ALTERAÇÕES CONTRATUAIS
Sobre as Alterações Contratuais
Para que a Administração possa analisar devidamente as solicitações de
- Reequilíbrio Econômico-Financeiro;
- Cancelamento de Item ou de Ata de Registro de Preços; e
- Substituição de Marca
encaminhadas por fornecedores de materiais permanentes ou de consumo que assinaram Atas de Registro de Preços derivadas de pregões da UFSC regidos pela Lei nº 14.133/2021, a documentação encaminhada para cada modalidade deverá atender às orientações elencadas neste Manual.
SERVIDOR DA UFSC: Deseja saber se há processo(s) de alterações contratuais autuado(s) para um fornecedor específico? Para conferir basta:
- Acessar o módulo SPA no SOLAR;
- Clicar em "Consulta de Processos/Solicitações";
- Em 'Opções de Consulta', escolher a opção 'Dados dos processos/solicitações';
- Em 'Dados do processo/Solicitação', selecionar 'Proc. digital';
- Em 'Interessado na UFSC', informar o CNPJ no campo 'Interessando na UFSC' e, no teclado, apertar a tecla 'Enter' ou 'Tab';
- Em 'Assunto', preencher apenas o campo 'Grupo de assunto' com o código 323 - Alteração; e
- Clicar em 'Consultar'.
Reequilíbrio Econômico-Financeiro
Introdução
A Lei de Licitações (nº 14.133/21) prevê o direito ao reequilíbrio econômico-financeiro tanto para os órgãos contratantes quanto para os fornecedores contratados, mais especificamente em seus artigos 124, 130 e 134. Cabe distinguir, entretanto, que a Lei versa sobre contratos, não sobre Atas de Registro de Preços, documento que gera a expectativa de contratação.
Para valores não registrados em contratos, apenas em Atas de Registro de Preços, os textos dos editais de pregão na modalidade de Sistema de Registro de Preços (SRP) praticados atualmente na UFSC e as Atas de Registro de Preços (ARPs) deles decorrentes preveem as situações em que é possível solicitar reequilíbrio econômico-financeiro, devendo ser obrigatoriamente consultados pelo fornecedor antes de encaminhar sua solicitação.
Conforme o inciso XLVI do artigo 6º da Lei de Licitações (nº 14.133/21), a ARP é "[...]documento vinculativo e obrigacional, com característica de compromisso para futura contratação, no qual são registrados o objeto, os preços, os fornecedores, os órgãos participantes e as condições a serem praticadas, conforme as disposições contidas no edital da licitação, no aviso ou instrumento de contratação direta e nas propostas apresentadas", cabendo solicitação do reequilíbrio econômico-financeiro nos valores registrados em "[…] caso de força maior, caso fortuito ou fato do príncipe ou em decorrência de fatos imprevisíveis ou previsíveis de consequências incalculáveis, que inviabilizem a execução do contrato tal como pactuado, respeitada, em qualquer caso, a repartição objetiva de risco estabelecida no contrato" (artigo 124, inciso II, d).
- Leia também:
- Decreto nº 11.462, de 31 de março de 2023: Dispõe sobre o sistema de registro de preços para a contratação de bens e serviços.
Como solicitar Reequilíbrio Econômico-Financeiro
Para ensejar solicitação de reequilíbrio, cabe ao fornecedor encaminhar documentos detalhando o evento que pressupõe o desequilíbrio econômico-financeiro e documentação comprobatória das alegações.
Toda a documentação deverá ser encaminhada ao Setor de Apoio Administrativo do DCOM somente por meio do endereço eletrônico saa.dcom@contato.ufsc.br , (não serão aceitas cópias físicas, a não ser que sejam expressamente solicitadas).
- O processo somente será aberto após o envio de todas as documentações e/ou dos ajustes solicitados após análise prévia realizada pela equipe do Setor de Apoio Administrativo do DCOM/PROAD.
- A confirmação de abertura do processo será dada pela resposta do SAA/DCOM informando o número do processo registrado, com cópia para ciência do(s) setor(es) requerente(s) da aquisição dos material(is) em questão, se houver empenhos em aberto.
- Em relação às assinaturas dos documentos, é imprescindível ler as instruções da seção Assinaturas para conhecer os tipos de assinatura válidos para os documentos constantes em processos de alteração contratual.
Documentos a encaminhar:
- Carta de solicitação detalhando o evento que pressupõe o desequilíbrio econômico-financeiro. A carta deverá conter, obrigatoriamente:
- - Local e data de emissão;
- - Razão social e CNPJ;
- - Número do pregão em questão;
- - Número da Ata de Registro de Preços (ARP) decorrente do pregão;
- - Número do Contrato decorrente da ARP, se houver;
- - Indicação explícita (número e nome) do(s) item(ns) a revisar; e
- - Assinatura válida do responsável legal da empresa (constante no SICAF ou na ARP).
- Cópia das notas fiscais relacionadas, se houver;
- Cópia ou numeração dos empenhos relacionados, se houver;
- Documentações comprobatórias das alegações;
- Declarações pertinentes à comprovação de impossibilidade de fornecimento.
Não serão aceitos documentos fora dos padrões estabelecidos, que garantem a conformidade processual e, por consequência, a segurança jurídica dos atos realizados no âmbito do processo licitatório.
Fluxo da Solicitação
1) Recebidas as documentações, o Setor de Apoio Administrativo do DCOM autuará um processo digital no SPA, anexará as peças enviadas, bem como a cópia de empenhos e da ARP assinada pelo fornecedor, e encaminhará para análise prévia da Direção do DCOM. A confirmação de abertura do processo será dada pela resposta do SAA/DCOM informando o número do processo registrado, com cópia para ciência do setor requerente da aquisição dos material(is) em questão, se houver empenhos em aberto.
2) A Direção do DCOM, quando julgar pertinente, encaminhará o processo à PROAD, que analisará as documentações e alegações do fornecedor juntamente à CPRC/PROAD (Comissão Permanente de Repactuação de Contratos).
3) Após decorrerem as análises, a PROAD poderá solicitar mais informações e documentações comprobatórias dos fatos ao fornecedor por intermédio do Setor de Apoio Administrativo do DCOM. Caso não seja necessário, a PROAD poderá tomar uma das três decisões a seguir:
- a) Liberar o fornecedor do compromisso de fornecer;
- b) Ajustar os preços conforme a solicitação; ou
- c) Manter o compromisso de fornecer com as condições originais.
4) O processo será devolvido à Direção do DCOM/PROAD para ciência e deliberação pelo deferimento ou indeferimento.
- 4.1) Caso haja a liberação do compromisso de fornecer, o Setor de Apoio Administrativo do DCOM (SAA/DCOM), abrirá um chamado junto à Superintendência de Governança Eletrônica e Tecnologia da Informação e Comunicação (SeTIC) solicitando o bloqueio do(s) item(ns) junto ao Sistema de Compras e Licitações (SCL), a fim de evitar a emissão de novos empenhos.
- 4.2) Quando houver o ajuste dos preços, o SAA/DCOM abrirá um chamado junto à SeTIC solicitando o ajuste do preço, editará uma nova versão da Ata de Registro de Preços e enviará ao fornecedor, que deverá assiná-la e devolvê-la ao DCOM para assinatura da Direção e providências necessárias à atualização no Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP).
5) Caso a solicitação seja indeferido pela Direção e, portanto, haja a manutenção do compromisso de fornecer com as condições originais, o SAA/DCOM apenas notificará o fornecedor sobre a decisão, copiando na correspondência eletrônica de notificação as Unidades requerentes dos empenhos em aberto, se houver.
6)O SAA/DCOM sempre fará a notificação ao fornecedor notificando-o da decisão tomada pela Administração, qual seja, copiando na correspondência eletrônica de notificação as Unidades requerentes dos empenhos em aberto, se houver.
O fornecedor tem o prazo de dez dias corridos, contados a partir do envio da notificação, para se manifestar em relação a indeferimentos, sob pena de arquivamento do processo (Art. 40 e Art. 59 da Lei nº 9.784/99, que regula o processo administrativo no âmbito da administração pública federal). A manifestação não será conhecida quando encaminhada fora do prazo; perante órgão incompetente; por quem não seja legitimado e/ou após exaurida a esfera administrativa (Art. 63 da Lei nº 9.784/99).
A seguir pode ser verificado um resumo do fluxo do processo.
- A Administração, em sua análise, parte da premissa de que a proposta ofertada pelo fornecedor no momento do certame (em caso de compras por meio do Sistema de Registro de Preços) terá seu preço registrado em Ata, com vigência de 12 meses. Isto é, deve-se levar em consideração eventos corriqueiros e que possam afetar diretamente a precificação do(s) item(ns), como oscilações de mercado, flutuações cambiais e sazonalidade dos itens, entre outros. Ademais, eventos que sejam imprevisíveis devem ser comprovadamente relacionados à precificação do(s) item(ns) para que sejam considerados razoáveis para análise do processo.
- A tramitação da solicitação de reequilíbrio não interrompe ou suspende o contrato, cabendo ao fornecedor entregar materiais empenhados e, à Administração, efetuar o(s) pagamento(s), enquanto perdurarem os estudos e cálculos, sob pena de configurar infração contratual, a Administração da UFSC entende que a obrigação do fornecimento por parte do licitante contratado não é suspensa durante o período de análise do processo de reequilíbrio econômico-financeiro. Portanto, o compromisso deverá ser mantido normalmente.
- A informação da data de emissão do pedido por parte do fornecedor é de suma importância para a abertura do processo, pois impacta no critério de tempestividade. A decisão tomada pela Administração com relação à revisão dos contratos possui efeito ex nunc, ou seja, não retroage à data anterior à solicitação formalizada, sendo aplicáveis as eventuais correções contratuais somente a partir de sua emissão.
Cancelamento de item ou de ARP
Introdução
Com base nas mesmas prerrogativas apresentadas nos tópicos sobre Reequilíbrio Econômico-Financeiro, há a possibilidade de o fornecedor solicitar o cancelamento do compromisso de fornecer um ou demais itens adjudicados, bem como de toda a Ata de Registro de Preços, principalmente em casos em que eventuais reequilíbrios econômico-financeiros e substituição de marca/modelo não podem ser consideradas alternativas viáveis.
Conforme Art. 29 da Lei de Licitações (nº 14.133/21), o cancelamento dos preços registrados em Atas de Registro de Preços(ARP) poderá ser realizado pela Administração, total ou parcialmente, nas hipóteses elencadas abaixo, desde que devidamente comprovadas e justificadas:
I - por razão de interesse público;
II - a pedido do fornecedor, decorrente de caso fortuito ou força maior; ou
III - se não houver êxito nas negociações, nos termos do disposto no § 3º do art. 26 e no § 4º do art. 27.
- Leia também:
- Decreto nº 11.462, de 31 de março de 2023: Dispõe sobre o sistema de registro de preços para a contratação de bens e serviços.
Como solicitar Cancelamento de item ou de ARP
Documentos a encaminhar:
- Carta de solicitação detalhando o evento que pressupõe o cancelamento (inclusive indeferimento de reequilíbrio econômico-financeiro ou de substituição de marca/modelo). A carta deverá conter, obrigatoriamente:
- - Local e data de emissão;
- - Razão social e CNPJ;
- - Número do pregão em questão;
- - Número da Ata de Registro de Preços (ARP) decorrente do pregão;
- - Indicação explícita (número e nome) do(s) item(ns) a revisar; e
- - Assinatura válida do responsável legal da empresa (constante no SICAF ou na ARP).
- Cópia das notas fiscais relacionadas, se houver;
- Cópia ou numeração dos empenhos relacionados, se houver;
- Documentações comprobatórias das alegações;
- Declarações pertinentes à comprovação de impossibilidade de fornecimento.
Toda a documentação deverá ser encaminhada ao Setor de Apoio Administrativo do DCOM somente por meio do endereço eletrônico saa.dcom@contato.ufsc.br , (não serão aceitas cópias físicas, a não ser que sejam expressamente solicitadas).
- O processo somente será aberto após o envio de todas as documentações e/ou dos ajustes solicitados após análise prévia realizada pela equipe do Setor de Apoio Administrativo do DCOM/PROAD.
- A confirmação de abertura do processo será dada pela resposta do SAA/DCOM informando o número do processo registrado, com cópia para ciência do setor requerente da aquisição dos material(is) em questão, se houver empenhos em aberto.
- Em relação às assinaturas dos documentos, é indispensável a leitura das instruções da seção Assinaturas para conhecer os tipos de assinatura válidos para os documentos constantes em processos de alteração contratual.
Não serão aceitos documentos fora dos padrões estabelecidos, que garantem a conformidade processual e, por consequência, a segurança jurídica dos atos realizados no âmbito do processo licitatório.
Fluxo da Solicitação
1) Recebidas as documentações, o Setor de Apoio Administrativo do DCOM autuará um processo digital no SPA, anexará as peças enviadas, bem como a cópia de empenhos e da ARP assinada pelo fornecedor, e encaminhará para análise prévia da Direção do DCOM. A confirmação de abertura do processo será dada pela resposta do SAA/DCOM informando o número do processo registrado, com cópia para ciência do setor requerente da aquisição dos material(is) em questão, se houver empenhos em aberto.
2) A Direção do DCOM, após a análise prévia, encaminhará o processo às Unidades emissoras de empenho(s), para que também analisem a solicitação do fornecedor e informem se o cancelamento dos itens/Ata é viável e/ou se causará prejuízo à Administração.
3) Após resposta das Unidades consultadas, a Direção poderá optar por:
a) Deferir o cancelamento solicitado, desde que sejam entregues os materiais dos empenhos em aberto (se houver);
b) Deferir o cancelamento solicitado e liberar o fornecedor do compromisso de atender aos empenhos em aberto (se houver);
c) Indeferir o cancelamento solicitado, mantendo o compromisso de fornecer com as condições originais.
4) A Direção do DCOM tramitará o processo ao Setor de Apoio Administrativo (SAA/DCOM) para que seja feita a notificação ao fornecedor sobre a decisão tomada pela Administração. O SAA/DCOM sempre fará a notificação ao fornecedor notificando-o da decisão tomada pela Administração, qual seja, copiando na correspondência eletrônica de notificação as Unidades requerentes dos empenhos em aberto, se houver. O fornecedor tem o prazo de dez dias corridos, contados a partir do envio da notificação, para se manifestar em relação a indeferimentos, sob pena de arquivamento do processo (Art. 40 e Art. 59 da Lei nº 9.784/99, que regula o processo administrativo no âmbito da administração pública federal). A manifestação não será conhecida quando encaminhada fora do prazo; perante órgão incompetente; por quem não seja legitimado e/ou após exaurida a esfera administrativa (Art. 63 da Lei nº 9.784/99).
4.1) Caso haja a liberação do compromisso de fornecer novos empenhos (deferimento do cancelamento), o SAA/DCOM abrirá um chamado junto à SeTIC solicitando o bloqueio do(s) item(ns) junto ao SCL, para evitar a emissão de novos empenhos e encaminhará o ofício de deferimento e o chamado de bloqueio de itens à Coordenadoria de Acompanhamento e Execução de Compras (CAEX/DCOM) para que sejam anexados às peças do processo de compra e para que seja anotada na planilha das Atas Vigentes a impossibilidade de empenhar os itens em questão.
A Administração sempre sugere que seja solicitada a substituição de marca/modelo ao invés do cancelamento do item/ARP, uma vez que desta maneira há mais chances de o compromisso assumido ser honrado e a expectativa de aquisição por parte da Universidade ser atingida, não causando mais impactos nas atividades da instituição.
A seguir pode ser verificado um resumo do fluxo do processo.
Substituição de marca
Introdução
Ao longo da negociação entre a Administração e os licitantes durante o processo do pregão, as propostas enviadas pelos fornecedores devem informar fabricante, marca e modelo do(s) item(ns) cotado(s), sendo que a ausência dessas informações pode acarretar na desclassificação do licitante. As Atas de Registro de Preços elaboradas ao final do pregão elencarão a marca dos itens nelas registrados. As marcas também serão informadas nos futuros empenhos emitidos, de modo a facilitar a conferência no momento de recebimento dos materiais pelas Unidades requerentes.
Posteriormente à assinatura da Ata de Registro de Preços (ARP), para entregar materiais empenhados com marcas e/ou modelos distintos do registrado em Ata, o fornecedor deverá obrigatoriamente solicitar a substituição da marca adjudicada junto ao Setor de Apoio Administrativo do Departamento de Compras (SAA/DCOM) conforme instruções deste Manual. A única possibilidade legal de se entregar materiais com marcas e/ou modelos distintos da ARP é após o deferimento da Direção do DCOM/PROAD, resultante de processo de substituição de marca. não cabendo às Unidades autorizar a substituição de marca e/ou modelo.
Se o fornecedor entregar marca diversa da registrada em ARP sem deferimento prévio por parte da Direção do DCOM/PROAD, estará sujeito a sanções administrativas, inclusive multa, advertência ou rescisão contratual, conforme os arts. 156 a 162 da Lei nº 14.133/2021.
Como solicitar Substituição de marca
Para que a substituição da marca ofertada seja solicitada, é preciso que três requisitos sejam atendidos:
1) Indisponibilidade da marca/modelo original: Ao pedir a substituição de marca, o contratado deve comprovar fato superveniente não imputável a ele, que inviabilizou o fornecimento da marca anteriormente cotada (ex.: descontinuidade do produto pelo fabricante);
- Para comprovar a indisponibilidade, o fornecedor deverá enviar documentação comprobatória (carta do fabricante ou documento similar) que informe acerca descontinuidade ou indisponibilidade temporária ou permanente do item no mercado.
2) Especificações técnicas: A nova marca ofertada deve possuir qualidade igual ou superior à inicialmente cotada, de forma a atender a todos os requisitos solicitados no Edital (Anexo I - Termo de Referência);
- Para comprovar a qualidade igual ou superior das especificações técnicas da nova marca/modelo que pretende passar a entregar em caso de deferimento, o fornecedor deverá encaminhar documento comprobatório das especificações técnicas da nova marca/modelo, a ser analisado tecnicamente pela Equipe de Apoio responsável pelo(s) item(ns) em questão.
3) Vantagem econômica para a Administratação: Ademais, o fornecedor deverá comprovar a 'vantajosidade econômica "(...) a vigência e prorrogação deve ser analisada caso a caso, sempre de acordo com a legislação que se lhe impõe e conforme os princípios que regem a Administração Pública, em especial quanto à verificação da vantajosidade da proposta em confronto com outras opções, nos termos do art. 3º da Lei nº 8.666/93."Orientação Normativa/AGU nº 19/2009: "O prazo de validade da Ata de Registro de Preços é de no máximo um ano, nos termos do art. 15, § 3º, inc. III, da Lei nº 8.666, de 1993, razão porque eventual prorrogação da sua vigência, com fundamento no § 2º do art. 4º do Decreto nº 3.931, de 2001, somente será admitida até o referido limite, e desde que devidamente justificada, mediante autorização da autoridade superior e que a proposta continue se mostrando mais vantajosa." (o produto oferecido deverá ter valor igual ou superior ao preço registrado na ARP).
- Para atender a este requisito, o fornecedor deverá apresentar no mínimo três orçamentos que comprovem que o preço de mercado do produto sugerido é igual ou superior ao registrado na Ata de Registro de Preços.
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Como comprovar vantagem econômica à Administração As comprovações de orçamentos devem ser encaminhadas conforme a normativa vigente no momento da solicitação. Devido à dificuldade de se pesquisar por marcas específicas no Painel de Preços do Governo Federal, sugere-se a utilização de:
Orientações sobre os orçamentos |
Sem a devida comprovação dos três requisitos 'indisponibilidade da marca original, especificações técnicas e vantajosidade econômica', não será possível o deferimento da substituição de marca ou modelo.
Para solicitar substituição de marca ou de modelo, o fornecedor deverá obrigatoriamente encaminhar as seguintes documentações:
Documentos a encaminhar:
- Carta de solicitação detalhando os motivos pelos quais se solicita a substituição de marca/modelo (inclusive indeferimento de reequilíbrio econômico-financeiro ou de cancelamento de item/Ata). A carta deverá conter, obrigatoriamente:
- - Local e data de emissão;
- - Razão social e CNPJ;
- - Número do pregão em questão;
- - Número da Ata de Registro de Preços (ARP) decorrente do pregão;
- - Indicação explícita (número e nome) do(s) item(ns) a revisar; e
- - Assinatura válida do responsável legal da empresa (constante no SICAF ou na ARP).
- Cópia das notas fiscais relacionadas, se houver;
- Cópia ou numeração dos empenhos relacionados, se houver;
- Documentações comprobatórias das alegações acerca da indisponibilidade de fornecer marca/modelo originalmente adjudicados e registrados na Ata de Registro de Preços;
- Declarações pertinentes à comprovação de impossibilidade de fornecimento;
- Documento contendo as especificações técnicas da nova marca/modelo, a ser analisado tecnicamente pela Equipe de Apoio do(s) item(ns) em questão, comprovando o atendimento integral aos requisitos mínimos estabelecidos nas especificações do(s) item(ns), conforme previstos no Edital do pregão correspondente e na Ata de Registro de Preços (ARP); e
- No mínimo três orçamentos que comprovem o valor de mercado da nova marca/modelo que se pretende fornecer em substituição à marca/modelo registrados na ARP para o(s) item(ns) em questão. Os orçamentos devem atender ao que demanda a legislação. Clique aqui para saber como obter orçamentos válidos (os critérios são os mesmos do item 'Orçamentos para processo licitatório').
Toda a documentação deverá ser encaminhada ao Setor de Apoio Administrativo do DCOM somente por meio do endereço eletrônico saa.dcom@contato.ufsc.br , (não serão aceitas cópias físicas, a não ser que sejam expressamente solicitadas).
- O processo somente será aberto após o envio de todas as documentações e/ou dos ajustes solicitados após análise prévia realizada pela equipe do Setor de Apoio Administrativo do DCOM/PROAD.
- A confirmação de abertura do processo será dada pela resposta do SAA/DCOM informando o número do processo registrado, com cópia para ciência do setor requerente da aquisição dos material(is) em questão, se houver empenhos em aberto.
- Em relação às assinaturas dos documentos, é indispensável a leitura das instruções da seção Assinaturas para conhecer os tipos de assinatura válidos para os documentos constantes em processos de alteração contratual.
Não serão aceitos documentos fora dos padrões estabelecidos, que garantem a conformidade processual e, por consequência, a segurança jurídica dos atos realizados no âmbito do processo licitatório.
Fluxo da Solicitação
O DCOM não recomenda o aceite de materiais que não estejam de acordo com as características previstas no Edital. Em caso de inconsistência, instrua o fornecedor a solicitar formalmente o pedido de substituição de marca ou de modelo junto ao DCOM, conforme instruções deste Manual.
A aceitação de equipamento distinto do constante da proposta do licitante e com características técnicas inferiores às especificações definidas no termo de referência afronta o princípio da vinculação ao instrumento convocatório e o princípio da isonomia, diante da possibilidade de as diferenças técnicas entre os bens influenciar não só no valor das propostas, como também na intenção de potenciais licitantes em participar do certame.
A nova marca/modelo do material somente poderá ser entregue após todo o trâmite do processo, com as devidas comprovações da motivação, do atendimento às especificações técnicas e da vantajosidade econômica à Administração.
O fornecedor tem o prazo de dez dias corridos, contados a partir do envio da notificação, para se manifestar em relação a indeferimentos, sob pena de arquivamento do processo (Art. 40 e Art. 59 da Lei nº 9.784/99, que regula o processo administrativo no âmbito da administração pública federal). A manifestação não será conhecida quando encaminhada fora do prazo; perante órgão incompetente; por quem não seja legitimado e/ou após exaurida a esfera administrativa (Art. 63 da Lei nº 9.784/99).