PEDIDOS DE MATERIAL DE CONSUMO DISPONIBILIZADOS PELO ALMOXARIFADO CENTRAL

De Wiki@DCOM
Revisão de 17h52min de 22 de agosto de 2022 por Ana.corina (discussão | contribs) (→‎SOLICITAÇÃO DE COTA EXTRA)
(dif) ← Edição anterior | Revisão atual (dif) | Versão posterior → (dif)
Ir para navegação Ir para pesquisar

A Coordenadoria de Almoxarifado Central (CAC/DCOM/PROAD) é o setor vinculado ao Departamento de Compras que realiza os procedimentos de aquisição, recebimento, armazenagem e distribuição dos materiais de consumo de uso comum aos diversos setores da UFSC.

Todas as Unidades Gestoras da UFSC dispõem de uma cota financeira que, dentre outras finalidades, pode ser utilizada para realizar pedidos de material de consumo ao Almoxarifado Central, de acordo com as cotas de materiais previamente estabelecidas;

Deve-se zelar pela racionalização e economia dos materiais, solicitar somente o estritamente necessário para atendimento às demandas da unidade e abster-se de encaminhar pedidos de materiais que já constem em quantidade suficiente no depósito.


Info.png

Aviso.png

Se os materiais demandados não forem fornecidos pelo Almoxarifado Central, deverá ser iniciado um processo administrativo de compra de material de consumo ou permanente, conforme as instruções da seção Procedimentos para a aquisição de materiais deste Manual.


Para realizar um pedido de material de consumo ao Almoxarifado Central, deve-se solicitar perfil de usuário, por meio do encaminhamento de um Documento de Oficialização de Demanda de Desenvolvimento de Sistemas (DOD) à SeTIC. Após a liberação do perfil, realizar os procedimentos descritos a seguir.

CRIAÇÃO DO PEDIDO DE MATERIAL DO ALMOXARIFADO CENTRAL

O primeiro passo após a liberação do perfil de usuário é acessar o sistema solar

a) No módulo 'Pedidos', menu 'Materiais', selecione o submenu 'Material de Consumo', em seguida acione o botão 'Novo' para abrir a tela 'Pedido de Material de Consumo';

imagem: módulo "pedidos"

b) Preencha os campos disponíveis como parâmetros para o cadastro (o asterisco sinaliza os campos de preenchimento obrigatório):

  • Órgão*: sigla e descrição do órgão. O sistema preenche automaticamente com o órgão do usuário;
  • Setor solicitante*: sigla e descrição do setor solicitante;
  • Setor destino*: sigla e descrição do setor destino;
  • Almoxarifado*: sigla e descrição do almoxarifado;
  • Emissão: data de emissão do pedido
  • Expediente*: código e descrição do documento de expediente relacionado ao pedido;
  • Nº: número do documento de expediente;
  • Centro de Custo: código e descrição do centro de custo relacionado ao pedido
  • Descrição resumida*: descrição de informações relevantes sobre o pedido de material de consumo;
  • Justificativa: justificativa do pedido;
  • Observações: observação adicional a respeito do pedido;
  • Solicitante*: funcionário responsável pelo pedido;

c) Se for necessário, acione os botões de consulta posicionados ao lado dos referidos campos;

d) Selecione a opção “Pedido urgente” para que o pedido seja registrado como urgente;

e) Preencha os campos disponíveis como parâmetros para o cadastro:

GRUPO MATERIAIS

  • Material*: identificação do material;
  • Embalagem*: tipo de embalagem. Ao selecionar o material, este campo é preenchido automaticamente;
  • Qtde*: quantidade de material solicitado;
  • Detalhes: observação sobre o material;
  • Especificação: especificação do material;

f) Acione o botão 'Confirmar' para adicionar os dados na tabela;

g) Há três modos para cadastrar materiais: acionando o botão 'Catálogo', 'Copiar Pedido' ou o botão 'Adicionar';

h) Para verificar mais detalhes sobre o material, acione o ícone 'T';

i) Para verificar mais detalhes, selecione o registro, acionando o ícone 'lápis'. Ao clicar no ícone indicado, será aberta uma tela com todas as informações referentes a este item para consulta e edição;

j) Para excluir um item da tabela, acione o ícone 'X';

k) Acione o botão 'Salvar' para armazenar os dados no sistema;

l) Para cancelar o registro, acione o botão 'Cancelar';

m) Confira os dados do pedido e clique no botão enviar para encaminhar o pedido para aprovação da chefia imediata, que deverá aprová-lo para que o sistema o direcione para a fila de trabalho da Coordenadoria de Almoxarifado Central.


Info.png

Na primeira semana de cada mês o Almoxarifado Central fecha para realização do balanço mensal. Portanto, os pedidos de material de consumo devem ser encaminhados antes ou após esse período.

Topo.png Ir para o topo da página

APROVAÇÃO DO PEDIDO DE MATERIAL DO ALMOXARIFADO

Após a criação do pedido de material de consumo, esse deverá ser aprovado pela chefia imediata do servidor que realizou o cadastro do pedido, por meio do acesso à sua fila de trabalho no Sistema de Processos Administrativos (SPA), tarefa 'Aprovar pedido'.

Topo.png Ir para o topo da página

RECEBIMENTO DO MATERIAL DO ALMOXARIFADO

O material de consumo deve ser recebido por servidor devidamente designado para tal atividade pelo ordenador de despesas da Unidade, o qual deverá realizar a conferência do material no momento do recebimento, armazenando-o de forma adequada no depósito setorial até a completa distribuição para as subunidades.

O servidor responsável pelo depósito deverá manter controle das entradas e saídas de material e observar procedimentos relativos ao correto armazenamento e manuseio dos mesmos.

Somente após a confirmação do recebimento do pedido no sistema será possível efetuar novo pedido.


Desta forma, a sequência de etapas relacionadas ao pedido de material do Almoxarifado Central consiste em:

  1. Elaboração do pedido pela Unidade requerente por meio do Sistema Solar/ALX;
  2. Encaminhamento ao servidor que autoriza e/ou encaminha o pedido à Coordenadoria de Almoxarifado Central, caso o requerente não possua o perfil adequado para o encaminhamento;
  3. Recebimento e avaliação do pedido pelo Almoxarifado Central;
  4. Saída do material do Almoxarifado Central para entrega;
  5. Entrega do material, efetuada por colaboradores da empresa terceirizada que presta serviço ao Almoxarifado;
  6. Recebimento do material pela Unidade requerente;
  7. Conferência quantitativa quando do recebimento dos materiais, realizada em conjunto pela Unidade requerente e pelo colaborador da empresa terceirizada;
  8. Assinatura com carimbo ou nome legível na Nota de Saída de Materiais pela Unidade requerente;
  9. Assinatura do livro protocolo com nome legível pela Unidade requerente do material.

Aviso.png

Todas as etapas deverão ser cumpridas, de modo que o material possa ser adequadamente entregue nas Unidades requerentes. Caso alguma etapa não seja cumprida, o material retornará ao Almoxarifado Central.


Resume-se assim o fluxo:

Imagem: fluxo resumido do pedido de material do Almoxarifado Central


Info.png

A conferência quantitativa é a atividade que verifica se a quantidade declarada na Nota de Saída de Materiais corresponde efetivamente à recebida.

  • As entregas efetuadas pela Coordenadoria de Almoxarifado Central serão obrigatoriamente conferidas quantitativamente pelo representante da Unidade requerente em conjunto com o(s) colaborador(es) da empresa terceirizada que estará(ão) efetuando a entrega, caso contrário tais entregas não serão concluídas.
  • Os pedidos elaborados pela Unidade no Sistema Solar/ALX, após a correspondente aprovação por parte do Almoxarifado, transformam-se em Notas de Saída de Materiais, as quais acompanham a entrega dos materiais, que deverão ser assinadas após a conferencia quantitativa por servidor designado por sua Unidade. Além da assinatura, deverá ser inserido o nome legível e/ou carimbo.
Topo.png Ir para o topo da página

PEDIDOS DE INCLUSÃO/REVISÃO DE COTAS DOS MATERIAIS

As Unidades Gestoras da UFSC dispõem de uma cota (quantidade) mensal para solicitar cada um dos materiais fornecidos pelo Almoxarifado Central.

Caso seja necessário solicitar inclusão ou revisão as cotas de uma Unidade, é preciso encaminhar uma Solicitação Digital à Direção do Departamento de Compras por meio do módulo SPA do Sistema SOLAR para a fila DCOM/PROAD, com a autorização expressa do/a Ordenador/a de Despesas, solicitando a inclusão ou revisão das cotas e justificando a necessidade e quantidade item a item.

Aviso.pngA relação dos materiais fornecidos pelo Almoxarifado Central pode ser conferida na página do DCOM, no menu "ORIENTAÇÕES > Relação de Cotas do Almoxarifado Central".

Dedo apontando.pngOs parâmetros para concessão de cotas estão disponíveis na Portaria Normativa nº 2/2016/PROAD

Topo.png Ir para o topo da página

Para encaminhar o pedido:

  1. Verifique com o/a Ordenador/a de Despesas da Unidade requisitante se há saldo financeiro para realizar o pedido de inclusão ou de revisão de cota;
  2. Havendo saldo, enviar uma Solicitação Digital para a fila DCOM/PROAD contendo:
  • Código e descrição do/s item/ns;
  • Justificativa;
  • Autorização do/a Ordenador/a de Despesas (uma vez que há utilização de recursos da referida Unidade).

O pedido será analisado pela Direção e, caso seja deferido, seguirá para atendimento da Coordenadoria do Almoxarifado Central.


CRIAÇÃO DE PEDIDOS DE INCLUSÃO/REVISÃO DE COTAS DOS MATERIAIS

Passo a passo:

a) No módulo 'SPA' do Sistema SOLAR, selecione 'Cadastro de solicitação digital' ;

b) Preencha os campos obrigatórios como parâmetros para o cadastro (o asterisco sinaliza os campos de preenchimento obrigatório):

  • Setor de abertura*: O sistema preenche automaticamente com o setor do usuário;
  • Setor de origem*: O sistema preenche automaticamente com o setor do usuário;
  • Interessado na UFSC*: Preencher com os dados da chefia do setor;
  • Grupo de assunto*: 328 - Solicitação;
  • Assunto*: 1301 - Solicitação - Materiais;
  • Detalhamento: Solicitação de Revisão de Cota ou Solicitação de Cota;
  • Município/campus: Preenchido automaticamente pelo sistema.

c) Clique em 'Próximo' e confira as informações;

d) Clique em 'Concluir cadastro';

e) Selecione 'Peças' caso queira inserir um documento informando o/s código/s e descrição do/s item/ns, justificativa do pedido e demais documentos que se façam necessários.

f) Clique em 'Encaminhar':

  • Motivo tramitação: 'Para providências';
  • Encaminhamento:
    • Caso não tenha sido anexado um arquivo às peças da Solicitação, será preciso descrever neste campo as informações relevantes sobre o pedido, como: justificativa, códigos e dados dos materiais, quantidades para a cota mensal, número de servidores atendidos etc.,
    • Caso um ofício e outros documentos tenham sido anexados às peças da Solicitação, basta preencher este campo com um breve despacho, como por exemplo: 'Para análise e providências'.
  • Tarefa: encaminhar para outro setor;
  • Setor:
    • Se a solicitação de cota extra já estiver autorizada pela unidade gestora (que possui saldo financeiro), tramitar para a fila DCOM/PROAD;
    • Se a solicitação de cota extra ainda não possuir autorização do/a Ordenador/a de Despesas da Unidade requisitante, será preciso encaminhar a Solicitação Digital primeiramente para o/a Ordenador/a de Despesas e depois, havendo sua aprovação expressa, para a fila DCOM/PROAD.

g) Clique em 'Encaminhar'.

Aviso.png

A autorização do/a Ordenador/a de Despesas não pode ser "De ordem" e deve ser realizada por meio de assinatura em peça anexada à Solicitação Digital, ou em despacho de tramitação a partir de seu usuário no SOLAR.

SOLICITAÇÃO DE COTA EXTRA

A "cota extra" tem por objetivo atender a demandas pontuais de materiais de consumo distribuídos pelo Almoxarifado Central. Desta forma, não há a necessidade de manutenção de uma cota fixa mensal para atendimento de uma necessidade que ocorre uma vez ao ano, por exemplo.

Para encaminhar solicitação de materiais distribuídos pelo Almoxarifado Central por meio de cota extra, deve-se:

  1. Verificar com o/a Ordenador/a de Despesas da Unidade requisitante se há saldo financeiro para solicitar a cota extra;
  2. Havendo saldo, enviar uma Solicitação Digital para DCOM/PROAD contendo a necessidade, justificativa e autorização do/a Ordenador/a de Despesas da Unidade requisitante, uma vez que há utilização de recursos da cota de Almoxarifado da referida Unidade. Recomenda-se que tal justificativa e autorização do/a Ordenador/a de Despesas sejam feitas por meio de Ofício endereçado à Direção do DCOM.

A solicitação será analisada pela Direção e, caso seja deferida, seguirá para atendimento da Coordenadoria do Almoxarifado Central (CAC/DCOM).


CRIAÇÃO DE SOLICITAÇÃO DE MATERIAL POR COTA EXTRA

Passo a passo:

a) No módulo 'SPA' do Sistema SOLAR, selecione 'Cadastro de solicitação digital' ;

b) Preencha os campos obrigatórios como parâmetros para o cadastro (o asterisco sinaliza os campos de preenchimento obrigatório):

  • Setor de abertura*: O sistema preenche automaticamente com o setor do usuário;
  • Setor de origem*: O sistema preenche automaticamente com o setor do usuário;
  • Interessado na UFSC*: Preencher com os dados da chefia do setor;
  • Grupo de assunto*: 328 - Solicitação;
  • Assunto*: 1301 - Solicitação - Materiais;
  • Detalhamento: Solicitação de Cota Extra;
  • Município/campus: Preenchido automaticamente pelo sistema.

c) Clique em 'Próximo' e confira as informações;

d) Clique em 'Concluir cadastro';

e) Selecione 'Peças' e adicione ofício endereçado ao DCOM com a necessidade e justificativa do pedido e demais documentos que se façam necessários.

f) Clique em 'Encaminhar':

  • Motivo tramitação: 'Para providências';
  • Encaminhamento:
    • Caso não tenha sido anexado um ofício às peças da Solicitação, é preciso descrever as informações relevantes sobre o pedido de material de consumo, como: justificativa para a solicitação, códigos e dados dos materiais, quantidades, expectativa de tempo de utilização do/s material/ais, número de servidores/estudantes atendidos etc.,
    • Caso um ofício e outros documentos tenham sido anexados às peças da Solicitação, basta preencher este campo com um breve despacho, como por exemplo: 'Para análise e providências'.
  • Tarefa: encaminhar para outro setor;
  • Setor:
    • Se a solicitação de cota extra já estiver autorizada pela unidade gestora (que possui saldo financeiro), tramitar para a fila DCOM/PROAD;
    • Se a solicitação de cota extra ainda não possuir autorização do/a Ordenador/a de Despesas da Unidade requisitante, será preciso encaminhar a Solicitação Digital primeiramente para a unidade gestora e depois, havendo aprovação, para DCOM/PROAD.

g) Clique em 'Encaminhar'.


Aviso.png

Uma vez que a cota extra não é prevista, não há garantia de disponibilidade no estoque do Almoxarifado Central para atendimento no momento do pedido. Assim, caso seja uma grande quantidade a ser solicitada, recomenda-se a programação com antecedência para reposição do estoque, se necessário.

Erro.png

Caso não seja anexado ofício assinado pelo/a Ordenador/a de Despesas da Unidade requisitante, a Solicitação Digital deverá ser tramitada para a fila do/a Ordenador/a de Despesas, que deverá autorizar o gasto no despacho de tramitação subsequente.

Topo.png Ir para o topo da página