Ajustes nos pedidos e processos
Ajustes nos Pedidos de Compras?
Após a análise do DCOM, os Pedidos de Compras podem ser devolvidos aos requerentes para que ajustes sejam realizados.
O prazo para a devolução do pedido ou do processo com os ajustes solicitados são de 05 dias úteis a partir do seu encaminhamento pelo DCOM e não a partir do recebimento pelo requerente.
Pedidos e Processos de Licitação
Ao chegarem na fila 'Montar Processo', os pedidos de licitação encaminhados ao DCOM via SCL/SOLAR são conferidos de modo a identificar a existência da documentação obrigatória para a sua instrução e se atendem aos seguintes requisitos:
- itens solicitados na Etapa correta do Calendário de Compras e dentro dos prazos;
- pedidos separados por grupos e famílias, conforme instruções do Calendário;
- instrução correta da natureza dos materiais (consumo ou permanente);
- justificativa para pedidos encaminhados fora do prazo.
Caso contenha alguma inconsistência, o pedido de licitação é devolvido ao requerente para que ele proceda com os ajustes necessários, conforme despacho.
No fluxo prévio previsto pela nova metodologia de compras, após a correta instrução do pedido pelas Unidades requerentes na fase 'Execução das tarefas conforme divisão' do Cronograma de cada Etapa do Calendário, ele será ajuntado ao processo de compras (23080.XXXXX/ANO-XX) criado pelo DCOM na fase Geração dos Processos do mesmo Cronograma, sendo automaticamente tramitado para a fila 'Triagem'. Após todos os demais pedidos do processo serem ajuntados, o processo inteiro será tramitado para análise da Pesquisa de Preços.
Antes do encaminhamento do processo de compras à CAEX para elaboração do Termo de Referência, sempre que necessário a equipe da CAPL/DCOM devolverá os pedidos para que os requerentes realizem os ajustes necessários conforme despacho.
I M P O R T A N T E
Sempre que os ajustes solicitados forem relacionados com alterações em textos ou valores da Pesquisa de Preços, será necessário corrigi-la para gerar e anexar um novo Mapa Comparativo de Preços ao processo e também realizar esses ajustes de modo idêntico no Pedido de Compras.
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Ajustes Solicitados pelo Requerente
Para a correta instrução dos pedidos de compra na nova metodologia de compras que prevê o fluxo prévio para licitações pelo Sistema de Registro de Preços (SRP), cada Unidade requerente precisa realizar um planejamento com antecedência suficiente de modo a conseguir determinar suas demandas para cada Etapa do Calendário de Preços e definir as especificações dos itens que serão solicitados.
De posse dessas informações, na fase 'Inserção das demandas nas listas fechadas e abertas pelas Unidades requerentes' do Cronograma de cada Etapa do Calendário, as Unidades poderão, então, consultar as listas fechadas de cada grupo/família (Ex. Lista fechada 099.08, Lista fechada 077.04 etc.) e informar as quantidades dos itens que desejam licitar.
Se a lista fechada de um grupo/família não contemplar toda demanda setorial de materiais a licitar por SRP, as Unidades poderão informar esses outros itens em uma aba específica, chamada de lista aberta e disponível na mesma planilha online em aba individual, nomeada com a sigla de cada Unidade requerente (Setor) no SOLAR.
Antes de informar os itens em sua lista aberta, a Equipe de Apoio designada por cada Unidade requerente deve obrigatoriamente conferir se os itens estão especificados corretamente.
A T E N Ç Ã O:
- Ajustes (mudança de códigos, novos quantitativos, exclusões etc.) solicitados a pedido do requerente nos itens das listas fechadas e abertas somente serão permitidos nos prazos que correspondam à fase 'Ciência e aprovação das demandas consolidadas' do Cronograma de cada Etapa do Calendário.
- Ajustes nos documentos para aceitação e habilitação técnica; solicitações de amostra; prazos de entrega; garantias e obrigações da contratada: O requerente poderá solicitar estes ajustes somente até a etapa de elaboração do Termo de Referência.
Ajustes Solicitados pelo DCOM
Após o encaminhamento do pedido na fase 'Divisão das tarefas de orçamentação' do Cronograma de cada Etapa do Calendário, cada Unidade requerente precisa acompanhar diariamente a sua Fila de Trabalho no Sistema Solar para verificar se ele não retornou para ajuste.
FIQUE ATENTO:
- Os 05 dias úteis para devolução dos ajustes começam a contar a partir da data em que o pedido ou processo foi encaminhado ao requerente pela CAPL/DCOM.
- Se for solicitado um ajuste no pedido de compra, o pedido deve ser recebido pela Fila de Trabalho Rever Pedido e as alterações nos itens devem ser realizadas diretamente nesta Fila de Trabalho.
- Se for solicitado um ajuste no processo licitatório, o processo deve ser recebido pela Fila de Trabalho Rever Processo e as alterações nos itens devem ser realizadas diretamente nesta Fila de Trabalho.
- Se for solicitado um ajuste na Pesquisa de Preços, ela deve ser acessada pelo Módulo Compras & Licitações, conforme instruções da seção Como corrigir a Pesquisa de Preço.
R E F O R Ç A N D O: Todas as alterações realizadas nos itens da Pesquisa de Preços e/ou no Mapa Comparativo precisam ser obrigatoriamente realizadas de modo idêntico nos itens do Pedido de Compras e vice-versa.