ADESÃO À ATA DE REGISTRO DE PREÇOS

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O que é uma adesão a Ata de Registro de Preços (ARP)?

Ico-interrogação.JPGÉ quando a UFSC pretende comprar bens que estão nos pregões de outras instituições públicas. Como cada pregão gera uma Ata de Registro de Preços (ARP), na qual ficam registrados os dados dos itens (descrição, valor, quantidade, fornecedor, etc), dizemos que será feita uma Adesão ARP.

Orientações gerais

Icone--alvo.gifAntes de instruir o processo de adesão, verifique se a ata se enquadra nos casos abaixo, pois algumas situações não permitem o prosseguimento do processo:
1 - Se a UFSC tem ARP vigente para o item de interesse (Clique aqui).

2 - Se a instituição (que tem a ARP) pode permitir adesão para UFSC (Clique aqui).

3 - Se a ARP tem quantidade suficiente (saldo) do item para adesão externa (Clique aqui).

4 - Se a ARP está vigente por, no mínimo, mais um mês, a partir da data de envio do pedido à CAEX/DCOM, de forma a permitir a análise/conclusão do processo e empenho do item antes do término da vigência da ARP (Clique aqui).

5 - Se a ARP tem texto indicando permissão para adesão externa (Clique aqui).

6 - Se a unidade requerente tem disponibilidade orçamentária para aquisição.

7 - Se o material é solução de Tecnologia da Informação e da Comunicação - TIC (Outras orientações).

Se o seu pedido está de acordo com as orientações acima, o processo pode seguir, então, verifique quais documentos são necessários clicando aqui.


Quando a UFSC tem o item em ARP vigente

Ico-lupa.JPG

Por se tratar de uma excepcionalidade, a adesão à ARP de instituições públicas nem sempre será aceita para aquisição de itens. Por isso, antes de pedir uma adesão é preciso verificar se a UFSC tem o item nas suas próprias ARPs. Podem existir três situações neste caso:

1 - O item é da própria unidade da UFSC e existe saldo na ARP. Nesta situação, a unidade deve adquirir o item do fornecedor que consta na ARP.

2 - O item é de outra unidade da UFSC e ela tem saldo na ARP. Nesta situação (chamada adesão interna), deve-se verificar se a outra unidade disponibiliza o saldo. Clique aqui para saber mais.

Para consultar as ARP vigentes da UFSC e saber se tem saldo siga o passo-a-passo disposto aqui
3 - O item existe em ARP vigente na UFSC, mas não tem saldo para comprar. Neste caso, é possível pensar em adesão a ARP de outra instituição. Assim, clique aqui para continuar verificando se o seu pedido se enquadra nos demais requisitos.

Instituições que permitem (ou não) adesão ARP

Icone-Binoculo.jpg 1) Antes de instruir o processo de adesão, verificar se a instituição que tem a ata se enquadra em algum dos casos mencionados no item 2.

2) A UFSC não pode aderir a ata de:

-> instituições estaduais, distritais e municipais (Art.22, § 8º, Decreto 7.892/2013 e Art.33 do Decreto 11.462/2023)

-> empresas públicas, sociedades de economia mista e subsidiárias (Art.66, § 1º, e Art.1º da Lei 13.303/2016).

3) Sem a intenção de esgotar as possibilidades, indicamos a tabela abaixo como fonte de consulta sobre o assunto:

PODE ADERIR A ATA DE REGISTRO DE PREÇOS
Administração direta (órgãos federais) Exemplos: Exército, Marinha, Aeronáutica, MPU (engloba MPF, MPT, MTM e MP-Distrito Federal e Territórios), STM, STF, DPU, CGU, Tribunais Regionais Federais (TRTs, TREs, etc), TCU, TSE, TST, Câmara dos Deputados, Senado, Arquivo Nacional, Instituto Benjamim Constant (IBC), Instituto Nacional de Educação de Surdos (INES), Conarq, etc.
Administração indireta (autárquia e fundações públicas) Exemplos: Universidades federais, institutos federais, fundações universitárias federais, CEFET (RJ e MG), Cnpq, Capes, Fnde, Colégio Pedro II, agências reguladoras (Aneel, Antt, Anvisa, Anatel, etc), alguns institutos (Inep, Inmet, Inss, Inpi, Inmetro, Iphan, Ibram, etc) Funarte, Incra, superintendências (Sudam, Sudene, Sudeco, Suframa,  Previc, Susepe), Ancine, Bacen, Fundação Biblioteca Nacional, Dnit, Conselhos Federais e Regionais (Contabilidade, Medicina, etc), CVM, Susep, Casa da moeda, Enap, etc.
NÃO PODE ADERIR A ATA DE REGISTRO DE PREÇOS
Administração direta (órgãos estaduais, distritais e municipais) Exemplos: Universidades Estaduais (Udesc, Uergs, etc), Secretarias Estaduais ou Municipais (secretaria de educação, secretaria de saúde, secretaria do esporte, etc), Serviço Autônomo de Água e Esgoto (SAMAE SC, SAMAE Marechal C. Rondon, etc), Assembleia Legislativa, Tribunais de Justiça estaduais (TJ-RS, TJ-SC, etc), Defensorias públicas estaduais (DPE-RS, DPE-SC, etc), Tribunais de Contas Estaduais (TCE-RJ, TCE-SP, TCE-AL, etc), Tribunais de Contas Municipais (TCM-BA, TCM-GO e TCM-PA), Tribunal de Contas dos Municípios (TCM-Rio e TCM-SP), Ministério Público Estadual (MP-RS, MP-SC, etc, exceto MPDFT que é  federal), Fundações de Pesquisa estaduais (Fapesp, Fapergs, Fapemig, etc), etc.
Administração indireta (empresa pública, sociedade de economia mista e subsidiárias) Exemplos: Hospitais universitários (mantidos pela Ebserh), Hospital de Clínicas de Porto Alegre (HCPA), Serpro, Correios (ECT), Caixa Econômica Federal, Banco do Brasil, Imbel, Bndes, Embrapa, Trensurb, Cbtu, Codevasf, Finep, Telebras, Engepron, Conab, Dataprev, etc.

Saldo e validade na ARP de outras instituições

Veja no Slideshow a seguir como verificar o saldo e a validade da ARP que pretende realizar a Adesão:

ARP tem texto indicando permissão para adesão

Icone correto 2.jpg Analisar a Ata de Registro de Preços do Órgão Gerenciador e ver se ela tem texto indicando a permissão para adesão. Abaixo, segue um exemplo de texto que pode aparecer na Ata permitindo a adesão:
Layout gráfico da Ata de Registro de Preços Exemplo de texto na Ata dando permissão para adesão externa
Exemplo ARP.png
Texto adesao.jpg

Documentos para instruir o processo

Ico-arquivo2.JPG

1. Documento de Formalização de demanda (DFD) com justificativa e estudo de eficiência, viabilidade e economicidade, com nº do PGC

O Documento de Formalização de Demanda (DFD) deve conter o que é exigível no modelo disponível no sítio eletrônico do DCOM, na seção formulários. Ressaltamos, entretanto, a necessidade expressa dos seguintes aspectos:
• Argumentação que expresse uma situação emergencial; e/ou
• Descrição de situação em que a universidade poderá ser onerada; e
• O não descumprimento dos prazos estipulados no Calendário de Compras; e
• Nºs PGC.
Além disso, em observância ao art. 22, § 1º-A do Decreto nº 7.892/2013, atualizado pelo Decreto nº 9.488/2018, deverá contemplar estudo que demonstre:
• O ganho de eficiência (adequação da modalidade Adesão à necessidade, em detrimento de outras modalidades para compras);
• A viabilidade (disponibilidade financeira para o atendimento da necessidade); e
• A economicidade (melhor aproveitamento dos recursos).

Aviso.png

Caso os itens não constem no PAC da UFSC, acesse a seção "Como faço para cadastrar um item no PAC do ano corrente após o fechamento do sistema PGC?" para verificar o procedimento. Itens não constantes no PAC da UFSC do ano corrente não poderão ser adquiridos, conforme disposto na IN nº 1/2019/SEGES/ME.

2. Estudo Técnico Preliminar (ETP) e anexos

A Instrução Normativa nº 40, de 22 de maio de 2020, da Secretaria de Gestão do Ministério da Economia dispõe sobre a elaboração dos Estudos Técnicos Preliminares (ETP). Segundo a normativa, "os ETP serão elaborados conjuntamente por servidores da área técnica e requisitante ou, quando houver, pela equipe de planejamento da contratação". Assim, é imprescindível haver Estudo Técnico Preliminar (ETP) e seus anexos, preenchido pela unidade requisitante no SIASG.
Saiba mais sobre como realizar um ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR

3. Ofício enviado ao fornecedor por e-mail

Anexar o Ofício enviado ao fornecedor, contemplando o pleito de requerimento de autorização de Adesão juntamente com a indicação do local de entrega do(s) material(is). Para obter o Modelo do Ofício a ser enviado ao fornecedor, clique aqui, localize o quadro Adesão a Atas de Registro de Preços e clique em Modelo de Ofício – de Solicitação de Adesão ARP – ao Fornecedor.

4. Carta de resposta do fornecedor

Inserir a Carta de Resposta do fornecedor, confirmando a possibilidade da entrega do item e seu quantitativo no endereço informado no ofício, bem informação referente aos dados bancários. A Carta de Resposta precisa conter o CNPJ da empresa e estar assinada. Imprescindível haver anuência do fornecedor para que o processo esteja em condições de seguir adiante.

5. E-mails trocados com o fornecedor

Incluir os e-mails trocados com o fornecedor. Este procedimento visa dar transparência à consulta realizada e impedir fraudes.

6. Certidão negativa emitida pelo SICAF

A Certidão do SICAF deve ser obtida pelo compras.gov. Mais informações, clique aqui
Verifique a vigência da declaração e caso algum item esteja vencido ou muito próximo da validade, acrescente as demais declarações conforme o caso:
Seta-bullet3.JPG Certidão de Regularidade do FGTS. Clique aqui para ter acesso.
Seta-bullet3.JPG Certidão negativa estadual: Consultar site do Estado onde a empresa é registrada e procurar por Certidão Negativa Emitida ou CND.

Observações:

  • Caso o fornecedor tenha alguma sanção no SICAF, verificar a abrangência e a data de validade. Em outras palavras, quando a abrangência da sanção é restrita apenas ao órgão sancionador, será possível fazer a adesão. Se a sanção abranger a esfera federal, verificar a data do término do impedimento da empresa e só depois realizar a adesão.
  • Caso não possua acesso ao SICAF, solicitar ao Departamento de Projetos, Contratos e Convênios DPC/UFSC.

7. Certidão negativa emitida pelo TCU

Certidão pode ser obtida por meio do sítio eletrônico do DCOM, clicando aqui.

Verifique a vigência e caso algum item esteja vencido ou muito próximo da validade, acrescente as demais certidões, conforme o caso:
Seta-bullet3.JPG CEIS (Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas);
Seta-bullet3.JPG CNJ (Certidão Negativa do Cadastro Nacional de Condenações Cíveis por Ato de Improbidade Administrativa e Inelegibilidade do Conselho Nacional de Justiça);
Seta-bullet3.JPG TCU (Certidão Negativa de Licitantes Inidôneos do Tribunal de Contas da União);
Seta-bullet3.JPG CNEP (Cadastro Nacional de Empresas Punidas).
Os links para acesso direto às certidões individuais também estão disponíveis no site do DCOM.

8. Edital do Pregão, Termo de Referência e Termo de Homologação

Incluir no processo Edital do Pregão, Termo de Referência e Termo de Homologação

Cap7.JPG
No PAINEL DE PREÇOS, após localizar a Ata e consultar o fornecedor sobre a entrega do item, salvar:

1) Edital;
2) Termo de Referência; e
3) Termo de Homologação.



Cap8.JPG
Após clicar no ícone indicado, uma nova janela abrirá.
Nesta, será possível salvar o Edital e, em “Informações Adicionais”, o Termo de Homologação.
Geralmente, o Termo de Referência encontra-se como anexo do Edital.


Se estiver usando o MÓDULO DE PREÇOS, após localizar a Ata e consultar o fornecedor sobre a entrega do item, salvar o Edital, o Termo de Referência e o Termo de Homologação.

9. Ata de Registro de Preços assinada

Incluir no processo a Ata de Registro de Preços assinada pelo gerenciador e pelo fornecedor.

Cap9.JPG

Importante não confundir a Ata de realização do Pregão com a Ata do Pregão,
documento onde são registrados os lances dos fornecedores, conforme indicado
na imagem ao lado.

Será necessário solicitar a Ata de realização do Pregão assinada diretamente ao
fornecedor ou ao órgão gerenciador.

10. 04 (quatro) orçamentos, sendo um deles o da Ata de interesse

Inserir no processo 04 (quatro) orçamentos, sendo um deles o da Ata de interesse.
Os orçamentos deverão ser realizados de acordo com o Art. 5º da IN nº 73/2020, observando as vigências em destaque a seguir:

A pesquisa de preços para fins de determinação do preço estimado em processo licitatório para a aquisição e contratação de serviços em geral será realizada mediante a utilização dos seguintes parâmetros, empregados de forma combinada ou não:
I - Painel de Preços, desde que as cotações refiram-se a aquisições ou contratações firmadas no período de até 1 (um) ano anterior à data de divulgação do instrumento convocatório;
II - Aquisições e contratações similares de outros entes públicos, firmadas no período de até 1 (um) ano anterior à data de divulgação do instrumento convocatório;
III - Dados de pesquisa publicada em mídia especializada, de sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, desde que atualizados no momento da pesquisa e compreendidos no intervalo de até 6 (seis) meses de antecedência da data de divulgação do instrumento convocatório, contendo a data e hora de acesso; ou
IV - pesquisa direta com fornecedores, mediante solicitação formal de cotação, desde que os orçamentos considerados estejam compreendidos no intervalo de até 6 (seis) meses de antecedência da data de divulgação do instrumento convocatório.
§1º Deverão ser priorizados os parâmetros estabelecidos nos incisos I e II.


O acesso ao sistema SIASG deve ser feito junto ao DPC.

Siga os passos a seguir para selecionar os orçamentos no sistema:

11. Relatório "Detalhado" do Painel de Preços

Após selecionar os orçamentos que irão compor sua pesquisa de preços e a ATA que deseja realizar a Adesão, clique em "Gerar Relatório Detalhado". Salve o arquivo para depois inseri-lo no processo.
Adesão - Painel de preços 08.jpg

12. Mapa Comparativo de Preços (Solar)

No Mapa Comparativo de Preços deverão constar os três orçamentos e os três fornecedores obtidos no Painel de Preços (ou Módulo de Preços,) segundo a IN Nº 73/2020, além do orçamento e do fornecedor da Ata de Registro de Preços que se pretende realizar a Adesão.

13. Relatório da Pesquisa de Preços assinado

Inserir no processo o Relatório de Pesquisa de Preços.

O Relatório de Pesquisa de preços deve informar a metodologia utilizada para o levantamento dos três orçamentos solicitados e para a escolha da Ata que se pretender realizar a Adesão.
Deve constar qualquer dificuldade emergida durante a instrução do processo e estar assinado pelo responsável pela instrução do processo.
O Modelo do Relatório de Pesquisa de Preços está disponível no site do DCOM. Clique aqui para ter acesso, localize "Adesão a Atas de Registro de Preços" e clique em Modelo de relatório de pesquisa de preços para Adesão ARP.

14. Checklist/Lista de Verificação assinado

Inserir no processo o Checklist/Lista de Verificação assinado

O Checklist/Lista de Verificação, encontrado no sítio eletrônico do DCOM, auxilia na instrução processual, guiando o requerente para a inserção dos documentos necessários ao pedido de Adesão à Ata de Registro de Preços. Para obter o Checklist/Lista de Verificação, clique aqui para ter acesso, localize "Adesão a Atas de Registro de Preços" e clique em Checklist Adesão.

15. Indicação da fonte orçamentária

Deverá ser verificada a disponibilidade orçamentária, imprescindível para cobrir a despesa com a contratação pretendida. Mesmo não havendo iniciado o processo, recomenda-se trabalhar com projeções e médias de valores de mercado para os itens desejados. À medida que o processo de adesão for se consolidando, será possível ter noção do valor da aquisição, indicando a origem dos recursos no processo, ou solicitando a transferência dos recursos a Superintendência de Orçamento (SO/SEPLAN).

Existem as seguintes possibilidades de "recurso":

Material Permanente (077) - -> Pedir ND para SO/SEPLAN, anexar pdf da ND no processo e informar número da ND, UGR e nº Centro de Custo no Checklist da adesão (item 6 do documento).

Material de Consumo (099) - -> Informar UGR e nº Centro de Custo no Checklist da adesão (item 6 do documento).


Procedimentos:

1 - O recurso deve estar na UGR da Unidade Requerente. Não é mais necessário solicitar a transferência para a UGR do Departamento de Compras (DCOM).

2 - Para solicitar Nota de Dotação à SO/SEPLAN clique aqui.


Caso tenha dúvidas se material é consumo ou permanente, consultar o Catálogo da UFSC . Caso ainda permaneça a dúvida, consultar o Departamento de Contabilidade e Finanças - DCF.

16. Formulário para Solicitação de Empenho de Material

O formulário para solicitação de empenho de material deverá ser incluído aos autos somente quando o pedido se tratar da compra de material permanente. Para tal, clique aqui, localize "Adesão a Atas de Registro de Preços" e clique em Formulário para Solicitação de Nota de Empenho e Ficha de Tombamento.

Instruindo o processo de pedido de adesão no Solar

-> É necessário instruir apenas um processo no Solar por Ata de Registro de Preços (ARP).

-> Após a organização dos documentos, instrua o pedido de Adesão no Solar seguindo os passos indicados no Slideshow abaixo:

Outras orientações

1 - Se em até 5 (cinco) dias úteis o Órgão Gerenciador da ARP não autorizar a adesão no SIASG (compras.net), o processo será devolvido ao requerente. Caso tenha interesse, o requerente pode tentar contato com o Órgão Gerenciador para que ele dê o aceite no SIASG. Em caso positivo, o requerente, então, retorna o processo à CAEX para seguimento dos demais trâmites.

2 - Os materiais que são soluções em Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) seguem normativas próprias (Instrução Normativa nº 1/2019/SGD/ME) e até mesmo a adesão ÀRP deve seguir os passos constantes em https://compras.ufsc.br/contratacao-ti/.

-> Sugerimos contatar a SETIC/SEPLAN para se certificar que o material de interesse é mesmo de TIC.

-> Além disso, convêm averiguar se o material de interesse já faz parte de algum pregão da UFSC junto ao Ministério da Economia. Para tanto, consulte https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X2pixUw_Bk1dDryFujYHFHzD8v1JRrAX-xjwr_J_mxw/edit?gid=1682132196#gid=1682132196, segure as teclas CTRL+F e busque por "SETIC", após clique no nº dos processos de interesse. Dentro de cada processo, verifique os itens disponíveis no edital de licitação, no termo de referência, ou no termo de homologação.

-> Caso queira fazer pedido nestes pregões do Ministério da Economia, observar as instruções disponíveis em "PREGÕES DE TIC DO MINISTÉRIO DA ECONOMIA (SGD/ME)" no link SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF).