PROCESSO ADMINISTRATIVO: FLUXO COMPLETO E LEGISLAÇÕES

LEI Nº 8.666/93

Quando o setor requerente do material (de consumo ou permanente) identifica indícios de algum descumprimento por parte do fornecedor das obrigações previstas em Edital ou na legislação vigente, deve ensejar a abertura de um Processo Administrativo (PA) , que servirá como ferramenta de acompanhamento e apuração dos fatos, observando o princípio da motivação.

O PA é o instrumento pelo qual a Administração Pública exerce seu poder-dever para apurar as infrações funcionais e aplicar penalidades aos seus agentes públicos e àqueles que possuem uma relação jurídica com a administração.

Trata-se, portanto, de um instrumento norteador para que sejam garantidas todas as etapas necessárias e exigidas por lei para ambas as partes. As tramitações seguem as normativas da Lei nº 9.784/99 para aplicação das sanções administrativas previstas nas Leis 8.666/93 e 10.520/2002.

De modo geral, um PA aberto para apurar eventuais infrações contratuais por parte de um fornecedor é baseado em sanções administrativas de tipologias distintas, cada qual a ser aplicada de acordo com cada caso, conforme será visto mais adiante.

Uma Comissão de Processo Administrativo composta por três servidores, preferencialmente estáveis e sem qualquer interesse direto ou indireto na matéria, será designada para analisar os fatos descritos pelo setor denunciante, notificar a empresa fornecedora em questão e informar sobre as sanções administrativas cabíveis.

Servidores designados para compor uma Comissão de Processo Administrativo respondem civil, penal e administrativamente pelo exercício irregular de suas atribuições, inclusive por ato omissivo ou comissivo, constituindo-se em dever funcional a participação em comissões de processo administrativo a partir da convocação pela autoridade competente (artigos 116, 121 e 124 da Lei nº 8.112/1990).

Uma vez aplicadas as sanções administrativas previstas em lei e Edital de pregão, elas podem possuir duas finalidades:

• Preventiva:
  • Atua antes da prática do descumprimento da lei, do Edital ou do contrato;
  • Baseia-se na previsão legal, Editalícia e contratual das sanções;
  • Busca prevenir a prática do descumprimento da lei, do Edital ou do contrato;
  • Busca evitar a reincidência do licitante/contratado já punido.

• Repressiva:
  • Atua depois da prática do descumprimento da lei, do Edital ou do contrato;
  • Baseia-se na sanção aplicada concretamente;
  • Busca ressarcir o mal causado.

Para que o PA seja iniciado e a infração investigada, contudo, é necessário que haja um relator da situação, que de modo geral acaba sendo o setor requerente do material e aquele que identifica a irregularidade. Porém, qualquer servidor que tenha observado irregularidades no cumprimento do Edital do pregão deverá comunicar o DCOM acerca do ocorrido, conforme a seção 'Fase Investigatória'.

Fases e agentes de um Processo Administrativo (PA)

'Fase Investigatória': Setor denunciante;

'Fase Processual': Departamento de Compras (DCOM), Comissão de Processo Administrativo e Pró-Reitoria de Administração (PROAD);

'Fase Executória': PROAD.

Fases do Processo Administrativo

O setor denunciante e os membros da CPA deverão utilizar os modelos do quadro abaixo para elaborar os documentos de sua competência.

Documentos utilizados no PA

Setor denunciante	Relatório de Notícia de Irregularidade
Setor de Apoio Administrativo (DCOM)	Relatório Inicial
Setor de Apoio Administrativo (DCOM)	Notificação Inicial
Setor de Apoio Administrativo (DCOM)	Checklist
Comissão de PA	Termo de Instalação da Comissão de PA
Comissão de PA	Notificação à empresa para apresentação das Alegações Finais
Comissão de PA	Relatório Conclusivo
Comissão de PA	Atestado de não apresentação das Alegações Finais
Comissão de PA	Checklist da Comissão
Coordenadoria Apoio Administrativo (PROAD)	Notificação para apresentação de Defesa Recursal
Coordenadoria Apoio Administrativo (PROAD)	Checklist da PROAD
Coordenadoria Apoio Administrativo (PROAD)	Notificação da Decisão Recursal
Pró-Reitor de Administração (PROAD)	Checklist preenchido pelo Pró-Reitor de Administração

• Arquivos em vermelho: modelos de documentos para download.

Fase Investigatória - Teoria

Para solicitar a abertura de um Processo Administrativo (PA) para investigação de suposta inadimplência contratual de fornecedores de materiais ao Departamento de Compras (DCOM), é preciso cadastrar uma Solicitação Digital (SD). Uma vez recebida no Departamento de Compras (DCOM), o Setor de Apoio Administrativo (SAA) verificará as informações, as vinculações de processo realizadas e as peças da SD e poderá recusá-la ou devolvê-la solicitando correções/mais informações. Caso a SD e suas peças estejam em conformidade com o solicitado nesta seção, o SAA procederá para a fase processual.

Etapa 1 - Solicitação Digital

Preenchimento da Solicitação Digital (SD) no SPA Cadastre a Solicitação Digital no módulo 'Sistema de Processos Administrativos (SPA)' do SOLAR utilizando os seguintes dados:

1. Interessado na UFSC: informar o CNPJ do fornecedor;
2. Grupo de assunto: 222 – Processo;
3. Assunto: 807 – Processo Administrativo;
4. Detalhamento: Utilizar o texto padrão "Apuração de suposta inadimplência contratual cometida pelo fornecedor (mencionar razão social do fornecedor), referente à Ata de Registro de Preços nº XXX/20xx do pregão nº xxx/20xx por (resumo do motivo do processo, por ex.: 'Não entrega'; 'Não assinatura da ata'; 'Entrega irregular' etc.)".

Exemplo: Apuração de suposta inadimplência contratual cometida pelo fornecedor JHONNAX MULTIPLYER EIRELI, referente à Ata de Registro de Preços nº 1987/2019 do pregão nº 475/2019 por não entrega de material.

Etapa 2 - Comprovação dos fatos

Reúna todas as informações referentes ao Relatório de Notícia de Irregularidade e anexe-as como peças da SD, nomeando-as individualmente. Fica a cargo da Unidade requerente relatar os fatos no Relatório de Notícia de Irregularidade. O histórico e o detalhamento do ocorrido serão fundamentais para os trabalhos de uma futura Comissão de Processo Administrativo - CPA.

Caso a denúncia seja relativa a um processo de adesão externa, é necessário anexar o Edital original do órgão que realizou o pregão (o documento consta no processo de adesão), a fim de serem analisadas as penalidades previstas no instrumento convocatório.

O Relatório de Notícia de Irregularidade deve elencar os anexos que comprovem os fatos nele descritos.

Informações pertinentes para comprovação dos fatos: descrição detalhada das tentativas de contato por meio eletrônico (e-mails) com o fornecedor (mandar imprimir as mensagens em arquivo .PDF); comprovantes de recebimento/de leitura de e-mail gerados pelo webmail; descrição detalhada das tentativas de contato telefônico contendo o máximo de informações possível (quem ligou, para qual número, em que data e horário, quem atendeu a ligação na empresa fornecedor, o que foi informado etc.), se houver; todos os documentos que comprovem os fatos descritos no Relatório de Notícia de Irregularidade, inclusive fotos, se houver; Predefinição:Alertapequeno a formatação do Relatório de Notícia de Irregularidade obedece ao GUIA PRÁTICO DE ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS OFICIAIS E ATOS NORMATIVOS NA UFSC. Solicita-se que ao preencher os dados setoriais seja observada a utilização de endereços eletrônicos setoriais na elaboração de documentos; recomenda-se que ao enviar cobranças ao fornecedor, as Unidades consultem o relatório dos dados de contato dos fornecedores no SICAF (Menu 'Consulta > Níveis de Credenciamento > Nível I - Credenciamento') e no MATL, de modo a exaurir todas as tentativas de contato, pois, assim como há fornecedores que não atualizam os dados de contato, também há aqueles que os atualizam após as Atas de Registro de Preços serem elaboradas.

Orientações sobre e-mails O GUIA PRÁTICO DE ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS OFICIAIS E ATOS NORMATIVOS NA UFSC, documento divulgado por meio do Ofício Circular 5/2020/GR/UFSC para orientar os servidores da instituição acerca da adequação de seus expedientes ao disposto no Manual de Redação da Presidência da República, informa em sua página 18 que: [...] O endereço eletrônico utilizado pelos servidores públicos deve ser oficial, utilizando-se as extensões institucionais, como por exemplo “@ufsc.br” e “@contato.ufsc.br”; É obrigatório informar o nome por completo do servidor que assina o e-mail na primeira linha da assinatura; [...] Exemplo de comprovante de recebimento de e-mail: Obs.: deve-se anexar a íntegra do comprovante de recebimento.

Etapa 3 - Vinculação de processos de compra/de empenho

Vincule o processo de compra que gerou o pregão e os eventuais processos de empenho existentes à solicitação digital (SD) gerada na Etapa 1, conforme demonstra a Figura 2.

Figura 2: Modelo de vinculação dos processos de empenho à solicitação digital

Legenda da Figura 2:

1. Vinculação: para realizar as vinculações acesse no SOLAR o Módulo do Sistema: SPA > Processo > Vinculação;
2. Solicitação: informe a solicitação recém-cadastrada;
3. Processo: informe o(s) número(s) do(s) processo(s) de empenho correspondente(s) à(s) demanda(s);
4. Confirmar: clique em “Confirmar” para adicionar cada um dos processos de empenho.

Depois de confirmado, o processo aparecerá na lista de vinculados, conforme ilustrado na Figura 3:

Figura 3: Modelo de vinculação dos processos de empenho à solicitação digital

Legenda da Figura 3:

1. Vinculação pendente: dados da(s) vinculação(ões) confirmada(s);
2. Salvar: após a vinculação dos processos, clique em “salvar” para finalizar o processo.

A T E N Ç Ã O: Em casos de adesão é preciso vincular o processo digital da adesão. Em determinadas situações a Autorização de Fornecimento (AF) que precede a emissão de empenhos poderá ser recusada pela Coordenadoria responsável no DCOM, por haver alguma irregularidade que impeça a emissão de empenho. Nesses casos, orienta-se que o requerente solicite a abertura de PA contra o fornecedor em questão. Essa medida é muito importante, pois registra os prejuízos sofridos pela Administração pela falta do fornecimento do material adjudicado e cria um histórico de ocorrências por parte dos fornecedores. Para solicitar a abertura do PA, proceda conforme as Etapas descritas nesta seção do Manual e além de vincular o processo de compra que originou o pregão, vincule a solicitação de emissão de empenho recusada pelo DCOM. A página da solicitação de emissão de empenho recusada pelo DCOM (onde consta o motivo de impedimento da emissão do empenho) deverá ser anexada como peça à solicitação digital de abertura de PA.

Etapa 4 - Encaminhar a SD ao DCOM

Uma vez finalizadas as Etapas 2 e 3, tramite a SD gerada para o usuário SAA/DCOM/PROAD, setor que dará continuidade ao processo.

Fase Processual - Teoria

Nessa fase três notificações serão enviadas à empresa fornecedora que responderá ao Processo Administrativo:

• Notificação Inicial: encaminhada pelo DCOM;
• Segunda Notificação: encaminhada pela Comissão do PA e
• Terceira Notificação: encaminhada pela PROAD.

Notificação Inicial: SAA/DCOM

Nesta etapa, munido das informações contidas na Solicitação Digital (SD) enviada pelo requerente na Fase Investigatória, o SAA/DCOM:

Autua a SD enviada pelo requerente na Fase Investigatória, transformando-a em um Processo Administrativo (PA) digital. O sistema SOLAR incorpora todas as informações e páginas da solicitação ao processo gerado a partir de sua autuação;

Notifica oficialmente o fornecedor a partir do envio de uma mensagem eletrônica (e-mail) que informa que os documentos Notificação Inicial (assinada pela Direção do DCOM), Relatório Inicial (assinado pelo SAA/DCOM) e Relatório de Notícia de Irregularidade (assinado pelo servidor da unidade requerente que iniciou o PA) seguem anexados. O prazo de cinco dias úteis para envio da Defesa Prévio da fornecedor autuado consta nos documentos encaminhados neste e-mail.

Defesa Prévia

O SAA/DCOM aguarda a manifestação do fornecedor por meio de sua Defesa Prévia no prazo de resposta informado nos anexos da Notificação.

Transcorrido o prazo de envio da Defesa Prévia do fornecedor, caso esse não tenha se manifestado ou cumprido seus deveres constantes do Edital, será dada a continuidade ao PA.

Quando ocorre envio da Defesa Prévia do fornecedor dentro do prazo estipulado, a defesa é anexada às peças do PA. O processo é então tramitado à Direção do Departamento de Compras (DCOM) para análise da manifestação do fornecedor.

A Direção do DCOM pode optar pelo arquivamento ou pelo prosseguimento do processo.

Caso a continuidade do processo seja pertinente, os trâmites necessários serão tomados para que a Comissão de Processo Administrativo (CPA) seja nomeada por Portaria de Designação de Comissão emitida pela Pró-Reitoria de Administração (conforme Portaria nº 295/PROAD/2017).

A partir da emissão da Portaria de nomeação da CPA o processo administrativo passa a ser tramitado entre a Comissão e a PROAD.

Servidores designados para compor uma Comissão de Processo Administrativo respondem civil, penal e administrativamente pelo exercício irregular de suas atribuições, inclusive por ato omissivo ou comissivo, constituindo-se em dever funcional a participação em comissões de processo administrativo a partir da convocação pela autoridade competente (artigos 116, 121 e 124 da Lei nº 8.112/1990).

É de suma importância garantir ao fornecedor amplo direito de defesa , que neste caso, será considerada como Defesa Prévia. O prazo de resposta do fornecedor deverá ser de cinco dias úteis. Recomenda-se que ao enviar cobranças ao fornecedor, as Unidades consultem o relatório dos dados de contato dos fornecedores no SICAF (Menu 'Consulta > Níveis de Credenciamento > Nível I - Credenciamento') e no MATL, de modo a exaurir todas as tentativas de contato, pois, assim como há fornecedores que não atualizam os dados de contato, também há aqueles que os atualizam após as Atas de Registro de Preços serem elaboradas.

Segunda Notificação: CPA

Realizada pela Comissão de Processo Administrativo.

Terceira Notificação: PROAD

O Relatório Conclusivo, a Segunda Notificação e as Alegações Finais da empresa serão encaminhados por meio do PA à fila CAA/PROAD, apontando o fim dos trabalhos da Comissão de Processo Administrativo (CPA). A PROAD analisará a sugestão de aplicação das sanções feita pela CPA, bem como as Alegações Finais da empresa. Atualmente, os processos não são mais remetidos à Procuradoria Federal junto à UFSC para a análise jurídica da aplicabilidade das sanções, uma vez que essa manifestou-se sobre a natureza de PA por meio do Parecer Referencial quanto a Inadimplemento contratual. Ponderando as informações da CPA, da empresa processada e da Procuradoria Federal, além de julgamento próprio, a PROAD notificará o fornecedor de sua decisão na Notificação para apresentação de Defesa Recursal.

Assim como na fase da primeira notificação, é de suma importância garantir ao fornecedor amplo direito de defesa , que neste caso, será considerada como Defesa Prévia. O prazo de resposta do fornecedor deverá ser de cinco dias úteis. Após o envio da notificação, a PROAD deverá inserir o checklist correspondente.

Caso o fornecedor notificado não se manifeste e sejam exauridas todas as possibilidades de contato com ele, assim como na Etapa Inicial de notificação realizada pelo SAA/DCOM, é possível que a PROAD publique no Diário Oficial o Edital de Notificação , replicando o mesmo conteúdo enviado no ofício emitido anteriormente. Durante o período disponibilizado e determinado pela Lei, o fornecedor deverá elaborar sua defesa recursal por vias formais e devidamente documentada, apresentando argumentos que corroborem seu contraponto.

Análise da Defesa Recursal: PROAD

A Administração deverá atentar-se a dois pontos essenciais quanto ao envio do recurso do fornecedor: tempestividade e legitimidade. Somente podem ser aceitos recursos enviados dentro do prazo legal, que determina 5 (cinco) dias úteis, não tendo nenhuma obrigação a Administração em acatar recursos enviados fora deste prazo . Vale ressaltar que o prazo final se dá da saída do documento no endereço do fornecedor (via correio eletrônico ou correio físico) e não da recepção do documento na UFSC (apenas em caso de entrega em mãos à PROAD).

Em caso de recurso intempestivo (fora do prazo), a PROAD anexará todas as peças recebidas para registro aos autos do PA, contudo sem a necessidade de análise e retorno ao fornecedor. Deve fazer constar também no Despacho Conclusivo do Pró-Reitor sobre esse fato. Sendo o recurso tempestivo, a PROAD deverá analisar a sua legitimidade, ou seja, se o recurso possui consistência documental, além de apresentar apenas peças de teor oficial dentro do que determinam os pressupostos processuais (é necessário analisar se aqueles que assinam o recurso respondem legalmente pela empresa, se não há indícios de fraude, se os documentos possuem teor oficial entre outros).

Após a análise do recurso, cabe à PROAD não acatar ou acatar parcial ou integralmente o conteúdo interpelado pelo contratado. Tais decisões (considerando os pressupostos legais, as provas, os relatos, o recurso e a defesa prévia) poderão ser remetidas à Procuradoria Federal para balizar os entendimentos.

Neste ponto, a PROAD terá duas alternativas:

1. Abrandar a decisão anterior: com base na defesa recursal, a Administração poderá diminuir a intensidade das sanções a serem aplicadas ou até mesmo excluí-las por completo;
2. Manter ou acrescer a decisão anterior: nesse caso, o PA deverá ser encaminhado para decisão do Reitor da Universidade .

Caso a PROAD conclua que o fornecedor não deve ser penalizado, o PA deverá seguir para o SAA/DCOM, que continuará seu trâmite de ciência e arquivamento.

Caso contrário, a PROAD realizará a Notificação da Decisão Recursal ao fornecedor e, após, a inserirá aos autos do processo o checklist preenchido pelo Pró-Reitor de Administração.

Fase Executória

Sendo o fornecedor notificado da decisão da Administração quanto à aplicação de quais sanções administrativas e seus teores, a fase executória seguirá os seguintes passos:

1. A CAA/PROAD anexará aos autos do processo a memória de cálculo da multa, quando for o caso;
2. A PROAD realizará a aplicação das penalidades determinadas no Despacho Conclusivo do Pró-Reitor (envio da GRU para recolhimento da multa e/ou registro da advertência/suspensão/impedimento de licitar e contratar no SICAF, CINEP e CEIS), assim como efetuará a publicação das penalidades no Boletim Oficial da UFSC e no Diário Oficial da União;
3. O valor das multas deverá ser recolhido por uma Guia de Recolhimento da União (GRU), encaminhada ao fornecedor apenas após o Relatório Conclusivo. Caso não haja o pagamento da GRU, o valor deverá ser cobrado na garantia do contrato, ou por desconto de créditos ou, como última instância, com a inscrição do valor em Dívida Ativa (Fundamento: artigo 86, §§2º e 3º; Artigo 87, §1º, ambos da Lei nº 8.666/93);
4. Após a publicação, a PROAD encaminhará o processo ao SAA/DCOM, que por sua vez direcionará o processo à Diretoria do DCOM, para conhecimento da conclusão do mesmo;
5. Após, a Direção do DCOM encaminhará o processo à Coordenadoria pertinente, para que essa possa tomar ciência e providências pertinentes (anulação ou cancelamento de empenho, registros internos etc);
6. Por fim, a Coordenadoria encaminhará o processo ao SAA/DCOM.

Finalizadas as etapas citadas anteriormente, a conclusão do PA seguirá as seguintes etapas:

• A PROAD encaminhará o processo ao DCOM para ciência e arquivamento;
• O SAA/DCOM efetuará o arquivamento do processo, seguido da baixa em seus registros internos sobre o encerramento do PA.

Cumpridas essas etapas, o Processo Administrativo é considerado finalizado.

A qualquer momento durante e após o PA, se houver interesse expresso à Administração, todo o teor deverá ser tornado público ao interessado direto (no caso, o fornecedor processado). Já a publicidade irrestrita ocorre após decorridos todos os recursos e a decisão final por parte da Administração, garantindo que os atos sejam acompanhados por qualquer cidadão e que seja exercido sobre eles controle de legalidade e moralidade . Caso qualquer outro fornecedor ou cidadão solicite ter acesso ao conteúdo completo do processo (após a sua finalização), deverá solicitar formalmente à Pró-Reitoria de Administração (PROAD).