Fluxo prévio para licitações SRP

TEXTO INTRODUTÓRIO EXPLICANDO

• Exigências nova IN que a UFSC precisa atender
• Necessidade de uma nova sistemática dos pedidos
• O que muda para os requerentes
• Benefícios para os requerentes

Definição das listas fechadas de itens

Esta é uma fase interna da nova sistemática de compras da UFSC, realizada pelo Departamento de Compras.

Com base nos pedidos solicitados pelas Unidades requerentes no último ano, o DCOM criará planilhas de listas fechadas contendo os itens disponíveis para licitação, uma para cada da famílias de materiais pertinentes às Etapas do Calendário de Compras.

I M P O R T A N T E: Sempre que possível as listas fechadas serão disponibilizadas previamente ao início de cada Etapa do Calendário de Compras, para que as Unidades possam planejar antecipadamente os pedidos futuros, ordenando suas demandas de materiais para informá-las nos prazos correspondentes a cada Etapa. A especificação e detalhamento dos itens das listas fechadas serão padronizados e não poderão ser editados pelas Unidades requerentes.

Cada família de itens terá sua própria lista fechada.

Exemplo: Etapa 1

• Lista fechada para a família 099.07 - MATERIAIS ELÉTRICOS
• Lista fechada para a família 099.08 - MATERIAIS HIDRÁULICOS

etc.

Etapa 2

• Lista fechada para a família 099.19 - MATERIAIS DE ACONDICIONAMENTO E EMBALAGENS
• Lista fechada para a família 099.23 - MATERIAIS DE CAMA, MESA E BANHO
• Lista fechada para a família 077.04 - APARELHOS DE MEDIÇÃO

etc.

E assim sucessivamente em cada uma das seis Etapas do Calendário de Compras.

INSERIR FIGURA DA LISTA FECHADA

Inserção das demandas nas listas fechadas e abertas pelas Unidades requerentes

Nas datas previstas no Calendários de Compras, planilhas online contendo as listas fechadas serão disponibilizadas para que as Unidades requerentes preencham os quantitativos de suas demandas.

Neste momento todas as Unidades requerentes já devem estar com a relação de toda a demanda correspondente à Etapa do Calendário de Compras vigente, para apenas conferir se os itens de sua demanda serão solicitados na lista fechada ou na lista aberta.

Caso os requerentes encontrem erros nos itens das listas fechadas, poderão solicitar ao DCOM correções cabíveis nos textos, mediante justificativa a ser subjugada à análise.

Cada Unidade requerente terá acesso para edição apenas a sua Coluna na lista fechada (devidamente nomeada) e a sua lista aberta, evitando que informações sejam inseridas/editadas equivocadamente por outra Unidade.

Caso as listas fechadas não contemplem todos os materiais necessários, as Unidades poderão informar outros itens a licitar em uma planilha específica, chamada de 'Lista Aberta'.

Em sua lista aberta correspondente, cada Unidade requerente deverá obrigatoriamente justificar cada item solicitado e seu detalhamento. Ou seja, as Unidades deverão fundamentar os motivos pelos quais é imprescindível licitar itens com determinadas características, não previstas na lista fechada do código correspondente.

Ao término do prazo estabelecido no cronograma, todas as listas serão bloqueadas e não será mais permitida nenhuma alteração nos itens.

INSERIR FIGURA DE UMA (OU MAIS) LISTA ABERTA

Sugestão de correções nas especificações das listas fechadas pelas Unidades requerentes

Ao realizar a conferência de cada lista fechada, as Unidades requerentes poderão encontrar algum tipo de erro nos textos. Nas datas previstas no Calendários de Compras, será possível sugerir ao DCOM correções nas especificações das listas fechadas.

As sugestões de correção deverão ser informadas em campo pertinente na lista aberta de cada Unidade. Para tanto, bastará selecionar a opção "Sugestão para correção?" na coluna correspondente e preencher todos os campos, inclusive o de Justificativa, onde deverá justificar os motivos da correção.

Situação simulada para exemplo

• A lista fechada para a família 077.12 prevê o item 077.12.292339 - Descrição resumida: LIQUIDIFICADOR - Especificação: LIQUIDIFICADOR Detalhamento: LIQUIDIFICADOR COM JARRA DE PLÁSTICO RESISTENTE - DE 1,5 A 2L - 220V - POTÊNCIA ENTRE 400W E 600W - Unidade: PCT

O servidor responsável por uma Unidade requerente verifica que a coluna 'Unidade' está incorreta, pois o correto seria "unidade (UN)" e não "pacote (PCT)". Ele poderá informar o erro na lista aberta de sua Unidade, selecionando a opção "Sugestão para correção?" na coluna correspondente e preenchendo todos os campos com o texto correto:

077.12.292339 - Descrição resumida: LIQUIDIFICADOR - Especificação: LIQUIDIFICADOR Detalhamento: LIQUIDIFICADOR COM JARRA DE PLÁSTICO RESISTENTE - DE 1,5 A 2L - 220V - POTÊNCIA ENTRE 400W E 600W - Unidade: UN - Justificativa: A Unidade correta para o material é UNIDADE e não PEÇA.

INSERIR FIGURA ILUSTRATIVA

Consolidação das demandas solicitadas

Nas datas previstas no Calendários de Compras para essa fase em cada Etapa, os quantitativos e justificativas informados pelas Unidades requerentes nas listas fechadas e abertas serão analisadas para serem consolidadas em uma lista única pelo DCOM.

• Nas listas fechadas, os totais serão somados, para que se obtenha o total a licitar para cada item, de modo a atender todas as Unidades requerentes.

• Nas listas abertas, os itens e justificativas informados serão analisados pelo DCOM, que verificará a possibilidade de:

• aceitar os itens das listas abertas (desde que sejam diferentes dos relacionados nas listas fechadas), acrescentando-os na lista final (consolidada);

• consolidar itens de listas abertas de Unidades distintas em um único item, pois são o mesmo material, detalhado por cada requerente de maneira distinta);

• recusar um pedido de item, pois a demanda pode ser atendida por algum item da lista fechada, transferindo o quantitativo desses itens das listas abertas para os correspondentes nas listas fechadas.

A análise dos itens informados na lista aberta levará em conta suas especificações e justificativas, buscando comprovar se a finalidade/utilização do item justifica a compra de dois ou mais itens com características semelhantes.

• Exemplos:

Situação 1 - A lista fechada para a família 077.12 prevê o item 077.12.292339 - LIQUIDIFICADOR Especificação: LIQUIDIFICADOR Detalhamento: LIQUIDIFICADOR COM JARRA DE PLÁSTICO RESISTENTE - DE 1,5 A 2L - 220V - POTÊNCIA ENTRE 400W E 600W Unidade: UN

Mas uma Unidade requerente não solicita esse item na lista fechada e inclui em sua lista aberta 077.12.292339 - LIQUIDIFICADOR Especificação: LIQUIDIFICADOR Detalhamento: LIQUIDIFICADOR COM JARRA E ALÇA DE VIDRO - DE 1,5 A 2L - 220V - POTÊNCIA 800W Unidade: UN

Ou seja, o servidor responsável deverá justificar as razões pelas quais o item similar da lista fechada (liquidificador com jarra plástica, com potência entre 400 a 600W) não atende às necessidades do setor, o que poderá ser acatado ou não pelo DCOM. Caso não seja acatada, seu quantitativo poderá ser somado ao do item similar da lista fechada, ou ser excluído.

Situação 2 - Na lista fechada da família 099.08 há o item 099.08.070859 - MANGUEIRA HIDRÁULICA Especificação: MANGUEIRA HIDRÁULICA Detalhamento: MANGUEIRA PLÁSTICA CRISTAL TRANSPARENTE 3/4", ROLO COM 50 METROS. Unidade: RL

Mas uma 'Unidade Y' não solicita esse item na lista fechada e inclui em sua lista aberta 099.08.070859 - MANGUEIRA HIDRÁULICA Especificação: MANGUEIRA HIDRÁULICA Detalhamento: MANGUEIRA PLÁSTICA 3/4". ROLO DE 30M. Unidade: RL Justificativa: O material será utilizado para rega na Fazenda Experimental da Ressacada.

O DCOM avaliará, então, se é pertinente licitar os dois tipos de mangueira, ou se o quantitativo da Unidade requerente será somado ao do item similar da lista fechada, já que, conforme o exemplo, a necessidade de uma mangueira com 30 metros para a finalidade informada na Justificativa, também é atendida pelo mesmo material com 50m.

Situação 3 - Na lista fechada da família 099.08 há o item 099.08.070859 - MANGUEIRA HIDRÁULICA Especificação: MANGUEIRA HIDRÁULICA Detalhamento: MANGUEIRA PLÁSTICA CRISTAL TRANSPARENTE 3/4", ROLO COM 50 METROS. Unidade: RL

Vamos imaginar que uma outra 'Unidade Z' preencha sua lista aberta com o item 099.08.070859 - MANGUEIRA HIDRÁULICA Especificação: MANGUEIRA HIDRÁULICA Detalhamento: MANGUEIRA PLÁSTICA CRISTAL TRANSPARENTE 1.1/4". ROLO DE 50M. Unidade: RL Justificativa: Alimentação dos tanques de peixes do Laboratório XYZ, que só aceita o diâmetro de 1" a 1.1/4".

Assim, a demanda da lista aberta da Unidade Y seria negada e o quantitativo necessário deveria ser informado na lista fechada. Entretanto, a demanda da lista aberta da Unidade Z seria aceita, pois trata-se realmente de outro material, sem possibilidade de consolidação, já que a mangueira da lista fechada, com 3/4" não caberá nos tanques de peixe citados na justificativa da lista aberta da Unidade Z.

REFORÇANDO

• A lista fechada não permite modificações na especificação e/ou detalhamento do item.
• A lista aberta será analisada e a sua demanda passará pela aprovação do DCOM, que vai analisar a justificativa item a item e decidir se vai aceitar itens com especificações diferentes das já disponibilizadas na lista fechada.

Ao final da fase de 'Consolidação das demandas solicitadas', as Unidades requerentes poderão acessar a planilha online da LISTA FINAL, com o resultado da consolidação de todos os itens aprovados pela análise do DCOM e a distribuição das tarefas de Pesquisa de Preços por Unidade.

Ciência e aprovação das demandas consolidadas

Nas datas previstas no Calendários de Compras para essa fase em cada Etapa, as Unidades requerentes tomarão ciência dos resultados das análises da fase de 'Consolidação das demandas solicitadas' e poderão consultar em suas listas abertas os itens:

• aprovados;
• consolidados com outros itens de listas fechadas, ou com itens de outras listas abertas e/ou
• recusados.

Caso a Unidade requerente não concorde com algum resultado, poderá questionar a análise em uma Coluna pertinente em sua lista aberta, que será acrescida nas planilhas online pelo DCOM para essa fase.

A partir dessa fase não é mais possível nenhuma alteração nos itens por parte das Unidades requerentes.

Geração dos processos

Procurando evitar que itens semelhantes sejam encaminhados em processos licitatórios distintos e buscando reduzir o número de processos de compra a partir da consolidação de todas as demandas encaminhadas pelas Unidades requerentes, nessa fase os processos de compra serão criados pelo DCOM a partir do agrupamento dos itens das LISTAS FINAIS de cada família (consolidadas a partir das listas fechadas e abertas, como já visto na seção 'Consolidação das demandas solicitadas').

Exemplo: A LISTA FINAL da família 099.07 resultou em 95 itens provenientes das listas fechadas criadas pelo DCOM e dos itens informados nas listas abertas das Unidades requerentes, já aprovados na etapa de análise prevista pela seção 'Consolidação das demandas solicitadas'.

A equipe da Coordenadoria de Análise e Planejamento de Compras (CAPL) do DCOM, criará então dois processos de compra (iniciados com o código 23080.), um com 50 e outro com 45 itens.

• E a esses dois processos de compra serão ajuntados todos os pedidos posteriores, encaminhados pelas Unidades requerentes conforme divisão das tarefas de orçamentação repassadas pelo DCOM na fase seguinte.

• O agrupamento de itens realizado pelo DCOM em 2018, ainda que com a metodologia antiga, gerou à UFSC a economia aproximada de R$2,3 milhões. Nossa meta, com essa nova sistemática de pedidos, é aumentar essa economia para cerca de R$3,5 milhões.

Divisão das tarefas de orçamentação

Com base no quantitativo solicitado por cada Unidade requerente para os itens informados nas listas fechadas e abertas, o DCOM determinará as responsabilidades de cada uma delas em relação à orçamentação de todos os materiais a licitar.

As tarefas serão repassadas às Unidades por meio de um Memorando Circular encaminhado via SPA/SOLAR, informando quais itens caberá a cada uma delas realizar as Pesquisa de preço pertinentes.

Em seus pedidos, as Unidades deverão encaminhar todos os documentos pertinentes à instrução de um pedido de licitação, conforme a última versão da 'Lista de Verificação – Licitação (SRP/Fornecimento imediato)' disponível na página do DCOM.

Situação hipotética para exemplificar:

A LISTA FINAL da família 099.23 - MATERIAIS DE CAMA, MESA E BANHO resultou na criação do processo de compra 23080.01234/2019-01, com 21 itens, provenientes das demandas de três Unidades requerentes, A, B e C, informadas na fase de 'Inserção das demandas nas listas fechadas e abertas pelas Unidades requerentes'.

• A Unidade A solicitou oito itens, todos da lista fechada da família 099.23 - MATERIAIS DE CAMA, MESA E BANHO;
• A Unidade B solicitou 10 itens, sendo oito da lista fechada da família 099.23 - MATERIAIS DE CAMA, MESA E BANHO e mais dois provenientes da sua lista aberta, ambos foram aprovados pelo DCOM na análise da fase 'Consolidação das demandas solicitadas' e
• A Unidade C solicitou 14 itens da lista fechada da família 099.23 - MATERIAIS DE CAMA, MESA E BANHO e mais um item em sua lista aberta, recusado pelo DCOM na análise da fase 'Consolidação das demandas solicitadas'.

Total de itens das três Unidades na fase 'Consolidação das demandas solicitadas': 22. Porém desse total, o item da lista aberta da Unidade C foi recusado.

Restaram 21 itens, sendo 19 provenientes da lista fechada da família 099.23 - MATERIAIS DE CAMA, MESA E BANHO e comuns aos três requerentes. Portanto, dos 21 itens que precisam ter Pesquisas de Preço realizadas, 19 são comuns aos três requerentes e as Pesquisas de Preço serão divididas entre eles e mais dois são exclusivos da lista aberta Unidade B e suas Pesquisas de Preço serão obrigatoriamente realizadas por ela.

Prosseguindo com a situação hipotética...

Na fase de 'Divisão das tarefas de orçamentação', a equipe o DCOM envia Memorando Circular às Unidades A, B e C distribuindo as Pesquisas de Preço dos 21 itens da planilha online contendo a LISTA FINAL da família 099.23 - MATERIAIS DE CAMA, MESA E BANHO do seguinte modo:

- Unidade A: Criará Pesquisa de preço (Mapa Comparativo) e pedido dos itens 1 a 6 e mais todos os documentos pertinentes à instrução de pedidos de licitação;

- Unidade B: Criará Pesquisa de preço (Mapa Comparativo) e pedido dos itens 7 a 11 (solicitados por ela na lista fechada) e itens 20 e 21 (solicitados em sua lista aberta) e mais todos os documentos pertinentes à instrução de pedidos de licitação ;

- Unidade C: Criará Pesquisa de preço (Mapa Comparativo) e pedido dos itens 12 a 19 e mais todos os documentos pertinentes à instrução de pedidos de licitação.

Os três pedidos enviados serão ajuntados ao processo de compra 23080.01234/2019-01, que deverá obrigatoriamente conter apenas os 12 itens divulgados na LISTA FINAL, cadastrados de modo idêntico às informações nela contida e com a Quantidade Total prevista.

OU SEJA:

• Apesar de solicitar oito itens na fase de 'Inserção das demandas nas listas fechadas e abertas pelas Unidades requerentes', a Unidade A realizará Pesquisa de Preço de apenas seis itens;
• Apesar de solicitar 10 itens na fase de 'Inserção das demandas nas listas fechadas e abertas pelas Unidades requerentes', a Unidade B realizará Pesquisa de Preço de apenas sete itens;
• Apesar de solicitar 14 itens na fase de 'Inserção das demandas nas listas fechadas e abertas pelas Unidades requerentes', a Unidade C realizará Pesquisa de Preço de apenas oito itens.

I M P O R T A N T E

• As Unidades requerentes sempre realizarão a Pesquisa de preço para os itens aprovados de suas listas abertas, então já podem realizar essas Pesquisas antes da fase de 'Divisão das tarefas de orçamentação';

• Os itens da lista fechada comuns a mais de uma Unidade requerente serão distribuídos entre elas, sem repetição. Ou seja: cada item terá sua Pesquisa de preço realizada por uma única Unidade requerente, que deverá obrigatoriamente cotar a 'Quantitativo Total' informada na LISTA FINAL para família em questão.

A T E N Ç Ã O

• Não há mudanças para criar uma pesquisa de preços e nem para criar e encaminhar um pedido de compra.
• A diferença é que agora as Unidades requerentes não precisarão mais criar uma Pesquisa de preço e nem criar e encaminhar um pedido de compra para todos os itens que precisam licitar, apenas para aqueles que o DCOM solicitar na fase de 'Divisão das tarefas de orçamentação'.

Execução das tarefas conforme divisão

Nas datas previstas no Calendários de Compras para essa fase em cada Etapa, as Unidades requerentes criarão as Pesquisas de preço e gerarão os pedidos de compra conforme a distribuição realizada pelo DCOM na fase de 'Divisão das tarefas de orçamentação'.

Os pedidos serão analisados pela equipe da CAPL e, uma vez aprovados, serão ajuntados aos processos de compra pertinentes, previamente criados na fase de 'Geração dos processos'.

Quando todos os pedidos estiverem aprovados, o processo de compra será tramitado à CAEX para Elaboração do Termo de Referência.

Caso seja necessário realizar ajustes, os pedidos serão devolvidos pela equipe da CAPL, como já acontecia na antiga sistemática de pedidos de compra de materiais.