Catálogo de materiais: mudanças entre as edições

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==Grupos de materiais==
<tabs id="Catalogo">


O '''[http://dcom.proad.ufsc.br/ Departamento de Compras (DCOM)]''' é o setor responsável pelo planejamento e condução dos processos de '''compras de materiais permanentes e de consumo''' para toda as Unidades e todos os ''campi'' da Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC) no que diz respeito à '''fase interna da licitação''', bem como pela condução e execução de todos os processos de aquisição por meio de dispensa ou inexigibilidade de licitação, dentre outras atribuições.
<tab name="Orientações gerais">
Para a aquisição de materiais é necessária a {{red|especificação clara, sucinta e correta do objeto a ser adquirido}}, de forma a demonstrar os {{red|requisitos '''mínimos''' necessários para atendimento ao objetivo da aquisição}}, sem direcionar a uma marca específica (ao menos sem justificativa fundamentada e amparada legalmente).  


<hr>


Grande parte do sucesso de uma aquisição depende da correta especificação do objeto, que deve ser sucinta e clara o suficiente para se demonstrar os requisitos mínimos do que se deseja adquirir, sem direcionar a uma marca específica (ao menos sem justificativa fundamentada e amparada legalmente).
Para fins administrativos, no Catálogo de Materiais da UFSC, há a divisão em dois grandes grupos:


{{aviso|info|* '''Materiais permanentes''' - '''Grupo 077''': materiais que, mesmo com o uso corrente, não perdem sua identidade física e/ou geralmente têm uma durabilidade superior a dois anos;
* '''Materiais de consumo''' - '''Grupo 099''': materiais que, com o uso corrente, normalmente perdem sua identidade física e/ou geralmente têm sua utilização limitada a um período de até dois anos.


Dessa forma, caso não exista uma [[COMPRAS PÚBLICAS#Sistema de Registro de Preços (SRP)|ata de registro de preços]] (ARP) vigente para o material que se pretende adquirir, a consulta ao catálogo digital da UFSC é o primeiro passo para iniciar um pedido de aquisição. A UFSC dispõe de um catálogo virtual com cerca de 18.000 itens registrados.
{{destaque|alerta|A [https://boletimoficial.ufsc.br/2023/12/27/boletim-2312023-27122023/#:~:text{{=}}N%C2%BA%20232/2023/PROAD%20%E2%80%93%20Art.%201%C2%BA%20INSTITUIR Portaria 232/2023/PROAD] criou a '''Comissão Permanente de Classificação Contábil''' de materiais no âmbito da Universidade Federal de Santa Catarina para estabelecer as diretrizes de classificação contábil de materiais de consumo e bens permanentes.}}
'''
}}
 
Este capítulo trata da consulta dos itens/materiais já catalogados e dos procedimentos para catalogação de novos.'''
 
 
Para aprender a realizar compras setoriais por meio do [https://solar.egestao.ufsc.br/solar/ Sistema SOLAR], é fundamental o entendimento da metodologia de organização dos materiais nos sistemas da UFSC, que, para fins administrativos, são separados em dois grandes grupos:
 
 
{{ok|* '''Materiais permanentes''' - '''Grupo 077''': materiais que, mesmo com o uso corrente, não perdem sua identidade física e/ou geralmente têm uma durabilidade superior a dois anos;
* '''Materiais de consumo''' - '''Grupo 099''': materiais que, com o uso corrente, perdem normalmente sua identidade física e/ou geralmente têm sua utilização limitada a um período de até dois anos.}}


Dentro desses dois grandes grupos há subdivisões por afinidade de material, denominadas de 'subgrupos' ou 'famílias'.  
Dentro desses dois grandes grupos há subdivisões por afinidade de material, denominadas de 'subgrupos' ou 'famílias'.  


Exemplos:
* O código 099.15.291524 é referente a:
** material de '''consumo (099)'''
*** pertencente à família dos '''materiais agropecuários (099.15)'''
**** seus últimos '''seis dígitos (291524)''' dizem respeito a um item específico ('''fungicida''')
* O código 077.42.292098, por sua vez, designa um
** material '''permanente (077)'''
*** pertencente à família do '''mobiliário em geral (077.42)'''
**** seus últimos '''seis dígitos (292098)''' dizem respeito a um item específico ('''cadeira escolar com prancheta''')


'''Exemplos:'''
{{aviso|alerta|Há alguns códigos especiais cuja solicitação pode ser feita em casos específicos:
 
* 051 - [[PEDIDOS DE MATERIAL DE CONSUMO DISPONIBILIZADOS PELO ALMOXARIFADO CENTRAL|Almoxarifado Central]]
* O código 099.15.291524 é referente a um material de consumo (099) pertencente à família dos materiais agropecuários (099.15). Seus últimos seis dígitos dizem respeito a um item específico, nesse exemplo, um fungicida;
* 201 - Restaurante Universitário (RU)
* O código 077.42.292098, por sua vez, designa um material permanente (077) pertencente à família do mobiliário em geral (077.42). Novamente, os últimos dígitos distinguem o item 'cadeira escolar com prancheta' dentre os demais do mesmo grupo e família (ou subgrupo).
* 202 - Imprensa Universitária (IU)
 
* 203 - Prefeitura Universitária (PU)}}
 
{{alerta|A [http://pu.ufsc.br/ Prefeitura Universitária] (PU), o [[PEDIDOS DE MATERIAL DE CONSUMO DISPONIBILIZADOS PELO ALMOXARIFADO CENTRAL|Almoxarifado Central]], a [http://iu.ufsc.br/ Imprensa Universitária] (IU) e o [http://ru.ufsc.br/ Restaurante Universitário] (RU) possuem códigos de grupos próprios, com materiais específicos que só poderão ser comprados por eles. Os demais setores da UFSC que necessitarem de material da Prefeitura Universitária ou do Almoxarifado Central devem fazer a solicitação de material diretamente a estas unidades, conforme instruções específicas.}}
 
 
{{info|''O [http://dpc.proad.ufsc.br/ Departamento de Projetos, Contratos e Convênios] (DPC), respeitando as normas internas e as legislações vigentes, através de suas Coordenadorias, tem por objetivo analisar, orientar, acompanhar, controlar e administrar todos os '''processos relativos a serviços''' da Universidade Federal de Santa Catarina.'' Fonte: [http://proad.ufsc.br/departamento-de-projetos-contratos-e-convenios-dpc/ PROAD]}}
 
 
[[#top|Ir para o topo da página]]
 
==Consulta ao catálogo==
 
Para consultar itens já catalogados, basta acessar MENU> PEDIDOS > COMPRA/CONTRATAÇÃO > CATÁLOGO DE MATERIAIS, como ilustra a Figura 1.
 
[[Arquivo:Fig 1 p26.PNG|800px|thumb|center|SCL - Acesso ao Catálogo de Materiais]]
 
A consulta pode ser realizada pela descrição do item (nome de identificação do material permanente ou consumo) ou pelos grupos específicos citados anteriormente.
 
 
[[#top|Ir para o topo da página]]
 
==Consulta pela descrição do item==
 
Para efetuar consultas de materiais já catalogados pela descrição do item, acesse MENU>PEDIDOS > COMPRA/CONTRATAÇÃO > CATÁLOGO DE MATERIAIS.
Na caixa de seleção RELATÓRIO, selecione a opção POR DESCRIÇÃO DO MATERIAL.
 


Preencha os campos obrigatórios, de acordo com as orientações a seguir:
<hr>


* Material: insira o nome ou uma descrição sucinta do item;
{{destaque|erro|Para classificação de serviços, o [http://dpc.proad.ufsc.br/ Departamento de Projetos, Contratos e Convênios] (DPC) deve ser consultado.}}
* Ordenado por: selecione CÓDIGO DO MATERIAL;
</tab>
* Parâmetros: selecione as opções IMPRIMIR SOMENTE MATERIAIS ATIVOS e IMPRIMIR ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA;
* Selecione o modo de apresentação em PDF e clique em VISUALIZAR.


[[Arquivo:Fig 2 p26.PNG|800px|thumb|center|SCL - Relatório do Catálogo de Materiais]]
<tab name="Consulta pela descrição do item">
Para '''consultar itens já catalogados''', acesso o Sistema Solar e selecione no '''Módulo "Pedidos" a opção "Compra/Contratação → Catálogo de Materiais"'''


'''Exemplo'''  
Após, selecione em '''"Relatório"''' (1) a opção '''"por descrição do material"''' e preencha os seguintes campos:
* '''Material''' (2): insira o nome ou uma descrição sucinta do item
* '''Ordenado por''' (3): selecione "Código do material"
* '''Parâmetros''' (4): selecione as opções "Imprimir somente materiais ativos" e "Imprimir especificação técnica"
* Selecione o '''formato PDF''' e clique em '''"Visualizar"'''


Ao procurar pelo material “''cadeira escritório''”, o sistema emitirá um relatório com todos os itens catalogados que contenham esses termos na descrição do material. Cabe ao usuário identificar, dentre os resultados, qual se enquadra à sua necessidade.  
[[Arquivo:Fig 2 p26.PNG|link=https://solar.egestao.ufsc.br/solar/|800px|thumb|center|SCL - Relatório do Catálogo de Materiais]]




{{alerta|Se após a busca o item desejado não for encontrado, ou se o resultado não atender às especificações necessárias, o usuário deverá [https://compras.wiki.ufsc.br/index.php/CATÁLOGO_DE_MATERIAIS#Pedido_de_Cataloga.C3.A7.C3.A3o solicitar a catalogação do material] ao [http://licitacoes.ufsc.br/ Departamento de Licitações].}}
* '''Exemplo''':
** Ao procurar pelo material '''"cadeira escritório"''', o sistema emitirá um relatório com todos os itens catalogados que contenham esses termos na descrição do material.
** Cabe ao usuário identificar, dentre os resultados, qual se enquadra à sua necessidade.  


[[Arquivo:P27_fig_1.PNG|800px|thumb|center|SCL - Exemplo de Relatório de Catálogo de Materiais]]
[[Arquivo:P27_fig_1.PNG|link=https://solar.egestao.ufsc.br/solar/|800px|thumb|center|SCL - Exemplo de Relatório de Catálogo de Materiais]]




{{info|Caso o relatório apresente muitos resultados, é possível localizar termos em suas páginas de modo a facilitar a localização do item desejado. Para tanto, clique na lupa no canto superior esquerdo do relatório e digite o termo a ser buscado. A imagem de exemplo demonstra que o termo buscado (espuma) aparece 14 vezes ao longo das seis páginas do relatório. Basta clicar nas flechas ao lado do resultado para localizar o termo ao longo do relatório.}}
{{aviso|alerta|Se após a busca o item desejado não for encontrado, ou se o resultado não atender às especificações necessárias, o usuário deverá solicitar a catalogação do material ou ajuste nas informações, conforme aba ao lado.}}




[[Arquivo:P27 fig 2.PNG|800px|thumb|center|SCL - Opção de busca de termos nos resultados]]
{{aviso|info|Caso o relatório apresente muitos resultados, é possível localizar termos em suas páginas para facilitar a localização do item desejado.


Para tanto, '''clique na lupa no canto superior esquerdo''' do relatório e '''digite o termo a ser buscado'''.


[[#top|Ir para o topo da página]]
*No exemplo abaixo, o termo buscado (''"espuma"'') aparece 14 vezes nas seis páginas do relatório.
*Basta clicar nas setas ao lado do resultado para localizar o termo ao longo do relatório.


==Consulta pelo grupo de materiais==
[[Arquivo:P27 fig 2.PNG|link=https://solar.egestao.ufsc.br/solar/|800px|thumb|center|SCL - Opção de busca de termos nos resultados]]}}
</tab>


A pesquisa dos itens já catalogados também pode ser realizada por grupo. Nesse tipo de consulta, o usuário deve informar nos campos específicos o grupo a que pertence o material a ser pesquisado.
<tab name="Consulta pelo grupo de materiais">
Para '''consultar itens já catalogados''', acesso o Sistema Solar e selecione no '''Módulo "Pedidos" a opção "Compra/Contratação → Catálogo de Materiais"'''


Após, selecione em '''"Relatório"''' (1) a opção '''"por grupo"''' e preencha os seguintes campos:
* '''Material''' (2): insira o nome ou uma descrição sucinta do item
* '''Ordenado por''' (3): selecione "Código do material"
* '''Parâmetros''' (4): selecione as opções "Imprimir somente materiais ativos" e "Imprimir especificação técnica"
* Selecione o '''formato PDF''' e clique em '''"Visualizar"'''


Para tanto, acesse MENU> PEDIDOS > COMPRA/CONTRATAÇÃO > CATÁLOGO DE MATERIAIS. Na caixa de seleção RELATÓRIO, selecione a opção POR GRUPO.
[[Arquivo:P28 fig 1.PNG|link=https://solar.egestao.ufsc.br/solar/|800px|thumb|center|Pedidos - Pesquisa por Grupo de materiais]]


{{info|Grupos a utilizar nos pedidos de compra de materiais:  
* '''Exemplo''':  
* [[CATÁLOGO DE MATERIAIS#Grupos de materiais|Materiais permanentes]]
** Para verificar todos os materiais catalogados como '''"mobiliário em geral"''', informe o código referente ('''077.42''')
'''''ou'''''
** Para consultar todos os subgrupos disponíveis, clique na lupa e escolha o desejado
* [[CATÁLOGO DE MATERIAIS#Grupos de materiais|Materiais de consumo]]}}


{{aviso|alerta|Se após a busca o item desejado não for encontrado, ou se o resultado não atender às especificações necessárias, o usuário deverá solicitar a catalogação do material ou ajuste nas informações, conforme aba ao lado.}}
</tab>


O solicitante deve saber identificar se o material a ser pesquisado é material permanente ou material de consumo. Posteriormente, deve identificar a qual subgrupo pertence.  
<tab name="Nova catalogação ou ajustes">
'''Novas catalogações e ajustes''' devem ser solicitados via [https://atendimento.ufsc.br/otrs/customer.pl?Action=NewTicketWizard;QueueID=477&ticket=ST-18203-c7-EQMpFMKdE9WWHlKMNSiboXEYsistemas.ufsc.br '''Portal de Atendimento Institucional (PAI)'''].


Há três serviços disponíveis:
* '''Nova catalogação de material''': para criar código para material ainda não catalogado.
* '''Alteração de material existente no Catálogo''': para alterar a '''descrição resumida''' e/ou '''especificação técnica''' de item já catalogado.
* '''Alteração de CATMAT ou unidade de medida''': para alterar código SIASG/CATMAT e/ou unidade de medida de item já catalogado.


'''Exemplo:''' o item  'cadeira de escritório' é caracterizado como material permanente (Grupo 077) do subgrupo 42 (Mobiliários em geral). Dessa forma, sua pesquisa no Relatório deve ser feita pelo código 077.42, como ilustra a figura a seguir:
[[Arquivo:PAI_DCOM_-_Catálogo.png|500px|thumb|link=https://atendimento.ufsc.br/otrs/customer.pl?Action=NewTicketWizard;QueueID=477&ticket=ST-18203-c7-EQMpFMKdE9WWHlKMNSiboXEYsistemas.ufsc.br|center|Portal de Atendimento Institucional]]
</tab>


[[Arquivo:P28 fig 1.PNG|800px|thumb|center|Pedidos - Pesquisa por Grupo de materiais]]
<tab name="Padronização">
Para avançar na padronização do Catálogo de Materiais da UFSC, pedimos que sejam observadas as seguintes orientações:
* A '''descrição resumida''' e a '''especificação''' devem ser elaboradas de {{red|forma genérica}}, evitando que o item se torne exclusivo para um único usuário ou setor.
**Assim, se possibilita uma melhor organização do Catálogo e facilidade na busca de códigos dos materiais.
*: Exemplo:
*: {{destaque|erro|TESOURA CIRÚRGICA - LÂMINA TIPO RETA, PONTA ROMBA - TAMANHO 17 CM}}
*: {{destaque|ok|TESOURA CIRÚRGICA}}


<hr>


O relatório apresentará todos os itens catalogados dentro desse código. Após a busca, se o item desejado não for encontrado, ou se o resultado não atender às especificações necessárias, o usuário deverá solicitar a catalogação do material ao [http://licitacoes.ufsc.br/ Departamento de Licitações].
* Quaisquer {{red|peculiaridades e detalhamentos técnicos}} necessários para a aquisição do item devem ser inseridas no campo '''detalhamento complementar''' do item, ou seja, '''não deve constar no Catálogo, e sim no pedido de compra''', conforme a modalidade.
*: Exemplo: para incluir três medidas de cabo flexível num processo de compra, deve ser feito da seguinte forma:
*:* 099.07.291753 CABO ELÉTRICO FLEXÍVEL - Descrição resumida "..., espessura 1,5 mm, ..."
*:* 099.07.291753 CABO ELÉTRICO FLEXÍVEL - Descrição resumida "..., espessura 2,5 mm, ..."
*:* 099.07.291753 CABO ELÉTRICO FLEXÍVEL - Descrição resumida "..., espessura 4 mm, ..."


<hr>


{{erro| Solicitações digitais com pedidos de compra de materiais de '''mais de um grupo''' serão devolvidas para ajuste. }}
* Evite '''inconsistências {{red|nas catalogações}} e/ou {{red|entre catalogações e pedidos}}''', como, por exemplo:




[[#top|Ir para o topo da página]]
* '''problema''': '''forma de apresentação em caixas/pacotes/frascos''', sem a informação de '''quantas unidades compõem cada caixa/pacote ou a capacidade do frasco'''
*: '''solução''': informe a quantidade de itens em cada caixa/pacote e a capacidade (litros, quilogramas etc.) de cada frasco


==Pedido de Catalogação==
* '''problema''': '''forma de apresentação em caixas/pacotes/frascos''', e, ao mesmo tempo, '''unidade de fornecimento em unidade avulsa (UN)'''
*: '''solução''': corrija a catalogação/especificação para escolher uma das duas coisas (ou em unidade avulsa ou em caixas/pacotes de X unidades, ou frascos com X capacidade)


A fase de especificação e catalogação do material é o primeiro passo para realização do pedido de compras.  
* '''problema''': '''unidade de fornecimento em unidade avulsa''', mas especificação que estipula '''apresentação do produto em quantidade mínima superior a uma unidade avulsa'''
*: '''exemplo''': item cuja unidade de fornecimento é em quilos, mas na especificação consta "apresentação em frascos de 10 Kg"
*: neste caso, apesar de não impedir o encaminhamento do pedido, não se poderá empenhar menos que múltiplos de 10 Kg (quantidade mínima para apresentação escolhida na especificação), mesmo que a unidade de fornecimento esteja Kg.
*: ainda, o quantitativo a ser licitado deve ser obrigatoriamente múltiplo da apresentação mínima


<hr>


Na UFSC, '''o departamento responsável pela fase de catalogação de materiais''', que consiste no cadastro do item que se deseja adquirir no sistema de compras, a partir das especificações propostas, '''é o [http://licitacoes.ufsc.br/ Departamento de Licitações (DPL)]''', conforme Portaria Normativa nº 03/PROAD/2014, de 15 de abril de 2014.
* Ainda, observe alguns casos específicos:




Orientações sobre esta fase do processo devem ser obtidas junto a este Departamento, que disponibiliza em [http://licitacoes.ufsc.br/ seu sítio eletrônico] instruções sobre como proceder.
* se for possível incluir no detalhamento '''mais do que uma especificação''', a redação deve deixar claro que o '''fornecedor deve entregar a quantidade da especificação escolhida'''
*: '''exemplo''': o item é o "cabo flexível", e consta no detalhamento que pode ser de 1,5, 2,5 ou 4mm
*: '''outro exemplo''': o item é "caneta", e no detalhamento consta que ela pode ser nas "cores azul, preta ou vermelha"
*: a descrição deve conter obrigatoriamente: '''"a ser definido pelo requerente no momento do empenho"'''
*: ainda, obrigatoriamente, no momento do '''empenho deve ser informado o quantitativo seguido da especificação a ser entregue''':
*: exemplo: se for empenhado 30 unidades de "caneta nas cores azul, preta ou vermelha", o fornecedor pode entregar 30 unidades de qualquer cor
*: ou seja, deve-se informar que se quer '''"30 unidades de caneta azul", ou "20 unidades de caneta preta e 10 unidades de caneta vermelha"'''




{{alerta|Atentar para os prazos para encaminhamento de pedidos de catalogação de material estabelecidos pelo [http://licitacoes.ufsc.br/ DPL]. '''O DCOM não acata pedidos de prorrogação de prazo decorrentes da não catalogação de itens do pedido em tempo hábil'''.}}
* se for possível '''aceitar mais do que uma apresentação''', ficando a escolha por uma das apresentações a critério do fornecedor, sem prejuízo para o setor requerente
*: '''exemplo''': material "transistor", detalhamento "encapsulamento PTH, nomenclaturas aceitáveis: BC547, BC547A, BC547B e BC547C"
*: neste caso, o fornecedor '''pode entregar qualquer uma''' das nomenclaturas




[[#top|Ir para o topo da página]]
{{destaque|alerta|Por se tratar de especificações a critério do setor requerente (que possui conhecimento técnico do material), o requerente deve observar e justificar estes critérios, caso necessários, tendo em vista que o DCOM não tem condições de analisar tais definições}}
</tab>
</tabs>

Edição atual tal como às 13h12min de 21 de fevereiro de 2025

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