ALTERAÇÕES CONTRATUAIS

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Sobre as Alterações Contratuais

Para que a Administração possa analisar devidamente as solicitações de

• Reequilíbrio Econômico-Financeiro;
• Cancelamento de Item ou de Ata de Registro de Preços; e
• Substituição de Marca

encaminhadas por fornecedores de materiais permanentes ou de consumo que assinaram Atas de Registro de Preços derivadas de pregões da UFSC regidos pela Lei nº 14.133/2021, a documentação encaminhada para cada modalidade deverá atender às orientações elencadas neste Manual.

SERVIDOR DA UFSC: Deseja saber se há processo(s) de alterações contratuais autuado(s) para um fornecedor específico? Para conferir basta:

1. Acessar o módulo SPA no SOLAR;
2. Clicar em "Consulta de Processos/Solicitações";
3. Em 'Opções de Consulta', escolher a opção 'Dados dos processos/solicitações';
4. Em 'Dados do processo/Solicitação', selecionar 'Proc. digital';
5. Em 'Interessado na UFSC', informar o CNPJ no campo 'Interessando na UFSC' e, no teclado, apertar a tecla 'Enter' ou 'Tab';
6. Em 'Assunto', preencher apenas o campo 'Grupo de assunto' com o código 323 - Alteração; e
7. Clicar em 'Consultar'.

Reequilíbrio Econômico-Financeiro

IntroduçãoComo solicitar Reequilíbrio Econômico-FinanceiroFluxo da Solicitação

Introdução

Os textos dos editais de pregão na modalidade de Sistema de Registro de Preços (SRP) praticados atualmente na UFSC e as Atas de Registro de Preços (ARPs) deles decorrentes preveem as situações em que é possível o reequilíbrio econômico-financeiro, devendo ser obrigatoriamente consultados pelo fornecedor antes de encaminhar sua solicitação.

Conforme o inciso XLVI do artigo 6º da Lei de Licitações (nº 14.133/21), a ARP é "[...]documento vinculativo e obrigacional, com característica de compromisso para futura contratação, no qual são registrados o objeto, os preços, os fornecedores, os órgãos participantes e as condições a serem praticadas, conforme as disposições contidas no edital da licitação, no aviso ou instrumento de contratação direta e nas propostas apresentadas", cabendo solicitação do reequilíbrio econômico-financeiro nos valores registrados em "[…] caso de força maior, caso fortuito ou fato do príncipe ou em decorrência de fatos imprevisíveis ou previsíveis de consequências incalculáveis, que inviabilizem a execução do contrato tal como pactuado, respeitada, em qualquer caso, a repartição objetiva de risco estabelecida no contrato" (artigo 124, inciso II, d).

Como solicitar Reequilíbrio Econômico-Financeiro

Para ensejar solicitação de reequilíbrio, cabe ao fornecedor encaminhar documentos detalhando o evento que pressupõe o desequilíbrio econômico-financeiro e documentação comprobatória das alegações.

Toda a documentação deverá ser encaminhada ao Setor de Apoio Administrativo do DCOM somente por meio do endereço eletrônico saa.dcom@contato.ufsc.br , (não serão aceitas cópias físicas, a não ser que sejam expressamente solicitadas)

• O processo somente será aberto após o envio de todas as documentações e/ou dos ajustes solicitados após análise prévia realizada pela equipe do Setor de Apoio Administrativo do DCOM/PROAD.
• A confirmação de abertura do processo será dada pela resposta do SAA/DCOM informando o número do processo registrado, com cópia para ciência do setor requerente da aquisição dos material(is) em questão, se houver empenhos em aberto.
• Em relação às assinaturas dos documentos, por favor, leia as instruções da seção Assinaturas para conhecer os tipos de assinatura válidos para os documentos constantes em processos de alteração contratual.

Documentos a encaminhar:

• Carta de solicitação contendo detalhando o evento que pressupõe o desequilíbrio econômico-financeiro. A carta deverá conter, obrigatoriamente:

- Local e data de emissão;

- Razão social e CNPJ;

- Número do pregão em questão;

- Número da Ata de Registro de Preços (ARP) decorrente do pregão;

- Número do Contrato decorrente da ARP, se houver;

- Indicação explícita (número e nome) do(s) item(ns) a revisar; e

- Assinatura válida do responsável legal da empresa (constante no SICAF ou na ARP).

• Cópia das notas fiscais relacionadas, se houver;
• Cópia ou numeração dos empenhos relacionados, se houver;
• Documentações comprobatórias das alegações;
• Declarações pertinentes à comprovação de impossibilidade de fornecimento.

Não serão aceitos documentos fora dos padrões estabelecidos, que garantem a conformidade processual e, por consequência, a segurança jurídica dos atos realizados no âmbito do processo licitatório.

Fluxo da Solicitação

1) Recebidas as documentações, o Setor de Apoio Administrativo do DCOM autuará um processo digital no SPA, anexará as peças enviadas, bem como a cópia de empenhos e da ARP assinada pelo fornecedor, e encaminhará para análise prévia da Direção do DCOM. Em seguida, encaminhará também correspondência eletrônica ao principal requerente (motivador) do pregão, informando o número do processo, para ciência e acompanhamento.

2) A Direção do DCOM, quando julgar pertinente, encaminhará o processo à PROAD, que analisará as documentações e alegações do fornecedor juntamente à CPRC/PROAD (Comissão Permanente de Repactuação de Contratos).

3) Após decorrerem as análises, a PROAD poderá solicitar mais informações e documentações comprobatórias dos fatos ao fornecedor por intermédio do Setor de Apoio Administrativo do DCOM. Caso não seja necessário, a PROAD poderá tomar uma das três decisões a seguir:

a) Liberar o fornecedor do compromisso de fornecer;

b) Ajustar os preços conforme a solicitação; ou

c) Manter o compromisso de fornecer com as condições originais.

4) O processo será devolvido à Direção do DCOM/PROAD para ciência e deliberação pelo deferimento ou indeferimento.

4.1) Caso haja a liberação do compromisso de fornecer, o Setor de Apoio Administrativo do DCOM (SAA/DCOM), abrirá um chamado junto à Superintendência de Governança Eletrônica e Tecnologia da Informação e Comunicação (SeTIC) solicitando o bloqueio do(s) item(ns) junto ao Sistema de Compras e Licitações (SCL), a fim de evitar a emissão de novos empenhos.

4.2) Quando houver o ajuste dos preços, o SAA/DCOM abrirá um chamado junto à SeTIC solicitando o ajuste do preço, editará uma nova versão da Ata de Registro de Preços e enviará ao fornecedor, que deverá assiná-la e devolvê-la ao DCOM para assinatura da Direção e providências necessárias à atualização no Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP).

5) Caso a solicitação seja indeferido pela Direção e, portanto, haja a manutenção do compromisso de fornecer com as condições originais, o SAA/DCOM apenas notificará o fornecedor sobre a decisão, copiando na correspondência eletrônica de notificação as Unidades requerentes dos empenhos em aberto, se houver.

6)O SAA/DCOM sempre fará a notificação ao fornecedor notificando-o da decisão tomada pela Administração, qual seja, copiando na correspondência eletrônica de notificação as Unidades requerentes dos empenhos em aberto, se houver.

O fornecedor terá o prazo de 10 dias úteis para se manifestar em relação ao indeferimento do pedido, sob pena de arquivamento do processo.

A seguir pode ser verificado um resumo do fluxo do processo.

• A Administração, em sua análise, parte da premissa de que a proposta ofertada pelo fornecedor no momento do certame (em caso de compras por meio do Sistema de Registro de Preços) terá seu preço registrado em Ata, com vigência de 12 meses. Isto é, deve-se levar em consideração eventos corriqueiros e que possam afetar diretamente a precificação do(s) item(ns), como oscilações de mercado, flutuações cambiais e sazonalidade dos itens, entre outros. Ademais, eventos que sejam imprevisíveis devem ser comprovadamente relacionados à precificação do(s) item(ns) para que sejam considerados razoáveis para análise do processo.

• A tramitação da solicitação de reequilíbrio não interrompe ou suspende o contrato, cabendo ao fornecedor entregar materiais empenhados e, à Administração, efetuar o(s) pagamento(s), enquanto perdurarem os estudos e cálculos, sob pena de configurar infração contratual, a Administração da UFSC entende que a obrigação do fornecimento por parte do licitante contratado não é suspensa durante o período de análise do processo de reequilíbrio econômico-financeiro. Portanto, o compromisso deverá ser mantido normalmente.

• A informação da data de emissão do pedido por parte do fornecedor é de suma importância para a abertura do processo, pois impacta no critério de tempestividade. A decisão tomada pela Administração com relação à revisão dos contratos possui efeito ex nunc, ou seja, não retroage à data anterior à solicitação formalizada, sendo aplicáveis as eventuais correções contratuais somente a partir de sua emissão.

Cancelamento de item ou de ARP

IntroduçãoComo solicitar CancelamentoFluxo da Solicitação de Cancelamento de Item ou ARP

Introdução

Em revisão.

Com base nas mesmas prerrogativas apresentadas nos tópicos sobre Reequilíbrio Econômico-Financeiro, há a possibilidade de o fornecedor solicitar o cancelamento do compromisso de fornecer um ou demais itens adjudicados, bem como de toda a Ata de Registro de Preços, principalmente em casos em que eventuais reequilíbrios econômico-financeiros e substituição de marca/modelo não podem ser consideradas alternativas viáveis.

Como solicitar Cancelamento de Item ou ARP

Para esta solicitação, o fornecedor deverá encaminhar as seguintes documentações:

<div class="aviso * Toda a documentação deverá ser encaminhada ao Setor de Apoio Administrativo do DCOM somente pelo endereço eletrônico saa.dcom@contato.ufsc.br , (não serão aceitas cópias físicas, a não ser que sejam expressamente solicitadas)

• O processo somente será registrado após o envio de todas as documentações. A confirmação de abertura do processo será dada pela resposta do SAA/DCOM informando o número do processo registrado, bem como a cópia para ciência do setor requerente da aquisição dos material(is) em questão).
• Em relação às assinaturas dos documentos, por favor, leia as instruções da seção Assinaturas para conhecer os tipos de assinatura válidos para os documentos constantes em processos de alteração contratual.

Salientamos que não aceitaremos documentos fora dos padrões estabelecidos, que garantem a conformidade processual e, por consequência, a segurança jurídica dos atos realizados no âmbito do processo licitatório."> INSIRA O TEXTO DO AVISO

Fluxo da Solicitação de Cancelamento de Item ou ARP

1) Recebidas as documentações, o Setor de Apoio Administrativo do DCOM autuará um processo digital no SPA, anexará as peças enviadas, bem como a cópia de empenhos e da ARP assinada pelo fornecedor, e encaminhará para análise prévia da Direção do DCOM. Em seguida encaminhará correspondência eletrônica ao principal requerente (motivador) do pregão, informando o número do processo, para ciência e acompanhamento.

2) A Direção do DCOM, quando julgar pertinente, encaminhará o processo à PROAD, que analisará as documentações e alegações do fornecedor juntamente à CPRC/PROAD (Comissão Permanente de Repactuação de Contratos).

3) Após decorrerem as análises, a PROAD poderá solicitar maiores informações e documentações comprobatórias dos fatos ao fornecedor por inter-médio do Setor de Apoio Administrativo do DCOM. Caso não seja necessário, a PROAD poderá tomar uma das três decisões a seguir:

a) Liberar o fornecedor do compromisso de fornecer;

b) Sugerir o ajuste dos preços originais;

c) Manter o compromisso de fornecer com as condições originais.

A seguir pode ser verificado um resumo do fluxo do processo.

4) O processo volta à Direção do DCOM, que solicitará ao Setor de Apoio Administrativo que seja feita a notificação ao fornecedor sobre a decisão toma-da pela Administração. O SAA copiará na correspondência eletrônica de notificação o servidor ou setor requerente (motivador) do pregão para ciência.

4.1) Caso haja a liberação do compromisso de fornecer, o Setor de Apoio Administrativo do DCOM notificará o fornecedor, abrirá um chamado junto à SeTIC solicitando o bloqueio do(s) item(ns) junto ao SCL, a fim de evitar a emissão de novos empenhos.

4.2) Quando houver o aceite da sugestão de reequilíbrio econômico-financeiro, o Setor de Apoio Administrativo do DCOM instruirá o fornecedor a ensejar um novo processo conforme as orientações específicas apresentadas anteriormente neste Manual.

5) Finalmente, caso haja a manutenção do compromisso de fornecer com as condições originais, o Setor de Apoio Administrativo do DCOM apenas notificará o fornecedor sobre a decisão. O fornecedor terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para se manifestar em relação ao indeferimento do pedido, sob pena de arquivamento do processo.

Na maioria das vezes é mais interessante para a Administração a manutenção do fornecimento, uma vez que eventuais cancelamentos podem impactar direta e profundamente nas atividades de diversos setores da Universidade.

A Administração sempre sugere que seja solicitada a substituição de marca/modelo ao invés do cancelamento do item/ARP, uma vez que desta maneira há mais chances de o compromisso assumido ser honrado e a expectativa de aquisição por parte da Universidade ser atingida, não causando maiores impactos nas atividades do órgão.

Substituição de marca

Introdução substituiçãoComo solicitar SubstituiçãoFluxo da Solicitação de substituição de Marca ou Modelo

Introdução substituição

Em revisão.

No momento do certame, ou seja, da negociação entre a Administração e os fornecedores durante o processo do pregão, as propostas enviadas devem apresentar a indicação do fabricante, marca e modelo do item cotado, sendo que a ausência dessas informações pode acarretar na desclassificação do licitante. Contudo, em determinadas situações, o fornecedor poderá solicitar a substituição da marca adjudicada, alegando problemas no fornecimento e fabricação do produto pela marca ganhadora no momento do certame, ou até mesmo a descontinuidade da oferta do produto pela marca indicada.

Como solicitar Substituição de Marca ou Modelo

Para solicitar substituição de marca ou modelo, o fornecedor deverá obrigatoriamente encaminhar as seguintes documentações:

• Toda a documentação deverá ser encaminhada ao Setor de Apoio Administrativo do DCOM somente pelo endereço eletrônico saa.dcom@contato.ufsc.br , (não serão aceitas cópias físicas, a não ser que sejam expressamente solicitadas)

• O processo somente será registrado após o envio de todas as documentações. A confirmação de abertura do processo será dada pela resposta do SAA/DCOM informando o número do processo registrado, bem como a cópia para ciência do setor requerente da aquisição dos material(is) em questão).
• Em relação às assinaturas dos documentos, por favor, leia as instruções da seção Assinaturas para conhecer os tipos de assinatura válidos para os documentos constantes em processos de alteração contratual.

Salientamos que não aceitaremos documentos fora dos padrões estabelecidos, que garantem a conformidade processual e, por consequência, a segurança jurídica dos atos realizados no âmbito do processo licitatório.}}

Para que a substituição da marca ofertada seja solicitada, é preciso que três requisitos sejam atendidos:

1) INDISPONIBILIDADE DA MARCA ORIGINAL: Ao pedir a substituição de marca, o contratado deve comprovar fato superveniente não imputável a ele, que inviabilizou o fornecimento da marca anteriormente cotada (ex.: descontinuidade do produto pelo fabricante);

• Para atender a este requisito, o fornecedor deverá enviar documentação comprobatória (carta do fabricante ou documento similar) que informe acerca da descontinuidade ou indisponibilidade temporária ou permanente do item no mercado.

2) ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS: Além disso, a nova marca ofertada deve ser de qualidade igual ou superior à inicialmente cotada , de forma a atender todos os requisitos que foram solicitados no Edital;

• Para atender a este requisito, o fornecedor deverá encaminhar documento que mencione as especificações técnicas da nova marca/modelo, a fim de ser possível a análise da equipe de apoio do pregão acerca do atendimento da nova marca/modelo aos requisitos exigidos no Edital.

3) VANTAJOSIDADE ECONÔMICA: Ademais, o fornecedor deverá comprovar a 'vantajosidade econômica (o produto oferecido deverá ter valor igual ou superior ao preço registrado na ARP).

• Para atender a este requisito, o fornecedor deverá apresentar no mínimo três orçamentos que comprovem que o preço de mercado do produto sugerido é igual ou superior ao registrado na Ata de Registro de Preços.

ATENÇÃO: Os orçamentos não devem demonstrar o preço de custo do produto para o fornecedor, mas o preço praticado no mercado. Clique aqui para saber como obter orçamentos válidos (os critérios são os mesmos do item 'Orçamentos para processo licitatório').

COMO COMPROVAR A VANTAJOSIDADE ECONÔMICA As comprovações de orçamentos devem ser encaminhadas conforme a normativa vigente. Devido à dificuldade de se pesquisar por marcas específicas no Painel de Preços do Governo Federal, sugere-se a utilização de: dados [...] de sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, desde que atualizados no momento da pesquisa [...]; pesquisa direta com, no mínimo, 3 (três) fornecedores, mediante solicitação formal de cotação, por meio de ofício ou e-mail; ou ainda pesquisa na base nacional de notas fiscais eletrônicas [...] Orientações sobre os orçamentos Clique aqui para saber como obter orçamentos válidos (os critérios são os mesmos do item 'Orçamentos para processo licitatório').

Sem a devida comprovação dos três requisitos 'indisponibilidade da marca original, especificações técnicas e vantajosidade econômica', não será possível o deferimento da substituição de marca ou modelo.

Fluxo da Solicitação de substituição de Marca ou Modelo

1) Recebidas as documentações, o Setor de Apoio Administrativo do DCOM autuará um processo digital no SPA, anexará as peças enviadas, bem como a cópia de empenhos e da ARP assinada pelo fornecedor, e encaminhará para análise prévia da Direção do DCOM. Em seguida encaminhará correspondência eletrônica ao principal requerente (motivador) do pregão, informando o número do processo, para ciência e acompanhamento.

2) A Direção do DCOM, após a análise prévia, encaminhará o processo à Equipe de Apoio que atuou no processo do pregão, para que esta também analise a solicitação do fornecedor e faça a emissão do Parecer Técnico acatando ou recusando a nova marca ou modelo sugeridos, devidamente justificado.

3) Quando julgar pertinente, a Direção do DCOM também poderá encaminhar o processo à Coordenadoria pertinente, ao requerente e à PROAD. Todos os consultados analisarão as documentações e alegações do fornecedor a fim de certificarem-se da aceitabilidade da marca/modelo sugerida. Durante as análises, a Direção do DCOM poderá ainda solicitar maiores informações e documentações comprobatórias dos fatos ao fornecedor por intermédio do Setor de Apoio Administrativo do DCOM.

4) Caso faltem informações ou não seja devidamente comprovado o atendimento de algum dos requisitos necessários, a Administração não poderá aceitar a referida substituição. Dessa forma, deverá ser rejeitada a substituição, requerendo que o contratado forneça a marca inicialmente cotada. Caso não o faça, o fornecedor deverá ser autuado por inexecução contratual, podendo sofrer penalidade proveniente dos fatos apurados em processo administrativo. O art. 78, I da Lei nº 8.666/93 diz que constitui motivo para rescisão do contrato “o não cumprimento de cláusulas contratuais, especificações, projetos ou prazos”. Ao fim das análises, a Direção do DCOM poderá tomar uma das três decisões a seguir:

a) Liberar o fornecedor do compromisso de fornecer;

b) Aceitar a substituição de marca;

c) Manter o compromisso de fornecer com as condições originais.

A seguir pode ser verificado um resumo do fluxo do processo.

5) A Direção do DCOM solicitará ao Setor de Apoio Administrativo que seja feita a notificação ao fornecedor da decisão tomada pela Administração. O SAA copiará na correspondência eletrônica de notificação o servidor ou setor requerente (motivador) do pregão para ciência.

5.1) Caso haja a liberação do compromisso de fornecer, o Setor de Apoio Administrativo do DCOM notificará o fornecedor, abrirá um chamado junto à SeTIC solicitando o bloqueio do(s) item(ns) junto ao SCL, a fim de evitar a emissão de novos empenhos.

5.2) Quando houver a substituição da marca ou do modelo, o Setor de Apoio Administrativo do DCOM notificará o fornecedor, enviando em anexo uma nova versão da Ata de Registro de Preços mencionando a nova marca (ou modelo) a ser aceita pela Administração. A ARP deverá ser assinada em duas vias físicas e entregue ao Setor de Apoio Administrativo do DCOM, seguindo o rito da primeira convocação da assinatura. Com relação ao ajuste sistêmico, o Setor de Apoio Administrativo do DCOM encaminhará o processo digital ao Departamento de Licitações (DPL), solicitando o devido ajuste e fazendo constar a nova marca/modelo. O processo então é devolvido ao DCOM para ciência da Direção e da Coordenadoria correspondente, com posterior arquivamento por parte do Setor de Apoio Administrativo do DCOM.

5.3) Finalmente, caso haja a manutenção do compromisso de fornecer com as condições originais, o Setor de Apoio Administrativo do DCOM apenas notificará o fornecedor sobre a decisão, cabendo recurso. O fornecedor terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para se manifestar em relação ao indeferimento do pedido, sob pena de arquivamento do processo.

O DCOM não recomenda o aceite de materiais que não estejam de acordo com as características previstas no Edital. Em caso de inconsistência, instrua o fornecedor a solicitar, formalmente, o pedido de substituição de marca ou modelo junto ao DCOM.

Em caso de tentativa de entrega de produtos não compatíveis com o Edital, o fornecedor deverá substituí-lo no prazo de até cinco dias úteis – em caso de material de consumo – ou no prazo de até dez dias úteis – em caso de material permanente, sendo o ônus decorrente da substituição de responsabilidade da Contratada (este prazo pode ser distinto a depender do disposto no edital).

Cabe destacar o Acórdão TCU 1033/2019 Plenário

A aceitação de equipamento diferente daquele constante da proposta do licitante e com características técnicas inferiores às especificações definidas no termo de referência afronta o princípio da vinculação ao instrumento convocatório (arts. 3º e 41 da Lei 8.666/1993) e o princípio da isonomia, diante da possibilidade de as diferenças técnicas entre os bens influenciar não só no valor das propostas, como também na intenção de potenciais licitantes em participar do certame.

O novo material somente poderá ser considerado aceito após todo o trâmite do processo, com as devidas comprovações da motivação, atendimento às especificações técnicas e vantajosidade econômica.

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