Autorização de Fornecimento

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ORIENTAÇÕES INICIAIS

Após da assinatura das Atas de Registro de Preços (ARP) e da inserção de seus dados no SIAFI, a vigência do Pregão SRP e outras informações poderão ser consultadas, conforme instruções da seção Consulta de Atas Vigentes e Saldo de Itens.

Quando um Pregão constar na planilha 'Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes' o empenho dos itens poderá ser solicitado pelas unidades requerentes.

Como iniciar uma solicitação de empenho

• Verificar se o Pregão está vigente

• Verificar disponibilidade orçamentária:

Material de consumo: Acompanhamento contínuo do duodécimo por parte da Unidade através do MATL (Aba Centro de Custo -> Consulta Saldo de Cotas -> Cota: Divisão de Material -> Preencher Centro de Custo -> Consultar -> Ver coluna “Saldo) ou consulta direta à SO/SEPLAN.

Material permanente: Solicitar à SO/SEPLAN Nota de Dotação para compra de material permanente (há fluxo disponível no próprio pedido de AF). O número sequencial da Nota de Dotação deve ser informado no último despacho (no momento do encaminhamento “ao gestor de solicitações para emissão de empenho”).

• Levantamento dos itens e quantitativos pretendidos, bem como se pertencem ao requisitante ou não.

• Emissão do pedido de Autorização de Fornecimento (AF).

CONSULTA DE ATAS VIGENTES E SALDO DE ITENS

Caso ainda não possua o nº do pregão ou do processo e do item que se pretende empenhar e tenha dificuldade em encontrar pela planilha indicada abaixo, sugerimos a consulta da listagem geral de itens licitados por ano.

A consulta das atas vigentes deve ser realizada através da planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes.

Para consulta do saldo do item, deverá ser verificado se o item faz parte de uma licitação compartilhada entre diversas Unidades ou não. Esta informação pode ser obtida na planilha diretamente na Planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes, coluna itens compartilhados. Caso o item ou o pregão seja compartilhado, na própria coluna haverá o link para acesso da respectiva planilha de controle de saldo.

Outra forma de consulta é através das planilhas individuais de controle de saldo por etapa disponíveis na página http://dcom.proad.ufsc.br/atas-e-saldos-de-itens-srp-materiais-de-consumo-e-permanentes/, seção "SALDO DE ITENS CONSTANTES EM ATAS VIGENTES".

Consulta da listagem geral de itens licitados por ano

Para consultar saldo de itens em todas as Atas vigentes sem número de Pregão Eletrônico:

1. No Sistema Solar, selecione o módulo “Compras & Licitações”;

ATENÇÃO: É necessário possuir acesso ao módulo “Compras & Licitações” para consultar as informações abaixo. Se você não possui, peça acesso por meio da SeTIC.

Imagem: Módulo “Compras & Licitações”

2. Após, no menu “Consultas e Relatórios”, clique em “Saldo de R.P.”;

Imagem: Opção “Saldo de R.P.”

3. Na tela de consulta de saldo, informe apenas o ano de vigência a ser pesquisado e clique em “Consultar”.

ATENÇÃO: O ideal é pesquisar o ano vigente e o anterior, uma vez que as atas possuem 12 meses de vigência e podem haver atas vigentes do ano antecessor ao atual.

Você pode gerar um relatório em PDF ou XLS, entretanto, a busca é mais facilitada por meio do documento em PDF.

Imagem: Parâmetros de consulta

4. Caso o item não seja compartilhado entre unidades e o solicitante já sabe o número do Pregão, a consulta de saldo também poderá ser feita no menu “Consultas e Relatórios” (Opção “Saldo de R.P.”) do módulo “Compras & Licitações”, informando o número do Pregão Eletrônico e ano (Nº Edital/Ofício). Caso ainda não tenha esta informação, pular para o passo 5.

Imagem: Consulta Saldo de Item Não Compartilhado

5. Após carregado o relatório, pressione no teclado do seu computador as teclas Ctrl + F e digite o item que você procura. No exemplo utilizamos o termo “tesoura”. Em seguida, clique em “Próximo”.

ATENÇÃO: Note que podem existir vários tipos de item para o mesmo termo, como por exemplo, tesoura de poda, cirúrgica, de escritório etc. Para tanto, cada vez que você clicar “Próximo” aparecerão mais itens, na medida em que estejam disponíveis dentre os itens vigentes daquele ano.

Imagem: Consulta ao PDF

Imagem: Consulta ao PDF

6. O último passo é verificar se o item está vigente (levando em consideração o prazo para pedidos de empenho) e se possui saldo. Para isso, basta verificar os dados que o próprio relatório já traz, incluindo o número do processo do pregão, o número do pregão (Nº Edital/Ofício) , o número da ata, o nome do fornecedor e o objeto do pregão.

Imagem: Verificação dos dados

Consulta a saldo de itens de pregões compartilhados entre Unidades

A consulta de saldo dos itens compartilhados entre Unidades poderá ser feita através das planilhas disponíveis na página http://dcom.proad.ufsc.br/atas-e-saldos-de-itens-srp-materiais-de-consumo-e-permanentes/, seção "SALDO DE ITENS CONSTANTES EM ATAS VIGENTES".

1. Verificar etapa do calendário à qual o processo está vinculado, acessando a planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes

2. Consultar a planilha Pregões SRP Vigentes, conforme etapa do calendário a qual o pregão pertence;

3. Selecionar a aba na planilha com pregão desejado e verificar o saldo disponível para cada Unidade:

A planilha de controle de saldo pode conter itens cancelados, que não poderão ser empenhados. Nessa situação, orienta-se a conferência ao Relatório de Homologação (na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes, conforme etapa 1 acima) antes da construção do pedido de autorização de fornecimento, de forma a efetivamente verificar se o item está disponível ou não para empenho. De qualquer maneira, não é possível a inclusão no pedido de item cancelado na AF, impedindo inconsistências no procedimento.

AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF)

Documentação necessária

Formulário para Solicitação de Nota de Empenho e Ficha de Tombamento

1. Informar número do pregão, número dos itens, número do centro de custo e o valor total do pedido;

2. Preencher o campo "Tombamento" somente no caso de material permanente: este campo deve ser carimbado e assinado pelo servidor que ficará responsável pelo bem;

O Formulário deve ser assinado com certificação digital pelo ordenador de despesas de cada Unidade requerente (ou carimbado e assinado - não serão aceitas imagens com assinaturas coladas).

Imagem: Formulário para Solicitação de Nota de Empenho e Ficha de Tombamento

Em caso de pedido de AF que contemple itens oriundos da demanda para licitação de requerente diverso, deve ser anexado e-mail da Unidade detentora do saldo, liberando-o para empenho e, se aplicável, autorização do fornecedor para entrega em localidade distinta do Termo de Referência.

Somente nos casos em que o item exigir contrato:

Formulário de Indicação de Fiscais de Contratos Terceirizados: dúvidas sobre o preenchimento deste formulário devem ser tratadas diretamente com o Departamento de Projetos, Contratos e Convênios (DPC/PROAD)

O contrato é exigido quando há obrigações futuras por parte do fornecedor:

1. Prazo de Entrega superior a 30 dias corridos

2. Garantia estendida, superior a 12 meses

Para conferir se há contrato: consultar o processo licitatório no SOLAR, acessar a Pasta Digital e buscar peça intitulada Minuta de Contrato, verificando quais itens estão indicados neste documento.

Emissão de Pedido de AF

Para emitir o pedido de autorização de fornecimento (AF), seguir os seguintes passos:

1. Acessar o sistema SOLAR, módulo "Pedidos" -> Materiais -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Novo

2. Preenchimento da Etapa 1 - Dados -> Interessado: Requerente ou ordenador de despesas; Categoria: 7 - Licitação (Somente para material); Objeto: Informar centro requisitante e número/ano do Pregão; Justificativa (Exemplos: Material para uso nas aulas de xxx; Material de expediente para uso na coordenadoria de apoio administrativo) -> Salvar -> Próxima Etapa.

3.Etapa 2 – Lotes/itens: Botão “Adicionar” para inclusão de Itens

4. Preencher Campos: Edital (PE000+ NºPE+Ano do PE) e Nº do Item -> Botão "Selecionar"

5. Inserir quantitativos dos itens -> Salvar -> Próxima Etapa

6. Etapa 3 – Entrega: Locais de entrega – Preencher imóvel e setor -> aplicar para todos

ATENÇÃO: Inserir um ÚNICO LOCAL DE ENTREGA COM O QUANTITATIVO TOTAL DE CADA ITEM. Tal ação é fundamental para evitar erros e inconsistências de importações do dados no sistema, que podem trazer prejuízos à aquisição.

7. Etapa 4 – Concluir: Enviar e anotar o número do protocolo – Este número corresponde ao número da solicitação da AF

8. Acessar a Fila de Trabalho no sistema Solar (módulo Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Emitir AF) e Receber o pedido

9. Na pasta digital, anexar a documentação necessária

10. Acessar aba "Emissão da AF" -> Itens: Botão "Gerar" -> Preencher Data -> Salvar -> Voltar (Repetir este passo para todos os fornecedores)

A Coluna AF deve estar validada para prosseguir com o encaminhamento

11. Nos casos de pedidos de material permanente ou determinados pedidos de material de consumo nos quais não será possível utilizar o duodécimo da Unidade, é necessário enviar o pedido pela tarefa do fluxo "Encaminhar ao DGO para realizar dotação orçamentária". Após, o pedido retornará à fila "Emitir AF" e o requerente deve seguir conforme os próximos passos. Caso seja pedido de material de consumo que utilizará como recurso o duodécimo da Unidade, desconsiderar esta etapa.

12. Na aba "Encaminhar"', selecionar a ação "Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho". O despacho deverá conter as seguintes informações:

a) Local de Entrega, informando o CEP;

b) Responsável pelo Recebimento; Telefone Completo (48 3721-RAMAL); E-mail;

c) Cota da Unidade (material de consumo) ou nº sequencial da nota de dotação (material permanente ou outros casos específicos) ;

d) Se a entrega será parcelada ou total;

e) Finalidade do(s) item(ns) (de forma simplificada, para definição da natureza de despesa contábil do empenho, como por exemplo: para utilização em aula, para utilização em laboratório, material de expediente, entre outras).

Após o preenchimento do despacho, Acionar o botão "Encaminhar".

Dessa forma, o pedido chegará à CAEX pela tarefa "Solicitar emissão de empenho" e será analisado pela equipe. Após a emissão do empenho, enviaremos à Unidade pela tarefa "Compra realizada", informando o número da Solicitação de Nota de Empenho (SNE). Havendo necessidade de correção, o pedido será devolvido ao requerente pelo fluxo de compras e licitações, que deverá visualizá-lo na Fila de trabalho -> Compras e Licitações -> Emitir AF e efetuar os ajustes diretamente por lá.

ATENÇÃO!

- Em cada AF, deve constar apenas um único Pregão;

- O valor mínimo por item deve ser respeitado de acordo com o respectivo Termo de Referência, com exceção daqueles os quais o valor total registrado ou o saldo remanescente seja abaixo deste. Neste caso, deverá ser solicitada a quantidade total disponível do item;

- Em casos de pedidos encaminhados próximos ao vencimento da ata, é necessário encaminhar e-mail para caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação, sendo imprescindível o cumprimento do prazo geral de atendimento supracitado.

Ajustes em caso de Inconsistência na AF

Caso haja alguma inconsistência na emissão da AF, a CAEX/DCOM retornará o pedido à Unidade requerente por meio da Fila de trabalho -> Compras e Licitações -> Emitir AF. A devolução do pedido para revisão pode ser necessária em virtude de Documentação faltante/inconsistente, ou para Ajuste de Itens (alteração de quantidade ou exclusão/inclusão de item).

Documentação faltante/inconsistente

1. Quando forem solicitadas informações/esclarecimentos, como local de entrega, responsável pelo recebimento, número da nota de dotação etc., basta responder ao solicitado no texto do próprio despacho de devolução da AF à CAEX/DCOM (seguir os passos 8 e 12 da Emissão de Pedido de AF);

2. Se for solicitada correção/inclusão de quais documentos (peças do pedido), deve-se seguir os passos 8 e 9 da Emissão de Pedido de AF).

Ajuste de Itens

1. O pedido de empenho (AF) constará na fila "Emitir AF". Após recebê-la (seguir o passo 8 da Emissão de Pedido de AF), aparecerá a lista de fornecedores com os ícones de "lápis" ao lado de cada um (aba Emissão de AF). Será necessário clicar somente no "lápis" relacionado ao fornecedor do item a ser alterado.

2. Assim que clicar no "lápis", aparecerá a tela com os itens do respectivo fornecedor. Clicar em "Cancelar AF", em seguida "OK" e aparecerá mensagem dizendo que a operação fora realizada com sucesso.

3. Clicar na aba "Ajustar pedido" e, em seguida, "Itens". A partir de agora é possível alterar os quantitativos dos itens ou mesmo excluí-los do processo, bem como inserir novos itens (passos 3 a 5 da Emissão de Pedido de AF). Após ajustes, clicar em "Salvar". Em seguida, será necessário incluir novamente os locais de entrega, aba "Entrega" (seguir o passo 6 da Emissão de Pedido de AF).

ATENÇÃO: Reitera-se para que se mantenha um ÚNICO LOCAL DE ENTREGA COM O QUANTITATIVO TOTAL DE CADA ITEM. Tal ação é fundamental para evitar erros e inconsistências de importações do dados no sistema, que podem trazer prejuízos à aquisição.

4. Na aba "Emissão de AF" devemos fazer novamente o procedimento de Validação dos fornecedores (seguir o passo 10 da Emissão de Pedido de AF)

5. Na Pasta digital, atualizar e incluir novas documentações quando necessário (seguir o passo 9 da Emissão de Pedido de AF).

6. Encaminhar "ao gestor de solicitações para emissão de empenho" (seguir o passo 12 da Emissão de Pedido de AF). Para solicitar Nota de Dotação ao DGO, seguir os passos 11 e 12 da Emissão de Pedido de AF.

Em caso de AFs com mais de um fornecedor

• Todos os fornecedores com alguma pendência (como impedimento de licitar ou certidões vencidas): a AF será devolvida (fila "Emitir AF") com algumas das documentações necessárias para abertura de um Processo Administrativo anexadas como peça e deverá ser arquivada.

• Quando um ou mais dos fornecedores da AF não apresentar pendências, a compra será informada e prosseguirá para a Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> 'Compra Realizada', porém com uma observação nomeando as irregularidades. As Solicitações de Nota de Empenho relacionadas aos fornecedores irregulares serão excluídas e algumas das documentações necessárias para abertura de um Processo Administrativo serão anexadas como peça à AF.

RESTOS A PAGAR E ACOMPANHAMENTO CONTÍNUO DAS SOLICITAÇÕES DE EMPENHO

Regras: http://dcom.proad.ufsc.br/restos-a-pagar/

Ofício Circular: OFÍCIO CIRCULAR 12/2023/DCOM/PROAD

Anexo do Ofício Circular com o passo a passo: ANEXO – ORIENTAÇÕES RPNP

(em construção)