Catálogo de materiais

Orientações geraisConsulta pela descrição do itemConsulta pelo grupo de materiaisNova catalogação ou ajustesPadronização

Para a aquisição de materiais é necessária a especificação clara, sucinta e correta do objeto a ser adquirido, de forma a demonstrar os requisitos mínimos necessários para atendimento ao objetivo da aquisição, sem direcionar a uma marca específica (ao menos sem justificativa fundamentada e amparada legalmente).

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Para fins administrativos, no Catálogo de Materiais da UFSC, há a divisão em dois grandes grupos:

• Materiais permanentes - Grupo 077: materiais que, mesmo com o uso corrente, não perdem sua identidade física e/ou geralmente têm uma durabilidade superior a dois anos;
• Materiais de consumo - Grupo 099: materiais que, com o uso corrente, normalmente perdem sua identidade física e/ou geralmente têm sua utilização limitada a um período de até dois anos.

A Portaria 232/2023/PROAD criou a Comissão Permanente de Classificação Contábil de materiais no âmbito da Universidade Federal de Santa Catarina para estabelecer as diretrizes de classificação contábil de materiais de consumo e bens permanentes.

Dentro desses dois grandes grupos há subdivisões por afinidade de material, denominadas de 'subgrupos' ou 'famílias'.

Exemplos:

• O código 099.15.291524 é referente a:
  • material de consumo (099)
    • pertencente à família dos materiais agropecuários (099.15)
      • seus últimos seis dígitos (291524) dizem respeito a um item específico (fungicida)
• O código 077.42.292098, por sua vez, designa um
  • material permanente (077)
    • pertencente à família do mobiliário em geral (077.42)
      • seus últimos seis dígitos (292098) dizem respeito a um item específico (cadeira escolar com prancheta)

Há alguns códigos especiais cuja solicitação pode ser feita em casos específicos:

• 051 - Almoxarifado Central
• 201 - Restaurante Universitário (RU)
• 202 - Imprensa Universitária (IU)
• 203 - Prefeitura Universitária (PU)

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Para classificação de serviços, o Departamento de Projetos, Contratos e Convênios (DPC) deve ser consultado.

Para consultar itens já catalogados, acesso o Sistema Solar e selecione no Módulo "Pedidos" a opção "Compra/Contratação → Catálogo de Materiais"

Após, selecione em "Relatório" (1) a opção "por descrição do material" e preencha os seguintes campos:

• Material (2): insira o nome ou uma descrição sucinta do item
• Ordenado por (3): selecione "Código do material"
• Parâmetros (4): selecione as opções "Imprimir somente materiais ativos" e "Imprimir especificação técnica"
• Selecione o formato PDF e clique em "Visualizar"

SCL - Relatório do Catálogo de Materiais

• Exemplo:
  • Ao procurar pelo material "cadeira escritório", o sistema emitirá um relatório com todos os itens catalogados que contenham esses termos na descrição do material.
  • Cabe ao usuário identificar, dentre os resultados, qual se enquadra à sua necessidade.

SCL - Exemplo de Relatório de Catálogo de Materiais

Se após a busca o item desejado não for encontrado, ou se o resultado não atender às especificações necessárias, o usuário deverá solicitar a catalogação do material ou ajuste nas informações, conforme aba ao lado.

Caso o relatório apresente muitos resultados, é possível localizar termos em suas páginas para facilitar a localização do item desejado.

Para tanto, clique na lupa no canto superior esquerdo do relatório e digite o termo a ser buscado.

• No exemplo abaixo, o termo buscado ("espuma") aparece 14 vezes nas seis páginas do relatório.
• Basta clicar nas setas ao lado do resultado para localizar o termo ao longo do relatório.

SCL - Opção de busca de termos nos resultados

Para consultar itens já catalogados, acesso o Sistema Solar e selecione no Módulo "Pedidos" a opção "Compra/Contratação → Catálogo de Materiais"

Após, selecione em "Relatório" (1) a opção "por grupo" e preencha os seguintes campos:

• Material (2): insira o nome ou uma descrição sucinta do item
• Ordenado por (3): selecione "Código do material"
• Parâmetros (4): selecione as opções "Imprimir somente materiais ativos" e "Imprimir especificação técnica"
• Selecione o formato PDF e clique em "Visualizar"

Pedidos - Pesquisa por Grupo de materiais

• Exemplo:
  • Para verificar todos os materiais catalogados como "mobiliário em geral", informe o código referente (077.42)
  • Para consultar todos os subgrupos disponíveis, clique na lupa e escolha o desejado

Se após a busca o item desejado não for encontrado, ou se o resultado não atender às especificações necessárias, o usuário deverá solicitar a catalogação do material ou ajuste nas informações, conforme aba ao lado.

Novas catalogações e ajustes devem ser solicitados via Portal de Atendimento Institucional (PAI).

Há três serviços disponíveis:

• Nova catalogação de material: para criar código para material ainda não catalogado.
• Alteração de material existente no Catálogo: para alterar a descrição resumida e/ou especificação técnica de item já catalogado.
• Alteração de CATMAT ou unidade de medida: para alterar código SIASG/CATMAT e/ou unidade de medida de item já catalogado.

Portal de Atendimento Institucional

Para avançar na padronização do Catálogo de Materiais da UFSC, pedimos que sejam observadas as seguintes orientações:

• A descrição resumida e a especificação devem ser elaboradas de forma genérica, evitando que o item se torne exclusivo para um único usuário ou setor.
  • Assim, se possibilita uma melhor organização do Catálogo e facilidade na busca de códigos dos materiais.

  Exemplo:

  TESOURA CIRÚRGICA - LÂMINA TIPO RETA, PONTA ROMBA - TAMANHO 17 CM

  TESOURA CIRÚRGICA

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• Quaisquer peculiaridades e detalhamentos técnicos necessários para a aquisição do item devem ser inseridas no campo detalhamento complementar do item, ou seja, não deve constar no Catálogo, e sim no pedido de compra, conforme a modalidade.

  Exemplo: para incluir três medidas de cabo flexível num processo de compra, deve ser feito da seguinte forma:

  • 099.07.291753 CABO ELÉTRICO FLEXÍVEL - Descrição resumida "..., espessura 1,5 mm, ..."
  • 099.07.291753 CABO ELÉTRICO FLEXÍVEL - Descrição resumida "..., espessura 2,5 mm, ..."
  • 099.07.291753 CABO ELÉTRICO FLEXÍVEL - Descrição resumida "..., espessura 4 mm, ..."

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• Evite inconsistências nas catalogações e/ou entre catalogações e pedidos, como, por exemplo:

• problema: forma de apresentação em caixas/pacotes/frascos, sem a informação de quantas unidades compõem cada caixa/pacote ou a capacidade do frasco

  solução: informe a quantidade de itens em cada caixa/pacote e a capacidade (litros, quilogramas etc.) de cada frasco

• problema: forma de apresentação em caixas/pacotes/frascos, e, ao mesmo tempo, unidade de fornecimento em unidade avulsa (UN)

  solução: corrija a catalogação/especificação para escolher uma das duas coisas (ou em unidade avulsa ou em caixas/pacotes de X unidades, ou frascos com X capacidade)

• problema: unidade de fornecimento em unidade avulsa, mas especificação que estipula apresentação do produto em quantidade mínima superior a uma unidade avulsa

  exemplo: item cuja unidade de fornecimento é em quilos, mas na especificação consta "apresentação em frascos de 10 Kg"

  neste caso, apesar de não impedir o encaminhamento do pedido, não se poderá empenhar menos que múltiplos de 10 Kg (quantidade mínima para apresentação escolhida na especificação), mesmo que a unidade de fornecimento esteja Kg.

  ainda, o quantitativo a ser licitado deve ser obrigatoriamente múltiplo da apresentação mínima

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• Ainda, observe alguns casos específicos:

• se for possível incluir no detalhamento mais do que uma especificação, a redação deve deixar claro que o fornecedor deve entregar a quantidade da especificação escolhida

  exemplo: o item é o "cabo flexível", e consta no detalhamento que pode ser de 1,5, 2,5 ou 4mm

  outro exemplo: o item é "caneta", e no detalhamento consta que ela pode ser nas "cores azul, preta ou vermelha"

  a descrição deve conter obrigatoriamente: "a ser definido pelo requerente no momento do empenho"

  ainda, obrigatoriamente, no momento do empenho deve ser informado o quantitativo seguido da especificação a ser entregue:

  exemplo: se for empenhado 30 unidades de "caneta nas cores azul, preta ou vermelha", o fornecedor pode entregar 30 unidades de qualquer cor

  ou seja, deve-se informar que se quer "30 unidades de caneta azul", ou "20 unidades de caneta preta e 10 unidades de caneta vermelha"

• se for possível aceitar mais do que uma apresentação, ficando a escolha por uma das apresentações a critério do fornecedor, sem prejuízo para o setor requerente

  exemplo: material "transistor", detalhamento "encapsulamento PTH, nomenclaturas aceitáveis: BC547, BC547A, BC547B e BC547C"

  neste caso, o fornecedor pode entregar qualquer uma das nomenclaturas

Por se tratar de especificações a critério do setor requerente (que possui conhecimento técnico do material), o requerente deve observar e justificar estes critérios, caso necessários, tendo em vista que o DCOM não tem condições de analisar tais definições