Termo de Referência

Definição

O Termo de Referência (TR) é a condensação de informações levantadas em torno de um dado objeto que – traduzido num documento – servirá de fonte para guiar a aquisição via processo licitatório. É elaborado na fase interna pelo setor requisitante em conjunto com a área de compras, preferencialmente por técnico com qualificação profissional pertinente às especificações do objeto. A Elaboração do Termo de Referência é obrigatória em processos licitatórios.

Finalidades do Termo de Referência

Consolidar as informações obtidas através de vários levantamentos; Orientar e direcionar o andamento do certame e a fase contratual; Fornecer informações que vão subsidiar as propostas dos fornecedores; Fornecer informações úteis à Comissão de licitações ou Pregoeiro.

Procedimentos

O que é passível de ajuste nesta etapa? o Ajustes nos documentos para aceitação e habilitação técnica; o Definição de solicitações de amostra; o Redefinição dos prazos de entrega; o Estabelecimento de garantias e obrigações da contratada. o Alteração do número do CATMAT. De acordo com o OFÍCIO CIRCULAR Nº 10/2020/DCOM/PROAD, nesta etapa NÃO são possíveis ajustes na especificação, quantidade, unidade de medida dos itens, inclusão de itens, e alterações nos orçamentos. Caso seja necessário o ajuste fora desta regra, o item em questão será excluído, de modo a não prejudicar o andamento do processo como um todo. O DCOM preparou um vídeo especial para auxiliar as Equipes de Apoio nesta etapa: https://www.youtube.com/watch?v=ThYCo0mZXJA

Observações importantes

Atenção aos prazos do Calendário de Compras e cumprimento dos prazos legais para eventuais ajustes; Atenção ao prazo estabelecido para a leitura do Termo de Referência para ajustes e para o “Ciente”; Todos os membros, considerando titulares e suplentes, devem responder ao e-mail enviado pela CAEX com o “Ciente”.

Documentos passíveis de exigência aos fornecedores em cada etapa da licitação

O processo licitatório se divide em várias etapas, dentre elas as fases de aceitação, de habilitação e de execução. Cada uma dessas etapas possui suas próprias características, nas quais relacionam-se documentos e exigências distintos, que podem ser solicitados aos fornecedores conforme o caso e necessidade. Em todos o casos, é necessário motivar e justificar tais exigências. Para melhor entender cada uma dessas fases, observe o quadro a seguir:

Fase	Aceitação	Habilitação	Execução
O que acontece	Nesta fase, o Pregoeiro, com o auxílio da Equipe de Apoio, analisa as propostas apresentadas pelas empresas concorrentes e aceita conforme o critério de julgamento definido no Edital (normalmente menor preço), desde que atendam tecnicamente a todos os pontos estabelecidos no Edital e no Termo de Referência.	Uma vez aceita a proposta, o fornecedor deverá apresentar uma série de documentos exigidos em Edital, para averiguação pelo Pregoeiro. Caso a documentação esteja de acordo, o fornecedor com a melhor proposta é habilitado e o preço de sua proposta passa a ser o que comporá a futura Ata de Registro de Preços.	Após a finalização do pregão, o processo estará apto para emissão das notas de empenho, normalmente a partir da Ata de Registros de Preços (no caso de material). Inicia-se a execução contratual, com compromissos definidos tanto para a UFSC quanto para o fornecedor. Para que a execução da contratação seja considerada como concluída, o fornecedor deverá cumprir com todas as obrigações previstas no Edital, destacando-se aquelas dispostas no Termo de Referência (Anexo I).
Tipo de documentos	Documentos referentes às características técnicas dos itens	Documentos referentes à capacidade técnica e atendimento à legislação por parte do fornecedor	Documentos e comprovações referentes às obrigações da contratada durante a fase de execução do contrato
O que pode ser exigido	Comprovações, laudos e certificados que comprovem o atendimento técnico da proposta ao exigido no Edital.	Certidões, declarações e demais documentos relativos à capacidade e regularidade técnica, fiscal e legal do fornecedor. Em regra, não deve haver exigências de habilitação além daquelas previstas em lei. Tal disposição, entretanto, não se aplica aos casos em que a exigência é inerente à comercialização do produto.	Documentos comprobatórios e obrigações, conforme previsto no Anexo I do Edital. A conferência do cumprimento destas obrigações deve ser feita pela Unidade recebedora dos materiais e/ou pelo Fiscal do contrato.
Exemplos	Certificados ABNT, INMETRO, CERFLOR, FSC, RENASEM, RECSEM, dentre outros Relatório Técnico do produto – RTPI Laudos de conformidade Licença de Operação Ambiental Indicação de eficiência energética Atendimento a ISO (mediante justificativa técnica) Documentação comprovando o Registro de Rótulo do produto junto ao DIPOA ou CIDASC Documentação comprovando o Título de Registro do SIF, SIE ou SISBI do fabricante Declaração de Visita Técnica	Atestado de capacidade técnica Declaração de Disponibilidade do fornecedor, que comprove que a licitante possui em seu quadro ou que contratará profissional Engenheiro Mecânico ou Técnico em Refrigeração e Ar Condicionado, para exercer a função de Responsável Técnico Demais documentações que serão exigidas pelo Departamento de Licitações (DPL/PROAD) por exigência legal e que versam sobre a regularidade fiscal, social e trabalhista do fornecedor	Disposições sobre instalação, montagem, treinamento, assistência técnica e garantia Possuir equipamentos para facilitar o transporte e manuseio dos malotes no parque gráfico e no carregamento do caminhão (no caso dos cadernos de prova de vestibular e concurso) Licenças e certificados relativos a produtos químicos controlados Regras relativas a abastecimento de gases Exigências relativas a regime de comodato Procedimentos para Logística Reversa Licenças sanitárias para caminhões frigoríficos (no caso de entregas de alimentos perecíveis)

Equipe de Apoio

A equipe de apoio é um grupo de pessoas detentoras de conhecimento técnico sobre o objeto licitado, à qual cabe, dentre outras atribuições, auxiliar o pregoeiro em todas as fases do processo licitatório. Essa equipe tem papel fundamental de análise e sugestão, visando à aquisição de materiais de qualidade. Entretanto, cabe lembrar que ela não possui atribuições que importem em julgamento ou deliberação, sendo tais atos de responsabilidade exclusiva do pregoeiro. Nada impede, porém, que a seus membros se impute a responsabilidade de realizar o exame de propostas quanto aos aspectos formais, sugerindo a classificação ou a desclassificação, realizando a análise dos documentos à luz do que preceituar o edital e emitindo parecer destinado a subsidiar a decisão a ser adotada pelo pregoeiro.

Atribuições da Equipe de Apoio:

• O recebimento das propostas e lances; • A análise de sua aceitabilidade e sua classificação; • A habilitação e a adjudicação do objeto do certame ao licitante vencedor.

No Decreto nº 10.024, de 20 de setembro de 2019, art. 18, ressalta-se que “caberá à equipe de apoio auxiliar o pregoeiro nas etapas do processo licitatório”. São atribuições da equipe de apoio:

Acompanhar e analisar as especificações, detalhamentos e quantitativos de cada item constante no pedido de compra a ser enviado, bem como no seu Mapa Comparativo de Preços, inclusive no que diz respeito à correspondência dos valores estimados em relação àqueles efetivamente praticados no mercado;

Preencher devidamente e assinar o formulário de Equipe de Apoio, a ser anexado ao pedido de compra;

Manter suas informações de contato atualizadas e checar seu e-mail diariamente;

Analisar as especificações de cada item do edital, assegurando a inexistência de direcionamento a uma determinada marca e/ou fornecedor e retirando exigências desnecessárias que frustrem o caráter competitivo do certame;

Assinar a declaração de que não há direcionamento nas descrições dos itens (presente no formulário de indicação da Equipe de Apoio);

Responder eventuais pedidos de esclarecimentos, impugnações e recursos dentro do prazo informado pelo pregoeiro;

Comparecer à abertura da licitação, em data a ser combinada com o pregoeiro;

Analisar as especificações do produto/material/serviço cotado pela empresa classificada em primeiro lugar, confrontando-as com todas as exigências solicitadas no edital;

Sendo o caso, receber amostras solicitadas, procedendo aos testes considerados necessários e emitindo parecer sobre sua aceitabilidade;

Sendo o caso, analisar documentos de habilitação técnica, decidindo pela conformidade, ou não, com o requerido no edital;

Revisar os códigos CATMAT dos itens.

Segundo a Lei nº 10.520, de 17 de julho de 2002, a equipe de apoio será nomeada pela autoridade competente ainda na fase preparatória da licitação, devendo ser composta, em sua maioria, por servidores públicos integrantes do quadro permanente da entidade licitadora.

A equipe de apoio normalmente é composta por servidores que tenham instruído a solicitação de compra, vinculados àquela Unidade e que tenham conhecimentos e capacidade de avaliação quanto ao material solicitado. A indicação de membros para compor a equipe deverá ser feita por meio do formulário de equipe de apoio. Nesse formulário, que pode ser obtido em <http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/>, deverão constar as seguintes informações: nome, lotação, CPF, SIAPE, ramal, e-mail e as devidas assinaturas dos membros.

Conforme Acórdão 4696/2018, membros de comissão de licitação não devem ser responsabilizados por sobrepreço ou superfaturamento decorrente de orçamento estimativo com preços acima de mercado, salvo se houver prova de que tenham participado da elaboração do orçamento

Agrupamento de itens em lotes

Licitação em lotes ou grupos, deve ser vista com cautela pelo agente público, porque pode afastar licitantes que não possam habilitar-se a fornecer a totalidade dos itens especificados nos lotes ou grupos, com prejuízo para a Administração.

Contudo, em alguns casos o agrupamento em lotes pode ser necessário para o atendimento da necessidade da Administração. Os itens agrupados em lotes possibilitam que uma única empresa seja contratada, propiciando a padronização, interoperabilidade e compatibilidade, bem como o melhor gerenciamento dos contratos. Ele não pode inviabilizar a participação da maior gama de fornecedores possível. Apesar da possibilidade, a decisão de agrupar os itens em lote deve ser bem analisada e fundamentada, a fim de evitar que o processo licitatório seja impugnado por vícios ou irregularidades, conforme entendimento do Tribunal de Contas da União no Informativo nº 143/2013: "A adoção do critério de julgamento de menor preço por lote somente deve ser adotado quando for demonstrada inviabilidade de promover a adjudicação por item e evidenciadas fortes razões que demonstrem ser esse o critério que conduzirá a contratações economicamente mais vantajosas".

Não será justificável o agrupamento de materiais em lotes a menos que, no momento da aquisição, ela ocorra em lote, ainda que haja o entendimento de que o agrupamento poderia gerar economia de escala no lote como um todo. Ou seja, cada compra (geração de empenhos) deverá obrigatoriamente conter todos os itens do lote, em quantitativos proporcionais. Dessa forma, o Documento de Formalização da Demanda deverá conter justificativa fundamentada (explicando a devida necessidade de compatibilidade ou interoperabilidade) e declaração de que a compra (empenho) será futuramente realizada em lote. Veja o trecho do Acórdão 1347/2018 40. Desse modo, conforme já abordado neste voto e bem resumido na orientação da Seges/MP, no âmbito das licitações realizadas sob a modelagem de aquisição por preço global de grupo de itens, somente serão admitidas as seguintes circunstâncias: 1) aquisição da totalidade dos itens de grupo, respeitadas as proporções de quantitativos definidos no certame; ou 2) aquisição de item isolado para o qual o preço unitário adjudicado ao vencedor seja o menor preço válido ofertado para o mesmo item na fase de lances. Sem embargos, constitui irregularidade a aquisição de item de grupo adjudicado por preço global, de forma isolada, quando o preço unitário adjudicado ao vencedor do grupo não for o menor lance válido ofertado na disputa relativo ao item.

Leia o artigo "Registro de preços: O entendimento do TCU sobre aquisição isolada de itens licitados por lote" do Blog da Zênite

Solicitação de amostra

A regra, a priori, é não solicitar amostra. Esta solicitação gera custos adicionais ao fornecedor e torna o pregão moroso, atrasando os processos de compras que inclui, em grande parte, itens compartilhados e de outras unidades requisitantes.

Caso haja real necessidade, sendo a amostra estritamente necessária para comprovação de que o item a ser adquirido atende às necessidades da Administração, a exigência desta deverá ser aprovada, ainda na fase de instrução processual, pela direção do DCOM, em conjunto com a direção do DPL. A Coordenadoria de Acompanhamento e Execução de Compras (CAEX), responsável pelo Termo de Referência (TR), deverá solicitar autorização ao DPL para inserção da solicitação da amostra no TR. Nesse caso, para a análise da viabilidade desta solicitação, o requerente deverá enviar e-mail para caex@contato.ufsc.br, com cópia para capl@contato.ufsc.br e para dcom@contato.ufsc.br, informando, além do Item em questão, os seguintes pontos descritos a seguir:

Critérios objetivos para avaliação da amostra e a forma de avaliação;

Responsável pela avaliação/emissão do parecer e substituto formal, caso a amostra necessite de avaliação em período de ausência do titular;

Data e local onde será realizada a avaliação (deverá ser informado para que os fornecedores interessados possam comparecer).

OBS: O prazo máximo de avaliação será de 5 dias úteis. Nesse sentido, é importante se programar para não ultrapassar os prazos estipulados para a inserção das demandas nas listas abertas e fechadas da etapa de compras correspondente.