadoria pertinente, ao requerente e à PROAD. Todos os consultados analisarão as documentações e alegações do fornecedor a fim de certificarem-se da aceitabilidade da marca/modelo sugerida. Durante as análises, a Direção do DCOM poderá ainda solicitar maiores informações e documentações comprobatórias dos fatos ao fornecedor por intermédio do Setor de Apoio Administrativo do DCOM.
Caso faltem informações ou não seja devidamente comprovado o atendimento de algum dos requisitos necessários, a Administração não poderá aceitar a referida substituição. Dessa forma, deverá ser rejeitada a substituição, requerendo que o contratado forneça a marca inicialmente cotada. Caso não o faça, o fornecedor deverá ser autuado por inexecução contratual, podendo sofrer penalidade proveniente dos fatos apurados em processo administrativo. O art. 78, I da Lei nº 8.666/93 diz que constitui motivo para rescisão do contrato “o não cumprimento de cláusulas contratuais, especificações, projetos ou pra-zos”. Ao fim das análises, a Direção do DCOM poderá tomar uma das três decisões a seguir:
a) Liberar o fornecedor do compromisso de fornecer;
b) Aceitar a substituição de marca;
c) Manter o compromisso de fornecer com as condições originais.
A seguir pode ser verificado um resumo do fluxo do processo.
A Direção do DCOM solicitará ao Setor de Apoio Administrativo que seja feita a notificação ao fornecedor da decisão tomada pela Administração. O SAA copiará na correspondência eletrônica de notificação o servidor ou setor requerente (motivador) do pregão para ciência. Caso haja a liberação do compromisso de fornecer, o Setor de Apoio Administrativo do DCOM notificará o fornecedor, abrirá um chamado junto à SeTIC solicitando o bloqueio do(s) item(ns) junto ao SCL, a fim de evitar a emissão de novos empenhos.
Quando houver a substituição da marca ou do modelo, o Setor de Apoio Administrativo do DCOM notificará o fornecedor, enviando em anexo uma nova versão da Ata de Registro de Preços mencionando a nova marca (ou modelo) a ser aceita pela Administração. A ARP deverá ser assinada em duas vias físicas e entregue ao Setor de Apoio Administrativo do DCOM, seguindo o rito da primeira convocação da assinatura. Com relação ao ajuste sistêmico, o Setor de Apoio Administrativo do DCOM encaminhará o processo digital ao Departamento de Licitações (DPL), solicitando o devido ajuste e fazendo constar a nova marca/modelo. O processo então é devolvido ao DCOM para ciência da Direção e da Coordenadoria correspondente, com posterior arquivamento por parte do Setor de Apoio Administrativo do DCOM.
Finalmente, caso haja a manutenção do compromisso de fornecer com as condições originais, o Setor de Apoio Administrativo do DCOM apenas notificará o fornecedor sobre a decisão, cabendo recurso. O fornecedor terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para se manifestar em relação ao indeferimento do pedido, sob pena de arquivamento do processo.
O DCOM não recomenda o aceite de materiais que não estejam de acordo com as características previstas no Edital. Em caso de inconsistência, instrua o fornecedor a solicitar, formalmente, o pedido de substituição de marca ou modelo junto ao DCOM. Em caso de tentativa de entrega de produtos não compatíveis com o Edital, o fornecedor deverá substituí-lo no prazo de até 5 (cinco) dias (úteis) – em caso de material de consumo – ou no prazo de até 10 (dez) dias (úteis) – em caso de material perma-nente, sendo o ônus decorrente da substituição de responsabilidade da Contratada.
Referências
- ↑ [1] Lei nº 8.666/93, Art. 65
- ↑ Instrução Normativa nº 001/2016, do Tribunal Superior Eleitoral, Art. 60: O pedido de reequilíbrio econômico-financeiro do contrato deverá ser formalizado por meio de termo aditivo, previamente justificado do ponto de vista técnico e jurídico. Parágrafo único. A tramitação do pedido de que trata o caput deste artigo não interrompe ou suspende o contrato, cabendo ao contratado prestar o serviço, fornecer o produto ou realizar a obra e, à Administração, efetuar o pagamento, enquanto perdurarem os estudos e cálculos, sob pena de configurar infração contratual.
- ↑ Acórdão nº 558/2010/TCU
- ↑ [2] Lei 8.666/93, Art. 3º
- ↑ Acórdão nº 1.127/09-Plenário-TCU: "(...) a vigência e prorrogação deve ser analisada caso a caso, sempre de acordo com a legislação que se lhe impõe e conforme os princípios que regem a Administração Pública, em especial quanto à verificação da vantajosidade da proposta em confronto com outras opções, nos termos do art. 3º da Lei nº 8.666/93."
- ↑ Orientação Normativa/AGU nº 19/2009: "O prazo de validade da Ata de Registro de Preços é de no máximo um ano, nos termos do art. 15, § 3º, inc. III, da Lei nº 8.666, de 1993, razão porque eventual prorrogação da sua vigência, com fundamento no § 2º do art. 4º do Decreto nº 3.931, de 2001, somente será admitida até o referido limite, e desde que devidamente justificada, mediante autorização da autoridade superior e que a proposta continue se mostrando mais vantajosa."