Catálogo de materiais
Grupos de Materiais
O Departamento de Compras (DCOM) é o setor responsável pelo planejamento e condução dos processos de compras de materiais permanentes e de consumo para toda as Unidades e todos os campi da Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC) no que diz respeito à fase interna da licitação, bem como pela condução e execução de todos os processos de aquisição por meio de dispensa ou inexigibilidade de licitação, dentre outras atribuições.
Grande parte do sucesso de uma aquisição depende da correta especificação do objeto, que deve ser sucinta e clara o suficiente para se demonstrar os requisitos mínimos do que se deseja adquirir, sem direcionar a uma marca específica (ao menos sem justificativa fundamentada e amparada legalmente).
Dessa forma, caso não exista uma ata de registro de preços (ARP) vigente para o material que se pretende adquirir, a consulta ao catálogo digital da UFSC é o primeiro passo para iniciar um pedido de aquisição. A UFSC dispõe de um catálogo virtual com cerca de 18.000 itens registrados.
Este capítulo trata da consulta dos itens/materiais já catalogados e dos procedimentos para catalogação de novos.
Para aprender a realizar compras setoriais por meio do Sistema SOLAR, é fundamental o entendimento da metodologia de organização dos materiais nos sistemas da UFSC, que, para fins administrativos, são separados em dois grandes grupos:
- Materiais permanentes - Grupo 077: materiais que, mesmo com o uso corrente, não perdem sua identidade física e/ou geralmente têm uma durabilidade superior a dois anos;
- Materiais de consumo - Grupo 099: materiais que, com o uso corrente, perdem normalmente sua identidade física e/ou geralmente têm sua utilização limitada a um período de até dois anos.
Dentro desses dois grandes grupos há subdivisões por afinidade de material, denominadas de 'subgrupos' ou 'famílias'.
Exemplos:
- O código 099.15.291524 é referente a um material de consumo (099) pertencente à família dos materiais agropecuários (099.15). Seus últimos seis dígitos dizem respeito a um item específico, nesse exemplo, um fungicida;
- O código 077.42.292098, por sua vez, designa um material permanente (077) pertencente à família do mobiliário em geral (077.42). Novamente, os últimos dígitos distinguem o item 'cadeira escolar com prancheta' dentre os demais do mesmo grupo e família (ou subgrupo).
A Prefeitura Universitária (PU), o Almoxarifado Central, a Imprensa Universitária (IU) e o Restaurante Universitário (RU) possuem códigos de grupos próprios, com materiais específicos que só poderão ser comprados por eles. Os demais setores da UFSC que necessitarem de material da Prefeitura Universitária ou do Almoxarifado Central devem fazer a solicitação de material diretamente a estas unidades, conforme instruções específicas.
O Departamento de Projetos, Contratos e Convênios (DPC), respeitando as normas internas e as legislações vigentes, por meio de suas Coordenadorias, tem por objetivo analisar, orientar, acompanhar, controlar e administrar todos os processos relativos a serviços da Universidade Federal de Santa Catarina. Fonte: PROAD
Consulta ao Catálogo
Para consultar itens já catalogados, basta acessar MENU> PEDIDOS > COMPRA/CONTRATAÇÃO > CATÁLOGO DE MATERIAIS, como ilustra a Figura 1.
A consulta pode ser realizada pela descrição do item (nome de identificação do material permanente ou consumo) ou pelos grupos específicos citados anteriormente.
Consulta pela Descrição do Item
Para efetuar consultas de materiais já catalogados pela descrição do item, acesse MENU>PEDIDOS > COMPRA/CONTRATAÇÃO > CATÁLOGO DE MATERIAIS. Na caixa de seleção RELATÓRIO, selecione a opção POR DESCRIÇÃO DO MATERIAL.
Preencha os campos obrigatórios, de acordo com as orientações a seguir:
- Material: insira o nome ou uma descrição sucinta do item;
- Ordenado por: selecione CÓDIGO DO MATERIAL;
- Parâmetros: selecione as opções IMPRIMIR SOMENTE MATERIAIS ATIVOS e IMPRIMIR ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA;
- Selecione o modo de apresentação em PDF e clique em VISUALIZAR.
Exemplo
Ao procurar pelo material “cadeira escritório”, o sistema emitirá um relatório com todos os itens catalogados que contenham esses termos na descrição do material. Cabe ao usuário identificar, dentre os resultados, qual se enquadra à sua necessidade.
Se após a busca o item desejado não for encontrado, ou se o resultado não atender às especificações necessárias, o usuário deverá solicitar a catalogação do material à PROAD.
Caso o relatório apresente muitos resultados, é possível localizar termos em suas páginas de modo a facilitar a localização do item desejado. Para tanto, clique na lupa no canto superior esquerdo do relatório e digite o termo a ser buscado. A imagem de exemplo demonstra que o termo buscado (espuma) aparece 14 vezes ao longo das seis páginas do relatório. Basta clicar nas flechas ao lado do resultado para localizar o termo ao longo do relatório.
Consulta pelo Grupo de Materiais
A pesquisa dos itens já catalogados também pode ser realizada por grupo. Nesse tipo de consulta, o usuário deve informar nos campos específicos o grupo a que pertence o material a ser pesquisado.
Para tanto, acesse MENU> PEDIDOS > COMPRA/CONTRATAÇÃO > CATÁLOGO DE MATERIAIS. Na caixa de seleção RELATÓRIO, selecione a opção POR GRUPO.
O solicitante deve saber identificar se o material a ser pesquisado é material permanente ou material de consumo. Posteriormente, deve identificar a qual subgrupo pertence.
Exemplo: o item 'cadeira de escritório' é caracterizado como material permanente (Grupo 077) do subgrupo 42 (Mobiliários em geral). Dessa forma, sua pesquisa no Relatório deve ser feita pelo código 077.42, como ilustra a figura a seguir:
O relatório apresentará todos os itens catalogados dentro desse código. Após a busca, se o item desejado não for encontrado, ou se o resultado não atender às especificações necessárias, o usuário deverá solicitar a catalogação do material ao Departamento de Licitações.
Solicitações digitais com pedidos de compra de materiais de mais de um grupo serão devolvidas para ajuste.
Pedido de Catalogação
A fase de especificação e catalogação do material é o primeiro passo para realização do pedido de compras.
Na UFSC, a Pró-Reitoria de Administração (PROAD) (conforme Memorando Circular nº 7/2018/PROAD, de 23/jul/18) é responsável pela fase de catalogação de materiais, cadastrando itens e/ou atualizando itens no sistema de compras.
Orientações sobre esta fase dos pedidos de compra de materiais devem ser obtidas no sítio eletrônico da PROAD, menu "Catalogação de materiais e serviços".
Atentar para os prazos para encaminhamento de pedidos de catalogação de material estabelecidos pela PROAD. O DCOM não acata pedidos de prorrogação de prazo decorrentes da não catalogação de itens do pedido em tempo hábil.