Catálogo de materiais

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A especificação clara, sucinta e correta do objeto é fundamental para o sucesso de qualquer aquisição e deve demonstrar os requisitos mínimos do que se deseja adquirir, sem direcionar a uma marca específica (ao menos sem justificativa fundamentada e amparada legalmente).

Dessa forma, caso não exista uma Ata de Registro de Preços (ARP) vigente para o material que se pretende adquirir, a consulta ao catálogo digital da UFSC é o primeiro passo para iniciar um pedido de aquisição.

Para fins administrativos, no Catálogo de Materiais da UFSC, há a divisão em dois grandes grupos:

  • Materiais permanentes - Grupo 077: materiais que, mesmo com o uso corrente, não perdem sua identidade física e/ou geralmente têm uma durabilidade superior a dois anos;
  • Materiais de consumo - Grupo 099: materiais que, com o uso corrente, normalmente perdem sua identidade física e/ou geralmente têm sua utilização limitada a um período de até dois anos.

A Portaria 232/2023/PROAD criou a Comissão Permanente de Classificação Contábil de materiais no âmbito da Universidade Federal de Santa Catarina para estabelecer as diretrizes de classificação contábil de materiais de consumo e bens permanentes.

Dentro desses dois grandes grupos há subdivisões por afinidade de material, denominadas de 'subgrupos' ou 'famílias'.

Exemplos:

  • O código 099.15.291524 é referente a um material de consumo (099) pertencente à família dos materiais agropecuários (099.15). Seus últimos seis dígitos dizem respeito a um item específico (fungicida);
  • O código 077.42.292098, por sua vez, designa um material permanente (077) pertencente à família do mobiliário em geral (077.42). Seus últimos seis dígitos dizem respeito a um item específico (cadeira escolar com prancheta).

Há alguns códigos especiais cuja solicitação pode ser feita em casos específicos:

  • 051 - Almoxarifado Central
  • 201 - Restaurante Universitário (RU)
  • 202 - Imprensa Universitária (IU)
  • 203 - Prefeitura Universitária (PU)

Para classificação de serviços, o Departamento de Projetos, Contratos e Convênios (DPC) deve ser consultado.

Para consultar itens já catalogados, basta acessar no Sistema Solar em MENU → PEDIDOS → COMPRA/CONTRATAÇÃO → CATÁLOGO DE MATERIAIS.

Após, selecione a opção POR DESCRIÇÃO DO MATERIAL (1) na caixa de seleção RELATÓRIO e preencha os seguintes campos obrigatórios:

  • Material (2): insira o nome ou uma descrição sucinta do item;
  • Ordenado por (3): selecione CÓDIGO DO MATERIAL;
  • Parâmetros (4): selecione as opções IMPRIMIR SOMENTE MATERIAIS ATIVOS e IMPRIMIR ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA;
  • Selecione o modo de apresentação em PDF e clique em VISUALIZAR.
SCL - Relatório do Catálogo de Materiais


Exemplo: Ao procurar pelo material "cadeira escritório", o sistema emitirá um relatório com todos os itens catalogados que contenham esses termos na descrição do material. Cabe ao usuário identificar, dentre os resultados, qual se enquadra à sua necessidade.

SCL - Exemplo de Relatório de Catálogo de Materiais


Se após a busca o item desejado não for encontrado, ou se o resultado não atender às especificações necessárias, o usuário deverá solicitar a catalogação do material ou ajuste nas informações, conforme aba ao lado.


Caso o relatório apresente muitos resultados, é possível localizar termos em suas páginas para facilitar a localização do item desejado. Para tanto, clique na lupa no canto superior esquerdo do relatório e digite o termo a ser buscado. No exemplo abaixo, o termo buscado ("espuma") aparece 14 vezes nas seis páginas do relatório. Basta clicar nas setas ao lado do resultado para localizar o termo ao longo do relatório.

SCL - Opção de busca de termos nos resultados

Para consultar itens já catalogados, basta acessar no Sistema Solar em MENU → PEDIDOS → COMPRA/CONTRATAÇÃO → CATÁLOGO DE MATERIAIS.

Após, selecione a opção POR GRUPO (1) na caixa de seleção RELATÓRIO e preencha os seguintes campos obrigatórios:

  • Grupo (2): insira o grupo e subgrupo do item;
  • Ordenado por: selecione CÓDIGO DO MATERIAL;
  • Parâmetros: selecione as opções IMPRIMIR SOMENTE MATERIAIS ATIVOS e IMPRIMIR ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA;
  • Selecione o modo de apresentação em PDF e clique em VISUALIZAR.


Exemplo: O item "cadeira de escritório" é caracterizado como material permanente ("Grupo 077") do subgrupo mobiliários em geral ("Subgrupo 42"). Dessa forma, sua pesquisa no Relatório deve ser feita pelo código "077.42".

Pedidos - Pesquisa por Grupo de materiais


Se após a busca o item desejado não for encontrado, ou se o resultado não atender às especificações necessárias, o usuário deverá solicitar a catalogação do material ou ajuste nas informações, conforme aba ao lado.

Novas catalogações e ajustes devem ser solicitados via Portal de Atendimento Institucional (PAI).

Há três serviços disponíveis:

  • Nova catalogação de material: para criar código para material ainda não catalogado.
  • Alteração de material existente no Catálogo: para alterar a descrição resumida e/ou especificação técnica de item já catalogado.
  • Alteração de CATMAT ou unidade de medida: para alterar código SIASG/CATMAT e/ou unidade de medida de item já catalogado.
Portal de Atendimento Institucional

Para avançar na padronização do Catálogo de Materiais da UFSC, pedimos que sejam observadas as seguintes orientações:

  • A descrição resumida e a especificação devem ser elaboradas de forma genérica, evitando que o item se torne exclusivo para um único usuário ou setor. Assim, se possibilita uma melhor organização do Catálogo e facilidade na busca de códigos dos materiais.
    Exemplo:
    TESOURA CIRÚRGICA - LÂMINA TIPO RETA, PONTA ROMBA - TAMANHO 17 CM
    TESOURA CIRÚRGICA
  • Quaisquer peculiaridades e informações técnicas mínimas necessárias para a aquisição do item devem ser inseridas no campo detalhamento complementar do item, ou seja, não deve constar no Catálogo, e sim no pedido de compra, conforme a modalidade.
    Exemplo: para incluir três medidas de cabo flexível num processo de compra, deve ser feito da seguinte forma:
    • 099.07.291753 CABO ELÉTRICO FLEXÍVEL - Descrição resumida "..., espessura 1,5 mm, ..."
    • 099.07.291753 CABO ELÉTRICO FLEXÍVEL - Descrição resumida "..., espessura 2,5 mm, ..."
    • 099.07.291753 CABO ELÉTRICO FLEXÍVEL - Descrição resumida "..., espessura 4 mm, ..."
  • Evite inconsistências nas catalogações e/ou entre catalogações e pedidos, como, por exemplo:
    • forma de apresentação em caixas/pacotes/frascos, sem a informação de quantas unidades ou compõem cada caixa/pacote ou a capacidade do frasco
    solução: informe a quantidade de itens em cada caixa/pacote e a capacidade (litros, quilogramas etc.) de cada frasco
    • forma de apresentação em caixas/pacotes/frascos, e, ao mesmo tempo, unidade de fornecimento em unidade avulsa (UN)
    solução: corrija a catalogação/especificação para escolher uma das duas coisas (ou em unidade avulsa ou em caixas/pacotes de X unidades, ou frascos com X capacidade)
    • unidade de fornecimento em unidade avulsa, mas especificação que estipula apresentação do produto em quantidade mínima superior a uma unidade avulsa
    exemplo: item cuja unidade de fornecimento é em quilos, mas na especificação consta "apresentação em frascos de 10 Kg"
    neste caso, apesar de não impedir o encaminhamento do pedido, não se poderá empenhar menos que múltiplos de 10 Kg (quantidade mínima para apresentação escolhida na especificação), mesmo que a unidade de fornecimento esteja Kg.
    ainda, o quantitativo a ser licitado deve ser obrigatoriamente múltiplo da apresentação mínima
  • Ainda, observe alguns casos específicos:
    • se for possível incluir no detalhamento mais do que uma especificação, a redação deve deixar claro que o fornecedor deve entregar a quantidade da especificação escolhida
    exemplo: o item é o "cabo flexível", e consta no detalhamento que pode ser de 1,5, 2,5 ou 4mm
    outro exemplo: o item é "caneta", e no detalhamento consta que ela pode ser nas "cores azul, preta ou vermelha"
    a descrição deve conter obrigatoriamente: "a ser definido pelo requerente no momento do empenho"
    ainda, obrigatoriamente, no momento do empenho deve ser informado o quantitativo seguido da especificação a ser entregue:
    exemplo: se for empenhado 30 unidades de "caneta nas cores azul, preta ou vermelha", o fornecedor pode entregar 30 unidades de qualquer cor
    ou seja, deve-se informar que se quer "30 unidades de caneta azul", ou "20 unidades de caneta preta e 10 unidades de caneta vermelha"
    • se for possível aceitar mais do que uma apresentação. ficando a escolha por uma das apresentações a critério do fornecedor, sem prejuízo para o setor requerente
    exemplo: material "transistor", detalhamento "encapsulamento PTH (Through-hole). Nomenclaturas aceitáveis: BC547, BC547A, BC547B e BC547C"
    neste caso, o fornecedor pode entregar qualquer uma das nomenclaturas

Por se tratar de especificações a critério do setor requerente (que possui conhecimento técnico do material), o requerente deve observar e justificar estes critérios, caso necessários, tendo em vista que o DCOM não tem condições de analisar tais definições

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