Autorização de Fornecimento

Orientações geraisRecursos orçamentáriosCarona internaItem permanenteItem com contratoPregões de TIC - Ministério da Economia (SGD/ME)

Antes de iniciar a emissão de um pedido de Autorização de Fornecimento, necessário atentar-se para as situações apresentadas a seguir e nas abas ao lado:

• Em cada AF, deve constar apenas um único Pregão;
• O valor mínimo por item deve ser respeitado de acordo com o respectivo Termo de Referência, com exceção daqueles os quais o valor total registrado ou o saldo remanescente seja abaixo deste. Neste caso, deverá ser solicitada a quantidade total disponível do item;
• Em caso de encaminhamento de AFs de Pregões a vencer, o prazo para envio do pedido de empenho pela Unidade é de 15 (quinze) dias úteis antes da expiração da vigência da ata (validade da ata). Ainda assim, não é garantido o atendimento, considerando que há vários fatores alheios ao DCOM que podem dificultar ou até mesmo inviabilizar a emissão do empenho. Nesses casos e nos demais cujo término da vigência encontra-se próximo, é imprescindível encaminhar e-mail à caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação.

Os recursos não devem mais ser alocados na UGR do DCOM, mas sim devem estar disponíveis na UGR do setor requerente.

Material de consumo: Acompanhamento contínuo do duodécimo por parte da Unidade através do MATL (Aba Centro de Custo -> Consulta Saldo de Cotas -> Cota: Divisão de Material -> Preencher Centro de Custo -> Consultar -> Ver coluna “Saldo) ou consulta direta à SO/SEPLAN.

Material permanente: Solicitar à SO/SEPLAN Nota de Dotação para compra de material permanente via Solicitação Digital. O número sequencial da Nota de Dotação deve ser informado no último despacho (no momento do encaminhamento “ao gestor de solicitações para emissão de empenho”).

Sendo o caso de carona interna (setor requerente não possui saldo e utilizará de outro setor):

• nos primeiros campos da AF será necessário informar o setor de origem do saldo. Assim que emitida a AF, esta será encaminhada para o setor informado, que deverá autorizar (ou não) o uso do saldo;
• ainda, sendo aplicável, necessário inserir e-mail de concordância do fornecedor para entrega em localidade distinta da prevista no Termo de Referência (antes, verificar no TR/Edital se já não está prevista entrega para sua localidade).

Sendo o caso de pedido de item(ns) permanente(s):

• necessário inserir o Formulário de Tombamento;
• necessário informar o número da ND no despacho de encaminhamento da AF à CAEX (ND deve ser solicitada via Solicitação Digital, diretamente à SEPLAN).

Caso o pedido seja de um item que exige contrato:

• necessário anexar Formulário de Indicação de Fiscais de Contratos Terceirizados: dúvidas sobre o preenchimento deste formulário devem ser tratadas diretamente com o Departamento de Projetos, Contratos e Convênios (DPC/PROAD).

O contrato é exigido quando há obrigações futuras por parte do fornecedor:

1. Prazo de Entrega superior a 30 dias corridos
2. Garantia estendida, superior a 12 meses

Para conferir se há contrato: consultar o processo licitatório no SOLAR, acessar a Pasta Digital e buscar peça intitulada Minuta de Contrato, verificando quais itens estão indicados neste documento.

Os pedidos de aquisição dos itens oriundos dos pregões do Ministério da Economia (SGD/ME) NÃO deverão ser encaminhados por AF, mas por Solicitação Digital (SD) à CAEX/DCOM, respeitando o seguinte fluxo:

1. Localizar o item na Planilha de Vigência no site do DCOM (buscar pelo termo "SGD/ME")
2. Criar uma Solicitação Digital (SD) no Solar, que deverá ser encaminhada à CAEX/DCOM, contendo:
   • A Ordem de Fornecimento de Bens (OFB) preenchida e assinada pelo Ordenador de Despesas;
   • O Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras, preenchido e assinado;
   • Manifestação de autorização da SETIC referente à aquisição, podendo ser o pdf de um e-mail;
   • Despacho contendo: Nº da UGR solicitante e dados orçamentários completos (PTREs, Fonte, Atividade, etc.); Indicação do nº do item, do Pregão e da Ata de Registro de Preços e os correspondentes valores unitários e totais; Demais informações que constariam em um despacho de pedido de AF; e
   • Formulário de Tombamento preenchido e assinado.
3. O DCOM receberá a SD e criará um Processo Digital de Empenho, a ser encaminhado à Unidade requerente para assinatura do Ordenador de Despesas na Solicitação de Nota de Empenho (SNE);
4. O Requerente enviará o Processo Digital de Empenho ao DCF, com a SNE assinada pelo Ordenador de Despesas;
5. O DCF fará o registro da Nota de Empenho (NE) e encaminhará o Processo Digital de Empenho ao DCOM;
6. O DCOM encaminhará o processo ao DPC para elaboração do Contrato;
7. O DPC devolverá o processo com o Contrato assinado ao DCOM;
8. O DCOM fará a notificação de entrega ao Fornecedor e encaminhará o Processo Digital de Empenho e a SD ao requerente para acompanhamento da aquisição.

ATENÇÃO:

• Dúvidas sobre as especificações técnicas dos itens, peças processuais, saldos dos itens e maiores informações desses processos deverão ser dirimidas junto à SETIC;
• Dúvidas sobre o preenchimento do Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras deverão ser dirimidas junto ao DPC;
• Cabe à CAEX apenas a operacionalização dos empenhos atinentes a esses processos.

Emissão de Autorização de Fornecimento (AF)

Para emitir o pedido de Autorização de Fornecimento (AF), necessário seguir os seguintes passos:

1. Acessar o Sistema Solar, em MENU -> módulo Pedidos -> Materiais -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Novo

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).

2. Na próxima tela, será realizado o preenchimento da etapa 1 - Dados do pedido. Os principais dados dessa etapa são:

• Setor origem: Este campo refere-se ao setor de origem do item (ou itens) que será pedido. Aparecerá automaticamente preenchido pelo sistema com o setor de lotação do servidor que está realizando o pedido, porém, caso o pedido seja um caso de CARONA INTERNA, o campo deve ser alterado para o setor que possui saldo do item;

Os usuários que não tiverem outros setores disponíveis em Setor origem, devem solicitar acesso em https://suporte.egestao.ufsc.br/autosservico/solicitar.xhtml Observação: Informar o CPF e vínculo Selecionar a opção INCLUIR SETOR-ORIGEM PARA PEDIDO DE AF e informar o setor que se deseja ter acesso.

• Interessado: Requerente ou ordenador de despesas;
• Categoria: 7 - Licitação (Somente para material);
• Objeto: Informar centro requisitante e número/ano do Pregão;
• Justificativa (Exemplos: Material para uso nas aulas de xxx; Material de expediente para uso na coordenadoria de apoio administrativo).

Preenchimento da Etapa 1 - Dados

Preenchidas esses campos, deve-se clicar em Salvar -> Próxima etapa.

3. Na Etapa 2 - Lotes/itens: Botão Adicionar para inclusão de Itens:

Etapa 2 - Lotes/Itens

4. Na tela para adicionar itens, somente aparecerão os itens que tem como requerente o setor informado no campo "Setor Origem" da etapa 1.

Para realizar a pesquisa do pregão/item, deve-se preencher os campos: Edital (PE000 + nº PE + Ano do PE) e Nº do Item, se preferir.

ATENÇÃO: Utilizar somente um pregão por AF.

Assim que os resultados aparecerem, basta selecionar o item (ou itens) desejado, e clicar em Selecionar.

Consulta de itens

5. Ainda na Etapa 2 - Lotes/itens, deve-se inserir o quantitativo dos itens. Após, Salvar -> Próxima Etapa

Preenchimento do campo "Quantidade pedida"

6. Etapa 3 – Entrega: Locais de entrega – Preencher imóvel e setor -> aplicar para todos

ATENÇÃO: Inserir um ÚNICO LOCAL DE ENTREGA COM O QUANTITATIVO TOTAL DE CADA ITEM. Tal ação é fundamental para evitar erros e inconsistências de importações do dados no sistema, que podem trazer prejuízos à aquisição.

7. Etapa 4 – Concluir: Enviar e anotar o número do protocolo – esse número corresponde ao número da solicitação da AF.

8. Após emitido o pedido, deve-se atentar ao seguinte:

• Se o pedido emitido é um caso de CARONA INTERNA, ao clicar em enviar, a AF será encaminhada para o setor de origem do item (ou itens), conforme informado no campo Setor origem, na Etapa 1 - Dados. Nesse caso, o setor que está emitindo a AF precisa aguardar o Setor origem autorizar, ou não, o uso do saldo, independentemente de se encontrar ou não na iminência do vencimento do Pregão.
  • Se o pedido for negado ou forem solicitados ajustes, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Revisar AF. Nesta situação, deve-se seguir as orientações disponíveis em Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste.
  • Quando o pedido for autorizado, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Emitir AF.

• Se o pedido não é um caso de carona interna, ou seja, o item (ou itens) inserido no pedido é do próprio setor que está emitindo a AF, o pedido irá aparecer em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF. Caso essa opção não apareça no perfil de quem está emitindo a AF, significa que essa pessoa não possui permissão para autorizar. Logo, o pedido aparecerá na fila de servidores com essa permissão (provavelmente a chefia superior).

9. Estando o pedido no menu Emitir AF, deve-se clicar no pedido de realizar o seu recebimento.

10. Na pasta digital, deve-se anexar a documentação necessária, conforme as instruções para cada caso específico: Carona interna, Item permanente ou Item com contrato. Para ler as instruções de cada caso específico, basta acessar a aba pertinente no topo da página (ao lado das Orientações gerais).

Acessar Itens

Se não houver documento para ser anexado, pode-se passar diretamente para a próxima etapa.

11. Acessar aba Emissão de AF -> Itens: botão Gerar -> preencher Data -> Salvar -> Voltar (Repetir este passo para todos os fornecedores):

Acessar Itens

Gerar, inserir data, salvar e voltar

A Coluna AF deve estar validada para prosseguir com o encaminhamento

Coluna AF validadada para ambos fornecedores

12. Nos casos de pedidos de material permanente ou determinados pedidos de material de consumo nos quais não será possível utilizar o duodécimo da Unidade, é necessário abrir uma Solicitação Digital e encaminhar para SO/SEPLAN para realizar dotação orçamentária. Após o recurso ser alocado informar o número do sequencial da nota de dotação no despacho da AF.

13. Com o pedido na fila Emitir AF, deve-se, na aba Encaminhar, selecionar a ação "Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho". O despacho deverá conter as seguintes informações:

• Centro de Custo E Dados do recurso:
  • Para material de consumo, informar os seguintes dados orçamentários: UGR, PTRES, Fonte e Atividade;
  • Para material permanente ou casos específicos: nº sequencial da nota de dotação;

• Local de Entrega, informando o CEP
• Responsável pelo Recebimento, Telefone Completo (48 3721-RAMAL), e E-mail
• Se a entrega será parcelada ou total
• Finalidade do(s) item(ns) (de forma simplificada, para definição da natureza de despesa contábil do empenho, como por exemplo: para utilização em aula, para utilização em laboratório, material de expediente, entre outras)

14. Após o preenchimento do despacho, acionar o botão Encaminhar.

Dessa forma, o pedido chegará à CAEX pela tarefa "Solicitar emissão de empenho" e será analisado pela equipe. Após a emissão do empenho, enviaremos à Unidade pela tarefa "Compra realizada", informando o número da Solicitação de Nota de Empenho (SNE).

• Fluxo para o caso de necessidade de ajustes encontra-se em desenvolvimento.

Ajuste de Autorização de Fornecimento

Nos casos em que a AF é devolvido pela CAEX para ajustes, nos casos em que for necessário excluir item ou alterar quantitativo:

• Quando a AF for devolvida ao requerente para ajustes, seguirá para Emitir AF (guia Emissão de AF), local em que a Unidade deve ir no ícone de editar (lápis) dos fornecedores e cancelar as AFs correspondentes (caso seja apenas um fornecedor, é necessário clicar no botão Cancelar AF).
• Depois, deve encaminhar o pedido via fluxo "Ajustar AF". Com isso, a AF vai para a fila Revisar AF onde, na aba Ajuste Itens, deverá ajustar os itens e os quantitativos, inclusive ajustando os locais de entrega e clicando em Salvar ao final.
• Próximo passo é encaminhar a AF para Autorizar AF;
• Depois de autorizada (novamente) pelo setor origem, retornará a Emitir AF, onde o requerente então emite as AFs no lapizinho de cada fornecedor e encaminha à CAEX para empenho.

Carona interna

Setor detentor do saldoSetor requerente

Analisar pedido de carona interna (autorizar/reprovar/solicitar ajustes)

1. Quando um setor emitir uma AF de item (ou itens) que pertece ao seu setor, o pedido aparecerá na guia "Fila de trabalho" -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF.

Autorização de uso de saldo

2. Ao clicar sobre o pedido, deve-se realizar o recebimento da AF e prosseguir para a análise.

3. Na guia Pasta Digital podem ser visualizadas as informações do pedido, para que então se possa decidir sobre a possibilidade de autorizar o uso do saldo:

Informações do pedido - Pasta digital

4. Feita a análise e tomada a decisão sobre a autorização, deve-se clicar na guia Encaminhar, e selecionar o fluxo conforme decisão:

Encaminhamento do pedido de autorização

Revisar pedido de carona devolvido para ajuste

Se o setor origem do item devolver o pedido com o fluxo "Reprovar ou solicitar ajustes", ele aparecerá na tela Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de autorização de fornecimento -> Revisar AF:

Acessando o pedido, deve-se ir na guia Pasta Digital e conferir o despacho emitido pelo setor origem.

Se o pedido foi devolvido pelo setor origem com negativa de uso do saldo, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo Cancelar pedido AF.

Se o setor origem solicitou algum ajuste no item (exclusão de item, redução de quantidade, ou outras situações) deve-se acessar a guia Ajuste Pedido e ajustar os dados conforme necessário (em Dados, Item ou Entrega):

Atentar para que a coluna Situação esteja validada. Sem isso, o sistema não permitirá encaminhar a AF novamente.

Realizados os ajustes, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo Solicitar Autorização Novamente.

Ao encaminhar, o pedido retorna para o setor origem do item para nova análise.

Se aprovado, vai para a fila Emitir AF. Caso apresente novamente problemas, irá novamente para a fila Revisar AF.

Processo de empenho

Com a SNE emitida, a CAEX será responsável por criar o processo de empenho inserindo a SNE e os demais documentos cabíveis.

• Com relação as certidões que são encaminhadas em anexo ao processo de empenho, devem ser observadas os vencimentos de: Receita Federal e PGFN, FGTS, Trabalhista e Estadual.

Tal processo será encaminhado ao setor requerente da respectiva SNE para que o ordenador de despesas da UGR informada no despacho da AF e usada no empenho realize a assinatura da SNE.

Com a SNE assinada, o setor requerente deve realizar o envio do processo de empenho ao setor SE/DCF, conforme orientações:

Se o Pregão não estiver prestes a vencer E se nenhuma certidão estiver prestes vencer Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher  a opção “1”:  Para providências OU só digitar a opção: 1 Encaminhamento: “Para registro de empenho.” Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor” Setor: Preencher com o setor SE/DCF

Se o Pregão estiver prestes a vencer (constará no título do arquivo da SNE) Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher  a opção “1”:  Para providências OU só digitar a opção: 1 Encaminhamento: URGENTE: PE vence em X/X/XXXX (preencher com a data do início do título da SNE). Para registro do empenho. Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor” Setor: Preencher com o setor SE/DCF

Se houver certidão prestes a vencer (constará no título do arquivo da SNE) Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher  a opção “1”:  Para providências OU só digitar a opção: 1 Encaminhamento: URGENTE: Certidão vence em X/X/XXXX (preencher com a data que está no título da SNE ao lado de “certidão vence”). Para registro do empenho. Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor” Setor: Preencher com o setor SE/DCF

Se constar CAPES-URGENTE ou URGENTE-CAPES no título da SNE ou o local que constar no título for PROPG.UFSC Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher  a opção “1”:  Para providências OU só digitar a opção: 1 Encaminhamento: URGENTE: Limite para registro do empenho (recursos CAPES) é 21/11/2021. Para registro do empenho. Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor” Setor: Preencher com o setor SE/DCF

O SE/DCF, após análise, fará o encaminhamento do processo de volta ao setor requerente.

• Se a SNE foi registrada pelo DCF, o setor requerente deve fazer o envio do processo à CAEX (fila DIG/CAEX) para notificação do fornecedor;
• Se o DCF identificou algum problema (por exemplo certidão vencida), cabe ao requerente realizar os ajustes e retornar o processo ao DCF para registro.

O processo deve retornar à CAEX, na fila DIG/CAEX, ainda durante a vigência do pregão, para notificação ao fornecedor.

Alternativas às Unidades

As orientações desta seção são complementares às orientações do Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF).

Caso sua dúvida sobre empenhos não esteja contemplada nesta página, verifique as orientações do DCF.

Aquisição de itens de pregões UFSC

Orientações gerais

Clique AQUI para vídeo com as orientações detalhadas (passo a passo)

Clique AQUI para acesso ao material do vídeo acima

As Unidades podem aproveitar o prazo máximo da SEPLAN do encerramento do exercício (em 2024 será 12/nov), bastando, neste caso, optar por emitir suas próprias SNEs, conforme o fluxograma abaixo e as abas ao lado.

Para as Unidades que desejem notificar diretamente o fornecedor para agilizar a entrega, basta seguir o Passo 4 após a digitação do empenho pelo DCF.

Fluxograma para emissão das SNEs

Passo 1 - Criação da AF

1. Cadastrar pedido de Autorização de Fornecimento (AF) no Sistema SOLAR conforme as orientações do Manual

Consulta ao SICAF

1. Com a AF na fila "Autorizar AF" ou "Emitir AF", verificar o CNPJ dos fornecedores
2. Acessar o SICAF em Compras.gov.br
3. Emitir a certidão de Situação do Fornecedor e o Credenciamento (Níveis de Credenciamento - Nível I) de cada fornecedor
   • Observar se as Certidões estão vigentes (Federal, FGTS, Trabalhista e Estadual) e se o fornecedor não está com impedimento de licitar/contratar com União (caso conste, aparecerá da segunda página em diante)
   • Na dúvida se o fornecedor está em situação regular, verifique com o DCF o que é necessário para digitação do empenho
   • Em caso de inconsistências, emitir individualmente as certidões vencidas
   • 

     Exemplo de Relatório de Situação do Fornecedor
4. Caso algum fornecedor esteja com alguma certidão vencida ou impedimento:
   • Entre em contato com o fornecedor para que regularize a situação, se for considerado necessário
   • Caso o fornecedor com problemas seja o único da AF, arquive a AF
   • Se restarem outros fornecedores em situação regular, retorne a AF para ajuste, exclua os itens do fornecedor com problemas e dê andamento à AF normalmente

SIGA PARA O PRÓXIMO PASSO - EMISSÃO DA SNE

Ao final de todo o processo, envie o Relatório de Notícia de Irregularidade conforme orientações do Manual, incluindo as certidões vencidas e o relatório do pedido de AF onde constam os itens que estavam sendo solicitados do fornecedor, para embasar abertura de Processo Administrativo de Responsabilização, por não manutenção das condições de habilitação.

Passo 2 - Emissão de SNE

1. Acesse o sistema MATL

Geração das SNEs no MATL

1. Para instalar ou atualizar o aplicativo, acesse https://setic.ufsc.br/downloads/

   Em caso de mensagem de erro relativo a autorização/permissão/acesso, abrir chamado junto à SeTIC para verificar o motivo

2. Após, acessar o menu Centro de Custo -> Geração de empenhos por Processo
3. Na janela que se abre, marcar a opção "AF?"
4. Inserir o número da Solicitação Digital (SD) da AF gerada no campo "Processo" e clicar em "Buscar"
5. No campo “Complemento histórico”, inserir:
   • endereço completo de entrega com CEP

   Obs.: Caso seja material permanente com entrega no DGP, o endereço para a entrega a ser informado é o seguinte:

   Endereço de entrega para tombamento:

   Departamento de Gestão Patrimonial (DGP)

   Rua João Pio Duarte Silva, 241 - Córrego Grande, Florianópolis - SC - CEP: 88037-000

   Email: dgp@contato.ufsc.br

   Dia e horário de entrega: de segunda a sexta-feira (dias úteis), das 09:00 às 18:00 horas

   • responsáveis pelo recebimento
   • telefone e e-mail
   • finalidade/utilização do material (exigência do DCF)
6. No campo “Observação” inserir:
   • número da AF
   • dados orçamentários (ND, Centro de Custo, PTRes, etc)
7. No quadro intermediário, preencher os seguintes campos:
   • Centro de Custo: Número do Centro de Custo da Unidade
   • U. gestora: 153163
   • UGR: UGR DO SETOR
   • Fonte: VER COM SEPLAN
   • PTRES: VER COM SEPLAN
   • Atividade: VER COM SEPLAN
   • Enquadramento: Meta 12-GRADUAÇÃO-Elevar a taxa bruta de matrícula na educação superior
   • Etapa Ensino: Graduação
   • Categoria: Gestão Administrativa da Unidade ou da Subação
   • Unidade PI: Nome da unidade vinculada ao centro de custo
   • Tema: Não se Aplica
   • Obs.: dúvidas sobre dados orçamentários devem ser verificadas com a SEPLAN
8. Após preencher os dados acima, clique no botão “Cálculo”
9. Após surgirem as informações no quadro inferior, clicar em “Geração”

   Dessa forma a Nota Solicitação de Empenho (SNE) será gerada e aparecerá na coluna “Solicitação”

10. Na sequência, clicar no botão "Empenhos" e depois em "Imprimir Empenhos" para imprimir o PDF das SNEs
11. Salve a SNE informando como nome do arquivo o número da SNE e o setor (202401234 - SETOR/CENTRO)

IMPORTANTE:

Após a emissão das SNEs, É OBRIGATÓRIO o encaminhamento da AF ao DCOM, utilizando a ação "Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho" na aba "Encaminhar", e no encaminhamento insira o despacho "SNEs ns. INFORMAR O NÚMERO DAS SNES emitidas. Segue para baixa de saldo.".

SIGA PARA O PRÓXIMO PASSO - PROCESSO DE EMPENHO

Passo 3 - Cadastro do processo de empenho

Cadastro do Processo Digital

• Em SOLAR → módulo do sistema: SPA → Cadastro de Processo Digital, preencher:
  1. Grupo de Assunto: 111 - Solicitação de empenho
  2. Assunto: 454 - Empenho
  3. Número da SNE: na SNE emitida no MATL (ex.: 202102525)
  4. Interessado na UFSC: CNPJ do fornecedor (consta na SNE emitida)

• Após concluir o cadastro, clicar em “Peças” e anexar:
  1. SNE assinada pelo ordenador de despesas
  2. Declaração SICAF do fornecedor (e certidões adicionais eventualmente emitidas)
  3. Relatório de Credenciamento do fornecedor (emitido no SICAF, onde estão os e-mails a serem utilizados para notificação após o retorno do DCF)
  4. Formulário de Tombamento (em caso de material permanente);
• Tramitar para SE/DCF com o despacho “Para digitação”.

SIGA PARA O PRÓXIMO PASSO - NOTIFICAÇÃO AO FORNECEDOR

Aquisição de itens de TIC - participante em pregão de outro órgão

Os pedidos de aquisição dos itens oriundos dos pregões do Ministério da Economia (SGD/ME) emitidos pelas unidades devem respeitar as orientações desta seção do manual.

ATENÇÃO:

Dúvidas sobre as especificações técnicas dos itens, peças processuais, saldos dos itens e maiores informações desses processos deverão ser dirimidas junto à SETIC; Dúvidas sobre o preenchimento do Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras deverão ser dirimidas junto ao DPC.

Passo 1 - Preparação dos documentos

1. Para a aquisição de itens de TIC, deve-se elaborar os seguintes documentos, que posteriormente serão juntados ao processo de empenho:
   • A Ordem de Fornecimento de Bens (OFB) preenchida e assinada pelo Ordenador de Despesas;
   • O Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras, preenchido e assinado;
   • Manifestação de autorização da SETIC referente à aquisição, podendo ser o pdf de um e-mail;
   • Formulário de Tombamento preenchido e assinado;
   • Declaração SICAF do fornecedor (e certidões adicionais eventualmente emitidas); e
   • Relatório de Credenciamento do fornecedor (emitido no SICAF, onde estão os e-mails a serem utilizados para notificação após o retorno do DCF).

Passo 2 - Emissão de SNE

• Para realizar a emissão da SNE, necessário ter em mãos os seguintes dados:

1. • • Nº da UGR solicitante e dados orçamentários completos (PTREs, Fonte, Atividade, etc.) - Para itens permanentes o recurso deve estar na natureza 449052. Caso a unidade não possua recurso nessa natureza, necessário solicitar transferência à SEPLAN;
     • Indicação do nº do item, do Pregão e da Ata de Registro de Preços e os correspondentes valores unitários e totais;
2. Emitir a Solicitação de Nota de Empenho (SNE) conforme passo a passo descrito abaixo;

1. MATL -> Empenho -> Solicitação de Empenho
2. Preencher: *os campos que não constam orientação de preenchimento devem ser mantidos em branco.
   

Dados gerais

• Unidade gestora: 153163
• Evento: Empenho

Dotação Orçamentária

• UGR: informar a UGR do setor
• PTRES: conforme Nota de Dotação
• Fonte recursos: conforme Nota de Dotação
• Natureza: 44905241
• Atividade: conforme Nota de Dotação
• Valor: na tela que abrir, informar Centro e valor total do(s) item(ns)
• Modalidade Empenho: Estimativo

Plano interno

• Enquadramento da Despesa (exceto NDI e CA): Meta 12-GRADUAÇÃO-Elevar a taxa bruta de matrícula na educação superior
• Nível/Etapa de Ensino (exceto NDI e CA): Graduação
• Categoria de Apropriação: Gestão Administrativa da Unidade ou da Subação
• Unidade: setor requerente
• Tema Público: Não se aplica

• Alterar o campo Almoxarifado para Compras Diretas

Dados da Contratação

• Fornecedor: informar o CNPJ no campo editável
• Processo Origem: preencher com o número do processo de licitação do órgão gerenciador (não é o processo da UFSC)
• Modalidade de Licitação: Pregão
• Base legal: se o pregão foi realizado com base na Lei nº 14.133/2021, deve alterar para Lei 14.133/2021, art. 28, I
• Número Licitação: número do Pregão
• Origem do Material: ... (código 0)
• Histórico Padrão: Valor referente a aquisições de: (código 4)
• Complemento Histórico: preencher com o local de entrega do(s) item(ns)
• Observação: adaptar o seguinte texto modelo:

SD XXXXX/2024 – SETOR REQUERENTE

Aquisição como órgão participante do Pregão 0X/202X da UASG XXXXXX

Processo origem nº (preencher com o processo do órgão gerenciador) - Ata de Registro de Preço 0X/202X

Processo UFSC nº 23080.0XXXXX/202X-XX

Entrega Total

Relação dos itens *se o sistema puxar informações de algum item, deve-se excluir as informações para preencher corretamente.

1. Clicar em: incluir linha
   • Item: preencher conforme Ata
   • Código: 1 (sempre)
   • Descrição: preencher conforme Ata
   • Unid: UN (sempre)
   • Quantidade: preencher conforme pedido
   • Valor: preencher conforme Ata
2. Clicar em: Inserir (no topo da tela)

Passo 3 - Cadastro do processo de empenho

• Em SOLAR → módulo do sistema: SPA → Cadastro de Processo Digital, preencher:
  1. Grupo de Assunto: 111 - Solicitação de empenho
  2. Assunto: 454 - Empenho
  3. Número da SNE: na SNE emitida no MATL (ex.: 202102525)
  4. Interessado na UFSC: CNPJ do fornecedor (consta na SNE emitida)

Com o processo criado, juntar como peças os documentos preparados anteriormente e:

1. Juntar à SNE ao processo e coletar a assinatura do Ordenador de Despesas na SNE;
2. Enviar o processo ao DCF (observar que as certidões do SICAF devem estar vigentes no momento do envio do processo);
3. Quando o processo retornar do DCF, o setor requerente encaminhar o processo ao DPC para elaboração do contrato;
4. Quando o DPC devolver o processo com o contrato, deve-se realizar a notificação de entrega ao Fornecedor via e-mail, que deve conter em regra o empenho, a OFB e o contrato em anexo (orientações gerais para notificação constam na Guia "Passo 4 - Notificação ao Fornecedor").

Aquisição de itens por meio de adesão

Após a análise do processo de adesão, realizada pela CAEX, o processo será encaminhado para a fila do requerente para emissão da SNE. O processo será encaminhado para a fila Adesão de Registro de Preço -> Solicitar emissão de empenho

Passo 1 - Emissão de SNE

1. MATL -> Empenho -> Solicitação de Empenho
2. Preencher: *os campos que não constam orientação de preenchimento devem ser mantidos em branco.

Dados gerais

• Unidade gestora: 153163
• Evento: Empenho

Dotação Orçamentária

• UGR: informar a UGR do setor
• PTRES: conforme Nota de Dotação/duodécimo
• Fonte recursos: conforme Nota de Dotação/duodécimo
• Natureza: informar o código conforme classificação do item: se permanente, 449052 ou consumo, 339030. Caso já se tenha conhecimento do subelemento, informar o código completo. Caso ainda não saiba, buscar no menu *Catálogo Único -> Catálogo
• Atividade: conforme Nota de Dotação/duodécimo
• Valor: na tela que abrir, informar Centro de Custos e valor total do(s) item(ns)
• Modalidade Empenho: Estimativo

Plano interno

• Enquadramento da Despesa (exceto NDI e CA): Meta 12-GRADUAÇÃO-Elevar a taxa bruta de matrícula na educação superior
• Nível/Etapa de Ensino (exceto NDI e CA): Graduação
• Categoria de Apropriação: Gestão Administrativa da Unidade ou da Subação
• Unidade: setor requerente
• Tema Público: Não se aplica

• Alterar o campo Almoxarifado para Compras Diretas

Dados da Contratação

• Fornecedor: informar o CNPJ no campo editável
• Processo Origem: preencher com o número do processo de licitação do órgão gerenciador (não é o processo da UFSC)
• Modalidade de Licitação: Pregão
• Base legal: se o pregão foi realizado com base na Lei nº 14.133/2021, deve alterar para Lei 14.133/2021, art. 28, I
• Número Licitação: número do Pregão do órgão gerenciador
• Origem do Material: ... (código 0)
• Histórico Padrão: Valor referente a aquisições de: (código 4)
• Complemento Histórico: preencher com o local de entrega do(s) item(ns)
• Observação: adaptar o seguinte texto modelo:

Adesão à Ata de Registro de Preços do Pregão XX/202X da UASG XXXXXX (dados do órgão de origem do pregão/item)

Processo nº (da origem) para aquisição de (inserir nome do item)

Processo 23080.0XXXXX/2024-XX (UFSC) – Setor/UFSC

ND 20240XXXX ou Duodécimo

Relação dos itens *se o sistema puxar informações de algum item, deve-se excluir as informações para preencher corretamente.

1. Clicar em: incluir linha
   • Item: preencher conforme Ata
   • Código: 1 (sempre)
   • Descrição: preencher conforme Ata
   • Unid: UN (sempre)
   • Quantidade: preencher conforme pedido
   • Valor: preencher conforme Ata
2. Clicar em: Inserir (no topo da tela)

Passo 2 - Cadastro do processo de empenho

Cadastro do Processo Digital

• Em SOLAR → módulo do sistema: SPA → Cadastro de Processo Digital, preencher:
  1. Grupo de Assunto: 111 - Solicitação de empenho
  2. Assunto: 454 - Empenho
  3. Número da SNE: na SNE emitida no MATL (ex.: 202102525)
  4. Interessado na UFSC: CNPJ do fornecedor (consta na SNE emitida)

Envio ao DCF para digitação

• Após concluir o cadastro, clicar em “Peças” e anexar:
  1. SNE assinada pelo ordenador de despesas
  2. Declaração SICAF do fornecedor (e certidões adicionais eventualmente emitidas)
  3. Relatório de Credenciamento do fornecedor (emitido no SICAF, onde estão os e-mails a serem utilizados para notificação após o retorno do DCF)
  4. Formulário de Tombamento (em caso de material permanente);
• Tramitar para SE/DCF com o despacho “Para digitação”.

Quando o processo retornar do DCF, sendo aquisição de item que demanda contrato, o setor requerente encaminhar o processo ao DPC para elaboração do contrato; Quando o DPC devolver o processo com o contrato, deve-se realizar a notificação de entrega ao Fornecedor via e-mail (orientações gerais para notificação constam na Guia "Passo 4 - Notificação ao Fornecedor").

Passos comuns

Retorno do DCF - Ajuste de subitem

Nos processos de empenho enviados ao DCF e que retornam com solicitação de alteração do subitem, é possível que o próprio setor realize a alteração. Para tal, deve-se:

1. Acessar MATL -> guia Empenho -> Solicitação de Empenho -> buscar pela SNE que deve ser alterada;
2. Com a SNE aberta, deve-se buscar, no final da página, a opção Almoxarifado -> alterar de SISTEMA SOLAR para COMPRAS DIRETAS -> clicar em Alterar;
3. Alterar o subitem (dois últimos dígitos do campo "Natureza" - apagar e digitar os dados informados pelo DCF) -> clicar em Alterar novamente.
4. Imprimir novo PDF da SNE, solicitar assinatura do ordenador de despesas novamente e reencaminhar ao DCF.

Notificação ao fornecedor

Após a digitação do empenho pelo DCF/SEPLAN, é necessário notificar o fornecedor para que providencie a entrega do material, da seguinte forma:

1. Acessar o MATL - Aba Empenho → Solicitação de Empenho → Nº da Solicitação: digitar o número da SNE → Imprimir → Salvar em PDF;
2. Anexar o arquivo salvo do MATL no e-mail;
3. Enviar a notificação (modelo ao final desta aba) para o(s) email(s) informado(s) no CREDENCIAMENTO SICAF, com cópia para os emails dos requerentes informados na SNE.

   Predefinição:Alertapequeno

4. Salvar o PDF da confirmação e anexar no processo de empenho (essa confirmação poderá ser necessária caso precise abrir processo administrativo contra o fornecedor)
5. Manter o processo do empenho na fila do setor até a entrega e pagamento
6. Caso a entrega seja no DGP, encaminhar o processo do empenho para DIBA/DGP, para aguardar a entrega e tombamento
7. Sendo processo de empenho de TIC, com contrato, necessário encaminhar em anexo ao e-mail, além da SNE: OFB e Contrato.

MODELO DE E-MAIL PARA NOTIFICAÇÃO

Onde localizar os números da Nota de empenho (NE) e da SNE

ASSUNTO DO E-MAIL: NOTIFICAÇÃO - Nota de Empenho 2023NEXXXXXX - Referente à SNE 2023XXXXXX

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CONTEÚDO DO E-MAIL (COPIE E COLE)

Solicitamos confirmação de recebimento.

Senhor(a) fornecedor(a),

Segue Solicitação de Nota de Empenho (SNE) para que se proceda com a entrega das mercadorias.

• PRAZO: estabelecido no Termo de Referência do Edital do Pregão pertinente, contado a partir da entrega deste e-mail na caixa de entrada da Contratada, independentemente de confirmação de leitura, sob penalidades da lei.
• INFORMAÇÕES PARA ENTREGA: constam no documento (SNE) anexo:
  • lista dos materiais com quantidades
  • valor da nota fiscal a ser gerada
  • responsável pelo pedido/recebimento com dados para contato
  • local de entrega
  • número do pregão
  • código da UASG
  • CNPJ da UFSC
• DOCUMENTAÇÃO QUE DEVE ACOMPANHAR A ENTREGA:
  • Duas vias da Nota Fiscal
  • Declaração (Optante pelo Simples), disponível em http://dcf.proplan.ufsc.br/files/2023/03/Declara%C3%A7%C3%A3o-de-Optante-pelo-Simples-Anexo-IV-IN-1234.12-2.doc preenchida e assinada com certificação ICP-Brasil ou Gov.BR e enviada ao responsável pelo recebimento, cujo e-mail consta na SNE, ou impressa e assinada a caneta/carimbo
  • Declaração do SICAF (acompanhada das eventuais certidões individuais que estejam vencidas)
• DADOS PARA EMISSÃO DA NOTA FISCAL:
  • Universidade Federal de Santa Catarina - CNPJ: 83.899.526/0001-82
  • Endereço: Rua Roberto Sampaio Gonzaga, S/N - Bairro: Trindade - Florianópolis/SC - CEP: 88040-900
  • Observação: no caso de várias entregas referentes à mesma Nota de Empenho, devem ser emitidas Notas Fiscais separadas para cada uma das entregas.

ATENÇÃO

• Dúvidas, avisos sobre produtos, agendamento prévio obrigatório ou prorrogação de prazo de entrega deverão ser direcionados ao servidor responsável cujo nome, ramal e e-mail constam da Solicitação da Nota de Empenho (SNE), conforme Anexo I do Edital.
• Dúvidas sobre pagamentos devem ser direcionadas ao Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF) por meio dos contatos disponíveis em http://dcf.ufsc.br
• Dúvidas sobre alterações contratuais (troca de marca, cancelamento, reequilíbrio econômico-financeiro) devem ser direcionadas conforme instruções disponíveis em http://compras.ufsc.br/alteracoes-contratuais/
• Outras dúvidas deverão ser direcionadas ao setor competente da UFSC, conforme disposto em Edital.

CONSULTA À NOTA DE EMPENHO

• Acesse o [Portal da Transparência]
• Em “Filtro” -> “Documento”, informe o número completo da Nota de Empenho (NE) informado no título deste e-mail
• Clique em "Adicionar" e "Consultar".

Atenciosamente,