Peculiaridades

Alguns itens possuem características específicas que demandam maior atenção, especialmente na elaboração do Termo de Referência e na aceitação e habilitação das propostas.

Por isso, esses itens devem ser analisados com cautela e destacados em algumas etapas do processo.

Verifique abaixo as orientações para cada tipo de peculiaridade:

Se o item com peculiaridade não estiver sinalizado na LISTA FINAL (coluna H), comunique a CAPL/DCOM através do e-mail capl@contato.ufsc.br

Personalização de itensAgrupamento em lotesSolicitação de amostraFabricação sob medidaHabilitação e aceitaçãoDemais peculiaridades

• Característica:
  • Determinados itens podem prever personalização (como inserção de logotipos, siglas, cores etc.).

• Justificativa:
  • Informe os motivos pelos quais o item deve ser personalizado, uma vez que esses itens costumam ser mais onerosos do que itens comuns
  • Demonstre que o item sem personalização não atende à necessidade da aquisição

• Procedimentos:
  • Preencha o documento Itens com peculiaridades
  • Relacione todos os itens deste processo que terão algum tipo de personalização
  • Acrescente as informações acerca da personalização
    • Exemplo: caso seja uma camiseta personalizada com um logotipo, deve-se encaminhar junto ao item (no pedido) informações como o logotipo a ser utilizado, quais as dimensões a serem aplicadas e a localização na vestimenta
  • Indique a página do pedido onde encontram-se as características para a personalização (arte, modelo, informações técnicas etc.)
  • Anexe o documento assinado no pedido/SD

• Característica:
  • Alguns itens são complementares ou obrigatoriamente precisam ser compatíveis para o atendimento da necessidade da Administração
  • Neste caso, é necessário o seu agrupamento em um lote
  • Assim, possibilitam que uma única empresa seja contratada, propiciando a padronização, interoperabilidade e compatibilidade, bem como o melhor gerenciamento dos contratos

• Justificativa:
  • Licitação em lotes ou grupos deve ser vista com cautela pelo agente público, porque pode afastar licitantes que não possam habilitar-se a fornecer a totalidade dos itens especificados nos lotes ou grupos, com prejuízo para a Administração
  • O agrupamento não pode inviabilizar a participação da maior gama possível de fornecedores
  • Demonstre a inviabilidade

• Procedimentos:
  • Preencha o documento Itens com peculiaridades
  • Relacione os itens, demonstrando a inviabilidade de se promover a adjudicação por item e evidenciando a vantagem técnica e econômica do agrupamento
  • Em caso positivo, anexar planilha informando número e descrição dos itens agrupados (para posteriores empenhos em lote)
  • E-mail de contato (que não seja de uso exclusivo de um único servidor do setor)
  • Anexe o documento assinado no pedido/SD

• Característica:
  • Trata-se da necessidade de solicitar ao licitante provisoriamente vencedor^{Art. 41, § único} amostras"...amostras, exame de conformidade e prova de conceito, entre outros testes de interesse da Administração..."^{Art. 17, § 3º} do material a ser adquirido^{Art. 17, § 3º}

• Justificativa:
  • A regra, em princípio, é não solicitar amostra
  • Esta solicitação restringe a competição^{Cap. 5.4.1.2} e gera morosidade e custos adicionais ao fornecedor e ao pregão
  • A solicitação de amostra não substitui o cuidado com a correta especificação do material, na qual os licitantes basearão suas propostas e à qual o fornecedor deverá obedecer no momento da entrega
  • A solicitação de amostra deve ser considerada justificada tecnicamente e será utilizada apenas quando não houver outros meios de comprovação de que o item a ser adquirido atende às necessidades da Administração^{Cap. 5.4.1.2}
  • Além da justificativa, é necessário também informar:
    • critérios objetivos para avaliação da amostra e a forma de avaliação
    • responsável pela avaliação/emissão do parecer e substituto formal, caso a amostra necessite de avaliação em período de ausência do titular
    • data e local onde será realizada a avaliação (deverá ser informado para que os fornecedores interessados possam comparecer)

• Procedimentos:
  • Pedidos de amostra devem ser solicitados previamente ao início da Etapa do Calendário ou do envio da documentação para análise
  • Encaminhe as justificativas e demais informações para o e-mail direcao.dcom@contato.ufsc.br
  • A solicitação será analisada pela Direção do DCOM, em conjunto com a CAPL e CAEX, e também com a Direção do DPL
  • Aguarde o retorno da solicitação para continuar o processo

• Característica:
  • Alguns materiais (por exemplo, móveis sob medida) são exclusivos e precisam ser projetados especialmente para atender a demanda da Unidade requerente

• Justificativa:
  • A aquisição de material não incluído nas listas padronizadas divulgadas pelo DCOM deve ser justificado
  • Processos de material não padronizado tendem a ser mais complexos e demorados, envolvendo etapas e documentação adicionais
  • Assim, deve ser justificado por que motivo o material padronizado não atende à necessidade da Unidade, informando os itens analisados.

• Procedimentos:
  • Antes do início da Etapa do Calendário ou do envio da documentação para análise, encaminhe as justificativas para o e-mail capl@contato.ufs.cbr
  • Caso aprovada a solicitação de inclusão do item, anexe ao pedido/SD:
    • e-mail de aprovação
    • projeto básico

    Exemplo: caso seja um móvel sob medida, é necessário um projeto contendo características mínimas que garantam tanto a qualidade quanto a correta orçamentação, tais como: dimensões totais, materiais que compõem o item, características gerais do item, critérios para instalação e demais informações que sejam importantes para garantir a qualidade do item e da precificação).

    a elaboração do projeto básico, incluindo os contatos com o setor ou profissional responsável e eventuais pagamentos, é responsabilidade da Unidade requerente

Certos itens possuem critérios especiais de aceitação e habilitação da proposta, como a exigência de laudos, atendimento a normas técnicas entre outros

Documentos passíveis de exigência aos fornecedores

O processo licitatório se divide em várias etapas, dentre elas as fases de aceitação, de habilitação e de execução. Cada uma dessas etapas possui suas próprias características, nas quais relacionam-se documentos e exigências distintos, que podem ser solicitados aos fornecedores conforme o caso e necessidade. Em todos o casos, é necessário motivar e justificar tais exigências. Para melhor entender cada uma dessas fases, observe o quadro a seguir:

Fase	Aceitação	Habilitação	Execução
O que acontece	Nesta fase, o Pregoeiro, com o auxílio da Equipe de Apoio, analisa as propostas apresentadas pelas empresas concorrentes e aceita conforme o critério de julgamento definido no Edital (normalmente menor preço), desde que atendam tecnicamente a todos os pontos estabelecidos no Edital e no Termo de Referência.	Uma vez aceita a proposta, o fornecedor deverá apresentar uma série de documentos exigidos em Edital, para averiguação pelo Pregoeiro. Caso a documentação esteja de acordo, o fornecedor com a melhor proposta é habilitado e o preço de sua proposta passa a ser o que comporá a futura Ata de Registro de Preços.	Após a finalização do pregão, o processo estará apto para emissão das notas de empenho, normalmente a partir da Ata de Registros de Preços (no caso de material). Inicia-se a execução contratual, com compromissos definidos tanto para a UFSC quanto para o fornecedor. Para que a execução da contratação seja considerada como concluída, o fornecedor deverá cumprir com todas as obrigações previstas no Edital, destacando-se aquelas dispostas no Termo de Referência (Anexo I).
Tipo de documentos	Documentos referentes às características técnicas dos itens	Documentos referentes à capacidade técnica e atendimento à legislação por parte do fornecedor	Documentos e comprovações referentes às obrigações da contratada durante a fase de execução do contrato
O que pode ser exigido	Comprovações, laudos e certificados que comprovem o atendimento técnico da proposta ao exigido no Edital.	Certidões, declarações e demais documentos relativos à capacidade e regularidade técnica, fiscal e legal do fornecedor. Em regra, não deve haver exigências de habilitação além daquelas previstas em lei. Tal disposição, entretanto, não se aplica aos casos em que a exigência é inerente à comercialização do produto.	Documentos comprobatórios e obrigações, conforme previsto no Anexo I do Edital. A conferência do cumprimento destas obrigações deve ser feita pela Unidade recebedora dos materiais e/ou pelo Fiscal do contrato.
Exemplos	Certificados ABNT, INMETRO, CERFLOR, FSC, RENASEM, RECSEM, dentre outros Relatório Técnico do produto – RTPI Laudos de conformidade Licença de Operação Ambiental Indicação de eficiência energética Atendimento a ISO (mediante justificativa técnica) Documentação comprovando o Registro de Rótulo do produto junto ao DIPOA ou CIDASC Documentação comprovando o Título de Registro do SIF, SIE ou SISBI do fabricante Declaração de Visita Técnica	Atestado de capacidade técnica Declaração de Disponibilidade do fornecedor, que comprove que a licitante possui em seu quadro ou que contratará profissional Engenheiro Mecânico ou Técnico em Refrigeração e Ar Condicionado, para exercer a função de Responsável Técnico Demais documentações que serão exigidas pelo Departamento de Licitações (DPL/PROAD) por exigência legal e que versam sobre a regularidade fiscal, social e trabalhista do fornecedor	Disposições sobre instalação, montagem, treinamento, assistência técnica e garantia Possuir equipamentos para facilitar o transporte e manuseio dos malotes no parque gráfico e no carregamento do caminhão (no caso dos cadernos de prova de vestibular e concurso) Licenças e certificados relativos a produtos químicos controlados Regras relativas a abastecimento de gases Exigências relativas a regime de comodato Procedimentos para Logística Reversa Licenças sanitárias para caminhões frigoríficos (no caso de entregas de alimentos perecíveis)

É muito importante que seja avaliada a pertinência da exigência dos documentos ou obrigações. Cada exigência traz um impacto à etapa envolvida, um tempo a mais que será necessário para analisar a documentação, podendo atrasar o processo como um todo ou o procedimento de recebimento. Reflita: essa exigência realmente garantirá a qualidade do material? Não pode simplesmente constar na própria especificação? Sendo realmente necessária, resolve ser exigida no momento da aceitação ou habilitação (durante o pregão), ou não é mais pertinente que seja exigida durante a execução contratual, conforme as aquisições são realizadas?

Ex.: define-se que é necessário exigir a licença do caminhão frigorífico que transportará alimentos perecíveis. Esta licença possui validade e é específica para um determinado veículo e, se for exigida no momento do pregão, além de ser irrazoável, não haverá a necessária fiscalização durante as entregas. Assim, nada impede que seja apresentada a licença durante o pregão e sejam utilizados outros veículos não licenciados para as entregas, durante a execução. Neste caso, o correto seria exigir esta licença como obrigação da contratada (etapa de execução contratual), de forma que o fornecedor terá o compromisso de manter os veículos utilizados para o transporte devidamente licenciados durante a vigência do contrato.

Certos itens necessitam de garantia ou prazo de entrega diferenciado, ou são compartilhados com outro órgão, ou então são de ampla concorrência ou ME/EPP (mediante justificativa técnica) etc. Estes são apenas alguns exemplos de peculiaridades não tão recorrentes, mas podem haver outras tantas, a depender do item.

Algumas das peculiaridades podem estar atreladas a uma fase específica do pregão, especialmente no que diz respeito a documentações comprobatórias sobre as características técnicas do item (aceitação), sobre capacidade técnica e regularidade técnica, fiscal e legal do fornecedor (habilitação) e determinadas exigências e obrigações da contratada (execução). Para saber mais sobre essas fases, leia o tópico Documentos a serem exigidos em cada etapa da licitação.