Catálogo de materiais
Grupos de Materiais
A especificação clara, sucinta e correta do objeto é fundamental para o sucesso de qualquer aquisição e deve demonstrar os requisitos mínimos do que se deseja adquirir, sem direcionar a uma marca específica (ao menos sem justificativa fundamentada e amparada legalmente).
Dessa forma, caso não exista uma ata de registro de preços (ARP) vigente para o material que se pretende adquirir, a consulta ao catálogo digital da UFSC é o primeiro passo para iniciar um pedido de aquisição.
Para aprender a realizar compras setoriais por meio do Sistema SOLAR, é fundamental o entendimento da metodologia de organização dos materiais nos sistemas da UFSC, que, para fins administrativos, são separados em dois grandes grupos:
- Materiais permanentes - Grupo 077: materiais que, mesmo com o uso corrente, não perdem sua identidade física e/ou geralmente têm uma durabilidade superior a dois anos;
- Materiais de consumo - Grupo 099: materiais que, com o uso corrente, normalmente perdem sua identidade física e/ou geralmente têm sua utilização limitada a um período de até dois anos.
Dentro desses dois grandes grupos há subdivisões por afinidade de material, denominadas de 'subgrupos' ou 'famílias'.
Exemplos:
- O código 099.15.291524 é referente a um material de consumo (099) pertencente à família dos materiais agropecuários (099.15). Seus últimos seis dígitos dizem respeito a um item específico (fungicida);
- O código 077.42.292098, por sua vez, designa um material permanente (077) pertencente à família do mobiliário em geral (077.42). Seus últimos seis dígitos dizem respeito a um item específico (cadeira escolar com prancheta).
- ⇒ A Prefeitura Universitária (PU), o Almoxarifado Central, a Imprensa Universitária (IU) e o Restaurante Universitário (RU) possuem códigos de grupos próprios, com materiais específicos que só poderão ser comprados por eles. Os demais setores da UFSC que necessitarem de material da Prefeitura Universitária ou do Almoxarifado Central devem fazer a solicitação de material diretamente a estas unidades, conforme instruções específicas.
- ⇒ O Departamento de Projetos, Contratos e Convênios (DPC), respeitando as normas internas e as legislações vigentes, por meio de suas Coordenadorias, tem por objetivo analisar, orientar, acompanhar, controlar e administrar todos os processos relativos a serviços da Universidade Federal de Santa Catarina. Fonte: PROAD
Consulta ao Catálogo
Para consultar itens já catalogados, basta acessar MENU → PEDIDOS → COMPRA/CONTRATAÇÃO → CATÁLOGO DE MATERIAIS:
Obs: também é possível acessar MENU → ALMOXARIFADO → COMPRA/CONTRATAÇÃO → ATÁLOGO DE MATERIAIS.
A consulta pode ser realizada pela descrição do item (nome de identificação do material permanente ou consumo) ou pelos grupos específicos citados anteriormente.
Consulta pela Descrição do Item
Após entrar no catálogo, selecione a opção POR DESCRIÇÃO DO MATERIAL (1) na caixa de seleção RELATÓRIO e preencha os seguintes campos obrigatórios:
- Material (2): insira o nome ou uma descrição sucinta do item;
- Ordenado por (3): selecione CÓDIGO DO MATERIAL;
- Parâmetros (4): selecione as opções IMPRIMIR SOMENTE MATERIAIS ATIVOS e IMPRIMIR ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA;
- Selecione o modo de apresentação em PDF e clique em VISUALIZAR.
Exemplo:
Ao procurar pelo material "cadeira escritório", o sistema emitirá um relatório com todos os itens catalogados que contenham esses termos na descrição do material. Cabe ao usuário identificar, dentre os resultados, qual se enquadra à sua necessidade.
Se após a busca o item desejado não for encontrado, ou se o resultado não atender às especificações necessárias, o usuário deverá solicitar a catalogação do material à PROAD.
Caso o relatório apresente muitos resultados, é possível localizar termos em suas páginas para facilitar a localização do item desejado. Para tanto, clique na lupa no canto superior esquerdo do relatório e digite o termo a ser buscado. No exemplo abaixo, o termo buscado ("espuma") aparece 14 vezes nas seis páginas do relatório. Basta clicar nas flechas ao lado do resultado para localizar o termo ao longo do relatório.
Consulta pelo Grupo de Materiais
Após entrar no catálogo, selecione a opção POR GRUPO (1) na caixa de seleção RELATÓRIO e preencha os seguintes campos obrigatórios:
- Grupo (2): insira o grupo e subgrupo do item;
- Ordenado por: selecione CÓDIGO DO MATERIAL;
- Parâmetros: selecione as opções IMPRIMIR SOMENTE MATERIAIS ATIVOS e IMPRIMIR ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA;
- Selecione o modo de apresentação em PDF e clique em VISUALIZAR.
Exemplo:
O item "cadeira de escritório" é caracterizado como material permanente ("Grupo 077") do subgrupo mobiliários em geral ("Subgrupo 42"). Dessa forma, sua pesquisa no Relatório deve ser feita pelo código "077.42".:
Se após a busca o item desejado não for encontrado, ou se o resultado não atender às especificações necessárias, o usuário deverá solicitar a catalogação do material à PROAD.
Solicitações digitais com pedidos de compra de materiais de mais de um grupo serão devolvidas para ajuste.
Pedido de Catalogação
A fase de especificação e catalogação do material é o primeiro passo para realização do pedido de compras.
Na UFSC, a Pró-Reitoria de Administração (PROAD) (conforme Memorando Circular nº 7/2018/PROAD, de 23/jul/18) é responsável pela fase de catalogação de materiais, cadastrando itens e/ou atualizando itens no sistema de compras.
Orientações sobre esta fase dos pedidos de compra de materiais devem ser obtidas no sítio eletrônico da PROAD, menu "Catalogação de materiais e serviços".
Atentar para os prazos para encaminhamento de pedidos de catalogação de material estabelecidos pela PROAD. O DCOM não acata pedidos de prorrogação de prazo decorrentes da não catalogação de itens do pedido em tempo hábil.