RECEBIMENTO DE MATERIAIS E ENVIO DE NOTA FISCAL PARA PAGAMENTO

Neste tópico você encontrará as seguintes informações: Recebendo o Empenho; Recebendo o Material; Emitindo a Solicitação de Pagamento; Encaminhando o pagamento ao DCF; Observações Importantes.

RECEBENDO O EMPENHO

Após solicitar a emissão de empenho por meio da Autorização de Fornecimento, você e fornecedor receberão um e-mail contendo o empenho digitalizado e informações adicionais. A partir deste momento, o item deverá ser entregue nos seguintes prazos:
	10 dias úteis para materiais de consumo e
	30 dias úteis para materiais permanentes.
	Você pode confirmar o prazo de entrega no Termo de Referência do processo. Geralmente os prazos correspondem aos indicados acima. Caso ocorra o descumprimento dos prazos indicados, verificar o tópico Processo Administrativo.
Além do e-mail, você receberá o processo físico do empenho e sua versão no Solar, caso o item se enquadre como material de consumo. Caso o item se enquadre como material permanente e a compra tenha origem no Campus Florianópolis, o Departamento de Gestão Patrimonial (DGP) receberá o processo físico do empenho, bem como a sua versão no Solar. Se a compra do material permanente tiver como origem os Campi de Araranguá, Blumenau, Curitibanos e/ou Joinville, o processo físico do empenho e sua versão no Solar serão recebidos diretamente nestes locais.

RECEBENDO O MATERIAL

Os materiais de consumo geralmente são recebidos diretamente nas unidades requerentes ou nos departamentos, ao passo que os materiais permanentes são entregues no Departamento de Gestão Patrimonial (DGP), quando o destino for o Campus de Florianópolis. Quando o destino for os Campi de Araranguá, Blumenau, Curitibanos e/ou Joinville, os itens serão entregues diretamente nestes locais.

Materiais de consumo: Conferir o material entregue, bem como o seu quantitativo, com as informações presentes na Solicitação de Nota de Empenho. Após, receber o material e o Documento Fiscal.

Materiais permanentes: Para compra de materiais permanentes com origem no Campus Florianópolis, o DGP fará a conferência, receberá o item, o Documento Fiscal e encaminhará o processo ao DCF para pagamento. Após registrar o patrimônio, o DPG fará contato com o requerente para a entrega. Quando o destino for os Campi de Araranguá, Blumenau, Curitibanos e/ou Joinville, os itens serão entregues nestes locais que, por sua vez, se responsabilizarão pelo registro do patrimônio..

A entrega dos materiais pode ser efetivada em duas modalidades: REMESSA ÚNICA ou ENTREGA PARCELADA

Remessa única

É a modalidade mais utilizada. Nela, todos os produtos empenhados são entregues de uma única vez no local indicado pelo requerente. No ato da entrega, o responsável pelo recebimento deve verificar se o material está de acordo com as especificações do empenho (descrição, quantidade etc.). Após verificação e recebimento do documento fiscal, o responsável deverá carimbar o documento com o “Atesto que Recebi”, inserir data, assinatura e carimbo. Com o processo de empenho em mãos, o responsável deve inserir o documento fiscal atestado, a Solicitação de Pagamento e encaminhá-lo ao DCF para pagamento.

Entrega parcelada

Essa modalidade é utilizada quando há um planejamento de consumo de determinado material, mas não é conveniente receber tudo de uma única vez, em virtude de o produto ser perecível ou por não haver espaço físico disponível para o armazenamento. Com base nisso, o requerente solicita normalmente o empenho do material, informando, no entanto, que a entrega será parcelada. O próprio requerente fica responsável por fazer contato com a empresa e solicitar apenas uma parte da quantia do material que foi empenhado, conforme sua necessidade. A cada entrega, o requerente deverá cadastrar novo processo físico no Solar, incluir a Solicitação de Pagamento, o documento fiscal, o SICAF do fornecedor, a certidão negativa estadual e municipal e encaminhar o processo físico, bem como sua versão no Solar, para DCF/SEPLAN.

EMITINDO A SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO

	Documentos obrigatórios para cadastro do processo físico
	Solicitação de pagamento;
	Documento fiscal;
	Certidão emitida pelo SICAF. Caso não possua acesso ao SICAF, providenciar: Certidão Negativa FGTS, Certidão Negativa Trabalhista e Certidão Conjunta de Débitos Relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União;
	Certidão negativa Estadual e
	Certidão negativa Municipal.

	Emitindo a Solicitação de Pagamento
	A emissão da Solicitação de Pagamento será feita no sistema SARF/MATL, acessado através do IdUFSC.
	O acesso deve ser solicitado à SeTIC por meio do link http://setic.ufsc.br/permissoes/
	Acessar o MATL. Clicar em “Empenho”. Na sequência em “Ordens bancárias” e “Solicitação de Pagamento”. Abaixo, encontra-se a tela que deverá ser preenchida.
	Certidão negativa Estadual e
	Preencher os campos indicados abaixo:
	1. Solicitação: Preencher com número da Solicitação de Empenho referente a aquisição. 2. Valor: Inserir o valor do Documento Fiscal. 3. Tipo: Tipo de Documento Fiscal (geralmente Nota Fiscal). 4. Documento: Número do Documento Fiscal. 5. Emissão: Data de emissão do Documento Fiscal. 6. Valor: Valor que se utiliza do empenho para cobrir as despesas referentes ao Documento Fiscal. 7. Ateste: Data em que foi atestado o Documento Fiscal.
	Após clicar em “Gravar”, a Solicitação de Pagamento deverá ser impressa, assinada e carimbada. Caso a Solicitação de Pagamento seja parcial, imprimir duas vias, incluindo uma delas no processo físico do empenho total, em posse do requerente até a total utilização do saldo, e outra no novo processo físico cadastrado para o pagamento parcial.
	Encaminhar o processo físico e sua versão no Solar para DCF/SEPLAN, verificando as situações indicadas abaixo.

ENCAMINHANDO O PAGAMENTO AO DCF

	Para o encaminhamento do processo existem três hipóteses:
	I - Pagamento total de um Empenho; II - Pagamento parcial de um Empenho; III - Pagamento com vários Empenhos.

Caso I - Pagamento total de um Empenho: A Solicitação de Pagamento e os documentos exigidos devem ser anexados no próprio processo físico de origem e enviados ao setor DCF/SEPLAN. A versão no Solar também deve ser enviada ao DCF/SEPLAN, contendo em suas peças: solicitação de pagamento, SICAF do fornecedor, certidão negativa estadual, certidão negativa municipal e documento fiscal digitalizados.

Casos II e III - Pagamento parcial de um Empenho e Pagamento com vários Empenhos: Deve ser aberto um novo processo físico e anexados neste a Solicitação de Pagamento e os documentos exigidos. Enviar para DCF/SEPLAN. Os processos de empenho devem permanecer no setor solicitante até seu saldo findar para depois serem encaminhados ao DCF para arquivamento.

Ao cadastrar novo processo físico no Solar, inserir no código do assunto o número 1248. O campo “Nº Solic. Pagamento” abrirá automaticamente. Neste campo, digitar o número da Solicitação de Pagamento criada anteriormente no MATL. O campo abaixo será preenchido automaticamente.

OBSERVAÇÕES IMPORTANTES

Os Programas de Pós-graduação deverão consultar a PROPG sobre os procedimentos necessários para encaminhar o pagamento ao DCF. Nunca retenha o Documento Fiscal. Sem ele, o DCF não pode realizar o pagamento ao fornecedor.