Informações sobre orçamentos

Orçamentos para processo licitatório

Em obediência à INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 5, DE 27 DE JUNHO DE 2014 e suas atualizações:

O Relatório de Pesquisa de Preço deve concentrar todas as informações decorrentes da Pesquisa de Preços.

Orçamentos de sítios eletrônicos (sites)

• Devem mostrar CNPJ da empresa e data e hora da pesquisa (conforme inciso III do Art. 2º da INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 5, DE 27 DE JUNHO DE 2014).
• Se não houver CNPJ informado no print, é preciso anexar seu espelho/cartão ao processo.
• Para facilitar, na lista de verificação há link direto para o sítio eletrônico de consulta do espelho/cartão do CNPJ.

DICA: O navegador Mozilla Firefox gera arquivos .pdf com data e hora no canto inferior de todas as páginas.

Orçamentos obtidos diretamente de fornecedores: Os orçamentos são distintos e desvinculados (tendo sido excluídos os de empresas de mesmo dono, grupo ou composição societária), com CNPJ ativo perante a Receita Federal? Os orçamentos possuem informações mínimas e legíveis, como razão social da empresa, CNPJ e com datas de emissão que não se diferenciem em mais de 180 (cento e oitenta) dias?

Orçamentos solicitados por e-mail

• Dados da empresa (CNPJ, razão social, endereço, telefone)
• Data da emissão do orçamento
• Assinatura do fornecedor
• Carimbo
• Características dos itens cotados (nome, especificação técnica, unidade de medida etc.)
• Informação de frete por conta do fornecedor

É preciso lembrar de anexar o e-mail de solicitação de orçamento enviado pela UFSC aos fornecedores de modo a que seja possível conferir exatamente o que foi orçado. Caso um anexo da UFSC contendo as características dos materiais tenha sido enviado juntamente com o e-mail, deve estar anexado como peça no pedido.

Orçamentos solicitados presencialmente

• Se o orçamento foi entregue em mãos ao servidor da UFSC, deverá ser digitalizado. Se o orçamento for encaminhado posteriormente por e-mail, a mensagem de encaminhamento e o anexo (se houver) deverão ser anexados como peça ao pedido.

Deverá conter todas as informações solicitadas em orçamentos via e-mail.

Orçamentos solicitados por telefone

Todas as informações obtidas por pesquisa de preços realizada por telefone devem ser transcritas em arquivos distintos para cada fornecedor, nomeados de acordo e anexados à pasta digital do processo. Ao optar por este formato, é necessário informar no Relatório de Pesquisa de Preço que os fornecedores que foram consultados por ligações telefônicas e que as respectivas transcrições das informações estão anexadas na pasta digital, devidamente nomeadas para facilitar sua identificação.

• Dados da empresa (CNPJ, razão social, endereço, telefone)
• Quando (data e hora) as ligações foram feitas
• Nome completo de quem repassou as informações à consulta feita pelo(a) servidor(a) da UFSC
• Características dos itens cotados (nome, especificação técnica, unidade de medida etc.)

Pontos importantes

Todos os orçamentos devem ser anexados na pasta digital do processo nomeados por item ou por fornecedor e seus valores devem ser inseridos no Mapa Comparativo de Preços.

Portanto:

a) não serão permitidos preços inseridos apenas no Mapa Comparativo cujos orçamentos não estejam anexados ao processo;

b) não serão considerados orçamentos anexados ao processo cujos valores não estejam inseridos no Mapa Comparativo;

c) não devem ser anexados orçamentos, ou quaisquer outros documentos, que não sejam pertinentes aos itens que estão sendo solicitados na compra.

Frete

O frete é sempre por conta do fornecedor (Frete pago - CIF)!

Orçamentos de sítios eletrônicos (sites):

Não orçar frete e excluir preços promocionais.

Orçamentos solicitados por e-mail, presencialmente ou por telefone:

O orçamento deve conter a informação explícita de Frete pago - CIF.

Instalação

Caso o detalhamento do item informe que a instalação está prevista, ela também deverá constar no orçamento como por conta do fornecedor.

Validade e variações dos preços obtidos na pesquisa

A validade dos documentos deve persistir ao longo do processo de compra, logo, resultados com vigências que possam ser encerradas durante o processo não devem ser utilizados.

A validade das Atas de Registro de Preço obtidas no Painel de Preços: prazo de vigência da ARP mais 180 dias corridos após seu vencimento;

A validade das Dispensas de Licitação obtidas no Painel de Preços: é de 180 dias;

A validade para orçamentos de fornecedores é de até 180 dias para serem utilizados em pregões SRP (Sistema de Registro de Preços) e de até 90 para serem utilizados em pregões com fornecimento imediato (pronta-entrega), contados a partir da data de emissão, não importando a informação de validade informada pelo fornecedor;

A variação entre o menor e o maior preço obtido nos orçamentos para cada um dos materiais não pode ser superior ao índice de 100%, salvo exceções justificadas no Relatório de Pesquisa de Preço;

Preços destoantes (não válidos) podem ser inseridos no Mapa Comparativo, assinalados com a opção ‘desclassificar’ (D), mas somente serão aceitos na composição total de três orçamentos por item mediante justificativa.

Conforme anexo da Nota Técnica 376/2013 da Procuradoria: se todas as tentativas para obtenção do número mínimo de orçamentos forem frustradas, o servidor responsável deverá lavrar certidão informando: eventual resposta negativa, com indicação da empresa que se negou a fornecer o orçamento e da ocasião em que o fez; número de tentativas de contato por correio eletrônico, juntando aos autos cópia de todas as mensagens de e-mail encaminhadas; número de tentativas frustradas de contato por telefone, informando o número de telefone, a data e o horário em que foi feita cada chamada; e, se for o caso, número de tentativas de contato presencial, com indicação do horário e do local em que foram feitas as visitas.

LEIA TAMBÉM:

• Pesquisa de Preços.
• Relatório de Pesquisa de Preço
• Consulta ao Painel de Preços

Legislação pertinente: IN Nº3/2017; Anexo à Nota Técnica 376/PF/2014, IN nº.5/2014.

Orçamentos para processo de dispensa e inexigibilidade

Na dispensa de licitação, em razão do valor, o procedimento de pesquisa de preços é, a um só tempo, o procedimento de escolha da proposta mais vantajosa. Como a licitação é possível (com exceção do caso de inexigibilidade), a ideia de submeter ao maior número possível de interessados à oportunidade de negócio também vigora. Será realizada a compra daquele fornecedor que apresentar a menor cotação, considerando-se menor valor item a item, e não o valor global do orçamento.

Os orçamentos deverão ser, preferencialmente, fornecidos por empresas da região, e os requisitos para que sejam aceitos são maiores, dado que qualquer inconsistência pode ensejar inexecução contratual e/ou anulação do empenho.

Portanto, para processos de dispensa e inexigibilidade de licitação não podem ser utilizados preços obtidos em Atas de Registro de Preço, Painel de Preços ou sítios eletrônicos, uma vez que as aquisições serão feitas diretamente dos orçamentos obtidos diretamente com os fornecedores e que constam no processo.

Com exceção do caso de fornecedor exclusivo, cada item do pedido de compras deverá contemplar, no mínimo, três orçamentos de fornecedores distintos. Cada um desses orçamentos deverá conter, além do valor estimado para o item, preferencialmente, os seguintes dados:

• Razão Social do fornecedor;
• CNPJ;
• Endereço completo da empresa (também disponível no site da Receita Federal);
• Contato da empresa (telefone, responsável e e-mail);
• Data de emissão;
• Validade vigente;
• Frete pago (CIF);
• Dados bancários do fornecedor (ao menos do que apresentou a menor proposta);
• Confirmação de que o fornecedor aceita pagamento por empenho ou similar.

Além dos fatores mencionados anteriormente, note-se que cada um dos orçamentos deve trazer, de maneira expressa, as mesmas especificações utilizadas na descrição do item no pedido de compra (composição, medidas, materiais, unidades de comercialização etc.). Os orçamentos devem, ainda, guardar proporção com a quantidade do item a ser comprada pelo pedido.

Orçamentos solicitados por e-mail

• Razão Social do fornecedor;
• CNPJ;
• Endereço completo da empresa (também disponível no site da Receita Federal);
• Contato da empresa (telefone, responsável e e-mail);
• Data de emissão;
• Validade da proposta;
• Carimbo;
• Características dos itens cotados (nome, especificação técnica, unidade de medida etc.);
• Frete pago (CIF);
• Dados bancários do fornecedor (ao menos do que apresentou a menor proposta);
• Confirmação de que o fornecedor aceita pagamento por empenho ou similar.

É preciso lembrar de anexar o e-mail de solicitação de orçamento enviado pela UFSC aos fornecedores de modo a que seja possível conferir exatamente o que foi orçado. Caso um anexo da UFSC contendo as características dos materiais tenha sido enviado juntamente com o e-mail, deve estar anexado como peça no pedido.

Orçamentos solicitados presencialmente

• Se o orçamento foi entregue em mãos ao servidor da UFSC, deverá ser digitalizado. Se o orçamento for encaminhado posteriormente por e-mail, a mensagem de encaminhamento e o anexo (se houver) deverão ser anexados como peça ao pedido.

Deverá conter todas as informações solicitadas em orçamentos via e-mail.

Orçamentos solicitados por telefone

Todas as informações obtidas por pesquisa de preços realizada por telefone devem ser transcritas em arquivos distintos para cada fornecedor, nomeados de acordo e anexados à pasta digital do processo. Ao optar por este formato, é necessário informar no Relatório de Pesquisa de Preço que os fornecedores que foram consultados por ligações telefônicas e que as respectivas transcrições das informações estão anexadas na pasta digital, devidamente nomeadas para facilitar sua identificação.

• Razão Social do fornecedor;
• CNPJ;
• Endereço completo da empresa (também disponível no site da Receita Federal);
• Quando (data e hora) as ligações foram feitas;
• Nome completo de quem repassou as informações à consulta feita pelo(a) servidor(a) da UFSC
• Contato da empresa (telefone e responsável);
• Validade da proposta;
• Características dos itens cotados (nome, especificação técnica, unidade de medida etc.);
• Frete pago (CIF);
• Dados bancários do fornecedor (ao menos do que apresentou a menor proposta);
• Confirmação de que o fornecedor aceita pagamento por empenho ou similar.

Pontos importantes

Todos os orçamentos devem ser anexados na pasta digital do processo nomeados por item ou por fornecedor e seus valores devem ser inseridos no Mapa Comparativo de Preços.

Portanto:

a) não serão permitidos preços inseridos apenas no Mapa Comparativo cujos orçamentos não estejam anexados ao processo;

b) não serão considerados orçamentos anexados ao processo cujos valores não estejam inseridos no Mapa Comparativo;

c) não devem ser anexados orçamentos, ou quaisquer outros documentos, que não sejam pertinentes aos itens que estão sendo solicitados na compra.

Frete

O frete é sempre por conta do fornecedor (Frete pago - CIF)!

Orçamentos solicitados por e-mail, presencialmente ou por telefone:

O orçamento deve conter a informação explícita de Frete pago - CIF.

Instalação

Caso o detalhamento do item informe que a instalação está prevista, ela também deverá constar no orçamento como por conta do fornecedor.