Informações sobre orçamentos
Orçamentos para processo licitatório
Instrução Normativa Nº 65, de 07 de julho de 2021
O Relatório de Pesquisa de Preço deve concentrar todas as informações decorrentes da Pesquisa de Preços.
Orçamentos do Painel de Preços
A IN 65/2021/SEGES/ME determina que o Painel de Preços ou o Sistema de Pesquisa de Preços deve ser a fonte prioritária para a obtenção de orçamentos. Confira mais informações na seção Consulta ao Painel de Preços.
Orçamentos de sítios eletrônicos (sites)
- Devem conter data e hora da pesquisa.
DICA: Não gerar o arquivo através de "print da tela". Gerar o arquivo através da impressão de PDF, com isso fica registrada a data e hora no canto superior de todas as páginas.
Sites de intermediação
Alguns sites, além de comercializarem produtos diretamente, servem também como intermediação entre um fornecedor e o consumidor final (conhecidos também como marketplace):
- Amazon
- Americanas
- Casas Bahia
- Extra
- Magazine Luiza
- Ponto Frio
- Shoptime
- Submarino
- Walmart etc
Preços de sites de intermediação podem ser utilizados desde que seja feita uma análise crítica da composição dos preços obtidos. Isto porque uma empresa não pode ser a mesma para dois ou mais preços de um mesmo item.
A fonte (razão social e CNPJ) a ser considerada na Planilha de Cálculo e Relatório de Pesquisa de Preços é a do site de intermediação, ainda que seja imprescindível observar se a mesma empresa (fornecedora/vendedora) não está sendo utilizada mais de uma vez na orçamentação de um item. Esta informação geralmente fica próxima ao preço do item nestes sites.
Alguns sites de intermediação permanecem como não sugeridos (em condições excepcionalíssimas, só serão aceitos após análise pelo Departamento e com justificativa e comprovação de que não foi possível a obtenção de orçamentos por outros meios):
- Mercado Livre
- Compras internacionais, inclusive de marketplaces nacionais (Shopee, Ali Express, etc)
- Sites nos quais haja possibilidade de negociação entre pessoas físicas (OLX, Enjoei, etc)
Orçamentos obtidos diretamente de fornecedores:
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Orçamentos solicitados por e-mail
- Dados da empresa (CNPJ, razão social, endereço, telefone)
- Data da emissão do orçamento
- Nome completo e identificação do responsável
- Descrição do objeto, valor unitário e total
É preciso lembrar de anexar o e-mail de solicitação de orçamento enviado pela UFSC aos fornecedores de modo a que seja possível conferir exatamente o que foi orçado. Caso um anexo da UFSC contendo as características dos materiais tenha sido enviado juntamente com o e-mail, deve estar anexado como peça no pedido.
Disponibilizamos um Formulário de pedido de orçamento que pode facilitar a obtenção de preços juntamente ao fornecedor.
Orçamentos solicitados presencialmente
- Se o orçamento foi entregue em mãos ao servidor da UFSC, deverá ser digitalizado. Se o orçamento for encaminhado posteriormente por e-mail, a mensagem de encaminhamento e o anexo (se houver) deverão ser anexados como peça ao pedido.
Deverá conter todas as informações solicitadas em orçamentos via e-mail.
Disponibilizamos um Formulário de pedido de orçamento que pode facilitar a obtenção de preços juntamente ao fornecedor.
Pontos importantes
Todos os orçamentos devem ser anexados na pasta digital do processo nomeados por item ou por fornecedor e seus valores devem ser inseridos no Mapa Comparativo de Preços.
Portanto:
a) não serão permitidos preços inseridos apenas no Mapa Comparativo cujos orçamentos não estejam anexados ao processo;
b) não serão considerados orçamentos anexados ao processo cujos valores não estejam inseridos no Mapa Comparativo;
c) não devem ser anexados orçamentos, ou quaisquer outros documentos, que não sejam pertinentes aos itens que estão sendo solicitados na compra.
Frete
Informações sobre frete não devem ser consideradas em tomadas de preço para licitação.
- Orçamentos de sítios eletrônicos (sites):
- Não orçar frete e sempre excluir preços promocionais.
- Orçamentos solicitados por e-mail, presencialmente ou por telefone:
- O orçamento deve conter a informação explícita de que não considera o valor do frete.
Instalação
Caso o detalhamento do item informe que a instalação está prevista, ela também deverá constar no orçamento como por conta do fornecedor.
Validade e variações dos preços obtidos na pesquisa
A validade dos documentos deve persistir ao longo do processo de compra, logo, resultados com vigências que possam ser encerradas durante o processo não devem ser utilizados.
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ATENÇÃO: A validade dos documentos deve persistir ao longo do processo de compra, logo, resultados com vigências que possam ser encerradas durante o processo não devem ser utilizados. |
SUGESTÃO DO DCOM:: Os orçamentos obtidos no Painel de Preços não possuem mais validade diferenciada entre SISRP e SISPP, a partir da IN 73/2020/SEGES/ME. De acordo com a atual IN, preços obtidos no Painel possuem validade de até 1 (um) ano anterior à data de divulgação do instrumento convocatório (Art. 5, I). Uma vez que, da pesquisa de preços até a publicação do Edital, há uma série de atividades, sugerimos às Unidades que considerem um período menor com relação à vigência dos orçamentos do Painel de Preços, de até 9 (nove) meses até a data final da atividade de execução das tarefas conforme divisão de cada etapa do calendário de compras. Aquisições e contratações similares de outros entes públicos [1] possuem os mesmos prazos mencionados acima. Já dados de pesquisa em mídia especializada e sites [2] e pesquisa direta com fornecedores [3], são aceitos no intervalo de até 6 (seis) meses de antecedência da data de divulgação do instrumento convocatório. Também considerando o período entre a pesquisa de preços e a publicação do Edital, sugerimos que os orçamentos obtidos em fontes fora do Painel de Preços sejam considerados por um período de até 3 (três) meses até a data final da atividade de execução das tarefas conforme divisão de cada etapa do calendário de compras. No caso de pesquisa direta aos fornecedores, é importante observar § 2º, III da IN: "o registro, nos autos da contratação correspondente, da relação de fornecedores que foram consultados e não enviaram propostas como resposta à solicitação de que trata o inciso IV do caput".
ATENÇÃO: É importante observar a variação dos preços obtidos para um item mesmo que eles estejam dentro da margem de 100% de diferença entre si. Ainda que a margem de 100% seja um parâmetro largamente utilizado nas pesquisas entre as Unidades requerentes, ela não deve ser encarada como parâmetro único para a avaliação dos preços obtidos na pesquisa; devem ser considerados outros critérios, como o próprio tipo de material, o valor unitário, a diferença monetária entre os orçamentos, dentre outros, sempre partindo de uma análise crítica do conjunto dos preços.
Preços destoantes (não válidos) podem ser inseridos no Mapa Comparativo, assinalados com a opção ‘desclassificar’ (D), mas somente serão aceitos na composição total de três orçamentos por item mediante justificativa.
| Conforme anexo da Nota Técnica 376/2013 da Procuradoria: se todas as tentativas para obtenção do número mínimo de orçamentos forem frustradas, o servidor responsável deverá lavrar certidão informando: eventual resposta negativa, com indicação da empresa que se negou a fornecer o orçamento e da ocasião em que o fez; número de tentativas de contato por correio eletrônico, juntando aos autos cópia de todas as mensagens de e-mail encaminhadas; número de tentativas frustradas de contato por telefone, informando o número de telefone, a data e o horário em que foi feita cada chamada; e, se for o caso, número de tentativas de contato presencial, com indicação do horário e do local em que foram feitas as visitas. |
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Legislação pertinente: IN Nº3/2017; Anexo à Nota Técnica 376/PF/2014, IN nº.5/2014. |
Orçamentos para processo de dispensa e inexigibilidade
Na dispensa de licitação, em razão do valor, o procedimento de pesquisa de preços é, ao mesmo tempo, o procedimento de escolha da proposta mais vantajosa. Como a licitação é possível (com exceção do caso de inexigibilidade), a ideia de submeter ao maior número possível de interessados à oportunidade de negócio também vigora. Será realizada a compra daquele fornecedor que apresentar a menor cotação, considerando-se menor valor item a item, e não o valor global do orçamento.
Os orçamentos deverão ser, preferencialmente, fornecidos por empresas da região, e os requisitos para que sejam aceitos são maiores, dado que qualquer inconsistência pode ensejar inexecução contratual e/ou anulação do empenho.
Portanto, para processos de dispensa e inexigibilidade de licitação não podem ser utilizados preços obtidos em Atas de Registro de Preço, Painel de Preços ou sítios eletrônicos, uma vez que as aquisições serão feitas diretamente dos orçamentos obtidos diretamente com os fornecedores e que constam no processo.
Com exceção do caso de fornecedor exclusivo, cada item do pedido de compras deverá contemplar, no mínimo, três orçamentos de fornecedores distintos. Cada um desses orçamentos deverá conter, além do valor estimado para o item, preferencialmente, os seguintes dados:
- Razão Social do fornecedor;
- CNPJ;
- Endereço completo da empresa (também disponível no site da Receita Federal);
- Contato da empresa (telefone, responsável e e-mail);
- Data de emissão;
- Validade vigente;
- Frete pago (CIF);
- Dados bancários do fornecedor (ao menos do que apresentou a menor proposta);
- Confirmação de que o fornecedor aceita pagamento por empenho ou similar.
Além dos fatores mencionados anteriormente, note-se que cada um dos orçamentos deve trazer, de maneira expressa, as mesmas especificações utilizadas na descrição do item no pedido de compra (composição, medidas, materiais, unidades de comercialização etc.). Os orçamentos devem, ainda, guardar proporção com a quantidade do item a ser comprada pelo pedido.
Disponibilizamos um Formulário de pedido de orçamento que pode facilitar a obtenção de preços juntamente ao fornecedor.
Orçamentos solicitados por e-mail
- Razão Social do fornecedor;
- CNPJ;
- Endereço completo da empresa (também disponível no site da Receita Federal);
- Contato da empresa (telefone, responsável e e-mail);
- Data de emissão;
- Validade da proposta;
- Carimbo;
- Características dos itens cotados (nome, especificação técnica, unidade de medida etc.);
- Frete pago (CIF);
- Dados bancários do fornecedor (ao menos do que apresentou a menor proposta);
- Confirmação de que o fornecedor aceita pagamento por empenho ou similar.
É preciso lembrar de anexar o e-mail de solicitação de orçamento enviado pela UFSC aos fornecedores de modo a que seja possível conferir exatamente o que foi orçado. Caso um anexo da UFSC contendo as características dos materiais tenha sido enviado juntamente com o e-mail, deve estar anexado como peça no pedido.
Orçamentos solicitados presencialmente
- Se o orçamento foi entregue em mãos ao servidor da UFSC, deverá ser digitalizado. Se o orçamento for encaminhado posteriormente por e-mail, a mensagem de encaminhamento e o anexo (se houver) deverão ser anexados como peça ao pedido.
Deverá conter todas as informações solicitadas em orçamentos via e-mail.
Disponibilizamos um Formulário de pedido de orçamento que pode facilitar a obtenção de preços juntamente ao fornecedor.
Orçamentos solicitados por telefone
Todas as informações obtidas por pesquisa de preços realizada por telefone devem ser transcritas em arquivos distintos para cada fornecedor, nomeados de acordo e anexados à pasta digital do processo. Ao optar por este formato, é necessário informar no Relatório de Pesquisa de Preço que os fornecedores que foram consultados por ligações telefônicas e que as respectivas transcrições das informações estão anexadas na pasta digital, devidamente nomeadas para facilitar sua identificação.
- Razão Social do fornecedor;
- CNPJ;
- Endereço completo da empresa (também disponível no site da Receita Federal);
- Quando (data e hora) as ligações foram feitas;
- Nome completo de quem repassou as informações à consulta feita pelo(a) servidor(a) da UFSC
- Contato da empresa (telefone e responsável);
- Validade da proposta;
- Características dos itens cotados (nome, especificação técnica, unidade de medida etc.);
- Frete pago (CIF);
- Dados bancários do fornecedor (ao menos do que apresentou a menor proposta);
- Confirmação de que o fornecedor aceita pagamento por empenho ou similar.
Disponibilizamos um Formulário de pedido de orçamento que pode facilitar a obtenção de preços juntamente ao fornecedor.
Pontos importantes
Todos os orçamentos devem ser anexados na pasta digital do processo nomeados por item ou por fornecedor e seus valores devem ser inseridos no Mapa Comparativo de Preços.
Portanto:
a) não serão permitidos preços inseridos apenas no Mapa Comparativo cujos orçamentos não estejam anexados ao processo;
b) não serão considerados orçamentos anexados ao processo cujos valores não estejam inseridos no Mapa Comparativo;
c) não devem ser anexados orçamentos, ou quaisquer outros documentos, que não sejam pertinentes aos itens que estão sendo solicitados na compra.
Frete
O frete é sempre por conta do fornecedor (Frete pago - CIF)!
- Orçamentos solicitados por e-mail, presencialmente ou por telefone:
- O orçamento deve conter a informação explícita de Frete pago - CIF.
Instalação
Caso o detalhamento do item informe que a instalação está prevista, ela também deverá constar no orçamento como por conta do fornecedor.