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1. Documento de Formalização de demanda (DFD) com justificativa e estudo de eficiência, viabilidade e economicidade, com nº do PGC
O Documento de Formalização de Demanda (DFD) deve conter o que é exigível no modelo disponível no sítio eletrônico do
DCOM, na seção formulários. Ressaltamos, entretanto, a necessidade expressa dos seguintes aspectos:
• Argumentação que expresse uma situação emergencial; e/ou
• Descrição de situação em que a universidade poderá ser onerada; e
• O não descumprimento dos prazos estipulados no Calendário de Compras; e
• Nºs PGC.
Além disso, em observância ao art. 22, § 1º-A do Decreto nº 7.892/2013, atualizado pelo Decreto nº 9.488/2018, deverá
contemplar estudo que demonstre:
• O ganho de eficiência (adequação da modalidade Adesão à necessidade, em detrimento de outras modalidades para compras);
• A viabilidade (disponibilidade financeira para o atendimento da necessidade); e
• A economicidade (melhor aproveitamento dos recursos).
2. Estudo Técnico Preliminar (ETP) e anexos
A Instrução Normativa nº 40, de 22 de maio de 2020, da Secretaria de Gestão do Ministério da Economia dispõe sobre a elaboração dos Estudos Técnicos Preliminares (ETP). Segundo a normativa, "os ETP serão elaborados conjuntamente por servidores da área técnica e requisitante ou, quando houver, pela equipe de planejamento da contratação".
Assim, é imprescindível haver Estudo Técnico Preliminar (ETP) e seus anexos, preenchido pela unidade requisitante no SIASG.
Saiba mais sobre como realizar um ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR
3. Ofício enviado ao fornecedor por e-mail
Anexar o Ofício enviado ao fornecedor, contemplando o pleito de requerimento de autorização de Adesão juntamente com a indicação do local de entrega do(s) material(is). Para obter o Modelo do Ofício a ser enviado ao fornecedor, clique aqui, localize o quadro Adesão a Atas de Registro de Preços e clique em Modelo de Ofício – de Solicitação de Adesão ARP – ao Fornecedor.
4. Carta de resposta do fornecedor
Inserir a Carta de Resposta do fornecedor, confirmando a possibilidade da entrega do item e seu quantitativo no endereço informado no ofício, bem informação referente aos dados bancários. A Carta de Resposta precisa conter o CNPJ da empresa e estar assinada. Imprescindível haver anuência do fornecedor para que o processo esteja em condições de seguir adiante.
5. E-mails trocados com o fornecedor
Incluir os e-mails trocados com o fornecedor. Este procedimento visa dar transparência à consulta realizada e impedir fraudes.
6. Certidão negativa emitida pelo SICAF
A Certidão do SICAF deve ser obtida pelo compras.gov. Mais informações, clique aqui
Verifique a vigência da declaração e caso algum item esteja vencido ou muito próximo da validade, acrescente as demais declarações conforme o caso:
Certidão de Regularidade do FGTS. Clique aqui para ter acesso.
Certidão negativa estadual: Consultar site do Estado onde a empresa é registrada e procurar por Certidão Negativa Emitida ou CND.
Observações:
- Caso o fornecedor tenha alguma sanção no SICAF, verificar a abrangência e a data de validade. Em outras palavras, quando a abrangência da sanção é restrita apenas ao órgão sancionador, será possível fazer a adesão. Se a sanção abranger a esfera federal, verificar a data do término do impedimento da empresa e só depois realizar a adesão.
- Caso não possua acesso ao SICAF, solicitar ao Departamento de Projetos, Contratos e Convênios DPC/UFSC.
7. Certidão negativa emitida pelo TCU
8. Edital do Pregão, Termo de Referência e Termo de Homologação
Incluir no processo Edital do Pregão, Termo de Referência e Termo de Homologação No PAINEL DE PREÇOS, após localizar a Ata e consultar o fornecedor sobre a entrega do item, salvar:
1) Edital;
2) Termo de Referência; e
3) Termo de Homologação.
Após clicar no ícone indicado, uma nova janela abrirá. Nesta, será possível salvar o Edital e, em “Informações Adicionais”, o Termo de Homologação. Geralmente, o Termo de Referência encontra-se como anexo do Edital.
Se estiver usando o MÓDULO DE PREÇOS, após localizar a Ata e consultar o fornecedor sobre a entrega do item, salvar o Edital, o Termo de Referência e o Termo de Homologação.
9. Ata de Registro de Preços assinada
Incluir no processo a Ata de Registro de Preços assinada pelo gerenciador e pelo fornecedor.
Importante não confundir a Ata de realização do Pregão com a Ata do Pregão,
documento onde são registrados os lances dos fornecedores, conforme indicado
na imagem ao lado.
Será necessário solicitar a Ata de realização do Pregão assinada diretamente ao
fornecedor ou ao órgão gerenciador.
10. 04 (quatro) orçamentos, sendo um deles o da Ata de interesse
Inserir no processo 04 (quatro) orçamentos, sendo um deles o da Ata de interesse.
Os orçamentos deverão ser realizados de acordo com o IN nº 65/2021, observando as vigências em destaque a seguir:
A pesquisa de preços para fins de determinação do preço estimado em processo licitatório para a aquisição e contratação de serviços em geral será realizada mediante a utilização dos seguintes parâmetros, empregados de forma combinada ou não:
Art. 5º A pesquisa de preços para fins de determinação do preço estimado em processo licitatório para a aquisição de bens e contratação de serviços em geral será realizada mediante a utilização dos seguintes parâmetros, empregados de forma combinada ou não:
I - composição de custos unitários menores ou iguais à mediana do item correspondente nos sistemas oficiais de governo, como Painel de Preços ou banco de preços em saúde, observado o índice de atualização de preços correspondente;
II - contratações similares feitas pela Administração Pública, em execução ou concluídas no período de 1 (um) ano anterior à data da pesquisa de preços, inclusive mediante sistema de registro de preços, observado o índice de atualização de preços correspondente;
III - dados de pesquisa publicada em mídia especializada, de tabela de referência formalmente aprovada pelo Poder Executivo federal e de sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, desde que atualizados no momento da pesquisa e compreendidos no intervalo de até 6 (seis) meses de antecedência da data de divulgação do edital, contendo a data e a hora de acesso;
IV - pesquisa direta com, no mínimo, 3 (três) fornecedores, mediante solicitação formal de cotação, por meio de ofício ou e-mail, desde que seja apresentada justificativa da escolha desses fornecedores e que não tenham sido obtidos os orçamentos com mais de 6 (seis) meses de antecedência da data de divulgação do edital; ou
V - pesquisa na base nacional de notas fiscais eletrônicas, desde que a data das notas fiscais esteja compreendida no período de até 1 (um) ano anterior à data de divulgação do edital, conforme disposto no Caderno de Logística, elaborado pela Secretaria de Gestão da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia.
§ 1º Deverão ser priorizados os parâmetros estabelecidos nos incisos I e II, devendo, em caso de impossibilidade, apresentar justificativa nos autos.
§ 2º Quando a pesquisa de preços for realizada com fornecedores, nos termos do inciso IV, deverá ser observado:
I - prazo de resposta conferido ao fornecedor compatível com a complexidade do objeto a ser licitado;
II - obtenção de propostas formais, contendo, no mínimo:
a) descrição do objeto, valor unitário e total;
b) número do Cadastro de Pessoa Física - CPF ou do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica - CNPJ do proponente;
c) endereços físico e eletrônico e telefone de contato;
d) data de emissão; e
e) nome completo e identificação do responsável.
O acesso ao sistema SIASG deve ser feito junto ao DPC.
Siga os passos a seguir para selecionar os orçamentos no Painel de Preços.
Caso queira realizar a Pesquisa de Preços no Compras.gov, clique aqui para mais informações:
Aplique os filtros laterais e clique em "Avançar análise". Conforme indicado anteriormente, use também os seguintes filtros: Esfera: Federal; Forma da Compra: SISRP, Modalidade da Compra: Pregão.
Clique em "Avançar análise". No exemplo acima, foram localizados 12 processos de compras.
Para mais informações sobre o item, clique no ícone com o formato de um olho. Para excluir o item de sua pesquisa, clique no "X". Observe que os orçamentos devem possuir fornecedores distintos.
No ícone com o formato de um olho também é possível verificar se a ATA encontra-se disponível para Adesão. Clique sobre ele e, na próxima tela, em "Gerenciamento de ATA".
Você terá acesso à tela do SIASG, conforme explicado anteriormente.
Novamente, no ícone com o formato de um olho, você terá acesso ao Edital e seus anexos (Termo de Referência e ATA). Ainda que a ATA esteja disponível, você deverá solicitar ela assinada ao órgão gerenciador ou ao fornecedor.
Clicando no mesmo ícone, você também terá acesso ao termo de Homologação. Clique sobre "Informações adicionais da ATA" e, na tela seguinte, clique em "Termo de Homologação". Salve ele para posteriormente anexar ao processo junto aos demais documentos.
11. Relatório "Detalhado" do Painel de Preços
Após selecionar os orçamentos que irão compor sua pesquisa de preços e a ATA que deseja realizar a Adesão, clique em "Gerar Relatório Detalhado". Salve o arquivo para depois inseri-lo no processo.
12. Mapa Comparativo de Preços (Solar)
No Mapa Comparativo de Preços deverão constar os três orçamentos e os três fornecedores obtidos no Painel de Preços (ou Módulo de Preços,) segundo a IN Nº 73/2020, além do orçamento e do fornecedor da Ata de Registro de Preços que se pretende realizar a Adesão.
- O Mapa Comparativo de Preços é elaborado no Solar através dos passos apresentados a seguir
Passo 1 - Acesse o MÓDULO DO SISTEMA: COMPRAS & LICITAÇÕES, abra a aba COMPRAS E LICITAÇÕES e clique em PESQUISA DE PREÇO e depois no botão NOVO.
Passo 2 - Preencha os campos ÓRGÃO, SETOR E ASSUNTO (deixe "divisão" e "data pesquisa" como estão). Clique em "adicionar".
Passo 3 - Preencher: Item: Digitar o código do item (077.99.000023 para permanente OU 099.24.000223 para consumo) e apertar botão TAB do teclado ou clicar na lupa. Não serão aceitos outros códigos. Materiais de consumo e permanentes devem figurar em processos separados. Detalhamento: Copiar as especificações do item constantes no Termo de Referência do Edital do órgão gerenciador. Colocar "Número da UASG", "Número do pregão", "Número do item", "Nome do item", "Descrição detalhada do item". Qt. Licitar: quantidade desejada.
Passo 4 - Preencha o "LOCAL DE ENTREGA.
Passo 5 - Utilize a lupa para encontrar o imóvel e o setor pertinentes. Após, clique em 'Aplicar para todos'.
Passo 6 - Preencha as "FONTES" (são os fornecedores).
Passo 7 - Preencha o CNPJ do fornecedor. Caso o fornecedor ainda não esteja cadastrado no sistema, deve-se acessar o módulo 'Compras & Licitações' > 'Fornecedores' > 'Cadastro de Fornecedores' e clicar em 'Novo', prosseguindo com a inserção das informações necessárias até o final do processo de cadastro de um novo fornecedor. Caso a caixa de seleção do fornecedor esteja bloqueada, ir em 'Compras & Licitações' > 'Fornecedores' > 'Cadastro de Fornecedores' para aprovar o fornecedor.
Passo 8 - Repita a etapa de "adicionar" até ter pelo menos quatro fornecedores (sendo um deles o participante da ata que pretende aderir). Ao final, clique em "SALVAR".
Passo 9 - Preencha os "PREÇOS" (obtidos no painel, ou módulo de preços).
Passo 10 - Preencher o preço unitário. O preço total completará automaticamente. Por fim, clicar em confirmar.
Passo 11 - Para desclassificar um preço, siga as indicações. A desclassificação ocorre por diferentes motivos. No exemplo, o preço foi desclassificado por falta de saldo na ata. Ou seja, é possível usar o preço de uma ata para compor o mapa, mas depois desclassificá-lo. Outros motivos de desclassificação são: fornecedor não quer fornecer o item para órgão externo; a ata tem texto afirmando que não é possível adesão externa; características do item não se adequam ao desejado; a ata é da esfera estadual/municipal/outros, etc.
Passo 12 - Preencha o "RESULTADO".
Passo 13 - No fim da página, clique em "Salvar resultado" e " Visualizar relatório". Confira os dados do Mapa. Caso esteja tudo certo, salve o mapa em pdf para anexar no processo. Volte na página e clique em "GERAR COMPRA".
13. Relatório da Pesquisa de Preços assinado
Inserir no processo o Relatório de Pesquisa de Preços.
O Relatório de Pesquisa de preços deve informar a metodologia utilizada para o levantamento dos três orçamentos solicitados e para a escolha da Ata que se pretender realizar a Adesão.
Deve constar qualquer dificuldade emergida durante a instrução do processo e estar assinado pelo responsável pela instrução do processo.
O Modelo do Relatório de Pesquisa de Preços está disponível no site do DCOM. Clique aqui para ter acesso, localize "Adesão a Atas de Registro de Preços" e clique em Modelo de relatório de pesquisa de preços para Adesão ARP.
14. Checklist/Lista de Verificação assinado
Inserir no processo o Checklist/Lista de Verificação assinado
O Checklist/Lista de Verificação, encontrado no sítio eletrônico do DCOM, auxilia na instrução processual, guiando o requerente para a inserção dos documentos necessários ao pedido de Adesão à Ata de Registro de Preços. Para obter o Checklist/Lista de Verificação, clique aqui para ter acesso, localize "Adesão a Atas de Registro de Preços" e clique em Checklist Adesão.
15. Indicação da fonte orçamentária
Deverá ser verificada a disponibilidade orçamentária, imprescindível para cobrir a despesa com a contratação pretendida. Mesmo não havendo iniciado o processo, recomenda-se trabalhar com projeções e médias de valores de mercado para os itens desejados. À medida que o processo de adesão for se consolidando, será possível ter noção do valor da aquisição, indicando a origem dos recursos no processo, ou solicitando a transferência dos recursos a Superintendência de Orçamento (SO/SEPLAN).
Existem as seguintes possibilidades de "recurso":
Material Permanente (077) - -> Pedir ND para SO/SEPLAN, anexá-la em pdf no processo, e informar nº da ND, nº da UGR e nº do Centro de Custo no Checklist da adesão (item 6 do documento).
Material de Consumo (099) - -> Informar nº da UGR e nº do Centro de Custo no Checklist da adesão (item 6 do documento).
Procedimentos:
1 - O recurso deve estar na UGR da Unidade Requerente. Não é mais necessário solicitar a transferência para a UGR do Departamento de Compras (DCOM).
2 - Para solicitar Nota de Dotação à SO/SEPLAN clique aqui.
3 - Ao invés da ND, também será possível enviar os dados do recurso via despacho no solar, a saber: "'Nº do Centro de Custo"', "'Nº da UGR"', "'Natureza de despesa"', "'PTREs"', "'Fonte Recursos"', "'Atividade"'.
Caso tenha dúvidas se o material é consumo ou permanente, consultar o Catálogo da UFSC . Caso ainda permaneça a dúvida, consultar o Departamento de Contabilidade e Finanças - DCF.
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