Peculiaridades
Alguns itens possuem características específicas que demandam maior atenção, especialmente na elaboração do Termo de Referência e na aceitação e habilitação das propostas.
Por isso, esses itens devem ser analisados com cautela e destacados em algumas etapas do processo.
Verifique abaixo as orientações para cada tipo de peculiaridade:
Se o item com peculiaridade não estiver sinalizado na LISTA FINAL (coluna H), comunique a CAPL/DCOM através do e-mail capl@contato.ufsc.br
- Característica:
- Determinados itens podem prever personalização (como inserção de logotipos, siglas, cores etc.).
- Justificativa:
- Informe os motivos pelos quais o item deve ser personalizado, uma vez que esses itens costumam ser mais onerosos do que itens comuns
- Demonstre que o item sem personalização não atende à necessidade da aquisição
- Procedimentos:
- Preencha o documento Itens com peculiaridades
- Relacione todos os itens deste processo que terão algum tipo de personalização
- Acrescente as informações acerca da personalização
- Exemplo: caso seja uma camiseta personalizada com um logotipo, deve-se encaminhar junto ao item (no pedido) informações como o logotipo a ser utilizado, quais as dimensões a serem aplicadas e a localização na vestimenta
- Indique a página do pedido onde encontram-se as características para a personalização (arte, modelo, informações técnicas etc.)
- Anexe o documento assinado no pedido/SD
- Característica:
- Alguns itens são complementares ou obrigatoriamente precisam ser compatíveis para o atendimento da necessidade da Administração
- Neste caso, precisariam ser fornecidos pela mesma empresa, motivo pelo qual é necessário o agrupamento de tais item em um lote
- Os itens agrupados em lotes possibilitam que uma única empresa seja contratada, propiciando a padronização, interoperabilidade e compatibilidade, bem como o melhor gerenciamento dos contratos
- Justificativa:
- Licitação em lotes ou grupos deve ser vista com cautela pelo agente público, porque pode afastar licitantes que não possam habilitar-se a fornecer a totalidade dos itens especificados nos lotes ou grupos, com prejuízo para a Administração
- O agrupamento não pode inviabilizar a participação da maior gama de fornecedores possível
- A decisão de agrupar os itens em lote deve ser bem analisada e fundamentada, a fim de evitar que o processo licitatório seja impugnado por vícios ou irregularidades, conforme entendimento do Tribunal de Contas da União no Informativo nº 143/2013: "A adoção do critério de julgamento de menor preço por lote somente deve ser adotado quando for demonstrada inviabilidade de promover a adjudicação por item e evidenciadas fortes razões que demonstrem ser esse o critério que conduzirá a contratações economicamente mais vantajosas".
Veja o trecho do Acórdão 1347/2018
- Procedimentos:
- Preencha o documento Itens com peculiaridades
- Relacione os itens, demonstrando a inviabilidade de se promover a adjudicação por item e evidenciando a vantagem técnica e econômica do agrupamento;
- Em caso positivo, anexar planilha informando número e descrição dos itens agrupados (para posteriores empenhos em lote);
- E-mail de contato (que não seja de uso exclusivo de um único servidor do setor).
- Anexe o documento assinado no pedido/SD
Trata-se da necessidade de solicitar aos competidores amostras do material a ser adquirido. Pedidos de amostra devem ser solicitados e autorizados previamente pela Direção do DCOM. Verifique mais informações aqui
Caso haja real necessidade, sendo a amostra estritamente necessária para comprovação de que o item a ser adquirido atende às necessidades da Administração, a exigência desta deverá ser aprovada, ainda na fase de instrução processual, pela direção do DCOM, em conjunto com a direção do DPL. A Coordenadoria de Acompanhamento e Execução de Compras (CAEX), responsável pelo Termo de Referência (TR), deverá solicitar autorização ao DPL para inserção da solicitação da amostra no TR. Nesse caso, para a análise da viabilidade desta solicitação, o requerente deverá enviar e-mail para caex@contato.ufsc.br, com cópia para capl@contato.ufsc.br e para dcom@contato.ufsc.br, informando, além do Item em questão, os seguintes pontos descritos a seguir:
Critérios objetivos para avaliação da amostra e a forma de avaliação;
Responsável pela avaliação/emissão do parecer e substituto formal, caso a amostra necessite de avaliação em período de ausência do titular;
Data e local onde será realizada a avaliação (deverá ser informado para que os fornecedores interessados possam comparecer).
OBS: O prazo máximo de avaliação será de 5 dias úteis. Nesse sentido, é importante se programar para não ultrapassar os prazos estipulados para a inserção das demandas nas listas abertas e fechadas da etapa de compras correspondente.
Alguns materiais (por exemplo, móveis sob medida) são exclusivos e precisam ser projetados especialmente para atender a demanda da Unidade requerente. Para estes itens, é necessária a elaboração de um projeto básico,
Fabricação sob medida: Projeto básico. Exemplo: caso seja um móvel sob medida, é necessário um projeto contendo características mínimas que garantam tanto a qualidade quanto a correta orçamentação, tais como: dimensões totais, materiais que compõem o item, características gerais do item, critérios para instalação e demais informações que sejam importantes para garantir a qualidade do item e da precificação).
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Certos itens necessitam de garantia ou prazo de entrega diferenciado, ou são compartilhados com outro órgão, ou então são de ampla concorrência ou ME/EPP (mediante justificativa técnica) etc. Estes são apenas alguns exemplos de peculiaridades não tão recorrentes, mas podem haver outras tantas, a depender do item.
Algumas das peculiaridades podem estar atreladas a uma fase específica do pregão, especialmente no que diz respeito a documentações comprobatórias sobre as características técnicas do item (aceitação), sobre capacidade técnica e regularidade técnica, fiscal e legal do fornecedor (habilitação) e determinadas exigências e obrigações da contratada (execução). Para saber mais sobre essas fases, leia o tópico Documentos a serem exigidos em cada etapa da licitação.
Documentos passíveis de exigência aos fornecedores
O processo licitatório se divide em várias etapas, dentre elas as fases de aceitação, de habilitação e de execução. Cada uma dessas etapas possui suas próprias características, nas quais relacionam-se documentos e exigências distintos, que podem ser solicitados aos fornecedores conforme o caso e necessidade. Em todos o casos, é necessário motivar e justificar tais exigências. Para melhor entender cada uma dessas fases, observe o quadro a seguir:
Fase | Aceitação | Habilitação | Execução |
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O que acontece | Nesta fase, o Pregoeiro, com o auxílio da Equipe de Apoio, analisa as propostas apresentadas pelas empresas concorrentes e aceita conforme o critério de julgamento definido no Edital (normalmente menor preço), desde que atendam tecnicamente a todos os pontos estabelecidos no Edital e no Termo de Referência. | Uma vez aceita a proposta, o fornecedor deverá apresentar uma série de documentos exigidos em Edital, para averiguação pelo Pregoeiro. Caso a documentação esteja de acordo, o fornecedor com a melhor proposta é habilitado e o preço de sua proposta passa a ser o que comporá a futura Ata de Registro de Preços. | Após a finalização do pregão, o processo estará apto para emissão das notas de empenho, normalmente a partir da Ata de Registros de Preços (no caso de material). Inicia-se a execução contratual, com compromissos definidos tanto para a UFSC quanto para o fornecedor. Para que a execução da contratação seja considerada como concluída, o fornecedor deverá cumprir com todas as obrigações previstas no Edital, destacando-se aquelas dispostas no Termo de Referência (Anexo I). |
Tipo de documentos | Documentos referentes às características técnicas dos itens | Documentos referentes à capacidade técnica e atendimento à legislação por parte do fornecedor | Documentos e comprovações referentes às obrigações da contratada durante a fase de execução do contrato |
O que pode ser exigido | Comprovações, laudos e certificados que comprovem o atendimento técnico da proposta ao exigido no Edital. | Certidões, declarações e demais documentos relativos à capacidade e regularidade técnica, fiscal e legal do fornecedor. Em regra, não deve haver exigências de habilitação além daquelas previstas em lei. Tal disposição, entretanto, não se aplica aos casos em que a exigência é inerente à comercialização do produto[1]. | Documentos comprobatórios e obrigações, conforme previsto no Anexo I do Edital. A conferência do cumprimento destas obrigações deve ser feita pela Unidade recebedora dos materiais e/ou pelo Fiscal do contrato. |
Exemplos |
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É muito importante que seja avaliada a pertinência da exigência dos documentos ou obrigações. Cada exigência traz um impacto à etapa envolvida, um tempo a mais que será necessário para analisar a documentação, podendo atrasar o processo como um todo ou o procedimento de recebimento. Reflita: essa exigência realmente garantirá a qualidade do material? Não pode simplesmente constar na própria especificação? Sendo realmente necessária, resolve ser exigida no momento da aceitação ou habilitação (durante o pregão), ou não é mais pertinente que seja exigida durante a execução contratual, conforme as aquisições são realizadas?
Ex.: define-se que é necessário exigir a licença do caminhão frigorífico que transportará alimentos perecíveis. Esta licença possui validade e é específica para um determinado veículo e, se for exigida no momento do pregão, além de ser irrazoável, não haverá a necessária fiscalização durante as entregas. Assim, nada impede que seja apresentada a licença durante o pregão e sejam utilizados outros veículos não licenciados para as entregas, durante a execução. Neste caso, o correto seria exigir esta licença como obrigação da contratada (etapa de execução contratual), de forma que o fornecedor terá o compromisso de manter os veículos utilizados para o transporte devidamente licenciados durante a vigência do contrato.
Referências