COMISSÃO DE PROCESSO ADMINISTRATIVO (CPA)

Atualmente há na UFSC processos vigentes de aquisição de bens e de contratação de serviços realizados tanto pela antiga Lei que disciplinava licitações e contratos da Administração Pública (Lei nº 8.666/1993) quanto pela nova Lei de Licitações e Contratos Administrativos (Lei nº 14.133/2021). A depender da Lei sob a qual foi realizada a aquisição ou contratação, um processo administrativo deverá seguir regras e fluxos distintos, motivo pelo qual há manuais distintos para cada caso. Assim, é importante, de antemão, identificar qual a Lei aplicável a determinada aquisição ou contratação, e consultar a seção pertinente ao caso concreto. Esta seção do manual contempla ambos os casos, cabendo aos membros da Comissão de Processo Administrativo atentar para seguir as orientações relativas à legislação aplicável.

Processos administrativos pela Lei nº 8.666/1993

As informações abaixo dizem respeito a processos administrativos referentes a aquisições de bens e contratações de serviços realizadas pela antiga Lei que disciplinava licitações e contratos da Administração Pública (Lei nº 8.666/1993).

Para processos administrativos referentes a aquisições e contratações realizadas sob o manto da nova Lei de Licitações e Contratos Administrativos (Lei nº 14.133/2021), veja a seção seguinte, nesta mesma página. Note que, neste momento, os fluxos dos processos administrativos nos dois casos são bastante similares, mas há diferenças importantes relativas aos prazos processuais.

O descumprimento dos procedimentos processuais previstos na legislação aplicável, especialmente em desrespeito aos prazos para que a parte processada possa se defender no processo, pode gerar a nulidade de todo o processo administrativo!

Fluxo de trabalho da Comissão de Processo Administrativo

Servidores designados para compor uma Comissão de Processo Administrativo respondem civil, penal e administrativamente pelo exercício irregular de suas atribuições, inclusive por ato omissivo ou comissivo, constituindo-se em dever funcional a participação em comissões de processo administrativo a partir da convocação pela autoridade competente (artigos 116, 121 e 124 da Lei nº 8.112/1990).

A Comissão deverá atentar-se ao conteúdo do Edital do pregão do Processo Administrativo (PA), principalmente no que tange a obrigações, prazos e sanções administrativas nele previstos. Suas ações deverão pautar-se nas legislações vigentes aplicáveis.

Dentre as atribuições da Comissão de Processo Administrativo estão:

• Passo 1. Analisar a denúncia;
• Passo 2. Definir sanções;
• Passo 3. Notificar o fornecedor: Segunda Notificação do PA; e
• Passo 4. Apresentar alegações Finais.

Todos os passos devem ser cumpridos na sequência apresentada e conforme instruções específicas, disponíveis nas abas de conteúdo desta seção. A relação das Comissões é com a CAA/PROAD, inclusive no que tange à solicitação de prorrogação.

Passo 1. Analisar a denúnciaPasso 2. Definir sançõesPasso 3. Notificar o fornecedor: Segunda Notificação do PAPasso 4. Apresentar alegações Finais

Passo 1. Analisar a denúncia

• O/A Presidente deverá convocar os demais membros da Comissão para a reunião que registrará o início dos trabalhos da CPA;

• O/a secretário/a definido/a dentre os membros redigirá a ata dessa reunião, que servirá como Termo de Instalação da Comissão de PA;

• A CPA tomará ciência da íntegra da denúncia (Fase Investigatória) a partir da análise das peças do PA e, além das já registradas no processo pela Unidade denunciante e pelo DCOM, anexará às peças provas adicionais, decorrentes dos trabalhos da Comissão, como:
  • E-mails trocados entre a CPA e o fornecedor;
  • E-mails trocados com servidores da UFSC a quem a CPA precise solicitar esclarecimentos dos fatos relativos à suposta irregularidade cometida pelo fornecedor;
  • Outras documentações envolvidas, como publicações relativas aos fatos/trabalhos da Comissão; protocolos (ex. Aviso de Recebimento de documentos enviados pelos Correios); relatório de ligações telefônicas e de outros tipos de contato; atas de reuniões da CPA etc.

• Havendo defesa prévia apresentada pelo fornecedor em resposta à Notificação Inicial encaminhada pelo Departamento de Compras na Fase Processual, sua análise deverá ser realizada pelos membros da CPA;

Toda documentação supracitada, tanto a já constante no Processo Administrativo quanto as novas, produzidas pela CPA, norteará a conclusão da CPA em relação à punição ou absolvição do fornecedor.

Para cumprir o Princípio da Legalidade, somente podem ser aplicadas sanções previstas em lei.

As sanções devem ser aplicadas conforme a análise de cada caso, respeitando os critérios de gravidade de cada irregularidade cometida, também como a frequência das ocorrências (Tabela 1). Portanto, é necessário analisar caso a caso antes de tomar a decisão de qual sanção deverá ser aplicada, nos termos da legislação aplicável.

Tabela 1 - Sanções previstas em lei para Processos Administrativos - Lei nº 8.666/1993 e Lei nº 10.520/2002

Passo 2. Definir sanções

Tabela 4 - Sugestões de aplicações de sanção administrativa

a) A aplicação da sanção deve obedecer ao previsto em Edital, no contrato (quando houver) e aos princípios da proporcionalidade e razoabilidade. Ao julgar-se o caso, deve-se levar em consideração a gravidade da infração, o prejuízo causado, a vantagem auferida ou pretendida, a consumação ou não da infração, a reincidência etc.

b) Apenas a multa pode ser aplicada conjuntamente com outra penalidade. Assim:

• Advertência isolada OU advertência + multa;
• Suspensão isolada OU suspensão + multa;
• Declaração de inidoneidade isolada OU declaração + multa;
• Impedimento de licitar e contratar isolado OU impedimento + multa.

Fundamentos: Lei nº 8.666/93, art. 87, §2º; Lei nº 10.520/2002, parte final do artigo 7º.

c) De ordem prática, dependendo da conduta descrita nas leis 8.666/93 e 10.520/2002, algumas penalidades são sugeridas, levando em consideração os pressupostos da alínea (a) (Tabela 4).

d) Não é necessário comprovar dolo ou má fé para a aplicação do impedimento de licitar e contratar.

Fundamentos: Acórdão TCU Plenário nº 754/2015

Trecho do voto da Srª Ministra Relatora Ana Arraes:

28. A abordagem feita pela Sefti com relação a esse tópico não merece reparos.

Não há dúvidas de que a aplicação da sanção de inidoneidade de que trata o art. 7º da Lei 10.520/2002 independe da comprovação de dolo ou má-fé por parte do licitante.

Basta que se incorra, sem justificativa, numa das condutas ali consignadas para que seja aplicada a pena.

e) Nota de empenho e/ou ordem de fornecimento substituem o instrumento de contrato em valores abaixo de R$ 80.000,00

Fundamentos: Lei 8.666/93, art. 62.

f) A atualização dos valores para aplicação de multa deve ser baseada na taxa Selic.

g) Quando o Edital menciona contrato e o pregão em questão não resultou em contrato (procurar por 'Considerações Finais' nas peças do processo de compra'), o documento a ser considerado é o empenho.

Depois de tomadas as decisões cabíveis ao caso em julgamento pela Comissão, essa deverá registrá-las no Relatório Conclusivo.

Passo 3. Notificar o fornecedor: Segunda Notificação do PA

Após a CPA analisar a denúncia, reunir novas provas e decidir por sanções ou absolvição, o/a Presidente deverá notificar a empresa acerca da decisão dos trabalhos da Comissão, encaminhando por correio eletrônico (e-mail) os seguintes documentos:

• Notificação à empresa para apresentação das Alegações Finais - preenchida com os mesmos dados da Notificação Inicial enviada pelo DCOM (ou atualização conforme o SICAF, se houver).

Recomenda-se que os dados de contato do fornecedor sejam conferidos no SICAF (menu 'Consulta> Níveis de Cadastramento > Nível I - Credenciamento'), pois os constantes na Notificação Inicial podem ter sido atualizados pela empresa fornecedora. Os Editais preveem que todo contato com as empresas fornecedoras será realizado a partir dos dados do SICAF.;

• Relatório Conclusivo e anexos (se houver).

Em seguida, é preciso anexar como peças no processo administrativo (ambos em arquivo .PDF):

• a Notificação à empresa para apresentação das Alegações Finais enviado ao fornecedor;
• o Relatório Conclusivo ao fornecedor;
• a íntegra do e-mail de envio da Segunda Notificação (em arquivo .PDF) e
• a íntegra do e-mail de comprovação de recebimento da Segunda Notificação (em arquivo .PDF - ver exemplo na seção Etapa 2 - Comprovação dos fatos).

Passo 4. Apresentar alegações Finais

A empresa notificada terá um prazo de 10 dias corridos, conforme disposto no art. 44 da Lei º 9.784/99, para apresentar alegações finais quanto à decisão da Comissão comunicada pela Segunda Notificação.

Se o fornecedor responder à Segunda Notificação os seguintes arquivos deverão ser incluídos como peças no processo administrativo:

• Íntegra do e-mail de resposta à Segunda Notificação (em arquivo .PDF);
• Alegações finais da empresa;
• Anexos das alegações finais (se houver) e
• Checklist referente à Comissão.

A Comissão não precisará apresentar manifestação acerca das alegações finais do fornecedor, nem produzir novo Relatório Conclusivo, pois a Segunda Notificação é a oportunidade da empresa apresentar provas que possam servir de fundamento para a futura decisão do Pró-Reitor de Administração, a quem o processo administrativo será encaminhado.

Se o fornecedor não responder à Segunda Notificação, os seguintes arquivos deverão ser incluídos como peças no processo administrativo:

• Atestado de não apresentação das Alegações Finais
• Checklist referente à Comissão.

Após anexar todos os documentos gerados pelo trabalho da Comissão como peças do processo administrativo, o/a Presidente da Comissão deverá tramitar o processo administrativo para o setor CAA/PROAD apontando o fim dos trabalhos da CPA.

Em tese, os trabalhos dos membros da Comissão de PA encerram-se nessa etapa, podendo esses, contudo, ser convocados novamente no caso de surgimento de novos fatos, necessidade de esclarecimentos sobre o processo, ou demais demandas pertinentes ao grupo.

A CPA deverá produzir e anexar ao PA no mínimo três documentos obrigatórios:

• o Termo de Instalação da Comissão de PA;
• o Relatório Conclusivo e
• o Checklist.

Entretanto, quando a Comissão julgar necessário fornecer mais informações sobre o caso, poderá inserir mais documentos às peças do processo administrativo, como por ex., atas de outras reuniões ordinárias, documentos de comprovação do exposto no Relatório Conclusivo, notificações ao fornecedor etc.

Processos administrativos pela Lei nº 14.133/2021

As informações abaixo dizem respeito a processos administrativos referentes a aquisições de bens e contratações de serviços realizadas sob o manto da nova Lei de Licitações e Contratos Administrativos (Lei nº 14.133/2021).

Para processos administrativos referentes a aquisições e contratações realizadas pela antiga Lei que disciplinava licitações e contratos da Administração Pública (Lei nº 8.666/1993), veja a seção anterior, nesta mesma página. Note que, neste momento, os fluxos dos processos administrativos nos dois casos são bastante similares, mas há diferenças importantes relativas aos prazos processuais.

O descumprimento dos procedimentos processuais previstos na legislação aplicável, especialmente em desrespeito aos prazos para que a parte processada possa se defender no processo, pode gerar a nulidade de todo o processo administrativo!

Fluxo de trabalho da Comissão de Processo Administrativo

Servidores designados para compor uma Comissão de Processo Administrativo respondem civil, penal e administrativamente pelo exercício irregular de suas atribuições, inclusive por ato omissivo ou comissivo, constituindo-se em dever funcional a participação em comissões de processo administrativo a partir da convocação pela autoridade competente (artigos 116, 121 e 124 da Lei nº 8.112/1990).

A Comissão deverá atentar-se ao conteúdo do Edital do pregão do Processo Administrativo (PA), principalmente no que tange a obrigações, prazos e sanções administrativas nele previstos. Suas ações deverão pautar-se nas legislações vigentes aplicáveis.

Dentre as atribuições da Comissão de Processo Administrativo estão:

• Passo 1. Analisar a denúncia;
• Passo 2. Definir sanções;
• Passo 3. Notificar o fornecedor: Segunda Notificação do PA; e
• Passo 4. Apresentar alegações Finais.

Todos os passos devem ser cumpridos na sequência apresentada e conforme instruções específicas, disponíveis nas abas de conteúdo desta seção. A relação das Comissões é com a CAA/PROAD, inclusive no que tange à solicitação de prorrogação.

Passo 1. Analisar a denúnciaPasso 2. Definir sançõesPasso 3. Notificar o fornecedor: Segunda Notificação do PAPasso 4. Apresentar alegações Finais

Passo 1. Analisar a denúncia

• O/A Presidente deverá convocar os demais membros da Comissão para a reunião que registrará o início dos trabalhos da CPA;

• O/a secretário/a definido/a dentre os membros redigirá a ata dessa reunião, que servirá como Termo de Instalação da Comissão de PA;

• A CPA tomará ciência da íntegra da denúncia (Fase Investigatória) a partir da análise das peças do PA e, além das já registradas no processo pela Unidade denunciante e pelo DCOM, anexará às peças provas adicionais, decorrentes dos trabalhos da Comissão, como:
  • E-mails trocados entre a CPA e o fornecedor;
  • E-mails trocados com servidores da UFSC a quem a CPA precise solicitar esclarecimentos dos fatos relativos à suposta irregularidade cometida pelo fornecedor;
  • Outras documentações envolvidas, como publicações relativas aos fatos/trabalhos da Comissão; protocolos (ex. Aviso de Recebimento de documentos enviados pelos Correios); relatório de ligações telefônicas e de outros tipos de contato; atas de reuniões da CPA etc.

• Havendo defesa prévia apresentada pelo fornecedor em resposta à Notificação Inicial encaminhada pelo Departamento de Compras na Fase Processual, sua análise deverá ser realizada pelos membros da CPA;

Toda documentação supracitada, tanto a já constante no Processo Administrativo quanto as novas, produzidas pela CPA, norteará a conclusão da CPA em relação à punição ou absolvição do fornecedor.

Para cumprir o Princípio da Legalidade, somente podem ser aplicadas sanções previstas em lei.

As sanções devem ser aplicadas conforme a análise de cada caso, respeitando os critérios de gravidade de cada irregularidade cometida, também como a frequência das ocorrências (Tabela 1). Portanto, é necessário analisar caso a caso antes de tomar a decisão de qual sanção deverá ser aplicada, nos termos da legislação aplicável.

Tabela 1 - Sanções previstas em lei para Processos Administrativos - Lei nº 14.133/2021 e Decreto nº 11.462/2023

Passo 2. Definir sanções

a) A aplicação da sanção deve obedecer ao previsto em Edital, no contrato (quando houver) e aos princípios da proporcionalidade e razoabilidade. Ao julgar-se o caso, deve-se levar em consideração a natureza e a gravidade da infração cometida; as peculiaridades do caso concreto; as circunstâncias agravantes ou atenuantes; os danos causados para a Administração Pública; se o fornecedor implantou ou aperfeiçoou programa de integridade, conforme normas e orientações dos órgãos de controle; a consumação ou não da infração; a reincidência etc.

Fundamentos: Lei nº 14.133/2021, art. 156, § 1º.

b) Apenas a multa pode ser aplicada conjuntamente com outra penalidade. Assim:

• Advertência isolada OU advertência + multa;
• Suspensão isolada OU suspensão + multa;
• Declaração de inidoneidade isolada OU declaração + multa;
• Impedimento de licitar e contratar isolado OU impedimento + multa.

Fundamentos: Lei nº 14.133/2021, art. 156, § 7º.

c) Nota de empenho e/ou ordem de fornecimento substituem o instrumento de contrato em dispensas de licitação em razão de valor e em compras com entrega imediata e integral dos bens adquiridos e dos quais não resultem obrigações futuras, inclusive quanto a assistência técnica, independentemente de seu valor.

Fundamentos: Lei nº 14.133/2021, art. 95.

d) A atualização dos valores para aplicação de multa deve ser baseada na taxa Selic.

e) Quando o Edital menciona contrato e o pregão em questão não resultou em contrato (procurar por 'Considerações Finais' nas peças do processo de compra'), o documento a ser considerado é o empenho.

Depois de tomadas as decisões cabíveis ao caso em julgamento pela Comissão, essa deverá registrá-las no Relatório Conclusivo.

Passo 3. Notificar o fornecedor: Segunda Notificação do PA

Após a CPA analisar a denúncia, reunir novas provas e decidir por sanções ou absolvição, o/a Presidente deverá notificar a empresa acerca da decisão dos trabalhos da Comissão, encaminhando por correio eletrônico (e-mail) os seguintes documentos:

• Notificação à empresa para apresentação das Alegações Finais - preenchida com os mesmos dados da Notificação Inicial enviada pelo DCOM (ou atualização conforme o SICAF, se houver).

Recomenda-se que os dados de contato do fornecedor sejam conferidos no SICAF (menu 'Consulta> Níveis de Cadastramento > Nível I - Credenciamento'), pois os constantes na Notificação Inicial podem ter sido atualizados pela empresa fornecedora. Os Editais preveem que todo contato com as empresas fornecedoras será realizado a partir dos dados do SICAF.;

• Relatório Conclusivo e anexos (se houver).

Em seguida, é preciso anexar como peças no processo administrativo (ambos em arquivo .PDF):

• a Notificação à empresa para apresentação das Alegações Finais enviado ao fornecedor;
• o Relatório Conclusivo ao fornecedor;
• a íntegra do e-mail de envio da Segunda Notificação (em arquivo .PDF) e
• a íntegra do e-mail de comprovação de recebimento da Segunda Notificação (em arquivo .PDF - ver exemplo na seção Etapa 2 - Comprovação dos fatos).

Passo 4. Apresentar alegações Finais

A empresa notificada terá um prazo de 15 dias úteis, nos termos dos arts. 157 e 158 da Lei nº 14.133/2021, para apresentar alegações finais quanto à decisão da Comissão comunicada pela Segunda Notificação.

Se o fornecedor responder à Segunda Notificação os seguintes arquivos deverão ser incluídos como peças no processo administrativo:

• Íntegra do e-mail de resposta à Segunda Notificação (em arquivo .PDF);
• Alegações finais da empresa;
• Anexos das alegações finais (se houver) e
• Checklist referente à Comissão.

A Comissão não precisará apresentar manifestação acerca das alegações finais do fornecedor, nem produzir novo Relatório Conclusivo, pois a Segunda Notificação é a oportunidade da empresa apresentar provas que possam servir de fundamento para a futura decisão do Pró-Reitor de Administração, a quem o processo administrativo será encaminhado.

Se o fornecedor não responder à Segunda Notificação, os seguintes arquivos deverão ser incluídos como peças no processo administrativo:

• Atestado de não apresentação das Alegações Finais
• Checklist referente à Comissão.

Após anexar todos os documentos gerados pelo trabalho da Comissão como peças do processo administrativo, o/a Presidente da Comissão deverá tramitar o processo administrativo para o setor CAA/PROAD apontando o fim dos trabalhos da CPA.

Em tese, os trabalhos dos membros da Comissão de PA encerram-se nessa etapa, podendo esses, contudo, ser convocados novamente no caso de surgimento de novos fatos, necessidade de esclarecimentos sobre o processo, ou demais demandas pertinentes ao grupo.

A CPA deverá produzir e anexar ao PA no mínimo três documentos obrigatórios:

• o Termo de Instalação da Comissão de PA;
• o Relatório Conclusivo e
• o Checklist.

Entretanto, quando a Comissão julgar necessário fornecer mais informações sobre o caso, poderá inserir mais documentos às peças do processo administrativo, como por ex., atas de outras reuniões ordinárias, documentos de comprovação do exposto no Relatório Conclusivo, notificações ao fornecedor etc.