Fluxo prévio para licitações SRP: mudanças entre as edições

Sugestões de Itens

Nesta fase são disponibilizadas as listas prévias separadas por grupos de itens, que são elaboradas com base nas licitações realizadas no ano calendário anterior e são facilmente encontradas na página do Calendário de Compras.

A tarefa nesta fase é verificar se os itens demandados pela Unidade estão na lista prévia. Caso não estejam ou necessitem de correções, é necessário registrar na aba “Sugestões de itens” a “inserção” ou “correção” do item.

Passo 1: Verificar se os itens constantes na aba "Lista Prévia/Análise" atendem às necessidades da Unidade. Caso atendam, não é necessário fazer mais nada nesta etapa.

Passo 2: Caso a Lista Prévia não contenha o item demandado ou não atenda plenamente, deve-se fazer a sugestão de “inserção” ou “correção” na aba “sugestões de itens”.

Informações obrigatórias para a inserção de sugestão:

Coluna Código do Item: o código do Catálogo de Materiais relativo ao grupo da planilha (099.01, 077.02 etc). Se o item não estiver catalogado, deve ser solicitada a sua catalogação a tempo, para que seja possível informar o código até o dia do fechamento da lista (dia útil anterior ao início da Etapa).
Coluna Unidade de Medida: a unidade de medida, exatamente como consta no Catálogo de Materiais. Caso a unidade de medida desejada não conste no Catálogo, deve-se solicitar a sua inclusão.
Coluna Descrição Resumida: a descrição resumida, exatamente como consta no Catálogo de Materiais. Se a descrição resumida estiver com problemas, informe a sugestão de correção na coluna adequada.
Coluna Especificação: a especificação, exatamente como consta no Catálogo de Materiais. Se a especificação estiver com problemas, informe a sugestão de correção na coluna adequada.
Coluna Detalhamento (especificação complementar): campo livre, onde deve-se informar de forma clara e objetiva os requisitos mínimos necessários do material para o atendimento da necessidade. Não deve-se preencher somente informações genéricas (por exemplo: "banqueta de laboratório", sem informar medidas, material etc.), nem informações desnecessárias e subjetivas (por exemplo: informações promocionais publicadas em catálogos ou sites, como "moderno e prático", ou "perfeito para o seu laboratório", entre outros).
Coluna Justificativa para Inserção ou Correção: NÃO É A JUSTIFICATIVA DA AQUISIÇÃO. Deve-se informar por que os itens da Lista Prévia não atendem a necessidade e o motivo da inclusão de um item diferente, ou o motivo da correção, como o erro encontrado (com a identificação única do item com erro), bem como a sugestão completa de especificação.
Coluna Número dos itens analisados: Para ser possível informar a justificativa acima, pressupõe-se que os itens da Lista Prévia forma analisados. Assim, informar a identificação única dos itens considerados na análise (Coluna Identificação Única da Lista Prévia/Análise).
Coluna Inserção ou Correção: informar se é inserção de um item novo, ou se deve ser corrigido um item já existente.
Coluna Unidade Requerente: informar o setor requerente, podendo ser a Unidade, Departamento, Laboratório etc.

Definição da Lista de Itens

Nesta etapa, comissões que são formadas por servidores convidados de áreas afins aos grupos de itens trabalham na consolidação das listas, revisão das especificações dos itens e realização dos ajustes necessários no catálogo da UFSC, com o intuito de:

Melhorar o fluxo e facilitar o trabalho das Unidades requerentes

Melhorar a qualidade dos processos licitatórios da Universidade

Requerentes não precisam mais solicitar alterações no Catálogo

Reduzir as ocorrências de itens com Unidades de medidas inadequadas

Facilitar o trabalho das equipes de apoio nos pregões

Não há mais a fase de ciência e aprovação

Após o término dos trabalhos das comissões é possível acessar a lista de análise com os pareceres e justificativas para cada item das listas, que pode ser acessada através da aba “menu” da lista final no link: “lista comissão”

Na coluna “I” da lista da comissão é possível verificar o resultado da análise para cada item, com os seguintes status :

“Item incluído”,

“Consolidado com item existente”,

“Correção efetuada no item existente”

"Sugestão recusada”.

Na coluna “J” há a justificativa da comissão.

Esclarecimentos a respeito das análises da comissão podem ser solicitados pelo e-mail direcao.dcom@contato.ufsc.br

Inserção das demandas

Agora é o momento inserir nas listas finais geradas pelas comissões, os quantitativos demandados para cada item na coluna referente à Unidade requerente. A lista final fica disponível na página do Calendário de Compras do DCOM.

Na linha “3” da lista final há um termo “link” acima da sigla de cada Unidade requerente. O campo é utilizado pelas Unidades que utilizam a planilha auxiliar do DCOM para consolidação de suas demandas internas, neste campo é inserido o link da planilha auxiliar, de foram a vincular as planilhas. Caso haja alguma Unidade requerente interessada no uso da planilha entre em contato pelo e-mail: capl@contato.ufsc.br

A partir da coluna "Q" das listas finais há um coluna para cada requerente da UFSC inserir as demandas pelos itens

Modelos de formulários e checklists

Geração dos Processos

De acordo com as demandas inseridas na lista final pelas Unidades requerentes, o DCOM distribui as tarefas de orçamentação entre os requerentes demandantes dos itens e gera os pedidos de compras contendo os itens e as respectivas quantidades.

Os pedidos são direcionados às Unidades responsáveis pela orçamentação na fila “Rever Pedido”

Execução das Tarefas

Agora é a fase de instrução dos pedidos de compras.

Responsáveis pelos orçamentosDemais requerentes

Os requerentes que ficaram responsáveis pela orçamentação devem observar o seguinte:

O Pedido Gerado pelo DCOM estará na fila “Rever Pedido” do Sistema de Compras e Licitações (SCL)

DOCUMENTOS NECESSÁRIOS

ETP Digital (gerado no Compras.gov.br)
Ofício de Justificativa (atualizado)
Orçamentos dos itens e documentos relacionados
Mapa Comparativo de Preços (gerado na pesquisa de preços)
Relatório de Pesquisa de Preços (atualizado)
Formulário de Equipe de Apoio (atualizado)
Checklist (atualizado)

Os requerentes que NÃO são responsáveis pela orçamentação devem observar o seguinte:

Criar uma Solicitação Digital (SD) via Sistema de Processos Administrativos (SPA) com os seguintes parâmetros:
- Grupo de assunto: 64 - Compra
- Assunto: 206 - Compra
- Detalhamento: Preencher apenas com o texto no seguinte padrão: Documentação para processo 23080 e completar o preenchimento com o número completo do processo ao qual a solicitação digital deverá ser juntada. Este número será informado na aba LISTA FINAL de cada planilha.

Anexar os documentos.

DOCUMENTOS NECESSÁRIOS

Modelos de formulários e checklists

ETP Digital (gerado no Compras.gov.br)
Ofício de Justificativa (atualizado)

Encaminhar para CAPL/DCOM

Expandir

Qual a diferença entre Pedido e Solicitação Digital (SD)?

Tanto pedido quanto SD são nomenclaturas utilizadas para protocolos que reúnem os documentos necessários e que serão agrupadas ao processo de compra. Para fins de distinção, utilizamos os seguintes termos:

Pedido: trata-se do pedido gerado no módulo Sistema de Compras e Licitações (SCL), do sistema Solar. O pedido é gerado pelas Unidades requerentes que possuem tarefa de orçamentação para alguns itens (ou automaticamente, quando há a importação da lista final pelo sistema Solar). Essas solicitações digitais possuem um fluxo pré-determinado no sistema;
Solicitação Digital (SD): são as solicitações digitais registradas no módulo Processos Administrativos do sistema Solar. A SD é gerada pelas Unidades que não possuem tarefa de orçamentação, mas que possuem demanda em determinado processo. É por meio das SDs que a Unidade encaminha à CAPL o seu Documento de Formalização da Demanda (DFD) e o Estudo Técnico Preliminar (ETP), que também serão agrupados ao processo de compra.

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Como localizar os itens da minha unidade na Lista Final?

Como eu encaminho o pedido com os itens para os quais preciso realizar Pesquisa de Preço?

Quais são os documentos que devem ser elaborados nessa etapa?

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Predefinição:Erro

PLANEJE SUAS DEMANDAS:

Sempre que possível as listas prévias serão disponibilizadas no início do Calendário de Compras, para que as Unidades possam planejar antecipadamente os pedidos futuros, ordenando suas demandas de materiais para informá-las nos prazos correspondentes a cada Etapa.

Quem deve elaborar o Estudo Técnico Preliminar (ETP)?

O Estudo Técnico Preliminar (ETP) é o atendimento à Instrução Normativa nº 58, de 08 de agosto de 2022 da Secretaria de Gestão do Ministério da Economia^{[Legislação 1]}. Este estudo nada mais é do que o levantamento de dados e informações acerca do que constitui a demanda em um formulário digital disponibilizado pelo Ministério da Economia. Segundo a IN, "os ETP serão elaborados conjuntamente por servidores da área técnica e requisitante ou, quando houver, pela equipe de planejamento da contratação". Agora, para que o Edital possa ser publicado no Comprasnet, é necessário que haja antes o registro dos ETP no sistema ETP Digital.

Como o Estudo Técnico Preliminar trata de uma análise anterior à execução das compras em si, o ETP deve ser elaborado antes mesmo da inserção das demandas. Este estudo serve para a definição de qual modalidade deverá ser usada para a aquisição dos materiais (que, historicamente, são comprados via Sistema de Registro de Preços), bem como a futura utilização dos materiais e o registro da memória de cálculo (como se chegou à estimativa dos quantitativos a serem adquiridos). O ETP deve ser elaborado por grupo de itens conforme a divisão realizada no Calendário de Compras. Por exemplo, se a Unidade possui demanda de itens no grupo 099.12 – Gêneros Alimentícios, ela deverá elaborar o seu respectivo ETP sobre essa demanda. E por se tratar de um estudo atrelado diretamente à demanda da Unidade, cada Unidade que possui demanda em um grupo de itens deverá elaborar o seu ETP. Ou seja, na prática, teremos um ETP para cada Unidade requerente em cada grupo de itens no qual possui itens a serem adquiridos.

E se for preciso licitar apenas uma unidade de determinado material?

Ao informar o quantitativo que represente a demanda real dos materiais a licitar nas listas fechadas e abertas, é preciso considerar a natureza dos pregões por Sistema de Registro de Preços.

O Sistema de Registro de Preços (SRP)^[1] é um conjunto de procedimentos para registro formal de preços para contratações futuras pela Administração.^[2] Ele diz que:

Art. 3º O Sistema de Registro de Preços poderá ser adotado nas seguintes hipóteses:
I - quando, pelas características do bem ou serviço, houver necessidade de contratações frequentes;
II - quando for conveniente a aquisição de bens com previsão de entregas parceladas ou contratação de serviços remunerados por unidade de medida ou em regime de tarefa;
III - quando for conveniente a aquisição de bens ou a contratação de serviços para atendimento a mais de um órgão ou entidade, ou a programas de governo; ou
IV - quando, pela natureza do objeto, não for possível definir previamente o quantitativo a ser demandado pela Administração.

A legislação não prevê, portanto, a aquisição de uma unidade de um material pelo sistema SRP.

Se após a fase de 'Consolidação das demandas solicitadas' algum material possuir quantitativo igual a 1 (apenas uma unidade), o item deverá ser adquirido por

Predefinição:Erro

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Quem consegue visualizar e editar o pedido de compra gerado pela CAPL/DCOM?

Cada Unidade requerente que deseja inserir as suas demandas nas Listas Fechada e Aberta, deve ter um CPF de um servidor cadastrado com a CAPL para receber os pedidos de compra. Como só é possível cadastrar um único CPF por Unidade, é necessário que o servidor cadastrado permita o acesso à sua Fila de Trabalho para os demais servidores do setor que poderão auxiliar na realização da pesquisa de preços e encaminhamento do pedido de compra.

Para permitir o acesso à Fila de Trabalho:

Acessar o Solar, no módulo WFLOW;
Ir em Configurações => Permitir Acesso a minha Fila de Trabalho;
Escolher o Sistema SCL - Sistema de Compras e Licitações;
Clicar em 'Adicionar' e inserir o CPF ou o nome do servidor que terá a permissão e clicar em 'procurar';
Assinalar o servidor e clicar em 'Selecionar' e depois 'Salvar'.

Para acessar a Fila de Trabalho de outro servidor:

Acessar o Solar e, na barra lateral esquerda, no canto inferior da tela, clicar em Fila de Trabalho;
Clicar na seta ao lado do seu nome e escolher o nome do servidor do qual pretende acessar a Fila de Trabalho.

O que são peculiaridades?

Alguns itens possuem características específicas que demandam maior atenção, especialmente na elaboração do Termo de Referência e na aceitação e habilitação das propostas. Por isso, esses itens devem ser analisados com cautela e destacados em algumas etapas do processo. Os tipos mais comuns de peculiaridade são:

Agrupamento em lotes: alguns itens são complementares ou obrigatoriamente precisam ser compatíveis para o pleno funcionamento. Verifique sempre se a indicação de agrupamento em lote é adequada nesse tópico;

Personalização de itens*: determinados itens preveem personalização (como inserção de logotipos, siglas, cores etc). É imprescindível justificar (no documento Itens com Peculiaridades) os motivos pelos quais o item deve ser personalizado, uma vez que esses itens costumam ser mais onerosos do que itens comuns;

Pedido de amostra: trata-se da necessidade de solicitar aos competidores amostras do material a ser adquirido. Pedidos de amostra devem ser solicitados e autorizados previamente pela Direção do DCOM. Verifique mais informações aqui;

Habilitação e critério de aceitação: certos itens possuem critérios especiais de aceitação e habilitação da proposta, como a exigência de laudos, atendimento a normas técnicas entre outros;
Fabricação sob medida*: alguns materiais (por exemplo, móveis sob medida) são exclusivos e precisam ser projetados especialmente para atender a demanda da Unidade requerente. Para estes itens, é necessária a elaboração de um projeto básico,

Demais peculiaridades: certos itens necessitam de garantia ou prazo de entrega diferenciado, ou são compartilhados com outro órgão, ou então são de ampla concorrência ou ME/EPP (mediante justificativa técnica) etc. Estes são apenas alguns exemplos de peculiaridades não tão recorrentes, mas podem haver outras tantas, a depender do item.

Algumas das peculiaridades podem estar atreladas a uma fase específica do pregão, especialmente no que diz respeito a documentações comprobatórias sobre as características técnicas do item (aceitação), sobre capacidade técnica e regularidade técnica, fiscal e legal do fornecedor (habilitação) e determinadas exigências e obrigações da contratada (execução). Para saber mais sobre essas fases, leia o tópico Documentos a serem exigidos em cada etapa da licitação.

* Para tais itens, o pedido deve conter documentos adicionais anexados ao pedido.

Personalização: Documento com as informações acerca da personalização. Exemplo: caso seja uma camiseta personalizada com um logotipo, deve-se encaminhar junto ao item (no pedido) informações como o logotipo a ser utilizado, quais as dimensões a serem aplicadas e a localização na vestimenta;

Fabricação sob medida: Projeto básico. Exemplo: caso seja um móvel sob medida, é necessário um projeto contendo características mínimas que garantam tanto a qualidade quanto a correta orçamentação, tais como: dimensões totais, materiais que compõem o item, características gerais do item, critérios para instalação e demais informações que sejam importantes para garantir a qualidade do item e da precificação).

IMPORTANTE: Todas as peculiaridades devem ser devidamente justificadas!

Também devem ser devidamente sinalizadas no campo apropriado tanto na Lista Final

Verifique se sua demanda possui algum(ns) item(ns) que possue(m) alguma peculiaridade. Caso haja, algumas ações são necessárias:

Se o item com peculiaridade não está sinalizado na LISTA FINAL (coluna H), comunique a CAPL/DCOM através do e-mail capl@contato.ufsc.br;
Preencher obrigatoriamente o documento Itens com peculiaridades com os itens que possuem determinadas peculiaridades;
A ideia é sempre buscar definir previamente o que torna tal item "peculiar" e quais exigências faremos constar no Termo de Referência.

Em caso de dúvidas, entre em contato com a CAPL/DCOM

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E se uma Unidade não enviar os pedidos e/ou SDs no prazo?

Predefinição:Erro

Tais medidas são necessárias para que os processos licitatórios tenham fluidez e não haja problemas futuros, como o vencimento de orçamentos encaminhados dentro do prazo e morosidade na disponibilização das Atas de Registro de Preços para empenho, entre outros.

Como proceder no caso de soluções em TIC?

Um ponto fundamental de diferença entre as aquisições de solução em TIC e as demais aquisições via SRP é a elaboração prévia, pela Equipe de Planejamento da Contratação, de alguns documentos próprios das soluções em TIC.

Os modelos destes documentos, bem como alguns exemplos de preenchimento, constam na página sobre Contratação de soluções de TIC.

Estes documentos são elaborados previamente à fase de orçamentação. Cada documento é elaborado em um período próprio, conforme explicado pelo fluxograma na página sobre Contratação de soluções de TIC.

Portanto, sempre verifique previamente e com atenção quando e para onde cada documento deve ser tramitado em uma solicitação digital via SPA (veja na página sobre Contratação de soluções de TIC como essas solicitações devem ser registradas).

Os documentos são elaborados e assinados pelos integrantes da Equipe de Planejamento da Contratação. Esta equipe sempre será formada por um integrante da área requisitante (Unidade requerente), um integrante da área de TI (SeTIC) e um integrante da área administrativa (PROAD). Alguns documentos também são assinados pelo ordenador de despesas da Unidade e pelo superintendente da SeTIC.

As soluções em TIC também possuem detalhes específicos sobre a pesquisa de preços.

Quem deve elaborar estes documentos?

Todas as Unidades que possuem demanda, independentemente se possuem ou não tarefa de orçamentação, devem elaborar os três documentos mencionados acima.

Como esses documentos são encaminhados?

Verifique como preceder na página sobre Contratação de soluções de TIC.

Estes documentos devem ser elaborados e finalizados, conforme o fluxograma, antes do envio à CAPL/DCOM durante a etapa de envio das orçamentações ("Autuação e complementação do processo" no fluxograma).

Como e quando o restante da documentação referente às pesquisas de preço devem ser encaminhadas?

Na etapa "Autuação e complementação do processo" do fluxograma, as Unidades devem encaminhar os pedidos e as solicitações digitais ao DCOM. Na prática:
- as Unidades que possuem tarefa de orçamentação devem encaminhar, nesta etapa, uma solicitação digital via SPA com a documentação das soluções em TIC e também um pedido (via SCL) contendo o restante da documentação (Relatório de Pesquisa de Preços, Mapa Comparativo de Preços, Orçamentos, Formulário de Equipe de Apoio e Checklist);
- as Unidades que não possuem tarefa de orçamentação precisam encaminhar, nesta etapa, uma solicitação digital via SPA com a documentação das soluções em TIC.
Neste tipo de processo, o ETP Digital não é utilizado, sendo substituído pelo ETP próprio para estas aquisições

Preciso elaborar o DFD?

Não. Neste tipo de aquisição, o Documento de Oficialização da Demanda (DOD) substitui o DFD, e também é assinado pelo ordenador de despesas.

VALE O REFORÇO: PLANEJE SUAS DEMANDAS!

Sempre que possível as listas fechadas serão disponibilizadas previamente ao início de cada Etapa do Calendário de Compras, para que as Unidades possam planejar antecipadamente os pedidos futuros.

Exceções à regra

Em algumas situações será admitido o envio dos pedidos diretamente por meio do Sistema Solar/SCL, sem necessidade do Fluxo Prévio.

São os casos de

dispensas e inexigibilidades de licitação;
adesões a atas de registro de preços de outros órgãos; e
raras exceções, autorizadas previamente pela Direção do DCOM.