Peculiaridades

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Alguns itens possuem características específicas que demandam maior atenção, especialmente na elaboração do Termo de Referência e na aceitação e habilitação das propostas.

Por isso, esses itens devem ser analisados com cautela e destacados em algumas etapas do processo.

Verifique abaixo as orientações para cada tipo de peculiaridade:

Se o item com peculiaridade não estiver sinalizado na LISTA FINAL (coluna H), comunique a CAPL/DCOM através do e-mail capl@contato.ufsc.br

  • Característica:
    • Determinados itens podem prever personalização (como inserção de logotipos, siglas, cores etc.).
  • Justificativa:
    • Informe os motivos pelos quais o item deve ser personalizado, uma vez que esses itens costumam ser mais onerosos do que itens comuns
    • Demonstre que o item sem personalização não atende à necessidade da aquisição
  • Procedimentos:
    • Preencha o documento Itens com peculiaridades
    • Relacione todos os itens deste processo que terão algum tipo de personalização
    • Acrescente as informações acerca da personalização
      • Exemplo: caso seja uma camiseta personalizada com um logotipo, deve-se encaminhar junto ao item (no pedido) informações como o logotipo a ser utilizado, quais as dimensões a serem aplicadas e a localização na vestimenta
    • Indique a página do pedido onde encontram-se as características para a personalização (arte, modelo, informações técnicas etc.)
    • Anexe o documento assinado no pedido/SD
  • Característica:
    • Alguns itens são complementares ou obrigatoriamente precisam ser compatíveis para o atendimento da necessidade da Administração
    • Neste caso, é necessário o seu agrupamento em um lote
    • Assim, possibilitam que uma única empresa seja contratada, propiciando a padronização, interoperabilidade e compatibilidade, bem como o melhor gerenciamento dos contratos
  • Justificativa:
    • Licitação em lotes ou grupos deve ser vista com cautela pelo agente público, porque pode afastar licitantes que não possam habilitar-se a fornecer a totalidade dos itens especificados nos lotes ou grupos, com prejuízo para a Administração
    • O agrupamento não pode inviabilizar a participação da maior gama possível de fornecedores
    • Demonstre a inviabilidade
  • Procedimentos:
    • Preencha o documento Itens com peculiaridades
    • Relacione os itens, demonstrando a inviabilidade de se promover a adjudicação por item e evidenciando a vantagem técnica e econômica do agrupamento
    • Em caso positivo, anexar planilha informando número e descrição dos itens agrupados (para posteriores empenhos em lote)
    • E-mail de contato (que não seja de uso exclusivo de um único servidor do setor)
    • Anexe o documento assinado no pedido/SD
  • Justificativa:
    • A regra, em princípio, é não solicitar amostra
    • Esta solicitação restringe a competição e gera morosidade e custos adicionais ao fornecedor e ao pregão
    • A solicitação de amostra não substitui o cuidado com a correta especificação do material, na qual os licitantes basearão suas propostas e à qual o fornecedor deverá obedecer no momento da entrega
    • A solicitação de amostra deve ser considerada justificada tecnicamente e será utilizada apenas quando não houver outros meios de comprovação de que o item a ser adquirido atende às necessidades da Administração
    • Além da justificativa, é necessário também informar:
      • critérios objetivos para avaliação da amostra e a forma de avaliação
      • responsável pela avaliação/emissão do parecer e substituto formal, caso a amostra necessite de avaliação em período de ausência do titular
      • data e local onde será realizada a avaliação (deverá ser informado para que os fornecedores interessados possam comparecer)
  • Procedimentos:
    • Pedidos de amostra devem ser solicitados previamente ao início da Etapa do Calendário ou do envio da documentação para análise
    • Encaminhe as justificativas e demais informações para o e-mail direcao.dcom@contato.ufsc.br
    • A solicitação será analisada pela Direção do DCOM, em conjunto com a CAPL e CAEX, e também com a Direção do DPL
    • Aguarde o retorno da solicitação para continuar o processo

Alguns materiais (por exemplo, móveis sob medida) são exclusivos e precisam ser projetados especialmente para atender a demanda da Unidade requerente. Para estes itens, é necessária a elaboração de um projeto básico,

Fabricação sob medida: Projeto básico. Exemplo: caso seja um móvel sob medida, é necessário um projeto contendo características mínimas que garantam tanto a qualidade quanto a correta orçamentação, tais como: dimensões totais, materiais que compõem o item, características gerais do item, critérios para instalação e demais informações que sejam importantes para garantir a qualidade do item e da precificação).

Certos itens possuem critérios especiais de aceitação e habilitação da proposta, como a exigência de laudos, atendimento a normas técnicas entre outros

Documentos passíveis de exigência aos fornecedores

O processo licitatório se divide em várias etapas, dentre elas as fases de aceitação, de habilitação e de execução. Cada uma dessas etapas possui suas próprias características, nas quais relacionam-se documentos e exigências distintos, que podem ser solicitados aos fornecedores conforme o caso e necessidade. Em todos o casos, é necessário motivar e justificar tais exigências. Para melhor entender cada uma dessas fases, observe o quadro a seguir:

Fase Aceitação Habilitação Execução
O que acontece Nesta fase, o Pregoeiro, com o auxílio da Equipe de Apoio, analisa as propostas apresentadas pelas empresas concorrentes e aceita conforme o critério de julgamento definido no Edital (normalmente menor preço), desde que atendam tecnicamente a todos os pontos estabelecidos no Edital e no Termo de Referência. Uma vez aceita a proposta, o fornecedor deverá apresentar uma série de documentos exigidos em Edital, para averiguação pelo Pregoeiro. Caso a documentação esteja de acordo, o fornecedor com a melhor proposta é habilitado e o preço de sua proposta passa a ser o que comporá a futura Ata de Registro de Preços. Após a finalização do pregão, o processo estará apto para emissão das notas de empenho, normalmente a partir da Ata de Registros de Preços (no caso de material). Inicia-se a execução contratual, com compromissos definidos tanto para a UFSC quanto para o fornecedor. Para que a execução da contratação seja considerada como concluída, o fornecedor deverá cumprir com todas as obrigações previstas no Edital, destacando-se aquelas dispostas no Termo de Referência (Anexo I). 
Tipo de documentos Documentos referentes às características técnicas dos itens Documentos referentes à capacidade técnica e atendimento à legislação por parte do fornecedor Documentos e comprovações referentes às obrigações da contratada durante a fase de execução do contrato
O que pode ser exigido Comprovações, laudos e certificados que comprovem o atendimento técnico da proposta ao exigido no Edital. Certidões, declarações e demais documentos relativos à capacidade e regularidade técnica, fiscal e legal do fornecedor. Em regra, não deve haver exigências de habilitação além daquelas previstas em lei. Tal disposição, entretanto, não se aplica aos casos em que a exigência é inerente à comercialização do produto[2]. Documentos comprobatórios e obrigações, conforme previsto no Anexo I do Edital. A conferência do cumprimento destas obrigações deve ser feita pela Unidade recebedora dos materiais e/ou pelo Fiscal do contrato.
Exemplos
  • Certificados ABNT, INMETRO, CERFLOR, FSC, RENASEM, RECSEM, dentre outros
  • Relatório Técnico do produto – RTPI
  • Laudos de conformidade
  • Licença de Operação Ambiental
  • Indicação de eficiência energética
  • Atendimento a ISO (mediante justificativa técnica)
  • Documentação comprovando o Registro de Rótulo do produto junto ao DIPOA ou CIDASC
  • Documentação comprovando o Título de Registro do SIF, SIE ou SISBI do fabricante
  • Declaração de Visita Técnica
  • Atestado de capacidade técnica
  • Declaração de Disponibilidade do fornecedor, que comprove que a licitante possui em seu quadro ou que contratará profissional Engenheiro Mecânico ou Técnico em Refrigeração e Ar Condicionado, para exercer a função de Responsável Técnico
  • Demais documentações que serão exigidas pelo Departamento de Licitações (DPL/PROAD) por exigência legal e que versam sobre a regularidade fiscal, social e trabalhista do fornecedor
  • Disposições sobre instalação, montagem, treinamento, assistência técnica e garantia
  • Possuir equipamentos para facilitar o transporte e manuseio dos malotes no parque gráfico e no carregamento do caminhão (no caso dos cadernos de prova de vestibular e concurso)
  • Licenças e certificados relativos a produtos químicos controlados
  • Regras relativas a abastecimento de gases
  • Exigências relativas a regime de comodato
  • Procedimentos para Logística Reversa
  • Licenças sanitárias para caminhões frigoríficos (no caso de entregas de alimentos perecíveis)

É muito importante que seja avaliada a pertinência da exigência dos documentos ou obrigações. Cada exigência traz um impacto à etapa envolvida, um tempo a mais que será necessário para analisar a documentação, podendo atrasar o processo como um todo ou o procedimento de recebimento. Reflita: essa exigência realmente garantirá a qualidade do material? Não pode simplesmente constar na própria especificação? Sendo realmente necessária, resolve ser exigida no momento da aceitação ou habilitação (durante o pregão), ou não é mais pertinente que seja exigida durante a execução contratual, conforme as aquisições são realizadas?

Ex.: define-se que é necessário exigir a licença do caminhão frigorífico que transportará alimentos perecíveis. Esta licença possui validade e é específica para um determinado veículo e, se for exigida no momento do pregão, além de ser irrazoável, não haverá a necessária fiscalização durante as entregas. Assim, nada impede que seja apresentada a licença durante o pregão e sejam utilizados outros veículos não licenciados para as entregas, durante a execução. Neste caso, o correto seria exigir esta licença como obrigação da contratada (etapa de execução contratual), de forma que o fornecedor terá o compromisso de manter os veículos utilizados para o transporte devidamente licenciados durante a vigência do contrato.

Certos itens necessitam de garantia ou prazo de entrega diferenciado, ou são compartilhados com outro órgão, ou então são de ampla concorrência ou ME/EPP (mediante justificativa técnica) etc. Estes são apenas alguns exemplos de peculiaridades não tão recorrentes, mas podem haver outras tantas, a depender do item.

Algumas das peculiaridades podem estar atreladas a uma fase específica do pregão, especialmente no que diz respeito a documentações comprobatórias sobre as características técnicas do item (aceitação), sobre capacidade técnica e regularidade técnica, fiscal e legal do fornecedor (habilitação) e determinadas exigências e obrigações da contratada (execução). Para saber mais sobre essas fases, leia o tópico Documentos a serem exigidos em cada etapa da licitação.

Referências

  1. Ir para: a b Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021
  2. [1] Acórdão nº 2349/2021 - TCU - Plenário