Procedimentos prévios à licitação

Acesso às planilhas online (Google Drive)Responsável pelo setorFérias e ausências

Para autorização do acesso restrito e exclusivo às abas e colunas específicas para registro das sugestões e demandas de cada Unidade, serão necessários dois e-mails:

• e-mail setorial (@contato.ufsc.br) para as comunicações; e
• e-mail setorial Google para acesso às planilhas de inserção de demandas e de sugestões de itens.
  • caso haja diversos requerentes internos na Unidade, o DCOM tem disponível uma planilha para organizar as demandas setoriais.
  • para autorizar outros e-mails para sugestões, o DCOM cadastrará um Google Groups para ser gerenciado pela Unidade.

Faça cadastramento ou atualização dos e-mails, além da solicitação da planilha setorial ou do grupo para sugestões, via Portal de Atendimento Institucional do DCOM:

Portal de Atendimento Institucional

Mantenha sempre atualizados os dados do servidor responsável pelas compras do Setor.

Este passo é essencial, pois os pedidos gerados são encaminhados diretamente à fila de trabalho "Rever pedido" do servidor responsável.

Assim, evitam-se transtornos caso os pedidos fiquem inacessíveis nas filas inadequadas.

A atualização do responsável pelo Setor é feita por meio do Portal de Atendimento Institucional do DCOM:

Portal de Atendimento Institucional

Nas férias e demais ausências do responsável pelas compras do Setor, além da orientação para o acesso às contas de e-mail compartilhadas, sugerimos que seja compartilhada a fila de trabalho com o servidor que ficará responsável temporariamente.

Desta forma, evitam-se transtornos caso os pedidos fiquem inacessíveis nas filas de servidores ausentes.

Isto pode ser feito por meio do Módulo WFLOW do Sistema Solar, conforme abaixo:

Compartilhamento da fila de trabalho

O sistema SCL mostrará somente os pedidos e processos relacionados às compras, podendo ser compartilhado sem demais problemas com os colegas do Setor.

Os processos administrativos (SPA) encaminhados à fila pessoal do servidor não ficarão disponíveis, mantendo-se a sua privacidade.

Quem consegue visualizar e editar o pedido de compra gerado pela CAPL/DCOM?

Cada Unidade requerente que deseja inserir as suas demandas nas Listas Fechada e Aberta, deve ter um CPF de um servidor cadastrado com a CAPL para receber os pedidos de compra. Como só é possível cadastrar um único CPF por Unidade, é necessário que o servidor cadastrado permita o acesso à sua Fila de Trabalho para os demais servidores do setor que poderão auxiliar na realização da pesquisa de preços e encaminhamento do pedido de compra.

ATENÇÃO: Apenas pela Fila de Trabalho do servidor com o CPF cadastrado é que será possível visualizar o pedido de compra gerado pela CAPL.

Para permitir o acesso à Fila de Trabalho:

• Acessar o Solar, no módulo WFLOW;
• Ir em Configurações > Permitir Acesso a minha Fila de Trabalho;
• Escolher o Sistema SCL - Sistema de Compras e Licitações;
• Clicar em 'Adicionar' e inserir o CPF ou o nome do servidor que terá a permissão e clicar em 'procurar';
• Assinalar o servidor e clicar em 'Selecionar' e depois 'Salvar'.

Para acessar a Fila de Trabalho de outro servidor:

• Acessar o Solar e, na barra lateral esquerda, no canto inferior da tela, clicar em Fila de Trabalho;
• Clicar na seta ao lado do seu nome e escolher o nome do servidor do qual pretende acessar a Fila de Trabalho.

Ao permitir o acesso à sua Fila de Trabalho, o outro servidor poderá visualizar todos os pedidos e processos como se estivesse visualizando a sua própria Fila de Trabalho, conseguindo receber, editar e encaminhar quaisquer pedidos ou processos. Todas as tramitações serão realizadas em nome do servidor que estiver realizando o encaminhamento.

DICA! Dar acesso à sua Fila de Trabalho para outros servidores evita que os processos fiquem parados enquanto você estiver de férias, pois qualquer outro servidor com permissão poderá tramitar tudo o que for necessário, sem precisar esperar pelo seu retorno às atividades!