Catálogo de materiais
A especificação clara, sucinta e correta do objeto é fundamental para o sucesso de qualquer aquisição e deve demonstrar os requisitos mínimos do que se deseja adquirir, sem direcionar a uma marca específica (ao menos sem justificativa fundamentada e amparada legalmente).
Dessa forma, caso não exista uma ata de registro de preços (ARP) vigente para o material que se pretende adquirir, a consulta ao catálogo digital da UFSC é o primeiro passo para iniciar um pedido de aquisição.
Para aprender a realizar compras setoriais por meio do Sistema SOLAR, é fundamental o entendimento da metodologia de organização dos materiais nos sistemas da UFSC, que, para fins administrativos, são separados em dois grandes grupos:
Dentro desses dois grandes grupos há subdivisões por afinidade de material, denominadas de 'subgrupos' ou 'famílias'.
Exemplos:
- O código 099.15.291524 é referente a um material de consumo (099) pertencente à família dos materiais agropecuários (099.15). Seus últimos seis dígitos dizem respeito a um item específico (fungicida);
- O código 077.42.292098, por sua vez, designa um material permanente (077) pertencente à família do mobiliário em geral (077.42). Seus últimos seis dígitos dizem respeito a um item específico (cadeira escolar com prancheta).
Para consultar itens já catalogados, basta acessar MENU → PEDIDOS → COMPRA/CONTRATAÇÃO → CATÁLOGO DE MATERIAIS:
Obs: também é possível acessar MENU → ALMOXARIFADO → COMPRA/CONTRATAÇÃO → CATÁLOGO DE MATERIAIS.
A consulta pode ser realizada pela descrição do item (nome de identificação do material permanente ou consumo) ou pelos grupos específicos citados anteriormente.
Após entrar no catálogo, selecione a opção POR DESCRIÇÃO DO MATERIAL (1) na caixa de seleção RELATÓRIO e preencha os seguintes campos obrigatórios:
- Material (2): insira o nome ou uma descrição sucinta do item;
- Ordenado por (3): selecione CÓDIGO DO MATERIAL;
- Parâmetros (4): selecione as opções IMPRIMIR SOMENTE MATERIAIS ATIVOS e IMPRIMIR ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA;
- Selecione o modo de apresentação em PDF e clique em VISUALIZAR.
Exemplo:
Ao procurar pelo material "cadeira escritório", o sistema emitirá um relatório com todos os itens catalogados que contenham esses termos na descrição do material. Cabe ao usuário identificar, dentre os resultados, qual se enquadra à sua necessidade.
Após entrar no catálogo, selecione a opção POR GRUPO (1) na caixa de seleção RELATÓRIO e preencha os seguintes campos obrigatórios:
- Grupo (2): insira o grupo e subgrupo do item;
- Ordenado por: selecione CÓDIGO DO MATERIAL;
- Parâmetros: selecione as opções IMPRIMIR SOMENTE MATERIAIS ATIVOS e IMPRIMIR ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA;
- Selecione o modo de apresentação em PDF e clique em VISUALIZAR.
Exemplo:
O item "cadeira de escritório" é caracterizado como material permanente ("Grupo 077") do subgrupo mobiliários em geral ("Subgrupo 42"). Dessa forma, sua pesquisa no Relatório deve ser feita pelo código "077.42".:
A fase de especificação e catalogação do material é o primeiro passo para realização do pedido de compras.
Na UFSC, a Pró-Reitoria de Administração (PROAD) (conforme Memorando Circular nº 7/2018/PROAD) é responsável pela fase de catalogação de materiais, cadastrando itens e/ou atualizando itens no sistema de compras.
Orientações sobre esta fase dos pedidos de compra de materiais devem ser obtidas no sítio eletrônico da PROAD, menu "Catalogação de materiais e serviços".
