Catálogo de materiais: mudanças entre as edições

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2.2 '''Catálogo de materiais'''
<tabs id="Catalogo">


Grande parte do sucesso de uma aquisição depende da correta especificação do objeto, que deve ser sucinta e clara o suficiente para se demonstrar os requisitos mínimos do que se deseja adquirir, sem direcionar (ao menos injustificadamente) a uma marca específica.  
<tab name="Orientações gerais">
Para a aquisição de materiais é necessária a {{red|especificação clara, sucinta e correta do objeto a ser adquirido}}, de forma a demonstrar os {{red|requisitos '''mínimos''' necessários para atendimento ao objetivo da aquisição}}, sem direcionar a uma marca específica (ao menos sem justificativa fundamentada e amparada legalmente).  


Dessa forma, caso não exista registro de preços vigente para o material que se pretende adquirir (cuja consulta pode ser realizada através do acesso às Atas de Registro de Preços disponíveis no site do DCOM), a consulta ao catálogo digital da UFSC é o primeiro passo para iniciar um pedido de aquisição. A UFSC dispõe de um catálogo virtual com cerca de 18.000 itens registrados.
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Este manual trata da consulta dos itens já catalogados e dos procedimentos para catalogação de novos materiais.
Para fins administrativos, no Catálogo de Materiais da UFSC, há a divisão em dois grandes grupos:


{{alerta|Antes de tratar da operação no Sistema SOLAR, é fundamental o entendimento da metodologia de organização dos materiais e serviços nos sistema da UFSC, que, para fins administrativos, são separados em três grandes grupos:
{{aviso|info|* '''Materiais permanentes''' - '''Grupo 077''': materiais que, mesmo com o uso corrente, não perdem sua identidade física e/ou geralmente têm uma durabilidade superior a dois anos;
* '''Materiais de consumo''' - '''Grupo 099''': materiais que, com o uso corrente, normalmente perdem sua identidade física e/ou geralmente têm sua utilização limitada a um período de até dois anos.


* '''Materiais permanentes''': grupo 077 (materiais que, mesmo com o uso corrente, não perdem sua identidade física e/ou geralmente têm uma durabilidade superior a dois anos);
{{destaque|alerta|A [https://boletimoficial.ufsc.br/2023/12/27/boletim-2312023-27122023/#:~:text{{=}}N%C2%BA%20232/2023/PROAD%20%E2%80%93%20Art.%201%C2%BA%20INSTITUIR Portaria 232/2023/PROAD] criou a '''Comissão Permanente de Classificação Contábil''' de materiais no âmbito da Universidade Federal de Santa Catarina para estabelecer as diretrizes de classificação contábil de materiais de consumo e bens permanentes.}}
* '''Materiais de consumo''': grupo 099 (materiais que, com o uso corrente, perdem normalmente sua identidade física e/ou geralmente têm sua utilização limitada a um período de até dois anos).
}}
}}


Dentro desses grandes grupos há as subdivisões, que são agrupamentos de material por afinidade, o que facilita o agrupamento dos pedidos no [http://dcom.proad.ufsc.br/calendario-de-compras/ Calendário de Compras] vigente. Como por exemplo, 099.15 = grupo de materiais de consumo (099), subgrupo/família materiais veterinários.
Dentro desses dois grandes grupos há subdivisões por afinidade de material, denominadas de 'subgrupos' ou 'famílias'.
 
Exemplos:
* O código 099.15.291524 é referente a:
** material de '''consumo (099)'''
*** pertencente à família dos '''materiais agropecuários (099.15)'''
**** seus últimos '''seis dígitos (291524)''' dizem respeito a um item específico ('''fungicida''')
* O código 077.42.292098, por sua vez, designa um
** material '''permanente (077)'''
*** pertencente à família do '''mobiliário em geral (077.42)'''
**** seus últimos '''seis dígitos (292098)''' dizem respeito a um item específico ('''cadeira escolar com prancheta''')
 
{{aviso|alerta|Há alguns códigos especiais cuja solicitação pode ser feita em casos específicos:
* 051 - [[PEDIDOS DE MATERIAL DE CONSUMO DISPONIBILIZADOS PELO ALMOXARIFADO CENTRAL|Almoxarifado Central]]
* 201 - Restaurante Universitário (RU)
* 202 - Imprensa Universitária (IU)
* 203 - Prefeitura Universitária (PU)}}
 
<hr>
 
{{destaque|erro|Para classificação de serviços, o [http://dpc.proad.ufsc.br/ Departamento de Projetos, Contratos e Convênios] (DPC) deve ser consultado.}}
</tab>
 
<tab name="Consulta pela descrição do item">
Para '''consultar itens já catalogados''', acesso o Sistema Solar e selecione no '''Módulo "Pedidos" a opção "Compra/Contratação → Catálogo de Materiais"'''
 
Após, selecione em '''"Relatório"''' (1) a opção '''"por descrição do material"''' e preencha os seguintes campos:
* '''Material''' (2): insira o nome ou uma descrição sucinta do item
* '''Ordenado por''' (3): selecione "Código do material"
* '''Parâmetros''' (4): selecione as opções "Imprimir somente materiais ativos" e "Imprimir especificação técnica"
* Selecione o '''formato PDF''' e clique em '''"Visualizar"'''
 
[[Arquivo:Fig 2 p26.PNG|link=https://solar.egestao.ufsc.br/solar/|800px|thumb|center|SCL - Relatório do Catálogo de Materiais]]
 
 
* '''Exemplo''':
** Ao procurar pelo material '''"cadeira escritório"''', o sistema emitirá um relatório com todos os itens catalogados que contenham esses termos na descrição do material.
** Cabe ao usuário identificar, dentre os resultados, qual se enquadra à sua necessidade.
 
[[Arquivo:P27_fig_1.PNG|link=https://solar.egestao.ufsc.br/solar/|800px|thumb|center|SCL - Exemplo de Relatório de Catálogo de Materiais]]
 
 
{{aviso|alerta|Se após a busca o item desejado não for encontrado, ou se o resultado não atender às especificações necessárias, o usuário deverá solicitar a catalogação do material ou ajuste nas informações, conforme aba ao lado.}}
 
 
{{aviso|info|Caso o relatório apresente muitos resultados, é possível localizar termos em suas páginas para facilitar a localização do item desejado.
 
Para tanto, '''clique na lupa no canto superior esquerdo''' do relatório e '''digite o termo a ser buscado'''.
 
*No exemplo abaixo, o termo buscado (''"espuma"'') aparece 14 vezes nas seis páginas do relatório.
*Basta clicar nas setas ao lado do resultado para localizar o termo ao longo do relatório.
 
[[Arquivo:P27 fig 2.PNG|link=https://solar.egestao.ufsc.br/solar/|800px|thumb|center|SCL - Opção de busca de termos nos resultados]]}}
</tab>
 
<tab name="Consulta pelo grupo de materiais">
Para '''consultar itens já catalogados''', acesso o Sistema Solar e selecione no '''Módulo "Pedidos" a opção "Compra/Contratação → Catálogo de Materiais"'''
 
Após, selecione em '''"Relatório"''' (1) a opção '''"por grupo"''' e preencha os seguintes campos:
* '''Material''' (2): insira o nome ou uma descrição sucinta do item
* '''Ordenado por''' (3): selecione "Código do material"
* '''Parâmetros''' (4): selecione as opções "Imprimir somente materiais ativos" e "Imprimir especificação técnica"
* Selecione o '''formato PDF''' e clique em '''"Visualizar"'''
 
[[Arquivo:P28 fig 1.PNG|link=https://solar.egestao.ufsc.br/solar/|800px|thumb|center|Pedidos - Pesquisa por Grupo de materiais]]
 
* '''Exemplo''':
** Para verificar todos os materiais catalogados como '''"mobiliário em geral"''', informe o código referente ('''077.42''')
** Para consultar todos os subgrupos disponíveis, clique na lupa e escolha o desejado
 
{{aviso|alerta|Se após a busca o item desejado não for encontrado, ou se o resultado não atender às especificações necessárias, o usuário deverá solicitar a catalogação do material ou ajuste nas informações, conforme aba ao lado.}}
</tab>
 
<tab name="Nova catalogação ou ajustes">
'''Novas catalogações e ajustes''' devem ser solicitados via [https://atendimento.ufsc.br/otrs/customer.pl?Action=NewTicketWizard;QueueID=477&ticket=ST-18203-c7-EQMpFMKdE9WWHlKMNSiboXEYsistemas.ufsc.br '''Portal de Atendimento Institucional (PAI)'''].
 
Há três serviços disponíveis:
* '''Nova catalogação de material''': para criar código para material ainda não catalogado.
* '''Alteração de material existente no Catálogo''': para alterar a '''descrição resumida''' e/ou '''especificação técnica''' de item já catalogado.
* '''Alteração de CATMAT ou unidade de medida''': para alterar código SIASG/CATMAT e/ou unidade de medida de item já catalogado.
 
[[Arquivo:PAI_DCOM_-_Catálogo.png|500px|thumb|link=https://atendimento.ufsc.br/otrs/customer.pl?Action=NewTicketWizard;QueueID=477&ticket=ST-18203-c7-EQMpFMKdE9WWHlKMNSiboXEYsistemas.ufsc.br|center|Portal de Atendimento Institucional]]
</tab>
 
<tab name="Padronização">
Para avançar na padronização do Catálogo de Materiais da UFSC, pedimos que sejam observadas as seguintes orientações:
* A '''descrição resumida''' e a '''especificação''' devem ser elaboradas de {{red|forma genérica}}, evitando que o item se torne exclusivo para um único usuário ou setor.
**Assim, se possibilita uma melhor organização do Catálogo e facilidade na busca de códigos dos materiais.
*: Exemplo:
*: {{destaque|erro|TESOURA CIRÚRGICA - LÂMINA TIPO RETA, PONTA ROMBA - TAMANHO 17 CM}}
*: {{destaque|ok|TESOURA CIRÚRGICA}}
 
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* Quaisquer {{red|peculiaridades e detalhamentos técnicos}} necessários para a aquisição do item devem ser inseridas no campo '''detalhamento complementar''' do item, ou seja, '''não deve constar no Catálogo, e sim no pedido de compra''', conforme a modalidade.
*: Exemplo: para incluir três medidas de cabo flexível num processo de compra, deve ser feito da seguinte forma:
*:* 099.07.291753 CABO ELÉTRICO FLEXÍVEL - Descrição resumida "..., espessura 1,5 mm, ..."
*:* 099.07.291753 CABO ELÉTRICO FLEXÍVEL - Descrição resumida "..., espessura 2,5 mm, ..."
*:* 099.07.291753 CABO ELÉTRICO FLEXÍVEL - Descrição resumida "..., espessura 4 mm, ..."
 
<hr>
 
* Evite '''inconsistências {{red|nas catalogações}} e/ou {{red|entre catalogações e pedidos}}''', como, por exemplo:
 
 
* '''problema''': '''forma de apresentação em caixas/pacotes/frascos''', sem a informação de '''quantas unidades compõem cada caixa/pacote ou a capacidade do frasco'''
*: '''solução''': informe a quantidade de itens em cada caixa/pacote e a capacidade (litros, quilogramas etc.) de cada frasco
 
* '''problema''': '''forma de apresentação em caixas/pacotes/frascos''', e, ao mesmo tempo, '''unidade de fornecimento em unidade avulsa (UN)'''
*: '''solução''': corrija a catalogação/especificação para escolher uma das duas coisas (ou em unidade avulsa ou em caixas/pacotes de X unidades, ou frascos com X capacidade)
 
* '''problema''': '''unidade de fornecimento em unidade avulsa''', mas especificação que estipula '''apresentação do produto em quantidade mínima superior a uma unidade avulsa'''
*: '''exemplo''': item cuja unidade de fornecimento é em quilos, mas na especificação consta "apresentação em frascos de 10 Kg"
*: neste caso, apesar de não impedir o encaminhamento do pedido, não se poderá empenhar menos que múltiplos de 10 Kg (quantidade mínima para apresentação escolhida na especificação), mesmo que a unidade de fornecimento esteja Kg.
*: ainda, o quantitativo a ser licitado deve ser obrigatoriamente múltiplo da apresentação mínima
 
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* Ainda, observe alguns casos específicos:
 
 
* se for possível incluir no detalhamento '''mais do que uma especificação''', a redação deve deixar claro que o '''fornecedor deve entregar a quantidade da especificação escolhida'''
*: '''exemplo''': o item é o "cabo flexível", e consta no detalhamento que pode ser de 1,5, 2,5 ou 4mm
*: '''outro exemplo''': o item é "caneta", e no detalhamento consta que ela pode ser nas "cores azul, preta ou vermelha"
*: a descrição deve conter obrigatoriamente: '''"a ser definido pelo requerente no momento do empenho"'''
*: ainda, obrigatoriamente, no momento do '''empenho deve ser informado o quantitativo seguido da especificação a ser entregue''':
*: exemplo: se for empenhado 30 unidades de "caneta nas cores azul, preta ou vermelha", o fornecedor pode entregar 30 unidades de qualquer cor
*: ou seja, deve-se informar que se quer '''"30 unidades de caneta azul", ou "20 unidades de caneta preta e 10 unidades de caneta vermelha"'''
 
 
* se for possível '''aceitar mais do que uma apresentação''', ficando a escolha por uma das apresentações a critério do fornecedor, sem prejuízo para o setor requerente
*: '''exemplo''': material "transistor", detalhamento "encapsulamento PTH, nomenclaturas aceitáveis: BC547, BC547A, BC547B e BC547C"
*: neste caso, o fornecedor '''pode entregar qualquer uma''' das nomenclaturas
 
 
{{destaque|alerta|Por se tratar de especificações a critério do setor requerente (que possui conhecimento técnico do material), o requerente deve observar e justificar estes critérios, caso necessários, tendo em vista que o DCOM não tem condições de analisar tais definições}}
</tab>
</tabs>

Edição atual tal como às 13h12min de 21 de fevereiro de 2025

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