PLANO DE CONTRATAÇÕES ANUAL (PCA)
O Plano Anual de Contratações (PAC) é um documento que consolida todas as contratações que o órgão ou entidade pretende realizar ou prorrogar no exercício subsequente, visando auxiliar a administração na tomada de decisão.
Já o Sistema de Planejamento e Gerenciamento de Contratações (PGC) constitui a ferramenta informatizada, integrante da plataforma do Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais (SIASG), disponibilizada pela Secretaria de Gestão do Ministério da Economia (ME) para elaboração do PAC pelas Unidades de Administração de Serviços Gerais (UASG). A UFSC, incluindo todos os seus campi, é uma UASG, por exemplo. Cada UASG deverá elaborar anualmente o respectivo PAC, contendo todos os itens que pretende contratar no exercício subsequente[Legislação 1].
Acesse aqui a notícia de lançamento do PGC.
A elaboração do Plano Anual de Contratações é obrigatória, sob pena de inviabilizar a aquisição no período de execução do Plano.
Para que haja garantia de que a Secretaria de Orçamento Federal (SOF) considere as informações contidas no Plano para elaboração da proposta orçamentária a ser encaminhada ao Congresso Nacional, as Unidades deverão enviar as informações relativas ao PGC até o dia 1º de abril do ano de elaboração do Plano, impreterivelmente. É importante destacar que deverão ser inseridos no sistema aqueles materiais que efetivamente se pretende comprar (com a emissão da nota de empenho) no ano de execução, ou seja, no ano posterior ao do preenchimento das informações no PGC).
No entanto, uma vez que há aberturas do PGC em outros períodos do ano para ajustes, é possível a inserção dos itens no sistema até o dia 15 de novembro do ano de elaboração do PAC sem que haja, contudo, garantia de inclusão na proposta orçamentária a ser encaminhada ao Congresso Nacional pela SOF.
Após a inclusão dos itens no PGC pelas Unidades e posterior avaliação do DCOM (nos prazos definidos pelo ME), as informações para aprovação serão enviadas para a autoridade máxima da UFSC, que então enviará o Plano Anual de Contratações ao ME.
Destaca-se que as orientações e prazos definidos pelo DCOM referem-se apenas às demandas de material de consumo e permanente. Serviços e obras, por exemplo, deverão ser encaminhadas conforme definição dos setores competentes.
Para a inserção das informações no PGC da UFSC, é necessária a ativação do perfil "PAC-REQUI" do SIASG para o servidor responsável da Unidade requisitante, conforme instruções do Departamento de Projetos, Contratos e Convênios (DPC/PROAD) para atualização do perfil. Mais informações sobre acesso ao sistema PGC aqui.
Conforme a IN nº 1/2019/SEGES/ME[Legislação 1], o setor de licitações é a "unidade responsável pelo planejamento, coordenação e acompanhamento das ações destinadas à realização das contratações no âmbito do órgão ou entidade", podendo ser atribuída "de forma diversa a divisão de atribuições [...], quando contemplar áreas específicas em sua estrutura". No âmbito da UFSC, tal setor responsável pela área de aquisição de materiais é o DCOM.
Já os setores requisitantes são as "unidades responsáveis por identificar necessidades e requerer ao setor de licitações a contratação de bens, serviços, obras e soluções de tecnologia da informação e comunicações", o que corresponde, na UFSC, às Unidades Universitárias e Administrativas que demandarão materiais.
Entende-se como ano de elaboração do Plano Anual de Contratações o ano em que são inseridas as informações, ou seja, a previsão das necessidades de contratação para o próximo ano. Já o ano de execução do Plano é aquele em que efetivamente será realizada a aquisição ou, em outras palavras, a emissão da nota de empenho. Exemplo: em 2019 é enviada, via sistema PGC, a previsão de necessidade de aquisição de 5 mil resmas de papel A4, as quais serão efetivamente adquiridas no ano de 2020. Neste caso, 2019 é o ano de elaboração, e 2020 é o ano de execução.
Cada Unidade é responsável pela inserção dos itens os quais solicitará a emissão dos empenhos. No entanto, as aquisições que são realizadas de forma centralizada devem ter a inserção no PGC feita pelos setores que centralizam estas compras.
Exemplos: o Almoxarifado Central realiza a aquisição de papel A4 para toda a UFSC, para posterior distribuição interna. Desta forma, o Almoxarifado fica responsável pela inserção da demanda total da UFSC no PGC, sem necessidade de qualquer ação por parte das Unidades. Já nos casos em que as Unidades realizam as aquisições (solicitação para empenho) diretamente, deverão então inserir as suas demandas no PGC. O material odontológico que será comprado para suprir o curso de Odontologia, por exemplo, deverá ser inserido no PGC pelo CCS. Em outro exemplo, as demandas de móveis das Unidades também deverão ser inseridas por elas pois, ainda que a licitação seja centralizada, as compras não o são.
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O Ministério da Economia divulgou diversos materiais informativos relacionados ao PAC e ao PGC.
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Ao acessar o sistema, deverá ser selecionado o Plano Anual do ano em que se pretende executar a compra, ou seja, o ano de execução. Por exemplo, se se pretende realizar a aquisição no ano de 2020, deverá ser selecionada a opção do "Plano Anual 2020", o qual será elaborado durante o ano de 2019.
As informações enviadas por meio do sistema PGC não estão diretamente relacionadas com a vigência das licitações realizadas pelo Sistema de Registro de Preços. Ou seja, se uma licitação de um mesmo item fica vigente até a metade do ano de execução, e outra inicia a vigência a partir da metade do ano, deverá ser considerado o total a ser adquirido de ambas as licitações para o item em questão, dentro do ano de execução do Plano Anual de Contratação.
Acesse aqui o PAC da UFSC pelo Painel de Compras do Governo Federal. Utilize o filtro "Código/nome da UASG", inserindo no campo de pesquisa o número "153163" para filtrar apenas os itens inseridos pela UFSC. Se desejar, utilize mais filtros.
Como faço para cadastrar um item no PAC do ano corrente após o fechamento do sistema PGC?
Conforme informado acima, o PAC possui um cronograma anual para cadastro dos itens. No entanto, em alguns casos pode ser necessário realizar ajustes no PAC durante a sua execução. Conforme o art. 11, § 2º da IN nº 1/2019/SEGES/ME[Legislação 1], "a inclusão de novos itens somente poderá ser realizada, mediante justificativa, quando não for possível prever, total ou parcialmente, a necessidade da contratação, quando da elaboração do PAC".
Na prática, os itens deverão ser cadastrados conforme as instruções do Manual do Sistema PGC (acima) e, no próprio sistema PGC, será solicitada a justificativa em campo próprio. Após o cadastramento e encaminhamento à Unidade de Compras (UC), no período de até 5 dias úteis o item será avaliado e aprovado ou não pela Autoridade Competente.
O processo de compra, pedido de autorização de fornecimento ou solicitação somente poderá ser encaminhado após a aprovação da Autoridade Competente e encaminhamento ao Ministério da Economia, ou seja, o item deverá possuir a situação de "Enviado para o ME", "Enviado para o ME após a data limite" ou "Aprovado (AC)". Caso contrário, será considerado como inconsistência processual e a solicitação será devolvida para os devidos encaminhamentos.