Assinaturas
- Não devem ser emitidos e/ou aceitos documentos fora dos padrões estabelecidos pela Lei n. 14.063/2020[1] e pelo Decreto n. 10.543/2020[2], que garantem a conformidade processual e, por consequência, a segurança jurídica dos atos realizados no âmbito dos processos licitatórios, de alteração contratual ou administrativos.
- Assinaturas em documentos de fornecedores serão conferidas conforme os critérios aqui elencados, cabendo a recusa e a devolução para correção de documentos não assinados conforme legislação vigente.
- As solicitações e processos enviados ao DCOM via Sistema Solar são digitais. Assim, não é necessário tramitar nenhum documento fisicamente ao DCOM.
RESUMO:
COMO ASSINAR/RECEBER DOCUMENTOS | ||
CERTIFICADO DIGITAL | ASSINATURA FÍSICA E CERTIFICADO DIGITAL NO MESMO DOCUMENTO | ASSINATURA FÍSICA |
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Ao receber documentos com certificado digital, utilize a opção "Salvar", pois a opção "Salvar como" impede que a certificação seja verificada.
Assine os documentos com certificado digital, nesta ordem de preferência:
- , com eficácia jurídica garantida pela MP 2.200-2/2001[3].
- , gratuito, com eficácia jurídica garantida pelo Decreto n. 10.543/2020[2].
- , gratuito, que possui amparo jurídico que a qualifica como meio idôneo de conferir autenticidade, integridade e validade jurídica aos documentos eletrônicos produzidos internamente na UFSC[4].
A assinatura com Certificado Digital ICP-Edu pode ser utilizada nos processos de compras enviados ao DCOM, conforme a Nota nº 00010/2020/NLICIT/PFUFSC/PGF/AGU da Procuradoria Federal junto à UFSC.[5]
Além de garantir a validade da sua assinatura e a autenticidade do documento, a assinatura com certificado digital elimina a necessidade de manuseio e controle de documentos físicos.
Caso um mesmo documento seja assinado física e digitalmente, primeiro deve ser assinado fisicamente, escaneado e posteriormente assinado por meio de certificado digital, de modo que o documento mantenha os elementos de segurança que garantem a sua autenticidade.
Sugerimos a assinatura de arquivos .PDF utilizando o próprio programa "Adobe Acrobat Reader DC", de amplo conhecimento e download gratuito, conforme as instruções disponibilizadas pela Coordenadoria de Certificação Digital da UFSC.
- Se não for possível utilizar o certificado digital, os documentos que necessitam de assinatura devem ser assinados fisicamente e posteriormente escaneados.
- A responsabilidade pela guarda e arquivamento dos documentos é do servidor que os incluiu no processo[6]. Dúvidas podem ser sanadas com o Arquivo Central.
Assinaturas "coladas" não têm validade legal e devem ser evitadas, por representar risco. Qualquer pessoa poderia "assinar" um documento em nome de outra.
Portanto, evite escanear sua assinatura para "colar" em documentos, ou fornecer sua assinatura escaneada para que seus documentos sejam "assinados" por outras pessoas.
O ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação), órgão da Casa Civil, traz algumas informações sobre o assunto [7].
Processos com documentos com assinatura "colada" no editor de texto poderão ser devolvidos.
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Referências
- ↑ Lei n. 14.063, de 23 de setembro de 2020.
- ↑ a b Decreto n. 10.543, de 13 de novembro de 2020.
- ↑ Medida Provisória N. 2.200-2, de 24 de agosto de 2001
- ↑ Portaria Normativa N. 276/2019/GR, de 18 de setembro de 2019
- ↑ Nota nº 00010/2020/NLICIT/PFUFSC/PGF/AGU
- ↑ Decreto N. 8.539, de 8 de outubro de 2015, Art. 11
- ↑ https://www.iti.gov.br/perguntas-frequentes/41-perguntas-frequentes/567-questoes-juridicas#r4